Hermelinens Samfällighetsförening. Ordinarie föreningsstämma

Transkript

1 Hermelinens Samfällighetsförening Ordinarie föreningsstämma 2005

2 Hermelinens Samfällighetsförening Org nr: Kallelse Hermelinens samfällighetsförening kallar härmed delägarna till ordinarie föreningsstämma. Plats: Apalbyskolans matsal (OBS!! Ny lokal) Tid: Torsdagen den 13/10 klockan Föreningen bjuder alla på fika. Förslag till dagordning: 1 Mötets öppnande och dagordningens godkännande 2 Val av ordförande och sekreterare för stämman 3 Val av justeringsmän för stämman 4 Framläggande av styrelsens och revisorernas berättelser 5 Framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna 6 Framläggande av styrelsens förslag till bugdet, avgift till föreningen och avsättning till underhåls- och förnyelsefond. 7 Beslut om ersättning till styrelsen och revisorerna 8 Val av: A B C D E Ordförande 1 år (fyllnadsval) Två ledamöter 2 år (nyval) Revisorer 1 år Valberedning Två suppleanter 1 år 9 Övriga frågor 10 Meddelande om plats där stämmoprotokoll hålls tillgängligt. 11 Stämmans avslutning Verksamhetsberättelse och resultat- och balansräkning finns att läsa på föreningens hemsida, eller kan hämtas hos sekreteraren på Hermelinvägen 63.

3 Org nr Styrelsen för Hermelinen Samfällighetsförening avger för räkenskapsåret , föreningens 20:e verksamhetsår, följande: Verksamhetsberättelse och förslag till stämman Föreningen, dess verksamhet och styrelsens sammansättning Hermelinens Samfällighetsförening bildades 8 september 1983 och är registrerad hos Lantmäteriverket sedan 15 december Föreningens uppdrag är att förvalta gemensamhetsanläggningen Hermelinen ga: 1. Anläggningen består av vägar, torg, planteringar, TV-anläggning mm. Därutöver håller föreningen verktyg och inventarier tillgängliga för föreningens medlemmar att låna kostnadsfritt. Styrelsens uppdrag är att på uppdrag av föreningens medlemmar sköta förvaltningen. Föreningens registrerade styrelse är: Funktion Funktion Ordförande Jonas Wikström Suppleant Monika Kahande Kassör Johan Knabäck Suppleant Mikael Cederstrand Sekreterare Anders Florinus Städgeneral Kicki Ådin Vägfogde Lotta Westling Utöver styrelsen kan styrelsens ledamöter två i förening teckna föreningens firma. Ordförande och kassör har fullmakt att förvalta föreningens konto för drift var för sig. Kassören har fullmakt att förvalta föreningens konton via Internetbank. Valda till revisorer av föreningens stämma är Hans Lennartsson och Eva Frisk. Föreningen är försäkrad hos Folksam. Årets verksamhet Efter årsmötet i oktober konstituerade styrelsen sig och lade fast planen för det kommande årets arbete. Planen finns som checklista för styrelsens återkommande arbetsuppgifter/möten och kan hämtas på hemsidan Information Styrelsen lägger stor vikt vid att informera. Hemsidan är styrelsens viktigaste möjlighet att publicera information. På hemsidan finner man informationsbladen (som också delas ut i brevlådor), stadgar, styrelsens och stämmans protokoll, uppgifter från utredningar (om kabel-tv t ex), uppgifter om hur man kommer i kontakt med styrelsen mm. Städdagen Städdagen är normalt den stora händelsen under året eftersom den kräver mest förberedelser och samlar hela föreningens medlemmar vid ett tillfälle. Styrelsen började förberedelserna för städdagen redan i mars månad. 1 (4) z:\styrelsen\2005\stämma\verksamhetsberättelse 2005.doc

