Diskrimineringspolicy för Årjängs kommun

Transkript

1 Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Diarienummer KS 2018/15 1 (1) 153 Dnr KS 2018/ Diskrimineringspolicy för Personalavdelningen har arbetat fram en ny diskrimineringspolicy för. Diskrimineringspolicyn kommer att vara en del i en serie av ett antal policys som tillsammans kommer att utgöra s samlade personalpolicy. I dessa policys återfinns de förväntningar som kommunen har på alla anställda. Utöver vår policys arbetar fram tillhörande styrande dokument: Tillämpningsföreskrifter - hur lever vi upp till policyn, Rutiner - regler för den dagliga verksamheten samt Mallar och checklistor Diskrimineringspolicyn innebär: - Att tydliggöra att inte tolererar någon form av diskriminering. Det är inte i enlighet med våra värderingar att behandla någon annorlunda av något ovidkommande skäl. - Att målinriktat arbeta för att alla personer oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder har lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet. Dessa sju grupper har identifierats ha ett särskilt skyddsbehov och skyddas i diskrimineringslagen. - Att förebygga och förhindra att någon medarbetare, arbetssökande, praktikant eller inhyrd eller inlånad arbetskraft utsätts för direkt- eller indirekt diskriminering, trakasserier eller sexuella trakasserier. - Att förhindra att en person med funktionsnedsättning missgynnas på grund av bristande tillgänglighet. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott Verksamhetschef personal och kommunchefens tjänsteskrivelse Förslag till diskrimineringspolicy Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Diskrimineringspolicy för, antas.

2 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Diarienummer KS 2018/ (1) 142 Dnr KS 2018/ Diskrimineringspolicy för Personalavdelningen har arbetat fram en ny diskrimineringspolicy för. Diskrimineringspolicyn kommer att vara en del i en serie av ett antal policys som tillsammans kommer att utgöra s samlade personalpolicy. I dessa policys återfinns de förväntningar som kommunen har på alla anställda. Utöver vår policys arbetar fram tillhörande styrande dokument: Tillämpningsföreskrifter - hur lever vi upp till policyn, Rutiner - regler för den dagliga verksamheten samt Mallar och checklistor Diskrimineringspolicyn innebär: - Att tydliggöra att inte tolererar någon form av diskriminering. Det är inte i enlighet med våra värderingar att behandla någon annorlunda av något ovidkommande skäl. - Att målinriktat arbeta för att alla personer oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder har lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet. Dessa sju grupper har identifierats ha ett särskilt skyddsbehov och skyddas i diskrimineringslagen. - Att förebygga och förhindra att någon medarbetare, arbetssökande, praktikant eller inhyrd eller inlånad arbetskraft utsätts för direkt- eller indirekt diskriminering, trakasserier eller sexuella trakasserier. - Att förhindra att en person med funktionsnedsättning missgynnas på grund av bristande tillgänglighet. Beslutsunderlag Verksamhetschef personal och kommunchefens tjänsteskrivelse Förslag till diskrimineringspolicy Yrkanden Lars Gustafsson (L) och Kent Norman (C) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Diskrimineringspolicy för, antas.

3 TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Personal Kerstin Krogh, KS 2018/ Kommunstyrelsen Diskrimineringspolicy Sammanfattning Personalavdelningen har arbetat fram en ny diskrimineringspolicy för. Diskrimineringspolicyn kommer att vara en del i en serie av ett antal policys som tillsammans kommer att utgöra s samlade personalpolicy. I dessa policys återfinns de förväntningar som kommunen har på alla anställda. Utöver vår policys arbetar fram tillhörande styrande dokument Tillämpningsföreskrifter - hur lever vi upp till policyn, Rutiner - regler för den dagliga verksamheten samt Mallar och checklistor Vår målsättning med Årjängs Kommuns diskrimineringspolicy är Att tydliggöra att inte tolererar någon form av diskriminering. Det är inte i enlighet med våra värderingar att behandla någon annorlunda av något ovidkommande skäl. Att målinriktat arbeta för att alla personer oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder har lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet. Dessa sju grupper har identifierats ha ett särskilt skyddsbehov och skyddas i diskrimineringslagen. Att förebygga och förhindra att någon medarbetare, arbetssökande, praktikant eller inhyrd eller inlånad arbetskraft utsätts för direkt- eller indirekt diskriminering, trakasserier eller sexuella trakasserier. Att förhindra att en person med funktionsnedsättning missgynnas på grund av bristande tillgänglighet. Postadress Personalavdelningen Box Årjäng Besöksadress Storgatan 66 Telefon vx Fax E-post kommun@arjang.se Webbplats Organisationsnr Bankgiro

4 (2) Beslutsunderlag I detta underlag återfinns förslag till Diskrimineringspolicy för Årjängs kommun. Beskrivning av ärendets gång Förslag till policy har diskuterats i Ledningsgrupp för samt i central samverkansgrupp. Förvaltningens förslag till beslut Att anta förslag till Diskrimineringspolicy för. Kerstin Krogh Personalchef Birgitta Evensson Kommunchef Expedieras till Ledningsgrupp

5 POLICY Kommunfullmäktige Kerstin Krogh, Antagen av Paragraf Diarienummer KS 2018/ (5) Diskrimineringspolicy för Årjängs kommun

6 Diarienummer 2(5) Sammanfattning Personalavdelningen har arbetat fram en diskrimineringspolicy för Årjängs kommun. Policyn kommer vara en del av Årjäng kommuns samlade personalpolicy. I dessa policys återfinns de förväntningar som kommunen har på alla anställda. Utöver vår policys arbetar fram tillhörande styrande dokument Tillämpningsföreskrifter - hur lever vi upp till policyn Rutiner - regler för den dagliga verksamheten samt Mallar och checklistor

7 Diarienummer 3(5) Innehåll 1 Målsättning Vår målsättning med Årjängs Kommuns diskrimineringspolicy är: Vi uppnår detta genom att: Som medarbetare i Årjängs Kommun Som chef i Årjängs Kommun...5

8 Diarienummer 4(5) 1 Målsättning 1.1 Vår målsättning med Årjängs Kommuns diskrimineringspolicy är: - Att tydliggöra att inte tolererar någon form av diskriminering. Det är inte i enlighet med våra värderingar att behandla någon annorlunda av något ovidkommande skäl. - Att målinriktat arbeta för att alla personer oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder har lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet. Dessa sju grupper har identifierats ha ett särskilt skyddsbehov och skyddas i diskrimineringslagen. - Att förebygga och förhindra att någon medarbetare, arbetssökande, praktikant eller inhyrd eller inlånad arbetskraft utsätts för direkt- eller indirekt diskriminering, trakasserier eller sexuella trakasserier. - Att förhindra att en person med funktionsnedsättning missgynnas på grund av bristande tillgänglighet. 1.2 Vi uppnår detta genom att: - I samverkan med de fackliga organisationerna i arbeta med aktiva åtgärder för att motverka diskriminering och uppnå lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet. Arbetet med aktiva åtgärder innebär att undersöka risker, analysera orsaker till upptäckta hinder och risker, vidta förebyggande och främjande åtgärder samt följa upp och utvärdera arbetet. - Varje år göra en lönekartläggning och analysera osakliga skillnader i lön och andra anställningsvillkor mellan kvinnor och män. - Motverka att människor blir negativt bemötta genom att skapa normer som uppmuntrar ett vänligt och respekterande klimat. - Samtliga chefer/ansvariga inom Årjängs Kommun har kompetens, resurser och befogenhet att såväl arbeta förebyggande mot diskriminering och trakasserier men även när det gäller att agera och följa upp om det har förekommit. - Ge god introduktion till nyanställda och i övrigt klargöra vilka regler som gäller på arbetsplatsen. 1.3 Som medarbetare i Årjängs Kommun Bidrar du aktivt till en god arbetsmiljö och ett gott arbetsklimat på arbetsplatsen. Du ska respektera och acceptera dina medmänniskor och du ska göra allt för att ingen ska hamna utanför gemenskapen. Du har även en skyldighet att säga ifrån om du uppmärksammar trakasserier, sexuella trakasserier eller diskriminering och meddela närmsta chef. Du ansvarar även för att vara ett stöd till den utsatta. Som utsatt har du ett ansvar att markera att du inte accepterar agerandet säg ifrån muntligt och/eller skriftligt. Om de oönskade handlingarna inte upphör ska du kontakta din chef eller annan överordnad.

