s myndighetsanalys Sammanfattande iakttagelser och bedömningar samt er I denna sammanställning (handlingsplan) kommenterar KB s iakttagelser och bedömningar i myndighetsanalysen. Följande områden tas upp: Ökad styrning och tydligare mål...2 Det utvidgade nationella uppdraget behöver förtydligas...4 KB:s organisation behöver ses över...5 It-miljön behöver utvecklas...7 Behov av ökad planering för digitalisering...9 Uppföljningen behöver utvecklas...12 1
Ökad styrning och tydligare mål Det finns inga verksamhetsmål som ligger till grund för styrningen av KB. Regeringen har överlåtit åt myndigheten att ange och precisera mål och prioriteringar för verksamheten. Några mål finns varken i instruktionen eller i regleringsbrevet. KB har tagit fram en strategisk plan som innehåller förhållandevis övergripande mål. Dessa har ännu inte preciserats i den årliga verksamhetsplaneringen som dock under de senaste två åren fått en fastare form. Enligt s bedömning behöver regeringens styrning bli tydligare och KB behöver klargöra sina verksamhetsmål och prioriteringar. Viktiga frågor för KB: Verksamhetsmål och prioriteringar behöver klargöras. Dessa bör avse verksamhetens utveckling och inriktning på kort och längre sikt. En väl fungerande verksamhetsplanering behöver etableras. Denna bör ge förutsättningar för ett ökat lärande och förutsätter att relevanta riskanalyser görs på ett systematiskt vis. Viktiga frågor för regeringen: Göra KB:s uppdrag tydligare i instruktionen. I januari 2010 beslutades KB:s strategiska plan för 2010-2014. Planen omfattade de områden som bedömdes som mest angelägna att utveckla och förändra. Fem strategiska mål sattes upp för verksamheten. För att arbeta mot målen fastställdes handlingsplaner och insatser för de olika målområdena. Hösten 2011 integrerades strategiska planen i den ordinarie verksamhetsplaneringen. Det beslutades att den strategiska planens mål skulle ligga fast som utgångspunkt för vp-arbetet. Målen kopplades till regeringens mål för förvaltningspolitiken och myndighetsförordningens krav. Det administrativa året (som använts de två senaste åren) tydliggör kopplingen mellan olika delar i verksamhetsstyrningen. Det handlar om 2
planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi på olika nivåer i organisationen (KB-nivå / avdelningsnivå / individnivå). Ledningens årliga styrning konkretiseras i VP-direktiven där prioriteringar och andra planeringsförutsättningar synliggörs. Avdelningarna tar fram verksamhetsplaner och budget utifrån dessa direktiv. Verksamhetsplan och budget följs upp kontinuerligt på olika nivåer i myndigheten och av ledningen två gånger per år. Av det administrativa året framgår också att olika typer av medarbetarsamtal är en del i verksamhetsstyrningen. I resultat- och utvecklingssamtalen konkretiseras de uppdrag och resultat som förväntas av den enskilde medarbetaren utifrån beslutad verksamhetsplan, liksom uppföljning av den enskildes insatser. En av s kritikpunkter går ut på att KB behöver klargöra sina verksamhetsmål och prioriteringar. KB instämmer i att det finns flera utvecklingsområden och förbättringar införs successivt. Ett steg i den riktningen var när Riksbibliotekarien i februari 2012 beslutade om en samlad verksamhetsplan för hela KB. I denna synliggörs KB:s samlade uppdrag, årets prioriteringar och hur olika avdelningar arbetar för att uppfylla KB:s långsiktiga mål. Strategiska planens mål gäller till 2014. Ett arbete med att ompröva de långsiktiga målen behöver därför snart sättas igång. Det finns flera utvecklingsområden att satsa på. Bland annat behöver en översyn av katalogstrukturen göras och samsyn skapas när det gäller söktjänster, kataloger och metadata. KB befinner sig således i ett skede där såväl visioner som långsiktiga mål behöver ses över och sannolikt revideras. I samband med att de långsiktiga målen ses över bör vissa ställningstaganden göras om KB:s styrmodell. Det kan gälla nedbrytning av långsiktiga mål till avdelnings- och enhetsspecifika mål och att koppla resultatindikatorer/mått till dessa. Det kan handla om införandet av tidredovisning för att på ett mer noggrant sätt kunna följa upp kostnadsutvecklingen i olika verksamheter. Verksamhetsindelningen (samla in, beskriva, bevara etc.) behöver sannolikt också ses över och ändras. 3
