Informationssystemet för den inre marknaden. Inrätta IMI: vägledning för den första användaren på en myndighet

Transkript

1 Informationssystemet för den inre marknaden Inrätta IMI: vägledning för den första användaren på en myndighet SV

2 Europe Direct är en tjänst som hjälper dig att få svar på dina frågor om Europeiska unionen. Gratis telefonnummer (*): (*) Vissa mobiltelefonoperatörer tillåter inte nummer eller avgiftsbelägger dem. En stor mängd övrig information om Europeiska unionen är tillgänglig på Internet via Europa-servern ( Kataloguppgifter och en sammanfattning fi nns i slutet av publikationen. Luxemburg: Europeiska unionens publikationsbyrå, 2009 ISBN doi: /28021 Europeiska gemenskaperna, 2009 Kopiering tillåten med angivande av källan. Printed in Belgium TRYCKT PÅ ICKE KLORBLEKT PAPPER

3 Informationssystemet för den inre marknaden Inrätta IMI: vägledning för den första användaren på en myndighet

4

5 Innehållsförteckning Förord 5 Introduktion: Vad är IMI och hur fungerar det? 6 Stegvis vägledning: Så här inrättar du IMI på din myndighet 8 Checklista: En snabb överblick över alla viktiga steg 12 Ytterligare information för samordnare 18 Ordlista över IMI-termer 20 Vanliga frågor 22 3

6

7 Förord Bästa IMI-användare! Det är ett stort nöje för mig att välkomna dig till informationssystemet för den inre marknaden (IMI). Jag vill även passa på att gratulera dig till din nya roll! IMI är ett verktyg med stor potential. Tack vare IMI blir det både enklare och snabbare för förvaltningar i olika länder att samarbeta med varandra. Därigenom kan förvaltningarna erbjuda bättre service till alla som vill utnyttja de möjligheter som erbjuds på EU:s inre marknad. Precis som alla andra elektroniska system måste IMI hanteras på rätt sätt för att fungera som det ska. För att IMI-användare ska kunna hitta sina motparter i andra länder måste myndigheterna se till att uppgifterna om dem är aktuella och för att informationsutbytet ska fungera smidigt måste tillräckligt många användare vara registrerade hos varje myndighet så att alla inkommande förfrågningar kan hanteras utan fördröjning. Det är därför du som den första IMI-användaren på din myndighet är så viktig! Du måste se till att det är enkelt att hitta din myndighet i IMI och du måste se till att informationen är strukturerad på ett sådant sätt att den kan utbytas snabbt och effektivt. Denna vägledning är till för att hjälpa dig med detta. Den ger dig en kort introduktion till hur IMI fungerar och förklarar sedan steg för steg vad du behöver göra för att inrätta IMI för din myndighet. Vägledningen innehåller även en ordlista över viktiga IMI-termer och ett antal vanliga frågor och svar. I mitten av vägledningen hittar du en checklista så att du inte glömmer bort något viktigt. Jag önskar dig lycka till med IMI! Jörgen Holmquist Generaldirektör för inre marknaden och tjänster Europeiska kommissionen 5

8 Introduktion: Vad är IMI och hur fungerar det? Vad är IMI? För att följa bestämmelserna om ömsesidigt bistånd i EU-lagstiftningen för den inre marknaden måste förvaltningarna inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) ( 1 ) utbyta information med sina motparter i andra länder. Informationssystemet för den inre marknaden (IMI) är ett elektroniskt verktyg som är avsett att vara till hjälp i detta samarbete. IMI består av ett dataprogram som nås via Internet och som kan användas utan att användaren behöver installera någon annan programvara. Det har utvecklats av Europeiska kommissionen i nära samarbete med medlemsstaterna. 6 Hur fungerar IMI? IMI hjälper dig att hitta din motpart i ett annat land. Varje myndighet som är registrerad i IMI anger sitt informella namn (en lättbegriplig version av sitt namn) och ger en beskrivning av sina ansvarsområden i systemet. Både det informella namnet och beskrivningen översätts till alla offi ciella EU-språk och länkas till en fl erspråkig sökfunktion. IMI gör det också enkelt för dig att utbyta information med din motpart. En myndighet som behöver information från en myndighet i ett annat land kan skapa en informationsförfrågan på sitt eget språk utifrån en rad färdigöversatta frågor som fi nns tillgängliga för varje lagstiftningsområde som omfattas av IMI. Myndigheten skickar sin förfrågan till motparten via systemet. Den svarande myndigheten ser förfrågan på det egna språket, kan även svara på det egna språket och skickar sitt svar via IMI till den myndighet som skickat förfrågan. Du kan när som helst kontrollera förloppet för din förfrågan via IMI. Vilka aktörer berörs av IMI? De huvudsakliga aktörerna i IMI är följande: Behöriga myndigheter inom EES som utbyter information och bedriver verksamhet på nationell, regional eller lokal nivå. ( 1 ) EES består av alla EU-medlemsstater samt Island, Liechtenstein och Norge.

