Programimplementering

Transkript

1 Programimplementering Sammanfattande beskrivning av strukturen för förvaltning och kontroll (enligt Art 48(3)(i) and under Article 63(2) 1303/2013) Authority Type [Management Authority; Certifying authority...] Name of the authority/body, and department or unit, where appropriate [255 characters - Mandatory] Head of the authority/body (position or post) [255 characters - Optional] Address [255 characters - Optional] Telephone [255 characters - Optional] [255 characters - Mandatory] Förvaltningsmyndighet Utbetalande organ Jordbruksverket Christina Nordin Vallgatan 8, S Jönköping Jordbruksverket Anders Egonson Vallgatan 8, S Jönköping et.se et.se Attesterande organ Ekonomistyrningsverket Morgan Wackt Box 45316, S Stockholm morgan.wackt@ esv.se Table x: Relevanta myndigheter i enlighet med artikel 72(2) i förordning 1303/2013 Landsbygdsdepartementet har huvudansvaret för framtagandet av programmet. Regeringen fattar beslut om förslag till program och förslag till ändringar av programmet innan förslagen överlämnas till Kommissionen. Ansvarsfördelningen när det gäller beslut som har samband med programmets finansiering följer den ansvarsfördelning som gäller för beslut om statsbudgeten. Regeringen beslutar om den övergripande förordningen om stöd för landsbygdsutvecklingsåtgärder. Regeringen utser vidare förvaltningsmyndighet, godkänt utbetalande organ och attesterande organ samt stödmyndigheter. Beslut om ordförande i övervakningskommittén samt om kommitténs sammansättning fattas genom regeringskanslibeslut (Landsbygdsdepartementet). 1

2 Förvaltningsmyndighet Som förvaltningsmyndighet för Landsbygdsprogrammet, har Jordbruksverket ansvar för landsbygdsprogrammet i enlighet med artikel 73 i rådets förordning 1303/2013 som inkluderar planering, administration, genomförande samt uppföljning och utvärdering. För övervakning av genomförandet av programmet är Jordbruksverket ansvarigt tillsammans med övervakningskommittén. Jordbruksverket ska under den period då programmet genomförs identifiera, och vid behov vidta, åtgärder och insatser för att programmets mål ska nås. Det kan handla om informationsinsatser riktade till olika målgrupper, metodutveckling som stödjer olika aktörers medverkan i programmet och uppbyggnad av expertkunskap som kan bidra till ökad kvalitet i genomförandet. Ytterligare ett ansvar är att föreslå programändringar om det bedöms nödvändigt. Jordbruksverket ska även förse kommissionen med relevanta indikatoruppgifter om de insatser som valts ut för finansiering. En ytterligare uppgift är att utarbeta en årsrapport med sammanfattande uppföljningstabeller. Jordbruksverkets utvärderingssekretariat har det operativa ansvaret för att utvärderingsverksamheten genomförs enligt gällande regelverk. Det innebär ett ansvar för att planera och samordna utvärderingsaktiviteter, se till att nödvändigt underlag finns tillgänglig samt att kommunicera utvärderingsresultat och därigenom sprida lärdomar som bidrar till att förbättra programmets genomförande. Samordning med regional och lokal nivå Landsbygdsprogrammet ska genomföras på ett sådant sätt att tillbörlig hänsyn tas till de varierande förutsättningar som råder i olika landsbygdsområden och regioner i landet. Genom partnerskapsöverenskommelsen ska samordning med andra program inom de Europeiska Strukturella Investeringsfonderna (ESI) och nationella åtgärder för regional utveckling stärkas. Med utgångspunkt i övergripande nationella mål och prioriteringar för det nationella landsbygdsprogrammet ska behovet av ett ökat regionalt och lokalt inflytande beaktas vid planering, beslutsfattande, genomförande och uppföljning av programmet. Landsbygdsprogrammet ska också genomföras på ett sätt som är i samklang med den regionala utvecklingsplaneringen, med arbetet för att uppnå nationella, regionala och lokala miljökvalitetsmål samt med andra regionala och lokala initiativ, planer och program. Härigenom tillgodoses en förstärkt regional och lokal förankring av landsbygdspolitiken och dess insatser. Länsstyrelserna har i uppdrag att genomföra det nationella landsbygdsprogrammet på länsnivå och ska för detta ändamål utarbeta regionala handlingsplaner. Inom de delar som rör skog och de samiska näringarna har Skogsstyrelsen och Sametinget ett särskilt ansvar. Riktlinjerna för detta arbete ges av förvaltningsmyndigheten. 2

