Södertelge VBK. Hemmaarrangemang Brunnsängshallen. Stockholm Volley Cup. Serie A /PR

Transkript

1 Södertelge VBK Hemmaarrangemang Brunnsängshallen Stockholm Volley Cup Serie A /PR

2 Allmänt En viktig del av verksamheten är seriespelet, Stockholm Volley Cup för flickorna och Serie A för pojkarna. I detta PM skall vi fokusera på hur hemmaarrangemangen ordnas. Respektive lag som har ett arrangemang på hemmaplan ansvarar för att praktiskt genomföra dessa enligt anvisningarna och efter bästa förmåga. Vid behov av stöd och vägledning vänder man sig i första hand till oss: Peter Randén Hur genomförs arrangemanget, resultatrapportering peter.randen@telia.com Eva Randén Kiosk och servering eva.randen@hagaberg.fhsk.se Els-Marie Tidelius Hemsidan els-marie.tidelius@telia.com Ansvaret för arrangemanget Man kan beskriva två huvudsakliga ansvarsområden för att få ett arrangemang att fungera bra. Det ena handlar om att bemanna det hela och se till att det finns folk till alla uppgifter, att handla färskvaror och förbereda kiosken medan det andra handlar om att sköta själva tävlingen med spelschema, protokoll, resultatrapportering etc. Givetvis kan samma person vara ansvarig för bägge delarna, men det kan också vara delat. Viktigt att man pratar ihop sig inom det lag eller den träningsgrupp som är ansvarig. Inför säsongen försöker vi fördela ansvaret vid lagledargruppens möte i början på säsongen. I källaren skall det finnas en pärm med dessa instruktioner, blanketter, tävlingsbestämmelser, spelregler etc. Tag del av detta i god tid, men det mesta finns på Internet också.

3 Generellt ansvar Planering / Förberedelser: Göra ett schema för vilka personer som ska finnas i hallen under sammandraget. Några personer som hjälps åt på morgonen att sätta upp nät, sekretariat, kiosk osv. Några personer som sköter sekretariatet. Några personer som ansvarar för att allt plockas ned efter turneringen, lämpligen av ett flertal föräldrar i laget.det är bra att ha några som inte jobbat hela dagen som kommer och ställer iordning allt eftert tävlingen. Försäkra sig att de personer som ska vara funktionärer verkligen kommer. Gå igenom med funktionärerna vad som ska göras under turneringen. Se till att funktionärerna har nycklar så ni kommer in i hallen. Kiosk och servering Inför helgen stämmer man av med Eva vad som finns och vad som behövs. Normalt skall torrvaror och hållbara varor som dricka, kaffe etc finnas, medan man själv skaffar det som behövs av färskvaror. Sortimentet består normalt av varm korv och/eller ost- och skinktoast, frukt, Risifrutti och alla former av dricka. Visst godis förekommer, men vi försöker hålla en nyttig profil. Kylskåp finns i källaren, hämta upp efterhand. Tag gärna med en kylväska för kylvaror uppe i hallen. Elförsörjningen sker med långa förlängningssladdar från två uttag vid vikväggen. Viktigt att fördela belastningen mellan dessa två, annars riskerar man att proppen går. Det skall finnas två långa sladdar till detta. Redovisningen av kassan och gjorda utlägg görs enligt instruktionen på blanketten som finns på hemsidan, i pärmen och vid kassaskrinet. Pengar betalas till Plusgiro och redovisning med kvitton lämnas till klubblokalen/kassören. Efter turneringen: Plocka ned allt igen och städa i hallen. Diska köksredskap! Skriva en artikel till hemsidan som refererar händelserna under dagen. Lägg in på hemsidan själv eller mejla till Els-Marie eller Peter. Du kan logga in med roll laginformation och lösenord matchreferat.

