TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning /Clas Wolke 2017-10-05 BUN 2017/0929 0480-45 30 09/45 30 19 Barn- och ungdomsnämnden Internkontrollplan 2018 Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att anta internkontrollplan 2018. Bakgrund Barn- och ungdomsnämnden ska enligt kommunens Reglemente för intern kontroll, KF 256, 2000-12-18, inom sitt område organisera samt dokumentera och anta regler och anvisningar i syfte att åstadkomma god intern kontroll. Fr.o.m. 2017 ingår internkontroll i en process, utformad så att kommunen kan göra avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Syftet är lyfta och bedöma risker som kan påverka kommunens verksamhet och ekonomiska resultat. Inte bara ekonomiska faktorer ska framöver vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för barn- och ungdomsnämndens verksamhet. Internkontrollplan 2018 Till 2018 har kommunledningskontoret identifierat och tagit fram de risker som finns i de kommunövergripande processerna, så som hantera ekonomi, hantera ärende och dokument, informera och kommunicera, personalprocessen, leverera IT stöd, tillhandahålla lokaler/tjänster samt stödja och utveckla den demokratiska processen. Dessa risker kan den enskilda nämnden inte påverka. Utöver dessa kommunövergripande risker innehåller barn- och ungdomsnämndens kontrollplan även ett antal verksamhetsspecifika risker med tillhörande kontrollmoment, det vill säga risker kopplade till att bidra till individers utveckling och lärande. Kontrollplanen innefattar också de risker som lyftes i verksamhetsplanen för 2017. Avrapportering av internkontrollplan 2018 sker i samband med årsredovisningen för samma år. Mats Linde Förvaltningschef Ekonom Clas Wolke Verksamhetsutvecklare Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, 391 29 KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel 0480-45 00 00 vx jennie.ljunggren@kalmar.se
Organisationsenhet: Barn- och Ungdomsnämnd År och fas: Intern kontroll 2018 - Inmatning Riskanalys och intern kontrollplan Alla risker grupperade på process, 2017-10-05 16:07 1
Ledningsprocesser Fastställa mål och fördela resurser Ta fram statistik Ta fram budget och följa upp den Hantera mål och uppdrag Ta fram underlag genom omvärldsbevakning Organisera, leda och följa upp verksamheten Följa upp verksamheten Stödja, styra, samordna genom verksamhetsledningssystem Leda och fördela arbetet Bevaka och informera om lagar och förordningar, 2017-10-05 16:07 2
Huvudprocesser Allmänt främja Kalmars näringsliv Lotsa företagare i den kommunala organisationen Genomföra företagsbesök Erbjuda ändamålsenliga lokaler för det lokala näringslivet Genomföra starta-eget kurser Hantera etableringsfrågor Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete Planera åtgärder inför extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Tillhandahålla räddningstjänst Arbeta med frågor inom förebyggande brandskydd Bidra till individers utveckling och lärande Leda och stödja barns utveckling och lärande i förskola och pedagogisk omsorg Leda och stödja elevers utveckling och lärande i förskoleklass, fritidshem, grundskola och grundsärskola Anordna gymnasial vuxenutbildning Bedriva och utveckla gymnasial utbildning Bedriva och utveckla kommunal vuxenutbildning Risk - Diskriminering och kränkande behandling Ett barn/en elev som utsätts för diskriminering eller kränkande behandling löper en stor risk att få livslånga (psykiska) skador samt gå miste om möjligheterna till utveckling och lärande. Kategori: Legal risk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) Stödprocess vid diskriminering och kränkande behandli ng Uppföljning av: Stödprocess vid diskriminering och kränkande behandling. Clas Wolke Stödprocessen och tillhörande dokument följs upp och utvärderas årligen. Uppföljningen sker vid stadienätverken samt vid möte med representanter av skolkuratorer. Minst en gång per läsår eller så fort behov uppstår. Risk - Anmälan vid misstanke om att barn far illa Det finns en risk att barn inte får det stöd och den hjälp som de behöver om personal i n t e anmäler sin oro för att barn far illa, till socialförvaltningen. Den som är anmälningsskyldig ska genast anmäla till socialtjänsten om man i sin yrkesroll misstänker eller får kännedom om att ett barn far illa. Som anmälare behöver du inte vara säker på att barnet far illa, det räcker att du misstänker det. Kategori: Legal risk Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4), 2017-10-05 16:07 3
