Så styrs Öckerö kommun

Öckerö modellen Så styrs Öckerö kommun

Politikerna i Öckerö kommun vill påverka samhället i en viss riktning. Kommunens verksamhet bedrivs dels utifrån politikernas vilja men också utifrån lagar och andra styrdokument. Som chef i Öckerö kommun är det viktigt att känna till hur politikernas beslut och ditt arbete samverkar. Vi har valt ett sätt att styra verksamheten som vi kallar för Öckerömodellen. För att kunna erbjuda en bra verksamhet behövs en förståelse för hur kommunen styrs. Politikernas beslut styr verksamheten. Som tjänsteman använder du din profession att genomföra besluten och ge politikerna underlag för beslut. Genom en god planering och uppföljning utvecklas verksamheten och blir bättre och bättre. I den här skriften ges en översiktlig bild av hur styrning, planering och uppföljning fungerar i Öckerö kommun enligt Öckerömodellen. I systemstödet Stratsys finns mer detaljerade anvisningar. Ingvar TH Karlsson, Kommunchef & Ann-Britt Norlander, kvalitetsansvarig ARNE LERNHAG KOMMUNSTYRELSENS ORDFÖRANDE I ÖCKERÖ KOMMUN Öckerömodellen är politikernas verktyg att styra kommunen. Politikernas inriktning och mål blir verklighet för invånarna genom den röda tråd som går från vision och mandatmål till uppdrag på verksamhets- och enhetsnivå. Kopplingen mellan ekonomi och verksamhet är viktig i uppdragshandlingarna får vi en tydlig överenskommelse att det här får vi för pengarna. Öckerömodellen ger en tydlighet i rollerna som politiker och tjänsteman vi politiker beslutar om VAD vi vill att verksamheten ska innebära för de vi är till för och tjänstemännen ger förslag på HUR det ska uppnås och använder sin profession till att utföra uppdragen. Öckerömodellen är en tvåvägs-modell, som förutom att vara ett verktyg för styrning, också ger oss ett viktigt underlag från kommunens verksamheter. Genom uppföljning och analyser från cheferna i kommunen får vi en bra grund för budgetarbetet och att formulera mål och besluta om inriktning för kommunens verksamhet.

ORGANISATION POLITISK ORGANISATION Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ. Kommunstyrelsen bereder och yttrar sig över alla ärenden som handläggs i kommunfullmäktige. De leder och samordnar också förvaltningen av kommunens angelägenheter och har den övergripande tillsynen över kommunens övriga nämnder/styrelsers verksamhet samt bolag. Kommunstyrelsen är även facknämnd för fritid och kultur, samhällsbyggnad, näringsliv och turism och arbetsmarknadsfrågor samt stödfunktioner (ekonomi, personal, information, IT), Förutom Kommunstyrelsen finns ytterligare tre nämnder: socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden och bygg- och miljönämnden. Kommunfullmäktige (KF) Kommunstyrelsen (KS) Socialnämnden (SN) Barn- och utbildningsnämnden (BUN) Bygg- och miljö- Nämnd (BMN) TJÄNSTEMANNAORGANISATIONEN Det finns tre nivåer i tjänstemannaorganisationen: förvaltning, verksamhet och enhet. Det finns tre förvaltningar: socialförvaltningen, barn- och utbildningsförvaltningen och kommunstyrelsens förvaltning.

