Strategi för det tätortsnära friluftslivet. Förslag till. Strategi för. Tätortsnära friluftsliv KUNGSBACKA KOMMUN

Transkript

1 Förslag till Strategi för det tätortsnära friluftslivet Strategi för Tätortsnära friluftsliv KUNGSBACKA KOMMUN

2 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Om dokumentet Strategi för det tätortsnära friluftslivet. Dokumentet ligger till grund för vårt arbete med tätortsnära friluftsliv både vid planering och utveckling av befintliga miljöer. Dokumentet utgör kommunens syn på det tätortsnära friluftslivet. Produktion; Förvaltningen för Kultur & Fritid i samverkan med förvaltningen för Miljö & Hälsoskydd, Förskola & Grundskola, Teknik, samt Kommunstyrelsen förvaltning, Kungsbacka kommun Foto Kungsbacka kommun om inget annat anges 2 Kungsbacka kommun

3 Friluftslivet är viktigt för den attraktiva kommunen. De flesta i Sverige betraktar goda möjligheter för friluftsliv som en självklarhet, nästan som en grundläggande rättighet. För att de goda möjligheterna som finns idag ska finnas kvar, förbättras och brister ska åtgärdas krävs en tydlig ambition och inriktning för att det tätortsnära friluftslivet ska bli en naturlig och viktig del i samhällsplaneringen. Närhet, tillgänglighet och kvalitet är nyckelord i efterfrågan av naturområden för rekreation och naturupplevelser. Därför läggs fokus på det tätortsnära friluftslivet. Friluftsliv är ett samlingsbegrepp för fritidsaktiviteter utomhus och den tätortsnära naturen och bebyggelsens grönområden är viktigt för vardagsfriluftslivet. Kommunen fokuserar på det vardagliga behovet av gemensamma områden för utomhusaktivteter utan krav på tävling en vanlig vardag - en tisdag eftermiddag. Med plats för vardagliga utomhusaktiveteter får vi möjlighet att leva ett hälsosamt liv och får en attraktiv fritid nära hemmet. Friluftsliv förbättrar folkhälsan, stärker samhällsekonomin och ökar välfärden och fokus på friluftslivet växer hela tiden. Regeringen har beslutat om mål för friluftslivspolitiken, naturturismen stärks allt mer och människors engagemang för friluftslivet är starkt. Kommunen har en nyckelroll i att utveckla möjligheterna för friluftslivet och ska arbeta aktivt med friluftslivet för befolkningens välbefinnande och naturkontakt. Strategin identifierar de avgörande vägval som kommunen måste ta ansvar för, för att våra invånare och besökare ska ha tillgång till den vardagsnära friluftsupplevselen, samt för att bidra till att nå målet om att våra invånarna upplever goda förutsättningar för att leva ett hälsosamt liv och är nöjda med sin fritid. 3

4 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Inriktning för det tätortsnära friluftslivet Vi erbjuder livskvalité... Med tätortsnära områden för utomhusvistelse får vi hälsa och rörelse i en attraktiv och socialt hållbar miljö med möjlighet till biologisk mångfald och ekosystemtjänster.... i närheten... Alla tätorter ska ha tillgång till attraktiva områden för utomhusvistelse för alla utan krav på tävling.... för en hållbar utveckling Vi ska, utifrån Kungsbackas vision om en hållbar stad och kommun, medverka till en livfull miljö med rika möjligheter till möten. Genom attraktiva stråk och områden bidrar vi till det rörliga friluftslivet, skapar trygghet, lärande miljöer och mer samvaro utomhus. Ständig utveckling Strategin innebär en kommunövergripande gemensam syn på tätortsnära natur och områden för friluftsliv. Den ger också utrymme för ständig utveckling av nya och befintliga områden, både i det vardagliga arbetet och i den långsiktiga planeringen. Strategins intentioner finns med i kommande planer för utveckling av kommunen samt i befintliga områden för att tillvarata möjligheter och potentialer. Ur Kungsbackas vision Kungsbacka ska utvecklas till en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar kommun. Detta sammantaget leder till det goda livet och gemenskap människor emellan. Kungsbacka är bra för invånarna såväl unga som gamla....ett stadsliv med rika möjligheter till möten, kulturupplevelser och restaurangbesök. 4 Kungsbacka kommun

5 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Friluftslivet i Kungsbacka för en hållbar framtid Mål och syfte Målet med strategin är att på ett enkelt och tydligt sätt beskriva avgörande vägval och ställningstaganden för att Kungsbacka kommun ska utvecklas till en hälsosam kommun med tillgängliga områden för friluftsliv och natur enligt uppställda nationella mål. Syftet är att säkerställa att de befintliga värdena behålls och utvecklas, samtidigt som man pekar på nya värden som gynnar både människor, flora och fauna. Strategin ska visa vad Kungsbacka ska sträva efter för att fortsatt vara och ytterligare utvecklas till en kommun med stora kvaliteter för det vardagliga friluftslivet, ur både ett socialt och ekologiskt perspektiv. Samtidigt som vi bygger tätare och befolkningen växer och många saknar tidigare koppling till Kungsbacka. Strategin för det tätortsnära friluftslivet ska komplettera kommunens översiktsplan för det tätortsnära friluftslivet. Kungsbacka kommun växer och det är konkurrens om marken där många aktörer vill exploatera. Med fler invånare ökar även användningen av vår utemiljö och slitaget blir större. Denna strategi ger stöd när vi ska förtäta och utveckla befintliga områden med gröna värden och växa utan växtvärk. Den är ett av många steg i arbetet med att säkerställa, utveckla och planera för ett aktivt friluftsliv, god hälsa och gröna kvalitéer för dagens och framtidens invånare och besökare. Samtidigt som vi värnar om och ökar den biologiska mångfalden i och nära tätorter. Kommunfullmäktiges prioriterade mål Kommunfullmäktige har två prioriterade mål med bäring på friluftslivet. Andelen invånare som upplever goda förutsättningar att leva ett hälsosamt liv ska öka. Andelen av kommunens invånare som är nöjda med sin fritid ska öka Kungsbacka kommun - tillgängligt för alla 5

6 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Avgränsningar Dokumentet avgränsas genom att beröra platser på en generell nivå. Vissa delar av strategierna är mer inriktade mot kommunal mark och kommunens handläggning medan andra är tänkta att även fungera som inspiration för allmänheten. För att behandla specifika platser, antingen tematiskt eller områdesvist, krävs ytterligare fördjupande arbete. Läs mer under kapitlet handlingsplaner - vad gör vi nu? Utgångspunkten i arbetet har varit tätortsnära utifrån tätorterna som finns utpekade i Kungsbackas kommunövergripande översiktsplan samt det omland inom gång och cykelavstånd det vill säga cirka en kilometer utanför avgränsningen för utvecklingsområde, se karta på sidan 9. Ambitionen är att komplettera med ytterligare dokument avseende natur och friluftsliv för övriga delar av kommunens geografiska område. 6 Kungsbacka kommun

7 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Strategin berör flera mål som kommunen ska följa i sin dagliga verksamhet: övergripande nationella mål som landskapskonventionen, barnkonventionen, miljömålen, folkhälsomålen, skolans närhet till naturen men även kommunfullmäktiges prioriterade mål. Strategin ska användas både vid planering av nya områden och för att utveckla högre kvalitéer i alla områden i kommunens tätorter och dess närhet. Nationella mål Målet för friluftslivspolitiken är att stödja människors möjligheter att vistas ute i naturen och utöva friluftsliv där allemansrätten är en grund för friluftslivet. Alla människor ska ha möjlighet att få naturupplevelser, välbefinnande, social gemenskap och ökad kunskap om natur och miljö. Friluftsliv definieras som vistelse utomhus i natur- och kulturlandskapet för välbefinnande och naturupplevelser utan krav på tävling. Friluftsliv kan utövas på egen hand eller i organiserad form. Grundläggande är att mångfalden ger utrymme för ett personligt val. Den tätortsnära naturen och bebyggelsens grönområden är av största vikt för vardagsfriluftslivet. För att nå friluftslivsmålet för tillgänglig och attraktiv tätortsnära natur har samhällsplaneringen och den kommunala översiktsplaneringen stor betydelse. Ett mål för friluftslivspolitiken är att det finns attraktiv tätortsnära natur för friluftslivet. Det betyder att befolkningen har tillgång till grönområden och ett tätortsnära landskap med höga frilufts-, natur- och kulturmiljövärden. Nationella målets tio punkter: Naturen ska vara tillgänglig för alla. Personligt och ideellt engagemang ska stå i centrum. Allemansrätten ska värnas. Den hållbara användningen av naturen planeras med hänsyn till friluftslivets behov. Kommunerna ska ha ett stort ansvar för naturen nära tätorterna. Friluftslivet ska bidra till landsbygdsutveckling och regional tillväxt. Skyddade områden ska vara en tillgång för friluftslivet. Friluftslivet ska ha en given roll i skolans arbete. Fysisk aktivitet och avkoppling ska stärka folkhälsan. Beslut om friluftsliv ska fattas med god kunskap. Läs mer hos Naturvårdsverket Kungsbacka kommun 7

8 Strategi för det tätortsnära friluftslivet I de nationella målen står att den tätortsnära naturen och bebyggelsens grönområden är viktiga för rekreation och friluftsliv. Dessa områden bidrar även till attraktiva livs- och boendemiljöer. Här spelar den kommunala planeringen en viktig roll. Som stöd i genomförandet och uppföljningen av målet om tätortsnära natur för friluftslivet bör följande preciseringar användas: Tillgången till sådant tätortsnära natur- och kulturlandskap som är attraktivt för friluftslivet ökar genom bevarande, utveckling och nyskapande. Nåbarheten till och inom tätortsnära natur- och kulturlandskap ökar genom vägar, stigar, vandringsleder, cykelvägar, ridvägar och kollektivtrafik samt genom information om dessa möjligheter. Andelen av det tätortsnära natur- och kulturlandskapets kvaliteter och upplevelsevärden som är bevarade och utvecklas genom strategisk planering, förvaltning, dialog och skötsel ökar kontinuerligt. Ordmoln som illustrerar svaren i den webfråga som ställdes i september 2014 till Kungsbacka kommuns invånarpanel (ca 300 svarande) om Vad gör du utomhus i närheten av där du bor? 8 Kungsbacka kommun

9 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Strategi för det tätortsnära friluftslivet omfattar områden inom tätorter och inom gång - och cykelavstånd från våra tätorter. Tätortsnära Tätortszon - område i och nära tätorter - utvecklingsområden enl ÖP Kungsbacka kommun 9

10 Strategi för det tätortsnära friluftslivet I Kungsbacka kommun spelar pensionärerna boule vid skateparken går det att promenera längs hela kusten har skolan tillgång till naturen minns du lekplatserna och hela familjen är bjuden är det lätt att hitta och röra sig i bebyggda miljöer till fots och med cykel finns möjlighet till odling kan både barn och äldre röra sig tryggt och fritt är grönytefaktor centralt vid nybyggnation finns möjlighet att gå rundor utan att gå samma väg tillbaka upptäcks nya smultronställen varje dag kompenserar man vid förlust av grönområden 10 Kungsbacka kommun

