KALLELSE Valnämnden Tid: Plats: Föredragningslista Ärende Beteckning

Transkript

1 KALLELSE Kansliavdelningen /1 Valnämnden Tid: kl. 18:00 Plats: Glunten, Kommunhuset Strängnäs Föredragningslista Mötets öppnande Upprop Val av justerare Ärende Beteckning 1. Fastställande av föredragningslista 2. Information: Uppföljning av förtidsröstning gällande omvalet i Falun 3. Information: Avtal med PostNord 4. Ordningen bland valsedlarna vid val till Europaparlamentet Revidering av valnämndens delegationsordning VN/2019:10 VN/2019:17 6. Delegationsbeslut VN/2019:1 7. Rapporter till valnämnden VN/2019:14 8. Övrigt Eva Strömberg (S) Ordförande Tobias Rundström Sekreterare

2 TJÄNSTEUTLÅTANDE Kansliavdelningen Dnr VN/2019: /3 Handläggare Cecilia Boström Valnämnden Ordningen bland valsedlarna vid val till Europaparlamentet 2019 Förslag till beslut Valnämnden beslutar att 1. valsedlarna ska läggas i minst två valsedelsställ per röstningslokal/vallokal, 2. namnvalsedlar för partierna nedan, som har rätt att få valsedlar utlagda av valnämnden, ska läggas i det första valsedelsstället i följande ordning uppifrån och ned: Arbetarepartiet - Socialdemokraterna Centerpartiet Feministiskt Initiativ Kristdemokraterna Liberalerna Miljöpartiet de gröna Moderaterna Piratpartiet Sverigedemokraterna Vänsterpartiet Under dessa, i nedersta raden i det första valsedelsstället, läggs blanka valsedlar. I valsedelsställ nummer två läggs valsedlar från övriga partier som anmält deltagande i valet till Valmyndigheten senast 30 dagar innan valdagen, i bokstavsordning uppifrån och ned. Beskrivning av ärendet Valmyndigheten uppmanar alla valnämnder att lokalt besluta om vilken ordning som ska gälla bland valsedlarna i röstningslokalerna och vallokalerna i kommunen. Detta för att alla partiers valsedlar ska behandlas och tillhandahållas likvärdigt. Det kan även vara bra för partierna lokalt att veta hur deras valsedlar kommer att hanteras. Strängnäs kommun Nygatan Strängnäs Tel Fax Bankgiro

3 2/3 Vid valet till Europaparlamentet utgör hela landet en enda valkrets. I normalfallet ställer partierna upp med en kandidatlista, vilken motsvarar en namnvalsedel som ska läggas ut av kommunen. De partier som fått mer än 1 procent av rösterna i hela landet i något av de två senaste Europaparlamentsvalen har rätt att begära att få sina valsedlar utlagda i alla lokaler där man kan rösta. Det gäller vid årets val de partier som räknas upp i beslutspunkt 2 ovan. Ingen av dessa tio partier ställer upp med mer än en kandidatlista. Valnämnden ansvarar för att namnvalsedlar och blanka valsedlar finns i varje vallokal och röstningslokal, samt att det är ordning bland valsedlarna. Övriga partier som anmält sitt deltagande i Europaparlamentsvalet till Valmyndigheten senast 30 dagar innan valdagen, ansvarar själva för att deras valsedlar finns i röstnings- och vallokalerna. Dessa valsedlar lämnas till röstmottagarna som placerar ut dem i rätt valsedelsställ och i rätt ordning i lokalen, se tidigare beslut i valnämnden (VN/2018:22-111). När det gäller övriga partier ska röstmottagarna först kontrollera att partiet har anmält sitt deltagande i Europaparlamentsvalet 2019 till Valmyndigheten, innan partiets valsedlar placeras ut i valsedelsstället. Röstmottagarna är skyldiga att hålla ordning även bland dessa valsedlar. Det är viktigt att det regelbundet görs kontroller av valsedelsställen, så att det är ordning bland alla valsedlar. Ändringarna i vallagen om avskärmning av valsedelsställen för stärkt skydd av valhemligheten, som gäller från och med 1 januari 2019, har föranlett nya rutiner och ökad bemanning i röstnings- och vallokalerna. Valkansliet för dialog med ordförande i valdistrikten respektive ansvariga för förtidsröstningslokalerna, samt tar upp dessa frågor vid utbildningarna av röstmottagarna. I varje vallokal och röstningslokal ska det finnas minst två valsedelsställ. I det första valsedelsstället ska de namnvalsedlar som valnämnden ansvarar för placeras. Ordningen ska följa bokstavsordning för respektive parti, se ovan beslutspunkt 2, uppifrån och ned i valsedelsstället. Den främsta anledningen till denna ordning är att respektive parti ska hamna på samma rad i valsedelsstället i alla lokaler. Under dessa, i nedersta raden av det första valsedelsstället, läggs blanka valsedlar.

4 3/3 I valsedelsställ nummer två läggs valsedlar från övriga partier som anmält deltagande i valet till Valmyndigheten senast 30 dagar innan valdagen, i bokstavsordning uppifrån och ned. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Kostnaderna ryms inom valnämndens budget. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Ordningen bland valsedlarna kommer att kontrolleras av valkansliet vid förtidsröstningens början, samt i samband med röstlokalskontroll som utförs kontinuerligt under valperioden. För vallokalerna kommer uppföljning att ske av valkansliet i samverkan med valnämndens presidium vid besök under valdagen. Beslutsunderlag Inga handlingar bifogas. Beslutet skickas till - Cecilia Boström Valansvarig Karl-Arne Ahlqvist Valsamordnare

