Förfrågningsunderlag LOV. Förfrågningsunderlag för godkännande av leverantör i Robertsfors valfrihetssystem inom hemtjänsten

Transkript

1 Förfrågningsunderlag för godkännande av leverantör i Robertsfors valfrihetssystem inom hemtjänsten

2 Innehåll 1. Inledning 4 2 Allmän information 2.1 Information om kommunen Organisation Ansökans utformning Leverantörskrav Grund för godkännande Kris och beredskap Handläggning av ansökan Ändring, tillägg Tillsyn 6 3 Affärsmässiga villkor 3.1 Avtalstid Uppsägning av avtal 7 4 Ersättning 4.1 Lokalsamverkan Förbrukningsmaterial 8 4:3 Arbetstekniska hjälpmedel Kundens avgift Avslutande av insatser på grund av dödsfall, akut sjukhusvistelse eller omval Uppräkning av ersättning Utbetalning av ersättning Hävning Tvist Förändring av villkor för godkännande/avtal Upphörande av valfrihetssystem Byte av driftsansvarig Skadeståndsskyldighet Fullgörandegaranti Försäkringar Förändringar av kapacitetstak Avtalsbrott Extraordinär händelse 11 5 Uppdragsbeskrivning, omfattning 5.1 Geografiska områden, ev. begränsningar Omfattning, utförande Serviceinsatser i ordinärt boende Personlig omvårdnad i ordinärt boende Tilläggstjänster Information till kund om tilläggstjänster 13 6 Krav på leverantören 6.1 Lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd 14 2

3 6.2 Kvalitetskrav Ledningssystem för kvalitet i verksamheten Val av leverantör och beställning Kund har rätt att byta leverantör Val av utförare under sjukhusvistelse Genomförandeplan Viktförändring hos kund Måltider Hygienrutiner Permanenta förändringar av service och omvårdnadsbehov eller delegerade HSL-insatser Akuta ärenden Underleverantörer Kvalitetssäkring och trygghet för kunden Nyckelhantering Egna medel 17 7 Hälso- och sjukvård 7.1 Hälso- och sjukvårdsinsatser Samarbete med hälsocentral och övrig Hälso- och sjukvård Delegerad och instruerad hälso- och sjukvård Anmälan om avvikelser 18 8 Dokumentation 8.1 Dokumentation av insatser Förvaring av akter 19 9 Personal 9.1 Verksamhetsansvarig Utbildning och kompetens Lagar och avtal Tystnadsplikt Meddelarfrihet Anmälningsplikt Insyn och uppföljning av uppdraget 10.1 Allmänhetens rätt till insyn Uppföljning av verksamhet Statistik Verksamhetsberättelse Leverantörens åtagande i vissa situationer Ansvar för utskrivningsklara patienter Rutiner vid dödsfall Anlitande av tolk Läkare/sjukhusbesök Miljöpåverkan Störningar Information och marknadsföring 12.1 Information Informationsöverföring 23 3

4 1 Inledning Tjänst: Avtalsperiod: Upphandlingsform: Hemtjänstinsatser (serviceinsatser, personlig omvårdnad, leverera och svara på larm samt delegerad hälso- och sjukvårdsåtgärder) vardagar, helg och storhelger i ordinärt boende Serviceinsatser måndag fredag Personlig omvårdnad (tre) år Upphandling enligt Lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV) Annonsering sker löpande liksom ansökan om att få teckna avtal med kommunen. Upplysningar: Ewy Andersson Äldreomsorgs chef tel eya@robertsfors.se Anbuden lämnas till: Robertsfors kommun Socialförvaltningen Robertsfors 4

5 2 Allmän information Kommunen har beslutat att införa valfrihetssystem i Robertsfors kommun. Införandet skall göras i enlighet med lag (2008:962) om Valfrihetssystem, LOV. Från och med tillämpar Robertsfors kommun kundval inom hemtjänsten. Det innebär att leverantörer löpande har möjlighet att ansöka om att få utföra hemtjänst inom kommunen. Begränsning i kapacitet i antal timmar kan medges efter ansökan hos kommunen. Under 2009 beviljades totalt i Robertsfors kommun ca hemtjänsttimmar till 267 personer i form av omvårdnads- och serviceinsatser. Av dessa hade 110 personer också insatser enligt HSL redovisade timmar. All hemtjänst utfördes i egenregi. De beviljade timmarna fördelades på hemtjänstområdena enl. nedan Bygdeå hemtjänst område med HSL insatser inberäknade timmar Robertsfors hemtjänst område med HSL insatser inberäknade timmar Ånäset hemtjänstområde med HSL insatser inberäknade timmar 2.1 Information om kommunen Robertsfors kommun ligger vid Västerbottenskusten och har ca invånare. Robertsfors tätort ligger ca 6 mil norr om Umeå och ca 8 mil söder om Skellefteå, med goda förbindelser med båda städerna. Kommunens area är 1302 kvkm och av befolkningen bor mindre än hälften i tätort och drygt hälften i glesbygd. Ytterligare information finns på Organisation Socialnämnden svarar för äldre- och handikappomsorgen i Robertsfors, där hemtjänsten ingår. 2.3 Ansökans utformning. Ansökan om godkännande för inträde i valfrihetssystem för hemtjänst i Robertsfors kommun ska inlämnas till Robertsfors kommun Socialförvaltningen Robertsfors Ansökan ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknat. Svenska språket ska användas i både tal och skrift i alla frågor som rör denna ansökan. Till ansökan ska nedanstående intyg bifogas, eller uppvisas innan starttillfället: Kopia på registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet. Kopia på F-skattsedel Blankett SKV 4820, ifylld av Skatteverket och inte mer än 6 månader gammal. För LOV ifyllt intyg/sanningsförsäkran Kopia på ansvarsförsäkring 5

