I N S T R U K T I O N

L u c k a n i H e l s i n g f o r s Simonsgatan 8 00100 H ELSINGFORS w w w.l u c k a n. f i/ h e l s i n g f o r s I N S T R U K T I O N FÖR FÖRENINGEN LUCKAN I HELSINGFORS r.f. s. 2 2 4 5 7 7 8 8 9 10 12 Allmänt Förvaltning Verksamhet Personal Ekonomi och bokföring regler för information och marknadsföring namnteckningsrätt bilagor bilaga I bilaga II bilaga III

I ALLMÄNT 1 Upprätthållare och instruktionens tillämpningsområde Luckan i Helsingfors upprätthålls av föreningen Luckan r.f. Denna instruktion definierar de allmänna ramarna för Luckans verksamhet. 2 Grunderna för verksamheten Förutom som sägs i denna instruktion regleras Luckans verksamhet av a. gällande lagstiftning b. stadgar för föreningen Luckan r.f. 2.1 Föreningens syfte Föreningens syfte är att främja svenskspråkig kulturell och samhällelig verksamhet i huvudstadsregionen samt främja liknande verksamhet på andra orter i Svenskfinland. Föreningen fullföljer sitt syfte genom att upprätthålla ett informationscentrum, bedriva publikationsverksamhet, arrangera kulturevenemang, diskussionsmöten, fester och annat motsvarande. (enligt stadgarna, punkt 2) 2.2 Beskrivning av verksamhetsidé Luckan är en svensk allmännyttig, ideell institution som upprätthåller ett allfinlandssvenskt informations- och kulturcentrum i huvudstadsregionen och vill på olika sätt stärka den finlandssvenska identiteten och kulturen. Det här förverkligas genom att synliggöra den rika kulturfloran och erbjuda mångsidig informationstjänst (som inbegriper försäljningsverksamhet) även över språkgränserna, och härigenom fungera som ambassadör för Svenskfinland, med fokus särskilt på huvudstadsregionen. II FÖRVALTNING 3 Upprätthållarförvaltning Luckan upprätthålls av föreningen Luckan r.f. (se föreningens stadgar). Verksamheten vid Luckan övervakas av föreningen Luckans styrelse. 4 Föreningen Luckans styrelse 4.1 Styrelsens mandatperiod Styrelsen utses för en mandatperiod på två år. I tur att avgå är vartannat år ordförande samt 2-3 ledamöter, och vartannat år vice ordförande och de andra ledamöterna. Enskild styrelseledamot kan omväljas två gånger för en tid på sammanlagt 6 år. (enl. stadgarna punkt 5) Styrelsen utses av föreningens beslutande organ, dvs. höstmötet. Den nya styrelsen tillträder vid årsskiftet.

4.2 Styrelsens sammansättning Styrelsen består av: - en ordförande - en viceordförande - minst 4 och högst 6 andra ledamöter samt 2-3 ständiga ersättare Styrelsen väljer en sekreterare samt en kassör och andra nödvändiga funktionärer vid behov. Som styrelsens sekreterare fungerar verksamhetsledaren vid Luckan. Styrelsen bör eftersträva att ha en jämn representation av män och kvinnor i enlighet med den nya jämställdhetslagen. 4.3 Val av medlemmar i styrelsen I samband med vårmötet utses en valkommitté på sammanlagt tre personer - en representant för styrelsen, en för medlemsföreningarna samt en representant för finansiärerna. Valkommittén presenterar förslag på nya medlemmar i styrelsen och de nya styrelsemedlemmarna väljs i samband med höstmötet. 4.4 Styrelsens uppgifter På styrelsen ankommer att sköta föreningens angelägenheter; leda, övervaka och utveckla Luckans operativa verksamhet, förvaltning och ekonomi. Därtill skall styrelsen: a. fastställa en helhetsstrategi och andra långtidsplaner b. årligen godkänna verksamhetsplan och budget, verksamhetsberättelse och bokslut c. välja verksamhetsledare och övrig ordinarie personal (även dess vikarier) samt bevilja avsked och fastställa ordinarie personalens löner d. bevilja tjänste/arbetsledigheter längre än 3 månader e. fastställa föreningens stadgar f. godkänna Luckans instruktion samt övriga reglementen för intern verksamhet g. utse en valkommitté för styrelsesammansättning samt utse övriga behövliga arbetsgrupper h. besluta om anskaffningar och inventarier som överskrider 5000 (om inte projektunderstöd eller övriga understöd beviljats för ändamålet, då ordförande eller verksamhetsledaren besluter) i. godkänna avtal och kontrakt av större dignitet (minst på årsbasis) samt besluta om upphävning av avtal j. behandla och besluta i sådana ärenden som på basis av andra bestämmelser eller på grund av ärendets natur tillfaller styrelsen 4.5 Fattande av beslut, beslutförhet och sammanträdespraxis Besluten i styrelsen fattas utgående från föredragning. Föredragande är verksamhetsledaren eller annan av personalen på vars område ifrågavarande ärende ankommer eller annan av ordförande utsedd person.

