1/6 Datum 2009-06-26 ESV-dnr 49-146/2009 Handläggare Baskontoplanens uppbyggnad Baskontoplanen är avsedd för externredovisning hos myndigheter, dvs. registrering av transaktioner mellan myndigheten och dess omvärld. För redovisning av vissa interna händelser finns en särskild kontoklass, kontoklass 9, som inte omfattas av föreliggande standardkontoplan. Kontoplanens struktur är anpassad till den uppställning av resultat- och balansräkning som föreskrivs i bilaga 1 och 2 till förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Kontoplanen har även utformats på ett sådant sätt att kraven i bl.a. förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring, anslagsförordningen (1996:1189) och förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning kan uppfyllas. Till varje konto i baskontoplanen har en kod enligt de statliga inrapporteringskoderna, S-koder, kopplats. Syftet med rapportering på S-koder är att samla in myndigheternas ekonomiska information i en enhetlig struktur i statsredovisningssystemet. Kontoklasser, kontogrupper, konton Kontoplanen delas in i fyra nivåer: nivå 1 kontoklass 1 nivå 2 kontogrupp 12 nivå 3 undergrupp 123 nivå 4 konto 1234(5) Kontoklasser Indelningen i kontoklasser ansluter i princip till balansräkningens och resultaträkningens indelning i rubriker och poster. Baskontoplanens klassindelning är följande: Kontoklass 1 Kontoklass 2 Kontoklass 3 Kontoklass 4 Kontoklass 5 Kontoklass 6 Tillgångar Kapital och skulder Verksamhetens intäkter Kostnader för personal Kostnader för lokaler och övriga driftskostnader Kostnader för avskrivning och nedskrivning av anläggningstillgångar
2/6 Kontoklass 7 Kontoklass 8 Uppbörd och transfereringar Resultat från andelar i dotter- och intresseföretag samt årets kapitalförändring Kontogrupper En kontogrupp omfattar, så långt detta är möjligt, en grupp likartade konton och har en sammanfattande benämning som anger kontogruppens innehåll. Kontogrupperna överensstämmer också till stor del med balans- och resultaträkningarnas olika poster. Undergrupper Undergrupperna är ytterligare ett sätt att, på lägre nivå, strukturera kontona i grupper för att få en logisk överskådlighet. Konton Själva bokföringen sker på kontonivå. Kontona är fyr- eller femsiffriga och varje konto är knutet till en S-kod (se avsnitt Inrapporteringskoder). Ett konto kan inte motsvara flera S-koder, däremot kan flera konton ha en och samma S-kod. En liten myndighet med begränsat behov av specifika konton kan välja att bokföra på ett generellt konto inom respektive undergrupp. Observera att möjligheterna till denna förenkling dock är begränsade, då de externa kraven på statens redovisning medför dels en obligatorisk uppdelning på inom- och utomstatliga transaktioner, dels att periodiseringar görs på separata konton. Detta innebär i praktiken att den enklaste kontoplanen är den som utgörs av de S-koderna. För de större myndigheterna kan det finnas behov av att lägga upp ytterligare konton utöver de här föreslagna. Det går också att lägga upp femsiffriga konton för att fylla interna redovisningsbehov. Baskontoplanens anpassning till statsredovisningen Enligt föreskrifterna till 21 förordning om myndigheters bokföring ska myndigheterna till ESV inrapportera avräkning mot statsbudgetens anslag och inkomsttitlar, intäkter och kostnader, lämna information om betalningar samt uppgifter om tillgångar, skulder och kapital. Uppgifterna ska specificeras och inrapporteras med koder och benämningar som beslutas särskilt av ESV. Dessa koder benämns statliga inrapporteringskoder, S-koder. I baskontoplanen är varje konto kopplat till en S-kod. Koderna används för: sammanställning av Statsbudgetens utfall sammanställning av Underlag till Statens finansiella sparande nationalräkenskapernas behov av finansstatistisk information underlag för Årsredovisning för staten elimineringar av inomstatliga transaktioner