5 TJÄNSTEUTLÅTANDE Kansliavdelningen Dnr VN/2019: /1 Handläggare Tobias Rundström Valnämnden Revidering av valnämndens delegationsordning Förslag till beslut Valnämnden beslutar att 1. revidera valnämndens delegationsordning enligt förslag daterat Beskrivning av ärendet Valnämndens delegationsordning reviderades senast och ett tillägg behöver nu göras. Tillägget innebär att punkten 2.6 Beslut angående personuppgiftsincident (beslut att anmäla eller inte anmäla) läggs till som punkt i valnämndens delegationsordning. Delegat blir kommunjurist med valansvarig som ersättare. Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Ingen uppföljning krävs. Beslutsunderlag Förslag, Delegationsordning för Valnämnden i Strängnäs kommun, Beslutet skickas till - Cecilia Boström Valansvarig Tobias Rundström Kommunsekreterare Strängnäs kommun Nygatan Strängnäs Tel Fax Bankgiro

6 STYRDOKUMENT Delegationsordning /8 Beslutad: Gäller fr o m: Myndighet: Diarienummer: Ersätter: Ansvarig: Valnämnden XX, XX X-XX Valnämnden VN/2019: Delegationsordning för Valnämnden i Strängnäs kommun, beslutad av valnämnden 18, Kansliavdelningen Delegationsordning för Valnämnden i Strängnäs kommun 1 Lagstiftningen Kommunallagens 6 kapitel paragraferna 37 39, samt 7 kapitel paragraferna 5-7, fastställer villkor för delegering (överlåtande) av beslutsrätten i ärenden. Nämnden får uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot eller ersättare inom nämnden eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Nämnden får också uppdra åt ordföranden, eller en annan ledamot som nämnden har utsett, att besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet får inte delegeras. Inte heller får ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda delegeras, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden får inte heller delegeras. 2 Beslut enligt delegation Med beslut i delegeringsbestämmelserna avses endast beslut i kommunallagens mening. Kännetecknande för ett beslut är bland annat att det föreligger alternativa lösningar och att beslutsfattaren har att göra vissa överväganden eller bedömningar. Från beslut ska skiljas löpande förberedande eller verkställande åtgärder, vilka krävs för att verksamheten ska fungera. Merparten av de ärenden som delegeras enligt denna förordning är relaterade till nämndens ansvar enligt lag eller författningstext. I den kommunala förvaltningen vidtas en mängd åtgärder, som är verkställighet och inte beslut i lagens mening. Gränserna kan ibland vara svåra att dra. Därför är en delegationsordning inte ett uppslagsverk i hur beslut fattas. Nya ärenden, författningsändringar och liknande innebär också behov av kontinuerlig revidering.

7 STYRDOKUMENT Delegationsordning /8 I fråga om upphandling ses mindre ändringar i förfrågningsunderlag som verkställighet. Vidare är avrop från ramavtal verkställighet samt direktupphandlingar upp till direktupphandlingsgränsen, för närvarande cirka kronor. Nämndens delegation måste alltid ges direkt till viss ledamot eller viss tjänsteman. En delegat får inte själv utse ersättare. Ersättare får inte heller utses av ett arbetsutskott eller en tjänsteman. Ärenden, som är beslut enligt lagens mening och som inte återfinns i delegationsordningen ska avgöras av nämnden. Undantag är vissa ärenden, som enligt lag eller förordning kan eller ska avgöras av enskild tjänsteman. Beslut som fattas med stöd av delegation är juridiskt sett nämndens beslut och kan därför inte ändras av nämnden. Det innebär att nämnden har revisionsansvaret. Beslutet ska därför endast anmälas till nämnden för kännedom och inte godkännas av nämnden. Nämnden kan dock när som helst återkalla sitt delegationsuppdrag eller själv ta över ett ärende och besluta. Att teckna avtal och underteckna handlingar är inte ett beslut och kan således inte delegeras i delegationsordningen. Beslutet att ingå ett avtal kan vara ett beslut i kommunallagens mening och kan då delegeras, men det innefattar inte rätten att skriva under själva avtalet. Nämnden fattar särskilda beslut om rätten att underteckna handlingar för förtroendevalda och tjänstemän inom sitt verksamhetsområde, nämligen beslut om firmateckningsrätt. 3 Jäv Delegaten får inte delta i handläggning av ärenden där hon eller han är jävig. Vad som menas med jäv följer av förvaltningslagen och kommunallagen. 4 Inskränkningar i övrigt Beslut enligt delegation får inte fattas i ärenden av principiell karaktär eller av större vikt. I en viss situation kan beslut, som delegerats enligt delegationsordningen, få sådan karaktär. Det är delegatens eget ansvar att själv bedöma om eller när en sådan situation uppkommer. I sådana fall är delegaten skyldig att överlämna ärendet till nämnden för avgörande. Vidare gäller rätten att fatta beslut på delegation endast inom ramen för de mål, riktlinjer och ekonomiska ramar nämnden fastställt. 5 Villkorad delegation Nämnden får uppställa villkor i samband med att ärenden delegeras. I de fall delegaten ska samråda med viss befattningshavare innan beslut fattas innebär det att samrådet ska dokumenteras i delegationsbeslutet med angivande av datum för samråd. Beslut i samråd kan fattas först då delegaten och angiven samrådspart är

