ANSLAGSBEVIS Justerat protokoll finns på Socialkontoret och har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.

Transkript

1 Protokoll 1(18) Plats och tid Socialkontoret, 13:30-15:00 Beslutande (S) Yvonne Andreasson (S) Lena Karlsson (S) Fredrik Svensson (S) Siw Henriczon (V) Annika Lande (S) Nedjo Diljkan ersätter Miroslav Milurovic (S) (S) Sam Vidén Jakobsson ersätter Elin Aldén (S) (M) Monica Carlsson ersätter Patrik Krupa (M) (C) Bengt-Olof Nilsson ersätter Karin Nordvall (C) Övriga deltagande Pernilla Andersson, bitr förvaltningschef Robert Schelin, verksamhetschef Funktionsstöd Anna Brandholm, verksamhetschef Barn-och vuxna Ingela Colleen, verksamhetschef Äldreomsorg Helen Hagegren, verksamhetschef Arbete och försörjning Maud Janzon, vik verksamhetschef HSL Håkan Forsman, ekonom Lena Olsson, HR-strateg Marianne Lundström, sekreterare Anna Appelgren, sekreterare Sofie Nyberg sjuksköterska 26 Judith Csuka sjuksköterska 26 Utses att justera (S) Siw Henriczon Paragraf Justeringens plats och tid Socialkontoret avseende 38 Socialkontoret avseende 26-37, 39 Sekreterare Ordförande Justerande... Anna Appelgren... Yvonne Andreasson... Siw Henriczon ANSLAGSBEVIS Justerat protokoll finns på Socialkontoret och har tillkännagivits på kommunens anslagstavla. Beslutsinstans Datum för anslags uppsättande avseende avseende 26-37, 39 Datum för anslags nedtagande avseende avseende 26-37, 39 Underskrift...

2 Protokoll 2(18) Ärendelista Sid 26 Verksamhetspresentation HSL Redovisning av utredningsuppdrag om kostnadsneutral bemanningsenhet Arkivbeskrivning socialförvaltningen Dataskyddsombud för socialnämnden Redovisning av sjukfrånvarostatistik Ansökan om särskild förordnad vårdnadshavare, ***** ***** ***** Ansökan om särskild förordnad vårdnadshavare, ***** ***** ***** Ansökan om särskild förordnad vårdnadshavare för ***** ***** ***** Val av kontaktpolitiker till daglig verksamhet Val av ersättare till socialnämndens arbetsutskott Information om skrivelse från Arbetsmiljöverket Redovisning av delegationsbeslut Remiss: Jämställt föräldraskap och goda uppväxtvillkor för barn - en ny modell för föräldraförsäkringen (SOU ) Information om inkommen Lex Sarah-rapport...20

3 Protokoll 3(18) SN 26/2018 SN 2018/ Verksamhetspresentation HSL Judith Csuka och Sofie Nyberg, sjuksköterskor inom hemsjukvården, berättade om sitt arbete. Hemsjukvården är organiserad i fyra områden med två sjuksköterskor per område. På sikt kommer det att utökas till tre sjuksköterskor i de centrala områdena. Två sjuksköterskor arbetar inom Funktionsstöd. Inom hemsjukvården finns det inget tak på antalet patienter utan det är helt behovsstyrt. Hemsjukvården arbetar med alla åldrar och med alla diagnoser. Hemsjukvården blir alltmer avancerad och patienten kan ha både medicinskt behov och omvårdnadsbehov. Landstingets läkarbil upplevs som ett positivt tillskott. Dilemman som de upplever är att på natten arbetar sjuksköterskan ensam samt mycket extraarbete med service och liknande på bilar.