9 IMI-samordnare som har till uppgift att besluta vilka myndigheter som ska registrera sig i IMI och se till att förfrågningar från andra länder får tillfredsställande svar inom rimlig tid. Samordnarna innefattar en nationell IMI-samordnare (NIMIC) för varje land (listan över NIMIC-samordnare fi nns på IMI:s webbplats eu/internal_market/imi-net/contact_sv.html), delegerade IMI-samordnare (DIMIC) för ett visst lagstiftningsområde eller en viss geografi sk region, om landet önskar utse sådana, så kallade super-dimic som ansvarar för alla lagstiftningsområden i sin region. Europeiska kommissionen står som värd för och underhåller IMI, ansvarar för översättningarna i systemet och står för hjälpcentralen. Vilka områden omfattar IMI? IMI är ett fl exibelt system som kan användas för all form av lagstiftning för den inre marknaden. För närvarande används systemet för direktivet om erkännande av yrkeskvalifikationer (2005/36/EG) och tjänstedirektivet (2006/123/EG) (enligt vilket myndigheterna i EES är skyldiga att bistå varandra i övervakningen av migrerande tjänsteleverantörer och i övervakningen av tillhandahållande av tjänster över gränserna). Senaste nytt om IMI:s tillämpningsområde inom dessa lagstiftningsområden och om nya lagstiftningsområden som kommer att läggas till fi nns på IMI:s webbplats. Vad gäller i fråga om uppgiftsskydd? De myndigheter som använder IMI måste följa EU:s lagstiftning och nationell lagstiftning om uppgiftsskydd. På IMI:s webbplats fi nns en rekommendation från Europeiska kommissionen med särskilda riktlinjer beträffande uppgiftsskydd för IMI. IMI värnar om uppgiftsskydd på följande sätt: Systemet skapar inte någon permanent databas eller något register med personuppgifter. Personuppgifter som ingår i informationsutbytet raderas senast sex månader efter det att utbytet avslutats. Endast de myndigheter som är direkt inbegripna i informationsutbytet har tillgång till personuppgifterna. 7

10 Stegvis vägledning: Så här inrättar du IMI på din myndighet Komma i gång IMI är ett decentraliserat nätverk av myndigheter. Det innebär att varje myndighet som använder IMI ansvarar för all information om den egna myndigheten i systemet. Dessutom ansvarar myndigheten för inrättandet av IMI på den egna myndigheten. När din myndighet registrerades i IMI registrerades du samtidigt som första användare. Eftersom du än så länge är den enda personen på din myndighet som har tillgång till IMI måste du göra följande: Se till att myndigheter i andra länder som kan komma att behöva information från din myndighet enkelt kan hitta er och kontakta er. Avgöra vem på din myndighet som ska göra vad när det gäller IMI, så att du och dina kolleger snabbt och effektivt kan delta i informationsutbyte. 8 Dessa uppgifter kan verka svåra, men du behöver inte oroa dig! Meningen är att IMI ska vara så användarvänligt som möjligt. Om du följer dessa anvisningar kommer det att vara enkelt att inrätta IMI på myndigheten och det kommer inte heller att ta särskilt lång tid. I den här vägledningen får du en praktisk översikt över alla steg du måste gå igenom. En detaljerad beskrivning av dessa steg fönster för fönster hittar du i IMI:s användarmanual som fi nns tillgänglig i avsnittet Bakgrundsmaterial på IMI:s webbplats: På IMI:s webbplats hittar du även utbildningsmaterial, bland annat en rad interaktiva e-utbildningsmoduler som ger dig en introduktion till alla viktiga funktioner i IMI. För att komma i gång kan det vara en bra idé att betrakta din myndighet ur tre olika perspektiv. Börja med att fundera över hur en myndighet i ett annat land skulle betrakta din myndighet. Försök därefter att betrakta din myndighet ur andra inhemska myndigheters perspektiv, till exempel en myndighet som övervakar din myndighets arbete eller som ni samarbetar med.

