Revisionsrapport Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker Trelleborgs kommun September 2010 Anna Eriksson Karin Andersson
Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 1 Inledning... 4 1.1 Bakgrund... 4 1.2 Syfte och genomförande... 5 2 Kommunallagen... 5 3 Kommunens riktlinjer/policys... 6 3.1 Riktlinjer/policys för förlorad arbetsinkomst... 6 3.2 Attestreglemente... 7 4 Granskningsresultat och synpunkter... 8 4.1 Finns det ändamålsenliga riktlinjer och policydokument avseende kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst... 8 4.2 Tillämpas gällande regler och riktlinjer?... 8 4.3 Omfattar rutinerna tillräckliga kontroller?... 9 4.4 Finns underlag som styrker utförda utbetalningar?... 10 4.5 Övrigt... 10 5 Sammanfattande bedömning... 11 2
Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Trelleborgs kommun har PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning av rutiner avseende förlorad arbetsinkomst avseende politiker. Kommunorganisationens förtroende bland medborgarna och medarbetarna är centralt i en demokrati. Inte sällan har förtroendemässiga kriser uppstått när kommunala representanter agerat på ett i medborgarnas ögon klandervärt sätt. Därför är tydliga riktlinjer för t.ex. kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst viktigt, liksom att dessa riktlinjer följs. Granskningens revisionsfråga har varit: Är hanteringen av förlorad arbetsinkomst, utifrån angivna kontrollmål tillfredställande och ändamålsenliga ur ett intern kontroll perspektiv? Hanteringen av kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst måste ses över då flera moment i hanteringen samt tillämpade rutiner, utifrån kontrollmålen, inte fungerar tillfredställande och ändamålsenligt ur ett intern kontroll perspektiv. Det är därför viktigt att revisionens synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. Finns det ändamålsenliga riktlinjer och policydokument avseende kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst? Revisionen anser att kommunens attestreglemente är ändamålsenligt. Bestämmelserna avseende ekonomiska förmåner till förtroendevalda måste revideras och tillämpningsanvisningar upprättas. Tillämpas gällande regler och riktlinjer? Kommunens attestreglemente tillämpas inte avseende attestmomentet. Merparten av de granskade verifikationerna saknar attest. Därutöver undertecknar sällan den förtroendevalde underlagen, utan anger endast timmar eller ett kryss i kolumnen för förlorad arbetsinkomst. Kommunens bestämmelser tillämpas olika inom de granskade nämnderna bl.a. vid ersättning i samband med lunch, vid gruppmöten och ersättning för helgdagar. Omfattar rutinerna tillräckliga kontroller? I kommunstyrelsens plan för den interna kontrollen 2009 ingår ej kontrollmoment avseende förlorad arbetsinkomst. Detta har ej heller ingått i planen de senaste åren. 3
Revisionen anser att rutinerna ej omfattar tillräckliga kontroller avseende ersättning för förlorad arbetsinkomst. Dessa kontroller bör dokumenteras i kommunstyrelsens plan för den interna kontrollen. Finns underlag som styrker utförda utbetalningar? Det finns ingen enhetlig blankett för att rapportera förlorad arbetsinkomst vid sammanträden och förrättning. Olika blanketter används. Det förekommer att samtliga fält ej fyllts i och därmed lämnas inte fullständiga uppgifter. I vissa fall sker rapportering via e-post eller på papperslappar. Vid stickprovsgranskning av underlag avseende förlorad arbetsinkomst konstaterades att det skett felaktiga utbetalningar. Det har även skett utbetalningar där underlag saknas. 1 Inledning 1.1 Bakgrund På uppdrag av revisorerna i Trelleborgs kommun har PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning av rutiner avseende förlorad arbetsinkomst avseende politiker. Kommunorganisationens förtroende bland medborgarna och medarbetarna är centralt i en demokrati. Inte sällan har förtroendemässiga kriser uppstått när kommunala representanter agerat på ett i medborgarnas ögon klandervärt sätt. Därför är tydliga riktlinjer för förlorad arbetsinkomst viktigt, liksom att dessa riktlinjer följs. Den ekonomiska ersättningen till de förtroendevalda omfattas dels av en obligatorisk del och dels en frivillig del. Den obligatoriska delen omfattar rätt för den förtroendevalde att få skälig ersättning för den arbetsinkomst samt de pensions- och semesterförmåner som de 4
