Version 1.2. Uppdaterad PROJEKTHANDBOK FÖR PROJEKTSÖKANDE

Transkript

1 1 PROJEKTHANDBOK FÖR PROJEKTSÖKANDE

2 2 TILL LÄSAREN FRÅN IDÉ TILL PROJEKT ANSÖKAN OM FINANSIERING OCH FINANSIERINGSBESLUT HUR MAN FYLLER I FINANSIERINGSANSÖKAN HUR FINANSIERINGSANSÖKAN BEHANDLAS VERKSTÄLLIGHETSBESLUT ANSÖKAN OM FÖRLÄNGD TID OCH FORTSATT FINANSIERING FÖRÄNDRINGAR I PROJEKTPLANEN, FINANSIERINGSPLANEN OCH KOSTNADSKALKYLEN ALLMÄNT OM PROJEKTADMINISTRATION VEM HAR ANSVARET I ETT PROJEKT? PROJEKTCHEF PROJEKTPERSONAL STYRGRUPP FÖRVARING AV PROJEKTDOKUMENT DE MINIMIS-REGELN (DEN S.K. REGELN FÖR STÖD AV MINDRE BETYDELSE) KONKURRENSUTSÄTTNING I PROJEKT UTBETALNING PROJEKTBOKFÖRING ANSÖKAN OM UTBETALNING REVISORSUTLÅTANDE SLUTBETALNING GODTAGBARA KOSTNADER PERSONALKOSTNADER, D.V.S. LÖNE- OCH BIKOSTNADER KÖP AV TJÄNSTER RESEKOSTNADER ANSKAFFNING AV MASKINER OCH ANORDNINGAR AVSKRIVNINGAR HYRESKOSTNADER KONTORSKOSTNADER ÖVRIGA UTGIFTER (KOSTNADER SOM INTE BOKFÖRS PÅ ANDRA KOSTNADSSLAG) NATURAPRESTATIONER INKOMSTER MOMS ICKE-GODTAGBARA KOSTNADER PROJEKTENS VARAKTIGHET INFORMATION UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING KONTROLLER AVBRYTANDE AV UTBETALNING OCH ÅTERKRAV STRAFFRÄTTSLIGA PÅFÖLJDER LAGSTIFTNING OCH ÖVRIGA ANVISNINGAR FÖR PROJEKTET... 23

3 3 TILL LÄSAREN Denna projekthandbok är avsedd för projekt som via Österbottens förbund stöds av EU:s strukturfonder eller med landskapsutvecklingspengar under programperioden Avsikten med projektguiden är att hjälpa dem som ansöker om projekt att förstå ansökningsprocessen som helhet samt den lagstiftning och de regler som styr den. Projekthandboken grundar sig på EG-lagstiftningen, den nationella lagstiftningen och myndighetsföreskrifter. Den är en generell handbok med information till den sökande och därför bör projektsökande alltid i första hand följa gällande lagstiftning, myndigheternas föreskrifter och föreskrifterna i projektets verkställighetsbeslut. Projekthandboken är alltså en guide, som inte innehåller bindande föreskrifter. Projekthandboken uppdateras när lagstiftning och föreskrifter ändras. Kom därför ihåg att följa med våra uppdateringar. Senast uppdaterade version finns på Österbottens förbunds webbsidor på adressen under fliken projektfinansiering. På Österbottens förbunds projektfinansieringssidor finns också mycket information om EUfinansiering och nationell projektfinansiering. Framgångsrikt projektarbete önskar projektpersonalen vid Österbottens förbund

4 4 1. Från idé till projekt Har du en ny projektidé, som du tror kan få stöd från EU-program eller nationella program? En ansökan om projektfinansiering kan du göra stegvis enligt följande: Sammankalla en grupp som är intresserad av idén och som är villig att utveckla den vidare. Ta också med sådana som kan ha nytta av att idén utvecklas. Försäkra dig om att din egen organisation och viktiga samarbetsparter stöder din idé. När du har hittat samarbetsparter som kan hjälpa till med att genomföra din idé kan du kontakta en finansiär för att diskutera projektet. För att få finansiering från EU-program eller nationella program behöver du också andra finansiärer, privata eller offentliga. De flesta finansiärer erbjuder också sakkunnig hjälp med att starta upp projekt. Bekanta dig omsorgsfullt med Österbottens landskapsprogram, EU-program och nationella program samt med målen för de olika prioriterade insatsområdena samt med ansökningstiderna och övriga villkor för finansieringen. Om ditt projekt överensstämmer med utvecklingsmålen i Österbottens landskapsprogram, målen och de regionala prioriteringarna i EU-program och de nationella programmen, gör då upp en projektplan med uppgifter om målen för projektet, förväntade konkreta resultat, målgrupp, verksamhetsområde, praktiska åtgärder, samarbetsparter och arbetsfördelning samt kostnadskalkyl och finansieringsplan. Projektpersonalen vid Österbottens förbund ger vid behov tilläggsinformation om Österbottens förbunds finansieringsmöjligheter samt råd och anvisningar gällande ansökningsprocessen: Projektberedning: Niklas Ulfvens utvecklings- och näringslivschef, telefon: (06) , mobiltelefon: Stefan Rannanpää specialplanerare, telefon: (06) , mobiltelefon: Karita Beijar projektsekreterare, telefon: (06) Marja-Riitta Vest planeringschef, telefon (06) , mobiltelefon: Botnia-Atlantica-programmet: Hans Beijar programdirektör, telefon (06) , mobiltelefon: Jerker Johnson utvecklingsplanerare, telefon (06) , mobiltelefon: Utbetalningsärenden: Siv Lundberg ekonomiassistent, telefon (06) Johanna Leppänen projektsekreterare, telefon: (06) Personalens e-postadresser: fornamn.efternamn@obotnia.fi Postadress: Österbottens förbund, PB 174, VASA Besöksadress: Sandögatan 6, VASA