3 De regionala handlingsplanerna ska användas som underlag för planering, urval, prioritering och beslut ifråga om stöd för tillämpliga åtgärder inom Landsbygdsprogrammets sex prioriteringar. Handlingsplanerna som avspeglar målsättningarna för respektive prioritering, ska också utgöra underlag för delegering av visst ansvar till länsstyrelserna respektive Skogsstyrelsen och Sametinget. Arbetet med att ta fram handlingsplaner ska ske i ett brett partnerskap med regionala och lokala företrädare och vara väl förankrat hos berörda intressenter i området. Det är viktigt att handlingsplanerna lämnar utrymme för initiativkraften på den lokala nivån. Länsstyrelserna ska säkerställa att handlingsplanerna är i överensstämmelse med strukturfonds- samt havs- och fiskeriprogrammen och de regionala utvecklingsplanerna (RUP/RUS). Genomförande och resultat av handlingsplanerna ska följas upp årligen och rapporteras till förvaltningsmyndigheten. Den regionala nivån, som administreras genom länsstyrelserna, blir på så sätt en integrerad del av uppföljning och utvärdering av programmets genomförande. Jämställdhet och inkludering av nya grupper Ett jämställdhetsperspektiv ska integreras i programmets genomförande. Om förvaltningsmyndigheten finner att programmets mål för jämställdhet inte uppnås och identifierar lämpliga åtgärder, som rör programmets innehåll eller genomförande och som skulle stärka måluppfyllelsen, ska förvaltningsmyndigheten initiera sådana. Sådana åtgärder kan gälla myndighetens eget arbete, eller det som utförs när programmet implementeras på t ex länsstyrelserna. Förvaltningsmyndigheten ska konsekvent samla in könsuppdelad statistik för programmets åtgärder där så är möjligt, samt möjliggöra att ansökningar kan visa medsökande. Vidare ska förvaltningsmyndigheten se till att informationsmaterialet för samtliga delar av programmet jämställdhetsintegreras. I fråga om inkludering av nya grupper, för ökad mångfald ligger fokus i programmet på informations- och nätverksarbete för att intressera potentiella nyföretagare och underlätta etablering samt på att generellt öka intresset för landsbygden. 3

4 Stödhantering Prioritering, beslut om stöd och ersättningar samt godkännande och kontroll av betalningar Genomförande av åtgärder, dvs. urval av prioriterade ansökningar, handläggning, kontroll, beslut om stöd och ersättnignar samt beslut om utbetalning kommer till stor del att hanteras av länsstyrelserna och i förekommande fall av Skogsstyrelsen och Sametinget. För insatserna för bevarande av utrotningshotade husdjursraser och för åtgärder under art. 33 i förordning 1305/2013 (djurvälfärdsersättningar) ansvarar Jordbruksverket för att handlägga och fatta beslut om ersättning och utbetalning samt genomföra de administrativa kontrollerna. Detta gäller även delåtgärd 16.1 inom artikel 35 om stöd till arbetsgrupper inom Europeiska innovationsnätverket (EIP). De fysiska kontrollerna utförs i dessa fall av länsstyrelsen. Jordbruksverket kommer också att ansvara för att välja ut prioriterade ansökningar, handlägga, fatta beslut om stöd samt genomföra de administrativa och fysiska kontrollerna för insatser på nationell nivå inom artiklarna 14, 15, 20 och 35. Jordbruksverket ansvarar även för att fatta myndighetsbesluten om stöd inom Lokalt ledd utveckling (LLU) samt för att administrera och fatta beslut om utbetalningar inom ramen för LAG-gruppernas ansvarsområde. För att säkerställa att tvärvillkor uppfylls kommer fältkontroller att utföras av den myndighet som pekas ut i den svenska lagstiftningen. Hanteringen sker i enlighet med Jordbruksverkets föreskrifter om administrativa rutiner som tas fram i samarbete mellan Jordbruksverket och berörda myndigheter. Rutinerna ska leda till ett resultatinriktat, effektivt och säkert sätt att handlägga ansökningar samt att ansökningar behandlas på ett likvärdigt sätt oavsett vilken myndighet som hanterar ärendet. Jordbruksverket ansvarar för verkställandet och redovisningar av alla utbetalningar. Handläggningen av ett ärende innehåller följande moment: Ankomsthantering utredning och administrativ kontroll prioritering och urval beslut om stöd och ersättningar - kontroll på plats av utvalda utbetalningsärenden beslut om utbetalning utbetalning. Godkännande av lokala utvecklingsstrategier Urvalet av de lokala utvecklingsstrategier som ska ligga till grund för lokalt ledd utveckling (LLU) ska göras av en urvalskommitté. Som förvaltande myndighet för lokalt ledd utveckling ansvarar Jordbruksverket för inrättande och sammansättning av en sådan kommitté. Sammansättningen av kommittén ska garantera kompetens inom alla deltagande fonder. 4