förlorar när de fullgör sina uppdrag. Den frivilliga delen består av arvoden och ersättningar som ska fastställas av fullmäktige. 1.2 Syfte och genomförande Syftet med granskningen är att bedöma tillförlitligheten och säkerheten i rutinerna avseende politikers kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst. Granskningens revisionsfråga är: Är hanteringen av förlorad arbetsinkomst, utifrån angivna kontrollmål, tillfredställande och ändamålsenliga ur ett intern kontroll perspektiv? Kontrollmål: Finns det ändamålsenliga riktlinjer och policydokument avseende kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst? Tillämpas gällande regler och riktlinjer? Omfattar rutinerna tillräckliga kontroller? Finns underlag som styrker utförda utbetalningar? Granskningen avser kommunens samtliga nämnder och innefattar genomgång av relevant dokumentation, samt intervjuer med berörda tjänstemän. Stickprovsvis granskning av ett 80-tal utbetalningar och underlag till dessa har genomförts. Stickprovsgranskningen har gjorts för perioden oktober 2009 mars 2010. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. 2 Kommunallagen I kommunallagens kap. 4 12-15 finns lagreglerna kring de ekonomiska förmånerna till de förtroendevalda. I 12 framgår att förtroendevalda har rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst samt andra förmåner som de förlorar på grund av uppdraget. 5
3 Kommunens riktlinjer/policys 3.1 Riktlinjer/policys för förlorad arbetsinkomst Kommunfullmäktige har 2007-01-29 antagit Bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Trelleborgs kommun. Av bestämmelserna, vad avser ersättning för förlorad arbetsinkomst, framgår följande: Förlorad arbetsinkomst och förlorade semesterdagar 3 Påbörjar förtroendevald sammanträde eller motsvarande enligt 2 vid en tidpunkt, då han eller hon annars skulle ha arbetat, och sammanträdet eller motsvarande medför inkomstförlust äger den förtroendevalde rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst och förlorade semesterförmåner. Ersättningen för förlorad arbetsinkomst och förlorade semesterförmåner utgår för den faktiska sammanträdes-/förrättningstiden och beräknas till vid varje tillfälle gällande grundarvode och timarvode enligt 7, uppräknad med faktorn 1,7. Ersättningen/dygn är maximerad till motsvarande tio timmars förlorad arbetsinkomst. För förtroendevald som kan visa att denne på grund av skifttjänstgöring eller andra särskilda arbetsförhållanden förlorat arbetsinkomst utöver berättigad ersättning enligt första till tredje stycket, kan ersättning utgå med högre belopp. Det ankommer på kommunstyrelsen att fastställa föreskrifter för beräkning av sådan ersättning. Om sammanträde eller motsvarande påbörjas vid en tidpunkt, då den förtroendevalde har semester eller av annan motsvarande anledning är ledig från sitt arbete, så kan inte ersättning enligt denna paragraf utgå. Dock gäller att om ledig tid infaller efter det att sammanträdet/motsvarande påbörjats under arbetstid, så utgår ersättning för förlorad arbetsinkomst och förlorade semesterförmåner utan att hänsyn tas till den lediga tiden. För egen företagare utgår ersättning för förlorad arbetsinkomst och förlorade semesterförmåner endast om den förtroendevaldes inkomst från företaget motsvarar en månadslön på minst 18 000 kr. Om sammanträde eller förrättning ställs in och den förtroendevalde infunnit sig, utan att ha blivit meddelad i god tid, utgår ersättning för förlorad arbetsinkomst och förlorade semesterförmåner för den tid, som den förtroendevalde orsakats inkomstförlust. 6
Förtroendevald har inte rätt till ersättning för styrkt förlorad arbetsinkomst eller för styrkt förlorad semesterförmån om schablonersättning enligt dessa bestämmelser utgått för den förlorade inkomsten eller den förlorade semesterförmånen. 