Tjänsteskrivelse Planerade interna kontroller reviderad

Transkript

1 /31 1(8) Vår adress Adress Utvecklingskontoret Borlänge kommun Kommunstyrelsen Besöksadress Röda vägen 50 Handläggare, telefon, e-post Malin Nordström Nämnd Datum Tjänsteskrivelse Planerade interna kontroller 16 - reviderad Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner de planerade interna kontrollerna. 2. Kulturnämnden och fritidsnämnden återrapporterar till kommunstyrelsen om vilka vidtagna åtgärder som skett under 13,14 och 15 gällande systematiskt brandskydd. Sammanfattning av ärendet Nämnderna har i antagna nämndplaner beslutat om interna kontroller för 16. Totalt 43 kontrollområden, vilket täcker ett brett område. Utgångspunkten för besluten har varit kommunallagen, kommunens regler för den interna kontrollen samt resultat av genomförda risk- och konsekvensanalyser. Som helhet har kommunens nämnder gjort en god bedömning och prioriterat betydande områden för internkontroll. I reviderad version har Bygg- och kartkontorets riskinventering lagts till samt Miljökontorets och Plan- markkontorets riskinventeringar har justerats. Beslutsunderlag - Kommunallag (11:00) kap 6 - Reglemente för internkontroll beslutad av kommunfullmäktige Beskrivning av ärendet I Borlänges organisation och styrmodell ingår intern kontroll i kvalitetspusselbiten, men är även en viktig del av planeringsprocessen och har tydliga kopplingar även till ledarskap och värdegrund. Bakgrund 15 antogs ny strategisk plan. Det innefattar ett ökat fokus på mål för god ekonomisk hushållning samt införande av system och processorientering. Reglementet för intern kontroll reviderades för att tydligare utgå från helhetssyn och utifrån detta identifiera risker och säkra en effektiv POSTADRESS TELEFON & FA E-POST WEBBPLATS

2 /31 2(8) service till Borlängeborna. Den interna kontrollen integreras i planerings- och uppföljningsprocessen genom redovisning av vidtagna åtgärder i delårsrapporter och årsberättelse. Kommunstyrelsens uppsiktplikt Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. I uppsiktsplikten ingår att styrelsen aktivt informerar sig om att nämnderna bedriver sin verksamhet enligt fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer, att lagar och förordningar följs och att den ekonomiska förvaltningen är effektiv och säker. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt gällande intern kontroll fullgörs genom att utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen. Detta innebär att varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Kommunstyrelsen har i sin tur det övergripande ansvaret för samtliga nämnders verksamhet och ska kontinuerligt genomföra en samlad bedömning utifrån helhetssyn. Borlänge kommun intern kontroll utgår ifrån Coso-modellen Borlänge kommun har utvecklat rutiner för hanteringen av intern kontroll utifrån COSOmodellen. COSO-modellen utvecklades under 10-talet i USA som ett synsätt/en modell för intern styrning och kontroll. Modellen är generell och kan användas såväl i privat som i offentlig verksamhet. Idag är COSO-modellen ett etablerat ramverk som fått stor genomslagskraft och som legat till grund för utformningen av intern styrning och kontroll inom svenska myndigheter. Riskbedömning Inom all verksamhet måste åtgärder vidtas för att hantera risker. En riskinventering genomförs för att identifiera risker för att mål inte uppfylls och utifrån riskbedömningen vidtas åtgärder för att målen/syftet med verksamheten, med rimlig säkerhet, ska uppnås. Uppföljning, inklusive bedömning av den interna kontrollen och avrapportering, ska ske systematiskt och regelbundet. Enligt god redovisningssed ska riskbedömning, åtgärder och uppföljning dokumenteras. Intern kontroll De kontroller som bedöms behöva genomföras beslutas via nämndplan. Där anges vilka kontroller som ska genomföras, när de ska genomföras och vem som är ansvarig för att kontrollen sker. Identifierade behov av riskreducerande åtgärder beslutas av nämnd och följs upp tertialvis tills de är åtgärdade. POSTADRESS TELEFON & FA E-POST WEBBPLATS

