Kallelse. Humlegången, Laholm. Sammanträdesdatum: Tid: 13:30

Transkript

1 Kallelse Sida Nämnden för Laholmsbuktens VA (3) Box Halmstad Plats: Humlegången, Laholm Sammanträdesdatum: Tid: 13:30 Ordförande: Ola Nilsson (MP) Sekreterare: Carina Malmgren Kallade: Ola Nilsson (MP), Ordförande Lena Olofsdotter (C), 1:e vice ordförande Imre Gulyas (S), 2:e vice ordförande Anna Fallkvist (M) Mickael Kalnak (S) Peter Feuerbach (C) Bertil Andersson (S) Kaj Danielsson (KD) Christer Sjöberg (M) Rosita Antonsson (S) 1

2

3

4 Informationsärende Laholmsbuktens VA LBVA 2018/00028 Ärende LBVA 2018/00028 Beslutsinstans: Nämnden för Laholmsbuktens VA Förvaltningschefen m fl informerar Laholmsbuktens Vas förslag till beslut Nämnden för Laholmsbuktens VA beslutar att lägga informationen till handlingarna. Sammanfattning av informationsärendet Dricksvattensituationen Henrik Kjellgren Medarbetarundersökningen Carl Lundin Framtida styrformer Mattias Leijon Ägarsamråd Ola Nilsson 1(1) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad direkt@halmstad.se 4

5 Tjänsteskrivelse Laholmsbuktens VA LBVA 2018/00199 Ärende LBVA 2018/00199 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Nämnden för Laholmsbuktens VA Revisorerna i Halmstads kommun Svar på granskning av Laholmsbuktens VAs styrning, uppföljning och kontroll Laholmsbuktens VAs förslag till beslut 1. Nämnden för Laholmsbuktens VA beslutar att avge yttrande enligt upprättat förslag daterat 22 maj Nämnden för Laholmsbuktens VA beslutar att godkänna uppdaterad verksamhetsberättelse för 2017, som har kompletterats med särredovisning, daterad 14 mars Sammanfattning av ärendet PwC har av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun fått i uppdrag att granska Laholmsbuktens VAs styrning, uppföljning och kontroll. Revisionsfrågan för granskningen är: Är nämnden för Laholmsbuktens VAs styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig? Den sammanfattande bedömningen och svar på den övergripande revisionsfrågan är enligt PwC att nämnden för Laholmsbuktens VA delvis har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. I granskningsrapporten lämnas ett antal rekommendationer. Rekommendationerna grundar sig på bedömningarna av respektive kontrollmål. Några av rekommendationerna som framkommer i granskningsrapporten har nämnden för Laholmsbuktens VA redan före granskningen vidtagit förbättrande åtgärder för, i samarbete med förvaltningen. Dessa åtgärder inkluderas i innevarande verksamhetsplan, som dock inte ingick i granskningen eftersom den avser Exempel på vidtagna förbättringar: Åtgärder i syfte att tydliggöra målstyrningen har vidtagits. Nämnden fortsätter dessutom att utveckla detta arbete löpande tillsammans med förvaltningen, t.ex. genom mer frekvent uppföljning av nyckeltal och uppföljning av grunduppdraget. Beskrivning av kontrollmetoder för internkontroll har förtydligats. Ytterligare förbättringsarbete pågår inom förvaltningen och detta kommer att arbetas in i nämndens kommande internkontrollplan. Verksamhetsberättelse 2017 har kompletterats med den särredovisning som enligt rapporten saknats. PwC anger felaktigt att fyra av elva verksamhetsmål saknar en prognos för måluppfyllelse. I Verksamhetsplanen som ingått i granskningen finns endast åtta verksamhetsmål, och det är endast ett av dessa mål som saknar prognos. Att målet saknar prognos beror på att medarbetarundersökning endast genomförs vartannat år, och det var inte (4) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad direkt@halmstad.se 5

6

7

8 Tjänsteskrivelse Laholmsbuktens VA LBVA 2018/00199 Handläggare, Marie Gunnarsson, Verksamhetsutvecklare VA 4(4) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad

9

10 Innehållsförteckning 1 Inledning Organisation Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Sociala fonder Trygghet Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål Hälsa och arbetsmiljö Jämställdhet Övriga HR-mål (Medarbetarskap, ledarskap, kompetens, lön och villkor) Verksamhetsmål: Öka produktionskapaciteten för dricksvatten Verksamhetsmål: Ökad kapacitet för avloppsrening Verksamhetsmål: Antal kemikalieprodukter ska minskas med minst 20 % till utgången av 2017 jämfört med år Verksamhetsmål: Aktiv omvärldsbevakning Prioriteringar Personalredovisning Kompetensförsörjning Ledarskap Sjukfrånvaro Hälsofrämjande och förebyggande insatser Organisatorisk och social arbetsmiljö Arbetsskador Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Sammanfattande analys Ekonomisk redovisning Nyckeltal (jämförelse mot helårsutfall) Väsentliga händelser Internkontroll Verksamhet Ekonomi Verksamhetsberättelse Nämnden för Laholmsbuktens VA Halmstads kommun 10

11 1 Inledning Läsanvisningar Utfall för målen anges enligt följande: Prognosen är att målet kommer att nås Prognosen är osäker Prognosen är att målet inte kommer att nås Status för aktiviteter anges enligt följande: Pågående, slutdatum har passerats Startdatum ännu inte nått Pågående Avslutad Inte påbörjad Året har präglats av ytterligheternas spännvidd. Under 2017 har vi haft det längsta bevattningsförbudet i modern tid, ca 7 månader, beroende på rekordlåga grundvattennivåer. Denna vattenbristsituation präglade verksamheten på ett genomgripande sätt. Såväl de operativa som administrativa resurserna hade stort fokus på att hantera situationen med mycket gott resultat genom både många snabba åtgärder och stora och omfattande åtgärder. Senare delen av året präglades av en nederbördsrik period med stor påverkan på spillvattenprocessen. Många extra driftinsatser har gjorts i hela verksamhetsområdet beroende på stort inflöde av tillskottsvatten. Särskilt Trönninge samhälle drabbades genom att nederbörd motsvarande en normal månadsnederbörd föll inom loppet av två dygn i mitten av september månad. Följden blev omfattande marköversvämningar och överbelastning av spillvattensystemet. Årets utmaningar visar tydligt på vikten av att många aktörer måste samverka för att hantera situationen i vardagen och kring lösningar i längre perspektiv. Vattenfrågorna har fått stort utrymme i media under året och det har vi lyckats utnyttja på ett bra sätt både i att förklara och hantera framförallt vattenbristsituationen men också för att sätta vattentjänsterna och LBVA i ett större sammanhang och därmed bidra till att höja vattnets värde. Verksamhetsberättelse Nämnden för Laholmsbuktens VA Halmstads kommun 11

12 2 Organisation En organisationsutveckling under hösten 2016 ledde fram till att en ny struktur för förvaltningen trädde i kraft 1 januari Denna innebär att fem avdelningar har blivit tre. Syfte är bland annat att skapa bättre förutsättningar för större kundfokus, att införa ett mer utvecklat strategiskt och långsiktigt arbete samt att förbättra och säkerställa en hög kvalitet vid projektgenomförande. Förändringen ger också bättre samordning mellan de olika driftområdena. Utvecklingsarbetet präglas av att omsätta UL i vardagen genom vårt fokus på medarbetarskap och medledarskap. Utbildning har skett vid två tillfällen av samtlig personal för att få en samsyn kring vad det innebär att ta ansvar för sin egen och verksamhetens utveckling. Under året har vi arbetat med verksamhetsplanering på ett nytt sätt genom att öka medarbetarnas delaktighet i mål- och aktivitetsplaneringen. Arbetet har skett både i mindre grupper samt på förvaltningens stormöten. Detta arbetssätt leder till en kunskapshöjning och önskad större tydlighet och sammanhang mellan mål och den egna arbetsinsatsen. Det bidrar också till att göra verksamhetsplanen till en integrerad del av vardagen och inte ett parallellt spår i form av en egen aktivitet. Det tydliggör basuppdraget och medför att verksamhetsplanen inte behöver omfatta delar som följs upp genom befintliga nyckeltal och verksamhetsmått och ger bättre förutsättningar för nämnden att styra förvaltningen i önskad riktning. Årets händelser och den framgångsrika hantering som LBVA lyckats med i samverkan med såväl interna parter i kommunerna och externa parter visar på styrkan och förmågan hos våra medarbetare. Vi har visat att vi har förmåga till mod och nytänkande genom att fokusera, ta initiativ och genomföra både många och omfattande åtgärder när de som mest behövs. Detta visar att vår samlade kunskap och vilja ger goda resultat och förutsättningar för fortsatt god utveckling. Verksamhetsberättelse Nämnden för Laholmsbuktens VA Halmstads kommun 12

13

14

15

16

17

18

19 5 Prioriteringar I verksamhetsplaneringen inför 2017 användes inte delområdet "Prioriteringar". De arbetsområden som har kommit att prioriteras under året beskrivs i andra avsnitt i verksamhetsberättelsen. Verksamhetsberättelse Nämnden för Laholmsbuktens VA Halmstads kommun 19

20

21

22

23

24

25 har genomfört ett antal åtgärder inkluderat film för att lyfta fram vikten av att vi ska få in information om något har hänt. 6.7 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Resultat av uppföljningen (sammanfattning) Uppföljningen av årets redovisning för det systematiska arbetsmiljöarbetet visar på en positiv fortsatt förbättring sedan föregående verksamhetsår. Uppföljning sker i grupper med ansvarig chef, gruppledare samt skyddsombud samt kvalitetsansvarig. Utfallet från genomgången resulterar i en årsbaserad arbetsmiljöhandlingsplan för respektive avdelning. Förvaltningen har under 2017 arbetat med prioriterade aktiviteter såsom ex säkring av anslag, utveckling av det systematiska brandskyddsarbetet (SBA) samt information om vikten av tillbudsrapportering. Vi ser en fortsatt risk avseende avsaknad av skyddsombud i verksamheten och ser med stor tillförsikt fram emot den nu beslutade kommunövergripande grundutbildningen, som startar Förvaltningen har deltagit möten inom det kommunövergripande arbetsmiljönätverket, där vi ser mycket positivt på detta nätverk. 6.8 Sammanfattande analys Laholmsbuktens VA har fortsatt sitt utvecklingsarbete med fokus på medarbetarskap och medledarskap. Utbildning har skett vid två tillfällen av samtlig personal för att få en samsyn kring vad det innebär att ta ansvar för sin egen och verksamhetens utveckling. Sjukfrånvaron har glädjande nog minskat under perioden men förvaltningen är uppmärksam, och fortsätter att bevaka och följa upp sjukfall samt de pågående rehabiliteringsutredningarna. Utvecklingen av det systematiska brandskyddsarbetet fortlöper. Rutinen för arbetsmiljöutbildning för Verksamhetsberättelse Nämnden för Laholmsbuktens VA Halmstads kommun 25

26 skyddsombud är fastställd och pågår. Utbildning för chefer planeras centralt i kommunen och förväntas ligga klar under Arbetet med tillbudskampanjen har pågått med avsikt att öka antalet tillbud- och olycksanmälningar. Det förmodas, trots insatser, att det fortfarande finns ett stort mörkertal. Verksamhetsberättelse Nämnden för Laholmsbuktens VA Halmstads kommun 26

27

28

29

30 9 Väsentliga händelser Året har präglats av en ansträngd vattensituation, i och med historiskt låga grundvattennivåer i flera av vattentäkterna. Detsamma gäller i stora delar av Sverige. Nederbörden har varit lägre än normalt under den grundvattenbildande perioden både 2015 och 2016, och det är detta som har orsakat de låga grundvattennivåerna. I mitten av april beslutades om ett bevattningsförbud, och så tidigt på året har detta aldrig införts. I både Laholms och Halmstads kommuner har kommunövergripande krisgrupper arbetat med kontinuitetshantering om det inträffar faktisk vattenbrist. Vattenförsörjningen kunde upprätthållas under sommarmånaderna tack vare invånarnas, besökarnas, näringslivets och de offentliga verksamheternas minskade vattenkonsumtion. Detta goda resultat grundas på ett omfattande framgångsrikt kommunikationsarbete, genom exempelvis sociala medier, informationsbrev till samtliga hushålls- och företagskunder, till fritidsfastighetsägare, riktad dialog med besöksnäringen, pressmöten, reklamkampanjer. Laholmsbuktens VA har under året jobbat med åtgärder på kort och lång sikt för motverka konsekvenserna av låga grundvattennivåer. Åtgärderna omfattar en smartare vattenanvändning, en minskad dricksvattenanvändning samt ökad produktionsförmåga. Ett pilotförsök i full skala som innebär att vi infiltrerar vatten i Prästjordens vattentäkt har startas. Syftet är att förstärka grundvattenbildningen på konstgjord väg. Två vattentankstationer har upprättats där företag kan hämta vatten som inte tas ur de kommunala dricksvattentäkterna. Även om det föll en del regn under sommaren, så var det den fortsatta nederbörden under hösten som gjorde att nivåerna i grundvattentäkterna steg tillräckligt mycket för att häva bevattningsförbudet. Under september månad var det dessutom så intensiv nederbörd att lokala översvämningar uppstod, framför allt i Trönninge samhälle. Den sammantagna nederbörden under den senare delen av året har haft klart positiv inverkan på grundvattennivåerna men samtidigt orsakat tillskottsvatten i spillvattensystemen med bräddningar som följd. Verksamhetsberättelse Nämnden för Laholmsbuktens VA Halmstads kommun 30

