Kerstin Strand, seniorkonsult KPA Pension informerar om pension OPF-KL och Kristina Zanhar, kommunsekreterare informerar om sammanträdesteknik.

Transkript

1 KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 1 ( ) Datum Kommunfullmäktige Tid 19, kl 22:00 Plats Dergårdsteatern, Lerums kommun Kerstin Strand, seniorkonsult KPA Pension informerar om pension OPF-KL och Kristina Zanhar, kommunsekreterare informerar om sammanträdesteknik. Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr Lerums kommun Bagges torg (vx) Pg Lerum (fax) kommun@lerum.se Bg

2 KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 2 ( ) Datum Kommunfullmäktige Ärendeförteckning 1 Upprop 2 Val av justerare 3 Fyllnadsval vid sammanträdet 4 Avsägelser av förtroendeuppdrag 5 Årsredovisning 2017 Lerum Fjärrvärme 6 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt över kommunala bolag Fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan 8 Yttrande över revisionsrapport om granskning av uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program samt uppföljningen av granskningen avseende beredningarnas roll i styrkedjan 9 Uppföljning av beredningsrapporter 2018 Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr Lerums kommun Bagges torg (vx) Pg Lerum (fax) kommun@lerum.se Bg

3 KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 3 ( ) Datum Kommunfullmäktige 10 Aktieägartillskott AB Aspenäs Villastad Utbetalning av partistöd Val av tillfällig styrgrupp Svenska kraftnät 13 Val av revisorer till Aspenäs Villastad AB Val av styrelseledamöter till Renova AB, Renova Miljö AB och Renova Miljöpartner AB Val av styrelseledamöter till Gryaab AB Val av ledamöter till styrelsen i Svenskt vatten Val av ledamöter till styrelsen i Floda Nova Sportcenter AB Val av revisorer till Floda Nova Sportcenter AB Anmälan av nya medborgarförslag 2019 Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr Lerums kommun Bagges torg (vx) Pg Lerum (fax) kommun@lerum.se Bg

4 KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 4 ( ) Datum Kommunfullmäktige 20 Anmälan av nya motioner Anmälan av nya interpellationer Anmälan av nya frågor 2019 Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr Lerums kommun Bagges torg (vx) Pg Lerum (fax) kommun@lerum.se Bg

5 Årsredovisning 2017 Lerum Fjärrvärme KS Sida 15 av 173

6 PROTOKOLL Mötesdatum Kommunstyrelsen 274 Årsredovisning 2017 Lerum Fjärrvärme KS Beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar notera informationen och inte vidta någon särskild åtgärd. Sammanfattning Lerum Fjärrvärme AB har lämnat över årsredovisning till kommunfullmäktige för kännedom. Förvaltningen bedömer inte att kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige behöver vidta någon särskild åtgärd med anledning av vad som framkommer i årsredovisningen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om årsredovisning 2017 Lerum Fjärrvärme AB Årsredovisning 2017 Lerum Fjärrvärme Beslutet skickas till Urban Sjögren, finansekonom Signatur justerare Utdragsbestyrkande Sida Sida 161 av av 173 1

7 Sida 17 av 173

8 Sida 18 av 173

9 Sida 19 av 173

10 Sida 20 av 173

11 Sida 21 av 173

12 Sida 22 av 173

13 Sida 23 av 173

14 Sida 24 av 173

15 Sida 25 av 173

16 Sida 26 av 173

17 Sida 27 av 173

18 Sida 28 av 173

19 Sida 29 av 173

20 Sida 30 av 173

21 Sida 31 av 173

22 Sida 32 av 173

23 Sida 33 av 173

24 Sida 34 av 173

25 Sida 35 av 173

26 Sida 36 av 173

27 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Datum Dnr KS Stab och Utveckling Urban Sjögren Finansekonom urban.sjogren@lerum.se Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse om årsredovisning 2017 Lerum Fjärrvärme Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar notera informationen och inte vidta någon särskild åtgärd. Sammanfattning Lerum Fjärrvärme AB har lämnat över årsredovisning till kommunfullmäktige för kännedom. Förvaltningen bedömer inte att kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige behöver vidta någon särskild åtgärd med anledning av vad som framkommer i årsredovisningen. Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr Lerums kommun Bagges torg (vx) Pg Lerum (fax) kommun@lerum.se Bg Sida 37 av 173

28 TJÄNSTESKRIVELSE 2 (2) Datum Dnr KS Ekonomi Ingen ekonomisk påverkan Jämställdhet Berör ärendet kvinnor, män, flickor eller pojkar? Nej Synliggör ärendet kvinnor, män, flickor och pojkar? Nej Kan ärendet få olika effekter för kvinnor och män, flickor och pojkar? Nej Hur påverkar ärendet kommunens jämställdhetsmål? Påverkar inte målen Förvaltningen bedömer att det inte är relevant med en jämställdhetsbedömning i ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om årsredovisning 2017 Lerum Fjärrvärme Årsredovisning 2017 Lerum Fjärrvärme, KS Beslutet ska skickas till Urban Sjögren, Finansekonom Lerums kommun Camilla Simonsson Ekonomichef Urban Sjögren Finansekonom Sida 38 av 173

29 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt över kommunala bolag 2018 KS Sida 39 av 173

30 PROTOKOLL Mötesdatum Kommunstyrelsen 275 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt över kommunala bolag 2018 KS Beslut Kommunstyrelsen beslutar att den verksamhet som bedrivits i redovisade bolag och kommunalförbund har varit förenlig med det kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Kommunstyrelsen beslutar att föreslå att kommunfullmäktige beslutar att notera informationen. Sammanfattning Kommunstyrelsens ska i samband med beslut om årsredovisningen i beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt utövas med stöd av dokumentet ägarstyrning i Lerums kommun, antaget av kommunfullmäktige den 28 maj Uppsiktplikten/ägarstyrningen utövas i tillämpliga delar genom informell dialog med bolagschefer, ägardialog med bolagets ledning och bolagsrapporter som delårsrapporter, årsredovisning och revisionsrapporter. Tillvägagångssätt och omfattning varierar beroende på bolagsform och ägarandel. Med utgångspunkt från dialoger och rapporter har inget framkommit som ger anledning att ifrågasätta att bolagens verksamhet inte varit förenligt med det kommunala ändamålet och inte utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om kommunstyrelsens uppsiktsplikt över kommunala bolag 2018 Beslutet skickas till Urban Sjögren, finansekonom Camilla Simonsson, ekonomichef Signatur justerare Utdragsbestyrkande Sida Sida 401 av av 173 1

31 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) Datum Dnr KS Stab och Utveckling Urban Sjögren Finansekonom Patrik.Mentzer@lerum.se Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse om kommunstyrelsens uppsiktsplikt över kommunala bolag 2018 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att den verksamhet som bedrivits i redovisade bolag och kommunalförbund har varit förenlig med det kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Kommunstyrelsen beslutar att föreslå att kommunfullmäktige beslutar att notera informationen. Sammanfattning Kommunstyrelsens ska i samband med beslut om årsredovisningen i beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt utövas med stöd av dokumentet ägarstyrning i Lerums kommun, antaget av kommunfullmäktige den 28 maj Uppsiktplikten/ägarstyrningen utövas i tillämpliga delar genom informell dialog med bolagschefer, ägardialog med bolagets ledning och bolagsrapporter som delårsrapporter, årsredovisning och revisionsrapporter. Tillvägagångssätt och omfattning varierar beroende på bolagsform och ägarandel. Med utgångspunkt från dialoger och rapporter har inget framkommit som ger anledning att ifrågasätta att bolagens verksamhet inte varit förenligt med det kommunala ändamålet och inte utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr Lerums kommun Bagges torg (vx) Pg Lerum (fax) kommun@lerum.se Bg Sida 41 av 173

32 TJÄNSTESKRIVELSE 2 (5) Datum Dnr KS Bakgrund Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Kommunstyrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i form av hel- eller delägda bolag eller kommunalförbund som kommunen är medlem i. Enligt kommunstyrelsens reglemente ska kommunstyrelsen i samband med beslut om årsredovisningen i beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutet ska delges kommunfullmäktige snarast. Om styrelsen finner att brister förelegat ska den snarast lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. Ekonomi Ingen ekonomisk påverkan. Jämställdhet Berör ärendet kvinnor, män, flickor eller pojkar? Nej Synliggör ärendet kvinnor, män, flickor och pojkar? Nej Kan ärendet få olika effekter för kvinnor och män, flickor och pojkar? Nej Hur påverkar ärendet kommunens jämställdhetsmål? Påverkar inte målen Förvaltningen bedömer att det inte är relevant med en jämställdhetsbedömning i ärendet. Bedömning Kommunstyrelsens uppsiktsplikt utövas med stöd av dokumentet ägarstyrning i Lerums kommun, antaget av kommunfullmäktige den 28 maj Uppsiktplikten/ägarstyrningen utövas i tillämpliga delar genom informell dialog med bolagschefer, ägardialog med bolagets ledning och bolagsrapporter som delårsrapporter, årsredovisning och revisionsrapporter. Tillvägagångssätt och omfattning varierar beroende på bolagsform och ägarandel. Med utgångspunkt från dialoger och rapporter har inget framkommit som ger anledning att ifrågasätta att bolagens verksamhet inte varit förenligt med det kommunala ändamålet och inte utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Sida 42 av 173

33 TJÄNSTESKRIVELSE 3 (5) Datum Dnr KS Kommunstyrelsens uppsiktsplikt utövas med stöd av dokumentet ägarstyrning i Lerums kommun, antaget av kommunfullmäktige den 28 maj Uppsiktplikten/ägarstyrningen utövas i tillämpliga delar genom informell dialog med bolagschefer, ägardialog med bolagets ledning och bolagsrapporter som delårsrapporter, årsredovisning och revisionsrapporter. Tillvägagångssätt och omfattning varierar beroende på bolagsform och ägarandel. Med utgångspunkt från dialoger och rapporter har inget framkommit som ger anledning att ifrågasätta att bolagens verksamhet inte varit förenligt med det kommunala ändamålet och inte utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Direkt eller indirekt helägda företag AB Aspenäs Villastad ( ) Bolaget ska i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Lerums kommun. Bolaget är helägt av Lerums kommun. Kommanditdelägare i KB Hedehem. Kommanditbolaget Hedehem ( ) Fastighetsbolag. Kommanditbolaget äger sju fastigheter för särskilt boende samt en förskola. Bolaget förvaltas av Lerums kommun. Ägare är Lerums kommun som komplementär och Aspenäs Villastad som kommanditdelägare. Lerum Energi AB ( ) Lerum Energi AB bedriver nätverksamhet för eldistribution. Bolaget ägs till sin helhet av Lerums kommun. Lerum Fjärrvärme AB ( ) Bolaget bedriver produktion och handel med el och fjärrvärme. Bolaget ägs till sin helhet av Lerum Energi AB och ingår i Lerum Energikoncernen. Lerum Elhandel AB ( ) Bolaget bedriver elhandel genom inköp och försäljning av energi och energirelaterade produkter och tjänster. Bolaget ägs till sin helhet av Lerum Energi AB och ingår i Lerum Energikoncernen. Intresseföretag Förbo Aktiebolag ( ) Bostadsbolag. Bolaget har till föremål för sin verksamhet att förvärva, bebygga, äga, förvalta och avyttra fastigheter med bostäder, verksamhetslokaler och därtill hörande kollektiva anläggningar. Ändamålet med bolaget är allmännyttig Sida 43 av 173

34 TJÄNSTESKRIVELSE 4 (5) Datum Dnr KS bostadsförsörjning. Bolaget ägs av kommunerna Härryda (42 procent), Mölndal (27,6 procent ), Lerum (21 procent) och Kungälv (9 procent). Styrelsen består av sju ordinarie ledamöter och sju suppleanter. Av dessa tillsätter Lerums kommun två ordinarie ledamöter och en suppleant. Gryaab ( ) Avloppsrening. Bolaget har till föremål för sin verksamhet att äga och driva anläggningar för avloppsrening och behandla avloppsvatten och annan därmed förenlig verksamhet. Göteborgs kommun äger bolaget till 71 procent. Lerums kommuns andel uppgår till 4,8 prcent. Renova AB ( ) Bolaget har till föremål för sin verksamhet att behandla hushållsavfall, anlägga och driva avfalls- och återvinningsanläggningar samt med avfall eller annat bränsle producera och försälja värme och el. Göteborgs kommun äger bolaget till 85 procent. Lerums kommuns andel uppgår till 1,3 procent. Räddningstjänsten Storgöteborg ( ) Kommunalförbund. Brand- och räddningsverksamhet. Lerums kommuns andel uppgår till 6,15 procent. Göteborgs kommun har den största andelen med 69,69 procent. Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) ( ) GR är en samarbetsorganisation för 13 kommuner i Västsverige. Dess uppgift är att verka för samarbete över kommungränserna och vara ett forum för idé- och erfarenhetsutbyte inom regionen. Verksamheten inom GR ska vara till kommunal nytta, samtidigt som den ska stärka regionen nationellt och internationellt. Lerums kommuns procentuella andel av medlemsavgiften uppgår till 4,1 procent. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om kommunstyrelsens uppsiktsplikt över kommunala bolag 2018 Beslutet ska skickas till Urban Sjögren, finansekonom Camilla Simonsson, ekonomichef Sida 44 av 173

35 TJÄNSTESKRIVELSE 5 (5) Datum Dnr KS Lerums kommun Camilla Simonsson Ekonomichef Urban Sjögren Finansekonom Sida 45 av 173

