Intern kontrollplan 2015 samt rutin för internkontroll

Transkript

1 Bilaga 1 BMN 20/2015 Sidan 1 av 7 Bilaga X, SBN XX0/2014 Diarienummer 2015BMN0083 Intern kontrollplan 2015 samt rutin för internkontroll för Bygg- och miljönämnden Innehåll Innehåll... 1 Vad är intern kontroll?... 2 Rutin och regler för internkontroll... 2 Planering och rapportering av kontrollarbetet Resultat av den översiktliga genomgången Sammanställning av moment som ska kontrolleras... 5 Camilla Olsson/Bygg- och miljöförvaltningen

2 Bilaga 1 BMN 20/2015 Sidan 2 av 7 Intern kontroll 2015, 2015BMN0083, Sida 2 av 7 Vad är intern kontroll? Intern kontroll är att systematiskt kontrollera den egna verksamheten och se efter att den har en rimlig grad av säkerhet. Det innebär att Bygg- och milöjnämnden ska göra avvägningar mellan kontrollkostnader och kontrollnytta. Här ska inte enbart ekonomiska faktorer vägas in utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter. Målen för internkontrollen ska vara: en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet en tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Vilket innebär att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställd verksamhetsidé och mål. Vilket innebär att nämnden samt de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvantitet och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. Vilket innebär att vi följer lagstiftning för vårt område såväl som regelverk och ingångna avtal med olika parter. I Östhammars kommun fastställde Kommunfullmäktige ett reglemente för intern kontroll, Rutin och regler för internkontroll Ansvarsfördelning Bygg- och miljönämnden har det yttersta ansvaret för utformningen av en god intern kontroll. Nämnden ansvarar även för att det finns en organisation, regler och anvisningar för den interna kontrollen i enlighet med Östhammars kommuns reglemente för intern kontroll. Nämnden ansvarar även för att rapportering sker till kommunstyrelse och revisorer senast i samband med årsbokslutet. Förvaltningschefen ansvarar för att konkreta regler och anvisningar finns, att upprätthålla en god intern kontroll och att rapporteringen till nämnden fungerar. Allvarligare brott mot den interna kontrollen rapporteras omedelbart till Kommunstyrelsen. Verksamhetsansvariga är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar, att informera övriga om internkontrollens innebörd, samt att verka för att de ansällda arbetar mot uppställda mål och arbetsmetoder då detta bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till förvaltningschef. Övriga anställda ska följa antagna regler och anvisningar i sin arbetsutövning. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmaste chef.

3 Bilaga 1 BMN 20/2015 Sidan 3 av 7 Intern kontroll 2015, 2015BMN0083, Sida 3 av 7 Framtagande av intern kontrollplan Bygg- och miljöförvaltningen gör årligen en Risk- och väsentlighetsanalys för verksamheten. Analysen utförs av förvaltningens ledningsgrupp enligt Kommunstyrelsens gällande mallar. Ledningen gör en översiktlig genomgång av förvaltningens processer i syfte att identifiera de processer som, på grund av dess sammanvägda risk och väsentlighet, bör ingå i en intern kontrollplan. En process, är i detta sammanhang, en rutin eller ett system för en handling eller åtgärd som utförs inom ramen för Bygg- och miljöförvaltningen. En sammanställning av denna analys framställs och presenteras för nämnden årligen. Den föreslagna kontrollplanen ska även innefatta; rutiner, regler, planering och rapportering av kontrollarbetet under året, hur introduktion av nyanställd personal går till i avseende om vad intern kontroll innebär. När nämnden har antagit en internkontrollplan, tas den upp på nästkommande arbetsplatsträff samt att den görs tillgänglig för all personal via vårt intranät. Risk och väsentlighet Risk och väsentlighet bedöms enligt en särskild skala. Riskfaktorn innebär att det finns risk för att handlingen eller åtgärden utförs på ett felaktigt sätt. Väsentligheten är den skada som en felaktigt utförd handling eller åtgärd skulle medföra. Risk 0 Osannolik Risken att fel ska uppstå är praktiskt taget obefintlig 1 Mindre sannolik Risken att fel ska uppstå är mycket liten 2 Möjlig Det finns risk för att fel uppstår 3 Sannolik Det är mycket troligt att fel uppstår Väsentlighet Påverkan på verksamheten, och eller kostnad om fel uppstår: 0 Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna. 1 Lindrig uppfattas som liten av intressenterna. 2 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenterna. 3 Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa.

4 Bilaga 1 BMN 20/2015 Sidan 4 av 7 Intern kontroll 2015, 2015BMN0083, Sida 4 av 7 Planering och rapportering av kontrollarbetet 2015 Planering av internkontrollplanen 12 januari 2015 Presentation av förslag för arbetsutskottet 11 februari 2015 Till nämnden, för antagande 25 februari 2015 Presentation för personal 2 mars 2015 Kontrolldagar och rapportering Kontrolldag 1 ( ) Kontrolldag 2 ( ) Kontroll- och uppföljnings datum Rapport till APT Rapport till arbetsutskott Rapport till nämnd 5 maj 8 juni 12 augusti 26 augusti Rapport till Kommunstyrelsen och revisorer 11 november 7 december 2 december 16 december När nämndsprotokollet är justerat Kontroller kan även ske tätare än ovanstående, i dessa fall framgår det av anvisningarna. Granskade moment skall återrapporteras enligt ovanstående, i form av en kontrollrapport. I de fall granskningen uppmärksammar allvarliga missförhållanden så skall dessa skyndsamt återrapporteras till nämnden. Rapporten ska innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och eventuellt vidtagna åtgärder. Rapporten ska vid behov innehålla förslag till förbättring av rutiner. Introduktion av nyanställd personal I förvaltningens rutin för introduktion av nyanställd personal framgår att övergripande dokument ska gås igenom av utsedd person, där ingår den interna kontrollplanen för aktuellt år. Av ovanstående framgår att vi återrapporterar planer och rapporter till personalen. Resultat av den översiktliga genomgången januari 2015 gjorde förvaltningens ledningsgrupp en risk- och väsentlighetsanalys av verksamheten. Totalt gicks 77 moment igenom och värderades enligt tabellen sidan 3. Av dessa valdes de högst värderade momenten ut (värde 6-4) till årets kontrollpunkter. Momentet Befogade klagomål/anmälningar registreras inte fick värdet fyra, men stryks ur internkontrollen 2015, då denna punkt anses ha en liten kontrollnytta samt vara svår att mäta.

