Upplands Väsby kommun Hanteringsanvisningar Slutversion inför

Transkript

1 Att hantera start av ny förskola Ansökan i form av ett ifyllt formulär Underlag till beslut Tjänsteutlåtande Avknoppning, etablera nya förskola Beslut tas i nämnd Att utföra tillsynsbesök Schema för inplanerade tillsynsbesök Lex Lex Att utföra tillsynsbesök Lista över när en bör besökas nästa gång Nej Pärm hos sakkunning Att utföra tillsynsbesök Beslut om tillsynsbesök Rapport från tillsynsbesök Tjänsteutlåtande som redogör för hela årets tillsynsbesök Beslut om indraget tillstånd Tillsynsbeslutet och mallen för tillsyn skickas till en som ska besökas Att utföra tillsynsbesök Underlag inför besöket Nej Hos sakkunnig Filmer, böcker, styrdokument från förskolan Att hantera anmälan till skolinspektionen Anmälan från vårdnadshavare och beslut från skolinspektionen Yttrande till skolinspektionen Beslut från skolinspektionen Uppföljning av beslut Att besluta om bidrag till skola Ansökan med bilagor Beslut Beslutsunderlag vid avslag av ansökan Gäller även förskola Att hantera skolpliktsärenden Anmälan via skolan Brev till vårdnadshavare Sammanställning av kontakt med vårdnadshavare Att hantera skolpliktsärenden Mottagningsbevis från vårdhavare Lex Lex 1 av 8 Utskrivet

2 Att hantera avtal med Underlag om elev för beslut om att skolor och kommuner ingå avtal (för- och grundskola samt gymnasiet) Att hantera ansökan om vårdnadsbidrag Ansökan och intyg från försäkringskassan Beslut Pröva sekretess. Underlagen kan behövas för framtida beslut om eleven. Avtalen tecknas årligen. Att hantera skjuten skolplikt Brev från rektor Beslut av avdelningschef Elev: följa Statistikrapportera till SCB Fil Alvis H-mapp 2 år generell process Fil skapas i Alvis och överförs genom inlog på SCB:s hemsida. Återrapport sparas i pärm. Elev: följa Statistikrapportera till SCB Återrapport från SCB Nej Pärm 2 år Studieredovisa till CSN Fil Alvis G-mapp 2 år Fil skapas i Alvis och överförs via annat system (Semafor/CGI/Logica) till CSN. Att distrubiera nationella prov Sammanställning av antal som beställs Nej I mejlbox Att genomföra utvärdering av utförare Studentenkäter Nej 2 år Utförs av ett externt företag Att genomföra utvärdering av utförare Rapport Tjänsteutlåtande Att hantera tillsyn av utförare Återkopplingsrapporter från årsrapporterna Återkopplingsrapport Samtliga årsrapporter finns i samverkande kommuners gemensamma mapp i Dropbox Att anlita utförare Förlängning och sägning av avtal Lex Lex 2 år efter utgånget avtal Att ansöka om statsbidrag (lärling, asylsökande mfl) Ansökan Uppföljning Lex Lex 10 år Rapport presenteras i nämnd och bevaras i tjänsteutlåtande och protokoll 2 av 8 Utskrivet

3 Att ansöka om statsbidrag (lärling, asylsökande mfl) Utbetalningar av statsbidrag Se anmärkn Besluten är i form av utbetalt statsbidrag och hanteras hos S&P Ekonomiavdelningen Att hantera SFI-bonus (hörde ) Att hantera SFI-bonus (hörde ) Att anlita utförare av lärlingsplatser Rekvirering av kostnader Inloggning på Skolverkets hemsida Papperskopia sparas i pärm på administration Vuxenutbildn. Ansökan om SFI-bonus görs av elev Nej Ansökan sparas i pärm administration Vuxenutbildn. Ansökan om lärlingsplats görs av Alvis Alvis eleven 10 år Att anlita utförare av lärlingsplatser Skolan antar eleven (görs av skolan) Alvis Alvis Att anlita utförare av lärlingsplatser Lärlingskontrakt - inkommer från skolan (papper el elektroniskt) Excelfil Papperskopia sparas i pärm på administration Vuxenutbildn. 2 år efter Om kontrakt ej inkommer utgånget avtal kontaktas skolan för att de ska skicka in dem Att hantera ansökan Komplettering Att hantera ansökan Avslag/godkännande Alvis Via mejl eller SMS. Loggas eventuellt i Alvis. Att anta elever Delegationsbeslut om antagning till den kommunala vuxenutbildningen Görs av vux-administratörer Att anta elever Indelning i grer Alvis Alvis Att anta elever Information om antagna elever till utbildningsanordnare Alvis Alvis skolgång skolgång Information från anordnare om vilka elever som dykt Alvis Alvis Närvarorapportering till CSN Alvis Alvis samt Semafor/CGI/Logica 3 av 8 Utskrivet

