Nämndtillhörighet för den samlade måltidsorganisationen

Transkript

1 Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret Ekonomi och kvalitet KSKF/2017:262 1 (3) Kommunstyrelsen Nämndtillhörighet för den samlade måltidsorganisationen Förslag till beslut Förslag till kommunfullmäktige 1. Under förutsättning att kommunfullmäktige inrättar en servicenämnd, placeras den samlade måltidsorganisationen inom servicenämndens ansvarsområde och i förvaltning tillhörande servicenämnden från och med den 1 januari Under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar enligt ovan, beslutar kommunstyrelsen för egen del 2. Utvärdering av organisationsförändringen ska genomföras under år Ärendebeskrivning Samlad måltidsorganisation I den kompletterande årsplanen 2015 fanns ett åtagande att utreda förutsättningar och förbereda införandet av en gemensam måltidsorganisation under Utredningen omfattade barn- och utbildningsnämnden, dåvarande Torshälla stads nämnd och vård- och omsorgsnämnden. Utredningen som gjordes under 2016 föreslår en gemensam måltidsorganisation. Några av de främsta argumenten är att ta tillvara synergier mellan dagens verksamheter, en ökad professionalisering av måltidsorganisationen samt att kommunen står inför stora utmaningar med ett ökat antal elever inom förskolan och skolan och ett ökat antal brukare inom vård och omsorgsverksamheterna. Det ställer krav på att kommunen ska kunna leverera fler måltider och därför behöver organisationen rustas för att möta ett ökat tryck med bibehållen kvalitet utan stora kostnadsökningar. En samlad måltidsorganisation ökar även förutsättningarna för cheferna inom skola att ta det pedagogiska ledarskapet och det ökar fokus på kärnuppdraget inom såväl skola som omsorg. Eskilstuna kommun har en måltidsverksamhet med hög kvalitet och med stora inslag av ekologisk mat som tillagas nära gästerna. Eskilstuna den stolta Fristaden

2 Eskilstuna kommun (3) Vid kommunstyrelsens sammanträden den 29 november 2016 beslutades om en förstudie som skulle klargöra målsättning, organisation, styrning, personal och ekonomi. Förstudiens slutsats var att en samlad måltidsorganisation kommer att ge de förutsättningar som behövs för att på ett mer kostnadseffektivt sätt kunna tillmötesgå en ökad volym till en fortsatt hög och jämnare kvalitet. Detta stärks av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), tidigare studie samt av benchmarkingintervjuer. Den fördjupade förstudiens resultat visade att det finns god strategisk grund till att samla en gemensam måltidsorganisation i en kostorienterad styrning för en mer kostnadseffektiv process- och verksamhetsutveckling. Förstudien visade även på andra potentiella positiva effekter genom gemensam kompetensutveckling, större flexibilitet för de anställdas arbetssituationer och förbättrad arbetsmiljö till exempel genom att tillämpa standardiserade arbetssätt som produktionsmetod. Den 23 november 2017, 276 togs beslutet i kommunfullmäktige att en samlad måltidsorganisation skulle införs i kommunen från och med den 1 januari Måltidsorganisationens nämndtillhörighet skulle därefter utredas och beslutas av kommunfullmäktige innan den 1 januari En politisk styrgrupp tillsattes för införandet av samlad måltidsorganisation bestående av två ledamöter från vardera barn- och utbildningsnämnden, vård- och omsorgsnämnden samt Torshälla stads nämnd. En styrgrupp för tjänstemännen tillsattes också med representanter från de berörda förvaltningarna. I januari 2018 inleddes genomförandeprojekt med analys och planeringsfas. Tjänstemannastyrgruppen har arbetat fram kriterier och beslutsnivåer för genomförandet. Dessa berör främst styrning och utvecklingsfrågor med särskilt politiskt intresse. Den årliga kostnadsbesparingen uppskattas till 3-4 miljoner kronor och för varje kök som inte behöver byggas undviks investeringar om miljoner kronor samt årliga driftkostnader om cirka 3miljoner kronor. Uppföljning bör göras kontinuerligt och en utvärdering av förändringen bör genomföras tre till fyra år efter genomförandet. Nämndplacering Den fördjupade förstudien hade som utgångspunkt att samla måltidsorganisationen på förvaltningen konsult- och uppdrag som lyder under kommunstyrelsen. Konsult och uppdrag har en befintlig affärsplan med strategi, organisation, upparbetade strukturer och rutiner för hantering av ett beställar-och utförarkoncept. Kostproduktionen blir här en huvudverksamhet och ett helhetsgrepp kan tas av hela processen från behov via inköp, beställning och logistik till färdig måltid, vilket ger ökad helhetssyn och större möjligheter till samordning och effektiviseringar. Eskilstuna den stolta Fristaden

3 Eskilstuna kommun (3) I utredningen av nämndsorganisationen för nästa mandatperiod föreslås bildandet av en servicenämnd. Förslaget innebär att förvaltningen konsult och uppdrag kommer att flyttas till den nya servicenämnden. Förstudiens slutsats är att en samlad måltidsorganisations mest lämpliga tillhörighet är inom den framtida servicenämnd med tillhörande förvaltning. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Pär Eriksson Kommundirektör Jörgen Axelsson Förvaltningschef, konsult- och uppdrag Beslutet skickas till: Vård- och omsorgsnämnden Barn- och utbildningsnämnden Konsult och Uppdrag Eskilstuna den stolta Fristaden

4 Kommunstyrelsen 1 (4) STYRDOKUMENT Riktlinjer för en sammanhållen kostoch måltidsverksamhet Beslutad när Beslutad av Kommunfullmäktige Diarienummer Ersätter Gäller för Gäller fr o m Gäller t o m KS, Vård och omsorgsnämnden samt Barn och utbildningsnämnden Tillsvidare Dokumentansvarig Uppföljning Program Ett program är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla vad som ska uppnås inom ett visst område. Det tar inte ställning till utförande, prioriteringar och metoder. Program ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige. Plan En plan är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla konkreta mål och riktlinjer. Den ska vara tidsbegränsad och beslutas av kommunfullmäktige. Policy En policy är ett styrande dokument som ska visa ett övergripande förhållningssätt och som ska tjäna som vägledning inom ett område, med angivande av övergripande mål och värden som ska eftersträvas. Policys ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige. Riktlinje En riktlinje är ett styrande dokument som ska säkerställa ett korrekt agerande och god kvalitet i handläggning och utförande. Riktlinjer ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige.

