KALLELSE TILL UTSKOTTET FÖR STÖD OCH STRATEGI

Transkript

1 KALLELSE TILL UTSKOTTET FÖR STÖD OCH STRATEGI Ordinarie ledamöter kallas till sammanträde med Utskottet för stöd och strategi, onsdag den 12 juni 2019, kl. 10:00. Näset, kommunhuset Ledamot som är förhindrad att delta, bör själv kalla sin personlige ersättare. OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte starkt doftande sprayer, parfymer eller rakvatten! Irja Gustavsson Ordförande Ellinor Halldan Sekreterare Ledamöter Irja Gustavsson, ordförande (S) Jonas Bernström (S) Jonas Kleber, v ordförande (C) Ulf Axelsson (V) Pär-Ove Lindqvist (M) Nils Detlofsson ((L)) Tom Persson (SD) Ersättare Linda Svahn (S) Sandra Olsson (S) Mathz Eriksson (C) Fredrik Vessling (V) Göran Gustavsson (M) Markus Lundin (KD) Fredrik Rosenbecker (SD) Föredragningslista Nr. Ärende Dnr Föredragande Tid Val av justerare Förslag: Jonas Bernström (S) med Nils Detlofsson (L) som ersättare Justering sker på torsdag den 20 juni 2019 kl på sekreterarens rum

2 Beslutsärenden 1. Ekonomi för måltidsenheten KS 2019/77 Louise Auer, Kerstin Rogemyr Information om bilpool Kerstin Rogemyr, Johanna Bergman 3. Information e-handel Kerstin Rogemyr 4. Granskning av kommunens krisberedskap KS 2019/184 Henrik Arenvang 5. Verksamhetsplan för Krisberedskap & civilt försvar 2019 KS 2019/182 Henrik Arenvang 6. Löneväxling mot miljöbilsförmån KS 2019/188 Henrik Arenvang 7. Remiss - Motion från Sanna Jansson (L) om ordningsvakter i Lindesbergs stad vid större evenemang KS 2018/467 Henrik Arenvang

3 1. Ekonomi för måltidsenheten 1.1. Handlingar KS Ekonomi för måltidsenheten _445136_0.pdf (inkluderad nedan) KS Protokollsutdrag från Utskottet för stöd och strategis sammanträde den 4 mars _1_1.pdf (inkluderad nedan) KS Verksamhetsberättelse januari-december 2018 KLK.pdf _1_1.pdf (inkluderad nedan) Sida 2 av 8

4 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (4) KS 2019/77 Måltidsenheten Louise Auer louise.auer@lindesberg.se Ekonomi för måltidsenheten Förslag till beslut Utskottet för stöd och strategi Utskottet för stöd och strategi tackar förvaltningen för informationen. Ärendebeskrivning I samband med sammanträde i Utskottet för stöd och strategi tog utskottet beslutet att till mig i egenskap av kostchef ge uppdraget att lägga fram förslag för att minska måltidsenhetens kostnader. Enbart en kött- eller fiskrätt och ett vegetariskt alternativ ska serveras Utskottet gav i uppdrag att måltidsenheten enbart ska servera en kött-/fågel- /fiskrätt samt en vegetariskt rätt varje dag. I de fall som gästen av någon anledning inte önskar äta huvudrättens ingrediens hänvisas personen till det vegetariska alternativet. Det nya arbetssättet har implementerats på måltidsenhetens enheter och gästen hänvisas numer till det vegetariska alternativet. Kostnadsmässigt så bidrar inte de nya serveringsrutinerna till att minska livsmedelskostnaderna i så stor utsträckning. Ett räkneexempel: Det totala inköpet av oberett (rått) tärnat och strimlat nötkött för år 2018 var 2899 kg, vilket också är den klart största produktgruppen inom nötkött, till ett kilopris om 94,17 kr/kg, dvs totalt ca kr i råvarukostnad. Ponerat att allt strimlat och tärnat nötkött skulle ersättas med fläskkött och quorn (vegetarisk råvara) så skulle inköpet för detta ligga på ca kr/år motsvarande ett snitt på 61 kr/kg. Förtjänsten skulle därmed ha blivit ca kr/år, motsvarande ca 33 kr/kg. Skillnaden i kilopris mellan nötkött och fläskkött är störst för produktgruppen i exemplet ovan varför jag har valt att använda det som exempel. Om man tittar på färsk nötfärs kontra färsk fläskfärs är skillnaden endast 4 kr/kg och volymen är begränsad. Det skiljer inte heller någon större summa mellan köttbullar av fläsk- respektive nötkött. Förstärkt dialog med barn- och utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen för att sänka kostnader och aktivt arbeta för att minska på matsvinnet Nuläget är att dialogen/kommunikationen mellan måltidsenheten och köpande förvaltningar, i detta fall barn- och utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen, ser olika ut beroende på enhet och organisatorisk nivå. Lindesbergs kommun Stentäppsgatan 5 kommun@lindesberg.se ORG NR WEBB lindesberg.se Lindesberg Lindesberg TEL BANKGIRO

5 2 (4) Inom gymnasieskolan deltar kökschefen i regelbundna kostråd (2-3 ggr/termin) tillsammans med skolsköterska, trygghetssamordnare, pedagogisk personal samt elevrepresentanter. Varannan vecka sker en avstämning med trygghetssamordnare som är en bra länk mellan skola och måltidspersonalen på Lindeskolan. Inom grundskolan förekommer kostråd mellan måltidspersonal och den pedagogiska verksamheten på cirka hälften av enheterna och på andra inte. På vissa pedagogiska enheter är det väldigt svårt för måltidsenheten att få gehör inför vikten av att ha regelbunden kontakt bla genom gemensamma kostråd. Inom förskolan förekommer möten mellan kökschef, verksamhetschef och förskolechefer två gånger per termin. Kontakten fungerar bra och det finns en bra och snabb återkoppling sinsemellan. Två gånger per år hålls kostråd där kockar och pedagoger från varje enhet deltar tillsammans med en förskolechef som representerar verksamheten. På hälften av enheterna deltar måltidspersonalen på förskolornas veckomöten. Anledningen till att det haltar på vissa enheter är för att tiden för dessa möten ligger när måltidspersonalen har som mest att göra och tiden sätts av pedagogerna. Inom äldreomsorgen förekommer regelbundna avstämningar mellan måltidsenheten och representanter från socialförvaltningen. Det hålls kontinuerliga kostmöten inom såväl hemtjänsten som avdelningar på respektive boende. För att förbättra kommunikationen mellan förvaltningarna har jag initierat kontinuerliga avstämningar mellan verksamhetschefer och mig i egenskap av kostchef samt biträdande kostchef. En första kallelse är skickad och första mötet kommer att hållas i inledningen av höstterminen Vid mötet kommer en punkt att vara att få till stånd kostråd på de enheter där det idag inte fungerar. Vidare planeras också en förbättrad och regelbunden kontakt mellan måltidsenhetens kökschefer och skolans rektorer men som har visats ovan förutsätter det också ett engagemang från förvaltningarnas sida att prioritera och möjliggöra för kostenhetens personal att delta på t.ex. kostråd. Under en period minskas inköp av ekologiska livsmedel ner Redan dagen efter utskottets sammanträde informerades måltidsenhetens enheter om att de ekologiska inköpen omedelbart skulle strypas inom ramen för vårt livsmedelsavtal. Inom vissa varugrupper på kommunens livsmedelsavtal finns inga andra val än just ekologiska produkter. Ett exempel på ett sådant område är mjölk och andra mejerivaror. Om vårt livsmedelsavtal ska kunna följas så kan vi därmed inte strypa inköpen av ekologiska varor helt. Följs inte de upphandlade avtalen riskerar kommunen/måltidsenheten skadeståndsansvar för avtalsbrott till förmån för leverantörerna. Inköpsstatistiken för måltidsenheten visar att de ekologiska inköpen har minskat med ca 7,8 procent sedan beslutet togs och kommunicerades. I kronor innebär minskningen en besparing på ca kr. En minskning av det ekologiska värdet har därmed inte fört med sig några större besparingar. Efter att ha analyserat statistiken och enheternas inköpsmönster finns det dock ytterligare ett litet utrymme att kunna minska de ekologiska inköpen men det kommer inte att generera några större summor i besparingar.

6 3 (4) I samband med den analys som har gjorts i samband med ovanstående punkter gjordes även analys av de åtta senaste årens prisutveckling på livsmedel. Rapporten visar att våra livsmedelsinköp har ökat med 39% eller ca kr. Uträkningen baseras på samma mängd inköpt mat år 2010 som år 2018 och tar därmed bort faktorn gällande portionsantal. För att gå vidare och analysera de ökade livsmedelskostnaderna ytterligare så har jag även sett till andra faktorer som kan påverka ett högre livsmedelsinköp över tid. Faktorer som avses här är en ökning av ekologiska inköp och framför allt ökade inköp av livsmedel med svenskt ursprung. Dessa faktorer kan sammanfatattas med en kvalitetshöjning av våra inköp och den mat som serveras. Uppskattningsvis står de beskrivna faktorerna för ca 14 procent av de ökade livsmedelskostnaderna på 39%. De återstående 25% kan direkt härröras till höjda livsmedelspriser Längre tillbaka i tiden har indexuppräkningen (prisökningen) för livsmedel varit ca 2 % per år men de senaste åren har prisökning varit runt 4% per år. Senaste året sticker dock ut med en prisökning på ca 9%, en ökningstakt som bedöms vara ihållande de närmaste åren enligt leverantörernas prognoser. Orsaken till detta är 2018 års värmerekord som har medfört generella prisökningar inom livsmedelssektorn för såväl privatpersoner, offentlig sektor som företag. Slutsatsen av ovan innebär att vid befintlig budget krävs större insatser än de i USS beslutade åtgärderna som visserligen minskar kostnader men inte i den utsträckning som behövs för att måltidsenheten skall generera ett resultat i balans med befintlig budget. För att uppnå ett resultat i balans inom befintlig budgetram krävs åtgärder såsom: - Utesluta inköp av livsmedel producerade i Sverige - Servera fil och smörgås som lunch i skolorna en dag i veckan. - Avgift införs för elever och lärare inom skolmåltiden vid gymnasieskolan då det enligt lag inte är en avgiftsfri måltid. - Betydande neddragning av personal vilket medför avveckling av enheter samt större andel halv/helfabrikat. Genomförs ovanstående åtgärder vill jag påpeka att det innebär frånsteg från kommunens kostpolitiska program, avsiktsförklaringar om närproducerat samt riktlinjer från Livsmedelsverket om näringsinnehåll i skolmåltiderna. Därutöver kommer samtliga avtal på sikt behöva förhandlas om då de inte motsvarar en förändrad kvalitetsinriktning för kosten som åtgärderna innebär.

