Verksamhetshandbok ISO 9001:2015 / Kopparbergsvägen Västerås

Transkript

1 Verksamhetshandbok ISO 9001:2015 / Kopparbergsvägen Västerås info@executivepeople.se

2 Innehållsförteckning I. Sammanfattning... 2 Viktiga punkter Mål II. Beskrivning av företaget... 2 Företagsform/juridisk person III. Marknadsföring... 9 IV. GAP ANALYS. ÅTGÄRDER 13

3 1. Sammanfattning Syftet med denna verksamhetsplanen är att strukturera upp verksamheten enligt ISO 9001:2015 Viktiga punkter: - LEDNINGSPROCESSEN - VERKSAMHETSPROCESSEN Mål Att ha klara och tydliga strukturer i företaget, samt att bibehålla en ISO certifiering 2. Beskrivning av företaget Executive People är ett av Sveriges största utbildningsföretag inom utbildningar riktade mot vd och styrelse, och vi utbildar årligen 100-tals vd/ ledare och befattningshavare inom effektivt styrelsearbete och till rollen som vd. Vi erbjuder personer som arbetar i små och medelstora företag utbildningar inom ekonomi, vdrollen, styrelsearbete, management samt ledarskap. En nyckel till våra uppskattade utbildningar är givetvis våra mycket duktiga utbildare! Företagsform/juridisk person Bolaget drivs som Aktiebolag och innehar : - i aktiekapital Organisationsnummer är: Vision Executive People ska vara ett av Nordens största och mest eftertraktade företag inom området utbildning & konsultation riktad mot företag. Mål Det övergripande målet är att skapa ett företag där kvalité, trygghet och professionalism är ledstjärnan för att bli ett ledande utbildning och konsultföretag inom vårt område. Affärsidé Att erbjuda företag kvalificerad, kostnadseffektiv utbildning och företagskonsultation samt vara en attraktiv arbetsgivare och en långsiktig karriärpartner med yrkeskompetens inom området för att kunna tillgodose kundernas behov, permanent eller tillfälligt med ett professionellt förhållningssätt Område Executive People arbetar inom Norden, samt ordnar utbildningar till andra länder

4 Arbetstider under året Företaget har åretruntverksamhet med tyngdpunkt på vår & höst Produkter och tjänster VD-UTBILDNINGAR STYRELSEUTBILDNINGAR EKONOMIUTBILDNINGAR WEBBASERAD BOKHANDEL Leverantörer Underleverantörer i form av utbildare och konferensanläggningar. Leverantörer gör egen utvärdering i formulär på hemsida. Organisation Organisationen består av Bosse Brixeman som ensam ägare, vd och enda anställda i bolaget. Allt ansvar tilldelas VD 4.2 Intressentmodell. Se mappen LEDARSKAP Policy och riktlinjer Personalpolicy Syftet med personalpolicyn är att redovisa de synsätt och värderingar som ska prägla vårt agerande inom företaget. Komplement till personalpolicyn är miljö- och kvalitetspolicyn. Mål Vi ska i samverkan arbeta för att nå uppställda mål, utveckla verksamheten i enlighet med kunders behov samt tillgodose högt ställda krav på kvalitet och effektivitet.