5 5 2. Ansökan om finansiering och finansieringsbeslut 2.1 Hur man fyller i finansieringsansökan Ansökningsblanketter för finansiering från olika program finns på Österbottens förbunds webbsidor under Projektfinansiering. Där finns också instruktioner om ansökningsprocessen inom de olika programmen. Diskutera din projektidé med projektpersonalen vid Österbottens förbund innan du skickar in finansieringsansökningsblanketten till förbundet. Observera följande när du ansöker om finansiering: Läs anvisningarna noggrant innan du börjar fylla i finansieringsansökan. Fyll tydligt och omsorgsfullt i alla punkter på ansökningsblanketten. Kom ihåg att bifoga alla erforderliga bilagor (bl.a. handelsregisterutdrag, intyg om skatteskulder). Utan de erforderliga bilagorna kan ansökan tyvärr inte godkännas. Om du genast bifogar alla bilagor kan ansökningen behandlas snabbare. Personalen på Österbottens förbund tar kontakt med sökanden om någon bilaga saknas. Gör en noggrann kostnadskalkyl och finansieringsplan. Försäkra dig om att projektet får kommunal, annan offentlig eller privat finansiering och sänd avtalen som bilagor till finansieringsansökan. Kom ihåg att underteckna ansökningen. Den som undertecknar finansieringsansökan ska ha namnteckningsrätt för den sökande organisationen. Bifoga ett intyg över namnteckningsrätten. Glöm inte att datera ansökningen. Observera att behandlingstiden för finansieringsansökan är minst tre månader. Förbered dig också på att ditt projekt inte nödvändigtvis får finansiering. För en ansökan om ERUF-finansiering (INTE Landskapsutvecklingspengar och Interreg) ska finansieringsansökan alltid fyllas i och skickas in elektroniskt via EURA2007-systemet ( Finansieringsansökan bör dessutom sändas per post till Österbottens förbund, undertecknad och med alla bilagor. Sökanden beställer koder till systemet via -sidorna. Koderna sänds automatiskt inom några minuter till den angivna e-postadressen. Med hjälp av koderna kan sökanden logga in i eura2007-systemet för att fylla i finansieringsansökan. Ta kontakt med Österbottens förbunds projektpersonal innan du skickar in finansieringsansökan elektroniskt. 2.2 Hur finansieringsansökan behandlas 1. Finansieringsansökan med bilagor sänds till Österbottens förbund. 2. Sekretariatet vid landskapets samarbetsgrupp behandlar finansieringsansökan och beslutar om finansiering av projektet förordas eller inte. 3. Landskapets samarbetsgrupp tar upp projektet till behandling: - om den offentliga finansiering som ansökts för projektet (EU, stat, kommun, annan offentlig) under hela projekttiden är minst , - om projektet ingår i en omfattande projekthelhet, som man ansöker om finansiering för från flera myndigheter, - också i andra fall, om finansiärer, ordföranden för samarbetsgruppens sekretariat eller någon av samarbetsgruppens ordförande föreslår det för att dra upp linjerna för genomförandet av programmet.

6 6 4. Landskapsstyrelsen beslutar om projektet godkänns eller avslås. 5. Österbottens förbunds verkställighetsbeslut (finansieringsbeslut) sänds till den sökande. Observera inom projektet att kostnader kan godkännas tidigast från den dag ansökan anländer till myndigheten. 2.3 Verkställighetsbeslut Verkställighetsbeslutet sänds till sökanden ungefär en månad efter att landskapsstyrelsen har fattat sitt beslut. Du kan ändå fråga efter landskapsstyrelsens beslut dagen efter landskapsstyrelsens möte. När verkställighetsbeslutet kommer, beakta då speciellt följande: - Ta omedelbart kontakt med den kontaktperson vid Österbottens förbund som nämns i beslutet. - Meddela övriga projektpartner om Österbottens förbunds finansieringsbeslut. - Projektet bör startas inom fyra månader efter att stödet beviljats. Informera genast Österbottens förbund ifall projektet inte kommer igång och vad det beror på. - Bilda en styrgrupp för projektet. Åtminstone alla finansiärer bör vara representerade i styrgruppen. Sammankalla styrgruppen genast när projektverksamheten inleds. - Läs verkställighetsbeslutet mycket omsorgsfullt sida för sida. Beslutet innehåller viktig information om bl.a. godkänd projekttid, maximalt beviljat stöd och stödprocent, projektets kostnadskalkyl och finansieringsplan, vilka kostnader som godkänns och vilken lagstiftning som gäller. - Om du i verkställighetsbeslutet upptäcker felaktigheter/brister, ta då genast kontakt med projektets kontaktperson. - Den som är missnöjd med landskapsstyrelsens beslut kan göra en skriftlig rättelseyrkan. Rättelseyrkan bör göras inom 14 dagar efter att landskapsstyrelsens beslut har delgivits. Anvisningar för rättelseyrkan bifogas med landskapsstyrelsens beslut. 3. Ansökan om förlängd tid och fortsatt finansiering Förlängd tid (ansökan om förlängd tid för projektverksamheten) Projektet kan ansöka om förlängd tid för sin verksamhet om projektet inte genomförs under den egentliga projekttiden. (Den tid som projektet godkänts för anges i verkställighetsbeslutet). Projektet bör ansöka om förlängd tid innan projekttiden går ut. En skriftlig, fritt formulerad ansökan med motiveringar till behovet av förlängd tid för projektet bör tillställas Österbottens förbund. För att försäkra sig om att kostnaderna för projektets avslutande åtgärder är stödberättigade lönar det sig att i projektansökan ange att projektet pågår 1 2 månader efter att de egentliga åtgärderna är genomförda. Kostnader som uppstår efter den tid som är godkänd för projektet är inte stödberättigade även om de hänför sig till projektets genomförande eller avslutande åtgärder. Noggrannare föreskrifter anges i verkställighetsbeslutet, som bör följas. Fortsatt finansiering (årlig ansökan om den finansiering som reserverats för projektet) Ansökan om fortsatt finansiering ska lämnas senast när verkställighetsbeslutet håller på att gå ut. Finansieringsbeslutet fattas vanligen fördelat på ett (kalender)år i taget trots att projektplanen oftast sträcker sig över flera år. Av verkställighetsbeslutet framgår för vilken tid projektet har beviljats finansiering.

