Riktlinjer för Fast Retailing Groups uppförandekod. Fast Retailing Group Uppförandekod Riktlinjer

Transkript

1 Fast Retailing Group Uppförandekod Riktlinjer

2 Förteckning Riktlinjer för Fast Retailing Groups uppförandekod 1. Kundnöjdhet 1.1 Tillhandahållande av produkter och tjänster 1.2 Säkra produkter och butiker 1.3 Reklam- och annonsverksamhet 2. Respekt för de mänskliga rättigheterna 2.1 Respekt för de mänskliga rättigheterna och förbud mot diskriminering 2.2 Förbud av sexuella trakasserier och maktmissbruk 3. Följer lagstiftning 3.1 Förstår lokala sedvänjor och följer lokal lagstiftning 3.2 Följer arbetslagstiftning 3.3 Följer antitrustlagstiftning 3.4 Följer lagstiftning för import och export 3.5 Säkerhetsrelaterade handelskontroller 3.6 Följer lagstiftning om korrupt beteende 3.7 Donationer till politiska organisationer 4. Regelmässiga relationer med affärspartners 4.1 Regelmässig hantering 4.2 Förbud mot fördelar, underhållning och personliga förmåner 4.3 Begäran om att affärspartners ska följa lagstiftning 5. Lämpligt utlämnande av information 5.1 Tidsenligt utlämnande av företagsinformation 5.2 Lagenlig och transparent finansiell rapportering 5.3 Förbud mot insiderhandel 6. Arbetsmiljö 6.1 Hålla arbetsmiljön säker 6.2 Skapa en trevlig arbetsmiljö 7. Utveckling av personella resurser och rättvis bedömning 7.1 Jämlika anställningsmöjligheter och utveckling av personella resurser 7.2 Rättvis utvärdering och korrekt bemötande 8. Lämplig informationshantering 8.1 Hantering av personuppgifter 8.2 Hantering av konfidentiell information 8.3 Korrekt användning av informationssystem

3 9. Uteslutning av antisociala grupper 9.1 Kapa kopplingar till asociala grupper 10. Skydd av företagets egendom 10.1 Korrekt användning av företagets egendom 10.2 Skydd av immateriella rättigheter 10.3 Intressekonflikter 11. Miljöskydd och bidrag till samhället 11.1 Reducera miljöpåverkan 11.2 Bidra till samhället 12. Särskiljande mellan professionellt liv och privatliv 12.1 Svar till media 12.2 Kommunicera information via sociala medier och liknande 12.3 Aktiviteter baserat på politiska eller andra uppfattningar

4 1. Kundnöjdhet Vi ska anstränga oss för att erbjuda produkter och service av god kvalitet som överträffar kundernas förväntningar och ger oss deras tillit. 1.1 Tillhandahållande av produkter och tjänster Vi ska sträva efter hög kvalitet och rimliga priser ur kundernas synvinkel och ge tillmötesgående service och sälja produkter som ger mervärde Vi ska bemöta alla våra kunder ärligt och anstränga oss för att snabbt och i detalj förstå deras behov och förbättra och utveckla våra produkter därefter. 1.2 Säkra produkter och butiker I alla processer, från produktplanering till produktion, distribution och försäljning, ska vi noggrant kontrollera att produkter är säkra och se till att deras kvalitet överensstämmer med bestämmelser och tillämpliga standarder för produktsäkerhet Vi ska noggrant kontrollera säkerheten i våra butiker för att ge våra kunder en säker shoppingupplevelse Om ett säkerhetsproblem uppkommer till följd av en produkt eller försäljningsplats ska vi omedelbart bekräfta och analysera situationen, inom en rimlig tid publicera korrekt och nödvändig information och vidta snabba och korrekta åtgärder. Dessutom ska vi hitta orsaken och noggrant utföra åtgärder för att förhindra att situationen uppstår igen. 1.3 Reklam- och annonsverksamhet Vi ska ge kunderna rätt information om Fast Retailing Groups policyer, produkter och företagsaktiviteter Vi ska anstränga oss för att på ett korrekt sätt meddela och visa upp produktkvaliteten och ska inte uttrycka oss missvisande Vid reklam- och annonsverksamhet och PR-verksamhet ska vi följa all tillämplig lagstiftning och ska anstränga oss för att inte skada andra företags trovärdighet.

