1(37) Plats och tid Kommunhuset, sammanträdesrum 1, onsdagen den 10 maj 2017 kl 09:00-16:00 Beslutande Ledamöter Monica Forsgren (S), Ordförande Mats Jakobsson (S), 1:e vice ordförande Monica Georgsson (S) Sören Åhlström (S) Kristina Karlsson (M) Christina Brunell (M) Bjarne Magnusson (C) Ersättare Christer Gåsfors (S) Vanja Larsson (V) Mildred Eggen (C) Tjänstgörande Tjänstgörande Övriga närvarande Justerare Anders Ollinen Klas Öhman Eva Nordin Lotta Bergh Lena Eriksson Alexandra Magnusson Magnus Pettersson Catrin Hedlund Elisabet Zimmer Helena Claésson-Bergh Sara Palmqvist Kristina Karlsson Enhetschef hemsjukvård, sjuksköterskor, och rehab 33 Medicinskt ansvarig sjuksköterska 33 Personliga ombud 37 Personliga ombud 37 Anhörigsamordnare/demensvårds- och verksamhetsutvecklare 42 Enhetschef hemtjänsten 43 Personalsekreterare 53 Kommunal 33-41 Förvaltningschef Förvaltningsekonom Sekreterare Justeringens plats och tid Johan Ahlbäcks plats 7, 2017-05-15 kl. 13:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 33-55 Sara Palmqvist Ordförande Monica Forsgren Justerare Kristina Karlsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Datum då anslaget sätts upp 2017-05-15 Datum då anslaget tas ned 2017-06-06 Förvaringsplats för protokollet Johan Ahlbäcks plats 7, Smedjebacken Underskrift Sara Palmqvist
2(37) Ärendelista 33 Dnr 2431 Information från medicinskt ansvarig sjuksköterska och enhetschef för hemsjukvård, sjuksköterskor och rehab... 4 34 Dnr 2017/00036 Budgetuppföljning 2017... 6 35 Dnr 2017/00026 Budget 2018 samt plan 2019-2020... 10 36 Dnr 2017/00055 Hemtagningsteam... 11 37 Dnr 2432 Information från personliga ombud... 16 38 Dnr 2017/00054 Rapportering icke verkställda beslut 1:a kvartalet 2017... 17 39 Dnr 2017/00007 Anmälningsärenden 2017... 19 40 Dnr 2017/00008 Delegationsbeslut 2017... 20 41 Dnr 2017/00061 Anmälan av delegation 2017... 21 42 Dnr 2435 Information från anhörigsamordnare/verksamhetsutvecklare... 22 43 Dnr 2017/00070 Organisationsförändring hemtjänsten... 23 44 Dnr 2017/00028 Ansökan om medel ur fond... 26 45 Dnr 2017/00041 Ansökan om medel ur fond... 27 46 Dnr 2017/00042 Ansökan om medel ur fond... 28 47 Dnr 2017/00043 Ansökan om medel ur fond... 29 48 Dnr 2017/00047 Ansökan om medel ur fond... 30 49 Dnr 2017/00048 Ansökan om medel ur fond... 31 50 Dnr 2017/00049 Ansökan om medel ur fond... 32 51 Dnr 2017/00050 Ansökan om medel ur fond... 33 52 Dnr 2017/00051 Ansökan om medel ur fond... 34 53 Dnr 2434
3(37) Information från personalsekreterare... 35 54 Dnr 2454 Information om kosten... 36 55 Dnr 2405 Informationsärende... 37
4(37) 33 Dnr 2431 Information från medicinskt ansvarig sjuksköterska och enhetschef för hemsjukvård, sjuksköterskor och rehab beslutar Tacka för informationen. Enhetschefen för hemsjukvården, sjuksköterskorna och rehab Anders Ollinen informerar bland annat om: SKLs tidigare satsning med fokus på de mest sjuka äldre. Till de mest sjuka äldre räknas de som är över 75 år, har minst tre diagnoser och haft minst tre återinläggningar det senaste året. 2020 beräknas de mest sjuka äldre vara dubbelt så många som 2010. Hur ska vi utnyttja olika typer av register på ett framgångsrikt sätt då vi måste mäta för att veta. Samarbetet mellan primärvården och hemsjukvården. Då hemsjukvården står utan läkare måste primärvården göra en vårdbegäran eller vårdplan till hemsjukvården, detta har inte alltid fungerat som det ska. Målet 2016 för verksamheterna var att minska övertiden, detta har skett. Personalomsättningen har minskat från 50 % till 5 % och långtidssjukskrivningarna har minskat. Omorganisation som gjordes med indelningen i fyra team, Gläntan, Morgårdshammar, Solgruppen och Söderbärke. Samma team finns i hemtjänsten för att underlätta samarbetet. Inga sommaravtal behöver tecknas för sjuksköterskorna. Semester förläggs utifrån hur de är uppdelade i teamen så att det alltid finns någon på plats. De är igång med utbildningar för baspersonalen, något som har ökat kompetensen inom till exempel palliativ vård, diabetes och demensvård. Rehabgruppen har en låg bemanning utifrån rekommenderade nyckeltal som finns.