5 Bilaga 1 BMN 20/2015 Sidan 5 av 7 Sammanställning av moment som ska kontrolleras Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet x Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Moment Säkerhetsrutiner följs inte. Risk Väsentlighet Produkt Kommentar Metod Kontrollansvar Frekevens Vi ser idag att det finns risk att säkerhetsrutinerna inte följs. x x x Projekt diarieförs inte Vi saknar idag en enhetlig hantering av hur vi jobbar i projektform. Det är därför viktigt att vi får till en rutin för detta. Utbildning av personal. Miljöchef Två gånger per år Utformande av rutin. Koordinator x Spridda rutiner och styrdokument gör det svårt att få en överblick Vi ser idag att rutiner och styrdokument finns spridda i verksamheten. Dessa ska nu ses över och stegvis föras in i vår kvalitetshandbok. splan för vilka rutiner som ska föras in, vem som ansvarar för detta och när det ska ske. Koordinator samordnar. Planoch bygg- samt Miljöchef genomför. x Rutiner uppdateras inte när de är inaktuella På grund av spridningen på våra rutiner är det svårt att hålla rutinerna uppdaterade. splan för vilka rutiner som ska föras in, vem som ansvarar för detta och när det ska ske. Koordinator samordnar. Planoch bygg- samt Miljöchef genomför.

6 Bilaga 1 BMN 20/2015 Sidan 6 av 7 Intern kontroll 2015, 2015BMN0083, Sida 6 av 7 Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Moment Risk Väsentlighet Produkt Kommentar Metod Kontrollansvar Frekevens x Vi informerar inte om att den önskade anonymiteten inte kan uppfyllas (upplysningsplikt) Delvis bristande kunskap inom förvaltningen gällande hantering av anmälan med önskad anonymitet hos anmälaren. Uppdatering av, eller utformande av, rutin för hur detta ska hanteras. Samt utbildning av personal. Koordinator samordnar. Bygg- och miljö-, Plan- och byggsamt Miljöchef genomför. x Dålig beredskap smittskydd På grund av personalomsättning har beredskapen för smittskydd skjunkit. Utbildning av personal. Miljöchef x Fel avgränsning i del av verksamhet som stängs Risk för fel avgränsing vid stängning av verksamhet. Utbildning av personal. Miljöchef x x Handläggare räknar ut fel avgift för lov mm Vi behöver säkerställa och kontrollera att vi följer vår taxa för Plan- och bygglov. Vi kommer under en period 2015 att behöva räkna ut taxan för ett ärende manuellt. 10 stickprov efter delegationsbeslut fattade enligt Plan- och bygglagen, per kontrolltillfälle, slumpas fram. Där efter kontrollräknar utsedd person, som inte handlagt ärendet, hur avgiften har räknats ut. Plan- och byggchef Två gånger per år

7 Bilaga 1 BMN 20/2015 Sidan 7 av 7 Intern kontroll 2015, 2015BMN0083, Sida 7 av 7 Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Moment x x Underlåtenhet att åtalsanmäla. Risk Väsentlighet Produkt Kommentar Metod Kontrollansvar Frekevens Vi ser idag att det finns risk att åtalsanmälningar hanteras olika. Därför är det viktigt att vi skapar en rutin. Utformande av rutin. Miljöchef x Anonymitet hanteras olika Vi ser idag att det fortfarande finns en risk att anonymitet hanteras olika. Vi behöver därför påminna oss om att vi jobbar på samma sätt. Uppdatera rutin för introduktion av ny personal, samt genomgång med all personal vid arbetsplats träff och informera Östhammar Direkt. Koordinator samordnar. Bygg- och miljö-, Plan- och byggsamt Miljöchef genomför.

8 Bilaga 2 BMN 21/2015 Sidan 1 av 11 Bygg- och miljöförvaltningen Camilla Olsson Datum Dnr Sid SBN (11) Bygg- och miljönämndens mål 2015 BMN1: I Östhammars kommun ska vi ha en god inom- och utomhusmiljö Uppfyller KFs mål KF 1: Östhammars kommun ska vara en kommun som ger barn och unga goda förutsättningar att möta framtidens utmaningar. Framgångsfaktorer Att vi har personal som kan arbeta med att planera trygga utomhusmiljöer och tillsyn av lokaler där barn och ungdomar vistas. Riskfaktor Att vi inte har resurser att arbeta med frågan. Beskrivning Vi kan i detaljplaneprocessen arbeta med att trygga miljöer för barn och unga finns. Vi arbetar med årlig tillsyn av lokaler i Östhammars kommun, många av lokalerna vi bedriver tillsyn på vistas barn och unga. Styrtal Beskrivning Måltal S1: Genomförande av Lean-projekt av detaljplaneprocessen på förvaltningsnivå. Vi genomför ett Lean-projekt för detaljplaneprocessen för att effektivisera processen samt skapa redskap för att kvalitetssäkra detaljplaner, framtagandet och resultatet. S2: Genomförd planerad tillsyn på hälsoskyddsobjekt. Mått på hur väl vi lever upp till vår planerade tillsyn för året. 100% Aktiviteter Beskrivning Startdatum Slutdatum A1: Processinriktad detaljplaneprocess. Vi genomför ett projekt enligt Lean för att få en processinriktad detaljplaneprocess på förvaltningsnivå. Detta Lean-projekt ska ta hänsyn till att följande punkter uppnås: - Trygga miljöer för barn- och unga - Tillgängliga miljöer Postadress Besöksadress/Reg.office Telefon Telefax Organisationsnummer Bankgiro Box 66 Stångörsgatan 10 Nat Nat Fakturaadress Östhammar Int Int V.A.T. No Box E-post SE Östhammar byggochmiljo@osthammar.se

9 Bilaga 2 BMN 21/2015 Sidan 2 av 11 2 (11) Aktiviteter Beskrivning Startdatum Slutdatum A2: Tillsyn på hälsoskyddsobjekt. Tillsyn på hälsoskyddsobjekt ger säkra och trygga miljöer för alla BMN2: Offentliga miljöer i Östhammars kommun ska vara säkra och tillgängliga Uppfyller KFs mål KF 2: Östhammars kommun ska vara en kommun med stöd- och omsorgsverksamhet som utgår från individens behov och värdighet. Framgångsfaktorer Att vi har personal som kan arbeta med säkra och tillgängliga miljöer i planprocessen och bygglovsärenden. Riskfaktor Att vi står utan resurser att utföra uppdraget. Beskrivning Vi kan arbeta med säkra och tillgängliga miljöer på ett mer aktivt sätt. Styrtal Beskrivning Måltal S1: Genomförande av Lean-projekt av detaljplaneprocessen på förvaltningsnivå. Vi genomför ett Lean-projekt för detaljplaneprocessen för att effektivisera processen samt skapa redskap för att kvalitetssäkra detaljplaner, framtagandet och resultatet. S2: Genomförd planerad tillsyn på hälsoskyddsobjekt. S3: Utbildning i tillgänglighetsfrågor. S4: Genomförd planerad tillsyn på miljöfarliga verksamheter. Mått på hur väl vi lever upp till vår planerade tillsyn för året. Berörd personal behöver utbildning i tillgänglighetsfrågor. Ett mått på hur väl vi genomfört vår planerad tillsyn för året. 100% 100%