VISIONEN EN LÅNGSIKTIG RIKTNING Visionen sträcker sig till 2025 och är styrande för politiska mål, planer och annat som påverkar inriktningen. Som tjänsteman i kommunen är det viktigt att du känner till visionen, låter den påverka ditt arbete och hjälper till att göra den känd hos medarbetare. EN LEVANDE SKÄRGÅRDSKOMMUN MED MÄNNISKAN I CENTRUM En levande skärgårdsmiljö Natur, kulturarv och historiska miljöer bevaras och utvecklas för kommande generationer. Åretruntboende, i olika boendeformer, erbjuds på alla öar. Förtätning och byggande av högre bostadshus underlättas. Boende och rekreation prioriteras i nyttjandet av kommunens begränsade yta. Hamnar är attraktiva och levande med inriktning på näringsliv och turism. All energi som förbrukas i kommunen är förnybar. Kommuninvånarna En modern skola väl förankrad i skärgårdssamhället erbjuder en individanpassad undervisning. Alla barn är trygga och alla föräldrar känner trygghet i sitt föräldraskap. Alla barn och unga har en aktiv och meningsfull fritid. Brottslighet, drogmissbruk, främlingsfientlighet och segregation förebyggs i ett tidigt skede. Det finns en tydlig och gemensam värdegrund som präglar alla områden där barn och unga är engagerade. Alla invånare ska kunna känna gemenskap, trygghet och kunna åldras med värdighet och god omvårdnad i ett samhälle anpassat för alla. Demokrati och inflytande Respekt och medmänsklighet genomsyrar all verksamhet i kommunen. Ingen främlingsfientlighet finns. Den lokala demokratin utvecklas i en levande dialog mellan föreningar, ö-råd, medborgare och förtroendevalda. Kommuninvånarna, särskilt de unga, känner att de har inflytande och är delaktiga i samhället. Jämställdhet råder i all kommunal verksamhet. Föreningar erbjuder goda möjligheter till engagemang. Näringsliv och turism Ett positivt företagsklimat bidrar till nyetablering och utveckling av näringslivet och besöksnäringen. En aktiv samverkan finns mellan skola och näringsliv där entreprenörskap är en naturlig del i undervisningen. Öckerö kommun är ett centrum för hållbart och ansvarsfullt fiske. Det finns goda möjligheter till boende och aktiviteter för besökare. Kommunikationer Kommunikationerna mellan öarna har förbättrats och restid för pendling har minskat. Björkö är sammanlänkad med de sammanbyggda öarna. Det är attraktivt och säkert att åka kollektivt, cykla och gå. Det finns tillgång till framtidsäkert bredband på alla öar. Det finns en fast förbindelse mellan Hyppeln och Rörö.

DE VI ÄR TILL FÖR Invånare, företagare och besökare är de vi är till för. Dessa är centrala i Öckerömodellen. De produkter/tjänster som verksamheten levererar ska bidra till att situationen för de vi är till för förändras från ett ÄR-läge (situationen som verksamheten ska förändra) till ett BÖR-läge (den önskade situationen). Politikerna definierar BÖR-läget och produkternas/tjänsternas innehåll definieras av tjänstemän. ÄR BÖR DEN RÖDA TRÅDEN Öckerömodellens filosofi utgår från att politiker vill påverka samhällets utveckling i en viss riktning och ger därför uppdrag (uppgift, profil och mål) och budgettilldelning till nämnd/förvaltning. Chefer och medarbetare inom kommunförvaltningen använder sin profession i utförandet av uppdragen. I all kommunal verksamhet finns alltid någon ansvarig. Det kan vara kommunfullmäktige, nämnd eller chef. Den ansvarige delar ut uppdrag för verksamheter/enheter till underordnad nivå. Kommunfullmäktige ger uppdrag till nämnd/förvaltningschef (uppdrag I). Dessa uppdrag konkretiseras sedan på verksamhets- respektive enhetsnivå, och tilldelas av överordnad chef. Det är den röda tråden. Vision Övergripande mål för mandatperioden KOMMUNFULLMÄKTIGE UPPDRAG l NÄMND/FÖRVALTNING UPPDRAG ll

3 CENTRALA BERGREPP: UPPGIFT, PROFIL OCH MÅL Uppgift Uppgift är centralt i Öckerömodellen och beskriver varför verksamheten finns och vad den ska åstadkomma. Uppgifter tas fram genom att fylla in meningen: För som ska vi så att För definierar de vi är till för som beskriver den situation (ÄR-läge) som verksamheten ska förändra ska vi vad verksamheten ska göra för att påverka brukarnas situation så att vad insatserna ska leda till för de vi är till för Nivån på kvaliteten, som följs upp genom mått, avgörs om uppgifterna har medverkat till att de vi är till för nått BÖR-läget. Profil Profil handlar om vilka kännetecken vi vill att verksamheten ska ha och vad dessa innebär för de vi är till för. På förvaltningsnivå är profilen lika för alla förvaltningar. Den profilen ska genomsyra all verksamhet. På nivå 2 och 3 ska profilen även återspegla den specifika verksamheten. Som chef är din roll att, i samverkan med medarbetarna på APT, ta fram en profil för verksamheten och se till att den genomsyrar verksamheten. Mål och satsningar I Öckerömodellen finns tre typer av mål: mål för mandatperioden, nämndsmål och förvaltningsmål. Mål för mandatperioden sträcker sig över en mandatperiod. Målen formuleras och antas av mandatperiodens politiker. Nämndsmål antas av nämnderna och KF. Förvaltningsmål antas inte politiskt utan formuleras av verksamhets- eller enhetschef. Modellen skiljer på mål och satsningar. Mål: är förväntade tillstånd vid en viss tidpunkt ska vara bedömbara/mätbara och realistiska formuleras så långt det är möjligt utifrån ett brukarperspektiv Satsningar är de aktiviteter vi gör för att nå målet.

