Framtidens bibliotek, Campus Näckrosen Delprojektet Kontorsutrymmen och övriga verksamheter

Transkript

1 Framtidens bibliotek, Campus Näckrosen Delprojektet Kontorsutrymmen och övriga verksamheter Eva Angervik, Isabel Folkesson(smk.), Camilla Gillén och Maja Pelling(arbetsmiljöombud)

2 Innehåll Direktiv och uppdrag... 3 Sammanfattning... 4 Omvärldsbevakning och metod... 5 Vad innebär en aktivitetsbaserad arbetsplats?... 6 Inventering av verksamheter och arbetssätt... 7 Humanistiska biblioteket med kansli och stödfunktioner... 7 Campusservice Kansli Digitala tjänster Konstbiblioteket och Biblioteket för Musik och dramatik Kontorsmiljön i Framtidens bibliotek Gemensamma ytor Kundnära verksamheter och den publika zonen Medarbetarnas behov och önskemål - resultat från fokusintervjuer Rum i rummet Förvaring i en aktivitetsbaserad kontorsmiljö Hemmazoner för teamtillhörighet Touch down-zonen Mediehållplats för förvärv, katalog, periodika och pliktmottagning Processen till att arbeta aktivitetsbaserat Källor Bilagor

3 Direktiv och uppdrag Delprojektet Kontorsutrymmen och övriga verksamheter har fått i uppdrag att utveckla vision, syften och mål med Framtidens bibliotek som arbetsplats och kontorsmiljö. Delprojektet ska även inventera kategorier, arbetssätt, mobilitet, etc. och ta fram principer, ramar och inriktning avseende beläggning, storlek, utformning och innehåll i Framtidens biblioteks kontors- och övrig arbetsmiljö. I det nya biblioteket ska personalen på Humanistiska biblioteket, Konstbiblioteket, Biblioteket för Musik och dramatik och Digitala tjänster rymmas. Direktivet anger ett antal förutsättningar för de olika delprojektens arbete. För delprojektet Kontorsutrymmen och övriga verksamheter gäller följande förutsättningar: Samlokaliering av Humanistiska biblioteket, Konstbiblioteket, Biblioteket för Musik och dramatik, Digitala tjänster och Kansliet. Förändrad organisation där hela, eller delar av mediehanteringen (tekniskt förvärv, fjärrinlån och katalogisering) sker i en centraliserad arbetsprocess. Det framtida biblioteket ska ha flexibla och aktivitetsbaserade arbetsplatser. Förutom i de av direktivet givna förutsättningarna har överbibliotekarien, Margareta Hemmed, lämnat ett underlag till vår grupp inför planeringen av kontorsytorna i Framtidens bibliotek. Förväntad beläggning i det nya biblioteket anges bli omkring personer med utrymme för viss flexibilitet. Det faktum att tre hus blir ett förväntas också ge vissa effektiviseringsvinster. Verksamheterna för tryckta och eletroniska medier förväntas sammasmälta i större utsträckning och hela UB bör räknas in när det gäller verksamheter som berörs av planerad centralisering. I direktivet för ett annat delprojekt, Exponering och bokförvaring står att framtida förvaring av böcker kan komma att ske externt. En sådan förvaringslösning påverkar ett antal verksamheter och deras behov av ytor. I de fall det är relevant tas detta upp under respektive avsnitt. 3

4 Sammanfattning Utformningen av våra kontorsmiljöer ska utgå från verksamhetens och medarbetarnas behov. Därför har vi valt att göra fokusintervjuer med alla koordinatorer och en del andra personer som representanter för sina olika verksamheter. Inventeringen av verksamhetens behov ligger till grund för de förslag som presenteras i denna rapport. Inventeringen av verksamhetens behov i kombination med uppdraget att planera för centralisering av vissa arbetsprocesser ligger bakom vårt förslag om att införa något vi valt att kalla en mediehållplats. Där skapas en yta som är lätt nåbar för transporter till och från vaktmästeri där den fysiska hanteringen av materialet sker. Det handlar om verksamheterna tekniskt förvärv, katalogisering, plikthantering, och i viss mån periodikahantering. Allt material kommer till samma yta där det finns olika former av uppackningsbord och hyllor där materialet ställs upp i väntan på vidare arbete. Pliktmaterial transporteras till samma område men kan behöva extra ljudabsorbering runt sig eftersom hanteringen är bullrig. I anslutning till mediahållplatsen finns kontorsarbetsplatser (hemmazoner) för de olika verksamheterna som senare hanterar materialet. Utgångspunkten i vårt förslag för det aktivitetsbaserade kontoret är att ytorna delas in i olika avgränsade zoner med flexibel möblering. En zon med skrivbordsarbetsplatser ska kunna möbleras på annat sätt för att stödja andra behov i verksamheten. Om skrivborden byts ut mot soffor med höga ryggar eller ståbord blir zonen istället ett utrymme för egen läsning eller korta avstämningar. Förutsättningen för detta är att den tekniska lösningen planeras med flexibilitet i åtanke. Eluttag, nätverkssladdar och liknande dras så att de är åtkomliga vid olika möbleringar. Zonerna kan användas av de olika teamen i den nuvarande organisationen: Varje team får en hemmazon så att de ändå har möjlighet att sitta tillsammans eftersom det är en av förutsättningarna för att teamorganisationen ska fortsätta att fungera väl. Några zoner med helt fria skrivbordsplatser ska också planeras för de verksamheter som inte är teambaserade eller för att ge möjlighet att byta miljö. Den forskning vi tagit del av visar att storleken på kontorslandskap är av avgörande betydelse. För stort är inte bra, inte heller för litet. Någonstans vid 10 personer uppges fungera väl. Det antalet sammanfaller med det ideala antalet för medlemmarna i ett team. Planerar vi för att dela in kontorsytan i zoner som rymmer ca 10 skrivbord eller soffor/fåtöljer/ståbord kan varje zon utnyttjas på olika sätt och möbleras efter behov. Om organisationen har förändrats då Framtidens bibliotek tas i bruk kan de zoner vi nu planerar som hemmazoner istället bli fria ytor. På så sätt låser vi oss inte vid en lösning utan kan anpassa ytorna efter olika sätt att organisera verksamheten. En annan bärande idé för det aktivitetsbaserade kontoret är en gemensam touch-down-yta /lounge som med fördel placeras nära entrén för att ge ett välkomnande intryck och inbjuda till spontana möten. Ytan består av fler olika grupperingar av möbeltyper, soffor, fåtöljer, något högt bord för kortare arbete med bärbar dator. Textilier, mattor, höga soffryggar, lampor fungerar som ljudabsorbenter. I denna yta sker spontana eller planerade kortare möten. Mötesrum i olika storlekar, rum för koncentrationskrävande arbete och telefonrum behöver finnas i tillräcklig mängd. Här är lösningen mindre flexibel eftersom dessa behöver byggas som rum med väggar, men erfarenheter visar att det sällan kan bli för många mindre rum. Dagsljus är viktigt. Ytor i närheten av fönster ska i första hand vikas åt skrivbordsarbetsplatser som är planerade för längre stunder av arbete. I andra hand bör några mötesrum placeras nära fönster. Mediehållplatsen kan med fördel placeras centralt i en yta utan fönster eftersom arbetet där inte pågår oupphörligt. 4

