Sammanträdesprotokoll sid 2 (24) KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT

Transkript

1

2 Sammanträdesprotokoll sid 2 (24) Innehållsförteckning: (klicka på paragrafen för att komma till den direkt) 355 Information från verksamheten; redovisning av verkställighet och delegationsbeslut 356 Uppföljnings- och avstämningsmöte, Borgholm Energi AB. 357 Information, Bowlinghallen. 358 Beställarfunktion, Borgholm Energi AB och Borgholm Energi Elnät AB. 359 Upphandling ramavtal Analystjänster. 360 Upphandling ramavtal Kontorsmaterial, Skolmaterial och Lekmaterial. 361 Träbyggnadsstrategi. Återrapportering. 362 Remiss ansökan om utökad sträcka för hastighetsbegräsning väg 986, Sandvik. 363 Granskningsrapport verksamheten vid Borgholms Slott. 364 Deltagande projekt Förenkla helt enkelt, anvisning av medel. 365 Deltagande i konferenser. 366 Motion (Per Lublin nöp) allmänhetens frågestund i kommunstyrelsen och alla nämnder. 367 Motion (Per Lublin nöp) avskaffa benämningen oppositionsråd. 368 Rapport om feriearbete Arkivreglemente samt arkivregler. 370 Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse. 371 Laglighetsprövning enligt kommunallagen över kommunfullmäktiges beslut ; Inrättande av tilfällig fullmäktigeberedning Sveriges bästa äldreomsorg, direktiv samt val av deltagare. 372 Förslag på åtgärder med anledning av begäran om hastighetsbegränsande åtgärder väg 989, Löttorpsvägen. 373 Information, bredbandsutbyggnad 374 Reglering av fritt wifi, Slottsskolans parkering. 375 Kostnadskalkyl; Accesspunkter och fiberdragning till kommunala byggnader. 376 Information från HR-avdelningen; heltid som norm. 377 Besök Vixor. 378 Avslut av genomförda uppdrag.

3 Sammanträdesprotokoll sid 3 (24) 355 Dnr 2017/ KS Information från verksamheten; redovisning av verkställighet och delegationsbeslut Kommunchef Jens Odevall informerar om - från möte med Framtid Borgholm. - informationsmöte 15 december 2017 klockan10:00 där Svenska Stadskärnor informerar om sin verksamhet. - första mötet i projekten Förenkla helt enkelt är bestämt till 11 december klockan 13:00-15:00. Arbetsutskotten i kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden och Borgholm Energi ska delta tillsammans med tjänstemännen. - förhandsbesked vad gäller SKL-husen och allaktivitetsparkerna behandlas av samhällsbyggnadsnämnden vid novembermötet. - Gärdslösa förskola är finaliset i årets Grön Flagg. Vinnaren meddelas 10 november. - förslag till instruktion för kommunchefen, ska beslutas av kommunstyrelsen. - pågående översyn KLK. - lokalbehovet både vad gäller Stadshusets personal och arbetsmarknadsavdelningen/arbetsförmedlingen. Kommunstyrelsens arbetsutskott lägger informationen till handlingarna. 356 Dnr 2015/ KS Uppföljnings- och avstämningsmöte, Borgholm Energi AB. Till dagens sammanträde är presidiet för Borgholm Energi AB samt ekonomichef inbjudna med anledning av kommunstyrelsens uppföljningsansvar av nämndernas och bolagets verksamheter Vid mötet diskuteras och informeras om - sopsorteringen KSRR, dialog pågår mellan bolaget och KSRR. - behovet av ytterligare information om sopsortering med mera. - kostnadsfördelning kommunförrådet. Då summorna ändrats har bolaget att ta nya beslut vad gäller investering och kostnadsfördelning. - flyttkostnad kommunförrådet. Bolaget räknar om underlagen och tar nya beslut i styrelsen som behandlas i särskild ordning. - bolagets behov av upplåning till VA-verksamheten. Bolagsstyrelsen tar beslut som behandlas i särskild ordning. - återlämning av borgen samt ny borgen. Bolagsstyrelsen tar beslut som behandlas i särskild ordning. - bolagets krav på separata beställningar vid fattade beslut i kommunstyrel-

4 Sammanträdesprotokoll sid 4 (24) sen och kommunstyrelsens arbetsutskott. Noteras att underlag för kostnad och kostnadsställe ska finnas med i besluten. Parterna tackar för givande diskussion. Förslag på nästa möte tas fram av sekretereren när arbetsutskottets sammanträden för år 2018 år fastställda. 357 Dnr 2017/ KS Information, Bowlinghallen. Till dagens sammanträde har fritidsansvarig Jan-Åke Johansson begärt företräde tillsammans med Arne Petersson, fastighetsägare, och Andreas Bergland, ordförande IFK Borgholms bowlingssektion för att diskutera bowlinghallens framtid. Arbetsutskottet tackar för informationen och avvaktar ytterligare underlag inför vidare diskussioner. 358 Dnr 2017/ KS Beställarfunktion, Borgholm Energi AB och Borgholm Energi Elnät AB. Kommunchef Jens Odevall bör utses att få göra tilläggsbeställningar. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar godkänna att följande person, utöver politiska beslut i kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott, får göra tilläggsbeställning vad avser Borgholm Energi AB och Borgholm Energi Elnät AB: Beställare och referens Jens Odevall, ,