11 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Friluftslivet i Kungsbacka bidrar till ett hållbart samhälle Kommunen har ett ansvar för folkhälsa och möjligheten att kunna vara fysisk aktiv. Eftersom kommunen har planmonopol och ansvar för planering, byggande och förvaltning av den byggda miljön, finns stora möjligheter att påverka utformning och strukturer som stödjer friluftsliv, rekreation och fysisk aktivitet. Kommunen ansvarar också för den sociala planeringen som stöttar individen genom äldrevård, skola och omsorg. Mycket av det förebyggande folkhälsoarbetet bedrivs i kommunen och denna kompetens och kunskap om folkhälsa bör tas tillvara och utvecklas i den fysiska planeringen genom att planera för ett vardagsnära friluftsliv. Kommunen ska arbeta för bättre friluftsliv för alla, särskilt med fokus på äldre, barn och funktionsnedsatta. Den tätortsnära naturen ska bli mer tillgänglig och kommunen ska informera om möjligheterna. Med stöd av angränsande kommuners arbete har fyra områden valts ut som strategier för det tätortsnära friluftslivet i Kungsbacka kommun. o Sött och salt o Attraktivt grönt o Till fots och i rörelse o Du får, du kan, du vågar Vad innebär en strategi? En strategi för friluftslivet är ett aktiverande dokument där vi visar vad vi ska åstadkomma på eget initiativ. Strategin visar också avgörande vägval för att nå målet om ett hållbart Kungsbacka, med goda möjligheter för bra fritid och god hälsa. Strategin anger vilka inriktningar som är viktigast för oss att fokusera på ur ett långsiktigt perspektiv och avgörande val som är av kritisk betydelse för att nå dit. Strategin visar vad vi väljer och väljer bort samt ger ledning avseende riktning och prioriteringar i arbetet med förutsättningar för fritid och rekreation. Kungsbacka kommun 11

12 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Sött och salt vatten för många Kungsbacka har en unik plats vid vattnet, både hav och sjöar. Det finns 10 mil kust, 140 sjöar och många vattendrag. Tillgången till bad och vatten är för alla, även beökare, och vi har ett regionalt ansvar för tillgång till kusten. Staden växer och även Kungsbacka tätorts invånare ska ges tillgång till utomhusbad i det fria. Vi vill stärka kopplingen till att se och vara vid vatten och att kunna ha utomhusaktivitet vid vattnet. Alla ska kunna komma till vattnet oavsett färdmedel, både via gång- och cykelvägar samt stråk från kollektivtrafik och parkeringsmöjlighet och gästplatser för båtar. Vatten som element är viktigt för rekreation och därför ska även ytor för dagvattnet utnyttjas som en resurs samt ytor för klimatanpassning. I Kungsbacka finns stora möjligheter till nya lätttillgängliga och spännande miljöer vid vatten. 12 Kungsbacka kommun

13 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Gör det möjligt att röra sig längs vatten Idag är kommunens många vattendrag och sjöar en outnyttjad potential. Det är attraktivt att röra sig längs vatten och vattendragen ska ges en tydligare roll i utemiljön och användas som utgångspunkt i rekreationsmiljöer. Genom att skapa stråk längs vattendragen kan tillgängligheten öka och olika delar av kommunen bindas ihop. Samtidigt kan flanörerna njuta av en vacker natur. Befintliga stigar ska utnyttjas både i nya och befintliga miljöer. Planera en kust för alla Havskusten lockar och samlar många intressen. Den ska vara offentlig och tillgänglig för alla vare sig du promenerar, surfar, åker skridskor, fiskar, kommer med båt eller dyker. Vi ska erbjuda tillgängliga stränder med goda möjligheter att röra sig längs kusten, både till fots och genom tillgängliga stråk, där stråken erbjuder goda möjligheter att se och sitta. Vi ska utnyttja vår unika mångfald med stränder och klippor och i takt med en ökad andel äldre befolkning ökar möjligheterna för tillgänglighetsanpassade bad. Vi har både ett regionalt och lokalt ansvar för en ökad befolkning som vill bada och vara vid vår fantastiska resurs, havet. Båtliv och hamnen som mötesplats Våra större hamnar är utmärkta platser för liv, rörelse och rekreation för alla. Hamnarna kan vara utgångspunkter för stråk utmed kusten med god tillgänglighet och livfullhet. Hamnar är besöksmål som ska utvecklas både med fokus på besökare från havet och från land. Vi ska erbjuda möjlighet att vistas i hamnen och göra den tillgänglig för alla och funktionshindrade ska kunna röra sig i och omkring hamnen. Här ska finnas parkeringar för både bil och cykel. Planera med vatten som en tillgång i bebyggd miljö Vatten är en förutsättning för en grönskande utemiljö men det kan utnyttjas bättre i den bebyggda miljön. Både naturligt vatten som bäckar och dammar, men också dagvatten kan användas för att skapa tilltalande boendemiljöer, upplevelser och biologiskt rika miljöer. För att lyckas med vattenfrågan är det en förutsättning att den behandlas tidigt i planeringsprocessen och med ett nära samarbete mellan olika ansvarsområden. Samt att ha ett övergripande förvaltningsperspektiv för att uppbyggda kvalitéer ska bestå. Kungsbacka kommun 13

14 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Attraktivt grönt utveckla och utnyttja I och kring Kungsbacka stad och dess tätorter finns stora grönytor som används flitigt och vissa används inte alls, men dessa kan förädlas både med byggnation och ökad tillgång till det gröna, vilket ger högre värden för både människor och djur. Kungsbacka kan utveckla idéer kring kompensation vid omvandling av gröna ytor för att öka attraktiviteten och tillgängligheten samtidigt som de kan utnyttjas för förtätning. Kungsbacka bör arbeta för att öka den biologiska mångfalden, istället för monokulturer som gräsmattor. Antalet gröna sittplatser och mötesplatser ska öka och möjligheten för lärande utomhus ska ges större plats. Skapa gröna rum för paus och vila samt för lek och spontanaktivitetsytor. 14 Kungsbacka kommun

15 Strategi för Parkeringstrategi det tätortsnära - tillgängligt friluftslivet för alla Förtäta med upplevelser, vila och kvalité Befolkningen ökar och fler vill ta del av utemiljön. En plats med många aktiviteter används av många människor, och folkliv är en attraktion i sig men det behöver även finnas rofyllda miljöer. När man förtätar måste man ta hänsyn till att den befintliga grönstrukturen kan ta emot fler människor. För dagens grönytor bör kommunen ta aktiv ställning för hur de ska utvecklas eller bevaras. Vid exploateringar ska man undvika att skada befintliga natur- och rekreationsvärden. Ibland kommer värden ändå att skadas eller försvinna och då bör man ersätta dessa. Kungsbacka bör ta fram en princip för gröna kompensationsåtgärder vid exploatering. Planera och ta till vara platsers kvalitéer Kungsbacka och dess tätorter expanderar och nya stadsdelar planeras. För att säkra tillgången på grönytor och yta för friluftsliv behöver nya platser och omården planeras och skapas. Inför varje bebyggelseexploatering ska en noggrann inventering av natur- och rekreationsvärden genomföras för att kunna ta till vara på befintliga kvalitéer när nya utemiljöer skapas även för boende utanför det aktuella projektområdet. Det handlar om karaktär, kulturhistoriska och biologiska värden. Detta gäller både i nya och befintliga områden, i synnerhet i centrala lägen. Skydda grönområden med höga natur- och rekreationsvärden Det finns många platser med höga natur- och rekreationsvärden. För att garantera att de finns kvar, även för framtida generationer, bör de skyddas långsiktigt. Detta kan göras på flera olika sätt: genom att inrätta natur- eller kulturreservat, genom naturvårdsavtal eller biotopskydd, eller med detaljplaneläggning. Kommunen kan också köpa in eller byta till sig sådana områden för att säkra områdets värden. Vid planläggning ska grönytor ses i ett större sammanhang och utifrån sin utvecklingspotential. På så vis kan vi undvika att viktiga stråk byggs bort eller att grönytor naggas i kanten. Utnyttja ekosystemens tjänster och förtäta med biologiska värden Våra ekosystem förser oss med en mängd tjänster och varor, exempelvis vattenrening, pollinering av frukt- och bärodlingar, träråvaror och reglering av det lokala klimatet. Något som är mest resurseffektivt om naturen gör jobbet. Kommunen ska därför utnyttja ekosystemtjänster i större grad, både genom att använda befintliga ekosystem och genom att skapa nya. I den bebyggda miljön och i naturen finns en mängd platser med en stor potential att öka de biologiska värdena. Många arter behöver ett nätverk av miljöer för fortplantning, födosök och förflyttning. Platser med ett rikt växt- och djurliv upplevs dessutom som värdefulla av många människor, i synnerhet för våra skolor. Exempelvis kan vi plantera träd för att skapa framtidens gröna lungor, för att ge nya bostadsområden karaktär och kvalité samt för att utnyttja trädens förmåga att ge ett behagligt lokalklimat. Områden med potential för ett rikt djur- och växtliv bör identifieras och värderas. Kungsbacka kommun 15

16 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Till fots och i rörelse tillgång och tillgängligt Att kunna tryggt röra sig fritt både till fots och med cykel är en förutsättning för god livskvalité för alla, i synnerhet unga och gamla. I Kungsbacka bor många barnfamiljer och att cykla till kompisar på egen hand, till skolan och till fritidsaktiviteter bör vara en självklarhet. Att kunna gå rundor med hunden eller vännerna är hälsobefrämjande för alla åldrar. Utegym, utomhusleder och motionsspår ska finnas i alla kommunens tätorter. Vägars barriäreffekter ska minskas och kollektivtrafiken hållplatser ska med lätthet kunna nås av alla, både till fots och med cykel. Hållplatser och hundrastplatser ska finnas utmed stråk och platserna ska även fungera för möten mellan människor. Tillgängliga stråk både till fots och med cykel skapar också helt nya möjligheter såsom Kattegattleden och möjligheter både för vardagsutflykten och turism. Tryggheten är en grundsten för att möjligheten att röra sig fritt ska finnas året om och belysning och skötsel en viktig faktor. För att säkerställa tillgängligheten bör fri WiFi finnas på strategiska platser för friluftslivet. 16 Kungsbacka kommun

17 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Bind samman och skapa rundor En grundsten för folkhälsan är ett aktivt liv med motion, natur, promenader och sociala möten. Sätter vi människan i centrum skapas förutsättningar för promenader och cykelturer, vilken även skapar en befolkad utemiljö som upplevs trygg och trivsam. Genom att binda samman värdefulla platser och målpunkter, skapa möjlighet att går rundor och länka ihop olika delar av tätorterna samt kommunen kan samband och orienterbarhet skapas. Viktiga gång- och cykelstråk ska vara väl omhändertagna, belysta och ha god kontakt med omgivande bebyggelse för att upplevas som trygga året runt. Välbefinnande och spring i benen Att vara i naturen är positivt för vår hälsa och vårt psykiska välbefinnande. Naturen ger möjlighet till fysiskt aktivitet, vilket i sig är positivt för hälsan, men ger också minskad stress och oro samt ökad koncentrationsförmåga. Alla som bor i våra tätorter ska ha tillgång till motionsspår anpassat för hela säsongen inom gång- och cykelavstånd. Bryt barriärer och gör tillgängligt Alla ska kunna ta del av utemiljön. Planera för funktionsnedsatta, äldre med rullatorer, vuxna med barnvagn och barn på egen hand. Tänk året runt, även den mörka tiden och på utvalda sträckor i naturmark. I våra tätortsområden finns barriärer bestående av infrastruktur och jordbrukslandskap och vattendrag. Barriärer måste överbryggas för att ge möjlighet till ökad rörelse för både djur och människor genom att kontakten över vägen och tätorternas olika delar ökar. I framtida planarbete ska barriärer undvikas och i befintliga områden ska barriäreffekter minskas. För alla tätortsnära områden ska en inventering genomföras och förslag tas fram. Informera och kommunicera För att ha möjlighet att besöka och värna natur- och rekreationsområden är det viktigt att känna till att de finns, att hitta dit och att hitta på plats. Förutom befintliga invånare och tillfälliga besökare finns ett stort informationsbehov hos nya inflyttade invånare utan tidigare koppling till Kungsbacka. Genom att informera om olika platsers möjligheter och värden kan vi skapa ett intresse och en nyfikenhet att vilja besöka områden runt om i kommunen. Informationsmaterial om besöksmål i utemiljön behöver tas fram för olika målgrupper, och finnas tillgängligt både digitalt, tryckt och på plats i utemiljön. Skapa lekfulla miljöer Att leka är att lära, både för barn och vuxna. Genom att integrera lek på fler ställen än de traditionella lekplatserna kan vi skapa mer tillåtande miljöer som uppmuntrar till rörelse. Barns utforskande på egen hand ska göras möjlig. Där spelar den bostadsnära naturen en viktig roll för lek där man kan hoppa, studsa, springa, bygga kojor och uppleva äventyr. Även utomhusgym, spontanidrottsplatser, motionsområden och utflyktslekplatser behöver utvecklas och skapas med fokus på lekfullhet, attraktivitet och användning året runt. Riktlinjer kring lekplatser kan tas fram för att utreda dagens lekplatsbehov samt för att se nya möjligheter för lek, inte bara för de allra minsta. Kungsbacka kommun 17

