Dubbel bokföring klassificering i två dimensioner Bengt Bengtsson

Transkript

1 Dubbel bokföring klassificering i två dimensioner 2011 Bengt Bengtsson

2

3 Klassificering i två dimensioner Bokföring av ekonomiska händelser för affärsmän och företagare har förekommit allt sedan skrivkonstens uppkomst. I urminnes tider hade man troligen s.k. enkel bokföring, men i slutet av 1400 talet konstruerade den italienske munken och matematikern Pacioli ett system för dubbel bokföring. Denna bokföringsmetod har nu tilllämpats i över 500 år. Det är ofta inte bara företaget självt som har intresse av dess bokföring, utan också ett stort antal andra intressenter. Exempel på sådana intressenter är långivare, anställda, kunder, leverantörer, aktieägare och skattemyndigheter. Kraven på att bokföringen görs på ett fullgott och upplysande sätt är därför omfattande och det finns ett flertal lagar och rekommendationer på detta område. Begreppet bokföring kan härledas ur det faktum att man för noteringar i bok över företagets affärshändelser. För inte så länge sedan skrev man för hand i bokföringsböcker, adderade siffror på en räknemaskin, flyttade summor från en bok till en annan (från en rapport till en annan) och gjorde grupperingar av olika slag. Det var då relativt lätt att följa de olika momenten som bokföringen utgjorde. I dag använder man oftast dator. Denna dator gör samma saker som man utför vid bokföring för hand. Det är bara det att vi inte ser det. Dubbel bokföring leder fram till att man får information om två saker samtidigt, nämligen vad företaget har och varför. Begreppet "vad" innefattar två möjliga företeelser. Den ena företeelsen är tillgångar och den andra är skulder. Tillgångarna skall ses som företagets resurser och skulderna utvisar på vilket sätt företaget har skaffat sig dessa resurser. Skulderna är ett uttryck för företagets finansiering. Begreppet "varför" innefattar också två möjliga företeelser. Den ena företeelsen är intäkter och den andra är kostnader. Intäkterna skall ses som periodens inflöde av ekonomiska fördelar som är en konsekvens av företagets leverans av prestationer till sin omvärld. Kostnaderna kan beskrivas som företagets förbrukning av egna eller andras resurser. Kostnader uppkommer t.ex. genom att företagets maskiner förbrukas genom förslitning eller av andra orsaker eller genom att man t.ex. hyr lokaler av någon. Ytterligare ett exempel på kostnad är ett företags försäljning av varor. Samtidigt som detta leder till en intäkt uppkommer också en kostnad genom att varorna säljs och därmed också är förbrukade som en resurs för det levererande företaget. Vad vi kan lära oss av det hittills sagda är att det finns fyra olika slag av företeelser i företagets dubbla bokföring, nämligen tillgångar, skulder, intäkter och kostnader. Tillgångarna och skulderna utvisar tillsammans vad företaget har vid en viss tidpunkt. Skillnaden mellan tillgångar och skulder brukar kallas eget kapital eller förmögenhet. Tillgångarna är en pluspost och skulderna en minuspost vid beräkning av förmögenheten eller det egna kapitalet. Även det egna kapitalet kan ses som en skuldpost, nämligen företagets skuld till ägaren. Denna skuld är inte bestämd till sitt värde utan förändras med skillnaden mellan företagets intäkter och kostnader. Det företaget har vid en viss tidpunkt sammanställs i en s.k. balansräkning. Denna balansräkning är den ena dimensionen av den dubbla bokföringen. Intäkterna och kostnaderna utvisar varför det egna kapitalet förändrats under en viss period. Skillnaden mellan intäkterna och kostnaderna utgör företagets vinst eller förlust. Om intäkterna är större än kostnaderna föreligger vinst. Om kostnaderna däremot är större än intäkterna föreligger förlust. Vid vinst ökar det egna kapitalet i balansräkningen och vid förlust sker en minskning. Intäkterna är en pluspost i beräkningen medan kostnaderna är en minuspost. Tillsammans utgör intäkterna och kostnaderna den s.k. resultaträkningen. Denna resultaträkning är den andra dimensionen av den dubbla bokföringen. Ännu en gång, dubbel bokföring är att förklara vad och varför i ett enda sammanhängande moment, där värdet av vad och varför är lika mycket. Detta innebär också att förändringen i balansräkningen och förändringen i resultaträkningen