Det utvidgade nationella uppdraget behöver förtydligas bedömer att KB:s utvidgade nationella uppdrag behöver preciseras både i fråga om mål och om uppgifter. Med hänsyn till behovet av att stärka den interna styrningen finns det skäl att avgränsa uppdraget så att det bättre stämmer överens med regeringens intentioner att uppdraget inte negativt ska påverka myndighetens grundläggande uppdrag som forskningsbibliotek. Viktiga frågor för regeringen: Avgränsa det nationellt utvidgade uppdraget. KB delar inte s bedömning att det nationella uppdraget behöver avgränsas. KB:s nationella uppdrag är redan idag tydligt avgränsat. KB ansvarar för nationell samordning, utveckling och visst nationellt utredningsarbete inom biblioteksområdet. KB ansvarar vidare för utveckling, drift, underhåll och support av Libris nationella bibliotekssystem samt den officiella biblioteksstatistiken och annan uppföljning. Ett resultat av det utvidgade nationella uppdraget är att alla offentligt finansierade bibliotek numera kan räknas till KB:s målgrupper. s förslag till regeringen om att avgränsa det nationellt utvidgade uppdraget har lett till många frågor i bibliotekssektorn, inte minst med tanke på att KB under hela hösten 2011 har arbetat med att konkretisera och informera om det nya, utvidgade nationella uppdraget. KB har i nuläget inte fått några formella signaler från departementet i frågan, men regeringen har ändå uttalat sig och finner i nuläget ingen anledning att förändra KB:s uppdrag. Ingen åtgärd. 4
KB:s organisation behöver ses över I samband med att KB övertog verksamheten vid Statens ljud- och bildarkiv (SLBA), avsåg KB att integrera denna verksamhet successivt genom att på olika sätt samordna verksamheterna. Enligt s iakttagelser har denna strategi inte fungerat. Det finns för närvarande flera överlappningar som riskerar att medföra en otydlig ansvarsfördelning. finner att KB:s organisation behöver ses över för att få till stånd en effektivare intern styrning och nå större synergieffekter mellan verksamheterna. I första hand bör organiseringen av it och publika verksamheter ses över, men det finns även skäl att överväga förändringar som rör insamling av tryckt och audiovisuellt material i samband med att en lag om e-plikt införs. Även den biträdande riksbibliotekariens roll behöver ses över. En förändrad organisation bör kunna frigöra resurser. Viktiga frågor för KB: Förändringar i myndighetens organisation bör övervägas. En utgångspunkt bör vara att få till stånd en tydligare ansvarsfördelning och undvika dubbelarbete. Områden som enligt bör ägnas särskild uppmärksamhet är informationstekniken, de publika verksamheterna inklusive forskningsverksamheten och på sikt även uppgifter som rör insamling av tryckt och audiovisuellt pliktmaterial. KB delar flera av s synpunkter när det gäller de organisatoriska frågorna. menar att KB är en myndighet delad på tre och att det finns liknande funktioner vid flera avdelningar. Bland annat baseras slutsatserna på den medarbetarundersökning som gjordes för drygt två år sedan. Arbetet att få hela KB att sträva åt samma håll med ett väl fungerande samarbete mellan avdelningar och enheter är ett kontinuerligt arbete där mycket kvarstår. Analysen av 2011 års arbetsmiljöronder visar dock att samarbetet mellan avdelningar och 5
enheter har förbättrats jämfört med tidigare år. Strävan efter samsyn och intern samverkan är emellertid så centralt för att KB ska lyckas med sitt uppdrag, varför det ständigt bör betonas och uppmärksammas. KB:s it-verksamhet omstrukturerades i februari 2012. Förändringen innebar att it-avdelningens enheter fick en ny organisatorisk hemvist. Omstruktureringen innebar också att ett it-råd inrättades. It-rådet, som nyligen inlett sitt arbete, ska vara ett strategiskt och rådgivande organ till och ledningsgrupp. Riksbibliotekarien har lyft fyra områden som kräver sin lösning: It-verksamhetens tillfälliga organisation Den publika verksamheten En översyn av Forskningsavdelningen har genomförts Nationell samverkans tillfälliga organisation Utifrån dessa utredningar etc. ska slutsatser dras och beslut om eventuella organisatoriska förändringar fattas. Beslut avseende ovanstående verksamheter påverkar hela myndigheten. 6