5 Godkännande av operativa grupper Grupper av lantbrukare, rådgivare, forskare m.m. kan ansöka om att bilda en operativ grupp inom det Europeiska innovationspartnerskapet för produktivitet och hållbarhet inom jordbruket med syftet att genom samarbete utveckla jordbruket. Det är Jordbruksverket som beslutar om den ansökande gruppen ska godkännas som en operativ grupp, på grundval av den plan som den operativa gruppen presenterar över projektets innehåll och förväntade resultat och hur detta bidrar till det europeiska innovationspartnerskapets mål att förbättra produktiviteten och den hållbara resursanvändningen. Utbetalande organ Jordbruksverket är godkänt utbetalande organ för stöd från Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling (EJFLU). Jordbruksverket har en administrativ organisation och ett system för intern kontroll som uppfyller kraven för ackreditering när det gäller: a) interna förhållanden b) kontroller c) information och kommunikation d) övervakning Jordbruksverket betalar ut stöd och ersättningar direkt till stödmottagarna efter kontroll av att utbetalningarna uppfyller gemenskapsrätten. Om Jordbruksverket finner att en utbetalning strider mot gemenskapsrätten ska verket besluta att inte betala ut stödet. För beslut som har fattats av länsstyrelserna och som får överklagas är Jordbruksverket första instans för överklagande. För beslut som har fattats av andra stödmyndigheter än länsstyrelserna och som får överklagas, ska överklagande ske till allmän förvaltningsdomstol. Jordbruksverket har rätt att utfärda föreskrifter för den administrativa hanteringen av stöd och ersättningar vid de behöriga myndigheter till vilka sådana uppgifter har delegerats samt för administrationen inom Leader. Jordbruksverket svarar också för samordning eller genomförande av föreskrivna kontroller. Jordbruksverket ska vidare främja en harmoniserad tillämpning av gemenskapsrätten och sprida gemenskapstexter till berörda myndigheter. Verket samordnar informationen till stödmottagare samt ansvarar för enhetliga ansökningsförfaranden. 5

6 Jordbruksverket har en särskild enhet för internrevision som ska granska genomförandet av de administrativa rutinerna och beslutsfattandet vid Jordbruksverket, länsstyrelserna och andra myndigheter till vilka uppgifter har delegerats. Dessutom finns en särskild internkontrollenhet som systematiskt övervakar uppgifter som delegerats ut till andra enheter, organ eller myndigheter och som påverkar utbetalningarna samt övervakar att ackrediteringsvillkoren uppfylls internt och externt. Attesterande organ Attesterande organ för samtliga stöd och ersättningar är Ekonomistyrningsverket. 6