5 Eskilstuna kommun 2 (4) Ämnesområde och bakgrund Kommunfullmäktige beslöt den 15 december 2016 (KSKF/2016:128) att anta bifogade genomförandeplan för en gemensam måltidsorganisation och finansiera den inom ramen för budgetposten Modern kommun. Kommunfullmäktige beslöt vidare att ge kommunstyrelsen i uppdrag att fatta beslut om fortsatt inriktning med klargörande av målsättning, organisation, styrning, personal och ekonomi. Anledningen till omorganisationen är att kommunen står inför stora utmaningar med ett ökat antal elever inom förskolan och skolan och ett ökat antal brukare inom vård och omsorgsverksamheterna. Det ställer krav på att kommunen ska leverera fler måltider och därför behöver organisationen rustas för att möta ett ökat tryck med bibehållen kvalitet utan stora kostnadsökningar. I kompletterande årsplan 2015 finns ett åtagande att utreda förutsättningar Uppdraget. Kvalitet Effektivitet Professionalism Riktlinjer[Text] Syfte Genom att samordna verksamheterna skapa en mer effektiv kost- och måltidsverksamhet. Mål Optimera bemanningen Optimera transporterna Optimera lokalerna Tillhandahålla en likvärdig kvalitet Organisation Styrning Kommunfullmäktige antar riktlinjer för att vid verkställigheten av beslutet säkerställa ett korrekt agerande och god kvalitet i handläggning och utförande.

6 Eskilstuna kommun 3 (4) Kommunstyrelsen kommer att hållas uppdaterad om projektets genomförande genom att få löpande information och möjlighet till samråd på KSAU. Kommunstyrelsen kan därigenom utöva sin uppsiktsplikt och följa mål kopplade till ekonomi, miljö och hälsa. Nämnderna får i uppdrag att anta verksamhetsanpassade riktlinjer och få löpande information och möjlighet till samråd på ordinarie nämndsammanträden. Kommunledningskontorets ansvar Demokrati och Välfärd ansvarar för Ekonomi ansvarar för Konsult och uppdrags ansvar och åtaganden Personal Kök OLC Upphandling (1 tjänst) Kravcertifiering Kostsamordning Vård- och omsorgsnämnden/förvaltningens ansvar och åtaganden Upphandla Barn- och utbildningsnämnden/förvaltnings ansvar och åtaganden Upphandla Ekonomi Projektledare Måltidschef Prissättningsmodell

7 Eskilstuna kommun 4 (4) Personal Uppföljning Verksamheten ska bedrivas i kommunal regi Utvärderas i slutet av 2019 Gällande lagstiftning och annan rättslig reglering Lagen om offentlig upphandling styr.. Förhållande till redan fattade politiska beslut Kort beskrivning av hur riktlinjerna förhåller sig till och kompletterar redan fattade politiska beslut, såsom t.ex. strategisk inriktning och andra styrdokument på området. Produktgruppsstrategin Andra styrdokument????

8 Genomförandeprojekt Nämndtillhörighet för den samlade måltidsorganisationen 1

9 1 Bakgrund Personal Rätten till utökad sysselsättningsgrad Heltid som norm Delade tjänster Bemanning Caféverksamheten Samverkansprocess Organisation System och administration vid organisationsförändringar Kommunikationsplan Ekonomi Finansieringsmodell Kalkyluppbyggnad Uppföljning Effektiviseringskrav Verksamhetsuppföljning Daglig drift Kostpolicy och livsmedelsstrategi Kostnadsbudget Risker och konsekvenser Nära upphandling

10 1 Bakgrund I den kompletterande årsplanen 2015 fanns ett åtagande att utreda förutsättningar och förbereda införandet av en gemensam måltidsorganisation under Utredningen omfattade barn- och utbildningsnämnden, dåvarande Torshälla stads nämnd och vårdoch omsorgsnämnden. Utredningen som gjordes under 2016 föreslår en gemensam måltidsorganisation. Några av de främsta argumenten är att ta tillvara synergier mellan dagens verksamheter, en ökad professionalisering av måltidsorganisationen samt att kommunen står inför stora utmaningar med ett ökat antal elever inom förskolan och skolan och ett ökat antal brukare inom vård och omsorgsverksamheterna. Det ställer krav på att kommunen ska kunna leverera fler måltider och därför behöver organisationen rustas för att möta ett ökat tryck med bibehållen kvalitet utan stora kostnadsökningar. En samlad måltidsorganisation ökar även förutsättningarna för cheferna inom skola att ta det pedagogiska ledarskapet och det ökar fokus på kärnuppdraget inom såväl skola som omsorg. Eskilstuna kommun har en måltidsverksamhet med hög kvalitet och med stora inslag av ekologisk mat som tillagas nära gästerna. Vid kommunstyrelsens sammanträden den 29 november 2016 beslutades om en förstudie som skulle klargöra målsättning, organisation, styrning, personal och ekonomi. Förstudiens slutsats var att en samlad måltidsorganisation kommer att ge de förutsättningar som behövs för att på ett mer kostnadseffektivt sätt kunna tillmötesgå en ökad volym till en fortsatt hög och jämnare kvalitet. Detta stärks av SKL, tidigare studie samt av benchmarkingintervjuer. Den fördjupade förstudiens resultat visade att det finns god strategisk grund till att samla en gemensam måltidsorganisation i en kostorienterad styrning för en mer kostnadseffektiv process- och verksamhetsutveckling. Förstudien visade även på andra potentiella positiva effekter genom gemensam kompetensutveckling, större flexibilitet för de anställdas arbetssituationer och förbättrad arbetsmiljö till exempel genom att tillämpa standardiserade arbetssätt som produktionsmetod. Den 7 november 2017 togs beslutet i Kommunfullmäktige att en samlad måltidsorganisation skulle införs i kommunen från och med den 1 januari Måltidsorganisationens nämndtillhörighet skulle därefter utredas och beslutas av kommunfullmäktige innan den 1 januari En politisk styrgrupp tillsattes för införandet av samlad måltidsorganisation bestående av 2 ledamöter från vardera barnoch utbildningsnämnden, vård- och omsorgsnämnden samt Torshälla stads nämnd. En styrgrupp för tjänstemännen tillsattes också med representanter från de berörda förvaltningarna. I januari 2018 inleddes genomförandeprojekt med analys och planeringsfas. Tjänstemannastyrgruppen har arbetat fram kriterier och beslutsnivåer för genomförandet. Dessa berör främst styrning och utvecklingsfrågor med särskilt politiskt intresse. 3