36 Fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan KS Sida 46 av 173

37 PROTOKOLL Mötesdatum Kommunstyrelsen 351 Fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan KS Beslut Kommunstyrelsen antar svaret på den fördjupade uppföljningen av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan som sitt eget. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att notera informationen. Sammanfattning 2016 genomförde EY på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lerums kommun en granskning av hur kommunstyrelsen säkerställer att elever inom gymnasiesärskolan ges en utbildning som ger en grund för yrkesverksamhet och/eller fortsatta studier genomförde EY en uppföljning av kommunstyrelsens arbete med de rekommendationer som gavs i rapporten 2015 och kommunstyrelsens svar på rapporten. EY bedömde i uppföljningen att kommunstyrelsen i stort arbetat vidare utifrån revisionsrapportens rekommendationer och kommunstyrelsens svar på rapporten, men att vissa rekommendationer kvarstår. Dessa är följande: Kommunstyrelsen rekommenderas se över huruvida processbeskrivning och mallar för praktik och utslussningsprocess vid Lerums gymnasiesärskola behöver utvecklas. Kommunstyrelsen rekommenderas tillse att Sektor stöd och omsorg efterlever de vägledande bestämmelserna avseende uppföljning av beslut. Förvaltningen avser fortsätta arbetet med revisionens rekommendationer enligt följande: Sektor lärande genomför under hösten 2018 en översyn av processbeskrivningar och mallar och dessa uppdateras utifrån identifierade utvecklingsbehov. Sektor stöd och omsorg kommer under 2018 att tillse att de vägledande bestämmelserna efterlevs. Kommunstyrelsen remitterade den 22 augusti 2018 Svar på fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan till kommunstyrelsens lärandeutskott och kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskott för beredning. Kommunalstyrelsens lärandeutskott och kommunalstyrelsens stöd- och omsorgsutskott har nu betett ärendet tillsammans. Signatur justerare Utdragsbestyrkande Sida Sida 471 av av 173 2

38 PROTOKOLL Mötesdatum Kommunstyrelsen Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om svar på fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan 36 KSlu Fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan 233 KS Svar på fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan Följebrev kommunstyrelsen fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan Lerums kommun Uppföljning Gymnasiesärskolan slutrapport Beslutet skickas till Elisabeth Westin, sektorschef Christina Alvelin, sektorschef Christian Jerhov, verksamhetsutvecklare Rebecca Huber, utvecklingsledare Signatur justerare Utdragsbestyrkande Sida Sida 482 av av 173 2

39 PROTOKOLL Mötesdatum Kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskott 39 Svar på fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan KS Beslut Kommunstyrelsens lärandeutskott och kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskott föreslår att kommunstyrelsen antar svaret på den fördjupade uppföljningen av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan, som sitt eget. Kommunstyrelsens lärandeutskott och kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskott föreslår kommunfullmäktige att notera informationen. Sammanfattning 2016 genomförde EY på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lerums kommun en granskning av hur kommunstyrelsen säkerställer att elever inom gymnasiesärskolan ges en utbildning som ger en grund för yrkesverksamhet och/eller fortsatta studier genomförde EY en uppföljning av kommunstyrelsens arbete med de rekommendationer som gavs i rapporten 2015 och kommunstyrelsens svar på rapporten. EY bedömde i uppföljningen att kommunstyrelsen i stort arbetat vidare utifrån revisionsrapportens rekommendationer och kommunstyrelsens svar på rapporten, men att vissa rekommendationer kvarstår. Dessa är följande: Kommunstyrelsen rekommenderas se över huruvida processbeskrivning och mallar för praktik och utslussningsprocess vid Lerums gymnasiesärskola behöver utvecklas. Kommunstyrelsen rekommenderas tillse att Sektor stöd och omsorg efterlever de vägledande bestämmelserna avseende uppföljning av beslut. Förvaltningen avser fortsätta arbetet med revisionens rekommendationer enligt följande: Sektor lärande genomför under hösten 2018 en översyn av processbeskrivningar och mallar och dessa uppdateras utifrån identifierade utvecklingsbehov. Sektor stöd och omsorg kommer under 2018 att tillse att de vägledande bestämmelserna efterlevs. Kommunstyrelsen remitterade den 22 augusti 2018 Svar på fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan till kommunstyrelsens lärandeutskott och kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskott för beredning. Signatur justerare Utdragsbestyrkande Sida Sida 491 av av 173 2

40 PROTOKOLL Mötesdatum Kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskott Kommunalstyrelsens lärandeutskott och kommunalstyrelsens stöd- och omsorgsutskott har nu betett ärendet tillsammans. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om svar på fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan Följebrev kommunstyrelsen fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan Lerums kommun Uppföljning Gymnasiesärskolan slutrapport Beslutet skickas till Elisabeth Westin, sektorschef Christina Alvelin, sektorschef Christian Jerhov, verksamhetsutvecklare Rebecca Huber, utvecklingsledare Signatur justerare Utdragsbestyrkande Sida Sida 502 av av 173 2

41 PROTOKOLL Mötesdatum Kommunstyrelsens lärandeutskott 36 Fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan KS Beslut Kommunstyrelsens lärandeutskott och kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskott föreslår att kommunstyrelsen antar svaret på den fördjupade uppföljningen av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan som sitt eget. Sammanfattning 2016 genomförde EY på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lerums kommun en granskning av hur kommunstyrelsen säkerställer att elever inom gymnasiesärskolan ges en utbildning som ger en grund för yrkesverksamhet och/eller fortsatta studier genomförde EY en uppföljning av kommunstyrelsens arbete med de rekommendationer som gavs i rapporten 2015 och kommunstyrelsens svar på rapporten. EY bedömde i uppföljningen att kommunstyrelsen i stort arbetat vidare utifrån revisionsrapportens rekommendationer och kommunstyrelsens svar på rapporten, men att vissa rekommendationer kvarstår. Dessa är följande: Kommunstyrelsen rekommenderas se över huruvida processbeskrivning och mallar för praktik och utslussningsprocess vid Lerums gymnasiesärskola behöver utvecklas Kommunstyrelsen rekommenderas tillse att Sektor stöd och omsorg efterlever de vägledande bestämmelserna avseende uppföljning av beslut. Förvaltningen avser fortsätta arbetet med revisionens rekommendationer enligt följande: Sektor lärande genomför under hösten 2018 en översyn av processbeskrivningar och mallar och dessa uppdateras utifrån identifierade utvecklingsbehov. Sektor stöd och omsorg kommer under 2018 att tillse att de vägledande bestämmelserna efterlevs. Kommunstyrelsen remitterar svar på fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan till kommunstyrelsen lärandeutskott och kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskott för beredning. Kommunstyrelsens lärandeutskott och kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskott bereder tillsammans ärendet. Beslutsunderlag 233 KS Svar på fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan Följebrev kommunstyrelsen fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan Signatur justerare Utdragsbestyrkande Sida Sida 511 av av 173 2

42 PROTOKOLL Mötesdatum Kommunstyrelsens lärandeutskott Signatur justerare Utdragsbestyrkande Sida Sida 522 av av 173 2

43 Sida 53 av 173

44 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (4) Datum Dnr KS Lärande Christian Jerhov Verksamhetsutvecklare christian.jerhov@lerum.se Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse om svar på fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar svar på den fördjupade uppföljningen av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan som sitt eget. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att notera inofrmationen. Sammanfattning 2016 genomförde EY på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lerums kommun en granskning av hur kommunstyrelsen säkerställer att elever inom gymnasiesärskolan ges en utbildning som ger en grund för yrkesverksamhet och/eller fortsatta studier genomförde EY en uppföljning av kommunstyrelsens arbete med de rekommendationer som gavs i rapporten 2015 och kommunstyrelsens svar på rapporten. EY bedömde i uppföljningen att kommunstyrelsen i stort arbetat vidare utifrån revisionsrapportens rekommendationer och kommunstyrelsens svar på rapporten, men att vissa rekommendationer kvarstår. Dessa är följande: Kommunstyrelsen rekommenderas se över huruvida processbeskrivning och mallar för praktik och utslussningsprocess vid Lerums gymnasiesärskola behöver utvecklas Kommunstyrelsen rekommenderas tillse att Sektor stöd och omsorg efterlever de vägledande bestämmelserna avseende uppföljning av beslut. Förvaltningen avser fortsätta arbetet med revisionens rekommendationer enligt följande: Sektor lärande genomför under hösten 2018 en översyn av processbeskrivningar och mallar och dessa uppdateras utifrån identifierade utvecklingsbehov. Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr Lerums kommun Bagges torg (vx) Pg Lerum (fax) kommun@lerum.se Bg Sida 54 av 173

45 TJÄNSTESKRIVELSE 2 (4) Datum Dnr KS Sektor stöd och omsorg kommer under 2018 att tillse att de vägledande bestämmelserna efterlevs. Bakgrund 2016 genomförde EY på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lerums kommun en granskning av hur kommunstyrelsen säkerställer att elever inom gymnasiesärskolan ges en utbildning som ger en grund för yrkesverksamhet och/eller fortsatta studier. Kommunstyrelsen svarade på rapporten och svaret behandlades av kommunfullmäktige genomförde EY en uppföljning av kommunstyrelsens arbete med de rekommendationer som gavs i rapporten 2015 och kommunstyrelsens svar på rapporten. EY bedömde i uppföljningen att kommunstyrelsen i stort arbetat vidare utifrån revisionsrapportens rekommendationer och kommunstyrelsens svar på rapporten, men att vissa rekommendationer kvarstår. Dessa är följande: Kommunstyrelsen rekommenderas se över huruvida processbeskrivning och mallar för praktik och utslussningsprocess vid Lerums gymnasiesärskola behöver utvecklas Kommunstyrelsen rekommenderas tillse att Sektor stöd och omsorg efterlever de vägledande bestämmelserna avseende uppföljning av beslut. Den första rekommendationen berör Sektor lärande och den andra Sektor stöd och omsorg. Uppföljningen informerades om på kommunfullmäktige men ärendet behandlades dock inte då kommunstyrelsen inte getts möjlighet att svara på rekommendationerna från EY. I det följebrev som de förtroendevalda revisorerna skickat med uppföljningen sägs att rekommendationerna ska följas upp i kommande dialoger med KSAU. Förvaltningen avser fortsätta arbetet med revisionens rekommendationer enligt följande: Sektor lärande genomför under hösten 2018 en översyn av processbeskrivningar och mallar och dessa uppdateras utifrån identifierade utvecklingsbehov. Aktuell processbeskrivning innehåller beskrivningar av ett nuläge i vissa avseenden. Dessa nulägen var aktuella vid framtagandet av processbeskrivningen men behöver tas bort för att processbeskrivningen ska kunna gälla i oförändrad form över tid. Sida 55 av 173

46 TJÄNSTESKRIVELSE 3 (4) Datum Dnr KS Sektor stöd och omsorg kommer under 2018 att tillse att de vägledande bestämmelserna efterlevs. Det är den enskildes handläggare som följer upp beslut om daglig verksamhet och en del i uppföljningen är att se över vad som framkommer i genomförandeplanen. Målsättningen är att tillsvidarebeslut ska följas upp en gång per år. Om genomförandeplan inte inkommit uppmärksammas detta då av handläggare, alternativt i ett tidigare skede om något annat inträffar i ärendet och handläggaren då ska ta del av genomförandeplanen för information. Daglig verksamhet beviljas som regel tillsvidare, men ska enligt vägledningen ändå följas upp varje år. Jämställdhet Berör ärendet kvinnor, män, flickor eller pojkar? Ja Synliggör ärendet kvinnor, män, flickor och pojkar? Nej Kan ärendet få olika effekter för kvinnor och män, flickor och pojkar? Nej Hur påverkar ärendet kommunens jämställdhetsmål? Påverkar inte målen Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om svar på fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan Följebrev till kommunstyrelsen KS Uppföljning gymnasiesärskolan slutrapport KS Beslutet ska skickas till Elisabeth Westin, sektorschef Christina Alvelin, sektorschef Christian Jerhov, verksamhetsutvecklare Rebecca Huber, utvecklingsledare Sektor lärande Sida 56 av 173

47 TJÄNSTESKRIVELSE 4 (4) Datum Dnr KS Elisabeth Westin Sektorschef Christian Jerhov Verksamhetsutvecklare Sida 57 av 173

48 Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna januari 2018 Lerums kommun Fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan Sida 58 av 173

49 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Revisionskriterier Metod Uppföljning av kommunstyrelsens arbete med gymnasiesärskolan Granskning av gymnasiesärskolan Kommunstyrelsens svar Nuläge utifrån ställda revisionsfrågor Vår bedömning Slutsats...12 Bilagor: Bilaga 1: Revisionskriterier Bilaga 2: Källförteckning 1 Sida 59 av 173

50 1. Sammanfattning År 2015 granskade revisorerna i Lerums kommun kommunstyrelsens arbete med gymnasiesärskolan. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lerums kommun har EY granskat hur kommunstyrelsen arbetat vidare utifrån rapportens rekommendationer och kommunstyrelsens svar på rapporten. Vår bedömning är att kommunstyrelsen i stort arbetat vidare utifrån revisionsrapportens rekommendationer och kommunstyrelsens svar på rapporten, men att vissa rekommendationer kvarstår. En översyn av samverkan inom kommunen i syfte att stärka tillgången till praktikplatser för elever vid gymnasiesärskolan har genomförts. Uppföljningen av gymnasiesärskolan har utökats genom att betygsresultat redovisas samt ytterligare års uppföljning av vad elever gör efter avslutade studier. Vår bedömning är dock att kommunstyrelsen inte tillsett att processbeskrivning och mallar för praktik och utslussningsprocess vid Lerums gymnasiesärskola utvecklats. Utbudet av aktiviteter vid Daglig verksamhet har setts över vid den senaste upphandlingen av Daglig verksamhet. Uppföljningen av externa utförare inom Daglig verksamhet har stärkts genom att en dokumenterad plan för uppföljning av externa utförare utarbetats av Sektor stöd och omsorg. Granskningen visar att återrapportering från externa utföraren av genomförandeplaner för brukare sker var sjätte månad. Dock följer inte Sektor stöd och omsorgs handläggare upp dessa beslut minst årligen i enlighet med de vägledande bestämmelserna. Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen i huvudsak har vidtagit åtgärder utifrån tidigare rekommendationer och avlämnade svar. Utifrån granskningen lämnas följande rekommendationer: Kommunstyrelsen rekommenderas se över huruvida processbeskrivning och mallar för praktik och utslussningsprocess vid Lerums gymnasiesärskola behöver utvecklas. Kommunstyrelsen rekommenderas tillse att Sektor stöd och omsorg efterlever de vägledande bestämmelserna avseende uppföljning av beslut. 2 Sida 60 av 173