6 2.4 Leverantörskrav Senast vid avtalsteckning ska leverantör lämna ifrån sig kataloguppgifter över sin organisations verksamhet, för kommunens information på hemsidan över valbara leverantör av hemtjänst. Hur och vart kunden kan framföra sina synpunkter ska framgå. Leverantören har det fulla arbetsgivaransvaret utifrån lagar, föreskrifter och regler. 2.5 Grund för godkännande För att få och behålla ett godkännande ska leverantör vid varje tidpunkt uppfylla villkoren i detta förfrågningsunderlag samt vid varje tidpunkt följa gällande tillämpningsanvisningar. Bedömning, godkännande och tecknande av avtal sker fortlöpande i takt med att nya ansökningar kommer in. För att bli godkänd och få teckna avtal med kommunen ska sökande i särskild bilaga bekräfta att tjänstens ska-krav är uppfyllda och, för vissa grundläggande ska-krav, även beskriva hur de ska uppfyllas. Kommunen kommer att utesluta sökande som inte uppfyller kraven i 7 kap 1 lag (2008:962) om valfrihetssystem. Sökande ska i särskild bilaga intyga/försäkra att dessa krav är uppfyllda. 2.6 Kris och Beredskap Leverantör ska medverka i kommunens planering och hantering vid kriser. Leverantören ska vara insatt i lagen SFS 2003:778 om skydd mot olyckor och vid förfrågan bistå med uppgifter till kommunens skadeförebyggande arbete, 2.7 Handläggning av ansökan Ansökan om godkännande kommer av kommunen att hanteras som en offentlig handling. Försändelsen med ansökan kommer att öppnas så snart som möjligt efter mottagandet och därefter föras upp i en förteckning. Efter att en komplett ansökan inkommit är tiden för behandling, bedömning och godkännande beräknad till 1-2 månader. 2.8 Ändring tillägg Sökande har möjlighet att rätta felskrivning eller något annat uppenbart fel i ansökan. Kommunen kan begära att ansökan förtydligas eller kompletteras. Därefter sker prövning av ansökan. 2.9 Tillsyn Robertsfors kommun är enligt lag huvudman för verksamheten och därmed skyldig att kontrollera och följa upp verksamheten. Socialstyrelsen är tillsynsmyndighet. 6

7 3 Affärsmässiga villkor 3.1 Avtalstid Godkännandet gäller från avtalets tecknande och tre år framåt. Om fortsatt deltagande i valfrihetssystemet önskas ska senast tre månader före avtals utgång en förenklad ansökan inges och nytt avtal tecknas innan avtalstidens utgång. 3.2 Uppsägning av avtal Parterna kan säga upp avtalet med 3 månaders uppsägningstid 7

8 4 Ersättning Ersättning för hemtjänst utgår utifrån totalt antal utförda hemtjänsttimmar. Ersättningen täcker den tid som leverantören arbetar i kundens hem, tid som åtgår för förflyttning, planering av vård och omsorg, samverkan med andra aktörer, utbildning, dokumentation etc. I ersättningen tas hänsyn till insats som är förlagd till så kallad obekväm arbetstid. Ersättningen baseras på kommunens personal- och övriga kostnader Ersättningar utförd timme: och innefattar momskompensation med 2 %. Tätorter: Landsbygd Personlig omvårdnad Serviceinsatser Glesbygdstillägg utgår för byar/gårdar utanför en 6 km radie från tätorterna Robertsfors, Ånäset och Bygdeå med undantag av Gamla storbäcken. Tätortsområdet finns markerade på bifogad kartbild över Robertsfors kommun. Ersättning utgår endast om upprättad genomförandeplan finns 28 dagar efter att verkställigheten inletts 4.1 Lokalsamverkan Leverantören har tillgång till kommunens hemtjänstlokaler vid omvårdnadsträffar. Samverkan med övriga leverantörer, med hemtjänst- och HsL-personal, ska ske så att sekretessen garanteras. Leverantör ska i övrigt själv ansvara och bekosta de lokaler som behövs för verksamheten. Leverantören ska även stå för kostnader för inventarier och annan elektronisk utrustning som behövs för verksamheten (t.ex. dator, mobiltelefoner, fax, tidsregistreringsverktyg) 4.2 Förbrukningsmaterial Kunderna betalar det förbrukningsmaterial som behövs för insatserna. Det förbrukningsmaterial som behövs ur arbetsmiljösynpunkt bekostas av leverantören. 4:3 Arbetstekniska hjälpmedel Arbetstekniska hjälpmedel tillhandahålls och bekostas av leverantören. Med arbetstekniska hjälpmedel avses sådana hjälpmedel som behövs för att tillgodose en god arbetsmiljö. 4.4 Kundens avgift För hemtjänst betalar kunden en avgift till kommunen. Betalning för tilläggstjänsterna sker direkt till leverantören. Se tilläggstjänster 5:3 8