5(37) Läkarbemanningen i kommunen. Uppstår avvikelser måste dessa rapporteras till landstinget. Daglig utvärdering som gjorts för och används av personalen varje dag. Det kartlägger problemen som finns, kan till exempel vara att det inte går att få kontakt med läkare och att datarelaterade problem uppstår. Betalningsansvarslagen som träder i kraft 1 januari 2018. Medicinskt ansvarig sjuksköterska Klas Öhman informerar bland annat om: Högskolan Dalarna har fått en förfrågan från SUD-rådet att göra en utvärdering av hemsjukvården. En liknande utvärdering gjordes för några år sedan. Alla deltagande parter från den gången har sagt nej till en ny utvärdering och vill istället att man fokuserar på att lösa problemen som upptäcktes då. Det finns för närvarande problem med e-signeringen av läkemedel så det kommer att göras via papper tillsvidare. Besök har gjorts vid Norrbärke sjukhem. De tre placeringar som finns där kan för närvarande inte tas tillbaka.
6(37) 34 Dnr 2017/00036 Budgetuppföljning 2017 beslutar Godkänna rapporten och lägga rapporten till handlingarna. Månad: April Periodbud. Utfall Avvikelse Budget, Helår Prognos, Helår Avvikelse Intäkt. -6 676-6 171-505 -20 027-19 567-460 Kostn. 61 034 58 871 2 163 191 382 191 922-540 54 358 52 700 1 658 171 355 172 355-1 000 Netto Uppföljning per verksamhet: Förvaltningsövergripande verksamhet: Prognosen pekar mot ett överskott på 200 tkr. Administrationen redovisar överskott. Färdtjänsten är svår att beräkna men prognosen pekar på ett underskott för 2017, ny fördelning av kostnaderna via Dalatrafik gör att kostnaden för färdtjänst är betydligt högre än beräknat, detta finns inte med i prognosen. LSS och psykiatri: Prognosen visar ett underskott på 1 000 tkr. Verksamheten inom LSS är svår att beräkna pga. osäkerheten vad gäller nya ärenden. Flera ansökningar ang. utökning och nya behov har inkommit till förvaltningen, detta medför kostnader som inte finns med i budgeten. Kommunens kostnader för personlig assistans beräknas ge underskott pga. fler ärenden som belastar kommunen. Gruppbostäderna redovisar överskott vad gäller hyror och intäkter. Avdelningen redovisar även överskott vad gäller personalkostnaderna. Äldreomsorgen: Beräknas ge ett underskott på 200 tkr. Lönekostnaderna inom hemtjänsten är fortfarande högre än budgeterat och beräknas ge ett underskott. Övriga verksamheters personalkostnad beräknas hållas inom budgeten. Kostnaderna för lokaler redovisar överskott. Tomma rum gör att intäkterna inom vissa boenden redovisar lägre intäkt än beräknat.
7(37) 2015-08 2016-08 2016-10 2017-02 2017-03 2017-04 Tomma lägenheter och rum: 9 rum 0 st 5 st 10 st 6 st 4 st Lyktan, korttidsplatser 9 st 11 st 10 st 10 st 12 st 8 st Antal hemtjänstärenden: 252 st 231 st 238 st 208 st 225 st Vidtagna/Planerade åtgärder och effekter av dessa Fortfarande är det så tidigt på året att det är svårt att veta hur stort ett eventuellt underskott kan bli vid årets slut. Våra verksamheter håller sig glädjande nog nära budget, och sett som en helhet torde omsorgens verksamheter klara av ett nollresultat. Det som gör att vi trots detta ser ut att gå mot ett underskott om 1 miljon är nya ärenden inom LSS. Det är alltid omöjligt att sia om hur ärendena kommer att utvecklas framöver. Några LSS ärenden kan komma att bli billigare än beräknat och då kan en del av det nu prognostiserade underskottet komma att försvinna. Eftersom behovet hos de sökande styr vilka insatser vi beviljar kan vi inte ge mer precisa besked än så i dagens läge. Hemtjänsten uppvisar fortfarande ett litet underskott. Underskottet beräknas bli betydligt lägre än tidigare år. Om antalet nya ärenden i hemtjänsten går upp kraftigt under resten av året kommer situationen dock att bli en annan. Intäkterna har också minskat inom äldreomsorgen under början av året eftersom flera boenderum stått tomma i samband med att ovanligt många brukare gått bort. Detta kan dock vara en tillfällig dipp, vi vet av erfarenhet att antalet brukare inom omsorgen kan variera starkt mellan olika månader. Vi står inför flera fördyrande faktorer som också kan komma att innebära att vi får svårt att hålla årets budget. En sådan är att vi nu leasar nästan alla arbetskläder pga. de nya hygienreglerna. En annan är den nyligen införda friskvårdspengen som vi inte vet hur många som kommer att utnyttja. Vi inför även ny teknik och nya hjälpmedel i verksamheterna som förhoppningsvis på sikt kan innebära en besparing men som kortsiktigt innebär ökade kostnader. T ex har vi precis köpt in mobiler åt hela hemtjänsten, ny programvara osv. Lönekostnaderna tenderar att öka i snabbare takt än påslaget vi får på ramen. Det är alltfler yrkeskategorier som upplever en mycket god arbetsmarknad och rörligheten mellan olika arbetsgivare är stor. En konsekvens av detta är att vi måste justera lönerna uppåt för allt fler yrkesgrupper för att få behålla medarbetarna. Andra faktorer pekar i en mer positiv riktning. Vi ser att hyreskostnaderna blir lägre än beräknat tack vare den låga inflationen och årets hyror kommer
8(37) inte att öka i den takt vi har räknat med. Vi har även de statliga extramedel om ca 2,6 miljoner kronor som kommer vår verksamhet tillgodo under förutsättning att vi använder medlen till stärkt bemanning inom äldreomsorgen. Vi räknar med att hela statsbidraget förbrukas under året. Kan vi spara? Vi ser inte någon möjlighet att i nuläget minska bemanningen i de olika vård- och omsorgsverksamheter vi bedriver. Vår bemanningstäthet är ställvis redan lägre än önskvärt och ingen verksamhet har i dagens läge luft i systemet. Ska vi spara medel under innevarande år måste vi i så fall hitta lösningar på annat håll. Vi skulle kunna avbryta satsningen på kompetensutveckling av baspersonal som vi fick extra medel till för 2017. Det vore dock mycket olyckligt om vi tvingas till detta eftersom kompetensutvecklingsbehovet är stort och många insatser redan är inplanerade i år bland annat inom området demens och psykisk hälsa. Vi kan även avbryta rekryteringen av ny enhetschef och specialistsocionom till biståndshandläggargruppen (i enlighet med den nya organisationen) men även detta får stora konsekvenser. Får vi inte in dessa två nyckelpersoner i organisationen är risken stor att vi får chefsrotation och blir tvingade att åter ta in externa konsulter till mångdubbel kostnad. Vi kan införa ett totalt investeringsstopp men det leder till att vi inte kan fortsätta teknikutvecklingen i verksamheterna och det leder också till sämre miljö för de boende och större slitage på personalen om inte gammal uttjänt utrustning kan bytas ut. Sammantaget ser vi ingen möjlighet att spara in de ökade kostnaderna för LSS med mindre än att det kommer att påverka omsorgens verksamheter på ett påtagligt negativt sätt.