5 Synsätt Vår främsta tillgång är medarbetarnas kompetens. Vår övertygelse är att alla vill göra ett gott arbete och att vi utvecklas genom att vars och ens skilda förutsättningar tas till vara. Genom delegering och samverkan ska vi aktivt delta i besluts- och utvecklingsprocesser. Medarbetarskap För att vi ska vara en konkurrenskraftig organisation behövs allas insatser. Medarbetarskapet har sin utgångspunkt i individen och ska kännetecknas av ansvar, engagemang, öppenhet, lojalitet, initiativ och flexibilitet. Ledarskap Grundprinciper för vår organisation är styrning genom dialog om mål och resultat med ett ledarskap som är engagerat och synligt. Ledarskapet ska kännetecknas av att i samverkan skapa förutsättningar för allas delaktighet i verksamheten. Lön Lönesättningen ska stimulera till goda arbetsinsatser, engagemang, utveckling och arbetstillfredsställelse så att verksamheten ständigt förbättras. Löneprofilen ska vara sådan att vi kan rekrytera och behålla kompetenta medarbetare. Arbetsmiljö Executive People ska vara en jämställd arbetsplats där vi trivs, mår bra och utvecklas. Vi ska se arbetsmiljöarbetet som en möjlighet att skapa goda arbetsförhållanden. Kvalitetspolicy Det är Executive People s mål att tillsammans med uppdragsgivare och eventuella övriga samarbetspartners, i ett tidigt stadium enas om och precisera uppdragets mål. Varje uppdrag skall präglas av professionalism och en öppen dialog för bästa resultat. Vår policy är att öka kvalitén i alla avseenden i vår verksamhet. Den styr våra medarbetare i arbetet för hur vi genom ett fortlöpande förbättringsarbete ökar den totala kvaliteten i vårt samlade arbete. Kvalitetsmål: Kundnöjdhetsmålen skall vara MINST 3,5 av 5,0 vid kursutvärdering -Se Mappen KVALITETSMÅL i ISO-Mappen Kvalitetspolicy: Vi vill vara kundens första val Våra kunders och samhällets behov är grunden till vår verksamhet. Därför arbetar vi för att varje leverans blir en god referens för framtida affärer. Vi sätter kunden i fokus

6 Vi sätter kunden i fokus och hjälper till att tydliggöra behoven. Vi anpassar vår leverans så att vi och våra tjänster möter dessa behov på kort och lång sikt. Som miniminivå följer vi alltid lagar, förordningar, normer och kontraktskrav. Vi har utmanande mål och driver ständig förbättring Vi har en hög ambition och sätter utmanande mål avseende våra kunders nöjdhet och kvaliteten i vår leverans. Vi följer upp vår prestation och förbättrar ständigt våra arbetssätt och verktyg för att möta kunders och samhällets föränderliga behov. Utvärderingar efter genomförd kurs, skall vara MINST 3,5 i betyg av 5,0 möjliga. Under 2014, 2015 och 2016 har vi legat på i snitt 4,4 Vi har hög kompetens Vi har den kompetens som krävs för att möta kunders och samhällets behov och nå våra mål. Vi säkerställer medarbetares och organisationens kompetens och förutsättningar genom utbildning och systematiskt lärande av egna och andras erfarenheter. Vi tar ansvar Vår yrkesstolthet gör att vi tar ett helhetsansvar för vår leverans. Därför ställer vi höga krav på oss själva och på våra leverantörer, underleverantörer, kunder och andra samarbetspartners. Genom samarbete med alla involverade parter förebygger vi kvalitetsbrister och hittar smarta lösningar som möter behoven. Genom vårt kvalitetsarbete, arbetar vi ständigt med att förbättra vår verksamhet och våra rutiner mot ökad kundtillfredsställelse o Sammantaget skall detta ge: Nöjda kunder Missnöjd kund fyller I webbformulär: Underkonsulter och konferensanläggning SKALL skriva avvikelserapport om det uppstår någonting under konferensen/utbildningen som är FEL eller annat problem som inte var planerat. Avvikelserapporter skall skickas in till Executive People. A- Webbaserad undersökning skall skickas ut efter 5,10 & 20 dagars utbildningarna. Avvikelserapporter skall skickas in av Konferensanläggning och Underkonsulter när fel eller annat oplanerat uppstår. Skickas in på mail och sparas i mappen KVALITETSMÅL- B- Resurser som krävs är TID som skall avsättas. C- VD skickar ut undersökning efter genomförda utbildningar och underkonsulter är ansvariga D- Undersökning efter varje kurs som är 5,10 eller 20 dagars. ( Inom 2 veckor efter ) E- Utvärdering sker av VD och sammanställer årligen. Miljöpolicy Executive People har antagit följande miljöpolicy: Vi ska ständigt sträva efter att införliva miljö och kretsloppstänkande i vår verksamhet. Detta skall uppnås genom att: o Följa lagar, förordningar och myndigheters miljövillkor. o Nya rön i miljölagstiftningen och krav från tillsynsmyndigheter