7 7 Exempelvis om det i verkställighetsbeslutet har beviljats finansiering för tiden , bör man ansöka om fortsatt finansiering senast En ansökan om fortsatt finansiering som anländer eller senare kan inte godkännas. 4. Förändringar i projektplanen, finansieringsplanen och kostnadskalkylen Om projektet eller en del av det inte kan genomföras enligt verkställighetsbeslutet, kostnadskalkylen, finansieringsplanen eller projektplanen, ska stödmottagaren omedelbart meddela detta till den myndighet som har beviljat stödet. Ändringsansökan görs på blanketten för finansieringsansökan, som kompletteras med en kort skriftlig utredning över de ändringar man ansöker om och motiveringar till dem. Stödmottagaren bör i ansökan ange vilka konsekvenser ändringen medför för verksamheten och i kostnader samt ge korrekt och tillräcklig information som behövs som grund för beslutsfattandet. Om finansieringsplanen eller kostnadskalkylen har förändrats eller kommer att förändras, bör sökanden genast ta kontakt med projektets kontaktperson. Kontaktpersonen kan ge råd om vilka åtgärder som behöver vidtas. Man kan ansöka om ändring enbart gällande ett beslut som för tillfället är i kraft/tillämpas. Det är bra att kontrollera saken med projektets kontaktperson innan ändringsansökan lämnas in. Ändringsbeslut kan inte fattas efter att projektet är avslutat, om sökanden inte har lämnat in ändringsansökan till myndigheten under projekttiden. Ansök om ändring i finansieringsplanen om: finansieringsandelarna, t.ex. kommunal finansiering, övrig offentlig finansiering, privat finansiering eller naturaprestationer inte verkställs enligt verkställighetsbeslutet. projektet har fått annan extra finansiering eller inkomst än den som nämns i verkställighetsbeslutets finansieringsplan (i sådana fall kan ifrågavarande finansieringsandel dras av från de stödberättigande kostnaderna, vilket samtidigt minskar det stödbelopp som utbetalas), en del av projektets medfinansiering inte förverkligas (minskar då andelen EU-finansiering och finska statens finansieringsandel i motsvarande grad gäller projekt inom det gränsöverskridande samarbetet). Ansök om ändring i kostnadskalkylen om: kostnadsslaget inte kommer att förverkligas enligt verkställighetsbeslutet, t.ex. lönekostnaderna blir högre än planerat och anskaffningarna mindre än planerat. 5. Allmänt om projektadministration 5.1 Vem har ansvaret i ett projekt? Den sökande är alltid den som har det slutgiltiga ansvaret för projektets resultat och ekonomi. Sökanden ansvarar också för den delverksamhet som eventuellt genomförs av andra (även underleverantörer). Projektpersonalen står i arbets- eller tjänsteförhållande till den sökande och bör vara medveten om sitt eget ansvar i projektet och inför projektorganisationens ledning. Sökanden ska också sörja för projektets likviditet för att projektåtgärderna ska kunna genomföras på ett ändamålsenligt sätt. Officiella papper som berör projektet kan undertecknas enbart av en person med namnteckningsrätt för den sökande organisationen. 5.2 Projektchef Varje projekt ska ha en projektchef/ansvarsperson, vars uppgifter också kan klargöras skriftligen.

8 8 Projektchefen: är insatt i principerna för projektarbete, är insatt i de ekonomiska frågorna, ansvarar för att planerade insatser genomförs samt för en ändamålsenlig arbetsfördelning och övrig organisering. 5.3 Projektpersonal Utöver projektchefen kan projektet ha även annan personal, vars arbetsuppgifter det är bra att ingå skriftliga avtal om. De som är deltidsanställda i projektet ska bokföra sina arbetstimmar med pris per timme, datum, antal arbetstimmar och arbetsuppgifter. Timbokföringen ska undertecknas av både arbetstagaren och hans förman/projektchefen. Om bara en del av personens arbetsinsats görs för projektet är löneutgifterna stödberättigade endast om allt arbete som utförts för projektet samt hur mycket övrigt arbete personen utfört under projekttiden framgår av arbetstidsbokföringen. Exempelvis om personen samtidigt arbetar för flera projekt bör man i timbokföringen för varje dag redogöra för hur många timmar personen har arbetat för respektive projekt och dessutom bör man redogöra för hur mycket annat arbete personen har utfört (arbete inom organisationens normala verksamhet). 5.4 Styrgrupp Projektet ska ha en styrgrupp med representanter åtminstone för finansiärerna. Den sökande parten ska sammankalla styrgruppen genast när projektverksamheten inleds. Styrgruppens sammansättning kan ändras vid behov. Styrgruppen ska sammanträda minst två gånger per år och till möteskallelsen ska bifogas en föredragningslista och det material som ska behandlas under mötet. Styrgruppens uppgift är att styra projektgenomförandet och se till att projektet framskrider enligt projektplanen. Eventuella behov av förändringar i projektets genomförande, innehåll eller finansiering ska också behandlas i styrgruppen innan ansökan om ändringar lämnas till den myndighet som har beviljat stödet. Styrgruppen har inte juridisk beslutsmakt. Den sökande ansvarar juridiskt för projektets avtal och räkenskaper och kan inte överföra ansvaret för projektets genomförande eller användning av stödet på styrgruppen. Styrgruppen verkar som ett viktigt samarbetsforum. 5.5 Förvaring av projektdokument Det bokföringsmaterial som hör till projektets genomförande samt alla dokument och originalverifikat som är relevanta för revision av kostnader, intäkter och verksamhet samt konkurrensutsättningsdokument, uppgifter om verksamheten samt styrgruppens mötesprotokoll ska förvaras så att de finns till revisorernas förfogande åtminstone till slutet av år 2020 och minst tre år efter att slutbetalningen i det operativa program som godkänts av Europeiska kommissionen har erlagts. Om Finlands lagstiftning kräver längre förvaringstid ska den följas. Om stödet har beviljats med de minimis-villkor, ska stödmottagaren förutom ovannämnda tidsfrister också följa regeln om 10 års förvaring räknat från den dag stödet beviljats. Stödmottagaren ska vid projektets slut meddela finansiären om var originaldokumenten förvaras. Detta ska meddelas också under projekttiden om förvaringsplatsen är en annan än stödmottagarens verksamhetsställe (kommissionens förordning 1828/2006 bilaga III, punkt B.24).

9 9 6. De minimis-regeln (den s.k. regeln för stöd av mindre betydelse) När offentligt stöd (landskapsutvecklingspengar, stöd från EU:s strukturfonder eller statlig medfinansiering till EU-stöd) beviljas ett företag eller motsvarande för att genomföra ett projekt tillämpas regeln för stöd av mindre betydelse, d.v.s. de minimis-regeln. Stöd som beviljats enligt de minimis-regeln kan uppgå till högst euro under det pågående skatteåret och de två föregående skatteåren. Tidsperioden räknas från och med att stödmottagaren för första gången beviljas de minimisstöd. I summan räknas alla till stödmottagaren beviljade offentliga de minimis-stöd oberoende av stödets form eller objekt. Också stöd som mottagaren fått för olika projekt räknas ihop. Stödmottagaren är skyldig att redan i ansökningsskedet meddela myndigheten om tidigare beviljade offentliga stöd. Stödmottagaren ansvarar också för att de sammanlagda de minimis-stöden från olika myndigheter (t.ex. ministerier, myndigheter under ministerierna, Tekes, Finnvera Oyj, kommuner och landskapsförbund) inte överskrider euro. 7. Konkurrensutsättning i projekt Upphandling som överskrider det nationella tröskelvärdet I upphandling (av varor, experttjänster och andra tjänster) ska man följa bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling (348/2007) och därtill hörande förordningar och instruktioner. De nationella upphandlingar av varor och tjänster som överskrider euro ska konkurrensutsättas enligt ovan nämnda lag och förordning. Den sökande är skyldig att annonsera om upphandling som överskrider euro i den elektroniska annonsportalen (HILMA) Upphandling som understiger det nationella tröskelvärdet Också anskaffningar som underskrider det nationella tröskelvärdet, s.k. små anskaffningar, ska konkurrensutsättas och ett tillräckligt antal offerter bör begäras för att man ska kunna avgöra om anskaffningspriset är skäligt. Med små anskaffningar avses anskaffning av varor och tjänster som understiger det nationella tröskelvärdet (under euro exkl. moms). Små anskaffningar omfattas inte av upphandlingslagen och därför behöver man inte heller annonsera ut dem i HILMA. Vid små anskaffningar bör man observera kravet på god förvaltningssed, som garanterar anbudsgivarna ett likvärdigt och icke-diskriminerande bemötande. Om anskaffningen är ringa till storleken kan man nöja sig med att jämföra priserna och på basen av det använda sig av direktupphandling.

