Bilaga protokoll nr 5 Ideella föreningen Leader Växtlust Värmland Org nr

Transkript

1 PM Delegationer inom LAG Växtlust Följande delegationsbeslut har fattats av styrelsen för föreningen Leader Växtlust Värmland under perioden dvs tiden omfattande startfas och genomförandefas fram till halvtid i landsbygdsprogrammet. År 2008 Protokoll nr 1 Konstituerande Konstituerande Styrelsen har att hantera valet av ordningsföljden för de två av årsmötet valda vice ordföranden i presidiet. Diskuterades om behov förelåg att ha en förste respektive andra vice ordförande och vilka hänsyn som styrelsen i så fall skulle ta vid valet. Presidiet leds av ordförande Karl-Johan Adolfsson. att till förste vice ordförande välja Herta Hedlund för att styrelsen ska ledas av en man och en kvinna. Till andra vice ordförande utsågs sedan Claes-Göran Kihlström. att avstå val av kassör och sekreterare inom styrelsen, eftersom den kommande verksamhetsledaren kommer att ha ansvar för båda dessa uppgifter. 6 Anställning av verksamhetsledare Till de utlysta tjänsterna som verksamhetsledare respektive projektledare har inkommit 46 ansökningar (varav en ofullständig). Efter att presidiet, som varit rekryteringsansvariga, gått igenom ansökningarna inför tillsättandet av verksamhetsledaretjänsten återstod två mer kvalificerade än de övriga. Båda har kallats till intervjuer. Presidiet redogjorde kort för sina resonemang. att anställa Ewa Ryhr Andersson, Sunne som verksamhetsledare för Leader Växtlust Värmland på heltid. att presidiet fortsätter att ansvara för rekryteringsprocessen och ges i uppdrag att förhandla om anställningsvillkoren med Ewa Ryhr Andersson. 1 (11)

2 7 Firmatecknare Styrelsen diskuterade vilka som skulle få rätt att teckna föreningens firma och om detta ansvar ska utövas i förening eller var för sig. att föreningens ordförande, förste vice ordförande, andre vice ordförande samt verksamhetsledaren tecknar föreningens firma var för sig. 8 Inför verksamhetens start Innan verksamheten kan komma igång ska registrering ske hos Skatteverket, avtal tecknas med Länsstyrelsen/Jordbruksverket och kontor hyras och utrustas. att presidiet ges i uppdrag att teckna samtliga de avtal som krävs för att verksamheten ska komma igång så snart som möjligt (t ex avtal gällande kontorshyra, telefon, internet, bankkonto m m). att Ewa ges i uppdrag att kontrollera vilka moment som omfattas av lagen om offentlig upphandling för en Leader - verksamhet i startfasen. Protokoll nr Delegation och attesträtt A. Angående attesträtt för föreningen: Föreningen har utsett fyra firmatecknare för verksamhetsåret 2008 (se konstituerande protokoll ). Det är lämpligt att dessa också har attesträtt. att samtliga fyra firmatecknare dvs ordförande Karl-Johan Adolfsson, förste vice ordförande Herta Hedlund, andre vice ordförande Claes-Göran Kihlström samt verksamhetsledare Ewa Ryhr Andersson äger rätt att attestera för föreningen gällande handlingar. B. Avseende delegation för föreningen: Den ideella föreningen kan genom protokollförda styrelsebeslut delegera olika uppgifter. Om uppgifter som medför undertecknande av handlingar (som går till Jordbruksverket) delegeras ska protokoll som styrker detta sändas till Jordbruksverket. Exempel på sådana handlingar är förslag till beslut om stöd inom Leader, rekvisitioner, handläggningsrapporter, checklistor och fullmakter. Namnteckningsprov för alla personer som kommer att underteckna handlingar ska sändas in till Jordbruksverket. Rätten att fatta beslut om projektstöd inom Leader kan inte delegeras från styrelsen (LAG-gruppen). 2 (11)