5 2. Respekt för de mänskliga rättigheterna Vi ska respektera de grundläggande mänskliga rättigheterna och ska inte agera diskriminerande, trakassera personer eller skada deras värdighet Respekt för de mänskliga rättigheterna och förbud mot diskriminering Baserat på FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna, de internationella konventionerna om de mänskliga rättigheterna och andra internationella standarder om mänskliga rättigheter ska vi respektera varje människas mänskliga rättigheter Vi ska värdera mångfald och varje person och ska inte diskriminera någon av någon anledning, inklusive etnicitet, nationalitet, födelseort, ålder, religion, sexuell läggning eller funktionsnedsättning Vi ska inte kränka någons mänskliga rättigheter genom att tvinga dem att utföra uppgifter genom våld, förtal, hot eller trakasserier Vi ska inte tolerera barnarbete under den lagstadgade lägsta åldern eller tvångsarbete mot personens vilja Vi ska respektera föreningsfriheten, rätten till kollektiva avtalsförhandlingar och anställdas andra grundläggande mänskliga rättigheter Vi ska göra allt vi kan för att undvika att kränka mänskliga rättigheter i samarbete med affärspartners och andra intressenter Förbud av sexuella trakasserier och maktmissbruk Vi ska inte, genom något agerande, något språk eller några beteenden som kan anses vara sexuella trakasserier, underminera en säker arbetsmiljö för anställda. Vi ska göra allt vi kan för att eliminera sexuellt språk och beteende eller liknande agerande Vi ska inte använda maktpositioner eller auktoritet för att trakassera eller hota andra. Vi ska gör allt vi kan för att eliminera sådant beteende.

6 3. Följer lagstiftning Vi ska förstå sedvänjor i varje land och region där vi bedriver verksamhet, följa tillämplig lag och tillämpliga bestämmelser och agera på ett rätt som är socialt acceptabelt. 3.1 Förstå lokala sedvänjor och följa lagstiftning Vi ska förstå sedvänjorna i länder och regioner där vi bedriver verksamhet och följa lagarna på sådana platser I fall där nationella eller lokala sedvänjor i länderna eller regionerna där vi bedriver verksamhet står i konflikt med Fast Retailings uppförandekod ska vi omedelbart rådfråga våra överordnade eller relaterad avdelning. 3.2 Följerarbetslagstiftning Vi ska strikt följa all arbetslagstiftning. Om någon aspekt av denna lagstiftning är oklar ska vi omedelbart rådfråga våra överordnade eller relaterad avdelning. 3.3 Följa antitrustlagstiftning Vi ska inte missbruka en dominerande ställning eller på annat sätt bryta mot relevant lagstiftning och ska säkerställa fritt och rättvist agerande i förhållande till alla affärspartners. 3.4 Följa lagstiftning om import och export Vi ska följa tillämpliga förfaranden för import och export i enlighet med relevant lagstiftning för import och export av produkter Vi ska inte importera eller exportera förbjudna föremål Vi ska inte indirekt exportera eller handla genom en tredje part för att undgå import- och exportlagar. 3.5 Säkerhetsrelaterade handelskontroller Vi ska inte exportera några varor eller relaterad teknologi som är skadlig för internationell fred och säkerhet Vi ska utföra en företagsbesiktning av företagets profil och typ av verksamhet vid export och ska utföra exportkontroll och kontrollera säkerheten så att varor och teknologi som exporteras inte används för at finansiera eller på annat sätt stödja utveckling och tillverkning av massförstörelsevapen Innan vi exporterar varor och teknologi eller tillhandahåller tjänster som regleras av tillämplig lag ska vi noggrant utvärdera om sådana transaktioner är lämpliga. Vi kommer då att utföra lämpliga förfaranden i enlighet med tillämplig lagstiftning.