3.2 Attestreglemente Kommunens reglemente för kontroll av verifikationer (attestreglemente) med tillämpningsanvisningar är antaget av fullmäktige och gällande fr.o.m. 2006-12-01. Reglementet gäller för kommunens samtliga verifikationer, inklusive verifikationer för medel som kommunens ålagts eller åtagit sig att förvalta. Med verifikation avses de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen. För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation. I reglementet anges att kommunens nämnder ansvarar för att antagna regler och tillämpningsanvisningar följs. De attester som anges i attestreglementet är följande: Mottagningsattest Granskningsattest Beslutsattest Behörighetsattest Med attest menas att skriftligt eller elektroniskt intyga att kontroll utförts utan anmärkning. Den som utför kontroll ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Detta utesluter inte att personal som är underordnad beslutsattestanten utför mottagnings- och granskningsattest. Det är däremot inte lämpligt att underordnad personal beslutsattesterar sådant som överordnad har mottagnings- och granskningsattesterat. Ej heller är det lämpligt att direkt underordnad personal beslutsattesterar överordnads utlägg och dylikt. Den som utför kontrollen får ej kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Detta innefattar också bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Vid behov ska beslutsattest ske av överordnad och om det avser nämndens ordförande utförs beslutsattest av vice ordförande. Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt. För pappersbaserade rutiner är huvudregeln att samtliga attester ska dokumenteras genom varaktig påskrift på atteststämpeln. Beslutsattest ska ske med fullständig namntäckning. Attest i IT-baserade rutiner dokumenteras genom elektronisk attest. 7
4 Granskningsresultat och synpunkter Nedan följer det resultat som framkommit vid stickprovsgranskning av underlag avseende förlorad arbetsinkomst samt genomgång av relevant dokumentation. 4.1 Finns det ändamålsenliga riktlinjer och policydokument avseende kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst Trelleborgs kommun har bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda daterade 2007-01-29, 86. Anvisningar saknas för tillämpning avseende ersättning för förlorad arbetsinkomst. Reglemente för kontroll av verifikationer med tillämpningsanvisningar (attestreglemente) har antagits av kommunfullmäktige för samtliga verifikationer. Synpunkter Revisionen anser att kommunens attestreglemente är ändamålsenligt. Avseende bestämmelserna för ekonomiska förmåner till förtroendevalda måste dessa revideras och tillämpningsanvisningar upprättas. Se även synpunkter i nedanstående stycken. 4.2 Tillämpas gällande regler och riktlinjer? Kommunens attestreglemente tillämpas inte avseende attestmomentet. Merparten av de granskade verifikationerna saknar attest. Därutöver undertecknar sällan den förtroendevalde underlagen, utan anger endast timmar eller ett kryss i kolumnen för förlorad arbetsinkomst. En politiker i en av de granskade nämnderna har 25 % tjänstledigt från sin ordinarie anställning för att utföra sitt politiska uppdrag. Ersättning för förlorad arbetsinkomst betalas ut utifrån inskickad e-post där antal timmar redovisas per månad. Kommunens bestämmelser tillämpas olika inom de granskade nämnderna bl.a. vid ersättning i samband med lunch, vid gruppmöten och ersättning för helgdagar. Synpunkter Kommunens reglemente för kontroll av verifikationer och tillämpningsanvisningar (attestreglemente) ska tillämpas och följas. Underlag till utbetalning ska alltid undertecknas av den förtroendevalde politikern, samt beslutsattesteras. Av kommunens attestreglemente framgår Vid behov ska beslutsattest ske av överordnad och om det avser nämndens ordförande utförs beslutsattest av vice ordförande. Även i detta avseende ska reglementet följas. 8
Revisionen anser att det bör skapas en rutin för information till förtroendevalda och handläggare avseende kostnadsersättning för förlorad arbetsinkomst. Informationen bör ges vid varje ny mandatperiod, då nya politiker tillträder och vid revidering av bestämmelser. Hanteringen avseende förlorad arbetsinkomst för en politiker som har 25 % tjänstledigt, men ändå får förlorad arbetsinkomst bör ses över. Kommunstyrelsen bör fatta ett särskilt beslut om ersättning avseende ovanstående. 