4 Org nr Vid årets städdag byggdes enligt stämmobeslut en boulebana vid lekparken. Kostnaderna för boulebanan blev något lägre än de som stämman beviljat. Området runt boulebanan snyggades till med jord, gräs och buskar. Det lades plattor, och en bänk att koppla av på flyttades till boulebanan. Boulebanan kan bokas i tretimmarsintervall på en därför avsedd lista i redskapsboden. Föreningen har även köpt in ett bouleset vilket tillsammans med bouleregler förvaras i på samma ställe. Utöver detta utfördes sedvanliga arbeten, såsom beskärning av buskar, skräpplockning etc. Den container som beställdes fylldes tyvärr av några medlemmars egna skräp redan innan städdagen. Detta fick till följd att allt skräp som alstrades under städdagen inte fick plats. Det är inte rimligt att medlemmar skall behöva köra släpkärra till återbruket med föreningens avfall för att andra medlemmar fyller upp containern med eget skräp!! Styrelsen vill därför vädja till samtliga medlemmar att inte slänga eget skräp i containern förrän efter städdagen, och då i mån av plats. Vi har en släpkärra i föreningen, använd den för det egna skräpet i stället. Tyvärr uppstod tråkiga diskussioner då vissa medlemmar anser sig fullgöra städdagen med trädgårdsarbete vid sin egen tomt. När styrelsen planerar städdagen förutsätts att alla medlemmar deltar aktivt. Styrelsens uppfattning är att skötsel vid egen tomt får utföras under någon av årets övriga 364 dagar städdagen, som sträcker sig över tre timmar skall ägnas åt skötsel av gemensamma ytor. För de medlemmar som inte deltar aktivt under städdagen kommer avgift hädanefter att debiteras. Några familjer hade anmält förhinder på städdagen. Dessa utförde arbetsuppgifter efter städdagen. Tisdagsklubben Efter städdagen bildades tisdagsklubben, bestående av framför allt Kicki Ådin, Lena Olofsson och Raili Åhlund. Styrelsen vill uppmärksamma det jättejobb som dessa medlemmar har lagt ner runt lekparken under tisdagkvällarna. Resultatet är imponerande, föreningen har fått en rejäl ansiktslyftning. Vill du också vara med i tisdagsklubben kontakta Kicki Ådin! Lekplats återkommande besiktning Styrelsen har besiktigats lekplatsen enligt den rutin som upprättades föregående år. Kabel TV Vi drabbades av ett åsknedslag förra sommaren, vilket slog ut delar av systemet och orsakade såväl avbrott som extra kostnader, då inga garantier täcker detta. Kabel- TV-nätet är efter detta i drift och fungerar såvitt vad styrelsen vet utan anmärkning. Föreningen har serviceavtal på Kabel-TVanläggningen. Vid fel, ring för: Felanmälan (kl ). Mer info på hemsidan eller i boden. 2 (4) z:\styrelsen\2005\stämma\verksamhetsberättelse 2005.doc

5 Org nr Ekonomi Årets resultat Föreningen redovisar ett överskott före avsättningar till Underhålls- och förnyelsefonden om 26 tkr, vilket är 16 tkr lägre än budget. Efter avsättning till fonden med 37 tkr, avdrag för fondens ränteintäkter 1 tkr och avräkning av utgifter som betalas av fonden, visar föreningen ett underskott om 12 tkr vilket är 15 tkr under budgeterat. Anledningen till årets underskott är ovannämnda åsknedslag i kabel-tvanläggningen och de reparationer som uppstod i samband med det. Bortsett från det har vi totalt sett följt budgeten väl. Kassa och ekonomisk ställning Föreningen har en god ekonomi. Föreningens finanser medger uttaxering av avgiften från medlemmarna i efterskott. Likvida medel i kassan motsvarade vid årets utgång 3/4 årsomsättning. Det beror på att vi under flera år har redovisat ett positivt resultat. Totalt sett gjorde vi det i år också, även om driften fick dras med ett underskott p g a åsknedslaget. Föreningens tillgångar uppgår till 202 tkr, av detta åtgår 9 tkr till att betala skulder. Resterande 193 tkr är föreningens eget kapital. Våra tillgångar består av pengar på banken och fordringar på medlemmarnas avgifter, som betalas innan årets utgång. Föreningens egna kapital är en reserv, betalningsberedskap för oväntade utgifter, vilket vi fick utnyttja under året. För att denna reserv inte skall urholkas med tiden på grund av prisförändringar behöver verksamheten över tiden göra ett överskott. Föreningens ambition är att eget kapital skall växa med 5 % årligen, sett över en femårsperiod. Budget 2005/2006 Den för stämman föreslagna budgeten uppfyller inte 5%-målet. Anledningen är att vi kommande år räknar med att vi behöver investera i en ny gräsklippare, samt administrativa hjälpmedel. Vi har under flera år inte använt några pengar för administrativa hjälpmedel. I samband med årets stämma kommer flera styrelseposter att byta förtroendevalda vilket kan få till följd att bl a bokföringsprogrammet måste uppdateras. Som nämnts ovan är finanserna goda varför styrelsen känner att vi kan föreslå stämman en underfinansierad budget det kommande året. Styrelsen måste dock kommande år vara uppmärksam på det, så att vi över en femårsperiod når det mål som har satts upp, oväntade utgifter borträknade. Underhålls- och förnyelseplanen Styrelsen har gått igenom den plan vi har för underhåll och förnyelse av det vi är satta att förvalta. Några mindre justeringar har gjorts, bl a måste boden målas om under det kommande året och vi måste även olja in trädetaljerna i lekparken. Dessa utgifter medför i sin tur att utgifter kommande år har minskats i motsvarande grad. Planen visar att med de beräkningar vi kan göra idag är ekonomin under kontroll. 3 (4) z:\styrelsen\2005\stämma\verksamhetsberättelse 2005.doc