7 4 (4) Min slutsats är därmed att måltidsenhetens budget bör förstärkas på lägst den nivå som motsvaras av den kostnadsökning utanför måltidsenhetens kontroll om 39% som redovisas ovan. Alternativt förstärka budgeten hos köpande förvaltningar, Barn- och utbildningsförvaltningen och Socialförvaltningen. Det anser jag är en nödvändighet för att bibehålla den kvalitet vi idag har inom måltidsenheten samt för att ge rätt förutsättningar nu när vi går in i byggnationen av ett nytt produktionskök som är baserat på en stark viljeyttring från kommunen om att producera mer från grunden och erbjuda fler alternativa rätter, en målbild som inte är möjlig att uppnå med dagens budget. Vidare bör en löpande indexuppräkning av livsmedelskostnaderna göras årligen för att täcka ökade livsmedelspriser. Redan nu genomför jag en effektivisering av måltidsenheten (t.ex. hantering av måltidssvinn) och översyn av personalplanering samt genomgång av verksamheten i stort i syfte att minska kostenhetens nuvarande underskott. Arbetet med måltidsverksamhetens verksamhetsutveckling, där kostnadseffektivisering är en mycket viktig del, fortsätter att prägla enheten framöver. Louise Auer Handläggare

8 LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag 8 (11) Sammanträdesdatum: Utskottet för stöd och strategi USS 8/19 Dnr: KS 2019/77 Ekonomi för måltidsenheten Beslut Utskottet för stöd och strategi uppdrar till kostchefen att ta fram ett förslag för att minska på kostnaderna för måltidsenheten. I förslaget ska följande punkter finnas med: Enbart en kött- eller fiskrätt och ett vegetariskt alternativ ska serveras. Förstärkt dialog med barn- och utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen för att sänka kostnader och aktivt arbeta för att minska på matsvinnet. Under en period minskas inköp av ekologiska alternativ ner. Förslaget ska presenteras för utskottet för stöd och strategi den 27 maj Ärendebeskrivning Ekonomichef Gunilla Sandgren och kostchef Louise Auer redogör för måltidsenhetens ekonomi och utmaningar för utskottet för stöd och strategi. Måltidsenheten redovisar ett underskott med 2 mnkr som inte har reglerats enligt modellen för kostnadsbudgetering. Som redovisats, tidigare under året, beror underskottet till stor del på ökade kostnader för livsmedel och transporter. Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Irja Gustavsson (S) föreslår att utskottet för stöd och strategi uppdrar åt kostchefen att ta fram ett förslag för att minska på kostnaderna för måltidsenheten. I förslaget ska följande punkter finnas med: Enbart en kött- eller fiskrätt och ett vegetariskt alternativ ska serveras. Förstärkt dialog med barn- och utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen för att sänka kostnader och aktivt arbeta för att minska på matsvinnet. Under en period minskas inköp av ekologiska alternativ ner. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

9 LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag 9 (11) Sammanträdesdatum: Utskottet för stöd och strategi Förslaget ska presenteras för utskottet för stöd och strategi den 27 maj Meddelas för åtgärd Kostchefen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

10 LINDESBERGS KOMMUN Protokollsutdrag 10 (11) Sammanträdesdatum: Utskottet för stöd och strategi Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

11 KS 2019/56-5 Nämndernas verksamhetsberättelse 2018 Kommunledningskontor 1

12 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och viktiga händelser Ekonomi Investeringar Verksamhet Systematiskt arbetsmiljöarbete, inklusive jämställdhet Måluppfyllelse nämndmål Planerade förbättringsåtgärder

13 1 Sammanfattning och viktiga händelser Under året har alla enheter inom kommunledningskontoret arbetat för utveckling och effektivisering av verksamheten för att kunna ge ett bättre stöd till kärnverksamheterna. Av kommunledningskontorets mål bedöms samtliga vara delvis uppnådda. Att vara en attraktiv arbetsgivare innefattar många delar. Att aktivt arbetaa med hälsofrämjande insatser, följa lagar och avtal, ett aktivt lönebildningsarbete, delaktighet genom samverkan och inte minst få varje medarbetare att vilja delta i att Lindesbergs kommun utvecklas. Kommunens hälsofrämjande arbete har gott renommé och flera andra kommuner vill ta del av den helhet av insatser som kommunen arbetar med. Trots detta uppfylls inte max 5 procents sjukfrånvaro. Arbetet med att ta fram en ny kommunövergripande styrmodell har pågått under året, där utgångspunkten ska vara att förenkla och effektivisera planering och uppföljning så att tid läggs på rätt saker som leder till en förbättring för medborgarna. Arbetet med att implementera styrmodellen kommer att fortsätta under För att vara ett bra stöd till 2 Ekonomi Kommunledningskontoret håller budgeten 2018 och redovisar ett +- 0 resultat. Kommunledning redovisar ett underskott med 0,9 Mnkr. Kontot för kommunutvecklande insatser visar ett underskott som beror på kostnader för nedskrivningar av inventarier, jubileumsfirande och annonser. Politisk verksamhet visar ett underskott med 0,5 Mnkr som beror på att kostnaden för valet blev högre än budgeterat samt att kostnaden för licenser och läsplattor för förtroendevalda belastar kontot Personalenhetens överskott förklaras med förskjutning av licenskostnader, mindre utbildningar, återsökning av statliga medel kopplat till rehabilitering samt mindre kärnverksamheterna är en viktig del digitalisering och rätt användande av verksamhetssystem. Flera systemförändringar har genomförts för att underlätta för våra verksamheter. Ett utökat användande av Office 365 möjliggör för alla verksamheter att nyttja den moderna tekniken på ett tidsenligt sätt, men kräver ofta ett ändrat arbetssätt. Arbetet med att införa fler e-tjänster har påbörjats. Det ska bidra till att förenkla för medborgarna i olika typer av ansökningar till kommunen samt även för interna processer, med målet att den interna administrationen ska minska. Kommunledningskontoret har under året påbörjat arbetet för att säkerställa att verksamheterna arbetar i enlighet med Dataskyddsförordningen som trädde i kraft i maj Det kan även ses som en del i arbetet med informationssäkerhet, som kräver ett kontinuerligt arbete och stöd till verksamheterna. För att stärka kommunens varumärke och profil har en ny grafisk profil, samt en ny servicewebb lanserats under året. Kommunledningskontoret visar totalt ett +-0 resultat mot budget. kostnader för insatser kopplat till andra aktörer än företagshälsovården. Kansliets överskott beror till största delen av att lönekostnaden för arkivet har varit lägre än budget. Avtalet med de andra kommuner har upphört under Ekonomienhetens överskott kan förklaras med att projektmedel för e-handel inte har förbrukats under Projektet har startat i januari Övrig verksamhet inom ekonomiområdet som innefattar försäkringar och medlemsavgifter till SKL mm redovisar ett underskott som beror på ökade försäkringskostnader som belastar centrala konton. 3

14 IT-enheten visar ett underskott totalt men om man exkluderar utköpet av leasingdatorer så redovisar IT-driften ett överskott. Utköpet uppgår till 1,5 mnkr och kommer att sänka kostnaden de kommande åren för leasing. Under året har kostnader för flytt ifrån Bullerberget av kommunens servrar påbörjats, vilket redovisas under fastighetsförvaltning IT. Måltidsenheten redovisar ett underskott med 2 mnkr som inte har reglerats enligt modellen för kostnadsbudgetering. Som redovisats, tidigare under året, beror underskottet till stor del på ökade kostnader för livsmedel och transporter. Livsmedelsgrossister aviserade, efter sommaren, en prishöjning på ca 10 % för livsmedel överlag. Till grund för höjningen sägs faktorer som den torra och varma sommaren samt ökade kostnader för drivmedel, ligga bakom. Första halvåret reglerades mot grundskolan och beloppet uppgick till 1 mnkr. Det underskott som ligger kvar på måltid vid årsskiftet avser till största delen grundskolan. Det utredningsuppdrag som kommundirektören har fått enligt Kommunstyrelsens beslut är att utreda hur budgeteringen av kosten skall se ut och hanteras i framtiden samt även föreslå olika alternativ och konsekvenser. Delredovisning skall ske senast juni I avvaktan på denna utredning regleras inte underskottet mot nämnderna. Sedan några år tillbaka i tiden kan vi se en trend som innebär ett ökat antal portioner där år 2017 sticker ut med den högsta ökningen. Under 2018 har portionsstatistiken gått ner från föregående år men ligger fortfarande högre än 2016 vilket visas i diagram. 4

15 Driftredovisning (Mnkr) Verksamhet Kostnad Intäkt Netto Nettobudget Budgetavvikelse Kommunledning 7,3 2,5 4,8 3,9-0,9 4,2 Politiskverksamhet 6,8 0,5 6,3 5,8-0,5 4,9 Ekonomistyrning 2,0 0,0 2,0 2,4 0,4 1,6 Kanslienhet 12,8 1,1 11,7 13,0 1,3 11,4 Personalenhet 10,6 0,4 10,2 10,7 0,5 9,5 Ekonomienhet 14,7 9,0 5,7 7,6 1,9 6,3 Övrig verksamhet, ekonomi 1,5 0,0 1,5 1,0-0,5 1,3 IT-teleenhet 29,8 7,6 22,2 21,4-0,8 27,5 - därav inköp av datorer Fastighetsförvaltning IT Övrig verksamhet, personal Personalbefrämjande verksamhet 1,5 0,0 1,5 0,0-1,5 0,0 2,4 2,2 0,3 0,0-0,3 0,0 3,3 0,2 3,1 3,2 0,1 3,3 6,0 0,6 5,4 6,2 0,8 5,1 Måltidsverksamhet 58,6 55,8 2,7 0,7-2,0 0,8 Total 155,8 79,9 75,9 75,9 0,0 75,9 Bokslut 2017 Netto 5