9 Diarienummer 5(5) 1.4 Som chef i Årjängs Kommun Ansvarar du för att förhindra diskriminering och ge lika rättigheter och möjligheter till alla. Du får inte heller lämna order eller instruktioner till en medarbetare om diskriminering av en person. Om du får kännedom om diskriminering, trakasserier eller sexuella trakasserier ska du agera snabbt. Du har då en skyldighet att utreda omständigheterna kring de uppgivna trakasserierna eller diskrimineringen, i förekommande fall vidta skäliga åtgärder samt följa upp att trakasserierna eller diskrimineringen upphört. Ärendet ska hanteras med sekretess och du ska vara opartisk och objektiv i frågan. Om du själv har svårt att utreda händelsen har du en skyldighet att ta hjälp från HR och/eller företagshälsovården. Du ansvarar även för att ge stöd till den utsatta.

10 Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Diarienummer KS 2018/15 1 (1) 160 Dnr KS 2018/ Policy för uppvaktning av föreningar och organisationer (Jubileum) Kultur och fritidsnämnden och kommunstyrelsen blir då och då inbjudna till olika föreningars jubileum. Det kan gälla allt från 10-års till 100- årsjunileum. Det är viktigt att föreningarna behandlas lika vid uppvaktningarna men det saknas en fungerande policy för hur detta ska gå till. Policyn bör innehålla både tidsintervall och gåvornas värde. Verksamheten har arbetat fram ett förslag till policy. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott Kultur och fritidsnämnden Chef medborgarservice tjänsteskrivelse Förslag till policy för kommunens uppvaktning av föreningar och organisationer Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 1. Tidigare beslut taget , upphävs. 2. Policy för kommunens uppvaktning av föreningar och organisationer, godkänns.

11 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Diarienummer KS 2018/ (1) 151 Dnr KS 2018/ Policy för uppvaktning av föreningar och organisationer (Jubileum) Kultur och fritidsnämnden och kommunstyrelsen blir då och då inbjudna till olika föreningars jubileum. Det kan gälla allt från 10-års till 100- årsjunileum. Det är viktigt att föreningarna behandlas lika vid uppvaktningarna men det saknas en fungerande policy för hur detta ska gå till. Policyn bör innehålla både tidsintervall och gåvornas värde. Verksamheten har arbetat fram ett förslag till policy. Beslutsunderlag Kultur och fritidsnämnden Chef medborgarservice tjänsteskrivelse Förslag till policy för kommunens uppvaktning av föreningar och organisationer Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Tidigare beslut taget , upphävs. 2. Policy för kommunens uppvaktning av föreningar och organisationer, godkänns.

12

13

14

15

16

17

18

19

20 Kommunstyrelsen Owe Lindström, POLICY (4) Policy för kommunens uppvaktning av föreningar och organisationer

21 (4) Sammanfattning Policyn är framtagen för att underlätta för både kommunen och kommunens föreningar om vad som gäller vid kommunens uppvaktning av föreningar i. Policyn gäller styrelser och nämnder i. Följande kriterier gäller för kommunens uppvaktning av föreningar i Årjängs kommun. 1. Kommunens uppvaktning sker när föreningen fyller 25, 50, 60, 70, 75, 80 år och därefter vart 10:e år. Uppvaktning sker enbart om kommunen blir inbjuden. 2. Värdet av gåvor kan uppgå till maximalt 500 kronor per tidsintervall. 3. Uppvaktningar vid andra tillfällen, exempelvis vid invigning av anläggningar, ska kunna göras utanför denna policy.

22 (4) Innehåll 1 Policy för kommunens uppvaktning av föreningar i Regler Tidsintervall Värdet av gåvor Uppvaktning vid andra tillfällen...4

23 (4) 1 Policy för kommunens uppvaktning av föreningar i 1.1 Regler Tidsintervall För att det inte ska uppstå osäkerhet om vilka tidsintervall som gäller vid uppvaktningar ska det framgå vilka intervall som gäller. Kommunens uppvaktning sker när föreningen fyller 25, 50, 60, 70, 75, 80 år och därefter vart 10:e år. Uppvaktning sker enbart om kommunen blir inbjuden Värdet av gåvor Värdet av gåva baseras inte på föreningens storlek utan enbart på antalet verksamhetsår. Gåvans värde ska uppgå till maximalt 500 kronor per tidsintervall (se ovan under Tidsintervall) Uppvaktning vid andra tillfällen Uppvaktningar vid andra tillfällen, exempelvis vid invigning av anläggningar, ska kunna göras utanför denna policy. Gåvans värde i dessa fall kan då frångå ovanstående värde (se Värdet av gåvor).

24 Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Diarienummer KS 2018/ (1) 170 Dnr KS 2015/ Omorganisation av arbetsmarknadsenheten Arbetsmarknadsenheten (AME) är en enhet placerad under kommunstyrelsen och medborgarservice. AME:s främsta uppgift är att hjälpa personer som står långt ifrån arbetsmarknaden att så småningom komma i egen försörjning. AME har tidigare även organiserats under stöd och omsorgsnämnden samt under samhällsbyggnadsavdelningen. AME har de senaste åren utvärderats vid flera tillfällen. En inspektion av arbetsmiljöverket har genomförts under året. Utvärderingarna samt inspektionen har visat på flera brister. Sammantaget är bristerna allvarliga särskilt med tanke på att behovet av åtgärder har påtalats vid flera tillfällen och att ledningen beskrivit att åtgärder vidtagits men som inte genomförts. Beslutsunderlag Yttrande från stöd och omsorgsnämnden Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunchefens tjänsteskrivelse Organisationsskiss Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 1. Arbetsmarknadsenheten och individ och familjeomsorgen blir tillsammans ett eget verksamhetsområde med en verksamhetschef och placeras under stöd och omsorgsnämnden. 2. Verksamheten får namnet Individ- familj och arbetsmarknadsenheten (IFA). 3. Omorganisationen ska vara genomförd senast 1 april Särskilda uppgifter gällande arbetsmarknad och integration under i reglemente för kommunstyrelsen och nämnderna, flyttas till Stöd och omsorgsnämndens kapitel i samma dokument under