10 Bilaga 2 BMN 21/2015 Sidan 3 av 11 3 (11) Aktiviteter Beskrivning Startdatum Slutdatum A1: Processinriktad detaljplaneprocess. A2: Tillsyn på hälsoskyddsobjekt. A3: Tillsyn på miljöfarliga verksamheter A4: Utbildning i tillgänglighetsfrågor. Vi genomför ett projekt enligt Lean för att få en processinriktad detaljplaneprocess på förvaltningsnivå. Detta Lean-projekt ska ta hänsyn till att följande punkter uppnås: - Trygga miljöer för barn- och unga - Tillgängliga miljöer Tillsyn på hälsoskyddsobjekt ger säkra och trygga miljöer för alla. Tillsyn på miljöfarliga verksamheter bidrar till minskad negativ miljöpåverkan. Berörd personal behöver utbildning i tillgänglighetsfrågor BMN3: Bygg- och miljönämnden ska ha ett gott och professionellt bemötande Uppfyller KFs mål KF 3: Östhammars kommun ska vara en kommun med gott bemötande och hög tillgänglighet. KF 5: Östhammars kommun ska vara en kommun med ett gott företagsklimat. Framgångsfaktorer Att vi kan ge ett negativt beslut på ett sådant sätt att det upplevs som god service, samt att vi i övrigt har en god och tydlig information till personer och företag vi kommer i kontakt med. Riskfaktor Negativa beslut kan vara svåra att ta emot på ett positivt sätt. Styrtal Beskrivning Måltal S2: Genomförd planerad tillsyn på hälsoskyddsobjekt. S4: Genomförd planerad tillsyn på miljöfarliga verksamheter. Mått på hur väl vi lever upp till vår planerade tillsyn för året. Ett mått på hur väl vi genomfört vår planerad tillsyn för året. 100% 100%

11 Bilaga 2 BMN 21/2015 Sidan 4 av 11 4 (11) Styrtal Beskrivning Måltal S5: Enkla bygglov som inte kräver grannhöran och kan tas på delegation ska ta högst 3 veckor att handlägga S6: Bygglovsansökan, med grannhöran och remisser, som kan tas på delegation, ska ta högst 5 veckor. S7: Bygglovsansökan, som inte kan tas på delegation ska ta högst 10 veckor. I enlighet med vårt LEAN-projekt av bygglovsprocessen har vi uppföljning varje vecka på hur vi ligger till med de olika typerna av bygglovsärenden. Handläggningstiden räknas som den tid det tar för att handlägga ärendet. Tid som det tar för att fördela, komplettera och expediera ärenden är inte inräknad i handläggningstid. I enlighet med vårt LEAN-projekt av bygglovsprocessen har vi uppföljning varje vecka på hur vi ligger till med de olika typerna av bygglovsärenden. Handläggningstiden räknas som den tid det tar för att handlägga ärendet. Tid som det tar för att fördela, komplettera och expediera ärenden är inte inräknad i handläggningstid. I enlighet med vårt LEAN-projekt av bygglovsprocessen har vi uppföljning varje vecka på hur vi ligger till med de olika typerna av bygglovsärenden S8: Andelen medborgare som upplever ett gott bemötande S9: Andelen medborgare som får svar på telefon S10: Andelen medborgare som får svar på e-post inom två dagar S12: Andelen nöjda företagare - Bygglov Handläggningstiden räknas som den tid det tar för att handlägga ärendet. Tid som det tar för att fördela, komplettera och expediera ärenden är inte inräknad i handläggningstid. Sveriges Kommuner och Landsting gör mätningar mot medborgarna, denna heter Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK) Sveriges Kommuner och Landsting gör mätningar mot medborgarna, denna heter Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK) Sveriges Kommuner och Landsting gör mätningar mot medborgarna, denna heter Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK) Swedish busines alliance (SBA) gör mätningar vart annat år på hur företagens kontakter med kommunen fungerar. 100% 60% 80% 75

12 Bilaga 2 BMN 21/2015 Sidan 5 av 11 5 (11) Styrtal Beskrivning Måltal S13: Antal inspekterade lantbruk S14: Andelen nöjda företagare - Miljö Inspektion av lantbruk med hänsyn till utsläpp av näringsämnen Swedish busines alliance (SBA) gör mätningar vart annat år på hur företagens kontakter med kommunen fungerar Aktiviteter Beskrivning Startdatum Slutdatum A1: Processinriktad detaljplaneprocess. A2: Tillsyn på hälsoskyddsobjekt. A3: Tillsyn på miljöfarliga verksamheter A5: Fördelningsmöten A6: Förbättrad information på hemsidan A7: Förenkla helt enkelt A8: Inspektion av lantbruk Vi genomför ett projekt enligt Lean för att få en processinriktad detaljplaneprocess på förvaltningsnivå. Detta Lean-projekt ska ta hänsyn till att följande punkter uppnås: - Trygga miljöer för barn- och unga - Tillgängliga miljöer Tillsyn på hälsoskyddsobjekt ger säkra och trygga miljöer för alla. Tillsyn på miljöfarliga verksamheter bidrar till minskad negativ miljöpåverkan. Vi har veckomöten där vi fördelar veckans ärenden som kommit in för ärenden gällande bygglov samt miljö- och hälsoskydd. Östhammars kommuns hemsida ska under 2015 omarbetas. Arbetet styrs centralt men förvaltningen kommer att vara delaktig i arbetet. Vi vill tydliggöra våra processer på ett övergripande och lättförståeligt sätt på hemsidan. Förbättringsarbete med SKL:s metod "Förenkla helt enkelt". Förvaltningen deltar i detta arbete som leds av Tillväxtkontoret. Inspektion av lantbruk, med hänsyn till utsläpp av näringsämnen

13 Bilaga 2 BMN 21/2015 Sidan 6 av 11 6 (11) Aktiviteter Beskrivning Startdatum Slutdatum A9: Fri rådgivning för alla nya livsmedelsföretagare. Vi erbjuder alla nya livsmedelsföretagare fri rådgivning BMN4: Bygg- och miljönämnden ska uppfattas som öppen och tillgänglig Uppfyller KFs mål KF 4: Östhammars kommun ska vara en kommun där invånarna upplever ökade förutsättningar för delaktighet. Framgångsfaktorer Att vi skapar och deltar i tillfällen för möten med medborgare och företag. Att vi har en tydlig information och kommunikation med medborgare och företag. Riskfaktor Resursbrist. Beskrivning Vi satsar på information och gott bemötande Styrtal Beskrivning Måltal S8: Andelen medborgare som upplever ett gott bemötande S9: Andelen medborgare som får svar på telefon S10: Andelen medborgare som får svar på e-post inom två dagar Sveriges Kommuner och Landsting gör mätningar mot medborgarna, denna heter Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK) Sveriges Kommuner och Landsting gör mätningar mot medborgarna, denna heter Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK) Sveriges Kommuner och Landsting gör mätningar mot medborgarna, denna heter Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK) 100% 60% 80% S11: Andel medborgare som upplever att vi har god webinformation Bra och aktuell information på hemsida 90%

