Ditt förtroendeuppdrag i PRO

Transkript

1 studiematerial ORGAniSATION Ditt förtroendeuppdrag i PRO

2 3 STUDIEMATERIAL

3

4 4 STUDIEMATERIAL Innehåll Vi är en folkrörelse...7 PRO:s grunddokument...8 PRO:s stadgar...8 PRO:s Handlingsprogram...12 För att göra skillnad behöver vi vara fler...14 Medlemsrekrytering...14 PRO och det mångkulturella Sverige...16 PRO Kontakt behålla de medlemmar vi har...18 Styrelsens årsplanering och gemensamma arbete Utvärdering Mål Verksamhetsplan...20 Verksamhetsplan...22 Budget och kalendarium...24 Arbetsfördelning inom styrelsen och föreningen...24 Att leda en folkrörelse Ledarstilar...27 Leda ett gemensamt ansvar...28 Konflikter och konfliktlösning...29 Några viktiga förtroendeuppdrag Ordförande...32 Kassör...33 Sekreterare...35 Studieorganisatör...38 Informationsansvarig...39 Kontaktombudsansvarig...40 Valberedning...41 Revisorer Övriga särskilda uppdrag...45

5 Ditt förtroendeuppdrag i pro 5 Två viktiga möten Årsmötet...46 Höstmötet...49 Arbetsordning Viktiga kom-i-håg PRO:s hemsida Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga

6

7 Ditt förtroendeuppdrag i pro 7 Vi är en folkrörelse PRO bildades 1942 och är en av Sveriges största organisationer med ca medlemmar. PRO finns över hela landet. Tillsammans skapar vi meningsfulla aktiviteter och känner en stark gemenskap. I stad som på landsbygd, organiserar föreningarna allt ifrån boule, kräftskivor och dans till studiecirklar i engelska, litteratur och data. Resor arrangeras till intressanta platser i närheten eller till snart sagt världens alla hörn. Dessutom samlas medlemmarna regelbundet till medlemsmöten med information, diskussion, kulturupplevelser och fika. PRO:s intressepolitiska arbete är en mycket viktig del av verksamheten. PRO är Sveriges största pensionärsorganisation, vilket innebär ett stort ansvar när det gäller att vara de äldres röst i samhället. Vi driver frågor om pensionerna, boende för äldre, äldreomsorg, arbetar mot åldersdiskriminering och annat som är viktigt för äldre. På många sätt är PRO bärare av de klassiska folkrörelseidéerna: Öppen för alla, finns överallt, medlemmarna samlas och diskuterar vad man vill göra, beslutar tillsammans och genomför det själva. Fritt och oberoende. Därför har så många svenska pensionärer någonstans att gå för meningsfulla aktiviteter, tillfällen att träffa andra människor och en stark samhällsröst genom sin stora rikstäckande organisation. PRO spelar roll. Vi arbetar aktivt för att samhället ska präglas av solidaritet, rättvisa och medmänsklighet. Vi lyfter upp de positiva aspekterna kring livet som pensionär och vårt arbete gör Sverige och till och med världen, klokare, friskare och roligare! Grattis till ditt förtroendeuppdrag! Björn Lindh, Förbundssekreterare

8 8 STUDIEMATERIAL PRO:s grunddokument PRO:s målsättning, arbete och organisation bestäms av stadgar och handlingsprogram. Båda dessa grunddokument fastställs av PRO:s kongress, som hålls vart tredje år. Inför varje kongress sker en omfattande diskussion i hela PRO över landet, och PRO-föreningar och enskilda medlemmar har då möjlighet att skriva förslag till förändringar genom motioner. Varje styrelseledamot ska känna till PRO:s stadgar (särskilt de delar som direkt berör föreningarnas former och uppgifter och relation till medlemmarna) och PRO:s handlingsprogram som beskriver vilka frågor vi fokuserar på. PRO:s stadgar PRO:s stadgar beskriver hur vi i PRO har valt att organisera oss. Du kan bland annat läsa om hur man blir medlem, vilken uppgift föreningarna har, om firmatecknare, hur man kan slå ihop föreningar, och hur man kan samarbeta inom en kommun där det finns fler än en förening. Du kan läsa om vilka uppgifter distrikten har, när deras årsmöte ska hållas och hur en distriktsstyrelse ska se ut. Vidare kan du läsa om PRO:s högsta beslutande organ som är kongressen och hur den går till. Som förtroendevald är det viktigt att du är insatt i de stadgar som gäller för Pensionärernas Riksorganisation. Ägna några studiecirkelträffar i Ditt förtroendeuppdrag i PRO åt de aktuella stadgarna. PRO har fyra organisationsnivåer: Föreningen. Samorganisationen för föreningarna inom en och samma kommun, om det finns fler än en förening i kommunen. Distriktet som i de flesta fall samlar föreningarna inom ett och samma län. Riksorganisationen. I PRO finns ca föreningar fördelade på 26 distrikt.

9 Ditt förtroendeuppdrag i pro 9 Kommittéer och ansvar En förenings styrelse kan och ska inte göra allt. De kan utse kommittéer och/eller ansvariga, som detaljplanerar, informerar om och genomför medlemsaktiviteter. Exempel på områden för vilka olika föreningar har ansvariga/kommittéer: Studier IT/hemsidesansvariga Trafiksäkerhet Resor Lotteriförsäljning Medlemsvärvning Konsumentfrågor Friskvård Kultur Kontaktombudsansvarig Kommittéerna agerar på styrelsens uppdrag och är ansvariga inför styrelsen. De är med andra ord styrelsens förlängda arm. Det betyder att det är styrelsen, som ytterst är ansvarig för de verksamheter kommittéerna driver. Styrelsen fattar besluten, godkänner kostnader och ska hålla sig löpande informerad. Inga verksamheter startar utan styrelsens beslut. Alla verksamheter inom föreningens ram ska beslutas av styrelsen. Alla kostnader och intäkter ska finnas i föreningens budget och gå genom kassörens bokföring och bokslut. Stadgarna inleds med en så kallad ändamålsparagraf, 1 Detta är PRO, där själva syftet med organisationen formuleras. Paragrafen slår fast att PRO är en självständig, oberoende och partipolitisk obunden organisation. Det betyder inte att vi inte ska diskutera politik. Eftersom pensionärer för sina grundläggande behov är beroende av politiska beslut, är alla de områden vi vill och ska påverka politiska frågor och dessa ska vi i PRO diskutera ofta och mycket. Att vara obunden till politiska partier betyder att oavsett vilket politiskt parti som har avgörandet i sin makt, så ska PRO driva pensionärernas krav och behov, kritisera och redovisa de problem som uppstår för pensionärsgruppen eller delar av den med anledning av olika beslut. PRO tar självständigt och oberoende ställning i de pensionärspolitiska frågorna med pensionärsgruppens bästa som utgångspunkt. Det betyder också att vi välkomnar alla som medlemmar oavsett politiska åsikter. Det är bra om våra medlemmar har hemvist i olika partier, eftersom det betyder större möjligheter att påverka den samlade äldrepolitiken i landet via flera partier.

10 10 STUDIEMATERIAL I dagens mångkulturella Sverige finns många religioner och förhoppningsvis lyckas PRO att rekrytera medlemmar med olika religiösa bakgrunder. Vi vet också att många av våra medlemmar inte betraktar sig som religiösa. Det innebär att styrelserna måste vara vaksamma på föreningsinslag med företrädare för t. ex. kyrkan. Det kan stöta vissa medlemmar och uppfattas som brott mot neutralitetskravet. I de nya stadgarna har den tidigare skrivningen om PRO:s neutrala hållning till religiösa samfund ersatts av PRO är en självständig, oberoende och partipolitiskt obunden organisation och med detta menas att PRO är neutrala och oberoende till religiösa och andra organisationer. Vidare står det i stadgarnas första paragraf att Vi ska motverka främlingsfientlighet, åldersdiskriminering och all annan diskriminering och främja personliga kontakter oavsett ursprung. I stadgarna finns också regler om firmatecknare. Det är viktigt att alla papper om firmateckning blir korrekta då de handlar om vår relation med organisationer utanför PRO. Styrelsen ger firmatecknarna uppdraget att företräda föreningen i ekonomiska och formella relationer. Ofta är det att för föreningens räkning ta ut pengar, betala räkningar och ta emot värdehandlingar, men även att teckna hyresavtal och kontrakt av olika slag. Firmatecknarna är ansvariga inför styrelsen. Längst bak i detta avsnitt hittar du exempel på hur ett protokollsuppdrag kan se ut när ni anmäler firmatecknare. Se bilaga 1. Ta tid att gå igenom stadgarna noga. De är ditt rättesnöre då du har frågor kring hur organisationen ser ut. Stadgarna är en viktig del av en förenings demokrati. I en öppen demokratisk förening har varje medlem rätt att veta hur man valt att organisera föreningen. Stadgarna är då grunden.

11 Ditt förtroendeuppdrag i pro 11 DISKUtera Hur ser ni på ändamålsparagrafen 1 i er styrelse när det gäller det partipolitiska oberoendet? Hur ser ni på detta att PRO ska hålla sig neutral i förhållande till religiösa och andra organisationer? Hur tacklar ni situationen om det i föreningen uppstår diskussioner som tangerar främlings fientlighet, rasism eller någon annan form av uttalad intolerans, exempelvis mot homosexuella? Hur ser den politiska basen ut bland medlemmarna hos er? Vad kan man göra för att bredda den? Hur ser er förenings kontakter med de olika organisationsnivåerna ut? Hur ser samarbetet ut idag? Hur fungerar firmateckningen i er förening?

12 12 STUDIEMATERIAL PRO:s Handlingsprogram PRO:s viktigaste politiska dokument är handlingsprogrammet. Det beskriver de delar som utgör PRO:s huvudsyfte; dels att vara en påverkansorganisation i äldrefrågor, dels att vara en organisation som ger medlemmarna möjlighet till gemenskap och meningsfulla aktiviteter. PRO:s högsta beslutande organ, kongressen, har beslutat om handlingsprogrammet. Handlingsprogrammet är således vår ledstång som hjälper alla delar av organisationen att samverka kring de frågor som är viktigast för pensionärerna. I handlingsprogrammet kan du bland annat läsa om PRO:s syn på äldres rätt till inflytande och respekt, om ekonomisk trygghet, om omsorg, om säkerhet i vardagen och om PRO som en folkrörelse i tiden. Se diskussionsmaterialet för studiecirklar kring PRO:s handlingsprogram som finns att beställa via Butiken på PRO:s hemsida. Det går också att skriva ut dokumentet via PRO:s Intranät. Fundera på vilka områden ni vill fokusera på i er förening. För att påverka beslutsfattare och bilda opinion kring frågorna kan ni genomföra namninsamlingar, demonstrationer, skriva insändare, kontakta era lokala företrädare i riksdagen med mera. Det är bra att visa sina reaktioner på orättvisa beslut. Riksorganisationen representerar medlemmarna i dessa frågor i formella kontakter med regering och myndigheter, men det lokala opinionsarbetet och påtryckningarna är av största vikt för att förändringar ska komma till stånd. Vårdfrågor är framför allt landstingets ansvarsområde och distrikten ansvarar där för kontakterna med beslutsfattarna. Men distriktet måste ha kontakter med samorganisationerna och föreningarna för att få erfarenheterna av vården från dem som möter den, våra medlemmar, deras vänner och anhöriga. Därför behöver föreningarna ta upp olika vårdfrågor till information på möten och samla in erfarenheter och synpunkter på hur vården fungerar. Distrikten har representanter i Landstingets Pensionärsråd, LPR och vissa även i Regionens Pensionärsråd, RPR. I landstingen/regionstyrelsen sitter politiskt valda ledamöter från hela länet som vill ha era erfarenheter och synpunkter. Inga beslutsfattare ska få lugn och ro om de samhälleliga funktionerna inte fungerar för våra äldre. Här har föreningen en viktig uppgift!