25 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Diarienummer KS 2018/ (1) 135 Dnr KS 2015/ Omorganisation av arbetsmarknadsenheten Arbetsmarknadsenheten (AME) är en enhet placerad under kommunstyrelsen och medborgarservice. AME:s främsta uppgift är att hjälpa personer som står långt ifrån arbetsmarknaden att så småningom komma i egen försörjning. AME har tidigare även organiserats under stöd och omsorgsnämnden samt under samhällsbyggnadsavdelningen. AME har de senaste åren utvärderats vid flera tillfällen. En inspektion av arbetsmiljöverket har genomförts under året. Utvärderingarna samt inspektionen har visat på flera brister. Sammantaget är bristerna allvarliga särskilt med tanke på att behovet av åtgärder har påtalats vid flera tillfällen och att ledningen beskrivit att åtgärder vidtagits men som inte genomförts. Beslutsunderlag Kommunchefens tjänsteskrivelse Organisationsskiss Yrkanden Lars Gustafsson (L) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Arbetsutskottets beslut Stöd och- omsorgsnämnden får möjlighet att skyndsamt yttra sig över förslag till omorganisation. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Arbetsmarknadsenheten och individ och familjeomsorgen blir tillsammans ett eget verksamhetsområde med en verksamhetschef och placeras under stöd och omsorgsnämnden. 2. Verksamheten får namnet Individ- familj och arbetsmarknadsenheten (IFA). 3. Omorganisationen ska vara genomförd senast 1 april Särskilda uppgifter gällande arbetsmarknad och integration under i reglemente för kommunstyrelsen och nämnderna, flyttas till Stöd och omsorgsnämndens kapitel i samma dokument under Beslutet skickas till Stöd och omsorgsnämnden

26 Birgitta Evensson TJÄNSTESKRIVELSE 1(3) Dnr KS 2015/ Kommunfullmäktige Organisationsförändring av Arbetsmarknadsenheten Sammanfattning Arbetsmarknadsenheten (AME) är en enhet placerad under kommunstyrelsen och medborgarservice. AME:s främsta uppgift är att hjälpa personer som står långt ifrån arbetsmarknaden att så småningom komma i egen försörjning. AME har tidigare även organiserats under stöd och omsorgsnämnden samt under samhällsbyggnadsavdelningen. AME har de senaste åren utvärderats vid flera tillfällen. En inspektion av arbetsmiljöverket har genomförts under året. Utvärderingarna samt inspektionen har visat på flera brister. Sammantaget är bristerna allvarliga särskilt med tanke på att behovet av åtgärder har påtalats vid flera tillfällen och att ledningen beskrivit att åtgärder vidtagits men som inte genomförts. Beslutsunderlag Organisationsskiss Beskrivning av ärendets gång Kommunchefen har av politikerna fått ett tydligt uppdrag att skyndsamt inleda arbetet av en total omstrukturering av arbetsmarknadsenheten. Syftet är att få fler människor i arbete och att undvika en ökning av försörjningsstöd. Uppföljning och utvärdering av verksamheten AME har visat på flera brister: - Oklar arbets- och rollfördelning - Dokumenterade handlingsplaner saknas - Mål för arbetstagarna saknas - Uppföljningssamtal saknar struktur - Rutin för uppföljning saknas (max 3 år) - Arbetsförmågebedömningar saknas - Överföring av kunskap om nya arbetstagare mellan arbetsledare och coach fungerar inte - Det förekommer interna konflikter mellan arbetstagare och mellan arbetstagare och arbetsledning. Informellt ledarskap Postadress Box Årjäng Besöksadress Storgatan 66 Telefon vx Fax E-post kommun@arjang.se Webbplats Organisationsnr Bankgiro

27 (3) - Arbete utförs för privat bruk - Flera arbetstagare har beskrivit för Arbetsförmedlingens handläggare att de ofta saknar arbetsuppgifter Även inspektionen av arbetsmiljöverket påtalar brister - Riskbedömningar saknas - Dokumenterade handlingsplaner saknas - Rutin för tillbud och olycksfall saknas - Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet saknas - Kunskap om hur man förebygger belastningsskador saknas - Rutin för hot och våld, första hjälpen och krisstöd saknas Sammantaget är bristerna allvarliga särskilt med tanke på att behovet av åtgärder har påtalats vid flera tillfällen och att ledningen beskrivit att åtgärder vidtagits som inte genomförts. Kostnaderna för ekonomiskt försörjningsstöd inom stöd och omsorgsnämnden ökar stadigt, vilket betyder att personer inte klarar sin egen försörjning. Verksamhetschef för stöd och omsorg har vid flera tillfällen efterfrågat ett närmare samarbete mellan individ och familjeomsorgen (IFO) och AME för att tillsammans hjälpa personerna som står längst ifrån arbetsmarknaden. Förvaltningens synpunkter Undertecknad bedömer att för att nå en optimal samverkan i syfte att få fler människor i arbete och att undvika fortsatt ökning av försörjningsstöd behöver verksamheterna AME och IFO sammanfogas. Det nya verksamhetsområdet, leds av en verksamhetchef och föreslås heta Individ, familj och arbetsmarknad (IFA). Verksamheten IFO arbetar frekvent med myndighetsutövning varför undertecknad ser en vinst i att det nya verksamhetsområdet placeras under stöd och omsorgsnämnden. Detta innebär att stöd och omsorgsnämnden får två verksamhetschefer. Behovet av en förändring är stort varför undertecknad föreslår att omorganisationen ska vara genomförd senast 1 april Kostnader Budgetutredning pågår men planen är att omorganisationen ska vara kostnadsneutral. Förvaltningens förslag till beslut 1. Arbetsmarknadsenheten och individ och familjeomsorgen blir tillsammans ett eget verksamhetsområde med en verksamhetschef och placeras under stöd och omsorgsnämnden. 2. Verksamheten får namnet Individ- familj och arbetsmarknadsenheten (IFA). 3. Omorganisationen ska vara genomförd senast 1 april 2019.

28 (3) 4. I reglemente för kommunstyrelsen och nämnderna under särskilda uppgifter gällande arbetsmarknad och integration flyttas till Stöd och omsorgsnämndens kapitel Stöd och- omsorgsnämnden får möjlighet att skyndsamt yttra sig över förslag till omorganisation. Birgitta Evensson Kommunchef Expedieras till Stöd och omsorgsnämnden

29

30

31

32

33

34

35 Organisationsskiss Individ- familj och arbetsmarknadsenhet Verksamhetschef IFA Handläggare Områdeschef Arbetsmarknad och hälsa Områdeschef Integration Områdeschef barn och unga SoL och LSS Områdeschef vuxna SoL och LSS