8 STYRDOKUMENT Delegationsordning /8 eniga om beslutet. Beslut efter samråd kan fattas då delegaten har samrått med angiven part. 6 Ersättare för delegat Nämndens delegation måste alltid ges direkt till viss ledamot eller viss tjänsteman. En delegat får inte själv utse ersättare. Ersättare får inte heller utses av ett arbetsutskott eller en tjänsteman. Vid förfall för delegat övertas delegatens beslutanderätt av tillförordnad ersättare. Finns ingen tillförordnad ersättare övertar ersättare som är utpekad i delegationsordningen beslutanderätten. 7 Utformning av delegationsbeslut I princip gäller samma regler för delegerade beslut som för nämndbeslut. Det innebär att beslut alltid måste dokumenteras och följa mall för delegationsbeslut. Ett minimikrav i sammanhanget är att varje beslutsdokument ska innehålla uppgifter om: Ärendet (ärendeidentifiering) Beslut Beslutsdatum Delegat Ev. överklagandehänvisning Beslut ska alltid vara undertecknat av delegaten. 8 Anmälan av delegationsbeslut Beslut som fattas med stöd av nämndens delegation är som ovan nämnts juridiskt sett nämndens beslut. Detta innebär att nämnden har ett revisionsansvar. Nämnden ska besluta om i vilken utsträckning beslut som fattats med stöd av delegation eller vidaredelegation ska anmälas till nämnden. Detta gäller dock inte delegerade brådskande beslut som ska anmälas vid nämndens nästkommande sammanträde. Beslut som inte anmäls ska protokollföras särskilt, om beslutet får överklagas genom laglighetsprövning, och tillkännages på kommunens digitala anslagstavla. Nämnden har beslutat att varje beslut som överklagas som laglighetsprövning ska anmälas. Detta innebär att varje beslut som överklagas enligt förvaltningslagen, det vill säga där överklagandehänvisning finns, inte behöver anmälas till nämnden. Respektive delegat ansvarar för att varje fattat delegationsbeslut lämnas. 9 Anmälningsrutin Delegationsbeslut ska anmälas snarast möjligt till nämnden. Respektive delegat ansvarar för att beslutet lämnas till nämnden för anmälan. Nämndens sekreterare meddelar närmare instruktioner om anmälan av delegationsbeslut.

9 STYRDOKUMENT Delegationsordning /8 10 Överklagande Delegationsbeslut kan överklagas på samma sätt och enligt samma regler som för beslut fattade av nämnden. Det sker med stöd av regler i kommunallagen och speciallagstiftning. Tiden att lämna överklagande är tre veckor. För överklagande som stödjer sig på kommunallagen räknas överklagandetiden från den tidpunkt när protokoll med det anmälda delegationsbeslutet anslogs. För övriga räknas tiden från den dag den klagande fick ta del av beslutet. 10 Revidering av delegationsordningen Revidering av delegationsordningen behöver göras löpande. Ansvarig för att samordna revideringen är nämndens sekreterare. Uppstår behov av revideringar ska därför detta anmälas till nämndsekreteraren. Anmälan kan göras både av förtroendevalda och av tjänstemän.

10 STYRDOKUMENT Delegationsordning /8 Förekommande förkortningar Förkortning Lag FörvL Förvaltningslag (1986:223) KL Kommunallag (2017:725) OSL Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) TF Tryckfrihetsförordningen (1949:105)

11 STYRDOKUMENT Delegationsordning /8 Valnämndens delegation 1. Delegation till förtroendevalda Nr Ärende Delegat 1.1 Beslut om valnämndens förtroendevaldas deltagande i kurser/konferenser, resor och logi som innebär en kostnad för Strängnäs kommun. Tjänstgörande ordförande 1.2 Beslut om utlandsresor för valnämndens förtroendevalda med en beloppsgräns på 0,3 basbelopp per individ och beslutstillfälle. Tjänstgörande ordförande (beslut efter samråd med nämndens presidium) 1.3 Beslut om utlandsresor för valnämndens ordförande med en beloppsgräns på 0,3 basbelopp per beslutstillfälle. Vice ordförande (beslut efter samråd med nämndens presidium) 1.4 Beslut att svara på remisser, andra framställningar och skrivelser samt yttrande till allmänna domstolar, förvaltningsdomstolar och myndigheter, vilka ställts till valnämnden eller annat kommunalt organ, men som kan anses hänförliga till nämnden och som inte är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Tjänstgörande ordförande 1.5 Beslut att befullmäktiga ombud att föra nämndens talan, inför domstol och andra myndigheter samt vid förrättningar av skilda slag inom nämndens verksamhetsområde. Tjänstgörande ordförande 1.6 Besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas, 6 kap. 39 KL. Tjänstgörande ordförande

12 STYRDOKUMENT Delegationsordning /8 2. Administration Nr Ärende Delegat 2.1 Beslut att helt eller delvis avslå enskilds framställan om utlämnande av handling eller beslut om att lämna ut en handling med förbehåll som inskränker den enskildes rätt att röja innehållet eller annars förfoga över handlingen, 2 kap. 14 TF och 6 kap. 4-5, 10 kap. 4 och 14 OSL. Kommunjurist (ingen anmälan) 2.2 Besluta att avslå en enskilds begäran att själv få använda tekniska hjälpmedel för automatiserad behandling som myndigheten förfogar över för att ta del av upptagningar för automatiserad behandling, 6 kap 6 OSL. Kommunjurist (ingen anmälan) 2.3 Pröva att överklagande inkommit i rätt tid samt avvisa för sent inkommet överklagande, 45 FL. 2.4 Bedömning om inkommen skrivelse med överklagande eller andra omständigheter föranleder att fattat beslut ska ändras, 37 FL. Kommunjurist med valansvarig som ersättare (ingen anmälan) Kommunjurist med valansvarig som ersättare 2.5 Rätta beslut som till följd av skrivfel, räknefel eller annat sådant förbiseende innehåller en uppenbar oriktighet, 36 FL. Kommunjurist med valansvarig som ersättare 2.6 Beslut angående personuppgiftsincident (beslut att anmäla eller inte anmäla) Kommunjurist med valansvarig som ersättare