4 skolgång Att bekräfta betyg Ändringar i studier som elever gör Notering att eleven slutat Alvis Alvis samt även ibland i pärm på admin. Vux Betygskatalog Alvis Pärm Arkiveras efter 4 år och då årsvis sorterat på personnummer eller kurs. Fundera på hur dessa sorteras i arkivet för återsökningens skull. 3 år Att bekräfta betyg Betyg Alvis (görs av skolan) Alvis På UBN kollar man det elektroniska betyget mot det befintliga i betygskatalogerna och markerar att de överenstämmer. Betyg utfärdade tidigare än 2008 ligger i ProCapita. Dessa borde nu ha överförts till Alvis. Att hantera ansökan (SFI) Ansökan (papper) Pärm 3 år Läggs in i Alvis av administratörer Att hantera ansökan (SFI) Godkännande av plats Alvis Alvis samt även ibland i pärm på admin. Vux Utbildningsanordnarna kallar elev Att anta elever till SFI (samma som för yrkes och grundvux) Delegationsbeslut om antagning till utbildning i svenska för invandrare Att anta elever till SFI (samma som för yrkes och grundvux) Godkännande av nämd 1 gång/år om elevers skolgång Nej Nämndprotokoll s i protokollet skolgång (SFI, yrkes-, grundvux) Grindelning Frånvarohantering och ändringar Notering att eleven slutat Alvis Alvis Sköts av anordnarna skolgång (SFI, yrkes-, grundvux) Registrering Alvis Alvis skolgång (SFI, yrkes-, grundvux) Kallelse Sköts av anordnarna 4 av 8 Utskrivet

5 Att bekräfta betyg (SFI, yrkes-, grundvux) Betygskatalog Alvis Pärm Arkiveras efter 4 år och då årsvis sorterat på personnummer eller kurs. Fundera på hur dessa sorteras i arkivet för återsökningens skull. Att anta elever till särvux Ansökan Avtal Att anta elever till utbildningar Avtal Avtal skrivs för: gymnasiesärskola, förlängda studier, avtalsplatser, individuellt alternativ och yrkesintroduktion om ej kommunal skola där prislista följs. i avvaktan på utredning av gallringsfrist. skolgång (särvux) Kallelse Grindelning Registrering Frånvarorapportering skolgång (särvux) Notering att eleven slutat Alvis Alvis Att hantera betyg (särvux) Betygshantering Ändringar i elevregistreringar Ändringsblankett från studievägledare eller mejlutskrift Alvis Alvis eller pärm på admin. Vux kommer in via telefon och mejl Hantera rkommunal ersättning (elever studerar i andra kommuner) Pappersansökan som eleven dragit ut ifrån Alvis Nej Pärm Hantera rkommunal ersättning UVK skriver på ett godkännande 5 av 8 Utskrivet

6 Hantera rkommunal ersättning Överenskommelse om rkommunal ersätting Ligger eventuellt som i nämdprotokoll Hantera rkommunal ersättning (elever från andra kommuner studerar i UV) Hantera rkommunal ersättning (elever från andra kommuner studerar i UV) Hantera rkommunal ersättning (elever från andra kommuner studerar i UV) Besked om antagning i Upplands Väsby kommun Alvis Alvis När besked inkommit antas eleven i Alvis Nekande besked om antagning Alvis Alvis Kopia av besked skickas till den som ansökt om plats Överenskommelse om rkommunal ersätting Hantera kursutbud Kursprogram Alvis (görs av skolan) Ligger eventuellt som nämdbeslut i nämdprotokoll Studievägledarna får detta skickat till sig skolgång Fakturaunderlag ifrån utbildningsanordnare Oftast i mejl. Ibland i Raindance Raindance, men oftast i pärm på admin. Vux 10 år Attesteras av Vux, skickas sedan till ekonomienheten skolgång (SFI, yrkes-, grundvux) Fakturor Raindance/Alvi s Raindance/Alvis 10 år Data/underlag tas ut från Alvis, fil (som blir sparad i Alvis) skickas till ekonomin och de skapar fakturor som sedan attesteras av Vux i Raindance skolgång (särvux) Fakturor 10 år Ta betalt för elever från andra kommuner Fakturaunderlag (halvårsvis) per kommun Tas ut ur Alvis Alvis 2 år Skickas till ekonomienheten Att hantera ansökan om barnomsorg utöver riktlinjerna Handlingar om barnomsorg utöver riktlinjerna - ansökan och beslut med bilagor - korrespondens med vårdnadshavare - Överklagan 6 av 8 Utskrivet

7 Utföra egenkontroll Inhämtning av data Analys av datat Handlingsplan Riskanalys (vid behov) Uppföljning Verksamhetsberättelser Flerårsplan Stratsys Stratsys Hantera remisser om start av ny friskola från Skolinspektionen Obesvarad remiss: Remiss Beslut från Skolinspektionen Postlista Hantera remisser om start av ny friskola från Skolinspektionen Besvarad remiss: Remiss Remissvar Beslut från Skolinspektionen Att hantera omprövning av utbildningsnämndens beslut (skolskjuts mfl) Begäran om omprövning Beslut att ompröva Nytt beslut Lex Lex Se anmärkn Förslag till frist: Omprövningsärenden s i enlighet med originalärendet Att hantera överklagan av utbildningsnämndens beslut (skolskjuts mfl) Överklagan Överklagan skickas till förvaltningsdomstolen Kopia bevaras tillsammans med den ursprungliga ansökan. Att hantera skolgång eller barnomsorg i annan kommun Att hantera ansökan Samverkansavtal - rkommunala elever Komplettering Lex Lex Att hantera ansökan Avslag/godkännande Via mejl eller SMS. Loggas eventuellt i Alvis. Skolskjuts av särskilda skäl Ansökan Underlag Delegationsbeslut 7 av 8 Utskrivet

8 Att hantera ansökan om skolskjuts Handlingar om skolskjuts - ansökan och beslut med bilagor - korrespondens med vårdnadshavare - Överklagan Att hantera avslag om skolskjuts Ansökan och beslut med bilagor Korrespondens med vårdnadshavare Beslut om avslag Skolskjutsfrågor hanteras normalt av Väsby Direkt, avslag hanteras av KVK UBN 8 av 8 Utskrivet