18 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Du får, du kan, du vågar utrymme för initiativ Ytor för gemensamma aktiviteter blir allt viktigare ju fler vi blir. Ingen ska behöva åka bort för att kunna utöva spontana aktiviteter tillsammans med andra, leka eller mötas med krav på organisation och sport. Kungsbacka ska erbjuda tillåtande platser för brännboll och midsommarfirande, odling på allmän plats, folkliv och platser att bara få vara på i alla tätorter. Ytor kan vara flexibla över året genom parklets (allmänna sittplatser på parkeringar) och parkeringar som blir skateparker över sommarlovet. I våra tätortscentrum ska vi kunna tillåta torghandel och tillfälliga serveringar (foodtrucks) och det ska finnas tillgång till barntillåtna ytor i centrum. Våra gemensamma ytor ska vara tillåtande, välkomnande, tillgängliga, inkluderande och med ett tillåtande näringsliv som ökar tillgängligheten för fler såsom glass vid stranden och kanotuthyrning. 18 Kungsbacka kommun

19 Strategi för Parkeringstrategi det tätortsnära - tillgängligt friluftslivet för alla Utveckla utflyktsområden I Kommunens olika landskap finns ett stort antal unika utflyktsmål och ännu oupptäckta smultronställen. Genom att utveckla dessa, skapa fler anordnade platser samt informera om dem kan en mängd upplevelser erbjudas för både kommunens invånare och besökande turister. Naturupplevelser och landskapets variation kan förstärkas med djärv arkitektur i utkikstorn, grillplatser, pulkabackar och vindskydd. För att anpassa till nya invånare och tillfälliga besökare krävs skyltning, ordnad skötsel, papperskorgar och tillgänglig information. Skapa plats för lärande utomhus Naturen är bra för inlärning: koncentrationen och sinnena skärps. Alla ska ges möjlighet till utomhuspedagogik med utemiljön som kunskapskälla. Exempelvis kan klassrum skapas utomhus, elever ta ansvar för skötsel eller kojbyggarläger arrangeras. Samverkan mellan pedagoger och markförvaltare behöver stärkas. Ytor och plats för skogen i skolan ska finnas i närheten av alla kommunens skolor. Ge förutsättning att delta och sätta avtryck Många vill var med och påverka sin omgivning. Avtryck kan skapa engagemang, delaktighet och samhörighet som resulterar i kreativa idéer. Genom att utveckla former för olika aktörer och privatpersoner att sköta och ta ansvar för delar av utemiljön värdet för allmänheten öka, den lokala samhörigheten stärkas och den biologiska mångfalden öka. Detta ska ske på sätt som säkrar den allmänna tillgången och inte utesluter annan användning. Kommunen ska uppmuntra och bemöta lokala initiativ från föreningar och invånare genom att bidra med kunskap, inspiration eller ersättning. Olika former för dialog, särskilt i arbete med närmiljön, behöver utvecklas så att alla ges möjlighet att göra sin röst hörd. Blanda aktiviteter och tillåt tillfälliga evenemang Många av kommunens utemiljöer kan göras mer välkomnande. Genom att blanda aktiviteter för olika målgrupper kan utbyte skapas tillsammans med ett rikt folkliv som gör att man vill stanna ute länge. Det ska ges utrymme för tillfälliga evenemang under hela året - till exempel midsommarfirande, parkmusik, friluftslopp, kulturfestivaler och skridskoåkning på torg. Privata initiativ ska uppmuntras och allmänna lokaler till exempel skolor och förskolegårdar kan öppnas upp för aktivitet på kvällar och helger. Experimentera och utmana med konst och tillfällig arkitektur Med konst och tillfällig arkitektur kan vi experimentera i utemiljön och skapa dialog om vad platser kan och borde vara, utmana invanda föreställningar samtidigt som historier skapas och saker sker. När det finns ett behov av att ändra platsers funktion är detta arbetssätt värdefullt för att testa alternativ för platsens användning och möjligheter. Användning av konst och tillfällig arkitektur integreras till att bli en del av kommunens arbetssätt genom samverkan och används särskilt i stadsomvandling. Exempelvis kan en byggtomt bli en tillfällig park och paviljonger tillåtas med restaurang med tillfälliga bygglov. Kungsbacka kommun 19

20 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Tänk om och hur Konsekvenser och förutsättningar För att kunna genomföra intentionerna i strategi för det tätortsnära friluftslivet - med fokus på en tisdagseftermiddag, krävs resurser och initiativ. En stor del av genomförandet handlar om förutsättningar att få tillgång till de resurser som finns.det handlar också om att säkra dess tillgång för den breda allmänheten över tid. Förutom tydliga initiativ från kommunen krävs samordning och tydlighet mellan kommunens förvaltningar. För att kunna samordna lokala, ideella och privata initiativ krävs en väg in i kommunen för den som vill och god samordning inom kommunen. Genom att arbeta mer aktivt och mer fokuserat med tätortsnära friluftliv påverkas kommunens inriktning avseende huvudmannaskap, markägande och avtal för tillgång för allmänheten. Planeringen ska vara för alla och för både rekreation, paus och vila samt möjlighet till aktivitet i närområdet. För att se över vilka förutsättningar vi har krävs stora resurser både för kartläggning och inventering innan handlingsplaner tas fram. För att konkretisera vad vi menar med tillgång och förutsättningar behöver strategins intentioner definieras exempelvis vad är nära och tillgång samt vilka riktlinjer bör gälla. Nuläget ska framgå i en kartläggning över alla våra tätorter med fokus på det vardagliga och tätortsnära friluftslivet. 20 Kungsbacka kommun

21 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Handlingsplaner Vad gör vi nu? En strategi för friluftslivet skapar förväntningar och engagemang. Med syftet att skapa en gemensam riktning och plattform för utveckling av utemiljön, med fokus på friluftsliv en tisdag eftermiddag, ska strategin ses som ingång till samtal, idéer, initiativ och satsningar från aktörer såväl inom kommunen som utanför. Samverkan och mera kunskap Helhetstänk och synergieffekter kräver samverkan, både mellan förvaltningar och övriga aktörer som behöver utvecklas och fördjupas. Den kunskap som finns måste tas tillvara och fångas upp från den som har den och intern samverkan krävs samt översyn av ansvar och resurser. Externa initiativ, från kommuninvånare och andra aktörer, som vill bidra i strategins anda, bör ha en tydlig väg in vid kontakt med kommunen. Framförallt i den verksamhet som arbetar närmast den miljö där värde skapas, i den direkta kontakten med boende, besökare, skola eller näringsliv. Börja direkt En stor del i strategin handlar om vägval och prioriteringar som kan göras inom ramen för den löpande verksamheten. Det kan handla om förändrad skötsel, nya arbetssätt och nya samarbeten. Det ligger ett stort ansvar på de olika förvaltningarna samt samordningen. En kartläggning av våra förutsättningar samt arbete med definitioner om vad vi menar både avseende innehåll och tillgång, tas fram för samtliga tätorter i Kungsbacka kommun. En kommungemensam handlingsplan med kortsiktiga och långsiktiga målsättningar för genomförande ska tas fram. Utifrån nuläget påbörjas en dokumentation av de små steg som varje år tas. Ansvariga för detta är förvaltningen för Kultur & Fritid. Dokumentation av vårt arbete med utemiljön är viktig på alla nivåer för att kunna delas, utökas, kvalitetssäkras och marknadsföras. Agera i befintliga projekt I samband med projekt som redan pågår, exempelvis inom planeringsprocessen, ska aktuella riktlinjer tillämpas för frågor som rör såväl kvantitet som kvalitet på utemiljön i allmänhet och kommunal mark i synnerhet. Strategin kan också fungera som utgångspunkt och inspiration i diverse samverkansgrupper/samverkansforum för exempelvis trygghet eller tätorternas samrådsgrupper. Likaså ska inriktningen genomsyra alla de investeringar som vi gör och som har bäring på utemiljön. Kungsbacka kommun 21

22 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Tätortsnära friluftsliv i Kungsbacka Friluftsliv är ett samlingsbegrepp för fritidsaktiviteter som genomförs utomhus och den tätortsnära naturen och bebyggelsens grönområden är av största vikt för vardagsfriluftslivet. Tätortsnära områden för friluftsliv är med fokus på det vardagliga behovet av gemensamma områden för utomhusvistelse utan krav på tävling en vanlig vardag, det vill säga en tisdag eftermiddag. Utrymme för vardaglig utomhusvistelse ska bidra till möjligheten att leva ett hälsosamt liv och med goda förutsättningar för en attraktiv fritid nära sitt boende. 22 Kungsbacka kommun

23 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Förändrad markanvändning eller områden under omvandling innebär särskilt tacksamma möjligheter till att agera direkt för att utveckla utemiljön i den riktning som strategin för det tätortsnära friluftslivet anger. Planera för åtgärder För att konkretisera strategin och dess riktning bör man ta fram fördjupningar och handlingsplaner som på ett mer konkret sätt anger hur kommunen bör arbeta. De kan omfatta en eller flera riktlinjer och vara tematiska (lekplatsriktlinje eller åtgärder gångoch cykel i tätorter) eller geografiska. En annan tillämpning är att årligen i samband med budgetprocessen ange vissa områden att fokusera särskilt på, och prioritera de kommande åren. Utgångspunkt för arbetet är den gemensamma sammanställningen för varje tätort. Delvis sker uppföljning genom rapportering av fullmäktiges prioriterade mål avseende förutsättningar för att leva ett hälsosamt liv samt andel invånare nöjda med sin fritid. Ändra och uppdatera Strategi för det tätortsnära friluftslivet kommer vara en del av Kungsbacka kommuns framtida översiktsplan. I samband med översiktsplanens aktualitetsbeslut, som ska ske varje mandatperiod ses även Strategi för tätortsnära friluftsliv över och en bedömning görs huruvida den är aktuell eller inte. Uppföljning och smärre revideringar ansvarar förvaltningen för Kultur & Fritid för. Handlingsplaner och riktlinjer Det står samtliga förvaltningar fritt att i samverkan med andra ta fram riktlinjer utifrån strategins intentioner för att öka möjligheterna för det tätortsnära friluftslivet. Det som görs närmast i samverkan inom kommunen är: Genom ortsanalyser av samtliga utpekade tätorter i Kungsbacka kommun kartläggs förutsättningarna för det som utpekas i strategin för det tätortsnära friluftslivet. Utifrån varje ort görs en bristanalys och kartmaterial med befintliga kvalitéer för respektive tätort tas fram. Riktlinjer tas fram för att användas vid planering av nya områden för att uppnå strategins intentioner samt möjliggöra för att åtgärda identifierade brister. I detta arbete ingår också definitioner av vad som avses i strategin till exempel närhet och innehåll. Riktlinjer tas fram för hur befintliga kommunala anläggningar kan bidra till att uppfylla delar av strategin, till exempel kan skolgårdar öppnas upp och välkomna besökare kvällar och helger. Huvudansvariga för strategin och dess uppföljning är nämnden för Fritid & Folkhälsa. Det krävs dock samarbete och resurser från alla berörda förvaltningar. Kungsbacka kommun 23