UPPFÖLJNING Hur vet vi om det vi gör får det resultat för de vi är till för som vi önskar? Verksamheten behöver följas upp. Har vi utfört uppgifterna, levt upp till profilen och nått målen? För att följa upp verksamheten använder vi oss av mått och bedömning. Mått utvärderar kvaliteten på verksamheten samt visar dess omfattning. Tillsammans kan olika typer av mått illustrera verksamheten och utförandet. Mått kan till exempel vara volymmått ex. antal öppettimmar, kvalitetsmått ex. kundenkäter, effektmått ex. nationella prov och/eller resultatmått. Mått kan indikera om det är något som behöver utvecklas eller förbättras. KKIK (Kommunens Kvalitet I Korthet) är exempel på mått som tas fram för många kommuner och kan användas för att jämföra Öckerö kommun med andra kommuner. I analys av dessa mått kan både politiker och tjänstemän få indikationer på att något behöver utvecklas. Tillsammans med mått kan även bedömning fungera som uppföljning. Till exempel om vissa satsningar är gjorda kan bedömningen göras att målet är nått. Eller om det finns faktorer som beskriver uppgiftens effekter för de vi är till för. Uppföljning sker enligt fasställd plan som beskrivs under Detta händer under året. För kommunens politiker är det intressant att i uppföljningen få en beskrivning av vad som gjorts för tilldelade medel, men fokus på uppföljning i Öckerömodellen ska vara att illustrera och mäta om verksamheten har gjort det resultat för medborgarna som angetts. Återigen är de vi är till för i fokus. Ett gott resultat handlar om leverera service till våra invånare, företag och besökare som möter deras behov (definieras i BÖR-läget), till lägsta möjliga kostnad. KVALITET Kvalitetsarbetet utgår ifrån att förflytta de vi är till för från ett ÄR-läge till ett BÖR-läge. Det som utförs i uppgiften ska resultera i de effekter som finns beskrivna i vad verksamheten ska bidra till. På samma sätt ska profilens egenskaper ge de effekter som finns beskrivna i vad de innebär för användarna av tjänsten. Kvaliteten följs upp genom mått och i årsredovisningens kvalitetsredovisning. Öckerö kommun skall sträva efter att ha en hög och jämn kvalitet. Kvalitet är en integrerad del i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten och inte något som betonas i särskilda projekt. Kvalitet handlar också om själva utförandet - att det vi gör utförs på ett så bra sätt som möjligt. Detta beskrivs i verksamhetsplanens processer. Att återkommande utvärdera processer bidrar till en hög kvalitet på verksamheten. Verksamheterna ska arbeta med att ständigt förbättra verksamheten och göra medvetna strukturella förändringar för att höja kvaliteten.

INTERN STYRNING OCH KONTROLL Intern styrning och kontroll bidrar till att effektivt styra verksamheten så att politiskt beslutade mål uppnås. En riskbedömning syftar till att analysera risker som utgör ett hot mot att förvaltningen skall nå önskat resultat. Utgångspunkt är uppgifter och mål. De väsentligaste riskerna skall dokumenteras i en internkontrollplan som finns i verksamhetsplanen. OMVÄRLDSANALYS UNDERLAG FÖR BRA BESLUT För att utveckla verksamheten och skapa ett beslutsunderlag för politikerna görs en omvärldsanalys. Utgångspunkt är SWOT-analysen i förvaltningarnas verksamhetsplaner och dessa sammanställs till en omvärldsanalys. Analysen uppdateras vartannat år och är ett hjälpmedel i framtagande av mål, budgetarbete och planering av verksamheten. VERKSAMHETSPLANERING OCH BUDGET GÅR HAND I HAND För att styra kommunen ger politikerna budgettilldelning och uppdrag. Uppdraget är en överenskommelse mellan politiker och tjänstemän att för de här resurserna ska detta utföras. Utifrån fullmäktiges budgetbeslut i juni tas uppdrag på nämndsnivå fram. Uppdrag 1 fastställs i respektive nämnd i november. Vissa mått, ex. antal platser på äldreboende och antal öppettimmar på fritidsgården, har budgetkoppling. Förändring av resurstilldelning innebär också ändring av mått.