13 Ditt förtroendeuppdrag i pro 13 Kommunen har ansvar för en rad områden som berör äldre; hemtjänst, matdistribution, omvårdnadsboende, trafikmiljön, avgifter för service, bostadsplanering, föreningsstöd m m. Föreningarna samverkar i dessa frågor med andra föreningar inom samma kommun genom PRO:s samorganisation/samrådsgrupp. Alla föreningar har två representanter i Samorganisationen. Samorganisationen är den organisationsnivå som utser PRO:s representanter i det Kommunala Pensionärsrådet, KPR, som är kommunens organ för att få pensionärsorganisationernas synpunkter. Varje förening prioriterar utifrån sina förutsättningar och det ser olika ut från förening till förening. Runtom i hela landet pågår fantastiskt mycket. Det finns en mångfald av studiecirklar, det finns ett oerhört utbud av friskvårdsaktiviteter, det finns kultur av varje slag, PRO-medlemmar besöker skolor och dagis, pensionärer lär sig hantera datorn, priser kontrolleras. Det är handlingsprogrammet i verkligheten! DISKUTERA Vad anser ni vara viktigast i en lag mot åldersdiskriminering? Hur ser ett rättvist pensionssystem med flexibel pensionsålder ut? Vad kan PRO göra för att förhindra nedskärningar i de sociala trygghetssystemen? Vad är viktigast för att pensionssystemet ska vara stabilt? Kan dagens unga generation lita på att de får en pension som går att leva på? Vad är den största bristen i vårdens behandling av äldre i vårt område? Vad kan PRO göra för att se till att äldre får rätt vård?

14 14 STUDIEMATERIAL För att göra skillnad behöver vi vara fler PRO har cirka medlemmar som gör Sverige klokare, friskare och roligare. Vi är en folkrörelse i tiden. PRO har ett ansvar att aktivt medverka till en samhällsutveckling som ger social och ekonomisk trygghet, goda livsvillkor och ett ökat inflytande för pensionärer i samhället. För att göra skillnad behöver vi vara många. Bland våra medlemmar finns flera generationer. Vår verksamhet måste därför tilltala nya och gamla, yngre och äldre medlemmar. Vi måste vara ett lockande alternativ för dem som ännu inte är medlemmar. Medlemsrekrytering Tillsammans ska vi se till att så många som möjligt får frågan om de vill vara med i PRO. Föreningsstyrelserna måste noga planera sina rekryteringsinsatser, följa den statistik som kommer från riksorganisationen, sätta upp mål, diskutera metoder, se till att insatserna fullföljs och utvärdera om målen nåtts. Från PRO:s hemsida kan föreningen komma åt sitt eget medlemsregister och följa rekryteringen av nya medlemmar till föreningen. För att få fler att bli medlemmar i PRO måste vi marknadsföra vår organisation och våra åsikter. Vi ska utveckla verksamhetsformerna genom att lära av våra erfarenheter och våga testa nya former. Vi ska ha verksamhet som attraherar alla dem som är eller snart ska bli pensionärer. Ju fler vi blir desto starkare blir vår kraft att påverka och desto fler får ta del av den fina gemenskapen i PRO! Några exempel på rekryteringsmetoder: Följ upp de personer som fått det centrala utskicket innan 65 årsdagen, det så kallade 65-årbrevet från riksorganisationen. Föreningen behöver också kontakta dem, informera om sin lokala verksamhet, påminna om fördelarna med medlemskapet och inbjuda dem som medlemmar. Tänk på att det ofta är först tredje gången man får ett erbjudande som man slår till.

15 Ditt förtroendeuppdrag i pro 15 En stor del av PRO:s medlemmar går med i PRO för att de känner någon som redan är medlem. Gör därför alla era medlemmar till värvare bland vänner, bekanta, släktingar, gamla arbetskamrater. Ge medlemmarna en värvningsbroschyr från riksorganisationens material. Många av dem som får frågan om medlemskap säger att de inte känner sig tillräckligt gamla för PRO eller att de har så mycket annat för sig med barnbarn, resor etc. Fråga då istället om den tillfrågade kan tänka sig att för (ange aktuell medlemsavgift) kr/år stödja Sveriges största folkrörelse som slåss för pensionärers villkor och dessutom få PRO:s fantastiska tidning nio nummer per år. Ha affischer/information ute med kontaktuppgifter till ansvariga så att det är lätt för människor att hitta föreningen. Se till att ha en ständigt uppdaterad hemsida som presenterar föreningen och föreningens verksamhet på ett tilltalande sätt. Genomför fler utåtriktade arrangemang, t ex möten kring olika ämnen. Pubkvällar med PRO- information. Information på torg och centrumanläggningar. Värvarresor, halv- eller heldagsutflykter eller kryssningar är också bra metoder. Många fler tips och idéer finns i PRO:s studiecirkelmaterial Ju fler desto starkare. Det gäller att vinna varje ny generation av pensionärer till PRO. Detta material kan du beställa via PRO:s hemsida. Klicka på Butiken.

16 16 STUDIEMATERIAL PRO och det mångkulturella Sverige PRO ska vara en organisation för alla pensionärer. Idag speglar inte organisationen hur det ser ut i Sverige. Vi har till exempel för få medlemmar med utländsk bakgrund och för få kvinnliga ordföranden. Vi ska aktivt arbeta för att vår organisation bättre ska spegla vårt mångkulturella samhälle. Här är bara några av många tänkbara exempel: På många orter finns invandrarföreningar. Kontakta dem och se vad ni kan göra tillsammans. Bjud in invandrarföreningarna till ett möte där ni presenterar PRO. Gör det gärna i samarbete med ABF lokalt som brukar ha samarbetsavtal med de flesta föreningarna. Många behöver mer språkfärdighet, men få får tillfällen att prata svenska. Erbjud samtalsträffar. Starta studiecirklar om olika länder för att öka kunskapen om den politiska, sociala och kulturella situationen. DISKUTERA Inventera medlemmarnas fördomar, är er förening välkomnande för alla? Vad kan ni göra för att PRO:s medlemmar bättre ska spegla vårt mångkulturella samhälle? Hur får ni kontakt med pensionärer med invandrarbakgrund? På vilket sätt och var ska vi marknadsföra vår verksamhet så att vi inte missar tänkbara medlemmar?

17 Ditt förtroendeuppdrag i pro 17

18 18 STUDIEMATERIAL PRO Kontakt behålla de medlemmar vi har Alla medlemmar i PRO är viktiga. Vi ska arbeta aktivt för att behålla de medlemmar vi har. Medlemmar lämnar oss om de inte hittar något intressant att engagera sig i, om de inte känner sig välkomna eller om våra möten är tråkiga och meningslösa. Det är viktigt att vi lär känna alla våra medlemmar och får veta vad de tycker. Vi kan inte nöja oss med bara dem som är aktiva i verksamheten. Och vi får inte låta någon medlem lämna föreningen utan att vi tar kontakt och frågar varför. PRO Kontakt och kontaktombuden är styrelsens redskap för detta. Några konkreta uppgifter som PRO:s kontaktombud kan ha: Ta en personlig kontakt med nya medlemmar för att hälsa dem välkomna till föreningen och nästa aktivitet. Ett personligt möte är överlägset allt annat. Dela ut föreningens programblad inför varje säsong. Helst personligen och framför allt till dem som inte annars deltar i något. Då kan kontaktombuden också få reda på intressen och synpunkter, något som är mycket viktigt för att utveckla föreningen eller kanske framföra till ledamöterna i Kommunala Pensionärsrådet, KPR. Se till att medlemmar som har svårt att ta sig till möten får hjälp. Styrelsen ska utse tillräckligt många lämpliga kontaktombud. Det är inte någon tung uppgift att vara kontaktombud om var och en inte får för många medlemmar att ansvara för. Tvärtom möter kontaktombuden ofta tacksamhet. Det handlar om att se till att alla får välkomnande information om vad föreningen erbjuder. Styrelsen ska också ansvara för att de som utses till kontaktombud får utbildning för sitt uppdrag. Det gäller deras uppgifter men också ordentlig information om PRO:s organisation och uppgifter. Styrelsen behöver träffa kontaktombuden ett par gånger om året för att samla in deras erfarenheter. Det stärker styrelsens kännedom om medlemmarna och det stärker medlemmarnas känsla av gemenskap och intresse av att delta. Styrelsen bör utse någon ansvarig för sin PRO Kontakt, som fördelar den skriftliga information som ska ut, organiserar kontaktombuden och informerar styrelsen. För mer information och tips se PRO:s studiecirkelmaterial PRO Kontakt. Detta material kan du beställa via PRO:s hemsida. Klicka på Butiken.

19 Ditt förtroendeuppdrag i pro 19

20 20 STUDIEMATERIAL Styrelsens årsplanering och gemensamma arbete Att jobba tillsammans i en styrelse är verkligen givande. Ni lär av varandra och skapar verksamhet som betyder mycket inte bara för enskilda individer utan för alla pensionärer. För att arbetet ska bli så bra som möjligt är det viktigt att planera sitt gemensamma arbete. Nedan kan du läsa om hur ni kan göra det. Utvärdering Mål Verksamhetsplan Styrelsen ska ha en långsiktig planering av föreningens verksamheter samt en budget där man beräknat hur mycket olika aktiviteter kostar. På höstmötet lägger styrelsen fram förslag till verksamhetsplan, årsavgift till föreningen och budget. I god tid före detta behöver styrelsen sitta ned och utvärdera det gångna årets verksamhet. För en PRO-förening finns det några honnörsord av speciellt värde: Gemenskap, Delaktighet, Meningsfullhet och Inflytande. Det finns anledning för styrelsen att då och då diskutera sin verksamhet utifrån dessa begrepp. Nedan ser du en checklista för en sådan utvärdering: Förslag till checklista för utvärdering: Vilka medlemsaktiviteter har vi haft? Hur många har deltagit sammanlagt? Har vi haft cirklar/aktiviteter för olika intressen? Kan vi förbättra våra medlemsmöten? Kan vi förbättra välkomnandet av nya till möten och annat? Hur många av våra medlemmar deltar inte i någon av våra aktiviteter/cirklar och hur når vi dem för att ta reda på deras intressen? Vad kan vi göra för att få fler med i verksamheterna? Hur kan vi få fler att hjälpa till med något i föreningen? Kan vi fånga upp medlemmar med speciella kunskaper/erfarenheter att förmedla till oss andra? Kan vi använda kontaktombud för att bättre få ut information till medlemmar och för att få tillbaka mer information om medlemmarnas behov och intressen?