14 Bilaga 2 BMN 21/2015 Sidan 7 av 11 7 (11) Aktiviteter Beskrivning Startdatum Slutdatum A6: Förbättrad information på hemsidan Östhammars kommuns hemsida ska under 2015 omarbetas. Arbetet styrs centralt men förvaltningen kommer att vara delaktig i arbetet Vi vill tydliggöra våra processer på ett övergripande och lättförståeligt sätt på hemsidan. BMN5: Bygg- och miljönämnden ska ha en aktiv plan- och bygglovshantering Uppfyller KFs mål KF 6: Östhammars kommun ska vara en attraktiv kommun där befolkningen trivs och antalet invånare kontinuerligt ökar. Framgångsfaktorer Efterfrågan möter våra resurser. Riskfaktor Resursbrist. Styrtal Beskrivning Måltal S1: Genomförande av Lean-projekt av detaljplaneprocessen på förvaltningsnivå. S5: Enkla bygglov som inte kräver grannhöran och kan tas på delegation ska ta högst 3 veckor att handlägga Vi genomför ett Lean-projekt för detaljplaneprocessen för att komma fram till hur vi effektiviserar processen samt får med hur vi kan arbeta mot kvalitetssäkring av detaljplaner I enlighet med vårt LEAN-projekt av bygglovsprocessen har vi uppföljning varje vecka på hur vi ligger till med de olika typerna av bygglovsärenden. Handläggningstiden räknas som den tid det tar för att handlägga ärendet. Tid som det tar för att fördela, komplettera och expediera ärenden är inte inräknad i handläggningstid. 3

15 Bilaga 2 BMN 21/2015 Sidan 8 av 11 8 (11) Styrtal Beskrivning Måltal S6: Bygglovsansökan, med grannhöran och remisser, som kan tas på delegation, ska ta högst 5 veckor. S7: Bygglovsansökan, som inte kan tas på delegation ska ta högst 10 veckor. I enlighet med vårt LEAN-projekt av bygglovsprocessen har vi uppföljning varje vecka på hur vi ligger till med de olika typerna av bygglovsärenden. Handläggningstiden räknas som den tid det tar för att handlägga ärendet. Tid som det tar för att fördela, komplettera och expediera ärenden är inte inräknad i handläggningstid. I enlighet med vårt LEAN-projekt av bygglovsprocessen har vi uppföljning varje vecka på hur vi ligger till med de olika typerna av bygglovsärenden. Handläggningstiden räknas som den tid det tar för att handlägga ärendet. Tid som det tar för att fördela, komplettera och expediera ärenden är inte inräknad i handläggningstid Aktiviteter Beskrivning Startdatum Slutdatum A1: Processinriktad detaljplaneprocess. Vi genomför ett projekt enligt Lean för att få en processinriktad detaljplaneprocess på förvaltningsnivå A5: Fördelningsmöten Detta Lean-projekt ska ta hänsyn till att följande punkter uppnås: - Trygga miljöer för barn- och unga - Tillgängliga miljöer Vi har veckomöten där vi fördelar veckans ärenden som kommit in för ärenden gällande bygglov samt miljö- och hälsoskydd

16 Bilaga 2 BMN 21/2015 Sidan 9 av 11 9 (11) BMN6: Bygg- och miljönämnden ska verka för en minskad negativ miljöpåverkan. Uppfyller KFs mål KF 7: Östhammars kommun ska vara en kommun med minskad miljöpåverkan. Framgångsfaktorer Att vi har personal och resurser att arbeta med tillsyn enligt Miljöbalken. Riskfaktor Resursbrist. Styrtal Beskrivning Måltal S2: Genomförd planerad tillsyn på hälsoskyddsobjekt. S4: Genomförd planerad tillsyn på miljöfarliga verksamheter. S13: Antal inspekterade lantbruk Mått på hur väl vi lever upp till vår planerade tillsyn för året. Ett mått på hur väl vi genomfört vår planerad tillsyn för året. Inspektion av lantbruk med hänsyn till utsläpp av näringsämnen 100% 100% 50 S15: Antal inventerade enskilda avlopp Inventering sker av enskilda avlopp. 200 Aktiviteter Beskrivning Startdatum Slutdatum A2: Tillsyn på hälsoskyddsobjekt. A3: Tillsyn på miljöfarliga verksamheter A8: Inspektion av lantbruk A10: Avloppsinventering Tillsyn på hälsoskyddsobjekt ger säkra och trygga miljöer för alla. Tillsyn på miljöfarliga verksamheter bidrar till minskad negativ miljöpåverkan. Inspektion av lantbruk, med hänsyn till utsläpp av näringsämnen Vi bedriver årligen inventering av avlopp på landsbygden

17 Bilaga 2 BMN 21/2015 Sidan 10 av (11) BMN7: Bygg- och miljönämnden ska ha en ekonomi och verksamhet som kännetecknas av god ekonomisk hushållning i både kort- och långsiktigt perspektiv. Uppfyller KFs mål KF 8: Östhammars kommun ska ha en ekonomi och verksamhet med god ekonomisk hushållning, både i kort- och långsiktigt perspektiv. Framgångsfaktorer Målen för självfinansieringsgrader uppnås med god planering. Att vi fortsätter att arbeta med förbättring av ekonomiska prognoser. Riskfaktor Vi kan inte styra mängden ärenden som kommer in till nämnden, eller hur bemanningen skiftar under året. Detta är faktorer som påverkar vår självfinansieringsgrad och vår resultat. Beskrivning Nämnden har antagit mål för självfinansieringsgrader. Dessa är indelade efter lagstiftningsområden och innefattar alla kostnader och intäkter som verksamheterna har. Kostnader för nämnd och nämndsekreterare är inte inräknad. Styrtal Beskrivning Måltal S16: Självfinansieringsgrad, Plan- och bygglagen. S17: Självfinansieringsgrad, Miljöbalken. S18: Självfinansieringsgrad, livsmedelslagstiftningen. S19: Maximalt 3% avvikelse mellan prognos vid delårsbokslut och årets bokslutsresultat. Nämnden har antagit mål för självfinansieringsgrader. Dessa är indelade efter lagstiftningsområden och inne fattar alla kostnader och intäkter som verksamheterna har. Kostnader för nämnd och nämndsekreterare är inte inräknad. Nämnden har antagit mål för självfinansieringsgrader. Dessa är indelade efter lagstiftningsområden och inne fattar alla kostnader och intäkter som verksamheterna har. Kostnader för nämnd och nämndsekreterare är inte inräknad. Nämnden har antagit mål för självfinansieringsgrader. Dessa är indelade efter lagstiftningsområden och inne fattar alla kostnader och intäkter som verksamheterna har. Kostnader för nämnd och nämndsekreterare är inte inräknad. Den avvikelse i prognosen som lämnas vid delårsbokslutet ska maximalt skilja sig med 3% från den avvikelse som blir mellan bokslutet och budgeten för aktuellt år. 85% 75% 80% 3%

