Polarforskningssekretariatets omlokalisering till Luleå Delrapportering av regeringsuppdrag 2018-06-01 Dnr 2017-119
Uppdraget Regeringen har gett Polarforskningssekretariatet i uppdrag att omlokalisera sin verksamhet i Stockholm till Luleå. 1 Omlokaliseringen ska vara avslutad senast 30 juni 2019. Merkostnader till följd av omlokaliseringen ska enligt regeringens uppdrag hanteras inom tilldelade medel och kredit på myndighetens ramanslag. Senast 1 juni 2018 ska sekretariatet lämna en delrapport över de verksamhetsmässiga, ekonomiska och personella konsekvenserna av uppdraget samt lämna en redogörelse för vidtagna åtgärder. Uppdraget ska slutredovisas senast 30 september 2019. Den berörda verksamheten Polarforskningssekretariatet samordnar och främjar svensk polarforskning genom att organisera och stödja forskningsexpeditioner till polarområdena och ansvara för forskningsinfrastruktur. Forskningsinfrastrukturen består av Abisko naturvetenskapliga station, forskningsisbrytaren Oden och forskningsstationerna Wasa och Svea i Antarktis. Sekretariatet har ett 30-tal medarbetare. Omlokaliseringen omfattar verksamheten i Stockholm: ett 15-tal tjänster inom enheten för verksamhetsstyrning, kommunikationsenheten, forskningssekreterare, och ledning. Därutöver berörs enstaka medarbetare på enheten för marin forskning och innovationer samt enheten för terrester forskning. Inom verksamhetsstyrning återfinns sekretariatets ekonomi-, HR- och miljöfunktioner men även arkiv/registratur, it och expeditionsadministration. Myndighetens ledningsfunktion, inklusive ledningen för Abisko naturvetenskapliga station, är direkt berörda av omlokaliseringen. I övrigt omfattas inte medarbetare vid Abisko naturvetenskapliga station av omlokaliseringen. Sammanfattningsvis kan konstateras att cirka hälften av myndighetens personal är direkt berörda av omlokaliseringen och att de återfinns inom verksamhetskritiska ledningsfunktioner och administration. De som närmast berörs av omlokaliseringen är också de som har ansvaret för att planera och genomföra omlokaliseringen. Personalen Alla medarbetare som arbetar i Stockholm har avtalad stationeringsort Stockholm och har således inte arbetsplikt i Luleå. En formell förfrågan till medarbetarna om att ändå följa med till Luleå har inte gjorts, men i dagsläget går det att utgå från att mycket få överväger möjligheten att flytta. De som väljer att inte flytta med till Luleå kommer, om 1 U2017/02819/F, U2017/03463/F 2
de inte redan lämnat sekretariatet, att sägas upp på grund av arbetsbrist när verksamheten flyttar. Personalomsättning Till dags datum (1 juni 2018) har sex medarbetare av det 15-talet direkt berörda lämnat sekretariatet eller ansökt om tjänstledigt för att prova annan (statlig) anställning eller studier: miljöhandläggare forskningssekreterare administrativ handläggare/expeditionsadministrativ handläggare controller internationell koordinator/administrativ handläggare tekniker it Fem av dessa bedöms ha sökt sig från Polarforskningssekretariatet i huvudsak på grund av omlokaliseringen. Utöver dessa kommer två direkt berörda medarbetare att vara föräldralediga (registrator och kommunikatör). För att klara kompetensbehovet i Stockholm har vi anlitat en konsult som registrator och en vikarie är anställd för den föräldralediga kommunikatören. Även en forskningssekreterare har anställts för en begränsad tid. Polarforskningssekretariatet anlitar sedan tidigare Statens servicecenter för ekonomioch personaladministrativa tjänster och det uppdraget har också utökats. I övrigt har personalbehovet i Stockholm hittills kunnat lösas genom att arbetsuppgifter har kunnat omfördelas på kvarvarande personal som ställt upp och åtagit sig nya arbetsuppgifter. De vakanta tjänsterna