3 /31 3(8) Ärendebeskrivning Nämnderna har i beslut om nämndplan antagit internkontrollplan för 16. Totalt 43 kontrollområden, vilket täcker ett brett område. Utgångspunkten för besluten har varit kommunallagen, kommunens regler för den interna kontrollen samt resultat av genomförda risk- och konsekvensanalyser. Som helhet har kommunens nämnder gjort en god bedömning och prioriterat betydande områden för internkontroll. Sammanställning av kommunens riskkarta Respektive nämnds ledningsgrupp har genomfört en gemensam riskinventering. Utifrån den riskbild som framkommer har sedan förslag på interna kontroller lämnats för beslut till respektive nämnd. Sannolikhet anges med ett värde på mellan 1 och 5. Konsekvens anges med ett värde på mellan 1 och 5. Risken tas fram genom att multiplicera sannolikheten med konsekvensen. Låg risk = 1-8 Medelrisk = -15 Hög risk = Sannolikhet Sannolikhet anges med ett värde på mellan 1 och 5. Om man bedömer att sannolikheten är obefintlig eller mycket liten för att en händelse ska inträffa anges den till 1 eller 2, ju högre värde desto mer sannolikt är att händelsen inträffar och om sannolikheten är mycket stor att händelsen inträffar anger man den till 4 eller 5. Konsekvens Konsekvens anges med ett värde på mellan 1 och 5. När man bedömer konsekvensen tar man hänsyn till vilken skada risken/händelsen kan orsaka. Om en händelse inte påverkar eller gör speciellt stor skada anges den till ett lågt värde och om risken/händelsen är hotande för hela projektet anger man att konsekvensen är hög. Risk Risk anges med värdena låg, medel eller hög. Man får fram risken genom att multiplicera sannolikheten med konsekvensen, exempelvis om sannolikheten för att något ska inträffa är 3 och konsekvensen för det inträffade är 4 så blir summan. Vilket innebär att risken är medel. Verksamhet Beskrivning av risk Låg Medel Hög Ekonomikontoret Kompetensförsörjning 16 Brister i kommunikation och information avseende ekonomifrågor Saknar beslutstödsystem som stöd i beslutsfattande Utbetalningar sker till fel mottagare 5 Fastighetskontoret Otydliga lokalbeställningar Överutnyttjade lokaler Delegationsordning frångås gällande påskrift av avtal. Överförmyndare Brist på gode män 25 Hög arbetsbelastning som leder till att handläggarna ej ges möjlighet att 15 POSTADRESS TELEFON & FA E-POST WEBBPLATS

4 /31 4(8) Nämndservice Personalkontoret IT utreda ärenden på ett tillfredställande sätt. Detta leder till en orättssäker handläggning. Hög arbetsbelastning som leder till ökade handläggningstider. Dåligt utbildade gode män som ute i organisationen Att inte arvoden och ersättningar till 8 förtroendevalda hanteras och registreras på ett korrekt sätt Att inte politiskt fattade beslut verkställs Att inte återrapportering sker av politiskt fattade beslut, tillbaka till politiken Att inte lagstiftning om tillgång till kommunala föreskrifter följs Kompetensförsörjning svårt att hitta och behålla nyckelkompetenser (framförallt lärare, sjuksköterskor, förskollärare och socionomer) Ökande sjuktal 15- Långa rehabiliteringsprocesser 15- Avsaknad av långsiktig och stabil 15- ledarförsörjning Utebliven kontroll av användningsgrad av vsh system 25 Utebliven mätning av användarvänlighet i vsh-system 25 Utebliven mätning av användarnas 25 upplevelse av funktion i vsh-system Servicecenter Att En väg in inte genomförs 5 Kost- och lokalservice Brist på utbildade kockar 16 Brist på utbildade lokalvårdare 3 Utvecklingskontoret Förberedning av beslutsunderlag Otydlighet i ärendehanterings process Miljökontoret Bygg- och kartkontoret Tjänsteutbud Uppdragsdialog saknas/brister Personlig-/kompetensutveckling.- begränsad karriärmöjlighet Kompetensprofilen motsvarar inte efterfrågan arbetsbelastningen ökar och kan bli ohanterbar Att åtgärder i miljöplanen som nämnden är ansvarig för inte genomförs. Att planerade åtgärder inte genomförts för att säkra en giftfri miljö. Att tillsyn inte genomförs enligt plan. Beskrivning av risk Att den lagstadgade 10- veckorsregeln inte uppfylls Sannolikhet Konsekvens 16 Risk POSTADRESS TELEFON & FA E-POST WEBBPLATS

5 /31 5(8) Medborgarnas behov och önskemål om e-tjänster uppfylls inte. 2 Tiden mellan inkommen bygglovansökan och komplettförklaring minskar inte. Näringslivskontoret Att information som är affärskritisk för företag kommer ut för tidigt eller ut sitt sammanhang till följd av att kommunen är en offentlig verksamhet. En följ av detta kan vara att företaget påverkas negativt samt samverkan mellan näringslivet och kommunen. 5 Att det inte finns tillräcklig konkurrenskraftig paketering av mark och serviceerbjudanden vid etableringsärenden eller när företag ska flytta. Att planerade projekt inte kan genomföras 6 p.g.a. brist på personalresurser. Plan- och markkontoret Efterfrågan på mark från näringslivet är större än tillgången. Antalet hushåll i tomtkön överensstämmer inte med tillgången på tomter. Att ärenden inte håller tidsplanen. Att tillgången på detaljplaner inte överensstämmer med behovet. Kultur o fritid Oklart gällande ansvar för SBA 15 Arbetsmarknad och vuxenutbildning samt Individ- och familjeomsorgen Upphandlingsproblematik som får ekonomiska och juridiska följder 6 Fortsatt SFI-kö 15 Individuella studieplaner Kommunala aktivitetsansvaret (KAA) Varierande tryck på mottagningsenheten leder till svårighet att bedriva effektiv verksamhet Varierande tryck på mottagningsenheten 6 leder till svårighet att planera omfattning av samhällsorientering Ej verkställda beslut Personalomsättning (BoU) 25 EKB- vårdkedjan 15 Biståndsenheten Lång utredningstid, SoL och LSS 8 Otydlig beställning och mottagande SoL Handikappomsorg, socialpsykiatri och personlig assistans Uppföljning LSS 16 Uppföljning SoL 16 Uppföljning av biståndsbeslut. 28 Säker hantering av privata medel. 8 Brott mot arbetstidslagen. POSTADRESS TELEFON & FA E-POST WEBBPLATS