31

32

33 Yttrande Laholmsbuktens VA LBVA 2018/00199 Svar på granskning av Laholmsbuktens VAs styrning, uppföljning och kontroll Nämnden för Laholmsbuktens VA lämnar följande kommentarer till granskningsrapporten där PwC gjort bedömningen att nämnden endast delvis uppfyller revisionsfrågan: Kontrollmål: Det sker en ändamålsenlig uppföljning och rapportering av måluppfyllelse och ekonomi till nämnden Kommentar till PwCs bedömning: Ekonomi: Tidigare redovisades nämndens särredovisning i kommunens årsredovisning. Detta görs inte längre. Istället har nämndens verksamhetsberättelse för 2017 kompletterats med denna. Måluppfyllelse: PwC anger felaktigt att fyra av elva verksamhetsmål saknar en prognos för måluppfyllelse. I Verksamhetsplanen som ingått i granskningen finns endast åtta verksamhetsmål, och det är endast ett av dessa mål som saknar prognos. Att målet saknar prognos beror på att medarbetarundersökning endast genomförs vartannat år, och det var inte Nämnden för Laholmsbuktens VA delar revisorernas rekommendation att utveckla arbetet med målanalys. Åtgärder i syfte att tydliggöra målstyrningen har redan vidtagits i innevarande verksamhetsplan, som dock inte ingick i granskningen. Nämnden fortsätter att utveckla detta arbete löpande tillsammans med förvaltningen, t.ex. genom mer frekvent uppföljning av nyckeltal och uppföljning av grunduppdraget. Kontrollmål: Nämndens internkontrollarbete sker enligt policy och väsentliga risker Kommentar till PwCs bedömning: Nämnden för Laholmsbuktens VA har redan före granskningen vidtagit förbättrad uppföljning avseende internkontrollgranskning. Med start 2018 sker denna uppföljning numera tertialvis istället för årsvis. Beskrivning av kontrollmetoder för internkontroll har förtydligats. Ytterligare förbättringsarbete pågår inom förvaltningen och detta kommer att arbetas in i nämndens kommande internkontrollplan för att säkra ändamålsenliga kontrollmetoder med tydligare dokumentation av beskrivningar. Nämnden kommer dessutom att följa upp åtgärder vid eventuella avvikelser. Utöver ovanstående poängterar nämnden att i granskningsrapporten anges felaktigt att uppdraget avser att granska hemvårdsnämnden där det borde stå nämnden för Laholmsbuktens VA. Nämnden för Laholmsbuktens VA Ola Nilsson, ordförande Mattias Leijon, förvaltningschef 1(1) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad direkt@halmstad.se 33

34

35

36 Granskning av nämnden för Laholmsbuktens VA:s styrning, uppföljning och kontroll Innehållsförteckning 1. Sammanfattande revisionell bedömning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Metod och avgränsning Styrande dokument Policy för verksamhetsstyrning Policy för intern kontroll Bokslutsanvisningar Verksamhets- och målredovisning Verksamhetsberättelse Internkontroll Iakttagelser och bedömningar Uppföljning och rapportering till nämnden Iakttagelser Bedömning Åtgärder vid bristande måluppfyllelse Iakttagelser Bedömning Internkontroll arbete Iakttagelser Bedömning Bedömning Revisionell bedömning Mars 2018 Halmstads kommun PwC 37

37 Granskning av nämnden för Laholmsbuktens VA:s styrning, uppföljning och kontroll 1. Sammanfattande revisionell bedömning PwC har av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun fått i uppdrag att granska hemvårdsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Inom ramen för granskningen har förvaltningschef, ekonomiansvarig och verksamhetsutvecklare intervjuats. Dokumentgranskning har även genomförts. Revisionsfrågorna för denna granskning är: Är nämnden för Laholmsbuktens VA:s styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig? Vi bedömer att nämnden för Laholmsbuktens VA delvis har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Kontrollmål Det sker en ändamålsenlig uppföljning och rapportering av måluppfyllelse och ekonomi till nämnden Nämnden tar beslut om åtgärder vid bristande måluppfyllelse Nämndens internkontrollarbete sker enligt policy och väsentliga risker Kommentar Delvis uppfyllt Uppfyllt Delvis uppfyllt April 2018 Halmstad kommun 1 av 13 PwC 38

38 Granskning av nämnden för Laholmsbuktens VA:s styrning, uppföljning och kontroll 2. Inledning 2.1. Bakgrund Av kommunallagen framgår att styrelsens och nämndernas uppdrag är att genomföra och förverkliga fullmäktiges mål och beslut till givna förutsättningar, enligt gällande lagar och föreskrifter samt med en tillräcklig intern kontroll. Uppdraget är också att återrapportera till fullmäktige på det sätt som fullmäktige bestämmer. I förtroendevalda revisorers breda uppdrag ingår att varje år granska all verksamhet. I God revisionssed framgår att granskningen ska vara så omfattande att revisorerna årligen kan pröva och uttala sig om ansvarstagandet för samtliga revisionsobjekt, dvs. de styrelser, nämnder och beredningar som ska granskas. Det innebär att revisionen behöver tillämpa arbetssätt som ger tillräckliga underlag för ansvarsprövningen. Grundläggande granskning innebär att tillägna sig ett sådant brett men också effektivt arbetssätt. Enligt God revisionssed är grundläggande granskning till sin karaktär en löpande insamling av fakta och iakttagelser. Granskningen ger underlag för att bedöma styrelsens och nämndernas styrning och uppföljning. Denna granskning är en del av revisorernas grundläggande granskning Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen är att besvara följande revisionsfrågor: Är nämnden för Laholmsbuktens VA:s styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig? 2.3. Revisionskriterier Fullmäktiges reglemente. Planeringsdirektiv med budget Policy för intern kontroll Policy för verksamhetsstyrning Bokslutsanvisningar 2.4. Kontrollmål Det sker en ändamålsenlig uppföljning och rapportering av måluppfyllelse och ekonomi till nämnden. Nämnden tar beslut om åtgärder vid bristande måluppfyllelse Nämndens internkontroll arbete sker enligt gällande policy och beaktar både finansiella och verksamhetsmässiga risker Metod och avgränsning Granskningen genomförs genom dokumentationsgranskning (protokoll, rutiner, riktlinjer, reglementen och uppföljningsdokument). I granskingen har vi inte tagit del av Laholms kommuns VA redovisning. April 2018 Halmstad kommun 2 av 13 PwC 39

39 Granskning av nämnden för Laholmsbuktens VA:s styrning, uppföljning och kontroll Intervju har genomförts med förvaltningschef, ekonomiansvarig samt verksamhetsutvecklare. Granskningen avser räkenskapsåret Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. April 2018 Halmstad kommun 3 av 13 PwC 40

40

41 Granskning av nämnden för Laholmsbuktens VA:s styrning, uppföljning och kontroll Kontroll av efterlevnad av planeringsdirektiv med budget, ägardirektiv, policyer, riktlinjer och rutiner ska genomföras årligen Policy för intern kontroll I Halmstads kommuns policy för intern kontroll (KF , 37) anges att en god internkontroll inom kommunkoncernen är till nytta för verksamheten genom effektiva processer samt säker information till invånare och andra intressenter, vilket ger förtroende och undviker eller förebygger väsentliga fel. Internkontroll i Halmstads kommun syftar enligt policyn till: en ändamålsenlig och effektiv verksamhet som fullgör givna uppdrag och når uppsatta mål en tillförlitlig finansiell rapportering att lagar, regler och styrdokument följs att risker identifieras och bedöms efter väsentlighet, så att de kan förebyggas och förhindras att tidigt upptäcka och om möjligt eliminera allvarliga fel och brister att skapa förutsättningar för verksamheten att ständigt utvecklas och förbättras Nämnden ska som grund för sin styrning årligen genomföra och aktualitetspröva en risk- och väsentlighetsanalys för verksamheten. Risk- och väsentlighetsanalysen ska även göras inför förändringar i verksamheten eller vid ändrade krav i lagar, regler och styrdokument. Nämnden ska varje år anta en internkontrollplan. Planen ska tas fram i samband med den årliga verksamhetsplaneringen, och ska alltid föregås av en risk- och väsentlighetsanalys. Nämnden ska regelbundet följa upp internkontrollplanen i sin helhet och, vid behov, fatta beslut om åtgärder med anledning av vad uppföljningen visar. Uppföljningen ska som minimum ske årligen, men bör även ske i samband med tertialvis uppföljning av ekonomi, verksamhet och personal. Internkontrollplanen ska minst innehålla: Vilka rutiner och kontrollmoment inom identifierade och värderade risker som ska granskas Omfattning, frekvens och metod Ansvarig funktion Risk- och väsentlighetsanalys, internkontrollplan samt uppföljning av denna plan ska dokumenteras. Detta inbegriper även att de granskningsmoment som genomförs under året ska dokumenteras. Det ska utifrån dokumentationen från uppföljningen vara möjligt att upprepa de kontroller som genomförts, vilket innebär att kontrollmetoden och urvalet behöver beskrivas. April 2018 Halmstad kommun 5 av 13 PwC 42

42 Granskning av nämnden för Laholmsbuktens VA:s styrning, uppföljning och kontroll 3.3. Bokslutsanvisningar Verksamhets- och målredovisning En uppföljning av nämndernas verksamhetsplaner ska göras avseende aktiviteter, mätetal och mål samt nyckeltal. Stadskontoret använder de delar av uppföljningen som har bäring på kommunfullmäktiges konkretiserade mål och relevanta nyckeltal för att skapa en samlad bild av kommunens verksamhet. Följande ska anges: Ange status för aktiviteter (Ej påbörjad, Pågående, Avslutad) Ange senaste utfall för mätetalet Ange utfall och analys för mål. I analysen ska utfall för målet anges som nått eller inte nått. I analysen ska följande framgå: Motivering till målbedömningen. Bedömningen ska ta sin utgångspunkt i de mätetal som är kopplade till målet. Vad har fungerat bra i arbetet med målet? Vad har vi lärt oss kring målarbetet, som tas med i det framtida arbetet? Behöver vi vidta åtgärder med anledning av målutfallen? Vilka? Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen är en utvärdering av det gångna året. För att skapa en bättre bild av hela nämndens uppdrag och inte enbart fokusera på målen finns ett fokus kring hur nämndens uppdrag enligt reglementet utförts under året Internkontroll I kommentaren till kontrollmomenten ska följande framgå: Omfattning av och metod för granskning (hur har granskningen gått till, har det gjorts stickprov, totalurval etcetera). Visade granskningen på avvikelser? Om ja, vilka? Vilka åtgärder har vidtagits alternativt planeras att vidtas med anledning av vad granskningen visar? April 2018 Halmstad kommun 6 av 13 PwC 43

43

44 Granskning av nämnden för Laholmsbuktens VA:s styrning, uppföljning och kontroll Enligt vattentjänstlagen (50 ) ska särredovisningen fastställas av kommunfullmäktige och göras tillgänglig för fastighetsägarna, t.ex. genom att publiceras på huvudmannens hemsida. Vid granskningstillfället har detta inte skett, enligt uppgifter kommer detta att ske av kommunfullmäktige i respektive kommun under våren. Sammantaget redovisar nämnden för Laholmsbuktens VA:s verksamheter en positiv budgetavvikelse med 7,5 mnkr. Den totala nettobudgeten för år 2017 uppgår till - 4,6 mnkr. Årets resultat uppgår till 2,9 mnkr. Halmstads kommuns VAverksamheten har ett upparbetat eget kapital motsvarande 23,9 mnkr. Av verksamhetsberättelsen framgår att det större överskottet som finns beror dels på att driftskostnaden inte var lika hög som förväntat, den låga räntenivån samt senarelagda investeringar på grund av ett pågående pilotprojekt gör att förväntad kapitalinkomst blir lägre än förväntat. Samtidigt sker en nybyggnation inom kommunen vilket bidragit med att intäkterna avseende brukningsavgifterna ökat mer än vad som var förväntat. Måluppfyllelse Verksamhetsberättelsen 2017 antogs av nämnden för Laholmsbuktens VA på sammanträdet den 22 januari Utöver den årliga verksamhetsberättelsen tar nämnden för Laholmsbuktens VA del av prognos för måluppfyllelse i samband med delårsrapporterna per april och augusti månad. Hela förvaltningen följer kontinuerligt arbetet med målen enligt förvaltningschefen. Verksamhetsberättelsen beskriver ett år med både positiv utveckling och utmaningar. Under intervjun berättar förvaltningsledningen att inför år 2017 gjordes en omorganisering. Syftet var att skapa bättre kundfokus och införa ett långsiktigt och strategiskt arbetssätt. Vidare förväntas omorganiseringen leda till högre kvalitet vid genomförande av projekt samt ett tydligare fokus på att arbetet sker tillsammans. Förvaltningsledningen anser att förvaltningens hantering av utmaningarna under år 2017 är en bekräftelse på att förändringen i organisation och arbetssätt skedde i rätt tid och på ett ändamålsenligt vis. Vattenbristsituationen har enligt de intervjuade resulterat i en framgångsrik dialog med kunden, vilket också visar sig i den höga kundnöjdheten. Detta då verksamheten på ett bra sätt var tvungen att förklara och hantera vattenbristsituationen i media. Samtidigt beskrivs utmaningen med framtida vattenförsörjning. En annan utmaning under år 2017 har varit sjukfrånvaron. Ett ämne som det har arbetats med för att minska genom bland annat erbjuda medarbetarna coachsamtal och stöd. Ledningen anser att genomförda insatser inom detta område har resulterat i en positiv utveckling då sjukfrånvaron har minskat under år 2017 jämfört med år 2015 och Som underlag för nämndens bedömning av måluppfyllelsen redovisas till viss del mätetal med tillhörande utfall i förhållande till målvärden. Vidare redovisas till viss del genomförda aktiviteter som kommenteras. Fyra av elva mål saknar en bedömning, varav ett av målen, nöjd medarbetare, inte går att mäta då det inte har gjorts en undersökning. I intervjun med förvaltningsledningen framkommer att resterande tre mål som saknar en bedömning är konkretiserade och detta har uppfattats April 2018 Halmstad kommun 8 av 13 PwC 45

45 Granskning av nämnden för Laholmsbuktens VA:s styrning, uppföljning och kontroll av förvaltningen att de inte ska bedöma målen. Vidare saknar nio av elva mål utfall och/eller målvärde. Det uppges också i intervjun att nämnden i framtiden kommer att arbeta med att konkretisera målredovisningen i fler mätetal. Vidare anges inte några aktiviteter för två av målen utan generella beskrivningar av vad som skett under året. Av intervjun med förvaltningsledningen framgår det att bedömningen av måluppfyllelse görs sammanvägd med olika faktorer som berör målet. På några ställen i verksamhetsberättelsen uppges att målen kommer att uppnås trots att mätningar inte har gjorts för det aktuella målet. Förvaltningsledningen menar att det förekommer fleråriga projekt som i sin tur skapar underlag för bedömning av om målen är uppfyllda eller inte. Dessa verksamheter bidrar till bedömning av måluppfyllelsen även om det inte finns mätningar i förhållande till de målvärden som är angivna. Beskrivning av beslutade aktiviteter och utfall av mätetal följer verksamhetsplanen och till viss del bokslutsanvisningarna. Det sker en tydlig motivering till varför ett mål uppnåtts eller inte uppnåtts. I de fall det finns mätetal kopplade till målen har det skett en motivering med en grund i mätetalens utfall. Det sker också en förklaring till om åtgärder behöver vidtas. Enligt intervju med förvaltningsledningen följer och analyserar förvaltningen trenden över tid. För nyckeltalen redovisas utfallet för de tre senaste åren Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet Det sker en ändamålsenlig uppföljning och rapportering av måluppfyllelse och ekonomi till nämnden är delvis uppfyllt. Vi konstaterar att regelbunden rapportering avseende måluppfyllelse och ekonomi sker till nämnden. Vi anser att bokslutsanvisningar till viss del följs. Vidare anser vi att uppföljning av måluppfyllelsen är delvis tillräcklig. Vi anser att mätetal och utfall till större del ska ligga till grund för bedömningar och analysen av målresultaten. För att följa bokslutanvisningarna bättre kan målredovisningen utvecklas. I nämndens årsredovisning för år 2017 bedöms sex av elva verksamhetsmål som uppnådda, varav fyra verksamhetsmål saknar en prognos. Ett av dessa är nämndens mål och tre av dem är kommunövergripande mål. Nämnden uppnår det finansiella målet att bedriva verksamheten inom beslutad budgetram. Vi bedömer att den redovisning som sker i nämndens årsbokslut inte helt svarar upp emot de krav som gäller avseende allmänna vattentjänster och dess särredovisning samt RKR:s idéskrift Redovisning av affärsverksamhet. Det saknas bland annat balansräkningar, hur gemensamma kostnader fördelats. Det ska även vara möjligt att via redovisningen härleda uppkomma överskott och gjorda avsättningar över tiden. Vi rekommenderar att nämnden vidtar åtgärder i frågan. April 2018 Halmstad kommun 9 av 13 PwC 46