i övrigt kommer att bemannas i Luleå. Hittills har en administrativ chef anställts. Rekryteringen av en controller och två forskningssekreterare är inne i slutskedet av processen. Dessutom kommer en chef för enheten för marin forskning och innovationer att anställas inom kort, för att säkra kontinuiteten då nuvarande chef kommer att gå i pension vid årsskiftet 2018/19. Sekretariatet kan konstatera att intresset i Luleå för de utannonserade tjänsterna varit mycket stort och att det hittills varit lätt att rekrytera kvalificerade medarbetare i Luleå. Rekryteringarna kan ha underlättats av att Luleå är en residensstad med ett antal andra statliga myndigheter och större företag samt, inte minst, att Luleå är en universitetsstad. Vidtagna åtgärder Polarforskningssekretariatet har tagit fram en handlingsplan och en rad åtgärder har vidtagits för att säkra kompetens och underlätta kompetensöverföring, bland annat har rutiner och processer dokumenterats och uppdaterats. I den berörda verksamheten har också ett omfattande arbete med att avsluta och rensa bland åtaganden och projekt genomförts. 3
För att verksamheten ska kunna drivas vidare under omlokaliseringsprocessen är en viktig faktor att erfarna medarbetare är kvar så att överlämnande till och introduktion av nya medarbetare kan ske. Det är även viktigt att medarbetarna känner engagemang för sina uppgifter så länge de är kvar i organisationen. Åtgärder som genomförts för att möta medarbetares oro inför framtiden och stimulera engagemanget hos berörda är exempelvis: Regelbunden information från ledningen om omlokaliseringen och den arbetsrättsliga processen. Informationsträffar med Trygghetsstiftelsen och de fackliga organisationerna. Konsultledd workshop om omlokaliseringen med all personal. Stödsamtal hos företagshälsovården. Karriärrådgivning. Delaktighet i arbetet med att bedöma risker för ohälsa och olycksfall i enlighet med 8 AFS 2001:1. Delaktighet i att ta fram handlingsplanen för kompetensförsörjning och kompetensöverföring. Polarforskningssekretariatet kunde tidigt i processen konstatera att alla berörda medarbetare hade Stockholm som avtalad stationeringsort. Därmed är det klarlagt att medarbetarna inte behöver säga upp sig själva, utan kommer att bli uppsagda på grund av arbetsbrist om de väljer att inte följa med till Luleå. Sekretariatet tog också tidigt beslut om att uppsägning på grund av arbetsbrist inte kommer att göras förrän april 2019. Sekretariatet bedömer att beskedet om stationeringsort och beslutet att säga upp medarbetarna sent i processen bidragit till att minska oro och stress hos berörda medarbetare. Det är också troligt att sekretariatet därmed fått behålla erfaren personal längre än vad som annars varit fallet. Tidplanen Regeringen informerade Polarforskningssekretariatet 30 augusti 2017 om omlokaliseringen. Det innebär att sekretariatet fått nästan två år på sig att genomföra flytten till Luleå. Den tentativa tidplanen för omlokaliseringen är: Våren 2018: Beslut om organisation för Polarforskningssekretariatet. Planering av tjänster och bemanning. Påbörja rekrytering i Luleå till nyckelfunktioner. Undersöka möjligheterna till administrativ myndighetssamverkan och samlokalisering. Hösten 2018: Anskaffa lokaler. Fortsatt rekrytering. 4