6 Org nr Förslag till avgift till samfällighetsförningen och avsättning till underhålls- och förnyelsefond Styrelsen föreslår stämman: Att avgiften till föreningen är oförändrad och utgör kr per hushåll och kalenderår. Att av avgiften avsätts till underhålls- och förnyelsefonden kr vilket är oförändrat från föregående år. Bilagor Till verksamhetsberättelsen bifogas: Resultat- och balansräkning Underhålls- och förnyelseplan Västerås Kicki Ådin Anders Florinus Lotta Westling Städgeneral Sekreterare Vägfogde Johan Knabäck Kassör Jonas Wikström Ordförande 4 (4) z:\styrelsen\2005\stämma\verksamhetsberättelse 2005.doc

7 Resultaträkning 2005 Hermelinens Samfällighetsförening Resultaträkning 2003/ / /2006 Utfall Budget Utfall Budget Budget Intäkter Driftsavgifter Avgift till fond Övrigt Summa intäkter Per hushåll* Kostnader El ADB-hjälpmedel, mm Försäkringar Renhållning/snöröjning Ersättning gräsklippning Övriga driftskostnader Förbrukningsinventarier***** Kabel-TV Arvoden** Övriga kostnader*** Driftskostnader Driftsresultat Finansnetto - fond Finansnetto - övrigt Resultat före avsättningar Utgifter för förnyelse och underhåll Ianspråktagande av fondmedel**** Avsättningar till förnyelse och underhåll Fondens ränteintäkter Underhålls och förnyelsekostnader Resultat efter avsättningar *Utdebitaerad avgift och budgeterad avgift följer inte beslutad avgift på kr. Anledningen är att räkenskapsår inte följer utdebiteringsperioden. **Anledningen att det är 10 kr över budgetarat är justering med 444 kr från föregående år. Årets utbetalda arvoden blev 7566 kr. ***Dessa kostnader härrör sig till ett åsknedslag i boden som förstörde ett par förstärkare till vår kabel-tv. Dessa kostnader täcks inte av garanti eller serviceavtal. ****Redovisning över använda fondmedel Budget för användning av fondmedel Boulebana Lekplatsen träunderh 2 Vägunderhåll Måling av bod 5 Underhåll lekpark Summa Summa 7 *****Ny gräsklippare, där av budgeterad förlust för kommande budgetår. Vi har dock kr sparade från tidigare års vinster som vi räknar med att använda för denna investering.

8 Balansräkning 2005 Hermelinens Samfällighetsförening Balansräkning Tillgångar Fordringar Upplupen ränta Upplupna medlemsavgifter Förutbetalda försäkringspremier Övriga kortfristiga fordringar Summa fordringar Kassa och bank Kassa 7 7 Bankkonto - drift Postgiro - drift Nordea - Sekura Summa kassa och bank Summa tilgångar Skulder och eget kapital Eget kapital Eget kapital - drift Eget kapital - fond Årets resultat Summa eget kapital Skulder Interimsskulder Upplupna kostnader Summa skulder Summa skulder och eget kapital

9 Underhålls och förnyelseplan Utfall Budg Utfall Kronor (tusental) per år Objekt Beskrivning av åtgärd Totalt Vägar Asfaltering Underhåll kantsten, skador i vägbana Lekpark Utbyte av lekutrustning, bänkar och andra inventarier. Större utbyte och underhåll av delar av inventariebeståndet Belysning Utbyte av stolpar och armaturer Förråd Takbyte 0 Målning 5 5 Kabel-TV Kabel 0 Förstärkare, mottagare utbyte/uppgradering Summa behov saldo, fondmedel (1 juli) Årets utgifter Ränta 3,5% Föreslagen avsättning Index-utveckling 2,5% Utgående saldo, fondmedel (30 juni) Avgift per hushåll och år Hushållets andel av fonden Andel av kapitalintäkt per hushåll och år