21 Ditt förtroendeuppdrag i pro 21 Hur får vi fram idéer till nya aktiviteter/cirklar/mötesinslag som kan intressera nya? Vad kan vi göra för att få fler medlemmar? Hur använder vi handlingsprogrammet i vårt lokala intressepolitiska arbete? Hur använder vi handlingsprogrammet när det gäller att utveckla föreningen, organisationen och verksamheten? Har vi utsett ansvariga för de områden vi och handlingsprogrammet prioriterar? Är arbetsuppgifterna fördelade på alla i styrelsen? Vad ska vi utveckla under det kommande året, nytt eller gammalt i ny form? När styrelsen utvärderat föreningens verksamhet är det dags att formulera nya mål för det kommande året: Målformulering Om styrelsen i sin utvärdering enligt ovan kommit fram till att det saknats egentliga inslag om PRO:s pensionspolitiska program, så är det kanske något att lyfta fram nästkommande år, det vill säga ett mål att slå fast i verksamhets planen. Om det visat sig att mer än hälften av föreningens medlemmar över huvud taget inte deltagit i någon av föreningens aktiviteter är det ett problem och man bör sätta upp mål för att få en positiv förändring. Om flera medlemmar begärt utträde ur föreningen behöver styrelsen diskutera fram åtgärder som hindrar en fortsatt negativ utveckling. Om konkurrentorganisationerna tagit in flertalet av ortens nya pensionärer som medlemmar krävs en analys: Har de bättre/annorlunda aktiviteter? Eller har PRO-föreningen varit dålig marknadsförare av sin egen verksamhet? Utifrån analysen formuleras mål och metoder för att stärka föreningens utveckling. Om flera av föreningens verksamheter fungerat utmärkt och samlat fler medlemmar än tidigare, så är det ett mål att fortsätta den verksamheten. Om ekonomin varit ett hinder under året gäller det att formulera mål och diskutera fram metoder för att få in mer pengar.

22 22 STUDIEMATERIAL Diskussionerna sammanfattas i en verksamhetsplan. Verksamhetsplan En verksamhetsplan är en sammanställning av vilka mål man har satt upp i sin förening och vad man ska göra för att nå dessa. Föreningar ska lägga fram en verksamhetsplan på höstmötet. En verksamhetsplan ska inte vara detaljerad eller spika datum för olika händelser. Exempel på en verksamhetsplan: VeRKSamhetsplan för PRO trivselby Mål för det kommande verksamhetsåret: Att föreningen har mer kännedom om våra icke-aktiva medlemmar och deras intressen, så att vi därigenom breddat deltagandet och delaktigheten i föreningen. Att föreningen har stärkt sitt engagemang för de viktiga pensionärspolitiska frågorna och bidrar till opinionsarbete för bättre pensionärsliv i vår kommun och vårt län. Att föreningen har startat upp en ny medlemsaktivitet, som vi inte prövat förut. Pensionärspolitiska frågor Aktiviteter: På ett medlemsmöte ska föreningen bjuda in någon av samorganisationens representanter i KPR för information om aktuella politiska beslut i kommunen. Fortsätta kampanja för rättvis skatt vid minst fyra tillfällen utanför Coop. Cirkelverksamhet Aktiviteter: Vi fortsätter datacirklarna inom PROsIT, Matlagningscirkel, Digital bildbearbetning, Släktforskning, Rockens historia m m. I samarbete med ABF starta en litteraturcirkel på temat Klassikerna, där var och en för sig läser en bok hemma och sen träffas och diskuterar den. Starta en cirkel om vården och länets vårdpolitik. Studieorganisatören bjuder in till studieupptakt i januari.

23 Ditt förtroendeuppdrag i pro 23 Kultur Aktiviteter: Sånggruppen och hantverksgruppen fortsätter och bjuder även in nya deltagare. Starta en föreläsningsserie tillsammans med våra grannföreningar på temat Arkitektur i vår hembygd. Medlemsvärvning och Medlemsvård Aktiviteter: Ett av våra medlemsmöten ska behandla rekrytering av nya medlemmar, där hela föreningen ska diskutera hur vi stärker vår information och närvaro bland ortens pensionärer. Vi ska aktivera våra kontaktombud med en enkät till medlemmarna med frågor som: vilka aktiviteter skulle ni vilja ha? vilka resor är ni intresserade av? vilka studiecirklar är intressanta? vad tycker ni om våra medlems möten? övrigt? För enkätens utformning och utvärdering av svaren samt förslag till styrelsen, utses en kommitté med vår kontaktombudsansvarige som sammankallande. Våra kontaktombud ska få programblad att överlämna vår och höst till de medlemmar som inte deltar i föreningens aktiviteter. Hemsida Om föreningen inte har en hemsida kan det vara svårt även för den mest intresserade att hitta till oss. Många är vana att hitta all information på nätet. Mål: Föreningen ska under året ha startat en hemsida inom ramen för PRO:s webb. Vi ska aktivt ha sökt bland föreningens medlemmar och hittat någon eller några som kan och är intresserad att ta på sig uppgiften. Utbildning för uppgiften finns bland annat på Gysinge. Aktiviteter/resor Aktivitet: Utifrån inkomna enkätsvar bjuda in till minst en ny aktivitet/nytt resmål.

24 24 STUDIEMATERIAL Budget och kalendarium När verksamhetsplanen med de mer övergripande målen är fastställda är det dags för en mer konkret planering och för kassören att se över resultaträkningen från föregående år. Styrelsemöten och föreningsmöten planeras in så att styrelsemöten kommer i rätt tid för förberedelse av årsmötet och höstmötet. Föregående år är en utgångspunkt för kommande års planering. Om styrelsen i utvärderingen kommit fram till att göra en särskild satsning på medlemsvärvning, aktiviteter för nya medlemmar, aktiviteter för dem som inte brukar delta etc. krävs en plan med specifika insatser, ansvarsfördelning och ev. kostnadsreservering. Det kommande årets samtliga medlemsaktiviteter planeras in efter hand. Större arrangemang, som kanske kräver särskild lokal och medverkande, är viktiga att planera i god tid. Studieorganisatören kommer senare efter kontakter med ABF, att presentera en plan för de cirklar man ska bjuda in till; friskvårds ledaren planerar för olika motionsformer, den medlemsansvarige för sitt osv. När styrelsen gör sin budget är föregående års kostnader en utgångspunkt för bedömning av eventuella förändringar till kommande år. För olika aktivitetsgrupper med ansvariga avsätts en summa och allt räknas samman till föreningens budgetkonton. Inkomster och utgifter ska i stort sett gå jämnt ut. Ett litet överskott kan vara tryggt att ha om det uppkommer ett behov som man inte kunnat förutse. Arbetsfördelning inom styrelsen och föreningen I en förenings styrelse har hela styrelsen ett gemensamt ansvar för verksamheten. I styrelsen finns olika ansvarsområden och uppgifter vilka fördelas bland styrelseledamöterna. Att skriva protokoll är sekreterarens uppgift, förslag till olika cirkelstudier kommer i första hand från studieorganisatören, kassören sköter föreningens bokföring osv. Det är viktigt att man beslutar på styrelsemötena vem eller vilka som har ansvar för den verksamhet som diskuterats på mötet. Allt för ofta glöms detta bort och ordföranden sitter med allt i sitt knä efteråt. Om en person gör det mesta själv förloras känslan av gemensamt ansvar och delaktighet. En bra regel är att efter varje beslut också ha som följdbeslut vem gör det? Alla uppgifter som styrelsen delegerar till andra, enskilda eller grupper, måste följas upp då styrelsen har det övergripande ansvaret för verksamheten.

25 Ditt förtroendeuppdrag i pro 25 DISKUTERA Hur kan ni fördela arbetet på bästa sätt i er styrelse? Hur kan ni få fler, även utanför styrelsen, att ansvara för olika uppgifter? Har ni bra rutiner för att få in rapporter från ansvariga?

26 26 STUDIEMATERIAL

27 Ditt förtroendeuppdrag i pro 27 Att leda en folkrörelse När vi inom PRO pratar om begreppet ledarskap och syn på ledarskap gör vi det i en bredare betydelse än man vanligtvis gör. Många tänker främst på ledarskap som är knutet till en hierarkisk nivå som ordförande, chef eller representant. Då kan det ligga nära till hands att man förknippar ledarskap med begrepp som maktutövning där ledare är någon som fått ett tydligt mandat att fatta beslut och bestämma. Inom PRO är ledaruppdraget på ett annat sätt. En ledare i PRO, ska leda: En grupp Ett möte En folkrörelse Ledarskapet i en folkrörelse handlar om att samla synpunker, önskemål och viljor och utifrån dem formulera mål som är tydliga och får acceptans bland medlemmarna och som medlemmarna känner sig delaktiga i. Därför är det viktigt att våra ledare i PRO har kapacitet att se helhet och mönster. Kunna sortera bland oviktigt och viktigt. Man måste ha insikten om att dialog är det bästa sättet att få fram budskap, få kunskap och i slutänden, nå resultat. Det innebär att ledarskapet i PRO inte är maktutövning i vanlig bemärkelse utan ett ledarskap som utgår ifrån att man har många som interagerar och som fyller på med synpunkter, kunskaper och erfarenheter. Ledarstilar Vi är alla olika med olika erfarenheter och bakgrunder vilka påverkar hur vi ser på ledare och ledarskap. Det enda som med säkerhet förenar medlemmarna i PRO är att vi alla uppbär någon form av pension. Under ett helt yrkesliv och med engagemang i olika föreningar har nog alla råkat ut för de mest skiftande ledarstilar. Vi har här försökt samla några huvudgrupper. Berätta gärna för varandra om situationer ni råkat ut för under inflytande av någon eller några av dessa ledarstilar. Fundera gärna över vilken kategori du själv hör hemma i. Alla vill vara treor men kanske är de flesta av oss en blandning av ett till tre beroende på situationen.

28 28 STUDIEMATERIAL 1. Den auktoritäre ledaren Levererar order istället för dialog Regerar med direktiv Håller gärna lite distans Ingen bra lyssnare Uppfordrande Skapar genom sitt ledarskap lydiga medarbetare 2. Låt gå ledaren Ställer inga krav Saknar struktur Låg ambitionsnivå Lyssnar inte Tar inte tag i konflikter Det får bli vad det blir 3. Den demokratiske ledaren Interagerar med andra Tillåtande Uppmuntrande Förmåga att ge positiv energi Låter alla komma till tals Förmåga att formulera gemensamma målbilder Leda ett gemensamt ansvar Är man utsedd till en ledarfunktion i en styrelse har man fått ett fint förtroende och har ansvar för sitt uppdrag. Var och en ska med styrelsens förtroende självständigt kunna utföra de uppgifter som åligger uppdraget. Studieorganisatören är huvudansvarig för studierna i föreningen men hela styrelsen är ansvarig för att studieverksamheten ska utvecklas i enlighet med de planer man arbetat fram i styrelsen och som fått godkänt på höstmötet. Likaså skall kassören självständigt se till att bokföring görs enligt god sed och att ta fram resultat rapporter till styrelsen för att den ska kunna följa verksamhetens utveckling ur ekonomiskt perspektiv. Men, den ekonomiska utvecklingen i föreningen är hela styrelsens ansvar. På så sätt är det med alla funktioner i styrelsen. Kommittéerna ska på samma sätt kunna arbeta självständigt på uppdrag av vad medlemmarna beslutat att verksamhetsplanen ska innehålla på höstmötet. Styrelsen är dock alltid ansvarig för hur verksamheten utvecklas och att budgeten hålls. Några punkter om jaget och laget: Alltid fokus på medlemmarnas behov. Din åsikt är viktig. Ditt arbete är mycket viktigt för framgång. Ditt engagemang i styrelsen är en förutsättning. När du agerar är du en spelare i laget. Var delaktig i framgång och motgång. Ta inte hela äran när det går bra och skyll inte på andra när det inte gör det. Verka alltid för bra samarbetsanda.