46 Granskning av nämnden för Laholmsbuktens VA:s styrning, uppföljning och kontroll 4.2. Åtgärder vid bristande måluppfyllelse Iakttagelser I verksamhetsberättelsen beskrivs åtgärder för de mätetal som inte är uppfyllda. Det finns ett mål som ej är uppfyllt för år När det gäller Verksamhetsmål: Befintliga samt möjliga framtida vattentäktsområden ska skydda anges åtgärder till varför målet inte är uppfyllt. Under intervjun nämner förvaltningsledningen att målvärdet att upprätta 100 % andel vattenintäkter med inrättade vattenskyddsområden. Det pågår ett arbete med att revidera vattenskyddsområden och detta inte har hunnits slutföras på grund av att arbetet krävde större omfattning än vad som förutsades. Dessutom på grund av hög beläggning av konsultföretagens resurser har förvaltningen inte kunnat slutföra uppdraget Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet Nämnden tar beslut om åtgärder vid bristande måluppfyllelse som uppfyllt. Vi grundar vår bedömning på att nämnden har en god måluppfyllelse. För de verksamhetsmål som ej uppnås tas beslut om åtgärder och aktiviteter är beskrivna Internkontrollarbete Iakttagelser Nämnden för Laholmsbuktens VA har upprättat en risk- och väsentlighetsanalys samt internkontrollplan för år Av intervju med förvaltningsledningen framgår att arbetet med risk- och väsentlighetsanalys har skett löpande under året. I intervjun framkommer det att förvaltningschefen har det primära ansvaret för att internkontrollen genomförs. I det praktiska genomförandet har respektive avdelningschef ansvar för risk- och väsentlighetsanalys samt att verksamhetsutvecklaren är involverad. Arbetet med risk- och väsentlighetsanalys är ett återkommande ämne inom förvaltningen. Syftet är att skapa en medvetenhet hos medarbetare om arbetet med risk-och väsentlighetsanalys. Nämndens ledamöter uppges vara delaktiga i arbetet. Framförallt i det årliga samlade planeringsarbetet. Nämnden har beslutat om uppföljningsrapport av 2017 års internkontrollplan på sammanträdet den 22 januari Enligt policy för intern kontroll ska uppföljning som minimum ske årligen. Vi har tagit del av en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys i samband med granskningen. Internkontrollplanens innehåll överensstämmer med kommunens policy för intern kontroll. Nämndens internkontrollplan innehåller ursprungligen sju kontrollmoment. Uppföljning har skett i samtliga kontrollmoment i internkontrollplanen. Redovisning sker delvis enligt policyn för internkontroll. Beskrivningar av kontrollmetod och urval är för vissa kontrollmoment knapphändig. Kontrollerna har genomförts av stickprov och kvalitativ granskning. Det redovisas inte hur stort antal stickprov eller vilken dokumentation som valts ut för granskning. Av de två kontrollmoment där avvikelser har rapporterats redovisas åtgärder till viss del. I bokslutsanvisningar är April 2018 Halmstad kommun 10 av 13 PwC 47

47

48 Granskning av nämnden för Laholmsbuktens VA:s styrning, uppföljning och kontroll 5. Bedömning 5.1. Revisionell bedömning Vi bedömer att nämnden för Laholmsbuktens VA delvis har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Bedömningen grundar sig på bedömningarna av respektive kontrollmål. Kontrollmål Det sker en ändamålsenlig uppföljning och rapportering av måluppfyllelse och ekonomi till nämnden Nämnden tar beslut om åtgärder vid bristande måluppfyllelse Nämndens internkontrollarbete sker enligt policy och väsentliga Kommentar Delvis uppfyllt Regelbunden rapportering avseende måluppfyllelse och ekonomi sker till nämnden. Vi anser att bokslutsanvisningar till viss del följs. Vidare anser vi att uppföljning av måluppfyllelsen är delvis tillräcklig. Vi bedömer att den redovisning som sker i nämndens årsbokslut inte helt svarar upp emot de krav som gäller avseende allmänna vattentjänster och dess särredovisning samt RKR:s idéskrift Redovisning av affärsverksamhet. Det saknas bl.a. balansräkningar och hur gemensamma kostnader fördelats. Det ska även vara möjligt att via redovisningen härleda uppkomna överskott och gjorda avsättningar över tiden. Vi anser att mätetal och utfall till större del ska ligga till grund för bedömningar och analysen av målresultaten. För att följa bokslutanvisningarna bättre kan målredovisningen utvecklas. I nämndens årsredovisning för år 2017 bedöms sex av elva verksamhetsmål som uppnådda, varav fyra verksamhetsmål saknar en prognos. Ett av målen är definierade av nämnden och tre av dem är beslutade av fullmäktige. Nämnden uppnår det finansiella målet att bedriva verksamheten inom beslutad budgetram. Uppfyllt Vi grundar vår bedömning på att nämnden har en god måluppfyllelse. För de verksamhetsmål som ej uppnås tas beslut om åtgärder och aktiviteter är beskrivna. Delvis uppfyllt Risk- och väsentlighetsanalys samt uppföljning April 2018 Halmstad kommun 12 av 13 PwC 49

49 Granskning av nämnden för Laholmsbuktens VA:s styrning, uppföljning och kontroll risker av internkontrollplan för år 2017 sker enligt policyn. Vi konstaterar att uppföljningen av internkontrollplanen innehåller 7 kontrollmoment och att samtliga har genomförts under år Enligt policyn för intern kontroll ska det genom dokumentationen från uppföljningen vara möjligt att upprepa de kontroller som genomförts, vilket innebär att kontrollmetod och urval behöver beskrivas. Vi anser att vissa beskrivningar av kontrollmetod och urval behöver tydliggöras. Kontrollområdena som berörs är samtliga sju kontrollmoment Viktor Prytz Projektledare Carl-Magnus Stenehav Uppdragsledare April 2018 Halmstad kommun 13 av 13 PwC 50

50 Tjänsteskrivelse Laholmsbuktens VA LBVA 2018/00224 Ärende LBVA 2018/00224 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Kommunstyrelsen Kommunledningsförvaltningen Likställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning Laholmsbuktens VAs förslag till beslut Nämnden för Laholmsbuktens VA beslutar att avge yttrande enligt upprättat förslag daterat 30 maj Sammanfattning av ärendet På kommunstyrelsens uppdrag har kommunledningsförvaltningens HR-avdelning genomfört en utredning och därvid lämnat följande och nedan återgivna förslag, ägnade åt att på likartade villkor få koncernens anställda att öka sin fysiska aktivitet I samband med föredragning av ärendet har nämnden för Laholmsbuktens VA gjort följande ställningstaganden: nämnden ser positivt på förslaget om ett likställt friskvård. nämnden anser angeläget att fler anställda utövar fysisk aktivitet och att fler utnyttjar friskvårdsbidraget. nämnden anser inte att träningen ska utgöra ett obligatorium. Ärendets beredning Ärendet har beretts av HR-ansvarige Beskrivning av ärendet Bakgrund Revisionsföretaget PwC har genomfört en granskning av sjukfrånvaron för anställda i Halmstads kommun. I enlighet med lämnade rekommendationer från PwC har kommunledningskontorets HR-avdelning fått i uppdrag att ta fram förslag på likställt friskvårdsbidrag och förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Analys och förslag Genomförd utredning har redovisat följande förslag: 1(2) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad direkt@halmstad.se 51

51 Tjänsteskrivelse Laholmsbuktens VA LBVA 2018/00224 Ett likställt friskvårdsbidrag inom Halmstads kommun på kronor per med medarbetare och år(enligt Skatteverkets regler) Friskvårdsvårdsbidraget utbetalas mot uppvisande av kvitto Friskvårdsbidraget utbetalas från en central budget som omfördelas från nämnderna. Uppskattad kostnad blir mellan tre och 30 miljoner kronor. Konsekvenser av förslaget Förslaget syftar till en ökad fysisk aktivitet hos medarbetarna i Halmstads kommun. Nu redovisade förslag är ägnade att medverka till att kommunen ska kunna rekrytera, behålla, motivera och utveckla sina medarbetare samt att kommunen ska erbjuda likartade förmåner oavsett den anställdes organisatoriska tillhörighet inom koncernen. Ärendets beslutsgång Ärendet ska beslutas av kommunstyrelsen. Beslutsunderlag 1. Yttrande daterat 30 maj Remissunderlag från kommunledningsförvaltningen Information om beslutet - Tillsänds kommunstyrelsen Laholmsbuktens VA Mattias Leijon, förvaltningschef Carl Lundin, HR-ansvarige 2(2) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad direkt@halmstad.se 52

52 Yttrande Laholmsbuktens VA LBVA 2018/00224 Nämnden för Laholmsbuktens Vas yttrande över likställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning Nämnden ställer sig bakom de förslag som redovisas i utredningen och lämnar följande synpunkter: nämnden ser positivt på förslaget om ett likställt friskvård. nämnden anser det som angeläget att fler anställda utövar fysisk aktivitet och utnyttjandet av friskvårdsbidraget ökar. nämnden anser inte att träningen ska utgöra ett obligatorium. Nämnden för Laholmsbuktens VA Ola Nilsson (MP), ordförande Mattias Leion, förvaltningschef 1(1) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad direkt@halmstad.se 53

53 Remissmissiv Kommunledningsförvaltningen KS 2017/00459 Ärende KS2017/00459 Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Likställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning Sammanfattning av remissärendet Till samtliga nämnder och styrelser för yttrande. Kommunledningsförvaltningen önskar yttrande, protokollsutdrag samt tjänsteskrivelse från remitterade nämnder och styrelser senast Under 2017 genomförde PwC en granskning av sjukfrånvaron inom Halmstads kommun. Med utgångspunkt från de iakttagelser som Pwc har gjort har revisorerna bland annat lämnat följande rekommendationer: Att hanteringen av friskvårdsbidraget likställs så att samma villkor gäller oavsett inom vilken förvaltning eller vilket bolag som medarbetarna arbetar inom. Att frågan om obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande utreds närmare. Utifrån revisorernas rekommendationer har kommunstyrelsen beslutat (KS 2017/ ) att ge kommunledningsförvaltningens HR-avdelning i uppdrag att ta fram förslag på likställt friskvårdsbidrag samt förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Frågeställningar I remissen vill kommunledningsförvaltningen ha synpunkter på förslagen. 1. Ett likställt friskvårdsbidrag inom Halmstads kommun på kr per medarbetare och år (utifrån Skatteverkets regler) 2. Friskvårdsbidraget utbetalas mot uppvisande av kvitto 3. Friskvårdsbidraget utbetalas från en central budget som omfördelas från nämnderna 4. Uppskattad kostnad blir mellan 3 och 13 Mkr per år 5. Friskvård på arbetstid för all personal är svårt att genomföra eftersom alla yrkesgrupper inte kan gå ifrån arbetet. Att svara på remiss Nämndens/styrelsens yttrande får gärna vara kort och med nämndens/styrelsens ställningstaganden tydligt markerade i punktform. Halmstads kommun, stadskontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2) 54

54 Remissmissiv Kommunledningsförvaltningen KS 2017/00459 Utredningens förslag ska inte återges i yttrandet, men om nämnden ändå vill referera till något som sagts i yttrandet är det viktigt att särskilja vad som sagts i yttrandet och vad som är nämndens eget ställningstagande. Detta kan göras till exempel genom underrubriker eller kursivering av text. För vidare instruktioner finns texten Svara på remiss hur och varför att hämta på regeringens webbplats (se under informationsunderlag). Informationsunderlag 1. Utredning jämställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning för vissa grupper 2. Friskvårdsförmåner nuläge inom förvaltningar och bolag 3. Protokollsutdrag från KS beslut (Dnr 2017/ ) 4. Tjänsteskrivelse (KS 2017/00459) 5. Instruktion om att svara på remiss: Kommunledningsförvaltningen Handläggare, Marita Lindau, HR-Strateg Halmstads kommun, stadskontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(2) 55

55

56 Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Inledning... 4 Bakgrund... 4 Syfte... 4 Uppdrag... 4 Arbetsgrupp... 5 Nuläge... 5 Så här ser det ut i andra kommuner... 7 Det här säger forskningen... 8 Förslag... 9 Motivering Styrkor Risker Målgrupp Kostnad Bilaga 1 Nuläge, friskvårdförmåner inom förvaltningar och bolag 2 57