51 2. Inledning 2.1. Bakgrund År 2015 genomförde revisorerna i Lerums kommun en fördjupad granskning av gymnasiesärskolan som resulterade i sex rekommendationer. I enlighet med revisionsplanen för 2017 har revisorerna beslutat att följa upp vilka åtgärder som vidtagits med anledning av rekommendationerna i granskningen. Gymnasiesärskolan tillhör organisatoriskt kommunens gymnasieskola och bedrivs på Lerums gymnasium skolenhet 4. Daglig verksamhet är en möjlig sysselsättning för elever efter att de gått ut gymnasiesärskolan. Daglig verksamhet i Lerums kommun hör organisatoriskt till Sektor stöd och omsorg men utförs av en extern leverantör Syfte och revisionsfrågor Syftet med uppföljningen av 2015 års granskning är att bedöma hur kommunstyrelsen arbetat vidare utifrån revisionsrapporternas rekommendationer och kommunstyrelsens svar på rapporten. Utifrån syftet ställs revisionsfrågorna nedan. Av kommunstyrelsens svar ( ) på revisionsrapporten angavs att tillgången på praktikplatser bedömdes vara tillräcklig för att tillse att alla elever får möjlighet till en ändamålsenlig praktik. Däremot angav kommunstyrelsen att en översyn av tillgången på praktikplatser inom kommunens egna verksamheter skulle genomföras av Sektor lärande under Revisionsfråga: Hur har arbetet med att se över tillgången på praktikplatser inom kommunens egna verksamheter fortskridit? Av svaret på rekommendationen avseende att utveckla kommunstyrelsens uppföljning av gymnasiesärskolan framkom att det sker ett systematiskt arbete med att planera, följa upp och utveckla utbildningen. Vidare framkom att förändringar i och utveckling av uppföljningen genomförts sedan revisionen påbörjades. I den mån Skolinspektionens tillsyn visade på utvecklingsbehov angav kommunstyrelsen att ytterligare förändringar skulle genomföras. Revisionsfrågor: Vilka förändringar vad gäller kommunstyrelsens uppföljning av gymnasiesärskolan har genomförts sedan granskningen påbörjades i enlighet med kommunstyrelsens svar på revisionsrapporten? Har Skolinspektionens tillsyn föranlett något utvecklingsarbete vad gäller gymnasiesärskolan? 3 Sida 61 av 173

52 I kommunstyrelsens svar framkom att rekommendationen vad gäller att utveckla uppföljningen av vad elever gör efter gymnasiesärskolan genomförts vid tiden för kommunstyrelsens svar på revisionsrapporten. Enligt svaret har förändringar genomförts inom ramen för kvalitetsarbetet. Revisionsfråga Beskriv de förändringar som genomförts inom ramen för kvalitetsarbetet vad gäller att utveckla uppföljningen av vad elever gör efter gymnasiesärskolan. Kommunstyrelsen avgav i svaret på revisionsrapporten att processbeskrivningar och mallar för praktik och utslussningsprocessen vid Lerums gymnasieskola skulle utvecklas under Revisionsfråga: Hur har arbetet med att utveckla processbeskrivningar och mallar för praktik och utslussningsprocessen fortskridit? Av kommunstyrelsens svar framkom att bevakning av att den dagliga verksamheten som tillhandahålls är anpassad över tid till brukarnas behov tillgodoses genom att Bräcke Diakoni (extern utförare) återrapporterar hur det går för brukarna utifrån respektive brukares genomförandeplan. Rapporteringen utifrån genomförandeplanerna lämnas till Sektor stöd och omsorg var sjätte månad. Revisionsfrågor: Hur säkerställs att externa utförare rapporterar information till Sektor stöd och omsorg utifrån respektive brukares genomförandeplan var sjätte månad? Vilken analys och uppföljning genomförs i Sektor stöd och omsorg baserat på rapporteringen utifrån genomförandeplanerna? Kommunstyrelsen rekommenderades att tillse att det finns en fastställd och dokumenterad rutin för uppföljning av externa utförare inom Sektor stöd och omsorg. Av kommunstyrelsens svar framkom att det skulle utarbetas en plan för uppföljning av externa utförare innehållande uppföljningsaktiviteter, när aktiviteterna skulle genomföras och vem som skulle genomföra dem. Revisionsfråga: Har det utarbetats en dokumenterad plan för uppföljning av externa utförare? Om ja, vad beskriv planen? 2.3. Revisionskriterier Revisionskriterierna utgår från revisionskriterierna i granskningen avseende gymnasiesärskolan, se bilaga 1. 4 Sida 62 av 173

53 2.4. Metod Den fördjupade uppföljningen genomförs som en dokument- och intervjustudie. Skriftliga frågor har ställts till förvaltningen och därefter har kompletterande telefonintervjuer genomförts. Källförteckning framgår av bilaga 2. 5 Sida 63 av 173

54 3. Uppföljning av kommunstyrelsens arbete med gymnasiesärskolan I kapitlet presenteras resultatet av den genomförda uppföljningen. Redogörelsen inleds med den ursprungliga granskningens syfte och rekommendationer samt kommunstyrelsens svar. Nuläget presenteras utifrån den uppföljande granskningens revisionsfrågor. Avsnittet avslutas med vår bedömning av hur kommunstyrelsen arbetat vidare utifrån granskningens rekommendationer Granskning av gymnasiesärskolan Syftet var att granska hur kommunstyrelsen säkerställde att elever inom gymnasiesärskolan ges en utbildning som ger en grund för yrkesverksamhet och/eller fortsatta studier. Den sammanfattande slutsatsen utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor var att kommunstyrelsen kunde utveckla sin styrning och uppföljning av att elever inom gymnasiesärskolan ges en utbildning som ger en grund för yrkesverksamhet och/eller fortsatta studier. Rapporten behandlades av kommunstyrelsen Kommunfullmäktige behandlade kommunstyrelsens svar I revisionsrapporten lämnades följande rekommendationer: Kommunstyrelsen bör tillse att en översyn görs av hur samverkan inom kommunen kring gymnasiesärskolans elevers praktik skulle kunna stärkas. Kommunstyrelsen bör överväga att utveckla sin uppföljning av gymnasiesärskolan, mot bakgrund av kommunens ansvar för denna målgrupp enligt både skollag och LSS. Kommunstyrelsen bör tillse att uppföljningen av vad elever gör efter gymnasiesärskolan utvecklas, till exempel så att det går att följa utvecklingen över tid. Kommunstyrelsen bör tillse att processbeskrivning och mallar för praktik och utslussningsprocess vid Lerums gymnasiesärskola utvecklas. Kommunstyrelsen bör bevaka att den daglig verksamhet som erbjuds är anpassad över tid till brukarnas behov, särskilt i eventuell kommande upphandling av verksamheten. Kommunstyrelsen bör tillse att det finns en fastställd och dokumenterad rutin för uppföljning av externa utförare inom Sektor stöd och omsorg. 6 Sida 64 av 173

55 Kommunstyrelsens svar Av kommunstyrelsens svar framkommer att tillgången till praktikplatser vid tillfället ansågs vara tillräckligt för att tillse att alla elever får möjlighet till en ändamålsenlig praktik. En översyn av tillgången på praktikplatser planerades i syfte att säkerställa en varaktig tillgång till praktikplatser inom kommunens egna verksamheter. Avseende rekommendationen att styrelsen bör överväga utveckla sin uppföljning av gymnasiesärskolan svarade styrelsen att förändringar och utveckling av uppföljningen genomförts sedan granskningens genomförande. Förändringarna hade genomförts för att svara mot Skolinspektionens granskning som visat på utvecklingsbehov i uppföljningen. Uppföljning av vad elever gör efter gymnasiesärskolan uppgavs ha utvecklats inom ramen för förändringar i kvalitetsarbetet som bedrivits. Processbeskrivningar och mallar skulle utvecklas under våren Daglig verksamhet uppgavs vara anpassad över tid till brukarnas behov. Anpassning sker genom att utföraren Bräcke Diakoni återrapporterar var sjätte månad hur det går för brukarna kopplat till deras respektive genomförandeplan. Slutligen uppgavs att en kvalitetscontroller anställts med ansvar för uppföljning av externa utförare inom Sektor stöd och omsorg. Kvalitetscontrollern ansvarade för att ta fram en plan för när uppföljning ska ske, vilka aktiviteter det ska omfatta och vem som ska genomföra dem Nuläge utifrån ställda revisionsfrågor Hur har arbetet med att se över tillgången på praktikplatser inom kommunens egna verksamheter fortskridit? Granskningen 2015 lyfte fram att samverkan inom kommunen avseende elevers praktik kunde utvecklas. Det framkom att det var en utmaning att hitta praktikplatser, särskilt inom kommunal verksamhet jämfört med privata företag. En översyn av kommunens möjligheter att tillhandahålla lämpliga APL-platser (arbetsplatsförlagt lärande) har genomförts på initiativ av gymnasiesärskolan. Resultatet av översynen är att kommunens praktikplatser numera också är öppna för gymnasiesärskoleelever. I särskilda verksamhetsuppföljningen (SVU) daterad framgår dock att ingen av avgångseleverna 2016/2017 hade en APL-plats inom kommunen. Av svar från Sektor lärande framgår att samverkan mellan gymnasie- och gymnasiesärskolan har ökat. Ett exempel på ökad samverkan är ett gemensamt kafé där elever från gymnasiesärskolan har möjlighet att göra praktik. 7 Sida 65 av 173

56 De två nationella programmen på gymnasiesärskolan uppges idag ha tillgång till APL som gör det möjligt att uppfylla utbildningarnas mål och ge yrkeskunskaper1. Antalet elever inom gymnasiesärskolan har minskat under de senaste åren vilket underlättat att hitta APL-platser. Samtidigt beskrivs eleverna som läser de nationella program ha ökade behov. Ibland kan elevassistent följa med på APL för att elevernas behov bättre ska mötas. Vilka förändringar vad gäller kommunstyrelsens uppföljning av gymnasiesärskolan har genomförts sedan granskningen påbörjades i enlighet med kommunstyrelsens svar på revisionsrapporten? I den ursprungliga granskningen bedömdes att styrelsens uppföljning kunde utvecklas eftersom styrelsen i begränsad utsträckning tog del av uppföljning avseende gymnasiesärskolan. Den huvudsakliga förändringen i uppföljningen av gymnasiesärskolan är den som förändrats inom ramen för SVU som rapporteras årligen till kommunstyrelsen. Uppföljningens underlag har utökats med en uppföljning av nyckeltal för elevers resultat vid avslutade studier. I den senaste uppföljningen avseende 2016/2017 ingår också betygsresultat för gymnasiesärskolan. Ett lågt elevantal uppges medföra att underlaget till analys är begränsat. Enligt intervjuad verksamhetsutvecklare arbetar gymnasiesärskolan även med att utveckla ett system för uppföljning som även innefattar kunskapsutveckling i ämnesområden som saknar betyg. Har Skolinspektionens tillsyn föranlett något utvecklingsarbete vad gäller gymnasiesärskolan? Skolinspektionens tillsyn föranledde det utvecklingsarbete av betygsuppföljningen som beskrivs ovan. Från Skolinspektionens sida framgår att myndigheten anser att de åtgärder som genomförts av kommunen har avhjälpt bristen avseende otillräcklig betygsuppföljning. Detta eftersom kommunen avhjälpt avsaknaden av resultatredovisning i uppföljningen av gymnasiesärskolan. Beskriv de förändringar som genomförts inom ramen för kvalitetsarbetet vad gäller att utveckla uppföljningen av vad elever gör efter gymnasiesärskolan? I granskningen 2015 bedömdes att systematisk utveckling av verksamheten skulle kunna underlättas om utvecklingen avseende vad elever gör efter gymnasiesärskolan gick att följa över tid. Vid tiden för granskningen redovisades enbart uppföljning av det senaste årets elever. I SVU för läsåret 2016/2017 följs elevers sysselsättning upp för de två senaste åren. Vid telefonintervju med verksamhetsutvecklare inom Sektor lärande framgår att nästa SVU Gymnasiesärskolan i Lerums kommun består även av individuella program. Vid dessa kan elev ha praktik om rektor bedömer att det är bra för eleven. 1 8 Sida 66 av 173

57 för läsåret 2017/2018 kommer innehålla information för de tre senaste åren. Målet uppges vara att redovisa för de fem senaste åren, i likhet med annan uppföljning som sektorn genomför. Utfallet avseende vad elever gör efter gymnasiesärskolan är blandat. Det rör sig exempelvis om daglig verksamhet och praktik eller deltidsarbete via arbetsförmedlingen. Hur har arbetet med att utveckla processbeskrivningar och mallar för praktik och utslussningsprocessen fortskridit? I granskningen 2015 bedömdes att processbeskrivningen och mallar kunde utvecklas i avseendet att göra dem tydligare och mer konsekventa rörande bland annat språkbruk och definitioner av termer. Processbeskrivningen innehöll också en beskrivning av nuläget, till exempel att inga elever inom det individuella programmet hade praktik. Den senaste processbeskrivningen av APL- samt utslussningsprocess för gymnasiesärskolan är daterad Denna är i allt väsentligt identisk med den processbeskrivning som var aktuell vid 2015 års granskning. I likhet med granskningen 2015 kan vi konstatera att processbeskrivningen fortsatt innehåller beskrivning av nuläge i vissa avseenden. Det har i granskningen inte framkommit att gymnasiesärskolan utvecklat/förändrat sina övriga mallar för praktik och utslussning. Hur säkerställs att externa utförare rapporterar information till Sektor stöd och omsorg utifrån respektive brukares genomförandeplan var sjätte månad? I kommunstyrelsens svar 2016 uppgavs att återrapportering från Bräcke Diakoni lämnas till Sektor stöd och omsorg var sjätte månad och att denna bedömdes hålla hög kvalitet. Av granskningen framkommer att utföraren följer upp genomförandeplaner två gånger per år och skickar de reviderade genomförandeplanerna till handläggare inom Sektor stöd och omsorg. Enligt de vägledande bestämmelserna, senast antagna 2015, ska sektorns handläggare minst årligen följa upp varje beslut. Uppföljning har dock enligt uppgift inte ägt rum årligen. Orsaken till detta uppges vara att kommunen har hög personalomsättning, vilket inneburit hög arbetsbelastning. Vilken analys och uppföljning genomförs i Sektor stöd och omsorg baserat på rapporteringen utifrån genomförandeplanerna? Uppföljning av genomförandeplaner på individnivå genomförs av respektive handläggare. I övrigt sker ingen samlad analys på verksamhetsnivå av uppföljningen kopplad till genomförandeplanerna. I granskningen som genomfördes 2015 lämnades rekommendationen att kommunstyrelsen bör bevaka att den dagliga verksamhet som erbjuds är anpassad över tid till brukarnas behov, särskilt i eventuell kommande upphandling av verksamheten. Bakgrunden till rekommendationen var dels att rutinen för inskolning i Daglig verksamhet upplevdes som negativ för och av eleverna samt att det att hade varit önskvärt med praktik inom Daglig 9 Sida 67 av 173