4 är densamma. Det är detta som är den dubbla bokföringens kärna. Nedan görs ett försök till beskrivning av dubbel bokföring. Exemplet utvisar två affärshändelser. Affärshändelse nr 1 avser att företaget utfört ett uppdrag för utomståendes räkning och för detta erhållit kr. Affärshändelse nr 2 avser företagets hyra av t.ex. verkstadslokal. Händelse Beskrivning Konto Balans Resultat 1 Pengar i kassan för utfört uppdrag Pengar från kassan för betald lokalhyra Förmögenhet / Vinst Av exemplet framgår att företaget haft intäkter på kr och kostnader på kr och således skapat en vinst på kr. Denna vinst har ökat företagets förmögenhet med just kr. Vad var det vi gjorde i affärshändelse nr 1? För det första har vi konstaterat att vi fått en ökning av tillgångar i balansräkningen och för det andra att vi fått en ökning av intäkter i resultaträkningen. Vi har således samtidigt klassificerat händelsen på två sätt, som en ökning av en tillgång och som en ökning av en intäkt. Vad var det vi gjorde i affärshändelse nr 2? För det första har vi konstaterat att vi minskat våra tillgångar i balansräkningen och för det andra att vi ökat våra kostnader i resultaträkningen. Klassificeringen av denna händelse har därför också gjorts på två sätt. Dubbel bokföring är just det vi visat ovan, dvs. att man klassificerar affärshändelser på två sätt samtidigt. Nedan visas de klassificeringsmöjligheter som finns vid dubbel bokföring. 1. Händelsen är en ökning av tillgångar - debitering 2. Händelsen är en minskning av tillgångar - kreditering 3. Händelsen är en ökning av skulder - kreditering 4. Händelsen är en minskning av skulder - debitering 5. Händelsen är en ökning av intäkter - kreditering 6. Händelsen är en minskning av intäkter -debitering 7. Händelsen är en ökning av kostnader - debitering 8. Händelsen är en minskning av kostnader - kreditering I praktiken bokför man inte på bara två konton, balansräkningen och resultaträkningen. En utveckling av dessa två är kontona "tillgångar", "skulder", "intäkter" och "kostnader". Vi skulle med dessa fyra konton få klart för oss både brutto och nettoflöden. Inte heller detta anses dock tillräckligt. De fyra klasserna skall därför utvecklas till en mer eller mindre omfattande kontoplan, där tillgångarna delas upp på bl.a. maskiner, inventarier, kassa, bank, varulager m.m. Skulderna kan bestå av bl.a. skulder till banker och leverantörer. Intäkterna kan t.ex. vara utförda uppdrag och varuförsäljning, medan kostnaderna kan gälla varukostnader, lokalkostnader, bilkostnader, räntekostnader m.m. Det ovan beskrivna skall visa den dubbla bokföringens logik. Hur ser då den dubbla bokföringens teknik ut? Svaret på denna fråga är: Det spelar ingen roll vilken teknik man använder bara målet med bokföringen uppnås, nämligen att visa förändringarna i resultat och förmögenhet. Dock har ett antal tekniker kommit att utvecklats under de 500 år som gått sedan dubbel bokföring blev ett känt begrepp. Några av dessa skall beskrivas i det följande.