9 4.5 Avslutande av insatser på grund av dödsfall, akut sjukhusvistelse eller att kunden valt en annan leverantör Vid dödsfall och akut sjukhusvistelse, samt om kunden önskar avsluta sin insats med omedelbar verkan, utgår ersättning med 5 dagar, för inplanerad tid som inte kunnat utföras. Varje dag ersätts med en trettiondedel (1/30) av beviljad månadstid. 4.6 Uppräkning av ersättning Ersättningsnivåer beslutas årligen av kommunen och gäller från varje nytt årsskifte. 4.7 Utbetalning av ersättning Ersättning utbetalas månadsvis för utförda insatser utan fakturering. - Tidsredovisning ska ske enligt tillämpningsregler. - Tidsredovisning ska kunna hanteras inom det administrativa systemet Mobipen Hävning Om någondera parten väsentligt skulle brista i fullgörandet av avtalet och rättelse inte sker utan dröjsmål efter påminnelse, har motparten rätt att häva avtalet med omedelbar verkan. Kommunen har vidare rätt att häva avtalet om leverantör försätts i konkurs, likvidation eller är på sådant obestånd att han inte kan förväntas fullgöra sina åligganden. Sak samma om leverantören gjort sig skyldig till fel av väsentlig art i yrkesutövningen eller dömts för brott avseende yrkesutövningen enligt dom som vunnit laga kraft. 4.9 Tvist Tvist om tolkning eller tillämpning av avtalet och med detta sammanhängande rättsfrågor ska i första hand avgöras genom att part kallar till förlikning i andra hand genom allmän domstol som gäller för kommunens hemort. Leverantör får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av prestationer, som kommer att åligga leverantör enligt avtal under åberopande av att tvisteförfarande påkallas eller pågår Förändring av villkor för godkännande av avtal. Leverantör har genom löpande upphandling olika avtalstider. Kunden som väljer ska veta att det ställs samma krav på alla leverantör. Kommunen förbehåller sig rätten att utveckla/ändra i förutsättningar över tid. Ändrat innehåll i förfrågningsunderlag innebär att nya avtal upprättas för alla leverantör, oberoende av avtalstid. Om förfrågningsunderlag eller ersättning förändras och leverantör inte kan acceptera de nya villkoren upphör godkännandet/avtalet efter tre månader, från tidpunkten då detta meddelats till kommunen. Avtal upphör automatiskt, om leverantör inte har några kunder under ett års tid. 9

10 4.11 Upphörande av valfrihetssystem Om Robertsfors kommun/socialnämnden fattar beslut om att ej längre ha valfrihetssystem för hemtjänst upphör detta avtal. Avtal upphör att gälla tidigast 6 månader dock senast 18 månader efter att beslut om upphörande av valfrihetssystem fattats. Det utgår inte någon ersättning till leverantören för avtal som upphör att gälla i förtid Byte av driftsansvarig Om leverantör byter juridisk/fysisk person ska ny ansökan lämnas, nytt godkännande prövas och nytt avtal upprättas Skadeståndsskyldighet Leverantör ska svara i förhållande till kommunen för uppkommen skada som kommunen, på grund av vållande och/eller oaktsamhet hos utföraren, kan komma förpliktigas utge till tredje man Fullgörandegaranti Leverantör, garanterar fullgörande enligt de villkor som anges i detta förfrågningsunderlag. I händelse av förändringar i leverantörs verksamhet, vilka försvårar eller omöjliggör fullgörande av åtagande, åligger det leverantör att ersätta kommunen eventuella merkostnader. Leverantör förbinder sig att omedelbart rätta till iakttagna fel och brister i sin verksamhet Försäkringar Leverantör ska se till att kunden och kommun hålls skadeslös för skada orsakad genom fel eller försummelse av personal anställd hos leverantören. Leverantören förbinder sig att teckna och under hela avtalsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring, garantiförsäkring och andra nödvändiga försäkringar för sitt åtagande, som håller kommunen skadelös vid skada vållad av leverantören och anställda hos denne. Bevis om att försäkringar har tecknats ska överlämnas till kommunen. Bevis om att förnyad försäkring finns ska överlämnas till kommunen senast en vecka innan försäkringen gått ut 4.16 Förändring av kapacitetstak Om leverantör önskar sänka sitt kapacitetstak ska kommunen meddelas tre månader före förändringen. Vid utökning av kapacitetstak ska meddelande lämnas två veckor före det träder i kraft. Leverantören kan inte tacka nej till utökning av antal timmar till kunder om de redan utför hemtjänstinsatser hos den kunden. Detta gäller även om kapacitetstaket har uppnåtts. 10