13 STYRDOKUMENT Delegationsordning /8 3. Val Nr Ärende Delegat 3.1 Beslut om förordnande av ordförande, vice ordförande och valförrättare i valdistrikt samt ansvarig, vice ansvarig och röstmottagare vid förtidsröstning vid allmänna val, val till Europaparlamentet och folkomröstningar. Valansvarig med valsamordnare som ersättare 3.2 Beslut om tider och lokaler att användas vid förtidsröstning och på valdagen i valdistrikten vid allmänna val, val till Europaparlamentet och folkomröstningar. Valansvarig med valsamordnare som ersättare 3.3 Beslut om förordnande av personer att arbeta i mottagningsgrupp på valdagen och vid onsdagsräkning vid allmänna val, val till Europaparlamentet och folkomröstningar. Valansvarig med valsamordnare som ersättare 3.4 Beslut om förordnande av personer att vara ambulerande röstmottagare vid förtidsröstning vid allmänna val, val till Europaparlamentet och folkomröstningar. Valansvarig med valsamordnare som ersättare 4. Arkivfrågor Nr Ärende Delegat 4.1 Beslut om att utse arkivansvarig för valnämndens verksamhetsområde. 4.2 Beslut om löpande revideringar av gällande dokumenthanteringsplan, inklusive smärre revideringar om beslut om gallring av handlingar och handlingsfrister enligt arkivreglemente för Strängnäs kommun (KS/2010:75). Valansvarig med valsamordnare som ersättare Arkivansvarig 4.3 Beslut om att utfärda tillämpningsanvisningar och riktlinjer som behövs för att säkerställa nämndens arkivvård. Arkivansvarig

14 TJÄNSTEUTLÅTANDE Kansliavdelningen Dnr VN/2019: /1 Handläggare Tobias Rundström Valnämnden Delegationsbeslut Förslag till beslut Valnämnden beslutar att 1. lägga föreliggande lista över delegationsbeslut till handlingarna. Beslutsunderlag Bilaga, Delegationsbeslut lista valnämnden , Beslutet skickas till - Cecilia Boström Valansvarig Tobias Rundström Kommunsekreterare Strängnäs kommun Nygatan Strängnäs Tel Fax Bankgiro

15 Delegationsbeslut Beslutnr Ärendemening Ärendenr Beslutsdatum Beslut Delegat VN- Delegation/ Förordnande av röstmottagare vid förtidsröstningen 30 mars samt 1 april 2019 gällande VN/2019: Beslutas Cecilia Boström VN- Delegation/ VN- Delegation/ VN- Delegation/ omval i Falu kommun Förordnande av ambulerande röstmottagare vid val till Europaparlamentet 2019 Vallokaler vid val till Europaparlamentet 2019 Röstningslokaler samt öppettider för förtidsröstning vid val till Europaparlamentet 2019 VN/2019: Beslutas Cecilia Boström VN/2019: Beslutas Cecilia Boström VN/2019: Beslutas Cecilia Boström

16 TJÄNSTEUTLÅTANDE Kansliavdelningen Dnr VN/2019: /1 Handläggare Tobias Rundström Valnämnden Rapporter till valnämnden Förslag till beslut Valnämnden beslutar att 1. lägga föreliggande rapporter till handlingarna. Beslutsunderlag Bifogade rapporter Beslutet skickas till - Cecilia Boström Valansvarig Tobias Rundström Kommunsekreterare Strängnäs kommun Nygatan Strängnäs Tel Fax Bankgiro

17 VALMYNDIGHETENS NYHETSBREV FÖR KOMMUNER 2019:6 V Stockholm Valmyndighetens nyhetsbrev 2019:6V Det här nyhetsbrevet innehåller: Påminnelse till alla kommuner registrera röstningslokal för omvalet i Falun senast den 4 mars Brevutskick till EU-medborgare den 14 mars Webbutbildning för röstmottagare inför valet till Europaparlamentet publiceras 5 mars på val.se Påminnelse till alla kommuner registrera röstningslokal för omvalet i Falun senast den 4 mars Varje kommun behöver registrera in öppettider och övriga uppgifter om den förtidsröstningslokal som kommer att användas vid omvalet i valdatasystemet. Röstningslokalen ska klarmarkeras senast måndagen den 4 mars. När systemet för omval öppnade fanns röstningslokalerna från höstens val liksom alla vallokaler redan inlagda. Ni behöver inte ta bort några lokaler utan bara se till att uppgifterna stämmer för den eller de lokaler som ska användas och att inga andra lokaler klarmarkeras. Observera att detta är ett undantag för att underlätta för er. När ni arbetar i systemet för valet till Europaparlamentet är det däremot viktigt att ni rensar bort alla lokaler som inte ska användas eftersom antalet lokaler styr hur stort statsbidrag för inköp av avskärmningar för valsedlar som varje kommun får (se avsnitt 6.5 och 6.7 i Handbok kommunens uppgifter vid val till Europaparlamentet 2019). Brevutskick till EU-medborgare den 14 mars Den 14 mars kommer Valmyndigheten skicka ut svarsblanketter till alla EU-medborgare som är folkbokförda i Sverige där de erbjuds att antingen anmäla sig till eller träda ur den svenska röstlängden till Europaparlamentsvalet. Svarsblanketterna skickas till länsstyrelserna som registrerar in dem i valdatasystemet. Svarsblanketterna kommer också finnas tillgängliga att ladda ned från Valmyndighetens hemsida fr.o.m. den 18 mars. valadm@val.se

18 Webbutbildning för röstmottagare inför valet till Europaparlamentet publiceras 5 mars på val.se Vi har i valkalendern skrivit att utbildningsfilmerna kommer att publiceras på val.se idag. Dessa kommer istället publiceras tisdagen den 5 mars. Fördröjningen beror på att varje sida behöver koordineras med att RKL-filmerna behöver finnas kvar inför omvalet i Falun då nyheterna i vallagen inte gäller då. Utbildningsfilmerna kommer därför ligga dubbelt på val.se fram till och med den 7 april. Därefter kommer enbart aktuella filmer finnas kvar. Med vänliga hälsningar, Valmyndigheten valadm@val.se