9(37) Hot/Möjligheter Hot Höga sjukskrivningstal som leder till höga vikariekostnader Köpta platser, framförallt inom LSS Stor osäkerhet vad gäller kostnaderna för personlig assistans Alltid osäkert vad gäller volymen på den vård och omsorg vi ska erbjuda kommuninnevånarna. Svårast att beräkna är LSS, hemtjänsten och hemsjukvården. Lönekostnadsökningar som inte ryms inom ramökningen Nya lagkrav som leder till ökade kostnader Möjligheter Att få ner sjukskrivningstalen Att få ner vikariekostnaderna via en utökad pool som också innebär ökad kvalitet i verksamheten Att fortsätta effektivera hemtjänstens verksamhet och höja kvaliteten i verksamheten Färre köpta platser utanför kommunen Lägre hyror än beräknat 2017 pga. uteblivna hyresökningar Fortsatt teknikutveckling i verksamheterna i syfte att effektivera, höja kvaliteten och frigöra medel till annat Beslutsunderlag Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott 2017-04-19 30
10(37) 35 Dnr 2017/00026 Budget 2018 samt plan 2019-2020 beslutar 1. Överlämna budgetförslag 2018 med äskande till kommunfullmäktige. 2. Överlämna plan 2019-2020 till kommunfullmäktige. Förvaltningsekonom Helena Claésson-Bergh och förvaltningschef Elisabet Zimmer informerar om budgetförslag 2018 med äskande samt plan 2019-2020. Preliminär ram (tkr): 176 760 Bokslut Budget Prognos Tillägg/ Förslag Avdelning 2016 2017 2017 avdrag 2018 Förvaltningsövergipande 8 617 10 069 9 969 1 024 10 093 verksamhet LSS och psykiatri 38 299 40 880 41 080 782 41 662 Äldreomsorgen 121 520 120 406 120 606 8 099 128 505 Summa 168 436 171 355 171 655 9 905 180 260 Äskande s äskande inför 2018 är 3 500 000 kr. Äskande rör utökning av två tjänster inom ledningsfunktionen, en tjänst till ett hemtagningsteam samt att öka grundbemanningen till Munkbogården och Allégården med 3,0 årsarbetare. Beslutsunderlag Preliminär budget 2018, skrivelse 2017-05-04 Plan 2018-2019, skrivelse 2017-05-04 Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott 2017-04-19 31
11(37) 36 Dnr 2017/00055 Hemtagningsteam beslutar Införa ett hemtagningsteam i Smedjebackens kommun enligt föreslagen skrivelse. Inledning Inom ramen för pågående utvecklingsarbete inom Hemtjänsten/hemsjukvården har diskussioner om ett Hemtagningsteam inom Vård och Omsorg aktualiserats. Ett team som kan avlasta hemtjänsten/hemsjukvården i samband med att allt fler äldre brukare kommer hem till ordinärt boende efter sjukhusvistelse. Ett hemtagningsteam kan ge ett bra första omhändertagande för brukaren och ge rehabiliterande insatser i hemmet. En möjlighet att säkerställa omvårdnaden i eget hem och att avlasta ordinarie hemtjänstorganisation. Bakgrund Hemtjänsten får regelbundet brukare som skrivs ut från slutenvården efter en kortare eller längre vårdtid på lasarett. Brukaren har som regel behov av olika typer av hemtjänstinsatser i samband med hemgång. Personen behöver mötas upp i bostaden samma dag för att få hjälp med inköp av mat, hämta ut medicin från apotek, installera trygghetslarm, ordna med hjälpmedel mm. Vård- och tillsynsbesök tillkommer. Allt för att brukaren ska få den hjälp denna behöver för att kunna vistas hemma och känna sig trygg. Hemtjänsten blir vid dessa tillfällen tvungen att med kort framförhållning planera om sina rutter för dagliga hembesök för att kunna möta upp dessa nytillkomna brukare. Tidsangivelser då brukaren ska anlända till sin bostad med taxi- eller sjuktransport har ofta en tendens att dra ut på tiden. Hemtjänstpersonalen blir då försenade i sitt planerade arbete för dagen, vilket ger ett stressmoment i deras arbetsmiljö. Innan hemgång till hemmet har en samordnad vårdplanering (SVPL) kring individens behov, skett på lasarettet mellan de olika vårdgivarna (Landsting och kommun). Vid vårdplaneringen deltar i dagsläget en biståndshandläggare. Brukaren deltar också och oftast tillsammans med anhöriga. En planering upprättas