29 Ditt förtroendeuppdrag i pro 29 Ha roligt! Varje dag du är engagerad i PRO bör innehålla något som gör dig glad. Behandla alla du möter med respekt, även när du inte håller med. Utöva ett positivt inflytande på alla du interagerar med. Sträva ständigt efter att förbättra allt du gör, i varje process du är engagerad i. Du ska känna att du tillhör ett vinnande lag som du är stolt över att vara en del av. Konflikter och konfliktlösning Att driva en verksamhet med fler än en person är nästan omöjligt utan att det uppstår konflikter. I PRO ska vi vara toleranta, öppna och lyhörda. Men ibland skär det sig. Generellt kan man säga att de allra flesta konflikter går att lösa. Framför allt om man tar tag i dem på ett tidigt stadium innan sådant som från början var småsaker plötsligt växt sig stora och därmed blir mer svårhanterade. Konflikter kan indelas i fem huvudgrupper: Sakkonflikter: Här handlar det om olika typer av sakfrågor. Det kan handla om olika tolkningar av stadgarna och olika procedurfrågor. Ett sätt att lösa konflikter av detta slag är att få en second opinion alltså hämta kunskap exempelvis från distriktet eller riksorganisationen. Rollkonflikter Oftast handlar det om osäkerhet kring vem som ska göra vad. Ett sätt att förebygga detta är att ha läst Ditt förtroendeuppdrag i PRO i studiecirkel tillsammans i styrelsen och att man gjort en bra arbetsordning och ansvarsfördelning i styrelsen. Det gäller också att sträva mot att ha en så öppen attityd i styrelsen att man kan ta upp frågor kring roller direkt i styrelsen. Pseudokonflikter En typisk pseudokonflikt är att man pratar förbi varandra. Den får gödning genom att de som är i konflikten pratar men att ingen lyssnar. Ett sätt att få ordning på en sådan konflikt är att tillsätta en moderator som lyssnar och försöker finna gemensamma nämnare och konfronterar de som äger konflikten med vad de faktiskt säger.

30 30 STUDIEMATERIAL Intressekonflikter Påminner lite om rollkonflikter eftersom det även här kan handla om revir. Här med tillägget att intressekonflikten ofta handlar om att bevaka förmåner och fördelar. Här kan det vara bra att kalla in en medlare från i första hand samorganisationen eller distriktet som lyssnar och vägleder. Den som inte är i konflikten har relativt lätt att se om det handlar om att bevaka intressen. Här gäller det att få upp intressena på bordet, diskutera dem och försöka komma fram till gemensamma nämnare. Värderingskonflikter Här handlar det ofta om kultursyn, ideologi, grupptillhörighet etc. Värderingskonflikter kan vara svåra att lösa eftersom en person inte byter åsikt i en handvändning. PRO är partipolitiskt och religiöst obundet vilket gör att det gäller att se konflikten ur ett PRO perspektiv. Det finns viss vägledning i PRO:s stadgar när det gäller hur vi förhåller oss till organisationen och samhället runt om oss. Det finns dock ingen generell lösning eftersom värderingskonflikter kan vara av så skiftande karaktär. Några punkter om lösning av konflikter: Ha en öppen och rak kommunikation Analysera den egentliga orsaken till konflikten. Det behöver inte vara den som nämns i första hand. Använd din självkännedom. Man känner andra genom sig själv. Hur skulle jag reagera osv...? Kör man fast är det viktigt att ta hjälp utifrån. Ingen kan lösa andras konflikter. De som äger konflikten äger också lösningen men måste vägledas för att hitta dit. För att få ett slut på konflikten är det viktigt att försäkra sig om att de inblandade står bakom lösningen.

31 Ditt förtroendeuppdrag i pro 31 DISKUTERA Skiljer sig ledarskapet i PRO från andra organisationer? Om ja, på vilket sätt? Vilka typer av lagspelare och egenskaper anser ni att en bra PRO styrelse borde innehålla? Hur skulle en bra mix kunna se ut? Diskutera olika konflikter som skulle kunna uppstå och på vilket sätt de skulle kunna lösas. Utgå från de olika exempel som nämnts ex. intressekonflikter, pseudokonflikter etc. Ta fram 3-5 ledord som styrelsen kan enas runt att användas som ledstjärna för hur ni ska förhålla er till varandra i styrelsen.

32 32 STUDIEMATERIAL Några viktiga förtroendeuppdrag Att vara förtroendevald är bland det finaste man kan vara. Medlemmarna i din förening har gett dig förtroendet att vara en av ledarna i PRO. Att vara en god ledare innebär att man skapar förutsättningar för alla att engagera sig. Att man tar tillvara var och ens engagemang, skaparkraft och kreativitet. Att man är demokratisk och lyssnande. Som ledare i PRO är en av de viktigaste uppgifterna att sätta andra i rörelse. Ingen kan göra allt men alla kan göra något. Nedan kan du läsa mer om vad olika styrelseuppdrag innebär och i PRO:s stadgar kan du läsa mer om hur och när de olika förtroendeuppdragen utses. Längst bak i detta häfte kan du se exempel på protokoll, dagordningsmallar m m. Ordförande Ordföranden väljs särskilt på föreningens årsmöte och han/hon har därför ett särskilt ansvar inför medlemmarna och är föreningens ansikte utåt. En ordförande ska: Se till att så många som möjligt är delaktiga i genomförandet av beslut. Vara föreningens ansikte utåt. Ta initiativ till utveckling av föreningen. Hålla samman medlemmarna och styrelseledamöterna. Planera och leda föreningens möten, så att det råder både ordning och öppenhet. Uppmuntra och stödja nya styrelseledamöter. Vara intresserad av vad övriga i föreningen tycker, säger, vill. Följa upp fattade beslut så att de blir genomförda. Ordförandens förhållningssätt till övriga styrelseledamöter och till medlemmarna betyder mycket för hur många aktiviteter det skapas i föreningen. En PRO-förening

33 Ditt förtroendeuppdrag i pro 33 bör präglas av ledorden Öppenhet, Gemenskap, Delaktighet och Inflytande och ordförandens har ansvar för att ledorden verkligen genomsyrar verksamheten. Tips på metoder för att få medlemmarna att yttra sig: I styrelsen kan en bra metod vara att använda rundfrågor. Rundfrågor innebär att man ställer en fråga som var och en får yttra sig kring. Det är vanligt att det är några få personer som hörs och syns mest. För att få alla att prata och skapa ett arbetssätt i styrelsen där alla verkligen får komma till tals, är rundfrågor en bra metod. Inled exempelvis styrelsemötena med denna fråga som alla får svara på: Hur tyckte ni vårt senaste medlemsmöte fungerade, var det något vi skulle kunna förbättra till nästa gång? Gör gruppdiskussioner. Är det många personer på ett möte är det bra att ibland dela in mötesdeltagarna i mindre grupper. Man kan be mötesdeltagarna vända sig till sin närmaste granne för att kort diskutera en fråga eller dela in deltagarna i lite större grupper där en representant från varje grupp senare får redogöra för vad gruppdeltagarna sagt. Syftet är detsamma som med rundfrågorna att alla ska få känna sig delaktiga och kunna få komma till tals. Kassör Kassören väljs av årsmötet. En kassör ska se till att de ekonomiska övervägandena kring verksamheten diskuteras i styrelsen och föreningen. Kassören ska kunna förklara innebörden av olika ekonomiska alternativ så att alla berörda har möjlighet att ta ställning. Kassören ska: Utarbeta budgetförslag för presentation och behandling i styrelsen. Sköta föreningens bokföring. I den löpande bokföringen kan man följa intäkter och utgifter. Av bokföringen framgår även de tillgångar föreningen har i form av kontanter och pengar på banken. Vid bokslutsarbetet hämtas också från bokföringen uppgifter om det finns några skulder till leverantörer eller till riksorganisationen etc. Kassören ska medverka till att styrelsen fortlöpande får rapporter om den ekonomiska situationen och det ekonomiska utfallet av olika aktiviteter. Eftersom många uppgifter delegerats till olika personer, är det viktigt att kassören och styrelsen tar in rapporter om både det verksamhetsmässiga och det ekonomiska utfallet.

34 34 STUDIEMATERIAL Upprätta bokslut med resultaträkning samt in- och utgående balansräkning. Redovisningen ska ske med iakttagande av god redovisningssed. Bevaka att föreningen ansöker om och får de kommunala och andra bidrag som är möjliga att få, samt att i övrigt föreslå åtgärder för att förbättra föreningens ekonomiska förutsättningar. Ansvara för att redovisning lämnas till distriktet, ABF etc. Att inom styrelsen medverka till att största möjliga säkerhet uppnås i den ekonomiska förvaltningen. Ansvara för föreningens uppgifter i medlemsregistret hos riksorganisationen. Ansvara för att föreningens inventarier och tillgångar förvaras på ett betryggande sätt med godkända låsanordningar. I ett växande antal föreningar används databaserad bokföring och ekonomisk redovisning. På PRO:s Folkhögskola i Gysinge genomförs kurser för kassörer. Riksorganisationen har också arbetat fram en kontoplan för databokföring och ett material med övningsexempel över databaserad bokföring och redovisning. Värt att notera är också möjligheten att genom sin bank få tillgång till så kallad e-bokföring, bokföring on-line. Medlemsavgiften Medlemsavgiften tas numera upp direkt från varje medlem till riksorganisationen. Medlemsavgiften består av tre delar; en del som fastställs av PRO:s kongress och går till riksorganisationens arbete, en del fastställs av distriktets årsmöte och går till distriktets arbete och en tredje del, som fastställs av föreningen på höstmötet och går till föreningens verksamhet. Alla delarna ingår i den medlemsavgift som varje medlem årligen betalar via den centrala uppbörden. Riksorganisationen skickar vidare den del av avgiften som hör till distrikt respektive förening. Skatteregler för ideella, allmännyttiga föreningar PRO och dess föreningar är allmännyttiga och därför skattebefriade från alla rörelseintäkter, kapitalinkomster, fastighetsintäkter liksom för intäkter från verksamheter som är en finansieringskälla för det ideella arbetet, t ex försäljning av märken, tidningar, föreningströjor m m. Allmännyttiga fören