5 Exempel 1: Bokföring på T konton. Affärshändelse 1: Företaget har utfört ett uppdrag för vilket man erhåller kr kontant. Affärshändelse 2: Företaget betalar kontant hyra med kr för en lokal Kassa Utgående saldo Utförda uppdrag Resultat Lokalhyra Resultat Varje T konto har en vänstersida och en högersida. Vänstersidan har sedan "urminnes tider" kallats debet medan högersidan kallats kredit. Debet skall beloppsmässigt alltid vara lika mycket som kredit. När en bokföring datoriseras vill man ofta att summan av debet och kredit skall vara lika med noll. Denna effekt uppnås om man bestämmer sig för att poster som bokförs på debetsidan skall anges med plustecken och poster som bokförs på kreditsidan anges med minustecken. Debet är således liktydigt med plus och kredit med minus. Vi kommer att upptäcka att detta faktum kommer att gälla vilken teknik vi än använder så länge vi arbetar med både ökningar och minskningar i alla fyra klasserna under förutsättning att vi vill att summan av allt vi gör skall vara lika med noll. Vill vi däremot att vänster skall vara lika med höger, dvs. att debet skall vara lika med kredit behöver vi inga tecken alls om vi använder oss av T konto. Exempel 2: Bokföring i grundbok (två kolumner). Samma affärshändelser som i föregående exempel användes även i detta exempel. Händelse Beskrivning Konto Debet Kredit 1 Utfört uppdrag för kund Kassa Utf. uppdrag Betalt lokalhyra Kassa Lokalhyra Summa debet/kredit I detta exempel ser vi att debet blir lika mycket som kredit. Så skall det alltid vara. Vid manuell bokföring behöver man inte ange något tecken för debet och kredit. Vid datorbokföring kommer programmets konstruktion att bestämma hur man skall gå till väga. En del program är så konstruerade att man inte kan skilja mellan debet och kredit på annat sätt än genom att ange ett plustecken för debet och ett minustecken för kredit. Andra program är så konstruerade att

6 man har en debet och en kreditkolumn för registrering. Då är det naturligtvis onödigt att ange något tecken. Exempel 3: Bokföring i grundbok (en kolumn). Samma affärshändelser som i föregående exempel användes även i detta exempel. Händelse Beskrivning Konto Belopp 1 Utfört uppdrag för kund Kassa Utf. uppdrag Betalt lokalhyra Kassa Lokalhyra Summa debet/kredit 0 I detta exempel har endast en enda beloppskolumn använts för bokföringen av händelsen. Då är det nödvändigt att sätta ut minustecken för kreditposter (högerposter). Exempel 4: Bokföring med konteringsstämpel. Samma affärshändelser som i föregående exempel användes även i detta exempel. Ver nr 1 Datum Ver nr 2 Datum Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp I detta exempel visas en i verkligheten ofta förekommande metod för bokföring, den s.k. konteringen. I praktiken tillgår den så att man direkt på affärshändelsen (verifikatet) noterar på vilket sätt bokföringen skall göras. Vanligen har man då en konteringsstämpel med vilken man stämplar dokumentet och sedan bokför händelsen direkt på dokumentet. Varje affärshändelse får en egen stämpel. Denna bokföring kan likställas med grundbokföring, men man måste också föra in alla siffrorna i sitt datorbokföringsprogram. Om man inte bokför dessa konteringar i dator får man ingen information om vilket saldo de olika kontona har. På så sätt är metoden med T konton bättre eftersom man när som helst kan gå in på ett T konto och avläsa dess saldo. Vid T kontometoden har man ju faktiskt utfört en stor del av datorarbetet. Man har både sorterat upp transaktionerna och summerat dem kontovis. Vi kan nu också konstatera att grundboken eller konteringen är det samma som den verifikationslista som lagstiftningen kräver medan T kontometoden är den huvudbok som lagstiftningen också kräver. Mer om detta längre fram.