36 Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Diarienummer KS 2018/ (1) 171 Dnr KS 2017/77.10 Kommunikationspolicy för s kommunikation gentemot invånare, företagare, besökare och de målgrupper utanför kommunen som vi vill nå måste bli bättre. Det är uppdraget formulerat av ledningsgruppen på uppdrag av politiken. Förslag till ny kommunikationspolicy föreslås ersätta Riktlinjer för kommunikation,, antagen av KF Dnr KS I skall det vara enkelt att bo och driva företag. Det är viktigt att utvecklas till en attraktiv plats som lockar fler att flytta hit för att jobba och investera. Det är därför viktigt att utveckla kommunens kommunikationsarbete för att bli en kundfokuserad framtidskommun med tillväxt som mål. Kommunikation från skall beröra och ge service för de som bor och vistas i kommunen. Kommunen ska informera och kommunicera med medarbetarna så att de kan nå målen i verksamheten. Det verksamheterna gör dagligen skall marknadsföras och presenteras på ett professionellt och tydligt sätt. Platsen ska marknadsföras som Värmlands tillväxtkommun, en attraktiv plats att vistas, bo, arbeta och etablera sig i. Kommunen skall sträva efter att i alla kanaler förenkla vardagen för målgrupperna genom ett invånar-, näringslivs- samt medarbetardrivet digitaliseringsarbete. Den digitala servicen likväl som personliga möten och dialog är områden som bör prioriteras. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunikationsstrategen och kommunchefens tjänsteskrivelse Förslag till kommunikationspolicy Riktlinjer för kommunikation,, antagen av KF Dnr KS Kommunstyrelsens beslut Kommunikationsstrategen får i uppdrag att ta fram en kommunikationsstrategi. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunikationspolicy för, antas. Beslutet skickas till Kommunikationsstrateg

37 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Diarienummer KS 2018/ (1) 157 Dnr KS 2017/77.10 Kommunikationspolicy för s kommunikation gentemot invånare, företagare, besökare och de målgrupper utanför kommunen som vi vill nå måste bli bättre. Det är uppdraget formulerat av ledningsgruppen på uppdrag av politiken. Förslag till ny kommunikationspolicy föreslås ersätta Riktlinjer för kommunikation,, antagen av KF Dnr KS I skall det vara enkelt att bo och driva företag. Det är viktigt att utvecklas till en attraktiv plats som lockar fler att flytta hit för att jobba och investera. Det är därför viktigt att utveckla kommunens kommunikationsarbete för att bli en kundfokuserad framtidskommun med tillväxt som mål. Kommunikation från skall beröra och ge service för de som bor och vistas i kommunen. Kommunen ska informera och kommunicera med medarbetarna så att de kan nå målen i verksamheten. Det verksamheterna gör dagligen skall marknadsföras och presenteras på ett professionellt och tydligt sätt. Platsen ska marknadsföras som Värmlands tillväxtkommun, en attraktiv plats att vistas, bo, arbeta och etablera sig i. Kommunen skall sträva efter att i alla kanaler förenkla vardagen för målgrupperna genom ett invånar-, näringslivs- samt medarbetardrivet digitaliseringsarbete. Den digitala servicen likväl som personliga möten och dialog är områden som bör prioriteras. Beslutsunderlag Kommunikationsstrategen och kommunchefens tjänsteskrivelse Förslag till kommunikationspolicy Riktlinjer för kommunikation,, antagen av KF Dnr KS Yrkanden Daniel Schützer (S) yrkar med bifall av Lars Gustafsson att säkerhetssamordnaren får i uppdrag att ta fram en kommunikationsstrategi. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunikationspolicy för, antas. 2. Kommunikationsstrategen får i uppdrag att ta fram en kommunikationsstrategi.

38 Kommunchefens stab Ulf Strandberg, TJÄNSTESKRIVELSE Dnr 2017/ (3) Kommunfulläktige Kommunikationspolicy Sammanfattning s kommunikation gentemot invånare, företagare, besökare och de målgrupper utanför kommunen som vi vill nå måste bli bättre. Det är uppdraget formulerat av ledningsgruppen på uppdrag av politiken. Policyn ersätter Riktlinjer för kommunikation,, antagen av KF Dnr KS I skall det vara enkelt att bo och driva företag. Det är viktigt att utvecklas till en attraktiv plats som lockar fler att flytta hit för att jobba och investera. Det är därför viktigt att utveckla vårt kommunikationsarbete så att vi blir en kundfokuserad framtidskommun med tillväxt som mål. Kommunikation från skall beröra och ge service för de som bor och vistas i kommunen. Vi ska informera och kommunicera med våra medarbetare så att de kan nå målen i verksamheten. Det vi dagligen gör i verksamheterna skall marknadsföras och presenteras på ett professionellt och tydligt sätt. Platsen ska marknadsföras som Värmlands tillväxtkommun, en attraktiv plats att vistas, bo, arbeta och etablera sig i. Vi skall sträva efter att i alla våra kanaler förenkla vardagen för våra målgrupper genom ett invånar-, näringslivs- samt medarbetardrivet digitaliseringsarbete. Den digitala servicen likväl som personliga möten och dialog är områden som bör prioriteras. Beslutsunderlag Riktlinjer för kommunikation,, antagen av KF Dnr KS Beskrivning av ärendets gång Sedan 1 januari 2018 har kommunikationsenheten förstärkts med en halvtidstjänst, kommunikationsstrateg. Uppdrag till denne har varit att ta fram styr- och ledningsdokument. Kommunikationsstrategen skall även Postadress Administrativ enhet Box Årjäng Besöksadress Storgatan 66 Telefon vx Fax E-post kommun@arjang.se Webbplats Organisationsnr Bankgiro

39 (3) stödja verksamheter med kommunikationsplanering, rådgivning samt utbildning. Som ett första steg i arbetet har ett nytt förslag till kommunikationspolicy tagits fram. Den har processats i ledningsgruppen samt kommunikationsenheten. Förslaget till ny policy grundar sig på en intern dialog och analys av s kommunikation idag i samtliga kanaler samt på resultat i mätningar främst hos näringsliv. Policyn kommer vara det förhållningssätt som alla medarbetare skall utgå från i sitt kommunikationsarbete. Policyn bör också ses som en inriktning för fortsatt utveckling av service via digitala kanaler samt annan kundservice. Bakgrund Sedan 2009 när Riktlinjer för kommunikation,, antogs av KF så har det skett stora förändringar och utveckling i samhällets syn på och användande av kanaler för kommunikation. Från att riktlinjerna antogs 2009 har jobbat med att utveckla sin kommunikation genom att bland annat införa en ny grafisk profil, som beslutades i KF i september En ny webbplats lanserades i december Dessutom har ett nytt intranät, Insidan införts. Årjängs kommuns officiella Facebooksida fick sin premiär i september Nuläget Utvecklingen och förväntningar främst inom det digitala området har de senaste nio åren skett oerhört snabbt och idag motsvarar de tjänster och lösningar som levererar idag är inte av de kraven och förväntningarna. Lagstiftningskrav har också påverkat utvecklingen. GDPR är infört och har påverkat kommunikationsarbetet. Nya krav i EU lagstiftningen innebär också att krav kommer ställas på kommuner att; Utforma sina webbplatser, appar och dokument som sprids via dessa, och så långt det är möjligt även innehåll som sprids via tredje part (exempelvis sociala medier), så att de är möjliga att uppfatta, hanterbara, begripliga och robusta. (PTS, Post och telestyrelsen om nya webbdirektivet.) Kostnader Förslaget innebär inga kostnader Förvaltningens synpunkter har en informationsskyldighet till invånare och näringsliv, så att de ska veta vilken service de kan få. I den takt utvecklingen inom kommunikationsområdet utvecklas, både rent tekniskt men också genom nya förväntningar hos alla målgrupper, så är det viktigt att

40 (3) utvecklar ett nytt förhållningssätt som bygger på behov hos användarna av våra tjänster och service. En stor del av verksamheten handlar också om internkommunikation och stöd till chefer i deras kommunikation internt och externt. Det är därför viktigt att föreslagna policy bidrar till att en intern dialog kommer igång om vilka mål vi vill sätta upp för kommunikationen och hur vi ska nå dem. Digitaliseringen har beslutat om en verksamhetsutveckling där vi drar nytta av ny informations- och kommunikationsteknik. Det kan t.ex. om automation eller att information blir tillgänglig för självhjälp. Detta kan bli verktyg för ökad interaktivitet, kommunikation och dialog till nytta för invånare, medarbetarel och beslutsfattare. Därför är det nyttigt att ha ett kommunikativt perspektiv även i detta utvecklingsarbete och det också ses som en del av en kommunikationspolicy. Förvaltningens förslag till beslut Kommunikationspolicy för antas. Ulf Strandberg Säkerhetssamordnare och kommunikationsstrateg Birgitta Evensson Kommunchef Expedieras till Här listar handläggaren till vilka beslutet ska skickas.