10 10 En anskaffning anses ringa om dess värde exklusive mervärdesskatt understiger 500 euro. Om en anskaffning är större än ringa (över 500 euro) ska förfarandet grunda sig på skriftlig anbudsbegäran, som det ska finnas tillräckligt många av (minst tre offerter). Vid anskaffningar som överstiger euro bör både offert- och valförfarandet vara skriftligt. När projekten gör små anskaffningar gäller följande gränsvärden och föreskrifter: 1) Om värdet på en liten anskaffning understiger 500, räcker det att man försäkrar sig om att kostnaderna är skäliga (telefonförfrågan, e-postförfrågan etc.) 2) Om värdet på en liten anskaffning är , begär man in offerter av 3 5 leverantörer per e-post eller brev för att säkerställa pålitligheten. I prisjämförelsen kan man också använda sig av t.ex. dagspriser i näthandeln. En upphandling kan avgöras och dokumenteras t.ex. i offertdokumenten eller i ett särskilt PM eller så kan man enligt prövning fatta ett officiellt beslut. Till avgörandet eller beslutet bifogas upphandlingsförfarandet, motiveringarna, priset och beslutet. Avgörandet eller beslutet skickas för kännedom till dem som lämnat offert. 3) Om värdet på en mindre anskaffning är , ska upphandlingen konkurrensutsättas. Offerterna inbegärs skriftligen av 3 5 leverantörer. Valkriterierna meddelas. Om upphandlingen fattas ett officiellt beslut, där upphandlingsförfarande, motiveringar, pris och beslut framgår. Avgörande eller beslut sänds för kännedom till dem som lämnat offert. Dokumentation är mycket viktigt vid konkurrensutsättning av upphandling. Också i efterhand bör man kunna motivera varför man kommit fram till ett visst beslut. Även vid direktupphandling bör man dokumentera grunderna för direktupphandlingen. Upphandlingsdokumenten ska bevaras (anbudsbegäran, anbudssvar, upphandlingsbeslut osv.). I samband med utbetalningsansökningar ska konkurrensutsättningsdokumenten bifogas. Om ett projekt inte har konkurrensutsatt upphandling kan finansiären: - låta bli att ersätta en del av upphandlingens pris, - låta bli att ersätta upphandlingen i sin helhet, - avbryta utbetalningen. 8. Utbetalning 8.1 Projektbokföring Projektet bör ha en särskild bokföring som ska uppgöras enligt bokföringslagen (1336/1997). Särskild bokföringsplikt förekommer inte om projektets utgifter och inkomster kan presenteras i projektverkställarens och finansieringsmottagarens bokföring på sin egen utgiftspost eller på egna konton så att projektets bokföring och verifikatrevision kan föregå utan svårighet. Verifikat i original över genomförande av projektet ska förvaras så att de kan granskas utan svårighet (verifikat kan bevaras också i elektroniska system).

11 11 Bokföringsmaterialet bör bevaras till slutet av år 2020 eller längre om Finlands lagstifning så påbjuder. 8.2 Ansökan om utbetalning Man kan ansöka om utbetalning av Österbottens förbund 2 4 gånger per år. Ansökan om utbetalning görs genom särskild utbetalningsansökan. Följande dokument ska bifogas till utbetalningsansökan: 1. Bestyrkt utdrag ur huvudboken eller motsvarande, ur vilken alla projektets transaktioner (inkomster och utgifter) kan verifieras. Därutöver kan utbetalningsgranskarna vid behov begära kopior av kostnads- och inkomstverifikaten. 2. Huvudboksnyckeln dvs. specifikation över kostnaderna, Bilaga C. ( välj först Österbottens förbund, sedan Projektfinansiering). 3. Mellanrapport (en kort, fritt formulerad utredning över hur projektet framskridit inom utbetalningsperioden). ERUF-projekt: Därutöver skall projektägaren skicka in en mera omfattande mellanrapport om projektets framskridande via EURA 2007-systemet. Mellanrapporten ska skickas in samtidigt som rapporten över indikatoruppföljningen för den senare hälften av året lämnas in. 4. Timbokföring över deltidsanställda, ur vilken framgår datum, utförda arbetstimmar och uppgifter, samt lön inklusive lönebikostnader som hänför sig till projektet. Timbokföringen bör undertecknas av både arbetstagaren och arbetstagarens förman. Om en person samtidigt arbetar för flera projekt eller inom organisationen, skall man för varje dag bokföra hur många timmar personen har arbetat för de olika projekten eller organisationerna. (Blankett för uppföljning av total arbetstid finns på nätet, välj först Österbottens förbund, sedan Projektfinansiering). 5. Projektpersonalens arbetsavtal eller motsvarande övrig utredning, ur vilken framgår lön. Denna information behövs för att kunna konstatera lönens riktighet vid behandling av utbetalningsansökningar. 6. Dokumentation över konkurrensutsättningen. 7. Utredning över resekostnader (vem som rest, datum för resan, reserutten, ändamålet med resan och resekostnader specificerade). 8. Utredning över naturaprestationer, om naturaprestationer som godkänts i kostnadskalkylen, Bilaga B ( välj först Österbottens förbund, sedan Projektfinansiering). 9. Beräkningsgrunderna för allmänna kostnader (hyror, kopiering, ekonomiförvaltning osv.). OBS! om projektpersonen arbetar som deltidsanställd och för flera projekt, skall de allmänna kostnaderna riktas till respektive projekt enligt antal arbetstimmar för projektet. 10. Utredning om var projektdokumenten förvaras under projekttiden och efter dess slut. 11. Kopior på tidningsreklam/annonser och annat material som producerats inom ramen för projektet (tidningar, handböcker etc). 12. Deltagarförteckningar från seminarier och liknande evenemang, om sådana arrangerats inom ramen för projektet. 13. Intyg över att den som undertecknat utbetalningsansökan har namnteckningsrätt. 14. En slutrapport skall fogas till projektets sista ansökan om utbetalning. ERUF-projekt: Slutrapporten fylls i elektroniskt i EURA 2007-systemet, där en färdig modell för slutrapport finns. 15. Revisorsutlåtande bifogas projektets sista ansökan om utbetalning. (Ett revisorsutlåtande behöver inte längre fogas till årets sista utbetalningsansökan). För att ansökan om utbetalning ska kunna behandlas, ska den sökande lämna in alla erforderliga bilagor. Följ med projektets kostnader och kostnadskalkylen i beslutet när ni ansöker om utbetalning för att se till att projektets ekonomi håller sig till planen.