4 Protokoll 4(18) SN 27/2018 SN 2017/ Redovisning av utredningsuppdrag om kostnadsneutral bemanningsenhet s beslut: Redovisningen av utredningsuppdraget godkänns. s ordförande gav socialförvaltningen i uppdrag att utreda om det går att inrätta en bemanningsenhet kostnadsneutralt för socialförvaltningen. Uppdraget skulle redovisas för socialnämnden. Yttrande/Bedömning/Förslag Det finns vinster med en effektiv bemanningsenhet för socialförvaltningens verksamheter inom funktionsstöd och äldreomsorg, både ur arbetsmiljöaspekt och genom kostnadseffektiv bemanning. Den kostnadsberäkning som ligger till grund för utökningen av bemanningsenheten bygger på behovet av vikarier inom funktionsstöd fr.o.m. mars -17. Dock ej tillsättning av sommarvikarier och vikarier på helger samt vid akuta bemanningslösningar efter Vid dessa tillfällen bemannar aktuell enhet. Socialförvaltningens bedömning är att behovet av korttidsvikarier kommer att minska genom en rad åtgärder som parallellt pågår. Arbetet med att minska sjukfrånvaron, schemaförändringar, Heltid som norm och utökning av grundbemanningen för stabilitet i verksamheterna. Utökningen är en följd av den nya lagstiftning LOS Lagen om samverkan, betalningsansvarslagen mot landstinget. Detta innebär att kommunen har ett ökat ansvar för omvårdnad och patienter skrivs ut snabbare från sjukhuset. Beräknad ej budgeterad kostnad ca 7,7 miljoner. Bemanningsenheten kan på sikt generera en kostnadseffektiv insats för verksamheterna, samt kvalitetshöjning inom rekryteringsområdet av korttidsvikarier. Socialförvaltningens samlade bedömning i nuläget är dock att en utökning av bemanningsenheten inte kan finansieras inom ramen för befintlig budget. Förvaltningen kan förväntas presentera ett tydligare behov inför 2019 års budget. Delges: Kommunstyrelsen

5 Protokoll 5(18) SN 28/2018 SN 2018/ Arkivbeskrivning socialförvaltningen s beslut: Arkivbeskrivningen för socialnämnden antas. Därmed upphör tidigare arkivbeskrivning, beslut om arkivansvarig och arkivombud för socialnämnden att gälla. Enligt kommunens arkivreglemente och arkivlagen ska bland annat en arkivbeskrivning finnas. Från är Olofströms kommun medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera. Sydarkivera har tagit fram en mall för arkivbeskrivning till sina medlemmar som tidigare arkivbeskrivningen nu omformats till. I den uppdaterade arkivbeskrivningen finns även arkivansvarig och arkivansvariga för respektive enhet. Arkivansvarig ser till att det finns ett arkivombud på respektive enhet. Den arkivansvarige har formellt ansvar för enhetens/myndighetens arkiv (informationsägare) Den ansvarige ska bland annat se till att det finns resurser och kompetens för att hantera informationsförvaltningen. Arkivombud är en anställd som bland annat har till uppgift att ta hand om den löpande informationsförvaltningen (arkivvården) på en enhet. Dessa roller ska finnas inom alla kommunens förvaltningar. Delges: arkiv@olofstrom.se, Matilda Frigård

6 Protokoll 6(18) SN 29/2018 SN 2018/ Dataskyddsombud för socialnämnden s beslut: Pernilla Andersson och Malin Johansson utses till dataskyddsombud för socialnämndens verksamheter enligt följande: Barn och Vuxna IFO Pernilla Andersson Arbete och försörjning Pernilla Andersson Funktionsstöd Pernilla Andersson Äldreomsorgen Malin Johansson Hälso- och sjukvården Malin Johansson Administrativa avdelningen Malin Johansson Därmed upphör socialnämndens beslut om personuppgiftsombud från Den nya EU-gemensamma dataskyddsförordningen, DSF, ersätter personuppgiftslagen, PUL och börjar gälla den 25 maj Denna lag benämns ofta med den engelska förkortningen (GDPR- General Data Protection Regulations). Dataskyddsförordningen förstärker de enskildas rättigheter och tydliggör ansvar/skyldigheter för nämnden som behandlar personuppgifter. Det är förenat med stora bötesbelopp om man inte hanterar sina personuppgiftsbehandlingar enligt den nya dataskyddsförordningen. är personuppgiftsansvarig (PUA) för behandlingar inom socialnämndens verksamhet. Personuppgiftsansvaret kan inte delegeras. Det är nämnden som både ansvarar för och bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av de personuppgifter som behandlas inom myndigheten. Nämnden är skyldig att utse ett dataskyddsombud. Beslutet skall delges Datainspektionen. Dataskyddsombudet ska informera och ge råd, övervaka registerhanteringen och samarbeta med Datainspektionen samt ge råd till PUA. Dataskyddsombudet är inte ansvarig och kan inte bestraffas. Bakgrund: Vad är en personuppgift? All information som kan knytas till en fysisk person som är i livet. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress. Även foton på personer klassas som personuppgifter, till och med ljudinspelningar som lagras elektroniskt kan vara personuppgifter även om det inte nämns några namn i inspelningen. Ett bolagsnummer är oftast inte en personuppgift, men är