Stödprocess vid misstanke om att barn far illa Uppföljning av: Stödprocess vid misstanke om att barn far illa Åse Porsefjord Chef för central elevhälsa ansvarar för att stödprocessen årligen revideras, i samverkan med socialförvaltningen; representanter för barn- och ungdomsförv altningens kuratorer samt planeringssekrete rare på barn- och ungdomsförvaltningens förvaltningskontor. Minst en gång per läsår eller så fort behov uppstår. Risk - Elevs frånvaro i skolan Om en elev inte är närvarande i skolan finns en risk för att hen inte möts av en strukturerad undervisning (timplan, kursplaneinnehåll) och får ett kontinuerligt och aktivt lärarstöd (återkoppling/omdömen/iup) i den omfattning som behövs för att skapa förutsättningar så att hen når de kunskapskrav som minst ska uppnås och i övrigt utvecklas så långt som möjligt inom ramen för utbildningen (Lgr 11 - Skolans värdegrund och uppdrag/övergripande mål och riktlinjer). Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) Stödprocess för elevers närvaro i skolan Uppföljning av: Stödprocess för elevers närvaro i skolan Åse Porsefjord Chef för central elevhälsa ansvarar för att stödprocessen årligen revideras i samverkan med socialförvaltningen samt planeringssekrete rare på barn- och ungdomsförvaltningens förvaltningskontor. En gång per läsår eller så fort behov uppstår. Risk - Barns utveckling i förskolan Om undervisningen/utbildningen inte sker i enlighet med skrivningarna i skollagen, läroplanen och andra styrdokument finns en risk att förskolan inte tillgodoser barnets möjligheter till inlärning och utveckling. Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) Stödprocess för barns utveckling i förskolan Uppföljning av: Stödprocess för barns utveckling i förskolan. Zejfa Buljugic Stödprocessen ska revideras årligen i juni av förskolechefer i Förskolenätet. En gång per år. Risk - Elevers måluppfyllelse i grundskolan Om undervisningen/utbildningen inte sker i enlighet med skrivningarna i skollagen, läroplanen och andra styrdokument finns en risk att skolan inte tillgodoser elevens rättigheter och möjligheter till lärande och utveckling. Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4), 2017-10-05 16:07 4
Stödprocess för elevens måluppfylle lse i grundskolan Uppföljning av stödprocess för elevens måluppfyllelse i grundskolan. Åse Porsefjord Stödprocessen revideras årligen, i juni, av rektorer i F-6nätverket och Högstadienätverket. En gång per läsår. Risk - Nyanlända elever Om en nyanländ elev inte får den bästa tänkbara starten i sin grundskoleutbildning är risken en låg måluppfyllelse. Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) Stödprocess för nyanlända elever Uppföljning av: stödprocess för nyanlända elever. Richard Wykman Verksamhetschef på Skolmottagningsenhete n sammankallande till möte, för översyn av arbetsgången i stödprocessen samt tillhörande dokument. Övriga deltagare: ett urval av rektor, klasslärare/mentor samt SVA-lärare, på mottagande skolor. En gång per år. Risk - Att inte kunna erbjuda förskoleplats i rätt tid, i rätt område De långa ledtiderna från det att behovet i ett område är identifierat till att en förskola kan tas i bruk är ett problem. I ett växande Kalmar med ett högt bostadsbyggande och en stark inflyttning behöver processerna bli snabbare. Vi riskerar annars att inte kunna klara uppdraget att erbjuda förskoleplats i rätt tid och rätt område. Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Bevakning av detaljplaner Se över de processer där förändringar kan göras, med syftet att korta ledtiden, från identifierat behov till en förskola färdig att tas i bruk. Torbjörn Hansson Vid möten med representanter från serviceförvaltningen (SF) och samhällsbygg nadskontoret (SBK). Risk - ökade vistelsetider i förskolan urholkar personaltätheten Föräldrarnas behov av ökade vistelsetider i förskolan ökar kontinuerligt. En ökning på 16% mellan 2004-2016. Nuvarande form av ersättningssystem från kommunfullmäktige tar inte hänsyn till vistelsetiderna, utan tilldelning görs endast utifrån hur många barn som finns i verksamheten. Vi är nu vid en punkt där det inte finns tillräckligt med bemanning över dagen, vilket utgör en risk både för verksamhetens kvalitet, barnen som vistas i den och arbetsmiljön för personalen. Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4), 2017-10-05 16:07 5
Ökade schemasnitt et i förskolan Förändringar i barnens genomsnittliga vistelsetider under året borde också kompenseras - inte bara antalet barn. I verksamhetsplan 2017 finns ett uppdrag där kommunstyrelsen har fått i uppdrag att i samverkan med barn- och ungdomsnämnden se över resursfördelningssystemet i förskolan. Det uppdraget bör mynna ut i en kompensation vad gäller vistelsetiderna fr o m budget 2018. Uppdrag till kommunstyrelsen att samverka med barnoch ungdomsnämnden. En gång om året, eller när behov uppstår Främja ett rikt kultur- och fritidsliv Erbjuda kulturaktiveter Erbjuda undervisning Svara för informationsförsörjning Stödja föreningslivet Sköta inom- och utomhusanläggningar för idrott och friluftsliv Förvalta och utveckla det fysiska samhället Prioritera och samordna fysisk planering Handlägga lantmäterifrågor Planera trafikmiljön Handlägga lov enlig PBL Producera och hantera geografisk information Planera för infrastruktur/kommunikationer Planera mark till bostäder och verksamhet Sälja anläggningstillgångar Förvalta och utveckla allmän platsmark Förvalta och utveckla kommunal mark Hantera bidrag till enskilda vägar Hantera markreservationer Handlägga parkeringstillstånd och tillfälliga markupplåtelser Genomföra exploatering och investeringar Bedriva tillsyn enligt PBL Handlägga anmälan enligt PBL Svara för vård, omsorg och sociala tjänster Hantera invandrar- och flyktingfrågor Lindra effekter av arbetslöshet Ansvara för stöd, omsorg och vård till äldre och till personer under 65 år med mindre omfattande funktionsnedsättningar Ansvara för individ- och familjeomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning Tillhandahålla olycksfallsförsäkring Värna om miljö och hälsa Bidra till säker livsmedelshantering Erbjuda energirådgivning Hantera frågor om naturvård Hantera avfall Ta emot felanmälan Bidra till bättre livsmiljö för människor, djur och natur Hantera strandskyddsdispens, 2017-10-05 16:07 6