11 4.17 Avtalsbrott Om leverantör gör sig skyldig till avtalsbrott och därmed vållar kommunen en skada ska leverantör ersätta kommunen för uppkommen skada. Det åligger även leverantör att vidta omedelbar rättelse vid brister mot gällande avtal, om rättelse inte görs i enlighet med gällande avtal reduceras leverantörs ersättning från och med dag fem med tio procent. Det åligger part som gör gällande att avtalsbrott föreligger att vidtaga alla erforderliga åtgärder för att begränsa skadeverkningar av uppkommen skada, så vitt detta kan ske till skälig kostnad Extraordinär händelse En extraordinär händelse är en större händelse som avviker från det normala, innebär en allvarligstörning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av kommunen. Kommunen kan om något extraordinärt händer eller annan allvarlig kris inträffar, så att insatser behövs till skydd för människor och egendom av stort värde, använda resurserna på ett annat sätt än vad som kontrakterats. 11

12 5 Uppdragsbeskrivning, omfattning 5.1 Geografiska områden, ev. begränsningar Leverantören kan ange i vilket geografiskt område som de vill verka i. Områden som kan väljas är, - Hela kommunen - Robertsfors med omnejd - Ånäset med omnejd - Bygdeå med omnejd Leverantören har efter ansökan hos kommunen rätt att sätta ett tak för antal timmar per månad som de kan utföra. Beställaren lämnar inga volymgarantier, kundens val avgör volymen. 5.2 Omfattning, utförande Serviceinsatser i ordinärt boende Serviceinsatser måndag fredag Med serviceinsatser avses praktisk hjälp med hemmets skötsel. Det kan innehålla Städning, bäddning och tvätt Matservice. Inköp/ärenden Personlig omvårdnad i ordinärt boende. Personlig omvårdnad innefattar alla dagar under året för tiden Med personlig omvårdnad avses de personliga insatser som behövs för att kunna tillgodose kundens fysiska, psykiska och sociala behov. Det kan innehålla Personlig vård t ex intag av måltider, personlig hygien och påklädning, tillsyn och stöd vid förflyttningar. Sociala uppgifter t ex samtal, ledsagning, aktivering, kontakt med närstående och serviceinrättningar. För personer som har beviljats hemtjänst som bistånd och även beviljats larm, ingår det att leverera samt svara på larmet dagtid. Ska ske enligt tillämpningsregler. Kommunen ansvarar för matleveranser, avlösning, nattomsorg samt för personer som enbart har larm, ledsagning eller delegerade Hälso- och sjukvårdsåtgärder. 12

13 5.3 Tilläggstjänster. Utöver de biståndsbeslutade insatserna har en leverantör, som tecknat avtal med kommunen, rätt att inom vissa ramar erbjuda så kallade tilläggstjänster till kunden. Med tilläggstjänster avses dels sådana tjänster som ingår i biståndsbeslutet men där kunden vill utöka volymen eller antalet tillfällen som insatsen utförs jämfört med biståndsbeslutet och dels sådana tjänster som inte ingår i biståndsbeslutet. Tilläggstjänsterna betalas inte av kommunen, utan av kunden som beställer dem. Observera att kommunen inte får erbjuda tilläggstjänster Leverantörerna har möjlighet att erbjuda tilläggstjänster om följande förutsättningar är uppfyllda: Tilläggstjänsten får inte vara en del av biståndsbeslutet. Däremot kan kunden välja att utöka volymen eller antalet tillfällen som insatsen utförs på jämfört med biståndsbeslutet. Tilläggstjänster får inte vara obligatoriska för kunden, kunden ska kunna välja valfri leverantör av tilläggstjänster. Tilläggstjänster faktureras av leverantören direkt till kunden Leverantören ska informera kommunen om vilka tjänster som de kan erbjuda sina kunder Information till kund om tilläggstjänster När tilläggstjänster erbjuds ska det tydligt framgå att det är fråga om tilläggstjänster som erbjuds så att det blir en tydlig skillnad mellan vad som faktiskt ingår i biståndsbeslutet och vad som erbjuds därutöver och som kunden får betala utöver hemtjänstavgiften. Det ska också framgå att betalning för tilläggstjänsterna sker direkt till leverantören. Det ska också tydligt framgå att kunden inte har någon skyldighet att köpa några tilläggstjänster. Kunden ska få information om möjligheten att använda sig av hushållsnära tjänster. För tilläggstjänster gäller Konsumenttjänstlagen. För tilläggstjänster gäller fri prissättning och alla priser som anges ska vara inklusive mervärdesskatt (moms). 13