3 att ordförande Karl-Johan Adolfsson och verksamhetsledare Ewa Ryhr Andersson äger rätt att på delegation underteckna styrelsens (LAG-gruppens) förslag till beslut inom Leader samt fatta enklare beslut som inte rör tilldelning av stödmedel gällande beviljade projekt t ex ändring av projekttid. att ordförande Karl-Johan Adolfsson, förste vice ordförande Herta Hedlund, andre vice ordförande Claes-Göran Kihlström samt verksamhetsledare Ewa Ryhr Andersson äger rätt att på delegation underteckna rekvisitioner och handläggningsrapporter avseende förslag till beslut inom Leader samt checklistor och fullmakter som berör föreningens beslut och LAG - gruppens egna projekt. 8 Teckningsrätt för föreningens bankkonton att ordförande Karl-Johan Adolfsson och verksamhetsledare Ewa Ryhr Andersson äger rätt att teckna föreningens samtliga bankkonton var för sig. 9 Personal A. Karl-Johan redogjorde för att rekryteringsgruppen och verksamhetsledaren ansett att vi behöver tänka om avseende ytterligare personal till Leader-kontoret. Den första annonsens text stämmer inte längre med behovet, såväl arbetsbeskrivning som tjänstens omfattning är missvisande. Vi behöver en projektsamordnare på deltid som kan stötta idérika människor i ansöknings - och redovisningsprocessen. B. Sunne kommun har möjlighet att sköta personaladministrationen åt Leader - kontoret mot timersättning. Detta är en fördel när vi har lite personal som behövs mer på fältet. att uppdra åt rekryteringsgruppen att i samarbete med verksamhetsledaren utforma en ny annons med en tydligare profil inför den nya tjänstetillsättningen. Siktet ska vara inställt på att ha en ytterligare anställd tillgänglig efter sommaren. att de som är utsedda att teckna avtal ges förtroendet att hitta en lämplig lösning med Sunne kommun angående personaladministrationen. Protokoll nr Gränser för upphandling Karl-Johan och Ewa föredrog olika delar av ärendet. Föreningen lyder under Lagen om offentlig upphandling (LOU). LOU skiljer mellan öppet förfarande (om upphandlingen överstiger 1,9 miljoner SEK) och förenklat förfarande (om upphandlingen understiger 1,9 miljoner SEK). Föreningen behöver besluta om en nivå under vilken direktupphandling kan tillämpas. Många kommuner och myndigheter tillämpar nivån 5 prisbasbelopp (fn (11)

4 SEK) för s k direktupphandling. Sunne kommun har även fastställt riktlinjer för hur direktupphandlingar får göras. Man skiljer på "liten direktupphandling (= under SEK) och "stor" direktupphandling (= mellan SEK). Upp till 1 prisbasbelopp tillämpas telefonförfrågan och mellan 1-5 prisbasbelopp krävs skriftlig förfrågan hos tre leverantörer. Sunne kommuns system innebär att förfrågningarna dokumenteras samt att ställningstagandet motiveras. att vid upphandling under nivån 5 prisbasbelopp ( SEK) tillämpar Leader Växtlust Värmland direktupphandling. Föreningen följer särskilda riktlinjer för den upphandling som sker genom direktupphandling dvs vid upphandling upp till 1 prisbasbelopp tillämpas telefonförfrågan och mellan 1-5 prisbasbelopp krävs skriftlig förfrågan hos tre leverantörer. Protokoll nr Hantering av arbetsmaterial Ordförande klarlägger att föreningen lyder under offentlighetsprincipen p g a att vi hanterar offentliga medel. När en ansökan är registrerad och besked om detta har sänts ut till den sökande är ansökan en offentlig handling. Fram tills denna registrering har skett är det material som inkommer till Leader - kontoret och de uppgifter som lämnas till personal och styrelseledamöter att betrakta som arbetsmaterial. Styrelsen diskuterade frågan och berörde också vikten av att inte sprida information mellan olika idébärande eller projektsökande utan närmare eftertanke. att för arbetsmaterial gäller sekretess. All information som ges i ett tidigt skede ska hanteras med försiktighet och dryftas endast internt inom styrelse och personal fram tills registrering skett. att varje ledamot kontaktar ordförande eller verksamhetsledare om ledamoten bedömer att olika projekt skulle vinna på att känna till varandras idéer. Ordförande eller verksamhetsledare avgör om kontakt ska skapas mellan två idébärare. att media aktivt informeras när ett projektbeslut har fattats och protokollet är justerat. Ordförande och verksamhetsledare svarar för detaljerad information kring projektbeslut. Övriga ledamöter besvarar frågor på generell nivå t ex om projektansökningar har beviljats eller ej. 4 (11)