12(37) utifrån de behov brukaren bedöms ha efter sin vistelse på lasarettet. Målet framöver ska vara att det nya hemtagningsteamet också deltar vid vårdplaneringarna. Hemtagningsteamet ska därefter i lugn och ro möta upp brukaren i dennes hemmiljö efter lasarettsvistelsen. Teamet har avsatt tid (ca 2 tim.) att hjälpa brukaren till rätta, ordna inköp och andra praktiska sysslor. Brukaren kan känna stöd och trygghet direkt vid hemkomsten. Teamet arbetar också strukturerat tillsammans med övriga professioner så som arbetsterapeut, sjukgymnast, sjuksköterska och biståndshandläggare. Brukarens behov av anpassning i bostaden, hjälpmedel och rehabiliterande träning i hemmiljön bedöms och påbörjas av hemtagningsteamet. Detta förebygger och säkerställer också arbetsmiljön för hemtjänstens personal på sikt. Hemtjänstens personal avlastas med att behöva möta upp brukare och att göra förändringar i sin ruttplanering med kort varsel, vilket medför färre stressmoment för hemtjänsten. Sjuksköterska säkerställer eventuell sjukvårdsbedömd läkemedelshantering i bostaden. Biståndshandläggarna får genom återkoppling från hemtagningsteamet en bra och relevant bedömningsgrund för fortsatt beslut om hemtjänstinsats. Mål för brukaren Brukaren ges möjligheten att bibehålla sin fysiska och psykiska förmåga för att så länge som möjligt kunna fortsätta vara aktiv i sin vardag. Betydligt färre brukare behöver placeras på korttidsboende efter hemgång från lasarett. Risken för att brukaren ska hospitaliseras under en längre vårdtid på korttidsboende sänks i hög grad. Syftet med ett hemtagningsteam Att brukaren ska känna större stöd och trygghet i hemmet. Att säkerställa vårdkedjan för patient/brukare vid hemgång från sluten vård till ordinärt boende. Att utveckla ett rehabiliterande arbetssätt inom hemtjänsten. Att kvalitetssäkra bedömning och uppföljning av hemtjänstinsatser. Att förbättra arbetsmiljön för hemtjänstens personal. Att leva upp till krav i den nya betalningsansvarslagen som träder i kraft 1/1 2018.
13(37) Förslag till upplägg av Hemtagningsteam Undersköterskor 2,0 tjänster, om 100 % vardera. Arbetstid: Måndag till fredag dagtid (även om röda dagar infaller i veckorna, därav 37 timmars arbetsvecka.) Kvällar och helger ansvarar ordinarie hemtjänstgrupp för hemtjänstinsatser. Annons med kravspecifikation sätts ut efter sommaren. Rehabiliterande arbetssätt kommer att vara ett krav. Tillhörighet, Hemtjänst/hemsjukvård.(rehab) Behov av leasingbilar. 1 (kan tas från hemsjukvårdens befintliga) Dokumentation: Skall göras i Procapita I Arbetsuppgifterna ingår att delta i vårdplanering som kallas från slutenvården. Ansvara för hemtagning av brukare till ordinärt boende. Göra inköp och apoteksärenden. Förflyttningskunskap och hjälpmedel i dialog med legitimerad Rehabpersonal. Bistå vid anpassning av bostad. Installera trygghetslarm och nyckelgömma, upprätta genomförandeplan och gå igenom checklistor inför att hemtjänsten ska påbörja arbete i hemmet. Bedömning av omvårdnadsbehov i dialog med biståndshandläggare. Vara spindeln i nätet kring brukaren och ansvara för att överföra information till hemtjänst, biståndshandläggare mfl. Att för nya brukare (eller brukare med ändrat behov) i hemtjänsten, upprätta genomförandeplan, göra en första screening av behov av hjälpmedel, bostadsanpassning och arbetsmiljön. Kontakta arbetsterapeut, enhetschef och andra professioner för åtgärder. (Dessa arbetsuppgifter gäller för den person som arbetar i hemtjänsten och hemtagningsteamet.) Hemtagningsteamet ansvarar för patienten under 1vecka -14 dagar, därefter övergång till ordinarie hemtjänstgrupp. Arbetsterapeut, sjukgymnast, sjuksköterska och biståndshandläggare arbetar kvar i sina ordinarie områden men kopplas in som konsulter till teamet. Kontinuerlig dokumenterad uppföljning och utvärdering av tvärprofessionella team. Hemtjänsten utser kontaktperson (om det gäller ny brukare) som har kontakt med hemtagningsteamet. Biståndshandläggaren upprättar initialt ett tidsbegränsat beslut om hemtjänstinsatser till brukaren som kommer hem från lasarettet, max 14 dagar.