7 Exempel 5: Bokföring i dagbok (kombinerat T konto och grundbok). Samma affärshändelser som i föregående exempel användes även i detta exempel. Ver Dat Kassa Utförda uppdrag Lokalhyra Konto Belopp Summa Saldo Dagboken är en ganska sinnrik konstruktion. Samtidigt som den är verifikationslista (grundbok) är den också en samling T konton (huvudbok). Man har affärshändelserna noterade i datumordning och kontonummerordning på en och samma gång. Nackdelen är dock att man oftast måste ha många fler konton än vad bredden på dagboken tillåter. Därför måste man använda sig av en kolumn som man kan kalla "övrigt" i vilken man bokför det för vilket det inte finns några T konton upplagda. Dubbel bokföring skall leda fram till en balansräkning och resultaträkning, som sagts många gånger tidigare. Hade man endast använt sig av dessa två konton vid bokföringen hade allt varit klart direkt. Eftersom man i verkligheten kanske måste använda sig av flera hundra konton får man ett antal problem att lösa. Allt det som bokförts dag för dag (datumordning) har också placerats ut på olika konton (systematisk ordning) och skall nu summeras upp till sina konton i balansräkningen och resultaträkningen. Dubbel bokföring är därför inte enbart en fråga om att klassificera en affärshändelse på två sätt. Bokföring är också att sortera och summera. Dessutom skall balansräkningens och resultaträkningens poster grupperas efter ett visst bestämt system, vilket vi återkommer till senare. Bokföringens arbetsmoment är därför: 1. Klassificering 3. Summering 2. Sortering 4. Gruppering Det är först på grund av arbetet med sortering, summering och gruppering som datorn kommer väl till pass. Detta är nämligen det enda arbete datorn kan klara av. Datorn får alltså ta hand om grovarbetet medan vi själva tar hand om den intellektuella uppgiften, som är att klassificera. De rapporter som produceras vid bokföring är verifikationslistan, huvudboken samt balansräkningen och resultaträkningen. Slutmålet med bokföringen är just de två sistnämnda rapporterna medan de två första, verifikationslistan och huvudboken, är rapporter som skall finnas i kontrollsyfte. Man måste kunna härleda det som finns i balansräkningen och resultaträkningen till de enskilda affärshändelserna och detta gör man via huvudboken och verifikationslistan. På följande sida visas ett exempel på en balans och resultaträkning så som den kan se ut i verkligheten.

8 R e s u l t a t r ä k n i n g f ö r år Omsättning Rörelsens kostnader Rörelseresultat före avskrivningar 384 Avskrivningar på inventarier 60 Resultat efter avskrivningar Ränteintäkter 28 Räntekostnader 16 Resultat före skatt 336 Skatt 94 Redovisat resultat 242 Balansräkning år år Anläggningstillgångar Maskiner Inventarier Sa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Kassa Kundfordringar Varulager Sa omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital och skulder Eget kapital Långfristiga skulder Banklån Sa långfristiga skulder Kortfristiga skulder Leverantörer Övriga kortfristiga skulder Sa kortfristiga skulder Sa eget kapital och skulder

9 Resultaträkningen utvisar hur verksamheten gått för en viss period, i detta fall räkenskapsåret år 02. Rapporten börjar med företagets intäkter (omsättning). Från intäkterna dras sedan företagets kostnader. Kostnaderna delas upp i driftskostnader och finansiella kostnader. Mot de finansiella kostnaderna ställer man de finansiella intäkterna. Detta får den konsekvensen att de finansiella intäkterna, som t.ex. ränteintäkter, kommer att flyttas ned bland resultaträkningens kostnader. Som sista post före man tar fram det redovisade resultatet skall skattekostnaden också redovisas. Detta gäller dock endast för aktiebolag, där skattekostnaden är företagets egen. Den som driver enskild firma bör inte ta upp skattekostnaden i bokföringen. Balansräkningen utvisar vilka tillgångar och skulder företaget har vid en viss tidpunkt, i detta fall den 31 december år 02. Balansräkningen utvisar utöver detta också vilka tillgångar och skulder företaget hade den 1 januari år 02. Vi kan därför också utläsa hur tillgångar och skulder förändrats under året och vi vet också vilka tillgångar och skulder företaget hade den 31 december föregående år. Detta vet vi beroende på att ingående värden ett visst år skall vara de samma som utgående värden året före. På följande sida visas ett exempel på dubbel bokföring på T konton med den löpande bokföring och årsavslut, som leder fram till en balans och resultaträkning.