57 Sammanfattning Halmstads kommun står inför stora utmaningar att rekrytera nya medarbetare för att möta nuvarande och framtida behov. En viktig del är att skapa förutsättningar för att behålla redan anställd personal där en betydande del utgörs av det förebyggande arbetet mot arbetsrelaterad ohälsa. Parallellt är det viktigt att upprätthålla och stärka kommunens varumärke som arbetsgivare. Under 2017 genomförde PwC en granskning av sjukfrånvaron inom Halmstads kommun. Med utgångspunkt från de iakttagelser som Pwc har gjort har revisorerna bland annat lämnat följande rekommendationer: Att hanteringen av friskvårdsbidraget likställs så att samma villkor gäller oavsett inom vilken förvaltning eller vilket bolag som medarbetarna arbetar inom. Att frågan om obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande utreds närmare. Utifrån revisorernas rekommendationer har kommunstyrelsen beslutat (KS 2017/ ) att ge kommunledningsförvaltningens HR-avdelning i uppdrag att ta fram förslag på likställt friskvårdsbidrag samt förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Förslaget ska skickas på remiss till nämnder och styrelser. Utifrån benchmark med andra kommuner har kommunledningsförvaltningens HR-avdelning kommit fram till följande förslag: Ett likställt friskvårdsbidrag inom Halmstads kommun på kr per medarbetare och år (utifrån Skatteverkets regler) Friskvårdsbidraget utbetalas mot uppvisande av kvitto Friskvårdsbidraget utbetalas från en central budget som omfördelas från nämnderna Uppskattad kostnad blir mellan 3 och 13 Mkr per år Friskvård på arbetstid för all personal är svårt att genomföra eftersom alla yrkesgrupper inte kan gå ifrån arbetet. Det finns inga vetenskapliga studier som ger belägg för att det är gynnsamt med friskvårdsbidrag, men det finns flera studier som visar att fysisk aktivitet har en positiv inverkan på den fysiska och psykiska hälsan. De hälsobefrämjande insatser som satsas på medarbetarna ökar möjligheten i att Halmstads kommun kan behålla, motivera och utveckla sina medarbetare. Det ökar också möjligheten att attrahera nya medarbetare. Men att arbetsgivaren vinner på medarbetarnas välbefinnande betyder ju inte att de anställda förlorar. Tvärtom, är de i högsta grad vinnare. Det förbättrade välbefinnandet tar ju inte slut när man lämnar arbetet. Att orka mer och må bättre ökar istället de medarbetarnas möjligheter till en rik fritid. Att främja hälsan ger en vinna vinna situation. I Halmstads kommuns HR-riktlinje tydliggörs att arbetsgivarens strävan är att erbjuda likartade förmåner oberoende av vilken verksamhet man arbetar i. Nuvarande lösning med olika friskvårdsförmåner skapar frustration och en känsla av orättvisa bland kommunens medarbetare. 3 58

58 Inledning Inom Halmstads kommun pågår ett aktivt strategiskt och operativt arbete för att främja hälsan, förebygga ohälsa samt att rehabilitera tillbaka medarbetare som har blivit sjuka. Det pågår också flera satsningar för att Halmstads kommun ska vara ett fortsatt attraktivt val för nya medarbetare. Detta är en prioriterad fråga för kommunstyrelsen. Men för att lyckas bli en ännu attraktivare arbetsgivare och få ett hållbart, förlängt och förändrat arbetsliv behövs ytterligare insatser. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun har PwC genomfört en granskning av sjukfrånvaron. Syftet med granskningen var att bedöma om kommunstyrelsen och ett antal nämnder bedriver ett ändamålsenligt arbete för att minska sjukfrånvaron. Efter genomförd revision och genomgång av samtliga kontrollmål gör PwC bedömningen att kommunstyrelse och nämnder till övervägande del bedriver ett ändamålsenligt arbete för att minska sjukfrånvaron. Med utgångspunkt från de iakttagelser som Pwc har gjort i samband med granskningen har de lämnat några rekommendationer: Att hanteringen av friskvårdsbidraget likställs så att samma villkor gäller oavsett inom vilken förvaltning eller vilket bolag som medarbetarna arbetar inom. Denna fråga bedömer revisorerna har främst bäring på kommunens varumärke som arbetsgivare och till mindre del har betydelse för utfallet vad gäller sjukfrånvaron. I den senare delen tror revisorerna att de riktade insatser som genomförs i nuläget via den centrala HRfunktionen ger ett bättre utfall. Att frågan om obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande utreds närmare. Fram till och med 2009 erbjöd Halmstads kommun sina anställda ett friskvårdsbidrag på maximalt kr per medarbetare och år (gällde endast nämnderna). Erbjudandet gällde för alla med en anställning på minst tre månader. Under 2009 nyttjade anställda friskvårdsbidraget. Uppdrag Enligt beslut i kommunstyrelsen har kommunledningsförvaltningens HR-avdelning fått i uppdrag att ta fram förslag på likställt friskvårdsbidrag och förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Förslaget ska skickas till nämnder och styrelser. 4 59

59 Syfte Syftet med utredningen är att ta fram förslag på ett likställt friskvårdsbidrag för kommunkoncernens medarbetare samt att utreda möjligheten för obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetare i miljöer som är fysiskt krävande. Arbetsgrupp En arbetsgrupp med representanter från verksamheterna har diskuterat fram ett förslag gällande ett likställt friskvårdsbidrag för kommunkoncernen. Deltagare i arbetsgruppen: Karin Jonsson, barn- och ungdomsförvaltningen Maria Winkler, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Catharina Gyllenkvist, hemvårdsförvaltningen Christer Sernemyr, Kommunal Malin Hansson, Lärarförbundet Marita Lindau, kommunledningsförvaltningen Nuläge Samtliga förvaltningar och bolag inom Halmstads kommun erbjuder sina anställda någon form av friskvårdförmån, se bifogad bilaga. På en del förvaltningar och bolag erbjuds friskvårdsbidrag i form av en summa pengar per anställd och år, allt från 800 kr till kr per medarbetare. Andra förvaltningar och bolag erbjuder träning på arbetstid eller aktiviteter anordnade av förvaltningens hälsoinspiratörer. Erbjudande om både friskvårdsbidrag och träning på arbetstid förekommer också. Rundfrågning bland förvaltningar och bolag visar att medarbetarnas nyttjande av friskvårdförmånerna varierar. De flesta förvaltningar och bolag kan inte se någon direkt koppling mellan sina friskvårdsförmåner och sänkt sjukfrånvaro. Några har däremot lyft fram att friskvårdsförmånen upplevs som en attraktiv arbetsgivarinsats av medarbetarna. Att erbjuda likartade förmåner oberoende av vilken verksamhet man arbetar i tydliggörs i Halmstads kommuns HR-riktlinje. Nuvarande lösning med olika friskvårdsförmåner skapar irritation bland kommunens medarbetare. Flera uttrycker att förvaltningar och bolag konkurrerar om medarbetarna genom att erbjuda olika förmåner. Det finns också en upplevelse av orättvis behandling. 5 60

60 Inom Halmstads kommun är det endast brandmännen som har obligatorisk träning på arbetstid. För att få arbeta som brandman testas fysiken före och under anställning genom särskilda fysiska tester med arbets-ekg och läkarundersökning för att konstatera att man är fullt frisk. Schemalagd träning är dock ytterst sällsynt för övriga yrkesgrupper. Ingen av de tillfrågade kommunerna erbjuder detta. Några förvaltningar inom Halmstads kommun erbjuder träning på arbetstid när arbetet tillåter. Detta gäller framförallt för medarbetare som kan gå ifrån jobbet utan att ersättare sätts in. Obligatorisk träning på arbetstid är problematisk för de yrkesgrupper som inte kan gå ifrån jobbet. Ska detta bli möjligt måste man hitta nya schemalösningar. 6 61

61

62 Förslag Arbetsgruppen har diskuterat för- och nackdelar med olika friskvårdsförmåner och kommit fram till följande: Friskvård på arbetstid för all personal är svårt att genomföra eftersom alla yrkesgrupper inte kan gå ifrån arbetet. Subventionerade friskvårdsaktiviteter via någon portal kan vara intressant eftersom det blir billigare för den som nyttjar aktiviteten, men begränsande eftersom man är hänvisad att använda de aktiviteter som finns i portalen. Det finns också en kostnad för att använda portalen. Kommunledningsförvaltningens förslag är: Ett kommungemensamt friskvårdsbidrag på kr per anställd och år (utifrån Skatteverkets regler) kr är relevant utifrån vad andra jämförbara kommuner erbjuder och kostnader för olika friskvårdskort etc. otionochfriskvard/skattefriaformanerao c7b1442f256baee714.html Frisvårdsbidraget utbetalas mot uppvisande av kvitto. Friskvårdsbidraget utbetalas från en central budget som omfördelas från nämnderna. Ett likställt friskvårdsbidrag i kombination med andra insatser skapar förhoppningsvis friskvårdssatsningar som engagerar alla och som får effekt på sjukfrånvaron. Andra insatser kan vara att varje förvaltning och bolag: ser till att det finns en gemensam hälso- och arbetsmiljöstrategi i hela förvaltningen eller bolaget på alla nivåer: organisation, grupp och individ arbetar långsiktigt med hälso- och arbetsmiljöfrågor för att nå målet att vara en "attraktiv arbetsgivare" arbetar för att öka delaktigheten och ansvaret hos medarbetarna har aktiva hälsoinspiratörer som initierar friskvårdssatsningar följer upp de insatser som görs och drar slutsatser av dessa innan andra insatser planeras eller genomförs. 9 64

63 Motivering Styrkor Fördelarna med ett friskvårdsbidrag är att det är flexibelt, enkel, lätt att mäta, rättvist (alla kan välja), rekryteringsfördel och att medarbetare utövar friskvården på fritiden. En morot för de som vill komma igång och ett sätt att stötta/ främja att de som redan är aktiva fortsätter att vara det. Friskvårdsbidraget kan bidra till att medarbetaren känner sig uppskattad och sedd av sin arbetsgivare, detta kan leda till att engagemanget inför arbetet ökar. Förmånen kan bidra till att Halmstads kommun kan behålla, motivera och utveckla medarbetare som redan arbetar i kommunen. Men det kan även vara lättare attrahera arbetssökanden och att kommunen ökar sin attraktivitet som arbetsgivare. Alla kan välja träningsställe utifrån intresse, geografiskt läge och andra faktorer som gör att en träningsanläggning/aktivitet passar bättre än en annan. Årskort på en träningsanläggning är ganska dyrt och den summa som medarbetarna får som bidrag utgör endast en del av kostnaden vilket gör att den anställde får bidra med en viss del, vilket skulle kunna öka motivationen att använda verkligen träna. Friskvårdsbidraget kan vara både främjande, förebyggande och rehabiliterande aktivitet för medarbetare beroende på individens utgångsläge. Med hjälp av att erbjuda friskvårdsbidrag kan arbetsgivaren uppmuntra medarbetarna till goda levnadsvanor och ökad fysisk aktivitet. Bidraget kan användas till Skatteverkets lista vilka täcker många olika fysiska aktiviteter men det täcker även olika behandlingar så som massage, fotvård, utöva yoga, mindfulness med mera. En annan effekt av att erbjuda friskvårdsbidraget är att cheferna får ytterligare ett verktyg för att arbeta främjande och förebyggande i sin verksamhet. Det kan bli en naturlig del av vardagen att prata kring hälsa. Den administrativa delen kring ett kommungemensamt friskvårdsbidra borde inte vara något större problem eftersom hanteringen är en vanligt förekommande i arbetslivet sedan länge och medför då inte den kostnad som en portal skulle innebära. Risker Att vi inte når de som mest behöver satsningen. Om det inte införs i hela kommunkoncernen finns en risk att verksamheterna konkurrerar mot varandra. Om det inte är öronmärkta pengar för friskvårdsbidrag kommer det prioriteras bort vid besparingstider

64

65 Friskvårdsförmåner - nuläge inom förvaltningar och bolag Bilaga 1 Förvaltning/bolag Förmåner Kostnad per år (2017) Nyttjandegraden Effekter Barn- och ungdomsförvaltingen kr per medarbetare kr (avsatt budget 2017 var 864 ansökningar 2017 (man kan Attrakitv arbetsgivare- positiv och år kr) ansöka flera gånger tills man har respons på detta Byggnadskontoret 1,5 timmas friskvård på arbetstid + aktiva hälsoinspiratörer, vilka initierar friskvårdsinsatser som påverkar förvaltningarna positivt. nått upp till taket) 0 kr, förutom arbetstidsbortfall Upplevelsen är att friskvårdstiden används flitigt Friskvårdstiden har gjort att en del har börjat röra på sig, som inte gjorde det innan. Några tränar tillsammans, bra för gemenskapen. Man sporrar varandra. När vi anställt ny personal har vi berättat om friskvårdstiden något uppfattats positivt! Fastighetskontoret Hemvårdsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen (samhällsbyggnadskontoret) Kommunledningsförvaltningen (stadskontoret) 1 timmas träning på arbetstid per vecka 800 kr per medarbetare och år 1 timmas träning på arbetstid per vecka 1 timmas träning på arbetstid per vecka kr (500 kr/timma) Under 2017 nyttjades friskvårdtimman ungefär 711 timmar, fördelat på 52 anställda Finns inget underlag då man startade Finns inget underlag på detta, 2018 då man startade 2018 Arbetstid Planavdelningen, mark- och exploateringsavdelningen registrerade totalt 731 utnyttjade friskvårdstimmar under Medarbetare har dock kommenterat att de tycker det är svårt att hinna ta ut sin friskvårdstimma pga hög arbetsbelastning Arbetstid Inga uppgifter på nyttjandegraden Klart en högre attraktivitet och med det följer en lägre sjukfrånvaro. Om man ser till den totala sjukfrånvarotiden i % av ordinarie arbetstid så har sjukfrånvaron minskat från 5,8 % under 2016 till 4,8 % under För tidigt att säga, insatsen startade 2018 Det går inte att uttala sig om några kontkreta effekter. Sjukfrånvaron har ökat ett antal år och när det gäller attraktivitetssynpunkt så är 1 friskvårdstimme/ vecka inte ett insäljande argument vid rekrytering av ingenjörer och arkitekter (dvs de svårrekryterade grupperna) Inga uppgifter gällande effekter 67

66 Förvaltning/bolag Förmåner Kostnad per år (2017) Nyttjandegraden Effekter Kulturförvaltningen Kulturförvalningen har kr Upplevelsen är att Det har kanske inte gett den effekt som inget friskvårdsbidrag men aktiviteteterna nyttjas. Det finns önskats eftersom sjuksfrånvaron har erbjuder 30 minuters friskvårdsbidrag per vecka + förmåner via sina hälsoinspiratörer dock ingen statistik av nyttjandegraden av respektive aktivitet ökat (har även andra förklaringar) Laholmsbuktens VA Miljöförvaltningen kr per medarbetare och år 1 timmas friskvård på arbetstid och möjlighet till massage + aktiva hälsoinspiratörer, vilka initierar friskvårdsinsatser som påverkar förvaltningarna positivt kr 10 % av personalen sökte inspirationspeng för kr, förutom arbetstidsbortfall Upplevelsen är att friskvårdstiden används flitigt I anställningsförfarandet är det en viktig punkt. Om man nyttjar förmånen är en annan fråga Inget svar Räddningstjänsten Servicekontoret 200 kr per tillfälle och högst 5 gånger per år (per medarbetare) kr per medarbetare och år kr I princip uteslutande kiropraktor och massage kr (cirka) Upplevelsen är att de aktiviteter som erbjuids används Inget belägg att det ger lägre sjukfrånvaro, däremot är det attraktivt för en stor del av personalen som har ryggproblem, nackproblem etc. Man har inte sett några påtagliga effekter på sjukfrånvaron och hälsan, däremot upplever cheferna att en känsla av omtanke sprider sig, bidraget är en del i arbetet för att vara en attraktiv arbetsgivare 68