14 6 Krav på leverantör 6.1 Lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd Leverantör ska vara förtrogen med och ansvarar för att verksamheten utförs i enlighet med de lagar, föreskrifter och riktlinjer som följer av socialtjänstlagen, lag om offentlighet och sekretess, hälso- och sjukvårdslagen, diskrimineringslagen, arbetsmiljölagstiftning, meddelarfrihet och övriga vid varje tillfälle tillämpliga lagar. Verksamheten ska även bedrivas i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Leverantör ska utföra de insatser i fråga om service respektive personlig omvårdnad som följer av kommunens biståndsbeslut enligt Socialtjänstlagen samt delegation enligt Hälso- och sjukvårdslagen. Se även Kvalitetskrav Leverantör ska följa aktuella styrdokument. Kvalitetsutveckling ska bedrivas på alla nivåer inom verksamheten Ledningssystem för kvalitet i verksamheten För att kontinuerligt och långsiktigt utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska leverantören ha ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet som uppfyller kraven i gällande lagstiftning för denna typ av verksamhet. Samtliga rutiner ska vara skriftliga. Socialstyrelsen har beslutat om föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SoL, SOSFS 2011:09. Ledningssystem för kvalitet ska bl.a. omfatta: Ansvarsfördelning i kvalitetsarbetet. Enskildas, brukarorganisationers, och personals möjlighet till delaktighet, säkerställande och utveckling av kvalitet i verksamhet. Samverkan Rutiner som tydliggör hur samverkan ska ske internt respektive externt med beaktande av Lag om offentlighet och sekretess och tystnadsplikten enligt SoL Social dokumentation Kommunens riktlinjer för dokumentation i Magna Cura systemet ska användas. Synpunkter och klagomål Rutiner för att samla in och använda synpunkter och klagomål från enskilda samt från myndigheter/organisationer för att förebygga fel och brister, utveckla verksamheten, och identifiera nya eller inte tillgodosedda behov Vidtagna åtgärder eller förslag till åtgärder gällande klagomålshantering ska varje halvår rapporteras till kommunen 14

15 Fel och brister Rutiner för hur fel och brister i verksamheten ska identifieras, dokumenteras, analyseras, åtgärdas och hur vidtagna åtgärder följs upp. Vidtagna åtgärder eller förslag till åtgärder gällande fel och brister ska varje halvår rapporteras till kommunen Allvarliga missförhållanden Rutiner för anmälan och handläggning av allvarliga missförhållanden i omsorgen Vidtagna åtgärder eller förslag till åtgärder gällande anmälan om missförhållanden enligt Lex Sarah skall varje halvår rapporteras till kommunen Bemanning och kompetens Rutiner för att fortlöpande kontrollera att det finns den bemanning som krävs för att utföra uppdraget samt att personalen har den kompetens som fordras. Rekrytering och introduktion Rutiner för rekrytering och introduktion av personal. Rekrytering och introduktion Rutiner för att säkerställa att all personal såväl ordinarie som vikarierande har goda kunskaper om sekretess och tystnadsplikt. 6.3 Val av leverantör och beställning Myndighetsutövning ingår inte i LOV utan bistånd i form av hemtjänst söks hos kommunens biståndshandläggare. Valfrihetsmodellen för hemtjänst innebär att en person som har beviljats bistånd i form av hemtjänst kan välja leverantör för insatserna, privat eller kommunal. Rätt till eget val har personer 18 år och äldre. För dem som inte kan/vill välja utför kommunen hemtjänstinsatserna. Leverantör är skyldig att verkställa beställningar från kommunen. Kommunen garanterar inte någon volym till leverantören, utan det är kundens val och biståndsbeslutet som avgör omfattningen. Biståndshandläggarna informerar om vilka leverantörer som det finns att välja bland. Leverantör ska ta och behålla beställningar enligt godkännandet. Nya beställningar ska påbörjas senast 24 timmar efter det att leverantör mottagit uppdraget om det krävs för att tillgodose kundens behov Kund har rätt att byta leverantör. Kunden har möjlighet att göra omval av leverantör. Om en kund önskar göra ett omval ska tillträdande leverantör inom två veckor börja utföra sitt uppdrag. Avlämnande leverantör ska i god tid överlämna nödvändig information till den nya leverantören. 15