41 Kommunchefens stab Ulf Strandberg, POLICY Antagen av Kommunfullmäktige Diarienummer KS 2017/77.10 Paragraf 2018-XX-XX 1(6) Kommunikationspolicy för

42 ÅRJÄNGS KOMMUN (6) Sammanfattning s kommunikation gentemot invånare, företagare, besökare och de målgrupper utanför kommunen som vi vill nå måste bli bättre. Det är uppdraget formulerat av ledningsgruppen på uppdrag av politiken. Policyn beskriver det förhållningssätt i informations- och kommunikationsfrågor som gäller för alla som representerar. Kommunikation från skall beröra och ge service för de som bor och vistas i kommunen. Vi ska informera och kommunicera med våra medarbetare så att de kan nå målen i verksamheten. Det vi dagligen gör i verksamheterna skall marknadsföras och presenteras på ett professionellt och tydligt sätt. Platsen ska marknadsföras som Värmlands tillväxtkommun, en attraktiv plats att vistas, bo, arbeta och etablera sig i. Policyn utgår från s vision, övergripande mål, verksamhetsmål. Policyn skall även vara grunden för planeringen och utförandet av kommunikationsarbetet. Policyn beskriver också hur ansvar för kommunikationsarbetet är fördelat inom. Arbetet med att nå målen i denna policy innebär att ytterligare mer detaljerade beskrivningar av kommunikationsarbetet tas fram i form av rutiner och tillämpningsföreskrifter. Policyn skall årligen följas upp av kommunstyrelsen.

43 ÅRJÄNGS KOMMUN (6) Innehåll 1 Om kommunikationspolicyn Övergripande mål för s kommunikation Förhållningssätt för s kommunikation Ansvarsfördelning Uppföljning Lagar som påverkar kommunikationen i kommunen...6

44 ÅRJÄNGS KOMMUN (6) 1 Om kommunikationspolicyn s kommunikationspolicy beskriver det förhållningssätt i informations- och kommunikationsfrågor som gäller för alla som representerar. I vår kommunikation ska vi bemöta våra målgrupper med lika värde, tillit, dialog och respekt. Kommuninvånare och övriga målgrupper skall få god information oavsett vem de kommer i kontakt med i kommunen. God kommunikation innebär dessutom för att den: Planeras och följs upp Är tydlig och sann Är samordnad och enhetlig Fyra grundperspektiv ska kommunicera det som berör de som bor och vistas i kommunen. ska informera och kommunicera med sina medarbetare så att de kan nå målen i verksamheten. Verksamheten ska marknadsföras och presenteras på ett professionellt och tydligt sätt. Den övergripande avsändaren ska vara. Platsen ska marknadsföras som Värmlands tillväxtkommun, en attraktiv plats att vistas, bo, arbeta och etablera sig i. 1.1 Övergripande mål för s kommunikation s vision, övergripande mål, verksamhetsmål och beslut ligger till grund för planeringen och utförandet av kommunikationsarbetet. Varumärket ska bidra till att bilden av stärks som en attraktiv kommun att leva, bo och arbeta i, och det ska även bidra till att skapa stolthet över som arbetsgivare. En korrekt och allsidig bild av kommunens verksamhet ger oss bättre förutsättningar att utföra vårt uppdrag och vara till nytta för kommuninvånarna. ska kommunicera med kommuninvånarna, vara lyhörda för deras åsikter och ta tillvara deras synpunkter. Dialog med kommuninvånarna ska prioriteras. Vi uttrycker oss enkelt, vårdat och begripligt och anpassar språk och innehåll efter målgrupp.

45 ÅRJÄNGS KOMMUN (6) 1.2 Förhållningssätt för s kommunikation s kommunikation ska vara till nytta för alla. Den ska vara: Korrekt, öppen och tillgänglig Vi är medvetna om och lever upp till offentlighetsprincipens krav. Vår kommunikation ska vara sann, öppen och tillgänglig. Om information inte finns att ge berättar vi varför och när information finns tillgänglig. I all kommunikation eftersträvar vi största möjliga öppenhet samt förståelse för de verksamheter vi bedriver. Kommunikationen ska vara anpassad efter målgruppens behov och intressen. ska vara lätt att känna igen genom en tydlig identitet. Vi ska alltid utrycka oss enkelt, vårdat och begripligt. Vår kommunikation ska också vara tillgänglig genom att den anpassas efter mottagarens förutsättningar. Offensiv och samordnad Kommunikationen ska vara en viktig del i samtliga processer. Vi tar initiativ i kommunikationen kring beslut, viktiga frågor och händelser. Det innebär bland annat att vi försöker underlätta för dem som söker information om vår verksamhet och helst gör informationen tillgänglig redan innan den efterfrågats. Vår ambition är att ha ett gemensamt budskap i sakfrågor för att undvika missförstånd. Intern och extern kommunikation ska samverka i syfte att stödja varandra. Frekvent och relationsskapande Kommunens verksamhet berör alla kommuninvånare i vardagen vår verksamhet är viktig för många. Vi har därigenom ett stort ansvar att löpande berätta om det som sker inom kommunorganisationen och ta emot kommuninvånarnas synpunkter. Det ska vara lätt att ta kontakt med Årjängs kommun och vi välkomnar frågor, klagomål och synpunkter. för dialog i syfte att bygga och stärka relationer och utveckla kommunens tjänster. Kommunikationen ska underlätta för medborgarna att göra medvetna val och ta del av kommunens service. 1.3 Ansvarsfördelning är en politisk styrd organisation som i första hand ska förse kommuninvånare med den vardagliga servicen. Det är de förtroendevaldas uppgift att driva politik och fatta beslut, och det är tjänstemännens uppgift att verkställa och informera om de politiska besluten och intentionerna. Bilden av är ett gemensamt ansvar, där var och en både förtroendevalda och medarbetare ska vara goda ambassadörer för Årjängs kommun. Det är ett gemensamt ansvar att ge våra målgrupper god service och bemöta dem med respekt. Alla förtroendevalda har ett ansvar gentemot sina väljare att fånga upp signaler och åsikter och återkoppla till dem. Politiska partier ansvarar för sin egen information och informationsspridning.