3/6 internationell rapportering till OECD och IMF realekonomisk fördelning av anslagsutfall pris- och löneomräkning ESV:s övriga analyser och kontroller Baskontoplanens tillämpning Periodiseringar I staten används separata konton för periodiseringar. Tidigare har detta varit ett sätt att särskilja utgifter som ska anslagsavräknas från andra transaktioner. Efter övergången till anslagsavräkning på kostnadsmässig grund för förvaltningsutgifter (2009) är åtskillnaden fortfarande viktig för den realekonomiska fördelningen av anslagsutfall. För vissa kontogrupper är det endast utgifter som ska redovisas i underlagen till nationalräkenskaperna. För transfereringar används uppdelningen även efter införandet av kostnadsmässig anslagsavräkning som stöd för anslagsavräkningen (kassamässig). Uppdelningen är även nödvändig för den motpartsavstämning av transaktioner mellan statliga myndigheter som ska göras vid bokslut. ESV har bedömt att det är lämpligt att ha en enhetlig hantering av periodiseringar. Vad ska periodiseras? Med periodiseringar avses här bl.a. de skuld- och fordringsposter som myndigheter måste ta upp i samband med bokslutet för att bestämma de intäkter och kostnader som rätteligen hör till perioden. Motsvarande krav ställs på myndigheter i 10 förordningen om myndigheters bokföring. De poster det här är fråga om bokförs i kontogrupp 16 om det är fråga om förutbetalda kostnader och upplupna intäkter och i kontogrupp 27 om det är fråga om upplupna kostnader och förutbetalda intäkter. Även andra poster av periodiseringskaraktär förekommer. Vanligast bland dessa är avskrivningar som bokförs på särskilda konton i kontogrupp 69. Periodiseringskonton Ovanstående innebär att vid periodisering av utgifter och inkomster, måste myndigheten lägga upp särskilda periodiseringskonton till de konton på vilka utgifter och inkomster bokförs löpande under året. Sådana konton ges i de flesta fall slutsiffran 8 eller 9. På detta sätt kan myndigheten för ett visst utgifts- eller kostnadsslag allt efter behov avläsa bokförda utgifter eller kostnader. Kostnaden utgörs av det sammanlagda saldot på kontot där utgifterna bokförs och tillhörande periodiseringskonto. Inom-/utomstatliga periodiseringar Vid sammanställningen av årsredovisningen för staten, måste vissa elimineringar av inomstatliga transaktioner ske. Därför är det viktigt att vid
4/6 periodiseringstillfällena skilja på periodiseringar som rör inomstatliga respektive utomstatliga mellanhavanden. I baskontoplanen löses detta genom att separata periodiseringskonton lagts upp. I de flesta fall (särskilt på kostnadssidan) avslutas de inomstatliga periodiseringskontona med siffran 8 och de utomstatliga periodiseringskontona med siffran 9. Finns bara ett periodiseringskonto, avslutas detta vanligtvis med siffran 9. Särskild periodisering vid utveckling av anläggningstillgångar i egen regi När anläggningstillgångar utvecklas i egen regi kan man ofta inte löpande skilja på vilka utgifter som är hänförliga till anläggningstillgången i fråga och till övrig verksamhet. Utveckling i egen regi kan avse t.ex. utveckling av dataprogram/- system eller uppförande av byggnad eller större anläggning i egen regi. Utgifterna utgörs då löpande av löner, materialkostnader osv. och ska bokföras på ordinarie utgiftskonton. Vid fördelning till berört utvecklingsprojekt aktiveras de via särskilda periodiseringskonton bland verksamhetens kostnader (konto 4999, 5099, 5899 och 5999). Den andel av den totala utgiften som balanseras förs till ett särskilt balanskonto i kontoklass 1. Inomstatliga fordringar och skulder samt intäkter och kostnader Vid sammanställning av årsredovisning för staten måste fordringar och skulder mellan myndigheter elimineras. Därför ska sådana fordringar och skulder särredovisas på särskilda konton. Även intäkter och kostnader som uppkommit till följd av transaktioner mellan myndigheter ska elimineras. Eftersom bokföring av sådana intäkter och kostnader kan bereda betydande praktiska problem har det ansetts tillräckligt att myndigheten i bokföringen särskiljer i huvudsak intäkter samt finansiella intäkter och kostnader avseende andra myndigheter. Vid sammanställningen av årsredovisningen för staten kommer ESV att eliminera ett kostnadsbelopp som motsvarar summan av de intäkter avseende andra myndigheter som bokförts. Resultatet bör bli approximativt riktigt. Observera att med inomstatlig avses transaktioner mellan de statliga myndigheter inklusive affärsverken som ingår registret över myndigheter i den statliga redovisningsorganisationen. Registret finns på ESV:s webbplats, www.esv.se. Anslagstyper och principerna för avräkning mot anslag och inkomsttitlar Statliga myndigheter finansierar huvudsakligen sin verksamhet genom anslag. Av riksdagen anvisade anslag för angivna ändamål tilldelas myndigheterna av regeringen.