16 6.3.2 Val av utförare under sjukhusvistelse Varken befintliga eller helt nya kunder kan under sjukhusvistelse och inför hemgång välja/byta leverantör. Valet kan aktualiseras första dagen i hemmet och vald leverantör ska då inom fem arbetsdagar påbörja verkställande av beviljad hemtjänst. I avvaktan på att kunden valt leverantör utför kommunens hemtjänst beviljade hemtjänstinsatser. Kunder som aktualiserats under sjukhusvistelse ska senast inom fem dagar efter hemkomst meddela biståndsenheten val av leverantör. Om så inte sker betraktas det som ett ickeval och kommunens hemtjänst blir fortsatt leverantör. Den enskilde kan dock när som helst aktualisera omval av leverantör. Hon/han tar då kontakt med sin biståndshandläggare. 6.4 Genomförandeplan En genomförandeplan ska inom 28 dagar från nytt beslut upprättas gemensamt av leverantör och kunden/närstående. Av genomförandeplanen ska framgå målet för insatsen, hur och när insatsen ska utföras samt när uppföljning ska ske. I genomförandeplanen ska finnas noterat hur leverantören ska agera när en kund inte är anträffbar. Genomförandeplanen ska undertecknas av kunden, Underskrivet original förvaras hos leverantören och kopia hos kunden. 6.5 Viktförändring hos kund Rutin ska finnas för hur personalen ska agera vid till exempel aptitlöshet eller ofrivillig viktförändring hos kunden. Omedelbar kontakt ska då tas med sjuksköterska för vidare utredning. 6.6 Måltider Kundens önskemål skall så långt det är möjligt respekteras vad gäller mattider, kost etc. Leverantörens personal ska ha basala kunskaper i mat hantering, näringslära och livsmedelshygien, så att en säker kost till kundens garanteras. 6.7 Hygienrutiner Goda hygienrutiner ska alltid tillämpas i det personnära omsorgsarbetet. Leverantören ansvarar för att all personal har god kännedom om basala hygienrutiner samt att skapa förutsättningar för att dessa följs. Vårdhandbokens rutiner ska användas Permanenta förändringar av service- och omvårdnadsbehov eller delegerade HSL-insatser Om kundens behov ökar eller minskar i sådan omfattning att föreliggande biståndsbeslut behöver omprövas ska leverantör i samråd med kunden kontakta kommunens biståndshandläggare. Leverantör ska omgående meddela kommunens biståndshandläggare och andra berörda leverantör, t ex distriktssköterska, om en kund är inlagd på sjukhus eller har avlidit. 16

17 6.9 Akuta insatser Vid behov av akuta insatser hos kund bör leverantören kunna ta emot och påbörja ett uppdrag redan samma dag som beställningen görs. För servicetjänster gäller tidpunkt som överenskommits mellan kunden och leverantör. Det ingår i ordinarie utförares uppdrag att även hantera utökning av insatser i akuta situationer då biståndsbeslut inte kan avvaktas t.ex. vid sjukdom hos kunden Underleverantör Leverantör får, efter godkännande av kommunen, anlita underleverantör för att fullgöra del av verksamheten. Samma krav som gäller för leverantör ska fullt ut gälla för underleverantör. Leverantören ska acceptera överenskommelsen mellan Robertsfors kommun och Skatteverket om prevision Kvalitetssäkring och trygghet för kunden De tjänster som utförs ska hålla en god kvalitet Verksamheten ska: 1. iaktta allas likhet inför lagen, saklighet och opartiskhet. 2. bedrivas politiskt och religiöst obundet samt utgå från bästa tillgängliga vetenskapliga kunskap och beprövad erfarenhet. Insatserna ska ske utifrån ett könsneutralt perspektiv samt utifrån hänsyn till sexuell läggning och etnisk bakgrund. 3. ge vård och omsorg i trygga, väl samordnade och integrerade former med tydlig ansvarsfördelning. 4. vara flexibel, leverantören ska snabbt kunna anpassa sin service till nya och/eller förändrade behov hos kunderna. 5. ge kunden största möjliga inflytande och delaktighet 6. stimulera kunden att använda sin förmåga att klara sig själv, att stärka dennes funktioner och oberoende. 7. genomsyras av att all personal har ett förebyggande, rehabiliterande och aktiverande arbetssätt 8. främja social samvaro. 9. eftersträva att antalet personer som hjälper kunden ska vara så få som möjligt, för att ge förutsättningar för trygghet och förtroende. 10. ge omvårdnaden i livets slut och den ska ske med bibehållen värdighet för kunden. 11. utifrån kundens önskemål samverka med närstående och andra, för kunden viktiga personer Nyckelhantering Leverantören ska ha säkra rutiner för hantering av kundens nycklar. Nycklarna ska förvaras under säkra förhållanden i avsedda nyckelskåp. Det ska finnas tydliga rutiner för utlämning och återlämning med signering. Kvitto ska lämnas till kunden på mottagna nycklar och vid återlämnade av nycklar Egna medel Leverantör ska följa kommunens riktlinjer för privata medel 17

18 7 Hälso- och sjukvård 7.1 Hälso- och sjukvårds insatser Hälso- och sjukvårdsinsatser ingår efter instruktion, delegation och överlåtelse av arbetsuppgifter och ska ske enligt tillämpningsanvisning. Det kan vara tillsyn vid medicinintag och ge medicin från dosett eller Apo-dos. Göra omläggningar och ge injektioner efter delegering, eller annan insats. 7.2 Samarbete med Hälsocentral och övrig Hälso- och sjukvård Leverantören ska samarbeta med Hälso- och sjukvårdspersonal och vid behov initiera behov av insatser från distriktssköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast. Behovet av stöd och handledning i rehabiliterande arbetssätt, till personal och närstående, ska tillgodoses. Leverantören ska med personal delta i omvårdnadsträffar och vid behov vårdplaneringar på sjukhus eller genom telemedicin. 7.3 Delegerad och instruerad hälso- och sjukvård Leverantören ska säkerställa att personal har den formella och reella kompetens som behövs för att ta emot instruktioner, delegering/-överlåtelse av arbetsuppgifter från Hälso- och sjukvården. Leverantörens personal får inte utföra hälso- och sjukvårdsuppgifter, som inte är egenvård, utan delegation. 7.4 Anmälan om avvikelser. Leverantören ska ha egna stödsystem för att kontinuerligt hantera avvikelser och säkra kvalitet. 18