Våren 2019: Iordningsställa lokaler, påbörja inflyttning och start av Luleå-kontoret. 1 april uppsägning av eventuellt kvarvarande personal i Stockholm. Juni 2019: Myndigheten har sitt säte i Luleå. Sekretariatet har valt att utnyttja hela tidsperioden fram till 30 juni 2019 för att planera och genomföra omlokaliseringen. Huvudskälet till det är framförallt att sekretariatet vill säkra den marina expeditionen Arctic Ocean 2018 med isbrytaren Oden sommaren 2018. Att genomföra en flytt i nära anslutning till expeditionen skulle innebära för stor påfrestning på organisationen och äventyra genomförandet av expeditionen. Sekretariatet fick också en ny myndighetschef 1 januari 2018 och en rimlig utgångspunkt är att den nya chefen får tid att sätta sig in i verksamheten och får möjlighet att påverka processen och formerna för omlokaliseringen. Det är dock inte enbart positivt att låta en sådan verksamhetsförändring som en omlokalisering ta lång tid. Problem som uppstår handlar om att medarbetare hinner sluta innan verksamheten kan börja byggas upp på den nya orten. Det för med sig kompetenstapp och svårigheter att introducera de nya medarbetarna i arbetet när de väl är på plats. Verksamheten Enligt regeringens uppdrag ska omlokaliseringen ske på sådant sätt att verksamheten kan fungera effektivt med bibehållen kvalitet på både kort och lång sikt. Sekretariatet kan konstatera att det är en betydande uppgift att flytta en myndighet. Erfarenheter från tidigare omlokaliseringar av statlig verksamhet visar att verksamheten påverkas negativt under en övergångsperiod, som i vissa fall kan uppgå till tre fyra år. Myndigheten gör allt den kan för att skapa så bra förutsättningar som möjligt för en fungerande verksamhet. Sekretariatet kommer också att ta till vara de möjligheter till effektivisering och förbättring av verksamheten som omlokaliseringen kan ge på längre sikt. Prioriteringar När en verksamhet omlokaliseras dräneras den på kompetens eftersom erfarna medarbetare väljer att inte flytta med. Innan nya medarbetare är på plats och introducerade är det svårt att upprätthålla samma omfattning och kvalitet på verksamheten som tidigare. En annan effekt av omlokaliseringen är att medarbetare och chefer som i normala fall hade arbetat med att genomföra och utveckla verksamheten, nu blir sysselsatta med att administrera omlokaliseringen och att ta hand om nya medarbetare och konsulter. Nya arbetsuppgifter kring omlokaliseringen uppstår, samtidigt som den nödvändiga löpande verksamheten ska fortgå och erfaren personal slutar. De medarbetare som direkt berörs av omlokaliseringen har i stor utsträckning ställt upp och stöttat varandra och de nya 5
som kommit in i organisationen. Arbetsbelastningen har därför periodvis varit hög för de som arbetar i den berörda verksamheten. För att hantera den höga arbetsbelastningen och kompetenstappet har verksamheten fokuserat på de mest väsentliga uppgifterna. Verksamhetsmässigt har sekretariatet under den kommande perioden prioriterat de marina expeditionerna och verksamheten vid Abisko naturvetenskapliga station så att de kommer att kunna drivas planenligt. Dessa verksamheter är i huvudsak inte direkt berörda av omlokaliseringen och har därför kunnat behålla sina medarbetare. Detta är en avgörande faktor för att verksamheten ska kunna fortgå. Någon större terrester expedition kommer inte genomföras under 2018 och vintern 2018/2019, delvis som ett resultat av omlokaliseringen. Sekretariatet har bedömt att det finns brist på personella resurser för expeditioner och att påfrestningen på ledning, administration och ekonomi blir för stora om sekretariatet ska genomföra både marina och terrestra expeditioner under omlokaliseringen. Andra områden som fått stå tillbaka återfinns inom administration, kommunikation och internationella kontakter. Inom dessa områden har medarbetare slutat och verksamheten fått koncentrera sig på de nödvändigaste löpande uppgifterna samt förbereda för överlämnande till nya medarbetare och att avsluta pågående åtaganden och projekt med mera. Beslutskapacitet Av naturliga skäl kommer ledningen den kommande perioden att vara upptagna med att bestämma organisation, rekrytera medarbetare, besluta om lokaler, avveckla