5 Omvärldsbevakning och metod Gruppen har varit på studiebesök på två bibliotek och två företag som har aktivitetsbaserade kontorsarbetsplatser eller varianter av det. Stadsbiblioteket i Göteborg har flexibla kontorsarbetsplatser sedan nyöppnandet i mars. Alla medarbetare med vad de kallar publik tjänstgöring sitter i flexibelt landskap, utan fast skrivbord och med sitt arbetsmaterial förvarat i hurtsar. Chefer har egna rum. Vissa verksamheter sitter i landskap men med egen plats, exempel är Ekonomi, HR och IT. Ytterligare några andra personer som inte har publik tjänstgöring sitter i landskap med egen plats. Det vi tog med oss från Stadsbiblioteket i Göteborg är till viss del goda råd inför vår egen kommande process men även en del tips på vad vi särskilt ska tänka på och försöka undvika. Biblioteket vid Högskolan i Borås har inte aktivitetsbaserade kontorsarbetsplatser, de flesta sitter i egna kontor eller i någon form av kontorslandskap. Däremot har vissa verksamheter sina kontor nära publika områden och med ytor utanför kontoren där studenter kan sitta och arbeta och har nära att ställa frågor till personalen i kontoren bredvid. Både personal som arbetar med undervisning och webbplatsen har den typen av kontaktyta. Skanskas kontor på Johan på Gårdas gata utgörs av ett våningsplan i själva Skanska-skrapan. Där har ca 25 konsulter sina arbetsplatser i ett helt aktivitetsbaserat kontor. Alla, inklusive chefer, saknar fasta skrivbord. Hela kontoret har delats in i zoner, en tyst zon, en halvtyst zon och en ljudvänlig zon. Den tysta zonen innehåller skrivbord, ljuddämpande skärmar och lampor, samt mindre bås med skrivbordsyta. Den halvtysta zonen hade vanliga skrivbord och en soffgrupp för enskilt arbete eller läsning. Den ljudvänliga zonen hade en soffgrupp med bildskärm för arbete i grupp och ett stort bord för enskilt arbete eller i grupp. Det fanns också olika typer av mötesrum och ett tyst rum för två personer där man inte får bli störd. Lunchrummet har så många sittplatser att hela personalen kan samlas för möten eller andra sammankomster. Nära entrén finns en yta kallad touch-down eller lounge med några soffor, fåtöljer, bord att stå vid kortare stunder och som används för spontana möten. Sigma på Lindholmspiren 9 har ett aktivitetsbaserat kontor sedan våren personer arbetar här och det finns 111 skrivbord. I anslutning till olika zoner med skrivbordsarbetsplatser finns en stor variation av mötesrum i olika storlekar, små telefonbås och områden med soffor och fåtöljer. De har arbetat mycket med ljudabsorberande material, som matta på golvet, textilier, stora lampor i tygmaterial, soffor och fåtöljer med höga ryggar som skapar ett rum i rummet. Innanför entrén finns en väl tilltagen touch-down-yta/lounge som används för spontana möten eller kortare stunder av eget arbete. Skrivbordsplatser finns i olika zoner där en skylt i taket förklarar vad som gäller. De konsulter som arbetar på kontorer men i olika projekt sitter bredvid varandra i en zon för olika projekt där de också har tillgång till mindre rum för eget arbete och ett rum med bara ståplatser för dagliga korta avstämningar. De enda som har fasta arbetsplatser är de som arbetar med ekonomi. Intressant var också att de sammanställt en broschyr med spelregler där personalen gemensamt kommit fram till hur de ska arbeta och på vilka sätt de ska visa hänsyn till varandra. Till exempel har de bestämt att alla ska ha sina telefoner på ljudlöst och alltid gå in i ett rum då de talar i telefon. Vi kan konstatera att vår verksamhet skiljer sig en hel del från dessa företag där alla är konsulter och ofta arbetar utanför kontoret. Trots det ser vi att det finns mycket att hämta för oss i vår process mot aktivitetsbaserade kontorsarbetsplatser. En av de viktigaste erfarenheterna vi tar med oss är att förankringsprocessen behöver vara lång och involvera all personal hela vägen. Att skapa delaktighet är en förutsättning för att resultatet ska bli lyckat. 5