24 Strategi för det tätortsnära friluftslivet Kungsbacka kommun Kungsbacka telefon e-post 24 Kungsbacka kommun

25 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Datum Strategi för tätortsnära friluftsliv KS/2016: Beslut Kommunstyrelsen återremitterar ärendet till Kommunledningskontoret för ytterligare beredning och komplettering av beslutsunderlag. Sammanfattning Friluftslivets betydelse för den attraktiva kommunen kan inte överskattas. Friluftslivet förbättrar folkhälsan, stärker samhällsekonomin och ökar välfärden. För att långsiktigt säkra de goda möjligheterna som finns idag, förbättra möjligheterna och åtgärda bristerna krävs en tydlig ambition och inriktning för att det tätortsnära friluftslivet ska bli en naturlig och viktig del av samhällsplaneringen. Nämnden för Fritid & Folkhälsa har tagit fram ett förslag till strategi för tätortsnära friluftsliv som syftar till att visa vad Kungsbacka ska sträva efter för att förbli och ytterligare utvecklas till en kommun med stora kvaliteter med avseende på det vardagliga frilutslivet. Ärendet behandlades av nämnden för Fritid & Folkhälsa den 19 maj 2016 och av kommunstyrelsens arbetsutskott den 24 januari Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott, , 25 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, Inkomna remissvar, Förslag till strategi för tätortsnära friluftsliv, Nämnden för Fritid & Folkhälsa, , 33 Förvaltningen för Fritid & Folkhälsas tjänsteskrivelse, Yrkanden Expedierat/bestyrkt

26 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Datum Hans Forsberg (M) yrkar att ärendet återremitteras till Kommunledningskontoret för ytterligare beredning och komplettering av beslutsunderlag. Proposition Ordförande Hans Forsberg (M) ställer proposition på eget yrkande om att ärendet återremitteras för ytterligare beredning, och finner att kommunstyrelsen bifaller det. Beslutet skickas till Nämnden för Fritid & Folkhälsa Expedierat/bestyrkt

27 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer KS/2015:42 Kommungemensam dokumenthanteringsplan för ledningsprocesser Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner den gallring av allmänna handlingar som beskrivs i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen för ledningsprocesser. Motsvarande hantering i kommunstyrelsen nuvarande dokumenthanteringsplan upphör därmed att gälla. Övriga nämnder samt fullmäktiges revisorer bör godkänna gallring av allmänna handlingar som beskrivs i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen för de processer som är relevanta för respektive verksamhet. Sammanfattning Kommunfullmäktige har tidigare antagit ett direktiv om att samtliga nämnder ska uppdatera sina dokumenthanteringsplaner samt att dessa ska vara anpassade efter processbaserad informationsredovisning. För att uppnå en enhetlig och effektiv dokumenthantering bestämde kommunledningskontoret tillsammans med förvaltningen för service att ta fram kommungemensamma dokumenthanteringsplaner för lednings- och stödprocesser medan respektive förvaltning ansvarar för att ta fram dokumenthanteringsplaner för den egna kärnverksamheten. I denna del har kommunledningskontoret tagit fram en kommungemensam struktur för verksamhetsområdet ledning. Kommunens förvaltningar har fått möjlighet att lämna synpunkter på denna struktur. Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsens stöd- och kärnverksamhet beskrivs separat och lämnas för godkännande när dom är färdiga. Fram till dess fortsätter kommunstyrelsens befintliga dokumenthanteringsplan (KS /10 ) att gälla för dessa verksamheter. Dokumenthanteringsplanen består av klassificeringsstrukturen och en hanteringsanvisning som närmare beskriver vilka handlingar som förekommer och hur de ska hanteras. I hanteringsanvisningen förekommer även gallringsfrister för somliga handlingar. Det är endast de delar som avser gallring av allmänna handlingar som beslutas av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens förvaltning Thomas Bengtsson thomas.bengtsson@kungsbacka.se 1 (3) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

28 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Dokumenthanteringsplan för ledningsprocesser, Beslutet skickas till Samtliga nämnder, fullmäktiges revisorer Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige har tidigare antagit ett direktiv om tillgänglighet av allmänna handlingar som ska uppnås genom att samtliga nämnder ska uppdatera sina dokumenthanteringsplaner och att dessa ska vara anpassade efter processbaserad informationsredovisning. För att uppnå en enhetlig och effektiv dokumenthantering samt att underlätta insyn i verksamhet bestämde kommunledningskontoret tillsammans med förvaltningen för service att ta fram kommungemensamma dokumenthanteringsplaner för lednings- och stödprocesser medan respektive förvaltning ansvarar för att ta fram dokumenthanteringsplaner för den egna kärnverksamheten. I denna del är framtaget en kommungemensam struktur för verksamhetsområdet ledning som har arbetats fram av kommunledningskontoret. Kommunens förvaltningar har fått möjlighet att lämna synpunkter på denna struktur. För att skapa denna gemensamma struktur för våra allmänna handlingar i kommunen använder vi en klassificeringsstruktur. Den strukturen utgår från SKL:s (organisationen Sveriges kommuner och landsting) klassificeringsstruktur, Klassa. Klassificeringen är strukturerad efter de processer som förekommer inom kommunens verksamheter; ledningsprocesser, stödprocesser och processer för kärnverksamhet. De avsnitt som utgör processer som även hanteras inom nämndernas områden, bör antas även för respektive nämnd. Det gäller bland annat nämndprocessen, verksamhetsledning, uppföljning, organisation, allmänna handlingar och offentlig dialog. Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsens stöd- och kärnverksamhet beskrivs separat och lämnas för godkännande när dom är färdiga. Fram till dess fortsätter kommunstyrelsens befintliga dokumenthanteringsplan (KS /10) att gälla för dessa verksamheter. Dokumenthanteringsplanen består av klassificeringsstrukturen och en hanteringsanvisning som närmare beskriver vilka handlingar som förekommer och hur de ska hanteras. I hanteringsanvisningen förekommer även gallringsfrister för somliga handlingar. Det är endast de delar som avser gallring av allmänna handlingar som beslutas av kommunstyrelsen.

29 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (3) Thomas Bengtsson Sofia Jonsson Katarina Eiderbrant Specialist informationsförvaltning Administrativ chef Specialist administration

30 Dokumenthanteringsplan för ledningsprocesser i Kungsbacka kommun 1. Inledning Inledning Dokumenthanteringsplanen är strukturerad efter de processer som förekommer inom kommunens verksamheter. Dokumenthanteringsplanen består av en klassificeringsstruktur, som översiktlig beskriver vilka processer som förekommer och hur de grupperas, samt en hanteringsanvisning som beskriver hur de handlingar som inkommer och upprättas inom de olika processerna ska hanteras. Strukturen utgår från SKL:s och samrådsgruppen för kommunala arkivfrågors klassificeringsstruktur Klassa. Tillämpningar och ändringar har genomförts för att strukturen bättre ska passa Kungsbacka kommun. Avgränsningar Dokumenthaneringsplanen behandlar processer som är gemensam för kommunstyrelsen och nämnder i Kungsbacka kommun. Undantag är processer för hantering av kommunfullmäktige ( ), kommunrevision ( ) och valadministration ( ) som endast gäller berörda verksamheter. Kommunens interna stödprocesser samt de kärnverksamheter som kommunstyrelsen och nämnder ansvarar för beskrivs i separata dokumenthanteringsplaner. Verksamhetsnära ledning, av till exempel en specifik skola eller vårdboende, beskrivs i dokumenthanteringsplaner för respektive kärnverksamhet. Handlingar som är av ringa eller tillfällig betydelse och som kan förekomma inom flertalet processer beskrivs i en separat dokumenthanteringsplan. Förklaring av centrala begrepp Namn Aktivitet Anmärkning Beskrivning Förklaring En aktivitet består av en eller flera händelser eller transaktioner inom en process som avsätter handlingar. Används för att ge ytterligare information om hanteringen inom en aktivitet. Används vid behov för att ge en övergripande beskrivning av en process. Kan även användas för annan relevant information t.ex. om processen består av handlingar med sekretess, hänvisning till lagrum eller styrdokument kan skrivs in här.

31 Bevara/gallra Förvaring Handlingstyp Process Registrering Om handling ska bevars anges det som bevaras. Om handlingen ska gallras hänvisas anges tidpunkt för när gallring ska genomföras. Hur förvaras handlingen? Pappershandlingar kan t-ex förvaras i ett närarkiv eller på ett kontor. För digitala handlingar anges vilket system som handlingen förvaras i. Typ av handling, t.ex. protokoll, ansökan, remiss och liknande. En serie av aktiviteter som förädlar en vara eller tjänst. En process har alltid en tydlig början och ett tydligt slut samt en kund/mottagare (intern eller extern). Processer kännetecknas även av att de förekommer upprepat inom verksamheten. Vid behov delas processen in i aktiviteter. Motsvarar nivå fyra i kommunens klassificeringsstruktur. Anger om handlingen ska diarieföras. Sådana handlingar får ett för ärendet specifikt diarienummer till vilket, i normalfallet, alla handlingar som tillhör det ärendet registreras. Strukturenhet Handlingar som inte diarieförs kan registreras och är hållas sökbar i t.ex ett ekonomiredovisningssystem, projektverktyg eller kontraktsdatabas eller vara systematisk förvaring genom att handlingarna t.ex. är insatt i en pärm eller dokumentskåp. Digital information på t.ex. en dator kan betraktas som systematiskt förvarad. I hanteringsanvisningen anges främst om handlingar ska diarieföras. Systematisk förvaring och registrering i verksamhetssystem används vid behov. Avser processens tillhörighet i kommunens klassificeringsstruktur. Processgrupp Underavdelning av verksamhetsområde eller kluster av sammanhängande processer, kan motsvara en funktion. Utgör nivå tre i kommunens klassificeringsstruktur. Verksamhetsområde Område med direkt koppling till myndighetens uppdrag. Utgör nivå två i kommunens klassificeringsstruktur. Verksamhetstyp Utgör den första nivån i kommunens klassificeringsstruktur och består av 1. ledningsverksamhet, 2. stödverksamhet, 3-9 kärnverksamheter.

32 2. Klassificeringsstruktur 1 Ledning av kommunal myndighet 1.1 Ledning Fullmäktige Hantera fullmäktige Hantera motioner, interpellationer och enkla frågor Hantera särskilda beredningar Hantera valberedningar Hantera förtroendevalda Hantera stöd till politiska partier Kommunstyrelse och nämnd Hantera nämndprocess Verksamhetsledning Överlägga och besluta Planera och följa upp Inhämta juridisk expertis Systematisk omvärldsbevakning Hantera skadeståndsanspråk Myndighetsredovisning Lämna räkenskapssammandrag till SCB Lämna övriga uppgifter till SCB Yttranden och enkäter Hantera yttranden Hantera enkäter 1.2 Styrning Hantera styrning Hantera styrning från regering och riksdag Hantera styrning från kommunfullmäktige och kommunstyrelse Hantera styrning från nämnd Hantera taxor och avgifter

33 Hantera mål och resursplanering Hantera manualer, rutiner och lathundar Tillsyn, revision och granskning Utföra revision Utföra internkontroll Hantera tillsyn, revision och granskning 1.3 Organisering och utveckling Övergripande organisering Organisera nämnder och kommunala bolag Organisera verksamheten Verksamhetsutveckling Hantera utvecklingsprojekt Hantera externt finansierade projekt 1.4 Demokrati och insyn Allmänna handlingar Tillhandahålla allmänna handlingar Hantera personuppgifter Hantera vidarenyttjande och öppna data Offentlig dialog Hantera klagomål Hantera beröm Hantera förslag till förbättring Hantera övriga synpunkter Hantera invånardialog Val Hantera allmänna val Överklagande och omprövning Hantera överklagande och omprövning

34 3. Hanteringsanvisning Hanteringsanvisning Enhet Namn Beskrivning: 1 Verksamhetstyp: Ledning av kommunal myndighet 1.1 Verksamhetsområde: Ledning Processgrupp: Fullmäktige Process: Hantera fullmäktige Styrande dokument: Arbetsordning Kalla till sammanträde Version: 1.0 Datum: Kallelse 2 år Lex Kan även vara samma handling som dagordningen Beslutsunderlag Bevaras Lex Diarieföring Beslutsunderlag inklusive tjänsteskrivelse hanteras enligt Kungsbackas ärendeprocess Kungörelse 2 år Lex Annons i ortstidning 2 år G: Hålla sammanträde Besluta och expediera Närvarolista Bevaras Ingår i protokollet. Dagordning 2 år Lex Kan även vara samma handling som kallelsen Omröstningslista Bevaras Lex Ingår i protokollet. Ljud- och bildupptagning Bevaras Protokoll Bevaras Lex Anslagsbevis Bevaras Närarkiv