58 verksamhet. Därtill begränsade det dåvarande avtalet för Daglig verksamhet aktiviteterna inom Daglig verksamhet, samtidigt som Sektor stöd och omsorg såg ett behov av att utöka utbudet. Ett nytt avtal för Daglig verksamhet tecknades och började gälla från och med I förfrågningsunderlaget framgår att anbudsgivaren ska utvärderas utifrån hur denne arbetar med att utveckla nya verksamheter och aktiviteter. Utbudet av aktiviteter har enligt intervjuad verksamhetschef för myndighet vid Sektor stöd och omsorg setts över och tydligt varit ett av kraven som ställts vid upphandlingen. Har det utarbetats en dokumenterad plan för uppföljning av externa utförare? Om ja, vad beskriv planen? I granskning 2015 framkom att en dokumenterad rutin för uppföljning av externa utförare saknades, vilket bedömdes vara en brist. En årstidplan för uppföljning av externa utförare har utarbetats av Sektor stöd och omsorg sedan den ursprungliga granskningen. Planen gäller för 2017 och 2018 och innehåller aktiviteter för uppföljning kopplade till datum under perioden. Innehållet omfattar bland annat återrapportering avseende: Utförares beskrivning av hur de arbetar med de sektorsmål som berör respektive verksamhet. Utförares sammanställning och analys avseende avvikelser, synpunkter och klagomål. Utskick av kommunstyrelsens/sektors mål till externa utförare, som underlag för framtagandet av enhetens verksamhetsplan. Utskick av enhetens verksamhetsplan till kvalitetscontroller. Uppföljningsmöte eller dialog. Syfte att vara ett forum för att diskutera vad som sker rörande kvalitet och uppföljning. I planen framgår för merparten av aktiviteterna vem som är ansvarig. Vid telefonintervju med kvalitetscontroller vid Sektor stöd och omsorg framgår att årstidplanen efterlevs och att uppföljning sker enligt planen Vår bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen i stort har arbetat vidare utifrån revisionsrapportens rekommendationer och kommunstyrelsens svar på rapporten, men att vissa rekommendationer kvarstår. I 2015 års granskning rekommenderades kommunstyrelsen genomföra en översyn av hur samverkan inom kommunen skulle kunna stärkas för att tillgodose elevers praktik. 10 Sida 68 av 173

59 Vår granskning visar att en översyn har genomförts och att elevers tillgång till APL uppges ha ökat sedan Granskningen visar även att samverkan inom kommunen avseende praktikplatser har ökat genom att kommunens praktikplatser numera är öppna för gymnasiesärskolans elever. Vår bedömning är att kommunstyrelsen tillsett att en översyn genomförts i syfte att stärka tillgången till elevers praktik. I 2015 års granskning rekommenderades kommunstyrelsen att utveckla sin uppföljning av gymnasiesärskolan. Detta har skett genom att SVU numera inkluderar betygsresultat samt att uppföljningen av vad eleverna gör efter gymnasiesärskolan har utökats. Vår bedömning är att kommunstyrelsen i allt väsentligt tillsett att uppföljningen av gymnasiesärskolan har utvecklats. I 2015 års granskning gjordes bedömningen att processbeskrivning samt rutiner och mallar kunde utvecklas. Innevarande granskning visar att processbeskrivning av APLsamt utslussningsprocess i stort är identisk med den som låg till grund för 2015 års bedömning. Vår bedömning är att kommunstyrelsen inte tillsett att processbeskrivning och mallar för praktik och utslussningsprocess vid Lerums gymnasiesärskola utvecklats. I granskningen som genomfördes 2015 lämnades rekommendationen att kommunstyrelsen bör bevaka att den daglig verksamhet som erbjuds är anpassad över tid till brukarnas behov, särskilt i eventuell kommande upphandling av verksamheten. Enligt svaret från kommunstyrelsen tillgodoses detta behovet genom att den externa utföraren var sjätte månad återrapporterar hur det går för brukarna utifrån utbudet av aktiviteter setts över. Slutligen visar granskningen att en dokumenterad plan för uppföljning av externa utförare har utarbetats av Sektor stöd och omsorg. Vår bedömning är därför att styrelsen har tillsett att en dokumenterad plan för uppföljning av externa utförare upprättats. 11 Sida 69 av 173

60 4. Slutsats Syftet med uppföljningen av 2015 års granskning av kommunstyrelsens arbete med gymnasiesärskolan har varit att bedöma hur kommunstyrelsen arbetat vidare utifrån revisionsrapportens rekommendationer och kommunstyrelsens svar på rapporten. Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen i huvudsak vidtagit åtgärder utifrån tidigare rekommendationer och avlämnat svar. Utifrån granskningen lämnas följande rekommendationer. Kommunstyrelsen rekommenderas se över huruvida processbeskrivning och mallar för praktik och utslussningsprocess vid Lerums gymnasiesärskola behöver utvecklas. Kommunstyrelsen rekommenderas tillse att Sektor stöd och omsorg efterlever de vägledande bestämmelserna avseende uppföljning av beslut. Göteborg den 16 januari 2018 Thomas Edin Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Ernst & Young AB Hans Gavin Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 12 Sida 70 av 173

61 Bilaga 1: Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Nedan beskrivs de revisionskriterier som är aktuella i denna granskning. Kommunallagen (1991:900) Enligt 6 kap. 7 kommunallagen har nämnderna ansvar för att var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Likaså ska nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett övrigt tillfredställande sätt. Kommunallagen 6 kap. 1-3 reglerar styrelsens övergripande ansvar för ledning, samordning och uppsikt. Av kommunallagen framgår bland annat att styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Styrelsen ska uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen ska också hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs. Styrelsen får från övriga nämnder, beredningar och anställda i kommunen begära in de yttranden och upplysningar som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Skollagen (2010:800) Skollagen (2010:800) kap. reglerar bestämmelser om gymnasiesärskolan. Av skollagen framgår bland annat att gymnasiesärskolan ska ge elever med utvecklingsstörning en för dem anpassad utbildning som ska ge en god grund för yrkesverksamhet och fortsatta studier samt för personlig utvecklings och ett aktivt deltagande i samhällslivet. Vidare framgår att huvudmännen för gymnasiesärskolan ska samverka med samhället i övrigt. I 4 kap. 3-8 regleras kraven på systematiskt kvalitetsarbete inom skolan. Varje huvudman och varje förskole- och skolenhet ska systematiskt och kontinuerligt planera, följa upp och utveckla utbildningen. Inriktningen ska vara att de nationella målen för utbildningen uppfylls. Läroplan för gymnasiesärskolan 2013 Läroplanen reglerar gymnasiesärskolans värdegrund och uppgifter samt övergripande mål och riktlinjer för denna. Av läroplanen framgår bland annat att skolan ska nära samverka med de obligatoriska skolformerna, särskild utbildning för vuxna, utbildning i svenska för invandrare, kommunal vuxenutbildning, yrkeshögskolan, folkhögskolor, arbetslivet och med samhället i övrigt. Detta krävs för att eleverna ska få en utbildning av hög kvalitet och få underlag för val av kurser inom utbildningen och för vidare studier eller yrkesverksamhet. Det är sär- 13 Sida 71 av 173

62 skilt viktigt att skolan samarbetar med arbetslivet om yrkesutbildningen. Genom att arbetslivet fortlöpande förändras när det gäller behovet av kompetens och rekrytering av arbetskraft inom olika områden har studie- och yrkesvägledning i vid mening stor betydelse. Arbetsförmedlingar, näringsliv samt arbetsmarknadens parter och branschorganisationer har därför viktiga roller i informationen till skolan och eleverna. Gymnasieförordning (2010:2039) Av 4 kap. 12 framgår att det i gymnasiesärskolan ska förekomma arbetsplatsförlagt lärande på alla nationella program i minst 22 veckor. För en elev i gymnasiesärskolan ska varje vecka som genomförs på en arbetsplats anses motsvara 25 timmars garanterad undervisningstid. Huvudmannen ansvarar för att skaffa platser för det arbetsplatsförlagda lärandet och att detta uppfyller de krav som finns för utbildningen. Rektorn beslutar om hela eller delar av kurser ska förläggas till arbetsplatser och om hur fördelningen över läsåren ska göras. Av 13 framgår att om arbetsplatsförlagt lärande inte kan erbjudas på ett nationellt program i gymnasiesärskolan får utbildningen anordnas bara om planerade platser för arbetsplatsförlagt lärande inte kan tillhandahållas på grund av omständigheter som huvudmannen inte kunnat råda över (1) eller utbildningen av säkerhetsskäl inte kan förläggas till en arbetsplats utanför skolan (2). Det arbetsplatsförlagda lärandet ska i de fall som avses i första stycket bytas ut mot motsvarande utbildning förlagd till skolan. Om utbildning har skolförlagts på grund av det som sägs i första stycket 1, ska huvudmannen vidta de åtgärder som behövs för att utbildningen så snart som möjligt ska förläggas till en arbetsplats. Enligt 14 ska det för en elev som deltar i arbetsplatsförlagt lärande utses en handledare på arbetsplatsen. Som handledare får bara den anlitas som har nödvändiga kunskaper och erfarenheter för uppdraget och som även i övrigt bedöms vara lämplig. Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387) Av lagen framgår av 15 att kommunen fortlöpande ska följa upp vilka som omfattas av lagen och vilka deras behov av stöd och service är. Till kommunens uppgifter hör också att medverka till att de personer som omfattas av lagen enligt 1 får tillgång till arbete eller studier. Reglemente för kommunstyrelsen i Lerums kommun ( ) Kommunstyrelsen ansvarar enligt reglementet för utförandet av den kommunala verksamheten, undantaget den myndighetsutövning som myndighetsnämnderna ansvarar för. Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över myndighetsnämndernas verksamhet. Enligt 3 är kommunstyrelsen styrelse för det offentliga skolväsendet enligt skollagen 2 kap 1 vad gäller drift av verksamheten. Av 4 framgår att kommunstyrelsen fullgör kommunens uppgifter inom socialtjänsten med undantag av myndighetsärenden som 14 Sida 72 av 173

63 handläggs av individnämnden. I 30 regleras utskottens uppgifter. Av reglementet framgår att utskotten främst ska vara berednings- och dialogorgan. 15 Sida 73 av 173

64 Bilaga 2: Källförteckning Intervjuade funktioner Kvalitetscontroller inom Sektor stöd och omsorg Verksamhetsutvecklade vid Sektor lärande Verksamhetschef för myndighet vid Sektor stöd och omsorg Dokumentförteckning Avtal daglig verksamhet. Förfrågningsunderlag, daglig verksamhet. Processbeskrivning av APL- samt utslussningsprocess, Lerums gymnasiesärskola. Protokoll från kommunstyrelsen Reglemente för kommunstyrelsen, reviderat Samverkansavtal för gymnasiesärskolan i GR 2015/ /2019. Särskild verksamhetsuppföljning gymnasieskola och gymnasiesärskola 2015, samt 2016/2017. Uppföljningsmodell (powerpoint från sektor stöd och omsorg). Vägledande bestämmelser Insatser enligt LSS. Årstidplan, uppföljning externa utförare 2017/ Sida 74 av 173

65 PROTOKOLL Mötesdatum Kommunstyrelsen 233 Svar på fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan KS Beslut Kommunstyrelsen remitterar svar på fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan till kommunstyrelsen lärandeutskott och kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskott för beredning. Sammanfattning 2016 genomförde EY på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lerums kommun en granskning av hur kommunstyrelsen säkerställer att elever inom gymnasiesärskolan ges en utbildning som ger en grund för yrkesverksamhet och/eller fortsatta studier genomförde EY en uppföljning av kommunstyrelsens arbete med de rekommendationer som gavs i rapporten 2015 och kommunstyrelsens svar på rapporten. EY bedömde i uppföljningen att kommunstyrelsen i stort arbetat vidare utifrån revisionsrapportens rekommendationer och kommunstyrelsens svar på rapporten, men att vissa rekommendationer kvarstår. Dessa är följande: Kommunstyrelsen rekommenderas se över huruvida processbeskrivning och mallar för praktik och utslussningsprocess vid Lerums gymnasiesärskola behöver utvecklas Kommunstyrelsen rekommenderas tillse att Sektor stöd och omsorg efterlever de vägledande bestämmelserna avseende uppföljning av beslut. Förvaltningen avser fortsätta arbetet med revisionens rekommendationer enligt följande: Sektor lärande genomför under hösten 2018 en översyn av processbeskrivningar och mallar och dessa uppdateras utifrån identifierade utvecklingsbehov. Sektor stöd och omsorg kommer under 2018 att tillse att de vägledande bestämmelserna efterlevs. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om svar på fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan Lerums kommun Uppföljning Gymnasiesärskolan slutrapport Följebrev kommunstyrelsen fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan Förslag under sammanträdet Signatur justerare Utdragsbestyrkande Sida Sida 751 av av 173 2