6 Vi har också varit på en kursdag Funktionella kontor och arbetsplatser, en fråga om vad eller om hur? som till stor del handlade om aktivitetsbaserade kontor. Kursledare var Aram Seddigh, psykolog och forskare verksam vid Stressforskningsinstitutet, Stockholms universitet och Handelshögskolan. Slutligen har vi läst in oss på aktuell forskning inom området. Där kan vi konstatera att den forsking som finns främst är baserad på öppna kontorslandskap i jämförelse med enskilda kontor eller cellkontor. Vi ser att allt fler arbetsplatser, både företag och kommunala eller statliga verksamheter planerar för eller har nyligen tagit sitt aktivitetsbaserade kontor i bruk. Kursdagen och forskningen Aram Seddigh ägnar sig åt handlar om studier kring förmåga till koncentration, hälsoaspekter och kommunikation i förhållande till de olika typerna av arbetsplatser. För att kartlägga verksamhetens behov har vi genomfört fokusintervjuer med alla koordinatorer och en del andra personer som representanter för alla olika verksamheter i dagens organisation. Inför fokusintervjuerna fick alla några frågor att ta ställning till och ha möjlighet att diskutera i sina respektive team. Vi hade också ett samtal med Daniela Brummer Pind som är nyanställd på UB och närmast kommer från Stadsbiblioteket i Göteborg. Vad innebär en aktivitetsbaserad arbetsplats? En aktivitetsbaserad arbetsplats innebär att medarbetarna har tillgång till olika typer av arbetsytor som bättre stöder de behov medarbetarna och verksamheten har. Traditionella arbetsytor ersätts med kreativa ytor som kan användas av flera. Den grundläggande principen för aktivitetsbaserade arbetsplatser är att utgå från aktiviteten och processerna i utformningen av kontorsmiljön. En aktivitetsbaserad arbetsplats har vanligtvis flera zoner för olika typer av arbete, förutom vanliga skrivbord kan det t.ex. finnas större bordsytor för samarbete eller arbete med skrymmande material, tysta rum, mötesrum, ljudisolerade telefonrum, soffor och fåtöljer för läsning eller samarbete, personlig förvaring, välutrustade konferensrum osv. Utformningen av lokaler, tekniska lösningar och val av möbler och material är mycket viktiga delar för att ett aktivitetsbaserat arbetsätt ska fungera bra. Aktivitetsbaserade kontor innebär också att medarbetarna saknar fasta skrivbord. Tanken är att de arbetsuppgifter vi har idag är av det slaget att ett vanligt skrivbord inte alltid är den bästa arbetsplatsen. Ofta behöver vi samarbeta med andra, ibland behöver vi läsa in material och vid andra tillfällen arbeta med något som kräver stor koncentration. Genom att byta ut en del av de traditionella skrivborden mot samarbetsytor som utformas med andra sorters bord, soffor eller fåtöljer skapas en miljö som bättre stöder våra behov. Vissa verksamheter bedrivs redan idag aktivitetsbaserat. Några exempel på det är arbetet med pliktmottagning, informations- och låneservice samt till vissa delar bokvården. Begreppen flexibla eller aktivitetsbaserade arbetsplatser kan tolkas på många sätt. Det finns dock några gemensamma nämnare när man tittar på exempel på de olika typerna av kontormiljöer. Huvudsyftet med aktivitetsbaserade arbetsplatser är just att utgå från aktiviteten och processerna i utformningen av kontorsmiljön. En aktivitetsbaserad arbetsplats har vanligtvis olika zoner för olika typer av arbete, förutom vanliga skrivbord kan det t.ex. finnas större bordsytor för samarbete eller arbete med skrymmande material, tysta rum, mötesrum, ljudisolerade telefonrum, soffor och fåtöljer för läsning eller samarbete, personlig förvaring, välutrustade konferensrum osv. Utformningen av lokaler, tekniska lösningar, och val av möbler och material är mycket viktiga delar för att ett aktivitetsbaserat arbetsätt ska fungera bra. 6

7 Flexibla kontorsmiljöer (Flexkontor) behöver å andra sidan inte vara utformade med någon särskild aktivitet eller process i åtanke. Antalet skrivbord är färre än antalet medarbetare för att spara yta. Tillgången till mötesrum och andra ytor är inte självklar. Inventering av verksamheter och arbetssätt Idag sitter de flesta medarbetare i små till medelstora öppna landskap. Ett fåtal har egna eller delade kontor. De allra flesta har egna kontorsarbetsplatser men vissa arbetsuppgifter utförs vid gemensamma arbetsstationer. Eftersom de olika verksamheterna är av varierande karaktär kan ytorna skilja sig mycket åt då det gäller utrymme och utformning. Humanistiska biblioteket med kansli och stödfunktioner Kundtjänstteamet I kundtjänst, där verksamheterna fjärrlån, läsesal och bokmagasin ingår, arbetar idag 21 personer. De flesta har idag sina arbetsytor i anslutning till de publika ytorna. I samma område finns fakturahantering, inre access till återlämningsautomat, inre avhämtningshyllor, sorteringsytor, bokvagnar och klarering, katalogskåp och annan förvaring i närheten av informationsdiskar/kundtjänst. Personalen som arbetar i bokmagasinen har förutom kontorsarbetsplatser även gemensamma arbetsytor i magasinen. Några av medlemmarna i kundtjänstteamet sitter idag utspridda men en del arbetsgrupper såsom fjärrlån sitter tillsammans. Gruppen för fjärrlån har ett medelstort utrymmesbehov för gemensam förvaring av böcker och arbetsmaterial. De använder i dag dubbla skärmar vid sina kontorsarbetsplatser. Zon för inre kundtjänst(i anslutning till publika ytor) Inre access till återlämningsautomat, inre avhämtningshyllor, sortering och bokvagnar, valv, kortkataloger samt övrig förvaring och gemensamma arbetsytor. Zoner för arbetsplatser med förvaring(nära publika ytor) Zonerna delas upp efter team/grupptillhörighet och i området nära de publika ytorna kan alltså verksamheterna kundservice(fjärrlån, bokmagasin, läsesal) och undervisning förläggas. Förutom arbetsplatser behövs närförvaring i olika omfattning i de olika zonerna. För fjärrlån som har stor bokhantering bör extra utrymme för förvaring och gemensamma arbetsytor allokeras. För fakturahanteringen krävs en särskild arbetsyta med förvaring. Centralisering av fjärrlån Delprojektet Kontorsutrymmen och övriga verksamheter har att ta hänsyn till planerade organisationsförändringar avseende centralisering av vissa verksamheter. Fjärrlån är en av de verksamheter som kan komma att centraliseras. Om detta sker kommer bok/materialgenomströmningen att öka och fler personer än idag kommer att vara inblandade i hanteringen. Hänsyn till detta måste tas vid fortsatt planering. Eftersom konsekvenserna av nämnda förändringar ännu inte är utredda kan ökningen ej uppskattas. Transporter Eftersom tungt och skrymmande material transporteras mellan vaktmästeri/godsmottagning och kundnära verksamheter ska dessa förläggas så att transportsträckorna kortas/effektiviseras. 7