35 Protokollsutdrag Se anmärkning Lex Protokollsutdrag registreras tillsammans med respektive ärende, bevaras. Utdrag om ligger på själva sammanträdet kan gallras vid inaktualitet (2 år) Process: Hantera motioner, interpellationer och enkla frågor Beskrivning: Initiera Motion Bevaras Lex Diarieföring Interpellation Bevaras Lex Diarieföring Enkel fråga Bevaras Lex Diarieföring Handlägga/ Svar Bevars Lex Diarieföring besvara Besluta Protokoll Ingår i Hantera fullmäktige. Protokollsutdrag Ingår i Hantera fullmäktige Process: Hantera särskilda beredningar Kalla till sammanträde Hålla sammanträde Besluta och expediera Kallelse 2 år Lex Beslutsunderlag Se anmärkning Beslutsunderlag hanteras enligt separat process för ärendehantering. Huvudregel är att de registreras i LEX. Närvarolista Bevaras Lex Ingår i protokollet. Omröstningslista Bevaras Lex Ingår i protokollet. Dagordning 2 år Lex Protokoll Bevaras Lex Protokollsutdrag Se anmärkning Lex Protokollsutdrag registreras tillsammans med respektive ärende och bevaras. Utdrag som ligger på själva sammanträdet kan gallras efter 2 år Process: Hantera valberedningar

36 Beskrivning: Valberedning sker efter val. För att valberedningens förslag på nämnder och tillsättningar ska bli gällande krävs beslut av fullmäktige. Vid förändringar under mandatperiod sker all hantering inom fullmäktiges ordinarie verksamhet Överlägga Kallelse 2 år Lex Förslag på ledamöter och ersättare Bevaras Lex Avse förslag över nämnder och tillsättningar för kommande mandatperiod. Besluta Protokoll Bevaras Lex Beslut fattas först av valberedning. För att valberedningens beslut ska bli gällande behöver även fullmäktige besluta i frågan. Protokollsutdrag Se anmärkning Lex Hantera förtroendemannaregister Förtroendemannaregister Bevaras Troman Process: Hantera förtroendevalda Initiera Avsägelse av uppdrag Bevaras Lex Diarieföring Besluta om entledigande Protokoll Bevaras Lex Vid avsägelse beslutar fullmäktige om entledigande, se Expediera Protokollsutdrag Bevaras Lex Diarieföring Protokollsutdrag för entledigande till fullmäktige skickas till länsstyrelsen. Övriga skickas till berörda organ och personer. Besluta om entledigande till fullmäktige Beslut om ersättare till nämnd Uppdatera förtroendemannaregister Beslut om ersättare Bevaras Lex Diarieföring Beslut om ersättare och nya ledamöter till fullmäktige fattas av länsstyrelsen. Beslut om ersättare Bevaras Lex Diarieföring Ersättare till nämnd tillkännages av valberedningens ordförande. Beslut fattas av fullmäktige, se Förtroendemannaregister Bevaras Troman Process: Hantera stöd till politiska partier

37 Initiera Sammanställning av Bevaras Lex Diarieföring mandatfördelning Ge och redovisa Redovisning Bevaras Lex Diarieföring stöd Tjänsteskrivelse Bevaras Lex Diarieföring Avser sammanställning över inlämnade redovisningar. Besluta Protokoll Bevaras Lex Hanteras som ett vanligt beslut av fullmäktige Processgrupp: Kommunstyrelse och nämnd Process: Hantera nämndprocess Kalla till Kallelse 2 år Lex sammanträde Beslutsunderlag Se anmärkning Beslutsunderlag hanteras enligt separat process för ärendehantering. Huvudregel är att de registreras i LEX. Hålla sammanträde Besluta och expediera Närvarolista Bevaras Lex Ingår i protokollet Dagordning 2 år Lex Omröstningslista Bevaras Lex Ingår i protokollet Protokoll Bevaras Lex Protokollsutdrag Se anmärkning Lex Protokollsutdrag registreras tillsammans med respektive ärende, bevaras. Utdrag som ligger på själva sammanträdet kan gallras efter 2 år. Anslagsbevis Bevaras Närarkiv Processgrupp: Verksamhetsledning Process: Överlägga och besluta Beskrivning: Avser direktion, förvaltningens ledningsgrupp och liknande grupperingar som upprättar beslut av betydelse för verksamheten och/eller som det finns intresse för allmänhet och anställda att ha insyn i. Arbetet kan administreras i olika system eller samarbetsplattformar. Handlingar som ska bevaras ska i så fall registreras i Lex i samband med att de upprättas.

38 - Kallelse/dagordning Se anmärkning Se anmärkning Om mötet upprättar en separat dagordning så kan kallelsen gallras efter 2 år, dagordningen ska i så fall bevaras. Om mötet inte upprättar en separat dagordning så ska kallelsen bevaras. - Beslutsunderlag Se anmärkning Se anmärkning Underlag till beslutsärenden ska registreras i Lex och bevaras. Underlag till informationsoch avstämningsärenden gallras vid inaktualitet. - Protokoll/beslut Bevaras Lex - Minnesanteckningar Vid inaktualitet Avser anteckningar som endast fungerat som ett stöd under mötet och som saknar beslut och inte kan ses vara av betydelse för verksamheten Process: Planera och följa upp verksamheten Beskrivning: Avser verksamhetens genomförande och uppföljning utöver det som regleras av Kungsbackas styrmodell. Observera att handlingstyperna inte är obligatoriska utan förekommer efter behov och kan även förekomma under andra namn och beskrivningar. Arbetet kan administreras i olika system och samarbetsplattformar. Statlig kvalitetsgranskning och nationell uppföljning och utvärderingen inom skolan och vård och omsorg beskrivs och hanteras inom respektive kärnverksamhet. Planera och genomföra Genomförandeplan 5 år Avser plan för att genomföra en aktivitet, nå ett uppsatt mål eller effekt. Kan utgöra ett årshjul eller tidplan. Följa upp Underlag Vid inaktualitet Kan gallras efter att sammanställning eller motsvarande gjorts. Utvärdering 5 år Sammanställning av 5 år resultat Analysera Analys 5 år Rapport 5 år

39 Åtgärdsplan 5 år Process: Inhämta juridisk expertis Beskrivning: Vid inhämtande av juridisk expertis sker dokumentationen i regel i det ärende som är aktuellt för juridisk utlåtande. - Underlag Vid inaktualitet Avser eventuella kopior som används som underlag för juridiskt utlåtande. Gallras efter att utlåtandet är förankrat hos beställaren. Juridisk utlåtande Bevaras Lex Diarieföring Om utlåtande är skriftligt registreras det i regel tillsammans med det ärende som utlåtandet gäller Systematisk omvärldsbevakning - Plan för omvärldsbevakning Bevaras Lex Diarieföring Rådata Vid inaktualitet Rapport Vid inaktualitet Hantera skadeståndsanspråk Beskrivning: Ärendet initieras av extern part skriftlig eller muntligt. Kravet ska inkomma till berörd nämnd/förvaltning som upprättar ett ärende i Lex. Ärendet flödas sedan till skadeståndshandläggaren på Kommunledningskontoret (undantag av Teknik som handlägger sina ärenden själva). Vid muntligt krav efterfrågas att det inkommer ett skriftligt krav med ekonomiskt anspråk, kvitton och annan relevant dokumentation t.e.x. bilder. Ärendet sammanställs för att säkerställa att alla handlingar finns för att kunna lämna över ärendet för utredning. Utredning för krav under ett basbelopp utförs av kommunens försäkringsmäklare. Krav över ett basbelopp utreds av kommunens försäkringsbolag. Försäkringsmäklaren eller försäkringsbolaget lämnar besked om kommunen anses betalningsskyldig eller inte. Försäkringsmäklaren överlämnar oftast ansvaret för att meddela den berörd till kommunen men kan efter överenskommelse meddela den berörda direkt. Ett avslag kan ej överklagas, den som inte accepterar beskedet kan dock välja att stämma kommunen i en civilrättslig tvist i tingsrätten. Om ärendet går till domstol är det kommunen som svarar i målet varpå ärendet registreras på KS diarium i Lex.

40 Initiera och sammanställa Krav/anmälan Bevaras Lex Diarieföring Anmälningar/krav som inkommer på papper skannas och förs till ärendet i Lex. Kvitton Bevaras Lex Diarieföring Kvitton som inkommer på papper skannas och förs till ärendet i Lex. Bilder Bevaras Lex Diarieföring Bilder som ej är digitala skannas och förs till ärendet i Lex. Korrespondens Bevaras Lex Diarieföring Korrespondens som inkommer på papper skannas och förs till ärendet i Lex. Tjänsteanteckning Bevaras Lex Diarieföring Utreda Utredning Bevaras Lex Diarieföring Utredning görs av extern försäkringsmäklare eller försäkringsbolag. Utredningar som inkommer på papper skannas och förs till ärendet i Lex. Besked Bevaras Lex Diarieföring Besked som inkommer på papper skannas och förs till ärendet i Lex. Bokföringsorder Bevaras Lex Diarieföring Bokföringsorder för utbetalning av skadestånd finns även i ekonomisystemet. Regresskrav Bevaras Lex Diarieföring Regresskrav som upprättas på papper skannas och förs till ärendet i Lex. - Skadeståndsakt Se anmärkning Berörd nämnd Avser eventuell akt med inkomna handlingar på papper som har skannats och först in till ärendesystemet Lex. Akten förvaras hos berörd nämnd/förvaltning. Pappersoriginalen i akten kan gallras 2 år efter att ärendet avslutas för krav som har beviljats och efter 10 från skadetillfället för krav som inte beviljas Processgrupp: Myndighetsredovisning Beskrivning: Enligt Lag om den officiella statistiken (2001:99) är kommunen skyldig att lämna uppgifter till de statistikansvariga myndigheterna Process: Lämna räkenskapssammandrag till SCB

41 Initiera Korrespondens 3 år Lex Diarieföring Webenkät 3 år Lex Diarieföring Ifylld webenkät sparas ner och diarieförs. Formulär 3 år Lex Diarieföring Inkommer från SCB som excelark och är baserad på det enkätsvar kommunen skickade till SCB. Sammanställa Underlag 3 år Lex Diarieföring Avser underlag som inhämtas från diverse system och förvaltningar Lämna Ifyllt formulär 3 år Lex Diarieföring Process: Lämna övriga uppgifter till SCB Initiera Korrespondens 3 år Lex Diarieföring Webenkät 3 år Lex Diarieföring Ifylld webenkät sparas ner och diarieförs. Formulär 3 år Lex Diarieföring Inkommer från SCB som excelark och är baserad på det enkätsvar kommunen skickade till SCB. Sammanställa Underlag 3 år Lex Diarieföring Avser underlag som inhämtas från diverse system och förvaltningar. Lämna Ifyllt formulär 3 år Lex Diarieföring Processgrupp: Yttranden och enkäter Process: Hantera yttranden Beskrivning: Avser inkomna remisser och begäran om yttrande från externa parter. Yttrande som upprättas som led i en specifik process hanteras i regel inom den processen. Registrera Remiss/begäran av yttrande Bevaras Lex Diarieföring Avser inkommen remiss eller begäran av yttrande. Remisser/begäran om yttrande som inkommer på papper kan gallras efter att de skannats och registrerats i Lex. Besvara Remissvar/ yttrande Bevaras Lex Diarieföring Process: Hantera enkäter Beskrivning: Avser inkomna enkäter från externa parter. Enkäter som upprättas inom en specifik process hanteras inom den processen.