5/6 Anslagstyper När riksdagen anvisar anslag på statsbudgeten används anslagstyperna ramanslag, obetecknade anslag eller reservationsanslag. De två senare används väldigt sällan. Ett ramanslag får disponeras med det tilldelade beloppet samt en anslagskredit som får tas i anspråk. Anslagskreditens storlek framgår av regleringsbrevet. Ianspråktagen anslagskredit reducerar följande års disponibla anslagsbelopp. Ett outnyttjat anslagsbelopp från ett ramanslag får användas som ett anslagssparande under följande budgetår. Myndighetens rätt att disponera ett anslagssparande är begränsat till 3 % av ett anslag om inte regeringen har beslutat annorlunda. Ett outnyttjat belopp från ett ramanslag som har upphört på statsbudgeten får disponeras som ett anslagssparande (som äldre anslag) under två budgetår. Ett obetecknat anslag får disponeras högst med det tilldelade beloppet. Ett outnyttjat anslagsbelopp får inte användas under följande budgetår. Ett reservationsanslag får disponeras högst med det tilldelade beloppet. Ett outnyttjat anslagsbelopp från ett reservationsanslag får användas som en ingående reservation under följande budgetår. Ett outnyttjat belopp från ett reservationsanslag som har upphört på statsbudgeten får disponeras som en reservation (som äldre anslag) under två budgetår och ytterligare ett år efter särskilt medgivande från regeringen. Principer för avräkning mot anslag Lagen om statsbudgeten ger regeringen två sätt för avräkning mot anslag; avräkning på utgiftsmässiga respektive på kassamässiga grunder. Sedan 2009 kan även avräkning mot anslag göras på kostnadsmässiga grunder. Riksdagen kan för ett anslag besluta att avräkning ska göras på annan grund (se avräkningsprincipen för universitet och högskolor, högskolemodellen). Avräkning på kostnadsmässiga grunder Utgifter för egen verksamhet ska avräknas mot anslag det budgetår till vilket kostnaden hänför sig. Med egen verksamhet avses den verksamhet som myndigheterna redovisar i resultaträkningen under rubriken Verksamhetens kostnader. I första hand är det myndigheternas förvaltningsanslag som det är fråga om, men det kan även finnas sakanslag som används i myndighetens egna verksamhet. Avräkning på kassamässiga grunder Utgifter för transfereringar ska avräknas mot anslag det budgetår som betalningarna sker (kassamässiga grunder). Utgifter för transfereringar av varor och tjänster ska däremot avräknas kostnadsmässigt.
6/6 Avräkning på utgiftsmässiga grunder Det finns några utgifter som avräknas mot anslag det budgetår till vilket utgifterna hänför sig. Det rör sig om de fall där en myndighet finansierar tillgångar direkt med anslag (lånefinansiering hos Riksgäldskontoret är huvudprincipen) ska framtida utgifter för nedmontering och bortforsling av anläggningstillgångar avräknas när utgiften uppkommer. Högskolemodellen För universitet och högskolor gäller att anslaget för grundutbildning avräknas med belopp som baseras på i förhand prissatta prestationer. Preliminär anslagsavräkning sker samtidigt och med samma belopp som den månadsvisa överföringen (i tolftedelar) till myndighetens räntekonto. När slutprestationerna fastställts sker en definitiv anslagsavräkning. Anslaget för forskning/forskarutbildning avräknas definitivt varje månad (i tolftedelar) samtidigt som överföring till räntekontot sker. Principer för avräkning mot inkomsttitel Avräkning mot inkomsttitel sker på två sätt, på kassamässiga respektive inkomstmässiga grunder. Riksdagen kan för en inkomsttitel besluta att avräkning ska göras på någon annan grund. Avräkning på kassamässiga grunder Inkomster i form av skatter, socialavgifter, allmän pensionsavgift, bidrag från EU, återbetalning av lån samt överskott och utdelningar som inlevereras från myndigheter och aktiebolag avräknas mot inkomsttitel då betalning sker till staten centralkonto i Riksbanken. Avräkning på inkomstmässiga grunder Avräkningsprincipen går ut på att en inkomst ska avräknas mot en inkomsttitel för den redovisningsperiod som inkomsten avser. En inkomst uppkommer ofta när en myndighet fakturerar en kund för en levererad vara eller tjänst.