7 o o o o o Samtliga medarbetare tar del av våra egna samt följer våra kunders regler gällande miljöpolicys och miljöarbete i lika stor utsträckning som deras egen personal. Ständigt förbättra och utveckla verksamhetens arbetsmetoder i fråga om miljöhänsyn. Samtliga förbrukningsartiklar skall vara av återvinningsbar karaktär. Hushålla med resurser, minimera avfall samt i möjligaste mån verka för att förhindra föroreningar i miljön där bland annat miljöanpassade fordon ingår. Visa största möjliga miljöhänsyn och föredra ekologiska alternativ vid inköp av produkter och tjänster. Genom att öka miljömedvetenheten hos våra medarbetare och kunder kan vi alla bidra till en hållbarare utveckling till oss själva och till vår kommande generation. Detta görs med bland annat att så långt som möjligt använda digitala plattformar och digitalt material Jämställdhetspolicy För medarbetare på Executive People ska arbetsvillkor och utvecklingsmöjligheter inte vara beroende av kön eller ursprung. Det ligger i Executive People s intresse att verka för en mångfald och ta tillvara på medarbetarnas olika erfarenheter, egenskaper och kunskaper. Genom detta skapar vi en kreativ och utvecklande arbetsmiljö som ökar förutsättningarna att uppnå ett optimalt resultat. Vi ska: o Aktivt verka för att såväl fysik som psykosocial arbetsmiljö lämpar sig för alla medarbetare. Underlätta för alla medarbetare att förena arbete och föräldraskap. Förebygga, förhindra trakasserier och andra psykosociala problem. Ge alla medarbetare möjligheter till utveckling och utbildning. Aktivt verka för en jämnare könsfördelning inom våra verksamheter. Ge alla medarbetare lika lön och villkor för lika prestation då arbetet som utförs är lika eller likvärdigt och har jämförbar svårighetsgrad. Arbetsmiljöpolicy Executive People s övergripande mål är att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete för att minska och förebygga risker för ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsmiljöarbetet är anpassat till medarbetarnas olika förutsättningar ur fysisk och psykosocial synpunkt. Vår arbetsmiljöpolicy innebär att: o Arbetsmiljöområdets lagar, förordningar och myndighetskrav utgör minimikrav för organisationens arbetsmiljöarbete. o Arbetsmiljöansvaret är tydligt delegerat inom o Alla medarbetare känner engagemang i företaget genom ansvarstagande och delaktighet att bedriva arbetsmiljöarbete som ger goda arbetsförhållanden. o Tillsammans arbetar vi med att kontinuerligt förbättra arbetsmiljön utifrån såväl fysisk, psykologisk som social och organisatorisk o Alla medarbetare medverkar aktivt i arbetsmiljöarbetet och följer instruktioner och föreskrifter. o Vårt arbetsmiljöarbete skall präglas av öppenhet och ärlighet mot vår

8 Vi strävar hela tiden efter att förbättra företagets olika processer och genomförande av utbildningar. Detta leder till förbättring av kursinnehåll, lärarstöd, genomförande och därigenom nöjdare kunder. SWOT ANALYS STYRKOR Gedigen kunskap hos företagsledare och utbildningsledare Upparbetat och känt varumärke inom området Mycket nöjda kursdeltagare Nischad inom området SVAGHETER Ensam i företaget. Kan bli hög belastning stundtals Ingen certifiering Nischad inom området MÖJLIGHETER Certifierat företag enligt ISO 9001:2015 Ökad marknad genom samarbeten HOT Konkurrerande stora företag som går in i området vd-utbildningar Konjunktur Politiskt läge Förbättringsarbete Förbättringsarbete skall ske löpande med utgångspunkt från ett kundperspektiv Detta inkluderar: -Underleverantörer -Konferensanläggning

