INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.61 Version 1.61 - september 2017 VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00 GÖTEBORG: REDEG 1 C, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: BORGMÄSTAREGATAN 5, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-43 45 00 LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL: 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, 831 34 ÖSTERSUND, VÄXEL: 08-705 38 00
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänt... 4 Ny design... 4 Fastighetsrättigheter... 6 Kontrakt... 7 Bostadsrätter... 7 Inhyrda kontrakt... 7 Tomträtter... 11 Avgifter... 12 Avgiftstyp objektsbunden förvald... 12 Fakturering... 13 Skapa fakturor... 13 Föregående version av BGC-Invoice... 13 Redovisning... 14 Momsredovisningsrapport... 14 Integration 3L Pro... 14 Bokföringsexportformat Fusion... 15 Krav/Inkasso... 15 Sveainkasso... 15 Rapporter... 15 Rapportgenerator... 15 Smått och gott... 16 Logg skapas när avgifter skapas via avgiftsförändringar... 16 3
Allmänt NY DESIGN Vitec Hyra har nu en ny design och nya ikoner som följer en gemensam ny designmodell för Vitec Fastighet. Syftet är att göra produkten modernare och att det ska vara lättare att känna igen sig. En av de stora förändringarna är att vi gjort om menyn i alla applikationer. Grunddata, inställningar, verktyg, fakturering etc. når du nu via knappen meny enligt nedan bild. Exempel på menyn. 4
Klicka på pilen för att stänga menyn: Exempel på den nya designen när man är på kontrakts-fliken: 5
FASTIGHETSRÄTTIGHETER Det är nu möjligt att använda fastighetsrättigheter även i Hyra. Det är en utökad behörighet Använd på fastighet som man får slå på om den ska användas. Den är dold just för att man inte ska slå på det utan att veta vad man gör. Använd på fastighet är applicerbara på alla Vitec applikationer, så slår man på den gäller den för alla applikationer. Vi rekommenderar att ni kontaktar Vitec för konsultation innan ni slår på behörigheten. Behörighet på fastighetsnivå används då man enbart vill ge en användare behörighet att se utvalda delar av fastighetsbeståndet. Man klickar i kryssrutan Använd på fastighet (se bild nedan) och klickar sedan på OK och öppnar Systeminställningar igen. En ny flik blir då synlig som heter Fastighetsrättigheter. Går man till fliken Fastighetsrättigheter kan man där koppla en användare till en eller flera fastigheter. Man kan också kryssa för kryssrutan som heter Koppla fastighet till användare och får då möjlighet att koppla en fastighet till många användare om det är det man vill göra. Klicka sedan på OK för att spara och stänga hela Systeminställningsdialogen. 6
Fastigheterna i rutan Rättigheter har kompletterats med flera kolumner för att kunna sortera på t ex Ägare och Värdenycklar. Mer information om behörigheter finns att läsa under lathundar för Vitec Hyra, Allmänt Behörighetssystem Vitec Fastighet. Kontrakt BOSTADSRÄTTER Nu finns det stöd för Bostadsrätter i Vitec Hyra. Kontakta Vitec om ni är intresserade av att arbeta med Bostadsrätter i systemet. Mer information finns att läsa under lathundar. INHYRDA KONTRAKT Vitec Hyra har nu kontraktstypen inhyrda kontrakt som ger möjlighet till att hantera egna inhyrda kontrakt gentemot sina hyresvärdar. Det handlar inte om att fakturera hyror utan att ha kontroll över sina kontrakt mot en extern fastighetsägare. Om man vill ha kontering på de inhyrda kontrakten och väljer att registrera avgifter behöver de registreras med minusbelopp, dvs som avdrag. Detta för att istället för intäktsbokföring (kredit) få avgifterna styrda som en kostnadsbokföring (debet). INSTÄLLNING Under Inställningar/Alternativ finns det en flik för Inhyrda kontrakt. Här görs inställningar gällande hantering av fakturering och kontering av inhyrda kontrakt. Det finns två val för fakturering av inhyrda kontrakt. 7
1. Skapa fakturor samt betalningar på inhyrda kontrakt. Då skapas en faktura som automatiskt blir betald med valt betalningssätt. Man kan bara välja betalningssätt som har markeringen Endast för inhyrda kontrakt. 2. Skapa endast fakturaunderlag på inhyrda kontrakt. Fakturaunderlagsrader skapas på kontraktet. Det blir ingen reskontra att följa. Det finns möjlighet att tillämpa utökad kontering. Om man bockar i Använd utökad kontering kommer en egen flik att dyka upp på de inhyrda kontrakten. Kan t ex användas om man behöver göra fördelningar av hyrorna på olika kostnadsställen/avdelningar inom organisationen utifrån samma kontrakt. KONTO INHYRT Under Grunddata/Kontering/Kontovärde, fliken fakturatyp, anges det skuldkonto som ska användas vid fakturering. BETALNINGSSÄTT Om man har valt alternativet Skapa fakturor samt betalningar på inhyrda kontrakt måste det finnas ett betalningssätt, som har markeringen Endast för inhyrda kontrakt. 8