18 Bilaga 2 BMN 21/2015 Sidan 11 av (11) Aktiviteter Beskrivning Startdatum Slutdatum A11: Förbättrade prognoser A12: Arbete med budget och förändringar i taxor Vi arbetar aktivt med att förbättra våra prognoser. Vi budgetarbete och omarbetning av taxor ska hänsyn tas till mål för självfinansieringsgrader BMN8: Bygg- och miljönämnden ska vara en attraktiv arbetsgivare Uppfyller KFs mål KF 9: Östhammars kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare. Framgångsfaktorer Att medarbetarna är nöjda och stannar på arbetsplatsen. Riskfaktor Att medarbetarna inte trivs samt personalomsättningar. Styrtal Beskrivning Måltal S20: Andel nöjda medarbetare Östhammars kommuns mätningar 80% S21: Personalomsättning 17% Aktiviteter Beskrivning Startdatum Slutdatum A13: Möteskultur Mötestrukturen skall vara dynamisk och levande. Möjliggöra olika upplägg A14: Personalsociala aktiviteter A15: Marknadsmässiga löner A16: Medarbetare äger sina uppdrag För att skapa större gemenskap skapar vi tillfällen för personalen att göra saker tillsammans. En bidragande orsak till personalomsättningen, som vi rår över, kan vara att lönerna inte är marknadsmässiga, vilket dom borde vara. Medarbetare ska äga rätten till att styra sina uppdrag. Det vill säga att de inom våra ramar ska få styra hur arbetet ska läggas upp och utföras

19 Bilaga 3 BMN 22/2015 Sidan 1 av 21 Bilaga X, SBN XX0/2014 Diarienummer 2015SBN0143 Verksamhetsplan för Bygg- och miljönämnden Camilla Olsson/Bygg- och miljöförvaltningen

20 Bilaga 3 BMN 22/2015 Sidan 2 av 21 Innehåll Innehåll... 2 Ledning och administration... 3 Personal Beskrivning av verksamheten Gemensamma aktiviteter... 3 Prioriterad verksamhet Flerårsplan Bygglovs-, Plan- & Kartverksamheten... 5 Personal Beskrivning av verksamheterna Prioriterad verksamhet Flerårsplan Miljö- och hälsoskyddsverksamheten samt Livsmedelsverksamheten Personal Beskrivning av Miljö- och hälsoskyddsverksamheten Prioriterad miljö- och hälsoskyddsverksamhet Flerårsplan Beskrivning av Livsmedelskontrollens verksamhet Prioriterad verksamhet

21 Bilaga 3 BMN 22/2015 Sidan 3 av 21 Ledning och administration Personal 2015 Bygg- och miljöchef Tjänster Verksamhetledning, personal, budget 1,0 Administration Koordinator; ekonomi och ledningsstöd 1,0 Registrator 0,5 Nämndsekreterare 0,6 Summa tjänster 3,1 Beskrivning av verksamheten 2015 Administrationen inklusive förvaltningschefen, sköter uppgifter som är gemensamma för hela förvaltningen. Detta gäller till exempel uppdatering av hemsidan, utveckling av arbete i diarieföringssystemet, arkivering, ledningsstöd, posthantering, fakturering, budgetering med mera. Byggoch miljöchefen har verksamhetes-, personal- och budgetansvar för administrationen och deltar i kommunövergripande strategiskt arbete. I förvaltningens ledningsgrupp ingår Bygg- och miljöchefen, Plan- och byggchefen, Miljöchef och Koordinator. Plan- och byggchefen och Miljöchef ansvarar för att planera, samordna och följa upp den dagliga verksamheten inom respektive område, samt personal- och budgetansvar inom respektive enhet. Båda rapporterar till Bygg- och miljöchefen. Gemensamma aktiviteter Strategisk och kommunövergripande planering genomförs av eller på uppdrag av kommunstyrelsen. Arbetet med en ny översiktsplan fortgår även under 2015, där bygg- och miljöförvaltningen kommer att delta i arbetet. Prioriterad verksamhet 2015 Administration och nämnd Aktivitet Färdigställande av dokumenthanteringsplan Informationen på hemsidan förbättras Papperslösa nämndssammanträden Ledning Aktivitet Ekonomisk uppföljning Kommentar Dokumenthanteringsplanen kommer att färdigställas under Ett kontinuerligt förbättringsarbete fortgår på förvaltningen. Innefattar även arbete för de olika verksamheterna. Under 2014 infördes papperslösa arbetsutskott, arbetet utvidgas under 2015 till att även gälla nämnden. Kommentar Vi forsätter att utveckla uppföljning och prognoser.

22 Bilaga 3 BMN 22/2015 Sidan 4 av 21 Kommunövergripande projekt Prioriterade Östhammar direkt Förenkla helt enkelt Lean Projektet kultur och värderingar Omarbetning av hemsidan Strategisk planering Översiktsplan (ÖP) Kommentar Erfarenhetsutbyte mellan enheterna kommer att ske kontinuerligt under året. Vi deltar i de kommungemensamma delarna och jobbar mot Kommunfullmäktiges mål för att höja Nöjd Kund Index. Under 2015 kommer vi att leana följande processer: den interna detaljplaneprocessen, nämndsprocessen och förhandsbesked. Projektet drivs inte av förvaltningen men kommer påverka verksamheten. Hemsidan kommer att jobbas om för hela Östhammars kommun under Planen är att ha en ny hemsida till oktober månad. Projektet drivs från Tillväxtenheten, men kommer att påverka alla delar av vår verksamhet. Deltagande i arbetsgrupper för ÖP. Alla verksamheter på förvaltningen är involverad i arbetet, eller påverkas av arbetet. Vi bidra till att ÖP har den kvalitet som krävs för att den ska vara ett bra stöd i detaljplaneringsarbetet, förhandsbeskedshandläggning och bygglovandläggning. Flerårsplan Administration och ledning Aktivitet E-tjänster Kommentar Papperslösa förvaltningsmöten

