Administrativa kontoret Ekonomiavdelning 2006-01-02 Dnr KS 2003/106 Hid 2006.10 F i n a n s p o l i c y Kommunstyrelsens arbetsutskott 2006-01-23 Kommunstyrelsen 2006-02-06 Kommunfullmäktige 2005-02-27
INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID Finanspolicyns syfte och omfattning. 2-2 Övergripande målsättningar för finansverksamheten 2-2 Organisation.. 3-3 Samordning mellan kommunen och de kommunala bolagen Ansvars- och befogenhetsfördelning Kommunkansliet ansvar Kommunkansliets uppgifter Likviditetsplanering. 4-4 Upplåning. 5-6 Allmänt Kortfristig upplåning Finansieringsrisker Ränterisker Försäkringsinstrument Valutarisker Motparter Finansiell leasing Handläggning Placering 6-6 Handläggning Externförvaltning.. 6-6 Utlåning. 7-7 Borgen 6-6 Rapportering och uppföljning. 7-8 1
FINANSPOLICY FÖR HÅBO KOMMUN Detta dokument reglerar hanteringen av finansiella frågor i Håbo Kommun. Dokumentet revideras årligen. Finanspolicyns syfte och omfattning Finanspolicyn syftar till att i ett sammanhang fastlägga mål och riktlinjer för kommunen inom följande områden: Övergripande målsättning för finansverksamhet Beslutanderätt, organisation Likviditetsplanering Upplåning och leasing Placering Extern förvaltning Utlåning Borgen och garantier Rapportering och uppföljning Policyn inkluderar de föreskrifter för kommunens medelsförvaltning som fullmäktige enligt 8 kap 3 kommunallagen har att fastställa. I det av fullmäktige fastställda reglementet för kommunstyrelsen (2003-03-03 4) finns ytterligare regler för styrelsens verksamhet och beslutanderätt. I reglementet fastläggs bland annat styrelsens övergripande ansvar för kommunens ekonomi samt dess ansvar för medelsförvaltningen. I reglementet preciseras också vilka grupper av ärenden som kommunfullmäktige delegerat styrelsen. Övergripande målsättningar för finansverksamheten Kommunens finansverksamhet skall bedrivas på ett säkert och effektivt sätt samt helt utan spekulativa inslag. Medelsförvaltningen skall medverka till att kapitalanskaffning och användning i kommunen blir effektiv. Inom ramen för kommunallagens bestämmelser och denna policy skall kommunens upplåning ske till lägsta kostnad och de likvida medlen placeras med god avkastning. 2
I lag om kommunal redovisning finns bestämmelser om bokföring och rapportering av finansiella transaktioner och ställning. Organisation Samordning mellan kommunen och de kommunala bolagen Samordningen mellan kommunen och bolagen regleras i denna policy samt i avtal och ägardirektiv. Ansvars- och befogenhetsfördelning För kommunens finansiella verksamhet gäller följande ansvars och befogenhetsfördelning: Kommunfullmäktige beslutar om övergripande riktlinjer och policy för kommunen. Vidare beslutar kommunfullmäktige om ramar för upp- och utlåning samt övriga finansiella mål. Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens medelsförvaltning. Kommunstyrelsen fastställer också riskramar och regler för finansverksamheten inom Håbo Kommun. Administrativa kontoret ansvarar under kommunstyrelsen för genomförandet av den finansiella verksamheten (se nedan). Administrativa kontoret utför även internkontrollen och rapportuppföljningen av medelsförvaltningens utveckling. De kommunala företagen skall fastställa en finanspolicy som i tillämpliga delar skall baseras på denna policy och med särskilt beaktande av ägardirektiv och avtal. Respektive styrelse har ett självständigt ansvar för bolagets finansiella verksamhet och risker. I övrigt gäller vad som anges i fastställda reglementen, delegationsbeslut och tillämpningsföreskrifter. Administrativa kontoret Ansvarar för följande: Administration och samordning av kommunens betalningsströmmar. Placering av kommunens likviditet. Utförande av kommunens upp- och utlåning. 3
