Att jobba för HFAB. Handbok för entreprenörer

Transkript

1 Att jobba för HFAB Handbok för entreprenörer

2

3 HFAB det självklara valet när du tänker bostad i Halmstad Ett tryggt och trivsamt hem är grunden i ett bra liv. Det är också grunden för HFAB:s verksamhet. Som leverantör och samarbetspartner är du välkommen att hjälpa till att leva upp till vår devis HFAB det självklara valet när du tänker bostad i Halmstad, oavsett vilken typ av tjänst du hjälper oss med. I denna entreprenörshandbok beskriver vi vår syn på oss själva och hur vi vill att vårt samarbete med dig och ditt företag ska fungera. Det är inga konstigheter utan handlar bara om professionellt arbete, sunt förnuft och en positiv attityd. Vi ska göra ett bra jobb tillsammans, ha roligt och se till att våra hyresgäster har det bra hos oss. Hjärtligt välkommen till oss! Elin Tängermyr Affärsområdeschef Bostad 3

4 4 Våra bostadsområden

5 Innehåll HFAB Halmstads största bostadsföretag 6 Ett starkt varumärke 6 HFAB:s affärsidé 7 Känn dig utvald! 7 Hyresgästen är alltid nummer ett! 8 Våra hyresgäster ser dig som en representant för HFAB 8 Ett trevligt uppträdande är en självklarhet 9 Sekretess 10 Tydlig information till hyresgästen och rapport till oss 10 Avisering av större arbeten 11 Arbetstid i lägenheterna 11 Så här jobbar vi i HFAB 12 Först HFAB-skola för våra entreprenörer sedan får du ett HFAB id-kort 12 Nycklar finns ute på våra husvärdskontor 13 Parkering 13 Elsäkerhet 14 Lånade utrymmen 14 Snyggt och städat när du är färdig 14 Kvalitetskontrollera ditt eget jobb 15 Välkommen som partner till HFAB! 16 Försäkran med underskrift 17 5

6 HFAB Halmstads största bostadsföretag Halmstads Fastighets AB är ett av Sydsveriges största bostadsbolag. Vi har utvecklats sedan 1942, genom fastighetsköp, byten och egen byggnation. Nu har vi hyreshus från alla årtionden, marklägenheter, citylägenheter, bostäder i mindre tätorter och nyproducerade lägenheter. Sammanlagt har HFAB cirka hyreslägenheter i Halmstad med omnejd. Ingen annan hyresvärd i Halmstad kan erbjuda samma bredd och kvalitet, med hög tillgänglighet och snabb, effektiv husvärdsservice. Oavsett var i livet man befinner sig och vilka bostadsbehov och önskemål man har, kan HFAB erbjuda en attraktiv lägenhet och en bra boendemiljö. Som vår samarbetspartner är du med och stärker vår position och hjälper oss att nå våra mål. Ett starkt varumärke I takt med att antalet produkter, tjänster och erbjudanden ökar i samhället och blir allt svårare att skilja åt ökar också vikten av att ha ett starkt och tydligt varumärke. HFAB konkurrerar både med andra hyresvärdar och med andra upplåtelseformer såsom bostadsrätter, radhus och villor. Allt det vi och våra samarbetspartners och leverantörer gör för oss, påverkar vårt varumärke. När du och ditt företag gör ett bra jobb åt oss, blir våra hyresgäster nöjda och HFAB starkare. Då kan både du och vi vara stolta över din insats. 6

7 HFAB:s affärsidé HFAB ska på ett affärsmässigt sätt utveckla och erbjuda ett attraktivt boende i hyresrätt. Affärsidén ställer krav på oss i alla led. Du och våra övriga leverantörer spelar en mycket viktig roll för att vi ska klara av vår affärsidé. När du gör ett professionellt och bra jobb för oss och för våra hyresgäster, stärker du HFAB och bidrar till att förverkliga vår affärsidé. Känn dig utvald! Vi har alltid våra hyresgästers bästa för ögonen. Därför har vi mycket höga krav på de entreprenörer vi anlitar och alla får också en genomgång när jobbet ska påbörjas om vad som gäller hos oss. Entreprenörer som gör arbeten inne i våra hyresgästers lägenheter ska också genomgå vår HFAB-skola, en tvåtimmars utbildning som hålls varje månad under året. Vid varje upphandling får vi in en mängd offerter från olika företag. Konkurrensen är stenhård, så de entreprenörer vi anlitar kan känna sig utvalda, även du och ditt företag. Som anlitad entreprenör är du en mycket viktig HFAB-partner. Vi har stort förtroende för dig och ser fram emot ett gott samarbete. 7

