TJÄNSTESKRIVELSE Datum DNR: KS2017/586/02 Sida 2018-03-27 1 (2) Kommunstyrelsen Heltid som norm - Heltidsresan - handlingsplan KS2017/586/02 Förslag till beslut Förslag till handlingsplan antas Sammanfattning av ärendet Sunne kommun och Kommunal har tillsammans arbetat fram en handlingsplan för att implementera heltid som norm. Detta arbete har genomförts under hösten 2017. Statistiken i handlingsplanen bygger på 2016 års siffror. Utredning av ärendet Kommunal och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har kommit överens om att heltid ska vara norm och att fler ska arbeta heltid. Införandet av en heltidsorganisation är komplext och tar tid. Det finns många utmaningar och frågeställningar som med all sannolikhet kommer att dyka upp och som det är väsentligt att diskutera och resonera kring. Och svaren på dessa frågor finns lokalt. Ekonomi Att införa en heltidsorganisation är dellösning för att möta rekryteringsutmaningen. Med en heltidsorganisation kommer ökade lönekostnader, vilket i kort perspektiv kan innebära ansträngningar på budgeten. Men med tanke på att det behövs nästan 200 nya medarbetare per dag i välfärden har vi inte råd att vänta. Arbetet med att införa en heltidsorganisation måste börja nu. Samtidigt finns det vinster att göra. Flera av de kommuner som redan infört heltidsorganisation menar att det lönar sig på sikt. Heltid gör att det blir lättare att dra nytta av medarbetarna på bästa sätt och inte behöva ta in vikarier och extrapersonal lika ofta. Genom att anställa på heltid och skola in personal som kan arbetet tas också medarbetarnas kompetens tillvara på ett bättre sätt, vilket också gör att brukare, patienter och elever får en bättre service. Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Personalenheten 0565-160 00 växel www.sunne.se 744-2684 bankgiro 1. Personalenheten Kvarngatan 4 0565-16016 direkt Dan.levin@sunne.se 212000-1843 org.nr 686 80 Sunne Sunne 072-2060985 Page mobil 1 of 20 0565-16001 fax
Sida 2 (2) Förändringsarbete Att heltidsarbete blir norm är nödvändigt. Alla kommuner, landsting och regioner har tagit fram en handlingsplan för hur just deras organisation ska gå över till en heltidsorganisation. Att detta förankras så högt upp i organisationen som möjligt exempelvis genom ett politiskt beslut om att heltidsarbete ska vara norm underlättar övergången. Det är också viktigt att följa upp att heltidsorganisationen påverkar brukarna på ett positivt sätt, att den tid som tillkommer i verksamheten verkligen kommer brukarna till nytta. Beslutsunderlag Handlingsplan Berit Westergren Kommunchef Dan Levin Personalchef Beslutet skickas till: Klicka här för att ange text. Page 2 of 20
HELTIDSPLAN Sunne Kommunal + SKL Page 3 of 20
Fler ska arbeta heltid i framtiden Kommunal och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har kommit överens om att heltid ska vara norm och att fler ska arbeta heltid. Välfärdens behov av kompetens behöver tryggas. Samtidigt behöver välfärdssektorn erbjuda attraktiva anställningar. Heltid som norm kan i förlängningen dessutom minska behovet av visstidsanställningar och leda till ökad jämställdhet. Målet är att tillsvidareanställning på heltid är det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare ska arbeta heltid i högre utsträckning än i dag. Heltidsarbete ökar det ekonomiska oberoendet och gör att fler klarar sin egen försörjning. När fler arbetar heltid uppstår dessutom positiva effekter för yrkenas attraktivitet, framtida kompetensförsörjning och jämställdhet. SKL och Kommunal är överens om tre mål: 1. Alla medarbetare som nyanställs ska anställas på heltid. 2. Alla deltidsanställda ska erbjudas heltidsarbete. 3. Fler av dem som redan har en heltidsanställning men av olika anledningar jobbar deltid i dag, ska eftersträva heltidsarbete. Page 4 of 20