Styrelsen är beslutför när minst hälften av dess medlemmar, ordföranden eller vice ordföranden medräknade, är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet. Om rösterna faller jämnt avgör ordförandens röst, vid val avgör emellertid lotten. Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden eller då han/hon har förhinder på kallelse av vice ordförande då de anser att det behövs eller minst hälften av styrelsemedlemmarna så kräver. (enligt stadgarna punkt 5) 4.6 Beslutanderätt för ordföranden Ordförande utses av styrelsen i samband med höstmötet. Ordföranden: - har namnteckningsrätt - fungerar som verksamhetsledarens förman - befullmäktigas att ta beslut i brådskande fall då styrelsen inte hinner sammanträda (ärendet behandlas och informeras dock under följande styrelsesammanträde) - utser föredragande i styrelsen samt godkänner föredragningslistan innan agendan sänds ut till de övriga styrelsemedlemmarna - beviljar tjänstledigheter för ordinarie personal under tre månader på föredragning av verksamhetsledaren (förutom verksamhetsledarens tjänste/arbetsledigheter som bestäms av styrelsen. Verksamhetsledarens tjänste/arbetsledigheter som underskrider en månad beviljas dock av ordförande) - godkänner den ordinariepersonalens uppgiftsbeskrivningar (då revidering sker) Verksamhetsledarens reseräkningar samt andra personliga räkningar av större belopp godkänns av ordföranden. Anskaffningar och räkningar som överskrider 3000 godkänns av ordföranden. III VERKSAMHET 5 Verksamhetens syfte Luckans uppgift är: - att verka som en svensk allmännyttig, ideell institution, som upprätthåller ett allfinlandssvenskt informations- och kulturcentra i huvudstadsregionen - att stärka den finlandssvenska identiteten och kulturen - att främja informationsspridningen för invånarna i huvudstadsregionen, i form av mångsidig, alltomspännande informationstjänst (även försäljningsverksamhet), även över språkgränserna och för nyinflyttare i regionen - att synliggöra den rika kulturfloran - att fungera som ambassadör för Svenskfinland med fokus särskilt på huvudstadsregionen - att främja samarbetet med de andra luckorna Luckans basverksamhet kan sammanfattas enligt följande verksamhets- och 4

kompetensområden: 1) Informationstjänst Luckans informationstjänst består av alltomspännande informationsverksamhet samt ungdomsinformation i samarbete med Helsingfors stads ungdomscentral. Informationstjänstens uppgift är att informera om svensk verksamhet och erbjuda mångsidig, allomspännande service med kundernas behov och intressen i fokus. Information förmedlas till kunderna i Luckans center, per telefon och e-post samt genom Luckans webbsidor. I centret ingår betjäningen av tillgång till broschyrmaterial, tidningshörna, personlig service och handledning samt erbjudande av kunddatorer. Informationstillfällen och temaeftermiddagar arrangeras om aktuella frågeställningar för olika målgrupper. Genom samarbete med Helsingfors stads ungdomscentral erbjuder Luckan en specialiserad informationstjänst för ungdomar - Ung Info. 2) Försäljning Försäljningsverksamheten biljetter och olika produkter, ss. böcker, CD-skivor och hantverk - utgör en del av den serviceform som Luckan erbjuder såväl sina kunder som arrangörerna av svenska evenemang och produkter. Försäljningen stöder Luckan i sin informations- och kulturverksamhet. 3) Kultur och evenemang - Verandan Målsättningen med Luckans kulturverksamhet är att lyfta fram det svenska kulturutbudet i huvudstadsregionen - att skapa ett kulturellt vardagsrum för de finlandssvenska invånarna i regionen i alla åldrar (barn, ungdomar, familjer, seniorer) samt konkret erbjuda konstnärer/producenter ett forum i mindre format där man gärna bereder utrymme för nya förmågor att träda fram. Föreningen Luckans kulturarena är Verandan (se bilaga 1, målsättningar och metoder för Verandans verksamhet 2005-2006) 4) Projektverksamhet Luckan initierar olika former av projekt, vars avsikt är att stöda och utveckla Luckan i sin basverksamhet samt främja samarbetet med de övriga Luckorna i Svenskfinland och övriga samarbetsparter. IV PERSONAL 6 Personalsammansättning för ordinarie personal Luckans personal år 2005 består av 4,5 ordinarie anställd; - en verksamhetsledare (heltid) - en informatör (heltid) - en kombinerad informatör och producent (IT-ansvarig) (heltid) - en försäljningsplanerare (heltid) - en kulturproducent (deltid) 5