7 Figur över organisationen. Regeringen och Landsbygdsdepartementet Upprättar landsbygdsprogrammet, beslutar om programändringar, ansvarar för nationella förordningar, utser ledamöter och ordförande för övervakningskommittén (ÖK), utser förvaltningsmyndighet, utbetalande organ, attesterande organ och stödmyndigheter Ekonomistyrningsv erket Attesterande organ Jordbruksverket Är förvaltningsmyndighet och utbetalande organ för programmet, fattar myndighetsbeslut för leader, är stödmyndighet i vissa delar, ansvarar för nationella tillämpningsföreskrifter, har funktionerna utvärderingssekretariat, sekretariat för ÖK och kansli för nationella landsbygdsnätverket 21 länsstyrelser Tar emot, väljer ut och handlägger ärenden samt beslutar om stöd och utbetalning av ärenden på regional nivå Sametinget Tar emot, väljer ut och handlägger ärenden samt beslutar om stöd och utbetalning av ärenden som har samband med utvecklingen av det samiska samhället Lokala aktionsgrupper (LAG) Tar emot, väljer ut, handlägger och prioriterar projektansökningar inom lokalt ledd utveckling Skogsstyrelsen Tar emot, väljer ut och handlägger ärenden samt beslutar om stöd och utbetalning av ärenden inom skogssektorn 7

8 Förväntad sammansättning av övervakningskommittén Inom tre månader efter dagen för anmälan om att landsbygdsprogrammet är antaget kommer en övervakningskommitté att inrättas. Kommitténs ordförande ska representera regeringskansliet. I kommittén ska ingå företrädare för berörda myndigheter, näringslivets och arbetsmarknadens organisationer samt andra organisationer som företräder det civila samhället, icke statliga organisationer, däribland miljöorganisationer, samt organ som arbetar för integration och jämställdhet. Sammansättningen av myndigheter och organisationer ska spegla landsbygdsprogrammets innehåll. När det nationella landsbygdsnätverket och LAG har etablerats och organiserats kommer dessa organisationer att erbjudas en plats vardera i övervakningskommittén. På eget initiativ får företrädare för kommissionen delta i kommitténs arbete i en rådgivande funktion. Övervakningskommittén ska bistås av ett permanent sekretariat vid förvaltningsmyndigheten. Sekretariatet ansvarar bl.a. för att förbereda dagordning och dokumentation inför övervakningskommitténs sammanträden. Övervakningskommittén ska utöva det ansvar som framgår av förordning 1305/2013 och 1303/2013. Arrangemang för kommunikation av programmets innehåll Kommunikationsstrategi För landsbygdsprogrammet upprättar förvaltningsmyndigheten en kommunikationsstrategi som innefattar bland annat kommunikationsmål, information om målgrupper, samarbetspartners, kanaler/verktyg, kommunikationsstrategiska prioriteringar, ansvar samt frågor som rör uppföljning och utvärdering. Här beskriver vi dessa delar kort. Kommunikationsmål kopplade till programmet Det finns tre kommunikationsmål i kommunikationsstrategin: Personer söker stöd och ersättningar i programmet och bidrar till lantbruks- /landsbygdsutveckling och miljönytta Vidareförmedlare och samarbetspartner sprider information om programmet och kunskap om arbetssätt, hinder möjligheter, resultat och effekter Allmänheten känner till målet med och EU:s roll för programmet Mål för kommunikationen kopplade till programgenomförandet 8