67 Förvaltning/bolag Förmåner Kostnad per år (2017) Nyttjandegraden Effekter Socialförvaltningen Socialförvaltningen har inget friskvårdsbidrag men erbjuder andra förmåner via sina hälsoinspiratörer kr Racketsport i Söndrumshallen, samt simning på Actic utnyttjas flitigt av medarbetarna. Fler och fler besöker gymmet. En av anledningarna till att dessa aktiviteter är populära kan vara att man själv går när det passar och inte behöver anpassa sig till en bestämd tid. Lunchyogan är också populär. Antalet PRIOgrupper ökar. Hälsoinspiratörerna vill bidra till att göra socialförvaltningen till en attraktiv, hälsoengagerad arbetsplats bland annat genom ett flertal förmåner, projekt och insatser inom området förebyggande friskvård Teknik- och fritidsförvaltningen kr per medarbetare och år kr 10 % av personalen sökte inspirationspeng för 2017 I anställningsförfarandet är det en viktig punkt. Om man nyttjar förmånen är en annan fråga. Utbildning- och arbetsmarknadsförvaltningen Erbjuder friskvårdsbidrag på 1000 kr till tillsvidare och visstidsanställdpersonal med månadsanställning enligt AB på sex månader eller längre. Erbjuder även innebandyträning en gång i veckan. Övriga aktiviteter på respektive enhet fortsätter även som tidigare kr (avsatt under 2018) Finns inget underlag på detta ännu då man startade i jan För tidigt att säga, insatsen startade i januari 2018 Destination Halmstad AB kr till gymkort kr 2017 nyttjade 19 av 27 anställda 500 kr får användas relativt hela eller delar av de kr fritt till någon utbildning Inga uppgifter gällande effekter 69

68 Förvaltning/bolag Förmåner Kostnad per år (2017) Nyttjandegraden Effekter Halmstads Energi och Miljö AB (HEM) 1500 kr per medarbetare och år + massage + aktiviteter via en personalförening och en konstförening kr Friskvårdsbidraget utnyttjas av ca 40 anställda per år massage ca 11 tim/vecka under "terminerna" Kan inte mätas eftersom man inte gjort någon förändring av förmånerna de senaste åren Halmstads Fastighets AB (HFAB) 4000 kr/medarbetare och år. Friskvårdsbidraget gäller för alla anställda oberoende av anställningsform. Vid kortare anställning kan bidraget ges i förhållande till anställningens längd kr Det används till olika typer av träningskort och träningskurser Relativt låg och konstant sjukfrånvaro. Det upplevs som positivt av befintliga anställda. I rekryterings-sammanhang anser man att friskvårdsbidraget är förmånligt Halmstads Flygplats AB kr per medarbetare och år kr 12 anställda nyttjade friskvårdsförmånen 2017 Svårt att uttala sig om eventulla effekter. Sjukfrånvaron är relativt låg, men det går inte att göra en direkt koppling till friskvårdsbidraget Halmstads Stadsnät AB Halmstads Näringslivs AB High Five kr per medarbetare och år kr per medarbetare och år kr per medarbetare och år kr Det förs ingen statistik men man uppskattar inte att förmånerna utnyttjas i någon större utsträckning Svårt att uttala sig om eventulla effekter. Sjukfrånvaron är relativt låg, men det går inte att göra en direkt koppling till friskvårdsbidraget Har ej lämnat uppgifter Har ej lämnat uppgifter Har ej lämnat uppgifter kr För tidigt att säga, insatsen startade i januari 2018 För tidigt att säga, insatsen startade i januari

69 Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen (2) Sida KS 65 Dnr KS 2017/00459 Revision - Granskning av sjukfrånvaro Beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag på tidsaxel för att kunna genomföra revisorernas förslag i de delar som kan genomföras inom nuvarande ramar, samt att bereda möjlighet att genomföra ytterligare åtgärder. Ärendet En granskning av sjukfrånvaron inom Halmstads kommun har genomförts av Pwc:s revisorer. Utifrån revisorernas rekommendationer har kommunstyrelsen beslutat att uppdra till personalutskottet att ta fram en tidsaxel för att kunna genomföra revisorernas förslag i de delar som kan genomföras inom nuvarande ramar, samt att bereda möjligheten att genomföra ytterligare åtgärder. För att stimulera förvaltningarna att arbeta ännu mer främjande och förebyggande kommer ett nytt processråd med representanter från förvaltningar och bolag att starta under mars Förslag på ett likställt friskvårdsbidrag inom Halmstads kommun ska presenteras för personalutskottet med avsikt att ärendet behandlas av kommunfullmäktige Förslaget skickas på remiss till nämnder och styrelser under perioden 15 april 15 juni. Förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande ska presenteras för personalutskottet med avsikt att ärendet behandlas av kommunfullmäktige Förslaget skickas på remiss till nämnder och styrelser under perioden 15 april 15 juni. Förslag på personalekonomiska schabloner ska presenteras för personalutskottet med avsikt att ärendet ska behandlas av kommunstyrelsen Ärendets beredning Kommunstyrelsens personalutskott , 10 Kommunledningsförvaltningen, HR-avdelningen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 71

70 Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen (2) Sida Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag på tidsaxel för att kunna genomföra revisorernas förslag i de delar som kan genomföras inom nuvarande ramar, samt att bereda möjlighet att genomföra ytterligare åtgärder. Beslutsgång Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med personalutskottets förslag. Justeringsdag Sekreterare Pontus Vistrand Ordförande Carl Fredrik Graf Justerare Rose-Marie Edlund Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 72

71 Tjänsteskrivelse Stadskontoret KS 2017/00459 Ärende KS 2017/00459 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Revision - Granskning av sjukfrånvaro Stadskontorets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag på tidsaxel för att kunna genomföra revisorernas förslag i de delar som kan genomföras inom nuvarande ramar, samt att bereda möjlighet att genomföra ytterligare åtgärder. Sammanfattning av ärendet PwCs revisorer har genomfört en granskning av sjukfrånvaron inom Halmstads kommun. Utifrån revisorernas rekommendationer har kommunstyrelsen beslutat att uppdra till kommunstyrelsens personalutskott att ta fram en tidsaxel för att kunna genomföra revisorernas förslag i de delar som kan genomföras inom nuvarande ramar, samt att bereda möjligheten att genomföra ytterligare åtgärder. Kommunledningsförvaltningens HR-avdelning tagit fram förslag på en tidsaxel. För att stimulera förvaltningarna att arbeta ännu mer främjande och förebyggande kommer ett nytt processråd med representanter från förvaltningar och bolag att starta under mars Förslag på ett likställt friskvårdsbidrag inom Halmstads kommun ska presenteras för; - Kommunstyrelsens personalutskott Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Förslaget skickas på remiss till nämnder och styrelser under perioden Förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande ska presenteras för; - Kommunstyrelsens personalutskott Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Förslaget skickas på remiss till nämnder och styrelser under perioden Förslag på personalekonomiska schabloner ska presenteras för; - Kommunstyrelsens personalutskott Kommunstyrelsen Halmstads kommun, stadskontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(3) 73

72 Tjänsteskrivelse Stadskontoret KS 2017/00459 Ärendets beredning Ärendet är berett av kommunledningsförvaltningens HR-avdelning Ärendet är berett i kommunstyrelsens personalutskott Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Beskrivning av ärendet Bakgrund PwCs revisorer har genomfört en granskning av sjukfrånvaron inom Halmstads kommun. Utifrån revisorernas rekommendationer har kommunstyrelsen beslutat att uppdra till kommunstyrelsens personalutskott att ta fram en tidsaxel för att kunna genomföra revisorernas förslag i de delar som kan genomföras inom nuvarande ramar, samt att bereda möjligheten att genomföra ytterligare åtgärder. Analys och förslag Kommunledningsförvaltningens HR-avdelning bedömer att arbete i linje med revisorernas påpekande att sprida goda exempel genom ett strukturerat samarbete mellan interna och externa aktörer pågår. För övriga rekommendationer är HR-avdelningens förslag på tidsaxel följande: För att stimulera förvaltningarna att arbeta ännu mer främjande och förebyggande kommer ett nytt processråd med representanter från förvaltningar och bolag att starta under mars Förslag på ett likställt friskvårdsbidrag inom Halmstads kommun ska presenteras för; - Kommunstyrelsens personalutskott Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Förslaget skickas på remiss till nämnder och styrelser under perioden Förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande ska presenteras för; - Kommunstyrelsens personalutskott Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Förslaget skickas på remiss till nämnder och styrelser under perioden Förslag på personalekonomiska schabloner ska presenteras för; - Kommunstyrelsens personalutskott Kommunstyrelsen Halmstads kommun, stadskontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(3) 74

73 Tjänsteskrivelse Stadskontoret KS 2017/00459 Konsekvenser av förslaget Kommunledningsförvaltningens HR-avdelning bedömer att arbete i linje med PwCs påpekande pågår eller kommer att beaktas. Ärendets beslutsgång Kommunstyrelsens personalutskott Kommunstyrelsen Beslutsunderlag 1. PwCs rapport Granskning av sjukfrånvaron Information om beslutet Kommande utredning om likställt friskvårdsbidrag och obligatorisk friskvård för medarbetare i fysiskt krävande miljöer ska skickas på remiss till nämnder och styrelser. Stadskontoret Henry Bengtsson, kommunchef Stefan Almer, HR-chef Handläggare, Marita Lindau, HR-Strateg Halmstads kommun, stadskontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 3(3) 75

74 Tjänsteskrivelse Laholmsbuktens VA LBVA 2018/00182 Ärende LBVA 2018/00182 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Kommunfullmäktige Miljöförvaltningen Beslut om att remittera förslag till reviderade lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön Laholmsbuktens VAs förslag till beslut Nämnden för Laholmsbuktens VA beslutar att avge yttrande enligt förslag daterat Sammanfattning av ärendet Laholmsbuktens VA har mottagit förslag till reviderade lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön på remiss. Syftet med revideringen är att uppdatera nuvarande föreskrifter. Ärendets beredning Ärendet har beretts på miljöförvaltningens handläggarberedning och kommunjurist har konsulterats i ärendet. Hos Laholmsbuktens VA har Marie Gunnarsson, My Olausson och Emma Johansson involverats. Beskrivning av ärendet Bakgrund Miljöförvaltningen har på nämndens uppdrag gått igenom nu gällande lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön. De nu föreslagna ändringarna har tagits fram med utgångspunkten att nämnden inte ska reglera mer än vad som är nödvändigt, lagvisningshänvisningar ska vara uppdaterade och bestämmelserna ska vara lätta att läsa för dem de berör. Analys och förslag Laholmsbuktens VA har inget att invända mot de föreslagna ändringarna. Ändringarna anses vara positiva då de förenklar och aktualiserar föreskrifterna. Konsekvenser av förslaget Förslaget bedöms inte påverka Laholmsbuktens VAs verksamhet. Ärendets beslutsgång Yttrandet skickas till miljönämnden för vidare handläggning. Beslutsunderlag 1. Inga bilagor 1(2) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad direkt@halmstad.se www lbva.se 76

75 Tjänsteskrivelse Laholmsbuktens VA LBVA 2018/00182 Information om beslutet Yttrandet från nämnden för Laholmsbuktens VA skickas till miljönämnden. Laholmsbuktens VA Mattias Leijon, förvaltningschef Handläggare, Emma Johansson, Miljö/processin 2(2) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad www lbva.se 77

76 Yttrande Laholmsbuktens VA LBVA 2018/00182 Beslut om att remittera förslag till reviderade lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön Laholmsbuktens VA har inget att erinra i förslag till reviderade lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön. Ändringarna anses vara positiva då de förenklar och aktualiserar föreskrifterna. Laholmsbuktens VA Ola Nilsson, Ordförande Mattias Leijon, Förvaltningschef 1(1) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad direkt@halmstad.se 78

77 Från: Helena Mattsson Skickat: den 29 mars :22 Till: Diarium LBVA; Diarium TFN; Diarium RN; Byggnadskontoret Ämne: Remiss Bifogade filer: Bilaga docx; Bilaga 2, pdf; prot.pdf Beslut om att remittera förslag till reviderade lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön Bifogat ärende önskar miljönämnden svar på senast Vänliga hälsningar Helena Mattsson Assistent/nämndsekreterare Halmstads kommun Stab & Stöd, miljöförvaltningen Postadress: Box 153, Halmstad

78 Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida Miljönämnden Mn 27 Dnr Beslut om att remittera förslag till reviderade lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön Beslut Miljönämnden beslutar att remittera förslaget till reviderade föreskrifter, enligt bilaga 1, för att skydda människors hälsa och miljön till byggnadsnämnden, teknik- och fritidsnämnden, räddningsnämnden och nämnden för Laholmsbuktens VA. Svar på remissen önskas senast den 28 juni Ärendet Miljönämnden har gett miljöförvaltningen i uppdrag att se över de lokala föreskrifterna för att skydda människors hälsa och miljön. Miljöförvaltningen föreslår att miljönämnden beslutar att remittera förslaget till reviderade föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön till byggnadsnämnden, teknik- och fritidsnämnden, räddningsnämnden och nämnden för Laholmsbuktens VA. Analys, förslag och motivering Miljöförvaltningen har på nämndens uppdrag gått igenom nu gällande lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön. De nu föreslagna ändringarna har tagits fram med utgångspunkten att nämnden inte ska reglera mer än vad som är nödvändigt, lagvisningshänvisningar ska vara uppdaterade och bestämmelserna ska vara lätta att läsa för dem de berör. Vid kontakt med kommunledningsförvaltningen har det framkommit att det är önskvärt att miljönämnden remitterar förslaget till reviderade lokala föreskrifter för till övriga nämnder i kommunen som direkt eller indirekt berörs av dessa innan ärendet skickas vidare till kommunfullmäktige för beslut. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 80