befintlig verksamhet och andra uppgifter som har att göra med omlokaliseringen. Även om intentionen är att inte låta detta ta beslutskapacitet från sekretariatets instruktionsenliga uppgifter och den strategiska styrningen av verksamheten, finns det risk för att det ändå sker. Myndighetens ledning är direkt berörd av omlokaliseringen. Större delen av ledningsgruppen kommer att bestå av nya medlemmar när verksamheten har etablerat sig i Luleå, eftersom få chefer är beredda att följa med. Detta innebär å ena sidan ett avbrott i den strategiska och långsiktiga utvecklingen av verksamheten. Å andra sidan kan nya medlemmar i ledningsgruppen tillföra nya perspektiv som på längre sikt kan bidra till utvecklingen av verksamheten. Även den långa tidsperioden mellan beskedet om omlokalisering och själva flytten innebär att verksamhetens strategiska planering och styrning blir lidande. Vissa långsiktiga eller strategiska beslut bör inte tas förrän nya chefer och medarbetare har rekryterats och verksamheten är etablerad i Luleå. 6
Ekonomin Kostnaderna för omlokaliseringen är svåra att uppskatta eftersom de till stor del beror på när medarbetare väljer att sluta, i vilken takt sekretariatet kommer att kunna rekrytera ny personal i Luleå och behovet av konsulter för den löpande verksamheten under övergångsperioden. Polarforskningssekretariatet kommer även att ha dubbla kostnader för lokaler under en övergångsperiod. För lokalerna i Stockholm blir det endast ett halvår, eftersom sekretariatets nuvarande hyresvärd i Stockholm, Sjöfartsverket, var beredd att korta hyresavtalet från 5 år till 1,5 år. Under en treårsperiod uppskattar sekretariatet att kostnaderna kommer att uppgå till cirka 10 miljoner kronor. De största posterna i beräkningen utgörs av merkostnader hänförbara till personal. Det handlar om konsulter som ersätter den personal i Stockholm som slutar innan omlokaliseringen, lön under uppsägningstid för eventuellt kvarvarande personal i Stockholm efter omlokaliseringen och dubbelbemanning för att säkra kompetensöverföringen. Av dessa kostnader har Polarforskningssekretariatet i enlighet med regelverket för avsättningar 2 gjort en avsättning i balansräkningen på 1 250 000 kronor år 2017. Enligt regelverket ingår endast en mindre del av kostnaderna för en omlokalisering i avsättningen och därför skiljer sig beräkningarna åt. Polarforskningssekretariatet är väl rustat ekonomiskt. Ett anslagssparande har de senaste åren byggts upp för framtida forskningsexpeditioner. Sekretariatets möjlighet att behålla anslagssparande mellan åren är av största vikt för verksamheten. Denna möjlighet gör också att omlokaliseringen kan finanseras inom tilldelade medel. Men det innebär också att en del av de sparade anslagsmedelen kommer att tas i anspråk för omlokaliseringen istället för framtida forskningsexpeditioner. Verksamheten omorganiseras och samlokaliseras Polarforskningssekretariatets nytillträdda myndighetschef har sett över verksamhetens inriktning och innehåll. En naturlig följd av detta är att justeringar kommer att göras i organiseringen och bemanningen. Eftersom många medarbetare slutar i samband med omlokaliseringen finns också goda förutsättningar att genom rekrytering skaffa kompetenser anpassade till de nya satsningarna i verksamheten. Polarforskningssekretariatet är en förhållandevis liten myndighet som har begränsade egna administrativa resurser. Redan i dagsläget anlitar sekretariatet Statens servicecenter för ekonomi- och personaladministrativa tjänster och konsulter för it-stöd. Beroendet av nyckelpersoner och sårbarheten är ändå påtaglig. Sekretariatet har därför 2 Föreskrifter till 4 kap. 2 förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag 7
