Planeringsprocessen och utfall. Linda Rolfö ISM

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Planeringsprocessen och utfall. Linda Rolfö ISM"

Gunnel Jakobsson
för 5 år sedan
Visningar:

1 Planeringsprocessen och utfall Linda Rolfö ISM

2 Agenda 1. Definition och syften 2. Kontorslandskap eller aktivitetsbaserat? 3. Jämförelse mellan A-FOs 4. Aktivitetsbaserat arbetssätt

3 Activity-based Flexible Office (A-FO)

4 ABW/A-FO definition Ways of working (enabled by e.g. desk-sharing policies) High Low Flexible office / Hot-desking Open-plan office Activity-based flexible office Combi-office (or an over-crowded openplan office) Low High Workspace diversity (enabled by plan layout and speech policies) Rolfö (Avhandling)

5 Vanliga syften Rolfö (Avhandling)

7 Tre olika nivåer på målsättningar Källa: van Koetsweld and Kamperman, mars

8 Agenda 1. Definition och syften 2. Kontorslandskap eller aktivitetsbaserat? 3. Jämförelse mellan A-FOs 4. Aktivitetsbaserat arbetssätt

9 Innan och efter flytt Fall 1 Background noise (p=0.03) Air quality (p=0.002) Temperature (NS) Visual comfort (NS) Amount of light (NS) Outdoor view (p<0.001) Aesthetics (p<0.001) Visitor space (p=0.014) Adjustability of furniture (NS) Distance to colleague (NS) Workspace separation (NS) Ease of interaction (NS) Possibility of privacy (NS) Auditory privacy (p=0.039) Speech level (NS) Visual privacy (NS) Personalization (NS) Baseline ratings (OPO) Follow-up ratings (ABW) -1,5-0,5 0,5 1,5 2,5 Mean satisfaction ratings Rolfö, Eklund & Jahncke, 2017

10 Innan och efter flytt Fall 2 Aesthetics (p=<0.001) Functionality of furniture (p=0.02) Access to equipment (p=0.009) Distance to colleague (NS) Workspace separation(ns) Possibility of privacy (p=<0.001) Noise level (NS) Airflow (p=<0.001) Temperature (p=0.005) Amount of light (p=<0.001) Visual comfort (p=<0.003) Outdoor view (p=<0.001) Pre-relocation Post-relocation Rolfö, 2018

11 Den fysiska arbetsmiljön Very satisfied Hur tillfredsställd är du med den fysiska arbetsmiljön? 1,5 1,0 KL (n=112) KL (n=80) Satisfied 0,5 KL (n=59) 0,0 JSC maj 2014 (n=37) Dissatisfied -0,5 JSC maj 2015 (n=41) JSC maj 2016 (n=45) -1,0 Open-plan office A-FO Flexkontor 2 (n=66) Very dissatisfied -1,5 KL (n=112) KL (n=80) KL (n=59) JSC maj 2014 (n=37) JSC maj 2015 (n=41) JSC maj 2016 (n=45) Flexkontor 2 (n=66) Prevent (n=36) Prevent (n=36)

12 Estetik Hur nöjd är du med arbetsplatsens estetiska utseende? Very satisfied Kontorslandskap A-FO Very dissatisfied -3 KL (n=112) KL (n=80) KL (n=59) JSC maj 2015 (n=41) JSC maj 2016 (n=45) Flexkontor 2 (n=66) Prevent (n=36)

13 Ljud Mycket missnöjd Mycket nöjd

14 Agenda 1. Definition och syften 2. Kontorslandskap eller aktivitetsbaserat? 3. Jämförelse mellan A-FOs 4. Aktivitetsbaserat arbetssätt

15 Föredrar A-FO Proportion of employees n=695, response rate 0.75 Rolfö, Jahncke, Slunga Järvholm, Öhrn & Babapour 2018

16 Skillnader mellan A-FOs Undersöka/identifiera Planeringsprocessen Det fysiska kontoret Regler Organisatoriska förutsättningar

17 Föredrar A-FO Proportion of employees n=695, response rate 0.75 Rolfö, Jahncke, Slunga Järvholm, Öhrn & Babapour 2018

18 Percentage of employees Percentage of employees Planeringsprocessen Fall 1 Fall Baseline 30 Follow-up Pre-relocation Post-relocation Preferred office type

Planeringsprocessen C1 C2 C3 C5 Involvement before deciding on the office type No Yes Yes No Needs and Activity analysis No Yes Yes Yes Employees

19 Planeringsprocessen C1 C2 C3 C5 Involvement before deciding on the office type No Yes Yes No Needs and Activity analysis No Yes Yes Yes Employees participation in decision on policies Clear communication of policies No Yes Yes No N/A Yes Yes N/A Years of planning 0,75 2,5 1,5 0,5 Babapour & Rolfö, in press

20 Planeringsprocessen Meningsfullt syfte Finansiella- och tidsresurser Fördjupad arbetsanalys Medarbetares delaktighet Org. och social förändring Rolfö, 2018