11 Avsluta med att betrakta din myndighet inifrån och fundera till exempel på hur ansvarsområden fördelas och arbetsfl öden organiseras. Följande stegvisa anvisningar har sammanställts utifrån dessa tre perspektiv. Låt oss utgå från det perspektiv som är längst ifrån din myndighet, nämligen det som en myndighet i ett annat land har. Min myndighet ur ett annat lands perspektiv Föreställ dig att du är en IMI-användare som arbetar på en myndighet som liknar din, men i ett annat land. Han eller hon talar inte ditt språk och vet ingenting om de administrativa strukturerna i ditt land. Han eller hon bör ändå kunna hitta din myndighet i IMI. All viktig information om alla myndigheter som är registrerade i IMI översätts till alla offi ciella EU-språk och användarna kan söka information med hjälp av en fl erspråkig sökfunktion. Du måste emellertid se till att informationen om din myndighet är korrekt på ditt modersmål och att den hålls aktuell. Steg 1: Redigera den allmänna informationen om din myndighet Viss information om din myndighet matades in i IMI redan när myndigheten registrerades. Det första du ska göra är att kontrollera informationen och om nödvändigt korrigera eller uppdatera den. Det informella namnet IMI ger varje myndighet möjlighet att välja ett eget informellt namn, en version av myndighetens namn som tydligt beskriver vad myndigheten gör. Detta informella namn översätts till alla EU-språk. För att hjälpa andra att hitta din myndighet i systemet bör du se till att namnet är kort och tydligt. Varför både ett informellt och ett officiellt namn? Vad tror du att den irländska myndigheten Honourable Society of Kings Inns ansvarar för? Att döma av det offi ciella namnet kan det vara en mängd olika saker. I själva verket ansvarar myndigheten emellertid för tillträde till advokatyrket. Ett informellt namn såsom Yrkesorgan för tillträde till advokatyrket beskriver tydligare vad myndigheten gör. 9

12 Om du gör någon större ändring av din myndighets informella namn ska du komma ihåg att ange att det behövs en ny översättning (genom att markera den aktuella rutan i systemet). Om du bara rättar till ett stavfel behövs ingen ny översättning. Den korta profi len Det informella namnet kan naturligtvis inte beskriva allt som din myndighet gör. Därför har du möjlighet att skriva en kort profi l för myndigheten som sedan översätts till alla EU-språk. Här kan du till exempel ange om din myndighet är lokal, regional eller nationell, beskriva dess huvudsakliga verksamhetsområden och vilka uppgifter den har. När du skriver den korta profi len ska du försöka att föreställa dig vad du skulle behöva veta om din myndighet om du var IMI-användare i ett annat land. Den korta profi len måste inte täcka in alla myndighetens ansvarsområden, utan endast som är relevanta för dina uppgifter i IMI! Språk 10 För visst informationsutbyte i IMI räcker det med att använda de färdigöversatta frågor och svar som fi nns för varje lagstiftningsområde i IMI. Ibland kan emellertid IMI-användare i andra länder vilja lägga till en fråga eller en kommentar. De kanske även vill kontakta dig per telefon eller e-post. Därför bör du ange vilka språk som talas på din myndighet. Var inte rädd för att skriva att ni förstår andra språk! Ni behöver inte tala de språk som anges fl ytande. Andra användare behöver bara veta om ni förstår språket någorlunda. Kontaktinformation Du kan redigera den kontaktinformation som registreras för din myndighet och lägga till nya uppgifter. Du kan till exempel ta med en länk till myndighetens webbplats. Om myndigheten fl yttar till nya lokaler eller byter telefonnummer måste du komma ihåg att uppdatera detta i IMI!