8 Hyresgästen är alltid nummer ett! Din insats är viktig för att vi ska lyckas göra ett ännu bättre arbete för nöjdare hyresgäster. Våra hyresgäster ser dig som en representant för HFAB När du kommer till kunden presenterar du dig givetvis, legitimerar dig med ditt HFAB id-kort och berättar vad du ska göra, hur lång tid du beräknar att arbetet tar, och om du behöver lämna lägenheten under arbetet och återkomma senare. Redan när du presenterar dig är det viktigt att du talar om att du arbetar för HFAB. Hyresgästen ser dig som en representant för hyresvärden. Därför är ditt uppträdande viktigt, inte bara för det företag du kommer ifrån, utan även för oss på HFAB. Vår personal lägger stor vikt vid att uppträda korrekt och professionellt och alltid ha våra hyresgästers bästa för ögonen. När du arbetar för HFAB utgår vi från att du uppträder på samma sätt. 8

9 Ett trevligt uppträdande är en självklarhet När du arbetar hos våra hyresgäster förväntar vi oss att du representerar oss på ett bra och förtroendeskapande sätt. Hel och ren är en självklarhet, ett motto som alltid gäller hos våra anställda och entreprenörer. Det är heller inte lämpligt att ha kläder med provocerande utseende eller framtoning. Rasistiska symboler och budskap accepterar vi aldrig. Rökning är självklart inte tillåtet inomhus eller på våra hyresgästers balkonger. Hyresgästens toalett får endast användas om hyresgästen gett tillstånd, och det är inte tillåtet att vistas i andra rum än där arbetet utförs. Lås alltid dörren, även under den tid du arbetar i lägenheten, om hyresgästen inte är hemma. Det är ju inte säkert att du hör om någon ovälkommen smyger sig in. Om mobiltelefonen ringer under arbetstid och när hyresgästen är hemma, försök hålla samtalet så kort som möjligt och ring upp igen när du lämnat lägenheten. Tänk också på att musik från medhavd radio kan upplevas som störande, håll en rimlig volym. Tänk på att lägenheten är någon annans hem. 9

10 Sekretess Vi värnar självklart om våra hyresgästers integritet. Som anlitad entreprenör har du precis som våra egna medarbetare tystnadsplikt för det du ser, hör och läser om hos våra hyresgäster och hos oss. Det är egentligen bara fråga om sunt förnuft och respekt för andra människor. Tydlig information till hyresgästen och rapport till oss Boka och bestäm tid med hyresgästen om du inte har fått tillåtelse att gå in med nyckel. Om du av någon anledning kommer sent till en bokad tid är det viktigt att du ringer hyresgästen och meddelar detta. När jobbet är klart eller du måste avbryta för att senare återkomma så lämna HFAB:s fastighetsskötarmeddelande i lägenheten eller personligen till hyresgästen om denne är hemma. På blanketten anger du också vart hyresgästen kan vända sig med frågor om ditt jobb. Det är viktigt att hyresgästen får reda på status på jobbets utförande och om du är färdig eller avser att återkomma för att göra klart. Det går ju också bra att muntligen informera hyresgästen men det är alltid bra att lämna meddelandelappen. När ditt arbete är helt färdigt ska du avrapportera det till HFAB. Om du har tillgång till vår entreprenörsportal så ska jobbet avrapporteras där, annars får du rapportera via mail. 10

11 Avisering av större arbeten Större underhållsarbeten ska skriftligen aviseras till hyresgästen innan du påbörjar arbetet, normalt sett fem arbetsdagar innan arbetet påbörjas. Alla som bor i huset ska informeras om vilket arbete som ska göras, hur lång tid det tar och hur det eventuellt påverkar de boende. All skriftlig kommunikation med hyresgästen när arbetet är påbörjat, till exempel uppgifter om när du kommer och går, och när jobbet är klart, gör du på HFAB:s blankett för fastighetsskötarmeddelande som finns på alla husvärdskontor. Stäm alltid av hur aviseringen ska gå till med aktuell projektledare eller berört husvärdskontor innan jobbet startar. Arbetstid i lägenheterna Vi vill att våra hyresgäster ska kunna börja sin dag i lugn och ro och kunna ha ett så normalt liv som möjligt även när det pågår ett arbete i lägenheten. Därför är det viktigt att du inte går in i en lägenhet före klockan 8.00 och inte arbetar efter 17.00, om du inte har kommit överens med hyresgästen om något annat. Tänk på att även andra hyresgäster kan störas av arbetet så visa hänsyn till grannarna. 11