16 3 Investeringar Projekt Utgifter Inkomster Nettoinvestering Budget 2018 Björkhagaskolan inventarier kök Utrustning måltid Till KS förfogande Avvikelse mot budget 0,0 0,0 0,0 0,4 0,4 0,5 0,0 0,5 0,2-0,3 0,0 0,0 0,0 2,0 2,0 Laddstolpar 0,4 0,0 0,4 0,3-0,1 E-tjänster 0,0 0,0 0,0 0,2 0,2 Ny lokal IT möbler och inventarier Utökad funktion W-lan Summa investeringar 0,6 0,0 0,6 0,4-0,2 0,0 0,0 0,0 0,2 0,2 1,5 0,0 1,5 3,7 2,2 4 Verksamhet Kommunledningskontoret består av kommunledning, politisk verksamhet, ekonomistyrning/inköp, kanslienheten, ekonomienheten, personalenheten, IT- och teleenheten samt måltidsverksamheten. Kommunledningskontorets främsta uppdrag är att vara stödverksamhet till kärnverksamheterna som arbetar direkt mot medborgarna. I kommunledning ingår kommunchefens ansvarsområden med kommunutvecklande insatser, internationell verksamhet, folkhälsa, strategisk funktion samt integration. Av kommunledningskontorets mål bedöms samtliga vara delvis uppnådda. Att vara en attraktiv arbetsgivare innefattar många delar. Att aktivt arbetaa med hälsofrämjande insatser, följa lagar och avtal, ett aktivt lönebildningsarbete, delaktighet genom samverkan och inte minst få varje medarbetare att vilja delta i att Lindesbergs kommun utvecklas. Under året har erbjudande om förmånscykel tagit form, beslut tagits om att ge flexibilitet gällande val av motionstimme eller motionspeng samt insatser genomförts för att aktivt kunna validera kunskap för att möta framtidens kompetensförsörjning. Kommunens hälsofrämjande arbete har gott renommé och flera andra kommuner vill ta del av den helhet av insatser som kommunen arbetar med. Trots detta uppfylls inte max 5 procents sjukfrånvaro. Arbetet kan alltid utvecklas men vi behöver också vara medvetna om att kommunen själv inte äger arbetet. Den aktiva samverkan som behövs mellan företagshälsovård, specialistsjukvård, vårdcentraler och inte minst Försäkringskassan innebär en fortsatt utmaning. Förändringar i lag och avtal påverkar också i vilken omfattning vi som arbetsgivare kan vara en aktör som snabbt och smidigt kan agera för bästa återgång i arbete för medarbetaren. Arbetet med att ta fram en ny kommunövergripande styrmodell har pågått under året, där utgångspunkten ska vara att förenkla och effektivisera planering och uppföljning så att tid läggs på rätt saker som leder till en förbättring för medborgarna. Arbetet med att implementera styrmodellen kommer att fortsätta under För att vara ett bra stöd till kärnverksamheterna är en viktig del digitalisering och rätt användande av verksamhetssystem. 6

17 Flera systemförändringar har genomförts för att underlätta för våra verksamheter, såsom ett mer modernt system för ansökningshandlingar, system för att handha vikariehantering, möjlighet att göra ekonomiska prognoser. Dessutom pågår planering för att i samarbete med IT-enheten, säkerställa persondata genom koppling mellan Skatteverket och kommunens lönesystem. Ett utökat användande av Office 365 möjliggör för alla verksamheter att nyttja den moderna tekniken på ett tidsenligt sätt, men kräver ofta ett ändrat arbetssätt. Det ger också en möjlighet till tidseffektivisering genom att kunna ha virtuella möten. Arbetet med att införa fler e-tjänster har påbörjats. Det ska bidra till att förenkla för medborgarna i olika typer av ansökningar till kommunen eftersom medborgarna ska kunna skicka in sina ansökningar digitalt istället för i papper. Detta gäller även för interna processer, med målet att den interna administrationen ska minska. För att stärka kommunens varumärke och profil har en ny grafisk profil, samt en ny servicewebb lanserats under året. Kommunledningskontoret har under året påbörjat arbetet för att säkerställa att verksamheterna arbetar i enlighet med Dataskyddsförordningen som trädde i kraft i maj Det kan även ses som en del i arbetet med informationssäkerhet, som kräver ett kontinuerligt arbete och stöd till verksamheterna. Som ett led i ökad kvalitet och effektivitet har IT-stödet centraliserats och ökad samverkan har inletts både inom kommunkoncernen och inom KNÖL-samarbetet (Kommunerna i Norra Örebro Län). Lindesbergs kommun är sedan ca sex år del av det finska förvaltningsområdet och under året har arbetet för detta tydliggjorts och en kartläggning har genomförts för att kunna se vilka behov som finns hos kommunens medborgare med finsk bakgrund. Barnkonventionen Enligt artikel 13 i barnkonventionen ska varje barn ha rätt till yttrandefrihet, att tänka, tycka och uttrycka sina åsikter. Som en del i kommunens arbete med dessa frågor genomfördes under året en demokratidag med fokus på mötet mellan ungdomar och politiker. Syftet var att möjliggöra för dialog mellan ungdomar och politiker. Ungdomarna fick också föra fram vilken service de tycker är viktig att ha framöver och var i kommunen den ska erbjudas, under temat Att äga framtiden. 5 Systematiskt arbetsmiljöarbete, inklusive jämställdhet Personalenheten arbetar med övergripande stöd till verksamheterna vad gäller både systematiskt arbetsmiljöarbete samt jämställdhet. Under 2018 har arbetet med arbetsvärdering uppdaterats samt att rutin vid kränkande särbehandling och sexuella trakasserier omarbetats. Alla chefer inom kommunledningskontoret genomför årligen medarbetar- och lönesamtal. Varje enhet inom kommunledningskontoret har arbetsplatsträffar månatligen. Kommunövergripande samverkansgrupp är kommunledningskontorets samverkansgrupp. Även resultatet av medarbetarenkäten är en viktig del i förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljön i några av kommunledningskontorets verksamheter är i behov av förbättring, något som utan åtgärd skulle kunna leda till föreläggande från Arbetsmiljöverket. Det gäller i synnerhet arkivlokaler, samt flera av kommunens kök, där gränsen för produktion av antal portioner är nådd på flera enheter. Inom måltidsenheten är även kompetensförsörjning en stor utmaning, vilket påverkar arbetsmiljön negativt. Den nuvarande strukturen med ett stort antal små enheter påverkar både lokaloch personalsituationen, där färre och större enheter skulle förbättra arbetsmiljön. Personalenheten har 2018 nya lönekriterier som också antagits utifrån Vision och Akademikerförbundet SSR att kunna gälla kommunövergripande om verksamheter inom främst administrativ karaktär inte har egna antagna. 7

18 Revision har genomförts och rapporterats genom PWC, granskning av kommunens arbete för att motverka och hantera hot och 6 Måluppfyllelse nämndmål våld mot anställda och förtroendevalda. Olika förbättringsområden är identifierade och diskuterade för åtgärd tillsammans med fackliga organisationer. Inriktningsmål: 6.1 Medborgarna upplever bra kommunal service med kvalitet Nämndens mål Analys Indikatorer Utfall Målvärde Möjligheten för medborgarna att nå kommunens verksamheter via telefon och e-post för att få svar på en enkel fråga ska öka Målet bedöms vara delvis uppnått. Resultatet för de som får ett direkt svar på en enkel fråga på telefon har försämrats igen efter en förbättring under föregående mätning. Det största förbättringsområdet är fortfarande att vi inte är tillgängliga på telefon. Svarstiden till växeln får ett mycket bra resultat, men därefter tappas samtal för att handläggare har telefontider, eller inte är på plats. Andel av de som ställt en enkel fråga via telefon som uppfattar att de fått ett gott bemötande når inte upp till målvärdet. Resultatet för svar på e-post har försämrats jämfört med de två föregående åren. Det är några e-post som inte besvarats alls av handläggare i organisationen. Resultat på riksnivå visar att de kommuner som har en traditionell växel ligger på ungefär samma nivå som Lindesbergs kommun. De kommuner som får ett resultat som ligger nära målvärdet har i regel ett kontaktcenter som svarar på enkla frågor via telefon och e-post direkt. Det är i vidarebefordringen av telefonsamtal och e-post som servicen tappas. För att öka tillgängligheten ytterligare bör skapandet av ett kontaktcenter övervägas. Kommunens webbinformation till medborgarna, vilken visar hur lätt det är att hitta information på kommunens webbplats når nästan upp till målvärdet och visar ett betydligt bättre resultat än föregående mätningar. Det beror på att ett omfattande arbete med att göra om webbplatsen pågått och enny servicewebb lanserades i juni Andel av de som skickar in en enkel fråga via e-post som får svar inom två arbetsdagar (%) 83% 94% Andel av de som tar kontakt med kommunen via telefon som får ett direkt svar på en enkel fråga (%) 47% 65% Andel av de som via telefon ställt en enkel fråga som uppfattar att de fått ett gott bemötande 78% 99% 8

19 Nämndens mål Analys Indikatorer Utfall Målvärde Kommunens webbinformation till medborgarna, Informationsindex 83% 85% Inriktningsmål: 6.2 Lindesberg kommun är en attraktiv arbetsgivare Nämndens mål Analys Indikatorer Utfall Målvärde Kommunledni ngskontoret är en attraktiv arbetsgivare Målet bedöms vara delvis uppnått. Inom kommunledningskontoret är det främst måltidsenheten som behöver öka andelen heltider. En stor medvetenhetoch önskan finns att ha heltider i högre omfattning. Utifrån den struktur med många små enheter som kommunen har idag, så är det svårt att öka andelen ytterligare utan kostnadsökningar som inte kan försvaras. Det är även inom måltidsenheten som andelen som inte har tillsvidareanställning är högre än inom övriga enheter. Rätt kompetens för uppdraget är viktigt för att inneha tillsvidareanställning. Enheten har under året genomfört prov av att låta en medarbetare validera sin kompetens motsvarande kockbehörighet. Sjukfrånvaron varierar stort inom kommunledningskontorets enheter. Utifrån analys genomförs åtgärder både på individ-och gruppnivå. Varje enhet arbetar utifrån att öka varje medarbetares delaktighet. Utifrån medarbetarenkäten kan fortsatt arbete göras på varje enhet genom dialog både genom medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar. Andel tillsvidareanställda med heltidsanställning Sjukfrånvaro hos medarbetare Andel medarbetare med en tillsvidareanställning Resultat i medarbetarenkätens fråga om uppföljning och utvärdering av enhetens mål Resultat i medarbetarenkätens fråga om att se fram emot att gå till arbetet 79,2% 65,5% 88% 86% 6,51 % 5% 3,8 4,2 4,09 4,4 Cheferna upplever bra stöd från kommunledni ngskontorets stödverksamheter Kommunledningskontoret genomförde inte någon serviceenkät under Men resultatet från de två tidigare serviceenkäterna visade att bemötande gav bäst resultat och största förbättringsområdet var leverans i rätt tid. Utifrån resultatet arbetar kommunledningskontorets stödverksamheter med att vidareutveckla chefsstödet, både genom utbildningar och informationsmaterialet som finns på intranätet. Resultat i kommunledningskontorets serviceenkät 4,5 9