11 Den årliga kostnadsbesparingen uppskattas till 3-4 mkr och för varje kök som inte behöver byggas undviks investeringar om mkr samt årliga driftkostnader om ca 3 mkr. Uppföljning bör göras kontinuerligt och en utvärdering av förändringen bör genomföras tre till fyra år efter genomförandet. En framtagen projektplan beskriver hur organisationsflytten ska gå till. Beslut om att genomföra planen är beroende av beslut inom Kommunstyrelsen samt Fullmäktiges beslut angående nämndstruktur samt förvaltningstillhörighet för den samlade måltidsorganisationen. Projektplanen beskriver projektets omfattning, leveranskriterier samt styrning och uppföljning av genomförandet. Projektorganisation samt stödprocesser. Detta underlag sammanfattar hanteringen av frågeställningar med särskild vikt för vissa delområden som projektet förväntas hantera. Förslag till beslut Under förutsättning att kommunfullmäktige inrättar en servicenämnd, placeras den samlade måltidsorganisationen inom servicenämndens ansvarsområde och i förvaltning tillhörande servicenämnden från och med den 1 januari Utvärdering av organisationsförändringen ska genomföras under år Personal Alla anställda med 50 % eller mer av sin arbetstid, oavsett anställningsform, som är identifierade att arbeta inom måltidsverksamhet inom Barn- och Utbildningsförvaltningen samt Vård- och Omsorgsförvaltingen får från överflyttningsdatum en ny förvaltningstillhörighet. 2.1 Rätten till utökad sysselsättningsgrad Rätten till utökad sysselsättningsgrad, RÖS, finns inom måltidsverksamheten på vård och omsorgsförvaltningen. RÖS är ett lokalt kollektivavtal som gäller för Vård- och Omsorgsförvaltningen samt Torshälla, dessa överförs inte till ny förvaltning. De medarbetare som arbetar inom måltidsverksamheten idag och som har RÖS kommer att gå över på den sysselsättningsgrad som de har under Det betyder att medarbetare inte kommer välja om sysselsättningsgrad under hösten 2018 inför 2019 utan blir kvar på den sysselsättningsgrad de tidigare valt med undantag för några få individuella lösningar. 2.2 Heltid som norm En nulägesanalys har genomförts för att kartlägga hur många deltidsanställningar det finns inom respektive förvaltning. En omvärldsanalys är också framtagen för att studera hur andra kommuner har valt att se på heltidsfrågan. Ett internt arbete för att kunna genomföra låt fler jobba mer pågår. Ett fortsatt arbete kring införandet av heltid som norm för yrkesgrupper inom den samlade måltidsorganisationen får ske efter att det finns ett beslut om förvaltningstillhörighet. 4

12 2.3 Delade tjänster Medarbetare som har delade tjänster och kan arbeta inom t.ex. både måltid och som lokalvårdare finns inom Barn- och utbildningsförvaltningen. De medarbetare som idag arbetar mer än 50 % med måltider flyttas över till den samlade måltidsorganisationen. Likaså kommer medarbetare som arbetar 50 %, av sin arbetstid, med måltid samt 50 % med andra arbetsuppgifter flyttas över. Det betyder att medarbetarna kommer att ha hela sin anställning och sin chef i den nya måltidsorganisationen. Arbetsuppgifter som t.ex. lokalvårdare eller pedagog m.fl. kommer kostnadsfördelas till respektive skola/förskola och arbetsledas av chef/rektor från Barn- och Utbildningsförvaltningen. Det innebär att utifrån ett medarbetarperspektiv, kommer arbetsuppgifterna att vara desamma. Vid frånvaro hanterar respektive förvaltning sin egen bemanning. För medarbetare som innehar titeln ekonomibiträde men som helt utför arbete inom lokalvård kommer även fortsättningsvis vara kvar inom Barn- och Utbildningsförvaltningen och omfattas inte av organisationsflytten. 2.4 Bemanning Förslaget är att den samlade måltidsorganisationen från den 1 januari 2019 självständigt hanterar den egna temporära bemanningen av tillsvidareanställda i poolen och intermittent anställda. 2.5 Caféverksamheten All caféverksamhet och dess medarbetare som är inom gymnasiet på Barn och Utbildning kommer att flyttas över till den samlade måltidsorganisationen. 5

13 2.6 Samverkansprocess Det finns en framtagen samverkansprocess för information, dialog inom Konsult- och Uppdrag, Barn- och Utbildning samt Vård- och Omsorgsförvaltningen. Samverkansbeslut tas av den särskilda samverkansgruppen, SSG. Samverkansprocessen har samverkats med deltagare på SSG för samverkansstruktur och dess datum per samverkan. Intressenter Tidpunkt 3 Politisk styrgrupp SSG Projektetsstyrgrupp SSG FSG KoU FSG KoU FSG BoU Politisk styrgrupp FSG VoF Projektetsstyrgrupp Deadline arbetsgrupp HR Deadline arbetsgrupp IT Deadline arbetsgrupp Ekonomi Kapacitetsutredning Ruttoptimering Inköpsoptimering Projektetsstyrgrupp Deadline projektplan Projektplan skickas till fackförbunden FSG KoU-extra FSG BoU Politisk styrgrupp FSG VoF SSG SSG Komunstyrelsens arbetsutskott (KSAU) Projektetsstyrgrupp Kommunstyrelse Kommunfullmäktige Organisation De nuvarande organisationerna kommer att övergå intakt till den nya samlade organisationen. Arbetet med en gemensam organisationsstruktur kommer att hanteras av en interim styrgrupp, bestående av kökschefer och kostchefer, som leds av måltidschefen. Detta ska ske i takt med verksamheternas förutsättningar och behov och övergången kommer att ske med aktsamhet för medarbetarnas behov. 6

14 2.8 System och administration vid organisationsförändringar Det finns en checklista som är framtagen för organisationsförändringar för system och administration. Checklistan är ett levande dokument och innehållet kan komma att revideras utifrån behov. Steg 1 Tillsättning av arbetsgrupp Sammankallande: Eliano Ferrari, Konsult och Uppdrag. Övriga roller: Ekonomi, HR, Löneservice, Redovisning, e-handel, IT Steg 2 Identifiering av behov i den nya organisationen Planering av Work Shop 3 maj Identifiering av Workshopdeltagare Måltidschef, systemförvaltare samt övriga nyckelkompetenser. Genomförande av Work Shop Sammanställning av behov och analys Steg 3 Utformning av master Mastern sätter strukturen för både ekonomisk rapportering så väl som till mandat och befogenheter kring beställningar, attester, avvikelser mm samt kodsträng. Steg 4 Utifrån master skapa grenarna ekonomi och personal Steg 5 Genomför plan Hålltider: 30 oktober organisationsträd 31 november personalrapporter till löneservice 2.9 Kommunikationsplan Projektet berör olika målgrupper och informationen behöver anpassas utifrån den det berör och på vilket sätt den berör. Informationen ska vara kontinuerlig både i skriftlig form och i dialogform under projekttiden och i övergång till ordinarie drift. Kommunikationen och informationen ska nå ut till samtliga målgrupper, intressenter och berörda. Informationen ska bidra till att målgrupperna känner att de har fått tillgång till korrekt information och känner sig involverade. Kommunikation och information ska bidra till: vetskap om målet med förändringen kunskap om förändringen förståelse för förändringen en positiv inställning till förändringen uppleva att de bidrar till förändringen Se bilaga 4 Kommunikationsplan. 7