9 Stödmottagare och övriga målgrupper ska uppleva att det är lätt att hitta och förstå informationen om programmet. Delbudskapen ska anpassas efter varje målgrupp och situation. Kommunikationen ska anpassas för att nå såväl kvinnor och män som unga och personer med utländsk bakgrund. Målgrupper och prioriterade målgrupper Prioriterade målgrupper är: Lantbrukare Skogsföretagare Landsbygdsföretagare Andra aktörer på landsbygden Förvaltningsmyndigheten beskriver samtliga målgrupper i en bilaga till programmets kommunikationsstrategi. Myndigheter och samarbetspartners Förvaltningsmyndigheten ansvarar för att ta fram och sprida information om programmet. Information om programmet sprids också via: Utbetalande myndighet Länsstyrelserna Sametinget Skogsstyrelsen LAG-grupperna Andra fondsamarbetspartners Övriga aktörer i Landsbygdsnätverket Organisationer i Sverige som ansvarar för EU-information Dessa aktörer är betydelsefulla för ett framgångsrikt genomförande av programmet. Vid behov planerar förvaltningsmyndigheten och Landsbygdsnätverket gemensamma kommunikationskampanjer för att förstärka budskap. Handläggande myndigheter ges möjlighet att delta i dem. Förvaltningsmyndighetens löpande kommunikationsplanering kopplas till utvärderingsplanen samt i vissa fall till Landsbygdsnätverkets löpande kommunikationsplanering. Kanaler Förvaltningsmyndigheten har flera olika kanaler för att nå ut med information om programmet. Webben är förvaltningsmyndighetens huvudkanal. På webbplatsen finns också Mina sidor, en tjänst som vänder sig till lantbrukare och landsbygdsföretagare, där de kan hitta uppgifter om sitt företag och kan utföra självservice via e-tjänster. Förvaltningsmyndigheten använder sociala medier när man bedömer att de kan hjälpa 9

10 till att ha en dialog med målgrupperna samt locka fler besökare till webbplatsen. Information om programmet kommer även att spridas via Landsbygdsdepartementets, Landsbygdsnätverkets-, länsstyrelsernas-, Skogsstyrelsens, Sametingets-, samt LAG: s kanaler. Det kommer i huvudsak att ske via webb men även via sociala medier, e-post och fysiska möten etc. Kommunikationsstrategiska prioriteringar Olika typer av kommunikation för olika faser Olika typer av kommunikation kommer att behövas under olika tidsperioder av programmet. Varje enskild åtgärd går igenom alla tre faser där kommunikationen följer samma planeringsmönster. Nedan beskriver vi huvudfaserna i programmet: Införandefasen med koncentration på information om programmet och dess möjligheter. Fokus på detta under de första tre åren. Genomförandefasen med löpande uppföljning och spridning av resultat (synkroniseras med utvärderingsplanen). Sker under hela programperioden Slutfasen (synkroniseras med utvärderingsplanen) med fokus på att sprida resultat om programmet Tydlig och samordnad kommunikation Målgrupperna i fokus Enklare tillsammans Vi lär av varandra Uppföljning och utvärdering Kommunikationsinsatser följs upp löpande. Förvaltningsmyndigheten utvärderar också kommunikation i samband med befintliga utvärderingar av programmet. Utifrån resultaten justeras eventuellt kommunikationsstrategin för landsbygdsprogrammet. Information till allmänheten Det kan över tid finnas olika behov av information till en bredare allmänhet som EU:s roll i programgenomförandet kan kopplas till. I början av programperioden I början av programperioden är behovet av information om programmet och programmets möjligheter större bland möjliga personer som söker stöd och ersättningar ur programmet. Det är också större bland organisationer som har nära kontakt med dessa. För att vara säkra på att nå alla berörda målgrupper kommer även information att gå ut till allmänheten. I samband med dessa kommunikationsinsatser kommer EU:s roll tydligt att kommuniceras. Webben, såväl Förvaltningsmyndighetens, Landsbygdsnätverkets samt de övriga myndigheternas utgör viktiga kanaler till allmänheten. Dessa kompletteras med information via media, sociala medier etc. EU:s roll lyfts i dessa kanaler. 10