5 Sammanträdesprotokoll sid 5 (24) 359 Dnr 2017/1-050 KS Upphandling ramavtal Analystjänster. Kalmar kommun inbjuder att delta i den nya upphandlingen av Analystjänster. Upphandlingen avser ett tvåårsavtal med möjlighet till förlängning maximalt 1 år + 1 år. Beräknat avtalsstart 1 maj Nuvarande avtalet: Leverantör är Eurofins Environment Testing Sweden AB Avtalet går ut I tjänsteskrivelse föreslår ekonomiavdelningen att kommunen deltar i upphandlingen. Av skrivelsen framgår att avstämning har skett med samhällsbyggnadsnämnden och Borgholm Energi AB. Det finns inga synpunkter på nuvarande avtal och de ställer sig positiva till att delta i ny upphandling. Bolaget har anmält deltagande i upphandling. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar delta i upphandlingen gällande Analystjänster. 360 Dnr 2017/1-050 KS Upphandling ramavtal Kontorsmaterial, Skolmaterial och Lekmaterial. I tjänsteskrivelse föreslår ekonomiavdelningen att kommunen avropar från SKI:s ramavtal Kontorsmaterial 2014, Skolmaterial , Lekmaterial Av skrivelsen framgår att de remensamma ramavtalen avseende kontorsmaterial och skolmaterial gäller till och med 31 december Förlängningsoptionerna är utnyttjade. Priserna i detta avtal har varit bra då kommunen haft bra prisjusteringsvillkor. Kalmar har tittat på SKL-Kommentus avtal gällande dessa avtalsområden: - Priserna och kvalitén hos båda leverantörerna ser bra ut. - Om kommunen själva skulle göra dessa två upphandlingar idag tror de inte att det kommer bli liknande priser som de nuvarande avtalspriserna. Dels beroende på att prisnivån har stigit och denna prishöjning har man inte kunnat plocka ut tack vare prisjusteringsklausulen i nuvarande avtal. - Priserna och villkoren i SKL-avtalen kan bättre matcha nuvarande priser.

6 Sammanträdesprotokoll sid 6 (24) Kontorsmaterial 2014 Upphandlingen omfattar kontorsmaterial som till exempel pärmar, pennor, mappar och block med mera exklusive datormaterial, kopieringspapper, tonerkasetter samt skolmaterial. Avtalstiden löper från kommunens avropsdatum till och med Avtalad leverantör är: 1. Staples Sweden AB Skolmaterial Ramavtalet för Skolmaterial omfattar bland annat häften, papper, pennor, saxar, räknare samt allmänna skolprodukter. Avtalstiden löper från kommunens avropsdatum till och med Avtalad leverantör är: 1. Lyreco Sverige AB Lekmaterial 2013 Ramavtalet för Lekmaterial 2013 omfattar bland annat leksaker, hobbymaterial och idrottsleksaker. Idrottsleksakerna är avsedda för exempelvis förskolar och rastgårdar och inte för gymnastiksalar. Avtalstiden löper från kommunens avropsdatum till och med Avtalade leverantörer enligt rangordning är: Leksaker Hobbymaterial Idrottsleksaker 1. Lekolar AB 1, Staples Sweden AB 1. Staples Sweden AB 2. ABA Skol AB 2. Lekolar AB 2. ABA Skol AB 3. Staples Sweden AB 3. ABA Skol AB 3. Lekolar AB 4. Tressport och lek AB Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar göra avrop från SKIs ramavtal gällande Kontorsmaterial 2014, Skolmaterial samt Lekmaterial Dnr 2012/ KS Träbyggnadsstrategi. Återrapportering. Kommunfullmäktige biföll en motion från Eddie Forsman (M) innebärande uppdrag till kommunledningskontoret att upprätta förslag till träbyggnadsstrategi för beslut i kommunfullmäktige.

7 Sammanträdesprotokoll sid 7 (24) I tjänsteskrivelse föreslår samhällsbyggnadschef Linda Hedlund att arbetet med träbyggnadsstrategi avslutas och att istället öka fokus på energieffektivitet vid upphandling. Av skrivelsen framgår att kommunledningskontoret efter uppdraget, noga följt utvecklingen i närliggande kommuner och arbetet med Träregion Småland i syfte att hitta en strategi som lämpar sig för Borgholms kommun. Slutsatsen har blivit att en träbyggnadsstrategi inte är bästa sättet att uppnå motionens och därmed kommunfullmäktiges syfte att öka träbyggande. Ärendet Sveriges riksdag antog en träbyggnadsstrategi Därefter har ett antal kommuner arbetat på samma linje, och i vår region finns Träregion Småland som verkar för ett ökat träbyggande. Småland skiljer sig från Öland genom att vara en träregion, men betydelsefull träindustri som kommunerna i Småland självklart värnar om. Givet tidigare kritik mot träbyggnadsstrategier från främst sten- och betongindustrin blir situationen på stenön Öland lite annorlunda än i Träregion Småland. Att bygga i trä är ofta klimatsmart. Om det handlar om större/högre byggnader sker träbyggandet enligt helt andra principer än traditionellt byggande. Moduler tillverkas i industrilokaler (i praktiken i Småland eller Norrland) och fraktas sedan till byggplatsen där de fogas samman. Detta förfaringssätt är en stor del i energibesparingarna, som är skälet till att träbyggande blir klimatsmartare. Av en byggnads energiåtgång sker ofta närmare 70% under byggtiden, även om man inkluderar uppvärmningen av byggnaden i 50 år. Att anta en träbyggnadsstrategi är däremot ofta kontroversiellt, dels mot stenoch betongindustrin, och dels mot generella principer om likabehandling. Upphandling bör vara teknikneutral. Att ställa hårda energikrav vid upphandling av byggnation fyller ofta samma funktion som en träbyggnadsstrategi, men är mycket mindre kontroversiellt. Behovet av att stimulera träbyggande gäller främst större/högre byggnader. Mindre och låga byggnader byggs traditionellt i trä. Brandskyddsregler har tidigare satt stopp för hus högre än två våningar i trä. Dessa regler är undanröjda sedan länge. För Borgholms kommun skulle därför en träbyggnadsstrategi ha mycket liten betydelse. Merparten av byggandet i kommunen sker redan i trä (enfamiljshus och fritidshus). Konsekvensanalys Borgholms kommun har inte något eget bostadsföretag, och bygger ganska lite i egen regi. En träbyggnadsstrategi skulle därför i första hand komma att handla om markreservationer och krav på träbyggande för att få en markreservation. Det innebär att för att strategin skulle ha någon effekt, och inte bara vara ett spel för gallerierna, så skulle den behöva handla om frågor som definitivt kommer i konflikt med konkurrensneutralitet. Dessutom riskerar en träbyggnadsstrategi som ställer ytterligare krav vid markreservationer att hämma byggandet av flerbostadshus och särskilt hyresrätter, som är högt politiskt prioriterat.