20 Inriktningsmål: 6.3 Medborgarna upplever att de är delaktiga i kommunens verksamheter Nämndens mål Analys Indikatorer Utfall Målvärde Kommunledni ngskontoret möjliggör för kommunikatio n och dialog med medborgarna Målet bedöms vara delvis uppnått. Det är svårt att få fram ett korrekt utfall för antal matråd. För vissa verksamheter, i synnerhet inom äldreomsorgen, är det en naturlig del i verksamheten där det ofta överstiger fyra per år. Inom andra verksamheter fungerar det sämre. Det sker en kontinuerlig dialog kring hur det ska kunna utvecklas. Målvärdet för antalet medborgardialoger är uppnått. Det är främst ärenden kopplade till fysisk planering, där medborgardialog använts. Genom den nya servicewebben som lanserades 2018 och utvecklingen av kommunens arbete med sociala medier, har medborgarna fler kanaler att kommunicera med kommunen genom. Antal matråd med elever och enskilda inom vård och omsorg Nöjd- Inflytande- Index från SCB:s medborgarund ersökning Antal medborgardial oger (antal ärenden i KS/KF där medborgardialoger används) % Inriktningsmål: 6.4 Lindesbergs kommun har en hållbar ekologisk utveckling Nämndens mål Analys Indikatorer Utfall Målvärde Kommunledni ngskontoret ska främja att hållbara ekologiska alternativ utvecklas och används Målet bedöms vara delvis uppnått. Målvärdet för ekologiska livsmedel inom måltidsverksamheten är uppnått och resultatet visar på en stadigt uppåtgående trend. Måltidsverksamheten arbetar aktivt med att matsvinnet ska minska, men där målvärdet inte riktigt nås. Koldioxidutsläpp för kommunledningskontorets (inklusive bilpoolen) tjänsteresor är på ungefär samma nivå som föregående år, både för kommunledningskontoret och totalt i kommunen. Eftersom värdet inte minskat kan det finnas anledning att se över om utbudet av bilar motsvarar behovet, eller om en minskning av antalet bilar är möjligt. Andel ekologiska livsmedel (%) Koldioxid-- utsläpp för kommunens tjänsteresor Matsvinnet ska minska. 34% 34% 35,65 35,72 4% 10

21 7 Planerade förbättringsåtgärder Under året arbetar alla enheter inom kommunledningskontoret för utveckling och effektivisering av verksamheten så att bättre stöd till kärnverksamheterna och till kommunens chefer ska kunna ges. För att öka attraktiviteten som arbetsgivare och vara ett bra stöd till chefer och medarbetare är en viktig del att ha IT-system som på bästa möjliga sätt säkerställer kvalitet med användarvänlighet. Vi behöver använda de system vi har på bästa sätt och fortsätta arbeta med att få bort manuella hanteringar och öka tydligheten gentemot verksamheterna, så att det blir lätt att göra rätt. Ett sätt att förenkla den interna administrationen för att underlätta för chefer och medarbetare är det pågående arbetet med att ta fram e-tjänster för våra Måltidsenheten har en stor rekryteringsutmaning. Det är svårt att rekrytera kockar och mycket svårt att ha stödverksamheter. I detta arbete är det viktigt att se över våra interna processer och arbetssätt så att vi som stödverksamheter blir ett bra sammanhållet stöd till verksamheternas grunduppdrag. Måltidsenheten har en stor rekryteringsutmaning. Det är svårt att rekrytera kockar och mycket svårt att ha vikarier för det stora antal enheter som finns idag. Antalet enheter påverkar också målet att öka antalet heltider, något som inte ses som möjligt att nå med den struktur som finns idag. Detta tillsammans med stora renoveringsbehov för flera kök gör att det vore positivt både för arbetsmiljön och kompetensförsörjningen om antalet enheter minskar. 11

22 2. Information om bilpool Sida 3 av 8

23 3. Information e-handel Sida 4 av 8

24 4. Granskning av kommunens krisberedskap 4.1. Handlingar KS Granskning av kommunens krisberedskap _1_1.pdf (inkluderad nedan) KS Revisionsrapport Granskning kommunens krisberedskap.pdf _1_1_Bortredigerad.pdf (inkluderad nedan) Sida 5 av 8

25 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) KS 2019/184 Kommunledningskontoret Henrik Arenvang henrik.arenvang@lindesberg.se Utskottet för stöd och strategi Granskning av kommunens krisberedskap Förslag till beslut Förvaltningen föreslår utskottet för stöd och strategi besluta att Kommundirektören får i uppdrag att ta fram förslag till Organisation och budget för kommunens Krisberedskap. Kommundirektören ska ta hänsyn till de rekommendationer som revisorerna presenterar i sin rapport. Förslaget ska presenteras på sammanträdet i augusti 2019 för utskottet för stöd och strategi. Ärendebeskrivning Konsultföretaget PWC har på uppdrag av de kommunala revisorerna genomfört en granskning av kommunens krisberedskap. I rapporten finns ett antal rekommendationer till åtgärder som revisorerna önskar kommunstyrelsens svar på innan 26 september Henrik Arenvang Kommundirektör För åtgärd: Kommundirektören För kännedom: Säkerhetskoordinator Bilagor: Revisionsrapport Granskning av kommunens krisberedskap. Lindesbergs kommun Stentäppsgatan 5 kommun@lindesberg.se ORG NR WEBB lindesberg.se Lindesberg Lindesberg TEL BANKGIRO

26 KS 2019/184-1

27 Granskning av kommunens krisberedskap Lindesbergs kommun April 2019 Daniela Todosijevic Sophie Karlsson Revisionsrapport

28 Innehållsförteckning Sammanfattning 2 1.Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning Metod 3 2. Iakttagelser och bedömningar Organisation för krisledning och krisberedskap Kontrollmål: Har kommunen en ändamålsenlig organisation för krisledning/ - beredskap? Politisk organisation Tjänstemannaorganisation Beredskap Bedömning Systematiskt arbete Dokumentation Övning och utbildning Bedömning Risk och sårbarhetsanalys 11 Kontrollmål: Genomför kommunen risk- och sårbarhetsanalys i enlighet med MSB:s riktlinjer? Bedömning Samverkan 12 Kontrollmål: Arbetar kommunen ändamålsenligt med samverkan utifrån ett krisberedskapsperspektiv? Bedömning Revisionell bedömning Bilagor 16 Bilaga 1 Granskad dokumentation 16 Bilaga 2 Förkortningar 16 1

29 Sammanfattning PwC har på uppdrag av Lindesberg kommuns förtroendevalda revisorer granskat kommunens krisberedskap. Den övergripande revisionsfrågan, följt av kontrollmål, är: Har kommunstyrelsen säkerställt att det finns en tillräcklig krisberedskap i enlighet med lagstiftning och myndigheters riktlinjer? Efter genomförd granskning bedömer vi att Lindesbergs kommunstyrelse inte har säkerställt en krisberedskap i enlighet med lagstiftning och myndigheters riktlinjer. Detta då förbättringspotential främst identifierats inom organisation i det systematiska arbetet men även avseende risk - och sårbarhetsanalysen och samverkansarbetet. För sammanställd bedömning av respektive kontrollmål se avsnitt 3. Rekommendationer Efter genomförd granskning lämnas följande rekommendationer till kommunstyrelsen: Säkerställ ändamålsenlig och förankrad dokumentation avseende krisberedskap samt kontinuerlig uppföljning av denna. Tillgodose att krisberedskapsorganisationens syfte och ansvar dokumenteras och tydligt kommuniceras ut i kommunens verksamheter. Utred behovet av ett formellt beredskapskrav både i tjänstemannaorganisationen och i den politiska organisationen. Säkerställ en kommunövergripande utbildnings- och övningsplan vilken inkluderar uppföljning och erfarenhetsåterföring. Utred former för samverkan mellan aktörer som tillgodoser samhällsviktig verksamhet och initiera samverkan mellan dessa aktörer. 2

30 1.Inledning 1.1 Bakgrund Kommunerna har en viktig roll i samhällets krisberedskap. Kommunen ansvarar bland annat för stöd, service och information till invånarna. Ju bättre kommunerna är på att hantera kriser, desto bättre blir hela samhället på att hantera kriser. En viktig grund för kommunernas krisberedskap är de uppgifter som framgår av lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Lagen syftar till att kommuner skall minska sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred. Kommuner skall därigenom också uppnå en grundläggande förmåga till civilt försvar. Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun. Enligt lagen skall kommunen analysera vilka extraordinära händelser som kan inträffa inom kommunen och hur de kan påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet ska värderas och sammanställas i en risk- och sårbarhetsanalys. Vidare skall det även finnas en krisledningsnämnd i varje kommun för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser. Revisorerna har med utgångspunkt i väsentlighet och risk funnit det angeläget att granska Lindesbergs kommuns beredskap inför och vid kris, katastrof eller extraordinära händelser. 1.2 Syfte och Revisionsfråga Syftet med granskningen är att besvara revisionsfrågan: Har kommunstyrelsen säkerställt att det finns en tillräcklig krisberedskap i enlighet med lagstiftning och myndigheters riktlinjer? 1.3 Revisionskriterier Lag (2006:544) samt förordning (2006:637) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH, FEH). Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps (MSB) föreskrifter om kommuners riskoch sårbarhetsanalyser (MSBFS 2015:5). Överenskommelse om kommunernas krisberedskap (MSB ). 1.4 Kontrollmål För att besvara revisionsfrågan har följande kontrollmål formulerats: Har kommunen en ändamålsenlig organisation för krisledning och krisberedskap? Har kommunen ändamålsenlig dokumentation för krisberedskap och arbetar de systematiskt med krisberedskap genom utbildnings- och övningsinsatser? Genomför kommunen risk- och sårbarhetsanalys i enlighet med MSB:s riktlinjer? Arbetar kommunen med samverkan utifrån ett krisberedskapsperspektiv? 1.5 Avgränsning Granskningen omfattar kommunstyrelsen. I övrigt se de kontrollmål som formulerats. 1.6 Metod Vi har inom ramen för uppdraget granskat styrande dokumentation samt genomfört intervjuer med berörda tjänstemän och politiker. 3

31 Intervjuer har genomförts med: Kommundirektör, Lindesbergs kommun Säkerhetskoordinator med ansvar för krisberedskap i Lindesberg och Nora, Lindesbergs kommun Säkerhetsskyddschef och IT- chef, Lindesbergs kommun Kommunstyrelsens ordförande, Lindesbergs kommun Kommunikatör med helhetsansvar för kommunens kommunikation, Lindesbergs kommun En lista på den dokumentation som granskningen tagit del av återfinns i bilaga 1. Rapporten har faktagranskats av de intervjuade. 4