Arbetstimmarna för den ordinarie personalen utgör 37,5 timmar per vecka. 6.1 Tillfällig personal Dessutom har Luckan tillfällig personal i form av projekt- och timanställda, praktikanter samt personer anställda med hjälp av sysselsättningsstöd. Löner och arvoden betalas ut följande särskilda avtal och överenskommelser som verksamhetsledaren godkänner inom ramen för fastställd budget 6.2 Beslutanderätt för verksamhetsledaren Verksamhetsledaren - leder och ansvarar för den operativa verksamheten - är förman för den övriga personalen vid Luckan - beviljar semester och andra ledigheter av kortare karaktär samt berättigar personalen att delta i utbildning/fortbildning - har rätt att anställa tillfällig personal på timbasis - bereder ärenden, rapporterar och fungerar som sekreterare för styrelsen - bereder budget och verksamhetsplan - besluter om avgifter, hyror och andra ersättningsgrunder som berör Luckans verksamhet - besluter om när tjänster och anskaffningar behöver konkurrensutsättas (minst tre offerter) - besluter om anskaffningar, försäljning och köp av tjänster som inte överskrider 3000 7 Uppgiftsbeskrivningar för Luckans ordinarie personal Uppgiftsbeskrivningarna för personalen revideras årligen (eller då byte av ordinarie personal sker) och handhas av verksamhetsledaren. Uppgiftsbeskrivningarna godkänns av styrelsens ordförande. Se bilaga 2. 8 Anställning och arbetsavtal Arbetsgivare är föreningen Luckan r.f i Helsingfors. Arbetsavtal undertecknas från arbetsgivarens sida av verksamhetsledaren. Verksamhetsledarens arbetsavtal undertecknas av ordförande. 9 Tjänste-, studie-, o.a ledigheter Ansökan om ledighet från tjänst görs till verksamhetsledaren. Längre ledigheter än 3 månader beviljas av styrelsen. Verksamhetsledarens tjänsteledigheter över en månad beviljas av styrelsen. 10 Bisyssla Arbetstagaren har inte rätt att, utan arbetsgivarens samtycke, utföra sådant arbete eller sådan 6

verksamhet, som i strid med god sed i anställningsförhållande, såsom konkurrerande handling, uppenbart skadar arbetsgivaren. Rätt till bisyssla kan ges av verksamhetsledaren eller ordföranden. IV EKONOMI OCH BOKFÖRING 11 Ett räkenskapsår omfattar ett kalenderår. Luckans ekonomi skall skötas enligt den fastställda budgeten 12 Godkännande av räkningar Räkningar granskas av vederbörande beställare. Alla fakturor och verifikat förses med ett kostnadsställe/bokföringsnummer innan den godkänns av verksamhetsledaren. Räkningar betalas och bokförs med hjälp av extern bokföringstjänst. 12.1 Uppföljningspraxis för försäljningsverksamheten Se bilaga 3, praxis för försäljning och kassa 13 Dispositionsrätt till Luckans bankkont Följande personer har dispositionsrätt till Luckans bankkonto; ordföranden, verksamhetsledaren samt försäljningsplaneraren. Rättigheter till bankkort har verksamhetsledaren och försäljningsplaneraren. 14 Egna utlägg De anställda som gör inköp för egna medel får sina utlägg ersatta genom att bifoga originalverifikat där det framgår vad som köpts och vem som vill ha betalning och till vilket bankkonto V REGLER FÖR INFORMATION OCH MARKNADSFÖRING 15 Se Luckans marknadsförings- och informationsstrategi (bilaga 4) 7

VI NAMNTECKNINGSRÄTT 16 Avtal, överenskommelser eller motsvarande handlingar kan undertecknas av ordföranden och verksamhetsledaren. Kontrakt som berör försäljningsverksamheten kan undertecknas av försäljningsplaneraren. Kontrakt som berör produktioner kan undertecknas av producenten. Sådana avtal som har stor ekonomisk eller verksamhetsmässig betydelse för Luckan undertecknas i enlighet med vad som stadgas i föreningens stadgar (punkt 6 i föreningens stadgar). VII GODKÄNNANDE OCH ÄNDRING AV INSTRUKTIONEN 18 Beslut om ändring i instruktionen görs av föreningens styrelse. Denna instruktion har fastställts i styrelsen den 24 oktober 2005. BILAGOR Bilaga 1 Målsättningar och metoder för Verandans verksamhet 2005 Bilaga 2 Luckans personal 2005, arbetsfördelning Bilaga 3 Praxis för försäljning och kassa Bilaga 4 Luckans marknadsförings- och informationsstrategi 8