Arbetsgivaren ska planera för heltid Alla arbetsgivare ska planera för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka, vilket framgår av det centrala kollektivavtalet mellan Kommunal och SKL (HÖK 16). När heltid införs bör dessutom en sammanhållen arbetstid utan delade turer eftersträvas. En plan för arbetet ska finnas på plats senast den 31 december 2017. Planen ska utgå från verksamhetens behov och resurser. Den ska stämmas av årligen fram till den 31 maj 2021 och på så sätt fungera som utgångspunkt för det fortsatta arbetet. De centrala parterna rekommenderar att arbetsgivaren och Kommunal tar fram planen tillsammans, exempelvis i en partsgemensam arbetsgrupp. Planen ska omfatta Kommunals avtalsområde, men självklart är det önskvärt att hela organisationen strävar efter att bli en heltidsorganisation. Som stöd i ert lokala arbete föreslår vi här ett upplägg för hur ni kan ta fram en plan. Och ni som redan är igång och arbetar med heltidsfrågan: Dra nytta av tidigare erfarenheter! Page 5 of 20
Planen ska vara ändamålsenlig och långsiktig Planen ska vara ändamålsenlig och långsiktig. Därför är det viktigt att följande områden är genomgångna och väl omhändertagna när ni ska införa en heltidsorganisation. 1. Nulägesanalys 2. Rekryteringsbehov 3. Organisation och bemanning 4. Arbetstider och arbetsmiljö 5. Delaktighet 6. Beslut och avtal 7. Mål Page 6 of 20
1. Nulägesanalys Börja med att kartlägga nuläget. Nedan finns siffror (från 2016) hämtade från den partsgemensamma statistiken. Komplettera gärna med egna uppgifter. För att ni ska få en överblick över bemanningen redovisar vi här och på följande sidor uppgifter om kommunens anställda. Vilken är er slutsats, är ni nöjda eller finns det något som behöver förändras? Tillsvidareanställda månadsavlönade Visstidsanställda månadsavlönade Visstidsanställda timavlönade Hela kommunen 1172 494 171 44 234 132 Omsorg om äldre och personer med funktionsvariation Page 7 of 20
1. Nulägesanalys, fortsättning Hel- och deltidsanställda Hela kommunen Antal Andel Heltidsanställda 926 69,0 % Deltidsanställda 75 99 procent 329 24,5 % Deltidsanställda 1 74 procent 88 6,6 % Omsorg om äldre och personer med funktionsvariation Antal Andel Heltidsanställda 243 45,2 % Deltidsanställda 75 99 procent 246 45,7 % Deltidsanställda 1 74 procent 49 9,1 % Av de 1343 månadsavlönade i Sunne kommun är 69,0 procent anställda på heltid. Det placerar Sunne på plats 132 i rankningen över andelen heltidsanställda i landets kommuner (se hela rankningslistan här). De månadsavlönade i Sunne kommun utför 92 procent av den arbetade tiden i kommunen. Resterande 7,6 procent utförs av timavlönade. Genomsnitt för alla kommuner 2016 var att 8 procent av den arbetade tiden utfördes av timavlönade. Page 8 of 20
1. Nulägesanalys, fortsättning Hel-och deltidsarbetande Hela kommunen Antal Andel Heltidsarbetande 797 62,2 % Deltidsarbetande 75 99 procent 367 28,6 % Deltidsarbetande 1 74 procent 118 9,2 % Omsorg om äldre och personer med funktionsvariation Antal Andel Heltidsarbetande 204 40,6 % Deltidsarbetande 75 99 procent 235 46,7 % Deltidsarbetande 1 74 procent 64 12,7 % Av de månadsavlönade i Sunne kommun är det i praktiken 62,2 procent som faktiskt arbetar heltid. Det placerar Sunne kommun på plats 132 i rankningen över andel heltidsarbetande i landets kommuner (se hela rankningslistan här). Av de månadsavlönade inom vård och omsorg i Sunne kommun är det i praktiken 40,6 procent som faktiskt arbetar heltid. Det placerar Sunne kommun på plats 144 i rankningen över andelen heltidsarbetande inom vård och omsorg i landets kommuner (se hela rankningslistan här). Page 9 of 20