15 3 Ekonomi 3.1 Finansieringsmodell Grundprincip Måltidsorganisationen, liksom verksamhet inom Konsult och uppdrag, finansieras helt av intäkter. Främst sker det med interna intäkter inom förvaltningsorganisationen men även externa intäkter från friskolor och äldreboenden kan förekomma. Kalkylen är transparent och tydlig. Underlag för intäkter är Årsöverenskommelser med respektive förvaltning, Barn- och utbildningsnämnd samt Vård- och omsorgsnämnd. I dessa regleras kvalitets- och leveransnivåer i så kallade SLA som tas fram i samråd mellan kund och leverantör. Priser justeras årsvis enligt indexuppräkning samt av politiken styrda effektiviseringskrav. Måltidsorganisationen, leverantören, debiterar alla leveranser direkt till beställaren. För att bibehålla kvalitet och nivåer kan årsöverenskommelser komma att omförhandlas vid större verksamhetsförändringar såsom nya/nedlagda verksamheter eller andra kraftiga volymändringar. En omförhandling rör kommande perioder under innevarande budgetår Årsöverenskommelse, exempel bilaga Grundbeställning, exempel bilaga Beräkningsgrund - portionstyper Till årsöverenskommelsen hör en så kallad Grundbeställning för de portionstyper som beställaren har behov av. Totalt finns ca typer inom Eskilstuna kommun. Se bilaga 2 och 3 exempel Årsöverenskommelse och Grundbeställning. Beställaren gör en Grundbeställning per serverings/leveransställe. För att få fram ett adekvat portionspris tar man fram en ätandefrekvens, ett mått på andel ätande av presumtivt gästantal, och en genomsnittlig portionsstorlek. Dessa grundar sig på statistik plus kända kommande verksamhetsförändringar. Måltidsverksamheten tar fram underlag, grundat på statistik, och samråd sker med beställare för att fastställa en volymprognos och därmed underlag för prissättning. 3.2 Kalkyluppbyggnad Portionsprisets uppbyggnad: Livsmedel - grundas på menyplanering och rekommendationer Personal - i producerande verksamhet Transportkostnader grundas på nuvarande organisation Övriga kostnader grundas på nuvarande kostnader Områdes- och förvaltnings-oh 8

16 Portionspris, portionstyper och grundbeställningar bildar tillsammans grunden för att beräkna den totala kostnaden för måltidsverksamheten och ger därmed grund för själva prissättningen som fördelas på respektive portionstyp, till exempel mellanmål för förskolebarn, lunch gymnasieelev, vuxna, heldygnskost. Portionstypernas pris fördelas på fasta kostnader, till exempel lokaler samt rörliga kostnader som till exempel livsmedel. Lokalkostnader - beräknas hösten 2018 Vid debitering till kund utanför kommunens förvaltningsorganisation, exempelvis måltider i öppna restauranger och för personal exklusive pedagogisk måltid, tillkommer kommun-oh och moms. 3.3 Uppföljning För respektive Årsöverenskommelse sker uppföljning av leverans och kvalité 2ggr/år, där Barn- och utbildningsförvaltningen respektive Vård- och omsorgsförvaltningen är sammankallande. Vid varje serveringsställe/leverans, t ex förskola, skola, äldreboende, sker uppföljning av måltidsverksamheten tätare i gränsdragningar. 3.4 Effektiviseringskrav Den nya organisationen förväntas genom samordningseffekter och verksamhetsutveckling skapa ekonomiska besparingar med en bibehållen kvalitet. Effektiviseringarna föreslås mätas i ett överenskommet årligt effektiviseringskrav, angett i procent. Effektiviseringskravet ska ställas efter justering av index, verksamhetsförändringar och volymtillväxt eller andra beslut som påverkar. 4 Verksamhetsuppföljning På central nivå redovisas främst verksamhetens måluppfyllelse och budgetföljsamhet och i övrigt vad man kommit överens om. I lokala gränsdragningsmöten där verksamhetsrepresentanter möts, följs verksamheten upp enligt fastställd mall. Uppföljning av ekonomi och statistik med mera, så som avvikelser och gästenkäter, sker i rapportform med regelbundenhet. På central nivå följs främst följsamhet till prognoser upp i rapportform, per nämnd. På lokal nivå, till exempel på skolan, följs bland annat ätandefrekvens, närvaron, snittportionsstorlek och svinn upp. 9

17 4.1 Daglig drift Varje enhet justerar på daglig nivå antal beräknade gäster det vill säga avvikelser från Grundbeställningen. Denna kommunikation mellan kök och övrig verksamhet är elementär för att hålla nere svinn och kostnader. Köken för statistik över faktiskt antal ätande och hur stora portioner som serverats i snitt. Om verkligheten skiljer sig markant över tid från Grundbeställningen skall denna justeras omgående för att prissättningen ska bibehållas verklighetsgrundad. 4.2 Kostpolicy och livsmedelsstrategi Målgruppsanpassade kostpolicys som bygger på nordiska riktlinjer med evidensbaserad forskning, samt med en gemensam livsmedelsstrategi är förslaget från projektet. En nationell livsmedelsstrategi finns framtagen och nu arbetar Länsstyrelsen med frågan där även Eskilstuna är med. Vi har för avsikt att efterleva nationella råd och rön. 5 Kostnadsbudget I förstudien identifierades kostnader för måltidsorganisation i Barn- och Utbildningsförvaltningen respektive Vård- och Omsorgsförvaltningen och Torshälla basår Kostnaderna har uppdaterats av Barn- och Utbildningsförvaltningen samt Vård- och Omsorgsförvaltningen med aktuella uppgifter, utfall 2017 och planerad budget Då flera förutsättningar har ändrats efter förstudien, har projektgruppen bedömt att verksamheternas totala kostnader behöver säkerställas, med basår För att en realistisk kostnadsbudget ska kunna presenteras och därmed prissättning kunna ske, behövs fortsatt arbete med inhämtande av uppgifter direkt från verksamheten, Kommunfastighet och de avlämnande förvaltningarna. 10