79 Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida Miljönämnden Miljöförvaltningen har efter diskussion med kommunjurist kommit fram till att följande nämnder behöver yttra sig i ärendet: byggnadsnämnden, teknik- och fritidsnämnden, räddningsnämnden och nämnden för Laholmsbuktens VA. Konsekvenser av förslaget Beslutet innebär inga konsekvenser utifrån Vision 2020 och dess värdegrund. Ärendets beredning Ärendet har beretts på miljöförvaltningens handläggarberedning och miljönämndens presidieberedning Kommunjurist har konsulterats i ärendet. Förslag till beslut Miljönämnden beslutar att remittera förslaget till reviderade föreskrifter, enligt bilaga 1, för att skydda människors hälsa och miljön till byggnadsnämnden, teknik- och fritidsnämnden, räddningsnämnden och nämnden för Laholmsbuktens VA. Svar på remissen önskas senast den 28 juni Justerandes sign Utdragsbestyrkande 81

80 Bilaga 1, Förslag till reviderade lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön Inledande bestämmelser 1 Följande lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön gäller utöver andra bestämmelser i miljöbalken(1998:808) och förordningen(1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd samt vattenskyddsföreskrifter för kommunala vattentäkter. Djurhållning 2 Man måste ha tillstånd från miljönämnden för att hålla häst inom område med detaljplan. Undantag gäller för hästhållning inom områden som är detaljplanelagda för hållande av häst. Tomgångskörning 3 Man får köra ett fordon med förbränningsmotor på tomgång högst i en minut utomhus. Detta gäller inte: a. om trafikförhållanden gjort att man stannar, till exempel i trafikkö. Vid en järnvägsövergång får man aldrig köra på tomgång under längre tid än en minut. b. om tomgångskörningen behövs för att driva annan anordning på fordonet än sådan som avser uppvärmning. Anordningen ska dock vara nödvändig för att fordonet ska kunna användas för vad det är till för. Spridning av gödsel 4 Man måste anmäla till miljönämnden att man yrkesmässigt kommer att sprida stallgödsel, slam eller annan orenlighet. Detta gäller både inom och närmare än 500 meter från områden med detaljplan. Man ska inte söka tillstånd om spridningen redan regleras av annat tillstånd enligt miljöbalken. Skydd av vattentäkter 5 Den som avser att anordna ett upplag som kommer att innehålla petroleum-, olje- eller tjärprodukter, lösningsmedel, vägsalt eller andra liknande produkter inom de delar av tillrinningsområdena för Sennans vattentäkter och Eldsbergaåsen som märkts ut på kartbilaga 1 och är belägna i Halmstads kommun ska anmäla detta till miljönämnden innan upplaget tas i bruk. Anmälan krävs inte om tillståndsplikt föreligger enligt 5 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd eller enligt bestämmelserna i 11 kap miljöbalken om vattenverksamhet eller enligt vad som förordnats i beslut om vattenskyddsområde. Eldning av löv, kvistar och annat trädgårdsavfall 6 Löv, kvistar och annat trädgårdsavfall ska i första hand komposteras eller lämnas till återvinning. Regler om transport och annan hantering av trädgårdsavfall finns i Föreskrifter för avfallshantering för Halmstads kommun. Inom områden med detaljplan får man inte elda löv, kvistar och annat trädgårdsavfall under perioden 1 april till 30 september. När man eldar trädgårdsavfall ska man säkerställa att det görs på ett sådant sätt och i sådan omfattning att olägenhet för människors hälsa inte uppkommer i omgivningen. Denna miljö- och hälsoskyddsföreskrift om eldningsförbud gäller inte för Påsk- och Valborgseldar. Hänsyn ska tas till rådande brandriskprognos, se kommunens hemsida. Man får inte elda när det är utfärdats eldningsförbud. 82

81 Gatumusik 7 Man får spela gatumusik inom den del av Halmstads tätort som ligger innanför området som begränsas av Nissan, Slottsgatan, Karl XI:s väg Fredriksvallsgatan, Norra vägen till Badhusgatan och Badhusgatan med förlängning till järnvägsbron mellan kl och kl under förutsättning att ljudförstärkare/ högtalare inte används. Man får spela gatumusik högst två timmar på samma plats. Om man vill fortsätta spela efter två timmar ska ny plats väljas utom hörhåll från tidigare plats. Begränsningen i första stycket gäller inte spelande av gatumusik som sker i enlighet med tillstånd som polismyndigheten utfärdat enligt ordningslagen. Straffbestämmelser 8 I 29 kap miljöbalken finns bestämmelser om straff och förverkande. Undantag 9 Miljönämnden får medge undantag från vad som gäller enligt dessa föreskrifter, om det är uppenbart att risk för olägenheter från miljö- eller hälsosynpunkt inte föreligger. Avgifter 10 Miljönämnden får ta ut avgift för prövning av ansökningar om tillstånd eller undantag, för handläggning av anmälan samt för tillsyn i övrigt enligt dessa föreskrifter enligt den taxa för prövning och tillsyn inom miljöbalkens område som kommunfullmäktige antagit. Dessa lokala föreskrifter träder i kraft den xx yy 201X. Äldre lokala föreskrifter ska tillämpas på ärenden som har inletts dessförinnan 83

82 LOKALA FÖRESKRIFTER FÖR ATT SKYDDA MÄNNISKORS HÄLSA OCH MILJÖ antagen av kommunfullmäktige , 60, ändring i kommunfullmäktige , 202, , 84 och den 16 juni 2005, 95 Med stöd av 9 kap. 7-8 och miljöbalken (1998:808) och 13, 17, och förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd samt 14 kap. 20 miljöbalken meddelar kommunfullmäktige följande lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljö Inledande bestämmelser 1 Utöver bestämmelserna i miljöbalken (1998:808) och förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd gäller följande lokala föreskrifter i Halmstads kommun för att skydda människors hälsa och miljön. Avloppsanordning och annan toalett än WC 2 Enligt 13 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd krävs det tillstånd av miljö- och hälsoskyddsnämnden för att 1 inrätta avloppsanordning till vilken vattentoalett ska anslutas och 2 ansluta vattentoalett till befintlig avloppsanordning. Enligt dessa föreskrifter krävs dessutom tillstånd av miljö- och hälsoskyddsnämnden för att 3 inrätta annan avloppsanordning än som anges i punkterna 1-2, exempelvis avloppsanordning för bad, disk- och tvättavloppsvatten inom de områden där detaljplan finns. Enligt 13 och 14 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd krävs anmälan till miljö- och hälsoskyddsnämnden för att 4 inrätta annan avloppsanläggning än som anges i punkterna ändra avloppsanordning, om åtgärden kan medföra väsentlig ändring av avloppsvattnets mängd eller sammansättning 84

83 Anmälan eller tillstånd enligt dessa bestämmelser krävs inte för avloppsanordning som kräver tillstånd enligt 5 eller anmälan enligt 21 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd eller om avloppsanordningen är avsedd att enbart föra avloppsvattnet till en allmän avloppsanläggning. 3 Det krävs anmälan till miljö- och hälsoskyddsnämnden för att inrätta 1 förmultningstoalett 2 eltoalett 3 torrtoalett inom område med detaljplan. Djurhållning 4 Det krävs tillstånd av miljö- och hälsoskyddsnämnden för att hålla 1 nötkreatur, häst, get, får eller svin 2 pälsdjur eller fjäderfä som inte är sällskapsdjur inom område med detaljplan. Undantag gäller för hästhållning inom de områden som är detaljplanelagda för hållande av häst. Tomgångskörning 5 En förbränningsmotor i stillastående motordrivet fordon får hållas igång utomhus i högst en minut. Detta gäller inte: 1 om trafikförhållandena föranlett fordonet att stanna, t.ex. i trafikkö 2 om motorn hålls igång för att i den mån det behövs för fordonets ändamålsenliga brukande - driva annan anordning (på fordonet) än sådana som avser uppvärmning. Spridning av gödsel 6 Den som avser att sprida naturlig gödsel, slam eller annan orenlighet inom ett område med detaljplan, eller inom ett område av 500 meter intill ett område med detaljplan ska anmäla detta till miljö- och hälsoskyddsnämnden innan spridning sker. 1 Inom de områden som avses i första stycket får naturlig gödsel, slam eller annan orenlighet inte spridas närmare än sex meter från sjö eller annat vattendrag om topografin så tillåter. Nedmyllning ska ske i omedelbar anslutning till spridningen 85

84 2 Tidpunkten för spridning ska anpassas till sådana väder- och vindförhållanden som minskar risken för luktolägenheter. Torrt och blåsigt väder med vind från bebyggelsen innebär minsta risk. Anmälan enligt första stycket fordras inte för spridning av väl brunnen gödsel från nötkreatur, häst eller fjäderfä om det sker i ringa omfattning, t ex på villatomt, och om nedmyllning sker i omedelbar anslutning till spridningen. Anmälan fordras inte heller om spridningen av orenligheten regleras i tillstånd enligt miljöbalken. 7 Enligt 37 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd krävs anmälan till miljö- och hälsoskyddsnämnden av den som avser att ordna en gödselstad eller annan upplagsplats för djurspillning inom område med detaljplan. Undantag gäller för hästhållning inom de områden som är detaljplanelagda för hållande av häst. Skydd av vattentäkter 8 Den som avser att anordna ett upplag som kommer att innehålla petroleum-, oljeeller tjärprodukter, lösningsmedel, vägsalt eller andra liknande produkter inom de delar av tillrinningsområdena för Sennans vattentäkter och Eldsbergaåsen som märkts ut på kartbilaga 1 och är belägna i Halmstads kommun ska anmäla detta till miljö- och hälsoskyddsnämnden innan upplaget tas i bruk. Anmälan krävs inte om anmälnings- eller tillståndsplikt föreligger enligt 5 eller 21 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd eller enligt bestämmelserna i 11 kap miljöbalken om vattenverksamhet eller enligt vad som förordnats i beslut om vattenskyddsområde. Eldning 9 Småskalig eldning med fasta bränslen för uppvärmning och/eller varmvattenproduktion i en panna som inte är miljögodkänd och ansluten till ackumulatortank får inte ske under tiden 1 oktober till 30 april efter inom detaljplanelagt område. 10 Småskalig eldning med fasta bränslen för huvudsaklig uppvärmning, får inte under tiden 1 oktober till 30 april ske inom detaljplanelagda områden, i annan eldningsanordning än i panna ansluten till ackumulatortank. 11 Undantag från 9 gäller för eldningsanordning som eldas med automatisk matning av träpellets eller likvärdigt. 86

85 12 För skötsel och tillsyn av eldningsanordning för fasta bränslen gäller att lufttillförseln ska vara god och att bränslet ska vara torrt. För att veden ska vara tillräckligt torr bör den ha torkat minst ett år. All eldning med avfall, plast, målat eller impregnerat virke, spånskivor eller liknande material är förbjudet. Dokumentation över genomförd sotning och underhåll av eldningsanordningen ska finnas hos ägaren av anläggning under minst fem år. 13 Eldning av löv, kvistar och annat avfall inom områden med detaljplan är förbjuden under tiden 1 april 30 september. Övrig tid av året får eldning inom sådana områden ske endast av torrt trädgårdsavfall, som inte kan utnyttjas för kompostering, och om det kan ske utan att olägenhet för människors hälsa uppstår. Undantag gäller för så kallade Påsk- och Valborgseldar. Regler om transport och annan hantering av trädgårdsavfall finns i kommunens renhållningsordning. Eldning får aldrig ske i strid mot gällande brandföreskrifter. Bränning av halm 14 Det är förbjudet att bränna halm på åkermark. Camping 15 Camping, med undantag av sådan som medges av allemansrätten, är inte tillåten inom Natura 2000-områden. Gatumusik 16 Utövande av gatumusik med ljudförstärkare/högtalare inom den del av Halmstads tätort som ligger innanför ett område som begränsas av Nissan, Slottsgatan, Karl XI:s väg Fredriksvallsgatan, Norra vägen till Badhusgatan och Badhusgatan med förlängning till järnvägsbron får endast ske söndag torsdag under tiden klockan samt fredag och lördag

86 Miljö- och hälsoskyddsnämnden får i övrigt meddela de föreskrifter om utövande av gatumusik på viss offentlig plats som i ett enskilt fall behövs för att hindra att olägenhet för människors hälsa uppkommer. Ansökan och anmälan 17 Enligt 46 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd ska en ansökan eller anmälan till miljö- och hälsoskyddsnämnden enligt lokala föreskrifter meddelade med stöd av 39, 40 och 42 i förordningen vara skriftlig och innehålla de uppgifter som behövs för ärendet samt de ritningar och tekniska beskrivningar som behövs för att bedöma de anordningar, lokaler eller anläggningar som avses i ansökan eller anmälan. Anmälan ska vara inlämnad senast tre veckor innan den anmälda verksamheten eller åtgärden ska påbörjas. Ansökan/anmälan behöver inte alltid lämnas för varje enskilt tillfälle. Tillstånd/ansökan kan avse en längre period. Periodens längd beror bland annat på ärendets art, risk för olägenhet och möjligheten att bedriva åtgärden eller verksamheten på samma sätt. Straffbestämmelser 18 I 29 kap miljöbalken finns bestämmelser om straff och förverkande. Undantag 19 Miljö- och hälsoskyddsnämnden får medge undantag från vad som gäller enligt dessa föreskrifter, om det är uppenbart att risk för olägenheter från miljö- eller hälsosynpunkt inte föreligger. Avgifter 20 Miljö- och hälsoskyddsnämnden får ta ut avgift för prövning av ansökningar om tillstånd eller undantag, för handläggning av anmälan samt för tillsyn i övrigt enligt dessa föreskrifter enligt den taxa för prövning och tillsyn inom miljöbalkens område som kommunfullmäktige antagit. Dessa lokala föreskrifter träder i kraft den 23 juli Äldre lokala föreskrifter ska tillämpas på ärenden som har inletts dessförinnan. 88