undersökt möjligheten att samlokalisera sig med Luleå tekniska universitet och att köpa vissa tjänster av universitetet. De tjänster som kan vara aktuella är framförallt olika servicetjänster, såsom vaktmästeri, reception och it, men också experttjänster inom till exempel juridik och upphandling. Strategiska tjänster inom bland annat ekonomi och HR behålls i egen regi för att underlätta styrningen och uppföljningen av verksamheten. Av ovanstående anledningar finns därför tjänster som i och med omlokaliseringen kommer att upphöra och tjänster som får ändrat innehåll. Att genomföra sådana förändringar kan vara nödvändigt för att minska sårbarheten eller effektivisera verksamheten på lång sikt, men underlättar inte kompetensöverföringen i samband med omlokaliseringen. Det huvudsakliga skälet till att överföringen försvåras är att det tar tid att bestämma ny organisation och innehåll i nya tjänster och att medarbetare hinner sluta innan nya är på plats. I vissa fall råder också osäkerhet om tidigare processer ska gälla även fortsättningsvis eller om omorganiseringen kommer att innebär nya sätt att arbeta. Till viss del kan dokumenterade processer och rutiner ge vägledning till nya medarbetare när ett personligt överlämnande inte kan ske. Sekretariatet har därför så långt möjligt systematiskt dokumenterat väsentliga processer och rutiner i den verksamhet som direkt berörs av omlokaliseringen. Medarbetare som slutat har också åtagit sig att vara tillgänglig för frågor och kortare överlämningsinstaser när nya medarbetare väl börjar sitt arbete. Stödet Redan initialt i omlokaliseringsprocessen stod arbetsrättsliga frågor i fokus. Arbetsgivarverket har bidragit med mycket gott stöd i dessa frågor och Polarforskningssekretariatet har uppskattat det nätverk som verket lett för myndigheter under omlokalisering. Även samarbetet med de fackliga organisationerna har fungerat bra och Trygghetsstiftelsens snabba insats med information har varit värdefull. Polarforskningssekretariatet kan konstatera att stödet från andra centrala myndigheter inte fungerat lika bra, kanske för att de inte varit förberedda på de frågor som aktualiseras i samband med omlokaliseringar. En sådan fråga handlar om beräkningen och hanteringen av den avsättning som ska göras i balansräkningen för kommande omlokaliseringskostnader. Mottagandet Tidigt i processen tog Polarforskningssekretariatet fram en kommunikationsplan för omlokaliseringen. Kommunikationsplanen omfattar både interna och externa målgrupper. I lokala medier i Norrbotten har omlokaliseringen fått stor uppmärksamhet. Ett 50-tal artiklar och inslag har publicerats under perioden augusti 2017 maj 2018. Även i sociala medier, och särskilt på Facebook, har intresset för myndighetens omlokalisering varit 8
större än förväntat. Den positiva uppmärksamheten har framförallt märkts i samband med rekryteringar av ny personal, vilket också inneburit att myndigheten tagit emot många ansökningar. Även offentliga aktörer i Luleå har visat sitt intresse för Polarforskningssekretariatet. Sekretariatet har träffat representanter för Luleå kommun, Länsstyrelsen i Norrbotten och Luleå tekniska universitet. Sekretariatet uppskattar mottagandet som verksamheten fått i Luleå och aktörernas erbjudanden om hjälp i etableringen av verksamheten. Fortsättningen Sekretariatet har för avsikt att följa den tidplan som tidigare presenterats. Fokus kommer att vara på att fortsätta rekrytera, skaffa lokaler och förhandla fram de nödvändiga avtalen med framförallt Luleå tekniska universitet för driften av Luleåkontoret. Verksamheten kommer successivt att avvecklas i Stockholm och lokalerna kommer att lämnas senast 30 juni 2019. Sekretariatet kommer att lämna en slutrapport om omlokaliseringen senast 30 september 2019. 9