7 Protokoll 7(18) det, om det handlar om en enskild näringsverksamhet. Registreringsnumret på en bil kan vara en personuppgift om det går att knyta till en fysisk person medan registreringsnumret på en firmabil som används av flera inte är en personuppgift. Vad är en behandling av personuppgif? All hantering av personuppgifter från insamling till gallring. Vad täcker dataskyddsförordningen? Lagen gäller all personuppgiftsbehandling som görs digitalt men kan även röra vissa behandlingar som görs analogt. Det rör sig alltså inte enbart om behandlingar i registerform eller i system. Till skillnad från personuppgiftslagen så gäller dataskyddsförordningen även för ostrukturerade personuppgifter. Nedan listas ett antal uppgifter som PUA behöver ta del av; 1. För varje behandling av personuppgifter ska en registerbeskrivning upprättas. 2. Datainspektionen är tillsynsmyndighet. På efterfrågan ska Datainspektion få tillgång till registerförteckning innehållande alla de behandlingar som nämnden har. 3. Vid vissa behandlingar i stor skala som innebär särskilda risker ska en konsekvensbedömning göras. I dessa fall ska dataskyddsombudet alltid involveras och kontakt med tillsynsmyndigheten kan krävas. 4. Informationsplikten gentemot de registrerade utökas 5. De registrerades rättigheter utökas bland annat tillkommer rätten att få uppgifter redigerade samt att bli glömd (om inte annan lag har företräde) 6. Anmälan om personuppgiftsincident ska ske inom 72 timmar till Datainspektionen. Incidenter kan vara allt från intrång till felhanteringar som gör att personer som inte ska ha tillgång till uppgifter får det. 7. Sanktionsavgifter kan tillkomma för den som bryter mot dataskyddsförordningen 8. När personer/företag utanför den egna myndigheten har tillgång till personuppgifter t.ex. leverantörer och konsulter ska personuppgiftsbiträdesavtal finnas. Detta innebär att avtal även ska finnas mellan de kommunala myndigheterna och t.ex. kommunstyrelsens ITavdelning. 9. Ett antal dokument och riktlinjer behöver beslutas för att tydliggöra hur nämnden/organisationen arbetar med informationssäkerhet och därigenom uppfyller dataskyddsförordningen, t.ex.: a. Informationssäkerhetspolicy b. Riktlinjer för informationssäkerhet

8 Protokoll 8(18) c. Riktlinjer för e-post hantering d. Riktlinjer för personuppgifter vid webbpublicering e. Handlingar av liten och tillfällig betydelse f. Instruktioner för personuppgiftsincidenter g. Riktlinjer för begäran om utlämning av personuppgift Sedan en tid finns en dataskyddsgrupp i kommunen. Gruppen leds av den administrativa chefen på KLK och består av representanter från samtliga förvaltningar, helägda bolag och från kommunens IT-avdelning. Gruppen har tagit fram mallar och informationsmaterial. Byggt upp en informationssida på intranätet och erbjudit kommunens chefer utbildning. Cheferna förväntas vidareföra informationen till sina anställda. Delges: Anna-Karin Johansen, Datainspektionen

9 Protokoll 9(18) SN 30/2018 SN 2018/ Redovisning av sjukfrånvarostatistik s beslut: Redovisningen godkänns. Den totala sjukfrånvaron i februari var 10,76 %. Korttidsfrånvaron har ökat något vilket påverkar den totala sjukfrånvaron. Även den medellånga sjukfrånvaron, dag 14-90, har ökat något. Liten sänkning vad gäller långtidsfrånvaron. Antalet personer som varit sjuka mer än sex gånger de senaste tolv månaderna har sjunkit och är i februari personer, jämfört med 40 personer i mars 2016.