87 Tjänsteskrivelse Laholmsbuktens VA LBVA 2015/00301 Ärende LBVA 2015/00301 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Kommunfullmäktige Laholms kommun Laholmsbuktens VA Nya verksamhetsområden för dricksvatten och spillvatten, Laholms kommun Laholmsbuktens VAs förslag till beslut Nämnden för Laholmsbuktens VA beslutar att föreslå att kommunfullmäktige i Laholms kommun fastställer verksamhetsområdena för dricksvatten och spillvatten, enligt upprättat förslag. Sammanfattning av ärendet För tillfället råder osäkerhet om verksamhetsområdenas exakta utbredning. Detta beror dels på tidigare omvärderingar av områdena dels på digitaliseringen av de linjer som, i kartverk, redovisar verksamhetsområdena. Efter justering av verksamhetsområdena för dricksvatten och spillvatten, för att på ett bättre sätt följa fastighetsgränser samt vid större fastigheter enbart täcka bostadshus och tillhörande trädgårdar, föreslår nämnden för Laholmsbuktens VA att kommunfullmäktige i Laholms kommun fastställer nämnda verksamhetsområden enligt bilaga 1 och 2. Under 2015 föreslog Laholmsbuktens VA att kommunfullmäktige fastställde verksamhetsområdena, enligt ovan. Under 2016 remitterade kommunstyrelsens ledningsutskott miljö- och byggnadsnämndens synpunkter till Laholmsbuktens VA, vilka Laholmsbuktens VA besvarade genom yttrande under samma år. Då kommunfullmäktige inte kan ta beslut på nämnda yttrande, utan istället behöver ha förslag till beslut, lämnas detta förslag till beslut angående nya verksamhetsområden för dricksvatten och spillvatten, Laholms kommun. Ärendets beredning Vid handläggningen av ärendet har även Maths Gustavsson, Christer Bylund och Catarina Berg, vid Laholmsbuktens VA, medverkat. Beskrivning av ärendet Bakgrund 1992 fastställdes verksamhetsområdena för dricksvatten, spillvatten och dagvatten i Laholms kommun digitaliserades gränserna för verksamhetsområdena. Då omvärderades även gränserna för verksamhetsområdena fastställdes verksamhetsområdena för Skummeslöv, Mellbystrand, Laholm samt Lilla Tjärby. 1(2) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad direkt@halmstad.se www lbva.se 89

88 Tjänsteskrivelse Laholmsbuktens VA LBVA 2015/00301 Under 2015 har en ny omvärdering gjorts av verksamhetsområdena för dricksvatten, spillvatten och dagvatten. Verksamhetsområdena för dricksvatten och spillvatten presenteras i denna tjänsteskrivelse i bilaga 1 och 2. Analys och förslag Om beslut tagits att en fastighet skall ingå i verksamhetsområde skall detta beslut, i regel, kvarstå. Därav är de nya gränserna för verksamhetsområdena, för dricksvatten och spillvatten, endast justerade för att på ett bättre sätt följa fastighetsgränser samt vid större fastigheter enbart täcka bostadshus och tillhörande trädgårdar. För tillfället råder osäkerhet om verksamhetsområdenas exakta utbredning. Detta beror dels på tidigare redovisade omvärderingar av områdena dels på digitaliseringen av de linjer som, i kartverk, redovisar verksamhetsområdena. Efter justering av verksamhetsområdena för dricksvatten och spillvatten, för att på ett bättre sätt följa fastighetsgränser samt vid större fastigheter enbart täcka bostadshus och tillhörande trädgårdar, föreslår nämnden för Laholmsbuktens VA att kommun-fullmäktige i Laholms kommun fastställer nämnda verksamhetsområden enligt bilaga 1 och 2. Konsekvenser av förslaget Om inte verksamhetsområdena, exakt, redovisas i kartverket försvårar det beslutstagande angående taxor, anslutningsavgifter samt eventuella erbjudande av serviser till för dricksvatten och/eller spillvatten samt försvårar även beslut i skadeärenden. Ärendets beslutsgång För beslut i kommunfullmäktige. Beslutsunderlag 1. Förslag VO spillvatten Laholms kommun 2. Förslag VO dricksvatten Laholms kommun Information om beslutet Laholmsbuktens VA. Laholmsbuktens VA Mattias Leijon, förvaltningschef Anders Hedefalk, avdelningschef Handläggare, Per-Ola Larsson, rörnätsförvaltare 2(2) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad direkt@halmstad.se www lbva.se 90

89 Tjänsteskrivelse Laholmsbuktens VA LBVA 2018/00221 Ärende LBVA 2018/00221 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Nämnden för Laholmsbuktens VA Laholmsbuktens VA Prästjordens, Fotstad, vattenskyddsområde Laholmsbuktens VAs förslag till beslut Nämnden för Laholmsbuktens VA föreslås besluta att sända upprättat förslag till reviderat vattenskyddsområde med tillhörande föreskrifter för Prästjorden-Fotstads vattenskyddsområde daterat 20 april 2018 på remiss till berörda förvaltningar och bolag i Halmstads kommun. Sammanfattning av ärendet Det finns ett behov av att se över vattenskyddet för Prästjordens och Fotstads vattentäkter, så att det överensstämmer med dagens lagkrav och riktlinjer. Ett utökat skyddsområde tydliggör även vattentäkternas betydelse vid planarbetet. Därför har förvaltningen för Laholmsbuktens VA upprättat förslag till revidering av vattenskyddsområde och föreskrifter Den 24 april hölls en informationsträff med miljöförvaltningen, samhällsbyggnadskontoret och byggnadskontoret. Syftet var att föra en tidig dialog om vilka förutsättningar och möjligheter, samt begränsningar vi behöver vara överens om gällande exploatering inom Kårarps verksamhetsområde i samband med att revidering av Prästjorden och Fotstads vattenskyddsområde påbörjades. I oktober skickades det första förslaget till reviderat vattenskyddsområde med tillhörande föreskrifter för Prästjorden och Fotstads vattenskyddsområde ut för påsyn till samma förvaltningar. Den 26 oktober hölls en informationsträff till vilken förvaltningarna i förväg skickat synpunkter på förslaget. Utifrån synpunkterna omarbetades förslaget ytterligare I mars togs det förslaget vidare för synpunkter till ett informationsmöte på länsstyrelsen. Länsstyrelsen beslutade att skriftlig information till villaägare var tillräckligt, men att ett informationsmöte skulle erbjudas verksamhetsutövare. Informationsbrev till fastighetsägare inom det föreslagna skyddsområdet skickades ut 26 april. Förslaget bearbetades med länsstyrelsens synpunkter och publicerades 27 april på Den 15 maj hölls informationsmöte med verksamhetsutövare. Fastighetsägare som är berörda kan lämna synpunkter fram till 1 juni. Samråd ska hållas med länsstyrelsen innan förslaget tillsammans med samrådsredogörelsen skickas in av nämnden för Laholmsbuktens VA till länsstyrelsen som är den instans som fastställer det nya vattenskyddsområdet med tillhörande skyddsföreskrifter. Innan fastställande skickas förslaget av länsstyrelsen på remiss till andra myndigheter bl a SGU (Sveriges Geologiska Undersökningar). Beskrivning av ärendet 1(2) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad direkt@halmstad.se 121

90 Tjänsteskrivelse Laholmsbuktens VA LBVA 2018/00221 Bakgrund Vattenskyddsområdena för Prästjorden-Fotstad fastställdes 1996 vilket var före Miljöbalkens ikraftträdande. Skyddsområden som inrättats enligt äldre lagstiftning innefattar oftast inte hela tillrinningsområdet och ger därmed inte ett fullgott skydd. Inom vattentäkternas närområde finns även ett ökat intresse för detaljplaneläggning och exploatering på grund av det strategiska läget nära de viktiga trafiklederna E6 och väg 26. En exploatering kan medföra negativ påverkan på kvaliteten och kvantiteten på grundvattnet i området. På uppdrag av LBVA har ÅF tagit fram ett förslag till reviderat skyddsområde med tillhörande föreskrifter. Principerna för vattenskyddet följer anvisningarna i Naturvårdsverkets allmänna råd om vattenskyddsområden (NFS 2003:16) samt Naturvårdsverkets handbok om Vattenskyddsområde 2010:5 Analys och förslag - Konsekvenser av förslaget - Ärendets beslutsgång Ärendet ska skickas på remiss, Beslutsunderlag 1. - Information om beslutet - Laholmsbuktens VA Mattias Leijon, förvaltningschef Handläggare, My Olausson, Miljö- och processingenjör 2(2) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad direkt@halmstad.se 122

91 Tjänsteskrivelse Laholmsbuktens VA LBVA 2018/00096 Ärende LBVA 2018/00096 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Nämnden för Laholmsbuktens VA Laholmsbuktens VA Revidering av dokumenthanteringsplan Laholmsbuktens VAs förslag till beslut Nämnden för Laholmsbuktens VA beslutar att godkänna dokumenthanteringsplanen daterad 1 juni Sammanfattning av ärendet Enligt arkivlagen (SFS 1990:782) och av fullmäktige antagna riktlinjer för kommunens arkiv- och dokumenthantering ( , 86) ska varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan. Dataskyddslagen, The General Data Protection Regulation (GDPR) träder i kraft 25 maj Ett av syftena med dataskyddsförordningen är att skydda människors grundläggande rättigheter och friheter. Särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. Laholmsbuktens VA har reviderat dokumenthanteringsplanen daterad 3 mars 2014 med utgångspunkt från de olika avdelningarnas aktuella behov samt med hänsyn till GDPR. Ärendets beredning Ärendet har handlagts av nämndsekreterare i samarbete med kommunarkivarie och berörda handläggare på förvaltningen Beskrivning av ärendet Bakgrund Dokumenthanteringsplanen fastställer vilka handlingar som ska bevaras respektive gallras (förstöras). Planen ger en överblick över myndighetens allmänna handlingar och förbättrar de anställdas och allmänhetens möjligheter att återsöka information. Med myndighet avses nämnd eller bolag. Förutom lagstiftningens krav har hänsyn tagits till de nationella gallringsråden utgivna av Sveriges kommuner och Landsting, Riksarkivet samt dataskyddslagen, The General Data Protection Regulation (GDPR). Analys och förslag Dokumenthanteringsplanen innehåller uppgifter om handlingarnas namn, sorteringsordning, eventuell gallringsfrist och när handlingarna som ska bevaras ska levereras till kommunarkivet. Hanteringen av handlingar, som endast finns i digital form, redovisas på ett tydligare sätt än tidigare. Nuvarande dokumenthanteringsplan är daterad 3 mars 2014 som nu har reviderats. 1(2) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad direkt@halmstad.se 123

92 Tjänsteskrivelse Laholmsbuktens VA LBVA 2018/00096 De föreslagna gallringsfristerna har tagit hänsyn till bestämmelserna i arkivlagens 3: - rätten att ta del av allmänna handlingar - behovet av information för rättsskipning och förvaltning - forskningens behov Det är angeläget att dokumenthanteringsplanen i fortsättningen revideras minst vartannat år samt vid större organisationsförändringar. Konsekvenser av förslaget Den reviderade dokumenthanteringsplanen ger möjligheter till en mer korrekt arkiv- och dokumenthantering än tidigare. Den innebär inga ekonomiska konsekvenser. Ärendets beslutsgång Nämnden för Laholmsbuktens VA beslutar om dokumenthanteringsplanen Beslutsunderlag 1. Dokumenthanteringsplan daterad 1 juni Information om beslutet Kommunarkivarie och kommunstyrelse. Laholmsbuktens VA Mattias Leijon, förvaltningschef Ingvar Andersson, controller Handläggare, Carina Malmgren, nämndssekreterare 2(2) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad direkt@halmstad.se 124

93 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NÄMNDEN FÖR LAHOLMSBUKTENS VA I HALMSTAD Daterad 1 juni 2018 Beslut: Allmänt om arkiv- och dokumenthantering Vad gäller enligt arkivlagen och kommunens riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering Arkivlagen och kommunens riktlinjer ger nämnden för Laholmsbuktens VA ett preciserat ansvar för sitt arkiv. Nämnden skall bl.a: * * * * * * för sin dokumenthantering använda material och metoder som garanterar informationens äkthet och beständighet under bevarandetiden registrera handlingarna på ett sätt som främjar framtida återsökning rensa och på ett klart sätt avgränsa arkivhandlingar från övrig information besluta om gallring i arkivet och i förekommande fall genomföra gallringen skydda arkivet mot förstörelse m m redovisa arkivet i arkivbeskrivning och arkivförteckning Kommunarkivet svarar praktiskt för denna tillsyn. Varje myndighet skall upprätta en dokumenthanteringsplan som visar vilka typer av handlingar som förekommer, vad som kan gallras, när handlingarna skall levereras till komunarkivet o s v. 125

94 Arkivmyndigheten Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Halmstads kommun. Arkivmyndigheten skall enligt arkivlagen utöva tillsyn över att de kommunala myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen. I följande fall är nämndens beslutanderätt enligt arkivreglementet inskränkt till förmån för arkivmyndigheten: * beslut om materiel och metoder när det gäller handlingar som skall bevaras åt eftervärlden * beslut om bevarande av vissa handlingar * beslut om utlån av arkivhandlingar Arkivmyndighetens beslut har i dessa fall delegerats till kommunarkivarie Arkivbeskrivning Enligt arkivlagen skall varje myndighet upprätta en arkivbeskrivning "som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat" Följande uppgifter skall ingå i beskrivningen: * * * * * myndighetens arbetsuppgifter (och hur de förändrats) myndighetens organisation (och hur den utvecklas) arkivets huvudsakliga struktur gallringsregler arkivorganisation/arkivansvar Kravet på arkivbeskrivning för nämnden för Laholmsbuktens VA med föregångare tillgodoses genom denna dokumenthanteringsplan samt genom den dokumentation som finns i kommunarkivets arkivförteckningar och förvaltningshistoriska dokumentation. 126

95 Arkivförteckning Enligt arkivlagen skall varje kommunal myndighet förteckna sitt arkiv. Arkivförteckningen är ett systematiskt inventarium över myndighetens arkivhandlingar ned till volymnivå. Förteckningen bör bygga på den systematik som återfinns i det s k allmänna arkivschemat. Arkivförteckningar i Halmstads kommun upprättas av kommunarkivet. Dokumenthanteringsplan för nämnden för Laholmsbuktens VA Enligt kommunens riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering skall varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan som visar hur myndighetens verksamhet dokumenteras och dokumenten arkivmässigt skall tas om hand. Dokumenthanteringsplaner befrämjar effektivitet, kvalitet och säkerhet i informationshanteringen och möjliggör en mer ordnad arkivbildning. Dokumenthanteringsplanen är en förteckning över de dokument som används inom teknik- och fritidsförvaltningen, Laholmsbuktens VA:s olika verksamheter med uppgifter om hur de skall hanteras när de är aktuella, vilka handlingar som skall bevaras och vad som får gallras. Dokumenthanteringsplanen är på samma gång ett inledande moment i den ordnade arkivbildningen. Planen innehåller därför även uppgifter om när (förstöras) och respektive handling kan gallras vad som skall levereras till centralarkivet. Fastställande av plan och ändringsbeslut Beslut om gallring av allmänna handlingar och överföring av allmänna handlingar till arkivmyndigheten (kommunarkivet) kan endast fattas av myndigheten. Eftersom dokumenthanteringsplanen innehåller sådana beslut har planen fastställts i nämnden för Laholmsbuktens VA. Planen är dock ett levande instrument. En dokumenthanteringsplan baserad på verksamheten påverkas i mindre grad av organisationsförändringar, men planen kan ändå behöva ändras därför att myndighetens verksamhet ändrar innehåll eller därför att sättet att dokumentera en och samma verksamhet utvecklas. Förändringar i planen som innebär ökad gallring - eller att nytillkomna handlingstyper föreslås gallrade - bör underställas nämnden. Sådana ändringar skall föregås av samråd med kommunarkivet. Mindre förändringar som rör planens disposition och tillägg av handlingstyper till olika aktiviteter kan i regel beslutas av ansvarig administrativ personal, eventuellt efter samråd med kommunarkivet. 127