66 PROTOKOLL Mötesdatum Kommunstyrelsen Ordförande Dennis Jeryd (S) föreslår kommunstyrelsen besluta att svar på fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan remitteras till kommunstyrelsen lärandeutskott och kommunstyrelsens stöd- och omsorgsutskott för beredning. Beslutsgång Ordförande Dennis Jeryd (S) ställer förvaltningens förslag mot sitt förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt ordförandes beslut. Beslutet skickas till Elisabeth Westin, sektorschef Christina Alvelin, sektorschef Christian Jerhov, verksamhetsutvecklare Rebecca Huber, utvecklingsledare Signatur justerare Utdragsbestyrkande Sida Sida 762 av av 173 2

67 PROTOKOLL Mötesdatum Kommunfullmäktige 61 Fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan KS Beslut Kommunfullmäktige noterar informationen. Beslutsunderlag Lerums kommun Uppföljning Gymnasiesärskolan slutrapport Följebrev kommunfullmäktige uppföljning gymnasiesärskolan Inlägg i debatten Eva Stigsdotter (MP) informerar om fördjupad uppföljning av 2015 års granskning avseende gymnasiesärskolan. Signatur justerare Utdragsbestyrkande Sida Sida 771 av av 173 1

68 Yttrande över revisionsrapport om granskning av uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program samt uppföljningen av granskningen avseende beredningarnas roll i styrkedjan KS Sida 78 av 173

69 PROTOKOLL Mötesdatum Kommunstyrelsen 378 Yttrande över revisionsrapport om granskning av uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program samt uppföljningen av granskningen avseende beredningarnas roll i styrkedjan KS Beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta förvaltningens förslag till yttrande som sitt eget och lämnar över det till revisorerna som sitt svar på revisionsrapporten. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att notera informationen. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning av uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program samt en uppföljning av en granskning från 2015 om beredningarnas roll i styrkedjan. Syftet med rapporten är att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt tillfredsställande arbetsformer för att verkställa och följa upp fullmäktiges beslutade planer och program. Den andra delen av granskningen syftar till att bedöma hur kommun-styrelsen arbetat vidare med de rekommendationer som ställdes i granskningen I en samlad bedömning från EY framgår att det, utifrån syfte och grunder i ansvarsprövningen, finns brister vad gäller att säkerställa tillfredsställande arbetsformer för att verkställa och följa upp fullmäktiges beslutade planer och program och att kommunstyrelsen inte heller i tillräcklig utsträckning arbetat vidare enligt två av tre rekommendationer i 2015 års revision avseende bered-ningarnas roll i styrkedjan. Kommunstyrelsen håller till stor del med om bedöm-ningen, men att det inom några av de granskade områdena finns relativt väl fungerande rutiner och arbetssätt. Kommundirektör har i höst gett uppdrag att se över de rutiner och arbetssätt inom de områden som revisionsrapporten omfattar. Beslutsunderlag Granskning av uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program samt uppföljning av granskningen avseende beredningarnas roll i styrkedjan Följebrev till kommunstyrelsen avseende granskning och uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program samt uppföljning av granskningen avseende beredningarnas roll i styrkedjan Beslutet skickas till Lovisa Varenius, nämndsekreterare/utredare Kim Erefalk, utvecklings- och hållbarhetschef Anders Lindgren, verksamhetsutvecklare Signatur justerare Utdragsbestyrkande Sida Sida 791 av av 173 2

70 PROTOKOLL Mötesdatum Kommunstyrelsen Signatur justerare Utdragsbestyrkande Sida Sida 802 av av 173 2

71 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (4) Datum Dnr KS Stab och Utveckling Anders Lindgren Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse om yttrande över revisionsrapport om granskning av uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program samt uppföljningen av granskningen avseende beredningarnas roll i styrkedjan Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta förvaltningens förslag till yttrande som sitt eget och lämnar över det till revisorerna som sitt svar på revisionsrapporten. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att notera informationen. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning av uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program samt en uppföljning av en granskning från 2015 om beredningarnas roll i styrkedjan. Syftet med rapporten är att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt tillfredsställande arbetsformer för att verkställa och följa upp fullmäktiges beslutade planer och program. Den andra delen av granskningen syftar till att bedöma hur kommunstyrelsen arbetat vidare med de rekommendationer som ställdes i granskningen I en samlad bedömning från EY framgår att det, utifrån syfte och grunder i ansvarsprövningen, finns brister vad gäller att säkerställa tillfredsställande arbetsformer för att verkställa och följa upp fullmäktiges beslutade planer och program och att kommunstyrelsen inte heller i tillräcklig utsträckning arbetat vidare enligt två av tre rekommendationer i 2015 års revision avseende beredningarnas roll i styrkedjan. Kommunstyrelsen håller till stor del med om bedömningen, men att det inom några av de granskade områdena finns relativt väl fungerande rutiner och arbetssätt. Kommundirektör har i höst gett uppdrag att se över de rutiner och arbetssätt inom de områden som revisionsrapporten omfattar. Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr Lerums kommun Bagges torg (vx) Pg Lerum (fax) kommun@lerum.se Bg Sida 81 av 173

72 TJÄNSTESKRIVELSE 2 (4) Datum Dnr KS Bakgrund EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lerums kommun genomfört 1) en granskning av uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program samt 2) en uppföljning av en granskning från 2015 om beredningarnas roll i styrkedjan. Syftet med den första delen av revisionsrapporten är en bedömning om kommunstyrelsen säkerställt tillfredsställande arbetsformer för att verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program. Syftet med den andra delen av granskningen är att bedöma hur kommunstyrelsen arbetat vidare med de rekommendationer som ställdes i granskningen Granskning och uppföljning har utgått från fyra revisionsfrågor: Har kommunstyrelsen säkerställt en tydlig arbets- och ansvarsfördelning för att verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program? Hur säkerställer kommunstyrelsen att kommunfullmäktiges beslutade planer och program verkställs? Hur säkerställer kommunstyrelsen att kommunfullmäktiges beslutade planer och program följs upp? Vilka åtgärder har kommunstyrelsen vidtagit utifrån de rekommendationer som lämnades i granskningen avseende beredningarnas roll i styrkedjan? I den samlade bedömningen från EY framgår att det, utifrån syfte och grunder i ansvarsprövningen, finns brister vad gäller att säkerställa tillfredsställande arbetsformer för att verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program. I bedömningen finner inte heller EY att kommunstyrelsen i tillräcklig utsträckning arbetat vidare enligt två av tre rekommendationer i 2015 års revision avseende beredningarnas roll i styrkedjan. Rekommendationen om att tydliggöra beredningarnas roll i förhållande till kommunstyrelsens utskott bedöms uppfylld medan rekommendationerna om att säkerställa rutiner för uppföljning av uppdrag från kommunfullmäktige och att kommunstyrelsens på ett mer aktivt sätt bör delta i utformningen av uppdrag/årsplan till beredningarna kvarstår. För att säkerställa en tillfredsställande styrning, ledning, uppföljning och kontroll bedömer EY att det finns utvecklingsområden när det gäller att tydliggöra arbetsoch ansvarsfördelning för att säkerställa att kommunfullmäktiges beslutade planer och program verkställs och följs upp såsom kommunfullmäktige beslutat. Förvaltningens förslag till svar på bedömning och rekommendationer framgår av bifogat yttrande. Sida 82 av 173

73 TJÄNSTESKRIVELSE 3 (4) Datum Dnr KS Förslaget Ärendet är initierat utifrån en granskning genomförd på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer. Ekonomi Ärendet har ingen ekonomisk påverkan på kort sikt. Däremot bidrar en mer effektiv styrning på sikt till möjligheterna för god ekonomisk hushållning utifrån både ett ekonomiskt och verksamhetsmässigt perspektiv. Jämställdhet Berör ärendet kvinnor, män, flickor eller pojkar? Nej Synliggör ärendet kvinnor, män, flickor och pojkar? Nej Kan ärendet få olika effekter för kvinnor och män, flickor och pojkar? Nej Hur påverkar ärendet kommunens jämställdhetsmål? Bidrar till att målen uppfylls De allra flesta av kommunens program, planer och uppdrag innehåller skrivningar som avses medverka till att kommunens jämställdhetsmål uppnås. Ett förbättrat genomförande av fattade beslut kan på så vis bidra till att jämställdhetsmålen kan uppfyllas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om yttrande över revisionsrapport om granskning av uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program samt uppföljningen av granskningen avseende beredningarnas roll i styrkedjan Följebrev till kommunstyrelsen Granskning av uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program samt uppföljning av granskningen avseende beredningarnas roll i styrkedjan. Beslutet ska skickas till Lovisa Varenius, nämndsekreterare/utredare Kim Erefalk, utvecklings- och hållbarhetschef Anders Lindgren, verksamhetsutvecklare Sida 83 av 173

74 TJÄNSTESKRIVELSE 4 (4) Datum Dnr KS Lerums kommun Kim Erefalk Utvecklings- och hållbarhetschef Anders Lindgren Verksamhetsutvecklare Sida 84 av 173

75 YTTRANDE ÖVER REVISIONSRAPPORT OM GRANSKNING AV UPPFÖLJNING AV KOMMUNFULLMÄKTIGES PLANER OCH PROGRAM SAMT UPPFÖLJNINGEN AV GRANSKNINGEN AVSEENDE BEREDNINGARNAS ROLL I STYRKEDJAN Datum Dnr KS (5) Utveckling Anders Lindgren Verksamhetsutvecklare anders.lindgren@lerum.se Yttrande över revisionsrapport EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lerums kommun genomfört 1) en granskning av uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program samt 2) en uppföljning av en granskning från 2015 om beredningarnas roll i styrkedjan. Syftet med den första delen av revisionsrapporten är en bedömning om kommunstyrelsen säkerställt tillfredsställande arbetsformer för att verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program. Syftet med den andra delen av granskningen är att bedöma hur kommunstyrelsen arbetat vidare med de rekommendationer som ställdes i granskningen Granskning och uppföljning har utgått från fyra revisionsfrågor: LERUM2000, vp-3.0, Har kommunstyrelsen säkerställt en tydlig arbets- och ansvarsfördelning för att verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program? Hur säkerställer kommunstyrelsen att kommunfullmäktiges beslutade planer och program verkställs? Hur säkerställer kommunstyrelsen att kommunfullmäktiges beslutade planer och program följs upp? Vilka åtgärder har kommunstyrelsen vidtagit utifrån de rekommendationer som lämnades i granskningen avseende beredningarnas roll i styrkedjan? I den samlade bedömningen från EY framgår att det, utifrån syfte och grunder i ansvarsprövningen, finns brister vad gäller att säkerställa tillfredsställande arbetsformer för att verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr Lerums kommun Bagges Torg Pg Lerum (fax) kommun@lerum.se Bg Sida 85 av 173

76 YTTRANDE ÖVER REVISIONSRAPPORT OM GRANSKNING AV UPPFÖLJNING AV KOMMUNFULLMÄKTIGES PLANER OCH PROGRAM SAMT UPPFÖLJNINGEN AV GRANSKNINGEN AVSEENDE BEREDNINGARNAS ROLL I STYRKEDJAN Datum Dnr KS (5) och program. I bedömningen finner inte heller EY att kommunstyrelsen i tillräcklig utsträckning arbetat vidare enligt två av tre rekommendationer i 2015 års revision avseende beredningarnas roll i styrkedjan. Rekommendationen om att tydliggöra beredningarnas roll i förhållande till kommunstyrelsens utskott bedöms uppfylld medan rekommendationerna om att säkerställa rutiner för uppföljning av uppdrag från kommunfullmäktige och att kommunstyrelsens på ett mer aktivt sätt bör delta i utformningen av uppdrag/årsplan till beredningarna kvarstår. För att säkerställa en tillfredsställande styrning, ledning, uppföljning och kontroll bedömer EY att det finns utvecklingsområden när det gäller att tydliggöra arbetsoch ansvarsfördelning för att säkerställa att kommunfullmäktiges beslutade planer och program verkställs och följs upp såsom kommunfullmäktige beslutat. EY:s rekommendationer: Kommunstyrelsen bör tydliggöra arbets- och ansvarsfördelningen avseende hur kommunfullmäktiges beslutade planer och program ska genomföras och följas upp. Kommunstyrelsen bör skapa ett strukturerat arbetssätt för att genomföra och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program. Kommunstyrelsen bör tillse att de två kvarstående rekommendationerna från 2015 års granskning avseende beredningarnas roll i styrkedjan åtgärdas. Kommunstyrelsens svar utifrån bedömningar och rekommendationer LERUM2000, vp-3.0, Säkerställande av arbets- och ansvarsfördelning för verkställande och uppföljning av kommunfullmäktiges beslutade planer och program Kommunstyrelsen delar till stora delar revisionens bedömning av att arbets- och ansvarsfördelningen för verkställande och uppföljning av kommunfullmäktiges beslutade planer, program och strategier är ett utvecklingsområde. Kommundirektör har under hösten 2018 gett Utvecklings- och hållbarheten i uppdrag att arbeta fram ett förslag på hur och var arbetet i förvaltningen genomförande och uppföljning ska ske. Sida 86 av 173