21 Relocation planned Relocation executed Jun Sep Intervju Inget lämnades åt slumpen. Som ett företag tog de processen väldigt seriöst (I-402) Autumn 2013 Spring 2014 Autumn 2014 Spring 2015 Work analysis R Questionnaire 1 R Questionnaire 2 R Questionnaire 3 -Beehives -Focus groups Rules workshop Feedback lecture -Diaries -Questionnaire Groundbreaking Interior design Feedback on Deciding office ceremony group flowchart concept Reference site visit Kickoff and workshop R Autumn 2015 Spring 2016 Questionnaire 4 R Questionnaire 5 Individual interviews Observations R R R

22 Planeringsprcessen

23 Skillnader mellan A-FOs Undersöka/identifiera Planeringsprocessen Det fysiska kontoret Regler Organisatoriska förutsättningar

24 Det fysiska kontoret C1 C2 C3 C4 Acoustics Amount of background noise Noise level (vent., printer, speech) Speech level C1 C2 C3 C4 N/A Rolfö & Bodin Danielsson (Submitted)

Det fysiska kontoret Workspace ratios C1 C2 C3 C4 Desk-sharing ratio 0.68 0.72 0.9 0.61 Small meeting room ratio (per employee) 0.09 0.08 0.13 0.

25 Det fysiska kontoret Workspace ratios C1 C2 C3 C4 Desk-sharing ratio Small meeting room ratio (per employee) Back-up room ratio Open-plan surface area (per employee) Open-plan surface area (per workstation) Maximum no. of workstations in open-plan areas 5.1 m m m m m m m m Space configuration Distance to colleague Workstation separation Possibility of privacy C1 C2 C3 C4 Rolfö & Bodin Danielsson (Submitted)

26 Det fysiska kontoret Sometimes after lunch, you have to go four laps and just pick a spot in the middle of a team that you know speaks a lot, because there are no desks available. I cannot choose (I12-Case 1).

27 Regler Desk-sharing policies 1. To remove belongings 2. Restrictions on using the same workstation in open areas in consecutive days 3. Restrictions on using workstations in scarce zones in consecutive days Babapour & Rolfö, in press

28 Regler Speech policies 4. To interact with colleagues in different zones 5. To speak on the phone in different zones Babapour & Rolfö, in press

29 Organisatoriska förutsättningar Associations with preference for the Activity-based Flexible Office Factors Categories n Correlation coefficient Concentration A-FO / Other office types Speaking on the phone A-FO / Other office types Writing/Generating texts A-FO / Other office types Innovation A-FO / Other office types Learning and searching for information A-FO / Other office types Rolfö, Jahncke, Slunga Järvholm, Öhrn & Babapour 2018

30 Organisatoriska förutsättningar Predictors of preference for the Activity-based Flexible Office Factors Categories n Correlation coefficient Office type before relocation Cell office / Open-plan office Rolfö, Jahncke, Slunga Järvholm, Öhrn & Babapour 2018

31 Organisatoriska förutsättningar Proportion of employees n=695, response rate 0.75 Rolfö, Jahncke, Slunga Järvholm, Öhrn & Babapour 2018

32 Skillnader mellan A-FOs

33 Aktivitetsbaserat arbetssätt where, when and how they want to carry out their job activities trust, responsibility and performance. workstation that best suits the activity at hand from a functional perspective matches with employees preferences (Appel-Meulenbroek, 2011)

34 Skapa tydlighet kring Spelregler Kommunikation Samarbete Möten Tillgänglighet

35 Erfarenheter som processledare Att man har gehör ända upp i ledningsgruppen. Så det inte får bli en arbetsgruppsfråga som sköts vid sidan av. Ledningsgruppen måste ju vara helt överens. Förändringsresan måste finnas med i strategisk plan och genomsyra ledningsgruppens arbete, genom hela året, att det finns en uppföljning. Lägg in en punkt på 5 minuter/vecka där vi kan ventilera. Vad är utmaningarna? Förminska inte att byta stol och bord till något enkelt. Det är som att byta hem. Eliminera tanken: Jag är ju smart, det här kan jag. Som chef behöver man vara ledare för många fler än din lilla grupp.

36 Erfarenheter som processledare Stötta, förbered och coacha chefer i förändringsresan så att de kan stötta och coacha sina medarbetare. Göra resan successivt och hitta nya beteendet och bättre sätt att jobba på. Stöta och blöta. Så lyssnar man in det. Det är då människor känner sig delaktiga

37 Kontakt Avhandling: a2: /fulltext01.pdf

Relevanta dokument

Aktivitetsbaserade kontor - Planering och utfall. Linda Rolfö Lund

Aktivitetsbaserade kontor - Planering och utfall Linda Rolfö Lund 2018-11-15 Dagens agenda det har kommit önskemål om att ha en utbildning i nedanstående med dig Om/nybyggnation. Linda Rolfö Från traditionellt