10 Exempel Detta exempel är tänkt att visa att logiken för dubbel bokföring bara kan vara en enda medan tekniken, dvs. sättet att beskriva det man gjort, kan vara mycket olika. Slutprodukten, balansräkningen och resultaträkningen kommer dock alltid att ge samma besked. Balansräkningen talar om vad vi har i form av tillgångar och skulder vid en viss tidpunkt medan resultaträkningen talar om hur verksamheten gått för en viss period. Det är just detta som är dubbel bokföring, att i ett och samma arbetsmoment få svar på båda dessa frågor. Först kommer exemplet att göras på T konton, därefter som konteringar och till sist i dagbok. Det bör här också nämnas att T konton i litteraturen oftast beskrivs som något som man endast använder av pedagogiska skäl i skolan och att det inte har någon relevans i verkligheten. Hur det än är med detta, så vill jag ändå framhålla att T konton är det samma som den lagstadgade huvudboken där alla transaktioner finns omsorterade i systematisk ordningsföljd, dvs. de är omsorterade per konto. Detta innebär också att en bokföring som är gjord på T konton inte lämpar sig för databearbetning eftersom denna databearbetning har utförts manuellt. Det moment i bokföringen som kanske är det största, nämligen sorteringen, görs ju direkt på T kontona. Nu till exemplet. Bokför följande affärshändelser på T konton. Avsluta alla T kontona mot resultat och utgående balans. Ställ samman siffrorna i en resultaträkning och balansräkning. 01. Ägaren sätter in kr kontant av egna medel. 02. På bank sätts in kr av de kontanta medlen. 03. Inventarier köps kontant för kr. 04. Företaget lånar kr i bank. Pengarna sätts in på företagets bankkonto. 05. Hyror betalas kontant med kr. 06. På banklånet amorteras kr genom uttag från bankkontot. 07. Ränta på banklånet betalas med kr genom uttag från bankkontot. 08. Diverse kontorsutgifter om kr betalas genom uttag från bank.

11 09. Ränteinkomster från bankmedel med 600 kr sätts in på bankkontot. 10. Ägaren sätter in kr av sina privata pengar. Pengarna läggs i kassan. 11. Hyra betalas med kr genom uttag från bank. 12. Teleräkning betalas kontant med kr. 13. På bankkontot sätts in kr avseende ersättning för utförda uppdrag. 14. Ägaren gör ett privatuttag på kr från bankkontot. 15. Elräkning betalas med kr genom uttag från bank. 16. Från bank tas ut kr. Pengarna läggs i kassan. Kassa Utgående balans Bank Utgående balans Inventarier Utgående balans

12 Eget kapital Utgående balans Resultat (Vinst) Banklån Utgående balans Utförda uppdrag Resultat Ränteinkomster Resultat Hyresutgifter Resultat Diverse utgifter Resultat Ränteutgifter Resultat R e s u l t a t r ä k n i n g Hyresutgifter Utförda uppdrag Div. utgifter Ränteinkomster 600 Ränteutgifter Eget kapital (Vinst) B a l a n s r ä k n i n g Kassa Banklån Bank Eget kapital Inventarier