8 Sammanträdesprotokoll sid 8 (24) Vill man uppnå syftet med en träbyggnadsstrategi på ett mera korrekt sätt har upphandlingsregler som tydligt premierar låg energiåtgång samma effekt. Att sätta fokus på energieffektivitet ger ett ökat träbyggande, utan att generera kritik för bristande neutralitet. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige avsluta arbetet med att upprätta en träbyggnadsstrategi för Borgholms kommun. öka fokus på energieffektivitet vid upphandling. motionen därmed är besvarad. 362 Dnr 2017/ KS Remiss ansökan om utökad sträcka för hastighetsbegräsning väg 986, Sandvik. Länsstyrelsen i Kalmar län har remitterat ansökan från ägaren till Sandviks livs AB om att få utöka hastighetsbegränsningen 50 km/h på del av väg 986 i Sandvik till kommunen för yttrande senast Skälet till begäran om sänkning av hastigheten är planerna på att bygga ny butik på fastigheterna Stenninge 3:32 och 2:44, som ersättning för den nedbrunna butiken i Sandvik. Den planerade infarten till butiken hamnar vid dagens 70/50 skyltar. För att förbättra trafiksäkerheten behöver skyltarna flyttas ca 100 m öster på Stenningevägen. I tjänsteskrivelse föreslår kommunledningskontoret att ansökan tillstyrks. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i egenskap av trafiknämnd tillstyrka ansökan.

9 Sammanträdesprotokoll sid 9 (24) 363 Dnr 2017/ KS Granskningsrapport verksamheten vid Borgholms Slott. På uppdrag av revisorerna i Borgholms kommun har PwC genomfört en granskning av verksamheten vid Borgholm Slott. Av rapporten framgår gjorda iakttagelser och en revisionell bedömning. Revisionen vill ha svar från kommunstyrelsen senast 24 november 2017 där styrelsen redogör för vad den avser att göra för att åtgärda de påpekanden som görs i den revisionella bedömningen. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog till kommunchef Jens Odevall att upprätta förslag på svar till revisorerna. I tjänsteskrivelse presenteras förslag på yttrande samt förslag att tillsätta en samrådsgrupp för att planera och följa upp verksamheten på Borgholms Slott utifrån de mål som satts. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen tillsätta en samrådsgrupp bestående av kommunchef, slottschef och representanter för Statens fastighetsverk, Gruppen ska träffas två gånger per år (vår och höst) för att planera och följa uppverksamheten utifrån de mål som satts. Återrapportering ska ske i anslutning till dessa möten. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen lämna följande svar till revisorerna: Kommunstyrelsen delar revisionens uppfattning om bristerna i styrningen av verksamheten. Kommunstyrelsen kommer att se över målen för slottsverksamheten i samband med behandlingen av 2018 års internbudget för kommunstyrelsens verksamheter. Från och med 2018 tillsätts en samrådsgrupp bestående av kommunchef, slottschef och representanter för Statens fastighetsverk. Gruppen ska träffas två gånger per år (vår och höst) för att planera och följa upp verksamheten utifrån de mål som satts. Återrapportering till kommunstyrelsen ska ske i anslutning till dessa möten. Bakgrund Kommunen har tecknat två avtal med Statens fastighetsverk för Borgholms slott. Ett nyttjanderättsavtal avseende slottet och ett hyresavtal för entrébyggnaden i anslutning till slottet. Avtalen är knutna till varandra och kan inte sägas upp eller förlängas var för sig. Löptid för avtalen är , utan uppsägning förlängs avtalen med tio år.

10 Sammanträdesprotokoll sid 10 (24) Parterna är nu inne i en ny avtalsperiod med start I slutet av 2011 tecknades en utvecklingsplan som utgör en bilaga till nyttjanderättsavtalet för slottet. Utvecklingsplanen ska ses som en konkretisering och gemensam plattform för utveckling och långsiktigt samarbete för besöksmålet Borgholms slott. Utvecklingsplanen innehåller nio gemensamma mål kopplade till verksamheten på slottet. Senaste avstämningen av utvecklingsplanen och dess mål redovisades av Statens fastighetsverk i kommunstyrelsen Slutredovisning av insatser och mål i utvecklingsplanen kommer att redovisas till kommunstyrelsen För att ny utvecklingsplan ska upprättas krävs en gemensam överenskommelse mellan parterna och att vi kopplar planen till löpande avtal. 364 Dnr 2017/ KS Deltagande projekt Förenkla helt enkelt, anvisning av medel. I tjänsteskrivelse föreslår kommunchef Jens Odevall att kommunen medverkar i och anvisar medel till projektet. Sammanfattning av ärendet Borgholms kommun har planerat att tillsammans med Emmaboda, Nybro, Torsås och Mörbylånga kommuner genomföra SKL:s utbildningskoncept Förenkla helt enkelt. Konceptet har körts i sex år och nu är det sista utbildningsomgången. Syftet med utbildningen är att utveckla kommunens kontakter med näringslivet genom bra interna samarbeten och en större förståelse i hela organisationen för företagens behov. Utgångspunkten är det som näringslivet själva anser vara viktigt för möjligheten att starta, verka och växa. Efter utbildningen ska kommunen ha en handlingsplan/åtgärdslista med de åtgärder och förbättringsområden som identifierats som värdefulla. I planen tar man även med pågående utvecklingsinsatser som bidrar till bättre kontakter med näringslivet. Genom att genomföra utbildningen tillsammans med andra kommuner delar vi på såväl kostnader som skapar forum för erfarenhetsutbyte bland och mellan olika professioner. Den totala kostnaden uppgår till 250 tkr varav Borgholms andel uppgår till 50 tkr. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar under förutsättning av övriga kommuners medverkan genomföra utbildningen.