32 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1 Organisation för krisledning och krisberedskap Kontrollmål: Har kommunen en ändamålsenlig organisation för krisledning/ - beredskap? Politisk organisation I kommuner och landsting ska det enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (härefter benämnd LEH) finnas en krisledningsnämnd (KLN) för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser i fredstid. KLN:s verksamhet regleras enligt LEH. KLN:s funktion finns i kommunen beskrivet i dokumentet Krishanteringsplan - Handlingsplan för organisation och ledning vid små och stora oönskade händelser ( , reviderad 2017). Under intervjuerna framkommer att all dokumentation rörande krisberedskap kommer att ses över under aktuell mandatperiod. Det är KLN:s ordförande eller vice ordförande (tillika kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande) som fattar beslut om när nämnden ska träda i kraft. Om möjligt ska beslutet fattas i samråd med kommundirektören. Är ordförande eller vice ordförande inte tillgängliga kan beslut om sammankallande fattas av enskild ledamot och ska i dessa fall beslutas om kollegialt av nämnden. I tidigare nämnda krishanteringsplan anges att KLN utöver ordförande består av ledamöter i kommunstyrelsens tillväxtutskott. I intervju förklaras dock att en omorganisation skett i och med den nya mandatperioden vilket resulterat i att KLN numera utgörs av ledamöter i stöd- och strategiutskottet. Kontakten mellan tjänstemannaorganisationen och politiken uppges fungera bra. I och med att tjänstepersoner och politiker sitter i samma byggnad uppges informationsspridning ske naturligt. Bland intervjuade tjänstepersoner är uppfattningen att stöd- och strategiutskottet som KLN svarar till är intresserade av frågor som rör krisberedskap Tjänstemannaorganisation Bild 1: Organisationsschema kommunens ordinarie krisberedskapsorganisation 5

33 I Lindesbergs kommun ansvarar en säkerhetskoordinator för kommunens krisberedskapsarbete. Denna funktion köptes tidigare in av Nerikes Brandkår men sedan två år tillbaka finns en säkerhetskoordinator anställd hos kommunen. Tjänsten är en halvtidstjänst då säkerhetskoordinatorn även ansvarar för Nora kommuns krisberedskap. Det förklaras i intervju att det finns en samstämmighet i kommunen kring att arbetsuppgifterna är för många för att klara av på en halvtidstjänst. Säkerhetskoordinatorn kommer med anledning av detta att från och med hösten 2019 att övergå till att vara heltidsanställd i Lindesbergs kommun och endast ansvara för denna kommuns krisberedskapsarbete. I säkerhetskoordinatorns arbetsuppgifter ingår bland annat att ansvara för att genomföra övningar, samverka, planera internt, planera för utbildningar och ta fram material. Uppfattningen är att det råder en otydlighet kring vilka arbetsuppgifter och vilket ansvar som faller inom säkerhetskoordinatorns ansvarsområde. Det finns en arbetsbeskrivning men den upplevs som allmänt ställd. Under rubriken ansvar och befogenheter i arbetsbeskrivningen beskrivs säkerhetskoordinatorns arbetsuppgifter i generella termer, såsom genomföra utbildnings- och informationsinsatser och samverka med länsstyrelsen och andra myndigheter. Detta leder enligt en intervjuad till att uppgifterna och arbetsbördan lätt utökas utan att detta diskuteras. I intervju förklaras att det fanns en osäkerhet kring vad som ingick i säkerhetskoordinators arbetsuppgifter redan när denna anställdes. Det var heller inte uttalat hur det systematiska arbetet skulle ske. Idag pågår en diskussion kring hur arbetet kan utformas utifrån årshjul och utifrån en fyraårsperiod. Ytterst ansvarig för krisberedskapsfrågorna i Lindesbergs kommun är kommundirektören. Denne är ny i sin tjänst och tillträdde i oktober Det finns även en IT-chef och tillika säkerhetsskyddschef som svarar för åtkomst till nät och telefoni under en eventuell kris. Av intervjuer framkommer att säkerhetskoordinator utbildat kommundirektören i krisberedskapsorganisationen. Under våren 2019 har kommunen även köpt in en halvtidstjänst från Örebro kommun i form av en projektanställd person som kommer att arbeta med framtagandet av risk- och sårbarhetsanalysen, RSA, för mandatperioden Det förklaras i intervju att ett arbete med att definiera krisberedskapsorganisationen behövs för att säkerställa ett ändamålsenligt arbete framåt. Vidare uppger en av de intervjuade att organisationens roll inte upplevs vara känd eller förankrad i verksamheten. Krisledningsorganisation Bild 2: Organisationsschema kommunens krisledningsorganisation som beskriven i krishanteringsplanen 6

34 Kommunens krisledningsorganisation beskrivs i kommunens krishanteringsplan. Samtlig dokumentation som rör krishantering och beredskap är dock framtagen innan säkerhetskoordinatorn anställdes och ska som tidigare nämnt omarbetas. I krishanteringsplanen beskrivs att kommunen har en central krisledningsstab bestående av kommunchef, stabschef samt en stab som bemannas efter händelsernas behov. Staben ska under en kris agera stöd till beslutsfattare genom att bland annat följa händelseutvecklingen vid kris och ta fram relevant underlag. I intervju förklaras att stabschef utgörs av systemförvaltningsledare på kommunens IT- avdelning. En beskrivning av stabschefens roll och ansvar finns i kommunens krishanteringsplan och uppges även finnas på intranätet samt utskrivet i kommunens krislokaler. Tanken är att det i framtiden ska finnas två stabschefer, för att säkra beredskap vid en eventuell händelse. Krisstödsfunktionen POSOM (Psykiskt och socialt omhändertagande) finns i Lindesbergs kommun. Gruppens uppgift är att organisera och leda ett psykiskt och socialt omhändertagande av mer eller mindre lindrigt drabbade människor vid en större olycka. Målet för gruppens verksamhet är ett omhändertagande som förebygger psykiskt ohälsa på sikt. Det förklaras att händelser av mer eller mindre allvarlig karaktär har inträffat under föregående mandatperiod men att beslut tagits om att inte inkalla KLN. Som exempel nämns bland annat torkan under sommaren 2018 då kommunstyrelsens ordförande (KSO) kontaktades men beslutade att händelsen kunde hanteras utan att KLN kallades in. Krisledningsstaben har däremot sammankallats under mandatperioden, exempelvis i samband med en allvarlig händelse som inträffade vid en av utbildningsförvaltningens verksamheter. Kriskommunikation I Lindesbergs kommun finns en anställd kommunikatör. Kommunen har även en kriskommunikationsgrupp som är kopplad till krisledningsstaben. Kommunikatören har rollen som samordnare i denna grupp. Uppfattningen hos kommunikatören är att arbetet med kriskommunikation är prioriterat av kommunen. Dock betonas att de resurser som finns kriskommunikation inte är tillräckliga för att tillgodose behovet av intern och extern kommunikation vid en större händelse. Kommunens krisinformationsgrupp har nyligen använts i samband med den allvarliga händelse som inträffade i Barn- och utbildningsförvaltningen Händelsen rörde övergrepp mot barn på en förskola. Kommunens kommunikatör ingick då i krisledningsstaben Beredskap Lindesbergs kommun har inte någon tjänsteman i beredskap (TiB) eller motsvarande funktion. I intervju förklaras att inkallning sker via SOS alarm. I kommunen finns kontaktlistor för tjänstepersoner och politiker. Det finns ingen uttalad person som ska kontaktas vid kris men intervjuade menar att det finns en förväntan att kommunchefen ska finnas i beredskap. I vilken utsträckning detta ska ske finns dock inte dokumenterat. Det är heller inte dokumenterat vem som ska kontaktas i de fall då kommunchefen är oanträffbar. Formella beredskapskrav saknas på tjänstepersonerna i krisberedskapsorganisationen och i krisledningsstaben. Det uppges i intervju att kommunens nuvarande krisledningsorganisation behöver förtydligas och kommuniceras ut i verksamheterna för att säkra en fungerande beredskap. Det behöver bli naturligt för verksamheterna att kontakta och informera den centrala organisationen vid en eventuell händelse. Kontinuerlig kommunikation mellan förvaltningarna och 7

35 krisberedskapsorganisationen finns i dagsläget inte. Kunskap i förvaltningarna om vad som faller inom säkerhetskoordinators ansvarsområde uppges även saknas. Även inom den politiska organisationen saknas ett formellt beredskapskrav. Dock förklaras i intervju att kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande aldrig är borta samtidigt. Det hänvisas även till att kommunens mindre storlek gör att det finns en naturlig kännedom kring vem som är KSO och hur denna ska kontaktas Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som ej uppfyllt. Vi konstaterar att det finns en otydlighet kring kommunens krisledningsorganisation och krisberedskapsorganisation och det saknas tydligt beskrivna roller för de centrala funktionerna. Ansvaret för krisberedskapsorganisationen i Lindesbergs kommun faller i hög grad på säkerhetskoordinatorn men säkerhetskoordinatorns arbetsbeskrivning är allmänt hållen och rollen är otydligt kommunicerad i organisationen. Det framgår inte heller hur dennes uppdrag förhåller sig till säkerhetsskyddschefen (tillika IT-chef) och hur de samverkar för att krisberedskapsförmågan inom kommunen ska fungera. Att ha ansvariga tjänstemän på plats innebär inte att krisorganisationen fungerar. Detta behöver kommuniceras regelbundet, framhållas i olika sammanhang, samt inpräntas i det dagliga arbetet, tills dess att det blivit en del av organisationens gängse förhållningssätt till hur man bedriver hela sin verksamhet. Detta är viktigt såväl för det kontinuerliga arbetet med krisberedskap som för arbetet vid en eventuell kris. Vidare ser vi att det finns en otydlighet kring roller och ansvar inom krisledningsorganisationen, där det finns tydliga risker för otydlighet och överlappning mellan kommunchef, IT-chef, säkerhetsskyddschef och säkerhetskoordinator. Av intervjuer framträder ett behov av att förtydliga både vad som faller inom ramen för säkerhetskoordinatorns arbetsuppgifter och hur krisberedskapsorganisationen ska arbeta. Vi vill i sammanhanget framhålla vikten av tydliga arbetsuppgifter, då detta skapar tydliga roller och mandat att verka inom. Det underlättar även det löpande uppföljningsarbetet och det uppföljningsarbete som är en naturlig del efter en händelse eller kris. Vi framhåller även att det faktum att säkerhetskoordinatorn kallas just koordinator sänder budskapet att dennes roll är underordnad andra centrala funktioner, vilket i förlängningen innebär att dennes mandat blir kringskuret. Det finns därför anledning att kommunen i samband med heltidsanställningen av koordinatorn ser över möjligheten att uppgraderar denne till säkerhetschef, möjligen med visst ansvar för säkerhetsskydd. Vad gäller arbetssätt och funktioner konstateras att en otydlighet finns även här och organisationen arbetar idag ad hoc. Inkallning och larmning bygger på personberoende och informell kunskap inom organisationen. Detta kan visa sig vara förödande i händelse av en kris som kan inträffa var som helst i organisationen. I anslutning till detta noteras att kommunen i dagsläget inte har en Tjänsteperson i beredskap, TiB, eller motsvarande funktion. I dagsläget finns inget lagkrav på att kommuner ska ha en TiB. Funktionen utgör dock en möjlighet att säkerställa beredskap för larm, snabb aktivering av krisorganisationen och ett informationsflöde vid en händelse. Det faktum att kommunen saknar formella beredskapskrav utgör därför en risk och medför en otydlighet kring roller och ansvar. Det är i detta sammanhang viktigt att skilja på tillgänglighet och beredskap. I intervjuerna framkom exempelvis att tjänstepersoner i kommunen under sommarens torka upplevde en otydlighet kring huruvida de skulle vara i beredskap eller inte. Med anledning av detta rekommenderar vi kommunstyrelsen att säkerställa ett formellt beredskapskrav både i tjänstemannaorganisationen och i den politiska organisationen. 8