Administrativa kontorets uppgifter är följande: Ha det övergripande ansvaret för genomförandet av kommunens finansiella verksamhet, samt hanteringen av denna. Bevaka utvecklingen på de finansiella marknaderna. Lämna erforderlig service i finansiella frågor till kommunens enheter. Ombesörja att kommunstyrelsen erhåller fastställda rapporter om den finansiella utvecklingen och ställningen samt i övrigt hos styrelsen, initiera behov av förändringar. Likviditetsplanering För att nå en effektiv penninghantering skall likviditetsplanering ske. Likviditetsplaneringen skall: Ligga till grund för bedömning av betalningsberedskapen på kort och lång sikt. Vara underlag för beslut om placering av likvida medel och upplåning. Checkräkningskredit ska finnas för att hantera kortsiktiga likviditetsbehov. Upplåning Allmänt Vid upplåning och skuldförvaltning skall sådana former väljas att krav på mycket låg risk tillgodoses och att, med beaktande av kravet på låg risk, lägsta möjliga finansieringskostnader eftersträvas. Upplåningsåtgärd som uteslutande syftar till att skaffa medel för placering med ränteförtjänst (arbitrage affär) får ej ske. Det sagda innebär dock inte något hinder mot genomförande av s.k. finansieringsåtgärd, d.v.s. att vid en marknadsmässig tidpunkt tidigarelägga upptagande av lån som inte omgående behövs för att finansiera en investering eller lösa lån. Kortfristig upplåning Kommunen skall eftersträva att andelen formellt kortfristig upplåning inte blir för stor. Riktlinjerna nedan (ränterisker och valutarisker) skall därvid särskilt beaktas. När kommunen för visst objekt utnyttjat byggnadskreditiv bör sådana lån senast sex månader efter färdigställandet ersättas med långfristig finansiering. 4
Finansieringsrisker För att begränsa risken för att kommunen inte skall erhålla likvida medel i rätt tid gäller följande: Maximalt 30% av lånen får förfalla inom en 12-månadersperiod. Administrativa kontoret skall tillförsäkra kommunen en god betalningsberedskap. Ränterisker Med ränterisk avses risken för att en förändring av det allmänna ränteläget påverkar kommunens räntekostnader i negativ riktning. Ränterisken begränsas genom: Den genomsnittliga räntebindningstiden får ej under-/överstiga 2 år (+/- 1 år). Av kommunens totala låneportfölj får högst 50% av lånen ha rörlig ränta. Derivatinstrument Derivatinstrument som t.ex. optioner, swapar och caps får användas för att hantera risken vid upplåning. Derivatinstrument får användas om de är kopplade till underliggande krediter. Då försäkringsinstrument utnyttjas, skall detta rapporteras till kommunstyrelsen i samband med delårsboksluten per 30 april och 31 augusti. Utestående optioner får endast användas om de ingår i en strategi som syftar till att förändra skuldportföljens räntebindningsstruktur. Valutarisker Kommunen skall inte ta några valutarisker vid upplåning. Upplåning i utländsk valuta är tillåtet under förutsättning att risken omedelbart försäkras. Motparter Upplåning får ske genom: Lån från företag ingående i kommunkoncernen Kommuninvest i Sverige AB (publ) Europeiska Investeringsbanken (EIB) Nordiska banker Svensk bank eller från svenska finansinstitut/försäkringsbolag Finansiell leasing Finansiell leasing jämställs med upplåning och omfattas av reglerna för upplåning i denna policy. Vid användande av leasing skall alltid kommunens centrala leasing avtal användas. 5
Handläggning Upptagande av kort- och långfristiga lån Utsedda tjänstemän av kommunstyrelsen, enligt kommunstyrelsens reglemente och särskilda beslut om firmatecknare, beslutar om upptagande av kortfristiga- och långfristiga lån inom de ramar som kommunfullmäktige fastställer samt omläggning och inlösen av tidigare upptagna lån. Vid upplåning skall affärsmässiga principer tillämpas och normalt skall bud från olika långivare inhämtas. Finansiell leasing Administrativa chefen med ekonomichefen som ersättare beslutar om finansiell leasing, vid belopp understigande 300 tkr under hela avtalsperioden. Vid belopp överstigande 300 tkr beslutar kommunstyrelsen. Försäkringsinstrument Av de försäkringsinstrument som enligt denna policy är tillåtna, beslutar administrativa chefen med ekonomichefen som ersättare. Placering Kommunens likvida medel skall placeras på kort eller lång sikt. Kravet på maximal säkerhet i kommunens medelplacering innebär att kredit-, ränte- samt likviditetsriskerna för olika placeringsformer skall minimeras. De papper som kommunen får placera i framgår av de kommunstyrelsen framställda tillämpningsföreskrifter enligt nedanstående. Förvärv och avyttring av värdepapper får ske genom svenska banker och av Finansinspektionen godkända fondkommissionärer samt av Kommuninvest i Sverige AB. Placeringar i aktier, andelar och strukturerade lån (t.ex. aktieindex lån) får inte ske. Detsamma gäller placeringar i lån med efterställd betalning (förslagsbevis eller liknande). Kommunfullmäktige kan fastställa att en viss del av likviditeten skall användas för långfristiga ändamål och därför placeras enligt delvis annorlunda regler än vad som gäller för andra likvida medel enligt detta avsnitt. 6