11 Sammanträdesprotokoll sid 11 (24) Kommunstyrelsens arrbetsutskott föreslår kommunstyrelsen anvisa medel från centrala kontot samt att kostnaden sedan fördelas procentuellt på respektive förvaltning/bolag som är med i projektet. 365 Deltagande i konferenser. Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner följande deltagande konferenser. Ilko Corkovic Småkoms årsmöte, Järfälla, Sofie Loirendal Regional konverens om välfärdsteknik, Karlskrona, Dnr 2017/ KS Motion (Per Lublin nöp) allmänhetens frågestund i kommunstyrelsen och alla nämnder. Per Lublin (nöp) föreslår i motion att kommunfullmäktige beslutar att rekommendera såväl kommunstyrelsen som nämnderna att inleda sina öppna möten med en kort Allmänhetens frågestund för allmänna frågor inom respektive område, frågestund om maximalt 30 minuter. Kommunfullmäktige lämnade motionen till kommunstyrelsen för beredning. I tjänsteskrivelse föreslår kommunledningskontoret att motionen avslås. I kommunallagen framgår - 5 kap 21 kommunfullmäktige har rätt att bestämma om andra än ledamöter ska har rätt att delta i överläggningarna vid fullmäktiges sammanträden. - 8 kap 19 a en nämnds sammanträden ska hållas inom stängda dörrar. Nämnden får dock besluta om dess sammanträden ska vara offentliga, om fullmäktige har medgett det. - 8 kap 20 fullmäktige får bestämma om allmänheten får ställa frågor om årsredovisningen vid ett sammanträde med fullmäktige.

12 Sammanträdesprotokoll sid 12 (24) Bedömning Enligt kommunala självstyret kan inte kommunfullmäktige tvinga nämnderna att införa allmänhetens frågestund vid varje nämndssammanträde utan det är upp till varje nämnd och dess ordförande att själva bestämma om frågestund eller inte. Borgholms kommunfullmäktige har beslutat att införa allmänhetens frågestund vid varje sammanträde vilket måste kunna anses möjliggöra för allmänheten att ställa frågor rörande alla nämnders verksamheter. Av nämndernas reglemente framgår att nämnden själva får bestämma om de vill ha öppna sammanträden. Vad gäller sammanträdets utformning är det ordföranden som bestämmer vilka ärenden som ska hanteras och vilka handlingar som ska bifogas till kallelsen. Vill nämnden vid något tillfälle anordna någon typ av frågestund, finns den möjligheten alltså redan i dag. Finns det frågor från allmänheten och intressen för personer som är beroende av nämndens verksamhet, finns det flera och effektivare möjligheter för sådan kommunikation som ger frågeställaren/intressenten direkt information och svar till exempel genom olika former av medborgardialog eller brukardialog. Utifrån kommunallagen kan konstateras att nämnderna inte är direkt ansvariga inför allmänheten utan inför kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige har därför sina former för granskning och uppföljning av nämndernas verksamhet. Har allmänheten frågor eller synpunkter på verksamheterna inom kommunen ska de vända sig till kommunfullmäktige genom de anordnade frågestunderna. För enskilda personer som är beroende av nämndernas verksamheter, finns det interna kanaler/system för kommunikation och allmänheten med verksamheten. Allmänheten har även möjlighet att direkt kontakta politikerna utan att detta måste ske genom frågestunder i nämnderna. Motionen bör avslås. Vill kommunfullmäktige bifalla motionen bör riktlinjer tas fram för vem och hur allmänhetens frågestund ska anordnas. Kommunstyrelsens arbetstutskott föreslår kommunstyarelsen föreslå kommunfullmäktige avslå motionen.

13 Sammanträdesprotokoll sid 13 (24) 367 Dnr 2017/ KS Motion (Per Lublin nöp) avskaffa benämningen oppositionsråd. Per Lublin (nöp) föreslår i motion att kommunfullmäktige beslutar att benämningen oppositionsråd och den eventuella befattningsbeskrivning som därmed kan vara förknippad avskaffas. Kommunfullmäktige lämnade motionen till kommunstyrelsen för beredning. I tjänsteskrivelse redogör kommunledningskontoret för tidigare beslut i ärendet samt lagstöd i Kommunallagen. I Kommunallagen framgår - 4 kap 1 3 st en förtroendevald som fullgör sitt uppdrag på heltid eller betydande del av heltid ska ha benämningen kommunalråd, landstingsråd eller oppositionsråd eller en annan benämning som fullmäktige bestämmer. Kommunfullmäktiges beslutade , efter antagande av dåvarande demokratiberedningens översyn av nämndorganisationen, att bifalla motion från Anders Marell (C), med röstsiffrorna 32-1 innebärande att - den av kommunstyrelsens vice ordförande som inte tillhör den styrande majoriteten, ska få uppdraget som Oppositionsråd. - uppdraget ska vara arvoderat enligt Demokratiberedningens förslag för ett nytt arvoderingssystem. I den nya kommunallagen som gäller från kvarstår möjligheten att använda sig av benämningen oppositionsråd. Med hänvisning till ovanstående finns erforderligt underlag för politiskt ställningstagande. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige avslå motionen med hänvisning till tidigare beslut i kommunfullmäktige. Jäv Marcel van Luijn (M) anmäler jäv och deltar inte i beslutet.