36 Avslutningsvis noteras att det finns personberoende inom krisberedskapsarbetet i kommunen, då ansvar och arbetsuppgifter är koncentrerade kring en person. Detta skapar en sårbarhet i den händelse att personen skulle sluta eller av annan anledning vara otillgänglig. Bristen på redundans i detta avseende är således uppenbar. Personberoendet kan minimeras genom att dokumentation av krisberedskapsarbetet sker kontinuerligt, vilket i dagsläget inte är fallet. I anslutning till detta ser vi en tänkbar sårbarhet i att säkerhetskoordinatorn utöver ordinarie ansvar även utbildar sina överordnade, vilka är ytterst ansvariga i händelse av en kris. 2.2 Systematiskt arbete Kontrollmål: Har kommunen ändamålsenlig dokumentation och arbetar de systematiskt med krisberedskap genom utbildnings- och övningsinsatser? Dokumentation Den centrala dokumentationen för krisberedskap inom Lindesbergs kommun består av: Krishanteringsplan - Handlingsplan för organisation och ledning vid små som stora oönskade händelser (KF , reviderad 2016 och 2017) Styrdokument kris och beredskap för mandatperioden (KS , reviderad 2017) Kriskommunikationsplan (KS ) Risk - och sårbarhetsanalys (KF ) Utöver den kommunövergripande dokumentationen finns även en länsövergripande strategisk handlingsplan för krisberedskap, framtagen av Örebro län. Krishanteringsplanen beskriver övergripande krisledningsorganisationen vid ordinarie verksamhet och vid kris. Väsentliga begrepp och samverkanspartners (exempelvis Nerikes Brandkår och Länsstyrelsen) beskrivs och lokaler som ska användas vid kris omnämns i ett stycke. Planen har ett formulerat syfte och mål. Styrdokument kris och beredskap för mandatperioden fokuserar på vilket arbete och vilka åtgärder som ska genomföras under mandatperioden. En övnings- och utbildningsplan presenteras; exempelvis anges att krisledningsnämnden under 2016, 2017 och 2018 ska utbildas i stab- och ledningsmetodik. Kriskommunikationsplan - kommunen har en kriskommunikationsplan som är framtagen som ett stöd till krisledningen och kompletterar krishanteringsplanen. I kriskommunikationsplanen preciseras när planen ska användas, mål och strategi för kriskommunikation, vilka kanaler som ska användas vid kriskommunikationsarbetet m.m. Kommunen har även tagit fram en Risk- och sårbarhetsanalys för perioden vilken berörs närmare under kontrollmål 3. Den genomgående bilden som återges vid intervjuer är att ovan nämnd dokumentation varken är implementerad eller används i kommunen. Det uppges att dokumentationen inte har kommunicerats ut i organisationen, vilket i praktiken innebär att få känner till den. Vidare förklaras att krishanteringsplanen testades i en övning men att den då inte upplevdes som ändamålsenlig eller operativt gångbar. Intervjuade är tveksamma till om anställda i kommunen i dagsläget skulle använda dokumentationen för råd vid en eventuell kris. Avseende kriskommunikation framkommer i intervjuer att kriskommunikationsplanen fanns med som ett 9

37 stöd för beslutsunderlag vid en händelse som inträffade vid Barn- och utbildningsförvaltningen Nuvarande dokumentation för krisberedskap togs fram innan kommunens säkerhetskoordinator anställdes. I intervju förklaras att befintlig dokumentationen inte har reviderats. Kommunen fokuserar istället på att arbeta fram ny dokumentation. Detta ska enligt uppgift ske efter att arbetet med RSA:n för avslutats. Ett exempel på otydlighet är att tidigare nämnda krishanteringsplan anger att KLN utöver ordförande består av ledamöter från kommunstyrelsens tillväxtutskott. I intervju förklaras dock att en omorganisation skett i och med den nya mandatperioden vilket resulterat i att KLN numera utgörs av ledamöter i stöd- och strategiutskottet. Detta avspeglas dock inte i dokumentationen. Det uppges i intervju att kommunens förvaltningar har egna beredskapsplaner. En målsättning för kommunen är att säkerhetskoordinatorn ska stötta förvaltningarna i deras arbete med dessa Övning och utbildning I Styrdokument Kris och beredskap för mandatperioden finns en utbildnings - och övningsplan för kommunen. Planen anger övergripande vilket år utbildning eller övning ska genomföras samt vilken förvaltning eller enhet som ska genomgå den. Av intervjuer framkommer dock att övnings- och utbildningsplanen, precis som dokumentationen överlag, inte är implementerad i verksamheterna och således inte efterlevs. Däremot framgår att vissa utbildningar skett under mandatperioden. Under hösten 2016 hölls utbildningar i att bemöta media vid kris. Utbildningar i stabsmetodik genomfördes även 2016 samt 2018 och förvaltningsspecifika övningar och utbildningar har även genomförts rörande exempelvis hot och våld. Dessa har inte dock inte följts upp. Det framhålls i intervju att en utbildning för den nya krisledningsnämnden hölls i januari På regional nivå har en utbildningsserie tagits fram tillsammans med länsstyrelsen. Det är tänkt att KLN och krisledningsstaben genom denna ska utbildas fyra halvdagar per år med fokus på deras roll vid en kris. Ett gott samarbete uppges även finnas med Region Örebro län kring utbildning i stabsmetodik. Gällande regionala övningar har bland annat säkerhetskoordinator, kommunikatör och säkerhetsskyddschef samt politiker deltagit i samverkansövningen Sonja som genomfördes under hösten Någon kommunspecifik uppföljning har inte skett av övningen. I intervju lyfts att kommunen saknar en struktur och metod för utvärdering och uppföljning. En utvärderingsmodell som belyser hur utvärderingar ska ske och varför efterfrågas. Vidare uppges att en uppdaterad utbildnings- och övningsplan för kommunen ska tas fram i samband med den nya RSA:n Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som ej uppfyllt. I Lindesbergs kommun finns dokumentation som behandlar krisberedskapsarbetet. Dock visar granskningen att dokumentationen inte upplevs som ändamålsenlig och att den varken är förankrad i verksamheterna eller i krisberedskapsorganisationen. Uppfattningen bland intervjuade är att dokumentationen inte fyller sitt syfte vid en kris. För att säkerställa att dokumentation som rör krisberedskapsarbetet fyller sitt syfte bör dokumentationen uppdateras och revideras. Innehållet bör vidare förankras i kommunens verksamheter för att kunna utgöra ett relevant verktyg och stöd i en faktiskt hantering. 10

38 I nuvarande dokumentation finns en utbildnings- och övningsplan för mandatperioden Denna har dock inte efterlevts eller följts upp. Vi noterar att viss utbildning har skett sedan 2016 och ser positivt på de samarbeten som kommunen deltar i rörande utbildningsinsatser. Vi har dock inte funnit någon dokumentation som styrker vad som övats och med vilka inom organisationen. För att säkra att utbildning och övning sker kontinuerligt rekommenderar vi att kommunen tar fram en utbildnings- och övningsplan som preciserar när och för vem utbildning ska ske under kommande mandatperiod. Planen bör ha sin utgångspunkt i den risk-och sårbarhetsanalys som kommunen tar fram för att säkerställa att man utbildar och övar behovsstyrt för att en kompetenshöjning inom relevanta områden. Utbildnings-och övningsplanen bör också kompletteras med en struktur för utvärdering och uppföljning av genomförda aktiviteter. 2.3 Risk och sårbarhetsanalys Kontrollmål: Genomför kommunen risk- och sårbarhetsanalys i enlighet med MSB:s riktlinjer? Vid tidpunkten för granskningen pågår ett arbete med att ta fram en risk- och sårbarhetsanalys, RSA, för mandatperioden Det är beräknat att arbetet RSA:n ska färdigställas under våren Då en övervägande del av krisberedskapsorganisationen (säkerhetskoordinator, kommunchef) inte hade tillträtt när förra mandatperiodens RSA togs fram har de således inte varit delaktiga i framtagandet av den. En jämförelse av kommunens RSA för med MSB 2015:5 visar att analysen innehåller de rubriker som rekommenderas i föreskriften. Exempelvis identifieras samhällsviktig verksamhet och kritiska beroenden inom kommunens geografiska område och identifierade sårbarheter beskrivs. I intervjuer lyfts dock att RSA:n för , precis som övrig dokumentation om krisberedskap, inte är tydligt kommunicerad ut i verksamheterna. Det uppges att ett arbete framåt kommer att krävas för att kommunicera ut den nya RSA:n till alla delar av organisationen. Någon uppföljning av RSA för har inte skett. Det förklaras under intervjuer med att ett beslut har tagits om att arbeta fram en helt ny RSA istället för att bygga vidare på den gamla. Det lyfts att det genom ett samarbete i länet finns ett länsövergripande underlag och stöd för processen med att ta fram en RSA. Rent praktiskt kommer workshops med samtliga förvaltningar att arrangeras inför framtagandet av den nya RSA:n. Detta genomförs av den projektanställda personen från Örebro kommun och säkerhetskoordinator. Dessa workshops ska mynna ut i förvaltningsspecifika rapporter som kommer att utgöra underlaget för den nya RSA:n. Det understryks att kontinuitetsplanering kommer att ingå i arbetet med förvaltningarna. Även de kommunala bolagen och kommunalförbunden kommer att vara med i den nya RSA:n. En förhoppnings hos intervjuade är att arbetet med RSA:n ska belysa krisarbetet och sätta det på agendan på förvaltningsnivå. Av intervjuer framkommer att vissa delar av organisationen upplever att det är otydligt hur de ska involveras i arbetet med RSA:n Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som delvis uppfyllt. Vi konstaterar att kommunen för mandatperioden har tagit fram en RSA med rubriker enligt MSB:s föreskrifter. Samtidigt noterar vi att uppfattningen bland intervjuade är att RSA inte 11