4 Tävlingsledare Tävlingsledaren är huvudansvarig för turneringen och ska vara tillgänglig under turneringen. Skriva ut spelprogrammet från under Ungdomsvolley > Seriespel > Säsong 200x-200y > Spelprogram. Kopiera upp 2 st i A3 format att tejpa upp på väggen och 2 st i A4 format till sekretariatet. På samma webbsida finns också länkar till PM och För arrangören. På sidan För arrangören laddar man hem den Excelfil som man rapporterar resultat i under dagen. Vi strävar efter att ha en dator på plats i sekretariatet. Det underlättar resultatrapporteringen avsevärt, eftersom det skall rapporteras in i Excel samma dag. Inventera i god tid och förbered genom att ladda hem spelprogrammen i Excelformat kvällen innan. Rapportering i Excel-filen och framför allt ändringar av spelchema kräver lite träning. Förbered dej genom att öva på någon gammal fil och läsa på instruktionerna. Och prata med någon som kan! Bärbar dator (utan Internetanslutning) finns att låna i klubblokalen. Vill du briljera med utskrifter av resultat under dagen kan du ta med egen skrivare. Kontrollera att banmarkeringsskyltar och protokoll i tillräcklig mängd finns tillgängligt. Olika protokoll för Volley 2000 och Volleyboll. Skriv också ut Inför sammandraget under nyheter på och ta med till sekretariatet. Kontrollera om det är några förändringar. Spelprogram och information görs och publiceras senast på fredag eftermiddag inför turneringen. Avgör om Matchens Lirare skall utses och i så fall om det skall delas ut något litet pris. Under turneringen: Var på plats minst en timme före utsatt tävlingsstart för att sätta upp nät, kiosken samt sekretariat. Bläddror, visselpipor, protokoll och skrivbrädor, pennor skall finnas i en låda i förrådet. Näthöjder: Kids Volley Volley 2000 P/F U11 2,00 m P/F U13 2,00 m P/F U15 2,00 m Volleyboll FU17 2,10 m PU17 2,24 FU19 2,18 m PU19 2,35 Använd mätsticka eller måttband och kontrollmät. Märk ut Plan 1, 2 & 3. Ta fram tre matchbollar. Olika bollar för olika klasser: P/F U11-13 spelar med den lätta (200g) Mikasa 200 bollen, P/F U15 Svart och Röd spelar med den ordinarie matchbollen (260g), övriga färger får välja. Se Tävlingsbestämmelser för

5 Volley U17 och U19 spelar med ordinarie 260g boll. Ta emot anmälningar från lagen när de kommer. Eventuellt hjälpa lagen via mikrofon att komma ihåg att de ska anmäla sig. Samla in spelarlistor från varje lag. Kontrollera att anmälda deltagare har licens, dvs finns med på spelklarlistor utskrivna från Internet som lagen skall uppvisa. Sparas under sammandraget. Förbered protokoll inför matcherna och placera på underlägg. Det finns risk att det är något lag som uteblivit och då är det dags att vara snabb och kreativ och framförallt att ha läst på instruktionerna för Excel-rapporteringen. Det troliga är att seedningen ska göras om och lagen ska flyttas upp enligt instruktion. Hälsa välkomma och meddela om det är något lag som inte kommer. Kör igång de första matcherna. Försök att sätta igång de första matcherna även om det är förändringar i spelprogrammet och jobba med förändringarna medan spel pågår för att undvika förseningar. Poängtera att övertramp med en fot är tillåtet vid serve och om vissa matcher/set börjar med t ex 7-7 enligt PM för dagen. Samla in protokoll under dagen och för in resultaten i Excel-filen samt skriv efterhand upp resultaten på anslag på väggen. Spara protokollen. Om Matchens Lirare utses under tävlingen är det lämpligt att annonsera dem efterhand och dela ut det lilla priset. Någon sammanställning på webben blir det inte denna säsong så uppgiften behöver inte föras in i Excel-filen. Efter turneringen: Excelfilen/filerna med införda resultat skickas samma dag till ungdom.stockholm@volleyboll.se Spara protokoll och spelarlistor någon vecka, tills allt är publicerat på Internet och alla haft chansen att protestera. Det vanligaste misstaget är att något set skrivits in med fel lag som vinnare, vilket får konsekvenser i resultatet. Då kan det vara bra att kunna kolla.