14 Sammanträdesprotokoll sid 14 (24) 368 Dnr 2017/ KS Rapport om feriearbete I tjänsteskrivelse återrapporterar arbetsmarknadsavdelningen (AMA) feriearbete Av skrivelsen framgår att det totalt var 120 sökande varav - 8 ungdomar var prioriterade via socialförvaltningen ungdomar tackade nej på grund av annat jobb och - 1 hade fel ålder. - 8 ungdomar var inte folkbokförda i kommunen ungdomar stod som reserv på grund av att de tidigare haft feriejobb i kommunen, utav dessa lottades 4 ut som fick jobb på grund av sena avhopp. Ingen ungdom från norra delen av kommunen sökte feriearbete. För att nå ut till ungdomarna med erbjudandet om feriearbete besökte AMA Slottskolan, Ölands gymnasium IMS programmet samt Åkerboskolan under mars månad. Ungdomarna på Slottskolan och Åkerboskolan fick även information om Ung Drive (UF-företag). En ungdom startade ett företag. 72 ungdomar anställdes, 30 tjejer och 42 killar. 31 ungdomar var födda ungdomar var födda ungdomar var födda ungdomar var födda ungdomar var född ungdomar var utrikesfödda varav 4 med AT-UND (fortfarande i asylprocessen). Arbetsplatserna har varit renhållning stranden i Köpingsvik, pröva på arbete inom äldreomsorg och barnomsorg, renhållning av alvaret, barnverksamhet på slottet, Himmelsberga museum, stadsvärd, sommarlovsaktivitet inom skolan samt parkarbete inom Arbetsmarknaden. I år var det ingen lägerverksamhet och ingen var intresserad av Företagshuset Löttorp och hamnarna. Nytt för i år var att AMA anställde två i sin egen verksamhet samt att Himmelsberga anställde fler än tidigare år. Efter avstämning med handledare på de olika arbetsplatserna har det fungerat väl över lag. Ungdomarna som har arbetat inom äldreomsorgen har svarat på en egen enkät framtagen av socialförvaltningen. Kommunstyrelsens arbetsutskott konstaterar att ungdomarna i norr inte utnyttjat möjligheten och uppmanar arbetsmarknadsavdelningen att ytterligare stimulera ungdomarna att söka feriearbeten till kommande år.

15 Sammanträdesprotokoll sid 15 (24) 369 Dnr 2017/ KS Arkivreglemente samt arkivregler. I tjänsteskrivelse föreslår kommunledningskontoret att kommunstyrelsen, i egenskap av arkivmyndighet, antar arkivregler och föreslår kommunfullmäktige att godkänna framtaget arkivreglementet. Sammanfattning av ärendet I och med att kommunfullmäktige har beslutat att Borgholms kommun från och med ska ingå i kommunalförbundet Sydarkivera måste nytt arkivreglemente antas. Av reglementet framgår arkivansvaret mellan den gemensamma arkivmyndigheten Sydarkivera, den lokala arkivmyndigheten kommunstyrelsen och kommunens myndigheter. Vidare framgår hur Sydarkivera är behjälplig i kommunens arkivarabete. Av reglementet framgår att arkivansvaret är delat mellan Sydarkivera (elektroniska arkiv) och kommunstyrelsen (pappersarkiv). Bestämmelserna i reglementet är teknikneutrala och gäller oavsett hur information lagras, struktureras och förmedlas. Reglementet gäller för kommunens samlade verksamhet, det vill säga alla myndigheter i Borgholms kommun. Borgholm Energi AB är enligt uppgift med i Sydarkivera automatiskt i och med kommunens beslut att ingå i kommunalförbundet, men de måste ta det nya reglementet i sin styrelse för att det ska gälla dem också enligt arkivlagen. Bedömning Av framtaget arkivreglemente framgår arkivmyndigheternas ansvar att bevara och tillgängliggöra verksamhetsinformation samt att säkerställa en långsiktig informationsförsörjning. Myndigheternas arkiv ska hanteras så att följande tillgodoses - Rätten att ta del av allmänna handlingar - Information för rättsskipning och förvaltning - Forskningens behov Vidare framgår att i och med att kommunen digitaliserar administrationen bör beslut tas att handlingar i görligast mån ska skannas och sparas i ärendehanterings-system/verksamhetssystemen som då fungerar som närarkiv. Ett dokument ska bevaras i den form det inlämnats till myndigheten, vilket innebär att digitalt inlämnade handlingar inte ska behöva skrivas ut, utan ska kunna bevaras direkt i digital form. Av myndighetens dokumenthanteringsplan ska framgå vilka handlingar som av juridiska skäl måste vara i papper Vidare har socialnämnden beslutat att införa digital signering av brådskande beslut. Detta kommer troligen att följas av fler myndigheter då e-tjänster och digitaliseringen hela tiden utvecklas.