39 är förankrad i verksamheterna. Detta ger en indikation om att kommunens verksamheter inte varit involverade i framtagandet av RSA för Arbetet med RSA:n kan med fördel användas som en hävstång för att internutbilda organisationen i både krisledningsorganisationens ansvar, roller och funktion. Vidare kan processen syfta till att tydliggöra vilka de centrala personerna är och vilket ansvar de har. RSA:n från föregående mandatperiod tycks inte ha fungerat som det strategiska styrdokument den är tänkt att vara. För att uppnå önskat syfte bör RSA:n hållas levande och koppla till övrig verksamhetsplanering, exempelvis barn- och utbildningsverksamheten, planarbete osv. Att i detta läge lägga stora delar av ansvaret på en projektanställd får betraktas som olyckligt, då dennes anställning per definition är tidsbegränsad och då kommunen säger sig vilja komma längre i fråga om kännedom och användning av RSA:n i det dagliga arbetet för innevarande mandatperiod. Kommunen arbetar under våren 2019 med att ta fram en RSA för aktuell mandatperiod. I intervjuer förklaras att kommunens förvaltningar ska inkluderas i arbetet genom workshops och rapporter, vilket vi ser positivt på. Genom att involvera verksamheterna inom kommunen säkerställs att samtliga risk och sårbarheter täcks in. Intervjuade förklarar att de hoppas att arbetet under våren ska bidra till en ökad medvetenhet om krisberedskap i kommunen. Vi noterar även att kommunen köpt in en tjänst från Örebro kommun för att stärka upp arbetet med framtagandet av RSA. 2.4 Samverkan Kontrollmål: Arbetar kommunen ändamålsenligt med samverkan utifrån ett krisberedskapsperspektiv? Enligt LEH ska kommuner inom sitt geografiska område verka för att olika aktörer i kommunen samverkar och uppnår samordning i planerings- och förberedelsearbetet samt att de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer, och informationen till allmänheten, samordnas. För att samhällsstörningar och kriser ska hanteras effektivt är samverkan mellan offentliga, privata och ideella organisationer av betydelse. Genom att agera tillsammans på ett strukturerat och likartat sätt kan samhällets resurser nyttjas resultatrikt. MSB uttrycker tydligt att varje offentlig aktör är skyldig att samverka med andra, vilket även framgår av den utökade ansvarsprincipen (aktörerna ska stödja och samverka med varandra). Det geografiska områdesansvaret för Lindesbergs kommun omnämns i Styrdokument kris och beredskap för mandatperioden I dokumentet listas även vilka aktörer som kommunen samverkar med, exempelvis kommunerna i Norra Örebro Län, KNÖL samt kommunförbundet Nerikes brandkår. Dock noteras i enlighet med vad som framkommit i kontrollmål 2 (Styrning) att dokumentationen inte är förankrad i verksamheterna. Av intervjuer framgår att Lindesberg kommun främst samverkar på regional nivå. På länsnivå ingår kommunen i Krissamverkan i Örebro län, vilken syftar till gränsöverskridande samverkan mellan länets kommuner, Region Örebro län, Länsstyrelsen, kommunala räddningstjänsten och Polisen. Kommunen ingår också i länsstyrelsens samverkan kring totalförsvar, kallat Rådet för totalförsvar, där informationsträffar sker två gånger per år med kommuner, polis, militär m.m. Sett till kriskommunikation finns inom länet ett kriskommunikationsnätverk där länets kommunikatörer samverkar. Genom detta nätverk kan resurser lånas ut mellan kommunerna vid en eventuell kris. Detta förutsätter dock att krisen inte är länsövergripande. Intervjuade upplever att stödet från länsstyrelsen avseende krisberedskapsarbetet är relevant och välfungerande. De utbildningsmöjligheter som ges via länet lyfts även särskilt som något positivt. 12

40 På lokal nivå uppges att det sedan 2014 finns ett krishanteringsråd bestående av kommunchefens ledningsgrupp. Rådet träffas två gånger per år och kan där informera om händelser av vikt. I november 2018 deltog brandkåren på rådets möte och informerade om sommarens skogsbränder. Det förklaras även att det finns ett väl fungerande samarbete med Röda korset Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som delvis uppfyllt. Lindesbergs kommun samverkar i flera konstellationer på länsnivå. Genom den regionala samverkan har bland annat utbildning tillgodosetts och inom ramen för Rådet för totalförsvar träffar kommunen även samverkanspartners såsom polis och militär på regelbunden basis. Vi konstaterar även att ett nätverk som säkerställer samverkan mellan kommunikatörer finns och att kommunen genom detta kan säkra att kommunikatörer finns på plats vid en eventuell kris. Dock konstateras att detta förutsätter att den eventuella krisen inte är regional. Kommunen samverkar till viss del på lokal nivå. Det finns ett krishanteringsråd och samverkan uppges ske med Röda korset. Dock ser vi en avsaknad av samverkan mellan aktörer som tillgodoser samhällsviktig verksamhet. 13

41 3. Revisionell bedömning Efter genomförd granskning bedömer vi att Lindesbergs kommunstyrelse inte har säkerställt en krisberedskap i enlighet med lagstiftning och myndigheters riktlinjer. Vår sammanfattande bedömning baseras på nedanstående bedömningar av respektive kontrollmål: Kontrollmål Kommunen har en ändamålsenlig organisation för krisledning och krisberedskap. Kommunen har ändamålsenlig dokumentation och arbetar systematiskt med krisberedskap genom utbildnings- och övningsinsatser. Kommentar Ej uppfyllt Vi konstaterar att det råder en otydlighet kring såväl krislednings- och krisberedskapsorganisation, roller och ansvar samt arbetssätt och funktioner. Ansvaret för Lindesbergs kommuns krisberedskap faller i hög grad på säkerhetskoordinatorn, som i dagsläget endast är anställd på halvtid. Det finns ett behov av att förtydliga både vad som faller inom ramen för säkerhetskoordinatorns arbetsuppgifter och hur krisberedskapsorganisationen ska arbeta. Under granskningen har även framkommit att krisberedskapsorganisationens syfte tydligare behöver kommuniceras ut i verksamheterna. Vi ser i dagsläget en stor risk i att krisberedskapsarbetet är knutet till en person. Det skulle kunna medföra att arbetet med krisberedskap avstannar vid exempelvis sjukdom. Det finns även en risk i att mycket av kunskapen blir personbunden. Kommunen saknar även formella beredskapskrav vilket utgör en risk. Ej uppfyllt I Lindesbergs kommun finns dokumentation som avser krisberedskapsarbetet. Dock har det under granskningen framkommit att dokumentation inte upplevs som ändamålsenlig och att den varken är förankrad i verksamheterna eller i krisberedskapsorganisationen. I nuvarande dokumentation finns en utbildnings- och övningsplan för mandatperioden Denna har dock inte efterlevts eller följts upp. Vi noterar att viss utbildning har skett sedan 2016 och ser positivt på de samarbeten som kommunen deltar i rörande utbildningsinsatser. 14

42 Kommunen genomför risk- och sårbarhetsanalys i enlighet med MSB riktlinjer. Delvis uppfyllt Vi konstaterar att kommunen för mandatperioden har tagit fram en RSA som överensstämmer med de rubriker som MSB rekommenderar. Samtidigt noterar vi att uppfattningen bland intervjuade är att RSA inte är förankrad i verksamheterna. Detta indikerar att verksamheterna inte varit delaktiga i framtagandet av RSA. Under våren 2019 arbetar kommunen med framtagandet av RSA för mandatperioden I intervjuer förklaras att kommunens förvaltningar ska inkluderas i arbetet genom workshops och rapporter, vilket vi ser positivt på. Vi noterar även att kommunen köpt in en tjänst från Örebro kommun för att stärka upp arbetet med RSA. Kommunen arbetar ändamålsenligt med samverkan utifrån ett krisberedskapsper spektiv. Delvis uppfyllt Lindesbergs kommun samverkar i flera konstellationer på länsnivå. Genom den regionala samverkan har bland annat utbildning tillgodosetts och inom ramen för Rådet för totalförsvar träffar kommunen även samverkans- partners såsom polis och militär på regelbunden basis. Vi konstaterar även att ett nätverk som säkerställer samverkan mellan kommunikatörer finns och att kommunen genom detta kan säkra att kommunikatörer finns på plats vid en eventuell kris. Dock konstateras att detta förutsätter att den eventuella krisen inte är regional. Kommunen samverkar till viss del på lokal nivå. Det finns ett krishanteringsråd och samverkan uppges ske med Röda korset. Dock ser vi en avsaknad av samverkan mellan aktörer som tillgodoser samhällsviktig verksamhet. 15

43 4. Bilagor Bilaga 1 Granskad dokumentation Risk- och sårbarhetsanalys Lindesberg, KF Krishanteringsplan - Handlingsplan för organisation och ledning vid små som stora oönskade händelser, KF , reviderad Kriskommunikationsplan, KS Styrdokument kris och beredskap för mandatperioden , KS , reviderad Processbeskrivning Risk och sårbarhetsanalys Lindesbergs kommun, 2019 (Utkast) Bilaga 2 Förkortningar TiB Tjänsteman i Beredskap KiB - Kommunikatör i Beredskap KLN - krisledningsnämnden LEH Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap MSB - Myndigheten för samhällsskydd och beredskap RSA - Risk- och sårbarhetsanalys 16

44 Tobias Bjöörn Uppdragsledare Daniela Todosijevic Projektledare Denna rapport har upprättats av Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (org nr ) (PwC) på uppdrag av Lindesbergs kommuns revisorer enligt de villkor och under de förutsättningar som framgår av projektplan som beslutades PwC ansvarar inte utan särskilt åtagande, gentemot annan som tar del av och förlitar sig på hela eller delar av denna rapport. 17

45 5. Verksamhetsplan för Krisberedskap & civilt försvar Handlingar KS Verksamhetsplan för Krisberedskap - civilt försvar _1_1.pdf (inkluderad nedan) KS Verksamhetsplan Krisberedskap Lindesbergs kommun 2019.pdf _1_1.pdf (inkluderad nedan) KS Besked om ersättning krisberedskap civilt försvar 2019 MSB.docx _1_1.pdf (inkluderad nedan) Sida 6 av 8