12 Så här jobbar vi i HFAB Som anlitad entreprenör är du en viktig partner. Våra regler och arbetssätt är till för att vi ska jobba bra tillsammans! Först HFAB-skola för våra entreprenörer... För att du ska få hämta ut nycklar till och arbeta i våra lägenheter krävs att du genomgår HFABskolan, en tvåtimmars utbildning som anordnas varje månad under året. Efter genomförd utbildning får du ditt HFAB id-kort som används för att legitimera dig för våra hyresgäster och på husvärdskontoren....sedan får du ett HFAB id-kort Bär alltid ditt HFAB id-kort väl synligt. Visa id-kortet vid första kontakten med en hyresgäst, det skapar trygghet och förtroende. HFAB kräver att alla entreprenörer som gör arbeten inne i en lägenhet har ett HFAB id-kort. Du måste också ha HFAB id-kort för att kunna hämta ut nycklar till lägenheter på våra husvärdskontor. 12

13 Nycklar finns ute på våra husvärdskontor Lägenhetsnycklar och fastighetsnyckel som du behöver för ditt arbete hämtar du på våra husvärdskontor 1 mellan klockan 7.00 och 7.30 samt och måndag till fredag. Nycklar till lägenheter ska återlämnas varje dag senast klockan och får alltså inte behållas även om arbetet tar mer än en dag. Om du blir försenad, eller av något annat skäl inte kan lämna nyckeln som överenskommet, måste du meddela husvärdskontoret där du hämtade nyckeln. Tänk på att nycklar representerar stora värden. Parkering De parkeringsbestämmelser som gäller inom en fastighet, gäller även för våra entreprenörer. Var ett föredöme för de boende. Undvik att köra in och parkera på gårdarna, de är avsedda för gående och lekande barn. Om du måste köra in på en gård för att lasta av verktyg och material, kör sakta och tänk på att parkera så att ditt fordon inte hindrar utryckningsfordon, färdtjänst och andra transporter. Lasta ur det du behöver och flytta sedan din bil till markerad p-plats. Tänk också på att stänga eventuella grindar. Parkering på gräsmattor är inte tillåtet. 1. Husvärdsområde Oskarström endast klockan

14 Elsäkerhet All elektrisk utrustning som maskiner, arbetsbelysning, personlig utrustning och elmaterial ska vara i fullgott och säkert skick. Se också till att alla el-arbeten och installationer är säkra under hela arbetets gång och inte innebär någon risk för hyresgästen eller andra. Efter utfört arbete i elanläggningar ska egenkontrollblankett alltid fyllas i och bifogas fakturan. Lånade utrymmen De utrymmen du lånar tillfälligt, som lager för din utrustning och ditt material, ska städas noggrant när arbetet avslutas. Utrustning och material får endast lagras där du får tillstånd av husvärden. Snyggt och städat när du är färdig Det är viktigt att du städar efter dig om det har blivit skräpigt eller smutsigt under arbetet. Vid större arbeten ska arbetsstället täckas med täckplast eller liknande för att skydda hyresgästens möbler och annat i lägenheten. Täck även dörröppningar till andra rum om jobbet dammar. Om det inte är lämpligt att ta av sig skorna under ett arbete är skoskydd en bra lösning för att inte smutsa ner. Ta med allt skräp från lägenheten, trapphuset och fastigheten. Skräp får inte slängas i hyresgästens sopor eller i miljöstationen på gården. 14

15 Kvalitetskontrollera ditt eget jobb När ditt uppdrag är färdigt ska du alltid kontrollera ditt eget arbete noggrant. Ser det bra ut? Fungerar allt som det ska? Ditt arbete kan komma att stickprovskontrolleras av HFAB och återrapporteras till det företag som är ansvarigt för arbetet. Vid arbeten med bonusfond, tillval eller felanmälan får hyresgästen normalt en kvalitetsenkät efter utfört arbete. Där har hyresgästen möjlighet att berätta hur nöjd denne är med det arbete som utförts, hur kontakten och bemötandet varit från alla inblandade. 15

16 Välkommen som partner till HFAB! Vi ser fram emot ett gott samarbete, och vill gärna ha dina förslag och synpunkter på hur vi kan göra ett ännu bättre jobb tillsammans. 16

17 Försäkran Jag har läst HFAB:s entreprenörshandbok, förstått vad ni förväntar er av mig och mitt arbete, och accepterar villkoren.... Datum... Underskrift... Namnförtydligande... Företag Skriv på, riv ut och lämna till din närmaste chef/arbetsledare, som sedan omgående skickar in till ansvarig person på HFAB. 17

18

19

20 Halmstads Fastighets AB Box Halmstad Fredrik Ströms gata 6 Tel: Fax: E-post: info@hfab.se 20