13 Resultat och balansräkningen ovan är uppställd efter en s.k. kontoform. Man kan också ställa upp den i rapportform som nedan och på nästa sida. Resultaträkning Intäkter Utförda uppdrag Ränteintäkter 600 Summa intäkter Kostnader Hyresutgifter Diverse utgifter Ränteutgifter Summa kostnader Årets vinst Summa kostnader och vinst Balansräkning Tillgångar Kassa Bank Inventarier Summa tillgångar Eget kapital och skulder Eget kapital Banklån Summa eget kapital och skulder Efter detta T kontoexempel skall samma bokföring visas med s.k. konteringar. Dessa kommer att förbli osorterade till dess de databehandlas. Konteringarna kan därför jämställas med den lagstadgade verifikationslistan, där alla transaktioner finns i datumordning (verifikationsnummerordning). Detta sätt att bokföra passar för den som har en dator och ett databokföringsprogram.

14 Ver nr 1 Datum Ver nr 2 Datum Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Kassa Eg. kap Bank Kassa Ver nr 3 Datum Ver nr 4 Datum Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Invent Kassa Bank Banklån Ver nr 5 Datum Ver nr 6 Datum Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Hyresut Kassa Banklån Bank Ver nr 7 Datum Ver nr 8 Datum Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Ränteut Bank Div. utg Bank 4.600

15 Ver nr 9 Datum Ver nr 10 Datum Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Bank 600 Räntein. 600 Kassa Eg. kap Ver nr 11 Datum Ver nr 12 Datum Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Hyresut Bank Div. utg Kassa Ver nr 13 Datum Ver nr 14 Datum Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Bank Utf. upp Eg. kap Bank Ver nr 15 Datum Ver nr 16 Datum Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Konto Belopp Div. utg Bank Kassa Bank Konteringarna ovan visar vad som hänt dag för dag. Den dubbla klassificeringen av affärshändelsen finns sammanhållen. Vi ser vad som hänt "i båda ändarna". Däremot ser vi inte hur det ser ut på varje enskilt konto. Skall vi sammanställa detta material till en resultaträkning och balansräkning får vi en hel del att göra. Vi måste på något sätt sortera upp varje enskild transaktion till det konto där den hör hemma. Ju fler konteringar vi har ju större arbete blir det. Det är just därför vi har en huvudbok. Denna kan ses som ett mellanled mellan konteringen och resultat

16 och balansräkningen, ett ställe där bokföringsmaterialet omsorteras för att kunna sammanställas till slutrapporter. Före datorns tid var detta ett mycket betungande arbete. Ett sätt att lösa problemen var den s.k. dagboken. Denna löste till och med problemet på ett mycket bra sätt under förutsättning att man inte hade många konton att bokföra på. Dagboken fungerar nämligen i dessa situationer som en kombinerad verifikationslista och huvudbok. Raderna i dagboken utgör verifikationslistan och kolumnerna kan ses som en samling T konton som placerats intill varandra. Vi skall nu till sist bokföra vårt exempel i dagbok. Dagbok Ver Dat Kassa Bank Eget kapital Hyra Övr Summa Saldo Av dagboken framgår att vi förutom den dagliga registreringen i verifikationsnummerordning (datumordning) också har kontroll på värdet av ett antal konton. I detta exempel ser vi att vi med lätthet kan summera ned värdena för kontona kassa, bank, eget kapital och hyra. Ju bredare en dagbok är ju fler konton kan man ha denna kontroll över. Kontot hyra har i denna uppgift av utrymmesskäl endast en kolumn, nämligen debetkolumnen, då det är mycket sällsynt att detta konto behöver krediteras. Längst till höger i dagboken har vi tvingats samla upp alla transaktioner som inte har något konto i dagboken. Debetposter är positiva och kreditposter är negativa. Vi ser således att problemet med dagboken är en utrymmesfråga, en praktisk fråga. Med en tillräckligt bred dagbok hade hela problemet kunnat lösas. Som det nu är i denna uppgift får vi endast en "halvfärdig" bokföring. Vi måste reda ut kolumnen "övrigt" vid ett senare tillfälle, kanske i slutet av månaden eller senast vid bokslutet. Logiken i den dubbla klassificeringen var, som vi sagt flera gånger, att visa vad företaget har vid en viss tidpunkt och varför det har detta. Metoderna för att beskriva detta är inte förutbestämda. I det föregående har jag visat innebörden i den dubbla klassificeringen med hjälp av bl.a. T konton, konteringsrutor och dagbok. Vi har i dessa fall alltid beskrivit den dubbla klassificeringen med hjälp av en vänstersida och en högersida per konto. Vänster är detsamma som plus och höger