14(37) Kontaktmannamöten finns redan idag inom varje geografiskt hemtjänst/hemsjukvårdområde. Kontaktmannamötena bör vara tvärprofessionella och omfatta omvårdnadspersonal, enhetschef, biståndshandläggare, sjuksköterska, rehabpersonal och hemtagningsteam allt efter behovet i det enskilda ärendet. Samverkansfrågor att utveckla vidare Utskrivning av patienter inom sluten vården bör ske förmiddagstid. Planerad hemkomst borde ske senast klockan 13.00, måndag till fredag, för att teamet ska kunna möta upp på ett bra sätt. Vilka patienter/brukare ska skrivas in i teamet? (Bedömnings kriterier) Genomförandeplaner för nya brukare samt uppdatera tidigare planer Se över personalens arbetsmiljö hos brukaren och vid risk för fysisk överbelastning rapportera till närmaste chef/teamledare. Resursbehov Vi uppskattar att det behövs två personer/åa som arbetar i hemtagningsteamet. Kostnaden för den ena årsarbetaren bedömer vi att kan tas inom befintlig budget gemensamt från hemsjukvården och hemtjänsten. Den andra tjänsten behöver vi äska medel till eftersom det här nya arbetssättet innebär en utökad service gentemot brukarna i form av mer tid och bättre personkontinuitet under den första tiden efter hemkomst från lasarettet. Den ökade kostnaden uppgår till 450.000kr per år. Sammanfattning: Ett hemtagningsteam underlättar för brukaren/individen vid hemgång till bostaden efter vårdtid på lasarett. Skapar säkerhet och trygghet, kontinuitet i hemmet. Minskar med all säkerhet risken för återinläggning. Ge brukaren förutsättningar för vardagsrehabilitering i hemmet. Dvs göra rätt från början utifrån brukarens/patientens behov och önskan i hemmet. Ger brukaren snabbare tillgång till rätt hjälpmedel i bostaden. Minskar risken för hospitalisering i samband med långa vårdtider på lasarett och korttidsboende. Underlättar för hemtjänsten och biståndshandläggarna i planeringsarbetet/administration kring nytillkomna brukare från lasarett. Minskad stress hos hemtjänstpersonal.
15(37) Säkra upp arbetsmiljön för personal i hemtjänsten. God samhällsekonomi. Tidsplan 10 augusti Annonsering 1 september Anställningsintervjuer 1 oktober Urval klart. Uppstart tillämpas) 1 januari 2018 (eventuellt tidigare om internrekrytering Beslutsunderlag Skrivelse från omsorgsförvaltningen, 2017-05-03
16(37) 37 Dnr 2432 Information från personliga ombud beslutar Tacka för informationen. Lotta Bergh och Eva Nordin från Personliga Ombud Södra Dalarna informerar om verksamheten som funnits i Dalarna sedan 2002. De inleder genom att visa en kort film om sitt arbete. Personliga Ombud Södra Dalarna omfattar Avesta, Borlänge, Falun, Gagnef, Hedemora, Ludvika, Smedjebacken och Säter. Borlänge är värdkommun och det är där deras kontor är beläget. Sju personer är anställda för södra Dalarnas område. Personliga Ombud finansieras dels genom statsbidrag och dels genom bidrag från de samverkande kommunerna. Kommunernas bidrag baseras på antal invånare i respektive kommun. Smedjebackens kommun betalar cirka 90 000 kronor per år. Personliga ombud verkar för personer i åldern 18-65 år med psykisk funktionsnedsättning. Personerna som får hjälp ska ha väsentliga svårigheter, som en konsekvens av psykisk störning, med att utföra aktiviteter på viktiga livsområden. De fungerar som en länk mellan den enskilde och myndigheter och är behjälpliga i kontakter med myndigheter. De arbetar på uppdrag tillsammans med klient, arbetet sker utifrån klientens önskemål och uppdrag. Hjälpen är till exempel att vara ett stöd vid möten, telefonsamtal, ge råd och tips och lotsa till rätt instanser. Att ha ett personligt ombud är kostnadsfritt och tidsbegränsat. Målet med ombudsarbetet är att klienten får samhällsstöd som leder till, för klienten, ett självständigt liv. Personliga Ombud ska verka för att klienten får makt över sitt eget liv. De rapporterar även in systemfel och brister som de stöter på i sitt arbete..
17(37) 38 Dnr 2017/00054 Rapportering icke verkställda beslut 1:a kvartalet 2017 beslutar Godkänna rapporten och överlämna rapporten till kommunfullmäktige. Rapportering gäller gynnande beslut om bistånd enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen och beslut enligt 9 lag om stöd och service till vissa funktionshindrade LSS, som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Motsvarande rapporteringsskyldighet gäller även beslut som inte verkställs på nytt inom tre månader efter det att verkställigheten avbrutits. När ett ärende som tidigare rapporterats som icke verkställt, senare verkställs, ska detta rapporteras. Rapporteringen sker till Inspektionen för Vård och Omsorg IVO, kommunens revisorer och kommunfullmäktige (avidentifierad). En kvartalsrapport lämnas där det anges om det finns beslut att rapportera in eller inte. Varje icke verkställt beslut rapporteras till IVO i en individrapport med typ av verksamhet, insats, beslutsdatum, personnummer och kön samt anledning till att beslutet icke verkställts: SoL ÄO - äldreomsorg SoL OF - omsorg om personer med funktionsnedsättning LSS OF - omsorg om personer med funktionsnedsättning När ett ärende som tidigare rapporterats som icke verkställt, senare verkställs, ska detta rapporteras till IVO och revisorerna. Rapporteringen görs via e-tjänst. För äldre- och handikappomsorg fanns 1:a kvartalet 2017 två beslut att rapportera.
