Översynsprojektet Kartläggning av administrativa processer Stockholms universitet 2008 AB Stelacon 2008 1
WEBBENKÄT 2008 Enkäter gällande fem delområden: Ekonomiadministration Fastighetsadministration IT-administration Personaladministration Studieadministration AB Stelacon 2008 2
WEBBENKÄT 2008 Webbenkäterna skickades ut i början av oktober 2008 till prefekten på 89 institutioner/motsvarande. Varje prefekt fick fem olika enkäter att besvara. På de flesta institutioner var flera personer involverade i arbetet med att besvara enkäterna. Två påminnelser skickades ut via e-post, några institutioner kontaktades per telefon. Mycket hög svarsfrekvens 96-97%. Bortfallet ligger på 2-4 institutioner/motsvarande per delområde. AB Stelacon 2008 3
LÄSANVISNINGAR Enkätundersökningens syfte är att kartlägga hur mycket tid som läggs ner på olika administrativa uppgifter vid Stockholms universitet. Måttet som används är andel av en helårsarbetstid. Med uttrycket en helårsarbetstid avses 100% anställning. I bilderna som följer visas den totala andelen helårsarbetstider fördelat på: olika nivåer (fakultetsnivå, förvaltningsnivå och institutionsnivå) olika områden (ekonomi-, fastighets-, IT-, personal- och studieadministration) olika arbetsuppgifter Sammanställningar av de fem enkäterna finns redovisade i detalj i exeldokument, ett för varje delområde (exempelvis Redovisning Ekonomi ). AB Stelacon 2008 4
ADMINISTRATION TOTALT Administration totalt på Stockholms universitet (andel av helårsarbetstid) 4181; 6% 20743; 28% 49292; 66% Total andel av helårsarbetstid 74 216 Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon 2008 5
ADMINISTRATION PER OMRÅDE Adm instration per om råde (andel av helårsarbetstid) Ekonomiadministration; 12827; 17% Fastighetsadministration; 5383; 7% Studieadministration; 27237; 37% IT-administration; 20567; 28% Personaladministration; 8203; 11% AB Stelacon 2008 6
STUDIEADMINISTRATION TOTALT Studieadm inistration totalt (andel av helårsarbetstid) 2116; 8% 5361; 20% 19760; 72% Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon 2008 7
PERSONALADMINISTRATION TOTALT Personaladm inistration totalt (andel av helårsarbetstid) 842; 10% 2201; 27% 5159; 63% Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon 2008 8
IT-ADMINISTRATION TOTALT IT-adm inistration totalt (andel av helårsarbetstid) 475; 2% 8510; 41% 11582; 57% Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon 2008 9
FASTIGHETSADMINISTRATION TOTALT Fastighetsadm inistration totalt (andel av helårsarbetstid) 11; 0% 2369; 44% 3002; 56% Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon 2008 10
EKONOMIADMINISTRATION TOTALT Ekonom iadm inistration totalt (andel av helårsarbetstid) 736; 6% 2302; 18% 9789; 76% Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon 2008 11
STUDIEADMINISTRATION PER ARBETSUPPGIFT 4500 4000 Andel av helårsarbetstid 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Informera, studie-, karriärvägleda Anta studenter Schemalägga, boka lokaler, kursmaterial Kurs- och programutbud, rekrytera studenter Kurs-, utbildnings- och studieplaner Examination och validera för tillgodoräknande Registrera studenter Övrigt studentstöd Intyg till studenter, kontakter med organisationer Val av kurser inom program samt uppehåll, byten och avbrott Utfärda examensbevis Hantera utbildningsspecifika moment Introducera studenter Handlägga stipendieärenden Hantera disciplinärenden AB Stelacon 2008 12
PERSONALADMINISTRATION PER ARBETSUPPGIFT 4000 Andel helårsarbetstider 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Löpande lönedministrativt arbete Regeltolkning/arbetsrättsliga frågor Rekrytering/anställning gällande lärare Rekrytering/anställning TApersonal och forskningspersonal Arbete med psykosocial arbetsmiljö Rekrytering/anställning doktorander Förhandlingar med fackliga organisationer Arbete med jämställdhet, jämlikhet, mångfald Anställning/förlängning på tidsbegränsade anställningar gällande lärare Arbete i fakultetens lärarförslagsnämnder/mosvarande AB Stelacon 2008 13
IT-ADMINISTRATION PER ARBETSUPPGIFT 4000 3500 Andel av helårsarbetstid 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Support till anställda Webbredaktörsarbete Systemutveckling, programmering, testning Drift och underhåll av datorarbetsatser Drift- och underhåll, serverdrift IT-projekt Systemförvaltning Studentsupport Konto- och behörighetsadministration Systemägarskap, beställningsverksamhet Upphandlingar och avtalsadministration Uppbyggnad och underhåll av datanätverk AB Stelacon 2008 14
FASTIGHETSADMINISTRATION PER ARBETSUPPGIFT 2000 1800 1600 Andel av helårsarbetstid 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 Internpost- gods och avfallshantering Riskanalyser fysisk arbetsmiljö och skyddsronder Lokalplanering Miljöarbete Upphandling Lokalvårdsärenden Lås och larm utöver grundskyddet Tillbudshantering Tillståndshantering AB Stelacon 2008 15
EKONOMIADMINISTRATION PER ARBETSUPPGIFT 6000 5000 Andel av helårsarbetstid 4000 3000 2000 1000 0 Fakturahantering Projekthantering Uppföljningsarbete Budgetarbete Bokslutsarbete In- och utbetalningar Medelsfördelning Anläggningshantering Avtal för uppdragsverksamhet Ekonomimodell och ekonomihandbok Arkivering av bokföringsmaterial Behörighetshantering AB Stelacon 2008 16
KONTAKTUPPGIFTER AB Stelacon S:t Eriksgatan 63 112 34 Stockholm www.stelacon.se Christina Törneman christina.torneman@stelacon.se Tel 08-58712037 Mobil 0708-602829 Sigrid Wiklund sigrid.wiklund@stelacon.se Tel 08-587 12036 Mobil 0709-697724 AB Stelacon 2008 17