46 ÅRJÄNGS KOMMUN (6) Varje chef i har ett kommunikationsansvar. Kommunikation ska finnas med i verksamhetsplaneringen och i det dagliga arbetet. Varje chef inom ansvarar också för kommunikationen inom sitt verksamhetsområde gentemot kommuninvånarna. Varje medarbetare har rätt att få den information som behövs för att kunna utföra sitt arbete på bästa sätt. Varje chef inom har ett kommunikationsansvar gentemot sina medarbetare. Chefen ansvarar också för att medarbetarna får kunskap och information om sin betydelse för bilden av. Varje medarbetare inom ansvarar för att ta del av den information som krävs för att kunna genomföra ett bra arbete. Varje medarbetare har ett kommunikationsansvar gentemot sin närmsta chef och övriga medarbetare. s kommunikationsenhet är en resurs för samtliga förvaltningar och kontor. Enheten arbetar stödjande och operativt med kommunikationsfrågor och arbetar aktivt för att utveckla kommunikationsarbetet i. Kommunikationsenheten ansvarar för att planera och samordna s övergripande interna och externa kommunikation. s kommunschef har ett övergripande ansvar för kommunens interna och externa kommunikation. 1.4 Uppföljning Kommunstyrelsen följer upp kommunikationspolicy årligen i september månad. 1.5 Lagar som påverkar kommunikationen i kommunen Det finns ett antal lagar som påverkar kommunens kommunikation. Dessa är följande: - Tryckfrihetsförordningen (offentlighetsprincipen) Alla svenska medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar som förvaras hos kommunen, med undantag för handlingar som är sekretessbelagda. I offentlighetsprincipen ingår även meddelarfriheten som är offentliganställdas rätt att lämna information till medierna i publiceringssyfte. Meddelarfriheten kompletteras med ett förbud för arbetsgivaren att efterforska källan. - Förvaltningslagen Kommunen ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan hjälp till medborgarna i frågor som rör verksamheten. - Dataskyddslagstiftningen Dataskyddsförordningen, dataskyddslagen och patientdatalagen syftar till att skydda personer från att deras personliga integritet kränks när kommunen behandlar deras personuppgifter. - Lag om upphovsrätt Upphovsrätten reglerar rätten till användandet av text och bilder.

47

48

49

50

51

52

53 Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Diarienummer KS 2018/ (1) 172 Dnr KS 2016/ Revidering av krisorganisation/ krisledningsplan för s krisorganisation föreslås revidera sitt arbetssätt och även göra förändringar i lokaler för arbete vid kris och extraordinär händelse. Uppdraget från ledningsgruppen och krisledningsnämnden kom efter att erfarenheter efter övningen RIS 2017 redovisats. Förändringarna motiveras också efter att delar ur ledningsgrupp och krisledningsnämnd utbildats i MSB:s, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar. Det är rekommendationer till aktörer i förhållningssätt och arbetssätt som underlättar aktörsgemensam inriktning och samordning. I grunden har inte de uppgifter som beskrivs i, Krisledningsplan för Årjängs kommun, KS 2016/155:18, förändrats utan samma grunder gäller fortfarande. Däremot har den uppdelning mellan olika funktioner som tidigare fanns tagits bort. Krisorganisationen får ett sammanhållet arbetssätt mellan olika funktioner men också i form av gemensamma lokaler. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott Säkerhetssamordnaren och kommunchefens tjänsteskrivelse Krisledningsplan för KS 2016/ Utvärdering efter övning RIS Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Krisledningsplan för, antas.

54 Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Diarienummer KS 2018/ (1) 158 Dnr KS 2016/ Revidering av krisorganisation/ krisledningsplan för s krisorganisation föreslås revidera sitt arbetssätt och även göra förändringar i lokaler för arbete vid kris och extraordinär händelse. Uppdraget från ledningsgruppen och krisledningsnämnden kom efter att erfarenheter efter övningen RIS 2017 redovisats. Förändringarna motiveras också efter att delar ur ledningsgrupp och krisledningsnämnd utbildats i MBS:s, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar. Det är rekommendationer till aktörer i förhållningssätt och arbetssätt som underlättar aktörsgemensam inriktning och samordning. I grunden har inte de uppgifter som beskrivs i, Krisledningsplan för Årjängs kommun, KS 2016/155:18, förändrats utan samma grunder gäller fortfarande. Däremot har den uppdelning mellan olika funktioner som tidigare fanns tagits bort. Krisorganisationen får ett sammanhållet arbetssätt mellan olika funktioner men också i form av gemensamma lokaler. Beslutsunderlag Säkerhetssamordnaren och kommunchefens tjänsteskrivelse Krisledningsplan för KS 2016/ Utvärdering efter övning RIS Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Krisledningsplan för, antas.

55 Kommunchefens stab Ulf Strandberg, TJÄNSTESKRIVELSE 1(3) Dnr 2016/ Kommunstyrelsen Revidering av befintlig krisorganisation Sammanfattning s krisorganisation föreslås revidera sitt arbetssätt och även göra förändringar i lokaler för arbete vid kris och extraordinär händelse. Uppdraget från ledningsgruppen och krisledningsnämnden kom efter att erfarenheter efter övningen RIS redovisats. Förändringarna motiveras också efter att delar ur ledningsgrupp och krisledningsnämnd utbildats i MBS:s, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar. Det är rekommendationer till aktörer i förhållningssätt och arbetssätt som underlättar aktörsgemensam inriktning och samordning. I grunden har inte de uppgifter som beskrivs i, Krisledningsplan för Årjängs kommun, KS 2016/155:18, förändrats utan samma grunder gäller fortfarande. Däremot har den uppdelning mellan olika funktioner som tidigare fanns tagits bort. Krisorganisationen får ett sammanhållet arbetssätt mellan olika funktioner men också i form av gemensamma lokaler. Beslutsunderlag Krisledningsplan för KS 2016/ Utvärdering efter övning RIS Beskrivning av ärendets gång Organisationer som hanterar kriser måste i stort sett kunna ändra sitt arbetssätt baserat på erfarenheter och utvärderingar efter varje händelse som hanteras. Omvärldens förväntningar på att kommunen skall klara sitt uppdrag förändras över tid. Kraven på snabbhet har ökat radikalt de senaste åren. Även förmågan till att kunna samverka med andra organisationer har ökat och kraven på att kunna samordna sin information och sina beslut har förändrats. Postadress Administrativ enhet Box Årjäng Besöksadress Storgatan 66 Telefon vx Fax E-post kommun@arjang.se Webbplats Organisationsnr Bankgiro