19 VALMYNDIGHETENS NYHETSBREV FÖR KOMMUNER 2019:7 V Stockholm Valmyndighetens nyhetsbrev 2019:7V Det här nyhetsbrevet innehåller: EU-val eller EP-val? Nytt material på val.se Valmyndigheten på Facebook Påminnelse sista dag för att beställa valmaterial 8 mars Tryckfelsnisse i Handledning röstmottagare vallokal Uppdatera era kontaktuppgifter i valportal och till nyhetsbrev Förtydligande om arbetet med att registrera röstningslokaler inför valet till Europaparlamentet Tidplan för utbetalningar av statsbidrag Affischerna till vallokal och röstningslokal för EU-valet nu i två versioner Handledningar för röstmottagning vid omvalet i Falun vecka 11 EU-val eller EP-val? I Valmyndighetens externa kommunikation kommer valet att benämnas som valet till Europaparlamentet där det passar och är möjligt. I sammanhang där det behövs en kortare benämning, till exempel i rubriker och puffar, kommer valet att benämnas med EU-valet. Vi har bedömt att förkortningen EP är för intern för målgruppen av vår externa kommunikation. Därmed använder vi samma benämningar som Riksdagen och Europaparlamentet själva gör i sin kommunikation om EU och valet. Nytt material på val.se På val.se uppdateras och adderas nu information om valet till Euroropaparlamentet. Vid mitten av mars kommer följande information att finnas tillgänglig: Faktabladet om röstningsprocessen, Att rösta. Kommer att finnas på svenska, nationella minoritetsspråk samt ett flertal andra språk. Teckenspråksfilmer Instruktionsfilmer och informationsfilmer om att rösta i utlandet, förtidsrösta, rösta i vallokal, personröstning samt om mandatfördelning till Europaparlamentet. Använd gärna materialet i ert eget kommunikationsarbete. Alla filmer finns i Valmyndighetens YouTube-kanal och går bra att länka till. valadm@val.se

20 Valmyndigheten på Facebook Valmyndigheten startar en Facebook-sida under mars månad. Syftet med sidan är att svara på allmänhetens frågor samt göra egna inlägg om ämnen som rör val. Sidan öppnar under vecka 12. Påminnelse sista dag att beställa valmaterial 8 mars Vi vill påminna om att den 8 mars är sista dagen för alla kommuner att beställa valmaterial inför valet till Europaparlamentet. På grund av den korta tiden som är kvar till valet kommer det inte att finnas möjlighet att göra tilläggsbeställningar. Det är därför viktigt att kommunen gör en noggrann beräkning av behovet så att varken för lite eller för mycket beställs. Tryckfelsnisse i handledning röstmottagare vallokal Tyvärr har ett fel smugit sig in i den tryckta versionen av Handledning röstmottagning i vallokal EU-valet På sidan 5 finns ordet partivalsedlar där det beskrivs vilka valsedlar som röstmottagarna ansvarar för att lägga ut i vallokalen. Vid val till Europaparlamentet trycks i normalfallet inga partivalsedlar utan de listor som röstmottagarna ansvarar för är namnvalsedlar. I valportalens bibliotek finns nu en uppdaterad version av handledningen men dessvärre är det för sent att ändra i den tryckta varianten. Vi beklagar det och ber att ni vid era utbildningar av röstmottagare förtydligar vilka valsedlar som de ansvarar för att lägga ut. Uppdatera era kontaktuppgifter i valportal och till nyhetsbrev Vi vill på nytt påminna alla kommuner om att se över och uppdatera era kontaktuppgifter i Valdatasystemet. Det är särskilt viktigt eftersom både vi på Valmyndigheten och era kommunkollegor kan behöva nå er i brådskande frågor. Observera att om ni ska ändra era tidigare kontaktuppgifter så ska ni göra det både i systemet Omval 2019 och i systemet val till Europaparlamentet. Nyhetsbreven skickas till den e-post som ni har meddelat oss separat och följer inte de ändringar som görs i valdatasystemet. Om ni vill ändra i mottagarna ber vi er skicka e-post till valadm@val.se. Om nyhetsbreven ska läsas av flera personer i er kommun är det bra att ni anger en funktionsbrevlåda som ni själva administrerar, t.ex. val@kommunnamn.se. På så vis är det lättare för er att själva ändra i mottagarlistan. valadm@val.se