13 E-postadress När du behöver använda IMI underrättas du om detta via e-post. För att du inte ska gå miste om någon viktig information måste din myndighets e-postadress vara giltig och e-posten kontrolleras regelbundet. Steg 2: Ange myndighetens behörighetsområden Om en myndighet i ett annat land söker efter sin motpart i ditt land behöver den inte bara allmän kontaktinformation utan även en beskrivning av motpartens ansvarsområden. Därför innehåller IMI två detaljerade listor över nyckelord som har sammanställts på EU-nivå för att se till att de är lämpliga för alla länder. Dessa listor innehåller ekonomiska verksamhetsområden, politikområden. Använd dessa listor och försök att vara så specifi k som möjligt när du beskriver myndighetens ansvarsområden. Steg 3: Ange din myndighets ansvarsområden inom varje lagstiftningsområde IMI kan användas inom många olika lagstiftningsområden. Om din myndighet bedriver verksamhet inom två områden kan den ha tillgång till IMI för båda dessa områden. Därför måste du, förutom att ange ekonomiskt verksamhetsområde och politikområde, även mer detaljerat beskriva vilka ansvarsområden din myndighet har inom varje område. För att hjälpa dig med detta innehåller IMI listor över nyckelord för varje lagstiftningsområde. Vissa nyckelord valdes redan när din myndighet registrerades, men du bör kontrollera att de är korrekta och om nödvändigt välja fl er. Så här väljer du nyckelord Om du inte hittar något ord som exakt stämmer överens med din verksamhet i listan med nyckelord väljer du det nyckelord som bäst stämmer överens med verksamheten eller en kombination av fl era nyckelord. Om du upptäcker att ett viktigt nyckelord saknas ber vi dig kontakta din samordnare så att listan kan uppdateras. 11

14 Checklista: En snabb överb Min myndighet ur ett annat lands perspektiv Min myndighet i det egna landet Steg 1: Redigera den allmänna informationen om din myndighet Steg 4: Koppla andra myndigheter till din myndighet Det informella namnet Den korta profi len Steg 5: Upprätta länkar mellan din myndighet och förfrågningssamordnarna Språk Kontaktinformation E-post:adress Steg 2: Ange myndighetens behörighetsområden Ekonomiska verksamhetsområden 12 Politikområden Steg 3: Ange din myndighets ansvarsområden inom varje lagstiftningsområde

15 lick över alla viktiga steg Min myndighet betraktad inifrån Endast för samordnare Steg 6: Ta reda på vilka avdelningar IMI kommer att användas på Steg 13: Besluta vem som ska vara dataadministratör Steg 7: Avgör hur många fl er användare som ska registreras Steg 14: Besluta om du vill delta i hänskjutningsförfarandet Steg 8: Bestäm om din myndighet vill använda tilldelning Steg 15: Besluta om de myndigheter som du samordnar behöver ditt godkännande Steg 9: Fastställ varje användares roll Steg 10: Registrera användare Steg 11: Meddela användarna deras användarnamn 13 Steg 12: Uppmana nya användare att logga in i IMI

16 Min myndighet i det egna landet Med hjälp av all ovanstående information bör en myndighet i ett annat land enkelt kunna hitta och kontakta din myndighet. IMI kan emellertid användas till mycket mer än så. Det kan fi nnas andra myndigheter i ditt land vars uppgifter liknar din myndighets uppgifter. Du kanske samarbetar med dem, övervakar dem eller övervakas av dem. När det gäller de kommande stegen ska du betrakta din myndighet ur ett nationellt perspektiv: Vad skiljer den från andra myndigheter på samma område? Vilken arbetsrelation har den till dessa myndigheter? Vart vänder sig myndigheten om problem uppstår? Steg 4: Koppla andra myndigheter till din myndighet Låt oss säga att din myndighet är ett regionalt läkarförbund. Då kan det nationella läkarförbundet vara intresserat av att få en överblick över de förfrågningar som din myndighet hanterar, för att få en uppfattning om hur mycket IMI används på nationell nivå. I denna och liknande situationer kan du koppla andra myndigheter till din myndighet. Dessa myndigheter kommer att få en god överblick över ditt informationsutbyte inom IMI. På grund av bestämmelser om uppgiftsskydd kommer de emellertid inte att se några personuppgifter i förfrågningarna. 14 Steg 5: Upprätta länkar mellan din myndighet och förfrågningssamordnarna De är IMI-samordnarnas uppgift att se till att IMI är organiserat på rätt sätt i deras land eller region och att informationsutbytet via IMI fungerar smidigt. Samordnarna bestämmer själva hur aktiva de vill vara i systemet. Vissa kanske bara ägnar sig åt administrativt samarbete medan andra engagerar sig i enskilt informationsutbyte. De kan fungera som ett slags skiljedomare om det uppstår problem mellan en myndighet som de samordnar och en myndighet i ett annat land. De kan även besluta sig för att godkänna förfrågningar och/eller svar från de myndigheter de samordnar i länder som har beslutat sig för att behålla en central kontroll. I denna innehållsrelaterade roll, som är specifik för varje lagstiftningsområde, fungerar samordnarna som förfrågningssamordnare. Du bör ha minst en förfrågningssamordnare för varje lagstiftningsområde. Om du anser att det behövs fl er samordnare i myndighetens informationsutbyte bör du koppla dessa till din myndighet. I systemets standardinställning ser inte samordnarna informationen i dina förfrågningar. Detta är på grund av uppgiftsskyddet. Om en samordnare beslutar sig för att spela en aktiv roll i ditt informationsutbyte kan du emellertid låta honom eller henne se informationen i dina förfrågningar. Även om samordnaren får denna