It-miljön behöver utvecklas Myndighetens it-miljö har flera allvarliga brister. KB har identifierat dessa problem och har påbörjat ett utvecklingsarbete i syfte att korrigera dessa brister. Enligt s bedömning är en orsak till myndighetens bristande it-miljö den otydliga ansvarsfördelningen och bristande styrningen i frågor som rör digitalisering och digitalt tillhandahållande. Bristen på samordning har lett till att myndighetens it-miljö är fragmentiserad. Viktiga frågor för KB: Kompetensförsörjningen behöver säkerställas inom framför allt itområdet. KB bör också fortsätta det inledda arbetet med att klargöra funktionsansvar och inventera myndighetens samlade kompetenser. Viktiga frågor för regeringen: Förstärk myndighetens interna styrning och kontroll, framför allt inom it-området. KB delar s bedömning av it-miljön. Riksrevisionen skrev redan under revisionsåret 2009 en promemoria till KB avseende it-risker, baserat på en då genomförd it-granskning. Riksrevisionen bedömde att it-verksamheten vid KB inte till alla delar hade den styrning och kontroll som krävdes för verksamheten och rekommenderade KB att överväga de prioriteringar som föreslogs i rapporten för att snabbare komma till rätta med de identifierade itriskerna. Riksrevisionen följde upp KB:s åtgärder under förra år och vid årets revision. Riksrevisionen bedömde att en stor del av arbetet återstår och att kvarstående brister kan äventyra fullgörandet av myndighetens uppdrag. 7
KB behöver också utveckla en övergripande struktur och metod för säkerhetsarbetet, vilket kommer att att prioriteras under 2012. menar att kompetensförsörjningen inom it-området behöver säkerställas. KB har, framför allt på IT-avdelningen, genomfört flera insatser för att svara mot Riksrevisionens krav på förbättringar och har planer för detta. Vissa delar kvarstår dock, varför en KB-övergripande handlingsplan ska tas fram för att på ett samlat sätt hantera de förbättringsområden som identifierats av Riksrevisionen. Ett förslag till handlingsplan tas fram av Administrativa avdelningen. Förslaget bereds sedan av it-rådet inför ledningens ställningstaganden och beslut. När det gäller kompetensförsörjningen inom it-området är detta en problematik som gäller för hela statsförvaltningen. Enheten för HR och juridik fortsätter, i samarbete med avdelningarna, att fastställa funktioner och befattningar som ett första steg för att möjliggöra en mer strategisk kompetensförsörjning. 8
Behov av ökad planering för digitalisering Myndigheten saknar en plan för digitalisering av tryckt material, likaså enhetliga tekniska strukturer för att hantera digitalt material. KB saknar också webbgränssnitt och en tydlig strategi för att presentera sitt material för omvärlden. bedömer att det pågående utvecklingsarbetet för att förbereda myndigheten och leverantörer inför den kommande lagen om elektroniska pliktleveranser behöver ges en fastare form. Samtidigt finns det en efterfrågan på att utveckla Libris och den elektroniska informationsförsörjningen till universitet och högskolor. Biblioteken vid universitet och högskolor uttrycker större förväntningar på KB än vad myndigheten hittills har levt upp till. Sammanfattningsvis bör enligt arbetet med digitalisering och digitalt tillgängliggörande prioriteras högre. Viktiga frågor för KB: En tydligare planering behöver utarbetas för uppgifter som rör digitalisering, e-plikt och elektronisk informationsförsörjning. I denna bör KB tydligt klargöra mål, resurser och ambitionsnivåer och analysera hur den tekniska utvecklingen kan effektivisera KB:s verksamhet. KB anser att påståendet att KB:s digitalisering skulle ske utan plan eller kostnadsberäkningar är missvisande, men delar synpunkten att webbgränssnitt saknas. När det gäller KB:s möjlighet att möta efterfrågan från universitet och högskolor att utveckla Libris och informationsförsörjningen så kommer efterfrågan sannolikt alltid att vara större än vad KB har möjlighet att erbjuda. KB måste hela tiden, i samarbete med biblioteken, prioritera utveckling av system och tjänster utifrån bibliotekens behov och önskemål. KB har i sin inflytandestruktur säkerställt att biblioteken har möjlighet att delta i denna prioritering. 9