21 Förtydligande om arbetet med att registrera röstningslokaler inför valet till Europaparlamentet Vi har fått några frågor om vilka datum som gäller för arbetet med att registrera val- och röstningslokaler inför valet till Europaparlamentet. Eftersom delar av statsbidragen baseras på det antal val- och röstningslokaler utan begränsat tillträde som kommunerna har meddelat Valmyndigheten senast den 15 mars måste antalet lokaler och uppgift om begränsat tillträde stämma det datumet. Tänk särskilt på att rensa bort eventuella lokaler som användes vid valen i höstas och automatiskt förts över till systemet för EU-valet, om dessa inte ska användas. Vi vill också att ni klarmarkerar så många lokaler som möjligt den 15 mars eftersom alla lokaler som är klara publiceras på val.se. Saknas någon uppgift går det att avvakta med klarmarkeringen för enstaka lokaler. Den 24 april är absolut sista dag att klarmarkera alla lokaler för att det ska tryckas rätt uppgifter på röstkorten. När det gäller hanteringen av röster från ambulerande röstmottagare vill vi påminna om dessa ska utgå från en befintlig lokal för förtidsröstning. Den ambulerande röstmottagningen ska alltså inte registreras som en egen lokal i valdatasystemet eftersom det bl.a. skapar problem med utbetalningen av statsbidrag samt statistiken och valpresentationen av röstningslokaler vid valet. Tidplan för utbetalningar av statsbidrag Som vi informerade om i nyhetsbrevet V har regeringen beslutat om två olika förordningar gällande statsbidrag till kommunerna för arbetet med valet till Europaparlamentet. Valmyndigheten ska betala ut pengarna till alla kommuner senast den 1 april men kommer att dela upp utbetalningarna i två delar, baserad på regeringens uppdelning. Den första utbetalningen innehåller dels ett belopp baserat på antalet röstberättigade den 1 mars och dels 2500 kronor per vallokal i kommunen. Utbetalningar kommer att ske löpande under mars månad. Den andra utbetalningen avser statsbidrag för inköp av avskärmningar för valsedlar. Eftersom det bidraget baseras på vilka uppgifter om lokaler som ni har meddelat den 15 mars kommer pengarna betalas ut under den andra hälften av månaden. När det gäller statsbidraget för förtidsröstning inför omvalet i Falun är frågan under beredning i regeringskansliet. Vi kommer att meddela alla kommuner så fort den är beslutad. valadm@val.se

22 Affischerna till vallokal och röstningslokal för EU-valet nu i två versioner De tryckta versionerna av affischerna som ni kan beställa med valmaterialet visar en ordning där väljaren först tar ett valkuvert och därefter sin valsedel. Vissa kommuner har påtalat att de har en omvänd ordning. Under vecka 11 kommer vid därför att publicera ytterligare en version av respektive affisch i valdatsystemets bibliotek. På dessa har vi vänt ordningen så att väljaren först tar sina valsedlar och därefter valkuvertet. De kommer endast att finnas digitalt för de kommuner som önskar trycka eller skriva ut den själva. Vi vill samtidigt också påminna om den nya affischen för personröstning som vi skickar till alla kommuner, med anledning av de nya reglerna för personröstning. På val.se kommer att finnas en enkel film med samma bilder som på affischen. Båda kan med fördel användas när ni förbereder era röstmottagare på att besvara frågor från väljare. Observera att de nya reglerna inte kommer att gälla för omvalet i Falun. Handledningar för röstmottagning vid omvalet i Falun vecka 11 Valmyndigheten kommer att göra nya versionen av Handledning Förtidsröstning respektive Handledning vallokal (används endast av Falun) inför omvalet som kommer att publiceras i biblioteket i Valportalens system för omval under vecka 11. Handledningarna innehåller mindre anpassningar inför omvalet. Om någon röstmottagare ska utbildas för omvalet innan handledningarna är klara går det att utgå från de gamla handledningarna som gällde vid höstens val. I biblioteket framgår vilka produkter som är nya inför omvalet, och vilka produkter som ska återanvändas från RKL-valen. Med vänliga hälsningar, Valmyndigheten valadm@val.se

23 VALMYNDIGHETENS NYHETSBREV FÖR KOMMUNER 2019:8 V Stockholm Valmyndighetens nyhetsbrev 2019:8V Det här nyhetsbrevet innehåller: Information från Myndigheten för delaktighet om checklista för tillgänglighet i valoch röstningslokaler Information till alla kommuner inför omvalet i Falun Valmyndigheten skickar partivalsedlar för FAP, S, SD och M till alla kommuner Valmyndigheten avtalar om postdistribution av de kommunexterna förtidsrösterna Information från Myndigheten för delaktighet om checklista för tillgänglighet i val- och röstningslokaler Vid valet i höstas var många röstningslokaler inte fullt tillgängliga, enligt en inventering gjord av Myndigheten för delaktighet, MFD. Bristerna försvårade röstandet för personer med funktionsnedsättning. Inför EU-valet i maj tipsar MFD om checklistan för tillgängliga val- och röstningslokaler. Checklistan är ett stöd för ökad tillgänglighet för att så många som möjligt ska kunna rösta. Den innehåller tips för det långsiktiga arbetet med att välja lämplig röstningslokal men också tips på enkla insatser vid möbleringen som gör lokalen mer tillgänglig. Vid frågor kring inventering eller checklista, kontakta MFD. checklista_vallokaler.pdf Information till alla kommuner inför omvalet i Falun Valmyndigheten skickar partivalsedlar för FAP, S, SD och M till alla kommuner Nu är valsedlar för Falupartiet på väg ut till er från tryckeriet. Alla kommuner får en bunt om 500 valsedlar eftersom det inte var möjligt att bunta mindre. Vi skickar också med lika många partivalsedlar för S, M och SD direkt till alla kommuner, av praktiska skäl. Med det tighta tidsschemat som är för omvalet har vi inte haft möjlighet att sortera ut de kommuner som redan har dessa partiers valsedlar. Övriga valsedlar och eventuellt valmaterial som behövs inför omvalet skickas från vår distributör till aktuella kommuner. valadm@val.se

24 Valmyndigheten avtalar om postdistribution av de kommunexterna förtidsrösterna Vi har i nyhetsbrev 2019:5V lovat återkomma med vilka rutiner som ska gälla för att skicka förtidsröster till Falun. Valmyndigheten avtalar denna distribution med PostNord och det är inte nödvändigt för kommunerna att sluta några egna avtal för detta ändamål. Vi är i slutskedet på avtalsarbetet och återkommer i nyhetsbrev med mer praktisk information så snart det är klart. Eventuella frågor om detta kan ställas direkt till oss på Valmyndigheten. Med vänliga hälsningar, Valmyndigheten valadm@val.se