11 Under och i slutet av programperioden Under mitten och senare delen av programperioden kommuniceras programmets effekter till allmänheten. Vid gemensamma kampanjer som syftar till att kommunicera effekterna av programmet blir det naturligt att kommunicera EU:s roll. EU-logotypen kommer att användas i enlighet med kommissionens riktlinjer. Landsbygdsnätverkets roll Landsbygdsnätverket har en självständig roll. Landsbygdsnätverkets roll klargörs i landsbygdsprogrammets kommunikationsstrategi samt i Landsbygdsnätverkets kommunikationsstrategi. Kärnan i Landsbygdsnätverkets kommunikation är dialogen mellan dess ingående aktörer, där förvaltningsmyndigheten ingår som medverkande aktör. Genom utbyte av information, erfarenheter, metodkunskaper, etc. lär aktörerna av varandra. Genom kommunikation i nätverket skapas också kontakter för samarbeten. Landsbygdsnätverket upplåter sina kommunikationskanaler för spridning av information om programmet och paketerar innehållet på ett tilltalade sätt. Landsbygdsnätverket sprider reaktioner på programmet och dess genomförande ur olika perspektiv. Landsbygdsnätverkets kommunikationsstrategi Landsbygdsnätverket har en kommunikationsstrategi för nätverkets hela verksamhet som uppdateras löpande under programperioden. Till strategin kopplas en kommunikationsplan. Strategin innefattar bland annat kommunikationsmål, målgrupper samt ambitionsnivå för dessa, verktyg, kommunikationsstrategiska prioriteringar, kommunikationspolicy för medlemmarna, samt frågor som rör uppföljning och utvärdering. I strategin framgår även att nätverket ska övervaka och rapportera om forskningsresultat. Olika ambitionsnivåer För att se till att information och kunskap som tas fram inom ramen för nätverket blir organisationsburen, ansvarar Landsbygdsnätverkets kansli för att klargöra varje organisations ansvar som aktiv nätverksmedlem att sprida relevant information/kunskaper som skapas inom nätverket. Det gäller såväl inom ramen för organisationernas egen verksamhet som till dess respektive målgrupper. Detta sker utifrån olika valbara ambitionsnivåer. Kommunikation från arbetsgrupper Varje arbetsgrupp inom ramen för Landsbygdsnätverket ansvarar för att, med stöd från 11

12 Landsbygdsnätverkets kansli analysera, planera, genomföra och följa upp kommunikationsinsatser som görs inom ramen för arbetsgruppen. Löpande kommunikationsplanering Landsbygdsnätverkets löpande kommunikationsplanering kopplas till Landsbygdsnätverkets årliga aktivitetsplan, liksom i vissa fall till den kommunikationsplanering för landsbygdsprogrammet som upprättas tillsammans med förvaltningsmyndigheten och övriga nätverksaktörer. Utvärdering av kommunikation Kommunikationsinsatser följs upp löpande. Kommunikationsmålen utvärderas och utifrån resultaten justeras eventuellt Landsbygdsnätverkets kommunikationsstrategi. Hur samordning av åtgärderna 7, 16 och 19 säkerställs Åtgärderna 7 (Service, infrastruktur och attraktiv landsbygd), 16 (Samarbete) och 19 (Lokalt ledd utveckling) omfattar alla insatser som ska vara till nytta för flera intressenter och inte endast ett enskilt företag. Åtgärden 7 ska i huvudsak användas till fysiska investeringar som är till nytta för befolkningen och besökare till landsbygdsområden. Insatserna ska vara förenliga med kommunala- och regionala planer och andra lokala utvecklingsstrategier. Det innebär att sökanden ska visa utlåtande från region och kommun att insatsen stämmer med planer och strategier samt informera sig om andra relevanta lokala utvecklingsstrategier och strategier som genomförs av LAG. Det säkerställer också att det inte sker dubbelfinansiering. Åtgärden 16 avser samarbete i alla dess former men till liten del fysiska investeringar. Vid investeringar används i huvudsak åtgärderna 4 (Investeringar inom jordbruk, trädgård och rennäring), 6 (Investeringar i annan verksamhet än jordbruk, trädgård eller rennäring) och 7 (Service, infrastruktur och attraktiv landsbygd) beroende på vad samarbetet berör. Åtgärden ska stimulera till innovationer varför samarbete inom värdekedjor är viktigt liksom mellan företag, forskare och organisationer inom och utom landet. Nätverkande, förstudier, pilotprojekt och spridning av dessa resultat är en viktig del i åtgärden. Syftet med samarbetena kan vara att skapa konkurrenskraft inom jordbruket, genomföra insatser inom miljö- och klimat samt att skapa fler jobb och utveckla landsbygden. Förstudier och mobiliseringsaktiviteter för bredband genomförs inom åtgärden 19 Leader om det avser utveckling inom ett leaderområde, förutsatt att det ingår i 12