5 Protokoll nr Verksamhetsledarens (VLs) rapport A. Ekonomi Den första rekvisitionen för LAGs projekt Driftskostnadsåtgärden är gjord. Handlingarna förevisades styrelsen. Inför mötet har styrelsen fått ut resultat- och balansrapport samt huvudbok för den första projektperioden. Den löpande dataredovisningen fungerar nu. Ekonomin kommer hädanefter att redovisas som korta rapporter vid varje möte med avstämningar i samband med nya rekvisitioner. Projektet ligger långt under budget för 2008 och har därför möjlighet att köpa in tjänster för att bl a få till stånd informationsmaterial och webb. Kansliet behöver ett inköpskort för att bekosta dyrare utlägg. Ewa har undersökt olika alternativ och önskar anskaffa ett VISA Business (årskostnad 450 kr) kopplat till föreningen ställt i hennes namn. Med detta kort kan även utlägg för styrelsemedlemmars deltagande i olika arrangemang bekostas. Omkostnaderna läggs på en faktura med 50 dagars kredit. En kreditgräns ska beslutas, kreditprövning av föreningen kommer att ske. B. Utbildning Ewa har gått en kortare bokföringskurs arrangerad av LRF Konsult i Sunne och Stefan är just nu två dagar i Kristianstad på Jordbruksverkets obligatoriska steg 1 utbildning. att Verksamhetsledaren anlitar de tjänster som krävs för att få fart på verksamheten och informationsspridningen i önskad utsträckning under hösten. att ansöka om ett VISA Businesskort för föreningen Leader Växtlust Värmland ställt i Verksamhetsledare Ewa Ryhr Andersons namn och med en kreditgräns på kr. Ewa verkställer denna ansökan. 10 Upphandling enligt LOU A. Revision och bokslut Verksamhetsledaren redogör för behovet av att snarast upphandla revisions- och bokslutstjänster för Dessa tjänster ska upphandlas hos separata bolag för att undvika en jävsituation. B. Information Även informationsinsatser såsom webb, nyhetsbrev, broschyr och olika mallar utifrån den logotype och design som tas fram ska upphandlas. att Verksamhetsledaren ges i uppdrag att ta fram de underlag som krävs och genomföra upphandlingar inom revision, bokslut och information/webb. 5 (11)

6 11 Principer för förskott Styrelsen diskuterade de principer som presenterats från andra Leader - områden i utsänd bilaga. Underlaget ansågs fullödigt och endast smärre justeringar krävs för att utforma ett PM för Växtlusts förskottsprinciper. En ansökan om förskott gällande projektstöd från projekt Smedgården ek förening och projektet Generationsvägen har väntat på dagens styrelsebeslut angående förskottsprinciper och behandlades på mötet. att Verksamhetsledaren ges i uppdrag att utforma ett PM för förskottsprinciper som biläggs detta protokoll. Beslut om förskott delegeras till presidiet. att rekommendera Länsstyrelsen att bevilja Smedgården ek förening och projektet Generationsvägen det sökta förskottet gällande projektstöd År 2009 Protokoll nr Verksamhetsledarens (VLs) rapport (del av) B. Personal Verksamhetsledarens arbete har under januari månad varit oerhört intensivt. Därför bör vi inför kommande år inte planera fler beslutsmöten för projekt i januari Däremot är ett planeringsmöte för styrelsen med genomgång av årsbokslutet och förvaltningsberättelsen lämpligt. VL presenterade ett förslag om att provanställa Ulrika Forsberg 50 % som kanslist på sex månader fr o m 9/ Ewa föreslår styrelsen att villkoren för anställningen stäms av med presidiet. Det finns nu möjlighet att kunna anmäla Ulrika till grund-utbildning i två steg under februari-mars. Detta är f n den sista chansen att få handläggarbehörighet enligt den nuvarande utbildningsplanen för Leader-anställda... B del 1 att godkänna VLs förslag om att hon i samråd med presidiet får i uppdrag att fullfölja lämplig provanställning av 50 % kanslist. Ulrika Forsberg anmäls också till SJVs handläggarutbildning. Inför årsmötet Utdrag ur Förvaltningsberättelse del A: Beskrivning av verksamheten 2008 Föreningen... Ett presidium bestående av ordförande, 1:a vice ordförande Herta Hedlund, företagsrepresentant från Sunne och 2:e vice ordförande Claes-Göran Kihlström, föreningsrepresentant från Säffle har under året varit verksamhetsledarens (VLs) bollplank. De har tillsammans med VL bl a hanterat personalfrågor, utbildningsbehov och förskottsansökningar (11)