9 -Interna rutiner & processer -Nya lagkrav för utbildningar. Ex ny uppdaterad aktiebolags lag. Detta skall ske löpande eller mins en gång per år i samband med årlig genomgång av rutiner. Se Excelfil Förbättringar i ISO-Mappen Analys & utvärdering Analys och utvärdering skall ske efter kurserna 5,10 & 20 dagar samt att sammanställning skall ske årligen. Ekonomistyrning Focus ska ligga på att renodla verksamheten och enbart syssla med utbildningsverksamhet. Detta uppnås genom att företaget är mycket restriktiv med olika samarbeten. Kalkyl på varje utbildning skall göras innan genomförande 3. Marknadsföring Marknadsföring/Plan Annonsering i Dagens industri kommer att ske under 2017, med en helsida per månad, samt nyhetsbrev. Eventuella andra marknadsaktiviteter skall noga övervägas och dokumenteras här Marknadsanalys Målgruppen är små och mellanstora företag, där vd och styrelseledamöter är huvudmålgruppen. Konkurrens Inom området styrelseutbildningar finns idag 3-5 större utbildningsaktörer varav Executive People är en av dessa. Ca mindre aktörer finns inom området. Ökad aktivitet av konkurrenter har skett de sista åren, där Executive People har tappat marknadsandelar. Styrelseutbildningar står för ca 15% av omsättningen Inom området Vd-utbildningar är Executive People i princip ensam på marknaden och innehar i princip hela marknaden. Några mindre utbildningsföretag ha juridisk eller ekonomiska utbildningar riktade mot gruppen. Vd-utbildningar står för ca 75-80% av omsättningen.

10 Prissättning Företaget innehar en prissättning som ligger i linje med andra Managementsutbildningar. Försäljningsprognos Försäljningsprognos för 2017 uppgår till och kommer troligen att ligga stabilt under 2018

11

12 SCOPE -Tillhandahållande av företagsutbildningar inom området företagsledning styrning och utveckling -Provision of corporate training in the area of corporate governance and development PROCESSEN INPUT OUTPUT 8.3 Konstruktion och utveckling av produkter & tjänster sker löpande, beroende på Världsläget och olika politiska beslut som sker av samhället. Vid Nya lagkrav, måste uppdatering ske Uppdatering av kursmaterial sker samtidigt.

13 ÅTGÄRDER GAP ANALYS LEDNINGSPROCESSEN (utvärdering & slutsatser GAP) se ovan med SWOT analys 2. Se ISO-Mappen. Pdf, -LEDNINGENS GENOMGÅNG 3. Intern revision sker årligen i samband med genomgång av företagets rutiner och processer. 4. Se ovan. Förbättringsarbete samt Excelfil. FÖRBÄTTRINGAR i ISO-Mappen 5. Se ovan 6. Avvikelserapportering och korrigerande åtgärder. Se AVVIKELSERAPPORTER i ISO-Mappen 7. Se Mappen KVALITETSMÅL i ISO-Mappen 8. Se Mappen AVVIKELSERAPPORTER och dokument AVVIKELSEHANTERINGSPROCESSEN 9. Se Mappen KVALITETSMÅL i ISO-Mappen. Pdf 10. Användning av Logotype kommer att ske på hemsida och i marknadsföring VERKSAMHETSPROCESSEN (utvärdering & slutsatser GAP) Se ovan 4.4 Se ovan. Kvalitetspolicy samt Excelfil KVALITETSMÅL & INPUT/OUTPUT 5.1 Se ovan. Samt KVALITETSMÅL & INPUT/OUTPUT 5.3 Se ovan organisationsschema 6.1 Risker & Möjligheter är levande process och pågår hela tiden. Se även mappen RISKER Se Kvalitetspolicy samt Excelfil KVALITETSMÅL Se ovan Kvalitetspolicy 6.3 Utvärdering sker årligen OK OK 7.2 Se mappen UNDERLEVERANTÖRER. Detta inkommer via hemsidan. 7.3 Finns med i webbformulär Finns med i webbformulär OK Backuprutinen görs av hemsida & webbformulär varje dygn. Kopia av Utbildnings-mtrl och ISO varje månad 8.1 OK OK OK OK 8.3 Se processkarat INPUT / OUTPUT Se processkarat INPUT / OUTPUT 8.4 OK. Se Se mappen UNDERLEVERANTÖRER

14 8.4.2 OK. Se Se mappen UNDERLEVERANTÖRER Se mappen UNDERLEVERANTÖRER & webbformulär. 9 Se Mappen ÅTGÄRDER Se ovan under SWOT/Förbättringsåtgärder 9.2 Se Mappen REVISION 9.3 Se mappen LEDNINGEN. Ledningens genomgång 10 Se ovan. Förbättringsarbete samt Excelfil. FÖRBÄTTRINGAR i ISO-Mappen 10.2 Diarieförs med automatik enligt word och webbsystem