10 Protokoll 10(18) 31 Ansökan om särskild förordnad vårdnadshavare, ***** ***** *****

11 Protokoll 11(18) 32 Ansökan om särskild förordnad vårdnadshavare, ***** ***** *****

12 Protokoll 12(18) 33 Ansökan om särskild förordnad vårdnadshavare för ***** ***** *****

13 Protokoll 13(18) SN 34/2018 SN 2017/ Val av kontaktpolitiker till daglig verksamhet s beslut: Nedanstående väljs till kontaktpolitiker till daglig verksamhet till och med Nedjo Diljkan (S) - Sam Vidén Jakobsson (S) - Vakant (Opp) gjorde vissa omval till kontakpolitiker inom socialförvaltningens verksamheter. Dock missades det att utse kontaktpolitiker till daglig verksamhet. Tre förtroendevalda ska därför utses som kontaktpolitiker till daglig verksamhet till och med Delges: Robert Schelin, Linda Rehn, de valda, hr@olofstrom.se, Christin Törgren

14 Protokoll 14(18) SN 35/2018 SN 2018/ Val av ersättare till socialnämndens arbetsutskott s beslut: Markus Mörlund (S) väljs till ersättare i socialnämndens arbetsutskott till och med har att utse en ny ersättare till socialnämndens arbetsutskott efter Lena Karlsson (S). valde Fredrik Svensson (S) till ersättare i socialnämndens arbetsutskott men eftersom Fredrik Svensson (S) redan sedan tidigare är invald i arbetsutskottet behöver nytt val förrättas. Delges: den valda, hr@olofstrom.se, Christin Törgren

15 Protokoll 15(18) SN 36/2018 SN 2017/ Information om skrivelse från Arbetsmiljöverket s beslut: Informationen tas till protokollet. Information om skrivelse från Arbetsmiljöverket med anledning av deras inspektion. Arbetsmiljöverket genomförde under hösten 2017 inspektioner på några av socialförvaltningens enheter. lämnade i januari 2018 sitt svar efter dessa inspektioner. Då det återstår några åtgärder överväger Arbetsmiljöverket ett föreläggande. Det mest problematiska gäller rum och personalutrymmen på Klinten som inte anses vara tillfredsställande. Socialförvaltningen avser redovisa svar till socialnämnden 23 maj. Arbetsmiljöverket vill ha svar i juni.

16 Protokoll 16(18) SN 37/2018 SN 2018/ Redovisning av delegationsbeslut s beslut: Redovisningen godkänns. Redovisning av socialförvaltningens delegationsbeslut. Pärmar innehållande besluten finns tillgängliga innan och under mötet.

17 Protokoll 17(18) SN 38/2018 SN 2018/ Remiss: Jämställt föräldraskap och goda uppväxtvillkor för barn - en ny modell för föräldraförsäkringen (SOU ) s beslut: antar tjänstemannayttrandet i frågan Jämställt föräldraskap och goda uppväxtvillkor för barn- en ny modell för föräldraförsäkringen (SOU ) som sitt eget och överlämnar det till kommunstyrelsen. Beslutet förklaras omedelbart justerat. Det finns flera fördelar med förslaget med ny föräldraförsäkringen. Tydligt är att jämställdheten mellan föräldrar men även för barnen ligger i förrummet och att man tänkt på detta i förslaget. Hela förslaget hittas här: Yttrande/Bedömning/Förslag Förslaget kommer ge konsekvenser för jämställdhet genom att bidra till att det blir jämnare fördelning av uttaget av föräldraledigeten. Delges: Kommunstyrelsen

18 Protokoll 18(18) SN 39/ Information om inkommen Lex Sarah-rapport s beslut: Informationen tas till protokollet. : Maud Janzon, verksamhetschef HSL, informerade om inkommen Lex Sarahrapport. Utredning påbörjas så fort som möjligt. Resultatet av utredningen redovisas sedan för socialnämnden.