17 insyn kommer han eller hon emellertid inte att kunna se några personuppgifter i informationsutbytet. Om ni bedriver verksamhet på olika lagstiftningsområden kan ni ha olika samordnare för varje område. Min myndighet betraktad inifrån Nu har du beskrivit din myndighets roll i förhållande till både myndigheter i andra länder och myndigheter i det egna landet. Avslutningsvis bör du betrakta myndigheten från insidan. På vilka avdelningar ska IMI användas? Hur många IMI-förfrågningar räknar du med att myndigheten kommer att få? Hur många av dina kolleger kommer att samarbeta med dig i IMI? Hur kan du organisera de interna arbetsprocesserna så effektivt som möjligt? Steg 6: Ta reda på vilka avdelningar IMI kommer att användas på Om du arbetar på en stor myndighet kanske det inte är uppenbart vilka enheter eller avdelningar som kommer att arbeta med IMI. I så fall bör du först kontrollera på vilka av de lagstiftningsområden som omfattas av IMI som din myndighet är verksam. Du hittar uppdaterad information om dessa lagstiftningsområden och relevant EUlagstiftning på IMI:s webbplats. Därefter bör du kontrollera vilken enhet eller avdelning på din myndighet som hanterar de frågor som denna lagstiftning omfattar. Det kan vara till hjälp att läsa de standardfrågor för varje lagstiftningsområde som fi nns i IMI. De fullständiga listorna över dessa frågor fi nns i avsnittet Bakgrundsmaterial på IMI:s webbplats. Steg 7: Avgör hur många fler användare som ska registreras Eftersom du är den första IMI-användaren på din myndighet ansvarar du för att avgöra hur många fl er användare som bör registreras för din myndighet. Antalet användare bör naturligtvis spegla myndighetens storlek och behov. Om det är en liten myndighet som hanterar endast ett fåtal förfrågningar i IMI kanske det räcker med en eller två ytterligare användare. En större myndighet kanske å andra sidan behöver fl er användare med olika roller för att kunna hantera informationsutbytet på ett effektivt sätt. 15

18 Tänk på att ha en ersättare Även om din myndighet är mycket liten bör du registrera minst ytterligare en användare som kan ersätta dig om du är på semester eller blir sjuk. Steg 8: Bestäm om din myndighet vill använda tilldelning När IMI inrättas på det vanliga sättet aviseras nya förfrågningar till myndigheten genom ett automatiskt e-postmeddelande till myndighetens allmänna e-postadress och till alla användare som handlägger förfrågningar. Detta kan vara opraktiskt om ni är många användare på myndigheten, om ni räknar med att hantera ett stort antal informationsförfrågningar eller om olika delar av myndigheten kommer att arbeta med IMI. I dessa fall kan det vara en bra idé att använda sig av det så kallade tilldelningsförfarandet. Det innebär att en person, som utses till arbetsfördelare, tar emot alla inkommande förfrågningar och fördelar dem till sina kolleger, utifrån exempelvis område eller arbetsbelastning. På så sätt blir ansvarsområdena tydliga och förfrågningar kan hanteras snabbt. 16 Steg 9: Fastställ varje användares roll Eftersom du är den första användaren på din myndighet får du automatiskt alla användarrättigheter för IMI. Det innebär att du kan sköta allt som gäller IMI på egen hand. Men naturligtvis måste du inte göra allt själv. Det är din sak att bestämma vilka uppgifter du kan delegera till andra. Du kan registrera fl er handläggare som hanterar förfrågningar. Du kan även låta exempelvis en användare på myndighetens IT-avdelning bli lokal dataadministratör. Det innebär att personen ska uppdatera myndighetens uppgifter, registrera nya användare och hjälpa kolleger med tekniska problem, till exempel om de tappar bort sitt lösenord. Du kan även tilldela din chef, som inte själv kommer att arbeta med informationsutbytet, användarrättigheter så att han eller hon kan övervaka informationsfl ödet. Kom ihåg att du måste utse en arbetsfördelare om du bestämmer dig för att använda tilldelning!