35 Ditt förtroendeuppdrag i pro 35 ingar är skyldiga att lämna en så kallad Särskild Uppgift till Skatteverket, dock kan man ansöka om att få lämna den för en period om 5 år i taget. Skatteverket tilldelar också föreningen på begäran ett organisationsnummer, vilket används i kontakt med banken, i samband med kontraktsskrivning och dylikt. Organisations numret är en identitet för juridiska personer, ungefär som personnummer för fysiska personer. Föreningen som arbetsgivare När föreningen betalar exempelvis lön, arvoden eller artistgager till uppdragstagare, är föreningen arbetsgivare och underkastad Skatteverkets regler för kontrolluppgifter, preliminärskatteavdrag, inbetalning av arbetsgivaravgifter och särskild löneskatt, redovisning av utbetalda reseersättningar, hantering av uppdragstagare med A-skattesedel respektive F-skattesedel. För artister finns ett särskilt regelverk och här kan föreningen ha stor nytta av ett långsiktigt samarbete med ABF, som kan ge råd och eventuellt även överta arbetsgivaransvaret och ansvaret för redovisning av kulturarbetares ersättningar. Skatteverket har broschyrer och blanketter för uppgiften som arbetsgivare och dessa går att beställa eller själv ladda ner från nätet via se. Även om kassören oftast är den som hanterar dessa frågor så är hela styrelsen ansvarig för att föreningen fullgör sina åtaganden enligt skattelagstiftningen. För en organisation som PRO, som ställer krav på rättvis skatt, är det naturligtvis särskilt viktigt att fullgöra skyldigheterna på skatteområdet. För mer information om vilka skatteregler som gäller vid danstillställningar se bilaga 3. Sekreterare Sekreterarens uppgifter kan variera från förening till förening. I grunden handlar det om föreningens pappers- och skrivuppgifter; kallelser, dagordning, protokoll, skrivelser in och ut, verksamhetsplan och verksamhetsberättelse, arkivering av föreningens skriftliga dokument. Den sista uppgiften är inte minst viktig. Många föreningar har valt en informationsansvarig som ansvarar för en del av dessa uppgifter. De olika informationsuppgifterna fördelas då mellan sekreteraren och den informationsansvarige efter diskussion i styrelsen.

36 36 STUDIEMATERIAL Sekreteraren ska: Hålla ordning på och märka föreningens pärmar. Rensar bort gammalt material som inte ska sparas. Se till (tillsammans med ordföranden) att kallelser går ut i rätt tid och till rätt personer. Se till att dagordningen tar upp samtliga frågor som ska behandlas. Se till att protokollet tydligt anger vad som beslutats, att protokoll bevaras och finns i rätt pärm. Säkerställa att skrivelser som kommer till föreningen sätts in i pärm i datumordning och tillsammans med övriga i styrelsen kontrollerar stadgarna så att dessa följs. Sekreteraren som protokollsansvarig ska: Kunna formulera sig väl i skrift. Skilja på sin egen uppfattning i en fråga och vad som faktiskt uttryckts, dvs. vara objektiv i sina formuleringar. Lyssna noga för att uppfatta olika talares mening. Protokoll Protokollet är inte bara viktigt här och nu utan är föreningens historiska dokument, som ger underlag för historik och framtida forskning. Ett protokoll är ett dokument som ska fylla flera funktioner. Protokollet befäster det som beslutats och påminner om vad som egentligen hände i fall det finns oenighet om vad som beslutats. Protokollet visar vem som har rätt att företräda föreningen, t ex gentemot banken, distriktet, i förhållande till andra organisationer, som t ex ABF. Protokollen visar för revisorerna vad styrelsen gjort för att fullgöra sitt ansvar gentemot föreningen, och är också en uppmaning till att det som beslutats ska genomföras. Uppställningen av ett protokoll kan göras på flera sätt. Det ska visa föreningens namn, vilket slags möte det var, dag och plats, det ska framgå vilka som deltagit (vid styrelsemöten) eller hur många som deltagit (vid medlemsmöten). De flesta föreningar tillämpar löpande paragrafnumrering över året, dvs. protokollet för det första styrelsemötet efter nyår börjar med 1 och numreringen löper på till året är slut i dec. På samma sätt numreras paragraferna i protokollen från medlemsmöten med 1 för kalenderårets första möte och vidare i ordning till årets sista möte.

37 Ditt förtroendeuppdrag i pro 37 För att få överskådlighet i protokollet behövs en rubrik för varje paragraf, som talar om vad paragrafen handlar om, t ex Mötet öppnades, Dagordning, Friskvårdsledarens rapport osv. Rubrikerna sätts i kanten i en särskild spalt för kantrubriker. Kan finnas i vänster- eller i högerkant. Till vissa ärenden finns skrivelser eller annan dokumentation som ska biläggas protokollet. Då noteras det vid paragrafen: Se bilaga X. Några råd för själva skrivandet: anteckna mycket vid mötet, anteckna stolpar, inte hela meningar, använd förkortningar, skriv protokollet i så nära anslutning till mötet så att minnet fortfarande är färskt, använd ett enkelt språk, skriv korta meningar. Exempel på protokoll för ett föreningsmöte finner du i bilaga 4. Justering En av de första punkterna på ett möte är val av två justerare. På ett styrelsemöte kan en av dessa vara mötesordföranden. På ett medlemsmöte får justerings personerna uppgiften att vid behov vara rösträknare. När protokollet är färdigskrivet ska det undertecknas, för styrelsemöte av tre personer; sekreteraren, mötesordförande samt den övriga justeringspersonen, för medlemsmöte av fyra; sekreteraren, mötesordföranden och två justerare. Observera! Besluten i protokollet inte är giltiga förrän protokollet är justerat. Justerarnas uppgift är att godkänna att protokollets beslut överensstämmer med mötets och därför krävs justering innan besluten blir giltiga. Det finns inget hinder att låta medlemmarna ta del av styrelseprotokollen så länge protokollen inte innehåller sådant som behandlar enskildas relationer med föreningen eller av andra skäl bör hanteras med sekretess. Det är styrelsen som bestämmer vem som ska ha tillgång till styrelseprotokollen.

38 38 STUDIEMATERIAL Under justeringstiden noterar sekreteraren och ordföranden vad besluten innebär: Vem ska göra vad, vilka behöver snar information med anledning av vissa beslut, om mötet tog beslut om skrivelse, måste någon utforma denna, var det någon fråga som kräver utredning till nästa möte, vilka frågor blev inte färdiga utan ligger kvar till nästa möte osv. Att skriva och justera protokoll blir påminnelse om åtgärder, men det blir också en grovplanering för nästkommande möte. Det är bra om varje styrelsemöte börjar med en genomgång av protokollet från det förra mötet. Det blir en kontroll över vad som genomförts och vad som återstår att göra. Studieorganisatör Studieorganisatören väljs av årsmötet och har en central roll i föreningens studiearbete. Studier kring en mängd olika ämnen ökar inte bara kunskapen, utan kan vara ett bra sätt att få nya medlemmar. En studieorganisatör har en rad viktiga uppgifter. Studieorganisatören ska: Hålla sig informerad om aktuella studiematerial (kontakt med ABF m. fl). Hålla sig informerad om vilka studiematerial riksorganisationen tagit fram. Se vilka utbildningsbehov som följer av uppsatta mål för föreningen. På olika sätt och i olika sammanhang efterfråga intressen och behov av studier hos de egna medlemmarna. Ha kontakt med ABF för att lösa ledarfrågor, ekonomi, lokaler m m. Rekrytera cirkelledare bland medlemmarna för olika cirklar. Göra ett studieprogram. Informera om det fastställda studieutbudet. Planera och genomföra en studieupptakt, där alla medlemmar inbjuds och de olika cirklarna presenteras. Studiecirkeln Studiecirkeln är en bildningsform där det inte finns lärare och elever, utan där lärandet sker genom att deltagarna lär av varandra. Studiecirkeln som studiemodell har funnits i över 100 år och visar inga tecken på att tappa i betydelse. Tre till tjugo personer samlas kring ett studieområde, intresserade av samma sak, lägger

39 Ditt förtroendeuppdrag i pro 39 upp en studieplan, skaffar studiematerial, en av de egna blir ledare och sen är man igång. Kring snart sagt vilket ämne som helst som det finns intresse för. Inte minst inom PRO lever studiecirkeln starkt. Utöver det stora intresset för studier i allmänbildande ämnen för personlig utveckling är studiecirkeln också viktig för diskussion och kompetensutveckling i organisationens arbete och i alla de samhällsfrågor som berör pensionärers levnads förhållanden. Genom cirkeln kan PRO:s krav bli förankrade bland medlemmarna och företrädarna pålästa och uppdaterade. Distriktsutbildningar PRO-distrikten och samorganisationerna anordnar en hel del studiedagar för aktivitetsledare och föreningsstyrelseledamöter. Studieorganisatören ska vara informerad om deras studieplaner och i sin tur informera och rekrytera inom föreningen till de utbildningar som finns för olika områden. Gysinge Gysinge är PRO:s egen folkhögskola. Att ha en egen folkhögskola ger en unik möjlighet för studier. I vacker miljö, med en uppsjö av ämnen träffas PRO:are från hela landet. Skolans kursprogram går till studieorganisatörerna i varje förening (i oktober-november för våren och i april för hösten). Ungefär samtidigt publiceras det i tidningen PROpensionären som går ut till varje medlem. Skolans kurser hittar du också via PRO:s hemsida. Det är viktigt att du som studieorgani satör informerar om detta och påminner om den fina möjlighet Gysinge ger. Själva kurskostnaden betalas med statsbidrag, deltagarna betalar för mat och husrum, och som medlem i PRO får du ett starkt subventionerat pris på den egna skolan. Skolan har särskilda kurser för föreningarnas studieorganisatörer, där man går igenom uppgifter, lösning av problem och diskuterar idéer och erfarenheter med andra i samma roll. För mer information se Handledning för studieorganisatörer som du kan beställa via PRO:s hemsida eller skriva ut på Intranätet. Informationsansvarig God information och kommunikation bidrar dels till en mer levande organisation där medlemmarna känner att de har insyn och inflytande, dels att organi

40 40 STUDIEMATERIAL sationen blir mer synlig och därmed får bättre möjlighet att värva medlemmar. Information och kommunikation är också ett viktigt verktyg i påverkansarbetet. Som informationsansvarig är du oftast ansvarig för; mediekontakter, att producera programblad, verksamhetsberättelse (i samarbete med ordförande, sekreterare och kassör), pressinformation, informationsblad, flygblad, presenta tioner, annonser, affischer och liknande samt att ansvara för föreningens webbplats, eventuellt tillsammans med en webbredaktör. Informationsansvarig är ofta också ansvarig för att bygga upp och upprätthålla strategier och strukturer för hur information ska spridas och utformas avseende innehåll, form, målgrupp och tidpunkt. Det är viktigt att föreningen håller sig till den grafiska profil som är gemensam för hela PRO. PRO:s grafiska profil går att beställa från riksorganisationen. Den innehåller exempel på hur element och logotyper får användas samt digitala logotyper och element i svartvitt och i färg på DVD. Den informationsansvarige ska: Informera så att medlemmarna känner att de har insyn. Medverka till att organisationen blir mer synlig och får möjlighet att rekrytera nya medlemmar. Hålla kontakter med media. Ansvara för föreningens webbplats tillsammans med webbredaktören om det är en annan person. Se till att all information i föreningen följer PRO:s grafiska profil. Kontaktombudsansvarig Kontaktombuden är styrelsens förlängda arm till medlemmarna. Det är kontaktombuden som får direktinformation om de medlemmar som styrelsen aldrig träffar. Därför är det viktigt att kontaktombudsansvarige samlar kontaktombuden några gånger varje år. Dels för att få de synpunkter kontaktombuden fått från medlemmar, dels för att ge viktig information som kontaktombuden behöver. Det kan gälla information om verksamheter som de särskilt kan peka ut, dans, resor, cirklar, viktiga artiklar ur PROpensionären som kan framhållas vid besök etc. Föreningen behöver PRO Kontakt för att få en länk till alla de medlemmar som annars aldrig ser något av sin förening.