18(37) Datum för avbrott Verksamhet Insats Kön Födelseår Anledning till att beslutet ej verkställts på nytt inom 3 månader Datum för beslut Verksamhet Insats Kön Födelseår Anledning till att beslutet ej verkställts inom 3 månader 2016-09-30 SoL Permanent bostad Kvinna 1929 Tackat ja till nytt erbjudande 2017-01-09. 2016-02-10 SoL Permanent bostad Kvinna 1925 Tackat ja till nytt erbjudande 170113. Rapportering till Inspektionen för Vård och Omsorg gjord 2017-04-07. Rapportering till kommunens revisorer 2017-04-07. Beslutsunderlag Skrivelse från avgiftshandläggare, 2017-04-07 Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott 2017-04-19 43
19(37) 39 Dnr 2017/00007 Anmälningsärenden 2017 beslutar Med beaktande lägga anmälningsärendena till handlingarna. Protokoll från hjälpmedelsnämnden 2017-03-23 Dnr 2017.52-006 Protokoll från handikapprådet 2017-03-06 Riktlinjer för rekrytering Dnr 2017.53-709 Beslutsunderlag Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott 2017-04-19 44
20(37) 40 Dnr 2017/00008 Delegationsbeslut 2017 beslutar Lägga delegationsbesluten till handlingarna. Anmälan om anställningar inom omsorgsförvaltningen. Delegationsbeslut från biståndshandläggare äldreomsorgen för mars och april 2017. Beslutsunderlag Protokollsutdrag från omsorgsnämndens arbetsutskott 2017-04-19 45
21(37) 41 Dnr 2017/00061 Anmälan av delegation 2017 beslutar Med beaktade lägga delegationsbeslutet till handlingarna. Beslut fattat på arbetsutskottets sammanträde 2017-04-19 enligt följande: 32 Beslut om nedskrivning av eller befrielse från skuld avseende debiterad avgift inom äldre-och handikappområdet enligt 4 kap. 2 SoL Dnr 2017.37 709 Beslutsunderlag s arbetsutskott 2017-04-19 32
22(37) 42 Dnr 2435 Information från anhörigsamordnare/verksamhetsutvecklare beslutar Tacka för informationen. Lena Eriksson, anhörigsamordnare/demensvårds- och verksamhetsutvecklare informerar om demens. Procentuellt uträknat finns det cirka 220 personer i Smedjebacken med demenssjukdom, vi har dock bara vetskap om cirka 60-70 av dessa. En utbildningsfilm om 20 minuter gällande demens visas för omsorgsnämnden. Även en fullversion på 1 timme finns att tillgå i utbildningssyfte.
23(37) 43 Dnr 2017/00070 Organisationsförändring hemtjänsten beslutar Godkänna förslaget till ny organisation inom hemtjänsten. Hemtjänsten idag är organiserad med två chefer som leder cirka 65 medarbetare och 30 vikarier. Med en sådan stor personalgrupp är det svårt att nå ut med information, men ännu svårare att följa upp det arbete medarbetarna utför för att hitta viktiga förbättringar. Förändringar och förbättringar går därmed långsamt att genomföra. Andra svårigheter är att vara ett stöd för de medarbete som behöver detta, då tiden helt enkelt inte räcker till. I organisationen finns också två planerare som planerar in cirka 13 000 besök/månad för cirka 200 hemtjänsttagare. Viktigaste förutsättningarna för den som planerar är att känna sina hemtjänsttagare och ha en bra dialog med personalen för att få en planering som stämmer så bra som möjligt med verkligheten. Detta försvåras när man planerar för en stor grupp. Att planeringen stämmer är väsentligt för att hemtjänsttagaren ska få den hjälp den behöver; ur ekonomisk synvinkel (att inte för mycket tid planeras in) och för arbetsmiljön (för tighta schema gör personalen sjuk). I ny forskning har man sett att det inte bara är chefen som mår sämre med en stor personalgrupp att leda, utan även medarbetarna. Det man har uppmärksammat är att engagemanget minskar, relationen till chefen försämras, man känner sig inte sedd, personalomsättningen och missnöjet ökar. Kommuner som Emmaboda och Bollnäs som har blivit utsedda till Bästa hemtjänst i olika media, har båda det gemensamt att de satsat på mindre personalgrupper. Detta har de också angett som en betydande framgångsfaktor. Nuvarande organisation 2 stycken enhetschefer 100 %, 2 stycken planerare 100 %. Totalt antal tjänster: 4,0 tjänster
24(37) Föreslagen organisation med teamledare 1 stycken enhetschef 100 %, 4 stycken teamledare 75 %. Totalt antal tjänster: 4,0 tjänster Kort arbetsbeskrivning teamledare Leda en grupp på cirka 15 personer. Att ansvar från hela kedjan från beställning av insats, till att lägga personalschema (Time Care), att planera insatser samt verkställa. Man har helhetsansvar för en grupp. Följa upp personalens arbete, ta upp förbättringsförslag och genomföra. Delansvar i kontaktmannskapet. Fördelar med teamledare Lättare att nå ut med information och ny kunskap. Bättre uppföljning av verksamheten och personalens arbete. I syfte att hitta förbättringar. Förändringar och förbättringar går snabbare att genomföra. Planering som stämmer bättre med verkligheten, då kontakt med grupp och hemtjänsttagare blir närmre. Överskådligt område för den som planerar. Bättre fungerande kontaktmannaskap och personalkontinuitet. Med ansvar för planeringen för en mindre grupp är det lättare att få till en låg personalkontinuitet. Helhetsansvar för planering av insatser och personal. Färre överlämningar vilket ger färre missförstånd och fel. Bättre stöd till personalen i deras arbete. Bättre och mer anpassad introduktion av vikarier. Bättre uppföljning av hur vikarier fungerar samt hjälpa dom att komma in i gruppen. Det uppmärksammas snabbare om en medarbetare i gruppen inte mår bra. Tidiga insatser kan sättas in, minskad sjukfrånvaro. Förbättringsförslag fångas upp lättare i en grupp och kan sedan lyftas vidare. Ökad gruppkänsla. Ökad delaktighet. Enhetschefen behöver inte hantera småfrågor. Denna tid kan läggas på omvärldsbevakning och utveckling av Hemtjänsten istället. Personalen kan snabbare få svar på småfrågor från teamledare.