OBJEKTSTYP För att kunna skapa ett inhyrt kontrakt, behöver objektet ha en objektstyp som är markerad med Använd inhyrda kontrakt. Med den inställningen kommer objekt med denna objektstyp endast kunna ha inhyrda kontrakt. 9
STANDARDNÄMNARE Det finns en ny nämnare Inhyrd LOA som kan användas till de inhyrda, för att inte blandas ihop med uthyrd LOA som kan finnas på fastigheten. Det är en befintlig nämnare som man kan koppla genom att högerklicka på nämnargruppen. INDEXKLAUSUL SKAPA FAKTURAUNDERLAG I faktureringsprocessen (Skapa fakturor) finns det en checkbox Inhyrda för att skapa fakturaunderlag/fakturor. Man kan endast skapa inhyrda fakturaunderlag separat. 10
TOMTRÄTTER Tomträtter kan numera hanteras i Vitec Hyra. Det är en egen kontraktstyp med möjlighet att registrera andelar på personer som är kopplade till kontraktet. Det går också att generera kontrolluppgifter (KU26) i både blankett och fil. UPPLÅTELSEFORM För att kunna lägga upp objekt av typen Tomträtt behöver man registrera en eller flera objektstyper där upplåtelseformen är markerad som tomträtt. Kontrakt får automatiskt kontrakt./avtalstyp tomträtt om objektet tillhör en objektstyp med upplåtelseform Tomträtt. REGISTRERA ANDELAR Då ett tomträttsavtal registreras kan varje persons andel i tomträtten registreras. Detta för att kunna hålla reda på vilka andelar varje person på kontraktet har av tomträtten. Dessa andelar syns även i dialogen redigera kontrakt. Personernas totala andel ska vara 100% för att kontraktet ska kunna sparas. 11
KONTROLLUPPGIFTER Från Meny-Kontrakt-Kontrolluppgift tomträtter kan man skapa kontrolluppgifter som ska skickas till skattemyndigheten samt se överlåtelser. Det går också att generera kontrolluppgifter (KU26) i både blankett- och filformat. Avgifter AVGIFTSTYP OBJEKTSBUNDEN FÖRVALD Det går nu att ange om en avgiftstyp ska föreslås vara objektsbunden när man registrerar en ny avgift på ett kontrakt. Tidigare föreslogs avgiften vara kontraktsbunden och man var tvungen att själv bocka i objektsbunden. Nu kan man alltså ställa in så att vissa avgiftstyper automatiskt föreslås vara objektsbundna. Man bockar i så fall i Objektsbunden förvald på avgiftstypen. Det kan man bara göra på de avgiftstyper som är tillgängliga för objektsbundna avgifter. 12
Fakturering SKAPA FAKTUROR Möjligheten att kunna välja fakturering av uthyrt/outhyrt samt interna/externa och numera inhyrda är framflyttat till bild 3/6 skapa fakturaunderlag,. Innan man skapar fakturaunderlag gör man sitt val. När man kommer till nästa bild, bild 4/6 skapa faktura, visas vilka val man har gjort i föregående bild, men man kan inte ändra. FÖREGÅENDE VERSION AV BGC-INVOICE Det går nu att via en inställning i webbtjänsten använda föregående Hyra-versions exportformat till BGC. Kontakta Vitec om detta önskas i samband med uppgradering. 13
Redovisning MOMSREDOVISNINGSRAPPORT Nu finns det möjlighet att få momsredovisningsrapporten (Meny-Redovisning- Momsredovisningsrapport) med sidbryt per ägare eller fastighet. Nya val finns vid urvalet för att kunna bocka i sidbryt per ägare och/eller fastighet. Det finns också två nya kolumner i listvyn, Fastighetsnummer och Fastighetsbeteckning. Det har efterfrågats framförallt när man exporterar lista till Excel. Höger-klicka på rubriken och klicka på visa kolumn för att kolumnerna ska visas. INTEGRATION 3L PRO Numera kan man välja 3L Pro för avvikande inställningar på ägare för att man ska kunna ha olika bokföringsexporter för olika ägare även om man har 3L Pro. 14
BOKFÖRINGSEXPORTFORMAT FUSION Fusion finns nu som exportformat. Inställningar för detta görs under Inställningar-Alternativ, fliken Bokföringsexport. Krav/Inkasso SVEAINKASSO Inkassofilen i formatet Svea inkasso har kompletterats med klockslag. Filnamnet består numera av både datum och klockslag, t ex 20170818_110314_01. Om man skapar flera filer samma dag får de alltså unika namn. Rapporter RAPPORTGENERATOR Det är nu möjligt att använda rapportgeneratorn från Vitec Hyra och med en del Hyra-specifikt data. Rapportgeneratorn är en applikation för att på ett grafiskt sätt ta ut data ur databasen. Syftet är att automatiskt göra kopplingar mellan tabeller för att snabbt kunna ta ut data samt filtrera dessa på ett enkelt sätt. De nya Hyra-specifika tabellerna är Adress, Intressent, Intressenttyp, Kontrakt, Person, Personkoppling och Vakanstyp. Du hittar rapportgeneratorn under Meny-Verktyg-Rapportgenerator. 15
Mer om detta finns i lathunden RAPPORTER - Rapportgenerator. Smått och gott LOGG SKAPAS NÄR AVGIFTER SKAPAS VIA AVGIFTSFÖRÄNDRINGAR Nu skapas det loggposter för skapade avgifter då avgiftsförändringar genomförs. 16