41 Ditt förtroendeuppdrag i pro 41 Som kontaktombudsansvarig ska du: Samla nya kontaktombud för en utbildning om uppdraget och om PRO:s organisation och uppgifter. Förse kontaktombuden med säsongsprogram, som de helst personligen ska dela ut till sina respektive medlemmar. Fördela nyinskrivna medlemmar till kontaktombuden, så att de snarast kan hälsa dessa välkomna och bjuda in till kommande aktiviteter. Samla kontaktombuden 2-3 gånger per år kring deras uppgift. Ta in rapporter från kontaktombuden om medlemssynpunkter. Rapportera till styrelsen om medlemsreaktioner, som kontaktombuden vidarebefordrat. Informera kontaktombuden om vad som händer i föreningen och om andra aktuella händelser exempelvis i kommunen. Valberedning Att vara valberedare är ett mycket viktigt uppdrag. Valberedningen är föreningens organ för att valprocesser ska få förutsättningar att ske demokratiskt och väl förberett. En valberedning föreslår personer till kommande styrelse samt mötesfunktionärer för själva årsmötet. Valberedningen väljs av årsmötet och lägger på kommande årsmöte fram sitt förslag. Valberedningen ska ha kännedom om vilka personer i styrelsen som vill ta ett förtroendeuppdrag och valberedningen ska arbeta aktivt för att styrelsen får en så bred representation som möjligt. PRO:s stadgar säger att valberedningen ska ha minst 3 ledamöter och ofta brukar årsmötet också utse en av dessa till sammankallande Den absolut viktigaste förutsättningen för att en valberedning ska kunna göra ett bra jobb, är att dess ledamöter försöker skaffa sig kännedom om föreningens medlemmar. Det betyder förstås att valberedningen bör arbeta mer än bara några veckor före nästa årsmöte. Inom några månader från årsmötet, före sommaren, bör valberedningen ha ett första planeringsmöte för att fördela arbetet fram till årsmötet. Det finns lite olika traditioner när det gäller valet av själva valberedningen, en del lämnar frågan öppen så att årsmötet ges möjlighet till både nominering och val, och det finns de som har uppdragit åt sittande valberedning att förbereda och komma med förslag till ledamöter i den nya valberedningen. I de fall valbered

42 42 STUDIEMATERIAL ningsvalet inte är väl föreberett blir resultatet alltför ofta att årsmötet genomförs utan att det valts någon ny. Valet skjuts helt enkelt framåt i tiden och föreningen står utan den viktiga valberedningen. DISKUTERA Vilka styrelseuppdrag ska väljas? På hur lång tid väljs ledamöterna? Och ersättarna? Hur många ledamöter ska finnas i styrelsen, hur många ersättare? (Observera här att stadgarna endast anger minimiantalet, så här har valberedningen möjlighet att komma med förslag även på antalet ledamöter. Det är årsmötet som beslutar hur stor styrelsen ska vara.) Vilka uppdrag mer än till styrelsen ska valberedningen ha förslag till? Hur förbereds val av valberedning i er förening idag? Hur kan valberedningens arbete med att få så bred representation som möjligt underlättas? Med hjälp av de två senaste årsmötesprotokollen gör valberedningen en lista över styrelsens nuvarande ledamöter med deras mandatperioder. Listan kan se ut så här: Ordf, 2 år. Avgår Kassör, 2 år. 1 år kvar Sekr, 2 år. 1 år kvar Studieorg, 1 år. Avgår. Valdes in genom fyllnadsval förra året Styrelseledamot, 2 år. 1 år kvar Ersättare A, 1 år. Avgår Ersättare B, 1 år. Avgår Ersättare C, 1 år. Avgår Revisor A, 2 år. Ett år kvar Revisor B, 2 år. Avgår Ersättare rev A, 2 år. 1 år kvar Ersättare rev B, 2 år. Avgår (OBS. Revisorer kan väljas på ett eller två år. Årsmötet beslutar om mandatperiod, gärna efter förslag från valberedningen)

43 Ditt förtroendeuppdrag i pro 43 Valberedningen ska också föreslå eventuella arvoden till de förtroendevalda, vilket kräver kontakt med kassör och styrelse om de ekonomiska förutsättningarna för detta. Valberedningen bör träffa ledamöterna en och en med förslagsvis dessa frågor: Vad tycker du är bra i styrelsen? Vad tycker du skulle kunna vara bättre? Under hösten ska valberedningen besöka ett medlemsmöte och informera om de uppdrag som ska upp till val på kommande årsmöte och uppmana medlemmarna att föreslå kandidater till dessa poster. Valberedningens år kan se ut så här: Före sommaren träffas för arbetsplanering och för att göra en lista över nästa års val, i oktober träffa styrelsens ledamöter för att fråga vad de tycker har fungerat bra och mindre bra i styrelsen. Diskutera även med hela styrelsen om antal ledamöter, arbetsfördelning, ev. problem, styrelsens kännedom om möjliga kandidater m m, i oktober/november informera medlemmarna om att valberedningen vill ha förslag på ledamöter till styrelsen. Valberedningen kan be att få förslagen före en sista dag. Det är dock alltid möjligt för medlemmar att komma med förslag ända in i själva årsmötet, i november träffa de styrelseledamöter som är i tur att avgå/omväljas, i januari/början av februari fastställs det slutgiltiga förslaget. Då tar också valberedningen fram förslag på mötesfunktionärer till årsmötet. Beställ Verktyg för valberedningen från Riksorganisationen eller skriv ut materialet direkt från PRO:s Intranät för fördjupade kunskaper och praktiska tips. Revisorer Revisorerna har fått årsmötets uppdrag att granska föreningsstyrelsens verksamhet och föreningens räkenskaper.

44 44 STUDIEMATERIAL När kassören avslutat sitt arbete med bokslutet och styrelsen godkänt redovisningen lämnas det över till revisorerna. De har då en månad på sig för granskning och att formulera sin berättelse, den så kallade Revisorernas berättelse. I revisorernas berättelse framgår det om revisorerna ger sitt godkännande/ underkännande av den ekonomiska hanteringen. Det uttrycks så att revisorerna till- eller avstyrker att årsmötet fastställer den resultat- och balansräkning som styrelsen lagt fram. Revisorerna till- eller avstyrker också det förslag till disposition av resultatet som styrelsen förslagit. Och sist men inte minst, revisorerna tilleller avstyrker att årsmötet beviljar styrelsen ansvarsfrihet för det gångna året. Den granskning revisorerna ska göra innehåller sammanfattningsvis följande moment: Revision av räkenskaperna: kontroll av bokslutet och att tillgångarna i balansräkningen också finns i verkligheten, kontroll av kassa och att bokförda saldon på bank och postgiro konton stämmer mot saldobesked, kontroll av avskrivningar, kontroll av skulder. Revision av verksamheten: revisorerna kontrollerar att styrelsens beslut inte strider mot PRO:s stadgar, kontroll av att protokoll är skrivna och utformade på ett godtagbart sätt, kontroll av att genomförda åtgärder inte strider mot fattade beslut enligt protokoll, kontroll av att styrelsen har en inventarieförteckning och en förteckning över hur nycklar förvaras. Revisorerna kan vara till hjälp för kassören om det uppstår problem och styrelsen bör bjuda in revisorerna till ett styrelsemöte, åtminstone till det styrelsemöte som ligger före årsmötet, men gärna fler. Revisorerna har även rätt att på eget initiativ närvara vid styrelsemöten. Revisorerna ska ha tillgång till nödvändiga handlingar. Revisorerna ska ses som ett viktigt stöd för föreningen.

45 Ditt förtroendeuppdrag i pro 45 Övriga särskilda uppdrag Många föreningar har en minnesfond, dit man kan ge penninggåvor vid dödsfall eller uppvaktningar. Någon bör ha ansvar för att denna sköts, för att informera medlemmar om att den finns, kanske utforma och skicka tackbrev. Föreningen kan också informera om PRO:s Äldreforskningsfond, som även den kan användas som minnesfond. Föreningen bör ha en policy för när någon medlem går bort. Styrelsen kan utse någon som kontaktar närmast anhörig, någon i styrelsen kanske närvarar vid begravning, föreningen kanske har fanbärare utsedda. Hur man än vill ha det i respektive förening, så bör det finnas någon som ansvarar för att besluten genomförs. Lotterier, bingo, försäljningar m m. är uppskattade föreningsinslag, men är också väsentliga vägar att få in pengar. Det är bra om någon lämplig person ges uppdraget att utforma, stimulera och organisera dessa evenemang. Policy för särskilt ansvariga se bilaga 2.

46 46 STUDIEMATERIAL Två viktiga möten Årsmötet och höstmötet är två möten som måste förberedas särskilt. Det är möten där stadgarna föreskriver regler för tillvägagångssätt och där val och andra viktiga beslut för föreningen ska genomföras. Årsmötet Årsmötet ska genomföras innan 31 mars. Kallelsen ska ange vilka frågor som ska behandlas. Motioner från medlemmar ska behandlas, styrelse med ersättare och revisorer med ersättare ska väljas, valberedning tillsättas och i förekommande fall ledamöter och ersättare i kommunens pensionärsråd utses. Inför årsmötet ska styrelsen lägga fram det gångna årets verksamhetsberättelse och den ekonomiska redovisningen. Innan man kan börja skriva måste man få in rapporter från grupper och kommittéer, eftersom deras aktiviteter ska redovisas. Det är i verksamhetsberättelsen som det gångna året ska utvärderas. Gå igenom den verksamhetsplan som låg till grund för verksamheten och se hur den följdes. Vilka insatser har vi gjort för att uppnå de uppställda målen och hur gick det? Vad har vi uppnått, vilka mål nådde vi inte och vad var anledningen? Jämsides med arbetet med verksamhetsberättelsen sker kassörens arbete med bokslutet och den ekonomiska redovisningen. Den består av två delar, resultaträkning och balansräkning, och verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning. Dessa utgör tillsammans den slutliga årsredovisningen som ska läggas fram inför årsmötet. Bokslutet ska vara klart i så god tid att revisorerna har en (1) månad på sig för att granska och skriva sin revisionsberättelse före årsmötet. Valberedningen arbetar efter sin plan och ska ha förslag färdigt i god tid före årsmötet.