KB har en systematisk digitalisering av audiovisuellt material och arbetar med att bygga upp en produktionslinje med stabil finansiering för massdigitalisering av dagstidningar. Digitalisering av befintligt tryckt material pågår fortlöpande men vi är alltför beroende av extern finansiering. Omfattningen av digitalisering av befintligt tryckt material är till största delen en finansiell fråga. KB har en digitaliseringsstrategi och en digitaliseringspolicy samt digitaliseringsplaner för 2010-2015. Biblioteksavdelningen har också en särskild plan för sin digitalisering. Det finns således flera styrande dokument inom digitaliseringsområdet. Regeringen fastställde i december 2011 en ny nationell digitaliseringsstrategi, Digit@lt kulturarv. Målet är att de myndigheter och institutioner som omfattas ska ta fram planer för hur de ska arbeta med att digitalisera och tillgängliggöra sina arkiv, samlingar och bibliotek. Samordningssekretariatet vid Riksarkivet, Digisam (där KB ingår i styrgruppen), ska stötta institutionerna genom att exempelvis ta fram allmänna råd för hur prioriteringar i digitaliseringsarbetet kan göras. KB fortsätter sitt arbete med digitalisering i enlighet med de beslutade prioriteringar som nämnts ovan. De interna styrdokument för digitaliseringsområdet, som nyligen tagits fram, är viktiga utgångspunkter för myndighetens fortsatta arbete med digitalisering. KB måste dock bli bättre på att kommunicera aktuella styrdokument. KB arbetar aktivt för att utveckla ett eller flera ändamålsenliga webbgränssnitt och strävar efter att tillgodose efterfrågan på insatser från universitet och högskolor samt deras användare. 10
Långsiktig och hållbar ekonomisk planering krävs KB har hittills hanterat sitt uppdrag inom beslutade ekonomiska ramar. Myndigheten har under senare år kommit att bli beroende av tillfälliga bidrag från regeringen för digitalisering. Under åren 2010 och 2011 har KB dragit ned på vissa verksamheter såsom öppettider och förvärv av utländskt material för att uppnå ett balanserat ekonomiskt resultat. Enligt myndigheten är verksamheten underfinansierad. Enligt har KB trots ekonomiska bidrag för digitalisering inte lyckats skapa tillräckliga ekonomiska förutsättningar för verksamheten. s intryck är att KB inte långsiktigt planerat och budgeterat för verksamheten, utan avvaktar med detta i förhoppningen om att nya ekonomiska resurser ska tillföras från regeringen eller i form av ökad externfinansiering. Eftersom regeringen inte ökat anslaget i enlighet med KB:s äskanden, är det av stor vikt att KB säkerställer en långsiktig planering och budgetering av verksamheten, bland annat för digital lagring, utifrån de ekonomiska ramar som riksdag och regering beslutat om. Viktiga frågor för regeringen: Uppmärksamma kostnadseffektiva digitala lösningar. KB har i det senaste budgetunderlaget till regeringen än en gång pekat på att KB:s förvaltningsanslag måste utökas, framför allt beroende på den nya uppgiften e-plikt samt kraftigt ökade kostnader för digital lagring. Detta för att KB även i framtiden ska kunna hantera hela sitt uppdrag med god kvalitet. Om KB inte tilldelas ytterligare medel måste beslut om nedprioriteringar göras i verksamheten. 11
Uppföljningen behöver utvecklas Enligt regeringens regleringsbrev ska KB analysera och bedöma utvecklingen av kvalitet och kostnader. konstaterar dock att det på grundval av myndighetens redovisning inte är möjligt att bedöma kvalitet och kostnadsutveckling. Enligt vad kunnat analysera har kostnaderna för en del verksamheter ökat mer än andra. Det gäller framförallt verksamheten samla in. Vidare har det inte gjorts någon uppföljning av myndighetens kostnader för digitalisering, trots att regeringen tilldelat särskilda medel för digitalisering. Viktiga frågor för KB: Den egna uppföljningen behöver stärkas, särskilt den ekonomiska uppföljningen. Avvikelser bör analyseras i större utsträckning. Tidredovisning bör införas för att få till stånd en ekonomisk uppföljning. talar om att den ekonomiska uppföljningen behöver stärkas. Det som egentligen avses är fördjupade analyser av tidsanvändningen (hur lönekostnader fördelas på olika verksamheter). Detta förutsätter tidredovisning och ett nytt system för budgetering och redovisning på olika aktiviteter. Det är viktigt att klargöra vilket syfte tidredovisningen ska ha och hur uppgifterna ska användas innan ett sådant beslut fattas. KB ser behovet av att utveckla den ekonomiska uppföljningen, men ett beslut om eventuell tidredovisning får skjutas på framtiden. Den KBövergripande verksamhetsuppföljningen 2012 som ska genomföras i maj 2012 har ett större fokus på analys av avvikelser från VP och budget. Underlag/dokumentation före och efter uppföljningen ska förbättras samt åtgärder med anledning av uppföljningens resultat synliggöras. 12