19 8 Dokumentation 8.1 Dokumentation av insatser Leverantören ska ansluta sig till kommunens ärendesystem Magna Cura från Pulsen som särskild klient. Systemet ingår i rutinen för dokumentation. Se tillämpningsanvisning för handläggning Kommunen tillhandahåller behörighet och kan vid behov förmedla grundutbildning. Utföraren betalar själv grundutbildningen och ev. licens och supportkostnader. Leverantören ska tillhandahålla den IT-miljö som fodras för installation av tunn klient samt utföra förändringar som över tid kan behövas för säker anslutning till kommunens dokumentationssystem. Dator som används ska vara försedd med lägst Windows XP och Internet Explorer (lägst version 6.0) och datakommunikationsmässigt som lägst ADSL 0,5 Mb. 8.2 Förvaring av akter Leverantör ska se till att alla inkommande, upprättade eller utgående handlingar i verksamheten förvaras på ett betryggande sätt. Leverantör ska följa kommunens rutiner för förvaring av dokumentation, rutiner för gallring och arkivering av handlingar samt i tillämpliga delar Socialtjänstlagen och Socialstyrelsens föreskrifter om dokumentation. 19

20 9 Personal 9.1 Verksamhetsansvarig Ansvarig för verksamhetens utförande ska ha relevant högskoleutbildning och minst 18 månaders yrkeserfarenhet inom verksamhetsområdet eller utbildning enligt omvårdnadsprogrammet och minst fem års erfarenhet av omsorgsarbete inom verksamhetsområdet. Med relevant högskoleutbildning avses socionomexamen, social servicelinje, sjuksköterskeutbildning eller annan eftergymnasial utbildning som bedöms likvärdig. Med erfarenhet av omsorgsarbete menas arbete inom äldreomsorg som omsorgspersonal eller som arbetsledare. Kompetent arbetsledning ska finnas i nära anslutning till verksamheten. 9.2 Utbildning och kompetens Personal ska finnas med kompetens och erfarenhet så att kundens behov tillgodoses. Kunskap om språk, kultur, religion är viktigt. All personal ska ha ett rehabiliterande och funktionsuppehållande arbetssätt. Robertsfors kommun har som sin målsättning att all tillsvidareanställd personal skall ha utbildning enligt omvårdnadsprogrammet. Leverantören skall sträva efter att tillsvidareanställd vårdpersonal till 70 % ska ha lägst utbildning enligt omvårdnadsprogrammet eller minst 10 års erfarenhet som motsvarar den kompetensen. Leverantör ska aktivt verka för att tillsvidareanställd personal erbjuds utbildning motsvarande omvårdnadsprogrammet. Leverantör ska ta emot grundskolans och gymnasieskolans elever i deras yrkespraktik, och tillhandahålla handledning enligt Vård- och omsorgscollege, Västerbotten (VOC). 9.3 Lagar och avtal Leverantören har det fulla arbetsgivaransvaret utifrån lagar, föreskrifter och regler. 9.4 Tystnadsplikt Leverantör ska ansvara för att all personal inom verksamheten iakttar den tystnadsplikt som gäller för personal arbetande inom socialtjänst samt hälso- och sjukvård enligt sekretesslagen, kap Meddelarfrihet Leverantörens personal ska ha samma meddelarfrihet och meddelarskydd som offentliganställd personal. 9.6 Anmälningsplikt Leverantör ska: omedelbart vidta nödvändiga rättsliga åtgärder mot personal som misstänks för att ha begått brott riktade mot kunden enligt Lex Sarah. i varje enskilt fall, enligt ovanstående, avge rapport till beställaren vid rekryteringar begära in ett belastningsregisterutdrag. 20

21 10 Insyn och uppföljning 10.1 Allmänhetens rätt till insyn På begäran skall handlingar lämnas ut till kommunen, för att garantera allmänhetens insyn. (kommunallagen Kap3, 19a) Sådan information skall inte anses utgöra företagshemligheter enligt lagen om skydd för företagshemligheter (1990:409) Uppföljning av verksamhet Leverantör ska bistå kommunen med det underlag som krävs för uppföljning av att avtal och tillämpningsanvisningar efterlevs. Leverantör ska informera beställaren varje tertial (april, augusti, december) om verksamheten enligt angiven struktur för uppföljning. Verksamheter kommer via kvalitetsundersökningar, kundenkäter eller på annat sätt som kommunen finner lämpligt att följas upp. Årligen ska bokslut och i förekommande fall en revisionsrapport redovisas till kommunen 10.3 Statistik Leverantör har samma skyldighet som kommunen att lämna statistik och uppgifter som efterfrågas av nationella myndigheter och andra organisationer Verksamhetsberättelse Leverantören skall senast en månad efter ett verksamhets-/räkenskapsårs slut lämna en redogörelse över det föregående årets verksamhet. Denna ska innehålla uppgifter om utfört kvalitetsarbete, hur man arbetat med genomförandeplaner, personalens utbildningsnivå, uppgifter om åtgärder för kompetensutveckling och redovisning av klagomålshantering samt en sammanställning av verksamhetens volym med antal kunder och utförda timmar. 21