17 detsamma som minus. Summan av allt vi gör skall vara lika med noll. För att uppnå detta har vi tvingats vända tecken på resultatsidan. Intäkter har minustecken och kostnader plustecken. Jag vill också här visa en teknik där vi avstår från att vända tecken för intäkter och kostnader. Eftersom syftet med dubbel bokföring eller klassificering är att hålla reda på vad man har och varför, behöver vi endast två kolumner, en för vad och en för varför. Vad företaget har visas i balansräkningen och varför det har detta visas i resultaträkningen. Balansräkningen innehåller poster som antingen ökar förmögenheten eller minskar den. Om de två klassificeringarna båda hamnar i balansräkningen kommer de att förmögenhetsmässigt ta ut varandra. Om man t.ex. tar pengar i kassan och sätter in dem på bank, så kommer kassan att minska och bankkontot att öka. Kassahändelsen är en minuspost medan bankhändelsen är en pluspost. Om man lånar pengar i bank för att köpa en maskin, så kommer maskinkontot att innehålla en pluspost och kontot banklån en minuspost. Först när något inträffar i företaget som innebär att en prestation utförts eller att någon resurs förbrukats uppstår en resultatpåverkande post. Om företaget t.ex. utfört ett uppdrag för någon annans räkning kommer detta t.ex. att innebära en pluspost i kassan och en pluspost i resultaträkningen och en förmögenhetsökning har då skett. Om företaget t.ex. förbrukar bensin till företagets bil kan detta bidra till att kassan minskar, vilket är en minuspost i kassan samtidigt som det är en minuspost i resultaträkningen. vinsten eller förlusten. Dessa två tal kommer alltid av vara lika stora och det är det som är själva innebörden i dubbel bokföring. Förmögenhetsförändringen under perioden motsvarar resultatet för samma period. Med detta vill jag visa, att den teckenvändning som förekommer i resultaträkningen inte är nödvändig. Dess enda syfte är att kontrollera att summan av alla debetposter minus summan av alla kreditposter är noll. Man kan dock lika gärna kontrollera att summan av alla debetposter är lika med summan av alla kreditposter. Hur man gör har blivit en datateknisk fråga. När datorprogrammen för bokföring kom på mindre datorer mot slutet av 1970 talet var det populärt med teckenvändning i resultaträkningen. Intäkterna blev då en minuspost och kostnaderna en pluspost. Revisorer och redovisningsfolk ställde upp på detta, medan många mindre företagare undrade vad som hade hänt när de fick ta del av redovisningsrapporterna. Idag kan man se allt fler bokföringsprogram där man bara har en debet och en kreditkolumn för transaktionsregistreringen, där man avstår från att slå in minustecken för kreditposter. Som sagt, en kolumn för förmögenheten och en för resultatet. Exemplet kan ses som en verifikationslista i två kolumner. Denna skall också kunna omsorteras till en huvudbok. Fördelen med en verifikationslista som delats upp på förmögenhetsposter och resultatposter var för sig, är att man lätt kan följa förmögenhets och resultatförändringen. Om man ser bokföringen utifrån detta perspektiv kommer alltså en utförd prestation att bidra till plusposter i både balansräkningen och resultaträkningen medan en förbrukad resurs bidrar till minusposter i båda fallen. Ett exempel på sådan bokföring visas på nästa sida. Lägg märke till att genom summering av vänsterkolumnen får man fram företagets förmögenhetsförändring och genom summering av högerkolumnen får man fram resultatet, dvs.