4.3 Omfattar rutinerna tillräckliga kontroller? I kommunstyrelsens plan för den interna kontrollen 2009 ingår ej kontrollmoment avseende förlorad arbetsinkomst. Detta har ej heller ingått i planen de senaste åren. Vid utbetalning av ersättning sker ingen kontroll av beslutsattest enligt attestreglementet. Det utförs ej heller kontroller av om förtroendevalda, som får ersättning för förlorad arbetsinkomst för kvällssammanträden, arbetar skift eller dylikt. Några andra kontroller av underlag och utbetalningar sker inte. I kommunens bestämmelser för förlorad arbetsinkomst anges att för egen företagare utgår ersättning för förlorad arbetsinkomst och förlorade semesterförmåner endast om den förtroendevaldes inkomst från företaget motsvarar en månadslön på min 18 000 kr. Då kommunen inte gör några kontroller av ovanstående följs inte kommunens riktlinjer i detta avseende. För förtroendevalda som får ersättning enligt schablon för förlorad arbetsinkomst och har eget företag begärs inte registreringsbevis och/eller annat underlag som styrker den förlorade inkomsten. Likaså saknas rutin för att begära in lönespecifikation alternativt intyg från arbetsgivare. Detta innebär att vissa politiker får utbetalning utan att ha styrkt sin förlorade arbetsinkomst. Synpunkter Revisionen anser att rutinerna ej omfattar tillräckliga kontroller avseende ersättning för förlorad arbetsinkomst. Kommunens attestreglemente följs ej avseende attester och kontroll av dessa. Det bör skapas en rutin som styrker de förtroendevaldas löneavdrag alternativt underlag för innehav av eget företag i samband med förtroendeuppdrag. Denna rutin bör anges i kommunens bestämmelser. 9
Kommunstyrelsen bör tillse att kontinuerliga kontroller av verifikationer/underlag avseende kostnadsersättning för förlorad arbetsinkomst genomförs. Dessa kontroller bör dokumenteras i kommunstyrelsens plan för den interna kontrollen. 4.4 Finns underlag som styrker utförda utbetalningar? Det finns ingen enhetlig blankett för att rapportera förlorad arbetsinkomst vid sammanträden och förrättning. Olika blanketter används. Det förekommer att samtliga fält ej fyllts i och därmed lämnas inte fullständiga uppgifter. I vissa fall sker rapportering via e-post eller på papperslappar. Vid stickprovsgranskning av underlag avseende förlorad arbetsinkomst konstaterades felaktiga utbetalningar på mindre belopp och att utbetalning sker där underlag saknas. Synpunkter Revisionen anser att det bör tas fram en kommungemensam blankett avseende ersättning för förlorad arbetsinkomst. Detta skapar en enhetlig hantering oavsett nämndstillhörighet. I flera fall saknas tillräckliga underlag som styrker utförda utbetalningar. Underlag som styrker den ekonomiska händelsen ska bifogas verifikationsmaterialet, i enlighet med KRL 2 kap 4. I annat fall ska det finnas en hänvisning som anger var handlingarna finns tillgängliga. Revisionen anser att kommunstyrelsen bör tillse att samtliga underlag tillförs ärendet. I kommunens bestämmelser bör anges vilka underlag som förtroendevalda ska lämna in till löneenheten för att bl.a. vara berättigade till ersättning för förlorad arbetsinkomst. Det är viktigt att det finns tillräckliga kontroller för att undvika att felaktiga utbetalningar sker. Beslutsattest ska alltid utföras med fullständig namnteckning. Kommunens attestreglemente ska följas så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Revisionen anser att hanteringen av ersättning för förlorad arbetsinkomst ska hanteras på ett likartat sätt inom samliga nämnder, för att förutsättningarna ska vara desamma för förtroendevalda oavsett nämndstillhörighet. 4.5 Övrigt Inom de granskade nämnderna hanteras inte samtliga underlag, avseende kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst, på ett betryggande sätt. Underlagen förvaras inte på ett ur säkerhets- och brandsynpunkt tillfredställande sätt. 10
Synpunkter Verifikationer utgör räkenskapsinformation och ska således hanteras samt förvaras på ett ur säkerhetssynpunkt betryggande sätt. Det gäller såväl risken för brand eller annan åverkan samt obehörigas åtkomst. Förvaringen bör dock ske med beaktande av vad som är ekonomiskt och praktiskt genomförbart. Detta måste också vägas mot den tidsåtgång som krävs för att återskapa den räkenskapsinformation som går förlorad vid exempelvis brand. 5 Sammanfattande bedömning Är hanteringen av förlorad arbetsinkomst, utifrån angivna kontrollmål tillfredställande och ändamålsenliga ur ett intern kontroll perspektiv? Hanteringen av kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst måste ses över då flera moment i hanteringen samt tillämpade rutiner, utifrån kontrollmålen, inte fungerar tillfredställande och ändamålsenligt ur ett intern kontroll perspektiv. Det är därför viktigt att revisionens synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. 11