Översynsprojektet Kartläggning av administrativa processer



Relevanta dokument
Ansvarsområden vid Statistiska institutionen (beslutad , reviderad och )

Lunds universitets klassificeringsstruktur version 1.0

Roller och ansvar inom grundutbildningen

Forskarutbildningen - från behörighetsbedömning till examen

Lunds universitets klassificeringsstruktur version 1.1

GÖTEBORGS UNIVERSITET

Ansvarsbeskrivningar för ledningsuppdrag vid Romanska och klassiska institutionen. Bakgrund

Information till anställda och uppdragstagare om kommunens hantering av personuppgifter

Besluts- och delegationsordning vid Företagsekonomiska institutionen 2017 D nr V 2017/105

Handelshögskolans vid Göteborgs universitet Företagsekonomiska institutionen Institutionsrådet

Beslut och beredning vid Fakulteten för teknik och samhälle (TS).

SUHF-modellen (OH-modellen) i verkligheten och jämförelser för Göteborgs universitet och dess fakultetsnämnder

Välkommen som ny gruppledare på MBW!

Arbetsdokument: Specifikation av uppdrag kopplade till utbildningsverksamheten

Återkommande enkät för anställda som ett led i strategiskt personalpolitiskt utvecklingsarbete. Resultat för medicinsk fakultet

Rektors besluts- och delegationsordning

Institutionen för språk och litteraturer

Rektors delegationsordning

nsvarig enligt GUs. genomgå et. Ladokgruppen. eller utom 1 (6)

Delegationsordning. Göteborgs universitet

Tillämpningsföreskrifter för arbetstid och arbetstidsberoende ersättningar för lärare vid Institutionen för språkdidaktik

Fördelning av administrativa arbetsuppgifter mellan institutions- och fakultetsnivå (L5.1)

Ladok grundutbildning. Ladok version 119 detta dokument är senast uppdaterat

Delegationsordning för Fysikum

Utkast till ansvarfördelning inom grundutbildningen vid institutionen för astronomi och teoretisk fysik

Jämställdhetsplan

Institutionen för kulturgeografi och ekonomiska geografis handlingsplan för jämställdhet, likabehandling och mångfald under 2016

Arbets- och delegationsordning

Antagningsordning för utbildning på forskarnivå

BESLUT Dnr A /08

HISTORISKT LINKÖPINGS UNIVERSITET. Klassificeringsstruktur vid Linköpings universitet version 1.2. Gäller från

Administrationen REFERENSGRUPPSMÖTE

Institutionsstyrelsens medlemmar presenterar sig kortfattat. 2 Val av sekreterare Institutionsstyrelsen utser Michael Pettersson till sekreterare.

HANDLINGSPLAN. Åtgärder med anledning av ledningsgruppens interna organisationsutvärdering

IT-fakultetsnämnden. Föreskrifter inom fakultetsnämndens verksamhetsområde BESLUT. Delegationsordning för IT-fakulteten

Klassificeringsstruktur för verksamhetsbaserad informationsredovisning, version 1.1

Delegationsordning vid Musikhögskolan

Riktlinjer för validering inom Vård- och omsorgscollege

Institutionen för språk och litteraturer

Information till anställda och uppdragstagare om Nacka vatten och avfall AB:s hantering av personuppgifter

Lokal delegationsordning. Institutionen för datavetenskap. Beslutsdatum: Ikraftträdande:

HANDLÄGGNINGS- ORDNING FÖR PEDAGOGISK MERITERING VID UMEÅ UNIVERSITET

Anvisningar fö r dökumentatiön av utbildning pa förskarniva

Delegation av arbetsuppgifter och beslutsbefogenheter inom arbetsmiljö, (miljö och säkerhet), personal och ekonomi från prefekt till forskargruppschef

Doktorand i Etnologi Arbetsuppgifter Behörighet Bedömningsgrund Övrigt

Statsvetenskapliga institutionen

Hör gärna av dig till oss om du har du frågor eller vill kommentera någonting!

Instruktion för områdesintendenturer vid NL-fakulteten

HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR TILLGODORÄKNANDE VID GÖTEBORGS UNIVERSITET

Fastställd av prefekten, ställföreträdande prefekten och institutionsstyrelsen

HISTORISKT. Klassificeringsstruktur vid Linköpings universitet version 1.0 LINKÖPINGS UNIVERSITET. Gäller från

HISTORISKT. Il e U UNIVERSITET. Klassificeri ngsstru ktu r vid Linköpings universitet, version 1.3 LINKÖPINGS. Gäller från

Nybörjarkurs för forskarrapportörer 2013

Jämställdhetsplan för Nationalekonomiska institutionen Utgångspunkter. 1.1 Uppsala universitets utgångspunkter