8 Zon för yttre kundtjänst Lokalisering, fördelning och utformning av arbetsytor i den yttre zonen, såsom informationsdisk, läsesal, specialläsesal, valv och avhämtningshyllor, kortkataloger m.m. påverkar arbetet i den inre zonen. Delprojekten Lärmiljöer och Entré och omvärld hanterar delvis dessa frågor varför dessa delar måste samordnas i ett senare skede. Klart är att de inre och yttre kundtjänstytorna måste vara direkt kopplade till varandra med enkel access från båda håll. Arbetsytor i bokmagasin I planeringen av framtidens bibliotek hanterar delprojektet Exponering och bokförvaring bibliotekets samlingar. I direktivet står att förvaring av dessa delvis kan ske externt. Bokmagasinen bemannas idag av ett antal personer vilka ingår i teamet kundservice. Här ingår inte bara arbetsuppgifter som framtagning av beställt material utan gruppen har ansvar för långsiktiga åtgärder och planering kring bibliotekets bestånd, såsom t.ex. större omflyttningar. Arbetet med samlingarna påverkas i olika grad beroende på förvaringslösning. Vi kommer därför att behandla två separata spår för arbetsytor kopplade till bokmagasin. Bokmagasin i biblioteket Med utgångspunkt i dagens arbetssätt behöver bokmagasinen som arbetsyta uppfylla vissa krav. Klimat och ljusförhållande måste uppfylla de krav som ställs på miljöer där människor ska arbeta och vistas. Samtidigt ska miljön vara anskaffad på ett sådant sätt att de samlingar som förvaras där inte förfars. Om bokförvaringen sker i biblioteket kan övriga gemensamma arbetsytor och faciliteter nyttjas, men i samtliga bokmagasin krävs utrymme för bl.a. datorer med RFID, avställnings- och sorteringsytor, plats för större transporter/vagnar samt förvaring av arbetsmaterial, tillgång till toaletter o.s.v. Tillgång till trådlösa och mobila nätverk krävs. Beroende på om magasinen är placerade på flera våningsplan eller inte och hur magasinen förhåller sig i relation till kundnära verksamheter och vaktmästeri, kan både personhissar, varuhissar och bokhissar vara nödvändiga. Idag används så kallad rörpost för att skicka beställningar mellan våningarna,(anm.: Rörpost är ett system som bygger på tryckluft för post/materialbefordran i ett slutet rörsystem). Tekniken är vanlig i sjukhus, i varuhus och i andra verksamheter där material snabbt och säkert behöver skickas mellan olika våningar/platser. Eventuella alternativ till dagens rörpostsystem behöver utredas och testas inför eventuell nybyggnation. I zonen för inre kundtjänst tillkommer ytor för sorteringsvagnar och ommärkningsyta, beroende på vilka lösningar som väljs kan beställningsskrivare eller liknande teknik behövas. Bokmagasin i depå Med viss flexibilitet med tanke på mängden material som ska deponeras, avstånd mellan bibliotek och depå, framtagningstider och andra variabler som inte är helt kända i dagsläget bör en rad krav ställas på arbetsytorna i anslutning till bokmagasinen. Idag är bokmagasinen i biblioteket bemannade på dagtid. För vårt delprojekt är detta relevant därför att vi då måste anta att personalen som arbetar i depån kommer att befinna sig där stora delar av dagen, vid extern förvaring tillkommer behov av utrymmen bl.a. för lokalvård, pentry, duschar, toaletter, vilrum, kopior av kortkataloger samt traditionella arbetsytor såsom skrivbordsytor med datorer. I anslutning till magasinen behövs också yttre och inre på- och avlastningsytor för tyngre fordon och transporter. Fler personalgrupper och verksamheter än bokmagasinspersonal påverkas av en framtida depålösning. Undervisningsteamet Undervisningsteamet består av 4 personer. Idag sitter teammedlemmarna delvis utspridda och deras arbetsplatser är inte lokaliserade direkt i anslutning till publika ytor men med närhet till undervisningsalar. Förutom de egna kontorsarbetsplatserna används bl.a. två seminarierum som arbetsyta. 8

9 KvinnSam KvinnSam är ett bibliotek i biblioteket. Kontoret är öppet och besökare/användare/låntagare kommer in och ställer frågor kring materialet som förvaras i direkt anslutning till kontoret. De får också många referensfrågor via mail och telefon och behöver därför ha nära till samlingar/arkiv. I den nuvarande läsesalen finns klippsamlingar, sökdatorer, utställningsmontrar. 8 personer arbetar på avdelningen idag och förutom skrivbordsarbetsplatser finns bokhyllor för referenslitteratur och material som ska indexeras, förvaring/skåp för material som används vid arbete med arkivmaterial, stort bord för handskriftshantering. Dagliga kontakter med teamen för undervisning, katalog, förvärv, digitalisering. Det sker också en hel del transporter till och från indexering. Avdelningen skulle behöva större yta och det skulle också behövas flera stora bord för hantering av arkiv och handskrifter. Det vore bra om det gick att välja om man vill ha öppet eller stängt omkring sig beroende på vad man arbetar med. Handskriftsavdelningen Handskriftsavdelningens kontor finns i nära anslutning till den publika delen med närhet till läsesal/specialläsesal och valv för tillfällig förvaring av rart material. Två personer arbetar idag på avdelningen och det finns skrivbordsarbetsplatser för tre personer, ett avlastnings/sorteringsbord, 10 bokhyllor för arbetsmaterial, 4-5 stora bokvagnar, scanner/skrivare, skrivmaskin för etiketter. I nära anslutning till kontorsrummet finns ett publikt rum för katalogen. I raritetskammaren finns 4-5 bokvagnar, ett avlastnings/sorteringsbord, materialhyllor. Avdelningen samarbetar mycket med KvinnSam. Verksamheten behöver finnas i nära anslutning till den publika miljön och ha tillgång till ett rum för att kunna ta emot besök. Ett större fristående sorteringsbord behövs. I valvet behöver det också finnas ett avlastningsbord/sorteringsbord. Rummen måste vara låsbara för säker förvaring. Förvärvsteamet Förvärvsteamet består av verksamheterna periodika och böcker och databaser. 10 personer ingår idag i förvärvsteamet men fler personer arbetar med dessa uppgifter. Medlemmarna sitter delvis utspridda i olika rum men arbetsgruppen för periodika sitter tillsammans. Båda grupperna har ganska stora förvaringsytor för gemensamt material i form av bokhyllor och skåp. Förvaring av Acta räknas in här. Förutom de egna kontorsytorna används gemensamma ytor för vissa arbetsuppgifter. Katalogteamet Katalogteamet sitter idag tillsammans och består av 8 medarbetare. Verksamheten har relativt stora utrymmeskrav för gemensam förvaring i form av bokhyllor och skåp för böcker och arbetsmaterial. Idag finns också en större gemensam arbetsyta som används för hantering av skrymmande material och för möten. Pliktmottagning 4 personer från andra olika team bemannar pliktmottagningen. Alla ytor i pliktmottagningen är gemensamma. Verksamheten är utrymmeskrävande och relativt bullrig. Förutom gemensamma kontorsarbetsplatser använder verksamheten relativt stora ytor för förvaring av böcker och gemensamt arbetsmaterial, ytor för lyftanordningar och kärl för olika typer av återvinning. Medieverksamheterna är alla utrymmeskrävande och hanterar stora mänger tryckt material som transporteras långa sträckor mellan olika anhalter vilket är ett resultat av en byggnad som inte i tillräcklig hög grad är anpassad efter dagens verksamhet. Transporter går idag till och från vaktmästeriet/godsmottagning, pliktmottagning, förvärv, periodika och katalog som ligger i olika delar av huset(humanistiska biblioteket). Transportvägarna är onödigt långa och förhåller sig inte på ett logistiskt bra sätt till varandra. 9