13 leaderområdets strategi. Investeringen i bredband genomförs inom åtgärd 7. Regionala och nationella samarbeten för bredbandsutbyggnad genomförs inom åtgärd 16. Inom Leader är det möjligt att genomföra liknande projekt som inom artikel 35 (åtgärd 16) och artikel 21 (åtgärd 7) men dessa projekt har sin utgångspunkt i de lokala utvecklingsstrategier som tas fram av LAG. Här är utgångspunkten lokal utveckling inom det aktuella leaderområdet. Projekt inom åtgärd 16 omfattar oftast större områden. Insatser för att minska den administrativa bördan för stödsökande Flera verksamhetsmässiga förenklingar för sökanden och handläggande myndigheter införs och planeras. Ökad tydlighet om vad som kan sökas och varför är en viktig aspekt på förenkling. Några av de viktiga förenklingarna för sökanden är schabloner, urvalskriterier, beslutsomgångar, nytt IT-stöd med e-ansökan, en elektronisk akt för varje ansökan m.m. Schabloner införs för vissa åtgärder och vissa kostnadstyper för att minska de administrativa kostnaderna för såväl sökande som myndigheterna samt för att minimera risken för fel. De schabloniserade kostnaderna kan indelas i tre typer: enhetskostnad, klumpsumma och schablonersättning för indirekta kostnader. Användningen av schabloniserade kostnader har så långt som möjligt harmoniserats med övriga ESI-fonder. När det gäller EHFF tillämpas samma regler som för EJFLU avseende schabloniserade kostnader. Arbetet med urvalskriterier utvecklas ytterligare bland annat för att få en bättre måluppfyllelse och ökad transparens. För den som söker stöd ska det bli tydligare vilka ansökningar som blir godkända samtidigt som risken minskar för olikartade bedömningar av ansökningar. Urvalskriterierna är det främsta verktygen för att välja ut bra ansökningar som bidrar till de olika fokusområdena i programmet. Beslutsomgångar kan användas för att göra det tydligare för stödsökande att det finns en start- och sluttidpunkt för när de kan skicka in sin ansökan. Detta bör leda till ökad tydlighet om när i tiden denne får besked om sin ansökan. Beslutsomgångar kan, tillsammans med urvalskriterierna, säkerställa att de ansökningar som på det effektivaste sättet leder till åtgärdens mål får stöd. Användningen av beslutsomgångar kan variera mellan olika åtgärder och länsstyrelser beroende på hur stor efterfrågan på stöd är. Vad som är prioriterat i ett visst område eller i en viss delåtgärd/fokusområde ska tydligt gå att läsa på berörda myndigheters webb-platser. Nya IT-stöd Administrationen av landsbygdsprogrammet sker i ett elektroniskt flöde genom hela handläggningsprocessen. Utgångspunkten är en standardprocess för ansökan och handläggning/utbetalning för att likrikta och minimera suboptimeringar. Den som 13