Uppföljning av personalpolitiskt program 2005

Likabehandlingsplan 2012 Utbildningsvetenskapliga fakulteten

Jämställdhetsplan

Juridiska fakultetens jämställdhets- och likabehandlingsplan för perioden 1 januari 31 december 2019

Arbetsmiljöpolicy och handlingsplan för Biologiska Institutionen

Psykologiska institutionen

Rekommendationer för introduktion av nya doktorander till forskarutbildningen och SLU

HISTORISKT. me LINKÖPINGS. Klassificeringsstruktur vid Linköpings universitet version 1.1 UNIVERSITET. Gäller från

Uppföljning av doktorandbarometerns resultat - FHL

GÖTEBORGS UNIVERSITET 1 Humanistiska fakulteten Enligt humanistiska fakultetens delegationsordning fattar fakultetsnämnden beslut

FÖRSLAG TILL VERKSAMHETSPLAN 2015/16

Användarhandledning till ISP-system för institutions- och fakultetsadministratörer

Revisionsplan för 2016

Vill du bli företrädare i Ledarna?

Lika Villkorsplan, institutionen för ABM

Valideringsansökan. Identifiering och erkännande av tidigare förvärvad kompetens. September 2009

ADMINISTRATION. Ämnets syfte. Kurser i ämnet

Delegationsordning för det naturvetenskapliga området, från och med 2018 Beslutanderätten i anställningsärenden delegeras enligt bilaga.

Psykologiska Institutionen

Besluts- och delegationsordning för Utbildnings- och forskningsnämnden för lärarutbildning

Projektplan Från antagning till välkomnande


Introduktion av chefer

BESLUT Utredare Katarina Gustafsson FN , FN , FN FN

Återkommande enkät för anställda som ett led i strategiskt personalpolitiskt utvecklingsarbete. Resultat för Fysiska Institutionen

Riktlinjer för anställda

Återkommande enkät för anställda som ett led i strategiskt personalpolitiskt utvecklingsarbete. Resultat för: Biologi

UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETSPLAN 2014 INSTITUTIONEN FÖR SPRÅK OCH LITTERATURER

Arbetsmiljöpolicy och handlingsplan för biologiska institutionen

BESLUT ON ON

HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR TILLGODORÄKNANDE VID GÖTEBORGS UNIVERSITET

Handläggningsordning för tillgodoräknande på grund- och avancerad nivå

Universitetsdirektörens delegationsordning

Delegations- och handläggningsordning för samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden och dekanen vid samhällsvetenskapliga fakulteten

Klassificeringsstruktur för verksamhetsbaserad arkivredovisning, version 1.3

System för kvalitetssäkring av de tekniska yrkesprogrammen vid Uppsala universitet

HANDLINGSPLAN FÖR BREDDAD REKRYTERING

1a. Har du ett stressigt arbete? 1b. Kan du påverka din arbetssituation? 1f. Har du en rimlig arbetsbelastning?

Beslut och beredning vid Fakulteten för teknik och samhälle (TS)

Medarbetarportal för Uppsala universitet BEHOVSUNDERSÖKNING

Samhällsvetenskapliga fakultetens handlingsplan för jämställdhet, likabehandling och mångfald under

KAROLINSKA INSTITUTET

Lokalt avtal om arbetstid för lärare vid Högskolan i Kalmar

Arbetsmiljöpolicy och handlingsplan för biologiska institutionen 2015

med en engelsk översättning på

Studieadministrativa flödet för KIs utbildningsprogram

Transkript:

Översynsprojektet Kartläggning av administrativa processer Stockholms universitet 2008 AB Stelacon 2008 1

WEBBENKÄT 2008 Enkäter gällande fem delområden: Ekonomiadministration Fastighetsadministration IT-administration Personaladministration Studieadministration AB Stelacon 2008 2

WEBBENKÄT 2008 Webbenkäterna skickades ut i början av oktober 2008 till prefekten på 89 institutioner/motsvarande. Varje prefekt fick fem olika enkäter att besvara. På de flesta institutioner var flera personer involverade i arbetet med att besvara enkäterna. Två påminnelser skickades ut via e-post, några institutioner kontaktades per telefon. Mycket hög svarsfrekvens 96-97%. Bortfallet ligger på 2-4 institutioner/motsvarande per delområde. AB Stelacon 2008 3

LÄSANVISNINGAR Enkätundersökningens syfte är att kartlägga hur mycket tid som läggs ner på olika administrativa uppgifter vid Stockholms universitet. Måttet som används är andel av en helårsarbetstid. Med uttrycket en helårsarbetstid avses 100% anställning. I bilderna som följer visas den totala andelen helårsarbetstider fördelat på: olika nivåer (fakultetsnivå, förvaltningsnivå och institutionsnivå) olika områden (ekonomi-, fastighets-, IT-, personal- och studieadministration) olika arbetsuppgifter Sammanställningar av de fem enkäterna finns redovisade i detalj i exeldokument, ett för varje delområde (exempelvis Redovisning Ekonomi ). AB Stelacon 2008 4