10 Reproavdelningen Idag arbetar två personer med Repro-verksamheten. Skrivbordsplatser, uppläggningsytor, skåp för toner och fotoutrustning samt ett papperslager finns i lokalen. Ett säkerhetsskåp behövs för förvaring av rariteter som är under arbete. I anslutning till lokalen finns ett fotorum för personal- och objektsfotografering. Stor hänsyn bör tas till att repro-verksamheten behöver bra ljus, men samtidigt finns behov av att kunna avskärma dagsljuset med persienner. Utrustning som skanner, kopiator/skrivare och storformatsskrivare väsnas och måste bullerskyddas. Utrustningen alstrar mycket värme vilket innebär att ventilationen måste regleras noga för att reproverksamheten ska få en bra arbetsmiljö. Fördelar finns med att Repro-verksamheten och Digitaliseringsteamet lokaliseras i anslutning till varandra eftersom viss utrustning kan användas gemensamt. Bokvården Tre personer arbetar med bokvård. I Bokbinderiet ryms skrivbordsplatser med uppläggningsytor, stora bokbinderimaskiner som står på golvet samt mindre specialmaskiner som kan placeras på bänk. Hyllor och skåp för material finns i lokalen samt hyllor för böcker som ska arbetas med. En del av lokalen är avskild för en arbetsplats där arbete som kräver stor koncentration utförs, t.ex. arbete med guld. Bokbinderiarbetet kräver en lokal med mycket bra ljus. Transporter till och från Bokbinderiet är inte av den karaktären att lokalen bör placeras i omedelbar närhet till någon speciell funktion i biblioteket. Campusservice Vaktmästeri med förrådsytor Tre medarbetare på Campusservice UB är idag placerade vid Vaktmästeriet på Humanistiska biblioteket. Böcker och material transporteras långa sträckor från Vaktmästeriet till olika funktioner pga. att byggnaden inte är anpassad till dagens verksamhet. I Framtidens bibliotek är det viktigt att stor hänsyn tas till processer, flöden och utrustning för transporter till och från de olika funktionerna. Delar av mediaverksamheten ska centraliseras till Framtidens bibliotek, vilket medför att mängden av media som transporteras mellan och inom biblioteken kommer att öka. Det kan innebära att personalstyrkan måste ses över och att fler fordon behövs för transporterna. Vaktmästeriets lokaler ska inrymma skrivbordsplatser, arbetsytor för posthantering och godsmottagning, ytor för omlastning av böcker, ytor för lagerhållning av förbruknings-material, ytor för bytesverksamheten och ytor för avfallsfraktioner. I nära anslutning bör finnas omklädningsrum med dusch. ( Bilaga 1) Hissarnas antal och utformning är viktiga faktorer för bibliotekets tunga transporter liksom garageplatser och angöring av transportbilar. Lokalvård Kontakt bör tas med lokalvårdsledningen vid planering av nya objekt så att lokalvårdens utrymmen finns med i projekt från början. Ytor är beroende av husets och lokalvårdsgruppens storlek. Dessa utrymmen behövs: - Städförråd, städcentral och tvättstuga ska finnas 1 för varje hus, städskåp ska finnas 1 på varje våning. - Personalrum beroende på lokalvårdsgruppens storlek. - Kontor ska finnas 1 per arbetsställe utrustat med dator och telefon. 10

11 - Omklädningsrum, 1 per arbetsställe/hus i anslutning till städcentral, uppdelat på dam och herr. Kan delas med serviceenhets personal. - Pappersförråd separat för husets mjukpapper. Avfallssortering. I lunchrum för personal och studenter ska det finnas plats för att kunna sortera avfall på ett korrekt sätt enligt avfallsplanen. Utförliga anvisningar om vad man ska ta hänsyn till från lokalvårdens synpunkt när det gäller nybyggnad och lokalvård finns i detalj upprättat i dokumentet: Kravspecifikationer avseende lokalvårdsfrågor i samband med ny- och ombyggnationer vid Göteborgs universitet H 2013/142. (Bilaga 2) Avfall Se Kravspecifikationen för avfallsrum och avfallshantering i dokumentet Kravspecifikationer avseende lokalvårdsfrågor i samband med ny- och ombyggnationer vid Göteborgs universitet GU, H 2013/142. Kansli UB:s kansli innehåller funktionerna verksamhetsplanering, ekonomi, personalhandläggning, kommunikation, arbetsmiljö, säkerhetsfrågor och ledningen för Campusservice UB. Idag arbetar nio personer med dessa frågor. Verksamheterna har behov av närhet till varandra men har ingen logistisk anknytning till någon speciell funktion i den övriga biblioteksverksamheten. Kansliet är ett stöd för hela universitetsbiblioteket, därför är det nödvändigt att tillgången till rum för telefon- och personliga möten i kanslizonen är väl tillgodosedd. Ekonomi Tre personer arbetar idag med ekonomi. De har behov av stora skrivbord och extra bokhyllor nära den egna arbetsplatsen för det dagliga arbetet samt gemensam närförvaring. Vid våra studiebesök på Stadsbiblioteket, Skanska och Sigma, har vi sett att ekonomifunktionerna i deras aktivitetsbaserade kontor har fasta platser med större skrivbord och extra utrymme för arbetsmaterial nära den egna arbetsplatsen. Personal Personalhandläggaren behöver ett säkerhetsskåp nära sin arbetsplats för förvaring av känsligt material. Ämbetsarkivet Kansliet ansvarar för universitetsbibliotekets ämbetsarkiv. Handlingar från 2009 och framåt förvaras i Universitetets arkiv i Vasaparken. Äldre handlingar, före 2009, finns idag i ett skyddsrum i kulverten mellan biblioteket och Humanistiska fakulteten. UB:s handlingar där består dels av UB:s ämbetsarkiv samt ekonomidokument. Ekonomidokumenten gallras efter tio år ämbetsarkivet bevaras. UB:s ämbetsarkiv inklusive ekonomihandlingar består idag av 6 tätpackningshyllor, 60hyllmeter. Framtida behov tätpackningshyllor. Övrigt utrymme i dagens arkiv används av bokmagasinet. Arkivhandlingar ska förvaras i utrymme som uppfyller Riksarkivets krav enligt RA-FS Digitala tjänster Digitala tjänster består idag av 35 personer och är uppdelat i fyra team. Enheten sitter (till största delen) på ett nyrenoverat våningsplan i ett gammalt hus. Alla sitter teamvis i mer eller mindre 11