23 Bilaga 3 BMN 22/2015 Sidan 5 av 21 Bygglovs-, Plan- & Kartverksamheten Personal 2015 Plan- och byggchef Tjänster Samordning för bygg-, plan- och kartverksamheten 0,7 Bygglovsverksamheten 4,4 Planverksamheten 2,6 Kartverksamheten 1,2 Summa tjänster totalt 7,9 Beskrivning av verksamheterna 2015 Bygglovsverksamheten Med anledning av tydliga krav i nya Plan- och bygglagen (PBL), har bygglovsverksamheten utökats med en handläggare under 2014, vilket möjliggjort att vi bedrivit tillsyn på nybyggnationer i större omfattning än tidigare år. Lovgivning och anmälansärenden enligt PBL/Plan- och byggförordningen (PBF) är starkt beroende av mängden inkommande ärenden. Ärendeinflödet förändrades något Antalet bygglov har gått ner på grund av Attefallsreformen, som i sin tur lett till att antalet anmälningsärenden ökat i motsvarande grad. Antalet bygglov för nya villor har ökat markant jämfört med de senaste åren. Det finns signaler från bland annat Forsmarks kraftverk och SFR om kommande stora investeringar där bygglov kan komma att krävas. Verksamheten ansvarar för tillsyn på ventilationssystem (OVK), hissar och motordrivna portar och liknande, samt tillsyn på enkelt avhjälpta hinder (HIN). Under perioden ska tillsyn göras fortlöpande inom samtliga tre områden. Handläggning av bygglovsärenden Handläggning sker inom tio veckor. Längre handläggningstider ska meddelas sökanden i enlighet med PBL. Ytterligare arbete för att beslut ska vara lätta att förstå sker kontinuerligt. Enklare ärenden prioriteras. Handläggningstiden bör ej överstiga fem veckor och enkla ärenden som inte kräver grannhörande ska handläggas inom tre veckor. Förbättrad samordning behövs av ärenden som också kräver handläggning enligt Miljöbalken. Det gäller särskilt åtgärder som kräver strandskyddsdispens och anmälningar om ovårdade tomter, som skapar betydande olägenhet för grannar och trafik. Planverksamheten, inklusive förhandsbesked Kärnverksamheten består av planläggning och lovgivning enligt bestämmelserna i PBL/PBF samt kart- och mätteknisk verksamhet. Efterfrågan på detaljplaner har ökat de senaste åren. De närmaste åren bör en inriktning ske mot kommunala planer för bostads-, handels- och industriändamål. Detaljplaner ska i huvudsak genomföras mot planavtal, där kommunen står för den formella hanteringen och kvalitetsgranskning. Planverksamhetens personal har stor del i arbetet med att arbeta fram en strategisk och kommunövergripande planering. Större delen av arbetet har bedrivits under Översiktsplanen beräknas kunna slutföras under 2015.

24 Bilaga 3 BMN 22/2015 Sidan 6 av 21 Det planerade Lean-arbetet av förhandsbesked för bygglov genomfördes inte som planerat En omplanering fick ske till förmån för att kunna Leana den kommungemensamma detaljplaneprocessen istället. Ett Lean-arbete av förhandsbeskedsprocessen möjliggör utveckling av kommunen utanför tätorterna. Arbetet görs i samverkan med miljöenhetens personal för att kvalitetssäkra och effektivisera processen. Under 2015 kommer även detaljplaneprocessen på förvaltningsnivå att genomföras. Kartverksamheten Under planeringsperioden förväntas kvalitetshöjningen av primärkartan att ge full effekt och under perioden kommer förändringsarbetet att fortgå. Fokus bör ligga på en ökad medborgarservice och att en högre grad av noggrannhet ska uppnås vid inmätningar, utsättningar och upprättande av nybyggnadskartor. Ovanstående bedöms bidra till en högre grad av säkerhet vid förvaltningens myndighetsutövning. Kvalitetssäkring av adressättning och leverans av uppgifter till Lantmäteriet sker fortlöpande under Flygfotografering Under 2015 planeras att genomföra en flygfotografering av Östhammars kommuns tätorter, detta för att uppdatera våra primär- och baskartor. Prioriterad verksamhet 2015 Bygglovsverksamhet Aktivitet Meddela lov inom tio veckor från komplett handling Kommentar Meddela enklare lovärenden inom fem veckor. Meddela lov inom tre veckor om grannhörande inte krävs Handlägga anmälansärenden enligt Planoch bygglagen och Plan- och byggförordningen.

25 Bilaga 3 BMN 22/2015 Sidan 7 av 21 Fortsättning, Bygglovsverksamhet Aktivitet Utföra tillsyn på Enkelt avhjälpta hinder (HIN 2) och Obligatorisk ventilationskontroll (OVK). Kontroll enligt PBL (platsbesök) Tillsyn hissar och portar Tillsyn av höga häckar i korsningar Tillsyn av obligatorisk ventilationskontroll (OVK) Planverksamhet Aktivitet Kommunala detaljplaner för bostäder i tätorter med brist på kommunala tomter Detaljplaner för handel- och industri i områden med efterfrågan Externa detaljplaner Meddela förhandsbesked inom tio veckor från inkommen komplett handling Lean av detaljplaneprocessen på förvaltningsnivå Förhandsbesked Kommentar HIN 2 följs upp. Ett fastighetsregister för OVK ska tas fram. Genomförs vid större byggprojekt och egna hem. Projektplan med tydligt avslut utarbetas under 2015, för att kunna bedriva projektet under Stickprovstillsyn ska göras av höga häckar i anslutning till vägkorsningar under Projektet påbörjades under Övergripande inventeringar har genomförts i kommunens tätorter under Uppföljning skedde under Projektavslut sker under Kommentar Bl.a. i Östhammar, Alunda och Öregrund. Industritomter i anslutning till Östhammars tätort efterfrågas. Särskilt prioriterat är detaljplaner för flerbostadshus. Införa Lean i förhandsbeskedsprocessen. För att få en struktur och effektiv hantering av detaljplaner kommer detaljplaneprocessen att leanas under Inkomna ärenden handläggs där platsbesök ska genomföras. Besked lämnas inom tio veckor från komplett handling. Besluten är tydliga och samordnas med miljö- och hälsoskydd. Processen kvalitetssäkras med verktyget Lean.

26 Bilaga 3 BMN 22/2015 Sidan 8 av 21 Kartverksamhet Aktivitet Ajourhållning av primärkarta Utsättning Upprätta nybyggnadskarta Upprättande av grundkarta Adressättning Leverera data till Vägdatabasen Samordnade kontroller i fält till stöd för plan- och bygglov Kommentar Uppdateringar görs fortlöpande, och förs in i samband med bygglovsgivning. Kontroll sker vid behov genom lägeskontroll eller i samband med utsättning. Primärkartor för kommunala detaljplaner prioriteras. Primärkartor för externa detaljplaner läggs i första hand ut på exploatör. Kontroll sker genom terrester mätning av egen personal. Ajourhållning av primärkarta sker genom mätning av egen personal. Handläggning sker inom tio arbetsdagar från beställning, i samband med bygglovsgivning. Fortlöpande utsättning inom kommunalt verksamhetsområde för vatten- och avlopp samt inom strandskyddat område och för detaljplaner. Utsättningen sker i första hand med egen personal. Handläggning sker skyndsamt, karta levereras normalt inom tre arbetsveckor från beställning. Krav ställs på nybyggnadskarta inom kommunalt verksamhetsområde för vatten- och avlopp. Underlag för detaljplaner. Utsättning av adresser och nya hus sker i särskilt system. Där ifrån sker sedan rapportering till Lantmäteriet löpande under året. Inmatning av uppgifter om vart vägar finns, vem som har hand om vägen samt typ av beläggning på vägen sker i särskilt system. Därifrån sker sedan rapportering till vägdatabasen. Stöd till planprocessen i form av utstakningar och lägeskontroller sker vid behov. Stöd till bygglovsprocessen i form av besiktningar och platsbesök sker fortlöpande. Flygfotografering Kusten och tätorterna kommer under 2015 att flygfotograferas för att sedan föras in i vårt kartsystem.