25(37) Farhågor och lösningar Grupperna hjälper inte varandra. Lösning: Gemensamt möte för teamledare 1 gång/vecka, där insatsoch personalplanering gås igenom. Planeringsverktyg visar tydligt var det finns luckor. Teamledare kommer sitta tillsammans och kommer precis som de två planerare vi har idag att kontinuerligt diskutera hur man kan hjälpas åt för att få ut alla jobb så bra som möjligt. Grupperna börjar leva sitt eget liv. Lösning: Gemensamma rutiner och arbetsplatsträffar för hela hemtjänsten. Tuff roll som teamledare, då man måste kunna hantera krav från personal resp. enhetschef som kanske inte alltid går hand i hand. Lösning: Ledarutbildning kommer vara en del av introduktionen. Gemensamt möte för teamledare 1 gång/vecka, där teamledare och enhetschef tillsammans kan diskutera hur man ska hantera krav från personalen. Tidsplan Annonsering i maj, både internt och externt. Anställning till hösten. Introduktion, upplärning och någon form av ledarutbildning under hösten september-november. Enhetschefens ändrade roll Enhetschefens roll kommer också att förändras, i och med denna organisationsförändring. Mycket fokus kommer att ligga på att stötta teamledarna i deras arbete, då dessa i sin tur ska vara ett stöd för personalen. Småfrågor kommer i mindre grad att nå enhetschefen, vilket ger mer tid till utveckling av hemtjänsten och omvärldsbevakning. Ansvar som fortsättningsvis kommer ligga på enhetschefen är utveckling, ekonomi, arbetsmiljö, personalrekrytering, rehab och medarbetarsamtal m.m. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från hemtjänstens enhetschef 2017-05-05
26(37) 44 Dnr 2017/00028 Ansökan om medel ur fond beslutar Bevilja medel om totalt 4 000 kronor ur A V Jacobssons fond för anordnande av vår- respektive höstfest på Hedgården då aktiviteten förgyller vardagen för de boende. Ansökan om medel ur fond har inkommit från Hedgårdens enhetschef på totalt cirka 4 000 kronor. Beloppet är tänkt att användas till att anordna en vår- respektive höstfest för de boende på Hedgården med god mat, kaffe och tårta. Beslutsunderlag Ansökan om medel ur fond, enhetschef Hedgården 2017-02-10
27(37) 45 Dnr 2017/00041 Ansökan om medel ur fond beslutar Bevilja medel om totalt 1 200 kronor ur A V Jacobssons fond för anordnande av julfest på Hedgården då aktiviteten förgyller vardagen för de boende. Ansökan om medel ur fond har inkommit från Hedgårdens enhetschef på totalt 1 200 kronor. Beloppet är tänkt att användas till att anordna en julfest med kaffe, tårta och underhållning för de boende på Hedgården och de pensionärer som intar sin lunch på Hedgården. Beslutsunderlag Ansökan om medel ur fond, enhetschef Hedgården 2017-03-22
28(37) 46 Dnr 2017/00042 Ansökan om medel ur fond beslutar Bevilja medel om totalt 4 000 kronor ur A V Jacobssons fond för anordnande av festligheter på Solhöjden då aktiviteten förgyller vardagen för de boende. Ansökan om medel ur fond har inkommit från Solhöjdens enhetschef på totalt cirka 4 000 kronor. Beloppet är tänkt att användas till att anordna lite festligheter med underhållning och god förtäring för att förgylla tillvaron för de boende. Beslutsunderlag Ansökan om medel ur fond, enhetschef Solhöjden 2017-03-24
29(37) 47 Dnr 2017/00043 Ansökan om medel ur fond beslutar 1. Bevilja medel om totalt 50 490 kronor ur J & C-J Bergströms fond för inköp av en SIDE-BY-SIDE cykel till Hedgården för att förgylla vardagen för de boende. 2. Cykeln ska få användas av kommunens övriga särskilda boenden om de önskar. 3. En utvärdering av nyttjandet av cykeln ska inkomma till omsorgsnämnden från Hedgården sex månader efter att de erhållit cykeln. Ansökan om medel ur fond har inkommit från Hedgårdens enhetschef på totalt 50 490 kronor. Beloppet är tänkt att användas till att köpa in en SIDE- BY-SIDE cykel till verksamheten. Beslutsunderlag Ansökan om medel ur fond, enhetschef Hedgården 2017-03-27
30(37) 48 Dnr 2017/00047 Ansökan om medel ur fond beslutar 1. Bevilja medel om totalt cirka 3 500 kronor ur J & C-J Bergströms fond för 6 stycken personal. 2. Avslå ansökan om medel för färdtjänst till och från hembygdsgården samt fika då detta bör bekostas av den enskilde. Ansökan om medel ur fond har inkommit från personal på Hedgården. Medlen är tänkta att användas till att under en eftermiddag i sommar åka med boende på Hedgården till hembygdsgården i Söderbärke och fika. Medel behövs för 6 stycken personal mellan klockan 13 och 16, färdtjänst till och från hembygdsgården samt fika. Beslutsunderlag Ansökan om medel ur fond, personal Hedgården 2017-03-31