46 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) KS 2019/182 Kommunledningskontoret Henrik Arenvang henrik.arenvang@lindesberg.se Utskottet för stöd och strategi Verksamhetsplan för Krisberedskap & civilt försvar 2019 Förslag till beslut Utskottet för stöd och strategi tackar för kommundirektörens information gällande aktiviteter som kommer genomföras 2019 gällande krisberedskap. Ärendebeskrivning Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) ersätter årligen kommunerna, enligt lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2006:544), med ett fastställt belopp. För Lindesbergs kommun innebär det ca 900 tkr. Åtagandet innebär att kommunen ska uppfylla en god beredskap inför extraordinära händelser i fredstid och vid höjd beredskap. Henrik Arenvang Kommundirektör För kännedom: Säkerhetskoordinator Bilagor: KS 2018/265-9 Besked om ersättning krisberedskap civilt försvar 2019 MSB KS 2019/182-1 Verksamhetsplan Krisberedskap Lindesbergs kommun Lindesbergs kommun Stentäppsgatan 5 kommun@lindesberg.se ORG NR WEBB lindesberg.se Lindesberg Lindesberg TEL BANKGIRO

47 KS 2019/182-1 Verksamhetsplan 2019 Krisberedskap & civilt försvar Strategi Plan/program Riktlinje Regler och instruktioner

48 Fastställt av: Kommundirektör Henrik Arenvang Datum: För revidering ansvarar: Kommundirektör & säkerhetskoordinator För uppföljning och tidsplan ansvarar: Kommundirektör & säkerhetskoordinator Dokumentet gäller för: Kommunens kris- och beredskapsorganisation Dokumentet gäller till och med:

49 Bakgrund Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) ersätter årligen kommunerna, enligt lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2006:544), med ett fastställt belopp. För Lindesbergs kommun innebär det ca 700 tkr. Åtagandet innebär att kommunen ska uppfylla en god beredskap inför extraordinära händelser i fredstid och vid höjd beredskap. Aktivitetsplan Under 2019 planeras följande aktiviteter: 1. Risk och Sårbarhetsanalys Omfattande revidering av kommunens risk- och sårbarhetsanalys för kommande mandatperiod. Ansvar: Säkerhetskoordinator 2. Utbildning för krisledningsnämnden Utbildning för den nya krisledningsnämnden med syfte att skapa förståelse för det svenska krishanteringssystemet i allmänhet och krisledningsnämndens uppdrag i synnerhet. Ansvar: Säkerhetskoordinator och kommundirektör 3. Utbildning/övning för krisledning Genomföra övning för Linde Energi. Samt genomföra utbildning/övning för kommunens krisledningsgrupp och krisledningsnämnd (ev. inkl. POSOM och FRG). Halv- eller heldag Ansvar: Säkerhetskoordinator 4. Utbildning i stabs- och ledningsmetodik Repetitionsutbildning i stabs- och ledningsmetodik för tjänstemannanivå. Målgrupp är Krisledningsgruppen (ordinarie medlemmar och ersättare). Heldag Ansvar: Säkerhetskoordinator 5. Utbildning mediehantering Repetitionsutbildning för tjänstemän och politiker Ansvar: Säkerhetskoordinator och kommundirektör 6. Uppdatering av planer Revidering av krishanteringsplan, kriskommunikationsplan, Styrel, samt pandemiplan om utrymme finns. Ansvar: Säkerhetskoordinator

50 7. POSOM Regelbundna möten och övningar under året. POSOM:s ledningsgrupp ansvarar, tillsammans med säkerhetskoordinator för planeringen. Gemensam utbildning för länets POSOM-grupper. Ansvar: Sammankallande POSOM och säkerhetskoordinator 8. Rakel Anordna interna repetitionsövningar samt delta i övningar och utbildningar som Länsstyrelsen anordnar. Ansvar: Säkerhetskoordinator 9. FRG-övningar/utbildningar Övningar med FRG, tillsammans med olika kommunala verksamheter, för att se hur FRG kan stötta vid en kris. Ansvar: FRG och säkerhetskoordinator 10. Krisledningsutbildning- Totalförsvaret Fyra utbildningsdagar i en länsgemensam totalförsvarskurs för tjänstemän och politiker gällande civilt försvar och kommunens roll i totalförsvaret. Fyra halvdagar Ansvar: Säkerhetskoordinator och kommundirektör 11. Stabschefsutbildning Det finns behov av att utbilda stabschefer. Utbildningen samordnas med Örebro kommun. Ansvar: Säkerhetskoordinator och kommundirektör 12. Delta i, för verksamheten, relevanta utbildningar Att säkerhetkoordinator, såväl som kommundirektör håller sig uppdaterade på information och prioriterar att själva utbilda sig inom kris- och beredskapsområdet, främst via Länsstyrelsen och MSB. Ansvar: Säkerhetskoordinator och kommundirektör

51 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Information 1 (2) Datum Diarienr kommers@msb.se KS 2018/265-9 Underlag för fakturering av ersättning för krisberedskap och civilt försvar Varje år betalar Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) ut en ersättning till kommuner enligt 5 kap. 1 lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Beräkningarna för krisberedskap uppdaterades i och med att den nya överenskommelsen slöts, se Överenskommelse om kommunernas krisberedskap (dnr MSB ) och beräkningen under Ekonomisk specifikation på nästa sida. Överenskommelse om kommunernas arbete med civilt försvar har inte ändrats (dnr ). Utbetalningen görs genom att kommunen fakturerar MSB den summa ni är berättigad till. Summa att fakturera: Utbetalning till: Lindesberg i Örebro län Totalt belopp: kr, avseende år: 2019 Gör så här vid fakturering: MSB ska i första hand faktureras med e-faktura via nätverket PEPPOL. På vår webbsida kan ni läsa mer om vilka format vi kan ta emot: Belopp att fakturera: Ange referens: kr CDIID: REKV1 Meddelande: Ersättning krisberedskap 2019 I andra hand kan ni skicka en pappersfaktura till följande adress: Adress för pappersfaktura: MSB C/O CogiDocs AB Box FAGERSTA Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Postadress: Telefon: registrator@msb.se Org.nr: Karlstad Fax:

52 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Information 2 (2) Datum Diarienr Viktigt att notera: Lämna ingen annan information i fakturan än den som angetts ovan. Totalbeloppet omfattar både kommunens ersättning för arbete med krisberedskap och kommunens ersättning för arbete med civilt försvar. Observera att beloppet ej ska momsbeläggas och att MSB inte betalar eventuell dröjsmålsränta vid sen betalning. Ekonomisk specifikation Krisberedskap Beräkning Krisberedskap Utbetalning av ersättning enligt 5 kap. 1 lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap består av 3 delar: a) Grundbelopp b) Verksamhetsersättning c) Ersättning för utomhusvarning Så här har vi räknat ut de olika delarna för er kommun: Belopp Beräkningsgrund a) Kommun med högst invånare b) Antal invånare (23591) * 17,25 c) Antal ljudenheter ( 8) * 1145 Summa KPI-omräkning KPI från = 328,56 Civilt försvar Beräkning Civilt försvar Summa

53 6. Löneväxling mot miljöbilsförmån 6.1. Handlingar KS Löneväxling mot miljöbilsförmån _445137_0.pdf (inkluderad nedan) Sida 7 av 8

54 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) KS 2019/188 Kommunledningskontoret Henrik Arenvang henrik.arenvang@lindesberg.se Utskottet för stöd och strategi Löneväxling mot miljöbilsförmån Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta Kommundirektören får i uppdrag att ta fram ett förslag på hur löneväxling mot miljöbilförmån kan fungera i Lindesbergs kommun. Kommundirektör ska samordna förslaget med personalchef och upphandlare. Förslag ska presenteras för utskottet för stöd strategi på sammanträdet 8 oktober Ärendebeskrivning Löneväxling är ett sätt att värdesätta vår personal och göra oss mer attraktiv som arbetsgivare. Löneväxling mot miljöbilförmån syftar till två saker. - Vi vill göra det lättare för de kommunanställda att agera mer miljövänligt. - Det andra är att vi vill vara en attraktiv arbetsgivare. Henrik Arenvang Kommundirektör För åtgärd: Kommundirektör Personalchef Upphandlare Lindesbergs kommun Stentäppsgatan 5 kommun@lindesberg.se ORG NR WEBB lindesberg.se Lindesberg Lindesberg TEL BANKGIRO

55 7. Remiss - Motion från Sanna Jansson (L) om ordningsvakter i Lindesbergs stad vid större evenemang 7.1. Handlingar KS Svar på Motion från Sanna Jansson (L) om ordningsvakter i Lindesbergs stad vid s _1_1.pdf (inkluderad nedan) KS Remiss - Motion från Sanna Jansson (L) om ordningsvakter i Lindesbergs stad vid _1_1.pdf (inkluderad nedan) KS Motion Sanna Jansson (L) ordningsvakter Lindesbergs stad vid större evenemang.pd _1_1_Bortredigerad.pdf (inkluderad nedan) Sida 8 av 8

56 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) KS 2018/467 Kommunledningskontoret Henrik Arenvang henrik.arenvang@lindesberg.se Utskottet för stöd och strategi Svar på Motion från Sanna Jansson (L) om ordningsvakter i Lindesbergs stad vid större evenemang Förslag till beslut Kommundirektören föreslår utskottet för stöd och strategi föreslå kommunstyrelsen att avslå förslaget om ordningsvakter i Lindesbergs stad vid större evenemang. Ärendebeskrivning Sanna Jansson föreslår ordningsvakter i Lindesbergs stad vid större evenemang. Förvaltningens motivering till beslutet Ansvaret för ordningsvakter vid större evenemang tillfaller arrangören. Vid ansökan om större evenemang ställer ofta Polisen krav på att ordningsvakter ska finnas. Att ansvara för ordningsvakter vid större evenemang är därför arrangörens. Ett exempel är Lindemarken och Tivolit där Polisen beslutat om minst fyra ordningsvakter vid tivoliplan. Detta för att överhuvudtaget få tillståndet att ordna evenemanget. Henrik Arenvang Kommundirektör För åtgärd: Kommunstyrelsen Bilagor: Motion från Sanna Jansson (L) om ordningsvakter i Lindesbergs stad vid större evenemang. Lindesbergs kommun Stentäppsgatan 5 kommun@lindesberg.se ORG NR WEBB lindesberg.se Lindesberg Lindesberg TEL BANKGIRO

57 REMISS Kommunledningskontoret Ellinor Halldan KS 2018/ Remiss - Motion från Sanna Jansson (L) om ordningsvakter i Lindesbergs stad vid större evenemang Ärendet remitteras till utskottet för stöd och strategi för yttrande med svar senast den 17 juni 2019 till kommunstyrelsens kansli. Denna remiss kommer endast att skickas via e-post. Skicka gärna svaret med e-post till kommun@lindesberg.se Kontakta mig gärna för ytterligare information om remissen. Ellinor Halldan Kommunsekreterare Lindesbergs kommun Stentäppsgatan 5 kommun@lindesberg.se ORG NR WEBB lindesberg.se Lindesberg Lindesberg TEL BANKGIRO

58