56 (3) Utvärdering och utbildning En stor brist som upptäcktes vid utvärderingen av Övning RIS 2017, var just att samordning av den interna information samt förmågan till samverkan emellan funktionerna var bristfällig. En stor del i den problematiken var att krisorganisationen var uppdelad i olika lokaler i kommunhuset. Det saknades även en gemensam grundsyn på uppdraget och även en förståelse för de olika förväntningar som finns från omvärlden. Nu har delar av organisation genomfört 4 utbildningstillfällen i den av MSB tillhandahållna utbildning i gemensamma grunder. Delar av krisledningsnämnden, beredningsgruppen (ledningsgruppen), stab, analys samt informationsfunktionen har utbildats i enhetlighet med dessa rekommendationer. Ett sjuttiotal aktörer inom samhällsskydd och beredskap experter, forskare och praktiker har arbetat under två års tid med att ta fram dessa rekommendationer. Resultatet är gemensamma sätt att tänka och arbeta på för att stödja samverkan och ledning, en gemensam grund för att kunna öka förmågan att hantera samhällsstörningar. Ny sammanhållen organisation Som ett resultat av detta har nu förslag till ny organisation och lokaler tagits fram för beslut. Den nya krisorganisationen kommer att rent fysiskt bli en sammanhållen organisation placerad i Silen och Lelång. Beredningsgruppen och staben lämnar i detta förslag därför Foxen som stabsrum. Det rummet finns nu tillgängligt för krisledningsnämnden vid behov att använda. En ny krisorganisation kommer att både kunna fungera som stabsstöd till kommunchef och beredningsgrupp under mindre krishantering men även kunna fungera som ISF inriktnings och samordningsfunktion vid större störningar och extraordinära händelser. Det som skiljer dem åt är att en särskild samverkansgrupp tillsätts och fungerar med mandat att samverka inom eller utför kommunens gränser. Kostnader Förändringen beräknas inte innebära några ytterligare kostnader. Förvaltningens synpunkter Säkerhetssamordnaren ser att denna förändring kommer vara till stor nytta för att stärka krishanteringsförmågan i. Fler i organisationen kan utbildas och läras upp att samarbeta kring de uppgifter som skall utföras i organisationen. Mindre av specialiserade funktioner som sitter isolerade från varandra. Mer av intern samverkan där fler kan utföra mer av organisationens olika uppgifter. En gemensam grund att stå på och utbilda i, kommer skapa en bättre känsla av att förstå hela uppdraget och inte bara den uppgift man utför för stunden. Dessutom blir det lättare att samverka då alla kommuner går mot samma mål att jobba i enlighet med de gemensamma grunder som MSB har som

57 (3) rekommendation. Förståelsen emellan aktörer kommer att göra det enklare att samverka i extraordinära händelser. Tillgången till färdigt utbildningsmaterial gör att vi i mindre omfattningen behöver skapa eget. Förvaltningens förslag till beslut Att ny krisorganisation för antas Att s krisorganisation exklusive krisledningsnämnden samlokaliseras i ledningsplatsen Silen. Att organisationen med sina funktioner samordnas av en stabchef under ledning av kommunchefen. Att en ny funktion i form av ISF inriktnings och samordningsfunktion inrättas. Ulf Strandberg Säkerhetssamordnare och kommunikationsstrateg Birgitta Evensson Kommunchef Expedieras till Här listar handläggaren till vilka beslutet ska skickas.

58 Kommunstyrelsen Ulf Strandberg/ POLICY Antagen av Kommunfullmäktige Dnr KS 2016/ Paragraf 1(11) Krisledningsplan för

59 (11) Sammanfattning Krisledningsnämnden och beredningsgruppens plan för hantering av extraordinära händelse och andra samhällsstörningar regleras i krisledningsplanen.

60 (11) Innehåll 1 Inledning Definition Bedömningskriterier för tillämpning av Lagen om extraordinära händelser Organisation i händelse av KRIS Aktivering Arbetsuppgifter Dokumentation Lokal Avveckling Ekonomi Återgång till ordinarie verksamhet Beredningsgruppen Aktivering Ansvar- Beredningsgrupp samt beslutsstödsfunktion Arbetsuppgifter beredningsgruppen: Genomföra ledningsgenomgångar (stab)...7 Information:...7 Analys:...7 Service: Dokumentation Lokal Avveckling Sammanfattning av krisledningens ansvar och förutsättningar Utrustningsbehov Bilaga 1 organisationsskiss ny krisorganisation...11

61 (11) 1 Inledning Krisledningsnämnden och beredningsgruppens plan för hantering av extraordinära händelser och andra samhällsstörningar regleras i krisledningsplanen. 1.1 Definition Avviker från det normala. Innebär allvarliga störningar i samhällsviktiga funktioner eller överhängande. Risk för sådana störningar. Kräver skyndsamma insatser av kommunen. 1.2 Bedömningskriterier för tillämpning av Lagen om extraordinära händelser När ordinarie rutiner för ledning inte svarar mot situationens krav. Flera verksamhetsområden berörs, stort behov av samordning inom och utanför organisationen. Stort informationsbehov.

62 (11) 2 Organisation i händelse av KRIS Målsättningen skall vara att den kommunala verksamheten skall bedrivas i väsentligen samma omfattning och former som under normala förhållanden. En anpassning till läget skall ske fortlöpande. - Krisledningsnämnd - Normativ ledning - Beredningsgruppen - Strategisk ledning - Förvaltningarna - Operativ ledning Krisledningsnämnden svarar för den politiska styrningen i händelse av kris eller extraordinär händelse. Krisledningsnämnden utgörs av KSAU, ersättare är i första hand ordinarie ersättare och i andra hand kommunstyrelsens övriga ledamöter. Kommunstyrelsens förvaltningssekreterare ansvarar för dokumentationen i krisledningsnämnden. KSAU, tillika krisledningsnämnd, äger i den egenskapen rätt att överta annan nämnds uppgifter i enlighet med lagen om extraordinära händelser. 2.1 Aktivering Det är kommunstyrelsens ordförande som i samråd med kommunchefen bedömer när en händelse ska betraktas som en extraordinär händelse och att krisledningsnämnden skall aktiveras, och kan besluta i nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. 2.2 Arbetsuppgifter - Organiseras inom fyra timmar med förmåga att leda egna och stödja andras insatser. - Informera länsstyrelsens vakthavande beslutsfattare (TIB) om att krisledningsnämnden i trätt i funktion. - Företräda kommunen. - Besluta om principiella frågor och om mer omfattande prioriteringar. - Besluta om ekonomiska frågor utanför ram. - Ha en delegeringsordning som är så utformad att nödvändiga beslut kan fattas i krisledningsnämndens frånvaro. - Besluta om bistånd till närliggande kommuner. - Ge länsstyrelsen en samlad rapport om läget och händelseutvecklingen i kommunen samt vidtagna och planerade åtgärder. - Fatta beslut om återgång till normal organisation. 2.3 Dokumentation Krisledningsnämnden är ansvarig för att dokumentera nämndens beslut samt göra en sammanställning över krissituationen, vidtagna åtgärder och oförutsedda kostnader under händelseförloppet. Rapportering ska ske fortlöpande och sedan föredras vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Kommunstyrelsens förvaltningssekreterare ansvarar för dokumentationen.

63 (11) 2.4 Lokal Krisledningsnämnden sammanträder i Kommunstyrelsens ordförandes kontor alternativt i Foxen. Alternativ ledningscentral finns på räddningsstationen om lokalerna i kommunhuset av någon anledning inte skulle fungera. 2.5 Avveckling Krisledningsnämnden beslutar när en extraordinär händelse upphör. Krisledningsnämnden avvecklas då och verksamhetsområdena återgår till ordinarie nämnd. Avvecklingsbeslutet anmäls vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Utgångspunkten för krisledningsnämndens ikraftträdande är tidsaspekten. När det inte förekommer tidpress längre och den ordinarie organisationen har förutsättningar till att leda sin verksamhet ska kommunen återgå till normala verksamhetsformer. Krisledningsnämnden måste dock alltid fatta ett formellt beslut om avveckling. 2.6 Ekonomi Samtliga kostnader för krisledningsnämnden, beredningsgruppen, inklusive de olika funktionerna, samt beslutad verksamhet ska redovisas separat. Det är en nödvändighet för uppföljning och utvärdering samt för en efterföljande kostnadsfördelning mellan stat och kommun. Specifikation av kostnadernas art sker på särskilda underkonton i kommunens ekonomisystem. Det är angeläget att räddningstjänstkostnader förs separat då dessa ofta vid omfattande och långvariga insatser är föremål för fördelning mellan stat och kommun. 2.7 Återgång till ordinarie verksamhet Utvärderingen av händelsen bör påbörjas så snart som möjligt efter det att kommunen återgått till normal verksamhet. I utvärderingsarbetet bör allt material i form av t.ex. dokument och anteckningar samlas in och katalogiseras. Med stöd av de insamlade uppgifterna görs en samlad analys av arbetet, som kan resultera i förslag på revideringar i organisation och planer. Analysen med slutsatser och förslag på förändringar föreläggs därefter kommunstyrelsen. Utvärderingen delges även andra parter. 2.8 Beredningsgruppen Beredningsgruppen utgörs av kommunens ordinarie ledningsgrupp. Beredningsgruppen har som stöd en stab, (beslutsstödsfunktion, se bilaga 1) som också har förmåga att kunna stå som värd för en inriktnings- och samordningsfunktion (ISF). Arbetet leds av kommunchef med stöd av en stabschef. 2.9 Aktivering Det är kommunstyrelsens ordförande som i samråd med kommunchefen bedömer när beredningsgruppen skall aktiveras Ansvar- Beredningsgrupp samt beslutsstödsfunktion Beredningsgruppens huvudsakliga uppgift är att besluta om verkställighet av normativa beslut och insatsernas ram. Beredningsgruppen utgör den strategiska ledningen. Den strategiska ledningen beslutar om verkställighet av normativa beslut, fastställer tidsplaner, resursfördelning och geografiska

64 (11) avgränsningar. Den strategiska ledningen ansvarar också för områdesbevakning, och samverkan med andra organisationer. Till beredningsgruppens stöd finns en beslutsstödsfunktion (stab) som leds av en stabschef Arbetsuppgifter beredningsgruppen: - Organiseras inom 2 tim. - Bereda beslutsunderlag för krisledningsnämnden - Prioritera åtgärder. - Säkerställa samverkan mellan berörda myndigheter, företag och organisationer och kunna stå värd för en inriktnings- och samordningsfunktion, ISF - Ansvara för dokumentation Genomföra ledningsgenomgångar (stab) - Organiseras inom 2 tim. - Skapa och vidmakthålla en aktuell bild av läget. - Genomföra stabgenomgångar. - Leda arbetet i beslutsstödsfunktion med följande arbetsuppgifter Information: - Sortera och bearbeta inkommande information och ärenden. - Samordna intern och extern information - Bearbeta och analysera informationsbehovet. - Förmedla snabb, saklig och samordnad information till media, allmänhet, drabbade, anställda m.fl. Analys: - Bedöma utvecklingen på sikt. - Följa upp beslut och göra konsekvensanalyser. - Analysera insatsbehov samt lämna förslag till prioriteringar inför beslut i beredningsgruppen. - Bedöma omedelbara och långsiktiga konsekvenser av händelsen samt föreslå åtgärder för att lösa situationen inför beslut i beredningsgruppen. Service: - Ansvarar för att adekvat IT-stöd finns. - Planera för personalförsörjning och måltidsförsörjning. - Vid behov ska en särskild funktion för upplysningar till allmänheten inrättas. Den bemannas med personal som besvarar allmänhetens frågor utifrån de direktiv som beslutsstödsfunktionen (stab)

65 (11) 2.11 Dokumentation Beredningsgruppens arbete dokumenteras genom dagboksanteckningar och där beslut noteras särskilt. För att kunna följa och meddela sig till andra aktörer skall man även använda WIS (webbaserat informations system) Beredningsgruppen utser ansvarig sekreterare som för dokumentationen Lokal Beredningsgruppen sammanträder i konferensrummet Silen/Lelång Reservplats är Räddningstjänstens ledningscentral. Presskonferenser hålls i första hand i konferensrummet Silen på bottenvåningen i kommunhuset Avveckling Beslut om avveckling av beredningsgruppens arbete tas av kommunchefen.

66 (11) 3 Sammanfattning av krisledningens ansvar och förutsättningar Grupp Funktion Ansvar Inställelsetid Lokal Krislednings nämnd Normativ ledning Informera länsstyrelsens vakthavande beslutsfattare om att krisledningsnämnden trätt i funktion - Företräda kommunen - Besluta i principiella frågor, om mer omfattande prioriteringar och ekonomiska frågor utanför ram - Ha upprättad delegeringsordning som är så utformade att beslut kan fattas i krisledningsnämndens frånvaro - Besluta om bistånd till närliggande kommuner - Ge länsstyrelsen en samlad rapport om läget och händelseutvecklingen i kommunen samt vidtagna och planerade åtgärder10 - Fatta beslut om återgång till normal organisation 4 tim Kommunstyrelsens ordförandes kontor samt vid behov, Foxen Beredningsgruppen/ledningsgrupp. Leds av kommunchef Strategisk ledning - Bereda beslutsunderlag för krisledningsnämnden - Prioritera åtgärder & ansvara för dokumentation - Tillskapa samverkan mellan berörda myndigheter, företag och organisationer och kunna stå värd för en inriktnings- och samordningsfunktion (ISF) 2 tim I Silen samt Lelång Beslutsstödsfunktion (stab) Leds av stabschef Beslutsstödsfunktionens (Stabens) uppgifter - Skapa och vidmakthålla en aktuell bild av läget - Genomföra en ledningsgenomgång vid avlämning till nästa bemanningsgrupp - Leda arbete i stab med nedanstående uppgifter 2 tim I Silen samt Lelång Information - Sortera och bearbeta inkommande information och ärenden - Samordna intern och extern information - Bearbeta och analysera informationsbehovet - Förmedla snabb, saklig och samordnad information till media, allmänhet, drabbade, anställda m.fl. - Presskonferens Analys - Bedöma utvecklingen på sikt - Följa upp beslut och göra konsekvensanalyser - Analysera insatsbehov samt lämna förslag till prioriteringar inför beslut i krisledningsgruppen. - Bedöma omedelbara och långsiktiga konsekvenser av händelsen samt föreslå åtgärder för att lösa situationen inför beslut i krisledningsgruppen Service - Ansvara för att adekvat IT-stöd finns - Planera för personalförsörjning och måltidsförsörjning

67 (11) 4 Utrustningsbehov Enhet Lokaler Utrustning Krisledningsnämnd Beredningsgrupp samt beslutsstödsfunktion (stab) Kommunstyrelsens ordförandes kontor samt vid behov Foxen Silen samt Lelång Datauttag, whitebord, Radio, mobiltelefon En direkt utgående telefonlinje, flera inkommande telefonlinjer. Rakel, TV, 2 st whiteboard, smartboard, Radio, mobiltelefoner, Data med internet

68 (11) 5 Bilaga 1 organisationsskiss ny krisorganisation