12 Revisorsutlåtande Revisorns utlåtande ska levereras senast i samband med slutbetalningen. Åtminstone följande bör framgå av revisorsutlåtandet: - Projektets namn och ansökningsnummer. - Revisionssätt. - Förverkligade kostnader och intäkter för hela projekttiden. - Om de utgifter som har presenterats i ansökan om utbetalning är utgifter för projektet, om de har betalts och bokförts. - Om finansieringsspecifikationen grundar sig på bokföringen. - Hur momsen har hanterats i projektet. - Om projektet har följt villkoren i verkställighetsbeslutet. - Datering och revisorns underskrift. Revisionskostnaderna är stödberättigande även om revisionen skulle utföras efter att projekttiden gått ut. Till ansökan om utbetalning ska man då bifoga revisorns faktura och intyg över att fakturan är betald. 8.4 Slutbetalning Projektets sista ansökan om utbetalning ska tillställas den finansierande myndigheten inom fyra månader efter att den tid för genomförande som bekräftats för projektet har gått ut. Försenade ansökningar behandlas inte. Till den sista ansökningen om utbetalning bifogas utöver de sedvanliga bilagorna också en slutrapport för projektet. Revisorsutlåtandet ska medfölja åtminstone projektets sista ansökan om utbetalning. Av utlåtandet bör utgifter och inkomster för hela projekttiden framgå. I samband med sluutbetalningen fyller den sökande i Bilaga A i alla inbetalda finansieringsandelar och intäkter under projekttiden. Även finansieringsandelar som inte är inbetalda vid tidpunkten för ansökan om slutbetalning bör meddelas till Österbottens förbund i Bilaga A. Till ansökan om slutbetalning bifogas en slutrapport med åtminstone följande information: - Bakgrunden till projektet - Beskrivning av projektets mål och centrala funktioner - Projektpersonalen, -organisationen och viktiga samarbetsparter - Utredning över förverkligad finansiering och kostnader - Projektets resultat och effekter - Hur projektet kan utnyttjas i framtiden - Hur man informerat om projektet Observera i samband med slutbetalningen att finansiären godkänner kostnader endast upp till den summa som uppges i kostnadskalkylen i verkställighetsbeslutet. Om kostnaderna överskrids, står den sökande för den återstående delen. Exempel på en överskridning av kostnader: Kostnadskalkylen i beslutet uppgår till euro. Projektet har tidigare ansökt om utbetalning av kostnader för sammanlagt euro. Nu ansöker projektet om utbetalning av euro. Finansiären kan endast godkänna kostnader upp till den summa som finns kvar enligt kostnadskalkylen och räkna ut sin finansieringsandel av den. Finansiären godkänner alltså euro och räknar utgående från den summan ut sin finansieringsandel till projektet. Resterande euro av kostnaderna ska projektet täcka själv.

13 13 9. Godtagbara kostnader Kostnaderna berättigar till stöd om de har föranletts av genomförandet av ett projekt enligt det finansierande programmet och verkställighetsbeslutet under den tid som anges i verkställighetsbeslutet och faktiskt har betalats av stödmottagaren. Kostnaderna ska vara nödvändiga för genomförandet av projektet och till beloppet rimliga. För varje kostnad bör man kunna motivera varför kostnaden hör till projektet. De kostnader som stödmottagaren har betalat ska styrkas med kvitto eller motsvarande bokföringsverifikat. Alla kostnader ska ha uppstått under projekttiden. Kostnader som föranleds av stödmottagarens normala verksamhet är inte stödberättigande kostnader för projektet (se närmare kap. 9). Som normal verksamhet räknas ändå inte forsknings-, utvecklings- och innovationsverksamhet som genomförs som separata projekt. Om stödmottagaren, d.v.s. den sökande, har fått eller har rätt att få ersättning för en kostnad inom projektet från annat håll, är kostnaden inte stödberättigande (t.ex. ersättningar från Folkpensionsanstalten och ersättningar genom olycksfallsförsäkringar samt FPAåterbäringar som hör till lönebikostnader). Bidrag som beviljats projektet kan användas till godtagbara kostnader enligt kostnadskalkylen i enlighet med statsrådets förordning 1079/2007 (om stödberättigande utgifter som medfinansieras av strukturfonderna). Observera inom projektet att kostnader kan godkännas tidigast från den dag ansökan anländer till myndigheten. Godtagbara kostnader är direkta kostnader, alltså sådana av projektet föranledda utgifter som direkt kan anvisas till projektet: - personalkostnader, alltså löne- och bikostnader - i ansökan nämnda köp av tjänster och utgifter för anskaffning av sakkunniga - resekostnader - utgifter för anskaffning av i ansökan nämnda, med tanke på utvecklingsverksamheten nödvändiga maskiner och anordningar (datorer, telefoner osv.) - övriga motsvarande och av projektet direkt föranledda kostnader. 9.1 Personalkostnader, d.v.s. löne- och bikostnader Verkliga utgifter för projektpersonalens löne- och bikostnader som har föranletts av genomförandet av projektet är godtagbara kostnader. I personalbikostnaderna får ingå endast lagstadgade lönebikostnader (socialskyddsavgift, arbetspensionsavgift, olycksfallsförsäkring, arbetslöshetsförsäkring, reserverad semesterlön och semesterpenning för heltidsanställd, reserverad semesterlön och semesterpenning för deltidsanställd i relation till arbetsinsatsen för projektet). Löner och bikostnader består av verkliga kostnader för det arbete som utförts av projektchefen, projektpersonalen och projektägarens övriga personal. Deltidsanställd personal ska föra timbokföring över det arbete som utförts för projektet och endast det arbete som utförts för projektet föranleder godtagbara kostnader. Villkoret för att kostnaderna ska vara stödberättigande är alltså att över arbetet har förts sådan arbetstidsbokföring av vilken framgår det arbete som utförts till förmån för projektet och den totala mängden annat arbete som personen har utfört under tiden för projektets genomförande. Timbokföringen ska undertecknas av både arbetstagaren och hans förman. Övertid kan vara stödberättigande endast i undantagsfall och den ska basera sig på ett övertidsförordnande som getts i enlighet med organisationens praxis. Vid bedömning av stödberättigandet grundar finansiären sitt beslut på att övertidsförordnandet har gjorts på ett korrekt och noggrant sätt.