96 Överlämnande och utlån Överföring av handlingar till kommunarkivet enligt denna dokumentplan är en formell åtgärd som innebär att ansvaret för handlingarna överlämnas till arkivmyndigheten. Beslut om gallring, utlämnande av sekretesskyddad handling m m skall då fattas av kommunarkivet. Alla leveranser till kommunarkivet skall åtföljas av leveransbevis med en förteckning över de handlingar som överlämnas/mottages. Utlån av handlingar till plats utanför teknik- och fritidsförvaltningens, Laholmsbuktens VA:s, egna lokaler skall godkännas av kommunarkivet. Skrivmateriel Handlingar som skall bevaras för framtiden måste framställas och lagras med materiel som garanterar informationens beständighet. De skrivmateriel som tillhandahålls i kommunens förråd är normalt godkända för arkivbruk. När handlingarna som lagras digitalt skall bevaras för eftervälden kan överföring till annat lagringsmedium bli aktuellt. I sådana fall sker samråd med arkivmyndigheten (kommunarkivet). Gallring och aktrensning Gallring innebär förstöring av handlingar i en myndighets arkiv eller att uppgifter som ingår i ljudupptagning eller upptagning för ADB utplånas. Den tid som skall förflyta innan gallringsbara handlingar får gallras ut kallas gallringsfrist. Gallringsfristen räknas i regel från utgången av det år under vilket handlingen har kommit in eller upprättats. Gallringen underlättas om gallringsbara handlingar kan avskiljas redan vid arkivläggningen. Gallringspunkten kan då anges på resp volym. Gallrade handlingar skall malas eller brännas. Sekretesskyddade handlingar skall förstöras under kontroll. Aktrensning innebär att akten i ett ärende befrias från arbetspapper som endast är av tillfällig betydelse och som är onödiga för förståelsen av ärendet. Det kan gälla minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift, utkast, övertaliga kopior och dubbletter. Aktrensningen avser handlingar som inte är allmänna handlingar och har därför inte någon gallringsåtgärd. Den skall utföras av handläggaren när ärendet är slutbehandlat, före arkivläggningen 128

97 IT och arkiv En stor del av förvaltningens dokumenthantering sker i digital form. Dokument i ärenden skrivs normalt ut på papper och arkiveras då i denna form. De verksamhetssystem som används för de administrativa systemen för personal- och ekonomirapportering innehåller däremot information som aldrig kan skrivas ut och som därför måste hanteras i digital form så länge den existerar. Teknik- och fritidsförvaltningen, Laholmsbuktens VA, skall gemensamt med kommunarkivet och kommunens IT-enhet utveckla regler och rutiner för denna långsiktiga digitala arkivering. Nämndens diarium förs helt och hållet digitalt. En växande del av de handlingar som inkommer till diarieexpeditionerna är likaså digitala, i form av e-post eller bilagor till e-post. Det är av utomordentlig betydelse att också diarium och elektroniska postlådor hanteras i enlighet med gällande lagstiftning när det gäller hantering av personuppgifter (PuL), offentlighet och sekretess. Kort om offentlighet och sekretess Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter baseras på grundlagsskyddade regler i tryckfrihetsförordningens 2:a kapitel, som gäller allmänna handlingars offentlighet. Allmän handling Med handling avses framställning i skrift eller bild inkl telefax och elektroniskt lagrad information. En handling är allmänom den förvaras hos myndigheten och enligt TF:s definition är inkommen dit eller upprättad där. En handling anses inkommen till myndigheten när den anlänt eller tagits emot av en behörig representant för myndigheten. Registrering eller diarieföring är således inte ett krav för att handlingen skall anses som inkommen. Undantag gäller för handlingar enligt 2 kap 9 2 st TF: utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse som mottagits endast för synpunkter på utformningen s k "delning". Sådana skrivelser anses heller inte expedierade hos den andra myndigheten. Enligt 2 kap 7 TF skall en handling anses upprättad * * * när den har expedierats när det ärendet till vilket den hör har slutbehandlats; eller när den på annat sätt färdigställts. 129

98 Handlingar som inte expedieras och inte tillhör ärenden; t ex fristående promemorior och utredningar, blir således allmänna när de är färdigställda. Protokoll blir enligt samma allmänna efter justering, diarier och register så snart de färdighetställs för anteckningar. Vissa handlingar blir allmänna först om och när de omhändertas för arkivering. Det gäller sådana minnesanteckningar, utkast och koncept som avses i 2 kap 9 TF. Sådana handlingar skall omhändertas för arkivering om de tillför sakuppgifter av betydelse och blir därmed allmänna handlingar. Om de arkiveras trots att de inte tillför sakuppgifter av betydelse blir de ändå allmänna handlingar. I förvaltningslagen finns intaget dokumentationskrav vid muntlig handläggning, vilket leder till att minnesanteckningar skall placeras i akten. Därvid arkivläggs de och blir allmänna handlingar. Huvudregeln är att handlingar som är allmänna enligt ovanstående definition också är offentliga. Var och en har därmed rätt att ta del av handlingarnas innehåll utan oskäligt dröjsmål. Krav på registrering m m Den allmänna handlingen måste kunna återfinnas. Enligt 5 kap Offentlighets- och sekretesslagen OSL (2009: 400) måste myndigheten hålla sina handlingar i sådan ordning att den som söker information kan få en överblick och därmed möjlighet att återfinna en viss handling. Här behövs de obligatoriska arkivbeskrivningarna och arkivförteckningarna. Diariet är det viktigaste instrumentet för handlingsregistrering. För sekretessskyddade handlingar är denna registrering obligatorisk. Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller oavsett om handlingarna finns i digital form eller på papper. Myndigheten skall ordna så att rätten att ta del av allmänna handlingar garanteras och skall även, om den sökande så begär, ställa terminal eller annat tekniskt hjälpmedel till förfogande. Sekretess Vissa allmänna handlingar är sekretesskyddade. Sekretessen gäller både gentemot enskilda och mot andra myndigheter och förvaltningar, även inom kommunen. Sekretessen skall iakttas av den som p g a anställning, uppdrag, tjänsteplikt eller på annan liknande grund deltar i den offentliga verksamheten (inkl politiker, praktikanter m fl). Exempel på verksamheter där sekretesskyddade uppgifter förekommer är vissa upphandlingar, omplacerings- och anpassningsärenden, personliga utvecklingssamtal, elevsociala och elevmedicinska verksamheter. Dokumentplanen innehåller inga preciserade uppgifter om vilka handlingar som är sekretesskyddade utan det ankommer på den verksamhetsansvarige att själv upprätthålla sådan kunskap. Observera att uppgifter i allmänna handlingar kan hemlighållas endast med stöd av bestämmelser i sekretesslagen eller annan lag som sekretesslagen hänvisar till. Självklart gäller samma regler för kopior av sekretessbelagda handlingar som för originalhandlingarna. Sekretessen medföljer handlingar som överförs från nämnden för Laholmsbuktens VA till kommunarkivet. 130

99 Skydd för personuppgifter Den 25 maj 2018 träder den nya dataskyddslagstiftningen/the General Data Protection Regulation (GDPR) i kraft i Sverige. Varje nämnd och styrelse får nu en roll som personuppgiftsansvariga (PUA). Den personuppgiftsansvarige ska genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att äkerställa och kunna visa att behandlingen utförs i enlighet med GDPR. Åtgärder ska även ses över och uppdateras vid behov. Den personuppgiftsansvarige ska utnämna ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudets uppgifter är reglerade i GDPR. Uppgifterna kommer huvudsakligen bestå av att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige och anställda om deras skyldigheter, vara kontaktperson för registrerade utifrån deras rättigheter och att övervaka efterlevnaden av GDPR. Förordningens beteckning är EU 2016/

100

101

102

103

104

105

106

107

108

109

110

111

112

113

114

115

116

117

118

119

120

121

122

123

124

125

126

127 System Arbetsområde Tidsfrist före Bevaras = B förstöring (gallring) Tidsfrist före leverans till kommunarkiv Diarieförs = D Förvaring Systematisk förvaring = S Anmärkning Handlingar som diarieförs levereras till kommunarkivet enligt riktlinjer för diariet (efter 5 år) HANDLING Agresso Ekonomisystem Heroma Personalsystem Ciceron Ärendehanteringssystem DP Water dpwater är kopplat till BFUS kundregister. I dp kan man få ut kunduppgifter och förbrukningsuppgifter och övrig infomation om fastigheten/adressen Gallras löpande Access, databas Svaportal Kopierar uppgifter till och från BFUS, Svaportal används för att lätt administrera vattenmätarbyten 159

128 Anmälningsärende Laholmsbuktens VA LBVA 2018/00022 Ärende LBVA 2018/00022 Beslutsinstans: Nämnden för Laholmsbuktens VA Anmälningsärende Laholmsbuktens VAs förslag till beslut Nämnden för Laholmsbuktens VA beslutar att lägga anmälningarna till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Följande anmäls till sammanträden 11 juni 2018: Laholms kommun 1. Kommunrevisorernas berättelse för revisionen av kommunens verksamhet 2017 samt prövning av frågan om ansvarsfrihet för nämnderna och de enskilda förtroendevalda i dessa organ. Beslut i KF 40 daterat 24 april Överföringar av 2017 års budgetavvikelser till resultatfonder. Beslut i KF 42 daterat 24 april Laholms kommuns kompletteringsbudget Beslut i KF 43 daterat 24 april Halmstads kommun 1. Medborgarlöfte samverkan med polisen, Beslut i KS 130 daterat 8 maj Anvisningar för ansökan om jämställdhetsmedel Beslut i KS 134 daterat 8 maj Yttrande över vattenförvaltning Beslut i KS 139 daterat 8 maj Beslut om dataskyddsombud Beslut i KS 141 daterat 8 maj Nämndernas verksamhetsberättelser 2017 Beslut i KF 18 daterat 24 april Bokslut & årsredovisning 2017 Beslut i KF 19 daterat 24 april Kommunrevisorernas revisionsberättelse för år 2017 Beslut i KF 20 daterat 24 april Utökning av verksamhetsområde för dagvatten Vinkelvägen Beslut i KF 22 daterat 24 april (2) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad direkt@halmstad.se www lbva.se 160

129 Anmälningsärende Laholmsbuktens VA LBVA 2018/ Utökning för verksamhetsområde för dricks- och spillvatten Villshärad Beslut i KF 23 daterat 24 april Utökning av verksamhetsområde för dricks- och spillvatten Bergsgård Beslut i KF 24 daterat 24 april Val av ledamot i nämnden för Laholmsbuktens VA Beslut i KF 33 daterat 24 april (2) Laholmsbuktens VA Box 246, Halmstad direkt@halmstad.se www lbva.se 161

130 162

131 163

132 164

133 165

134 166

135 167

136 168

137 169

138 170

139 1 (2) Medborgarlöfte Halmstads kommun och lokalpolisområde Halmstad-Laholm. Bakgrund Medborgarlöften är en del av den nya styrmodellen för polisen. Det innebär att den lokala problembilden ska vara utgångspunkten för de mål polisen arbetar med lokalt. Medborgarlöften är en utveckling av de samverkansöverenskommelser som finns sedan tidigare mellan kommun och polis. Det nya är att medborgar- och medarbetarperspektivet i högre utsträckning tas till vara för att göra den lokala problembilden tydligare. När löftena tas fram ska medborgarna lokalt involveras, och löftena ska innehålla det som medborgarna upplever som problem. Det handlar om aktiviteter som polis och kommun tillsammans kommit överens om för att öka tryggheten och minska brottsligheten. Lägesbild Polis, Kriminalvård och Halmstads kommun har i samverkansöverenskommelse bedömt att arbetet med ungdomar i åldern (unga och unga vuxna) är ett prioriterat område samt den kategori av kriminella som står för en betydande del av den totala brottsligheten (särskilt brottsaktiva). Trygghet i offentlig miljö är också ett område som prioriterats högt av ovan samverkansparter. Under hösten 2016 genomfördes medborgardialoger och en enkätundersökning i Halmstads kommun. De stärkte uppfattningen om att medborgarna upplever otrygghet i de östra stadsdelarna samt i Halmstads stadskärna. Enkätundersökningen genomfördes igen januari 2018 och visar att dessa områden upplevs som fortsatt otrygga. I dessa områden rör sig en stor del av kommunens ungdomar men även vuxna som bl.a. tar sig till och från affärer, bankomater, restauranger, bibliotek och arbete. Med bil eller via gång och cykelvägar besöks bl.a. centrumkärnan av både invånare från Halmstads stadskärna och invånare utanför Halmstad. Därav är ovan nämnda områden prioriterade även under 2018 i samverkan mellan polisen och kommunen. Det ska betonas att aktuella områden är och ska vara en mötesplats för unga, unga vuxna och vuxna där aktiviteter förenar intressen i alla åldrar. Dessa områden fungerar redan i dag som denna mötesplats och är i väldigt många delar positiva för kommunen och dess invånare. Medborgarlöfte Polis och kommun lovar att tillsammans arbeta för att höja invånarnas upplevda trygghet i de centrala delarna av Andersberg och Vallås samt i Halmstads stadskärna Medborgarlöfte 2018 Halmstad kommun - lokalpolisområde Halmstad Loholm 171

140 2 Detta ska åstadkommas genom bl.a. följande aktiviteter: Trafikkontroller (hastighet-, beteende-, alkohol/drog-kontroller). Mopeder inkluderat. Kontakt och relationsskapande polisverksamhet. Arbeta för att begränsa tillgängligheten av narkotika. Åtgärder i den fysiska trafikmiljön på prioriterade platser. Verka för ökad närvaro av trygga vuxna på kvällar och helger. Trygghetsvandringar på prioriterade platser med efterföljande åtgärder i den fysiska miljön. Halmstad, maj Mikael Eliasson Lokalpolisområdeschef Ordförande Halmstad-Laholm Kommunstyrelsen Halmstads kommun 172