19 Steg 10: Registrera användare När du har bestämt hur många användare som ska registreras och hur deras arbete ska organiseras kan du registrera dem i IMI. Det är mycket enkelt. Du anger deras kontaktinformation, det arbetsspråk de föredrar och deras e-postadresser i systemet. Kom ihåg att varje användare måste ha en egen e-postadress eftersom den kommer att användas för alla automatiska e-postmeddelanden som skapas i systemet! Därefter fastställer du användarnas roll för varje lagstiftningsområde. En kollega som är handläggare på lagstiftningsområdet för yrkeskvalifi kationer kanske exempelvis bara är enkel användare på lagstiftningsområdet för tjänster. Steg 11: Meddela användarna deras användarnamn När du registrerar en ny användare i IMI skapar systemet automatiskt ett användarnamn och ett tillfälligt lösenord för personen. Det tillfälliga lösenordet skickas till den nya användaren med e-post. Av säkerhetsskäl skickas dock inte användarnamnet med e-post! Du måste kontakta din kollega utanför systemet och meddela honom eller henne användarnamnet personligen eller via telefon, fax eller vanlig post. Kan det användarnamn som skapas automatiskt ändras? Ja, om din kollega vill ha ett annat användarnamn än det som skapas automatiskt av systemet kan du ändra användarnamnet i användarinformationen. Steg 12: Uppmana nya användare att logga in i IMI För att IMI ska fungera väl måste de användare som är registrerade veta hur det fungerar och vara aktiva i systemet. Det är därför det är så viktigt att du uppmanar alla nya användare på myndigheten att logga in i och utforska IMI. När en ny användare loggar in i systemet kan han eller hon välja ett eget lösenord och en tolvställig säkerhetskod. Vid varje efterföljande inloggning kommer systemet att be användaren att uppge tre slumpvis valda bokstäver i denna säkerhetskod. 17

20 Förlorade lösenord och användarnamn Om en kollega glömmer sitt användarnamn i IMI kan du leta upp det i systemet och vidarebefordra det till honom eller henne på nytt. Om en kollega glömmer sitt lösenord måste du återställa det, såvida du inte delegerat rollen som lokal dataadministratör till någon annan. Informera användarna på din myndighet om att de måste kontakta den lokala dataadministratören och be om ett nytt lösenord om de glömmer sitt lösenord. När den lokala dataadministratören återställer ett bortglömt lösenord får användaren ett automatiskt e-postmeddelande med ett nytt tillfälligt lösenord. Han eller hon kan därefter logga in igen från början. Om du är den enda lokala dataadministratören på din myndighet och glömmer ditt lösenord ska du kontakta dataadministratören hos den IMI-samordnare som registrerade din myndighet eller godkände registreringen. Ytterligare information för samordnare 18 Om du är den första användaren på en myndighet som är IMI-samordnare fi nns det ytterligare några saker som du måste göra innan du kan börja arbeta med IMI: Steg 13: Besluta vem som ska vara dataadministratör Den första användaren vid en IMI-samordnare får automatiskt även en annan roll, nämligen den som dataadministratör. Medan en lokal dataadministratör ansvarar för hanteringen av alla uppgifter om din egen myndighet i IMI ansvarar dataadministratören för hanteringen av uppgifterna om de myndigheter du samordnar. Han eller hon kan godkänna nya behöriga myndigheter, ge dem tillgång till ett nytt lagstiftningsområde, redigera deras officiella namn och återställa lösenorden för deras lokala dataadministratörer. Om det ingår i dina uppgifter som samordnare att registrera nya myndigheter eller ge dem tillgång till nya lagstiftningsområden kan du tilldela en eller fl era av dina kolleger denna roll.

21 I motsats till den lokala dataadministratören är dataadministratören specifi k för ett lagstiftningsområde. Om du bestämmer dig för att delegera denna roll måste du komma ihåg att göra det för varje lagstiftningsområde där din myndighet är verksam! Steg 14: Besluta om du vill delta i hänskjutningsförfarandet Om en myndighet som du samordnar och en myndighet i ett annat land inte kan enas om vilken information som ska lämnas gör IMI det möjligt för dig och IMIsamordnaren på den andra sidan att försöka lösa detta. I denna situation fungerar samordnarna som skiljedomare. Standardinställningen i IMI är att samordnarna deltar i detta hänskjutningsförfarande. Denna inställning är även specifi k för varje lagstiftningsområde. Om du vill handlägga hänskjutningar själv behöver du inte göra några ändringar i systemet. Om du vill delegera rollen till någon annan på din myndighet kan du utse en hänskjutningsansvarig. Om du inte vill delta i hänskjutningsförfarandet alls, till exempel om din roll som samordnare är begränsad till tekniska aspekter, måste du ändra inställningen till nej. Steg 15: Besluta om de myndigheter som du samordnar behöver ditt godkännande Vissa medlemsstater har bestämt sig för att behålla central kontroll över informationsutbyte som inbegriper behöriga myndigheter i deras land. Av detta skäl låter IMI samordnarna bestämma om de vill godkänna förfrågningar och/eller svar innan de skickas till ett annat land. Här är standardinställningen nej. 19

