KALLELSE. Plats och tid för sammanträdet Havsörnen, Borgholm, , klockan 13:00. Magnus Ståhl / Therese Åhlander

Transkript

1 1 Socialnämnd KALLELSE Plats och tid för sammanträdet Havsörnen, Borgholm, , klockan 13:00 Magnus Ståhl / Therese Åhlander Ordförande Sekreterare Utses att justera:. Plats och tid för justeringen: i Borgholm / 2019 ÄRENDEN Sid 1 Upprop 2 Nytillkomna ärenden 3 Godkännande av dagordningen 4 Anmälan om jäv 5 Val av justerare 6 Information från socialchef / Information från beredningen för Sveriges bästa äldreomsorg. 2017/ Preliminär budgetuppföljning december 2018 samt bokslutstext Dokument läggs ut på Netpublicator / Taxor för vård och omsorg 2019, kostnad för hemtjänsttimmen 2018/ Riktlinjer för personlig assistans 2018/ Revidering av riktlinjer för handläggning av insatser enligt SoL och LSS inom Borgholms kommuns omsorg om funktionsnedsatta OFN 12 Förslag ny renhållningsordning för Borgholms kommun. Förslagets innebörd Rapport utifrån tillsyn av PwC, Projektplan handläggning inom IFO Borgholms kommun 2019/ / /

2 2 14 Rapport utifrån tillsyn av PwC, Projektplan handläggning inom LSS Borgholms kommun 15 Redovisning av delegationsärenden till socialnämnden december / /

3 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning 1 (1) / Handläggare Anna Hasselbom Trofast Socialchef Ert datum Er beteckning Till Socialnämndens arbetsutskott Information från socialchef Förslag till beslut att godkänna informationen och lämna över till socialnämnden. Ärendebeskrivning Anna Hasselbom Trofast, socialchef ger följande information: Verksamheterna har fungerat bra under jul och nyårshelgerna. - arbete med Bokslut pågår. - Chefsrekryteringar är klara. IFO Paula Cristifidis Cederqvist, börjar på BOF, Per-Martin Boklund börjar för VOF. - Ser över lokalförsörjningsplanen, Kamelen har arbetsmiljöproblem och Stadshuset. Höken har lediga rum vilket gör att AME flyttar över till Höken. - Ekbacka klart för inflytt. Invigning till våren. - Renovering påbörjas på gamla Ekbacak 1 och 2. - Fastighetsbekymmer på Soldalen och Strömgården. Tar lång tid att utföra akuta åtgärder. Anna Hasselbom Trofast Chefens titel. Anna Hasselbom Trofast Socialchef Postadress Telefon Telefax / www Box 52[ Anna.HasselbomTrofast@borgholm.se Borgholm

4 Sammanträdesprotokoll SOCIALNÄMNDENS ARBETSUTSKOTT 4 Sammanträdesdatum Paragraf 1 Dnr 2019/4 700 SN Information från socialchef 2019 Beslut Socialnämndens arbetsutskott beslutar att godkänna informationen och lämna över till socialnämnden. Ärendebeskrivning Anna Hasselbom Trofast, socialchef ger följande information: - Verksamheterna har fungerat bra under jul och nyårshelgerna. - Arbete med bokslut 2018 pågår. - Chefsrekryteringar är klara. IFO Paula Cristofidi Cederqvist, börjar på BOF, Per-Martin Boklund börjar för VOF. - Lokalförsörjningsplanen ses över, Kamelen och stadshuset har arbetsmiljöproblem. Höken har lediga rum vilket gör att AME flyttar över till Höken. - Ekbacka är klart för inflytt. Invigning planeras till våren. - Renovering påbörjas på gamla Ekbacka 1 och 2. - Fastighetsbekymmer på Soldalen och Strömgården. Det tar lång tid att få akuta åtgärder utförda. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

5 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning 1 (1) / Handläggare My Nilsson Controller Ert datum Till Socialnämnden Er beteckning Bokslutstext 2018 samt preliminär budgetuppföljning december Förslag till beslut att godkänna bokslutstexten för 2018 och lägga till handlingarna att godkänna preliminär budgetuppföljning december och lägga till handlingarna Ärendebeskrivning Bokslutstexten för 2018 är framtagen av förvaltningschef tillsammans med verksamhetschefer, enhetschefer och ekonom. I bokslutstexten redovisas förvaltningens måluppfyllelse, beskrivning av det gångna året samt framtidsutsikter. I den preliminära budgetuppföljningen för december redovisas förvaltningens budgetavvikelse för perioden januari till december Siffrorna är preliminära och kan komma att korrigeras då bokslutet inte är helt färdigställt ännu. Beslutsunderlag Bilaga: Verksamhetsberättelse 2018 Anna Hasselbom Trofast Socialchef My Nilsson Controller Skickas till Socialnämnden Postadress Telefon Telefax / www Box 52[ My.Nilsson@borgholm.se Borgholm

6 Sammanträdesprotokoll SOCIALNÄMNDENS ARBETSUTSKOTT 6 Sammanträdesdatum Paragraf 2 Dnr 2018/ SN Preliminär budgetuppföljning för december Beslut Socialnämndens arbetsutskott beslutar att godkänna den muntliga informationen och lägga till handlingarna Ärendebeskrivning Budgetuppföljningen för december månad 2018 redovisas muntligt då resultatet ännu inte är fastställt. I det preliminära resultatet saknas intäkter gällande extratjänster från Arbetsförmedlingen samt korrekta kostnader för SVA-undervisning juli- december Det preliminära resultatet visar att budgetavvikelsen för omsorgen om funktionsnedsatta (OFN) är 200 tkr bättre än prognosen. Hemtjänsten ökade sina kostnader under december vilket gör att verksamheten inte håller prognosen. Särskilt boendes avvikelse ligger enligt prognos och bemanningsenheten visar på en bättre avvikelse än väntat. Individ- och familjeomsorgen (IFO) har haft dyrare kostnader, dels på grund av renovering av fastigheter samt många personalkrävande ärenden inom stöd och insatser. Sjukfrånvaron ligger något högre än samma period föregående år. 2017: 8,12 % och 2018: 8,14 %. Kostnad för fyllnad och övertid har minskat jämfört med föregående år. Budget kick-off för 2020, hur ska vi arbeta framåt? Skickas till Socialnämndens arbetsutskott Justerandes sign Utdragsbestyrkande

7 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning 1 (2) / Handläggare My Nilsson Controller Ert datum Till Socialnämnden Er beteckning Kostnad för hemtjänsttimme 2019 Förslag till beslut att hemtjänsttimmen som brukare betalar för i Borgholms kommun är 402 kr/h för att kostnad för hemtjänst i Borgholms kommun vilken Borgholms kommun betalar då brukare erhåller hemtjänst i annan kommun är 455 kr/h för Ärendebeskrivning Enligt beslut i SN 2016/113 ska hemtjänsten arbeta med resursfördelning. Denna skrivelse beslutar om det timbelopp som ska utgå per område baserat på beviljad tid. Beslutsunderlag Hemtjänsttimmen fördelas per område och enligt de belopp som beskrivs för extern och intern ersättning. Det finns sju olika ersättningsnivåer för internt samt för externt bruk. Med externt menas den timtaxa som kommunen skulle betala en utomstående aktör för hemtjänst. Ersättningen innefattar en schablonlöneökning för åtta månader Hemtjänsttimme per område (kr/h) Intern Extern Löttorp Böda Källa/Persnäs Köpingsvik/Föra Långlöt/Rälla Borgholm Centrum Söder Borgholm Centrum Norr Konsekvensanalys Hemtjänsttimmen faller under maxtaxan vilket innebär att för den enskilde blir inte kostnaden högre än det enskilda avgiftsbeslutet. Postadress Telefon Telefax / www Box 52[ My.Nilsson@borgholm.se Borgholm

8 2 (2) 8 För socialnämnden innebär föreslagna ökning att hemtjänsttimmen följer den antagna resursfördelningsmodellen. Chefens namn. Chefens titel. My Nilsson Controller Skickas till Socialnämnden Kommunfullmäktige Avgiftshandläggare

9 Sammanträdesprotokoll SOCIALNÄMNDENS ARBETSUTSKOTT 9 Sammanträdesdatum Paragraf 3 Dnr 2018/ SN Taxor för vård och omsorg 2019, kostnad för hemtjänsttimme Beslut Socialnämndens arbetsutskott beslutar att hemtjänsttimmen som brukare betalar för i Borgholms kommun är 402 kr/h för att kostnad för hemtjänst i Borgholms kommun vilken Borgholms kommun betalar då brukare erhåller hemtjänst i annan kommun är 455 kr/h för Ärendebeskrivning Enligt beslut i SN 2016/113 ska hemtjänsten arbeta med resursfördelning. Denna skrivelse beslutar om det timbelopp som ska utgå per område baserat på beviljad tid. Beslutsunderlag Hemtjänsttimmen fördelas per område och enligt de belopp som beskrivs för extern och intern ersättning. Det finns sju olika ersättningsnivåer för internt samt för externt bruk. Med externt menas den timtaxa som kommunen skulle betala en utomstående aktör för hemtjänst. Ersättningen innefattar en schablonlöneökning för åtta månader Hemtjänsttimme per område (kr/h) Intern Extern Löttorp Böda Källa/Persnäs Köpingsvik/Föra Långlöt/Rälla Borgholm Centrum Söder Borgholm Centrum Norr Konsekvensanalys Hemtjänsttimmen faller under maxtaxan vilket innebär att för den enskilde blir inte kostnaden högre än det enskilda avgiftsbeslutet. För socialnämnden innebär föreslagna ökning att hemtjänsttimmen följer den antagna resursfördelningsmodellen. Skickas till Socialnämnden Kommunfullmäktige Avgiftshandläggare Justerandes sign Utdragsbestyrkande

10 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning 1 (1) / Handläggare Johanna Karlsson Tf. verksamhetschef Omsorgen om funktionsnedsatta Ert datum Till Socialnämnden Er beteckning Revidering av riktlinje för personlig assistans Förslag till beslut Att godkänna revidering av riktlinjen för personlig assistans Ärendebeskrivning Riktlinjerna för personlig assistans har reviderats i samråd med HR-specialist. Johanna Karlsson Tf. verksamhetschef Omsorgen om funk- Chefens namn. Chefens titel. tionsnedsatta Skickas till Ansvarig enhetschef inom OFN SAS Postadress Telefon Telefax / www Box 52[ Johanna.Karlsson@borgholm.se Borgholm

11 11 Riktlinjer för personlig assistans Lagrum LSS/SFB Version 2 Riktlinjer för personlig assistans Ansvarig för dokumentet Verksamhetschef OFN Fastställd av Socialnämnd Datum Senast reviderad Nästa revidering senast Diarienr 2017/ Plats i Q:et Dokumentation och ärendehantering Riktlinjer för personlig assistans inom Borgholms kommun Antagen av socialnämnden Q-nr: (21)

12 12 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Innehåll Målgrupp...4 Mål...4 Syfte...4 Grundläggande om LSS...4 Personlig assistans...4 Innehållet i personlig assistans..6 Insatser som rör barn...6 Kostnader...7 Insatser planering av tid...7 Insatser planering av innehåll...7 Assistentens uppdrag...8 Professionellt förhållningssätt...9 Tystnadsplikt...9 Gåvor...10 Husdjur...10 Assistentens arbetsmiljö...10 Skador...11 Vårdhygien...11 Väntetid...12 Tillsyn...12 Beredskap...12 Omkostnader...13 Högre timbelopp...13 Bemanning...14 Anställning...14 Introduktion...14 Personliga assistenter enligt Allmänna bestämmelser (AB)...14 Personliga assistenter enligt PAN-avtalet...15 Anhörigvårdare enligt PAN-avtalet...15 Jour (väntetid) enligt PAN-avtalet...15 Q-nr: (21)

13 13 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Sjukdom eller annan frånvaro...15 När den enskilde inte har behov av personlig assistans...15 Arbetsplatsträff...16 Dokumentation.16 Genomförandeplan...16 Egenvård och hälso- och sjukvårduppgifter...17 Anmälningsskyldigheter...18 Förändringar av behov...18 Lex Sarah...18 Barn som far illa...19 Klagomål/synpunkter...19 Byte av assistent...19 Hävning/Uppsägning...20 Restid och reseersättning till assistenter...20 Brukares semesterresor och andra resor...20 Tjänsteresa...20 Personalkostnader i samband med brukares resor...21 Husdjur...10 Avvikelser från riktlinjer...21 Q-nr: (21)

14 14 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Målgrupp Riktlinjerna vänder sig till: - LSS-handläggare som utreder ansökningar om personlig assistans - Enhetschefer som verkställer beslut om personlig assistans - Personliga assistenter anställda av Borgholms kommun Mål Personlig assistans ska utredas, verkställas och följas upp på ett likvärdigt sätt enligt dessa riktlinjer. Syfte Riktlinjerna syftar i första hand till att: - ge kunskap och kännedom om personlig assistans - ge stöd i utförande, såväl i kontakter med den enskilde som i arbetsledningen av de personliga assistenterna Grundläggande om LSS Personer som omfattas av LSS personkrets har rätt till vissa angivna insatser om de behöver sådan hjälp i sin livsföring och om deras behov inte tillgodoses på annat sätt. Insatserna regleras i 9 LSS och omfattar tio olika insatser. En av insatserna enligt LSS är biträde av personlig assistent eller ekonomiskt stöd till skäliga kostnader för assistans, till den del behovet inte täcks av beviljade assistanstimmar enligt bestämmelserna i socialförsäkringsbalken (9 2 LSS). Grundläggande principer för LSS är att verksamheten ska främja jämlikhet i levnadsvillkor och full delaktighet i samhällslivet för de personer som omfattas av lagen. Målet ska vara att den enskilde får möjlighet att leva som andra (5 LSS). Lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) trädde i kraft den 1 januari LSS är en rättighetslag. Med rättighetslag menas bl.a. att rättigheten ska preciseras i lag och att det finns en möjlighet att överklaga ett beslut, samt att det kan förekomma sanktioner om ett beslut inte kan verkställas. Personlig assistans Begreppet personlig assistans har samma betydelse i LSS som i socialförsäkringsbalken (51 kap. 2 och 3 SFB). Det innebär att behovet av personlig assistans ska utredas och bedömas enligt samma principer. Personlig assistans ska vara ett individuellt utformat stöd som ger den enskilde ökade möjligheter till ett självständigt liv. Hjälpen och stödet ska vara knutet till den enskilde och ges av ett begränsat antal personer personliga assistenter (Prop. 1992/93:159 avsnitt 14.1, s. 174). I förarbeten och i rättsfall RÅ 2004 ref 31 förtydligas vikten av att utförandet av assistans ska ske av ett begränsat antal personer som i första hand är knutna till den enskilde och inte till en arbetsplats. Q-nr: (21)

15 15 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Det är en grundläggande princip för insatsen personlig assistans, att den enskilde ska ha inflytande och självbestämmande över sin egen livssituation. Den enskildes delaktighet vid valet av personliga assistenter förutsätts. Den enskilde bör därför ha ett avgörande eller mycket stort inflytande över vem som anställs som personlig assistent samt över när och hur hjälpen ska ges (Prop. 1992/93:159 avsnitt 14.1, s. 174). En kommun är enligt 9 2 LSS skyldig att svara för att en enskild som har behov av personlig assistans får biträde av en personlig assistent, om inte behovet tillgodoses på annat sätt. Det innebär bl.a. att en kommun aldrig kan vägra att ge stöd till de mest krävande assistansbehoven eller vägra assistans på obekväma arbetstider. En extern assistansordnare som har anlitats för att utföra personlig assistans åt en enskild är dock skyldig att tillhandahålla all den assistans som den enskilde har beviljats, såvida inte den enskilde själv önskar att få viss del av assistansen utförd av kommunen och viss del av en annan anordnare. Detta ska medföra en stärkt ställning för den enskilde så att denne aldrig kan tvingas att mot sin vilja, anlita flera anordnare för olika tider på dygnet. Om en assistansanordnare framställer en önskan om att kommunen ska utföra del av assistans samråder enhetschef med verksamhetschef. Det finns ingenting som hindrar kommunen från att avtala om att utföra del av insats om det är önskvärt från alla inblandade. Vad är inte personlig assistans? Enligt 106 kap. 24 och 51 kap. 5 SFB kan en person inte få assistansersättning för tid då han eller hon: - vårdas på en institution som tillhör staten, en kommun eller ett landsting - vårdas på en institution som drivs med bidrag från staten, en kommun eller ett landsting - bor i en gruppbostad - vistas i eller deltar i barnomsorg, skola eller daglig verksamhet enligt 9 10 LSS Om det finns särskilda skäl, kan den enskilde få assistansersättning även vid kortare tids vård på sjukhus, vistelse i barnomsorg, skola eller daglig verksamhet. Detta ska då framgå av beslut enligt SFB (Försäkringskassan) eller LSS (Kommunen). Det är heller inte tillåtet att assistans (SFB eller LSS) utförs: - av någon som är under 18 år - på arbetstid som överstiger den tid som anges i 2 4 lagen (1970:943) om arbetstid m.m. i husligt arbete, 5 10 b arbetstidslagen (1982:673) eller kollektivavtal som uppfyller kraven i 3 arbetstidslagen - av någon som är bosatt utanför EES-området (EU:s medlemsländer, Norge och Liechtenstein) om det inte finns särskilda skäl - av någon som till följd av sjukdom, ålderdom eller annan orsak saknar förmåga att arbeta som personlig assistent - Socialförvaltningen har som andra assistansanordnare skyldighet att betala tillbaka, alternativt kan krävas på återbetalning, för assistansersättning som inte nyttjats till assistans Q-nr: (21)

16 16 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Behovsbedömning och beslut Utredning om personlig assistans med tillhörande behovsbedömning görs av handläggare inom kommunen (personlig assistans enligt LSS) eller av Försäkringskassan (personlig assistans enligt SFB, Socialförsäkringsbalken). Beslut om personlig assistans enligt LSS fattas i Borgholms kommun av socialnämndens individutskott. Den enskilde som beviljas personlig assistans har behov av hjälp med personlig hygien, måltider, att klä av och på sig och/eller annan hjälp som förutsätter ingående kunskaper om den funktionshindrade (de s.k. grundläggande behoven). Den som har rätt till insatsen för sina grundläggande behov har också rätt till personlig assistans för andra personliga behov om dessa inte tillgodoses på annat sätt. De grundläggande behoven behöver vara av en viss omfattning för att rätten till personlig assistans ska föreligga. Av utredning och beslut om personlig assistans ska det framgå vilka behov den enskilde beviljas assistans för, såväl vad gäller de grundläggande behoven som övriga behov samt hur assistanstiden är beräknad för att tillgodose de olika hjälpbehoven. Beslutet om assistans innehåller antal beviljade timmar och minuter. Utredningen ska också innehålla eventuella avgränsningar i förhållande till normalt föräldraansvar samt till gemensamt ansvar för hem och hushåll som finns makar/sambor emellan. Företrädare Det är alltid den enskilde som begär insatser enligt LSS. För vuxna, ungdomar över 15 år och barn som uppenbart saknar förmåga att ta ställning till behovet av en LSS-insats kan dock en vårdnadshavare, god man, förmyndare eller förvaltare begära insatser istället för den enskilde (8 LSS). Enhetschefen ansvarar för att skapa ett förtroendefullt samarbete mellan den enskilde, personliga assistenter och eventuell företrädare. Det kan vara angeläget att tydliggöra de olika parternas roller i förhållande till varandra. Innehållet i personlig assistans Insatser som rör barn När insatser enligt LSS rör barn ska barnets bästa särskilt beaktas vid planering och utförande av insats (6a LSS). När en insats rör ett barn ska barnet få relevant information och ges möjlighet att framföra sina åsikter. Barnets åsikter ska tillmätas betydelse i förhållande till barnets ålder och mognad (8 LSS). Vid anställning av personlig assistent som ska arbeta med barn eller ungdom ska chef, innan anställningsavtal skrivs, begära utdrag ur belastningsregistret enligt lag. Q-nr: (21)

17 17 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Kostnader Med kostnader för personliga assistenter avses: - löner och lönebikostnader för personliga assistenter, - assistans- och utbildningsomkostnader, - arbetsmiljöinsatser, - personalomkostnader - administrationskostnader Insatser planering av tid Den första kontakten mellan enhetschef, den enskilde och blivande assistenter är viktig. Det är viktigt att snarast möjligt gå igenom vilka behov och vilka förväntningar och önskemål den enskilde beviljats assistans för. Kommunen utför personlig assistans enligt det antal timmar som är beslutade enligt LSS eller SFB. (Med undantag av väntetid som verkställs enligt separat avtal. Se nedan och under rubriken Bemanning). Struktur och tidsfördelning av beslutade timmar planeras av enhetschef tillsammans med den enskilde med utgångspunkt i den enskildes beslut och övriga önskemål. När insatsen ska planeras är det viktigt att se över om timmar kan sparas till sådant som den enskilde vill ha tillfällig hjälp med vid senare tillfällen under avräkningsperioden, t ex kortare semester/resa eller annat. Om den enskildes avräkningsperioder inte stämmer överens med förutbestämda förändringar i assistansbehov, som t.ex. semester eller stängning av daglig verksamhet, kan det vara ändamålsenligt att, om det gäller SFB-beslut, tillsammans med den enskilde/företrädare kontakta Försäkringskassan och i förekommande fall ansöka om nya avräkningsperioder. Alternativet är att aktivt medverka till att Försäkringskassan tar hänsyn till sådana omständigheter vid omprövning av beslut. Insatser planering av innehåll Genom insatsen ska den enskilde få personligt och individuellt utformade hjälp- och stödinsatser. Personlig assistans handlar om att bistå och biträda den enskilde med det som funktionsnedsättningen kräver enligt utredning och beslut. Förutsättningarna och möjligheten för den enskilde att delta i olika göromål i den dagliga livsföringen varierar utifrån funktionshinder och individuell situation. Med daglig livsföring menas förutsebara, kontinuerliga, dagliga eller ofta återkommande aktiviteter eller situationer av vardagligt slag (Prop.1992/93:159, avsnitt 14.3, s. 195). Att ha betydande svårigheter och behov av stöd och service i den dagliga livsföringen innebär bland annat att den enskilde behöver ha hjälp för att klara vardagsrutiner som toalettbestyr och hygien, påklädning, mathållning, kommunikation, förflyttning inomhus eller utomhus, sysselsättning och nödvändig träning eller behandling. Det kan också handla om att kunna göra sig förstådd eller sköta sin ekonomi. (Prop. 1992/93:159, avsnitt 14.1, s. 169). Q-nr: (21)

18 18 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Serviceinsatser som ingår i assistansbeslutet såsom t ex städ, tvätt, klädvård eller liknande utförs inte när den enskilde deltar i annan verksamhet eller inte befinner sig i sitt hem. Assistansen ska således utföras där den enskilde befinner sig. Den enskilde måste vara delaktig utifrån sina individuella förutsättningar för att assistans ska beviljas för hushållssysslor. Vid aktiviteter utanför hemmet som ingår i assistansen, förutsätts den personliga assistenten närvara eller befinna sig i den enskildes omedelbara närhet. Inom en rimlighetsnivå betyder det att den personliga assistansen är så flexibelt utformad att den utförs utifrån den enskildes behov och inte den personliga assistentens. Beslutet om personlig assistans innehåller avgränsningar i förhållande till gemensamt ansvar för hem och hushåll som finns makar emellan. Av äktenskapsbalken framgår att makar ska bidra till det gemensamma hushållet och till att personliga behov tillgodoses. Det innebär att när en funktionshindrad person har rätt till personlig assistans, ska inte den personlige assistenten ta över den del som den enskildes make/maka ansvarar för när det gäller det gemensamma hushållet. Samma principer tillämpas för par som sammanbor, par som ingått partnerskap, person med funktionshinder med delat hushåll, person med funktionshinder med hemmavarande barn över 18 år. Detta förutsätter att maken/makan/partnern/sambon/barnet är hemmavarande och inte huvudsakligen befinner sig på annan plats. För den part som har gemensamt hushåll med den assistansberättigade, inbegriper inte ansvaret de delar som gäller de grundläggande behoven. Assistentens uppdrag Borgholms kommun strävar efter att rekrytera personer som har kompetens för uppdraget. I den personliga assistentens uppdrag ligger att: - underlätta den enskildes möjligheter att leva som andra utifrån den enskildes önskemål - bidra till goda levnadsvillkor utifrån den enskildes värderingar - skapa gynnsamma förutsättningar för ett så begränsat beroende av assistenten som möjligt - respektera den enskildes integritet inom olika livsområden - möjliggöra delaktighet (assistans tillsammans med brukaren) Drivkraften för en personlig assistent bör vara att utföra en betydelsefull insats och inte behovet av att känna sig bekräftad genom brukarens beroende av assistenten. Q-nr: (21)

19 19 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Professionellt förhållningssätt En personlig assistent måste hantera skilda privata situationer; allt i från intima situationer vid assistans med hygien, insyn i familjeliv, känslosamma händelser till praktiska göromål bland personliga ting, telefonsamtal och privatekonomi. Professionellt förhållningssätt är en ständig strävan att i yrkeutövandet styras av det som gagnar patientens/klientens legitima behov inte de egna behoven, känslorna och impulserna. Ulla Holm, Det räcker inte att vara snäll, Ett professionellt förhållningssätt innebär en intresserad och uppmärksam hållning gentemot den enskildes behov, rätt och önskemål. Assistenten ska styras av vad som är ändamålsenligt för brukaren. Referenserna och kopplingarna till assistentens eget personliga liv bör vara korta och från upplevelser som är bearbetade. Motsatsen är ett bemötande och förhållningssätt där assistenten utgår från sin privata situation, egna åsikter eller personliga värderingar. Ett sådant förhållningssätt strider mot lagens intentioner att värna den enskildes självständighet. När rollerna blir oklara och relationen otydlig, blir det en påfrestning som medför negativa konsekvenser såväl för den enskilde som för den personliga assistenten och riskerar möjligheten till att få kontinuitet i uppdraget. Ett professionellt förhållningssätt förutsätter kunskap, självkännedom och empati. Det har konstaterats i forskningsrapporter att personliga assistenter är en yrkeskategori som behöver stöd i att upprätthålla en professionell yrkesroll. (Socialstyrelsen, ). Tystnadsplikt Enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL 2009:400) har kommunens personal tystnadsplikt om den enskildes personliga förhållanden (om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men). Sekretesslagen omfattar både muntliga och skriftliga uppgifter. Tystnadsplikten gäller även efter avslutad anställning. Brott mot tystnadsplikten kan leda till böter eller fängelse. En personlig assistent träder in i den enskildes privata liv och intima sfär. En förutsättning för att detta ska kunna fungera med respekt för den enskildes integritet är att assistenterna respekterar reglerna om sekretess och tystnadsplikt. Sekretessen kan efterges av den som den gäller, dvs. den enskilde själv. Med anledning av vad som sagts ovan om professionell hållning är det viktigt för den personliga assistenten att vara medveten om att den enskilde inte har sekretess gentemot assistenten. Enhetschef ansvarar för att de personliga assistenterna informeras om bestämmelsernas innebörd samt ser till att förbindelse om tystnadsplikt undertecknas. Q-nr: (21)

20 20 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Undantag från sekretess gäller misstanke om att ett barn riskerar att fara illa eller far illa. Personliga assistenter har skyldighet att vidarebefordra information om de i sin verksamhet får kännedom om något som kan innebära att socialnämnden behöver ingripa till ett barns skydd. Gåvor Personlig assistent ska inte ta emot gåvor eller pengar från den enskilde. Detta regleras i sekretessförbindelse som arbetstagaren skrivit under. Husdjur Ansvar för skötsel av husdjur ingår inte i personlig assistans, såvida den enskildes beslut om assistans inte föreskriver det. Om den enskilde inte kan ansvara för/medverka i skötseln av husdjur hänvisas den enskilde till att anlita någon annan än kommunens personliga assistenter, t.ex. närstående, djurdagis eller någon frivillig organisation. Assistentens arbetsmiljö den enskildes hem Enhetschefen ansvarar för de personliga assistenternas arbetsmiljö enligt Arbetsmiljölagen. Den enskilde har ett ansvar att medverka till god arbetsmiljö. Enhetschef ska vid arbetets planering beakta och riskbedöma arbetsmiljöaspekter 1) ergonomiska förhållanden 2) hygieniska förhållanden 3) psykiska och sociala förhållanden. Enhetschefen gör vid behov en överenskommelse med den enskilde om vad den personliga assistenten behöver ha tillgång till för att utföra assistansen. Det handlar om hjälpmedel, tillgång till toalett, möjlighet att värma/tillaga/förvara mat och i förekommande fall viloplats mm. Föreskrifter kring arbetsmiljö beskriver vikten av att arbetstagarna har kunskap om de lagar som reglerar verksamheten. Lika väsentligt är att arbetstagarna känner till den enskildes hjälp- och vårdbehov, vad den enskilde själv vill och kan göra samt de ergonomiska, hygieniska, psykiska och sociala förhållandena i hemmet. För att undvika missförstånd är det önskvärt att den enskilde och arbetstagarna ges information om arbetsuppgifterna samtidigt. Det är också viktigt att familjemedlemmar som kommer att beröras får tillräcklig information om vari arbetsinsatserna kommer att bestå. Det kan uppstå konflikter när arbetsmiljö ställs mot den enskildes livsstil och vanor. Om assistentens arbetsmiljö ska förbättras måste problemen påtalas och åtgärdas. I den nära relation till den enskilde som assistenten befinner sig, kan detta vara en svår uppgift, vilket tydliggör enhetschefens viktiga roll i dessa frågor. Q-nr: (21)

21 21 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Arbetsmiljöarbetet ska vara en naturlig del i arbetet. Den personlige assistenten har ansvar för att påtala brister i arbetsmiljön för enhetschef, samt delta i arbetsmiljöåtgärder för att avhjälpa eventuella brister. Enhetschef ska säkerställa att regelbundet återkommande arbetsplatsträffar enligt samverkansavtal, andra personalmöten, utbildningsinsatser och medarbetarsamtal genomförs. Skyddsrond på arbetsplatsen görs en gång per år. De personliga assistenterna ska respektera och handskas ansvarsfullt med den enskildes ägodelar och boendemiljö. Den enskilde ansvarar för kostnader för slitage och liknande merkostnader med anledning av att assistenterna arbetar i den enskildes hem, då assistansersättningen inte avser täcka sådana kostnader. Arbetsgivaren behöver vid behov sörja för att arbetstagaren har särskilda kunskaper för att kunna utföra vissa arbetsuppgifter. Det kan handla om: - tunga manuella lyft eller andra fysiskt påfrestande arbetsmoment - hantering av allergiframkallande eller på annat sätt skadliga ämnen - riskavfallshantering - arbete nära smittkälla - medicinsk behandling - hjälp till personer i kris/psykiska problem/missbruksproblem - hjälp till personer från en annan kultur eller med ett annat språk - arbete i ett hem där andra personer har psykiska problem eller har missbruksproblem - vård i livets slutskede - konflikthantering För assistans utförd av Borgholms kommun gäller att assistansen ska ges under sådana former och lokalerna vara så anpassade, att den anställde inte drabbas av ohälsa. För mer information se AMV:s hemsida och AFS 1990:18 och ADI 589. Skador Assistansanordnaren har ett skadeståndsansvar för eventuella skador som orsakas inom ramen för assistenternas arbetsuppgifter. Då ersätts den enskilde enligt vad som följer av gällande skadeståndsrättsliga regler ersättning för sakens värde eller reparationskostnad och värdeminskning. Den enskilde ska göra en skadeanmälan till ansvarig enhetschef. Vårdhygien Den personliga assistenten ska i tillämpliga delar följa Kommunala riktlinjer för vård och omsorg på landstingets hemsida. Syftet med riktlinjerna är att: - förhindra direkt kontaktsmitta från brukare till personal och från personal till brukare - förhindra indirekt kontaktsmitta mellan brukare via personalens händer och kläder Q-nr: (21)

22 22 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Enhetschef ska känna till vad dessa riktlinjer innehåller samt rådgöra med ansvarig sjuksköterska vid behov. Väntetid Den enskilde kan i sitt beslut från Försäkringskassan eller kommunen vara beviljad s.k. väntetid (tidigare jour). Den enskilde har då ett behov av en personlig assistent som finns tillgänglig på samma plats som den enskilde befinner sig. Tillgängligheten innebär att assistenten ska finnas i den enskildes hem eller där den enskilde vistas under sin dygnsvila. Väntetid utförs under dygnsvilan i väntan på att ett hjälpbehov ska uppstå. En timmes väntetid motsvarar en fjärdedels assistanstimme (6 RFV:s föreskrifter RFFS 1993:24). Tillsyn I vissa fall kan det istället för väntetid vara fråga om tillsyn. Försäkringskassan eller kommunen kan bevilja den enskilde tillsyn som ett grundläggande behov eller som ett övrigt behov. Som ett grundläggande behov kan aktiv tillsyn (av övervakande karaktär) beviljas. För att tillsynen ska vara grundläggande krävs att behovet beror på ett psykiskt funktionshinder. Se rättsfall: HFD 2015 ref. 46. Har den enskilde ett tillsynsbehov som inte kräver lika stor kunskap om den enskilde eller lika stor intensitet, men som innebär att den personliga assistenten bör kunna se och/eller höra den enskilde, kan beslutet bli tillsyn som andra personliga behov. Tillsyn kan beviljas oavsett om det är dag eller natt eller om den enskilde sover eller är vaken. Tiden ska då inte beviljas med en fjärdedel utan beräknas på vanligt sätt. Beredskap Om den enskilde under sin dygnsvila har behov av en personlig assistent som finns till förfogande på annan plats, i väntan på att ett hjälpbehov uppstår, har denne beslut om beredskap. Det handlar om fall där det räcker att den personliga assistenten befinner sig på annan plats än där den enskilde är. Det kan till exempel vara när behovet av hjälp förekommer sällan samt i de fall den enskilde kan larma själv och kan vänta en stund på att få hjälpen. En timmes beredskap motsvarar en sjundedels assistanstimme (6 RFV:s föreskrifter RFFS 1993:24). Tid utöver schemalagd tid Det är av största vikt att utförd tid motsvarar beslutad tid så långt det är möjligt. Det förutsätter kontroller och ett aktivt arbete från enhetschefen. Ett beslut med väntetid innebär en avvikelse från det beslut som den enskilde har om tid för assistans i och med vad som sagts nedan under rubriken Särskilda bestämmelser för viss jourtjänstgörande personal (Bilaga J till AB eller jour enligt PAN). Q-nr: (21)

23 23 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Ytterligare ett skäl till undantag från beslut kan bero på arbetsmiljö. Alla beslut om undantag från den enskildes beslut ska enhetschef principdiskutera med verksamhetschef. Omkostnader Assistansersättningen ska omfatta omkostnader för assistenten vid gemensamma aktiviteter med den enskilde. Med omkostnader avses bl.a. resor, inträdesavgifter och liknande kostnader för assistenter vid aktiviteter tillsammans med den enskilde. Till resekostnader räknar Borgholms kommun även eventuellt traktamente. Borgholms kommun ersätter omkostnader för personliga assistenter, med av enhetschef budgeterad procentsats, utifrån den enskildes behov. Ett tak för omkostnadsersättning är kr/år. Om den enskilde vill utföra aktiviteter som överstiger omkostnadsersättning finns möjlighet för den enskilde att själv ersätta assistenternas omkostnader såvida det finns assistanstimmar för aktiviteten. Vid byte av assistansanordnare kan den enskilde inte flytta med sig sparat eller oanvänt belopp för omkostnader. Den enskilde står själv för kostnad för eget förbrukningsmaterial så som hygienartiklar (ex. tvättlappar och tvättkräm), rengöringsmedel, telefon och trygghetslarm. Den enskildes telefon används av assistenterna endast till det som rör den enskilde personligen för kontakt med t.ex. hälso- och sjukvården eller kollektivtrafiken. Högre timbelopp Om det finns särskilda skäl kan Försäkringskassan betala ut ett högre timbelopp än schablonbeloppet. Försäkringskassan gör en bedömning om det finns särskilda skäl för högre timbelopp samt om det faktiskt medför högre timkostnader. De särskilda skälen kan t ex vara behov av: en assistent med speciell kompetens, en assistent som fungerar som arbetsledare för att samordna assistansen, assistans som till mer än hälften är förlagd på obekväm arbetstid eller omfattande dubbelassistans vid introduktion p.g.a. den enskildes funktionsnedsättning. Vid uppmärksammat eventuellt behov av högre timbelopp kontaktas stödfunktion Ekonomi. Q-nr: (21)

24 24 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Bemanning När Borgholms kommun utför personlig assistans ansvarar kommunen för: - rekrytering av assistenter - anställning av assistenter - arbetsledning - schemaläggning - lönesättning - arbetsmiljö - semester - arbetsplatsmöten - ledigheter - fortbildning - uppsägning Vid anställning i Borgholms kommun gäller lagar för offentligt anställda såsom arbetsmiljölagen, arbetstidslagen, semesterlagen, sekretesslagen och diskrimineringslagarna. Registerutdrag ur belastningsregistret begärs av enhetschef vid tjänstgöring i barnärenden. Kommunen rekryterar personal utifrån det behov och beslut som den enskilde har. I första hand ser enhetschef om det finns möjlighet till intern rekrytering. Eftersom LSS föreskriver att den enskilde ska ha ett avgörande eller mycket stort inflytande över vem som anställs som personlig assistent, är det viktigt att den enskilde ges förutsättning och möjlighet till att vara delaktig i de val av personlig assistent som är möjliga inom ramen för vad som sägs ovan. När kommunen rekryterar personlig assistent anställs medarbetaren enligt Allmänna bestämmelser, HÖK. I de fall en personlig assistent eller anhörigvårdare anställs på anmodan av brukaren anställs denne enligt PAN-avtalet. Som anhörigvårdare avses närstående såsom make, maka, sambo, barn, förälder och syskon samt deras makar, sambor och barn. Anställning Introduktion Introduktion sker enligt kommunens rutiner. Enhetschef avgör behov och tillvägagångssätt av brukarspecifik introduktion för varje nyanställd. Personliga assistenter enligt Allmänna bestämmelser (AB) För personliga assisteneter anställda enligt AB i Borgholms kommun, gäller följande heltidsmått. Arbetstiden är 37 timmar/vecka om den ordinarie arbetstiden är förlagd till vardag såväl som sön- och helgdag eller till vardag och helgdag, 40 timmar/vecka om man arbetar måndagfredag samt 36,33 timmar/vecka om man arbetar natt mer än 20 % av sin tjänstgöring under en beräkningsperiod om högst (16) veckor. Övertid enligt AB. Q-nr: (21)

25 25 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd För personliga assistenter som verkställer beslut innehållande väntetid gäller Särskilda bestämmelser för viss jourtjänstgörande personal (Bilaga J till AB). Personliga assistenter enligt PAN-avtalet För personliga assistenter anställda enligt PAN-avtalet i Borgholms Kommun, är heltidsmåttet 37 timmar/vecka. För av arbetsgivaren beordrat arbete utöver heltidsmåttet per vecka i genomsnitt inom beräkningsperioden utges ersättning med 200 procent av överenskommen lön per arbetad timme. För personliga assistenter som verkställer beslut innehållande väntetid gäller jour enligt PANavtalet. Anhörigvårdare enligt PAN-avtalet För anhörigvårdare anställda enligt PAN-avtalet, får den ordinarie arbetstiden uppgå till högst 48 timmar/vecka. Om arbetsgivaren bedömer att det finns särskilda skäl är arbetstagaren skyldig att arbeta utöver fastställd arbetstid. För detta arbete samt jour enligt PAN-avtalet, utges ersättning med redan överenskommen timlön. Jour (Väntetid) enligt PAN-avtalet Under tjänstgöring av väntetid är den anställde skyldig, enligt avtal, att utföra alla förekommande arbetsuppgifter med hänsyn till den enskildes hjälpbehov. Det innebär att den anställde, vissa nätter, kan behöva vara vaken mer än fyra timmar eftersom det är den enskildes behov som styr. Arbetsgivaren kan inte schemalägga extra aktiviteter eller arbetsuppgifter (t.ex. rengöring av medicinska hjälpmedel, tvätt, strykning m.m.) under väntetiden. Se också vad som står under rubriken Väntetid (s. 13) för information om vad beslutet väntetid innehåller samt vad som skiljer insatsen från tillsyn. Ingen övertidsersättning ska betalas ut för aktiv tid under väntetiden. Det är kvittat enligt förhandlingsöverenskommelsen mot att sysselsättningsgraden höjdes enligt särskild beräkningsmodell. Sjukdom eller annan frånvaro Planerad frånvaro löses i första hand i schemaläggningen. Vid akut frånvaro (sjukdom eller vård av barn) kontaktas bemanningsenheten för tillsättning av vikarie. Om den enskilde tackar nej till att ta emot assistans av kommunen utsedd lämplig personal vid dessa tillfällen, tackar den enskilde nej till assistans. Assistanstimmarna anses då förbrukade. När den enskilde inte har behov av personlig assistans När den enskilde anmäler ett planerat avbrott i assistansen eller en tillfällig schemaförändring för assistenterna, undersöker enhetschef behov i andra verksamheter. Om behov finns ska assistenten tjänstgöra enligt behov (gäller endast anställd enligt AB). Om avbrottet planeras bli fyra veckor eller längre kan anställningen avslutas genom uppsägning av arbetsgivaren (anställd enligt PAN-avtalet). Q-nr: (21)

26 26 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Om den enskilde inte har behov av assistans under semesterperioden juni till augusti bör personalens semester läggas ut under denna tid. Vid vård på sjukhus avgör försäkringskassan om assistans enligt SFB ska utföras. Är den enskilde inte berättigad till assistans under sjukhusvistelse återrapporteras tiden till försäkringskassan. Tiden anses förbrukad även vid LSS beslut. Om den enskilde inte anmäler bortavaro eller vägrar ta emot assistans till exempel vid vikarietillsättning anses den enskildes assistanstimmar förbrukade och ska inte användas vid ett senare tillfälle. Arbetsplatsträff Enhetschef kallar till och håller i Arbetsplatsträff (APT) enligt kommunens rutiner. Arbetsplatsträffen är ett forum där medarbetare och chef gemensamt planerar, utvecklar och följer upp arbetet inom det egna området. Dokumentation Enligt 21 a LSS ska all handläggning som rör enskild samt genomförande av beslut om insatser dokumenteras. Den sociala dokumentationen innehåller dels social journal och dels genomförandeplan. Enhetschefen är ytterst ansvarig för att det finns rutiner för dokumentation, för uppföljning samt att dokumentationen görs på ett korrekt sätt i varje enskilt ärende. Enhetschef har också ansvar att själv dokumentera viktiga händelser i den enskildes sociala journal. Kontaktmannen ansvarar för att social dokumentation förs och hålls aktuell för den enskilde. Kontaktmannen har också ett sammanhållet ansvar för att uppföljningar görs. I övrigt har all personal som arbetar i verksamheten en skyldighet att dokumentera när behov finns samt att medverka till en bra och säker dokumentation. Dokumentationen ska förvaras så att ingen obehörig kommer åt den. Genomförandeplan Innan assistansen påbörjas, ska enhetschef och eventuellt kontaktman tillsammans med den enskilde och/eller eventuell företrädare börja upprätta en genomförandeplan. Det är viktigt att enhetschef vid detta möte försöker ringa in vad som är viktigt för den enskilde i utförandet av assistansen. Mötet bör klargöra den enskildes förväntningar och önskemål kring assistansen och vilka möjligheter beslutet tillåter. Genomförandeplan ska vara påbörjad inom två veckor efter det att assistansen har påbörjats. Q-nr: (21)

27 27 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Det är genomförandeplanen som beskriver hur respektive uppdrag ska utföras. Genomförandeplanen ska beskriva vad, när och hur den beslutade insatsen praktiskt ska genomföras och vem som ska ansvara för vad. Den enskilde ska ha inflytande över sin insats. Genomförandeplanen är det verktyg där inflytande och medbestämmande för den enskilde säkras och dokumenteras. Genomförandeplanen ska hållas aktuell och levande. Den ska således revideras vid behov och följas upp minst två gånger per år. Syftet med genomförandeplanen är att skapa tydlig struktur för det praktiska genomförandet och för uppföljningen av en beslutad insats. En väl utarbetad genomförandeplan ger därför goda förutsättningar för att utvecklingen hos den enskilde individen ska kunna uppfattas, samtidigt som den ger bra förutsättningar för den personliga assistenten att utföra sitt arbete. Myndighetshandläggare LSS tar del av genomförandeplan i samband med uppföljning och omprövning. Egenvård och hälso- och sjukvårduppgifter Med egenvård menas (enligt SOSFS 2009:6) en hälso- och sjukvårdsåtgärd som en legitimerad yrkesutövare inom hälso- och sjukvården bedömt att en person själv kan utföra eller utför med hjälp av någon annan. Det som är bedömt som en egenvårdsinsats omfattas inte av hälso- och sjukvårdslagstiftningen. Däremot är själva bedömningen, planeringen och uppföljningen att betrakta som hälso- och sjukvård. Om den enskilde är i behov av aktiv tillsyn på grund av medicinsk problematik som avser egenvård kan Försäkringskassan bevilja det som ett grundläggande behov. Det ska alltid göras en egenvårdsbedömning. Det är hälso- och sjukvården som bestämmer vilken åtgärd som kan utföras som egenvård i varje enskilt fall. Planeringen av egenvården ska dokumenteras och den enskilde ska få en kopia av planeringen. Om en person behöver hjälp med egenvård av personal inom socialtjänsten är kommun och landsting skyldiga att upprätta en samordnad individuell plan (SIP) om den enskilde samtycker till det. Egenvården vad, hur och av vem den ska genomföras dokumenteras i den enskildes genomförandeplan. Hälso- och sjukvårdsuppgifter utförs av HSL personal eller delegeras i förekommande fall till personlig assistent av legitimerad sjuksköterska, arbetsterapeut eller sjukgymnast. Dessa uppgifter är då att betrakta som hälso- och sjukvårdsåtgärder. Q-nr: (21)

28 28 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Anmälningsskyldigheter Förändringar av behov Den enskilde ska i förväg anmäla: - Planerat avbrott i assistansen till enhetschef, minst två veckor i förväg - Önskemål om tillfällig schemaförändring för assistenterna till enhetschef, minst två veckor i förväg - Planerat tillfälligt behov av utökad assistans till kommunens handläggare, minst två månader i förväg - Varaktigt behov av utökning av tid till handläggare på Försäkringskassan eller kommun, snarast möjligt - Önskemål om permanent byte av assistent - till enhetschef, minst en månad i förväg Kommunen ska underrätta: - Försäkringskassan när någon som får assistansersättning beviljas boende med särskild service, daglig verksamhet, barnomsorg eller någon annan insats som påverkar behovet av personlig assistans. Kommunen ska anmäla: - till Försäkringskassan om man får vetskap om att en assistansberättigad klarar betydligt mer av sin dagliga livsföring än vad som borde vara fallet (Prop. 2012:13:1 avsnitt , s. 235). Lex Sarah Inom all vård och omsorg gäller att de som får insatser ska behandlas väl. Det åligger den som ansvarar för vården och omsorgen att se till att detta sker. Var och en som arbetar inom vård och omsorg ska, inom ramen för sitt yrkesansvar, anmäla misstänkta eller kända missförhållanden som drabbar den enskilde i vården och omsorgen. Reglerna om Lex Sarah finns i socialtjänstlagen och i lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Alla som arbetar på socialförvaltningen är skyldiga att rapportera. Lex Sarah är i första hand till för att trygga en god kvalitet på de insatser som genomförs. Syftet med Lex Sarah är att: - komma till rätta med brister i verksamheten - missförhållanden ska rättas till - förhindra att liknande missförhållanden händer igen - verksamheten ska utvecklas Med missförhållanden menas både utförda handlingar och handlingar som någon av försummelse eller av annat skäl låtit bli att utföra och som innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Q-nr: (21)

29 29 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Med påtaglig risk för missförhållande menas tydlig och konkret risk för missförhållande. Ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande kan även vara något som händer mellan personer som får insatser i en verksamhet. Information om Lex Sarah och hur man rapporterar finns i socialförvaltningens verksamhetshandbok Q. Barn som far illa All personal inom Socialförvaltningens alla verksamheter är skyldiga att vidarebefordra uppgifter om barn som är i behov av stöd eller skydd. Uppgifterna lämnas till individ och familjeomsorgen. Klagomål/synpunkter Om den enskilde är missnöjd med assistansen ska den enskilde i första hand uppmanas att kontakta enhetschef. Om enhetschef anser det lämpligt kan den enskilde uppmuntras att själv försöka reda ut situationen med sin/sina assistenter. I andra fall är det lämpligare att enhetschef är behjälplig i att försöka lösa den problematiska situation som uppstått. Ansvarig enhetschef ska också ge den enskilde och personal information om de riktlinjer som Borgholm kommun har för synpunkts- och klagomålshantering och hur den enskilde ska gå tillväga om denne har synpunkter och klagomål som denne vill föra fram på detta sätt. Byte av assistent Om den enskilde anser att den personliga assistenten brustit i sitt uppdrag enligt uppgjord genomförandeplan, ska den enskilde i första hand uppmanas att reda ut detta med berörd assistent. Om detta inte är möjligt eller önskvärt ska enhetschefen vara behjälplig i att reda ut problemen. Om den enskilde trots detta vill byta assistent kan den enskilde begära att få göra så genom att sakliga argument kring vilka brister i hur uppdraget utförs, lämnas till enhetschef. Borgholm kommuns hållning är att gränsen för personlig lämplighet överskrids när den personliga assistenten väsentligt brustit i sitt uppdrag enligt uppgjord genomförandeplan och inte förbättrat sitt agerande trots påpekande, alternativt kränkt den enskilde, begått kriminell handling eller annan liknande händelse i sitt arbete. Om den enskilde vid upprepade tillfällen anser sig vara tvungen att begära nya assistenter, ska den enskilde informeras av enhetschef att Borgholm kommuns möjligheter att rekrytera lämpliga assistenter minskar. Med upprepade personalbyten avlägsnar den enskilde sig också från själva syftet med insatsen, att ge personlig praktisk hjälp via ett begränsat antal personer som ger kontinuitet och trygghet. Om den enskilde vid flera tillfällen, utan saklig anledning avfärdar de personliga assistenterna ska enhetschefen rekommendera en dialog mellan den enskilde, myndighetshandläggare och enhetschefen. Vid mötet stäms det av huruvida insatsen är anpassad efter behovet eller om den enskilde ska söka efter en annan utförare, alternativt välja att själv vara arbetsgivare för sina personliga assistenter. Q-nr: (21)

30 30 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Hävning/Uppsägning Vid missförhållanden förorsakade av endera parten kan avtal om att utföra assistans hävas om ingen annan lösning inom avtalet är möjlig. Hävning av avtal innebär att avtalet upphör att gälla utan föregående uppsägningstid. Upphäver kommunen avtalet på grund av missförhållande, t ex gällande personliga assistenters arbetsmiljö ska den assistansberättigade erbjudas insatser för att tillgodose livsnödvändiga behov. Hävning av avtal ska ske endast i absoluta nödfall där alla andra lösningar är prövad och beslutas i sådana fall av verksamhetschef. Uppsägning av avtal ska ske skriftligen. Uppsägningstiden är tre månader om inte överenskommelse träffas om annan tid. Restid och reseersättning till assistenter Det utgår normalt ingen ersättning till den personliga assistenten för resor till eller från arbetet. Brukares semesterresor och andra resor En personal som har en tillsvidareanställning eller en intermittent anställning förmånbeskattas aldrig för sina resor utan fyller i sitt traktamente i löne- och ekonomiportalen enligt rutin snarast efter att resan är genomförd. När medarbetare med PAN-anställning skall genomföra en resa med en assistansberättigande så skall medarbetaren tillsammans med enhetschef samt assistansberättigade ange syftet med resan och därifrån göra bedömning ihop med enhetschef om resan skall förmånsbeskattas eller ej, är det en semesterresa eller är det en tjänsteresa. När resan är utförd skall enhetschef meddela personalavdelningen för att förtydliga om resan är skattepliktig eller ej och för vilka medarbetare. Skillnaden på en tjänsteresa och en semesterresa är att semesterresan skall förmånsbeskattas och det skall inte en tjänsteresa göra. Tjänsteresa En tjänsteresa, en resa anpassad för den assistansberättigade. Det måste då framgå klart och tydligt att den är för den assistansberättigades skull och inte har en karaktär av familjeresa. För att förtydliga detta är det önskvärt att det finns att läkarintyg som styrker detta. Hit räknas även vårdinrättningar. Semesterresa En resa där syftet är miljöombyte, rekreation och avkoppling. Mer information om förmånsbeskattning finns att läsa på Skatteverkets hemsida Q-nr: (21)

31 31 Riktlinjer för personlig assistans Process för personlig assistans Nästa revidering senast Fastställd Personalkostnader i samband med brukares resor För brukare med personlig assistans med SFB beslut eller LSS beslut gäller följande: Brukaren har möjlighet att, inom ramen för sitt biståndsbeslut, få assistans i samband med resa till resmål som brukaren själv väljer. Längd och frekvens på resan kan variera för varje individ. Brukaren/God man/förvaltare ska meddela önskemål om resa till enhetschef senast två månader före planerad resans start. Enhetschef upprättar arbetsschema för medföljande personal. Brukaren finansierar sina egna kostnader för resa, boende, måltider, aktiviteter, etc. Kostnader som uppstår för assistenten under resan i form av resekostnader, boende, inträdesbiljetter och traktamente bekostas av brukarens omkostnadsersättning. Om arbetstiden förändras under resan skall alltid enhetschef kontaktas för ett godkännande. Efter genomförd resa ska assistenten snarast rapportera eventuell avvikande tjänstgöring samt eventuellt ansöka om traktamente i löne- och ekonomiportalen i personalrapporteringssystemet enligt rutin. För brukare med personlig assistans enligt LSS gäller förutom ovanstående text även att enhetschefen innan resans start ska ge sitt samtycke för kostnader som uppstår för assistenterna i samband med resan. Avvikelser från riktlinjer Avvikelse från denna riktlinje som t.ex. behov av att avtala bort någon del, utförande av mer tid än beslut m.m. ska alltid ske i samråd med verksamhetschef. Q-nr: (21)

32 Sammanträdesprotokoll SOCIALNÄMNDENS ARBETSUTSKOTT 32 Sammanträdesdatum Paragraf 4 Dnr 2018/ SN Revidering av riktlinjer för personlig assistans Beslut Socialnämndens arbetsutskott beslutar Att godkänna revidering av riktlinjen för personlig assistans Ärendebeskrivning Riktlinjerna för personlig assistans har reviderats i samråd med HR-specialist. Skickas till Ansvarig enhetschef inom OFN SAS Justerandes sign Utdragsbestyrkande

33 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning 1 (1) / Handläggare Johanna Karlsson Tf. verksamhetschef Omsorgen om funktionsnedsatta Ert datum Till Socialnämnden Er beteckning Revidering av riktlinjer för handläggning av insatser enligt SoL och LSS inom Borgholms kommuns omsorg om funktionsnedsatta (OFN). Förslag till beslut att anta reviderad riktlinje för handläggning av insatser enligt SoL och LSS inom Borgholms kommuns omsorg om funktionsnedsatta. Ärendebeskrivning Riktlinjerna för handläggning av insatser enligt SoL och LSS inom Borgholms kommuns omsorg om funktionsnedsatta (OFN) har reviderats. Johanna Karlsson Tf. verksamhetschef Omsorgen om funk- Chefens namn. Chefens titel. tionsnedsatta Skickas till Verksamhetschef OFN Biståndshandläggare OFN Postadress Telefon Telefax / www Box 52[ Johanna.Karlsson@borgholm.se Borgholm

34 34 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Lagrum SoL, LSS Version 2 Ansvarig för dokumentet Verksamhetschef IFO/OFN Nästa revidering senast Plats i Q:et Dokumentation och ärendehantering Riktlinje för Biståndshandläggning Fastställd av Socialnämnd Fastställt Diarienr 2016/ SN Riktlinjer för handläggning av insatser enligt SoL och LSS inom Borgholms kommuns omsorg om funktionsnedsatta (OFN). Riktlinjerna är antagna av socialnämnden (20) Q-nr: 5.8

35 35 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast Innehållsförteckning 1 Inledning Barnperspektivet Våld i nära relationer Aktuella lagrum och begrepp Socialtjänstlagen Skälig levnadsnivå Omvårdnad enligt SoL (SOSFS 2000:5) Motiverande och uppsökande verksamhet LSS LSS personkrets Goda levnadsvillkor Omvårdnad Fritidsverksamhet och kulturella aktiviteter Handläggning Handläggares tillgänglighet Ärendefördelning Handläggningstid Ansökan Behörig att ansöka Barn Anmälan Inleda utredning Underlag för utredning Samtycke Behovsbedömning Kommunicering Insatsens målsättning Beslut Ärenden till nämnden Tidsbegränsade beslut Avslag Avslutad utredning Överklagan Personakter inom vård och omsorg Resursfördelning Uppföljning av beslut Uppföljning av insatser enligt LSS Uppföljning av insatser enligt SoL Metod för uppföljning Dokumentation Samverkan mellan kommun och landsting i enskilda ärenden...14 Q-nr: (20)

36 36 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Samordnad vårdplanering Cosmic Link Insatser som verkställs av handläggare Insatser som ej går att verkställa i kommunen Särskilt boende enligt 4 kap 1 SoL Korttidsvistelse utanför det egna hemmet enligt 9 6p LSS i form av lägervistelse Korttidsvistelse utanför det egna hemmet enligt 9 6p LSS i form av stödfamilj Stödfamilj enligt 4 kap 1 SoL Korttidsverksamhet enligt 4 kap 1 SoL Bostad med särskild service för barn och ungdom enligt 9 8p LSS Insatser som verkställs av enhetschef Kontaktperson enligt 9 4p LSS Kontaktperson enligt 4 kap 1 SoL Personlig assistans enligt 9 2p LSS Assistansersättning Ledsagarservice enligt 9 3p LSS Avlösarservice enligt 9 5p LSS Korttidsvistelse utanför det egna hemmet enligt 9 6p LSS i form av korttidsboende Korttidstillsyn för skolungdom över 12 år enligt 9 7p LSS Bostad med särskild service för vuxna enligt 9 9p LSS Daglig verksamhet enligt 9 10p LSS Boendestöd enligt 4 kap 1 SoL Sysselsättning enligt 4 kap 1 SoL Informationsutbyte mellan handläggare och verkställare Beställningar till utförare Avslut av insatser Förändring av omfattning av insats Dokumentation av ärenden som utretts, beslutats och beställts från annan kommun Inskrivning vid vårdavdelning Taxiresor till gymnasieskola Gemensamma ansvar Inrapportering till IVO av ej verkställda insatser Lex Sarah Anmälan om behov av god man Uppsökande verksamhet enligt 5 kap 8 SoL Samordnad individuell plan Anmälan där barn berörs Personuppgifter i ProCapita Avvikelser Avgifter Korttidsvistelse enligt 9 6p LSS i form av lägervistelse Korttidsvistelse enligt 9 6p LSS i form av korttidsboende Korttidsvistelse enligt 9 6p LSS i form av stödfamilj Stödfamilj enligt 4 kap 1 SoL...21 Q-nr: (20)

37 37 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast Korttidstillsyn för skolungdom över 12 år enligt 9 7p LSS Ledsagarservice enligt 9 3p LSS Bostad med särskild service för barn och ungdomar enligt 9 8p LSS Bostad med särskild service för vuxna enligt 9 9p LSS Extern placering, särskilt boende och korttidsverksamhet enligt 4 kap 1 SoL Boendestöd enligt 4 kap 1 SoL Avbrott i verkställighet...21 Q-nr: (20)

38 38 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast Inledning Riktlinjerna skall tillämpas vid handläggning och utförande av ärenden inom kommunens organisation för omsorg om funktionsnedsatta (OFN). Riktlinjerna skall med utgångspunkt från socialtjänstlagen (SoL), Lag (93:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt föreskrifter från Socialstyrelsen, rättspraxis, kommunens mål och ambitioner utgöra ett stöd i handläggares och enhetschefers arbete med att besluta om och utforma insatser. Riktlinjerna innebär inte någon inskränkning i den enskildes möjligheter att få sin ansökan individuellt prövad. Det är alltså inte möjligt att avvisa en ansökan med motiveringen att kommunen inte kan tillhandahålla en specifik insats. Varje ansökan ska utredas och varje beslut ska vara baserat på den enskildes individuella behov. Beslutade insatser ska överensstämma med de mål och grundläggande värderingar som socialnämnden i Borgholms kommun har antagit. 1.1 Barnperspektivet All verksamhet som rör barn ska vila på de grundläggande bestämmelserna i FN:s barnkonvention och i gällande svensk lagstiftning. Vid insatser enligt LSS och bistånd enligt SoL till barn med funktionsnedsättning ska särskilt beaktas vad hänsynen till barnets bästa kräver. LSS är en rättighetslag vilket innebär att den som begärt en insats enligt lagen har rätt att få den beviljad om de krav som gäller för insatsen är uppfyllda. I de allra flesta fall sammanfaller en begärd insats med vad som är bäst för barnet. Det kan ändå tänkas att en situation uppstår där en ansökan om insats enligt LSS från en vuxen som berör ett barn inte överensstämmer med barnets bästa. Normalt utgör detta inte grund för att kunna avslå den begärda insatsen med hänsyn till barnets bästa (prop. 2009/10:176). Barn har alltid rätt att komma till tals och barnets inställning ska så långt som möjligt klarläggas under utredningen och barnets vilja beaktas med hänsyn till ålder och mognad. Barnets synpunkter och önskemål ska inhämtas i samtal med barnet eller med barnets vårdnadshavare. Barnet ska ges möjlighet att uttrycka åsikter men det är alltid frivilligt för barnet att redogöra för sin inställning. Bestämmelsen innebär inte heller någon rätt för handläggaren att tala med barnet mot föräldrarnas vilja. Om barnet inte har uppnått den ålder och mognad som krävs för att själv bestämma ligger det inom vårdnadshavarnas bestämmanderätt att avgöra om samtal med barnet kan äga rum. Om barnet har uppnått den ålder och mognad som krävs för att själv bestämma om sin medverkan, är det barnet som avgör om något samtal ska hållas. 1.2 Våld i nära relationer Begreppet våld i nära relation inkluderar olika typer av våld som kan förekomma mellan närstående. I begreppet våld inkluderas fysiskt, psykiskt, sexuellt, materiellt, ekonomiskt och latent våld. Försummelse av en person i beroendeställning betraktas även det som våld. Personer med funktionsnedsättning, framförallt kvinnor, kan till följd av funktionsnedsättningen vara särskilt utsatta när det gäller våld i nära relationer. Främst på grund av bristande förmåga att värja sig, men också på grund av beroendeförhållanden och Q-nr: (20)

39 39 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast svårigheter att söka skydd, brist på tillgänglig information om vilka insatser som finns, vart man vänder sig etc. När våld i nära relationer misstänks förekomma och barn berörs ska individ- och familjeomsorgen (IFO) kontaktas för att skyndsamt göra en förhandsbedömning och en skyddsbedömning för barnet. Enligt 14 kap SoL ska anmälan göras oavsett vårdnadshavares samtycke. När det gäller vuxna som utsatts för våld i nära relationer är det viktigt att informera den våldsutsatta om att det finns möjlighet att göra en polisanmälan. Det är viktigt att försäkra personen om att det inte är ett krav att göra en polisanmälan utan att personen har rätt till hjälp och stöd under alla omständigheter. Socialtjänstens personal kan göra polisanmälan mot personens vilja när det handlar om grövre brott som exempelvis mord, dråp, våldtäkt, enligt 10 kap 23 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL. I andra fall är det viktigt att vara lyhörd för den våldsutsattas egen önskan och respektera dennes beslut. 2 Aktuella lagrum och begrepp 2.1 Socialtjänstlagen Enligt 5 kap 7 socialtjänstlagen (SoL) skall socialnämnden verka för att människor som av fysiska, psykiska eller andra skäl möter betydande svårigheter i sin livsföring får möjlighet att delta i samhällets gemenskap och leva som andra. Socialnämnden skall medverka till att den enskilde får en meningsfull sysselsättning och att han får bo på ett sätt som är anpassat efter hans eller hennes behov av stöd. Enligt 4 kap 1 SoL har den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt rätt till bistånd av socialnämnden för sin försörjning (försörjningsstöd) och för sin livsföring i övrigt. Den enskilde ska genom biståndet tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet ska utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv Skälig levnadsnivå Begreppet skälig levnadsnivå blir ett uttryck för vissa minimikrav på insatsen vad gäller kvaliteten. Vid bedömningen av vilken insats som kan komma ifråga måste en sammanvägning göras av olika omständigheter såsom den önskade insatsens lämplighet som sådan, kostnaderna för den önskade insatsen i jämförelse med andra insatser samt den enskildes önskemål. Den enskilde har inte en obegränsad frihet att välja sociala tjänster oberoende av kostnad. I både kommunens och den enskildes intresse ligger att biståndet ska utformas så att det svarar mot det mål man vill uppnå. Oftast innebär det att det råder samstämmighet mellan den enskilde och tjänstemannen om lämplig insats. I de fall det inte är möjligt måste tolkningen av skälig levnadsnivå ske mot bakgrund av rättighetsbestämmelsens grundläggande syfte, det vill säga en yttersta garanti för medborgarnas livsföring i olika avseenden. Detta utesluter inte att kommunen ges möjlighet att välja det billigaste alternativet i de fall likvärdiga insatser finns att tillgå. Q-nr: (20)

40 40 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast Omvårdnad enligt SoL (SOSFS 2000:5) I socialtjänstlagen finns det särskilda bestämmelser för olika grupper. Insatser för personer med funktionsnedsättning som beskrivs i 5 kap 7 SoL kallas för omsorger om funktionshindrade. Med omsorger avses insatser i form av service och omvårdnad som omfattas av socialtjänstlagen. Med service avses bland annat: - praktisk hjälp med hemmets skötsel, till exempel städning och tvätt - hjälp med inköp - hjälp med ärenden på post och bank - tillredning av måltider eller distribution av färdiglagad mat Med omvårdnad avses vad som mer behövs för att tillgodose fysiska, psykiska och sociala behov, bland annat: - hjälp med att dricka, klä sig och förflytta sig - hjälp med att sköta personlig hygien - insatser för att bryta isolering - insatser för att känna trygghet och säkerhet Motiverande och uppsökande verksamhet Enligt 5 kap 7 socialtjänstlagen skall socialnämnden verka för att människor som av fysiska, psykiska eller andra skäl möter betydande svårigheter i sin livsföring får möjlighet att delta i samhällets gemenskap och leva som andra. Socialnämnden skall medverka till att den enskilde får en meningsfull sysselsättning och att han får bo på ett sätt som är anpassat efter hans eller hennes behov av stöd. Kommunen skall, enligt 5 kap 8 göra sig väl förtrogen med levnadsförhållandena i kommunen för människor med fysiska och psykiska funktionshinder samt i sin uppsökande verksamhet upplysa om socialtjänstens verksamhet på dessa områden. Socialtjänsten har således genom 5 kap 8 ett långtgående ansvar för människor med psykiska funktionshinder och ska bland annat initiera och till respektive organ påtala behov av åtgärder som socialtjänsten får kännedom om i sitt uppsökande arbete samt motivera enskilda som behöver hjälp att ta emot hjälpen. Det påtalar JO i beslut , dnr I samma beslut understryks vikten av att situationen för psykiskt funktionshindrade kontinuerligt följs upp och att socialnämnden fortlöpande överväger vilka insatser som kan komma ifråga. Det är särskilt viktigt när den enskilde avvisar kontakt från nämnden. Socialnämnden kan dock inte tvinga någon att ta emot vård för sina psykiska problem och inte heller utan den enskildes samtycke vidarebefordra uppgifter till hälso- och sjukvården, om det inte föreligger en nödsituation." 2.2 LSS Lag (93:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) innehåller bestämmelser om insatser för särskilt stöd och särskild service åt personer som tillhör lagens personkrets. Målet skall vara att den enskilde får möjlighet att leva som andra. Den som tillhör lagens personkrets enligt 1 har enligt 7 rätt till insatser i form av särskilt stöd och särskild service enligt 9 1p-9p, om de behöver sådan hjälp i sin livsföring och om deras behov inte tillgodoses på annat sätt. Personer som anges i lagens första och andra personkrets har, Q-nr: (20)

41 41 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast under samma förutsättningar, även rätt till insatser enligt 9 10p. De förutsättningar som ska föreligga är att den enskilde behöver en insats i sin livsföring samt att behovet inte tillgodoses på annat sätt. Vid bedömningen av om den enskilde har behov av en viss insats i sin livsföring måste jämförelser göras med den livsföring som kan anses normal för personer i samma ålder. Verksamhet enligt LSS skall enligt 5 främja jämlikhet i levnadsvillkor och full delaktighet i samhällslivet för de personer som anges i LSS personkrets LSS personkrets definieras i tre punkter i lagens första paragraf. I första punkten anges att personer med utvecklingsstörning, autism eller autismliknande tillstånd omfattas av lagens bestämmelser. Andra punkten beskriver personer med betydande och bestående begåvningsmässigt funktionshinder som uppstått efter hjärnskada i vuxen ålder föranledd av yttre våld eller kroppslig sjukdom. Enligt tredje punkten omfattar lagen också personer med andra varaktiga fysiska eller psykiska funktionshinder som uppenbart inte beror på normalt åldrande, om de är stora och förorsakar betydande svårigheter i den dagliga livsföringen och därmed ett omfattande behov av stöd eller service Goda levnadsvillkor Insatser enligt LSS skall enligt 7 tillförsäkra den enskilde goda levnadsvillkor. Goda levnadsvillkor innebär rätten att vara en fullvärdig medborgare i samhället. Insatserna ska vara varaktiga och samordnade, den enskilde måste kunna lita på att insatserna ges så länge de behövs. Kontinuiteten skall garanteras och närhetsprincipen vara rådande. De skall anpassas till mottagarens individuella behov samt utformas så att de är lätt tillgängliga för de personer som behöver dem och stärker deras förmåga att leva ett självständigt liv. De bärande principerna är tillgänglighet, inflytande, delaktighet, självbestämmande, helhetssyn och kontinuitet Omvårdnad I insatserna enligt 9 5-8p och 10p samt bostad med särskild service ingår enligt 9e omvårdnad. Omvårdnad innebär en skyldighet att stödja och hjälpa funktionshindrade med dagliga personliga behov som de kan ha svårigheter att själva klara. Exempel på sådana behov kan vara hjälp att sköta hygienen, att äta, att klä sig, att gå och förflytta sig liksom hjälp att klara till exempel personliga inköp. I ansvaret för omvårdnaden ligger också att hjälpa den enskilde så att han eller hon kan få den hälso- och sjukvård, tandvård samt de hjälpmedel han behöver. Omvårdnaden ska ges utifrån den enskildes behov. De enskilda personernas individuella, psykiska och fysiska behov ska kunna tillgodoses genom omvårdnaden. I omvårdnadsbegreppet får också anses ligga att se till att misstankar om övergrepp och andra brott mot funktionshindrade polisanmäls, så att brotten i vederbörlig ordning blir utredda och föremål för åtgärd. Om en person som är under 18 år utsätts för brott finns regler om skyldighet att anmäla det till socialtjänsten i 14 kap 1 SoL. Beträffande personer som är över 18 år finns ingen motsvarande reglering. I många fall kan den enskilde själv göra anmälan till polisen eller begära att få hjälp att göra sådan anmälan. I andra situationer har huvudmannen en skyldighet att tillse att brott mot den enskilde anmäls. En prövning måste dock göras enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, om Q-nr: (20)

42 42 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast det står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde lider men. Allmänt sett är det inte till men för den enskilde att brott mot honom eller henne anmäls Fritidsverksamhet och kulturella aktiviteter Enligt 9e LSS ingår fritidsverksamhet och kulturella aktiviteter i insatsen bostad med särskild service för barn och ungdomar samt för vuxna. För personer som bor i en bostad med särskild service enligt LSS ska behovet av fritidsverksamhet och kulturella aktiviteter därför i första hand tillgodoses inom ramen för boendet. Varje individ ska ges möjlighet att utifrån önskemål och förmåga använda det utbud som finns. Det är inte säkert att personer som bor i samma gruppbostad har likartade intressen och önskemål för sin fritid. Därför är det inte lämpligt att fritiden planeras kollektivt. Personalen har som en viktig uppgift att ge den enskilde stöd att utveckla egna fritidsintressen. Det kan handla om att stödja den enskildes förmåga och intresse att utveckla någon talang, men det kan också innebära att visa på aktiviteter som den enskilde tidigare inte haft möjlighet att pröva. Fritidsverksamhet och kulturella aktiviteter behöver inte alltid ske ute i samhället. Stöd kan även behövas för att få tillgång till musik, film, böcker och nyheter i hemmet. Personalens dimension ska vara anpassad så att det finns möjlighet att ge det stöd till fritidsverksamhet och kulturella aktiviteter som behövs. I särskilda fall kan den enskilde ha behov som inte kan tillgodoses inom ramen för boendet. I dessa fall har den enskilde möjligheten att ansöka om kompletterande stöd genom någon av de övriga insatserna i 9 LSS. 3 Handläggning Med handläggning menas alla de åtgärder som vidtas från det att ett ärende inleds till dess att det avslutas genom ett beslut. Utredningsförfarandet styrs av Förvaltningslagen (1986:223). Enligt 9 Förvaltningslagen (FL) skall alla ärenden där enskild är part handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Om det behövs skall myndigheten vid handläggningen beakta möjligheten att själv inhämta upplysningar och yttranden från andra myndigheter. Myndigheten skall sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt och även på andra sätt underlätta för den enskilde. Vid handläggningen av ärenden har biståndshandläggarna stöd av olika rättskällor och dokument så som lagarnas förarbeten, analyser och referat av domstolsbeslut, socialstyrelsens föreskrifter och så vidare. 3.1 Handläggares tillgänglighet Handläggarna har sina telefoner öppna för allmänheten så mycket som är möjligt samt kontaktar de individer som lämnat röstmeddelande eller meddelande till receptionen, så snart som möjligt vilket innebär senast dagen efter kontakt har sökts. Handläggarna går även att kontakta via mail under arbetstid. Möten och samtal sker vid hembesök hos den enskilde eller på socialförvaltningen där samtalsrum finns att boka. Vid misstanke eller risk för hotfulla situationer sker hembesök alltid tillsammans med annan handläggare. Q-nr: (20)

43 43 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast Ärendefördelning Ärenden delas mellan handläggarna utifrån det datum i månaden då personerna är födda. Ärenden delas upp i datum 1-15 och datum Handläggningstid Vid ansökan om insatser enligt LSS är det i allmänhet omfattande utredningar som ska göras för att fastställa personkretstillhörighet och behov av stöd. Handläggningstiden kan variera stort beroende på ärendets omfattning och art. Handläggningstiden kan därför upplevas som lång. All handläggning skall ske skyndsamt. Handläggningstiden ska som längst vara fyra månader från det att komplett ansökan inkommit. 3.3 Ansökan Ansökan kan vara skriftlig eller muntlig. Skriftlig ansökan datumstämplas och aktualiseras i aktualiseringsbilden i ProCapita den dag ansökan inkommer. Muntlig ansökan aktualiseras i aktualiseringsbilden i ProCapita den dag ansökan inkommer. Handläggaren kontrollerar i KIR (kommunens invånarregister) att sökanden är skriven i kommunen innan ansökan aktualiseras Behörig att ansöka Handläggaren kontrollerar att sökanden är den enskilde eller legal företrädare för denne. Ansökan från behörig företrädare ska leda till utredning och beslut. Har saken initierats på annat sätt än genom en ansökan ska alltid en förhandsbedömning göras innan utredning inleds Barn Gäller sökt insats ett barn över 15 år ska barnets underskrift finnas med i en skriftlig ansökan. Om barnets underskrift inte finns skall anledning till detta noteras. I alla ärenden som rör barn ska handläggaren förvissa sig om att barnet är delaktig i ansökan i den mån det bedöms kunna vara med hänsyn till ålder och mognad. Då insatser rör personer som har hemmavarande barn skall barnens situation uppmärksammas. Om det i utredningen framkommer skäl som gör att individ- och familjeomsorgen bör bli involverade skall den enskilde motiveras till att själv ta kontakt. Om den enskilde inte själv önskar kontakt skall en anmälan göras om oron kvarstår Anmälan Enligt 11 kap 1 SoL ska socialnämnden utan dröjsmål inleda utredning av vad som genom ansökan, anmälan eller på annat sätt har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. En anmälan av behov kan lämnas in till biståndshandläggaren av närstående eller någon annan. Handläggaren är skyldig att skyndsamt överväga om en utredning ska inledas efter en anmälan. Skäl att inte inleda en utredning finns endast om de inkomna uppgifterna är felaktiga eller att anmälan är obefogad. Handläggaren ska göra en förhandsbedömning genom att kontakta personen som uppgifterna avser och även ta tillvara eventuell tidigare kännedom om personen. Beslut om att ej inleda utredning fattas av verksamhetschef. När en anmälan inkommer ska handläggare aktualisera anmälan och dokumenterar omständigheterna i aktualiseringen. Handläggare tar en kontakt med personen anmälan Q-nr: (20)

44 44 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast berör och informerar om att anmälan har inkommit. I de fall den enskilde avvisar kontakt med socialtjänsten ska detta dokumenteras väl i aktualiseringen. Utredning kan generellt ej inledas utan den enskilde samtycke. Om allvarlig oro finns kan dock insats i uppsökande syfte beviljas i enlighet med 5 kap 8 SoL utan den enskildes samtycke. 3.4 Inleda utredning Utredning skall inledas skyndsamt. Första kontakt bör tas inom en vecka. Vid anmälan skall beslut om att inleda eller att ej inleda utredning fattas inom en månad Underlag för utredning Medicinskt underlag inhämtas alltid för att kunna styrka funktionsnedsättning. Sökande skall informeras om att medicinskt underlag samt eventuellt andra underlag som är relevanta för den sökta insatsen kommer att krävas för utredningen. Handläggare kan erbjuda sig att inhämta uppgifter med den enskildes samtycke Samtycke Samtycke kan lämnas skriftligen eller muntligen. Det skall vara specificerat vilka kontakter samtycket gäller och under vilken period. Samtycket skall noteras i utredningen. 3.5 Behovsbedömning Behovet av bistånd prövas alltid individuellt. Det gäller att fastställa den enskilde sökandes eventuella behov för att kunna göra en prövning av rätten till bistånd i enlighet 4 kap 1 och 5 kap 7 SoL Grunderna för beslutet skall tydligt redogöras i utredningen. Behovsbedömningen skall bygga på en helhetssyn där den enskildes situation och möjligheter ska sammanvägas med sociala, medicinska, psykiska och existentiella behov. Bedömningen ska ske mot bakgrund av den enskildes totala livssituation. Insatserna ska utformas i samråd med den enskilde och så långt det är möjligt tillgodose den enskildes önskemål. Biståndet ska utformas så att det stärker den enskildes möjligheter att leva ett så självständigt liv som möjligt. Alla åtgärder som kan bidra till detta ska övervägas. Åtgärder som kan vara aktuellt att ta ställning till är till exempel bostadsanpassning, byte av bostad eller tekniska hjälpmedel. I utredning och beslut ska den enskildes resurser och möjligheter att själv delta i göromålen beaktas. 3.6 Kommunicering Enligt 25 Förvaltningslagen (FL) får ett ärende inte avgöras utan att den som är sökande, klagande eller annan part har underrättats om en uppgift som har tillförts ärendet genom någon annan än honom eller henne själv och han eller hon har fått tillfälle att yttra sig över den, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Myndigheten får dock avgöra ärendet utan att så har skett om avgörandet inte går parten emot, om uppgiften saknar betydelse eller om åtgärderna av någon annan anledning är uppenbart obehövliga. Kommuniceringen kan ske muntligt eller skriftligt. Vid muntlig kommunicering läser handläggaren upp utredningen för den enskilde vid telefonsamtal eller möte. Vid skriftlig Q-nr: (20)

45 45 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast kommunicering skickas utredningen via brev till den enskilde. Kommunicering kan ibland ske på annat, enligt omständigheterna, lämpligt sätt. Den enskilde skall ges möjlighet att yttra sig i ärendet. Vid skriftlig kommunicering ges den enskilde två veckor att yttra sig. Om och hur utredningen kommuniceras dokumenteras i utredningen. 3.7 Insatsens målsättning Målet med de beviljade insatserna ska formuleras på ett tydligt och uppföljningsbart sätt. Målet med insatsen skall framgå i beställning till enhetschef och dokumenteras i utredningen samt i fliken för insatser i ProCapita där texten sedan ligger till grund för genomförandeplanen hos utföraren. 3.8 Beslut Beslut fattas enligt gällande delegationsordning. Beslutet ska vara tydligt och det ska klart framgå vad den enskilde begärt och vad som beviljats respektive avslagits. Beslutet ska utformas som ett svar på en begäran, vilket innebär att det skall framgå om ansökan är beviljad i sin helhet eller endast någon del och i så fall vilken. Även i den del ansökan avslås skall detta framgå av beslutet, motivering till beslutet ska alltid finnas med i bedömningsdelen i utredningen. I de fall det finns förbehåll i beslutet ska det alltid framgå tydligt. Information om vem som är ansvarig för verkställighet av beslutet ska också framgå i beslutet Ärenden till nämnden Ärenden där beslut enligt delegationsordningen skall fattas av socialnämndens individutskott lämnas för beslutande vid individutskottets sammanträden. Handlingarna ska vara färdiga för utlämning till ledamöterna enligt socialnämndens schema. Ärendet ska vara förankrat hos verksamhetschef Tidsbegränsade beslut Insatser enligt LSS skall enligt 7 vara varaktiga och samordnade. Om det finns anledning att tidsbegränsa ett beslut skall detta i varje enskilt fall motiveras. Tidsbegränsade beslut enligt LSS skall alltid innehålla besvärshänvisning. Beslut enligt socialtjänstlagen beviljas i regel under en period av två år. Vid tidsbegränsade beslut kontaktar ansvarig handläggare den enskilde innan beslutet går ut för eventuell nyansökan. Om den enskilde väljer att ansöka om fortsatt insats görs en ny utredning Avslag Besvärshänvisning skall alltid följa med beslut om avslag. Besvärshänvisningen finns att tillgå som frastext i ProCapita. Beslut om avslag skickas med rekommenderat brev till den enskilde. 3.9 Avslutad utredning Utredning och beslut skickas till den enskilde vid avslutad utredning. Beslutsmeddelandet skall innehålla information om och telefonnummer till ansvarig verkställare Överklagan Vid behov skall handläggaren vara den enskilde behjälplig vid överklagandet. Överklagan skall ha inkommit inom tre veckor från det att den enskilde tog del av beslutet. Om överklagan inkommer inom erforderlig tid skall beslut fattas om huruvida beslutet ska Q-nr: (20)

46 46 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast omprövas eller vidhållas. Vem som ska fatta beslut om omprövning eller vidhållande framgår av delegationsordningen. Vid vidhållet beslut skall överklagan samt vidhållandet av beslutet kopieras och lämnas vidare för registrering på socialförvaltningen. Om överklagan kompletteras skall även kompletteringen kopieras och lämnas för registrering. Överklagan skickas av handläggaren till respektive domstol. Alla domar från rätten lämnas till socialnämnden för kännedom Personakter inom vård och omsorg Biståndshandläggare upprättar alltid en digital akt och en pappersakt. I pappersakten förvaras relevanta medicinska underlag och andra intyg, samt övriga inkomna och upprättade handlingar. Dessa handlingar kan även scannas in till den digitala akten. Pappersakter skall innehålla registerutdrag från KIR som försättsblad. Akter får inte lämna socialförvaltningen. Endast de med skriftligt samtycke får ta del av en personakt och får då läsa akten på socialförvaltningen. Inga kopior får tas av material ur akten utan samtycke från den enskilde. Samtycket skall dokumenteras Resursfördelning Resursfördelningen spelar en central roll i kommunens ekonomi- och verksamhetsstyrning. Bedömning av behov hos olika målgrupper är en utgångspunkt i resursfördelningen. I kommunen genomförs insatsmätningar på insats bostad med särskild service för vuxna eller annan särskilt anpassad bostad för vuxna enligt 9 9p LSS. Insatsmätningarna genomförs en gång om året och har syfte att bedöma omfattningen av det stöd som boendepersonalen ger den enskilde i bostaden. Insatsmätningarna är således grunden i socialförvaltningens fördelning av resurser mellan alla bostäder med särskild service för vuxna enligt LSS Uppföljning av beslut Uppföljning av insatser enligt LSS Enligt 6 LSS skall verksamheten enligt LSS vara av god kvalitet och bedrivas i samarbete med andra berörda samhällsorgan och myndigheter. Verksamheten skall vara grundad på respekt för den enskildes självbestämmanderätt och integritet. Den enskilde skall i största möjliga utsträckning ges inflytande och medbestämmande över insatser som ges. Kvaliteten i verksamheten skall systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. För att säkra en god kvalitet skall insatser enligt LSS regelbundet följas upp av ansvarig handläggare. Insatser enligt LSS följs upp vartannat år. Enhetscheferna ansvarar för att uppmärksamma handläggare om något sker som föranleder behov av tidigare uppföljning Uppföljning av insatser enligt SoL Biståndshandläggaren har ansvar för att följa upp hur beviljade insatser enligt SoL utförs (innehåll, omfattning och kvalitet) och att dessa tillgodoser den enskildes behov. Uppföljning av besluten skall ske regelbundet, minst en gång om året. Ett viktigt redskap för uppföljningen är den genomförandeplan som utföraren ska upprätta i samråd med den enskilde. Q-nr: (20)

47 47 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast Metod för uppföljning Rutiner för uppföljning av beslut enligt LSS och SoL upprättas och uppdateras av handläggare och fastställs av verksamhetschef. Uppföljningarna ska alltid redogöra för den enskildes uppfattning om insatsen. Vidare kan uppföljningen innehålla uppgifter från eventuell legal företrädare samt uppgifter från den som svarar för det praktiska genomförandet av insatsen Dokumentation All dokumentation skall utformas med respekt för den enskildes integritet. Den enskilde bör hållas underrättad om de journalanteckningar och andra anteckningar som förs om honom eller henne. Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig skall detta antecknas. 4 Samverkan mellan kommun och landsting i enskilda ärenden 4.1 Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård trädde i kraft den 1 januari 2018 (Lag 2017:612). Den ersätter lagen om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård. Syftet med lagen är att ska främja en god vård för enskilda som efter utskrivning från sluten vård behöver insatser från socialtjänsten, den kommunalt finansierade hälso- och sjukvården eller den landstingsfinansierade öppna vården. God vård ska främjas genom en trygg, säker och smidig övergång från slutenvård till öppen vård och omsorg. Befintliga bestämmelser i HSL och SOL om fast vårdkontakt och samordnad individuell plan (SIP) ska tillämpas. Syftet med den nya lagen är vidare att hålla ledtiderna mellan sluten vård på sjukhus och vård i omsorg i det egna hemmet eller i särskilt boende så korta som möjligt. Kommunen betalningsansvar för patienter vid enheter för somatisk akutsjukvård, geriatrisk vård eller psykiatrisk vård inom landstingets slutna hälso- och sjukvård som är utskrivningsklara och för vilka en vårdplan är upprättad. En patient är utskrivningsklar om han eller hon av den behandlande läkaren inte längre bedöms behöva vård vid en enhet inom landstingets slutna hälso- och sjukvård. Den enskilde ska så snart som möjligt ska kunna skrivas ut när sjukhusets resurser inte längre behövs. Målsättningen är 0 utskrivningsklara dagar. Indikator sätts och följs upp årligen för att nå målet. Inom psykiatrin har Kalmar län en övergångsriktlinje 2018 med 20 utskrivningsklara dagar. 4.2 Samordnad vårdplanering För att skapa trygghet för den enskilde och närstående inför utskrivning, behöver en utskrivningsplanering ske. Utskrivningsplanering kan ske via Cosmic LINK, telefon, videoplanering eller fysiskt möte. I vissa fall görs en samordnad individuell plan istället för utskrivningsplanering. Lagen om samverkan om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård kräver att en SIP (samordnad individuell plan) görs om behov finns. Q-nr: (20)

48 48 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast Cosmic Link Cosmic Link möjliggör sammanhållen ärendehantering där meddelanden skickas och tas emot mellan slutenvården, kommunen och primärvården elektroniskt. Genom Cosmic Link dokumenteras den samordnade vårdplaneringen med möjlighet för varje part att självständigt signera. Kommunen får tillgång till utvalda delar av patientens vårddokumentation, som läkarepikris/slutanteckning, omvårdnadsepikris, rehabrapport och läkemedelslista. Biståndshandläggare ansvarar för daglig kontroll av Cosmic Link. Viktiga datum och tidpunkter hanteras enligt betalningsansvarslagen, med möjlighet att i efterhand följa upp antal betalningsdagar. 5 Insatser som verkställs av handläggare 5.1 Insatser som ej går att verkställa i kommunen Insatser skall i första hand verkställas i kommunens egna verksamheter. När enhetschef i samråd med verksamhetschef bedömer att så inte är möjligt återgår ärendet till handläggare. Därefter ansvarar handläggaren för verkställighet av ärendet. Handläggaren skall förbereda placeringen så snart enhetschef informerar om att insatsen ej kan verkställas inom kommunen. 5.2 Särskilt boende enligt 4 kap 1 SoL Särskilt boende i form av psykiatriboende saknas i Borgholms kommun och verkställs därför i regel genom extern placering utanför kommunen. Handläggaren är ansvarig för verkställigheten. Handläggaren delger utföraren en uppdragsbeskrivning och har ansvar för att insatsen följs upp var sjätte månad. Handläggaren är ansvarig för upprättandet av avtal med utföraren. Avtalet undertecknas av verksamhetschef. Handläggare är ansvarig för att ge debiteringsunderlag till avgiftshandläggare. 5.3 Korttidsvistelse utanför det egna hemmet enligt 9 6p LSS i form av lägervistelse Handläggaren ansvarar för att avtal upprättas med lägerarrangören. Avtalet undertecknas av verksamhetschef. Handläggare ansvarar för att ge debiteringsunderlag till avgiftshandläggare. 5.4 Korttidsvistelse utanför det egna hemmet enligt 9 6p LSS i form av stödfamilj Handläggare ansvarar för rekrytering och utredande av stödfamiljer. Handläggaren är ansvarig för verkställandet av insatsen och upprättande av sekretessförbindelse samt avtal om arvode och omkostnadsersättning. Ersättning för stödfamiljsuppdrag utgår enligt Sveriges kommuner och Landstings (SKL) riktlinjer. 5.5 Stödfamilj enligt 4 kap 1 SoL Handläggare ansvarar för rekrytering och utredande av stödfamiljer. Handläggaren är ansvarig för verkställandet av insatsen och upprättande av sekretessförbindelse samt avtal om arvode och omkostnadsersättning. Ersättning för kontaktperson/stödfamiljsuppdrag utgår enligt Sveriges kommuner och Landstings (SKL) riktlinjer. 5.6 Korttidsverksamhet enligt 4 kap 1 SoL Korttidsverksamhet enligt socialtjänstlagen kan beviljas för personer med psykisk funktionsnedsättning som har omfattande stödbehov och behov av miljöombyte. Insatsen verkställs i regel utanför kommunen. Handläggaren delger utföraren en uppdragsbeskrivning Q-nr: (20)

49 49 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast och har ansvar för att insatsen följs upp regelbundet. Avtal med utförare tecknas av verksamhetschef. 5.7 Bostad med särskild service för barn och ungdom enligt 9 8p LSS För beslut enligt 9 8p LSS som skall verkställas utanför kommunen är handläggaren ansvarig för verkställighet. Handläggaren delger utföraren en uppdragsbeskrivning och har ansvar för att insatsen följs upp var sjätte månad. Avtal med utförare tecknas av verksamhetschef. Endast avgift för matkostnader får tas ut av föräldrarna. 6 Insatser som verkställs av enhetschef 6.1 Kontaktperson enligt 9 4p LSS Insatsen kontaktperson verkställs av ansvarig enhetschef. Enhetschef är ansvarig för att upprätta avtal om arvode och omkostnad samt sekretessförbindelse med kontaktpersonen. Familjehemssekreterare inom individ- och familjeomsorgen (IFO) är ansvarig för rekrytering och utredandet av nya kontaktpersoner. Den enskilde ska i största möjliga mån ha inflytande över vem som får uppdraget som kontaktperson. Den enskilde kan själv lämna förslag om kontaktperson vilken då kontaktas och vid intresse utreds av ansvarig familjehemssekreterare. Insatsen kontaktperson beviljas i antal träffar per månad. Ersättning för kontaktpersonsuppdrag utgår enligt Sveriges kommuner och Landstings (SKL) riktlinjer. 6.2 Kontaktperson enligt 4 kap 1 SoL Insatsen kontaktperson enligt socialtjänstlagen beviljas enligt 4 kap 1 SoL, med stöd av 3 kap 6 SoL. Insatsen kontaktperson kan även beviljas av socialsekreterare vid individ- och familjeomsorgen (IFO). Det är när stödbehovet beror på en varaktig funktionsnedsättning, som dock inte berättigar till insatser enligt LSS, som handläggare inom OFN skall hantera ansökan. Insatsen kontaktperson verkställs av ansvarig enhetschef. Enhetschef är ansvarig för att upprätta avtal om arvode och omkostnad samt sekretessförbindelse med kontaktpersonen. Familjehemssekreterare inom individ- och familjeomsorgen (IFO) är ansvarig för rekrytering och utredandet av nya kontaktpersoner. Den enskilde ska i största möjliga mån ha inflytande över vem som får uppdraget som kontaktperson. Den enskilde kan själv lämna förslag om kontaktperson vilken då kontaktas och vid intresse utreds av ansvarig familjehemssekreterare. Insatsen kontaktperson beviljas i antal träffar per månad. Ersättning för kontaktpersonsuppdrag utgår enligt Sveriges kommuner och Landstings (SKL) riktlinjer. 6.3 Personlig assistans enligt 9 2p LSS Den enskilde kan välja kommunen som utförare eller anlita ett privat assistansföretag. Oavsett vem den enskilde anlitar som anordnare skall beställning på insatsen skickas till ansvarig enhetschef i kommunen. I de fall den enskilde använder privata assistansanordnare ansvarar den enskilde själv för att den som utför assistansen får information om beslutet Assistansersättning Då behovet av assistans för de grundläggande behoven uppgår till i genomsnitt 20 timmar per vecka eller mer skall behovet tillgodoses genom assistansersättning enligt 51 kap Q-nr: (20)

50 50 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast socialförsäkringsbalken (SFB). I de fall den enskildes behov av stöd för de grundläggande behoven beräknas uppgå till mer än 20 timmar per vecka skall handläggare underrätta Försäkringskassan om ärendet för att pröva rätten till assistansersättning. Den enskilde beviljas personlig assistans 9 2p LSS i avvaktan på att Försäkringskassan utreder och beslutar i ärendet. 6.4 Ledsagarservice enligt 9 3p LSS Insatsen beviljas i antal timmar per vecka eller månad. Beställningar på insatsen skickas till ansvarig enhetschef. 6.5 Avlösarservice enligt 9 5p LSS Insatsen beviljas i antal timmar per vecka eller månad. Beställning på insatsen skickas till ansvarig enhetschef. 6.6 Korttidsvistelse utanför det egna hemmet enligt 9 6p LSS i form av korttidsboende Insatsen beviljas i antal dygn eller timmar per månad. Beställning på insatsen skickas till ansvarig enhetschef. 6.7 Korttidstillsyn för skolungdom över 12 år enligt 9 7p LSS Beställning på insatsen skickas till ansvarig enhetschef. 6.8 Bostad med särskild service för vuxna enligt 9 9p LSS Handläggaren beslutar om insatsen ska verkställas i form av gruppbostad eller servicebostad. Beställning på insatsen skickas till ansvarig enhetschef. 6.9 Daglig verksamhet enligt 9 10p LSS Beställning på insatsen skickas till ansvarig enhetschef. Beslutet gäller endast rätten till insatsen. Ingen omfattning nämns i beslutet Boendestöd enligt 4 kap 1 SoL Insatsen beslutas i antal besök per vecka. Beställning på insatsen skickas till ansvarig enhetschef inom OFN. I beställning anger biståndshandläggare en uppskattning av tid för utförandet av insatsen Sysselsättning enligt 4 kap 1 SoL Beställning på insatsen skickas till ansvarig enhetschef. Beslutet gäller endast rätten till insatsen. Ingen omfattning nämns i beslutet. 7 Informationsutbyte mellan handläggare och verkställare 7.1 Beställningar till utförare Handläggaren gör en beställning i ProCapita på beslutad insats till ansvarig verkställare. Handläggaren ansvarar för ärendet fram till dess att beställning av insatsen är skickad till ansvarig enhetschef. Verkställaren kontaktar den enskilde inom 14 dagar från den dagen beställningen skickats från handläggare. Insatsens målsättning skall tydligt framgå i beställningen. Q-nr: (20)

51 51 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast Avslut av insatser Det är alltid verkställaren som avslutar insatsen i ProCapita och meddelar handläggaren om avslut. I de fall den enskilde inte önskar ansöka om fortsatt insats när beslut går ut meddelar handläggaren verkställaren som avslutar verkställigheten i ProCapita. 7.3 Förändring av omfattning av insats Om den enskilde önskar minska omfattningen av insatsen noterar handläggaren detta i journalen och meddelar ansvarig verkställare. Om önskemål om minskad omfattning kommer till kännedom för verkställaren meddelar denne ansvarig handläggare. Inget nytt beslut krävs. Vid önskan om utökning tas ny ansökan upp och utreds av handläggaren. 7.4 Dokumentation av ärenden som utretts, beslutats och beställts från annan kommun Beställningen läggs in i ProCapita av verkställaren likt de insatser som äldreomsorgen har för visstidsboende. 7.5 Inskrivning vid vårdavdelning När en person med redan beviljade insatser skrivs in vid vårdavdelning och ansvarig handläggare får kännedom om detta genom Cosmic Link ansvarar handläggaren för att kontakta ansvarig enhetschef samt journalföra inskrivningen i ProCapita. 8 Taxiresor till gymnasieskola I det fall en gymnasieelev har behov av att resa med taxi till skolan skall skolan göra en bedömning om behovet av taxiresa samt därefter administrera resan. Fakturan skickas till Borgholms kommun. Eleven behöver inte vända sig till en LSS-handläggare för personkretsbedömning. 9 Gemensamma ansvar 9.1 Inrapportering till IVO av ej verkställda insatser Beslut enligt LSS och SoL som ej verkställts inom tre månader ska rapporteras till IVO. Detsamma gäller vid avbrott i verkställigheten som varat längre än tre månader. Rapporteringen sker kvartalsvis av verksamhetschef. 9.2 Lex Sarah Var och en som är verksam inom kommunens omsorger om personer med funktionsnedsättning skall vaka över att dessa får god omvårdnad och lever under trygga förhållanden. Den som uppmärksammar eller får kännedom om ett allvarligt missförhållande i omsorgerna om någon enskild skall genast anmäla detta. Anmälan göras enligt socialförvaltningens övergripande rutiner. 9.3 Anmälan om behov av god man Enligt 5 kap 3 socialtjänstförordningen skall socialtjänsten anmäla till överförmyndaren om nämnden finner att god man eller förvaltare enligt föräldrabalken (FB) bör förordnas för någon, att någon inte längre bör ha förvaltare, eller att förhållandena talar för att en förälder inte kommer att förvalta sitt barns egendom på ett betryggande sätt. Q-nr: (20)

52 52 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast Om biståndshandläggaren uppmärksammar behov av god man skall detta skriftligen anmälas till överförmyndarnämnden. Enligt 10 kap 2 Offentlighets- och sekretesslagen ska socialnämnden upplysa överförmyndaren om det kommer nämnden till känna att en god man försummar sitt uppdrag. En förutsättning för att nämnden ska kunna bryta sekretessen och upplysa överförmyndaren om en sådan försummelse är dock att nämnden bedömer att den annars inte kan fullgöra sin verksamhet. Det skulle t.ex. kunna vara fråga om att en enskild p.g.a. den gode mannens försummelse inte får ta del av insatser som nämnden bedömer att den enskilde är i behov av. Om överförmyndaren inom ramen för sin tillsynsverksamhet efterfrågar uppgifter rörande den gode mannen, har socialnämnden däremot en uttrycklig uppgiftsskyldighet enligt lag och är med stöd av denna oförhindrad att lämna ut de uppgifter som överförmyndaren behöver (16 kap. 10 föräldrabalken). 9.4 Uppsökande verksamhet enligt 5 kap 8 SoL Kommunen skall, enligt 5 kap 8, göra sig väl förtrogen med levnadsförhållandena i kommunen för människor med fysiska och psykiska funktionsnedsättningar samt i sin uppsökande verksamhet upplysa om socialtjänstens verksamhet på dessa områden. Då handläggaren genom anmälan, ansökan eller på annat sätt får kännedom om att en person kan vara i behov av hjälp har handläggaren ett ansvar för att personens situation kontinuerligt följs upp och skall fortlöpande göra övervägningar av vilka insatser som kan komma ifråga. Detta är särskilt viktigt när den enskilde avvisar kontakt med nämnden. Handläggaren skall försöka motivera den enskilde att ta emot hjälpen. Socialnämnden kan dock inte tvinga någon att ta emot vård för sina psykiska problem och inte heller utan den enskildes samtycke vidarebefordra uppgifter till hälso- och sjukvården, om det inte föreligger en nödsituation. Socialtjänsten har ett långtgående ansvar för människor med psykiska funktionsnedsättningar och ska bland annat påtala behov av åtgärder som socialtjänsten får kännedom om i sitt uppsökande arbete. 9.5 Samordnad individuell plan Enligt 2 kap 7 SoL ska kommunen tillsammans med landstinget upprätta en individuell plan när den enskilde har behov av insatser både från socialtjänsten och från hälso- och sjukvården. Planen ska upprättas om kommunen eller landstinget bedömer att den behövs för att den enskilde ska få sina behov tillgodosedda, och om den enskilde samtycker till att den upprättas. Arbetet med planen ska påbörjas utan dröjsmål. Planen ska när det är möjligt upprättas tillsammans med den enskilde. Närstående ska ges möjlighet att delta i arbetet med planen, om det är lämpligt och den enskilde inte motsätter sig det. Av planen ska det framgå 1. vilka insatser som behövs, 2. vilka insatser respektive huvudman ska svara för, 3. vilka åtgärder som vidtas av någon annan än kommunen eller landstinget, och 4. vem av huvudmännen som ska ha det övergripande ansvaret för planen. Den som uppmärksammar behovet har ansvar för att initiera en SIP. Den enskilde kan själv begära att en SIP upprättas. Verksamheter som kallas inom hälso- och sjukvård samt Q-nr: (20)

53 53 Riktlinjer handläggning SoL och LSS inom OFN Riktlinje Dokumentation och ärendehantering Fastställd Nästa revidering senast socialtjänst bör ha en etablerad kontakt med personen. Dessa verksamheter har en skyldighet att bekräfta kallelsen och meddela vem som kommer att närvara. Riktlinje för samordnad individuell plan (SIP) I Kalmar län finns tillgängliga på Kalmar landstings hemsida. Där finns även mall för planen samt för kallelse till SIP. SKL tillhandahåller ett webverktyg för brukarens upplevelse av samverkan, SIP-kollen, en enkät som man också kan skriva ut i pappersformat. Efter varje SIP skall brukaren erbjudas att fylla i enkäten, antingen digitalt eller i pappersformat. 9.6 Anmälan där barn berörs När anmälan inkommer som berör en vuxen person ansvarar handläggaren för att undersöka om barn finns i familjen. I de fall barn finns i familjen informeras individ- och familjeomsorgen om anmälan. När anmälan gäller ett barn ska en anmälan enligt 14 kap 1 SoL göras till individ- och familjeomsorgen. I tveksamma fall rekommenderas att individ- och familjeomsorgen konsulteras. 9.7 Personuppgifter i ProCapita Både handläggare och enhetschef ansvarar för att uppdatera personuppgifter i ProCapita vid behov. 9.8 Avvikelser Avvikelser kan gälla både interna och externa avvikelser eller synpunkter och klagomål från brukare eller allmänhet. Avvikelsen registreras i avvikelsesystemet i ProCapita. 10 Avgifter Insatser enligt Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, är i princip avgiftsfria. Enda undantagen läggs fast i LSS och 5-6 förordningen (1993:10909) om stöd och service till vissa funktionshindrade. I anslutning till en insats enligt LSS samt insatser till funktionshindrade enligt SoL (2001:453) har kommunen möjlighet att ta ut skäliga egenavgifter för bostad, mat, resor, fritidsverksamhet och kulturella aktiviteter. Avgifterna måste vara skäliga och får inte överstiga kommunens självkostnader, kommunen ska även se till att den enskilde får behålla tillräckliga medel för sina personliga behov. Avgifterna justeras årligen utifrån prisbasbelopp och ändringar i Konsument-verkets beräkningar och riktlinjer. De avgifter som tas ut framgår av dokumentet Borgholms kommuns taxor - avgifter för vård och omsorg. Q-nr: (20)

54 Sammanträdesprotokoll SOCIALNÄMNDENS ARBETSUTSKOTT 54 Sammanträdesdatum Paragraf 5 Dnr 2019/3 730 SN Revidering av riktlinjer för handläggning av insatser enligt SoL och LSS inom Borgholms kommuns omsorg om funktionsnedsatta OFN Beslut Socialnämndens arbetsutskott beslutar att anta reviderad riktlinje för handläggning av insatser enligt SoL och LSS inom Borgholms kommuns omsorg om funktionsnedsatta. Ärendebeskrivning Riktlinjerna för handläggning av insatser enligt SoL och LSS inom Borgholms kommuns omsorg om funktionsnedsatta (OFN) har reviderats. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

55 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning 1 (1) / Handläggare Therese Åhlander Förvaltningssekreterare/adm chef Ert datum Till Socialnämnden Er beteckning Remiss från BEAB gällande ny renhållningsordning för Borgholms kommun Förslag till beslut att socialnämnden avstår från att yttra sig Ärendebeskrivning I avfallsplanen finns kommunens mål och åtgärder för att minska avfallsmängderna, öka återvinningen och minska miljöpåverkan från avfallet. I föreskrifterna regleras insamling och hantering av hushållsavfall - källsortering, sophämtning, slamtömning, latrin, dispenser med mera. Synpunkter på förslaget ska skriftligen ha inkommit senast den 12 februari 2019 till info@borgholmenergi.se eller Borgholm Energi, Box 55, Borgholm. Beslutsunderlag Förslag på avfallsplan från Chatrine Hevelius, Borgholms energi AB Anna Hasselbom Trofast Socialchef Therese Åhlander Förvaltningssekreterare/adm chef Skickas till Socialnämnden Postadress Telefon Telefax / www Box 52[ therese.ahlander@borgholm.se Borgholm

56 56 FÖRSLAG NY RENHÅLLNINGSORDNING FÖR BORGHOLMS KOMMUN - FÖRSLAGETS HUVUDSAKLIGA INNEBÖRD 20 november 2018

57 57 Borgholm Energi har på uppdrag av Borgholms kommun tagit fram förslag till en ny renhållningsordning för kommunen, innefattande avfallsföreskrifter och avfallsplan. Renhållningsordningen har tagits fram av en grupp sammansatt av representanter från olika funktioner inom Borgholm Energi och Borgholms kommun. Samråd har skett med olika aktörer vid bland annat idéseminarier. Huvudsakliga förändringar av avfallsföreskrifterna Den största förändringen som föreslås är anpassningar av föreskrifternas struktur, formuleringar och användning av begrepp till den senaste mall för avfallsföreskrifter som Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, och branschföreningen Avfall Sverige tillsammans har publicerat. Text som enbart utgör information har tagits bort. Föreskrifterna ska, så långt det är möjligt, bara innehålla ska-krav. Vissa rekommendationer i form av bör finns dock kvar. Viktigare förändringar, jämfört med tidigare föreskrifter: Definitioner har kompletterats med fler begrepp. Krav införs på sortering av fler fraktioner, bland annat krav på utsortering av matavfall. Det har tidigare inte stått uttryckligen i föreskrifterna. Krav på sortering som finns i bilaga till gällande föreskrifter, har arbetats in i paragraferna i de nya föreskrifterna. Bilagan har tagits bort. Den ersätts av informationsmaterial istället. Krav på emballering av avfall har utvecklats, bland annat med hänsyn till den efterföljande optiska sorteringen. Här anges exempelvis maximal storlek på påse för restavfall för att inte stora säckar ska utgöra hinder i sorteringsanläggningen. Det anges även krav på emballering av trädgårdsavfall vid hämtning vid fastighet. Krav och förutsättningar för slamtömning har setts över och förtydligats eller kompletterats. Några exempel: o Vid anläggande av enskilt avlopp eller fettavskiljare bör placeringen göras så att man inte behöver dra mer än 10 meter slang vid tömning av anläggningen. Möjlighet ges att i framtida taxa ta ut avgift för avstånd längre än 10 meter. o Gräns anges för hur tunga lock får vara. o Krav införs på sluttömning när en anläggning tas ur bruk. o Förutsättningar för tömning av filtermaterial anges. o Krav gällande instruktioner och skyltning anges. Krav införs för vilka förutsättningar som ska finnas vid tömning av underjordsbehållare och andra behållare som töms med kran. 2

58 58 Krav införs på att tömning av fettavskiljare ska ske minst en gång per månad under den tid som verksamheten är i drift. Möjlighet att få trädgårdsavfall hämtat införs. En del bestämmelser har flyttats till avfallstaxan, exempelvis bestämmelser om hur lång tid från beställning som extra tömning kan utföras. Även veckonummer för hämtningsperiod sommartid har flyttats till avfallstaxan. Meningen är att det ska bli lättare att se i taxan vad som gäller för tjänsterna. Möjlighet införs att ta ut felsorteringsavgift om föreskrifterna inte följs. Möjlighet införs för närboende fastighetsinnehavare att dela kärl, d.v.s. att använda samma kärl. Det har tydliggjorts att undantag som kräver myndighetsbeslut handläggs av den tillsynsansvariga nämnden. Huvudsakliga förändringar av avfallsplanen Förslaget till ny avfallsplan för Borgholms kommun har tagits fram med utgångspunkt från Naturvårdsverkets föreskrifter om innehållet i en kommunal avfallsplan (NFS 2017:2). Den nya avfallsplanen innehåller nya mål och aktiviteter utifrån aktuella behov och utvecklingsområden. Planens inriktning tydliggörs genom att målen lyfts fram och presenteras på ett mer samlat sätt. Avfallsplanen har också gjorts mer lättillgänglig genom att struktur och detaljeringsnivå har setts över. Genom detta avses avfallsplanen blir ett mer aktivt verktyg för kommunen. Genom mål och aktiviteter i avfallsplanen vill kommunen minska avfallsmängderna, öka återvinningen och minska miljöpåverkan från avfallet. Avfallsplanen lägger grunden för en tydlig inriktning för en hållbar utveckling inom avfallshanteringen. Planen innehåller fyra målområden för avfallshanteringen. De omfattar mål som utgår från bland annat de nationella miljökvalitetsmålen, etappmålen, den nationella avfallsplanen och aktuell lagstiftning, kommunens övriga mål och strategier samt diskussioner i avfallsplaneringsprocessen. Till målen hör aktiviteter som ska genomföras för att målen ska kunna nås. Avfallsplanens målområden är: 1. Förebyggande och återanvändning 2. Återvinning 3. Miljöpåverkan 4. Människan i centrum Aktiviteter för att uppnå avfallsplanens mål är bland annat: 3

59 59 Informera om till exempel återbruk. Genomföra utredningar om bland annat insamlingssystemet för matavfall, förpackningar, returpapper och farligt avfall inklusive elavfall. Utöka sorteringsmöjligheterna på återvinningscentralerna, inklusive mottagning av avfall för återbruk, samt vid behov utöka öppettiderna. Följa upp och se över tömning av enskilda avlopp. Utveckla uppföljning och kvalitetssäkring av avfallshanteringen. Se över och utveckla rutinerna för städning på allmänna platser och delta i nationella kampanjer för minskad nedskräpning. Vid behov komplettera lösningarna för omhändertagande av hushållsavfall från turister på stränder, hamnar och allmänna platser. Vidareutveckla konceptet en väg in för kundtjänst för avfallskunderna. Riskklassa nedlagda deponier och vid behov vidta åtgärder. Genomförande av aktiviteterna kan kräva ökade resurser för bland annat information samt tillfälliga resursförstärkningar eller omprioriteringar för vissa utredningar. Samverkan mellan olika funktioner inom Borgholm Energi och Borgholms kommun bedöms underlätta genomförandet av avfallsplanen. Uppföljning och ajourhållning av avfallsplanen kommer att ske regelbundet under ledning av Borgholm Energi. 4

60 Sammanträdesprotokoll SOCIALNÄMNDENS ARBETSUTSKOTT 60 Sammanträdesdatum Paragraf 6 Dnr 2019/5 700 SN Förslag ny renhållningsordning för Borgholms kommun. Förslagets innebörd Beslut Socialnämndens arbetsutskott beslutar att socialnämnden avstår från att yttra sig Ärendebeskrivning I avfallsplanen finns kommunens mål och åtgärder för att minska avfallsmängderna, öka återvinningen och minska miljöpåverkan från avfallet. I föreskrifterna regleras insamling och hantering av hushållsavfall - källsortering, sophämtning, slamtömning, latrin, dispenser med mera. Synpunkter på förslaget ska skriftligen ha inkommit senast den 12 februari 2019 till info@borgholmenergi.se eller Borgholm Energi, Box 55, Borgholm. Beslutsunderlag Förslag på avfallsplan från Chatrine Hevelius, Borgholms energi AB Skickas till Socialnämnden Justerandes sign Utdragsbestyrkande

61 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning 1 (1) / Handläggare Therese Åhlander Förvaltningssekreterare/adm chef Ert datum Till socialnämnden Er beteckning Borgholm intern tjänsteskrivelse Förslag till beslut att uppdra till verksamhetschefen för individ- och familjeomsorgen att göra en handlingsplan för att åtgärda de belysningspunkter som framkommit i rapporten från PwC. Ärendebeskrivning På uppdrag av revisorerna i Borgholms kommun har PwC genomfört en granskning av individ- och familjeomsorgen. Beslutsunderlag Rapport från PwC Skickas till Socialnämnden Postadress Telefon Telefax / www Box 52[ therese.ahlander@borgholm.se Borgholm

62 62

63 63 Revisionsrapport Granskning av individ- och familjeomsorgen Tommy Nyberg Elin Freeman Borgholms kommun Januari 2019

64 Granskning individ- och familjeomsorgen 64 Innehåll 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Rekommendationer Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfrågor Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning Metod Iakttagelser och bedömningar Det finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för uppföljning, målsättande och samverkan Iakttagelser Bedömning Bedömningsinstrument finns i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet Iakttagelser Bedömning Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment i handläggningsprocessen genomförs Iakttagelser Bedömningar Målen i besluten är individuella, tydliga och tidsbestämda Iakttagelser Bedömningar Beslut innehåller en genomförandeplan som är kopplad till biståndsbeslutet Iakttagelser Bedömningar Det sker en systematisk uppföljning av verksamheten både på förvaltningsnivå och nämndnivå Iakttagelser Bedömningar Det finns alternativa hemmaplanlösningar att använda för handläggarna inom individ- och familjeomsorgen Iakttagelser Bedömningar Det finns ett ledningssystem för kvalitet som omfattar kvalitetsmål för individoch familjeomsorgen Januari av 20 Borgholms kommun PwC

65 Granskning individ- och familjeomsorgen Iakttagelser Bedömningar Det sker ett utvecklingsarbete inom IFO som leder till ökad kvalitet Iakttagelser Bedömningar Resultat av ärendegranskningar Januari av 20 Borgholms kommun PwC

66 Granskning individ- och familjeomsorgen Sammanfattning och revisionell bedömning Enligt Socialtjänstlagen skall socialnämnden utan dröjsmål inleda utredning av vad som genom ansökan eller på annat sätt har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. Utredningen ska mynna ut i en individuell bedömning av den enskildes behov. Riskfaktorer såsom personalförändringar, avsaknad av, alternativt bristande kännedom om, riktlinjer och rutiner samt eventuella oklarheter i informationsöverföringen riskerar försämra rättssäkerheten, inom individ- och familjeomsorgen. Vidare har det visat sig ha stor betydelse i hur handläggningen utformas, hur den följs upp samt hur man skriver mål i de beslut som fattas. Uppföljning av både ekonomi och verksamhet inom området är av yttersta vikt för att nämnden skall ha god kontroll på verksamheten. För att säkerställa detta ska kvaliteten systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkerställas. Socialstyrelsen har utfärdat föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Det finns krav på riskanalys, egenkontroll, utredning av avvikelser, personalens medverkan i kvalitetsarbetet och dokumentationsskyldighet. Säkerställer socialnämnden en ändamålsenlig myndighetshandläggning inom individ- och familjeomsorgen och som bedrivs ekonomiskt tillfredsställande? Vi bedömer att socialnämnden delvis säkerställer en ändamålsenlig myndighetshandläggning inom individ- och familjeomsorgen och som delvis bedrivs ekonomisk tillfredsställande. Vi grundar vår bedömning på att det finns upprättade rutiner inom en rad arbetsprocesser men att det inom vissa områden helt saknas rutiner och att de befintliga rutinerna upplevs som övergripande eller ej aktuella. Vi bedömer att det finns bedömningsinstrument i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet. Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment inom handläggningsprocessen genomförs ej vid tidpunkten för granskningen. Vi ser positivt på det pågående utvecklingsarbetet och införandet av egenkontroller inom individ- och familjeomsorgen. Vi bedömer att målen i besluten i regel ej är individuella, tydliga och tidsbestämda samt att organisationen behöver utveckla arbetet med målskrivandet. Vidare bedömer vi att beslut delvis innehåller genomförandeplan som är kopplade till biståndsbeslutet. Vi grundar vår bedömning på att det inom vissa verksamheter helt saknas genomförandeplaner och att det finns brister i biståndsbeslutens och genomförandeplanernas kvalitet samt att uppföljning av dessa delvis saknas. Uppföljning av öppenvårdsverksamheten saknas, vilket vi ser som ett viktigt utvecklingsarbete för nämnden. Vi bedömer att det delvis finns alternativa hemmaplanslösningar att använda för handläggarna inom individ- och familjeomsorgen. Vi grundar vår bedömning på att det saknas ett politiskt uppdrag samt skriftliga riktlinjer och rutiner som tydliggör vilka insatser som kan hanteras inom öppenvården. Vi bedömer att det sker ett utveckl- Januari av 20 Borgholms kommun PwC

67 Granskning individ- och familjeomsorgen 67 ingsarbete inom IFO som leder till ökad kvalitet. Vi grundar vår bedömning på att förvaltningen inom flertalet områden har identifierat brister och påbörjat ett stort förändringsarbete för ökad kvalitet Bedömningar mot kontrollmål: Kontrollmål Kommentar Det finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för uppföljning, målsättande och samverkan. Delvis uppfyllt Vi bedömer att det endast delvis finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för uppföljning, målsättande och samverkan. Vi grundar vår bedömning på att det finns upprättande rutiner inom en rad arbetsprocesser men att det inom vissa områden helt saknas rutiner och att de befintliga rutinerna upplevs som övergripande eller ej aktuella. Vi ser positivt på att det pågår en översyn av rutiner och riktlinjer inom förvaltningen. Bedömningsinstrument finns i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet. Uppfyllt Vi bedömer att det finns bedömningsinstrument i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet. Vi grundar vår bedömning på att de redovisade bedömningsinstrument som används inom de olika verksamhetsområdena är ändamålsenliga. Vi anser dock att bedömningsinstrument avseende mottagningsarbetet för orosanmälningar inom barn och ungdom saknas. Detta ser vi som ett utvecklingsområde, dock påverkas inte vår bedömning av kontrollmålet. Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment i handläggningsprocessen genomförs. Ej uppfyllt Vi bedömer att övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment inom handläggningsprocessen ej genomförs vid tidpunkten för granskningen. Vi ser positivt på det pågående utvecklingsarbetet och införandet av egenkontroller inom individ- och familjeomsorgen. Det faktum att förvaltningen uppmärksammat bristerna och arbetar med ett förändringsarbete påverkar inte vår bedömning av kontrollmålet. Januari av 20 Borgholms kommun PwC

68 Granskning individ- och familjeomsorgen 68 Målen i besluten är individuella, tydliga och tidsbestämda. Ej uppfyllt Vi bedömer att målen i besluten ej är individuella, tydliga och tidsbestämda. Vi grundar vår bedömning på att målen i regel är av generell karaktär och i de flesta fall inte tidsbestämda. Vi bedömer att organisationen behöver utveckla arbetet med målskrivandet. Idag saknas tydliga mål i de insatser vi granskat, vilket också bekräftas av samtliga intervjuade. Vi anser att fokus på målarbetet inom myndighetsutövningen skulle ge stora kvalitetsmässiga vinster för individen men även minska kostnaderna inom socialtjänsten. Ett tydligare sätt att skriva individuella mål gagnar brukarna och skulle underlätta uppföljningen markant. Tydliga mål underlättar för förvaltningsledning och nämnd att utföra stickprov i verksamheten och kontrollera efterlevnaden av biståndsbesluten. Vidare bedömer vi att skriftliga rutiner för målformulering och upprättande av genomförandeplaner saknas. Som konsekvens upprättas utredningar/biståndsbeslut samt genomförandeplaner olika beroende på vilken handläggare som hanterar dem. Vi uppmanar nämnden att upprätta rutiner för målformulering och genomförandeplaner samt att regelbundet granska enhetligheten av handläggarnas målformuleringar. Besluten innehåller en genomförandeplan som är kopplad till biståndsbeslutet. Delvis uppfyllt Vi bedömer att beslut endast delvis innehåller genomförandeplan som är kopplad till biståndsbeslutet. Vi grundar vår bedömning på att det inom vissa verksamheter helt saknas genomförandeplaner. Vidare bedömer vi att det råder en otydlighet avseende ansvaret för upprättandet av dessa. Vår granskning har visat att det i flera ärenden saknas aktuella genomförandeplaner och i vissa ärenden saknas genomförandeplan helt. Mål bör tydliggöras i varje biståndsbeslut, då det kan påverka både kvalitet i insatsen och längden på insatsen och därmed kommunens ekonomi. Vidare bedömer vi att det finns brister i biståndsbeslutens och genomförandeplanernas kvalitet Januari av 20 Borgholms kommun PwC

69 Granskning individ- och familjeomsorgen 69 samt att uppföljning av dessa delvis saknas. Det påtalas i intervjuer att det görs stickprov via enhetschefer men detta bör kontrolleras av förvaltningen och redovisas skriftligt till nämnden. Det sker en systematisk uppföljning av verksamheten både på förvaltningsnivå och nämndnivå. Delvis uppfyllt Vi bedömer att det endast delvis sker en systematisk uppföljning av verksamheten både på förvaltningsnivå och nämndnivå. Vi grundar vår bedömning på att den ekonomiska uppföljningen i stora delar är tillfredsställande. Vi anser att enhetscheferna kan involveras mer i prognosarbetet. Idag skriver inte enhetschefen prognos för det egna ekonomiska resultatet. Detta ser vi som ett utvecklingsområde. Gällande verksamhetsuppföljning ser vi att flera områden behöver utvecklas. Dock har ett stort arbete påbörjats och av den anledningen bedömer vi kontrollmålet som delvis uppfyllt. Vi vill betona att det är en skillnad på tillfredsställande ekonomiskt resultat och en tillfredsställande uppföljning av det ekonomiska resultatet. Vad gäller uppföljningsarbetet av ekonomi har förvaltningen påbörjat ett arbete som vi ser kommer att ge kontroll över prognoser och åtgärdsbehov i samband med underskott. Vidare bedömer vi att det helt saknas uppföljning av öppenvårdsverksamheten. Detta ser vi som ett viktigt utvecklingsarbete för nämnden. Vi rekommenderar att enhetscheferna ansvarar för att upprätta prognos för sina respektive verksamheter för att öka budgetansvaret och skapa en större förståelse för den egna ekonomin. Vi rekommenderar nämnden att årligen följa upp öppenvårdsverksamheten. Det finns alternativa hemmaplanslösningar att använda för handläggarna inom individ- och familjeomsorgen. Delvis uppfyllt Vi bedömer att det endast delvis finns alternativa hemmaplanslösningar att använda för handläggarna inom individ- och familjeomsorgen. Vi grundar vår bedömning på att det saknas ett politiskt uppdrag samt skriftliga riktlinjer och rutiner som tydliggör vilka insatser som kan hanteras inom kommunen och vilka Januari av 20 Borgholms kommun PwC

70 Granskning individ- och familjeomsorgen 70 insatser som ska köpas in externt. Ett centralt område inom öppenvården är familjebehandling. Vår bedömning är att detta område behöver utvecklas. Vi rekommenderar att rollen för öppenvården tydliggörs och att en skriftlig rutin inom området upprättas. Vidare rekommenderar vi att en analys av de insatser som utförts inom öppenvården görs. Hur länge insatserna har pågått resultatet av insatserna bör framgå. Det finns ett ledningssystem för kvalitet som omfattar kvalitetsmål för individ- och familjeomsorgen. Delvis uppfyllt Vi bedömer att det endast delvis finns ett ledningssystem för kvalitet som omfattar kvalitetsmål för individ- och familjeomsorgen. Vi grundar vår bedömning på att det vid tidpunkten för granskningen finns ett kvalitetsledningssystem, Q:et, men att det pågår ett arbete med att utveckla systemet. Vi ser positivt på att kvalitetsledningssystemet ska utvecklas med egenkontroller och riskbedömning. Vi rekommenderar förvaltningen att som en del av den interna kontrollen utföra stickprov av egenkontrollsverksamheten. Risk för självgranskning uppstår om enbart chefer utför kontroller av sin egen verksamhet. Om egenkontrollen kompletteras med stickprov från exempelvis den socialt ansvarige samordnaren (SAS) ser vi att förvaltningen har ett ändamålsenligt system för kontroll av verksamheten. Det sker ett utvecklingsarbete inom individ- och familjeomsorgen som leder till ökad kvalitet. Uppfyllt Vi bedömer att det sker ett utvecklingsarbete inom IFO som leder till ökad kvalitet. Vi grundar vår bedömning på att förvaltningen inom flertalet områden har identifierat brister och påbörjat ett stort förändringsarbete för ökad kvalitet. Vi vill betona att nämnden bör vara aktsam med att minska antalet tjänster vad gäller utredare. Vår erfarenhet är att det finns ett mervärde för ekonomin och kvaliteten för brukaren inom socialtjänsten att ha utredningskapacitet så utredningar hinns med och utförs på korrekt sätt. Vi vill rekommendera att nämnden inför regelbundna samverkansträffar med personal Januari av 20 Borgholms kommun PwC

71 Granskning individ- och familjeomsorgen 71 inom individ- och familjeomsorgen för att på detta sätt säkerställa att pågående utvecklingsinsatser förankras inom förvaltningen. Vid förändringsarbete finns det en risk att berörda medarbetare ej anser sig få tillräckligt med information eller känner sig delaktiga, vilket kan medföra att förändringar tar längre tid att implementera Rekommendationer Mot bakgrund av granskningsresultaten rekommenderar vi socialnämnden att: Införa prognosansvar för enhetscheferna. Enhetscheferna bör ansvara för upprättande av prognos för sina respektive verksamheter för att öka budgetansvaret och förståelsen för den egna ekonomin. Årligen följa upp öppenvårdsverksamheten. Som en del av den interna kontrollen utföra stickprov av egenkontrollsverksamheten. Risk för självgranskning uppstår om enbart chefer utför kontroller av sin egen verksamhet. Om egenkontrollen kompletteras med stickprov från exempelvis den socialt ansvarige samordnaren (SAS) ser vi att förvaltningen har ett ändamålsenligt system för kontroll av verksamheten. Anordna regelbundna samverkansträffar med personal inom individ- och familjeomsorgen för att säkerställa att de utvecklingsinsatser som pågår förankras inom förvaltningen. Vid förändringsarbete finns det en risk att berörda medarbetare ej anser sig få tillräckligt med information eller känner sig delaktiga, vilket kan medföra att förändringar tar längre tid att implementera. Januari av 20 Borgholms kommun PwC

72 Granskning individ- och familjeomsorgen Inledning 2.1. Bakgrund Enligt Socialtjänstlagen skall socialnämnden utan dröjsmål inleda utredning av vad som genom ansökan eller på annat sätt har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. Utredningen ska mynna ut i en individuell bedömning av den enskildes behov. Riskfaktorer såsom personalförändringar, avsaknad av, alternativt bristande kännedom om, riktlinjer och rutiner samt eventuella oklarheter i informationsöverföringen riskerar försämra rättssäkerheten, inom individ- och familjeomsorgen. Vidare har det visat sig ha stor betydelse i hur handläggningen utformas, hur den följs upp samt hur man skriver mål i de beslut som fattas. Uppföljning av både ekonomi och verksamhet inom området är av yttersta vikt för att nämnden skall ha god kontroll på verksamheten. För att säkerställa detta ska kvaliteten systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkerställas. Socialstyrelsen har utfärdat föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Det finns krav på riskanalys, egenkontroll, utredning av avvikelser, personalens medverkan i kvalitetsarbetet och dokumentationsskyldighet Syfte och Revisionsfrågor Säkerställer socialnämnden en ändamålsenlig myndighetshandläggning inom individ- och familjeomsorgen och som bedrivs ekonomiskt tillfredsställande? 2.3. Revisionskriterier Socialtjänstlagen Socialstyrelsen allmänna råd om handläggningen inom socialtjänsten (SOSFS 2014:5) Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för ett systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Kommunens budget år 2018 Verksamhetsplan Gällande rutiner och riktlinjer 2.4. Kontrollmål Det finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för uppföljning, målsättande och samverkan. Bedömningsinstrument finns i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet Januari av 20 Borgholms kommun PwC

73 Granskning individ- och familjeomsorgen 73 Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment i handläggningsprocessen genomförs Målen i besluten är individuella, tydliga och tidsbestämda Besluten innehåller en genomförandeplan som är kopplad till biståndsbeslutet Det sker en systematisk uppföljning av verksamheten både på förvaltningsnivå och nämndnivå Det finns alternativa hemmaplanslösningar att använda för handläggarna inom individ och familjeomsorgen Det finns ett ledningssystem för kvalitet som omfattar kvalitetsmål för individ och familjeomsorgen. Det sker ett utvecklingsarbete inom IFO som leder till ökad kvalitet 2.5. Avgränsning Granskningen avser handläggningen inom individ- och familjeomsorgen. Granskningen avser år Metod Dokumentgranskning kommer att genomföras av för granskningen relevanta riktlinjer och rutiner. Intervjuer har genomförts med socialchef, verksamhetschef, enhetschefer, socialsekreterare, socialt ansvarig samordnare (SAS), socialnämndens presidium samt ansvarig ekonom. Vidare kommer granskningen även att omfatta 10 aktgranskningar enligt utarbetad modell. Denna består i att vi granskar 10 avidentifierade utredningar samt tillhörande genomförandeplaner. Rapporterna har faktaavstämts av socialchef. Januari av 20 Borgholms kommun PwC

74 Granskning individ- och familjeomsorgen Iakttagelser och bedömningar 3.1. Det finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för uppföljning, målsättande och samverkan Iakttagelser Enligt det intervjuade finns dokumenterade riktlinjer och rutiner avseende upprättande av bland annat förhandsbedömningar, skyddsbedömningar, barnavårdsutredningar, missbruk, personlig assistans, våld, hedersrelaterat våld, försörjningsstöd och genomförandeplaner. Det framgår dock att det inte finns några dokumenterade rutiner för upprättande av vårdplaner och det finns heller inga riktlinjer för öppenvårdsinsatser. Stöddokumenten i BBIC (barns behov i centrum) är det metodstöd som handläggarna främst utgår ifrån. Av de intervjuade framgår att flertalet riktlinjer och rutiner upplevs som övergripande eller som ej aktuella men att det pågår ett arbete med att se över dessa. De rutiner och riktlinjer som finns inom verksamheten hittas på kommunens interna hemsida. Där framgår även vem som är ansvarig för dokumentet, när det ska följas upp samt revideras. Den socialt ansvarige samordnaren (SAS) har som uppgift att påminna respektive ansvarig vid tidpunkten för revidering Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som endast delvis uppfyllt. Vi bedömer att det delvis finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för uppföljning, målsättande och samverkan. Vi grundar vår bedömning på att det finns upprättande rutiner inom en rad arbetsprocesser men att det inom vissa områden helt saknas rutiner och att de befintliga rutinerna upplevs som övergripande eller ej aktuella. Vi ser positivt på att det pågår en översyn av rutiner och riktlinjer inom förvaltningen Bedömningsinstrument finns i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet Iakttagelser Av de intervjuade framgår att de bedömningsinstrument som används är ASI (Addiction severity index). ASI används som instrument vid utredning och bedömning av missbruksvård. JP infonet används för juridisk information och vägledande domar. Det verktyg som i regel används mest i handläggarnas utredningsarbete är Socialstyrelsens handbok men enligt de intervjuade är det kollegorna, främst förste socialsekreteraren som är den främsta kunskapskällan. Vidare framgår det av intervjuerna att BBIC är utgångspunkten vid upprättande av utredningar inom barn och ungdom. De intervjuade uppger dock att de behöver arbeta för att uppnå likvärdighet bland handläggarna i sättet en utredning skrivs. Vi har i vår granskning inte sett att det finns bedömningsinstrument i samband med orosanmälningar Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Januari av 20 Borgholms kommun PwC

75 Granskning individ- och familjeomsorgen 75 Vi bedömer att det finns bedömningsinstrument i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet. Vi grundar vår bedömning på att de redovisade bedömningsinstrument som används inom de olika verksamhetsområdena är ändamålsenliga. Vi anser dock att bedömningsinstrument avseende mottagningsarbetet för orosanmälningar inom barn och ungdom saknas. Detta ser vi som ett utvecklingsområde, dock påverkas inte vår bedömning av kontrollmålet Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment i handläggningsprocessen genomförs Iakttagelser Av intervjuerna framgår att det vid tidpunkten för granskningen saknas övergripande systematisk uppföljning av de kritiska momenten i handläggningsprocessen. Förvaltningen följer exempelvis inte upp huruvida utredningstiden hålls eller om skyddsbedömning utförs. Enligt de intervjuade är detta ett utvecklingsområde som den socialt ansvarige samordnaren (SAS) arbetar med. Vi har tagit del av det planerade, dock ej beslutade kvalitetsarbetet för år Dokumentet som den socialt ansvarige samordnaren (SAS) har upprättat innehåller en processkarta för individ- och familjeomsorgen med tillhörande riskområden tillsammans med planerade egenkontroller. Exempel på egenkontroller som ska följas upp är om skyddsbedömning skett inom 24 timmar från att orosanmälan inkommit, om utredningar har slutförts inom 120 dagar, om ärenden handläggs likvärdigt samt om externa placeringar följs upp enligt rutin och lag Bedömningar Vi bedömer kontrollmålet som ej uppfyllt. Vi bedömer att övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment inom handläggningsprocessen ej genomförs vid tidpunkten för granskningen. Vi ser positivt på det pågående utvecklingsarbetet och införandet av egenkontroller inom individ- och familjeomsorgen. Det faktum att förvaltningen uppmärksammat bristerna och arbetar med ett förändringsarbete påverkar inte vår bedömning av kontrollmålet Målen i besluten är individuella, tydliga och tidsbestämda Iakttagelser Av intervjuerna framgår att målen i besluten i regel är av generell karaktär och är i de flesta fall inte tidsbestämda. I vissa beslut sätts inga mål alls. Inom verksamheten för försörjningsstöd sätts tydliga mätbara mål, exempelvis att klienten ska ha någon form aktivitet som främjar framtida självförsörjning. Generellt finns en otydlighet i vad insatsen ska resultera i och målen är svåra att mäta och följa upp. Exempel på mål i besluten kan vara att klienten ska uppnå god fysisk och psykisk hälsa. Otydligt uppdrag till utförarledet försvårar arbetet med att upprätta genomförandeplaner av god kvalitet. Beslut avseende nattinsatser är i regel inte heller tidsbestämda. Dock krävs att besluten följs upp var sjätte månad. Uppföljningar fungerar enligt intervjuerna avseende externa insatser men mindre bra för interna insatser som exempelvis öppenvårdsinsatser. Januari av 20 Borgholms kommun PwC

76 Granskning individ- och familjeomsorgen 76 Vår ärendegranskning samt våra intervjuer visar att det saknas tydliga målformuleringar i besluten. Avsaknaden av målrutiner för både biståndsbeslut och genomförandeplaner innebär brister vad gäller målformuleringar i både biståndsbeslut och genomförandeplaner. Detta är ett vanligt förekommande problem i kommuner och handläggarna påtalar i intervjuerna att de vill utveckla detta arbete Bedömningar Vi bedömer kontrollmålet som ej uppfyllt. Vi bedömer att målen i besluten ej är individuella, tydliga och tidsbestämda. Vi grundar vår bedömning på att målen i regel är av generell karaktär och i de flesta fall inte tidsbestämda. Vi bedömer att organisationen behöver utveckla arbetet med målskrivandet. Idag saknas tydliga mål i de insatser vi granskat, vilket också bekräftas av samtliga intervjuade. Vi anser att fokus på målarbetet inom myndighetsutövningen skulle ge stora kvalitetsmässiga vinster för individen men även minska kostnaderna inom socialtjänsten. Ett tydligare sätt att skriva individuella mål gagnar brukarna och skulle underlätta uppföljningen markant. Tydliga mål underlättar för förvaltningsledning och nämnd att utföra stickprov i verksamheten och kontrollera efterlevnaden av biståndsbesluten. Vidare bedömer vi att skriftliga rutiner för målformulering och upprättande av genomförandeplaner saknas. Som konsekvens upprättas utredningar/biståndsbeslut samt genomförandeplaner olika beroende på vilken handläggare som hanterar dem. Vi uppmanar nämnden att upprätta rutiner för målformulering och genomförandeplaner samt att regelbundet granska enhetligheten av handläggarnas målformuleringar Beslut innehåller en genomförandeplan som är kopplad till biståndsbeslutet Iakttagelser Enligt Socialstyrelsens allmänna råd skall alla verkställighetsbeslut, dvs. de biståndsbeslut som verksamheterna skall verkställa, innehålla en genomförandeplan. Dessa uppföljningar har sin grund i SoL 4 kap 6. Denna plan skall innehålla en redovisning av hur verksamheten tänker utföra det bestämda biståndsbeslutet. Upprättande av genomförandeplaner varierar inom förvaltningens verksamheter. Inom enheten för försörjningsstöd framgår att det för vissa ärenden helt saknas genomförandeplaner. Inom öppenvårdsverksamheten råder en otydlighet avseende ansvaret för upprättandet av dessa. Genomförandeplaner ska rätteligen upprättas av utförarledet men vid tidpunkten för granskningen upprättas de av socialsekreteraren och överlämnas därefter till utförarledet. Vidare framgår att det för merparten ärenden inom öppenvårdsinsatser helt saknas genomförandeplaner. Enheten för barn och familj är vid tidpunkten för granskningen uppdelad i en utredningsenhet och en insatsenhet. Utredningssekreteraren skriver ett uppdrag som lämnas till verkställigheten som ansvarar för att upprätta genomförandeplanen. Inom enheten för ensamkommande barn (EKB) ligger ansvaret hos utföraren. Enligt förvaltningens rutiner skall genomförandeplaner följas upp var sjätte månad. Enligt samtliga intervjuer fungerar detta inte tillfredsställande vid tidpunkten för granskningen. I vår ärendegranskning kan vi konstatera att det finns brister i målen i genomförandeplanerna, vilket även bekräftas av de intervjuade. Januari av 20 Borgholms kommun PwC

77 Granskning individ- och familjeomsorgen Bedömningar Vi bedömer kontrollmålet som endast delvis uppfyllt. Vi bedömer att beslut delvis innehåller genomförandeplan som är kopplad till biståndsbeslutet. Vi grundar vår bedömning på att det inom vissa verksamheter helt saknas genomförandeplaner. Vidare bedömer vi att det råder en otydlighet avseende ansvaret för upprättandet av dessa. Vår granskning har visat att det i flera ärenden saknas aktuella genomförandeplaner och i vissa ärenden saknas genomförandeplan helt. Mål bör tydliggöras i varje biståndsbeslut, då det kan påverka både kvalitet i insatsen och längden på insatsen och därmed kommunens ekonomi. Vidare bedömer vi att det finns brister i biståndsbeslutens och genomförandeplanernas kvalitet samt att uppföljning av dessa delvis saknas. Det påtalas i intervjuer att det görs stickprov via enhetschefer men detta bör kontrolleras av förvaltningen och redovisas skriftligt till nämnden Det sker en systematisk uppföljning av verksamheten både på förvaltningsnivå och nämndnivå Iakttagelser Avseende uppföljning av ekonomi framgår att det pågår ett utvecklingsarbete och en omorganisering inom förvaltningen för att bland annat få kontroll över underskott inom nämnden. Rutinerna för ekonomisk rapportering och uppföljning har setts över och stramats åt. Numera görs månatliga uppföljningar av ekonomin som sammanställs och presenteras i en rapport till nämnden. Tidigare tillämpades halvårsvis återrapportering. Av rapporten kan utläsas analys av samtliga verksamheter inom nämnden, personaluppföljning med bland annat diagram över sjukfrånvaro och övertid. Under ekonomiuppföljning redovisas respektive verksamhets budget, redovisning, eventuell avvikelse samt årsprognos. Åtgärder presenteras i särskilt avsnitt. Det som ligger till grund för underskottet inom nämnden är främst externa placeringar inom individ- och familjeomsorgen. Som följd har politiken fattat ett inriktningsmål att kommunen ska satsa på hemmaplanslösningar. Antal placeringar redovisas månatligen till nämnden i uppföljningsrapporten. I uppföljningsrapporten redovisas även en analys av verksamheten för perioden där viktiga händelser presenteras. Underlag till månadsrapporten i tas fram av ekonom. Filer tankas över från huvudbok till Stratsys. I Stratsys kan enhetschefer och verksamhetschef se budget, redovisningen för perioden samt ackumulerad redovisning för året och eventuella avvikelser mot budget. Både intäkter och kostnader redovisas. Enhetschefen lämnar en kommentar vad kostnaderna är hänförbara till, orsaker till eventuella underskott samt åtgärdsförslag men enligt merparten intervjuade upprättar de ingen prognos för helåret. Enhetscheferna ska även rapportera på nämndens mål och nyckeltal, exempelvis sjukfrånvaro. Formell åtgärdsplan sammanställs av verksamhetschefen och prognos för helåret upprättas gemensamt av ekonom och verksamhetschef. Utöver den månatliga uppföljningsrapporten som beskrivits ovan finns det vid tidpunkten för granskningen ingen systematisk uppföljning inom nämnden avseende efterlevnaden av rutiner och riktlinjer. Kvaliteten i exempelvis vård- och genomförandeplaner följs inte upp och inte heller om dessa dokument upprättas inom gällande tidsram. Januari av 20 Borgholms kommun PwC

78 Granskning individ- och familjeomsorgen 78 Det saknas enligt flertalet intervjuade uppföljning av öppenvårdsinsatser i verksamheten. Medvetenhet om att dessa områden behöver följas upp finns, men det saknas idag systematisk uppföljning av t.ex. genomförandeplaner samt beställningar. Dessutom följs inte ärenden inom öppenvården upp frekvent, vilket får till konsekvens att dessa insatser generellt uppfattas som långa. Flera intervjuade uppger att ärenden förs över till öppenvården i form av insatser långt innan utredningen är klar. Ibland görs det i form av ett observationsuppdrag som ett led i att komplettera utredningen, men ofta finns inget tydligt uppdrag. Detta ger risker för längre och felaktiga insatser. Det framgår att den socialt ansvarige samordnaren (SAS) driver ett pågående utvecklingsarbete avseende implementering av kvalitetsledningssystem med tillhörande kvalitetsoch egenkontroller. Detta bedöms av flera intervjuade som ett pågående förändringsarbete som kommer att utveckla verksamheten positivt Bedömningar Vi bedömer kontrollmålet som endast delvis uppfyllt. Vi bedömer att det delvis sker en systematisk uppföljning av verksamheten både på förvaltningsnivå och nämndnivå. Vi grundar vår bedömning på att den ekonomiska uppföljningen i stora delar är tillfredsställande. Vi anser att enhetscheferna kan involveras mer i prognosarbetet. Idag skriver inte enhetschefen prognos för det egna ekonomiska resultatet. Detta ser vi som ett utvecklingsområde. Gällande verksamhetsuppföljning ser vi att flera områden behöver utvecklas. Dock har ett stort arbete påbörjats och av den anledningen bedömer vi kontrollmålet som delvis uppfyllt. Vi vill betona att det är en skillnad på tillfredsställande ekonomiskt resultat och en tillfredsställande uppföljningen av det ekonomiska resultatet. Vad gäller uppföljningsarbetet av ekonomi har förvaltningen påbörjat ett arbete som vi ser kommer att ge kontroll över prognoser och åtgärdsbehov i samband med underskott. Vidare bedömer vi att det helt saknas uppföljning av öppenvårdsverksamheten. Detta ser vi som ett viktigt utvecklingsarbete för nämnden. Vi rekommenderar att enhetscheferna ansvarar för att upprätta prognos för sina respektive verksamheter för att öka budgetansvaret och skapa en större förståelse för den egna ekonomin. Vi rekommenderar nämnden att årligen följa upp öppenvårdsverksamheten Det finns alternativa hemmaplanlösningar att använda för handläggarna inom individ- och familjeomsorgen Iakttagelser Med anledning av tidigare nämnda underskott inom individ- och familjeomsorgen har processen för beslut om externa placeringar reviderats. Det har införts ett tydligt ekonomiskt tänk i verksamheten. Öppenvård och hemmaplanslösningar ska alltid prioriteras om det finns resurser och kompetens att tillgodose individens behov på hemmaplan. Potentiella externa placeringar diskuteras inom det nyligen tillsatta resursrådet. Resursrådet består arbetsterapeut från HSL, skolpsykolog, socialsekreterare, enhetschef för boende och insatser, enhetschef för myndighetsavdelningen samt verksamhetschef för individ- Januari av 20 Borgholms kommun PwC

79 Granskning individ- och familjeomsorgen 79 och familjeomsorgen. Ärenden som inte anses kunna hanteras på hemmaplan ska redovisas till nämnden med orsak till extern placering tillsammans med tre olika placeringsalternativ med tillhörande kostnadsunderlag. Det framgår av intervjuerna att det saknas ett tydligt politiskt uppdrag avseende vilka typer av ärenden som ska hanteras av öppenvården eller inom de alternativa hemmaplanslösningarna. Enheten för boende och insatser infördes i april Med anledning av att antal ensamkommande barn minskade i kommunen frigjordes personal inom verksamheten för ensamkommande barn. Denna kompetens användes för satsningen inom öppenvården och alternativa hemmaplanslösningar. Någon begränsning för typer av insatser som inte hanteras inom kommunens öppenvård finns inte. Det saknas skriftliga rutiner som tydliggör vilka insatser som ska hanteras på hemmaplan och vilka insatser som ska köpas in externt. Enheten för boende och insatser utvärderar varje enskilt ärende huruvida de har tillräcklig kompetens och resurser för att utföra insatsen. Enligt de intervjuade framgår att det inom vissa områden saknas kompetens hos personalen inom öppenvården. Det finns exempelvis ingen kompetens inom familjebehandling. Enligt det intervjuade har även inspektionen för vård och omsorg (IVO) framfört att kompetensen hos personalen är låg och personalen har själva via medarbetarenkäten angett att de önskar kompetensutveckling. Det framgår att det tillsammans med den socialt ansvarige samordnaren (SAS) pågår ett arbete med att fastställa en kompetensutvecklingsplan för personalen inom enheten. Det framgår att det inte har gjorts någon uppföljning eller utvärdering för att mäta kvaliteten inom öppenvården Bedömningar Vi bedömer kontrollmålet som endast delvis uppfyllt. Vi bedömer att det delvis finns alternativa hemmaplanslösningar att använda för handläggarna inom individ- och familjeomsorgen. Vi grundar vår bedömning på att det saknas ett politiskt uppdrag samt skriftliga riktlinjer och rutiner som tydliggör vilka insatser som kan hanteras inom kommunen och vilka insatser som ska köpas in externt. Ett centralt område inom öppenvården är familjebehandling. Vår bedömning är att detta område behöver utvecklas. Vi rekommenderar att rollen för öppenvården tydliggörs och att en skriftlig rutin inom området upprättas. Vidare rekommenderar vi att en analys av de insatser som utförts inom öppenvården görs. Hur länge insatserna har pågått resultatet av insatserna bör framgå Det finns ett ledningssystem för kvalitet som omfattar kvalitetsmål för individ- och familjeomsorgen Iakttagelser Socialförvaltningen har ett kvalitetsledningssystem, benämnt Q:et. Där finns exempelvis rutiner, riktlinjer, styrdokument och årshjul samlat. Enligt de intervjuade finns det omfattande information i kvalitetsledningssystemet men systemet anses som svårhanterligt. Det finns rutiner som beskriver hur en process går till men inga uppföljningsrutiner för Januari av 20 Borgholms kommun PwC

80 Granskning individ- och familjeomsorgen 80 att kontrollera att rutiner och riktlinjer efterföljs. Som tidigare beskrivits pågår ett arbete med att utveckla kvalitetsledningssystemet. Förvaltningen använder systemet Stratsys för att rapportera sina mål och nyckeltal. Mål och nyckeltal presenteras till nämnden månatligen i uppföljningsrapporten. Inom socialförvaltningen finns en kvalitetsenhet, Q, som består av följande kompetenser; social ansvarig samordnare (SAS), medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), utvecklingsledare samt systemförvaltare. Kvalitetsenheten arbetar med utvecklings- och kvalitetsarbete och är en stödfunktion för förvaltningens samtliga verksamheter. Enligt funktionsbeskrivningen är det den socialt ansvarige samordnaren (SAS) som har det övergripande ansvaret för kvalitetsstyrning och kvalitetskontroll inom socialtjänstens verksamhetsområde. Enligt intervjuerna framgår att arbete har påbörjats med processkartläggning och rutinöversikt inom förvaltningen. Den socialt ansvarige samordnaren (SAS) ska tillsammans med representanter från de olika enheterna arbeta fram processbeskrivningar för samtliga verksamheter. Vidare framgår att arbete pågår med framtagande och implementering av egenkontroller. Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse kommer upprättas en gång per år och redovisas till nämnden. Berättelsen kommer bland annat innefatta egenkontroller uppdelade på sex områden; utreda, meddela beslut, verkställa och genomföra insats, följa upp insats, avsluta insats samt uppföljning av verksamheten. Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen kommer även innehålla en riskbedömning med sannolikhet och allvarlighetsgrad som parametrar. Exempel på risker som kommer utvärderas i riskbedömningen är att ansökan avvisas utan prövning, skyddsbedömning inte har skett enligt lag, att för mycket insatser beviljas för att säkra upp eller att uppföljning inte sker enligt den frekvens som ärendet kräver. Det som saknas är stickprovskontroll på förvaltningsnivå av att egenkontrollerna genomförs Bedömningar Vi bedömer kontrollmålet som endast delvis uppfyllt. Vi bedömer att det delvis finns ett ledningssystem för kvalitet som omfattar kvalitetsmål för individ- och familjeomsorgen. Vi grundar vår bedömning på att det vid tidpunkten för granskningen finns ett kvalitetsledningssystem, Q:et, men att det pågår ett arbete med att utveckla systemet. Vi ser positivt på att kvalitetsledningssystemet ska utvecklas med egenkontroller och riskbedömning. Vi rekommenderar förvaltningen att som en del av den interna kontrollen utföra stickprov av egenkontrollsverksamheten. Risk för självgranskning uppstår om enbart chefer utför kontroller av sin egen verksamhet. Om egenkontrollen kompletteras med stickprov från exempelvis den socialt ansvarige samordnaren (SAS) ser vi att förvaltningen har ett ändamålsenligt system för kontroll av verksamheten. Januari av 20 Borgholms kommun PwC

81 Granskning individ- och familjeomsorgen Det sker ett utvecklingsarbete inom IFO som leder till ökad kvalitet Iakttagelser Vid tidpunkten för granskningen pågår en omorganisering av socialförvaltningen. Orsaken till omorganiseringen beror främst på underskott inom framförallt individ- och familjeomsorgen. Det framgår att individ- och familjeomsorgen bland annat har haft flera kostsamma externa placeringar samt att de har färre ärenden men fler handläggare än jämförbara kommuner. Vid tidpunkten för granskningen finns det fem chefsled från socialchef till handläggare; socialchef, verksamhetschef, enhetschef, första socialsekreterare och handläggare. Som en del av omorganiseringen tas rollen som första socialsekreterare bort. Besparingsåtgärder inom socialförvaltningen har upprättats och presenterats för nämnden. Bland annat tas fyra tjänster bort inom individ- och familjeomsorgen. För att öka kvaliteten för brukarna behöver kommunen enligt de intervjuade bli bättre på att hjälpa familjer i förbättringsarbete. Familjeterapeuter behöver anställas för att utföra familjebehandlande verksamhet och arbeta motiverande mot familjerna. Fokus bör ligga på hela familjesituationen istället för enbart på barnet. De intervjuade har en förhoppning om att familjebehandling kan leda till färre placeringar Bedömningar Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Vi bedömer att det sker ett utvecklingsarbete inom IFO som leder till ökad kvalitet. Vi grundar vår bedömning på att förvaltningen inom flertalet områden har identifierat brister och påbörjat ett stort förändringsarbete för ökad kvalitet. Vi vill betona att nämnden bör vara aktsam med att minska antalet tjänster vad gäller utredare. Vår erfarenhet är att det finns ett mervärde för ekonomin och kvaliteten för brukaren inom socialtjänsten att ha utredningskapacitet så utredningar hinns med och utförs på korrekt sätt. Vi vill rekommendera att nämnden inför regelbundna samverkansträffar med personal inom individ- och familjeomsorgen för att på detta sätt säkerställa att pågående utvecklingsinsatser förankras inom förvaltningen. Vid förändringsarbete finns det en risk att berörda medarbetare ej anser sig få tillräckligt med information eller känner sig delaktiga, vilket kan medföra att förändringar tar längre tid att implementera. Januari av 20 Borgholms kommun PwC

82 Granskning individ- och familjeomsorgen 4. Resultat av ärendegranskningar Vår ärendegranskning samt våra intervjuer visar att det saknas tydliga målformuleringar i besluten. Bristen på målrutiner för både biståndsbeslut och genomförandeplaner innebär brister vad gäller målformuleringar i både biståndsbeslut och genomförandeplaner. Syftet med insatsen och tydliga mål för brukaren saknas i flertalet fall. Det går heller inte att mäta måluppfyllelsen av uppsatta mål. Målen bör tydliggöras i varje biståndsbeslut då det kan påverka både kvalitet i insatsen och längden på insatsen. Vad gäller huruvida besluten är tidsbestämda så kan vi inte se att insatserna tidsbestäms. Dock krävs att besluten följs upp var sjätte månad. Detta fungerar enligt ärendegranskning i externa insatser. Vad gäller interna insatser tex öppenvårdsinsatser så fungerar det enligt vår granskning inte tillfredsställande. Vår granskning av vårdplaner samt våra intervjuer visar att detta område idag behöver utvecklas. Målen som skrivs i insatserna är av allmän karaktär men också svepande och svåra att följa upp. Detta ger risker att insatserna blir längre än nödvändigt och att verksamheterna inte kan ställa de krav som är rimliga att ställa på utförarna. Mål av karaktären xx skall ha en meningsfull vardag, eller xx skall hjälpas till ett nyktert liv är vanliga i de ärenden där vårdplaner finns. Januari 2019 Borgholms kommun PwC 19 av 20 82

83 Granskning individ- och familjeomsorgen Lisa Åberg Uppdragsledare Tommy Nyberg Projektledare Januari av 20 Borgholms kommun PwC

84 Sammanträdesprotokoll SOCIALNÄMNDENS ARBETSUTSKOTT 84 Sammanträdesdatum Paragraf 7 Dnr 2018/ SN Rapport gällande tillsyn av PwC, Projektplan handläggning inom IFO Borgholm Beslut Socialnämndens arbetsutskott beslutar att uppdra till verksamhetschefen för individ- och familjeomsorgen att göra en handlingsplan för att åtgärda de belysningspunkter som framkommit i rapporten från PwC att redovisa till socialnämnden Ärendebeskrivning På uppdrag av revisorerna i Borgholms kommun har PwC genomfört en granskning av individ- och familjeomsorgen. Beslutsunderlag Rapport från PwC Skickas till Socialnämnden Justerandes sign Utdragsbestyrkande

85 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning 1 (1) / Handläggare Therese Åhlander Förvaltningssekreterare/adm chef Ert datum Till socialnämnden Er beteckning Borgholm intern tjänsteskrivelse Förslag till beslut att uppdra till verksamhetschefen för omsorgen om funktionsnedsatta att göra en handlingsplan för att åtgärda de belysningspunkter som framkommit i rapporten från PwC. Ärendebeskrivning På uppdrag av revisorerna i Borgholms kommun har PwC genomfört en granskning av omsorgen av funktionsnedsatta (OFN). Beslutsunderlag Rapport från PwC Skickas till Socialnämnden Postadress Telefon Telefax / www Box 52[ therese.ahlander@borgholm.se Borgholm

86 86

87 87 Revisionsrapport Tommy Nyberg Elin Freeman Januari 2019 Granskning av ändamålsenligheten för verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder Borgholms kommun

88 Ändamålsenlig verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder 88 Innehåll 1. Sammanfattning Rekommendationer Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning Metod Iakttagelser och bedömningar Det finns rutiner för en ändamålsenlig uppföljning av budgeten inom LSSverksamheten Iakttagelser Bedömning Rekommendation Det finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för handläggning, uppföljning och informationsöverföring Iakttagelser Bedömning Bedömningsinstrument finns i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet Iakttagelser Bedömningsinstrument Resursfördelningssystem Bedömning Rekommendation Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment i myndighetshandläggningsprocessen inom LSS-verksamheten genomförs Iakttagelser Bedömning Rekommendation Målen i biståndsbesluten är individuella, tydliga och tidsbestämda Iakttagelser Bedömning Rekommendation Alla beslut har en genomförandeplan som är kopplad till myndighetsbeslutet Iakttagelser Januari av 14 Borgholms kommun PwC

89 Ändamålsenlig verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder Bedömning Rekommendation Ärendegranskning Januari av 14 Borgholms kommun PwC

90 Ändamålsenlig verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder Sammanfattning Enligt Socialtjänstlagen skall socialnämnden utan dröjsmål inleda utredning av vad som genom ansökan eller på annat sätt har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. Utredningen ska mynna ut i en individuell bedömning av den enskildes behov. Idag särskiljs utredning och prövning av de funktionshindrades behov från ansvaret för det faktiska utförandet av insatserna. Riskfaktorer såsom personalförändringar, avsaknad av alternativt bristande kännedom om riktlinjer och rutiner samt eventuella oklarheter i informationsöverföringen i en eventuell beställar-utförarmodell riskerar försämra rättssäkerheten inom bistånds/lssbedömningen. Vidare har det visat sig ha stor betydelse i hur handläggningen utformas, hur den följs upp samt hur man skriver mål i de LSS-beslut som fattas. Det är vedertaget inom kommunal verksamhet att myndighetshandläggningen är den kanske enskilt största faktorn som påverkar individens kvalitet och kommunens ekonomi inom funktionshindersverksamheten. Säkerställer socialnämnden en ändamålsenlig myndighetshandläggning inom funktionshinderverksamheten och som bedrivs ekonomiskt tillfredsställande? Vi bedömer att socialnämnden delvis säkerställer en ändamålsenlig myndighetshandläggning inom funktionshinderverksamheten som bedrivs delvis ekonomiskt tillfredsställande. Vi grundar vår bedömning på att det idag finns rutiner inom vissa områden men att det inom flera områden saknas uppföljning. Dessutom ser vi att det inom flera områden bör göras tydliga interna kontroller som bör redovisas till nämnd. Vi har i vår granskning fått en tydlig bild av att det finns höga ambitioner från nämnden att få denna kontroll. Dock är det i samband med granskningens genomförande fortfarande många områden som saknar intern granskning. Vad gäller uppföljning av budget och ekonomi ser vi att nämnden påbörjat ett stort arbete för att få en bättre kontroll av verksamhetens ekonomi. Då nämnden har ett underskott vill vi påtala att ha rutiner för att följa verksamhetens budget och ekonomi är en sak och en tillfredsställande ekonomi i sin helhet en helt annan. Vår bedömning grundar sig på nämndens nuvarande rutiner. Bedömningar mot kontrollmål: Kontrollmål Det finns rutiner för en ändamålsenlig uppföljning av budgeten inom LSS-verksamheten Kommentar Uppfyllt Vi bedömer att det finns rutiner för en ändamålsenlig uppföljning av budgeten inom LSSverksamheten. Vi grundar vår bedömning på att förvaltningen numera har rutiner inom LSS-verksamheten som innebär att verksamheten involveras frekvent i arbetet med prognoser och åtgärdsplaner. Nämnden informeras löpande. Vi gör bedömningen att det är Januari av 14 Borgholms kommun PwC

91 Ändamålsenlig verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder 91 viktigt att månatliga prognoser upprättas av enhetschef för att på detta sätt ännu tydligare involvera enhetschefer i prognosarbetet. Vid tidpunkten för granskningen upprättas prognos av verksamhetschef och ekonom. Detta ser vi som ett utvecklingsområde. Det finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för handläggning, uppföljning och informationsöverföring Delvis uppfyllt Vi bedömer att det endast delvis finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för handläggning, uppföljning och informationsöverföring. Vi grundar vår bedömning på det finns upprättade skriftliga rutiner avseende exempelvis genomförandeplaner samt dokumentation. Dock saknas det skriftliga rutiner inom ett flertal områden. Vi ser positivt på utvecklingsarbetet som pågår inom förvaltningen. Bedömningsinstrument finns i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet Ej uppfyllt Vi bedömer att det inte finns bedömningsinstrument i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbete. Vi grundar vår bedömning på att det vid tidpunkten för granskningen inte finns några bedömningsinstrument som handläggarna använder i samband med bedömning av LSS-ärenden. Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment i myndighetshandläggningsprocessen inom LSS-verksamheten genomförs Ej uppfyllt Vi bedömer att det inte genomförs övergripande systematiskt uppföljning av kritiska moment i myndighetshandläggningsprocessen inom LSS-verksamheten. Vi grundar vår bedömning på att det vid tidpunkten för granskningen saknas väsentliga kontroller av områden rörande myndighetshandläggning. Målen i biståndsbesluten är individuella, tydliga och tidsbestämda Ej uppfyllt Vi bedömer att målen i biståndsbesluten inte är individuella, tydliga och tidsbestämda. Vi grundar vår bedömning på att intervjuerna och vår aktgranskning visar att merparten mål i ärenden är av generell karaktär och inte tidsbestämda. Detta ser vi som ett stort utveckl- Januari av 14 Borgholms kommun PwC

92 Ändamålsenlig verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder 92 ingsområde för nämnden. Alla beslut har en genomförandeplan som är kopplad till myndighetsbeslutet Delvis uppfyllt Vi bedömer att besluten endast delvis har en genomförandeplan som är kopplad till myndighetsbeslut. Vi grundar vår bedömning på att merparten beslut har en genomförandeplan men att kvaliteten i dessa genomförandeplaner inte har en tillräcklig tydlighet. Det saknas tydliga mål som ger en tydlig beställning mot den utförande verksamheten Rekommendationer Mot bakgrund av granskningsresultaten rekommenderar vi socialnämnden att: Samtliga enhetschefer upprättar månatliga prognoser avseende utfall för verksamheten och redovisar prognos för året samt eventuell åtgärdsplan skriftligt. Detta bör biläggas officiell prognos till nämnden. Utarbeta bedömningsinstrument som stödjer utredningsarbetet och bedömningen av LSS-ärenden. Bedömningsinstrument är av särskild vikt inom barnärenden där förändringar kan ske snabbt och där bedömningsinstrument främst kan tydliggöra ärenden där tidsbegränsade beslut måste sättas. Införa regelbundna kontroller av myndighetsverksamheten och detta bör redovisas till nämnden årligen. Myndighetshandläggarna bör gå en utbildning i att individualisera mål. Årligen kontrollera genomförandeplaner både vad gäller kvalitet och antal. Detta bör redovisas årligen till nämnden. Januari av 14 Borgholms kommun PwC

93 Ändamålsenlig verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder 93 Januari av 14 Borgholms kommun PwC

94 Ändamålsenlig verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder Inledning 2.1. Bakgrund Enligt Socialtjänstlagen skall socialnämnden utan dröjsmål inleda utredning av vad som genom ansökan eller på annat sätt har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. Utredningen ska mynna ut i en individuell bedömning av den enskildes behov. Idag särskiljs utredning och prövning av de funktionshindrades behov från ansvaret för det faktiska utförandet av insatserna. Riskfaktorer såsom personalförändringar, avsaknad av alternativt bristande kännedom om riktlinjer och rutiner samt eventuella oklarheter i informationsöverföringen i en eventuell beställar-utförarmodell riskerar försämra rättssäkerheten inom bistånds/lssbedömningen. Vidare har det visat sig ha stor betydelse i hur handläggningen utformas, hur den följs upp samt hur man skriver mål i de LSS-beslut som fattas. Det är vedertaget inom kommunal verksamhet att myndighetshandläggningen är den kanske enskilt största faktorn som påverkar individens kvalitet och kommunens ekonomi inom funktionshindersverksamheten Syfte och Revisionsfråga Säkerställer socialnämnden en ändamålsenlig myndighetshandläggning inom funktionshinderverksamheten som bedrivs ekonomiskt tillfredsställande? 2.3. Revisionskriterier Socialstyrelsen allmänna råd om handläggningen inom socialtjänsten (SOSFS 2014:5). Antagna riktlinjer inom området. Kommunens budget år Kontrollmål Det finns rutiner för en ändamålsenlig uppföljning av budgeten inom LSSverksamheten Det finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för handläggning, uppföljning och informationsöverföring Bedömningsinstrument finns i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment i myndighetshandläggningsprocessen inom LSS-verksamheten genomförs Målen i biståndsbesluten är individuella, tydliga och tidsbestämda Alla beslut har en genomförandeplan som är kopplad till myndighetsbeslutet 2.5. Avgränsning Granskningen avser myndighetshandläggningen inom funktionshinder med fokus på LSS. Granskningen avser år Januari av 14 Borgholms kommun PwC

95 Ändamålsenlig verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder Metod Dokumentgranskning har genomförts av för granskningen relevanta riktlinjer och rutiner. Intervjuer har genomföras med socialchef, verksamhetschef, enhetschefer, LSShandläggare, medarbetare inom verksamheten för omsorg och funktionsnedsatta, social ansvarig samordnare (SAS), socialnämndens presidium samt ekonom. Vidare har granskningen omfattat 10 ärendegranskningar enligt utarbetad modell. Denna består i att vi har granskat 10 avidentifierade utredningar samt tillhörande genomförandeplaner. Rapporten har faktagranskats av socialchef. Januari av 14 Borgholms kommun PwC

96 Ändamålsenlig verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder Iakttagelser och bedömningar 3.1. Det finns rutiner för en ändamålsenlig uppföljning av budgeten inom LSS-verksamheten Iakttagelser Det framgår av intervjuerna att det pågår ett utvecklingsarbete och en omorganisering inom förvaltningen för att bland annat få kontroll över underskott inom nämnden. Rutinerna för ekonomisk rapportering och uppföljning har setts över och stramats åt. Numera görs månatliga uppföljningar av ekonomin som sammanställs och presenteras i en rapport till nämnden. Tidigare var intervallet för rapportering till nämnd enbart halvårsvis. Av rapporten kan utläsas analys av samtliga verksamheter inom nämnden, personaluppföljning med bland annat diagram över sjukfrånvaro och övertid. Under ekonomiuppföljning redovisas respektive verksamhets budget, redovisning, avvikelse samt årsprognos. Åtgärder presenteras i särskilt avsnitt. Underlag till månadsrapporten i tas fram av ekonom. Filer tankas över från huvudbok till Stratsys. I Stratsys kan enhetschefer och verksamhetschef se budget och redovisningen för perioden, ackumulerad redovisning för året samt eventuella avvikelser mot budget. Både intäkter och kostnader redovisas. Enhetschefen ska kommentera vad kostnaderna är hänförbara till, orsaker till eventuella underskott samt åtgärdsförslag. Enhetscheferna rapporterar även på nämndens mål och nyckeltal, exempelvis sjukfrånvaro. Merparten intervjuade uppger att enhetschefer ej upprättar prognoser i samband med månadsrapporter. Formell åtgärdsplan sammanställs av verksamhetschefen och prognos för helåret upprättas gemensamt av ekonom och verksamhetschef Bedömning Vi bedömer att det finns rutiner för en ändamålsenlig uppföljning av budgeten inom LSSverksamheten. Vi grundar vår bedömning på att förvaltningen numera har rutiner inom LSS-verksamheten som innebär att verksamheten involveras frekvent i arbetet med prognoser och åtgärdsplaner. Nämnden informeras löpande. Vi gör bedömningen att det är viktigt att månatliga prognoser upprättas av enhetschef för att på detta sätt ännu tydligare involvera enhetschefer i prognosarbetet. Vid tidpunkten för granskningen upprättas prognos av verksamhetschef och ekonom. Detta ser vi som ett utvecklingsområde Rekommendation Vi rekommenderar nämnden att samtliga enhetschefer upprättar månatliga prognoser avseende utfall för verksamheten och redovisar prognos för året samt eventuell åtgärdsplan skriftligt. Detta bör biläggas officiell prognos till nämnden. Januari av 14 Borgholms kommun PwC

97 Ändamålsenlig verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder Det finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för handläggning, uppföljning och informationsöverföring Iakttagelser Av intervjuerna framgår att det finns skriftliga riktlinjer och rutiner kring handläggning och uppföljning som är kända och tillämpas i verksamheten. Exempel på rutiner som används är upprättande av genomförandeplaner. De rutiner och riktlinjer som finns inom verksamheten hittas på kommunens intranät. Där framgår även vem som är ansvarig för dokumentet, när det ska följas upp samt revideras. Den socialt ansvarige samordnaren (SAS) har som uppgift att påminna respektive ansvarig vid tidpunkten för revidering. SAS har en hög ambitionsnivå och redovisar i intervjuer ett stort antal områden där kontroller kommer införas. Nämnas kan olika former av utredningskontroller, uppföljningar i biståndsbeslut samt olika former av avvikelser i genomförandeplaner. Dessa kontroller skall sedan mynna ut i ett antal rutiner inom de områden där brister har identifierats. Detta ses inom förvaltningen som ett utvecklingsarbete det närmaste året Bedömning Vi bedömer att det endast delvis finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för handläggning, uppföljning och informationsöverföring. Vi grundar vår bedömning på det finns upprättade skriftliga rutiner avseende exempelvis genomförandeplaner samt dokumentation. Dock saknas det skriftliga rutiner inom ett flertal områden. Vi ser positivt på utvecklingsarbetet som pågår inom förvaltningen Bedömningsinstrument finns i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet Iakttagelser Bedömningsinstrument Av intervjuerna framgår att dialog förs regelbundet mellan handläggarna för att främja enhetliga bedömningar. Enligt de intervjuade finns inte något formellt bedömningsinstrument vid hantering och bedömning av LSS-ärenden. Däremot deltar handläggarna i nätverksträffar där bedömningar, nya lagar och rekommendationer från socialstyrelsen ger dem aktuell kunskap Resursfördelningssystem När det gäller fördelning av resurser framgår det av intervjuerna att det vid tidpunkten för granskningen inte finns något resursfördelningssystem och det utförs inga formella vårdtyngdsmätningar inom verksamheten. Kommunen använder sig av insatsmätningar där de mäter hur ofta ett hjälpbehov uppstår inom elva olika områden, exempelvis förflyttning och hygien. Enligt de intervjuade har insatsmätningarna gett godtyckliga resultat. Enligt uppgift har en projektgrupp tillsatts som arbetar med att utveckla en resursfördelningsmodell som de har förhoppningar om att införa år Bedömning Vi bedömer att det inte finns bedömningsinstrument i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbete. Vi grundar vår bedömning på att det vid tidpunkten för granskningen Januari av 14 Borgholms kommun PwC

98 Ändamålsenlig verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder 98 inte finns några bedömningsinstrument som handläggarna använder i samband med bedömning av LSS-ärenden Rekommendation Vi rekommenderar nämnden att utarbeta bedömningsinstrument som stödjer utredningsarbetet och bedömningen av LSS-ärenden. Bedömningsinstrument är av särskild vikt inom barnärenden där förändringar kan ske snabbt och där bedömningsinstrument främst kan tydliggöra ärenden där man måste sätta tidsbegränsade beslut Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment i myndighetshandläggningsprocessen inom LSS-verksamheten genomförs Iakttagelser Enligt de intervjuade följer förvaltningen inte upp huruvida rutiner och riktlinjer följs. Det finns vid tidpunkten för granskningen inga systematiska egenkontroller men det framgår att egenkontroller är ett område som den socialt ansvarige samordnaren (SAS) arbetar aktivt med och planerar att implementera inom kort. Syftet med införandet av egenkontrollerna uppges vara dels kvalitetsutveckling men även kollegialt lärande. Förvaltningen ska upprätta kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse en gång per år, där de bland annat redovisar resultatet av egenkontrollerna. Av intervjuerna framgår att det även pågår ett utvecklingsarbete avseende kvalitets- och ledningssystem. Den socialt ansvarige samordnaren (SAS) har påbörjat en översikt av samtliga rutiner och riktlinjer inom förvaltningen. Processbeskrivningar för samtliga verksamheter ska upprättas. Våra intervjuer visar att det inte finns en rutinmässig uppföljning av LSS-beslut från nämndens sida. Det saknas enligt vår granskning i den interna kontrollen. Dessutom finns ingen kontinuerlig kontroll till nämnd rörande detta område. Vår granskning av protokoll visar att det inte finns någon information till ansvarig nämnd. Inte heller finns rutiner för uppföljning inom detta område. Detta bekräftas i intervjuer. Uppföljning saknas avseende huruvida biståndshandläggarnas bedömningar är likvärdiga. Det finns vid tidpunkten för granskningen, enligt vår bedömning, ingen tydlig jämförelse mellan handläggare och heller ingen annan typ av egenkontroll där det framkommer om handläggningen inom kommunen är likvärdig. Vad gäller beslut är den enda regelbundna återkopplingen till nämnden antalet fattade delegationsbeslut. Det saknas stickprovsgenomgångar av delegationsbeslut, både av kvalitet och huruvida de riktlinjer som finns inom kommunen har följts. Av internkontrollplanen kan vi inte utläsa att myndighetsutövningen inom verksamheten omfattas. Det saknas exempelvis en intern kontroll av antal beslut som fattas respektive antal avslag som görs. Andra intressanta frågor för nämnden är huruvida beslut för barn följs upp och förändras. Detta är viktigt för den enskildes livskvalitet samt för det framtida ekonomiska utfallet för nämnden. Här skall påtalas det vi tidigare nämnt att det finns planer från den socialt ansvarige samordnaren (SAS) att införa regelbundna kontroller på dessa områden. Nämnden har dock inte dessa rutiner kring uppföljning idag. Januari av 14 Borgholms kommun PwC

99 Ändamålsenlig verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder Bedömning Vi bedömer att det inte genomförs övergripande systematiskt uppföljning av kritiska moment i myndighetshandläggningsprocessen inom LSS-verksamheten. Vi grundar vår bedömning på att det vid tidpunkten för granskningen saknas väsentliga kontroller av områden rörande myndighetshandläggning Rekommendation Nämnden bör införa regelbundna kontroller av myndighetsverksamheten och detta bör redovisas till nämnden årligen Målen i biståndsbesluten är individuella, tydliga och tidsbestämda Iakttagelser Av intervjuerna framgår att merparten fattade biståndsbeslut ej är tidsbestämda. Även inom barnärenden tillämpas mestadels tillsvidarebeslut. Det framgår att de har infört förbehåll i besluten att om det sker förändrade förhållanden i livssituationen kan beslutet komma att ändras. Det framgår av intervjuerna att tillsvidarebeslut sätts av anledning att skydda individen, då tidsbegränsade beslut ofta upplevs som stressande och otrygga för den enskilde. Socialstyrelsen har i sin rekommendation påtalat att tillsvidarebeslut är positivt för individen. Avseende målen i biståndsbesluten anger de intervjuade att de är allmängiltiga i sin karaktär och inte individuellt anpassade till den specifika brukaren. Exempel på mål kan vara avlastning i hemmet eller miljöombyte. De intervjuade anger att många individer lider av psykisk ohälsa och av den anledningen är det svårt att förutse måendet och fastställa individualiserade och tidsbegränsade mål. De intervjuade påtalar att de ska arbeta med att tydliggöra och individualisera sina mål, då det underlättar både vid upprättande av genomförandeplaner samt vid uppföljning av verksamheten. Vår ärendegranskning visar på att merparten mål i ärenden är av en generell karaktär och ger få eller inga möjligheter till vägledning för utförarna Bedömning Vi bedömer att målen i biståndsbesluten inte är individuella, tydliga och tidsbestämda. Vi grundar vår bedömning på att intervjuerna och vår aktgranskning visar att merparten mål i ärenden är av generell karaktär och inte tidsbestämda. Detta ser vi som ett stort utvecklingsområde för nämnden Rekommendation Vi rekommenderar att myndighetshandläggarna får gå en utbildning i att individualisera mål Alla beslut har en genomförandeplan som är kopplad till myndighetsbeslutet Iakttagelser Enligt de intervjuade har i huvudsak alla beslut en genomförandeplan som är kopplad till myndighetsbeslut. Däremot kan kvaliteten i genomförandeplanerna variera. Genomfö- Januari av 14 Borgholms kommun PwC

100 Ändamålsenlig verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder 100 randeplanerna baseras på biståndsbesluten men om dessa är skrivna med generella mål uppger de intervjuade att det försvårar arbetet med att upprätta en genomförandeplan av god kvalitet. Det framgår att det pågår ett arbete med att se över processen av både dokumentation och upprättande av genomförandeplaner. Den socialt ansvarige samordnaren (SAS) arbetar med att förenkla processerna genom att tillsammans med personal i verksamheten harmonisera insatsträdet i verksamhetssystemet. Uppföljning av att genomförandeplaner finns utförs av enhetschef två gånger per år i maj respektive november. Kvaliteten i genomförandeplanerna följs däremot inte upp. Enhetschefen kontrollerar även löpande att genomförandeplan har upprättats för nya ärenden. Det saknas idag stickprov av genomförandeplaner där kvalitet kontrolleras av förvaltningen. Det som påtalas i intervjuer är att det krävs egenkontroller av enhetschefer för att på detta sätt kontrollera om det finns genomförandeplaner. Det finns ingen stickprovskontroll av förvaltningen på detta område Bedömning Vi bedömer att besluten endast delvis har en genomförandeplan som är kopplad till myndighetsbeslut. Vi grundar vår bedömning på att merparten beslut har en genomförandeplan men att kvaliteten i dessa genomförandeplaner inte har en tillräcklig tydlighet. Det saknas tydliga mål som ger en tydlig beställning mot den utförande verksamheten Rekommendation Nämnden bör årligen kontrollera genomförandeplaner både vad gäller kvalitet och antal. Detta bör redovisas årligen till nämnden. Januari av 14 Borgholms kommun PwC

101 Ändamålsenlig verksamhet inom LSS och SoL med fokus på funktionshinder Ärendegranskning Vår ärendegranskning samt våra intervjuer visar att det saknas tydliga målformuleringar i besluten. Bristen på målrutiner för både biståndsbeslut och genomförandeplaner innebär brister vad gäller målformuleringar i både biståndsbeslut och genomförandeplaner, som är en direkt koppling till biståndsbesluten. Vad vill man med insatsen och vad är målet för kunden med insatsen? De går inte heller att mäta om man klarat av de mål man satt upp. Det bör tydliggöras i varje biståndsbeslut då det kan påverka både kvalitet i insatsen och längden på insatsen. Vad gäller huruvida besluten är tidsbestämda så kan vi inte se att insatserna tidsbestäms Lisa Åberg Uppdragsledare Tommy Nyberg Projektledare Januari av 14 Borgholms kommun PwC

102 Sammanträdesprotokoll SOCIALNÄMNDENS ARBETSUTSKOTT 102 Sammanträdesdatum Paragraf 8 Dnr 2018/ SN Rapport tillsyn av PwC, Projektplan handläggning inom LSS Borgholm Beslut Socialnämndens arbetsutskott beslutar att uppdra till verksamhetschefen för omsorgen om funktionsnedsatta att göra en handlingsplan för att åtgärda de belysningspunkter som framkommit i rapporten från PwC att redovisa till socialnämnden Ärendebeskrivning PwC har på uppdrag av revisorerna i Borgholm genomfört en granskning av omsorgen av funktionsnedsatta (OFN). Beslutsunderlag Rapport från PwC Skickas till Socialnämnden Justerandes sign Utdragsbestyrkande