77 YTTRANDE ÖVER REVISIONSRAPPORT OM GRANSKNING AV UPPFÖLJNING AV KOMMUNFULLMÄKTIGES PLANER OCH PROGRAM SAMT UPPFÖLJNINGEN AV GRANSKNINGEN AVSEENDE BEREDNINGARNAS ROLL I STYRKEDJAN Datum Dnr KS (5) Mot bakgrund av att sektorerna har skilda typer av verksamhet och omfattning skiftar sättet de organiseras och leds. Det viktiga är inte att verkställande och uppföljning sker på samma sätt, utan att det sker utifrån intentionen i besluten och enligt fastställda rutiner. I det uppdrag kommundirektör formulerat tidigare under hösten 2018 ingår att etablera ett arbetssätt för att säkra genomförande och uppföljning i hela förvaltningen. I samband med kommunstyrelsens beslut om solnedgångsdatum för styrdokument 2017 arbetades nya rutiner och mallar för styrdokument fram. Mallarna innehöll utrymme för dokumenttyp, dokumentägare och senaste datum för revidering. Dessa mallar har ännu inte implementerats i samband med framtagande av nya styrdokument, vilket är ett tydligt förbättringsområde där åtgärder kommer att vidtas. Ett strukturerat arbetssätt för att genomföra och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program Kommunstyrelsen delar revisionens bedömning av att det behövs ett mer strukturerat arbetssätt för att följa upp kommunfullmäktiges planer och program och att genomförandet kan förbättras genom en inkludering i styrkedjan. I nuläget finns sällan någon tydlig koppling mellan styrmedel i styrkedjan (Vision/ Framtidsbilder/Budget/Verksamhetsplan) och beslutade planer, program och uppdrag. Flera styrande dokument/beslut existerar parallellt utan att vara synkroniserade. LERUM2000, vp-3.0, Förutom relationen styrdokument emellan så är mängden styrning i kombination med uppföljningsfrekvens en utmaning. Målstyrningen i styrkedjan innehåller 2018 drygt 40 inriktningsmål, mål och uppdrag vilka följs två gånger per år. Den uppföljning som görs av beredningsrapporter behandlade vid senaste uppföljningstillfället 17 olika rapporter. Kommunfullmäktige och kommun-styrelsen beslutar även om ett antal andra styrdokument i form av planer, program, policys, riktlinjer, regler och reglementen som ska följas upp och revideras med jämna mellanrum, beroende på vilken typ av styrdokument det rör sig om. Det handlar sammanlagt om ca 70 styrdokument. Sida 87 av 173

78 YTTRANDE ÖVER REVISIONSRAPPORT OM GRANSKNING AV UPPFÖLJNING AV KOMMUNFULLMÄKTIGES PLANER OCH PROGRAM SAMT UPPFÖLJNINGEN AV GRANSKNINGEN AVSEENDE BEREDNINGARNAS ROLL I STYRKEDJAN Datum Dnr KS (5) Kommunstyrelsen har en etablerad rutin för att expediera beslut till de tjänstepersoner som besluten rör, vilket är ett första steg i att säkra att beslut genomförs. Tidigare påbörjat, men ej fullfört, arbete för att etablera ett systemstöd och arbetssätt för att fördela och följa upp konkreta uppdrag från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen kommer att fortsätta. Arbetet med förbättrat genomförande och uppföljning ska kompletteras med att se över möjligheterna att integrera beslutade styrdokument i styrkedjan och även att minska antal styrdokument och andra uppdrag. LERUM2000, vp-3.0, Säkerställande av ändamålsenliga rutiner för genomförande och uppföljning av uppdrag från kommunfullmäktige. Från granskningen 2015 kvarstår rekommendationen om att säkerställa genomförande och uppföljning av uppdrag från kommunfullmäktige, dit beredningarnas rapporter och tillhörande beslut hör. I det uppdrag från kommundirektör som beskrivs ovan ingår att följa upp verkställighet och uppföljning av uppdrag från kommunstyrelsen, inklusive de uppdrag som kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen. Vid underlagsfasen i budgetprocessen har kommunstyrelsens arbetsutskott fått aktuella beredningsrapporter inklusive förslag till prioriterade områden presenterat för sig. I det fortsatta arbetet med att arbeta fram förslag till budget har få beredningsrapporter lämnat avtryck. I kommande budgetprocesser ska strävan vara att i högre utsträckning tydliggöra och motivera varför vissa beredningsrapporter tas med i styrningen och andra utelämnas. Uppföljning av beredningsrapporter ska enligt rutin ske två gånger per år. Senaste rapporten behandlades i kommunfullmäktige En ny uppföljning finns med på ärendelistan för behandling i kommunstyrelsen i december Kommundirektör har enligt fastslagen rutin vid två tillfällen det senaste året gett förvaltningen i uppdrag att yttra sig över beredningsrapporter inför behandling i kommunstyrelse och senare kommunfullmäktige. De aktuella rapporterna var Beredningsrapport om ensamhet och Beredningsrapport Framtidens gymnasium. Dessa yttranden har sedan föredragits i samband med behandling i kommunstyrelsen inför antagande i kommunfullmäktige. Sida 88 av 173

79 YTTRANDE ÖVER REVISIONSRAPPORT OM GRANSKNING AV UPPFÖLJNING AV KOMMUNFULLMÄKTIGES PLANER OCH PROGRAM SAMT UPPFÖLJNINGEN AV GRANSKNINGEN AVSEENDE BEREDNINGARNAS ROLL I STYRKEDJAN Datum Dnr KS (5) Ett mer aktivt deltagande från kommunstyrelsen i processen för och beredningen av årsplanen (Uppdrag till kommunfullmäktiges beredningar) för beredningarna. Kommunstyrelsen och Förvaltningsledningen har årligen möjlighet att komma med förslag till beredningsuppdrag i samband med att kommunfullmäktiges presidium arbetar fram Uppdrag till kommunfullmäktiges beredningar. Kommunfullmäktiges presidium har via olika kanaler efterfrågat förslag till uppdrag och frågeställningar som underlag för beredningsuppdrag. Av pågående beredningsuppdrag har åtminstone uppdragen som berör brukarinflytande inom omsorgerna (Beredningen för välfärd för unga, vuxna och äldre) och kartläggning av feriearbete, prao, praktik och övriga sysselsättningsåtgärder (Beredningen för bildning, sysselsättning och näringsliv) formulerats efter inspel/förslag från förvaltningsledning/kommunstyrelse. Kommunstyrelsen Lerums kommun LERUM2000, vp-3.0, Sida 89 av 173

80 Revisionsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna Oktober 2018 Lerums kommun Granskning av uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program samt uppföljning av granskningen avseende beredningarnas roll i styrkedjan Sida 90 av 173

81 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Revisionskriterier Metod Arbets- och ansvarsfördelning avseende planer och program Ansvars- och arbetsfördelning Vår bedömning Genomförande och uppföljning avseende planer och program Genomförande och uppföljning av planer och program Stickprovsgranskning avseende uppföljning av planer och program Vår bedömning Uppföljning av granskning av beredningarnas roll i styrkedjan Uppföljning av beredningarnas roll i styrkedjan Kommunstyrelsens åtgärder utifrån rekommendationerna Vår bedömning Samlad bedömning Slutsats Bedömning utifrån revisionsfrågorna Identifierade förbättringsområden och rekommendationer...16 Bilagor: Bilaga 1: Bakgrund Bilaga 2: Revisionskriterier Bilaga 3: Källförteckning 1 Sida 91 av 173

82 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lerums kommun har EY genomfört en granskning av uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program samt uppföljning av granskningen avseende bredningarnas roll i styrkedjan. Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt tillfredställande arbetsformer för att verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program. Därtill har granskningen syftat till att bedöma hur kommunstyrelsen arbetat vidare utifrån de rekommendationer som ställdes i 2015 års granskning avseende beredningarnas roll i styrkedjan. Granskningen visar sektorernas arbets- och ansvarsfördelning för att genomföra och följa upp planer och program skiljer sig åt. Exempelvis finns i sektor samhällsbyggnad och sektor lärande ansvariga tjänstepersoner för hela eller delar av beslutade planer och program. En sådan arbets- och ansvarsfördelning finns inte i sektor stöd och omsorg. Därtill visar granskningen att det uppfattas som otydligt hur utvecklings- och hållbarhetsenheten ska stödja sektorerna vad gäller genomförande och uppföljning. Av granskningen framgår det finns brister avseende hur kommunstyrelsen verkställer och följer upp av kommunfullmäktige beslutade planer och program. Under flera intervjuer i granskningen framgår att en förutsättning för att kommunfullmäktiges planer och program ska genomföras och följas upp är att de inkluderas i kommunen ordinarie styrkedja. Vidare visar stickprovsgranskningen att arbetet utifrån bredbandsstrategin och energiplanen inte följts upp samt rapporterats till kommunfullmäktige i enlighet med kommunfullmäktiges beslut. I 2015 års granskning av beredningarnas roll i styrkedjan lämnades tre rekommendationer till kommunstyrelsen. Vår uppföljning av 2015 års granskning visar att gränsdragningen mellan kommunstyrelsens utskott och beredningarna uppfattas som tydlig och att rekommendationen om detta därmed inte kvarstår. Av uppföljningen framgår dock att två rekommendationer till kommunstyrelsen kvarstår. Rekommendationen om att säkerställa ändamålsenliga rutiner för genomförande och uppföljning av uppdrag från kommunfullmäktige kvarstår. Detta eftersom det är otydligt hur kommunstyrelsen beaktar beredningsrapporter i sitt förslag till budget. Rekommendationen om att kommunstyrelsen bör delta på ett mer aktivt sätt i processen för och beredningen av årsplanen för beredningarna kvarstår mot bakgrund av att kommunstyrelsen inte är delaktiga i att lämna förslag på uppdrag för beredningarna. Under granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Kommunstyrelsen bör tydliggöra arbets- och ansvarsfördelningen avseende hur kommunfullmäktiges beslutade planer och program ska genomföras och följas upp. Kommunstyrelsen bör skapa ett strukturerat arbetssätt för att genomföra och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program. Kommunstyrelsen bör tillse att de två kvarstående rekommendationerna från 2015 års granskning avseende beredningarnas roll i styrkedjan åtgärdas. 2 Sida 92 av 173

83 2. Inledning 2.1. Bakgrund De förtroendevalda revisorerna har i årets risk- och väsentlighetsanalys bedömt det väsentligt att genomföra en granskning av uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program samt uppföljning av granskningen avseende bredningarnas roll i styrkedjan. Bakgrunden till granskningen beskrivs i bilaga Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt tillfredställande arbetsformer för att verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program. Därtill syftar granskningen till att bedöma hur kommunstyrelsen arbetat vidare utifrån de rekommendationer som ställdes i 2015 års granskning avseende beredningarnas roll i styrkedjan samt kommunstyrelsens svar på granskningen. Granskningen inriktas på följande revisionsfrågor: Har kommunstyrelsen säkerställt en tydlig arbets- och ansvarsfördelning för att verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program? Hur säkerställer kommunstyrelsen att kommunfullmäktiges beslutade planer och program verkställs? Hur säkerställer kommunstyrelsen att kommunfullmäktiges beslutade planer och program följs upp? Vilka åtgärder har kommunstyrelsen vidtagit utifrån de rekommendationer som lämnades i granskningen avseende beredningarnas roll i styrkedjan? 2.3. Avgränsning Granskningen avgränsas i enlighet med ställda revisionsfrågor Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna för denna granskning framgår i bilaga Metod Granskningen har genomförts genom dokument- och intervjustudier samt en stickprovsgranskning. Uppföljningen av 2015 års granskning vad gäller beredningarnas roll i styrkedjan har följts upp inom ramen för intervjuerna. Stickprovsgranskningen beskrivs närmare i avsnitt 4.2 Källförteckning framgår av bilaga 3. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att sakfelsgranska rapporten. 3 Sida 93 av 173

84 2.6. Begreppsförklaring Enligt kommunallagen ska kommunfullmäktige besluta om mål och riktlinjer för verksamheten samt besluta om verksamhetsinriktningar. I granskningen används begreppen plan och program. Med plan och program avses i granskningen beslut om en verksamhetsinriktning som kommunfullmäktige antagit och formulerat i en plan eller program. 4 Sida 94 av 173

85 3. Arbets- och ansvarsfördelning avseende planer och program 3.1. Ansvars- och arbetsfördelning Enligt kommunallagen ska kommunfullmäktige besluta i ärenden av principiell beskaffenhet och ärenden av större vikt för kommunen. Detta kan till exempel avse mål och riktlinjer för verksamheten samt beslut om verksamhetsinriktningar utifrån planer och program på olika områden. Figuren nedan illustrerar de aktörer i Lerum som är involverade i arbetet med kommunfullmäktiges planer och program: Kommunstyrelsen Utvecklings-och hållbarhetsenheten Sektor stöd och omsorg Sektor samhällsbyggnad Sektor lärande Figur: Organisationsbild av utvecklings- och hållbarhetsenheten samt sektorerna. Av kommunstyrelsens reglemente framgår att kommunstyrelsen är ansvarig för styrning, ledning och uppföljning av den kommunala verksamheten. Vidare framgår att kommunstyrelsen ska verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslut. Under 2016 inrättades utvecklings- och hållbarhetsenheten. Enheten leds av en utvecklingsoch hållbarhetschef och består per september 2018 av cirka tio medarbetare. I utvecklingsoch hållbarhetsenheten uppdragsbeskrivning framgår att enhetens uppdrag bland annat är att stödja förvaltning och politik ur ett kvalitets-, kund- och hållbarhetsperspektiv samt utveckla kommunens kärnverksamheter. Av intervjuer framgår att utvecklings- och hållbarhetsenheten utgör en stödjande funktion till sektorerna vad gäller bland annat beslutade planer och program. Enligt utvecklings- och hållbarhetschefen ansvarar sektorerna för att genomföra och följa upp beslutade planer och program men enheten kan stödja sektorerna i arbetet. Enheten kan till exempel stödja sektorerna i arbetet med att uppnå beslutade målsättningar i planer och program genom metodutveckling och kvalitetsarbete. Utvecklings- och hållbarhetschefen ingår i förvaltningsledningen. Förvaltningsledningen sammanträder veckovis och består därtill av sektorchefer, HR-chef, ekonomichef, kommunikationschef och kommundirektör. Förvaltningsledningen har enligt uppgift som stående punkt under sammanträdena att gå igenom beslut från kommunfullmäktige. Beroende på vilka beslut som kommunfullmäktige fattat förekommer enligt utvecklings- och hållbarhetschefen att förvaltningsledningen för en dialog om genomförande och uppföljning av planer och program. 5 Sida 95 av 173