14 Köp av tjänster Med köp av tjänster avses tjänster som projektet köper av utomstående. Köp av tjänster ska alltid konkurrensutsättas enligt lagen om offentlig upphandling (348/2007) eller enligt föreskrifterna gällande små anskaffningar (se kap. 7 om konkurrensutsättning). Köp av tjänster är t.ex: - anskaffning av experttjänster - planeringsarbete som köpts av utomstående (marknadsföring, broschyrer osv.) - revisorsutlåtanden - anskaffning av administrations/bokföringstjänster av utomstående Köp av tjänster innebär alltså att den projektansvariga kan låta någon utomstående utföra uppgifter för projektet. Projektet svarar då för tjänsteproducentens arbete, som också omfattas av samma regler som det egentliga EU-projekt eller nationella projektet. Köp av tjänster är inte stödberättigande d.v.s. godtagbara kostnader om dessa inte ger projektet motsvarande mervärde. Stödberättigande kostnader är inte heller avtal med konsulter om man har bestämt ersättningen i procent av projektets totala kostnader. 9.3 Resekostnader Resekostnader ersätts i regel enligt statens/kommunens resereglemente enligt förmånligaste tillgängliga färdmedel. Av resekostnaderna godkänns bara de allra nödvändigaste kostnaderna för genomförande av projektet. Resekostnaderna ska vara rimliga. Resekostnader är t.ex: - kilometerersättningar - tåg-, buss-, båt- och flygbiljetter - parkeringsavgifter - dagtraktamenten - inkvarteringskostnader Över resor ska föras resedagbok, varav framgår datum för resan, resmål och resans längd, avsikten med resan och vem som har rest. Utredningen ska undertecknas av både resenären och hans chef. Om det i projektet ingår utlandsresor ska de godkännas av finansiären och föreslås i projektplanen med goda motiveringar och dessutom ska en reserapport levereras som bilaga till ansökan om utbetalning. Om resplanerna under projekttiden ändras/utökas, ska frågan först behandlas i styrgruppen och sedan ska man ta kontakt även med finansiären för att diskutera om vilka resor som är godtagbara. 9.4 Anskaffning av maskiner och anordningar De anskaffningar som till kostnaderna och med tanke på projektets genomförande är betydande ska antecknas redan i projektplanen. Maskin- och anordningsanskaffningarnas andel får i ett projekt med regionalt utvecklingsstöd vara högst hälften av projektets totala godtagbara utgifter. Anskaffningarna ska alltid konkurrensutsättas eller så ska man på annat sätt visa att kostnaderna är rimliga (se kap. 7 om konkurrensutsättning). Till maskin- och anordningsanskaffningar räknas t.ex.: - datautrustning

15 15 - andra kontorsmaskiner och -möbler - lätta konstruktioner, t.ex. för utställningar och mässor Av maskin- och anordningsanskaffningarna godkänns som utgifter för projektet antingen inköpspriset eller en årlig avskrivning. Om maskinernas och anordningarnas livslängd är längre än projekttiden rekommenderas att projektet hyr dem i stället för att köpa dem. Begagnade maskiner och anordningar kan skaffas under följande förutsättningar: - försäljaren bevisar maskinernas och anordningarnas ursprung och intygar att man inte tidigare har fått offentligt stöd för anskaffning av dem, - anskaffningspriset på begagnade maskiner och apparater får inte överskrida maskinens eller anordningens gängse värde, - en maskin eller en anordning som har skaffats som begagnad ska till sina tekniska egenskaper och till sin livslängd vara tillräcklig för projektets behov. Egendom som skaffats med bidrag eller användningsrätt till sådan egendom får inte överlåtas utan bidragsgivarens samtycke förrän fem år efter att bidraget har betalts (räknat från den sista utbetalningsraten). Kom i förväg överens med finansiären om anskaffningar och vem som kommer att äga maskiner och anordningar efter att projektet har avslutats. 9.5 Avskrivningar Ett alternativt sätt är att skaffa maskiner och anordningar men i stället för anskaffningspriset bokföra avskrivningar på dem som utgifter för projektet. Avskrivningar under projekttiden är stödberättigande om man inte har fått offentligt stöd för anskaffning av den egendom som avskrivningen hänför sig till. Avskrivningarna ska räknas enligt gällande nationella bokförings- och andra bestämmelser (avskrivningsplan). Om projekttiden är kortare än avskrivningstiden godkänns avskrivningarna bara för projekttiden. Avskrivningarna antecknas i kostnadskalkylen under punkten övriga kostnader, inte under anskaffning av maskiner och anordningar. 9.6 hyreskostnader Hyres- eller leasingkostnader för verksamhetslokaler, maskiner och anordningar Det ska finnas klara beräkningsgrunder för hur hyreskostnader anvisas till projektet. I bokföringen av kostnader får man inte använda sig av procentandelar eller koefficienter Till finansieringsansökan eller till den första utbetalningsansökan bifogas en kostnadskalkyl, varav framgår projektets verkliga, betalda hyreskostnader och vilken beräkningsgrund som använts för hur kostnaden anvisas till projektet. Exempel 1. projektets beräkningsgrund för hyra: Våningsytan på rum som hyrts för projektet x hyran per kvadrat Om projektpersonalen samtidigt arbetar för flera projekt ska kostnaderna för t.ex. hyran riktas på respektive projekt enligt antal arbetstimmar för projektet. På basis av timbokföringen fördelas hyran under en månad på de olika projekten enligt följande: Exempel 2. beräkning av hyran på basis av en deltidsanställds arbetsinsats/månad:

16 16 Hyran för arbetsrummet är 500 /mån. Den projektanställda använder samma arbetsrum i sitt arbete för ett annat projekt. Personens totala arbetstid är 160 timmar/mån och han arbetar 50 % för vartdera projektet (alltså 80 timmar/projekt). Hyran blir då 500 /160x80 = 250 /projekt. Om personen däremot i april månad arbetar bara 40 timmar för projekt 1 och 120 timmar för projekt 2, bestäms hyran så att 40 timmar, alltså 25 % (125 ), anvisas till projekt 1 och 120 timmar, alltså 75 % (375 ) på projekt 2. Hyran ska alltså beräknas på basis av den arbetsinsats/antal arbetstimmar som gjorts för projektet. 9.7 Kontorskostnader Till kontorskostnader räknas bl.a.: - kopieringskostnader - postförsändelser - telefonkostnader - städning - elektricitet - belysning - vatten - lokaluppvärmning Det ska finnas klara beräkningsgrunder för hur kontorskostnader anvisas till projektet. I bokföringen av kostnader får man inte använda sig av procentandelar eller koefficienter. Till finansieringsansökan eller till den första utbetalningsansökan bifogas en kostnadskalkyl, varav framgår projektets verkliga, betalda kontorskostnader och vilken beräkningsgrund som använts för hur kostnaden anvisas till projektet. Exempel 3. beräkning av kopieringskostnader för projektet: Om projektet använder en kopieringsapparat tillsammans med andra projekt eller organisationens egen kopieringsapparat ska kopieringskostnaderna beräknas enligt de verkliga kostnaderna. Använd gärna en räknare i kopieringsmaskinen, då är det lätt att se projektets verkliga kopieringskostnader, som räknas direkt som utgifter för projektet. 9.8 Övriga utgifter (kostnader som inte bokförs på andra kostnadsslag) I projektplanen ska kostnaderna specificeras. Övriga utgifter är bl.a.: - kostnader som hänför sig till styrgruppens verksamhet - avskrivningar (se punkt 9.5 om avskrivningar) - serveringskostnader - tidningsannonser - allmänt administrativt arbete - åtgärder inom personaladministrationen - arbete inom ekonomiförvaltningen - stödfunktioner inom data-administration - kostnader för företagshälsovård Av styrgruppens kostnader godkänns inrikes resekostnader och mötesarvoden för deltagarna och sakkunniga samt skäliga kostnader för mötesarrangemangen. Mötesarvode godkänns inte för tjänstemän. Kostnader för utlandsresor är stödberättigande bara i

17 17 specialfall. Om detta bör den finansierande myndighetens beslut och godkännande erhållas på förhand före resan. En rimlig servering i samband med möten är godtagbara kostnader för projektet. 9.9 Naturaprestationer Av projektets självfinansieringsandel kan en del utgöras av arbete som med avseende på projektet utan ersättning har utförts för stödmottagaren eller av produktionsinsatser som med avseende på projektet utan ersättning har överlämnats till stödmottagaren (naturaprestation). Naturaprestationens värde kan vara högst hälften av projektets självfinansieringsandel. Den andra hälften av självfinansieringen ska alltså utgöras av pengar. För kommuners och samkommuners del kan naturaprestation godkännas endast av särskilda skäl. För statliga myndigheters del kan användningen av naturaprestationer inte komma i fråga. (bl.a. universitet). Naturaprestationerna ska godkännas i finansieringsbeslutet och de får användas endast enligt den beräkning som godkänts i samband med beslutet. Naturaprestationer som är nödvändiga för genomförande av projektet kan i verkställighetsbeslutet godkännas som stödberättigande kostnader om deras samband med projektets utgifter och finansiering har utretts på ett tillförlitligt sätt innan stödet beviljas. Naturaprestationerna ska vara motiverade med avseende på projektets innehåll eller de mål som har uppställts för projektet. I samband med ansökan om utbetalning ska bokföring över det arbete som räknas som naturaprestation och överlåtelse av andra nyttigheter presenteras. Av utredningen ska framgå hurdant arbete de frivilliga har utfört, vilka de är och deras yrken, när arbetet har utförts och hur många timmar det tagit att utföra arbetet. Glöm inte underskriften av frivilligarbetaren och den som godkänt arbetet. Såsom värde på en naturaprestation beaktas högst de kostnader som naturaprestationen orsakat den som överlåter naturaprestationen, den lön som normalt betalas för motsvarande arbete eller marknadspriset på en produktionsvara som utan ersättning överlåtits till projektet. Naturaprestationens värde i pengar eller dess beräkningsgrunder fastställs i stödbeslutet. Såsom värde på yrkesarbete beaktas de kostnader som orsakats den som överlåter naturaprestationen eller den lön som normalt betalas för motsvarande arbete. I fråga om talkoarbete kan värdet på arbetet beräknas enligt det arbete som utförts eller den yrkeskunskap som arbetet kräver. För andra produktionsinsatser (olika slag av anläggningstillgångsföremål, markområden och fastigheter) ska ett skriftligt bevis förevisas över den överlåtna mängden eller kostnaden. Vid behov ska en opartisk värdering av naturaprestationen presenteras. Följande priser är exempel på vilket värde man i allmänhet kan räkna för talkoarbete: - personer under 18 år (14 17 år) 5,50 /h - vanligt talkoarbete 8,50 /h - yrkesarbete 13,50 /h - sakkunnigarbete, traktor etc 25,00 /h - grävmaskin el. motsv. 34,00 /h Som naturaprestation räknas inte projektplanering, mötesdeltagande eller kostnader för arbete i styrgruppen.

18 Inkomster Från projektets godtagbara kostnader ska avdras de inkomster som projektet har under den godkända projekttiden: - försäljning - uthyrning - tjänster - avgifter - eller andra motsvarande inkomster. I finansieringsansökan ska den sökande visa upp en uppskattning över inkomsterna och uppge projektets inkomster i varje ansökan om utbetalning. Inkomsterna ska framgå av projektbokföringen. Såsom inkomst räknas all finansiering som projektet har fått och som den har fått ersättning för, t.ex. reklamplats. Om projektet inom fem år efter det att projektet har avslutats genererar inkomster genom försäljning av varor eller tjänster som producerats under projekttiden eller från andra motsvarande inkomstkällor, ska den medfinansiering som erhålls för dessa inkomster dras av från projektets godkända stödberättigande utgifter. Om produkter som producerats inom projektet med stödpengar blir över efter att projektet är avslutat, utgörs produkternas försäljningspris av endast de faktiska kostnader som har uppstått efter att projektet avslutats, t.ex. lager- och marknadsföringskostnader MOMS Mervärdesskatten är en stödberättigande kostnad om stödmottagaren visar upp en utredning av skattemyndigheten eller någon annan tillräcklig utredning om att han inte har möjlighet att få återbäring av mervärdesskatten i sin egen beskattning och mervärdesskatten då blir en slutlig kostnad för den sökande. En avdragbar mervärdesskatt kan inte i någon form vara en stödberättigande utgift ens när stödmottagaren eller den slutgiltiga användaren inte gör avdraget. Även kommunernas och statens verksamhet kan vara mervärdesskattepliktig. I sådana fall bör man kontrollera med statskontoret eller skatteförvaltningen hur man ska beakta mervärdesskatten i projektets kostnadskalkyl. 10. Icke-godtagbara kostnader Icke-godtagbara kostnader är bl.a. - Utgifter som uppstått innan ansökan lämnas in eller efter att projekttiden har gått ut (med undantag av revisorsutlåtandet för slutbetalningen) - representationskostnader (t.ex. affärsgåvor, medlemsavgifter, donationer, sponsorering osv.) - momsåterbäring - icke-konkurrensutsatt anskaffning av anordning eller köptjänst - omkostnader som inte direkt hänför sig till projektet - uppskattade utgifter - kalkylerade reserveringar (med undantag av lagstadgad avsättning för semesterlön ) - räntekostnader - serviceavgifter för kontoöverföringar - avgifter för valutaväxling - kursförluster - andra rent finansiella kostnader - böter - andra ekonomiska påföljder