Följande placeringar är tillåtna, maximal löptid för att minimera ränterisken är 1 år : Emittent Staten Placeringar Statsskuldsväxlar Kommun Kommuncertifikat (rating K1) Svenska banker Deposit Bankcertifikat (rating K1) Övriga företag Företagscertifkat (rating K1) Särskilda riktlinjer har fastställs av kommunfullmäktige för placeringar avseende pensionsmedelsförvaltning som förvaltats av kommunen, se KF 1999-12-20 96. Handläggning Placering av likvida medel enligt ovan beslutas av ekonomichefen eller dennes ställföreträdare. Kassaansvarig assistent har befogenhet att placera om medel mellan kommunens bankkonton. Vid avsteg från gällande placeringsformer skall beslut fattas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Extern förvaltning I de fall extern förvaltning förekommer skall separat avtal upprättas. I detta avtal skall den externa förvaltaren förbinda sig att följa denna policy och att inte placera i strid med denna. Beslut om förvaltningsuppdrag fattas av kommunstyrelsen. Utlåning Långfristig utlåning får ske till kommunens majoritetsägda företag inom av kommunfullmäktige fastställd ram eller enligt särskilda avtal, rapportering sker till KS. Annan långfristig utlåning får ske endast efter kommunfullmäktiges särskilda beslut och genomförd kreditprövning. All utlåning från kommunen till de egna företagen skall i huvudsak ske enligt matchningsprincipen. Detta innebär att kommunen efter tillägg för 7
eventuell internbanksmarginal, skall tillämpa samma villkor för utlåning som för den upplåning som sker. Borgen Kommunen har en restriktiv inställning till borgen för lån till låntagare som inte ingår i kommunen. Borgen för externa låntagare skall alltid föregås av kreditprövning. När kommunfullmäktiges beslut, att medge kommunal borgen, har vunnit laga kraft, får utskrift av handlingar ske. Kommunal borgen tecknas enligt kommunstyrelsens reglemente och särskilda beslut om firmatecknare. Kommunen har som borgensman intresse av att varje investering som finansierats med borgenslån är betryggande försäkrade. Därför skall alla borgensåtaganden med investeringsändamål villkoras med ett förbehåll om att gäldenären skall hålla investeringen försäkrade under hela åtagandetiden. I vissa fall kan borgensåtagande förutsätta att kommunen genom avtal skaffar kontroll över gäldenärens övriga säkerheter (t.ex. pantbrev i egendomen). Rapportering och uppföljning Intern kontroll Med intern kontroll avses i detta fall administration av löpande finansierings- respektive placeringsavslut inkl. handhavande av aktuell dokumentation, varvid kontrollfunktionen är viktig. För att åstadkomma god säkerhet och effektiva rutiner i finansarbetet krävs att handläggar respektive internkontrollfunktionerna hålls åtskilda. För Håbo Kommun utför kassaansvarig internkontroll. Alla avier och avräkningsnotor avseende finansdispositioner skickas direkt till kassan. Placeringar skall dock bekräftas direkt genom t.ex. fax till handläggande tjänsteman. Banker och andra finansinstitut skall underrättas om att inga undantag från denna regel får förekomma. Alla affärsavslut/beslut skall omedelbart dokumenteras. Vidare åläggs ansvarig tjänsteman vid internkontrollfunktionen en rapporteringsskyldighet direkt till kommunstyrelsens ordförande och kommunens revisorer om misstanke om oegentligheter i finansverksamheten skulle uppkomma. I övrigt görs rapporteringen av finansverksamhet till kommunstyrelsen enligt nedan. 8
Värdepapper skall förvaras i depå hos bank eller fondkommissionär eller i eget säkert förvar. Rapportering till Kommunstyrelsen För att ge kommunens ledning kontinuerlig information som rör medelsförvaltningens utveckling, skall ett väl fungerande rapportsystem finnas. Rapporteringen skall minimum ske i samband med delårsbokslut per 30 april och 31 augusti om kommunstyrelsen ej beslutar annat. Av rapporteringen skall följande uppgifter framgå: Aktuell likviditetssituation Låneportföljens sammansättning avseende volym, instrument, ränta och löptid Låneportföljens genomsnittliga löptid och ränta. Utestående placerade medel med fördelning per placering och löptid. Placeringsportföljens genomsnittliga löptid och avkastning. Samtliga fattade delegationsbeslut (redovisade löpande månadsvis). Beslutad ej verkställd upplåning. Andra väsentliga finansiella händelser. Genomsnittlig ränta Kommunens sammanlagda borgensåtagande 9