27 Bilaga 3 BMN 22/2015 Sidan 9 av 21 Flerårsplan Bygglovsverksamheten Aktiviteter Handläggning av anmälan enligt Planoch bygglagen. Tillsyn HIN 2 (enkelt avhjälpta hinder) Medverkan vid utarbetandet av planer Kommentar Handläggning sker skyndsamt. Prioriterat är ärenden med begränsad handläggningstid. Tillsyn bedrivs. Sker fortlöpande i mån av tid. Planverksamheten Aktiviteter Detaljplaner för bostadsbebyggelse Detaljplaner för arbetsplatser Detaljplaner för privat exploatör Utredningar i planprogramskede Kommentar Ett aktivt sammarbete med övriga berörda kontor t.ex. tekniska och tillväxt. En beredskap med framtagande av planer i attraktiva och expansiva områden av kommunen. Ett aktivt sammarbete med övriga berörda kontor t.ex. tekniska och tillväxt. En beredskap med framtagande av planer inom områden som stöds av översiktsplanen. Planer ska genomföras med externa medel. Planbesked ska lämnas i inom fyra månader. Plankostnad debiteras planbeställaren. Genomförs i mån av tid om efterföljande planarbete är att vänta. Överläggning med Kommunstyrelsen krävs. Kartverksamheten Aktiviteter Utveckling av karthanteringssystem Ajourhållning av primärkarta Utsättning Upprättande av nybyggnadskarta Adressättning Kommentar Fortsatt utvecklingsarbetet genom att processer ses över och effektiviseras. Förbättrade rutiner behöver utarbetas för att adressättning ska ske inom föreskriven tid. Vägdatabas Samordnade kontroller i fält till stöd för plan- och bygglov

28 Bilaga 3 BMN 22/2015 Sidan 10 av 21 Miljö- och hälsoskyddsverksamheten samt Livsmedelsverksamheten Personal 2015 Miljöchef Tjänster Verksamhetsansvar för miljö-, hälsoskydd och livsmedelsverksamheten 1 Miljö- och hälsoskyddsverksamheten 7,5 Livsmedelsverksamheten 2,5 Miljö- och hälsoskyddsinspektörer Summa tjänster totalt 11 Beskrivning av Miljö- och hälsoskyddsverksamheten 2015 Verksamheten miljö- och hälsoskydd är att bedriva kontroll på verksamhetsutövare att de följer den lagstiftning som regleras enligt miljöbalken, samt att försäkra oss om att människor i kommunen inte utsätts för onödiga miljörelaterade risker och faror. Vi ska även se till att vår miljö skyddas i ett långsiktigt perspektiv. Vi jobbar även för att uppmuntra och rådgiva verksamhetsutövare och medborgare att verka för miljöförbättrande åtgärder. Till verksamhetsplanen för miljö- och hälsoskyddsverksamheten tillhör även tillsynsbehovsutredningen för Enskilda avlopp Inventeringar av enskilda avlopp pågår och beräknas vara klart Från 2014 har målet varit att inventeras cirka 350 stycken avlopp per år, vi behöver dock under 2015 sänka detta mål till cirka 200 avlopp, detta då vi ser att andra faktorer kommer att påverka arbetstakten, t.ex. byte av lokaler och nya system. Undermåliga avlopp får föreläggande om åtgärder inom två år. Kontinuerligt inkommer ansökningar om nya avloppstillstånd och behandlas fortlöpande. Slamdispenser Slamdispensansökningar inkommer från fastighetsägare med enskilda avlopp som önskar glesare tömning av sina slamavskiljare. Inomhusmiljöer Riskbaserad taxa införs under 2015 för tillsyn av offentliga lokaler och miljöer. Verksamhetsutövarna kommer att i början av året få ett beslut om vilken avgiftsklass de hamnar i samt hur många tillsynstimmar den årliga avgiften är baserad på. Tillsynsarbetet kommer att utföras under en treårscykel. Efter tre år ska alla verksamheter vara besökta och en utvärdering kommer att ske. Tillsynen kommer att ske i projektform indelat på verksamhetstyp och storlek på inspektionen. Tillsynen kommer att ske i form av planerade besök, oplanerade besök och som utbildningstillfällen. Skolor, förskolor, bassängbad, tatuerare och piercare ( Stickande, skärande stor ) kommer att besökas varje år. Övriga verksamheter besöks vartannat eller vart tredje år.

29 Bilaga 3 BMN 22/2015 Sidan 11 av 21 Stor Mellaninspektion Extra Verksamhetstyp Risknivå Tid inspektion tillsyn/utbildning Skola, stor Hög 7 9h 1/2 1/2 alla Skola, liten Mellan 6h 1/3 1/3 1/3 Förskola Mellan 6 7h 1/3 1/3 1/3 Fastighetsägare Mellan 6 9h 1/3 1/3 1/3 Bassängbad Hög 6 8h 1/2 1/2 alla Stickande, skärande stor Hög 4 6h 1/3 1/3 1/3 Stickande, skärande liten Mellan 2h 1/3 vid behov Tillfälligt boende Mellan 4-8 t 1/4 3/4 vid behov Tillfälligt boende m. bad Mellan 4-8 tim 1/4 3/4 vid behov Friskvård Låg 3 tim 1/3 vid behov Vårdboende Mellan 6 tim 1/4 3/4 vid behov Solarium Hög 3 tim 1/2 vid behov Öppen förskola Låg 1 tim 1/3 vid behov Strandbad Låg 4 tim 1/2 vid behov Här ovan syns den tänkta indelningen av tillsynstiden. Skola, stor kommer få en stor inspektion och en extra tillsyn ett år och året efter en mellaninspektion och en extra tillsyn. Stickande, skärande stor besöks varje år men de är olika stora inspektioner varje år. Friskvård och stickande, skärande liten besöks vart tredje år och får alltid en mellaninspektion. De verksamheter där det står vid behov på extra tillsyn kommer att besökas oanmält om behovet finns eller om utrymme finns i deras totala tillsynstid. Eftersom verksamheterna betalar för tillsynen i förväg är det viktigt att leverera den tid som faktureras. För att detta ska bli verklighet planerar handläggarna in det antal inspektioner som rimligen ska täcka det antalet tillsynstimmar som tilldelats varje verksamhet. Några verksamheter har en tillsynstid på endast en till tre timmar per år, dessa verksamheter kommer att besökas vart tredje år. Tillsynsplaneringen är indelad i en treårscykel. Efter tre år ska alla verksamheter vara besökta. Under 2015 kommer 86 tillsynsbesök att genomföras. Utöver planerade och oplanerade tillsynsbesök kommer även ca 35 fastighetsägare bjudas in till ett eller flera informationstillfällen om verksamhetsutövarens egenkontroll. Informationstillfällena kommer att räknas som en typ av tillsyn och därmed räknas av från den totala tillsynstiden. Stora skolor som har sju till nio tillsynstimmar per år och de kommunala bassängbaden kommer att besökas mer än en gång per år. Klagomål Förutom klagomål om avlopp och inomhusmiljöer inkommer klagomål om störande husdjur och skadedjur. Varje ärende om husdjur är tidskrävande och komplicerat. Övriga klagomål till exempel gällande buller och eldning av avfall. Sopdispenser och kompostering Årligen behandlas ca 50 sopdispensansökningar. Under 2014 behandlades mer än 530 kompostansökningar. Anledningen till att de inkommit så många anmälningar är att matavfall med start från och med ska sorteras ut och kastas i ett separat kärl vid fastighetsgräns. Om fastighetsägaren anmäler eget omhändertagande av matavfall slipper de det extra kärlet. Östhammar Direkt har från och med 1 januari 2015 fått delegation på att handlägga och besluta om kompostanmälningar.