22 Ordlista över IMI-termer 20 Behörig myndighet: De behöriga myndigheterna är de viktigaste aktörerna i IMI och utbyter informationsförfrågningar i systemet. Dessa myndigheter kan vara offentliga eller privata organ som fått behörighet av medlemsstaterna att utföra vissa funktioner som rör tillämpningen av lagstiftningen för den inre marknaden. De kan bedriva verksamhet på nationell, regional eller lokal nivå. Enkel användare: Den lägsta nivån för en IMI-användare är enkel användare. En enkel användare kan söka efter en behörig myndighet i IMI-databasen över behöriga myndigheter och har god överblick över alla förfrågningar (inkommande och utgående) till och från myndigheten och över länkade myndigheter. Frågande myndighet: En frågande myndighet är den myndighet som behöver information och som inleder informationsutbytet. Godkännandeförfarande: IMI-samordnare kan välja om de vill godkänna nya förfrågningar eller svar från behöriga myndigheter som de samordnar innan de skickas till en annan medlemsstat. Det innebär att när en behörig myndighet skickar ut en ny förfrågan så skickas förfrågan först till IMI-samordnaren för godkännande. Om samordnaren godkänner förfrågan så skickas den vidare till den svarande behöriga myndigheten. Handläggare: Förutom att ha samma användarrättigheter som en enkel användare kan handläggare även skicka och svara på informationsförfrågningar i myndighetens namn. Hänskjutningsförfarande: Om en frågande myndighet inte är nöjd med det svar den fått från en annan medlemsstat kan den begära kompletterande information. Om den svarande myndigheten vidhåller att den inte kan tillhandahålla denna information kan den frågande myndigheten emellertid engagera både den egna IMI-samordnaren och den svarande IMI-samordnaren som skiljedomare. Detta förfarande kallas hänskjutning. IMI-samordnare bestämmer om de vill ägna sig åt hänskjutningar.

23 IMI-samordnare: IMI-samordnare ansvarar för att godkänna behöriga myndigheter som vill använda IMI och se till att IMI fungerar smidigt i deras land eller region. Dessutom kan IMI-samordnarna bestämma sig för att engagera sig i enskilt informationsutbyte mellan myndigheter som de samordnar och myndigheter i ett annat land ( godkännandeförfarande, hänskjutningsförfarande). Lokal dataadministratör: En lokal dataadministratör kan förutom det som en enkel användare gör även göra följande: Uppdatera uppgifter om myndigheten i IMI. Registrera fl er användare för myndigheten. Ändra användarrättigheter för användare på myndigheten. Återställa lösenord för användare på myndigheten. Länkad myndighet: Det går att koppla andra myndigheter i samma medlemsstat till din myndighet. Länkade myndigheter har god överblick över myndighetens informationsutbyte. Endast en lokal dataadministratör kan koppla andra myndigheter till din myndighet. Svarande myndighet: Den svarande myndigheten kontaktas av den frågande myndigheten och ansvarar för att besvara förfrågan. Tilldelningsförfarande: En stor myndighet med många IMI-användare kan vilja använda sig av tilldelningsförfarandet för att ge en eller flera av sina handläggare i uppdrag att hantera inkommande förfrågningar, beroende på område eller andra kriterier. För att kunna fördela och omfördela förfrågningar inom myndigheten måste användaren ha rättigheter som arbetsfördelare. 21