42 Registrera Enkät Bevaras Lex Diarieföring Enkäter som inkommer på papper kan destrueras efter skanning och registrering i Lex. Besvara Svar på enkät Bevaras Lex Diarieföring 1.2 Verksamhetsområde: Styrning Processgrupp: Hantera styrning Process: Hantera styrning från regering och riksdag Initiera Styrdokument Bevaras Lex Diarieföring Utreda Utredning Bevaras Lex Diarieföring Implementera Remiss Bevaras Lex Diarieföring Remissvar Bevaras Lex Diarieföring Tjänsteskrivelse Bevaras Lex Diarieföring Följa upp Uppföljning Bevaras Lex Diarieföring Hantera styrning från kommunfullmäktige och kommunstyrelse Styrande dokument: Riktlinjer för styrdokument Producera styrdokument Styrdokument Bevaras Lex Diarieföring Skicka på remiss Remiss Bevaras Lex Diarieföring Remissvar Bevaras Lex Diarieföring Besluta Tjänsteskrivelse Bevaras Lex Diarieföring Protokoll Implementera Utvärdering Bevaras Lex Diarieföring och följa upp Hantera styrning från nämnd Producera styrdokument Styrdokument Bevaras Lex Diarieföring Hanteras inom processerna för antingen fullmäktige ( ) eller nämnd ( )

43 Inhämta Förslag på styrdokument Vid inaktualitet Lex Diarieföring Kan gallras efter att utvärdering genomförts synpunkter Synpunkt Vid inaktualitet Lex Diarieföring Kan gallras efter att utvärdering genomförts Besluta Tjänsteskrivelse Bevaras Lex Diarieföring Protokoll Hanteras inom nämndprocessen, se Följa upp Utvärdering Bevaras Lex Diarieföring Hantera taxor och avgifter - Taxa Bevaras Lex Diarieföring Beslutas av fullmäktige, se Avgift Bevaras Lex Diarieföring Beslutas i regel av fullmäktige, somliga avgifter kan beslutas av nämnd, se Tjänsteskrivelse Bevaras Lex Diarieföring Hantera mål och resursplanering Styrande dokument: Kungsbackas styrmodell - Kommunbudget Bevaras Lex Diarieföring Beslutas av fullmäktige Nämndbudget Bevaras Lex Diarieföring Beslutas av nämnd Förvaltningsbudget Bevaras Lex Diarieföring Beslutas av förvaltningschef Genomförandeplan Bevaras Lex Diarieföring Avser förvaltningsövergripande genomförandeplaner Tjänsteskrivelse Bevaras Lex Diarieföring Avser tjänsteskrivelser som upprättas när budget m.m. går upp till fullmäktige eller nämnd. Överenskommelse Vid inaktualitet Lex Diarieföring Delårsrapport Bevaras Lex Diarieföring Uppföljning och prognos (april) Bevaras Lex Diarieföring

44 Årsredovisning Bevaras Lex Diarieföring Årsredovisningen består av förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning, kassaflödesrapport och sammanställd redovisning som omfattar även kommunal verksamhet som bedrivs genom annan juridisk person Hantera manualer, rutiner och lathundar Beskrivning: Avser styrdokument som reglerar hur en uppgift ska utföras att jämföra med som mer reglerar vad och varför en uppgift ska utföras. - Manual, rutin, lathund Se anmärkning Digital samarbetsplattform Uppdateras löpande Tillsyn, revision och granskning Utföra revision Planera Revisionsplan Bevaras Diarieföring granskning Genomföra Granskningsmaterial 10 år Avser material/underlag för granskning. granskning Granskningsrapporter Bevaras Diarieföring Korrespondens Se anmärkning Korrespondens av betydelse diarieförs och bevaras. Korrespondens av ringa eller tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet. Svar på granskningsrapport Bevaras Diarieföring Ansvarspröva Revisionsberättelse Bevaras Diarieföring Sammanträda Kallelse 2 år Minnesanteckningar Bevaras Avser minnesanteckningar av betydelse för revisorsverksamheten. Protokoll Bevaras Utföra internkontroll

45 Genomföra riskanalys Riskanalys Stratsys/Lex Diarieföring Ingår i internkontrollplanen. Upprättas i Stratsys, diarieförs i Lex. Planera och genomföra Kontrollplan Se anmärkning Om kontrollplanen ingår som bilaga i rapporten så kan den gallras vid inaktualitet. Om den inte ingår som bilaga till rapporten så ska den registreras i Lex och bevaras. Sammanställningar Vid inaktualitet Avser sammanställningar av insamlat material för kontroll. Följa upp Rapport Bevaras Lex Diarieföring Åtgärdsplan Bevaras Lex Diarieföring Kan ingå rapporten - Systemdata i Stratsys Se anmärkning Gallras efter nästkommande års rapport är beslutad av KF Hantera tillsyn, revision och granskning Beskrivning: Avser ärenden och handlingar som inkommer och upprättas i samband med att verksamheten är föremål tillsyn, revision eller granskning. Samla in och bearbeta Granskningsmaterial 10 år Lex Diarieföring Avser material/underlag för granskning. Handlingar som inkommer på papper kan gallras efter att de skannats och förts till Lex. Korrespondens Se anmärkning Korrespondens av betydelse diarieförs och bevaras. Korrespondens av ringa eller tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet Besvara Granskningsrapporter Bevaras Lex Diarieföring Svar på granskningsrapport Bevaras Lex Diarieföring Åtgärda Åtgärdsplan Bevaras Lex Diarieföring Föreläggande Bevaras Lex Diarieföring 1.3 Organisering och utveckling

46 1.3.1 Övergripande organisering Organisera nämnder och kommunala bolag Genomföra Behovsanalys Bevaras Lex Diarieföring behovsanalys Utreda Risk- och sårbarhetsanalys Bevaras Lex Diarieföring Kan ingå i utredningen. Utredning Bevaras Lex Diarieföring Avser även utredningar som upprättas av konsulter. Samverka och samråda - Viktigare förändringar i verksamheten ska enlig MBL förhandlas med arbetstagarorganisationer, se separat process. Förändringar av verksamheten som har påverkan på arkivbildningen ska i enlighet med kommunens Arkivreglemente samrådas med arkivmyndigheten, se separat process. Besluta Beslut om nya nämnder och bolag Bevaras Lex Verksamhetssystem Beslutas av kommunfullmäktige, se Hantera fullmäktige. Följa upp Uppföljning Bevaras Lex Diarieföring Organisera verksamheten Genomföra Behovsanalys behovsanalys Utreda Risk- och sårbarhetsanalys Bevaras Lex Diarieföring Kan ingå in utredningen. Utredning Bevaras Lex Diarieföring Avser även utredningar som upprättas av externa konsulter. Samverka och samråda Organisationsschema Bevaras Lex Diarieföring Kan ingå i utredningen Viktigare förändringar i verksamheten ska enlig MBL förhandlas med arbetstagarorganisationer, se separat process.

47 Förändringar av verksamheten som har påverkan på arkivbildningen ska i enlighet med kommunens Arkivreglemente samrådas med arkivmyndigheten, se separat process. Besluta Beslut från styrgrupp Bevaras Lex Systematisk Om styrgrupp förekommer. förvaring Beslut från verksamhetens ledning Bevaras Lex Systematisk förvaring Beslut av fullmäktige eller nämnd Följa upp Uppföljning Bevaras Lex Diarieföring Verksamhetsutveckling Hantera utvecklingsprojekt Beskrivning: Avser internt finansierade utvecklingsprojekt. Projekt med externa finansiärer kan ha krav på att somliga handlingar ska bevaras under längre tid, för t.ex. revison, eller att ytterligare handlingar kan förekomma. Nedan beskrivs de aktiviteter och handlingstyper som förekommer inom Kungsbacka projektmodell. Samtliga handlingstyper är inte obligatoriska. Projekt som samordnas via kommunledningskontoret administreras i regel i Antura. Projekt som genomföras av övriga verksamheter kan administreras i Antura eller annan digital projektplats. Handlingar som ska bevaras registreras allteftersom de upprättas/färdigställs i Lex. Styrande dokument: Kungsbacka projektmodell och projekthandbok. Genomföra behovsanalys Behovsbeskrivning Bevaras Lex Diarieföring Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Beställning av förstudie Bevaras Lex Diarieföring Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Beslut om förstudie Bevaras Lex Diarieföring

48 Genomföra förstudie Planera projekt Genomföra projekt Förstudierapport Bevaras Lex Diarieföring Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Projektbeställning Bevaras Lex Diarieföring Inkl. bilagor t.ex. effekt/nytta-analys. Beslut om projektstart Bevaras Lex Diarieföring Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Projektplan Bevaras Lex Diarieföring Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Kommunikationsplan Se anmärkning Se anmärkning Administreras i Antura/projektplats. Gallras 2 år efter beslut om projektavslut eller utvärdering. Riskanalys Se anmärkning Se anmärkning Administreras i Antura/projektplats. Gallras 2 år efter beslut om projektavslut eller utvärdering. Tid- och aktivitetsplan Se anmärkning Se anmärkning Administreras i Antura/projektplats. Gallras 2 år efter beslut om projektavslut eller utvärdering. Projektkalkyl Se anmärkning Se anmärkning Administreras i Antura/projektplats. Gallras 2 år efter beslut om projektavslut eller utvärdering. Beslut om att genomföra projekt Bevaras Lex Diarieföring Beslut av styrgrupp. Statusrapport Se anmärkning Se anmärkning Administreras i Antura/projektplats. Gallras 2 år efter beslut om projektavslut eller utvärdering. Delrapport Se anmärkning Se anmärkning Administreras i Antura/projektplats. Gallras 2 år efter beslut om projektavslut eller utvärdering. Ändringsbegäran Bevaras Lex Diarieföring Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande.

49 Avsluta och utvärdera projekt Beslut om projektleverans Slutrapport Bevaras Lex Diarieföring Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Nyttoutvärdering Bevaras Lex Diarieföring Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Beslut om projektavslut Bevaras Lex Diarieföring Beslut av styrgrupp. - Beslutsprotokoll Bevaras Avser beslutspunkter från styrgrupp. Korrespondens Se anmärkning Se anmärkning Se anmärkning Korrespondens av betydelse bevaras och registreras i Lex. Korrespondens av ringa eller tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet. Minnesanteckningar Vid inaktualitet Se anmärkning Systemdata i Antura Hantera externt finansierade projekt Beskrivning: Avser projekt med extern finansiär så som Vinova eller EU. Projekt som samordnas via kommunledningskontoret administreras i regel i Antura. Projekt som genomföras av övriga verksamheter kan administreras i Antura eller annan projektplats. Handlingar som ska bevaras registreras allteftersom de upprättas/färdigställs i Lex. Alla handlingstyper är inte obligatoriska för alla projekt. Ytterligare handlingar kan förekomma. Styrande dokument: Handbok för dokumenthantering av externt finansierade projekt Genomföra behovsanalys Genomföra förstudie Behovsbeskrivning Bevaras Lex Diarieföring Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Beställning av förstudie Bevaras Lex Diarieföring Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Beslut om förstudie Bevaras Lex Diarieföring Sker i regel i linjen. Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Förstudierapport Bevaras Lex Diarieföring Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande.

50 Planera och ansöka Projektbeställning Bevaras Lex Diarieföring Inkl. bilagor t.ex. effekt/nyttoanalys. Beslut om ansökan Bevaras Lex Diarieföring Sker i regel i linje men kan beslutas av nämnd. Administreras i Antura/ projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Ansökan Bevaras Lex Diarieföring Inklusive ev bilagor. Om ansökan upprättas i ansökningssystem så bevaras bekräftelsen på ansökan tillsammans med sammanställd ansökan. Projektbudget Bevaras Lex Diarieföring Kan ingå i ansökan. Administreras i Antura/ projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Avsiktsförklaring Bevaras Lex Se anmärkning Kan även benämnas som letter of intent. Upprättas i två original, ett skickas med ansökan. Förklaringar som upprättas på papper skannas och registreras i Lex. Pappret förvarar i projektpärm och kan gallras vid revisionstidens upphörande. Bekräftelse på inlämnad ansökan Bevaras Lex Diarieföring Begäran om komplettering Bevaras Lex Diarieföring Komplettering av ansökan Bevaras Lex Diarieföring Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Medfinansieringsintyg Bevaras Se anmärkning Se anmärkning Intyg som upprättas på papper skannas och registreras i Lex. Pappret förvaras i projektpärm och kan gallras vid revisionstidens upphörande. Beslut om ansökan Bevaras Lex Diarieföring Avser beslut från finansiären om tilldelning eller avslag.