16 Sammanträdesprotokoll sid 16 (24) Detta medför att arkivmyndigheten, kommunstyrelsen, bör godkänna digital signering då detta är tillämpligt. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att, i egenskap av arkivmyndighet, besluta dokument så långt som möjligt ska sparas digitalt och att inkommande handlingar ska skannas in i verksamhetssystemen som då fungerar som närarkiv. godkänna digital signering i de fall det är lämpligt. verksamheterna har att se över vilka handlingar som av juridiska skäl måste vara i papper och att notera detta i myndighetens dokumenthanteringsplan. Vidare föreslås kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige anta arkivreglemente att gälla från som då ersätter arkivreglemente antaget 107/ Dnr 2017/ KS Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse. I tjänsteskrivelse föreslår kommunledningskontoret att kommunstyrelsen i egenskap av arkivmyndigheten godkänner framtagen gallringsplan för handlingar med liten och kortvarig betydelse. Sammanfattning av ärendet I och med att kommunfullmäktige har beslutat att Borgholms kommun från och med ska ingå i kommunalförbundet Sydarkivera har ett nytt arkivreglemente tagits fram för antagande. Av reglementet framgår arkivansvaret mellan den gemensamma arkivmyndigheten Sydarkivera, den lokala arkivmyndigheten kommunstyrelsen och kommunens myndigheter. Vidare framgår hur Sydarkivera är behjälplig i kommunens arkivarabete. I kommunens arbete att anpassa nuvarande arkivarbete till Sydarkiveras bör kommunen även anta dokumenthanteringsplaner med gallringsbestämmelser. Arbetet med dessa pågår i nämnderna/förvaltningarna. Sydarkivera har även tagit fram en mall för en gallringsplan för handlingar med liten och kortvarig betydelse samt spår som uppkommer i samband med dator- och internetanvändning.

17 Sammanträdesprotokoll sid 17 (24) Exempel på handlingar med liten eller kortvarig betydelse är förutom papperspost, e-post och fax även inkorgar på olika webbplatser och sociala medier där myndigheten har konton. Bestämmelserna om gallring av meddelanden och kopior gäller även för meddelanden i inkorg på olika webbplatser, statusuppdateringar, inlägg eller liknande av liten och kortvarig betydelse. Gallringsplanen är efter beslut ett styrande dokument som talar om vad som behöver sparas och inte. Gallringsplanen skapar en enhetlig hantering av allmänna handlingar som har liten och kortvarig betydelse och som förekommer i stor mängd inom samtliga verksamheter. Andra allmänna handlingar kan gallras förutsatt att det finns beslut i de dokumenthanteringsplaner som respektive myndighet beslutat om i enlighet med arkivreglementet. Bedömning En gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse är en del i arbetet med rättssäker informationshantering. Planen hjälper anställda att veta vad som kan kastas direkt eller efter kort tid. Den redovisar också för allmänheten vilka handlingar som gallras och därför inte kan begäras ut. Gallring är en viktig del när det gäller informationsförvaltning och arkiv. Det blir helt enkelt svårare att hitta handlingar av vikt om en stor mängd handlingar som har liten betydelse förvaras hos myndigheten. Att ta bort filer som inte behövs är dessutom viktigt för att tekniken ska fungera bra. Särskilt idag när det är lätt att ta stora, högupplösta, digitala foton och snabbt ladda upp på en server. Både lagring och säkerhetskopiering är resurskrävande. Bra gallringsbeslut är till nytta både för användare och för IT-avdelningar. Om det inte finns beslut om gallring ska allmän information bevaras för framtiden. För att kunna radera allmän information krävs formella beslut om gallring. Det står i arkivreglementet hur gallringsbeslut fattas i kommunen. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att, i egenskap av arkivmyndighet, godkänna framtagen gallringsplan för handlingar med liten och kortvarig betydelse.

18 Sammanträdesprotokoll sid 18 (24) 371 Dnr 2016/ KS Laglighetsprövning enligt kommunallagen över kommunfullmäktiges beslut ; Inrättande av tilfällig fullmäktigeberedning Sveriges bästa äldreomsorg, direktiv samt val av deltagare. Förvaltningsrätten i Växjö förelägger Borgholms kommun att senast 29 november yttra sig över Per Lublins laglighetsprövning samt begäran om undanröjande av rubricerade beslut. Som skäl för sitt överklagande anför Lublin 1. att beslutet skulle tagits utan beredning i kommunstyrelsen. 2. att beslutet togs utan att återkalla tidigare beslut. 3. att antagen instruktion inte praktiserats tidigare. 4. synpunkter på lagda yrkanden. 5. synpunkter på ordförandens kommentar om valbarhet. 6. att begärd omröstning inte skulle genomförts. 7. lämpligheten hos valda ledamöter. Kommunstyrelsens arbetsutskott motsätter sig överklagan och begäran om undanröjande av beslutet och vill i ärendet framföra följande: 1. Vad gäller beredningen har följande beslut legat till grund för det nu över klagade beslutet. a. Kommunstyrelsens arbetsutskott efter skrivelse från Framtid Öland förslag till kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att efter sommaren 2017 tillsätta den tillfälliga fullmäktigeberedningen. b. Kommunstyrelsen förslag till kommunfullmäktige att tillsätta beredningen. Vid sammanträdet påpekades att representanter bör utses enligt antagen instruktion för tillfälliga fullmäktigeberedningar. c. Kommunfullmäktige beslut att tillsätta fullmäktigeberedningen efter sommaren, samt att politisk representation och vad övrigt ska gälla för fullmäktigeberedningen diskuteras och beslutas vid fullmäktiges augustimöte när beredning ska tillsättas. d. kommunfullmäktige information från ordföranden att ärendet behandlas vid nästkommande sammanträde och påminner partierna att till detta sammanträde diskutera hur beredningen ska tillsättas samt föreslå deltagare till beredningen. e. kommunfullmäktige beslut - att tillsätta enligt antagen instruktion efter yrkande som ställts under proposition och avgjorts med 30 ja mot 4 nej. - att godkänna direktiv efter yrkande som ställts under proposition. - att välja ledamöter och ersättare, ordförande samt 1:e och 2:e vice ordförande. Vid sammanträdet uppmanas partierna att lämnat namnförslag, varvid även Per Lublin blir föreslagen. När ordföranden konstaterar att det finns nio personer föreslagna till åtta ordinarie platser, väljer Lublin att lämna