18 Dolda kostnader: Det är känt att det finns kostnader som belastar andra kostnadsställen men som bedöms tillhöra måltidsverksamheten. Dessa behöver identifieras och tydligt belysas för att inte onödiga fördyringar ska uppstå när driften väl är i gång Utifrån totalkostnad med 2018 som basår bedöms prissättning behöva ske för portionspriser 2018, för att få ett jämförelseår för framtida prissättning. Nedanstående poster ska identifieras. Lokaler % av den totala hyreskostnaden för en verksamhet ska utgöras av köket. Kökets m 2 pris bör ligga ca 2 gånger högre än övriga ytor. Enligt inventeringen är m 2 kök. Den lägsta hyra är 513 kr/ m 2, högsta är kr/ m 2. Spannet för nuvarande hyreskostnad för kök blir då mellan 17,3 mnkr och 104,6 mnkr. Nästa steg är att identifiera varje köks hyra och m 2 pris för att beräkna hyreskostnad för befintliga kök. Lokaler inför 2019 Utgångspunkt är nuvarande Lokalförsörjningsplan kök till år Hänsyn till ökande antal barn/unga respektive äldre i Eskilstuna fram till Hänsyn till kapacitetsutredningen; kökens status och kapacitet, behov av ombyggnad/nybyggnad. - Hänsyn till möjliga samlokaliseringar. Ny Lokalförsörjningsplan skapas utifrån ovanstående förutsättningar och förändringar och bildar underlag för kommande år, dels investeringsutgifter, dels kapitalkostnader och därmed hyreskonsekvens för köken. Personal Barn- och utbildningsförvaltningen/vård- och omsorgsförvaltningen/ Konsult och uppdrag identifierar varje medarbetare i verksamheten, med olika anställningstyper och tjänstgöringsgrader, och skapar ett dokument för personalövertagande. Översyn av faktiskt behov av personal påbörjas i juni Livsmedel Beräknas i produktionsplaneringssystemet Matilda och jämförs med faktiskt utfall Transporter Beräknas utifrån kända förutsättningar Övriga kostnader Kapitalkostnader, IT, verksamhetsanpassningar, förbrukningsinventarier etc. Overhead Kostnader för områdes- och förvaltningsoverhead avser funktioner för kostchefer, dietist, kostkonsulent, kostsamordnare, internrevisor, områdeschef, bemanningsassistent, utvecklare, ekonom, kommunikatör, administratör, lokalsamordnare. 11

19 5.1 Risker och konsekvenser Framöver kommer måltidsorganisationen påverkas av heltid som norm då det inom våra kök idag finns många som inte har heltid. Måltidsverksamhet är som regel personaltät under ett antal timmar mitt på dagen då den har som störst behov vilket ofta leder till många deltider. Projektets kartläggning av köken har visat på betydande framtida investeringsbehov i vissa kök, gällande kapacitet och lokalernas kondition. Avlämnande förvaltningar behöver minska de OH-kostnader som idag är relaterade till kostverksamheten då dessa övergår till Konsult- och Uppdrag. Dolda kostnader. För nuvarande måltidsverksamheter är det otydligt vem som står för vilka kostnader, samt att det varierar från kök till kök. Detta kan få konsekvensen att alla faktiska kostnader inte följer med över till den nya måltidsorganisationen. För att minimera risken kommer vi på köksnivå försöka kartlägga alla behov, för att ge avlämnande förvaltning en möjlighet att minska sina budgetar med motsvarande kostnader. 6 Nära upphandling Nära upphandling är ett tilläggsuppdrag till projektet. Analys och plan för angreppssätt har upprättats. En förstudie med inledande SWOT-analys av näringslivets/kommunens styrkor, svagheter, möjligheter samt hot tas fram med strategi för att kunna mötas på en gemensam spelplan. Förstudien ska belysa: Geografisk avgränsning Utreda och definiera begreppet nära. Juridiska aspekter Upphandlingslagstiftningen har moderniserats och betonar vikten av att möta små- och medelstora företags möjligheter att lämna anbud. Målkonflikter och ekonomisk konsekvens Ett ökat inslag av lokala producenter riskerar påtagligt att urvalet av ekologiska och kravmärkta produkter minskar. För att kunna infria ambitionen om ökad andel lokalproducerat är beslutet om KRAV-certifiering problematisk. Med hjälp av genomtänkta måltal och modern uppföljning av till exempel ekologisk- och KRAV-märkt mat samt närproducerade livsmedel kan man vidareutveckla en bredare och mer klimatsmart produktion. Dialog med lokala leverantörer En dialog med lokala leverantörer ska genomföras där intresse och förutsättningar att leverera till Eskilstuna Kommun ska utredas. Dialogen ska genomsyras av följande frågeställningar: VAD; ex. vilken/vilka produkter kan leverantören tillhandahållas som det också finns ett behov av inom Eskilstuna Kommun? 12

20 VAR; ex. var finns den potentiella leverantören? Vart levererar leverantören sina nuvarande leveranser? NÄR; ex. finns produkten tillgänglig under hela året eller är det en säsongprodukt? Det finns två sätt att få tillgång till dessa produkter vilket bör analyseras per leverantörer om vilket som är lämpligast. Alternativ 1. Via våra nuvarande livsmedelsleverantörer enligt avtal få tillgång till produkterna, ett så kallad trepartsförhållande. Alternativ 2. Leverantören får ett eget kontrakt med kommunen vilket kräver ett nytt arbetssätt att upphandla livsmedel på för Eskilstuna Kommun. Med alternativ 2 bör även ett traditionellt livsmedelsavtal med grossist ändå finnas som säkerställer att kommunens kök inte står utan livsmedel vid tillfällen då den mindre eller medelstora leverantören inte kan leverera. Förstudien bör noga analysera effekterna detta kan få på grossistavtalet. 13

21 Förslag Årsöverenskommelse Måltidsverksamhet Utkast Vår vision är Uppdragets innehåll Parter Ansvariga för avtalet Effektivisering och ansvarstagande för kommunens gemensamma kostnader Omfattning av tjänst Roller och ansvar Måltidens delmoment Ansvar - leverantören Ansvar - beställaren Beställare: Leverantör: Beställare: Leverantör: Måltider Antal och beställning Specialkoster enligt bilaga och individuella koster Sommarverksamhet Övriga leveranser (Städning) Måltidsorganisationens roll Grundskolans roll Uppföljning och Avstämning Ledningsnivå: Enhetsnivå: Till respektive enhetschef BoU: Att servera måltider till våra gäster kan och bör vi dela in i delmoment där ansvaret fördelas mellan Måltidsorganisationen och Beställare. 1. Planering av matsedeln: 2. Information om menyer 3. Grundbeställningen Inköp och produktion (Måltidsorganisationen) 4. Inför varje måltid 5. Servering 6. Avdukning 7. Uppföljning Produktionsansvar och fysisk miljö Personal Utrustning Uthyrning av kök och matsalar Prognos, grundbeställning och serveringsdagar Grundbeställning Innehåll Grundbeställning Vid stadigvarande förändringar i Grundbeställningen gäller följande Avbeställning portioner Vid planerad frånvaro Vid tillfällen där en grupp barn förväntas äta vid annan tidpunkt Vid oplanerad frånvaro Specialkoster Restaurang/matsal Måltid serverad på annan lokal 1