24 Vanliga frågor Jag fick ett e-postmeddelande med ett tillfälligt lösenord till IMI, men jag har inget användarnamn. Hur gör jag för att få tillgång till IMI? När du registreras som ny användare i IMI skapar systemet automatiskt ett användarnamn och ett tillfälligt lösenord åt dig. Det tillfälliga lösenordet skickas till dig med ett automatiskt e-postmeddelande. Den person som registrerade dig ska meddela dig användarnamnet. Av säkerhetsskäl sker detta utanför IMI-systemet, till exempel personligen eller per telefon. Om du som första användare på din myndighet inte fått ditt användarnamn ber vi dig kontakta den IMI-samordnare som registrerade din myndighet. 22 Systemet känner inte igen mitt lösenord/min säkerhetskod. Vem ska jag kontakta? Om du är den enda användaren på din myndighet och har glömt ditt lösenord eller din säkerhetskod ber vi dig kontakta din IMI-samordnares lokala dataadministratör. Han eller hon återställer ditt lösenord. Därefter får du ett automatiskt e-postmeddelande med ditt nya tillfälliga lösenord. För att logga in använder du samma användarnamn. Systemet ber dig sedan att ange och bekräfta en ny säkerhetskod. Observera att systemet är skiljer på stora och små bokstäver. Om du anger fel inloggningsuppgifter fem gånger kommer systemet att blockera ditt användarnamn. I så fall följer du ovanstående steg för att få ditt lösenord återställt. Min myndighet har behörighet på flera olika lagstiftningsområden. Hur får jag detta att synas i IMI? Om det fi nns olika avdelningar inom samma myndighet som ansvarar för olika lagstiftningsområden fi nns det två tekniska lösningar för registreringen. Du kan be din samordnare att registrera avdelningarna som separata behöriga myndigheter i IMI och inkludera namnet på avdelningen i myndighetens namn för att undvika förvirring. Vi rekommenderar att du gör på detta sätt om de två avdelningarna är separata enheter med egen personal.

25 Du kan även behålla registreringen av myndigheten som en enda behörig myndighet och se till att den har tillgång till alla lagstiftningsområden där den är behörig. I så fall kan det vara lämpligt att använda tilldelning för att se till att nya förfrågningar hamnar hos rätt avdelning. En kollega som jag registrerade i IMI har glömt sitt lösenord/sin säkerhetskod. Vad ska jag göra? För att kunna återställa andra användares lösenord måste du ha behörighet som lokal dataadministratör. Om du har överlåtit denna behörighet till en annan användare ska du be den användaren att återställa din kollegas lösenord. Om du är lokal dataadministratör loggar du in i IMI, väljer menyalternativet Administration och därefter Hantera användare på min myndighet. Du hittar den berörda kollegan i listan över myndighetens användare och klickar på Återställ lösenord. Det nya tillfälliga lösenordet skickas till användaren med ett automatiskt e-postmeddelande. Användaren fortsätter att använda sitt användarnamn och kan välja en ny säkerhetskod när han eller hon loggar in i IMI på nytt. Hur vet jag att en ny förfrågan har skickats till min myndighet? När din myndighet tar emot en förfrågan aviseras denna med ett automatiskt e-postmeddelande från systemet. E-post:meddelandet som aviserar en ny inkommande förfrågan skickas till alla användare som har behörighet att handlägga förfrågningar och till den kontaktadress som registrerats för myndigheten. Dessutom kommer handläggarna att se nya förfrågningar på sina åtgärdslistor i IMI. 23

26 Europeiska kommissionen Informationssystemet för den inre marknaden Luxemburg: Europeiska unionens publikationsbyrå s. 14,8 21 cm ISBN doi: /28021

27 Var får man tag i EU:s publikationer? Publikationer för försäljning Via EU Bookshop ( I bokhandeln. Ange titel, förlag och/eller ISBN-nummer. Genom att kontakta ett av våra försäljningsombud. Deras kontaktuppgifter hittar du under Försäljningsombud på följande webbadress: Du kan också skicka ett fax till följande nummer: Kostnadsfria publikationer Via EU Bookshop ( Vid Europeiska kommissionens representationskontor och delegationer. Deras kontaktuppgifter hittar du på följande webbadress: Du kan också skicka ett fax till följande nummer:

28 KM SV-C Om du vill veta mer om hur IMI fungerar är du välkommen att gå in på IMI:s webbplats: Följande avsnitt är särskilt användbara: Bakgrundsmaterial (innehåller bland annat användarmanualen och alla relevanta juridiska handlingar). IMI-utbildning (innehåller utbildningsmaterial, bland annat en rad interaktiva e-utbildningsmoduler). Kontakta IMI (innehåller en förteckning över alla nationella IMI-samordnare). Om det uppstår några problem med IMI som inte kan lösas av en hjälpcentral i ditt land har Europeiska kommissionen inrättat en särskild hjälpcentral som du kan kontakta: Imi-helpdesk@ec.europa.eu Tfn ISBN