18

19 Verifikationslista med en kolumn för balansräkning och en kolumn för resultaträkning Ver Datum Händelse Konto Balansräkning Resultaträkning Till kassan Egen insättning Från kassan Till bank Inköp inventarier Från kassan Till bankkonto Banklån Från kassan Betald hyra Amortering lån Från bankkonto Från bankkonto Betald ränta Från bank Kontorskostnader Till bankkonto Ränteintäkter Till kassan Egen insättning Uttag från bank Betald hyra Uttag från kassan Betald teleräkning In på bank Utförda uppdrag Uttag från bank Eget uttag Uttag från bank Betald elräkning Till kassan Från bankkonto Förmögenhetsförändring/Resultat

20 Företaget redovisningsrapporter Företagens redovisningsskyldighet och de räkenskapshandlingar som dessa skall avlämna, regleras i första hand genom bokföringslagen och årsredovisningslagen. Båda dessa lagar är s.k. ramlagar. Detta innebär att mycket av det som företagen har att ta ställning till när man upprättar sina räkenskaper inte finns reglerat i dessa lagar. Man är då hänvisad till t.ex. god redovisningssed, rättvisande bild och bokföringsnämndens allmänna råd. Aktiebolag och numera i vissa fall även andra företagsformer skall enligt lag upprätta årsredovisning. Årsredovisningen är en offentlig handling i vilken företaget skall lämna upplysningar om det ekonomiska resultatet under räkenskapsåret, den ekonomiska ställningen vid räkenskapsårets slut samt uppgifter om alla övriga förhållanden som kan behövas för att en utomstående bedömare skall kunna analysera företagets situation. Bokföringslagens bestämmelser omfattar alla juridiska personer, med undantag för staten, kommuner och landsting samt dessas förbund, konkursbon samt juridiska personer utan näringsverksamhet under vissa specificerade förutsättningar. Bokföringslagens bestämmelser gäller numera således även för enskilda jordbrukare, ideella föreningar och registrerade trossamfund. Som huvudregel gäller att bokföringen skall avslutas mot ett årsbokslut och att en årsredovisning skall upprättas. Dock får enskilda näringsidkare och handelsbolag med enbart fysiska personer som delägare avstå från att upprätta årsbokslut om omsättningen understiger 20 prisbasbelopp. Vidare behöver enskilda företag, som inte har mer än 10 anställda eller vars tillgångars nettovärde inte överstiger 24 miljoner kronor, enbart avsluta den löpande bokföringen med årsbokslut (dvs. upprätta balans och resultaträkning), utan krav på att upprätta årsredovisning. Aktiebolag, ekonomiska föreningar, handelsbolag med juridiska personer som delägare, finansiella företag och stiftelser skall alltid avsluta den löpande bokföringen med årsredovisning. Förutsättningarna för att det skall föreligga krav på att avlämna finansieringsanalys (kassaflödesanalys) som en del av årsredovisningen är att företaget har tillgångar överstigande prisbasbelopp eller fler än 200 anställda. Det är företagets styrelse och verkställande direktör som har skyldigheten att offentliggöra alla relevanta uppgifter om företagets årsredovisning. Denna skall bestå av: Balansräkning Resultaträkning Noter Förvaltningsberättelse Finansieringsanalys (kassaflödesanalys) Årsredovisningen skall utöver årets uppgifter även innehålla föregående års resultat och balansräkning. Enligt ÅRL skall årsredovisningen upprättas enligt ett antal grundläggande principer. Redovisningen skall vara överskådlig och följa god redovisningssed och samtidigt ge en rättvisande bild. Om inte god redovisningssed leder fram till en rättvisande bild skall man