7 3.6. Följer lagstiftning om korrupt beteende Vi ska inte erbjuda mutor, gåvor eller underhållning till statstjänstemän eller motsvarande personer inom eller utanför Japan Vi ska följa lämpliga förfaranden och säkerställa att transaktioner går rätt till vid hantering av regeringar eller statliga myndigheter eller när vi utför administrativa aktiviteter som krävs för vår affärsverksamhet Donationer till politiska organisationer Vi ska ha hälsosamma och lämpliga relationer med politiska organisationer och tillsynsmyndigheter och kommer inte att ge olämpliga gåvor som strider mot företagets policy eller tillämplig lag.

8 4. Regelmässiga relationer med affärspartners Vi ska agera regelmässigt i relationer med alla affärspartners och bygga jämlika, ärliga, opartiska och rättvisa relationer till dem Regelmässig hantering Vi ska behandla alla affärspartners rättvist, opartiskt och ärligt Vi ska objektivt jämföra och utvärdera kvalitet, pris, leverans, teknisk kapacitet, leveransstabilitet och andra kvaliteter för att välja bästa möjliga affärspartners Vi ska, förutom överenskommelser i tal, göra överenskommelser i skrift för att se till att alla villkor är tydliga Vi ska uppfylla alla affärsvillkoren från affärspartners och tillämplig lagstiftning och betala i tid Vi ska inte inhämta konfidentiell information som tillhör andra företag med hjälp av olämpliga metoder Förbud mot fördelar, underhållning och personliga förmåner Vi ska principiellt inte acceptera några förmåner, så som gåvor eller underhållning, från affärspartners. Om det finns risk för att fördelar tillhandhålls ska vi följa företagets förfaranden och agera enligt lag och företagets föreskrifter Vi ska principiellt inte erbjuda någon affärspartner orättvis och felaktig vinst i form av gåvor eller underhållning. Vi ska ge eller ta emot underhållning eller gåvor inom ramen för en sund affärspraxis och standarder som accepteras av samhället Vi ska inte be affärspartners att ge mutor eller på annat sätt be affärspartners om betalningar eller motsvarande som är felaktiga eller som står i motsättning till samhällets standarder. Vi ska inte be affärspartners om fördelaktig behandling för oss eller våra anställda Begäran om att affärspartners ska följa lagstiftning Vi ska be Fast Retailing Groups leverantörer att följa tillämplig lagstiftning. Vi ska meddela våra förväntningar i fråga om mänskliga rättigheter, arbete, miljö och korruptionsbekämpning och förvänta att våra leverantörer följer dessa förväntningar Vi ska begära att Fast Retailing Groups fabriker/tillverkare ska följa tillämplig lagstiftning. Vi ska meddela våra förväntningar i fråga om mänskliga rättigheter, arbete, miljö och korruptionsbekämpning och begära att fabriker/tillverkare följer dessa förväntningar.

9 5. Lämpligt utlämnande av information Vi ska utföra sund företagsledning och utlämna korrekta och relevanta uppgifter till aktieeller andelsägare, investerare och andra intressenter i god tid Tidsenligt utlämnande av företagsinformation Vi ska utlämna uppgifter, inklusive uppgifter om företagets finanser och verksamhet, till aktieoch andelsägare, investerare och andra intressenter på ett lämpligt sätt och i god tid och göra uppriktiga ansträngningar att svara för att ha kvar deras förtroende Lagenlig och transparent finansiell rapportering Vi ska upprätta och använda ett internt kontrollsystem som säkerställer korrekt och transparent finansiell rapportering i enlighet med tillämpliga företagslagar, säkerhetslagar eller andra lagar för att se till att vår finansiella rapportering är tillförlitlig och riktig Förbud mot insiderhandel Vi ska inte köpa eller sälja aktier av Fast Retailing eller affärspartners med hjälp av ej offentliggjorda uppgifter om Fast Retailing eller affärspartners eller på annat sätt agera lagstridigt i vad som kallas för insiderhandel När vi köper eller säljer aktier av Fast Retailing ska vi göra det på rätt sätt och följa företagets förbestämda förfaranden.