7 Protokoll nr 3 Konstituerande Firmatecknare Verksamhetsledaren (VL) föredrog för styrelsen vilka som tecknat firma under 2008 och att samtliga tecknat firma var och en för sig. att föreningens ordförande, förste vice ordförande, andre vice ordförande samt verksamhetsledaren tecknar föreningens firma var för sig även fortsättningsvis. Presidieprotokoll nr Delegation tidiga avslag Presidiet diskuterade behovet av att delegera rent felaktiga ärenden som behöver avslås i tidigt skede till VL. Ewa såg inga stora problem med avgränsningen av vilka ärenden som bör tas upp i presidiet och vilka som kan avgöras av VL på kanslinivå. Presidiet beslutade att delegera tidiga avslag av felaktiga ärende, dvs ärenden som inte uppfyller Leaders kriterier eller är uppenbart felaktiga utifrån Leader Växtlusts strategi till Verksamhetsledaren för beslut. Alla tidiga avslag redovisas vid nästkommande styrelsemöte. Vid mer tveksamma fall för VL ärendet vidare till presidiet för beslut. 11 Övriga frågor (del av) B. Utbetalning av LAGs offentliga medfinansiering Länsstyrelsens handläggare Åsa Melander har utrett hur utbetalning av delbelopp från projektstödet ska korreleras med utbetalning av offentliga medel från LAG. Det visar sig inte finnas något direkt samband mellan de ansökningar om delutbetalningar som Länsstyrelsen bereder för Jordbruksverkets utbetalningar av projektstöd och de delutbetalningar LAG väljer att göra utifrån samma ansökan genom VLs uppdrag. Alla utbetalningar från LAG under löpande projekttid är frivilliga och blir obligatoriska först i samband med sökandes ansökan om slututbetalning. Då kommer ett besked att lämnas från Länsstyrelsen om vilket det slutliga beloppet som LAG ska betala ut till projektägaren är. Under löpande projekttid får alltså varje LAG avgöra hur utbetalning från LAGs konton sker. Dock är det så att projektstödet minskas vid en enskild delutbetalning om inte projektägaren kan redovisa att de fått tillräcklig offentlig medfinansiering (bl a från LAG) utbetald. Ewa föreslår presidet att vi fortsätter synkronisera våra delutbetalningar med Länsstyrelsens beslut om delutbetalningar av projektstödet löpande upp till 80 % av beviljat belopp, så som vi gör idag. Enda skillnaden blir att LAG i fortsättningen inte får något besked om vilket belopp VL ska utbetala vid varje tillfälle utan Ewa får beräkna det själv utifrån av Länsstyrelsen godkänt underlag för faktiska kostnader och beslutad procentuell andel från 7 (11)