19 19 - förseningsräntor - rättegångskostnader Listan är inte uttömmande. Ta alltid kontakt med finansiären när ni är osäkra på om en kostnad kan godkännas som kostnad för projektet eller inte. 11. Projektens varaktighet Om den verksamhet som genomförts i projektet inom fem år efter att projektet har avslutats blir föremål för sådana betydande ändringar som beror på förändrade ägandeförhållanden för en infrastruktur eller på att en produktionsverksamhet har upphört och om detta påverkar insatsens karaktär eller förutsättningarna för genomförandet eller innebär att ett företag eller ett offentligt organ får en otillbörlig förmån, kan utbetalt stöd återkrävas. Stödmottagaren är skyldig att till den myndighet som har beviljat stödet meddela om projektets godkända innehåll eller verksamhetsförutsättningar utsätts för ovannämnda betydande ändringar under de 5 år som följer efter den avslutningsdag som anges i stödbeslutet. Om projektens varaktighet stadgas i 9 i statsrådets förordning (1079/2007) samt utförligare i Allmänna förordningens artikel 57. (Rådets förordning 1083/2006). Regeln gäller både privata och samfund. Regeln tillämpas på projekt, som har som mål att utarbeta t.ex. en ny verksamhetsmodell, som ska utnyttjas i stödmottagarens verksamhet. Om stödmottagarens verksamhet upphör tidigare än fem år efter att projektet har avslutats, ska det beviljade stödet återkrävas. Regeln tillämpas alltså på projekt, som inom projektverksamheten har utvecklat en tjänst som lämpar sig för den egna verksamheten. Regeln tillämpas inte på projekt som har för avsikt att göra en utredning och utvärdering och som resulterar i en publikation om detta. Publikationen ska vara avsedd för allmän distribution och inte utnyttjas i projektgenomförarens verksamhet. När publikationen är klar och har kommit till allmän kännedom, har den inte längre någon koppling till genomförarens verksamhet. Då tillämpas alltså varaktighetsregeln inte. Om stödmottagaren däremot gör utredningsarbetet enbart för att utveckla sin egen verksamhet och det blir ett utvecklingsprojekt för den egna verksamheten, kommer varaktighetsregeln att tillämpas. 12. Information I genomförandet av projektet ska i Europeiska kommissionens förordning (EG) Nr 1828/2006 givna bestämmelser om informations- och offentlighetsåtgärder följas. Projektet har ansvar för att informera om det EU-stöd som har beviljats projektet. När man informerar om projektet ska EU:s delaktighet alltid meddelas om det är ett projekt som får medfinansiering från Europeiska unionen. I kommunikationen från ett projekt som har fått EU-stöd ska man se till att EU:s deltagande i finansieringen nämns alltid när man informerar om projektet eller i övrigt ger uppgifter om projektet i offentligheten. Den som beviljat stödet bör också nämnas. Alla som deltar i projektet ska vara underrättade om EU:s deltagande. Man ska också fästa uppmärksamhet på att alla personer och samfund som deltar i projektet känner till att EU deltar i finansieringen av projektet. EU:s flagga och en text om EU:s deltagande ska finnas synligt på allt elektroniskt och skriftligt material om projektet. Även Hävkraft från EU-emblemet är obligatoriskt i allt elektroniskt och skriftligt material som produceras.

20 20 Användningen av de grafiska emblemen ska beaktas i allt material som publiceras inom projektet, t.ex. i av-material, på webbsidor och i övrig elektronisk kommunikation, i informations-, marknadsförings- och reklammaterial, publikationer, rapporter, undersökningar, kurs- och seminariematerial, tidningsannonser etc. I materialet ska EU:s flagga, texten Europeiska unionen samt Europeiska regionala utvecklingsfonden vara synliga. Det rekommenderas även att beviljarens grafiska emblem är synligt. På sidan finns de elektroniska versionerna av de grafiska emblemen. Informationsmaterialet ska arkiveras med det övriga projektmaterialet för att det senare ska kunna verifieras att ovannämnda förpliktelser har uppfyllts. Ett villkor för att kostnaderna för ifrågavarande insatser ska vara stödberättigande är att dessa informationsanvisningar följs. Särskilda bestämmelser för projekt som får ett sammanlagt offentligt stöd på mer än euro: Projekt med materiella investeringar ska ställa fram en permanent informationsplakett om EU:s deltagande. I närheten av objektet ska det på synlig plats sättas upp en informationsplakett, som delas ut till alla i projektet i samband med finansieringsbeslutet. Informationsplaketten ska ställas fram senast sex månader efter slutförandet av projektet och den ska stå framme permanent. I byggnads- och infrastrukturprojekt ska en reklamskylt om EU:s och den nationella finansiärens deltagande sättas upp under projekttiden. Stödmottagaren har ansvar för att reklamskylten görs. När arbetet har slutförts ersätts reklamskylten med en permanent informationsplakett, se ovan. 13. Uppföljning och rapportering Genomförandet av projektplanen ska följas upp och verksamhetens kvalitet och resultat ska bestyrkas. Om det i projektets kostnadskalkyl och finansieringsplan under punkten för kostnader som särskilt ska rapporteras ingår kostnader, ska uppgifter om dessa samlas och bevaras så att de senare kan verifieras vid behov. Uppgifterna om projektuppföljningen ska levereras till den finansierande myndigheten senast 31.8 (för tiden ) och 31.1 (för tiden ) och mellanrapporten om projektets verksamhet och resultat levereras halvårsvis i samband med uppföljningen. Mellanrapporten ska omfatta en översikt över projektplanens genomförandeläge (verksamhet, kostnader och finansiering). Slutrapporten ska levereras genast efter att tiden för projektets genomförande gått ut och senast i samband med projektets sista ansökan om utbetalning. Av slutrapporten ska framgå vilka resultat verksamheten har haft, hur målen har uppnåtts och vilka erfarenheter man fått av projektet. En sammanfattning av uppföljningsdata samt förverkligade kostnader och finansiering ska finnas med som bilaga till slutrapporten. Slutrapporten ska vara levererad innan den sista finansieringsraten betalas ut. 14. Kontroller Europeiska kommissionen och revisionsdomstolen, statens revisionsmyndighet, förvaltningsmyndigheten, den attesterande myndigheten, revisionsmyndigheten samt ministerierna inom sitt förvaltningsområde eller en av dem befullmäktigad kontrollant har rätt att övervaka genomförandet av projektet och granska stödmottagarens redovisning. Som en del av uppföljningen av projektverksamheten har representanter för den finansierande myndigheten rätt att förrätta kontroller hos stödmottagaren för att försäkra sig