ADMINISTRATION TOTALT Administration totalt på Stockholms universitet (andel av helårsarbetstid) 4181; 6% 20743; 28% 49292; 66% Total andel av helårsarbetstid 74 216 Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon 2008 5

ADMINISTRATION PER OMRÅDE Adm instration per om råde (andel av helårsarbetstid) Ekonomiadministration; 12827; 17% Fastighetsadministration; 5383; 7% Studieadministration; 27237; 37% IT-administration; 20567; 28% Personaladministration; 8203; 11% AB Stelacon 2008 6

STUDIEADMINISTRATION TOTALT Studieadm inistration totalt (andel av helårsarbetstid) 2116; 8% 5361; 20% 19760; 72% Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon 2008 7

PERSONALADMINISTRATION TOTALT Personaladm inistration totalt (andel av helårsarbetstid) 842; 10% 2201; 27% 5159; 63% Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon 2008 8

IT-ADMINISTRATION TOTALT IT-adm inistration totalt (andel av helårsarbetstid) 475; 2% 8510; 41% 11582; 57% Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon 2008 9

FASTIGHETSADMINISTRATION TOTALT Fastighetsadm inistration totalt (andel av helårsarbetstid) 11; 0% 2369; 44% 3002; 56% Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon 2008 10

EKONOMIADMINISTRATION TOTALT Ekonom iadm inistration totalt (andel av helårsarbetstid) 736; 6% 2302; 18% 9789; 76% Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon 2008 11

STUDIEADMINISTRATION PER ARBETSUPPGIFT 4500 4000 Andel av helårsarbetstid 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Informera, studie-, karriärvägleda Anta studenter Schemalägga, boka lokaler, kursmaterial Kurs- och programutbud, rekrytera studenter Kurs-, utbildnings- och studieplaner Examination och validera för tillgodoräknande Registrera studenter Övrigt studentstöd Intyg till studenter, kontakter med organisationer Val av kurser inom program samt uppehåll, byten och avbrott Utfärda examensbevis Hantera utbildningsspecifika moment Introducera studenter Handlägga stipendieärenden Hantera disciplinärenden AB Stelacon 2008 12

PERSONALADMINISTRATION PER ARBETSUPPGIFT 4000 Andel helårsarbetstider 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Löpande lönedministrativt arbete Regeltolkning/arbetsrättsliga frågor Rekrytering/anställning gällande lärare Rekrytering/anställning TApersonal och forskningspersonal Arbete med psykosocial arbetsmiljö Rekrytering/anställning doktorander Förhandlingar med fackliga organisationer Arbete med jämställdhet, jämlikhet, mångfald Anställning/förlängning på tidsbegränsade anställningar gällande lärare Arbete i fakultetens lärarförslagsnämnder/mosvarande AB Stelacon 2008 13

IT-ADMINISTRATION PER ARBETSUPPGIFT 4000 3500 Andel av helårsarbetstid 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Support till anställda Webbredaktörsarbete Systemutveckling, programmering, testning Drift och underhåll av datorarbetsatser Drift- och underhåll, serverdrift IT-projekt Systemförvaltning Studentsupport Konto- och behörighetsadministration Systemägarskap, beställningsverksamhet Upphandlingar och avtalsadministration Uppbyggnad och underhåll av datanätverk AB Stelacon 2008 14

FASTIGHETSADMINISTRATION PER ARBETSUPPGIFT 2000 1800 1600 Andel av helårsarbetstid 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 Internpost- gods och avfallshantering Riskanalyser fysisk arbetsmiljö och skyddsronder Lokalplanering Miljöarbete Upphandling Lokalvårdsärenden Lås och larm utöver grundskyddet Tillbudshantering Tillståndshantering AB Stelacon 2008 15

EKONOMIADMINISTRATION PER ARBETSUPPGIFT 6000 5000 Andel av helårsarbetstid 4000 3000 2000 1000 0 Fakturahantering Projekthantering Uppföljningsarbete Budgetarbete Bokslutsarbete In- och utbetalningar Medelsfördelning Anläggningshantering Avtal för uppdragsverksamhet Ekonomimodell och ekonomihandbok Arkivering av bokföringsmaterial Behörighetshantering AB Stelacon 2008 16

KONTAKTUPPGIFTER AB Stelacon S:t Eriksgatan 63 112 34 Stockholm www.stelacon.se Christina Törneman christina.torneman@stelacon.se Tel 08-58712037 Mobil 0708-602829 Sigrid Wiklund sigrid.wiklund@stelacon.se Tel 08-587 12036 Mobil 0709-697724 AB Stelacon 2008 17