25

26

27 PostNord AB (publ) SE Stockholm T Instruktion för av PostNord utskickat material inför omval i Falu kommun 2019 Enligt överenskommelse mellan Valmyndigheten och PostNord ska de förtidsröster som tillhör annan kommun skickas i PostNords säkerhetspåse med röd kant. För omvalet i Falun ska ni använda en särskild föradresserade säkerhetspåse, unik för detta val. Omval Falun Sida 1/1 Material som bifogas: Bl 7121 Säkerhetspåse för röster, föradresserad till Falu kommun Bl 7122 Följesedel röster Bl Värdeförteckning Instruktion för anordnande av PostNord säkerhetspåse Kommunens valnämnd ansvarar för att lämna in försändelse innehållande förtidsröster på PostNord företagscenter. Om kommunen saknar företagscenter kommer lokal chef på PostNord att kontakta kommunen för överenskommelse om hur överlämning ska ske. Insändningsdagar är 5 april för alla och ev 8 april för de kommuner som har öppet för förtidsröstning under valhelgen. Inga extratransporter kommer att sättas in inför detta val, vilket innebär att det kan ta två vardagar (helgfri måndag-fredag) för förtidsrösterna att nå Falun från vissa orter. Mottagna röster ska levereras till Falu kommun senast den 9 april kl. 09:00 Har ni säkerhetspåse med adress Falu Kommun över efter valperiodens slut kasseras dessa. Behöver ni mera material beställer ni så här: via mejl: bjorn.b.eriksson@postnord.com Beställ senast kl den 3 april så får du materialet senast fredag 5 april Har ni frågor kring hanteringen av materialet är ni välkomna att höra av er till #Regionansvarig# på tel. xxx-xxx xx xx, eller kontakta undertecknad via ovanstående mailadress. Med vänlig hälsning Björn B Eriksson PostNord Styrelsens säte Solna Org. nr postnord.com

28 Packa säkerhetspåse med förtidsröster till Falu kommun Räkna antalet fönsterkuvert och fyll i Följesedel röster enligt exempel Lägg röster och följesedel både original och kopia i PostNords säkerhetspåse och fyll i avsändare, d v s postadress för er egen valnämnd Fyll i PostNords blankett Värdeförteckning med ansvarig uppgiftslämnare, telefon, datum samt avsändare och mottagare. Antalet säkerhetspåsar förs upp på raden för Lösgående värde och RP numret skrivs vid meddelande. Blanketten skrivs i 3 ex. Försluten och ifylld säkerhetspåse lämnas till PostNord tillsammans med samtliga ex av ifylld värdeförteckning. PostNords medarbetare kvitterar på del 1 och återlämnar den till valnämndens representant. Sista ordinarie dag att skicka röster är måndag den 8 april Val anordnande av säkerhetspåse

29 VALMYNDIGHETENS NYHETSBREV FÖR KOMMUNER 2019:9 V Stockholm Valmyndighetens nyhetsbrev 2019:9V Det här nyhetsbrevet innehåller: Särskild information om Liberalernas valsedlar Valmyndighetens valupplysning för väljare har öppnat Fyll i och klarmarkera röstlängdsuppgifter och röstkortsuppgifter i valdatasystemet senast den 24 april Anmäl till Valmyndigheten om röstlängderna ska hämtas på tryckeriet Power point och Handledning för dig som utbildar röstmottagare Information till alla kommuner inför omvalet i Falun Statsbidrag till kommunerna Rutiner för postdistribution av kommunexterna förtidsröster Särskild information om Liberalernas valsedlar Liberalerna har meddelat att de vill göra ändringar i sin kandidatlista inför valet till Europaparlamentet. Myndigheten har en dialog med partiet om deras valsedelsbeställning och inväntar besked om ändringar och nytt tryckunderlag. Partiets valsedlar är inte tryckta än, utan ligger på paus hos tryckeriet i väntan på besked från partiet. Det betyder att valsedlarna inte kommer med i den ordinarie leveransen av valmaterial till valnämnderna. Vi kommer att återkomma med besked om hur valsedlarna levereras. Partiet har fortfarande rätt till sin fria kvot och tryckning av valsedlar. De har också rätt till utläggning av valsedlarna. Valmyndighetens Valupplysning för väljare har öppnat Nu är Valmyndighetens Valupplysning öppen. Valupplysningen är ett upphandlat callcenter som ska svara på medborgarnas frågor om val, röstning och rösträtt via telefonnumret Detta är ett nummer som Valmyndigheten hänvisar till på och informerar om på röstkortet och i annan information till väljarna. Öppettider för publiceras på val.se. Utöver kontorstider på vardagar kommer Valupplysningen ta emot samtal på valdagen för omvalet kl , samt maj kl och på valdagen den 26 maj. valadm@val.se