10 6. Arbetsmiljö Vi ska inte begå tjänstefel eller agera i ond tro på jobbet och ska se till att ha en säker arbetsmiljö Skapa en trevlig arbetsmiljö Vi ska jobba på att bygga relationer med ömsesidig tillit, fokusera på teamsamarbete och utveckla ett ramverk för samarbete på arbetsplatsen Vi ska strikt följa alla anställningsregler och andra regler och ska också avstå från illegala och oärliga handlingar Om vi upptäcker att en felaktig eller oärlig handling har utförts ska vi rapportera till eller konsultera våra överordnade eller vår interna resurs för rådgivning (Fast Retailing Groups hjälplinje) Hålla arbetsmiljön säker Vi ska strikt följa alla lagar som gäller arbetsplatssäkerhet och hälsa och fokusera på den fysiska och mentala hälsan för varje person och ska anstränga oss för att ha en hälsosam, säker och hygienisk arbetsmiljö Om en olycka, ett funktionsfel eller andra problem inträffar på arbetsplatsen ska vi sträva efter att minimera skadan. Vi ska också skyndsamt förhindra att det händer igen Vi ska avhålla oss från aktiviteter som påverkar arbetsplatsen negativt, så som att delta i omoraliska, olagliga eller korrupta aktiviteter, inklusive att intaga, hantera eller vara påverkade av illegala droger, eller vara involverade i illegalt spelande. Vi ska också göra allt vi kan för att förhindra sådant.

11 7. Utveckling av personella resurser och en rättvis bedömning Vi ska hjälpa anställda att utvecklas så att de kan uppnå sin potential och vi kommer att meritera dem i våra utvärderingar av deras arbete Jämlika anställningsmöjligheter och jämlik utveckling av personella resurser Vi ska anställa personer och hjälpa anställda att utvecklas som uppvisar ledaregenskaper, oavsett ursprungsland eller ursprungsregion Vi kommer att ge autonoma personer och personer som utvecklas tillräckliga möjligheter att utveckla och utnyttja sina färdigheter Rättvis utvärdering och korrekt bemötande I alla situationer där företaget bestämmer över hur personer ska behandlas kommer vi att ge en rättvis utvärdering och på ett adekvat sätt hantera situationen baserat på utvärderingskriterierna som företaget har skapat.

12 8. Lämplig informationshantering Vi ska respektera vikten av personlig och konfidentiell information och kommer strikt att hantera den så att läckor förhindras och så att information inte används felaktigt eller olämpligt 8.1. Hantering av personuppgifter Vi kommer att hantera kunders, anställdas och affärspartners personuppgifter med stor försiktighet och ska inte avslöja eller läcka dessa uppgifter under våra anställningar eller efter att ha lämnat företaget, förutom de förfaranden som anges i företagets föreskrifter Vi ska inte använda personuppgifter om kunder, anställda eller affärspartners för andra syften än de godkända Vi respekterar varandras personliga integritet Hantering av konfidentiell information Vi ska strikt följa lagar om uppgifter som inhämtas under verksamheten, behålla alla register över vår affärsverksamhet på rätt sätt och kommer endast att dela med oss av dessa i rätt tid och på rätt sätt Vi ska hantera konfidentiell information om företaget och affärspartners med stor försiktighet och kommer inte att yppa eller röja sådan information inom eller utom företaget, förutom för berättigade ändamål Vi ska inte använda information om affärspartners i andra syften än den omfattning som överenskommits med affärspartnern Vi ska inte stjäla eller med hjälp av oegentliga metoder inhämta konfidentiell information som tillhör andra företag Vi ska inte läcka eller, i något annat syfte, använda konfidentiell företagsinformation efter att ha lämnat företaget Korrekt användning av informationssystem Vi ska endast använda företagets informationssystem för affärssyften och inte för personliga syften När vi använder företagets informationssystem ska vi se till att följa anvisningarna från avdelningen som bestämmer över nämnda system, företagets föreskrifter och riktlinjer.

13 9. Uteslutning av antisociala grupper Vi ska inte samarbeta med antisociala krafter eller grupper som utgör ett hot mot den sociala ordningen eller den allmänna säkerheten Kapa kopplingar till asociala grupper Vi måste undvika kontakt med antisociala grupper. Vi ska ha en bestämt attityd mot antisociala grupper och avvisa obefogade krav Vi ska varken utnyttja antisocial påverkan för egen personlig vinning eller för företagets.