14 söker stöd kommer att kunna använda en e-tjänst vid sin ansökan. E-tjänsten guidar den stödsökande genom ansökan så att de bara behöver besvara de frågor som är relevanta för den aktuella delåtgärden/fokusområdet. E-tjänsten kommer också att underlätta för de sökande, bland annat genom hjälptexter som vägledning för vilka uppgifter som ska registreras. Detta bör leda till att ansökningarna är mer kompletta från början. Ett minskat behov av kompletteringar bör leda till kortare handläggningstider. Bilagor till ansökan ska sökanden kunna lämna elektroniskt eller i pappersformat för att sedan hanteras via en central skanningsfunktion så att den elektroniska akten blir komplett. Det finns även möjlighet att ansöka via pappersformulär. I dessa fall används en central skanningsfunktion som ser till att pappersdokument blir en elektronisk kopia som skickas till den elektroniska akten. Den som söker stöd kan följa sin ansökan via Mina sidor på förvaltningsmyndighetens webb-plats. För att hjälpa de som avser att söka stöd att förbereda sig inför att göra en ansökan kommer det att finnas utbildning att ta del av, samt instruktioner och information på webben. Myndigheterna kommer bl.a. att bistå via informationsträffar för att stödsökandena ska förstå vad den kan söka och hur detta går till. För handläggningen innebär den nya handläggningsprocessen att man jobbar med en elektronisk akt i stället för pappersakten. Detta är en stor förändring i handläggningsarbetet. I IT-systemet kommer det att finnas gemensamma mallar för t.ex. hur berörda myndigheter ska kommunicera. Detta skapar enhetlighet för stödsökandena. Att ha alla dokument elektroniskt kommer underlätta för handläggaren vid själva handläggningen och i kontakter med den som sökt stöd. Handläggare behöver inte fundera på var akten finns eller vem som har akten och stödsökanden kommer att få snabbare hjälp vid frågor om sitt ärende. En elektronisk akt ökar också möjligheten för länsstyrelserna att vid eventuella behov hjälpa varandra med handläggningen. I de fall då det finns behov av utskick på papper kommer en central utskicksfunktion att användas, vilket innebär att handläggaren själv inte behöver skriva ut ett brev och lägga i ett kuvert. Det elektroniska förfarandet kommer även innebära att dokument som ska skrivas under görs via e-legitimation. Som en hjälp för handläggaren finns ett nytt handläggarstöd. I handläggarstödet finns den information som handläggaren behöver för att göra korrekt handläggning. Här finns regelverk, rutiner, IT-manualer, frågor och svar etc. Det finns en länk mellan handläggningssystemet där man handlägger ärenden och handläggarstödet. När den som söker stöd har frågor, t.ex. om sin ansökan, kommer denne att kunna vända sig till en bemannad support. 14

15 Beskrivning av hur tekniska assistansmedel kommer användas Användningen av tekniskt stöd Sammanlagt kommer ca miljoner kronor att avsättas för tekniskt stöd under programperioden. Pengarna kommer delvis att användas för att säkerställa att berörda offentliga myndigheter kommer att ha tillräcklig kapacitet för att erbjuda ett effektivt och korrekt genomförande av programmet. Under programperioden kommer utbetalande organ att ha ansvar för att säkerställa att medel för tekniskt stöd är i enlighet med gällande bestämmelser. Tekniskt stöd kommer att användas till: Uppföljning och utvärdering: Utvärderingssekretariat, interna och externa fördjupade utredningar, ekonomiska modeller samt utvärderingar ex ante och ex post Kostnader för övervakningskommitténs verksamhet inklusive kommitténs sekretariat och kostnader för kommittémöten. Kostnader för upprättande och drift av det nationella landsbygdsnätverket inklusive genomförande av handlingsplanen och strukturen för att driva nätverket. Förberedelse: Kostnader för införande av det nya programmet, såsom nya IT-system, uppbyggnad av nya processer m.m. som behövs för programmet. Förvaltning: Förvaltningsmyndighetens, utbetalande organs och stödmyndigheternas kostnader kopplade till genomförandet av programmet. Kostnader som avser landsbygdsprogrammets andel för organisering och genomförande av LLU, dvs. fondsamordning kring lokalt ledd utveckling. Information: Informationsåtgärder kommer att genomföras både inom förberedelsearbetet och i den löpande förvaltningen. Det kan handla om seminarier och informationsträffar eller informationsspridning på annat sätt för att säkerställa ett effektivt genomförande av programmets åtgärder. Stödberättigande kostnader Utgifter som är stödberättigande för finansiering med tekniskt stöd är: Förberedelser, förvaltning, uppföljning och utvärdering, information och kommunikation, kontroll och revision (dock inte kostnader för attesterande organ), nätverksarbete, beslut om klagomål, insatser för att minska administrativ börda för stödmottagarna inklusive system för elektroniskt datautbyte samt insatser för att öka kapaciteten hos myndigheter och stödmottagare när det gäller förvaltning och användning av fondens medel både tidigare och senare. 15

16 16