DETTA HÄNDER UNDER ÅRET I verksamhetsplanen tas förutsättningar fram som ligger till grund för underlaget för budgetprocess och uppdrag. Budgetprocessen pågår under våren och utifrån fastställd budget tas uppdrag på förvaltningsnivå fram. Under hösten tar uppdrag 2-4 fram. Detaljbudget fastställs i november-december. Verksamhetsplanen uppdateras i december. Ekonomi, mått och mål följs upp under året enligt fastställd plan. Årsredovisning sker i januari-februari. - Planering - Uppföljning Jan Ekonomisk Rapport [november] Detaljbudget [novermber - december] Sep Verksamhetsplan Nov [december] Underlag för budgetprocess och uppdrag: - Utmaningar & trender - KKIK / Öppna jämförelser Maj Apr Årsbokslut [ januari - februari] Uppdrag 2-4 [oktober - november] Budgetprocess [ februari - maj] Delårsbokslut [september] Uppdrag 1 [september] Ekonomisk Rapport [april] Ekonomisk Rapport [juni] Mer detaljerad tidplan finns i Stratsys

SAMVERKAN För att skapa delaktighet och engagemang och för att säkerställa information, samt dialog med kommunens anställda och fackförbund finns ett samverkansavtal i Öckerö kommun. Uppdrag, budget och arbetsmiljö samverkas enligt fastställd plan. Detta sker utöver det som finns beskrivet i Detta händer under året. skapar samsyn och delaktighet STRATSYS SYSTEMSTÖD FÖR ÖCKERÖMODELLEN Stratsys är ett IT-stöd för Öckerömodellen. Här planerar och följer man upp verksamheten (uppdragshandlingen) samt formulerar hela verksamhetsplanen, dvs. verksamhetens förutsättningar och organisation/medarbetarresurser. I systemet rapporterar man enligt den plan som finns. Planeringsdelen i Stratsys är uppbyggd utifrån Öckerömodellens tre huvudrubriker: uppgift, profil och mål. Mer information finns på intranätet. I Stratsys finns detaljerade instruktioner att följa när du som användare skapar uppdrag och verksamhetsplan.

RÖSTER FRÅN VERKSAMHETEN ger tydlighet i vad som förväntas av mig, var man befinner sig och vart man är på väg Vad betyder Öckerömodellen för dig i ditt arbete? Eivor Johnsson enhetschef ungdom och förening Det både personalen och jag gillar är att det är så tydligt med vad som är vår uppgift och vad vi skall fokusera på under året. Vårt arbetssätt, som bygger på ungdomars delaktighet, genomsyrar uppdraget. Därför är både planering och uppföljning genom Öckerömodellen relevant och viktig för verksamheten. Det är också enkelt för politiken och andra att få en helhetsbild av verksamheten. En av fördelarna med Stratsys är att man löpande fyller i måluppfyllnad och inte väntar tills halvårsredovisning. Jarl Gustavsson - ekonomichef Öckerömodellen skapar förståelse för den politiska organisationens styrning av den kommunala verksamheten. Den syftar till att styra förvaltningens verksamhet att motsvara politiskt beslutade mål. Öckerömodellen ger stadga och tydlighet i min chefsroll gentemot uppdrag från överordnad ansvarsnivå. Den skapar ordning och reda i enhetens årshjul verksamhet och uppföljning. När modellen tillämpas på medarbetarnivå skapar det tydlighet och trygghet vad är min uppgift och ett verktyg i medarbetar- och lönesamtal. Håkan Samuelsson enhetschef båttrafiken Öckerömodellen för mig betyder att politikers visioner och mål också blir verksamhetens mål, t.ex. minska samhällets miljöbelastning. Som enhet jobbar vi aktivt med att hitta lösningar och metoder för att minska bl.a. koldioxidutsläppen, och därigenom nå politikernas mål. Till hjälp använder jag Stratsys, ett utmärkt verktyg för inmatning av bland annat statistik. Och jag kan sedan enkelt få fram diagram som visar resultatet på ett bra sätt. Kerstin Klint enhetschef Solhöjden äldreboende Jag tycker Öckerömodellen är ett fantastiskt verktyg! Den ger tydlighet i vad som förväntas av mig, var man befinner sig och vart man är på väg. Man kan förstå helheten, det går en röd tråd från uppdrag 1 till uppdrag 3. Och man förstår den demokratiska processen, vi är en politikerstyrd organisation som gett oss ett uppdrag. Jag använder uppdrag 1 och 2 då vi går igenom och reviderar uppdrag 3 på planeringsdagarna en gång per år, det leder till nya mål och satsningar för kommande år, en hjälp att utveckla och leda verksamheten framåt, all personal är med i processen, det skapar samsyn och delaktighet. Jag använder uppdrag 3 mycket i det dagliga arbetet - i medarbetarsamtal, lönesamtal och rekrytering. Det ger samsyn kring det uppdrag vi är anställda för, se sin del i uppdraget och resultatuppfyllelse. Har även använt uppdraget då jag haft Boenderåd för att beskriva för brukarna vilket uppdrag vi har som arbetar här, vilket har lett till värdefull feed back för oss alla. Vi har vår profil med i Solhöjdens broschyr, för att beskriva för brukare och anhöriga vilka värden vi står för.