BILAGA 1 Målsättningar och metoder för Verandans verksamhet 2005 Målsättning 1 Metod: Att kartlägga och lyfta fram det aktuella svenska kulturutbudet i huvudstadsregionen Att skapa ett kulturellt vardagsrum. Att erbjuda konstnärer/producenter ett forum. Producera premiärer, nyheter, aktuella teman. Erbjuda smakprov och möten mellan personer och idéer, där tröskeln är låg för att pröva nya idéer och metoder. Målsättning 2 Metod: Att synliggöra och berika barnkulturen. Att stöda produktion av och information om barnkultur. Saftsalonger. Dagis-, skol- och eftisprogram. Barnprogram, teater, musik, sagor, möten. Målsättning 3 Metod: Att erbjuda varierande seniorprogram. Att ordna matinéprogram, tematiska serie med låg tröskel. Målsättning 4 Metod: Att erbjuda nordiska program och gästspel. Att arrangera nordiska gästspel för barn och vuxna. För övrigt vill man lyfta fram aktuella teman för olika målgrupper i form av program, med utgångspunkt i Luckans informationsverksamhet. Metod Aktuella teman, ev. interaktiva program. Experter på plats.

BILAGA 2 LUCKANS PERSONAL 2005 arbetsfördelning Timmar per vecka: Ordinarie anställd 37,5h/v. ADMINISTRATION Verksamhetsledare Jessica Lerche Anställning: 1.8.2005-31.7.2006 Arbetsuppgifter/-beskrivning: - Ledning och koordinering av Luckans verksamhet ; uppgörande av årlig verksamhetsplan och budget - Utveckling av Luckans verksamhet, strategiarbete, projektutveckling och finansiering - Ansvarig för personalärenden: administration och ledning, rekrytering, arbetstider, möten, utveckling/fortbildning - Ekonomi och förvaltning, styrelsearbete (sekreterare och föredragande) avtal med finansiärer, arrangörer, kontakt till finansiärer och samarbetsparter, skötsel av ansökningar - Ansvarig för marknadsföring och programverksamhet (operativt ansvar handhas av informatör och producent) - Koordinering av samarbete med de övriga luckorna och övriga adekvata samarbetsparter - Se även instruktion 5, punkt 5.2 FÖRSÄLJNING Försäljningsplanerare Frida Lundberg, vikarie Sonja Kvikant Anställning from 1.2.2003 tillsvidare Arbetsuppgifter/-beskrivning: - Ansvarig för försäljningsverksamheten och för produktsortimentet i Luckans shop i samråd med verksamhetsledaren - Handha kundservice, försäljning och information - Uppgörande av avtal med arrangörer och leverantörer, ss. förlag, hantverkare m.fl. - Skötsel av marknadsföring av försäljningen samt är delaktig i övrig information enligt behov - Redovisningen av försäljning till arrangörer och styrelsen samt ansvarig för kassan - Upprätthållande av försäljningssystem (lippupiste) - Utvecklingen av försäljningsprocesser i samråd med verksamhetsledaren - Ekonomisk assistent för Luckan ; betalning av räkningar och fakturering av kunder (tillgång till Luckans konton) INFORMATION OCH PROGRAMPRODUKTION Informatör: Greta Storlund fastanställd Arbetsuppgifter/-beskrivning: 10