86 Enligt utvecklings- och hållbarhetsenheten är det ett utvecklingsområde att i förvaltningsledningen mer strukturerat hantera beslutade planer och program. Detta i syfte att få en tydligare översikt avseende hur arbetet med planer och program ska genomföras och följas upp. Under intervjuer med sektorerna framgår att det uppfattas som otydligt hur utvecklings- och hållbarhetsenheten ska stödja sektorerna vad gäller arbetet med planer och program. Vidare framgår att dialogen mellan utvecklings- och hållbarhetsenheten och sektorerna kan utvecklas. Enligt sektorerna finns behov av stöd i hur sektorerna ska arbeta med vissa beslutade planer och program. Utifrån intervjuer framgår att arbets- och ansvarsfördelningen vad gäller sektorernas arbete med att genomföra och följa upp planer och program är olika. Sektor samhällsbyggnad och sektor lärande har till exempel en ansvarig tjänsteperson för hela eller delar av vissa planer och program som sektorerna arbetar med, till exempel klimatstrategin. Vid intervjuer med sektor stöd och omsorg framgår att detta arbetssätt inte finns i sektorn. Enligt sektor samhällsbyggnad bidrar arbetssättet med att det finns en ansvarig tjänsteperson till att planerna och programmen genomförs och följs upp i större omfattning. Vidare har arbetssättet bidragit till att få en större kontroll över de planer och program som finns och berör sektorn. Sektor stöd och omsorg har etablerat styrmodellen Röda tråden. Röda tråden är en övergripande modell för styrning, ledning och uppföljning i sektorn. Vid intervjuer framgår att modellen bland annat ska bidra till att planer och program genomförs såsom det är beslutat. I delårsuppföljningen av kommunstyrelsens kontrollplan för 2017 framgår att en av anledningarna till att politiska beslut inte verkställs är att berörda tjänstepersoner inte får kännedom om besluten. Mot bakgrund av detta införde kommunstyrelsen under 2017 en rutin som innebär att det i tjänsteskrivelsen till beslutet ska framgå vilka medarbetare som ska få ta del av beslutet. Vid intervjuer framgår att rutinen bidragit till att tydliggöra vilka beslut som fattas avseende exempelvis planer och program. Rutinen har även bidragit till att förvaltningen direkt efter det politiska beslutet får kännedom om beslutet vilket bidrar till att arbetet med att verkställa exempelvis en plan kan påbörjas Vår bedömning Enligt kommunstyrelsens reglemente ansvarar kommunstyrelsen för styrning, ledning och uppföljning av den kommunala verksamheten. Därtill ansvarar kommunstyrelsen enligt kommunallagen och kommunstyrelsens reglemente för att verkställa och följa upp beslut fattade av kommunfullmäktige. Granskningen visar att sektorernas arbets- och ansvarsfördelning för att genomföra och följa upp planer och program skiljer sig åt. Exempelvis finns i sektor samhällsbyggnad och sektor lärande ansvariga tjänstepersoner för hela eller delar av beslutade planer och program. En sådan arbets- och ansvarsfördelning finns inte i sektor stöd och omsorg. Därtill visar granskningen att det uppfattas som otydligt hur utvecklings- och hållbarhetsenheten ska stödja sektorerna vad gäller genomförande och uppföljning. För att kunna verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program är det enligt vår mening av vikt att det finns en tydlig arbets- och ansvarsfördelning för ändamålet. Vår bedömning är att kommunstyrelsen bör tydliggöra arbets- och ansvarsfördelningen avseende hur kommunfullmäktiges beslutade planer och program ska genomföras och följas upp. 6 Sida 96 av 173

87 4. Genomförande och uppföljning avseende planer och program 4.1. Genomförande och uppföljning av planer och program Det finns inga dokumenterade rutiner eller riktlinjer för hur kommunfullmäktiges beslutade planer och program ska genomföras och följas upp. Vid intervjuer framgår att beslutade planer och program ska genomföras och följas upp i enlighet med vad som beskrivs i respektive plan eller program. Därtill kan planer och program inkluderas i styrmodellen. Under flera intervjuer framgår att en förutsättning för att kommunfullmäktiges beslutade planer och program ska genomföras och följas upp är att de inkluderas i kommunens ordinarie styrkedja. Om planer och program inte inkluderas i styrkedjan finns enligt flera intervjuade en risk att arbetet med planerna och programmen inte prioriteras och därmed inte genomförs. I verksamhetsplan 2018 framgår till exempel att förvaltningen ska arbeta med klimatanpassningsplanen, klimatstrategin och näringslivsstrategin. Vid intervju med kommunstyrelsens presidium framgår att det finns ett stort antal planer och program som kommunfullmäktige antagit och som förvaltningen ska arbeta med. Omfattningen av planer och program innebär enligt presidiet att det finns ett behov av att prioritera vilka planer och program förvaltningen ska genomföra. Genom att inkludera planer och program i verksamhetsplanen inkluderas planerna även i styrmodellen och blir därmed prioriterade av förvaltningen. Detta bidrar enligt presidiet till att genomförandet och uppföljningen av planerna och programmen tydliggörs. Kommunstyrelsen beslutade i juni 2015 om solnedgångsdatum för styrande dokument i Lerums kommun. Beslutet innebar att samtliga styrdokument som inte förnyades av kommunstyrelsen senast i april 2017 upphörde att gälla. Kommunfullmäktige beslutade i april 2017 att aktualisera cirka 30 styrande dokument, till exempel klimatanpassningsplan, energiplan, klimatstrategi och naturvårdsprogram. Vid intervjuer framgår att beslutet om solnedgångsdatum bidrog till att få en större kontroll vad gäller vilka styrande dokument som är aktuella för verksamheterna. Vid intervjuer framgår att sektorerna har olika arbetssätt avseende genomförande och uppföljning av kommunfullmäktiges planer och program. Sektor samhällsbyggnad genomförde inför arbetet med sektorplan 2018 en inventering av vilka planer och program som finns och avsåg sektorn. Enligt sektorn genomfördes inventeringen mot bakgrund av att det var otydligt vilka planer och program som fanns och berörde sektorn. Av sektorplanen framkommer att sektor samhällsbyggnad har cirka 45 beslutade planer och program att arbeta med. Utifrån intervju med sektor stöd och omsorg samt sektor lärande framgår att sektorerna inte genomfört en inventering såsom sektor samhällsbyggnad. Avsaknaden av en sammanställning av planer och program har enligt sektor lärande samt sektor stöd och omsorg bidragit till att det är otydligt vilka planer och program som finns och berör sektorerna. Det sker ingen regelbunden eller generell uppföljning av beslutade planer och program inom sektorerna till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. I vissa planer och program finns särskilda beskrivningar om hur uppföljningen ska genomföras. Till exempel framgår i Biblioteksplanen att förvaltningsledningen ska utse en arbetsgrupp inför uppföljning. Enligt uppgift ska det påbörjas en uppföljning av biblioteksplanen. Vidare beskrivs i Energiplanen att uppföljning av planen ska genomföras via den årliga visionsuppföljningen. 7 Sida 97 av 173

88 Enligt kommunstyrelsens förste och andre vice ordförande finns ett behov av att se över hur uppföljningen av beslutade planer och program ska genomföras. Detta mot bakgrund av att det inte är tydligt hur arbetet med vissa planer och program fortskrider. Vid intervju framgår att det är önskvärt att kommunstyrelsen vid vissa tillfällen årligen erhåller en generell uppföljning av hur arbetet med aktuella planer och program fortskrider. Enligt presidiet skulle en sådan uppföljningsmodell bidra till att kommunstyrelsen erhåller en större kontroll avseende hur arbetet med beslutade planer och program fortskrider Stickprovsgranskning avseende uppföljning av planer och program Vi har inom ramen för granskningen genomfört stickprov av tre beslutade planer och program. Syftet med stickprovsgranskningen är att bedöma om de tre planerna och programmen följts upp i enlighet med kommunfullmäktiges beslut. Urvalet av planerna och programmen är slumpmässigt och utgår från kommunfullmäktiges aktualiseringsbeslut av styrande dokument i april 2017 (se avsnitt 4.1). Nedanstående tre planer och program ingår i stickprovsgranskningen: Bredbandsstrategin. Energiplanen. Klimatanpassningsplanen Bredbandsstrategin Kommunfullmäktige antog under 2013 en bredbandsstrategi. Bredbandsstrategin utarbetades av den tillfälliga bredbandsberedningen. Bredbandsstrategin är en konkretisering av den nationella bredbandsstrategin från 2009 och syftar till att förverkliga den nationella bredbandsstrategin. Lerums bredbandsstrategi innehåller två målsättningar. Den första målsättningen innebär att 45 procent av alla hushåll och företag har möjlighet att ansluta sig till bredband med en hastighet om minst 100 Mbit/s år Den andra målsättningen innebär att 90 % av alla hushåll och företag har denna möjlighet år För att nå de två målsättningarna finns i bredbandsstrategin ett antal inriktningar som beskriver hur arbetet ska genomföras. Kommunstyrelsen beslutade utifrån bredbandsstrategin att utarbeta en handlingsplan för att förverkliga strategin. Av bredbandsstrategin framgår att strategin ska följas upp två gånger per år och att resultatet av uppföljningen ska rapporteras till kommunfullmäktige. Utifrån kommunfullmäktiges protokoll under januari till september 2018 framgår inte att kommunfullmäktige erhållit uppföljning avseende bredbandsstrategin under året. Stickprovsgranskningen visar att kommunfullmäktige under maj 2017 erhöll en uppföljning av arbetet med bredbandsstrategin i samband med uppföljningen av arbetet med att verkställa beredningsrapporter. Av uppföljningen framgår att det finns förslag på att anta samarbetsavtal med Telia och markavtal med Skanova. Det framgår inte närmare hur samarbets- och markavtalen ska bidra till att uppfylla målsättningarna i bredbandsstrategin. 8 Sida 98 av 173

89 Kommunstyrelsen behandlade i oktober 2017 en uppföljning av arbetet med att verkställa beredningsrapporter för hösten Av uppföljningsrapporten framgår att inget nytt har gjorts sedan föregående uppföljning vad gäller bredbandsstrategin. Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige att notera informationen. Utifrån protokoll från kommunfullmäktige för hösten 2017 framgår inte att kommunfullmäktige behandlade ärendet efter att det behandlats i kommunstyrelsen Energiplanen Kommunfullmäktige antog under 2013 en energiplan. Syftet med planen är att främja hushållning med energi samt verka för en säker och tillräcklig energitillförsel. Därtill framgår att energiplanen ska stödja en hållbar utveckling genom minskad energianvändning och bidra till minskad klimatpåverkan. Energiplanen innehåller målsättningar inom områdena effektiv energianvändning, förnybar energi och klimatsmarta transporter. Exempelvis framgår att 2020 ska energianvändningen för el och värme vara max kwh/invånare och år samt att energibehovet i kommunens verksamhetslokaler ska minska. Av energiplanen framgår att planen är en konkretisering av visionen och ska följas upp via den årliga visionsuppföljningen. Kommunfullmäktige behandlade i april 2018 visionsrapporten för Visionsrapporten för 2017 var en fördjupad visionsrapport med temat tillit. I visionsrapporten för 2017 framgår ingen uppföljning av de målsättningar som framgår i energiplanen. Visionsrapporten för 2016 behandlades av kommunfullmäktige i maj Visionsrapporten innehåller en beskrivning och uppföljning av målsättningar i energiplanen. Exempelvis framgår i visionsrapporten 2016 att målet om att minska energianvändningen i kommunens verksamhetslokaler är uppnått samt att målet om att minska energianvändningen i kommunen bör vara möjligt att uppnå till Klimatanpassningsplanen Kommunfullmäktige antog under 2015 en klimatanpassningsplan. Klimatanpassningsplanen syftar till att anpassa samhället till förändringar utifrån klimatet samt minska sårbarheten. Målet med planen är att utforma samhället så att det är anpassat för olika klimatförändringar. Planen innehåller en åtgärdsplan för klimatanpassning som beskriver förslag på åtgärder som bör vidtas. Totalt innehåller klimatanpassningsplanen cirka 70 åtgärder med förslag på tidpunkt för genomförande samt vem som är ansvarig för att genomföra åtgärden. Därtill är respektive åtgärd prioriterad utifrån när den bör genomföras. I klimatanpassningsplanen finns inga anvisningar vad gäller hur planen ska följas upp. Vid intervjuer framgår att klimatanpassningsplanen är en del av den ordinarie styrkedjan genom att den ingår i verksamhetsplanen för Detta innebär att arbetet med planen ska följas upp inom ramen för den ordinarie styrmodellen. I verksamhetsplan 2018 framgår att förvaltningen under året ska starta arbetet med de högst prioriterade åtgärderna i planen. Denna formulering återfanns även i verksamhetsplanen för I årsredovisningen samt verksamhetsberättelsen för 2017 framkommer inga beskrivningar avseende hur förvaltningen arbetat med de högst prioriterade åtgärderna i klimatanpassningsplanen. I delårsrapporten per augusti 2018 beskrivs under avsnittet som avser Vision 2025 att arbetet med klimatanpassningsplanen 9 Sida 99 av 173

90 påbörjats under våren Det framkommer dock ingen ytterligare information om hur arbetet fortskrider Vår bedömning Enligt kommunallagen ansvarar kommunstyrelsen för att verkställa kommunfullmäktiges beslut. Vidare framgår i kommunstyrelsens reglemente att kommunstyrelsen ansvarar både för att verkställa samt följa upp beslut fattade av kommunfullmäktige. Granskningen visar att det finns brister avseende hur kommunstyrelsen verkställer och följer upp av kommunfullmäktige beslutade planer och program. Under flera intervjuer framgår att en förutsättning för att kommunfullmäktiges planer och program ska genomföras och följas upp är att de inkluderas i kommunens ordinarie styrkedja. Om planerna och programmen inte inkluderas i styrkedjan finns enligt flera intervjuade en risk att planerna och programmen inte genomförs och följs upp. Vidare visar stickprovsgranskningen att arbetet utifrån bredbandsstrategin och energiplanen inte följts upp samt rapporterats till kommunfullmäktige i enlighet med kommunfullmäktiges beslut. Därtill noterar vi att det i verksamhetsberättelsen och årsredovisningen för 2017 inte framgår några beskrivningar av hur arbetet med klimatanpassningsplanen genomfördes under Vi konstaterar dock att det framkommer en kortfattad beskrivning av hur arbetet med klimatanpassningsplanen fortskrider i delårsrapporten per augusti Vår bedömning är att kommunstyrelsen bör säkerställa att kommunfullmäktiges beslutade planer och program verkställs och följs upp i enlighet med kommunfullmäktiges beslut. 10 Sida 100 av 173