22 Förslag Årsöverenskommelse Måltidsverksamhet Utkast Tillagningskök respektive Mottagningskök Utrustning Samverkan och uppföljning Kvalitet Specialkost och individuell kost Alkohol Volymer och avstämning Ersättning och debitering Giltighetstid, förlängning samt uppsägning Övriga villkor Avvikelser Extratjänster utan kostnad Force majeure Tvist Parternas underskrift Bilage-och länkförteckning Information Gränsdragning Måltidsråd Utveckling - ambition Avbokning av portioner Utökad information om verksamheten till beställare Måltider Pris per portionstyp Regler vid avsteg från grundbeställning Debiteringsmodell Avvikande koster Individuella koster Vuxen måltid - ej pedagogisk Pedagogisk måltid Utflyktsmat, catering etc 2

23 GRUNDBESTÄLLNING ÄLDREMÅLTIDER Enhet: Gäller från Datum Ansvarig: Kostombud: Tele Mail Serveringsdagar/år Leverans Avdelning Avdelning Avdelning Avdelning Avdelning Avdelning Avdelning Avdelning Avdelning Avdelning Summa T ex alla dagar eller Må, On) Antal Antal Antal Antal Antal Antal Antal Antal Antal Antal Måltider - heldygn, varm Måltider - heldygn, kyl Lunch kyld Lunch varm Lunch Huvud-komponent kyld Lunch Huvud-komponent varm Kvällsmål kyld Kvällsmål varm Kvällsmål Huvudkomponent kyld Kvällsmål Huvudkomponent varm Varor önskas enligt beställningslista. Markera med 0 Summa MAILAS maltidsservice@eskilstuna.se

24 Uppgjord av Lena Granberg KOMMUNIKATIONSPLAN 1 (6) Godkänd av Datum Rev Referens Johanna Bandmann Nr Kommunikationsplan för nämndtillhörighet för den samlade måltidsorganisationen 1 Introduktion och syfte Projektet Samlad måltidsorganisation handlar om att samla styrningen av kommunens kostverksamhet som idag ligger på Barn- och Utbildningsförvaltningen samt på Vård- och Omsorgsförvaltningen. Projektets mål är att överföra kostverksamheterna från BUF och VOF till Konsultoch Uppdrag på ett smidigt och genomtänkt sätt för både lämnande och mottagande förvaltningar. Stor hänsyn ska framför allt tas till de målgrupper som påverkas direkt av organisationsförändringen. Mer än 360 medarbetare inom kostverksamheten samt ett antal medarbetare och chefer på skolor och förskolor som idag har ansvar för kostfrågor samt i viss mån brukare och elever. Det är i styrningen av måltidsorganisationen som den största förändringen sker, både politiskt och på förvaltningsnivå. Förändringar innebär ofta oro, funderingar kring vad, varför och hur det nya kommer att te sig. Projektet har behov av att stilla den oron och få mottagarna att känna sig involverade och väl informerade. Projektet berör olika målgrupper och informationen behöver anpassas utifrån den det berör och på vilket sätt den berör. Informationen ska vara kontinuerlig både i skriftlig form och i dialogform under projekttiden och i övergång till ordinarie drift. Kommunikationen och informationen ska nå ut till samtliga målgrupper, intressenter och berörda. Informationen ska bidra till att målgrupperna känner att de har fått tillgång till korrekt information och känner sig involverade. Kommunikation och information ska bidra till: vetskap om målet med förändringen kunskap om förändringen förståelse för förändringen en positiv inställning till förändringen en upplevelse av att de bidrar till förändringen Semcon

25 Uppgjord av Lena Granberg KOMMUNIKATIONSPLAN 2 (6) Godkänd av Datum Rev Referens Johanna Bandmann Nr 2 Processer och riktlinjer Kommunikationen kommer att följa kommunens upprättade kommunikationspolicy, rutiner för publicering och grafiska profil. 3 Intressenter/målgrupper och kanalval Namn Roll Kanalval Kommentarer Berörda medarbetare i kostorganisationen Flyttas med till ny förvaltning. Dialog, informationsmöten, APTpresentationer. Vad innebär det för förändringar? Medarbetare Kökschefer OBS delade tjänster samt vikarier Workshop med Norlin och partner för kökscheferna. Informationsansvaret hos cheferna. OBS! Den kökspersonal som inte har kökschef. Mottagande förvaltning KoU Ledning Mottagande förvaltning. Dialog, möten, mejl Vad innebär det för dem? Administration Berörda chefer och ledare, lämnande förvaltning Rektorer Enhetschefer Viktiga i kommunikationen till medarbetarna. Blir nytt att förhålla sig till, köp och sälj Dialog, möten, mejl De ansvarar för att uppdatera sina medarbetare. Se till att de har riktig och relevant information. Kommunikations- och lojalitetsansvaret. Behöver sätta sig in i nya rutiner för beställning. Admin och övrig personal lämnande förvaltning Blir av med arbetsuppgifter. Ta ansvar för att lämna över. Dialog, möten, mejl, Cheferna har informationsansvar IP när beslut tagits Viktiga i överlämning. Blir det de som tar över admin för beställningarna av måltider? Politiken KS Nytt ansvarsområde Dragningar vid KS AU och KS, Kolla med nämndsekreterarna hur de vill ha löpande information. Vad behöver de sätta sig in i? Finns överlämning att göra från nuvarande nämnder i ämnet? OBS! Ny nämndorganisation från Förvaltningschefer i lämnande förvaltningar Blir nytt att förhålla sig till, köp och sälj inom kosten. Dialog, möten, mejl. Har viktigt informationsansvar till sin organisation. Vad behöver de sätta sig in i? Vilka avtal ska skrivas, rutiner för det Inköpssamordnare kost Dialog, förändringsmöten, mejl. Karin, informerad av B-Å nu, blir mer involverad i genomförandet Semcon