8 LAG. Den utbetalade övriga medfinansiering periodiseras av Länsstyrelsen och nyttjas vid behov. Presidet beslutade att genom VLs försorg fortsätta betala ut delutbetalningar från LAGs offentliga medfinansiering på samma sätt som tidigare när varje ansökan om delutbetalning godkänts av Länsstyrelsen. Meddelande om utbetalt belopp sänds till Länsstyrelsen för kännedom. Protokoll nr Återkrav av restbelopp i slutredovisade projekt Verksamhetsledaren informerade om en situation där ett för stort förskott betalats ut från LAG i förhållande till den verkliga, slutliga omkostnaden för ett nu avslutat projekt. Det rör sig dock om ett mindre belopp (under 1000 kr). Ett principbeslut som vägledning för önskat tillvägagängssätt i liknande fall efterfrågades. att Verksamhetsledaren löser sådana frågor på enklaste sätt från fall till fall. Protokoll nr Verksamhetsledarens (VLs) rapport (del av) D. Leader Växtlusts logotype ska nu tas fram bland områdets ungdomar. Via lokala annonser inom området marknadsförs ett ungdomsuppdrag just nu. Bidragen ska skickas in senast 14/10. VL föreslår att uppgiften att välja Växtlusts logga bland insända förslag tilldelas kanslipersonalen och presidiet dvs de som brukar ta sig an de mer praktiska frågorna. att delegera förslaget till beslutsfattande kring loggan till presidiet och godkände den lämnade rapporten. Protokoll nr Behov av förtydligande av upphandlingsförfarande Styrelsen fattade i protokoll beslut om riktlinjer inom gränsen för s k direktupphandling (upphandling som sker utan krav på anbudsförfarande). Ett förtydligande önskades om vad styrelsen fattade för beslut gällande offentlig upphandling inom föreningen. 8 (11)

9 att vid upphandling under nivån 5 prisbasbelopp (årlig justering i Skr) tillämpar Leader Växtlust Värmland direktupphandling. Föreningen följer särskilda riktlinjer för den upphandling som sker genom direktupphandling, dvs vid upphandling upp till 1 prisbasbelopp tillämpas telefonförfrågan och mellan 1-5 prisbasbelopp krävs skriftlig förfrågan hos tre leverantörer. Detta beslut gäller tills vidare. År 2010 Protokoll nr Brytpunkt ofullständiga projekt Ewa redogjorde för dilemmat med vissa långliggande, ofullständiga projekt som det är svårt att få in kompletteringar till. Det finns ett behov av att lägga fast en brytpunkt när vi inte längre inväntar kompletteringar utan väljer att lämna ett tidigt avslag pga ofullständiga handlingar. Kansliet har tagit fram två förslag till brytpunkter utifrån gjorda erfarenheter av två verksamhetsår. Brytpunkt 1: Sökande bör få högst sex månader på sig att komplettera en inkommen (diarieförd) ansökningsblankett med minst en projektplan, där det framgår vad de vill göra till en uppskattad kostnad. Brytpunkt 2: Inom 12 månader från diarieförandet hos kansliet ska varje projektansökan vara komplett och styrelsen ska ha fattat ett beslut om projektet. Om styrelsen så medger kan dispens lämnas vid tolvmånadersgränsen, om sökande anger goda skäl i skriftlig framställan. att fastslå de föreslagna brytpunkterna vid sex respektive tolv månader efter att en ansökan diarieförts hos Leader-kansliet. VL rapporterar löpande till styrelsen och ansvarar för att kansliet varnar sökande för brytpunkt 2 senast 11 månader efter diarieförandet. att VL liksom tidigare har rätt att avslå klara avslagsärenden på delegation. Ofullständiga projekt enligt punkten ovan omfattas av den delegationen. Vid tveksamheter ska presidiet kontaktas för beslut. Inför årsmötet Utdrag ur Förvaltningsberättelse del A: Beskrivning av verksamheten 2009 Föreningen... Ett presidium bestående av ordförande, 1:a vice ordförande Herta Hedlund, företagsrepresentant från Sunne och 2:e vice ordförande Claes-Göran Kihlström, föreningsrepresentant från Säffle har under året varit verksamhetsledarens (VLs) bollplank. De har tillsammans med VL bl a hanterat slutligt godkännande av hanterade projekt, beviljande av förskott, utbildningsfrågor samt personalärenden... 9 (11)