Stödprocesser Hantera ekonomi Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration Hantera finansförvaltning Handlägga finansieringsfrågor Arbeta med dagliga ekonomiprocesser Arbeta med fastighetstaxering Risk - Brister i hantering av attest och firmatecknare Det finns risk att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs- och integritetsreglerna. Det finns risk att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk att kontrakt/avtal skrivs på av andra än firmatecknare för Kalmar kommun. Detta kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada för kommunen i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter. Kategori: Risk i finansiell rapportering Sannolikheten att detta sker bedöms som stor då det är många personer som hanterar verifikationer, fakturor och avtal. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som allvarlig då detta kan leda till förtroendeskada eller ekonomisk skada för kommunen. Beslutsattest Kontrollera att beslutsattest skett av rätt person med hjälp av stickprov från leverantörsreskontran. Beslutsattest och kontroll i enlighet med gällande attestförteckning, samt jävs och integritetsreglerna enligt reglementet för verifikationerna. Stickprovet bör omfatta minst 2% av förvaltning ens totala leverantörsfa kturor under kontrollperi oden. Vid tre tillfällen per år. Attestförteckning Kontrollera att attestförteckning är uppdaterad av nämnd, samt att attestförteckning kommit systemförvaltare av utbetalande system till handa. Hämta attestförteckning i ärendehanteringssyst emet och jämför med systemförvaltarens handling. Minst en gång per år, men alltid om förändring av attestförteckning sker. Risk - Brister i hantering av leverantörsfakturor Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt kommunbas13 och för att representation, kurser, och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte och deltagande. Det finns också risk att leverantörsfakturor inte betalas i tid. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Sannolikheten att detta inträffar bedöms som mycket stor då hantering av leverantörsfakturor sker av ett stort antal personer och flertalet av dessa har inte detta som sin huvudsakliga arbetsuppgift. Konsekvensen om detta inträffar bedöms bli allvarlig då detta kan leda till ökade kostnader för kommunen i form av räntor och påminnelseavgifter samt att redovisningen inte är tillförlitlig vilket kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder., 2017-10-05 16:07 7
Leverantörsfaktura Kontroll av kontering. Kontroll av fakturor som avser representation, kurser, resor. Syfte och deltagare obligatoriskt. Förfallna fakturor. Rutiner för fakturahantering under semesterperiod. Förfallna fakturor; veckovis kontroll och åtgärd. Återkopplas vid inter revision. Rutiner för fakturahantering under semesterperiod; muntligt. Övrigt; genom urval i ekonomisysteme t. Årligen, respektive veckovis. Kontering Kontroll av kontering mot kommunbas 13 Stickprov av leverantör sfakturor ur ekonomisys temet som kontrolleras mot kommunbas 13 avseende kontoslag och motpart. Stickprove t bör omfatta 2 procent av kontrollerad periods leverantörsfakturor. Vid tre tillfällen under året. Förfallna fakturor Kontrollera att det inte finns några förfallna leverantörsfakturor vid månadsbryt. Kontrollera via fakturahanteringsystem et att inga fakturor förfallit till betalning den 10e varje månad. En gång varje månad Risk - Brister i redovisningen Det finns risk för att redovisningen och underlagen till denna brister. Främst avser detta bokföringsorder. Det finns också risk för brister i rättelser som inte kan härledas samt balanskonton som inte avstäms regelbundet. Kategori: Risk i finansiell rapportering Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor så rättelse av fel och löpande redovisning sköts av ett flertal personer. Sannolikheten att dokumentationen brister bedöms också som stor utifrån tidigare genomförda kontroller. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som allvarlig då detta kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder samt att kommunen bryter mot gällande lagstiftning. Bokföringsorder kontroll att rättelse och omföring av bokföringsorder har tillräckliga underlag och kan härledas till ursprunget. Stickprov ur redovisnin gen. Stickprovet bör omfatta 2% av kontrollerad period. Vid tre tillfällen under året. Avstämning av balanskonton Tillse att balanskonto stäms av regelbundet och mot korrekta underlag. Balanskonton stäms av mot redovisningen. Vid två tillfällen under året. Bokförda investerin gar Inventarier som uppfyller kraven för investering enligt redovisningslagen skall också bokföras som en sådan då utrymmesprincipen inte existerar. I och med att dessa investeringskonton ligger öppna för bokföring under en längre tid (ibland upp till ett helt år) så behövs en kontroll där vi säkerställer att inga förbrukningsinventarier ligger bokförda som investering. Förvaltnings ekonom reviderar bokade fakturor på innevarande års investeringsprojekt och kontrollerar att inga förbrukningsinvent arier finns redovisade. Undantag görs i de fall tex en helt ny förskola/förskoleavdelni ng har upprättats (se rutin för investeringar). Ej godkända bokningar bokas om som driftskostnad. 1 gång per år, i samband med bokslut, 2017-10-05 16:07 8
Risk - Brister i hantering av kundfakturering Det finns risk för att fakturering inte sker i rätt tid eller inte alls och att debiterade avgifter inte följer beslutade taxor eller avtal. Detta kan leda till ökad administration när rättelser måste ställas ut och förtroende för kommunen kan skadas. Det kan också innebära förlorade intäkter. Kategori: Risk i finansiell rapportering Sannolikheten att det finns brister i hanteringen av kundfakturering bedöms som stor då det kan hända några gånger om året. Den största delen av faktureringen sker i försystem utifrån förbrukning och här är sannolikenheten mindre om gällande rutiner följs. Sannolikheten att detta skulle inträffa är störst vad gäller ströfakturering där inget försystem initierar fakturering utan den initieras av en tjänsteperson. Konsekvensen bedöms bli allvarlig eller få stor påverkan på verksamheten om vi inte fakturerar i rätt tid eller till fel belopp eller glömmer att fakturerar helt. Felaktig fakturering leder till ökad administration om vi måste göra kreditar och att förtroende för kommunen skadas. Vi kan också förlora intäkter p g a detta vilket kan påverka verksamheten. Korrekt debiterade avgifter Kontrollera att debiterade avgifter stämmer överens med tagna taxor och avtal. Kontrollera baskonton för interkommunalersättning och uthyrning av lokaler. Stickprov ur bokföringe n. Stickprov bör omfatta 2% av kontrollerad period. Vid två tillfällen under året. Rutiner för ströfaktu rering Uppföljning mot budget för att fånga upp avvikande intäkter, dvs intäkter som kan ha missats att faktureras. Kontroll av bokförda intäkter mot budget. Vid tre tillfällen under året. Kontroll av nollfaktu ror Kontroll av beslutsunderlag till familjer med helt nedsatt barnomsorgsavgift, sk "nollfakturor". Systemförvaltare på förvaltningskontoret tar ut underlag på familjer som mottagit "nollfaktur or" från procapita. Ett uttag görs på det som är fakturerat i april och ett för september. Stickprov omfattande 10% av varje uttag plockas ut av systemförvaltare som sammanställer detta till ett underlag och skickar till kontrollansva rig. Underlaget tas med ut till respektive enhet vid verksamhetsb esöket och matchas där mot verkställda beslut. Besluten hanteras och dokumenteras enligt arkivplan. Kontroll dokumenteras i hypergene vid utförande. 1 gång per år i samband med verksamhetsbesök en, 2017-10-05 16:07 9
Kontroll av förändrad familjesa mmansättning En förändring av barnsomsorgsavgift för den enskilda familjen kan bli aktuell när det sker en förändring i familjesammansättningen. Detta gäller förskola och fritids. Därav görs en kontroll mellan registrerad familjesammansättning i Procapita gentemot aktuell familjesammansättnin g i kiren (skatteverket). Kontrollen utförs av respektive skolsekreterare. Ann-Christin Linde Skolsekreteraren utför kontrollen 2 ggr per år (per den 31/5 och 31/10) genom att plocka ut de ensamhushåll som finns registrerade i procapita och matchar dessa mot vad som är registerat hos skatteverket. Instruktion skickas ut från förvaltningskontorets systemförvaltare i början av maj och oktober. Dokumentation görs av skolsekreterar e i Bou's gemensamma barn- och elevmätning sfil. Systemförvaltare sammanställer kontrollen i IKP. 2 ggr per år. Inkomstjämförelse Varje år görs en inkomstjämförelse mellan familjens uppgivna inkomst i kommunens system mot den taxerade förvärvsinkomsten. Detta resulterar i antingen en tilläggsfaktura eller en återbetalning. Ann-Christin Linde Inkomstjämförelsen görs i februari varje år daterad 2 år bakåt (dvs 2017 görs inkomstjämfö relsen för 2015). Taxerad förvärvsinkom st jämförs med den sammanlagda inkomst till hushållet familjen angivit för tidpunkten och resulterar in tilläggsfaktura eller en återbetalning. Den totala nettojusteringen för nämnden redovisas i kontrollkommentaren. All data genereras per automatik i en årlig körning. Kontrollen utförs av förvaltningens systemförvaltare. 1 gång per år Risk - Brister i hanteringen av mervärdesskatt Det finns risk för att kommunens hantering och redovisning av mervärdesskatt är felaktig. Momslagstiftningen är komplicerad vilket ökar risken för fel. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Sannolikheten att det skulle bli fel på momsen bedöms som liten då kommunen har bra system och rutiner för detta. Största risken för felaktig momsredovisning finns avseende hyrbilsfakturor och representationsfakturor samt vid ströfakturering av kundfakturor. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms bli allvarlig och leda till skada för verksamheten. Felaktig redovisning av ingående moms kan ge upphov till skattetillägg och förtroendeskada för kommunen., 2017-10-05 16:07 10