26 Uppgjord av Lena Granberg KOMMUNIKATIONSPLAN 3 (6) Godkänd av Datum Rev Referens Johanna Bandmann Nr Facken CSG, SSG Dialog, möten Sker månadsvis efter styrgruppsmöten Indirekt Övrig personal lämnande förvaltning. Lärare och vårdpersonal Ska veta APT, nyhetsfeed, IP-nyheter Efter beslut Blir det några förändringar för dem? Elever/brukare och anhöriga Bör veta Informationsbrev, föräldramöten Efter beslut Blir det några förändringar? Media Pressmeddelanden Efter beslut Hur intresserade är de i planeringsfasen? Bemanningsenheten VoF Ev chef för vikarier, glöm ej! Dialog, nyhetsbrev Har de bemanning på köken nu? Kommer det bli ngn förändring där? IT KoU Systemförvaltare Systemförändringar, Stefan Jarl Dialog Se till att de får ge input i tid vad de behöver och i vilket tidsspann. Ingå i arbetsgrupp. OLC KoU Transporter Dialog Får enbart en part att förhålla sig till. Ingå i arbetsgrupp. Eskilstuna direkt Får frågor utifrån Internportalen, dialog Behöver löpande information. Externa leverantörer Får ny motpart Informationsbrev Karin blir viktig part i detta Externa kunder Får ny motpart Informationsbrev Vem ansvarar? Övrig personal mottagande förvaltning KoU Blir dubbelt så stor organisation Information ledningsgruppen innan beslut. IP, APT när beslut tagits. 4 Resurser Ansvarig kommunikatör: Lena Granberg, KoU Kommunikation Efter att beslut tagits om organisationsflytt bildas en kommunikationsgrupp med representanter från KoU, BoU och VoF som tillsammans säkerställer att informationen når de berörda intressenterna. Lena Granberg är delprojektledare för kommunikationen och är ansvarig för att sammankalla gruppen och se till att aktiviteterna genomförs. Semcon

27 Uppgjord av Lena Granberg KOMMUNIKATIONSPLAN 4 (6) Godkänd av Datum Rev Referens Johanna Bandmann Nr För att kommunikationen ska lyckas är det viktigt att få med medarbetare från de olika verksamheterna som tar ansvar för att kommunikationen sprids vidare i respektive organisation. De ska fungera som mottagare av specifik och riktad kommunikation. 5 Översikt kommunikationsakviteter Aktivitet Syfte Intressent/ målgrupp Kanal/ media Färdigdatum /Hur ofta Ansvarig Utskick Save the date Inför dialogmöte efter beslut Kökschefer Mejl? Ulrika Nyhetsuppdatering IP Informera om att beslut tas 10/10 i KS och vad som händer om JA/NEJ Berörda förvaltningar Internportalen 3/10 Lena G Information ledningsgrupp rektorer BoU Informera om workshopen och vikten av att medarbetarna deltar Rektorer Muntligt, besök 4/10 Johanna och Ulrika Nyhetsuppdatering IP Informera om inriktnings-beslut i KS, vad innebär det. Berörda förvaltningar Internportalen 11/10 Lena G Information till Ea direkt Informera om beslut i KS, vad innebär det. Invånare, andra intresserade Ea direkt meddelas via mejl. 11/10 Lena G Information till medarbetarna. PPT-material som cheferna kan använda för information. Medarbetare och chefer. PPT-material Efter beslut Lena G och Johanna Projektsida på IP För uppdateringar om projektet och möjlighet till direktdialog i nyhetsfeed. FAQ Alla berörda medarbetare Internportalen 13/10 Johanna/ Lena G Informationsansvariga i verksamheterna Säkerställa att ifnformationen når ända ut till varje medarbetare Medarbetare Anette, Maria och Helena ansvarar för att informationen når ut i verksamheterna. Löpande Anette, Maria och Helena i samarbete med Lena, Miryame och Sofia. Informationsträffar Delaktighet medskapande. Uppdatering från Alla medarbetare Öppet hus 4 ggr under 2018 Januari, maj, september, Johanna Semcon

28 Uppgjord av Lena Granberg KOMMUNIKATIONSPLAN 5 (6) Godkänd av Datum Rev Referens Johanna Bandmann Nr respektive delprojekt samt chans att ge input. november Uppdatera på hemsidan med den information som framkom under dialogmötet Alla medarbetare Uppdatering på hemsidan. Efter dialogmöten a Lena Information/agenda inför varje förändringsträff Förberedelse, minska oro Medarbetare och projektledning Outlookinbjuda n Löpande Johanna Förändringsträffar Informera, dialog, vidareutveckling Kökschefer och andra i ledande befattning som flyttas över December 2017, maj, september, november träffar Ulrika o Johanna APT-material Informera, dialog, vidareutveckling Kökschefer till sina medarbetare PPT-material Löpande vid behov Lena (Ulrika) Rektorsinformation Informera, dialog Informationspu nkt 7/2 på deras chefsmöte i PZ. Löpande BoUs kommunikat ör Kökschefer Uppdatering, info om aktuellt Kökschefer Mejl Löpande Johanna Nyhet om nya måltidschefen Informera att nu är tillsatt samt presentera personen Alla medarbetare KoU, BoU och VoF Internportalen under Aktuellt samt på projektsidan När tjänsten är tillsatt Lena Skolchefer Blänkare i Johans veckobrev Skolchefer Veckobrev som går ut till rektorer. Skrivs av Johan Lindeberg? Går inte ut till Anette och Maria men kökschefern a får (eventuellt genom sina rektorer) Prata med Sofia Lena genom Sofia PPT-presentation inför SSG Skickas ut Fackliga samverkanspa rterna på förvaltningarn a Krister skickar ut mejlen. Kopia till Ulrika, Moa och Mikael och Lena Löpande inför SSG Krister Information hur Presentation av Berörda Läggs ut som Lena Semcon

29 Uppgjord av Lena Granberg KOMMUNIKATIONSPLAN 6 (6) Godkänd av Datum Rev Referens Johanna Bandmann Nr genomförandeplanen ser ut. genomförandeplan och vad det innebär. förvaltningarn nyhet på IP. Ev film( efter beslut), Dialog, hemsida, APT, mejl, rektorsinfo Viktigt att tala om att beslut ska tas i KF 13/6. Kommunicera förändringar inför årsskiftet, ex i bemanning, sjukfrånvaro och andra rutiner som kanske förändrats. Förberedelse, trygghet Medarbetare och chefer Dialog, hemsida, APT, mejl, rektorsinfo November 2018 Nyhetsuppdatering IP Infomera om projektplanen när den blivit offentlig handling BoU, VoF, KoU Nyhet på IP, förvaltningsnivå? maj Nyhetsuppdatering om beslutet i KF Informera om beslutet och vad det innebär Kommunöverg ripande nyhet IP 14/6 Extern kommunikation beslut Informera beslutet och vad det innebär. Externt Press 14/6 Semcon