6 /31 6(8) Ordinärt boende Särskilt boende Förskola, skola, elevhälsa Svårighet att rekrytera medarbetare med lämplig kompetens. Hot- och våldssituationer förekommer ofta i verksamheten. Tekniska hjälpmedel fungerar inte som planerat. Insatser under underbemannade perioder blir uppskjutna eller inte utförda. Uppföljning av avvikelser (Lex Sarah, Lex Maria Risk för att barn- och elever blir 5 diskriminerade och kränkta Brist på förskole- och skolplatser 25 Avsaknad av fastställd lokalförsörjningsplan 25 Personal- och kompetensbrist 25 Budget är inte kommunicerad 16 Tillhandahåller inte efterfrågad 16 service till Borlängebon Avsaknad av välmående hos barn- 10 och elever POSTADRESS TELEFON & FA E-POST WEBBPLATS

7 /31 7(8) Översikt av planerade interna kontroller 16 Kärnverksamhet Vård- och omsorg Individens behov i centrum Rättsäker handläggning Genomförande Rutin gällande hot och våld Avvikelsehantering Ej verkställda beslut (inrapportering till IVO). Personalomsättning (socialsekreterare BoU) EKB- vårdkedjan Omfattning av kö till SFI Kommunala aktivi-tetsansvaret (KAA) Utveckling och lärande Alla elever erbjuds plats i förskola och skola Säkerställa personalförsörjning: tillgång och rätt kompetens Dialog mellan medborgare, medarbetare och nämnd är säkerställt. Elevhälsans förebyggande och främjande arbete Huvudmannens arbete mot diskriminering och kränkande behandling BBN KN ASN ON BN KS MN FN Livsmiljö och tillväxt Detaljplaner Att ärenden håller tidsplan Handläggningstid bygglov Effektivisera bygglovprocessen E-tjänster Tillsyn Åtgärder i miljöplanen Giftfri miljö Brandskydd Energieffektivisering Stödprocesser Ekonomi Felaktiga utbetalningar Inköpsstyrning IT Användningsgrad av verksamhetssystem Användarvänlighet i verksamhetssystemen Användarnas upplevelse av funktionaliteten i verksamhetssystemen Personal Förebyggande av sjukskrivning Omsättning av chefer Processen för rehabilitering Nämndservice Tillgång till kommunala föreskrifter Verkställighet av politiskt fattade beslut Fastigheter Externa hyresavtal Överförmyndare Tillgång på gode män KS uppsiktsplikt Uppföljning av internkontrollrutiner Facklig samverkan BBN KN ASN ON BN KS MN FN POSTADRESS TELEFON & FA E-POST WEBBPLATS

8 /31 8(8) Kommunstyrelsens bedömning Nämnderna har sammanlagt beslutat att under 16 genomföra 43 granskningar, dessa har baserats på nämndernas enskilda riskbedömningar som redovisats ovan. Det har under åren 13,14 och 15 genomförts kontroller inom området systematiskt brandskydd. Att risken kvarstår även under 16 indikerar att området bör bevakas särskilt noga av kommunstyrelsen. Se protokoll från kulturnämnd och fritidsnämnd: Dnr.13/2, Dnr. 14/163 och Dnr 15/31. Ekonomiska konsekvenser Ändamålsenliga och tillräckliga interna kontroller minskar den ekonomiska risken till en tillfredställande nivå. Barnperspektivet Beslutet innebär konsekvenser för barn och ungdomar. Om nej, besvaras inte fler frågor. Om ja, beskriv hur. Kan vara angivet i ärendebeskrivningen. Hänsyn till barn och ungdomar har tagits. Barn och ungdomar har fått säga sin mening. Om ja, på vilket sätt? Kan vara angivet i ärendebeskrivningen. Ja Nej Ralf Hedin Verksamhetschef Jörg Bassek Sektorchef Beslutet skickas till Nämndordföranden Sektorschefer Ralf Hedin Malin Nordström POSTADRESS TELEFON & FA E-POST WEBBPLATS