Redovisning av moms på mer än en verksamhet När en kostnad redovisas på mer än en verksamhet måste momsen delas på samma sätt. Kontroll sker mot bokförda leverantörsfakturor med kostnad på mer än en verksamhet. Stickprov genom urval ur ekonomisystemet. Stickproven bör omfatta 1% av förvaltningens ankomstregistrerade fakturor under perioden. Årligen Representation och hyra/leasing Kontroll att mervärdesskatten vid representation och hyra/leasing följer avdragsreglerna. Stickprov från beslutsattesterade fakturor. Stickproven bör omfatta en procent av respektive baskontos leverantörsfa kturor för kontrollerad period. Kontrollera baskonto för representa tion och hyra/leasing. Vid tre tillfällen under året. Risk - Brister i hantering av kontanter eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål Det finns risk för att kontanter eller andra stöldbegärliga föremål inte hanteras enligt gällande rutiner och riktlinjer. När det gäller kontanter finns det också risk för att handkassorna redovisas i fel period och momsen därmed blir felaktig. Det finns också risk för att förteckningen över handkassor eller andra stöldbegärliga föremål inte är aktuell och handkassorna/föremålen därmed försvinner. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) Sannolikheten att detta inträffar bedöms som liten då kommunen har bra rutiner och riktlinjer för detta som följs. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som mycket allvarlig då detta skulle kunna skada förtroendet för kommunens verksamhet. Handkassor Kontanthantering (t.ex. cafeteria, studiebesök) Rekvisitionsblock Kontokort Förteckning Kassakontroll av handkassor. Kontroll av ansvarig för kassan. Kontroll av utbetalningsadress. Förvaring av kontanter. Kontroll av underlag för försäljning i kassabok eller kassaregister (kassaapparat). Kontroll av att insättningar görs regelbundet. Kontroll av förvaring. Kontroll av kvittens. Kontroll av förvaring av kontokort. Kontroll av eventuell kodförvaring. Kontroll att utkvitterade handkassor är aktuella. Kontrollräkning av att kvitto och kontanter stämmer med utkvittera t belopp. Kontroll mot förteckning över kassaansvariga, samt kontroll i ekonomisyste met (utbetalningsadres s). Kontroll på enheten. Urval i räkenskapsmate rial, kontroll mot underlag. Kontroll i ekonomisystemet. Kontroll på enheten. Kontroll i rekvisitionsblo ck. Årligen Årligen Årligen Kontroll på enheten. Årligen Kontroll av underlag gentemot aktuella enheter som innehar handkassa. Två gånger per år. Hantera ärenden och dokument Hantera post Hantera arkiv och bevarandefrågor, 2017-10-05 16:07 11
Hantera skrivelser och frågor från kunder/medborgare Hantera uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige Risk för att diarieföring och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning Det finns risk för att diarieföring, arkivering, bevarande och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning och våra antagna dokumenthanteringsplaner. Lagstiftningen är komplex och gråzoner finns. Osäkerhet kan finnas avseende dokumenthanteringsplaner och lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar. Kategori: Legal risk Sannolikheten att kommunen skulle bryta mot lagstiftningen bedöms som stor då osäkerhet finns hos personalen om vad som ska diarieföras och inte samt vad som ska gallaras och inte. Utbildning och information sker till personal varmed sannolikheten bedöms som lägre än tidigare år. Konsekvensen om kommunen bryter mot lagen bedöms som stor och kan leda till allvarlig förtroendeskada för kommunen. Det är också allvarligt om dokument som ska diarieföras/bevaras inte återfinns. Rutin förvaring och gallring Förvaring, diarieföring och gallring. Kontroll att räkenskaps material förvaras korrekt (i enlighet med bokföringslag). Kontroll av diarieföring enligt arkivplan. Kontroll av gallring enligt rutin. En gång per år. Risk hantera ärenden och dokument Det finns risk för att ärenden och skrivelser inte hanteras eller besvaras. Risken ökar om post/ärenden går direkt till tjänsteperson istället för till myndigheten. Det finns också risk för att uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige inte hanteras eller besvaras. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Sannolikheten att inkommen post eller andra ärenden och skrivelser inte behandlas bedöms som liten. Kommunen har rutiner för hur posthantering ska ske och hur inkomna handlingar och uppdrag ska registreras. Sannolikheten för att ärenden som går direkt till tjänsteperson inte behandlas bedöms också som liten och orsaken är i sådana fall den mänskliga faktorn. Konsekvensen för om ett ärende inte behandlas eller besvaras bedöms som allvarlig då detta innebär en förtroendeskada för kommunen. Även annan skada kan förekomma beroende på ärendets karaktär. Informera och kommunicera Välja hur vi ska informera Publicera och samordna Kalmar.se Hantera presskontakter Producera trycksaker Risk för att informationen inte når fram eller inte tas emot Det finns risk för att informationen som kommunen vill kommunicera inte når fram eller inte tas emot då det finns flera olika informationskanaler. Risken ökar också i och med att informationsflödet är högt i samhället och det kan vara fel tid att informera, fel informationskanal eller missar målgruppen av annan anledning. Det finns också risk för att kommunikationen inte sker på det mest kostnadseffektiva sättet., 2017-10-05 16:07 12
Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då informationsflödet är högt i samhället och informationskanalerna är många. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms som allvarlig då påverkan på verksamheten kan bli stor beroende på vad som informeras om. Risk för att informationen är felaktig Det finns risk för att informationen är felaktig, inte uppdaterad, bristfällig eller kan misstolkas. Kommunen hanterar och tar emot mycket information vilket medför en risk för felaktigheter. Det finns också flera informationskanaler in och ut vilket gör det svårare att få kontroll över hela informationsflödet. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som liten då kvalitetssäkring av den information som lämnas görs. Det svåra är den kommunikation som inte går via kommunikationsenheten där kontroll inte är möjlig. Konsekvensen kan bli allvarlig och leda till förtroendeskada för kommunen. Leverera IT-stöd Bistå med IT-stöd Införa och hantera drift av IT-system Förändra IT-miljön Leverera ny dator-arbetsplats Risk för att IT-system inte stödjer verksamheten Risk för att IT-system inte stödjer användarna och därmed verksamheten. Detta kan innebära att arbetsuppgifter inte kan utföras på ett optimalt sätt\, till exempel om användare inte hittar den information som han/hon söker. Kategori: IT-risk Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då verksamheten hanterar ett stort antal IT-system och personalen i ett flertal fall är sällananvändare. Kommunen har en löpande dialog med leverantörer av IT-system angående förbättringsförslag vilket minskar sannolikheten för att detta inträffar. Konsekvensen om IT-systemen inte stödjer verksamheten bedöms ha stor påverkan då det kan orsaka störningar, minskad effektivitet och felhantering. Risk att det finns oklarheter i befogenheter och ansvar Risk för oklarheter i befogenheter och ansvar gällande IT-system. Systemförvaltning av IT-system ligger i vissa fall ute på enheterna som använder/har köpt in systemen. Oklarheter kan då uppstå vilka befogenheter systemförvaltaren respektive kommunens IT-avdelning har och vem som är ansvarig för vad. Kategori: IT-risk Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då påtalande har gjorts vid ett flertal verksamheter under riskanalysens genomförande. Det saknas en systemförvaltarmodell och de nyligen framtagna dokumenten inom informationssäkerhet behöver implementeras. Konsekvensen om detta inte fungerar bedöms som allvarlig då verksamhetens effektivitet påverkas. Risk att system köps ute i verksamheter utan IT:s kännedom System för samma hantering kan finnas i flera av kommunens verksamheter vilket innebär en onödig kostnad. Informationssäkerhet, drift och underhåll av systemet beaktas ej vid införskaffandet., 2017-10-05 16:07 13
Kategori: IT-risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommunen hanterar ett stort antal IT system och sannolikheten att införskaffande sker utan IT enhetens medverkan bedöms som stor. Konsekvensen bedöms leda till begränsad skada på verksamheten. Risk - Felaktiga behörigheter i system Felaktig behörighet i IT-system riskerar att leda till sekretessbrott och andra överträdelser av befogenheter. Kategori: Legal risk Sannolikheten att detta ska inträffa bedöms som stor. Behörigheter sätts idag helt utan automatik vilket borgar för misstag vid behörighettilldelning samt att förändringar inte hanteras enligt gällande rutiner. Detta innebär i sin tur att felaktiga behörigheter kan finnas utan möjlighet till uppföljning. Det är också svårt att följa upp att behörigheter rensas när medarbetare slutar eller byter tjänst. Konsekvensen bedöms som allvarlig då det kan leda till lagbrott och överträdelser av befogenheter. Rekrytera, utveckla och avveckla personal Rekrytera personal Genomföra löneöversyn Genomföra förhandlingar Arbeta med kompetensutveckling Arbeta med personaladministration Stödja utvecklingen av en attraktiv och frisk arbetsplats Administrera lokal och central samverkansgrupp Genomföra tvisteförhandlingar Genomföra intresseförhandlingar Handlägga pensionsfrågor Hantera och utbetala lön Arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete Handlägga arbetsgivarens rehabiliteringsansvar Arbeta med vårt inre miljöarbete Risk - Hantera lön Personalkostnader utgör den andelsmässigt största delen av kommunens kostnader, cirka 80% Processer från anställning till utbetald lön innefattar flera steg beroende av den mänskliga faktorn. I de fall processerna inte följs eller blivit föråldrade kan detta generera fel vid löneutbetalningar eller få stor påverkan för den anställde eller arbetsgivaren. Det finns risk att frånvaro såsom sjukfrånvaro, semester och föräldraledighet inte rapporteras som det ska. Det finns också risk att redovisningen av lönen blir fel. Kategori: Risk i finansiell rapportering Sannolikheten att lönehanteringen skulle bli felaktig bedöms som stor då många moment kräver handpåläggning och det finns då risk för fel beroende av den mänskliga faktorn. Konsekvensen bedöms bli allvarlig då detta kan påverka kommunens förtroende samt i vissa fall den anställdes ekonomi. En felaktig hantering kan leda till att fel lön utbetalas och att beslut fattas på felaktiga grunder om redovisningen av lönen hanterats fel. Risk för att kommunen inte kan säkerhetsställa personalförsörjningen med rätt kompetens Det finns risk att kommunen inte kan rekrytera personal eller behålla personal med rätt kompetens. Många yrkesgrupper är starkt eftertraktade på arbetsmarknaden och konkurrensen från andra organisationer är hög. Kommunen måste tillse att vara en attraktiv arbetsgivare samt att kommunens verksamheter är i ständig förändring med nya lagstadgade krav. Kommunen måste kontrollera att, 2017-10-05 16:07 14
kompetensutveckling av personalen sker i den utsträckning som behövs för att klara yrkesrollen som annars kan leda till ökade avvikelser, lägre effektivitet och övriga kvalitetsbrister. Sannolikheten bedöms som stor eftersom kraven på våra verksamheter förändras ofta och behov av personal med uppstår nästan varje dag i en kommun. Konsekvensen om vi inte klarar av att säkerställa personalförsörjningen bedöms ha en allvarlig påverkan på verksamheten då avsaknad av personal med rätt kompetens kan betyda att kommunens mål inte nås. Risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls Det finns risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls. Enligt arbetsmiljölagen är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön och arbetsförhållanden på arbetsplatsen. Arbetsmiljön gäller både fysiska som psykosociala förhållanden. En god arbetsmiljö ger engagerade medarbetare som bidrar till verksamhetens kvalitet, resultat och mål. Sannolikheten att kommunen som organisation inte kan uppfylla kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet i sin helhet bedöms som stor då kommunen har en omfattande verksamhet med flera olika arbetsställen och mycket personal. Konsekvensen om kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls bedöms ha allvarlig påverkan på verksamheten i form av minskad trivsel, ökad sjukfrånvaro, högre personalomsättning samt ökad risk för tillbud och arbetsskador. Detta kan leda till bristande måluppfyllelse, minskad kvalitet och sämre resultat i kommunens verksamheter. Stödja och utveckla den demokratiska processen Administrera nämndens/styrelsens verksamhet Hantera motioner Hantera medborgarförslag Genomföra allmänna val Genomföra medborgardialoger Hantera interpellationer och frågor Risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen Det finns risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen. Kommunen har rutiner som ska följas för att administrera nämnder och styrelsers verksamhet samt att det finns lagar att följa. Om dessa inte är kända eller inte följs i verksamheten finns risk för att fel görs. Risk finns att protokollen utformas på ett otydligt sätt och att tveksamheter uppstår om vad som har beslutats. Kategori: Legal risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Det finns risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen. Kommunen har rutiner som ska följas för att administrera nämnder och styrelsers verksamhet samt att det finns lagar att följa. Om dessa inte är kända eller inte följs i verksamheten finns risk för att fel görs. Risk finns att protokollen utformas på ett otydligt sätt och att tveksamheter uppstår om vad som har beslutats. Risk för att delegationsbeslut inte rapporteras Det finns risk för att delegationsbeslut inte återrapporteras enligt antagen delegationsordning. Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2), 2017-10-05 16:07 15
Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som liten då verksamheten är väl medvetna om vilka beslut de har behörighet att ta på delegation. Skadan som skulle uppkomma om detta inträffade bedöms som begränsad då nämnden inte har möjlighet att återkalla beslutet men har möjlighet att återkalla den givna beslutande rätten. Konsekvensen skulle vara att nämnden inte har kännedom om att beslutet har tagits. Risk för att tagna beslut inte verkställs Det finns risk för att tagna beslut inte verkställs eller att det finns tveksamheter om vad som är beslutat. Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som liten då kommunen har systemstöd för hantering av nämndsadministrationen samt att rutiner för detta finns och är kända i verksamheten. Uppföljning görs av att tagna beslut har verkställts eller på annat sätt hanterats. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms som mycket allvarlig då verksamheten inte skulle arbeta med rätt saker eller mot fastställda mål. Tillhandahålla lokaler Beställa installation och funktion för telefoni och data Lösa verksamhetens behov av lokaler Arbeta med larm/styr och övervakning av fastigheter Genomföra uppdrag kring nybyggnation Överlämna entreprenad till Drift&service Hantera uppdrag på Drift&service Hyra ut lediga lokaler externt Hantera felanmälan Arbeta med energieffektivisering Planera underhåll av fastigheter Risk för orationell hantering av lokaler Det finns risk för att samordningsvinsterna uteblir och hanteringen av lokaler inte blir optimal då lokalhantering sker av andra än fastighetsförvaltarna. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Sannolikheten att detta inträffar bedöms som liten då verksamheten har rutiner för hantering av lokaler. Dock växer verksamheten och ibland uppstår lokalbehov med kort varsel vilket kan medföra att verksamheten finner egna lösningar. Konsekvensen bedöms bli allvarlig då kostnadseffektivitet och samordningsvinster uteblir. Tillhandahålla varor och tjänster Tillhandahålla vaktmästeritjänster Tillhandahålla telefonisttjänster Upphandla telefoner och datorer Förvalta IT-system Lösa ärenden till helpdesk Hantera förändringar av IT-infrastrukturen Lösa verksamhetens behov av lokaler Hantera våra försäkringar Arbeta med inköp och upphandling Arbeta med skal- och personskydd Hantera kundbeställningar, leveranser och förråd Anskaffa material från leverantörer, 2017-10-05 16:07 16
Planera och utföra städuppdrag Utföra transporter Underhålla, reparera och besiktiga fordon Köpa/leasa fordon och motorredskap Planera och leverera kostverksamhet Risk att inköp inte sker enligt avtal Det finns risk för att inköp inte sker enligt de avtal som kommunen tecknat. Samtliga avtal finns inte samlade i systemstöd och vilka avtal som tecknats kanske inte är känt av de som gör inköp. Det finns också risk för att tecknade avtal inte sägs upp i tid, omförhandlas eller förlängs då de återfinns på olika ställen och inte är samlade i systemstöd. Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Sannolikheten att avtal inte följs, sägs upp i tid eller förlängs bedöms som mycket stor då inköp sköts av flera olika personer på förvaltningen och därmed ökar risken att avtalen inte är kända. I riskanalysen har också framkommit att samtliga avtal inte finns samlade i systemstöd vilket ökar sannolikheten för brister i hanteringen (mänskliga faktorn). Konsekvensen om kommunen inte följer avtal, säger upp dem i tid eller förlänger dem bedöms ha stor påverkan på verksamheten och kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada. Inköp följer avtal Kontroll av att Bou handlar i enlighet med kommunens avtalade leverantörer. Kontroll av leverantörsf akturor mot avtalsdatab asen. Gruppera efter inköpsområden (tex elektronik, pedagogiskt material, sjukvårdsartikl ar) och notera avvikelse i gemensamt upprättat dokument för kontroll av inköp utanför avtal. 1 gång per termin (2 ggr per kalender år) Risk för att direktupphandling inte sker Det finns risk för att direktupphandling inte görs enligt gällande lagkrav. Lagens krav är inte kända hos alla som gör inköp. Det finns också risk att de direktupphandlingar som görs inte redovisas till upphandlingsenheten. Kategori: Legal risk Sannolikheten att reglerna för direktupphandling inte följs bedöms som stor då det är många personer som gör inköp och kunskapen om gällande lagstiftning varierar. Sannolikheten att genomförd direktupphandling inte redovisas till upphandlingsenheten bedöms också som stor då dessa rutiner inte är kända i verksamheten samt på grund av den mänskliga faktorn. Konsekvensen om direktupphandling inte sker eller redovisas bedöms som allvarlig då detta kan leda till ekonomisk skada för kommunen samt förtroendeskada. Risk för mutor, jäv och oegentligheter Kalmar kommun har antagit riktlinjer mot mutor och jäv samt tillhörande handlingsplan som en del i ett aktivt förebyggande arbete. Det finns risk för att dessa inte följs. För att ytterligare förebygga oegentligheter skall varje nämnd bedöma risken för mutor, jäv och oegentligheter inom sin verksamhet. Ett aktivt, förebyggande arbete mot korruption i kommunal verksamhet skyddar medborgarna mot slöseri och ineffektivitet. Medborgarnas förtroende för kommunen fordrar att de anställda och förtroendevalda inte påverkas av ovidkommande önskemål, mutbrott, favorisering av en enskild leverantör eller ovidkommande hänsyn i tjänsteutövningen. Kategori: Legal risk, 2017-10-05 16:07 17
Sannolikheten för att detta skulle inträffa bedöms som stor då kommunen har en omfattande verksamhet, hanterar många inköp och har många anställda. Konsekvensen anses bli allvarlig eftersom det skulle innebära enorma förluster i såväl kapital som anseende om detta skulle inträffa. Det är lätt att skada förtroendet för en verksamhet men mödosamt och tidsödande att bygga upp igen., 2017-10-05 16:07 18