51 Genomföra: administrera projekt Partnerskapsavtal Se anmärkning Lex Diarieföring Avtal som upprättas på papper skannas och registreras i Lex. Pappret förvaras i projektpärm och kan gallras vid revisionstidens upphörande. Projektplan Bevaras Lex Diarieföring Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Kommunikationsplan Riskanalys Tid- och aktivitetsplan Projektbudget Statusrapport Vid revisionstidens upphörande Vid revisionstidens upphörande Vid revisionstidens upphörande Vid revisionstidens upphörande Vid revisionstidens upphörande Digital projektplats Digital projektplats Digital projektplats Digital projektplats Digital projektplats Kan ingå i projektplanen. Kan ingå i projektplan Avser detaljerad budget. Avser rapporter till styrgrupp. Ändringsbegäran Bevaras Lex Diarieföring Avser begäran om ändringar av mer genomgripande karaktär. Till styrgrupp och eller finansiären. Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Beslut om ändring av projekt Bevaras Lex Diarieföring Avser beslut om ändringar av mer genomgripande karaktär av styrgrupp och eller finansiären.

52 Genomföra: genomföra projekt Genomföra: utvärdera Genomföra: redovisa Underlag Bearbetat underlag Vid revisionstidens upphörande Vid revisionstidens upphörande Se anmärkning Se anmärkning Avser källmaterial, statistiska uppgifter, enkäter mm som samlats in/skapats som underlag för projektets genomförande. Förvaras i digital projektplats eller projektpärm. Kan vara sammanställningar av resultat, utvärderingar och analyser. Förvaras i digital projektplats eller projektpärm. Projektresultat Bevaras Lex Diarieföring Kan vara en rapport, handbok, skrift eller beskrivning av projektets resultat. Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Deltagarmaterial Projektdagbok Löpande utvärdering Utvärdering från följeforskning Lägesrapport Vid revisionstidens upphörande Vid revisionstidens upphörande Vid revisionstidens upphörande Vid revisionstidens upphörande Vid revisionstidens upphörande Se anmärkning Se anmärkning Se anmärkning Se anmärkning Se anmärkning Beslut om utbetalning Bevaras Lex Diarieföring Ekonomisk redovisning Avser material för att genomföra tex en utbildning/insats i syfte att nå projektets mål. Förekommer främst inom projekts från Socialfonden. Förvaras i digital projektplats eller projektpärm. Förvaras i digital projektplats eller projektpärm. Avser löpande utvärdering. Förvaras i digital projektplats eller projektpärm. Förvaras i digital projektplats eller projektpärm. Består av redovisning av både innehåll och ekonomi till finansiärer av projektet. Förvaras i digital projektplats eller projektpärm. Se separat process.

53 Genomföra: spridning av resultat Spridningsmaterial Spridningsdokumentation Vid revisionstidens upphörande Vid revisionstiden upphörande Se anmärkning Se anmärkning T.ex. roll-up och tröjor. Spara ett exemplar av varje. alternativt ett fotografi av spridningsmaterialet i sin helhet. Fotografiet sparas i så fall i digitalt projektverktyg eller projektpärm. Avser dokumentation av genomförd spridning tex mediarapportering (tidningsnotis, skärmdumpar). Förvaras i digital projektplats eller projektpärm. Trycksaker Bevaras Lex Diarieföring Avser "tryck-pdf". Web Bevaras Server Bevaras av projektägare. Bildupptagningar Bevaras Lex Diarieföring Konferensmaterial Vid revisonstidens upphörande Se anmärkning Deltagarlistor, program från konferenser som projektet anordnat. Förvaras i digital projektplats eller projektärm. Avsluta Slutrapport Bevaras Lex Diarieföring Administreras i Antura/projektplats. Diarieförs i Lex efter upprättande. Beslut om slututbetalning Bevaras Lex Diarieföring Utvärdera projekt Handlingar ej bundna till specifik aktivitet Nyttoutvärdering Bevaras Lex Diarieföring Korrespondens Se anmärkning Se anmärkning Korrespondens av betydelse diarieförs och bevaras i Lex. Rutinmässig korrespondens gallras vid inaktualitet. Minnesanteckningar Vid revisionstidens upphörande Digital projektplats 1.4 Demokrati och insyn Allmänna handlingar Tillhandahålla allmänna handlingar Inklusive kallelser, närvarolistor, dagordningar och signerade listor från projektgrupp och styrgrupp.

54 Begäran av allmän handling Se anmärkning Se anmärkning Beviljad begäran gallras efter att begäran verkställts. Avslagen begäran registreras i Lex och gallras 2 år efter beslut om avslag. Beslut om avslag Bevaras Lex Diarieföring Hantera personuppgifter Personuppgiftsbiträdesavtal Bevaras Lex Diarieföring Avtalen kan administreras i Draft it men ska vid upprättande registreras i Lex. Registerförteckning Bevaras Lex Diarieföring Förteckningarna administreras i Draft it men ska vid upprättande registreras i Lex. Begäran om registerutdrag 3 år Lex Diarieföring Registerutdrag Vid inaktualitet Lex Diarieföring Gallras efter utlämnande av utdraget. Begäran om 3 år Lex Diarieföring ändring/rättelse i register Samtycke vid publicering av bild och ljud Bevaras Lex Diarieföring På samtycket ska det framgå vilka bilder som samtycket avser. Diarienumret ska anges på de bilder som upprättats vid den händelse som samtycket avser. Begäran om samråd med Bevaras Lex Diarieföring datainspektionen Yttrande och rapporter från datainspektionen Bevaras Lex Diarieföring Avser yttrande och rapporter från samråd eller inspektioner Hantera vidarenyttjande och öppna data Beskrivning: Öppna data publiceras främst genom löpande publicering av nyckeltal i SKLs databas Kolada. Företag och privatpersoner kan även få åtkomst till annan data än den som publiceras genom Kolada, hanteringen sker i så fall som ett vanligt ärende. Begäran om Bevaras Lex Diarieföring

55 vidarenyttjande Korrespondens Se anmärkning Lex Diarieföring Korrespondens av vikt för ärendet registreras i Lex och bevaras. Korrespondens av ringa och tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet. Utredning 2 år Lex Diarieföring Beslut Bevaras Lex Diarieföring Positivt beslut registreras som anteckning i ärendet. Avslag på begäran registreras som signerat beslut. Avtal Bevaras Lex Diarieföring Information om vidarenyttjande Förteckning över öppna data Se anmärkning Avser information om eventuella avgifter, beräkningsgrund och andra villkor för vidarenyttjandet. Publiceras på hemsidan och uppdateras löpande. Publiceras på hemsidan. Uppdateras löpande. Öppna data Se anmärkning Avser data från en rad nyckeltal som publiceras på kommunens hemsida via SKLs databas Kolada. På kommunens hemsida visas endast den aktuella uppgift som hämtas från databasen från Kolada. Hemsidan uppdateras löpande. Grunddata Se anmärkning Avser data som hämtas eller lämnas från ett system direkt till en användare till exempel via API:er. Grunddata hanteras i övrigt enlig hanteringsanvisningen för berörd process Offentlig dialog Hantera klagomål, beröm och förslag till förbättring Beskrivning: Avser den formaliserade synpunkthanterings kommentaren som sker genom kommunens e-tjänster och blanketter. Inkommen kommentar Bevaras Lex Diarieföring Synpunkter inkommer främst via e-tjänst. Synpunkter som inkommer på papper kan gallras efter att de skannas och registrerats i

56 Lex. Svar på kommentar Bevaras Lex Diarieföring Hantera övriga synpunkter Beskrivning: Avser synpunkter som inte hanteras genom "kommentaren". Inkommen synpunkt Bevaras Lex Diarieföring Synpunkter som inkommer på papper kan gallras efter att de skannats och registreras i Lex. Svar på synpunkt Bevaras Lex Diarieföring Hantera invånardialog Beskrivning: Nämnder och förvaltningar har ett gemensamt ansvar för att ta initiativ till dialog och på så sätt utveckla kommunen tillsammans med dem kommunen är till för. Tar förvaltningen initiativ till en fråga av politisk art ska nämnden fatta beslutet och även medverka i dialogen. Invånardialog kan även utföras helt av förvaltningen utan att nämnden är inblandad. Styrande dokument: Policy för invånardialog, Handbok för invånardialog Initiera dialog Målgruppsanalys Vid inaktualitet Lex Diarieföring Besluta om dialog Planera och genomföra dialog Protokoll Bevaras Lex Se anmärkning I de fall som dialogen är av politisk art fattas beslut av nämnd. I andra fall fattas beslut av verksamhetschef eller motsvarande. Plan för dialog Bevaras Lex Diarieföring Kommunikationsplan Ingår i regel i Plan för dialog Tid- och aktivitetsplan Ingår i regel i Plan för dialog Körschema Ingår i regel i Plan för dialog Synpunkter Se anmärkning Synpunkter kan inhämtas vi invånarpanel, enkäter, korrespondens, social medier eller direkta förfrågningar som dokumenteras. Synpunkterna kan gallras 2 år efter att ärendet som är föremål för dialog har beslutats av nämnd under förutsättning att en sammanställning av synpunkterna

57 Sammanställa och återkoppla genomförts. Sammanställning Bevaras Lex Diarieföring Avser sammanställning av synpunkter Rapport/återkoppling Bevaras Lex Diarieföring Val Hantera allmänna val - Anvisningar och utbildningsmaterial Se anmärkning Utbildningsmaterial och instruktioner som är kommunspecifika bevaras, sådant som upprättast av valmyndigheten och Länsstyrelsen gallras efter valet vunnit laga kraft. Presentationer och material som använts vid utbildningar av enklare karaktär gallras efter att valet vunnit laga kraft. Gallras efter att valet vunnit laga kraft. Brevröster, för sent Se anmärkning inkomna Informationsmaterial Se anmärkning Kommunspecifik information bevaras. Övrig information gallras efter valet vunnit laga kraft. Postkvittenser Se anmärkning Avser kvittenser från Posten över mottagna röster. Gallras efter att valet vunnit laga kraft. Omslag Se anmärkning Omslag med ytterkuvert från godkända budröster samt omslag med budröster som underkänts och tagits omhand gallras efter att valet vunnit laga kraft. Protokoll, mottagna Se anmärkning Sparas under valperioden. förstidsröster Ej använda röstkort Se anmärkning Avser ej använda röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler, gallras efter valet. Röstlängder Bevaras

