Information till kontaktpersoner för hedersdoktorer Akademisk högtid 2018 Ceremoni och högtidsmiddag i Kalmar den 18 maj
Information till kontaktpersoner för hedersdoktorer Du som är kontaktperson spelar en nyckelroll inför hedersdoktorns besök hos Linnéuniversitet och medverkan i den Akademiska högtiden. Din insats bidrar till att hedersdoktorn får en positiv och minnesvärd upplevelse, vilket i sin tur stärker bilden av Linnéuniversitetet. Den här informationen handlar om förberedelserna inför högtidsceremonin och middagen i Kalmarsalen, fredag den 18 maj. Du ordnar själv resten av programmet för hedersdoktorns vistelse, liksom resa och boende. Alla kostnader relaterade till hedersdoktorerna debiteras din fakultet. Informationen inleds med några punkter som måste hämtas in från hedersdoktorn. Därefter följer praktisk information på svenska och engelska som ska förmedlas till hedersdoktorn i god tid före högtiden. Tveka inte att kontakta oss vid frågor. Mer information om Akademisk högtid finns på lnu.se/akademiskhogtid och på Medarbetare/Att arbeta på Lnu/Evenemang/Akademisk högtid. Information som ska inhämtas På Medarbetare finns en tidsplan för hela processen kring hedersdoktorn. Se den för uppdaterade datum. För att kunna skicka en officiell inbjudan samt beställa hatt och ring behöver Kommunikationsavdelningen följande information: Postadress till hedersdoktorn. Huvudmått Hattarna beställs hos Franzéns Hattmakeri i Göteborg. De tar lång tid att tillverka och vi har ingen möjlighet att prova ut hattarna före ceremonin. Därför måste huvudmåttet meddelas tidigt och vara så korrekt som möjligt. Om hedersdoktorn har en hattmakare där de bor, kan de be om att få ett så kallat konformatörsmått som görs med ett speciellt instrument. Annars får de mäta själva och skicka med bilder, så här: Be någon om hjälp att ta huvudmåttet, det är svårt att mäta själv. Lägg måttbandets underkant på högsta punkten av ena ögonbrynet. För sedan måttbandet bakåt till bakhuvudets spetsigaste punkt. Fortsätt till det andra ögonbrynets högsta punkt och avsluta så att måttbandet möts. Måttbandet ska nu ligga i en vågrät linje runt huvudet. Håll måttbandet tajt och släpp lite så att det inte smiter åt för hårt, men inte så löst att det trillar ner på öronen. Läs av. Hattmakaren lägger sedan på 0,5 cm för att ha lite marginal. Skicka med foton på dig själv, ett framifrån och ett i profil. 2 (5)
Du kan läsa mer om doktorshatten på www.hattmakarna.se. Ringmått Ringmått tas bäst hos en juvelerare eller guldsmed, på det finger hedersdoktorn önskar bära ringen. Traditionellt är det vänster ringfinger, alltså samma finger där man bär eventuell vigselring. Doktorsringen ska i så fall sitta utanför vigselringen. Foto Vi behöver ett högupplöst fotografi till pressmeddelandet och till webbpresentationen. Det ska vara ett rent porträtt som ser professionellt ut. Bilden bör ha så hög upplösning och storlek som möjligt, för att det ska lämpa sig för tryck. Bilder som är hämtade från webben eller tagna med mobilkameror går inte att använda till tryck. Däremot går det bra med de flesta bilder tagna med en vanlig digitalkamera, om de inte är beskurna eller förminskade. För att få en fingervisning kan man titta på filstorleken. Allt över 1 MB brukar gå bra. Samla ihop huvudmått, ringmått och foto och mejla det till akademiskhogtid@lnu.se så snart som möjligt. Viktiga punkter Klädhyra Klädsel för hedersdoktorer är högtidsdräkt, det vill säga talar, frack med vit väst, aftonklänning, folkdräkt eller byxdress. Den vanligaste klädseln är frack och aftonklänning. Det är mycket svårt att försöka hyra kläder vid ankomst till Växjö, uthyrarna är fullbokade i slutet av maj. Vi har inga extra lånefrackar eller dylikt att tillgå. Det är därför viktigt att boka eventuell hyrd klädsel i god tid. Om hedersdoktorn vill hyra kläder från en firma i Kalmar eller Växjö kan du eller hedersdoktorn själv höra av sig till: Idéskrädderiet, Växjö Telefon: 0470-293 22, hemsida: www.ideskradderiet.se Besöksadress: Norra Järnvägsgatan 4, Växjö Bröllop & Fest, Kalmar Telefon: 0480-264 70, hemsida: www.brollopofest.nu Besöksadress: Larmgatan 2, Kalmar Högtidsmiddagen Hedersdoktorerna behöver inte anmäla sig till middagen, vi lägger till dem manuellt i systemet. Däremot är det viktigt att ni meddelar oss om de önskar ta med sig en eller flera gäster. Anmäl namn och eventuella allergier eller annan specialkost till akademiskhogtid@lnu.se senast den 30 april. 3 (5)
Hålltider 18 maj 13.30-14.30 Processionsrepetition 14.30-15.00 Repetition promovering av hedersdoktorer 15.00-15.30 Fotografering 15.30 Återsamling inför ceremonin, plan 3 16.00-18.00(ca) Ceremoni 18.30 Mingel på Glasverandan, Kalmarsalen 19.30 Högtidsmiddag i Kalmarsalen Hedersdoktorn behöver ha ätit lunch och klätt om till högtidsdräkt redan när han eller hon kommer till Kalmarsalen. Vi rekommenderar att du följer med under alla repetitioner och under ceremonin, så att hedersdoktorn alltid har en personlig värd att vända sig till om de behöver hjälp med något. Rätt vad det är behövs en nylonstrumpa, ett plåster eller en säkerhetsnål och det kan vara svårt att lösa själv med det späckade schemat, i högtidsdräkt, i en omgivning man inte känner till. Medarbetare från KOM finns på plats men hanterar ett stort antal ceremonideltagare och har svårt att ge varje enskild hedersdoktor den uppmärksamhet som de behöver. Mer praktisk information Ett dokument med praktisk information riktad till hedersdoktorn bifogas på svenska och engelska. Vid frågor om Akademisk högtid, kontakta: Caroline Högfeldt Coucher Telefon: 0470-708250 Mobiltelefon: 0768-30 01 03 E-post: akademiskhogtid@lnu 4 (5)
5 (5)