RISKANALYS OCH RISKHANTERING VID UPPHANDLING OCH INKÖP

Transkript

1 RISKANALYS OCH RISKHANTERING VID UPPHANDLING OCH INKÖP Parul Sharma Head of CSR Compliance, Advokatfirman VINGE

2 Due diligence: internt och externt Integration and Maturity Due diligence; självbesiktning (hälsokontroll) Förmågan / kompetensen att förstå konsekvensanalyser inom hållbarhetsspektrumet Due diligence; besiktning och genomlysning av affären/affärspartner etc. Integration and Maturity.pptx 2

3 Health check/pre-due diligence Is there a board decision to embed CSR into company due diligence process? Is top management competent to take ample business decisions in relation to CSR? What historical risk over-view do you have in your company? Do you have a mapping of extra risky internal business departments? What CSR levels do we actually have in our company? What mandate, support, budget does the CSR/sustainability person/team have? Integration Upphmyndgh.pptx and Maturity.pptx 3

4 Huvudregeln är: Varje moment och avsnitt i din uppförandekod skall ha en åtgärdsplan som beskriver vad som behöver göras/åtgärdas om du exempelvis hittar miljöavvikelser eller barnarbete i kedjan! Att du respekterar barnkonventionen räcker inte- har du en åtgärdsplan för om du skulle hitta barnarbete i leverantörskedjan? Child labour remediation plan. Att du repsekterar mänskliga rättigheter och ILOs kärnkonventioner och ställer det som krav på dina leverantörer räcker inte! Konferens upphandling.pptx 4

5 Ledningsstruktur och styrning av hållbarhetsarbetet Förväntningar anpassas till utvecklingsgrad Grundläggande nivå Forts. Grundläggande nivå Utvecklad nivå (bas) Självbesiktning; due diligence Riskanalys för identifiering av mest relevanta hållbarhetsaspekter. Åtgärdsplan vid behov. Uppförandekod som täcker hållbarhetsaspekter. Interna riktlinjer och rutiner. Mål på kort/lång sikt som följs upp kontinuerligt (diskussionspunkt vid styrelsemöten). Utbildningsprogram för anställda. Identifiering av högriskanställda. Rutiner för incidenthantering. Krav i uppförandekod inkluderas i avtal med affärspartners/leverantörer (riskbaserat). Rutiner för uppföljning av åtgärdsplanen. Uppföljning av förändringar inom branschen som kräver ytterligare riktlinjer. Rutiner för sanktioner och disciplinära åtgärder vid överträdelse av uppförandekod (anställda och affärspartners). (Bolaget har någon erkänd certifiering/standard, t.ex. ISO, Global Compact.) Implementering i dotterbolag el.liknande. Rapportering enligt GRI. Helpdesk/intranät/motsvarande för anställda. Återkommande utvärdering av hållbarhetsarbetet. Hållbarhetsaspekter inkluderas i DD vid förvärv, inköp etc. Obligatoriskt, återkommande utbildningsprogram (e-learning och face-to-face). Externt vissel-blåsarsystem (utvärdering och ev. Implementering). Integration Upphmyndgh.pptx and Maturity.pptx Rutiner för återrapportering. Intern rapporteringskanal. 5 Ytterligare åtgärder beroende på riskprofil och resurser.

6 Intern förmåga/kompetens/kunskap viktiga aspekter i riskanalysen Riskanalys: har leverantören tagit reda på var i produktionskedjan det finns risk för oegentligheter? Uppförandekod: använder leverantören sin egen eller landstingets/regionens uppförandekod när de ställer krav på sina leverantörer? Plan: hur kontrolleras produktionskedjan och de egna underleverantörerna och hur informeras de anställda om arbetet med socialt ansvarstagande? Revision: hur ofta genomförs besök, hur kontrolleras att leverantörer i sin tur kontrollerar sina underleverantörer? Förbättringar: vilka förbättringar som ska genomföras och vilken är tidsplanen för det?

7 30 (20 MNC + 10 SMEs) Head of Procurement & CSR/ Sustainability Managers responded 2015 How do you work with supply chain and CSR or sustainable procurement? 19 responded: by letting supplier sign the CoC Other responses: We have a code but no one knows how to follow up or verify even if supplier signs it. We are not able to determine a business case. We send out self-assessments every year and keep them in a database. We have declared importance of good suppliers in our sustainability report, but we don t verify whether CoC is complied with. We have outsourced compliance through audits. Otherwise these things are more head office concerns not really changing line-management so much. We don t buy from China, we buy from Europe. (Source: The Academy for Human Rights in Business/CSR Sweden) andels.eng.sdgs Konferens upphandling.pptx - 7

8 Huvudregeln är: Varje moment och avsnitt i din uppförandekod skall ha en åtgärdsplan som beskriver vad som behöver göras/åtgärdas om du exempelvis hittar miljöavvikelser eller barnarbete i kedjan! Att du respekterar barnkonventionen räcker inte- har du en åtgärdsplan för om du skulle hitta barnarbete i leverantörskedjan? Att du repsekterar mänskliga rättigheter och ILOs kärnkonventioner och ställer det som krav på dina leverantörer räcker inte! Konferens upphandling.pptx 8

9 17 new global goals for sustainable development Konferens upphandling.pptx 9

10 WILL THE UN 2030 AGENDA REFRAME CORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY Contributing to the SDGs does not substitute mitigating risks in a companies own operations or value chain. Companies should still first and foremost ensure that they are not adversely impacting human rights, labor standards, environment, and anti-corruption before contributing to good. For example goal 9 (innovation) and sustainable procurement; CSR in Supply Chain. Konferens upphandling.pptx 10

11 andels.eng.sdgs - Providing workers in your supply chain with decent/ humane dormitories; Goal 1, 8, 12 11

12 andels.eng.sdgs Konferens upphandling.pptx - Providing workers in your supply chain with clean water and sanitation 12

13 Provide your suppliers with environmental and climate friendly skills and methods, and anti-corruption checks. andels.eng.sdgs Konferens upphandling.pptx - Compliance risks related to local laws governing human rights, labor rights, anti-corruption, tax and the environment in all countries of operation.

14 Risk of reputational damage if staff wages are below a living wage, including staff employed through contractors. Reputational and compliance risks relating to lack of living wage across the whole supply chain. Opportunities in inclusive business models, providing access to products and services by including people living in poverty in a company s value chain. e.g. as employees, suppliers or distributors, and empowering them through skills development and earnings. Providing access to products and services through inclusive business models may also help a company access new markets in developing countries. 14

15 Providing workers in your supply chain with decent/ humane dormitories; Goal 1, 8, 12 15

16 Providing workers in your supply chain with clean water and sanitation 16

17 Provide your suppliers with environmental and climate friendly skills and methods, and anti-corruption checks.

18 Huvudregeln är: Varje moment och avsnitt i din uppförandekod skall ha en åtgärdsplan som beskriver vad som behöver göras/åtgärdas om du exempelvis hittar miljöavvikelser eller barnarbete i kedjan! Att du respekterar barnkonventionen räcker inte- har du en åtgärdsplan för om du skulle hitta barnarbete I leverantörskedjan? Att du repsekterar mänskliga rättigheter och ILOs kärnkonventioner och ställer det som krav på dina leverantörer räcker inte! Konferens upphandling.pptx 18