30 Valupplysningen tar även emot och hanterar beställningar från väljare av röstningsmaterial och dubblettröstkort. På Valmyndighetens webbplats finns redan nu beställningsformulär för brevröstningsmaterial: Formulär för beställning av budröstningsmaterial öppnar 23 april, och formulär för beställning av dubblettröstkort öppnar den 29 april. Frågeforum på Valmyndigheten har även ett Frågeforum för medborgarna om val och röstning på Där går det att både söka svar på vanliga frågor och skriva in sin personliga fråga och få svar. Röstmottagare som ringer Valupplysningen På förekommen anledning vill vi påminna om att ge röstmottagarna kontaktuppgifter till kommunen så de kan nå handläggare om de t.ex. behöver hjälp med material, incidenter eller liknande. Valupplysningen kan inte hjälpa röstmottagare att komma i kontakt med kommunerna. Valupplysningen kan däremot hjälpa till med att söka i röstlängdsregistret om en väljare har gått till fel vallokal. Valmyndighetens kontaktuppgifter för kommunerna Kommuner inte ska använda för att nå Valmyndigheten. Ring oss via Valmyndighetens växel Inom kort kommer Valmyndigheten att öppna ett särskilt nummer för kommunerna vi återkommer med mer information om detta. Fyll i och klarmarkera röstlängdsuppgifter och röstkortsuppgifter i valdatasystemet senast den 24 april Röstlängdsuppgifter I valdatasystemet ska varje kommun fylla i sin leveransadress dit röstlängderna ska levereras inför valdagen. Förutom att fylla i adressuppgifterna kan ni fylla i ytterligare information i rutan Ev. övriga uppgifter. Där kan ni fylla i uppgifter som kan vara till hjälp för de som levererar röstlängderna, till exempel portkod, lastkaj eller något annat som de behöver veta. För de kommuner som önskar delade röstlängder kan även dessa uppgifter registreras på samma sida som leveransadresserna ska registreras. Röstkortsuppgifter Varje kommun ska lägga in alla röstkortsuppgifter i valdatasystemet. Det vill säga valnämndens postadress, telefonnummer och kommunens webbadress. Även samtliga vallokaler och röstningslokaler som ska tryckas på röstkortet ska vara registrerade och klarmarkerade i valdatasystemet. De röstningslokaler som ni fyller i under valadm@val.se

31 rubriken Närbelägna röstningslokaler för förtidsröster under fliken Administrera vallokal kommer att tryckas på röstkorten. Anmäl till Valmyndigheten om röstlängderna ska hämtas på tryckeriet Det är möjligt för de kommuner som önskar det att själva hämta de tryckta röstlängderna hos tryckeriet i Kungsör. Röstlängderna kan hämtas måndagen den 20 maj. Om röstlängderna ska hämtas direkt hos tryckeriet måste detta anmälas till Valmyndigheten senast den 24 april. För anmälan och närmare adressuppgifter till tryckeriet kontakta oscar.hammar@val.se Kommuner som själva inte hämtar röstlängderna kommer få dessa levererade av PostNord mellan maj. Power point och Handledning för dig som utbildar röstmottagare Vi kommer även inför detta val att tillhandahålla uppdaterade versioner av de presentationer som togs fram inför valen i september och som ni kan använda som utgångspunkt när ni utbildar era röstmottagare. Det kommer att finnas en power point för förtidsröstning och en för vallokalsröstning. Dessutom kommer vi att uppdatera den produkt som föregående val hette Handledning för dig som utbildar röstmottagare. Dessa produkter kommer att tillhandahållas i biblioteket för valdatasystemet EP 2019 under vecka 13. Vi beklagar att de kommer något sent, vilket beror på arbetet med omvalet i Falun. Statsbidrag till kommunerna Vi har i föregående nyhetsbrev informerat om att frågan om statsbidrag till för förtidsröstningen inför omvalet i Falun är under beredning hos Regeringskansliet. För kännedom avser regeringen att i Vårändringsbudgeten i juni besluta om medel för övriga kommuners medverkan vid omvalet. En förordning för detta ändamål kan dock inte beslutas förrän riksdagen beslutat om vårändringsbudget. Rutiner för postdistribution av kommunexterna förtidsröster PostNord kommer denna vecka att skicka ut ett informationsbrev till alla kommuner som förklarar hur rösterna ska skickas till Falun. Ett exempel på brevet finns som bilaga till detta nyhetsbrev men utskicket från PostNord kommer även att innehålla kontaktuppgifter till PostNord som ni ska använda. Alla kommuner kommer att få en särskild säkerhetspåse med röd kant som är föradresserad till Falun. Den ska ni använda för att lämna rösterna hos PostNord företagscenter. Inlämning ska bara göras en gång per kommun och om möjligt samma dag som kommunen stänger det sista tillfället för förtidsröstning. valadm@val.se

32 När det gäller vilka rutiner som ska gälla för EU-valet kommer vi att återkomma med det under vecka 13. Med vänliga hälsningar, Valmyndigheten

33 VALMYNDIGHETENS NYHETSBREV FÖR KOMMUNER 2019:10V Stockholm Valmyndighetens nyhetsbrev 2019:10V Det här nyhetsbrevet innehåller: Information till alla kommuner inför omvalet i Falun Material inför förtidsröstningen meddela omgående om ni saknar något. Registrera in antal mottagna förtidsröster i valdatasystemet Material inför förtidsröstningen meddela omgående om ni saknar något. Perioden för förtidsröstning till omvalet i Falun startar den 28 mars. Om någon kommun saknar valmaterial för att kunna hålla förtidsröstning, så hör av er omgående till Valmyndigheten. Ni behöver partivalsedlar för: Arbetarepartiet Socialdemokraterna Centerpartiet Falupartiet Feministiskt initiativ Miljöpartiet de gröna Moderaterna Kristdemokraterna Liberalerna Sverigedemokraterna Vänsterpartiet Dessutom behöver ni blanka valsedlar. De kuvert ni behöver är valkuvert, fönsterkuvert för förtidsröstning och budkuvert. Ni behöver också omslag. En lista över material för röstmottagning finns på sista sidan i Handledning förtidsröstning Omval Hör av er om ni saknar något material genom e-post till valadm@val.se. Som vi informerade om i föregående nyhetsbrev kommer alla kommuner också att få material direkt från PostNord som ska användas för att skicka mottagna röster till Falun. valadm@val.se

34 Registrera in antal mottagna förtidsröster i valdatasystemet Liksom vid ordinarie val ska alla kommuner registrera i valdatasystemet hur många förtidsröster som har tagits emot. Det är viktigt för att det ska finnas en samlad statistik över förtidsröstningen. Registreringen görs i valdatasystemet Omval 2019 under menyvalet Registrera förtidsröster. Med vänliga hälsningar, Valmyndigheten valadm@val.se