19 Sammanträdesprotokoll sid 19 (24) sammanträdet innan ordföranden ställer proposition på föreslagna deltagare. Av kommunallagen 5 kap 29 framgår att kommunfullmäktige får förrätta val utan föregående beredning. Enligt ovanstående redovisning måste beredningstvånget anses uppfyllt. 2. Enligt ovanstående redovisning finns det inget beslut som skulle återkallas innan inrättandet av beredningen och val av representanter. 3. Instruktionen är framtagen i avsikt att den ska följas vid tillsättandet av tillfälliga fullmäktigeberedningar. Vid tidigare tillsättningar beslutade kommunfullmäktige efter yrkande som ställdes under proposition att göra avsteg från instruktionen för tillfälliga fullmäktigeberedningar KF 16/2015 och tillsätta enligt förslag från kommunstyrelsen KF 156/15. Kommunen anser att antagen instruktion ska följas om inte annat beslutas av kommunfullmäktige. Att följa antagen instruktion kan inte kunna ligga till grund för undanröjande av beslutet. 4. Varje ledamot har rätt att lägga yrkanden som sedan ställs under proposition. I det här fallet yrkades att tillsättandet skulle ske enligt antagen instruktion. Av instruktionen framgår att beredningen ska bestå av maximalt 8 ledamöter bland de förtroendevalda i kommunfullmäktige och att beredningens sammansättning ska spegla den politiska majoriteten. Att inte vara nöjd med andra ledamöters yrkanden kan inte anses kunna ligga till grund för undanröjande av beslutet. 5. Ordförande framförde felaktigt kommentaren om att Lublin inte skulle vara valbar men detta togs tillbaka i samband med att hon ställde samtliga namnförslag, även Per Lublins, under proposition. En förflugen kommentar kan inte anses ligga till grund för undanröjande av beslutet. 6. I den länk Lublin hänvisar till finns ingen begäran om omröstning/votering från någon ledamot. En person hörs säga att jag vill välja honom men ingen begäran om varken omröstning eller votering, trots att ordföranden lite frågande undrar om någon vill ha votering. En inte framförd begäran om votering kan inte anses ligga till grund för undanröjande av beslutet. 7. Att som ledamot i kommunfullmäktige kritisera andra ledamöters lämplighet att ingå i en beredning kan inte anses ligga till grund för undanröjande av beslutet.

20 Sammanträdesprotokoll sid 20 (24) Med hänvisning till ovanstående anser Borgholms kommun att Lublins begäran om laglighetsprövning och undanröjande av beslutet ska lämnas utan bifall. 372 Dnr 2017/ KS Förslag på åtgärder med anledning av begäran om hastighetsbegränsande åtgärder väg 989, Löttorpsvägen. I tjänsteskrivelse föreslår kommunledningskontoret att en grupp tillsätts med representanter från kommunen, Trafikverket och boende i Löttorp. Sammanfattning av ärendet Boende i Löttorp har genom Mikael Rehnman begärt att kommunen hjälper till att få till åtgärder som dämpar hastigheten på väg 989 Löttorpsvägen sträckan mellan Fastighetsbyrån västerut fram till första kurvan mot Alvedsjö (Lammet & Grisen. Bedömning Enligt Trafikverkets svar till sökanden ser de gärna att en dialog mellan kommunen och Trafikverket kommer till stånd inför ev beslut/uppdrag att åtgärda. En enklare mindre kostnadskrävande lösning skulle kunna vara att sätta upp blomlådor som chikaner på vägen. Bör i så fall godkännas av Trafikverket. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i egenskap av trafiknämnd tillsätta en grupp bestående av representant från kommunledningskontoret, Trafikverket samt Mikael Rehnman för de boende i Löttorp för att ta fram förslag på hastighetsbegränsande åtgärder på Löttorpsvägen. 373 Dnr 2015/ KS Information, bredbandsutbyggnad Till dagens sammanträde har IT-chef Niklas Palmqvist och Ulrika Ragvald Emilsson begärt företräde för att informera om fiber- och bredbandsutbyggnaden i kommunen och kommunens stöd till föreningarna i arbetet.

21 Sammanträdesprotokoll sid 21 (24) Arbetsutskottet tackar för informationen. 374 Dnr 2017/ KS Reglering av fritt wifi, Slottsskolans parkering. I samband med beredning av inkommen skrivelse från boende på Södra Esplanaden med begäran om kommunledningens hjälp att minska buskörning och skadegörelse i anslutning till Slottsskolans parkering, har förslag lyfts att på försök begränsa det fria Wifi som finns i dagsläget. Frågan har diskuterat med utbildningsförvaltningen och utbildningsnämnden samt lyfts med rektor på skolan. Vid dagens sammanträde informerar IT-chef Niklas Palmqvist att det finns möjlighet att begränsa tiden för fritt wifi i området kring parkeringsplatsen. Wifi är då fortfarande fritt dygnet runt inom Slottsskolans övriga områden. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar begränsa det fria wifi vid Slottsskolans parkering mellan 23:00-06:00 i ett försök att tillmötesgå de boendes synpunkter. 375 Dnr 2017/ KS Kostnadskalkyl; Accesspunkter och fiberdragning till kommunala byggnader. Vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde lyftes frågan gällande kostnad för accesspunkter och fiberdragning till kommunala byggnader. Enligt antagen bredbandsstrategi och handlingsplan för fiberutbyggnad i Borgholms kommun ska kommunen ansluta sina byggnader till fiber. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog till IT-chef Niklas Palmquist att ta fram kostnadskalkyl för fiberdragning och accesspunkter till kommunens byggnader. I tjänsteskrivelse och vid dagens sammanträde redogör IT-chef Niklas att trådlösa nätverk på äldreboende och LSS skulle idag ge de boende större möjligheter att kommunicera och konsumera moderna digitala tjänster. I framtiden är det en förutsättning för att kommunen ska kunna införa fler digitala tjänster.