47 Ditt förtroendeuppdrag i pro 47

48 48 STUDIEMATERIAL

49 Ditt förtroendeuppdrag i pro 49 DISKUTERA Vad kan vi göra för att medlemmarna ska vara bättre förberedda och informerade inför årsmötet? För exempel på dagordning för ett årsmöte se bilaga 5. Höstmötet Höstmötet är föreningens framåtblickande möte och hålls i november. Styrelsen förslag till verksamhetsplan, medlemsavgift och budget ska fastställas. Det är inför höstmötet som styrelsen gör sin utvärdering, lyfter blicken och granskar den egna verksamheten. När man kommit fram till vad som gått bra och vad som gått mindre bra och varför, kan man fastställa målen och metoderna för nästa år. Nära sammankopplat med verksamhetsmålen och verksamhetsplanen är budgetarbetet. Utan pengar är det svårt att genomföra verksamhet. Det gångna årets resultat är en utgångspunkt och utifrån nya målsättningar får man prioritera eller hitta nya inkomstkällor. DISKUTERA Hur kan vi förstärka ekonomin? Hur stor ska föreningens medlemsavgift vara nästa år? Bör vi ha fler avgifter i några av våra verksamheter? Hur får vi fler att ta på sig uppgifter ideellt? För exempel på dagordning för ett höstmöte se bilaga.

50 50 STUDIEMATERIAL Arbetsordning En styrelses arbetsordning är ett klargörande av vilka uppgifter som åligger föreningsstyrelsen och hur arbetet i styrelsen ska bedrivas för att säkerställa mötes- och medlemsdemokrati. Styrelsens arbetsordning kan inte jämföras eller jämställas med dagordningen/ agendan för ett styrelsemöte. Dagordningen är ett rättesnöre för mötets genomförande, där det ska framgå vilka punkter/sakfrågor som ska behandlas, i vilken ordning och som styrelsen vid mötets inledning fastställer. En arbetsordning för en föreningsstyrelse kan innehålla följande rubriker: Styrelsemöten Här beslutas om antalet styrelsemöten, tider och platser med mera. Styrelsen fastställer en sammanträdesplan. Föreningsmöten Även föreningens medlemsmöten bör ingå i sammanträdesplanen. Det är också viktigt att vid mötesplanerandet, ta hänsyn till vad stadgarna säger exempelvis när årsmötet eller höstmötet skall hållas, samt vad övriga led inom organisationen på samorganisations-, distrikts- och riksnivå planerat. Ersättare Ersättare tjänstgör endast när ordinarie ledamot inte kan närvara. Däremot kan det vara till gagn för styrelsearbetet att ersättarna närvarar vid sammanträdena med yttrande och förslagsrätt då ersättarna förväntas vara insatta i de frågor som styrelsen behandlar. Kallelse Hur och vem kallar till styrelsemöten och föreningsmöten? Och vad ska kallelsen innehålla? Ska dagordningen alternativt verksamhetsberättelse och/eller andra handlingar bifogas? Det underlättar för styrelsens ledamöter att fatta beslut om de fått sätta sig in i vilka frågor som ska behandlas och kunnat ta del av ev. underlag. Gängse ord

51 Ditt förtroendeuppdrag i pro 51 ning brukar vara att styrelsens sekreterare på uppdrag av styrelsens ordförande skickar ut kallelsen. Kallelsen kan ske på annat sätt än via brev, exempel via e-post, telefon eller sms. Viktigt dock att styrelsens ledamöter har fattat beslut om formen för kallelse till styrelsemötet. Protokoll Protokollet är det dokument som visar vilka ärenden och beslut en styrelse behandlar och fattar. Protokollen blir också föreningens historieskrivning, samt utgör underlag för revisorerna i deras arbete. I protokollet ska det framgå vilka som närvarat, tid och plats för mötet, samt vilka frågor som behandlats och vad styrelsen beslutat. Styrelsens protokoll undertecknas vanligen av ordförande samt sekreteraren och justeraren. Det mest fördelaktiga sättet att föra protokoll, och som samtidigt gör informationen om styrelsens arbete och fattade beslut lättillgängligt, är rena beslutsprotokoll. Styrelsens befogenheter Vad får styrelsen fatta beslut om och vad ska behandlas av årsmötet? PRO:s stadgar beskriver vilka beslut som ska fattas av medlemmarna på årsmötet respektive höstmötet. Varje förening och dess styrelse beslutar själva om beslutsbefogenheter mellan dessa möten. Firmatecknare Föreningens styrelse utser de personer som ska teckna föreningens firma. Firmateckning ska för att vara giltig verkställas av två personer i förening. Styrelsen fastställer attest- och delegationsordning. Utåtriktad information och föreningens korrespondens Vem/vilka ska ansvara för föreningens utåtriktade information, såsom ex. föreningstidning, hemsida, mediakontakter och så vidare? Vem ska underteckna brev och skrivelser ifrån föreningen? Vanligt är att sekreteraren är den som undertecknar skrivelser ifrån föreningen och tar emot korrespondens. Men även sekreteraren eller annan ledamot, kan efter uppdrag av ordföranden, underteckna brev och skrivelser.

52 52 STUDIEMATERIAL Ekonomi och bokföring Vilka rutiner ska gälla för den löpande bokföringen? Hur ska kassören informera den övriga styrelsen om föreningens ekonomi? Ska kanske delårsbokslut upprättas, eller räcker det med balans- och resultatrapporter till styrelsens möten? Arbetsutskott I föreningsstyrelsen är det möjligt att inrätta ett arbetsutskott, som kan bestå av ordförande, sekreterare, kassör. Arbetsutskottet kan då behandla och förbereda frågor mellan styrelsemötena. De beslut ett arbetsutskott tagit måste sedan tas upp på nästkommande styrelsemötes dagordning för godkännande. Styrelsen kan också i en separat skrivning/arbetsordning för arbetsutskott, besluta om vilka frågor arbetsutskottet har rätt att behandla. Arbetsgrupper/kommittéer Ett sätt att engagera fler medlemmar och göra fler delaktiga i föreningens arbete, är att tillsätta kommittéer och bilda arbetsgrupper. En styrelseledamot kan vara sammankallande i arbetsgruppen/kommittén. På så sätt får man en naturlig rapportering till styrelsen av gruppens/kommitténs arbete. Exempel på sådana arbetsgrupper/kommittéer; resekommitté, friskvårdskommitté, studiekommitté, PRO Kontakt grupp, trafikkommitté m.fl. Adjungering Styrelsen kan inför en särskild fråga, besluta om att till sig adjungera person som, i denna fråga, kan bidra med information för att styrelsen ska kunna fatta ett korrekt beslut. Verksamhetsplan och budget Verksamhetsplan och budget fastställs av höstmötet. Verksamhetsplanen redogör för de aktiviteter föreningen skall genomföra och budgeten utgör den ekonomiska ramen för vad aktiviteterna får kosta. Verksamhetsberättelse Inför årsmötet ska styrelsen skriva en verksamhetsberättelse. Verksamhetsberättelsen ska redogöra för vad som hänt i föreningen under det gångna verksam

53 Ditt förtroendeuppdrag i pro 53 hetsåret, samt också redogöra för vad aktiviteterna kostat, det vill säga redogöra för föreningens ekonomi. Stadgarna för föreningen anger vad som ska gälla i föreningen beträffande flertalet av punkterna ovan.

54 54 STUDIEMATERIAL Viktiga kom-i-håg Det är i första hand hanteringen av andras pengar som kräver särskilda förhållningssätt. De pengar som förekommer inom ramen för föreningens olika verksamheter är alltid medlemmarnas/föreningens pengar. Därför är det en viktig demokratifråga att pengar hanteras och redovisas genom den som medlemmarna/föreningen valt att sköta ekonomin, nämligen föreningens kassör. Subventioner I en del föreningar subventionerar man olika saker för deltagarna. Det kan gälla allt från kaffe på möten till resor, fester m m. Det kan man göra. Föreningen är fri att besluta om sina utgifter. Styrelsen måste dock ha föreningens bästa för ögonen, inte enskilda medlemmars. Principer för subventioner kan vara bra att ha beslutat om på höstmötet, när budget tas. En subvention innebär i slutändan att deltagare, som inte kunnat/velat delta i en aktivitet, är med och betalar andras deltagande via sin föreningsavgift. Subventioner av t ex resor ska framgå i budgeten. Om styrelsen föreslår en sub vention för medlemmar på en resa med 100 kr och man beräknar att 50 medlemmar ska följa med, så ska man ta upp kr som kostnad på aktuellt konto i budgeten. Höstmötet, eller något senare medlemsmöte, bör ta beslut om subventioner i den storleksordningen. Det är naturligtvis absolut ingen fråga enbart för t ex den reseansvarige. Hantering av pengar Vid olika aktiviteter hanteras pengar. Det kan gälla dansinträden, lotterier, resekostnader, måltidskostnader, försäljningsintäkter, bingointäkter m m. Några regler för hantering av pengar inom föreningen: Sätt aldrig in pengar som rör föreningen på egna, privata konton. Redovisa alltid omedelbart till kassören för pengar som tagits in för olika ändamål.

55 Ditt förtroendeuppdrag i pro 55 Alla pengar för aktiviteter inom ramen för föreningen ska in i föreningens bokföring genom föreningens kassör. Alla redovisningar från respektive aktivitet ska ske med kvittoundertecknade av två personer, som deltagit vid tillfället, varav en utsedd som ansvarig. Styrelsens ansvar En stor PRO-förening kan ha väldigt många aktivitetsområden med ansvariga som planerar, informerar och genomför allehanda aktiviteter. Men det är alltid styrelsen i föreningen som är ytterst ansvarig, både för själva innehållet i verksamheterna och för de utgifter (och intäkter) som kan vara förknippade med dem. Styrelsen måste hålla sig informerad och träffa de ansvariga någon gång varje säsong för att få rapport, både om medlemsaktiviteten och om ekonomin för den.

56 56 STUDIEMATERIAL PRO:s hemsida På hittar ni all information om PRO. Här finns presentation av PRO:s kansli, stadgar och handlingsprogram, information om PRO:s viktiga arbetsområden samt alltid uppdaterad, aktuell nyhetsinformation om PRO. Från PRO:s hemsida kommer ni också till distriktens hemsidor och till de föreningar som har egna hemsidor. Ni hittar även PRO:s webbutik. Hemsidan är viktig och kommer att bli ännu viktigare för föreningarna. Vi har en gemensam webb som gör att man lätt känner igen PRO oavsett var man dyker ner i detta avlånga land. Men det är väldigt viktigt att föreningarna fyller på med alla aktiviteter man har i den egna föreningen. Föreningarna måste på ett intressant och tilltalande sätt kunna berätta om vad som är på gång och visa dokumentation från de senaste evenemangen. På hemsidan måste det också finnas information om hur presumtiva medlemmar ska kunna komma i kontakt med representanter för föreningen. För att nå så många befintliga som potentiella medlemmar som möjligt och sprida vårt budskap till så många som möjligt, är arbetet med sociala medier en viktig fråga för oss i PRO. Att aktivt använda sig av sociala medier ger oss möjlighet att nå ut bredare än vad vi kunnat göra tidigare. Vårt arbete för att samhället ska präglas av solidaritet, rättvisa och medmänsklighet förtjänar att visas upp. Nu har vi möjligheten att även via sociala medier lyfta upp de positiva aspekterna kring livet som pensionär. PRO-material PRO har ett stort utbud av olika material till nytta för föreningarna. Dessa finns i vår butik på vår hemsida: Det går också att beställa via Stjärndistribution: order@sdist.se, eller på telefon:

57 Ditt förtroendeuppdrag i pro 57 Bilaga 1 Firmatecknare Exempel på protokollsutdrag: xx Firmatecknare Med återtagande av tidigare beslut avseende firmatecknare för PRO Trivselby beslöts utse Erna Andersson, Per Persson och Ibid Ös att teckna föreningens firma varav två i förening. xxx Fullmakter Med återtagande av tidigare fullmakter att teckna uttag på bank, plusgiro samt att utkvittera värdehandlingar för PRO Trivselby beslöts utse Erna Andersson, Per Persson och Ibid Ös varav två i förening att teckna uttag på kontot i: Swedbanknr Plusgironr xxxx Attest Uppgift att attestera samtliga förekommande verifikat har kassören Erna Andersson. Kassörens egna utgifter för fullgörande av sitt uppdrag attesteras av ordförande Ibid Ös.