12 avgränsade kontorslandskap. Generellt sett är de flesta nöjda med den modellen, teamen upplever det som positivt att sitta tillsammans och kunna dela med sig av erfarenheter och ta hjälp av varandra vid supportfrågor. Att det finns fönster i närheten av varje skrivbord uppskattas särskilt av de som tidigare satt i ytor där det inte fanns fönster. Några medarbetare uppger dock att de blir störda och stör själva då de sitter i ett öppet landskap istället för i ett eget kontor. Digitaliseringsteamet Här arbetar 7 personer med digitaliseringsproduktion och administration av detta samt en del utvecklingsarbete. Digitaliseringsproduktionen disponerar en yta på ca 40kvm. Där finns en digitaliseringsrobot, ett antal skannrar av olika slag samt två kontorsarbetsplatser för efterbehandling av det digitaliserade materialet. Mer yta behövs för produktionen. Ca kvm, eftersom fler skannrar kommer att anskaffas. Verksamheten förväntas också växa så det är rimligt att ta till med ordentlig yta. Takhöjden behöver vara rejält tilltagen eftersom viss utrustning kräver det. Uppackningsytor packbord för att hantera material behövs. Administrationen skulle behöva sitta i anslutning till eller nära produktionen. Det är viktigt med enkla transportvägar eftersom ny utrustning köps in efter hand och gammal behöver kunna transporteras bort. En pallyftare behöver enkelt kunna komma in i lokalen. Teamet behöver också ha nära till utvecklarna eftersom utvecklingsarbete ofta pågår. Teamet för publicering och bibliometri Idag arbetar 8 personer i teamet, två utvecklare sitter inte permanent i teamet men behöver finnas i närheten. De två personerna i bibliometrifunktionen har fått ett eget rum som byggts i efterhand eftersom de blev störda av all trafik till lunchrummet alldeles bredvid. För PoB fungerar dagens kontorsmiljö bra, de ser stora fördelar med att sitta tillsammans. E-resursteamet 6 personer arbetar i teamet idag. Förutom sina skrivbord har teamet ett runt bord där de har spontana möten och ett ståbord med en bärbar dator för tester vid supportfrågor. Teamet har suttit tillsammans redan innan flytt till nuvarande lokaler och de uppskattar nu särskilt att de sitter nära fönster efter att tidigare varit placerade i en yta helt utan fönster. Teamet har mycket kontakt med EÖGmedia i första hand via e-post eller telefon. Att placera e-resursteamet i närheten av den centraliserade förvärvsfunktionen kan vara rimligt. Precis som övriga team inom DigIT vill de ha nära till utvecklarna för att kunna få hjälp vid tekniska supportfrågor och då det pågår utvecklingsarbete. Utvecklarteamet (inklusive it-verkstad) Idag finns arbetsplatser för 12 personer. Teamet disponerar också en yta kallad scrum-arbetsplats där två utvecklarteam kan arbeta samtidigt på 2 x 4 skrivbord. Scrumytan är redan idag aktivitetsbaserad, dvs. det finns inga personliga skrivbord. På väggarna finns white-board tavlor och i mitten finns ett litet runt bord med stolar runtom för spontana möten eller diskussioner. Idag rymmer it-verkstaden 4 kontor för personal, ca 40 hyllmeter förråd/hyllor för väntande datorer samt två höj- och sänkbara installationsbord med plats för att arbeta med 5 datorer samtidigt. Belysning och eluttag är här av högsta vikt liksom antistatmatta på golvet. Utöver detta finns ca 100 hyllmeter lagerutrymme för utrustning på annat håll i huset. Scrum-ytan bör ha ljuddämpning, dörr eller annat, på alla håll för att inte störa övrig verksamhet. Skrivborden kan vara mindre än idag men det behöver finnas plats för flera större skärmar. Itverkstad finns idag på ett annat bibliotek, bättre vore om it-verkstaden blir placerad i närheten av utvecklarteamet. Närhet till vaktmästeri och smidiga transporter är av central betydelse eftersom alla nya datorer passerar it-verkstaden för programinstallation innan de distribueras till de olika bibliotekens personal eller offentliga utrymmen. Lagringsutrymmen för ny eller utrangerad 12

13 utrustning samt förråd bör också finnas i närheten av it-verkstaden. Ett värdeskåp för förvaring av nycklar och lösenord behövs då det inte finns enskilda kontor. Konstbiblioteket och Biblioteket för Musik och dramatik Konstbiblioteket och Biblioteket för Musik och dramatik utgör idag ett team, i det framtida biblioteket ska teamet samlokaliseras med verksamheterna på Kansliet, Humanistiska biblioteket och Digitala tjänster. Erforderliga ytor för personalgrupperna utifrån teamtillhörighet kommer att krävas. Teamet uppger att de vill sitta nära sina samlingar. Idag utförs alla på ett bibliotek förekommande arbetsuppgifter. Beroende på resultatet av planerade organisationsförändringar avseende centralisering är det svårt att säga vilken typ av ytor som blir aktuella för dessa verksamheter. Delprojekten Exponering och bokförvaring, Lärmiljöer och Entré och omvärld hanterar frågor som rör Konstbibliotekets och Biblioteket för Musik och dramatiks samlingar och eventuell service kopplat dessa varför dessa delar måste samordnas i ett senare skede. 13

14 Kontorsmiljön i Framtidens bibliotek Gemensamma ytor Kontorsmiljön på ett modernt universitetsbibliotek ska vara utformad på ett sådant sätt att alla ges möjlighet att utföra sitt arbete på lika villkor samt uppfylla de riktlinjer Göteborgs universitet arbetar utefter när det gäller krav på tillgänglighet. Lokalerna i Framtidens bibliotek ska vara anpassade efter de funktioner och aktiviteter som verksamheten kräver. Lokalerna ska samtidigt vara flexibla och medge förändringar avseende beläggning, funktion och form. En del arbetsuppgifter kräver hög grad av koncentration och möjlighet till enskilt arbete, andra samarbete, en del är utrymmeskrävande, andra är bullriga och måste kunna avskärmas från övrig verksamhet. Ljud, ljus och luft är viktiga komponenter för en god arbetsmiljö. Arbetsplatserna bör placeras på ett sådant sätt att ljusinsläppet blir så stort som möjligt, dagsljus är viktigt för medarbetarnas välmående. Allt från val av möbler till utformningen av golv, väggar och tak och arbetsplatsernas placering i relation till varandra påverkar ljudmiljön. Ljudabsorbenter bör användas både som fasta installationer och i form av möbler och andra flexibla element. Ventilationssystem ska vara möjligt att anpassa efter beläggning. Framtidens bibliotek måste kunna erbjuda tekniska lösningar med hög grad av flexibilitet. Det är svårt att förutse hur olika tekniska lösningar kommer att se ut om tio år men med utgångspunkt i dagens teknik ska det finnas möjlighet att koppla upp sig trådlöst i bibliotekets alla utrymmen, det ska också finnas nätverks och el-uttag i anslutning till samtliga arbetsytor. Vid behov ska skärmar och projektorer kunna användas. Tunga och skrymmande transporter ska också kunna angöra biblioteket. Parkering för flera tjänstefordon, lastzoner för tunga transporter och plats för invändig avlastning för större fordon behövs. Se skiss för transportvägar och relationer mellan verksamheter. Verksamheten i ett bibliotek är anskaffad på ett sådant sätt att alla utrymmen måste kunna nås med skrymmande och tunga transporter. Trösklar och trånga passager ska därför undvikas. Både personhissar, varuhissar och bokhissar är nödvändiga hjälpmedel om biblioteket är fördelat på flera våningsplan. Tillgängligheten är nödvändig både när det gäller personalytorna och de offentliga miljöerna samt accessen dem emellan. 14