10 Protokoll nr 3 Konstituerande Konstituerande Presidiet leds av ordförande Karl-Johan Adolfsson. Styrelsen ska besluta om ordningsföljden för de två av årsmötet valda vice ordföranden i presidiet, där även Verksamhetsledaren ingår. Styrelsen har under 2009 även beslutat välja ordningsföljd för ersättarna i varje kategori. Eftersom två nya ersättare nu valts in ska även ersättarnas turordning beslutas på nytt. att till förste vice ordförande 2010 välja Herta Hedlund. Till andra vice ordförande 2010 utsågs därmed Claes-Göran Kihlström. att även 2010 avstå val av kassör och sekreterare inom styrelsen. Verksamhetsledaren har fortsatt ansvar för båda dessa uppgifter. att till förste ersättare inom kategorin Föreningsrepresentant välja Hans Karlsson, Arvika därefter Elin Höglund och Johnny Ritzman. Inom kategorin Företagsrepresentant välja Andreas Johansson som förste ersättare därefter Catarina Nilsson och Håkan Vass. Inom kategorin Offentlig representant (företrädarna för kommunerna) är det även 2010 Leif Johansson, Eda som är förste ersättare och Anna-Lena Carlsson som ersätter därefter. Alla ersättare har som tidigare närvaro- och yttranderätt vid alla styrelsemöten. 5 Firmatecknare Verksamhetsledaren (VL) föredrog för styrelsen vilka som tecknat firma under 2009 och att samtliga tecknat firma var och en för sig. att föreningens ordförande, förste vice ordförande, andre vice ordförande samt verksamhetsledaren tecknar föreningens firma var för sig även fortsättningsvis. Protokoll nr LAGs bredbandsprojekt VL har sänt ut en preliminär projektplan och kostnadsbudget för genomläsning och synpunkter kring det bredbandsprojekt som ska beslutas av LAG när alla handlingar finns framme. Projektet har kallats Områdesanalys för landsbygdsfiber och har Jnr Beslutet är angeläget att fatta så fort handlingarna är klara. att delegera beslutet till presidiet. 10 (11)

11 16 VLs rapport (del av) C. Information Ewa rapporterade att utvärderingen ännu inte har upphandlats klart. Vi har fått in ett gemensamt äskande om medel från Leader Växtlust, Leader Närheten och Länsstyrelsen från Karlstads Universitet, men behöver en offert ställd till oss. Ewa har begärt in en jämförande offert på helheten från Attityd i Karlstad AB. Även den offerten behöver arbetas om och ställas särskilt till oss. Karl-Johan och Ewa skulle behöva få mandat att jobba vidare med frågan för att snabba upp processen. att delegera till ordförande att utifrån de offertunderlag VL begär in fatta beslut om vilken aktör som ska genomföra utvärderingen. Protokoll nr Riskanalys Länsstyrelsens svar Länsstyrelsen har inkommit med svar på Växtlusts insända rapport om kvalitetskontroll gällande bl a handläggning av projekt. Länsstyrelsen anser att vi svarat på två av tre efterfrågade delar, men saknar svar på den tredje delen angående redovisning av hur vi följer avtalet med Länsstyrelsen. De önskar besked om detta inför nästa års kvalitetskontroll, men kräver inget kompletterande svar i år. VL föreslår att ett PM för Leader Växtlusts hittills fattade delegationsbeslut tas fram som bilaga till detta mötes protokoll. Detta för att underlätta för alla parter att följa vilka delegationer som finns inom föreningen. Ett sådant PM kan även tillställas Länsstyrelsen som ett delsvar på den saknade uppföljningen av hur LAG Växtlust följer avtalet med dem. att VL sammanställer ett PM om Växtlusts delegationer att bilägga detta protokoll. Enligt uppdrag sammanställt av Ewa Ryhr Andersson Verksamhetsledare 11 (11)