14 10. Skydd av företagets egendom Vi ska se till att använda företagets materiella och immateriella tillgångar på ett korrekt sätt och skydda dem Korrekt användning av företagets egendom Vi ska använda företagets egendom effektivt och på rätt sätt och hantera företagets tillgångar, både materiella och immateriella, på ett sätt som förhindrar förlust och stöld Vi ska inte använda kundens tillgångar eller utgifter för personliga ändamål Vi ska inte avsiktligen förfalska information eller dokument. Vi ska inte heller vara involverade i förfalskning Skydd av immateriella rättigheter Vi ska förstå att immaterialrätt som ägs av företagets varumärke eller företaget är viktig företagsegendom och kommer att använda det försiktigt enligt lag och företagets föreskrifter för att skydda företagets rättigheter till sådan egendom När företaget uppfinner i eller skapar någonting i en tillverkningsprocess och under utvecklingsaktiviteter ska vi samarbeta för att se till att företaget snabbt söker efter patent eller får upphovsrätten för att skydda företagets immaterialrätt Vi ska inte bryta mot andra företags immateriella äganderätt. Vi ska bara använda affärspartners immaterialrätt i enlighet med korrekta avtal och ska inte använda den felaktigt Intressekonflikter Vi ska inte utföra eller vara involverade i handlingar som skapar en intressekonflikt med företaget Vi ska inte arbeta som anställda eller konsulter (eller motsvarande befattning) för konkurrenter eller affärspartners utan att Fast Retailing Groups godkännande och inte heller få monetära förmåner från dem Vi ska inte verka som samarbetspartners för Fast Retailing Group.

15 11. Miljöskydd och bidragande till samhället Vi ska alltid beakta vår miljö och arbeta för att bevara den så att nästa generation kan leva ett fullgott liv Reducera miljöpåverkan Vi ska förstå hur hela vår affärsverksamhet påverkar miljön, från anskaffande av material till tillhandahållande av produkter och tjänster till kunder och vi kommer att sträva efter att minska den Vi ska ha kunskap om internationella standarder och miljölagar i länder och regioner runt om i världen och kommer att följa alla relevanta föreskrifter och lagar Vi ska arbeta för att väcka kunskap om miljöproblem och att reducera vår miljöpåverkan genom att spara energi och naturresurser och genom att reducera avfall. Vi kommer att sträva efter att införliva miljöaktiviteter i företagets vardagsrutiner Bidra till samhället Som samhällsmedborgare ska vi delta i aktiviteter som bidrar till att lokalsamhället och regioner utvecklas Vi ska förstå och respektera lokalsamhället, dess kultur, sedvänjor och traditioner för att stödja kultur, konst och sport. Vi uppmuntras att delta i aktiviteter som bidrar till samhället, så som samarbete med regioner, delta i frivilliga aktiviteter och på annat sätt bidra till det globala samhället för att påverka det på ett positivt sätt Vi ska donera till aktiviteter som bidrar till samhället efter att ha utvärderat nödvändigheten och korrektheten i sådana donationer och genom att följa relevanta lagar.

16 12. Särskiljande på professionellt liv och privatliv Vi ska särskilja på vårt professionella liv som anställda på Fast Retailing Group och vårt privatliv och alltid dra en tydlig linje mellan dem Svar till media Om vi som anställda i företaget eller som privatpersoner får en begäran om en intervju från en mediakälla, till exempel en tidning, en tidskrift, tv eller internetmedia ska vi kontakta PR-avdelningen och följa deras anvisningar Om det är nödvändigt att lämna ut upplysningar till media ska vi endast lämna ut sådana uppgifter som publiceras på Fast Retailing Group-företagens webbplatser Kommunicera information via sociala medier och liknande När vi yppar information via sociala medier och liknande ska vi tydligt skilja på information som skickas från en individ från information som skickas officiellt från en anställd i företaget Oavsett om det är som person i företagsledningen/anställd eller som privatperson ska vi inte dela med oss av eller publicera icke-offentlig eller konfidentiell information eller någon information som kan förtala, diskriminera, ärekränka eller bryta mot Fast Retailing Groups eller tredje parts rättigheter Aktiviteter baserat på politiska eller andra uppfattningar När vi deltar i aktiviteter som bygger på våra politiska eller andra uppfattningar ska vi endast göra det som privatpersoner utanför arbetstid och utanför företagets lokaler.