1. Nulägesanalys, fortsättning I tabellen nedan finns andelen (procent) heltidsarbetande, av de månadsavlönade, inom olika verksamhetsområden i kommunen. Observera att Kommunal har medlemmar som arbetar deltid inom samtliga dessa verksamhetsområden. Verksamhetsområde Omsorg om äldre och personer med funktionsvariation Andel heltidsarbetande 40,6 % Gymnasium och Komvux 87,1 % Grundskola & förskoleklass 74,3 % Förskola och barnomsorg 71,4 % Individ och familjeomsorg 90,0 % Kultur och fritid 55,2 % Page 10 of 20
1. Nulägesanalys, fortsättning Med rätt bemanning kan kostnader för fyllnadstid och övertid begränsas. Inför övergången till heltid är det bra att veta hur utgångsläget ser ut. Ta själva fram er nuvarande kostnad och/eller antalet timmar för följande: Fyllnadstid 16900 (2881 ) Övertid. 1600 (580 ) =18556 h, 3538 Tim.anställda VIK+AVA 201.700 h, 25.356 (bruttolön exl sem,po) Ta också fram uppgifter för frånvaro, exempelvis: Sjukfrånvaro 67.185 h Föräldraledighet 27.127h VAB 3.924h Övrig Ledighet 55.199h Semester 115.703h =269.134h Page 11 of 20
2. Rekryteringsbehov Gör en enkel prognos över kommunens rekryteringsbehov de kommande åren. Om ni har en sådan prognos sedan tidigare kan ni utgå ifrån den. De senaste åren har ni rekryterat nya tillsvidareanställda enligt följande: 2014 79 2015 87 2016 131 Nya tillsvidareanställda När ni gör er rekryteringsprognos kan ni behöva korrigera för följande faktorer: Demografiska förändringar, dvs. om det exempelvis blir fler eller färre unga/äldre i kommunen vilket påverkar behovet av kommunal verksamhet. Kolla er befolkningsprognos. Personalomsättning inklusive pensionsavgångar. Om ni vet att vissa verksamheter i dagsläget har fel bemanning bör ni också ta hänsyn till det när ni gör er prognos. Page 12 of 20
2. Rekryteringsbehov, fortsättning Fyll i er rekryteringsprognos. Ni kan också bryta ner prognosen på olika verksamhetsområden. Rekryteringsbehov Sunne kommun 2017 2018 2019 2020 2021 Totalt 80 (P,5år) Rekryteringsbehovet minskar om fler arbetar heltid. När fler arbetar heltid ökar antalet arbetade timmar, trots att antalet anställda är oförändrat. Om alla månadsavlönade i Sunne kommun skulle gå upp i tid och faktisk arbeta heltid, skulle den ökningen motsvara 220 heltidsarbetande. Prel. Siffror gällande rörligheter vård och omsorg 16 medarbetare/år. Individstöd 4 medarbetare/år, Samhällsbyggnad 3 medarbetare/år. Page 13 of 20
3. Organisation och bemanning Följande bör framgå av er plan: Hur tänker ni organisera det framtida arbetet för att åstadkomma en jämnare arbetsbelastning? Se över att arbetsbördan motsvarar bemanningen Förlägga arbetsuppgifter på lämpligare tider för att undvika arbetstoppar Se över tider för arbetspass dag/kväll/natt, flexibla tider Ta bort delade turer Behöver bemanningen över verksamhets- och enhetsgränser utvecklas? Hur går ni i så fall vidare med den frågan? Samordna bemanning mellan enheter Alla nyrekryteringar ska vara på 100% Behöver bemanningen vid frånvaro organiseras och samordnas på ett annat sätt än i dag? Hur går ni i så fall vidare med den frågan? Arbete påbörjat i KLG för att se över hur vi ska arbeta i TimeCare med bemanning. Se över arbetet med vikariehantering och vikarieanskaffning Ev pooltjänster som är anställningar och tillsvidareanställningar Page 14 of 20