- Ansvarar för Luckans dagliga informationsverksamhet i informationscentret, per telefon och per mejl, (samt på webben) - Kundservice och kundkontakter - Kontakter till centrala samarbetsparter/informatörer - Utvecklande och systematisering av informationsverksamheten, informations områden och dess kontakter/kanaler - Upprätthållande/utvecklande av informationsområden på webbplatsen - Planering av evenemang anknutet till aktuell information - Beställning av material - Presskontakter (pressmeddelanden och annonser, puffar till tidningarna om evenemang) - Koordinering av utställningsverksamhet (kontakt, bokning och arrangemang) - Upprätthållande av databasen Fyrk (finansieringsinformation). Producent och informatör: Karl Kalle Norrbom fastanställd Arbetsuppgifter/-beskrivning: - Programverksamhet/-produktion (utveckling av kultur- och evenemangsproduktionen, ansvarig för programmen på Verandan, tekniken på Verandan, värdskapet) - Webb- och nätansvarig (IT-stöd) - Informatör för verksamheten Ny i stan (uppsökande verksamhet, aktiv utveckling av Luckans nätverk på det egna informationsområdet, att utveckla kunskaperna om specifika informationskanaler som är till nytta för nyinflyttade i huvudstadsregionen (sökande av arbete, bostad, fritidssysselsättningar, sociala nätverk, grundtrygghet, arbete kring utlänningars svenska nätverk i (södra) Finland) - Informatörsuppgifter i informationscentret, utvecklande av information på webbplatsen (handhar en del av programverksamheten - Ställföreträdare för verksamhetsledaren (biträdande verksamhetsledare) KULTURPRODUKTION (Verandan) Kulturplanerare Nina Gran, Verandan Samarbetsavtal 1.1-31.12.2005, Helsingfors stads kulturcentral och Luckan Arbetsuppgifter: - planera kulturverksamheten på Verandan termins- och årsvis i samråd med Luckans övriga personal - planera Verandans informationsmaterial i samråd med Luckans övriga personal - utveckla kontakterna till olika kulturproducenter och instanser -resursperson i svenska och nordiska kultur- och nätverksfrågor - kommunal samarbetspart 11

BILAGA 3 Praxis för försäljningen och kassan 2005 Allmän målsättning Försäljningsverksamheten är en del av det servicepaket Luckan erbjuder såväl sina kunder som arrangörerna av svenska evenemang och produkter. Försäljningen består därigenom även i att leda kunden rätt, att informera om var en produkt hittas. Genom att effektivera verksamheten och satsa på få leverantörer blir redovisningsprinciperna enkla och smidiga. Utöver detta skall försäljningen och utställningsverksamheten i mån om möjlighet stöda varandra. Biljettförsäljningen Målsättningen med biljettförsäljningen är att kunna erbjuda ett möjligast heltäckande utbud av biljetter till svenskspråkiga teatrar, evenemang och konserter i huvudstadsregionen. Produktförsäljningen Målsättningen med produktförsäljningen är att kunna erbjuda den finlandssvenska kundkretsen ett brett utbud av produkter med en finlandssvensk anknytning. Produktsortimentet bygger på både rariteter och nyheter. Procedur Försäljningsplaneraren uppgör ett kontrakt (se bilaga) med ifrågavarande arrangör/leverantör. Kontraktet uppgörs i två exemplar, ett till Luckan och ett till arrangören / leverantören. Alla kontrakt finns i arkiverade i servern under: Luckan shop/kontrakt 2005. samt en papperskopia i skåpet bakom försäljningsdisken (A4 mapp). Arrangören/leverantören bestämmer prissättningen i samråd med försäljnings-planeraren. Försäljningsplaneraren matar in evenemanget/produkten i Lippupistes system, där det syns efter c. 24h. Det nya evenemanget/produkten matas också in i evenemangskalendern / produktdatabasen på Luckans hemsida. Arrangören/leverantören ansvarar själv för marknadsföringen. Praxis Provisionerna för försäljning av biljetter är 10 %, dock min. 0,85 och max. 1,50 /biljett. Produktförsäljningen bygger på kommissionsavtal med arrangörerna. Provisionerna är för tillfället 20% (vissa undantag finns). Försäljningsplaneraren redovisar försäljningen och betalar ut till resp. arrangör försäljningsintäkterna enligt följande tidsmodell (Luckans provision avdras från försäljningsintäkterna): - biljettintäkterna senast en vecka efter avslutat evenemang. - biljettintäkterna från de större teatrarna 1 gång/vecka (Lippupiste måndag) - intäkterna för produktförsäljningen kvartalsvis (dec, mars, juni, sept). Alla redovisningar finns i arkiverade i servern under: Luckan shop/redovisningar 2005/ samt en papperskopia arkiveras i en mapp. 12

Produktsortimentet bör bytas enligt säsong och åtgång. En ny produkt som inte har åtgång tas bort från försäljningen senast vid nästa redovisningsperiod, om inte annat avtalats med arrangören. Försäljningsplaneraren och VL avgör vilka evenemang som tas till försäljning. En grundförutsättning är att arrangören satsar hårt på marknadsföringen så att evenemanget säljer. Luckan säljer endast egna biljetter, inga manuella biljetter mottas till försäljning. Kontraktmallar (finns manuellt samt på webben): - Kontraktmall produkter - Kontraktmall biljetter - Kontraktmall teatrar 13