58 58 STUDIEMATERIAL Bilaga 2 Policy verksamheter med särskilt ansvariga All verksamhet i PRO-föreningen ska redovisas i den löpande bokföringen och i föreningens bokslut. Dessutom bör föreningen i sin årsbudget planera all förekommande verksamhet. Verksamhetsplan och budget fastställs av höstsammanträdet. Om arrangemang som medför kostnader eller intäkter inte planerats i årsbudgeten ska styrelsen föreslå årsmötet eller ett medlemsmöte att fatta beslut i frågan. Styrelsen kan utse särskilt ansvariga för olika aktiviteter t ex dans, resor, körsång, boule, curling m m. Styrelsen delegerar då uppgifter till de ansvariga för verksamheten. Oavsett vilka eller hur många uppgifter styrelsen delegerar till personer utanför styrelsen, har styrelsen ändå det slutliga och fulla ansvaret inför årsmötet. Inför arbetet med budget- och verksamhetsplanering lämnar de verksamhetsansvariga in sina förslag på kommande verksamhet till föreningsstyrelsen, samtidigt som de äskar medel till den planerade verksamheten. Höstmötet beslutar därefter om verksamhet och budget. Verksamheternas samtliga intäkter och kostnader ska regelbundet redovisas till föreningskassören enligt de rutiner som styrelsen fastlägger. Till verksamhetsintäkter räknas entréavgifter, intäkter från resedeltagare, sponsormedel, lottförsäljning eller övrig försäljning. PRO-föreningen kan godkänna att deltagare betalar en frivillig avgift för vissa verksamheter, en frivillig avgift som då oavkortat ska användas för den specifika verksamhetens genomförande. Föreningskassören bokför dessa medel på ett, för verksamheten, särskilt konto. Sådana frivilligt insamlade medel kan aktivitetsgrupperna själva disponera inom sitt verksamhetsområde och under ett flerårsperspektiv. Entréavgifter till danser, deltagaravgift för resor eller liknande arrangemang är ej att betrakta som frivillig avgift. Ingen aktivitetsgrupp får själva inkassera och sköta pengar utan att detta sker enligt de rutiner och regler som gäller PRO:s ekonomiska förvaltning. Aktivitetsgrupper får inte genomföra sådan verksamhet som kan bli/vara konkurrerande med föreningens övriga verksamhet.

59 Ditt förtroendeuppdrag i pro 59 Bilaga 3 PRO:s danstillställningar PRO har rätt att anordna danser för sina medlemmar. Dessa danstillställningar har allmänt inte betraktats som skattepliktiga, vare sig i inkomstskatte- eller momshänseende. Genom avtal med STIM är det numera möjligt även för SPFmedlemmar att delta i PRO:s danstillställningar. När SPF:s medlemmar deltar i dansen, kan det påverka den skattemässiga behandlingen av dansverksamheten. Att tolka skatteregler kan vara mycket svårt. Men riksorganisationens styrelse gör denna bedömning och tolkning för PRO-danser och deltagande av SPFs medlemmar: PRO-föreningar har ett allmännyttigt ändamål och då blir man inskränkt skattskyldig. Det innebär att man får befrielse från skattskyldighet för kapitalintäkter (dvs räntor, utdelningar m m). Dessutom slipper man under vissa förutsättningar skatta för rörelseintäkter (t ex inkomst från danstillställningar). Det är viktigt att framhålla att PRO-danserna är en friskvårdsaktivitet och inte ska uppfattas som inslag av nöjeskaraktär. Dessutom är PRO-dansernas inkomster av tradition en finansieringskälla för PRO-föreningarna. Därför finns det stöd för att hävda att PRO:s danstillställningar, även med deltagande från SPF:s medlemmar, ska vara skattefria. Viktigt är att PRO inte anordnar allmänna/öppna pensionärsdanser som konkurrerar med kommersiella danser. Då kan skattebefrielse ifrågasättas.

60 60 STUDIEMATERIAL Bilaga 4 Protokollsmall medlemsmöte Protokoll FÖRt VID PRO trivselbys MEDLEMSMÖte Tid och datum: Plats: Närvarande: 1. Öppnande Traditionell skrivning Ordförande öppnade mötet med att hälsa välkommen, samt föredrog förslag till dagordning, vilken godkändes. 2. Godkännande av dagordning Beslutades att godkänna dagordningen 3. Val av justerare För att mötet ska gå smidigt är det bra om valberedningen förberett förslag till justerare. Det fungerar även att som praxis ha mötets ordförande och sekreterare att tillsammans justera protokollet. Beslutades att välja Iris Andersson och Yildiz Kemal till justerare. Olika ärenden som kan inta ex punkterna 4, 5 och 6. Kan vara fler eller färre. Använd gärna en ärendebeskrivning. Berätta om diskussionen varit motstridig och vilka argumenten för eller emot varit. Avsluta med Beslutades att 7. Övriga frågor Gert Andersson föreslog att PRO föreningen ska subventionera föreningens resor med 50 per medlem.

61 Ditt förtroendeuppdrag i pro 61 Ordföranden informerade om att man aldrig fattar beslut under punkten övriga frågor då medlemmarna och styrelsen har inte haft möjlighet att sätta sig in i ärendet. Det kan påverka budget m.m. Styrelsen kan däremot ta ärendet till beredning och återkomma vid ett kommande möte men då ska exempelvis förslag om subventioner för föreningens resor ha en egen punkt. Beslutades att lägga Gert Anderssons förslag till handlingarna. XX Avslutning Ordförande avslutade mötet med att Alternativt: Mötet avslutades kl. xx,yy. Vid protokollet Justerat den / 201_ Sekreterare ordförande/tjänstgörande ordförande /utsedd justerare

62 62 STUDIEMATERIAL Bilaga 5 Förslag till dagordning årsmöte Dagordning ÅRSMÖte 1. Årsmötets öppnande (Detta gör föreningens ordförande) 2. Godkännande av kallelse/information om årsmötet 3. Fastställande av dagordning 4. Val av mötesfunktionärer mötesordförande mötessekreterare Två justeringspersoner Två rösträknare Till dessa uppdrag bör valberedningen ha förslag. Föreningens ordförande kan genomföra dessa mötesfunktionärsval och sedan överlämnar han/hon klubban till den nyvalde mötesordföranden. Då det på årsmötet är personval kan det vara klokt att utse rösträknare och justeringspersoner separat. Skulle det bli sluten omröstning kan mötet fortsätta med andra punkter under tiden rösterna räknas eftersom justerarna valts för sig och därmed deltar i mötet medan rösträkningen pågår. 5. Verksamhetsberättelsen Någon ur styrelsen går igenom vad som hänt i föreningen under året, vilka mål man har nått, vad som gått mindre bra etc. Mötesordföranden ger utrymme för frågor.

63 Ditt förtroendeuppdrag i pro Den ekonomiska redovisningen Kassören kommenterar resultat- och balansräkning, konstaterar utfallet och lämnar styrelsens förslag till disposition. 7. Revisorernas berättelse 8. Mötesbeslut med anledning av revisorernas berättelse a. Lägga verksamhetsberättelsen till handlingarna b. Fastställa resultat och dispositioner i den ekonomiska redovisningen c. Ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna året 9. Val till styrelse och ersättare Valberedningen får nu ordet för att lägga fram sina förslag. a. Ev. arvoden b. Antal ledamöter i styrelsen c. Val av styrelseledamöter Inför själva styrelsevalet informerar valberedningens sammankallande om hur många som ska väljas, samt hur valberedningen arbetat för att få fram förslag och bör här även redovisa ev. inkomna förslag från medlemmarna. Valproceduren följer med förslag till de olika uppdragen, ett namn i taget. Ordföranden ger möjlighet för mötet att komplettera med ytterligare förslag. Observera att ersättarna, som ska vara minst tre, går in som styrelseledamot, vid ordinarie ledamots förhinder eller avgång, i den ordning de blivit valda. Det är alltså viktigt att mötessekreteraren i protokollet anger exakt den ordning i vilken ersättarna blir invalda. Ev. kan valparagrafen förklaras omedelbart justerad, så att den nya styrelsen kan träda i arbete omedelbart.) 10. Val av revisorer och ersättare för dessa Årsmötet kan välja revisorer på två år, så att deras respektive mandatperioder växlar och de avgår en i taget.

64 64 STUDIEMATERIAL 11. Val av valberedning Valberedning väljs av årsmötet på 1 år. 12. Avtackning 13. Mötet avslutas När årsmötet avslutats sammankallar ordföranden den nya styrelsen för konstituering, dvs. vem ska göra vad, samt beslut om firmatecknare. Det går att komplettera med andra punkter som exempelvis Motioner, eller någon specifik fråga som man vill lyfta på mötet. Däremot avråds från att ha punkten Övriga frågor under höst- och årsmöten. I stadgarna står det att i kallelsen till dessa möten ska framgå vilka frågor som ska beslutas. Höstmötet är mötet där man beslutar om verksamheten för det kommande året och på Årsmötet ska man godkänna förvaltningen för det gångna året. På medlemsmöten kan det däremot vara på sin plats med punkten Övriga frågor.

65 Ditt förtroendeuppdrag i pro 65 Bilaga 6 Förslag till dagordning höstmöte Dagordning höstmöte 1. Mötet öppnas 2. Val av mötesfunktionärer a. Ordförande b. Sekreterare c. Justeringspersoner (Kommentar: På höstmötet ska inga styrelseval hållas och det finns därför inget som talar emot att föreningens ordförande och sekreterare är mötesfunktionärer. Däremot ska två justeringspersoner utses att på medlemmarnas vägnar kontrollera att protokollet överensstämmer med vad som skedde på mötet.) 3. Verksamhetsplan för år 20xx 4. Föreningens medlemsavgift nästa år 5. Budget för år 20xx 6. Mötet avslutas. Det går att komplettera med andra punkter som exempelvis Motioner, eller någon specifik fråga som man vill lyfta på mötet. Däremot avråds från att ha punkten Övriga frågor under höst- och årsmöten. I stadgarna står det att i kallelsen till dessa möten ska framgå vilka frågor som ska beslutas. Höstmötet är mötet där man beslutar om verksamheten för det kommande året och på Års mötet ska man godkänna förvaltningen för det gångna året. På medlemsmöten kan det däremot vara på sin plats med punkten Övriga frågor.

66

67 4 STUDIEMATERIAL