58 Uppföljningar Bevaras Lex Diarieföring Avser uppföljning av till exempel lokaler, transporter, kommunala bud och annat som utgör underlag för planering av nästkommande val. Väljarförteckningar Se anmärkning Sparas under valperioden Överklagande och omprövning Hantera överklagande och omprövning Beskrivning: Kommunövergripande process för hantering av överklagande. Överklagandet bör registreras som ett separat ärende med koppling till det ärende som överklagats. Om det av praktiska skäll inte är möjligt så kan överklagandet registreras och hanteras tillsammans med det ärende som överklagas. Processen för överklagande skiljer sig beroende på om det är ett överklagande enligt kommunallagen, sk laglighetsprövning, eller om det är ett överklagande enligt förvaltningslagen. Om ett beslut är möjligt att överklaga enligt förvaltningslagen regleras i respektive verksamhets speciallagstiftning. Överklagande enligt kommunallagen kan göras av alla medlemmar i kommunen. Det som prövas är om beslutet tillkommit på korrekt sätt, beslutet i sig kan inte överklagas. Överklagandet ska vara skriftlig och kan överlämnas av den överklagande parten direkt till förvaltningsrätten. I de fall, som den överklagande parten ändå lämnar in överklagan till den beslutande myndigheten inom kommunen, så har kommunen skyldighet att överlämna den vidare till förvaltningsrätten. Överklagandet ska kommit in till förvaltningsrätten inom tre veckor från det dag det tillkännagavs på kommunens anslagstavla att protokollet över beslutet justerats. Om förvaltningsrättens beslut är negativt för den överklagande parten, så kan beslutet överklagas vidare till Kammarrätten och slutligen till Regeringsrätten. Exempel på beslut som kan överklagas enligt kommunallagen olika beslut av nämnd, t ex antagning av ny översiktsplan. Överklagande med stöd av förvaltningslagen ska vara skriftlig och inkommen till den nämnd som har meddelat beslutet inom tre veckor efter att den klagande fick del av beslutet. Myndigheten ansvarar för att skicka överklagandet vidare till rätt instans för överprövning. Instans för överprövning styrs av respektive verksamhets speciallagstiftning. Somliga verksamheter svarar först för en intern omprövning medan andra verksamheter skickas ärendet direkt för överprövning utan intern omprövning. Exempel på beslut som kan överklagas är avslag på ansökan om bygglov enligt plan och bygglagen, avslag på ansökan om bistånd enligt socialtjänstlagen, avslag på ansökan om skolskjuts enligt skollagen. Registrering Överklagande Se anmärkning Diarieföring Överklagan skannas om den inkommer på

59 papper. Original skickas till instans som behandlar överklan. Vid beslut om avvisning gallras överklagan efter två år. Rättidsprövning Beslut om avvisning Bevaras Lex Diarieföring Mottagningsbevis 2 år Lex Diarieföring Besvärshänvisning 2 år Lex Diarieföring Omprövning av Utredning Bevaras Lex Diarieföring I de fall kommunen svarar för omprövning beslut Beslut om omprövning Bevaras Lex Diarieföring Avge yttrande till högre instans Överprövning av beslut Eventuell vidare prövning till högre instans Yttrande Information till den som överklagat Om avslag kvarstår. Inklusive utredning och överklagan i original 2 år Lex Diarieföring Om att ärendet överlämnats till högre instans Beslut eller dom Bevaras Lex Diarieföring Lagakraftsbevis Bevaras Lex Diarieföring Yttrande Bevaras Lex Diarieföring I de fall överprövande instans kräver in nytt yttrande Beslut eller dom Bevaras Lex Diarieföring Lagakraftsbevis Bevaras Lex Diarieföring

60 Från: Thomas Bengtsson Skickat: den 17 maj :46 Till: Förskola Grundskola; Gymnasie Vuxenutbildning; Individ-familjeomsorg; MH Admin; Plan&Bygg Administration; Service; Teknik; Vård & Omsorg; Kristian Egstedt Ämne: Kommungemensam dokumenthanteringsplan för ledningsprocesser Bifogar förslag på kommungemensam dokumenthanteringsplan för ledingsprocesser för inhämtande av synpunkter från er förvaltning. Synpunkter inlämnas som senast Vänligen Thomas Bengtsson Specialist informationsförvaltning Kungsbacka kommun Kommunledningskontoret Stadshuset Kungsbacka

61 Kungsbacka kommun Kommunledningskontoret Datum Diarienummer TE/2017:358 Remissvar - Kommungemensam dokumenthanteringsplan för ledningsprocesser i Kungsbacka kommun Förvaltningen för Teknik (Teknik) har av kommunarkivarie Tomas Bengtsson erbjudits tillfälle att lämna synpunkter på förslag till Dokumenthanteringsplan för ledningsprocesser i Kungsbacka kommun. Efter underhandskontakter med Tomas Bengtsson har Teknik blivit informerat om att övriga för kommunen gemensamma processer för Kungsbacka kommun inte arbetas fram av kommunledningskontoret utan av förvaltningen för Service, något förvaltningen inte kände till tidigare. En fråga är om Service arbete följer samma struktur som kommunledningskontoret. Teknik är angeläget om att snarast få tillgång till stödjande processer i form rörande personal, ekonomi och upphandling. Någon genomgång över vilka ställningstaganden som ligger till grund för klassificeringsstrukturen har inte presenterats, utöver att den kommunala klassificeringsstrukturen Klassas struktur har använts som bas. Det är endast ledningsprocesser som ingår i förslaget, inte kommunledningskontorets kärnverksamheter som exempelvis mark och exploatering. Kommunledningskontorets kärnverksamhet mark och exploatering är viktig för Tekniks verksamhet, eftersom Teknik är en del i kommunledningskontorets process. Teknik har inte haft möjlighet att göra en fullständig genomgång, men nedan följer ett antal synpunkter och förslag. Teknik Malin Rothlin malin.rothlin@kungsbacka.se Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

62 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (5) Struktur Kungsbacka kommuns förslag till dokumenthanteringsplan avviker från Klassas struktur genom att ha en extra nivå, processgrupp. Planen innehåller fem strukturnivåer, till skillnad från Klassa-strukturens fyra nivåer. Processer är tänkta att ligga på den tredje och fjärde nivån. Aktiviteter placeras på en femte nivå. Teknik har lite svårt att se fördelen med en processgruppsnivå och en processnivå. Allmänna synpunkter Har en processbaserad genomgång av samtliga ledningsprocesser gjorts för att fånga upp samtliga förekommande aktiviteter och tillhörande handlingstyper i ledningsprocesserna? Uppdelningen har gjorts strukturellt men frågan är om en processkartläggning av förekommande aktiviteter har gjorts tillräckligt ingående. I delar framstår förslaget som varierande i detaljeringsnivå på aktivitetsnivå och på handlingstypsnivå. I processen hantera mål och resursplanering finns inga handlingstyper angivna avseende underlag till slutliga dokument (i Stratsys), endast den färdiga handlingen beskrivs. Jämför skillnaden mot processen utföra internkontroll, där det finns en mer detaljerad beskrivning av underlag som ligger till grund för den slutliga handlingen. Teknik kan konstatera att det är olika detaljeringsnivå i olika processer. Teknik anser bl.a. därför att förslaget till dokumenthanteringsplan för ledningsprocesser bör genomarbetas ytterligare före antagande.

63 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (5) Synpunkter i sak Verksamhetsledning Under aktiviteten planera och genomföra finns endast handlingstypen genomförandeplan. Det måste rimligen finnas fler aktiviteter och handlingstyper under verksamhetsledning, planera och genomföra. Förslagsvis görs ett omtag rörande processkartläggning som resulterar i uppdelning i fler aktiviteter, såsom exempelvis krisledningsplaner, befolkningsprognoser, kommunövergripande statistik, samverkan med fackliga organisationer, etc. Jämför detaljeringsnivån på Hantera skadeståndsanspråk, där ett flertal handlingstyper anges. Samma detaljeringsnivå bör gälla för hela förslaget Planera och följa upp Planering/genomförande och uppföljning har delats upp i olika aktiviteter. I praktiken kan det vara svårt att särskilja planering/genomförande. I vissa genomförandesystem finns uppföljningen inbakad. Därför bör det övervägas att sammanföra dessa aktiviteter Yttranden och enkäter I Klassas förslag anges Omvärld som rubrik. Kungsbacka har valt en mycket snävare benämning, nämligen yttranden och enkäter. På verksamhetsledning ligger systematisk omvärldsbevakning, men var hamnar omvärldsbevakning som inte är systematisk, och inte är yttranden och enkäter? Hantera styrning

64 KUNGSBACKA KOMMUN 4 (5) Enligt förslaget ska arkivering ske i enlighet med kommunens riktlinjer för styrdokument. Uppdelningen i aktiverande dokument och normerande dokument kan ha visst pedagogiskt värde för tjänstemän som utarbetar förslag till styrdokument, men uppdelningen riskerar att vålla bekymmer om den läggs till grund för arkivering. Som exempel på svårigheter i uppdelning från Tekniks verksamhet kan nämnas den kommunövergripande VA-planen som utarbetas för närvarande. Den har inte karaktären av författning utan omfattas av riktlinjerna för styrdokument. Planen innehåller dels mål för VAutbyggnad (aktiverande) samt bestämmelser om kvalitet, kvantitet, dimensionering etc. (normerande). Var ska den arkiveras? På samma sätt kan man undra var styrning av bredbandsverksamheten ska arkiveras. Styrningen innehåller såväl normerande som aktiverande inslag (utbyggnad ska vara genomförd inom viss tid). Sammanfattningsvis bör i arkiveringssammanhang undvikas sortering som grundar sig på en oprecis värdering av olika dokuments karaktär. Dessutom kan mycket väl riktlinjerna för styrdokument komma att revideras och det är olyckligt att låsa fast sig i begrepp som i efterhand kan komma att ändras. Överväg att slopa uppdelningen i aktiverande och normerande styrning i dokumenthanteringssammanhang och utgå i stället från Klassas förslag som har en enkel och tydlig hierarkisk ordning: styrning från regering och riksdag, styrning från kommunfullmäktige och kommunledning samt styrning från nämnd. Då råder det inga tvivel om var man ska leta efter olika dokument. Under finns rubriken manualer, rutiner och lathundar. Dessa bör inte ha en egen process utan flyttas till styrning från kommunfullmäktige och kommunledning respektive till styrning från nämnd. Allmänhetens synpunkter, Genom att ändra beteckningen Allmänhetens synpunkter till Offentlig dialog eller liknande breddas området till att i framtiden kunna omfatta även aktiviteter som inte finns i dagsläget, exempelvis hantera ungdomsfullmäktige. Även dialog med juridiska personer och myndigheter omfattas bättre av rubriken offentlig dialog. Av samma skäl behöver processen en slasktratt i form av övriga frågor. En ytterligare synpunkt under Allmänhetens synpunkter finns rörande underkategorierna i de värdeladdade beteckningarna hantera klagomål, beröm, förslag till förbättringar och övriga synpunkter. Det leder lätt fel att utgå ifrån befintliga processen för synpunktshantering

65 KUNGSBACKA KOMMUN 5 (5) (Kommentaren). Tekniks erfarenhet är att uppdelningen är svår att sortera och kategorisera även i dagsläget. Uppdelningen riskerar att vålla onödigt huvudbry vid sorteringen. Det krävs en bedömning av huruvida en synpunkt är berömmande eller kritisk eller konstruktiv eller övrig. Det går inte att sortera synpunkterna efter hur de anges av allmänheten i dagens system, för då blir det ingen ordning. Vidare hör ett flertal synpunkter från allmänheten samtidigt till fler än en kategori. Hur kategoriseras exempelvis synpunkter som innehåller såväl klagomål som förslag till förbättringar och övriga synpunkter? För att undkomma onödigt bryderi bör nivåerna strykas och ersätts med det mer neutrala allmänhetens synpunkter. För förvaltningen för Teknik Karl Lundgren Förvaltningschef

66 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Att. Thomas Bengtsson 1 (1) Datum Dnr 1539/ Yttrande över dokumenthanteringsplan för ledningsprocesser Förvaltningen för Miljö & Hälsoskydd har tagit del av ovanstående dokument och konstaterar att de ledningsprocesser som berör vår nämnd kommer att skilja sig från de flesta övriga nämnders då ärendehanteringssystemet Lex inte kommer att användas. Det innebär till exempel att beslutsunderlagen för vår nämndprocess inte bevaras i Lex utan i Miljöreda. Förvaltningen håller för tillfället på att ta fram en processbaserad dokumenthanteringsplan för våra egna dokument enligt kommunfullmäktiges direktiv. I övrigt har förvaltningen inget att tillägga i frågan. Margreth Folcker utvecklingsledare uniform KUB100 v 1.0, Miljö & Hälsoskydd Margreth Folcker margreth.folcker@kungsbacka.se Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon Fax info@kungsbacka.se