22 11 Leverantörens åtagande i vissa situationer 11.1 Ansvar för utskrivningsklara patienter Leverantören ska ansvara för att de kunder som är utskrivningsklar från sjukhus kan återvända till sin bostad. Eventuell utskrivningsklarkostnad är leverantörens ansvar. Beloppen regleras i förordningen om kommunens betalningsansvar SFS 1991: Rutiner vid dödsfall För bårtransporter av avlidna har dödsboet kostnadsansvar 11.3 Anlitande av tolk Leverantör ska vid behov se till att auktoriserad tolk finns att tillgå i den egna verksamheten Läkare/sjukhusbesök Vid behov ska personal eller annan lämplig person i akuta situationer följa med kunden till läkare eller sjukhus Miljöpåverkan Leverantör ska följa kommunens miljöbilsdefinition KS Miljöklass 2005, miljöklass El eller miljöklass Hybrid Högst 120 COn2/100km (5,0 l bensin/4,5 l diesel) Högst 5 mg partiklar/km (diesel) Högst 9,2 l bensin, 8,4 l diesel eller 9,7 m3 gas (alternativt bränsle) 11.6 Störningar Kommunen ansvarar för åtgärder om trygghetslarm inte fungerar. Leverantören ansvarar för leverans av larmen till kunden och ansvarar även för att dessa provlarmas i utifrån tillämpningsanvisningar trygghetslarm i bostaden Vid störningar av larmens funktion ska leverantör ansvara för att ev. behov av tillsynsbesök hos kunden utförs och att chefen för nattpatrullen meddelas om ev. behov av tillsynsbesök under natten. Leverantör med ansvar för hemtjänst i form av personlig omvårdnad ska ansvara för insatser och säkerhet för en kund även vid störningar som t.ex. svåra väderförhållanden eller bortfall av el, telefon och vatten. Kommunen tillhandahåller i sådana lägen evakueringsplatser i kommunen. I samband med evakuering skall leverantören ansvara för att en kund transporteras till den anvisade lokalen. Kundens behov av insatser ges även där av leverantören. 22

23 12 Information och marknadsföring 12.1 Information. Kommunens information om leverantörer utformas på ett likvärdigt sätt så att kunden kan göra en jämförelse. För att underlätta valet för kunden är leverantören är skyldig att bistå kommunen med den information som krävs för att producera informationsmaterial där respektive leverantör presenterar sig, sin vision, sina tjänster, profil och möjliga tillval av tilläggstjänster (se bilaga produktblad). Det är önskvärt att utförarna profilerar sig och tydligt framhåller det som leverantören kan erbjuda utöver grundtjänsterna. Profilområden kan exempelvis vara inriktning mot vissa målgrupper, arbetssätt eller kompetenser. Leverantören har möjlighet att ändra sin profil under avtalsperioden. Med utgångspunkt i mallen sammanställer kommunen ett gemensamt informationsmaterial som presenterar alla godkända leverantörer. Informationen kommer att finnas både som tryckt material samt på kommunens hemsida Inför införandet av hemtjänstval kommer samtliga kunder att vid ett personligt besök få information om leverantörer av hemtjänst. Biståndshandläggarna kommer också att informera om vilka leverantörer som finns att välja bland i samband med kundens val. Leverantören har rätt att marknadsföra sin verksamhet. Kommunen förutsätter att leverantören utformar sin marknadsföring på ett sådant sätt att kunden inte uppfattar det som påträngande och som i övrigt är etiskt försvarbart. Kommunen kommer att publicera information om olika leverantörs resultat, t ex Socialstyrelsen årliga öppna jämförelser och även andra uppföljningar och jämförelser som görs på initiativ av kommunen och av leverantören själv Informationsöverföring Leverantör ska kunna ta emot och lämna elektronisk information till kommunen på ett sådant sätt att uppgifterna kan hanteras av kommunens administrativa system. Informationen ska lämnas på ett sådant sätt att sekretess garanteras. Förteckning ska upprättas över olika typer av handlingar i verksamheten, t ex bokslut, verksamhetsberättelse, revisionsrapport, förelägganden från myndigheter mm. Förteckningen ska årligen sändas till kommunen. Utförd tid/insats ska föras över till kommunen, enligt tillämpningsanvisning för registrering av utförd tid. 23