4. Arbetstider och arbetsmiljö Följande bör framgå av er plan: Hur ska införandet av heltid samordnas med det ordinarie arbetsmiljöarbetet? Rätt scheman, rätt återhämtning, rätt arbetsbelastning, planering av arbetsdag i rätt tid Scheman ska både tillgodose verksamhetens behov och vara hälsosamma för medarbetarna. Hur arbetar ni med den frågan? per enhet ex tvätt, städ, när görs det på arbetspasset? workshop med medarbetare ex hur kan arbetsdagen se ut? integrera digitala hjälpmedel i schemaprocessen som ett verktyg Önskeschema!? Centrala parter rekommenderar en sammanhållen arbetstid. Behöver ni en strategi för att undvika delade turer? Hur går ni vidare med den frågan? Behöver en strategi Se över arbetsuppgifter, tider för utförande Page 15 of 20
5. Delaktighet Följande bör framgå av er plan: Vilka är berörda av förändringen? Samtliga verksamhetsområden Politiker Medborgare Kunder/elever Samtliga anställda Fackförbund Hur säkerställs att de får den information och utbildning de behöver? Huvudansvarig för projektet säkerställer kanaler för information och kontakter med verksamhetsansvarig för utbildningsinsatser. Löpande kontakter med fackliga parter. Vilka forum bör finnas för säkerställa delaktighet? APT och verksamhetsråd, projektgrupp, informationsmöten. Skapa dialog på alla nivåer Samarbete med Kommunal och informationsmöten gemensamt Tänk på att förändringsprocesser kan väcka olika typer av reaktioner hos olika människor! Viktigt att visa utåt att vi gör detta projekt partgemensamt. Page 16 of 20
6. Beslut och avtal Följande bör framgå av er plan: Finns det redan ett politiskt beslut kopplat till heltidsfrågan? Behöver det i så fall uppdateras? Politiskt beslut behöver tas för att införa heltider i hela kommunen. Har ni ett lokalt kollektivavtal som reglerar heltidsfrågan? Behöver det revideras? Se över och ev revidera årsarbetstidsavtalet Saknar ni i dag politiskt beslut eller lokalt avtal men ser att ni kommer att behöva det framöver? Hur går ni i så fall vidare? Tillsätta projektledare och välja ut en testgrupp/arbetsplats Page 17 of 20
7. Mål Använd den information och det underlag ni har tagit fram på följande sätt: Dra slutsatser utifrån er analys. Formulera ett förslag till plan för att fler ska arbeta heltid utifrån slutsatserna. Sätt mål för hur och när heltid ska införas. Använd om möjligt planen som underlag för ett politiskt beslut. Mål, andel heltidsarbetande 2017 2018 2019 2020 2021 I hela kommunen (kommunals avtalsområde) 69 70 80 90 100 Inom vård och omsorg och Individstöd 45 50 65 85 100 Page 18 of 20
Heltidsplan för Sunne Lägg in er plan eller en sammanfattning: Syfte: Ge medlemmar inom Kommunal heltid som norm Bakgrund: Kommunal och SKL har kommit överens om att heltid ska vara norm och att fler ska arbeta heltid. Målgruppen: Sunne kommuns personal inom Kommunals avtalsområde Genomförande: Sunne kommun har kommit överens med Kommunal om en handlingsplan för arbetet med att införa heltider som norm senast 2021. Projektet ska ledas av en projektgrupp och en projektledare. Planen omfattar: Nulägesanalys med aktuella siffror för Sunne kommun och beräknat rekryteringsbehov. Organisation och bemanning har genomlysts och ett behov av att ta ett övergripande helhetsgrepp har identifierats. Samordnad organisation och bemanning behöver ses över och gemensam vikariepool behöver ses över. Arbetstider och arbetsmiljö ska belysas genom, schemaläggning, arbetsbelastning och digitala hjälpmedel. Page 19 of 20
Heltidsplan för Sunne Forts.. Delaktighet genom hela processen är viktig och ska genomsyra allt arbete. Medarbetare, chefer, fackliga parter och personalenheten ska delta i processen. Planen ska förankras politiskt genom beslut i kommunstyrelsen. Mål: Målet för genomförande av heltider är att vi uppnått Heltid som norm i Sunne kommun 2021. Delmål för införandet är planlagda och ger ett succesivt införande. Projektstart: Projektet startar 2018 med politisk förankring och ramar. Utifrån politiska ramar påbörjas arbete med projektgrupp och planering. Page 20 of 20