30 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(7) 276 Samlad måltidsorganisation (KSKF/2017:262) Beslut En samlad måltidsorganisation införs i kommunen från och med den 1 januari Måltidsorganisationens nämndtillhörighet ska utredas och därefter beslutas av kommunfullmäktige innan den 1 januari Reservation Niklas Frykman (L), Erika Rydja Sandvik (L), Stefan Krstic (L), Helen Wretling (L) samt Aza Safari (-) reserverar sig emot beslutet till förmån för avslag på kommunstyrelsens förslag (bilaga A). Maria Chergui (V), Joel Hamberg (V), Firat Nemrud (V), Anette Stavehaug (V), Maud Ekman (V) samt Alar Kuutmann (V) reserverar sig emot beslutet till förmån för avslag på kommunstyrelsens förslag (bilaga B). Magnus Arreflod (MP), Ronny Ilhag (MP), Marielle Lahti (MP) samt Faisal Hassan (MP) reserverar sig emot beslutet till förmån för avslag på kommunstyrelsens förslag. Skriftlig reservation lämnas (bilaga C). Lotta Jonsson (KD) samt Kim Fredriksson (SD) reserverar sig muntligt emot beslutet till förmån för avslag på kommunstyrelsens förslag. Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret har inkommit med en skrivelse i ärendet daterad den 31 oktober Av skrivelsen framgår bland annat att i den kompletterande årsplanen 2015 fanns ett åtagande att utreda förutsättningar och förbereda införandet av en gemensam måltidsorganisation under Utredningen omfattade barn- och utbildningsnämnden, dåvarande Torshälla stads nämnd och vård- och omsorgsnämnden. Utredningen som gjordes under 2016 föreslår en gemensam måltidsorganisation. Några av de främsta argumenten är att ta tillvara synergier mellan dagens verksamheter, en ökad professionalisering av måltidsorganisationen samt att kommunen står inför stora utmaningar med ett ökat antal elever inom förskolan och skolan och ett ökat antal brukare inom vård och omsorgsverksamheterna. Det ställer krav på att kommunen ska kunna leverera fler måltider och därför behöver organisationen rustas för att möta ett ökat tryck med bibehållen kvalitet utan stora kostnadsökningar. En samlad måltidsorganisation ökar även förutsättningarna för cheferna inom skola att ta det pedagogiska ledarskapet och det ökar fokus på kärnuppdraget inom såväl skola som omsorg. Eskilstuna kommun har en Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande

31 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 2(7) måltidsverksamhet med hög kvalitet och med stora inslag av ekologisk mat som tillagas nära gästerna. Vid kommunstyrelsens sammanträde den 29 november 2016 beslutades om en förstudie som skulle klargöra målsättning, organisation, styrning, personal och ekonomi. Förstudiens slutsats är att en samlad måltidsorganisation kommer att ge de förutsättningar som behövs för att på ett kostnadseffektivt sätt kunna tillmötesgå en ökad volym till en fortsatt hög och jämnare kvalitet. Detta stärks av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), tidigare studie samt av benchmarkingintervjuer. Den fördjupade förstudien beskriver målsättning, organisation, styrning, personal och ekonomi samt hur en gemensam måltidsorganisation ska motverka stora kostnadsökningar samt beskriver hur organisationsflytten bör ske ur ett personalperspektiv. Den fördjupade förstudiens resultat visar att det finns god strategisk grund till att samla en gemensam måltidsorganisation i en kostorienterad styrning för en mer kostnadseffektiv process- och verksamhetsutveckling. Förstudien visar även på andra potentiella positiva effekter genom gemensam kompetensutveckling, större flexibilitet för de anställdas arbetssituationer och förbättrad arbetsmiljö till exempel genom att tillämpa standardiserade arbetssätt som produktionsmetod. En samlad måltidsorganisation med ett beslutsmandat kommer ge Eskilstuna kommun bättre förutsättningar att möta den framtida utvecklingen och ett ökat tryck från omvärlden. Såväl SKL:s rekommendationer, genomförd benchmarking med andra kommuner, den tidigare utredningen och slutsatserna i förstudien bekräftar och stärker den strategiska inriktningen för kommunen att driva sin kostverksamhet inom en samlad organisation. En ledning med kostkompetens och gemensam styrning ger fördelar på kort och lång sikt. Mer likvärdig kvalitet Lägre sjuktal genom en ökad flexibilitet/rörlighet vi till exempel rehabilitering Bättre möjlighet till resursnyttjande och standardisering av utrustning och rutiner vilket även bidrar till en bättre arbetsmiljö Optimerad bemanning och vikarietillsättning Gemensam kompetensutveckling Bättre produktoptimering med lägre kostnader för inköp Effektivare logistikplanering med minskade transportkostnader, bättre miljö och ökad säkerhet Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande

32 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 3(7) Aktiv verksamhetsutveckling med gemensam syn, effektivare rutiner och ökat engagemang från medarbetarna Mer tid till kärnverksamheten på fackförvaltningarna Bättre förutsättningar för gemensam planering vid behov av utbyggnad och ombyggnad av lokaler Ökat samnyttjande av kök och därmed lägre utbyggnadstakt av framtida produktionskök Utarbeta standardiserade arbetssätt inom kostverksamheten och en effektivare produktion. Tillvarata synergier mellan verksamheterna och därmed underlätta terminvariationer (sommarbemanning) Den årliga kostnadsbesparingen uppskattas till 3-4 miljoner kronor och för varje kök som inte behöver byggas undviks investeringar om miljoner kronor samt årliga driftkostnader om cirka 3 miljoner kronor. Nämndplacering Den fördjupade förstudien har haft som utgångspunkt att samla måltidsorganisationen på kommunstyrelsens konsult- och uppdrag. Konsult- och uppdrag har en befintlig affärsplan med strategi, organisation, upparbetade strukturer och rutiner för hantering av ett beställar-och utförarkoncept. Kostproduktionen blir en huvudverksamhet och ett helhetsgrepp kan tas av hela processen från behov via inköp, beställning och logistik till färdig måltid vilket ger helhetssyn och ökade möjligheter till samordning och effektiviseringar. I det fall kommande utredning av nämndsorganisationen för nästa mandatperiod föreslår bildande av en servicenämnd så är det naturligt att den organisatoriska placeringen för måltidsorganisationen blir i servicenämnden. Förstudiens slutsats är att en samlad måltidsorganisations mest lämpliga tillhörighet är inom konsult- och uppdrag eller inom en framtida servicenämnd. Ett kommande utredningsuppdrag om översyn av kommunens organisation kan påverka förslaget om organisatorisk placering av en samlad måltidsorganisation. Kostverksamheten är att ses som en stödfunktion till basverksamheterna och skulle, samlad med Konsult och uppdrags befintliga strategier och struktur få en mer kostorienterad verksamhetsutveckling. Det ger fackförvaltningarna utrymme att utveckla sin kärnverksamhet, samt ett helhetsgrepp av hela kostnadskedjan från inköp till servering inom samma organisation för att uppnå beräknad effekthemtagning. Den politiska styrningen föreslås ske genom beställarnämnderna. Att låta kostproduktion ligga samlad under en av facknämnderna skulle kunna ge den ansvariga nämnden större rådighet och insyn i verksamheten och processen från inköp till servering av maten, medan den andra nämnden saknar denna rådighet. Den ansvariga nämnden/förvaltningen får dock då hantera frågor som ligger utanför det egna huvuduppdraget. Ett helhetsgrepp under samma förvaltning Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande