Årsredovisning med analys

Transkript

1 BUN 1 Au 1 Årsredovisning med analys BUN 2014/52 - Årsredovisning 2013, Ekonomisk rapport 2/2013 Bokslut och årsredovisning för år 2013 godkänns och överlämnas till regionstyrelsen. Förvaltningen får i uppdrag att överlämna Sammanfattande text av nämndens förvaltningsberättelse till regionstyrelsen. Förvaltningen får i uppdrag att inlämna redovisning och analys med koppling till koncernstyrkortet samt redovisning av köp från uppdragsföretag till regionstyrelsen. Paragrafen förklarades omedelbart justerad. T.f förvaltningschef Per Olof Sahlberg föredrog ärendet. Ekonomichef Elisabeth Österdahl gav en fördjupad presentation av ekonomin. Av förvaltningens förslag till årsredovisning framgår bland annat att barn- och utbildningsnämndens och förvaltningens arbete med att få en ekonomi i balans har gett lyckats på nämndnivå. Resultatet för 2013 visar ett överskott på 6,4 miljoner kronor, vilket är bättre än vad prognoserna visat under året. Förvaltningen konsaterar även att, trots stora kraftansträngningar, har inte alla verksamheter en budget i balans. Ytterligare genomlysningar behöver göras för att komma tillrätta med detta. Budgetramen för 2012 uppgick till kronor. Av regionsfullmäktige beslutade förändringar uppgick till totalt kronor. Rambudgeten för 2013 uppgår till kronor, dvs en förstärkning med ca 48 miljoner kronor. För personalkostnadsökningar har nämnden, i princip, erhållit full kompensation. När det gäller barn- och utbildningsnämndens styrkort bedömer förvaltningen att måluppfyllelsen, när det gäller kostnadsnivån, för grundskolan och grundsärskolan som grön dvs det här är vi bra på. För förskolan och fritidshemmen bedöms måluppfyllelsen, för kostnadsnivån, som röd dvs det här är vi inte bra på, åtgärder krävs.

2 BUN 1 fors Av föredragningen framgick bland annat problematiken med att följa upp brukarnas upplevelser av att tjänsterna levereras med god kvalitét. Svarsfrekvensen, från föräldrarna, är så låg att generella slutsatser inte kan dras. För Samhällsperspektivet betonas utbildningens betydelse, som framgångsfaktor, för att målet Gotland ska utvecklas i linje med visionsmålen och har ett starkt varumärke ska kunna nås. I årsredovisningen anges även ett antal förbättringsområden. Korrigering av uppgift på sidan fyra i förslaget till årsredovisning gjordes. Tabell tre, sidan fyra, under rubriken Trygghet, elever åk 8 är felaktig (78%). Ska vara 85%. Arbetsutskottet föreslog att årsredovisningen godkänns. Förvaltningen har därefter, till nämndens sammanträde, utarbetat skriftligt förslag till årsredovisning med reviderat förslag till beslut. ANM. Förvaltningen gör redaktionella ändringar i dokumentet innan det expedieras. Dokumentet kommer att förses med innehållsförteckning och den felaktiga uppgiften för Trygghet, elever åk 8 ändras. BUF, ekonomi för åtgärd

3 BUN 2 Au 2 Intern kontroll BUN 2014/7 Ärendet utgick då verifierbart underlag saknas. Ärendet återkommer till nästa sammanträde.

4 BUN 3 Au 3 Information. Budgetram för barn- och utbildningsnämnden, 2014 BUN 2014/5 - Regionstyrelsen , inklusive bilaga om riktlinjer och rekommendationer Informationen tas emot. Regionstyrelsen har i enlighet med regionfullmäktiges riktlinjer för god ekonomisk hushållning samt direktiv och rekommendationer till nämnderna överlämnat budgetramen för Budgetramen för barn- och utbildningsnämnden uppgår till kronor. Budgetramen får inte överskridas. Av regionstyrelsens underlag framgår även att det vid konflikt mellan verksamhetens mål och de ekonomiska resurserna, är de ekonomiska resurserna överordnade verksamhetsmålen. Nämndens budget har överlämnats av regionstyrelsens ordförande Åke Svensson och tillförordnad regiondirektör Per Lindskog. För barn- och utbildningsnämndens räkning kvitterades budgeten av nämndens ordförande Brittis Benzler och tillförordnad förvaltningschef Per Olof Sahlberg. Arbetsutskottet föreslog att informationen tas emot. --

5 BUN 4 Au 4 Kompletteringsbudget. Investeringar BUN 2014/6 - Förvaltningens tjänsteskrivelse, Kompletteringsbudgeten godkänns, för beslut av regionstyrelsen. Paragrafen förklarades omedelbart justerad. Barn- och utbildningsförvaltningen har utarbetat förslag till kompletteringsbudget för investeringar, Kompletteringsbudgeten ska, efter nämndens godkännande, beslutas av regionstyrelsen. Förvaltningen föreslår att de medel, kronor, som reserverats för ombyggnation av Solklintens förskola förs över till 2014 för anpassning av skollokaler till förskoleverksamhet. Förvaltningen föreslår även att den kvarstående budgeten för IT, kronor, reserveras för fortsatt utbyggnad av trådlösa nät i grundskolan, Sexton grundskolor är klara och det återstår fjorton stycken. Förvaltningen understryker vikten av att detta IT-projekt får fortsätta och konstaterar att inga andra medel finns budgeterade. Bakgrunden till förvaltningens förslag om överföring av medel för anpassning av skollokaler är regionstyrelsens beslut om lokaleffektivisering, minskad kostnad för lokalhyror. Barn- och utbildningsförvaltningen har beslutat att Solklintens förskola flyttar sin verksamhet till skolans lokaler. I investeringsbudgeten för 2013 finns pengar, kronor, avsatta för ombyggnad av kök. Dessa pengar behövs numera, och i stället, för anpassning av skollokalerna. Förvaltningen föreslår således att drygt en miljon kronor förs över från år 2013 till år 2014 dels för lokalanpassning, Solklintsskolan, dels för fullföljande av trådlösa nät i grundskolan. Arbetsutskottets föreslog, i enlighet med förvaltningens förslag, att kompletteringsbudgeten godkänns och överlämnas till regionstyrelsen för beslut. BUF, ekonomi för åtgärd

6 BUN 5 Au 5 Delrapport. Uppförande av nya förskolor Adjutanten, A 7 området, och Tofta BUN 2013/539 - Förvaltningens tjänsteskrivelse, Rapporten godkänns. Behovet av förskoleplatser har ökat i östra Visby och Tofta. Barn- och utbildningsnämnden har i lokalförsörjningsplanen för 2014 och 2015 lagt in detta ökade behov. Av förvaltningens rapport framgår att projektering av förskola på A 7 området, Adjutanten, kommer att påbörjas under våren Medel, pengar, är avsatta för att påbörja en byggnation, men förutsätter att medel även kommer att finnas Förhyrning av lokaler övervägs som ett alternativ. För Tofta förskola, rapporterar förvaltningen, har projektering och påbörjad planering gjorts. Muntligt godkännande finns från de boende i området. Detaljplanering av området, som är aktuellt för bygget, saknas. För båda förskolorna, föreslår förvaltningen, att ritningarna för Fole skola utgör utgångspunkt. För de tillfälliga lokalerna i Eskelhem är bygglov inlämnat, Verksamhetsanpassning av lokalerna kommer att påbörjas när bygglov beviljats. Konstaterades att det är av största vikt att båda förskolorna, Adjutanten och Tofta, kommer med när investeringsbudgeten för 2015 diskuteras. Så här långt har Region Gotland avsatt 40 miljoner kronor i lokalförsörjningsplanen för Arbetsutskottet föreslog, i enlighet med förvaltningens förslag, att rapporten godkänns. BUF, koordinator lokaler (Ann Gardelius)

7 BUN 6 Au 6 Uppföljning. Betyg höstterminen 2013 BUN 2014/91 - Förvaltningens tjänsteskrivelse, Måttbandet nr 231, januari 2014, till nämd Informationen tas emot. Förvaltningen har utarbetat betygsstatistik för höstterminen Av underlaget framgår: Hur stor andel av eleverna som har fått minst betyg E i svenska/svenska som andra språk, engelska och matematik årskurs 6 till och med årskurs 9. Hur många elever som på respektive skola har fått betyget F i något eller några ämnen, dvs inte är godkända. Hur många elever som på respektive skola ej har fått något betyg då det saknas underlag för att bedöma elevens kunskapsnivå. Resultaten för pojkar är, fortfarande, genomgående lägre än för flickor. Arbetsutskottet föreslog att informationen tas emot. BUF, verksamhetsuppföljning

8 BUN 7 Au 7 Information. Medarbetarenkät, barn- och utbildningsförvaltningen, 2013 BUN 2014/63 - Medarbetarenkät 2013, sammanfattning av resultat barn- och utbildningsförvaltningen Rapporten tas emot och läggs till handlingarna. Syftet med medarbetarenkäten är att mäta medarbetarnas upplevelse av motivation, engagemang, trivsel och arbetsglädje i det dagliga arbetet. Svaren på enkäten utgör även grund för redovisningen av medarbetarperspektivet i styrkortet. Svarsfrekvensen för Region Gotland totalt är 80% och för barn- och utbildningsförvaltningen är 79%. Jämförelse görs av resultaten mellan åren 2012 och Av förvaltningens resultatsammanfattning framgår bland annat att barn- och utbildningsförvaltningen (BUF) har högre värde för medarbetarskap jämfört med regionen men lägre värde för ledarskap, utveckling, arbetsförutsättningar och arbetsmiljö. Noterbart är att BUF ökade (förbättrade) eller har samma värden 2013 som 2012 för alla frågeområden utom ledarskap. Arbetsutskottet föreslog att informationen tas emot och läggs till handlingarna. BUF, verksamhetsuppföljning (Per Löttiger)

9 BUN 8 Au 8 Beslut om delegation. Barn- och elevhälsan BUN 2013/729 - Förvaltningens tjänsteskrivelse, Delegationsbeslut, barn- och elevhälsan, Godkänns att verksamhetschefen för Barn- och elevhälsan överlåter/delegerar till 1:e skolsköterska att fullgöra enskilda ledningsuppgifter med stöd av 30 HSL, enligt bilaga. Godkänns att verksamhetschefen för Barn- och elevhälsan överlåter/delegerar till skolöverläkaren att fullgöra enskilda ledningsuppgifter med stöd av 30 HSL och SOSFS 2013:3, enligt bilaga. Verksamhetschefen för Barn- och elevhälsan är den som har det samlade ledningsansvaret för den medicinska delen av elevhälsan, 29 HSL. Verksamhetschefen kan och måste i vissa fall, mot bakgrund av sin kompetens, uppdra åt annan att fullgöra enskilda ledningsuppgifter, med stöd av 30 HSL. Verksamhetschefen får endast bestämma över diagnostik eller vård och behandling av enskilda patienter om hon eller han har tillräcklig kompetens och erfarenhet för detta. Förvaltningens förslag till delegationsbeslut innebär bland annat att nämnden utser skolöverläkaren att svara för anmälningsskyldighet enligt Lex Maria. Arbetsutskottets förslag till beslut i enlighet med förvaltningens. Barn- och elevhälsan

10 BUN 9 Au 9 Rutin för remisshantering. Barn- och elevhälsan BUN 2014/58 - Förvaltningens tjänsteskrivelse med förslag till rutin, Riktlinjer för Barn- och elevhälsans remisshantering fastställs. Enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) ska vårdgivaren ge skriftliga direktiv och säkerställa att det finns rutiner för hur remisser, inom hälso- och sjukvården, ska utformas och hanteras. Barn- och utbildningsnämnden är vårdgivare för den medicinska delen av elevhälsan. Mot bakgrund av 2 och 3 HSL, har förvaltningen utarbetat förslag till rutin för remisshantering. Arbetsutskottets förslag i enlighet med förvaltningens. Barn- och elevhälsan

11 BUN 10 Au 10 Rapport. Inskrivningsregler i förskolan effekterna av utökad veckotid för barn till föräldralediga eller arbetssökande BUN 201/55 - Barn- och utbildningsnämnden, , 75 - Förvaltningens tjänsteskrivelse, Rapporten läggs till handlingarna. Barn- och utbildningsnämnden beslutade vid sitt sammanträde i oktober 2012 att från och med januari 2013 erbjuda barn i åldrarna 1-5 år, till föräldralediga eller arbetssökande, utökad tid från 15 till 25 timmar per vecka. Nämnden beslutade även att effekterna av beslutet skulle följas upp. Uppföljningen skulle göras dels med avseende på ekonomi och dels med avseende på arbetsbelastning för personalen. Förvaltningen har nu utarbetat rapport. Av rapporten framkommer bland annat att de ekonomiska effekterna är marginella och att en mera ingående analys krävs för att kunna följa upp dessa. När det gäller uppföljning med avseende på arbetsbelastning har arbetsmiljön mätts ut tre perspektiv, varav två bygger på självskattning. De tre perspektiven är; jämförande statistik av schematid i verksamhetssystemet Procapita (oktober månad åren ), medarbetarenkäten om arbetssituationen och verksamhetsenkäten om arbetsbelastning per enhet. När det gäller verksamhetsenkäten, direkt fråga till verksamhetsansvariga Märker personalen av någon skillnad i arbetsbelastning efter BUN s beslut att utöka tiden från 15 till 25 tim/vecka, så anger chefer som representerar av förskoleplatser svaret Ja. Förvaltningen konstaterar att merparten av de enheter som inte märker någon skillnad i arbetsbelastning är fristående och har haft detta system sedan tidigare. Arbetsutskottets förslag i enlighet med förvaltningens.

12 BUN 11 Au 11 Revidering. Barn- och utbildningsnämndens sammanträdesplan 2014, inklusive dess arbetsutskott BUN 2013/540 -(Barn- och utbildningsnämnden, 106, ) - Barn- och utbildningsnämnden, 11, Förvaltningens tjänsteskrivelse, Nämndens sammanträde den 19:e mars, på förmiddagen, flyttas till den 20:e mars, samma tidpunkt. Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott beslutade den 19:e januari att flytta sitt sammanträde den 19:e mars till den 20:e mars, eftermiddag, samt att flytta sammanträdet den 21:e mars till den 24:e mars. Bakgrunden till förslaget är att dialogmötena mellan regionstyrelsens arbetsutskott och nämnderna pågår under denna period. Barn- och utbildningsnämndens ordförande är även ledamot i regionstyrelsens arbetsutskott. Arbetsutskottet föreslår att barn- och utbildningsnämnden flyttar sitt sammanträde den 19:e mars till den 20:e mars, förmiddag. Reviderad sammanträdesordning för 2014 bifogas det tryckta protokollet. Ledningskontoret, kanslienheten

13 BUN 12 Au 12 Beslutsattestanter 2014 BUN 2014/34 - Förvaltningens tjänsteskrivelse, Till generella beslutsattestanter utses; nämndens ordförande Brittis Benzler, t.f skoldirektör Per Olof Sahlberg och ekonomichef Elisabeth Österdahl. Enligt kommunens (Region Gotlands) attestreglemente ska varje nämnd utse personer med rätt att beslutsattestera eller vara ersättare för dessa. Nämnden ska ansvara för att upprätthålla en aktuell förteckning över beslutsattestanter, av vilken det även ska framgå omfattningen för respektive beslutsfattares ansvar. Enligt delegationsordning för barn- och utbildningsnämnden har ekonomichefen rätt att utse attesträttsinnehavare, fortlöpande revidera under året samt häva attesträtt. Arbetsutskottets förslag i enlighet med förvaltningens. BUF, berörda attestanter

14 BUN 13 Au 13 Information. Miljö- och hälsoskyddsnämndens inspektion av förskolor och skolor BUN 2014/31 - Förvaltningens tjänsteskrivelse Informationen godkänns. Miljö- och hälsoskyddsnämnden genomför under slutet av 2013 och under 2014 inspektion på förskolor och skolor. Framförallt följer man upp tre punkter. Egen kontroll, riskbedömning och ansvarsfördelning. Ventilation, buller, lokalen, allergi och hygien. Radon, fukt, smittskydd, städning och rengöring. Inspektionsrapporterna visar, så här långt, att det är dokumentation som saknas i de flesta fall. Rutiner finns men egenkontrollen ska dokumenteras. Behov av bra verktyg har uppkommit. Barn- och utbildningsförvaltningen genomför en översyn av de datoriserade arbetsmiljöblanketterna, vilka utgör stöd för kontrollarbetet. Miljö- och hälsoskyddsnämndens beslut sker i form av förelägganden, om att vidta åtgärder. Besluten tillställs barn- och utbildningsnämnden. Samtliga inkomna förelägganden finns i en pärm på nämndsekreterarens rum, för de som vill läsa. Förvaltningen avser att under 2014 återkomma med sammanfattande rapport. Arbetsutskottet föreslog, i enlighet med förvaltningens förslag, att informationen godkänns. BUF, koordinator lokaler (Anne Gardelius)

15 BUN 14 Au 16 Information. Förskoleplatser BUN 2014/27 Informationen togs emot. Ärendet föredrogs av Karin Sandberg Täpp, vikarierande chef för kvalitéts- och utvecklingsavdelningen. Av informationen framkom bland annat att förvaltningen bedömer att samtliga barn som nu står i kö kommer att få plats under våren, i enlighet med uppdrag. Förvaltningen arbetar både på kort och på lång sikt. För att bedriva exempelvis förskoleverksamhet i lokaler måste bygglov sökas. En konsekvens av detta är att på kort sikt måste befintliga lokaler användas. Därför arbetar förvaltningen med att befintliga förskolor tar emot fler barn genom att nyttja lekhallar med kringliggande aktivitetsrum. Parallellt med dessa kortsiktiga lösningar arbetar förvaltningen med att planera för nästa verksamhetsår. Planeringen ska vara klar till maj, i år. Arbetsutskottet beslutade att ge förvaltningen i uppdrag att, före sommaren, återkomma med en rapport om det långsiktiga arbetet med planering av förskolans verksamhet. Av rapporten ska framgå hur implementeringen av Skolverkets allmänna råd för förskolan, SKOLFS 2013:179, ska ske. Expediers Kvalitéts- och utvecklingsavdelningen

16 BUN 15 Au 17 Rapport. Förskolan i Roma BUN 2014/100 - Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott, 17, Förvaltningens tjänsteskrivelse, Delrapporten tas emot. Ärendet återkommer till arbetsutskottet. Arbetsutskottet beslutade vid sitt sammanträde att ge förvaltningen i uppdrag att, tillsammans med teknikförvaltningen, undersöka möjliga lokallösningar för förskolan i Roma, ur ett långsiktigt perspektiv. En utgångspunkt i rapporten skulle vara att förskoleverksamheten lämnar skolans lokaler. Ett önskemål som skulle beaktas i rapporten var en samlad förskola, under ett och samma tak. Av förvaltningens delrapport framkommer bland annat lokalkostnaderna för Klostergården i Roma och för Gläntan. Renoveringskostnaderna för Klostergården i Roma uppskattas till kronor per kvadratmeter. Ytan är totalt kvadratmeter och kostnaden blir då 60 miljoner kronor. Driftskostnaden för Klostergården uppskattas till 6 miljoner kronor per år. Renoveringskostnaderna för Gläntans förskola uppskattas till ca 4 miljoner kronor. Driftskostnaderna är kronor. Förskolans lokalbehov motsvarar en paviljong med två avdelningar. Driftskostnaden för detta är ca 1 miljon kronor per år. Ärendet ska återkomma till arbetsutskottet med avseende på specificering av renoveringskostnaderna för Klostergården. BUF, koordinator lokaler (Anne Gardelius)

17 BUN 16 Information. Karriärtjänster BUN 2014/5xx - (Barn- och utbildningsnämnden, , 76) - Förvaltningens tjänsteskrivelse Informationen tas emot. Regeringen införde, från och med 1 juli 2013, två nya typer av karriärtjänster inom skolan. Den ena benämns förstelärare och den andra särskilt yrkesskicklig lärare med forskarutbildning (lektor). Syftet med karriärtjänster är att göra läraryrket mer attraktivt och säkra en god undervisning för elever. Reformen gäller alla skolformer utom förskola. Barn- och utbildningsnämnden beslutade i september, 2013, att ge förvaltningen i uppdrag att inrätta karriärtjänster i Region Gotland samt att ansöka om statsbidrag för dessa. Nämnden beslutade även, under samma punkt, att karriärtjänsterna ska utformas som tidsbegränsade anställningar. Förvaltningen informerar nu om att man planerar för att lämna ansökan till Skolverket. Ärendet återkommer, som informationsärende, till nämndens sammanträde i mars. BUF, personalchefen (Bo Stenbom)

18 BUN 17 Förvaltningschefens information Rekrytering av förvaltningschef. Per Olof Sahlberg informerade om att han återtagit sin ansökan till tjänsten som förvaltningschef för barn- och utbildningsförvaltningen, av personliga skäl. Information har tidigare getts arbetsutskottet.

19 BUN 18 Anmälningsärenden Till handlingarna lades följande, med stöd av delegation, fattade beslut, 2013: Beslut om ändring av lön Beslut om ändring av lön, vikarierande koordinator. Beslut Beslut om ändring av lön, skolöverläkare. Beslut Beslut om ändring av lön, lärarbibliotekarie. Beslut Beslut om anställning Tidsbegränsad anställning, projektledare. Beslut Tidsbegränsad anställning, vikarieförmedlare. Beslut Tillsvidare anställning, vikarieförmedlare. Beslut Beslut om uppsägning av provanställning Beslut Överenskommelse om avgångsvederlag Egen begäran. Beslut Egen begäran. Beslut Till handlingarna lades följande, med stöd av delegation, fattade beslut, 2014: Överenskommelse om avgångsvederlag Egen begäran Egen begäran Beslut om facklig utbildning Lärarförbundet. Utbildning av fackliga förtroendemän. Beslut Beslut om ändrad avslutningsdag, vt 2014 Dalhem skola. Beslut

20 BUN 19 Överföring av resultat 2013 BUN 2014/103 - Förvaltningens tjänsteskrivelse, Föreslås regionstyrelsen att kronor, av nämndens överkott på kronor, överförs till Paragrafen förklarades omedelbart justerad. Överföring av 2013 års överskott sker i enlighet med Regler för styrning och uppföljning i Gotlands Kommun. Överföring av över- respektive underskott ska föregås av en beredning där respektive nämnds verksamhet och utfall analyseras. Vid överföring gäller att 75 procent av det förhandlade överskottet överförs. Förvaltningen bedömer att analys av det ekonomiska resultatet och verksamheten för barn- och utbildningsnämnden väl motiverar att kronor av nämndens överskott på kronor kan föras över till Regionstyrelsen

21 BUN 20 Övriga frågor. Lokalförsörjning Stånga skola BUN 2014/xx - Informationen togs emot. Ledamoten Sven Bosarfve (M) ställde fråga med avseende på behovet av lokalplanering för Stånga skola. Frågan ställdes mot bakgrund av det ökande antalet barn vars föräldrar efterfrågar skolgång i Stånga skola. Ordförande Brittis Benzler informerade om att hon gett förvaltningschefen i uppdrag att till budgetarbetet utarbeta en investeringsplan med tyngdpunkt på lokalförsörjning. Stånga skolas behov, precis som övriga verksamheters, omhändertas inom ramen för lokalförsörjnings- och investeringsprocessen. BUF, ekonomi