30 Bilaga 3 BMN 22/2015 Sidan 12 av 21 Strandskydd Cirka 50 inkommande ärenden behandlas varje år där platsbesök ingår. Tillsyn bedrivs endast vid uppkomna klagomål. Lantbruk Alla lantbruk i kommunen inventeras och beräknas vara klart 2015/2016. De största lantbruken, åtta C-lantbruk, får tillsyn varje år. Lantbruk i mindre skala får tillsyn vart annat till vart femte år beroende på storlek och hur välskötta de är. Värmepumpar Cirka 100 anmälningar görs varje år. Anmälningarna granskas och beslut om försiktighetsmått fattas på delegation av handläggaren. Tillsyn görs vid behov. Tillsyn inom miljöskydd B-verksamheter som täkter (fem stycken) och större industrier (tre stycken) får besök varje år och miljörapporter granskas. C-verksamheter besöks varje till vart tredje år. A-verksamheter som Sandvik Coromant där Länsstyrelsen är tillsynsmyndighet deltar vi på miljömöten cirka två gånger per år. U-verksamheter bedrivs tillsynen i projektform som till exempel småbåtshamnar och skjutbanor. Miljöprövning Bygg- och miljönämnden gör miljöprövningar av C-verksamheter och är remissinstans till Länsstyrelsen för B-verksamheter. Köldmedierapportering Köldmedierapporter inkommer till Bygg- och miljöförvaltningen och granskas årligen. Vi skriver även sanktioner. Förorenad mark Ansvarsutredningar inför sanering av förorenad mark. Förorenad mark utreds i samband med planärenden. Inventeringar enligt MIFO-metoden. Prioriterad miljö- och hälsoskyddsverksamhet 2015 Aktiviteter Enskilda avlopp Inventering av enskilda avlopp Hälsoskyddstillsyn Kommentar Handläggning av inkommande ärenden. Planeras att ske områdesvis med fokusering på kustnära områden eller områden som bedöms ha hög skyddsnivå. Tillsynsarbetet kommer utföras i treårscykel. Skolor, förskolor, bassängbad, stickande stor kommer att besökas varje år. Tillfälligt boende med badplats/strandbad, fastighetsägares egenkontroll, strandbad och solarium kommer också besökas under året. Efter tre år kommer en utvärdering att ske.

31 Bilaga 3 BMN 22/2015 Sidan 13 av 21 Fortsättning, Miljö- och hälsoskyddsverksamhet Aktivitet Övriga ärenden som prioriteras Avloppsreningsverk Kommentar Renhållning: - Hushållskomposter (hanteras av Östhammar Direkt) - Sopbefrielse - Slamdispens - Torrtoalett - Latrinkompostering Tillsyn av samtliga B-verksamheter (fem stycken), samt granskning av miljörapporter. Tillsynen inriktas på bräddning. Kvartalsmöten och rapport. B-verksamheter (exkl. avlopps-reningsverk), får tillsynsbesök varje år C-verksamheter (exkl. avlopps-reningsverk och lantbruk), får tillsynsbesök vart 3:e år Tillsyn av samtliga (åtta stycken), samt granskning av miljörapporter Tillsyn av 19 stycken. Besök för att förbereda resterande för riskbaserad taxa. Prövning av ytterligare C-verksamheter tros öka. U-verksamheter (exkl. lantbruk), får tillsynsbesök projektvis från år till år Återvinningsstationer- uppföljning. Avloppsreningsverk - U pe uppföljning. Tillsyn inom avrinningsområde på åkerier och industrier Inventering av verksamheterna sker i samband med tillsynen. Lantbruk Förorenade områden Övriga ärenden som prioriteras Lantbrukstillsynen genomförs avrinningsområdesvis av ej tidigare besökta verksamheter, samt nödvändiga återbesök Ansvarsutredning på f.d. Östhammarssågen. Fortsatt arbete på området deponier till exempel gamla Alunda-tippen som nu ligger inom ett täktområde. - CFC: granskning av rapporter, eventuell miljösanktionsavgift - Värmepumpar - Strandskyddsdispenser. - Referensmätning: juni - Cistern: anmälan om nyinstallation och skrotning av cistern - PCB: ev. anmälan om sanering av PCB - Strandbad

32 Bilaga 3 BMN 22/2015 Sidan 14 av 21 Fortsättning, Miljö- och hälsosskyddsverksamheten Aktiviteter Kommentar Klagomål Remisser Projekt Delta i Översiktsplaneringsarbetet Miljöbalkstaxa, ändringar Remisser prioriteras enligt principen att om det finns annan part som bättre eller minst lika bra kan framföra synpunkter, bereds remissen i mån av tid. Projekt kommer inte att drivas under 2015 på grund av byte av lokaler, personal omsättning och nya system som ska inarbetas. Bidra till att ÖP har den kvalitet som krävs för att den ska vara ett bra stöd i detaljplaneringsarbetet, förhandsbeskedshandläggning och bygglovandläggning. Miljöbalkstaxan kommer att ses över. Erfarenhetsklasser för hälsoskyddsverksamheternas årliga avgifter ska tas fram. De årliga avgifterna för miljöfarlig verksamheter ska även ses över och räknas om till en riskbaserad taxa. Flerårsplan Miljö- och hälsoskyddsverksamheten Aktiviteter för Kommentar 2016 Tillsyn lantbruk Förorenad mark Inventering av enskilda avlopp Inventering bryggor Tillsyn, Hälsoskydd Tillsyn, U-miljöskyddsobjekt Tillsyn, B- och C-verksamheter Tillsyn, U-verksamheter Projekt Inom strandskyddszon. Skola, förskola, bassängbad, fastighetsägarens egenkontroll, stickande stor, tillfälligt boende, vårdboende. I projektform, Olandsåns avrinningsområde. Miljöskydd. Miljöskydd, småbåtshamnar och skjutbanor. Eventuellt i samarbete med Länsstyrelsen.