31(37) 49 Dnr 2017/00048 Ansökan om medel ur fond beslutar Bevilja medel om totalt cirka 1 700 kronor ur J & C-J Bergströms fond för inköp av en digital kalender till Hedgården för att förgylla vardagen för de boende. Ansökan om medel ur fond har inkommit från personal på Hedgården. Medlen är tänkta att användas till att köpa digitala kalendrar till de boendes lägenheter som visar klockslag och datum. Beslutsunderlag Ansökan om medel ur fond, personal Hedgården 2017-03-31
32(37) 50 Dnr 2017/00049 Ansökan om medel ur fond beslutar 1. Avslå ansökan om medel för inköp enligt ansökan då inventarierna bör belasta befintlig budget. 2. Avslå ansökan om medel för anordnande av pubafton då medel enbart kan beviljas för maximalt tre aktiviteter per boende och år. 3. Avslå ansökan om medel för paviljong och kontrollera om Bärkehus kan bistå i frågan. Ansökan om medel ur fond har inkommit från personal på Hedgården. Medlen är tänkta att användas till att köpa in en paviljong, grill, stolsdynor till utemöblerna, vaxdukar, parasoll och portabel högtalare, samt anordnande av en pubafton för de boende. Beslutsunderlag Ansökan om medel ur fond, personal Hedgården 2017-03-31
33(37) 51 Dnr 2017/00050 Ansökan om medel ur fond beslutar 1. Bevilja medel om totalt cirka 15 000 kronor från Gösta Norströms testamente till minne av Karl och Anna Norström för att hyra ett fordon i tre månader för att förgylla vardagen för de boende. 2. Fordonet som hyrs ska få användas av kommunens övriga särskilda boenden om de önskar. 3. En utvärdering av nyttjandet av fordonet ska inkomma till omsorgsnämnden från Solhöjden tre månader efter att de erhållit fordonet. 4. Avslå ansökan om medel om för att hyra en motordriven rullstol. ställer sig dock positiv till ny ansökan nästa år med underlag som visar hur detta är genomförbart. Ansökan om medel ur fond har inkommit från personal, boende och enhetschefen på Solhöjden. Medlen är tänkta att användas till att leasa en handikappvänlig bil eller buss från mitten av maj till mitten av augusti. Detta för att de boende ska få komma ut på olika aktiviteter, som till exempel fiske, titta på djur och fika. Personalen på avdelning Glimten önskar även leasa eller köpa en motordriven rullstol för att kunna genomföra fler promenader utomhus med de boende. Beslutsunderlag Ansökan om medel ur fond, Solhöjden 2017-03-31
34(37) 52 Dnr 2017/00051 Ansökan om medel ur fond beslutar Bevilja medel om totalt 2 000 kronor ur J & C-J Bergströms fond för inköp av en hammock till Hedgården då detta kan förgylla vardagen för de boende. Ansökan om medel ur fond har inkommit från Hedgårdens enhetschef på totalt cirka 2 000 kronor. Beloppet är tänkt att användas till att köpa en hammock till Hedgården Beslutsunderlag Ansökan om medel ur fond, enhetschef Hedgården 2017-04-05
35(37) 53 Dnr 2434 Information från personalsekreterare beslutar Tacka för informationen. Personalsekreterare Magnus Pettersson informerar bland annat om: En genomgång tillsammans med företagshälsovården har nyligen gjorts av alla långtidssjukskrivningar i kommunen. För närvarande är det 16 stycken som är anställda inom omsorgsförvaltningen. Det är överlag många korttidssjukrivningar, vilket innebär att en person är sjuk vid fem eller fler tillfällen på ett år. Sjukanmälningstjänsten som är på prov i hemtjänsten. Personalen sjukanmäler sig till en sjuksköterska istället för sin chef. En utvärdering av tjänsten har ännu inte gjorts. 10,93 % är den totala sjukskrivningen inom omsorgsförvaltningen, varav cirka 50 % är långtidssjukskrivningar. Beslut om friskvårdsbidrag för kommunanställda har fattats. Det ska även startas en personalförening i kommunen
36(37) 54 Dnr 2454 Information om kosten beslutar Tacka för informationen. s ordförande Monica Forsgren informerar om beslutet kommunstyrelsen fattat om att införa tillagningskök på äldreomsorgens särskilda boenden. En fortsatt utredning kommer att göras gällande Gläntans kök av kommunens kostchef. Köket är idag för litet för att bli tillagningskök. Även en utredning gällande om vi ska fortsätta leverera matlådor samt om vi kan erbjuda pensionärer i Söderbärke att få gå och äta på Hedgården kommer att göras av kostchefen.
37(37) 55 Dnr 2405 Informationsärende beslutar Tacka för informationen. Förvaltningschef Elisabet Zimmer informerar om kompetensutvecklingen inom omsorgsförvaltningen. Det är klart att omsorgsförvaltningen köper in en uppdragsutbildning från Högskolan Dalarna gällande demensvård. Ett informationsmöte för intresserade kommer att hållas senare i maj. En föreläsning kommer att hållas för all personal i höst gällande psykisk hälsa. Ett par anställda kommer sedan få en längre utbildning inom området.