15 Skiss över transportvägar och relationer mellan verksamheter Kundnära verksamheter och den publika zonen Verksamheten inom kundtjänst och undervisning har vissa beröringspunkter varför det kan vara lämpligt att samla dessa i ett område i närheten av den publika zonen. Kundtjänst bör ligga direkt i anslutning till den publika zonen och även undervisning kan placeras i närheten av denna. KvinnSam och Handskriftsavdelningen arbetar också utåtriktat och har daglig kontakt med bibliotekets besökare. Därför bör även dessa verksamheter ligga i anslutning till den publika zonen. Se skiss för transportvägar och relationer mellan verksamheter. Medarbetarnas behov och önskemål - resultat från fokusintervjuer I våra fokusintervjuer har vi ställt frågor kring vilka miljöer som saknas eller behöver förbättras. Önskemålen är relativt samstämmiga, det vi behöver är bättre ytor för koncentration, avskildhet och ytor för samarbete i olika former och inte minst bättre tekniska lösningar. En del oroar sig för att särskilda önskemål i form av hjälpmedel eller anpassade stolar inte kommer att tillgodoses. Bra ytor för pauser och rekreation uppges också som viktiga. Logistiken är ett område som behöver förbättras, vi behöver separata hissar för personal och bibliotekets användare samt för varor. Tillgång till bra avskilda utemiljöer och bättre utrustat kök och ett stort lunchrum, fler mötesrum, vilrum och förvaring är viktigt. På en aktivitetsbaserad arbetsplats ska skrivbordsplatser kompletteras med ytor som ska användas till olika aktiviteter. Dessa bör stödjas av möbler som passar aktiviteten. Genom att både fokusera på rumslighet, möblemang samt hur arbetet organiseras kan man skapa en miljö 15

16 som tillgodoser medarbetarens behov, beroende på vad det är för arbetsuppgift som ska genomföras. Exempel på gemensamma arbetsytor som bör finnas i det framtida biblioteket är mötesrum av olika storlekar, projektrum, scrum-rum, tysta ytor, telefonrum, rum för enskild läsning, yta för snabba möten och Touch down-yta. Enskilt arbete Tysta rum eller avskilda miljöer, i olika utförande, för olika typer av enskilt eller koncentrationskrävande arbete. Tysta kontorsarbetsplatser, läsrum, soffgrupper och fåtöljer nämns i svaren. Teknik Överlag önskas bättre tekniska lösningar som fungerar, bättre prestanda på skrivare, fungerande fast och mobil nätverksåtkomst, mobila lösningar i form av telefoner, datorer och läsplattor men också tillgång till skärmar i alla rum och bra teknik för distansmöten. Möten och samarbete Många uppger att det idag saknas adekvata och varierade miljöer för möten och samarbete. Fler rum i olika storlekar med varierad möblering, ytor för snabba och spontana möten, projektrum som kan bokas under längre tid önskas. Vanliga mötesbord, ståbord, hörnor, soffor och fåtöljer, ljudisolerade miljöer, både för samarbete och enskilt arbete behövs också. Rekreation, pauser och friskvård Takterrass, uteplats eller balkong för personal är något som många uppskattar idag och vill ha i det nya biblioteket, gärna i anslutning till lunchrum. Lunchrummet behöver vara rymligt med bra och reglerbar belysning och en avgränsad köksdel med tillräckliga arbetsytor. Det får gärna finnas en tyst avdelning i lunchrummet. På några ställen i gemensamma utrymmen kan det behövas fikazoner med kaffe och vattenautomat, avkopplingsytor med bekväma möbler, duschar och omklädningsrum, möjlighet till enklare träning. Bättre vilrum med toalett är andra önskemål som nämns. Rum i rummet En flexibel och aktivitetsbaserad arbetsmiljö förutsätter inte nödvändigtvis att stora öppna ytor. Vill man bygga flexibelt är det dock praktiskt att inte ha för många avgränsningar och väggar som är svåra att ändra i ett senare skede. Vi förespråkar dock flexibla rumsliga lösningar som skapar den avskildhet som krävs men samtidigt går att ändra på. Möbler kan och bör användas för att skapa 16

17 avskildhet men vi tror att väggar är nödvändiga för att avgränsa olika verksamheter från varandra. Idag finns möjlighet skapa flexibla rum i rummet, för mindre utrymmen finns det också helt mobila ljudisolerade rum som enkelt kan flyttas. Förvaring i en aktivitetsbaserad kontorsmiljö Aktivitetsbaserade miljöer innebär oftast att det egna skrivbordet försvinner till förmån för gemensamma arbetsytor. En del verksamheter har en Clean desk policy, vilket innebär att man inte lämnar någonting på skrivbordet när man går på möte eller till en annan arbetsyta. Vilka regler som ska gälla på vår arbetsplats måste naturligtvis vara anpassade efter vår specifika verksamhet och fungera i praktiken. En annan typ av förvaring än den vi har idag kommer dock att behövas. Vår verksamhet är överlag relativt utrymmeskrävande. Vi hanterar stora mängder tryckt material och allt kan inte hänvisas till gemensamma skåp och hyllor. Rymliga och praktiska förvaringslösningar är därför nödvändiga. Den egna förvaringen bör vara placerad i anslutning till hemmazonen, laddningsstationer för laptops och annan bärbar teknik behövs också. Förutom egen förvaring i anslutning till hemmazonen behövs klädskåp och möjlighet att låsa in väskor och värdesaker. 17