22 Sammanträdesprotokoll sid 22 (24) Av skrivelsen framgår att totala investeringsbehovet är kronor och att totala driftskostnaderna uppgår till kronor. Angivna kostnader är uppskattade och kan vid upphandling behöva justeras. Som underlag har IT-avdelningen använt de planskisser som fastighetsavdelningen haft tillgång till för att beräkna ungefärligt behov och placering av accesspunkter. Kostnader har tagits fram på äldreboenden och fastigheter med LSS. De lägenheter kring kommunens äldreboenden Bostäder för äldre som hyrs ut är inte med. Dessa lägenheter bör anslutas till kommersiell fiber genom upphandling. Budgetkostnad kronor per lägenhet. Hyresgästen köper sedan själv abonnemang av tjänsteleverantör. Lägenheterna hyrs ut av Borgholm Energi AB. Central kostnad för ökad Internetkapacitet beräknas till kronor/mån. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att överlämna IT-chefens redovisning till kommunala pensionärsrådet som svar på deras förfrågan. 376 Dnr 2017/ KS Information från HR-avdelningen; heltid som norm. Till dagens sammanträde har HR-chef Ann Nilsson och HR-specialist Monika Nordh Cangemark begärt företräde för att informera om och efterhöra den politiska viljan med anledning av socialnämndens projekt Vägen till heltid som norm och nämndens förslag att heltid som normen ska omfatta alla anställda i kommunen. Utkast till kostnadskalkyl och genomförande diskuteras. Arbetsutskottet konstaterar att ärendet behandlas vid nästa sammanträde för vidare politisk behandling i kommunstyrelsen 21 november och därefter i kommunfullmäktige.

23 Sammanträdesprotokoll sid 23 (24) 377 Besök Vixor. Till dagens sammanträde är Tony Pettersson, Vixor, inbjuden för att informera om företagets trådlösa kommunikationslösningar och infrastruktur. Lösningen är möjlig att använda sig av när nedgrävning av fiber inte är möjlig. Företaget har redan idag kontakt med IP-only som är det företag som har flest projekt i kommunen. Arbetsutskottet tackar för informationen. 378 Avslut av genomförda uppdrag. I tjänsteskrivelse föreslår kommunledningskontoret att genomförda uppdrag som verkställts och inte återrapporterats skriftligt ska avslutas. Uppdragen bör avslutas så uppdragslistan och ärendehanteringssystemen kan uppdateras. Ärenden avslutas endast om det bara innehåller uppdraget eller om den politiska hanteringen i övrigt är avslutad. Kommunstyrelsens arbetsutskott avslutar följande uppdrag från vidare handläggning: Dnr 2012/112 Kulturhus i Kronomagasinet. Uppdrag att ansöka om externa medel. Ansökan är lämnad till Boverket. Uppdraget enligt KS avslutas. Dnr 2015/174 A-huset, eventuell försäljning/ombyggnation. Uppdrag att kolla hos SBF om det var möjligt. Enligt uppgift medger inte detaljplanenbostäder. För nära fjärrvärmeanläggningen. Uppdrag enligt KSAU och bör avslutas. Dnr 2015/244 Kostnadsberäkning inventering av vårdboenden utifrån bedömningen behov av brandskyddssprinkling. Uppdraget att beräkna kostnaden ingår i nya fastighetsavdelningen. Uppdraget KSAU bör avslutas. Dnr 2015/230 ansvarsfördelning och skötsel av brandlarmsanläggningar. Uppdrag införliva tillkommande lokalerna i serviceavtalet.

24 Sammanträdesprotokoll sid 24 (24) Det aktuella avtalet är uppsagt och ingår i nya fastighetsavdelningen. Uppdraget KSAU bör avslutas. Dnr 2015/240 Samverkan och samarbete i folkhälsofrågor. Uppdrag att lyfta frågan om tjänstemannaansvaret. Avtal är tecknat med Fryshuset. Uppdraget KSAU kan avslutas. Dnr 2015/84 Informationsskyltar societetsbryggan. Uppdrag att sätta upp informationsskyltar. Ombyggnadsarbetet är avslutat. Uppdraget KSAU kan avslutas. Dnr 2016/16 Avtal folkhälsosamordnare. Uppdrag att revidera aktivitetsplanen. Enligt uppgift kommer aktivitetsplanen att upprättas av kommande folkhälsoråd. Uppdrag enligt KS bör avslutas. Dnr 2016/70 instifta utmärkelsen Ölandsglöd. Uppdrag att ta fram prissymbol. Arbetet pågår. Uppdrag enligt KF bör avslutas. Dnr 2016/101 omskyltning av strandpromenad. Uppdrag att kontakta arrendatorn om temporär lösning vad gäller skyltning och omläggning av strandpromenaden under byggtiden. Nu är annan permanent lösning på gång. Uppdraget KSAU bör avslutas. Dnr 2016/140 ansökan om hjälp m a a vattensituationen. Uppdrag att bjuda in ansvarig minister. Kan inte vara aktuellt längre. Uppdraget KS bör avslutas. Dnr 2016/140 uppdrag att lösa frågan om vattendistribution till lantbrukare med enskilda brunnar utan att bygga om tillfart Hornsjön. Kan inte vara aktuellt längre. Uppdrag KSAU bör avslutas. Dnr 2016/102 signalmast. Uppdrag till KLK gällande signalmastens placering. Uppdraget enligt KSAU bör avslutas då ärendet inte ligger inom kommunens ansvarsområde utan cityföreningens. Dnr 2016/31 användande av tillfälligt statsbidrag: bostadsbyggande i kommunen. Uppdrag till KLK att avropa. Enligt uppgift är ansökan inskickad. Uppdraget KS bör avslutas.