18 Hemmazoner för teamtillhörighet En bärande idé för oss är att teamen i vår organisation ska vara en utgångspunkt i planeringen av kontorsytorna. Vi arbetar i dag i en teambaserad verksamhet och ett sätt att stärka teamtillhörigheten, som vi också sett fungerar, är genom att teamen får möjlighet att sitta och arbeta tillsammans. I aktivitetsbaserade miljöer finns det en risk för att grupptillhörigheten minskar eftersom personalen sprids ut oberoende av verksamhet. Genom att ha så kallade hemmazoner kan effekten av detta minskas samtidigt som det aktivitetsbaserade arbetssättet erbjuder flexibla och kreativa miljöer som uppfyller de olika behov som finns. Hemmazonerna ska utformas så att de speciella behov de olika teamen har tillgodoses. Eftersom vi har många olika typer av verksamheter inom vår organisation kan zonerna behöva utformas på olika sätt med tanke på arbetsytor, utrymme och olika typer av förvaring. Det finns enskilda personer och grupper som inte ingår i team. Dessa måste också tänkas in i planeringen av kontorsytorna. Förutom teamens hemmazoner bör det finnas fria zoner med vanliga kontorsarbetsplatser. Touch down-zonen En viktig del i det aktivitetsbaserade kontoret är en gemensam yta, en touch down-yta/lounge som är centralt belägen nära en entré, i anslutning till de publika ytorna. Den här platsen ska bjuda in till spontana möten, korta planerade möten, en snabb koll av mailen på den bärbara datorn vid ett ståbord innan teammötet eller enskild läsning i en skön fåtölj. Ofta finns här bekväma sittgrupper med höga ryggar, en soffa med plats för många, en bildskärm, en kaffeautomat. Här är det viktigt att använda ljudabsorbenter i möbler, mattor och lampor samtidigt som man väljer fina färger och former för att få en trivsam miljö. UB:s personalbibliotek kan med fördel placeras här. 18

19 Mediehållplats för förvärv, katalog, periodika och pliktmottagning I det framtida biblioteket kan hela eller delar av mediaverksamheten komma att centraliseras. Hänsyn till detta ska tas i utformningen av kontorsytorna. Framtida förvaringslösningar påverkar också verksamheten, framförallt när det gäller logistik men även behov av arbetsplatser nära materialet. I det framtida biblioteket bör hänsyn tas till vilka verksamheter som logistiskt och verksamhetsmässigt behöver ligga nära varandra. Genom att samla en stor del av hanteringen av tryckt material till en yta(i fortsättningen kallad Mediehållplats) minskas antalet transporter, ytorna kan utnyttjas mer effektivt och arbetet kan förhoppningsvis fungera bättre för medarbetarna. Ytterligare kartläggningar av processer och verksamheter, i samarbete med berörda verksamheter, är givetvis nödvändiga men vi tror att vår skiss kan tjäna som en utgångspunkt inför detta arbete. Mediahållplatsen är tänkt att innehålla pliktmottagning, uppackning och arbetsytor för förvärvsurval av böcker och tidskrifter, väntehyllor för katalogisering och väntehyllor för material som ska transporteras till andra destinationer. Acta närlager kan också placeras här. Verksamheter som kundtjänst/klarering och bokmagasin/sortering påverkas också och är en del av denna hantering men dessa behandlas i andra delar av rapporten. Arbetsytorna för de olika arbetsuppgifterna behöver inte nödvändigtvis förläggas i samma rum, tanken är dock att de samlas och ligger i anslutning till varandra. Arbetsplatser för förvärvsteam, katalogteam och periodika bör förläggas i anslutning till/nära mediahållplatsen. Se skiss för beskrivning Centralisering av tekniskt förvärv och katalogisering Delprojektet Kontorsutrymmen och övriga verksamheter har att ta hänsyn till planerade organisationsförändringar avseende centralisering av vissa verksamheter. Tekniskt förvärv och 19

20 katalogisering är två av de verksamheter som kan komma att centraliseras. Om detta sker kommer bok/materialgenomströmningen att öka och fler personer än idag kommer att vara inblandade i hanteringen. Hänsyn till detta måste tas vid fortsatt planering. Eftersom konsekvenserna av nämnda förändringar ännu inte är utredda kan ökningen ej uppskattas. Pliktmottagning Pliktmottagningen är en relativt arbetsintensiv, ytkrävande och bullrig verksamhet. Den måste därför avskärmas från övriga verksamheter men bör ligga i anslutning till förvärv, katalog och periodika. Väl tilltagna arbetsytor med datorer, lyftanordningar, återvinningskärl, golvyta för transporter o.s.v. behövs för att verksamheten ska fungera väl. Tungt och skrymmande material transporteras mellan vaktmästeri/godsmottagning och pliktmottagning varför dessa verksamheter bör förläggas så att transportsträckorna kortas/effektiviseras. Ytor för uppackning, sortering, urval och förvaring av tryckt material Separata arbetsytor för olika typer av material, ytor för uppackning, förvaring samt ytor för manövrering och transportvagnar. Centralisering av katalogisering och tekniskt förvärv gör att ovan nämnda arbetsuppgifter kommer att ta större ytor i anspråk. Väntehyllor för nya böcker och tidskrifter Med en centraliserad katalogiseringsverksamhet kommer ytan för förvaring av böcker och tidskrifter behöva utökas med uppskattningsvis det dubbla. Zoner för arbetsplatser med förvaring (i anslutning till/nära Mediehållplats) Antalet medarbetare som kommer att finnas i respektive verksamhet går idag inte helt att förutse med tanke på planerade organisationsförändringar men de olika zonerna bör inte rymma fler än medarbetare vardera. Förutom arbetsplatser behövs närförvaring i olika omfattning i de olika zonerna. Zonerna delas upp efter team/grupptillhörighet och i området nära Mediahållplatsen bör alltså verksamheterna förvärv, katalog och periodika förläggas. Se skiss för beskrivning. Transporter Ovan nämnda verksamheter har också behov av närhet och fungerande transportvägar till, förutom vaktmästeri/godsmottagning, zon för inre kundtjänst och bokmagasin/sortering. Detta bör alltså beaktas vid fortsatt planering. Bokförvaring i depå Vi extern förvaring av tryckt material kan externa arbetsplatser i anslutning till denna vara nödvändiga. För större katalogiseringsprojekt bör det finnas möjligheter att inrätta arbetsplatser i anslutning till externa magasin. Processen till att arbeta aktivitetsbaserat Utformningen av våra kontorsarbetsplatser bör vara väl förankrad och utgå från medarbetarnas och verksamhetens behov. För att mer exakt kunna beräkna framtida beläggning och aktiviteter behövs mer underlag som kan fås genom att bland annat genomföra beläggningsstudier, skicka ut enkäter till medarbetarna och genomföra intervjuer. Både den fysiska och psykosociala arbetsmiljön är viktig, därför bör representanter från företagshälsovård, fackliga representanter och lokala arbetsmiljöombud vara delaktiga under hela processen. Aktivitetsbaserade arbetsplatser kräver att vi lär oss att arbeta på ett annat sätt än vad vi gör idag. Att gå från traditionella cellkontor till aktivitetsbaserade kontor är en stor omställning. De flesta av 20