91 5. Uppföljning av granskning av beredningarnas roll i styrkedjan 5.1. Uppföljning av beredningarnas roll i styrkedjan EY genomförde under 2015 på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna en granskning av beredningarnas roll i styrkedjan. Syftet med granskningen var att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt arbetsformer för att genomföra, följa upp och återrapportera kommunfullmäktiges beslut utifrån beredningarnas förslag. Granskningens sammanfattande bedömning var att kommunstyrelsen inte säkerställt en tillräcklig styrning, ledning och intern kontroll avseende genomförande av kommunfullmäktiges uppdrag utifrån beredningsrapporterna. Utifrån granskningen rekommenderades kommunstyrelsen att: Säkerställa ändamålsenliga rutiner för genomförande och uppföljning av uppdrag från kommunfullmäktige. Delta på ett mer aktivt sätt i processen för och beredningen av årsplanen för beredningarna. Verka för att gränsdragningen mellan kommunstyrelsens utskott och beredningarnas roll i styrningen tydliggörs. I nedanstående avsnitt beskrivs hur kommunstyrelsen arbetat vidare utifrån de rekommendationer som ställdes i 2015 års granskning. Varje avsnitt inleds med en beskrivning av kommunstyrelsens svar på respektive rekommendation. Därefter beskrivs vilka åtgärder kommunstyrelsen vidtagit Kommunstyrelsens åtgärder utifrån rekommendationerna Säkerställa ändamålsenliga rutiner för genomförande och uppföljning av uppdrag från kommunfullmäktige Utifrån kommunstyrelsens svar på rekommendationen framkom att styrelsen beslutat att samtliga antagna beredningsrapporter ska utgöra underlag i arbetet med förslag till budget. Detta mot bakgrund av att förvaltningen noterat att en framgångsfaktor för att verkställa beredningsrapporter är att de blir en del av den ordinarie styrkedjan. Vidare uppgav kommunstyrelsen att de i större omfattning än tidigare avsåg att använda sin rätt att lämna förslag till beslut i kommunfullmäktige om en beredningsrapport var ogenomförbar eller i övrigt bristfällig. Vad gäller uppföljning uppgav kommunstyrelsen att de beredningsrapporter som blir en del av den ordinarie styrkedjan skulle följas upp genom den ordinarie verksamhetsuppföljningen. Utifrån dessa åtgärder avsåg kommunstyrelsens att säkerställa styrning, ledning och uppföljning av beredningsrapporter utifrån kommunfullmäktiges beslut. Vid intervjuer framgår att det uppfattas som otydligt hur och om beredningsrapporter beaktas som underlag i arbetet med förslag till budget. Utifrån dokumentstudier av kommunfullmäktiges budgetar respektive kommunstyrelsens verksamhetsplaner för framgår inte på ett tydligt sätt om och hur beredningsrapporter beslutade av kommunfullmäktige beaktats. Däremot framgår i kommunfullmäktiges budget respektive kommunstyrelsens verksamhetsplan för 11 Sida 101 av 173

92 2018 ett uppdrag till förvaltningen som avser att påbörja arbetet i enlighet med beredningsrapporten stigar och leder. I delårsrapporten per augusti 2018 följs uppdraget upp. I delårsrapporten beskrivs att sektor lärande deltar i arbetet genom att vara en del i det pågående arbetet med leden mellan Gråbo och Floda. Enligt kommunstyrelsens förste och andre vice ordförande bör kommunstyrelsen i större omfattning använda sin möjlighet att lämna förslag till beslut i kommunfullmäktige om en beredningsrapport är bristfällig. Detta i syfte att underlätta kommunstyrelsens och förvaltningens genomförande av beredningsrapporten. Kommunstyrelsen genomförde fram till oktober 2015 en JEV-belysning av beredningsrapporter inför kommunstyrelsens behandling av rapporterna. JEV innebär juridisk, ekonomisk och verksamhetsmässig belysning. Syftet med JEV-belysningen var att utreda vilka förutsättningar som fanns för att genomföra beredningsrapporten. Avskaffandet av JEV-belysningen ersattes av att kommundirektören i samråd med kommunalrådsberedningen skulle avgöra om en särskild belysning av beredningsrapporterna var nödvändig. Vid intervjuer framgår att ingen särskild belysning av beredningsrapporterna har genomförts utifrån rutinen. Kommunstyrelsens förste och andre vice ordföranden uppger att det är en utmaning att få en samlad bild över vilka av kommunfullmäktiges beredningsrapporter som genomförs. Kommunfullmäktige beslutade under 2015 att kommunstyrelsen vid två tillfällen per år skulle följa upp hur arbetet med antagna beredningsrapporter fortskrider och rapportera uppföljningen till kommunfullmäktige. Utifrån dokumentstudier framgår att kommunfullmäktige under 2017 vid ett tillfälle erhöll en uppföljning av arbetet med att verkställa antagna beredningsrapporter. Av kommunfullmäktiges protokoll januari till september 2018 framgår inte att kommunfullmäktige erhållit liknande uppföljning under Delta på ett mer aktivt sätt i processen för och beredningen av årsplanen för beredningarna. Av kommunstyrelsens svar på rekommendationen framkom att kommunstyrelsen delade kommunrevisionens uppfattning att dialog, samverkan och avstämningar mellan beredningar, kommunstyrelsen och förvaltning är viktig. Av svaret framgick att kommunfullmäktiges presidium, beredningspresidier, kommunalråd och förvaltningsledning skulle lämna förslag på olika uppdrag till beredningarna. Utifrån förslagen skulle kommunfullmäktiges presidium årligen upprätta en plan för beredningarnas arbete. Planen skulle enligt kommunstyrelsens svar innehålla en övergripande beskrivning av uppdragen. Därefter skulle den övergripande beskrivningen bearbetas till uppdragsbeskrivningar. Vid intervju med kommunstyrelsens presidium (tillika kommunalråd) och förvaltningsledning framgår att de inte är delaktiga i att lämna förslag på uppdrag för beredningarna. Vidare framgår att det är ett utvecklingsområde att kommunstyrelsen och förvaltningsledning i större omfattning lämnar synpunkter på uppdragen. Enligt kommunstyrelsens presidium finns det exempel på när beredningar och förvaltning arbetat med samma uppdrag. Därtill framgår under intervjuer att det finns ett exempel på beredningsrapport vars inriktning som förvaltningen fått att genomföra inte bedömts vara inom ramen för den kommunala kompetensen. För att bidra till att undvika detta uppger kommunstyrelsens presidium att kommunstyrelsen och sektorerna i större omfattning bör lämna synpunkter på beredningarnas förslag till uppdrag. Ett sådant 12 Sida 102 av 173

93 arbetssätt skulle även bidra till att underlätta förvaltningens genomförande av beredningsrapporterna. Kommunfullmäktige behandlade i april 2016 Uppdrag till kommunfullmäktiges beredningar. Av tjänsteskrivelsen till beslutet framgår att begreppet Årsplan ändras till Uppdrag till kommunfullmäktiges beredningar. Vid intervjuer framgår att begreppsändringen beror på att beredningarnas uppdrag kan avse en period över flera år. Detta innebär att det inte finns ett behov att årligen anta en årsplan. Kommunfullmäktige fastställde i oktober 2017 ett nytt reglemente för kommunfullmäktiges beredningar. Reglementet startade att gälla den 1 november Av reglementet framgår dock att Beredningarna ska arbeta med de uppdrag som kommunfullmäktige årligen beslutar om i en plan för kommunfullmäktiges beredningar Verka för att gränsdragningen mellan kommunstyrelsens utskott och beredningarnas roll i styrningen tydliggörs Utifrån kommunstyrelsens svar på rekommendationen framkom att kommunstyrelsen inte ansåg att det fanns behov av att tydliggöra gränsdragningen mellan kommunstyrelsens utskott och beredningarnas roll i styrkedjan. Kommunstyrelsen antog i februari 2015 en uppdrags- och arbetsbeskrivning för kommunstyrelsens utskott. Av uppdrags- och arbetsbeskrivningen framgår att utskotten är dialog- och beredningsorgan. Vidare ansåg kommunstyrelsen att beredningarna i enlighet med dåvarande reglemente skulle ta fram förslag till övergripande mål samt föreslå kvalitetsnivåer. Mot bakgrund av detta ansåg kommunstyrelsen att det inte var nödvändigt att verka för att tydliggöra gränsdragningen mellan kommunstyrelsens utskott och beredningarnas roll i styrningen. Vid intervjuer med kommunstyrelsens presidium samt förvaltning framgår att gränsdragningen mellan kommunstyrelsens utskott och beredningarna är tydlig. Vid flera intervjuer beskrivs att kommunstyrelsens utskott är dialog- och beredningsorgan inför beslut i kommunstyrelsen. Därtill framgår att beredningarna ska arbeta på uppdrag av kommunfullmäktige med uppdrag som kommunfullmäktige fastställer Vår bedömning Uppföljningen visar att det uppfattas som otydligt hur och om beredningsrapporter utgör underlag i arbetet med förslag till budget i enlighet med kommunstyrelsens svar på granskningen. Utifrån dokumentstudier av kommunfullmäktiges budgetar respektive kommunstyrelsens verksamhetsplaner för framgår inte om och hur kommunfullmäktiges antagna beredningsrapporter beaktats i arbetet med förslag till budget. Vi noterar dock att beredningsrapporten avseende stigar och leder framgår som ett uppdrag i budget Vidare visar uppföljningen att arbetet med att verkställa antagna beredningsrapporter inte följts upp i enlighet med kommunfullmäktiges beslut. Mot bakgrund av detta är vår bedömning att rekommendationen vad gäller att säkerställa ändamålsenliga rutiner för genomförande och uppföljning av uppdrag från kommunfullmäktige kvarstår. Av uppföljningen framgår att kommunstyrelsens presidium (tillika kommunalråd) och förvaltningsledning inte är delaktiga i att lämna förslag på uppdrag för beredningarna i enlighet med rekommendationen och kommunstyrelsens svar på granskningen. Vidare visar uppföljningen 13 Sida 103 av 173

94 att begreppet årsplan ersatts av Uppdrag till kommunfullmäktiges beredningar. Detta mot bakgrund av att beredningarnas uppdrag kan avse en period om flera år. Vi noterar dock utifrån kommunfullmäktiges reglemente till beredningarna att beredningarna ska arbeta med de uppdrag som kommunfullmäktige årligen beslutar om i en plan för kommunfullmäktiges bredningar. Enligt vår bedömning innebär skrivelsen att beredningarna ska arbeta med de uppdrag som kommunfullmäktige årligen fastställer i en plan. Vår bedömning är att rekommendationen avseende att delta på ett mer aktivt sätt i processen för och beredningen av årsplanen för beredningarna kvarstår. Enligt flera intervjuade är gränsdragningen mellan kommunstyrelsens utskott och beredningarnas roll i styrningen tydlig. Kommunstyrelsens utskott är dialog- och beredningsorgan inför beslut i kommunstyrelsen medan beredningarna arbetar med uppdrag fastställda av kommunfullmäktige. Vår bedömning är att rekommendationen avseende att verka för att tydliggöra gränsdragningen mellan kommunstyrelsens utskott och beredningarnas roll i styrningen inte kvarstår. 14 Sida 104 av 173

95 6. Samlad bedömning 6.1. Slutsats Utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning är vår sammanfattande bedömning att det finns brister vad gäller att säkerställa tillfredställande arbetsformer för att verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program. Därtill är vår bedömning att kommunstyrelsen inte i tillräcklig omfattning arbetat vidare utifrån de rekommendationer som ställdes i 2015 års granskning avseende beredningarnas roll i styrkedjan. Vi bedömer att det finns utvecklingsområden avseende att tydliggöra arbets- och ansvarsfördelningen samt att säkerställa att kommunfullmäktiges beslutade planer och program verkställs och följs upp i enlighet med kommunfullmäktiges beslut. Detta för att säkerställa en tillfredställande styrning, ledning, uppföljning och kontroll Bedömning utifrån revisionsfrågorna Revisionsfrågor Har kommunstyrelsen säkerställt en tydlig arbets- och ansvarsfördelning för att verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program? Hur säkerställer kommunstyrelsen att kommunfullmäktiges beslutade planer och program verkställs och följs upp? Bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen inte fullt ut säkerställt en tydlig arbets- och ansvarsfördelning för att verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program. Granskningen visar sektorernas arbets- och ansvarsfördelning för att genomföra och följa upp planer och program skiljer sig åt. Exempelvis finns i sektor samhällsbyggnad samt sektor lärande ansvariga tjänstepersoner för hela eller delar av beslutade planer och program. En sådan arbets- och ansvarsfördelning finns inte i sektor stöd och omsorg. Därtill framgår att utvecklings- och hållbarhetsenhetens roll vad gäller att stödja sektorerna i arbetet uppfattas som otydlig. Vår bedömning är att kommunstyrelsen inte fullt ut säkerställt att kommunfullmäktiges beslutade planer och program verkställs och följs upp i enlighet med kommunfullmäktiges beslut. Av granskningen framgår, under flera intervjuer, att en förutsättning för att kommunfullmäktiges planer och program ska verkställas och följas upp är att de inkluderas i styrkedjan. Om detta inte sker finns en risk att planerna och programmen inte prioriteras 15 Sida 105 av 173

96 och därmed inte verkställs och följs upp. Vidare visar stickprovsgranskningen att arbetet utifrån bredbandsstrategin och energiplanen inte följts upp samt rapporterats till kommunfullmäktige i enlighet med kommunfullmäktiges beslut. Vilka åtgärder har kommunstyrelsen vidtagit utifrån de rekommendationer som lämnades i granskningen avseende beredningarnas roll i styrkedjan? Uppföljningen visar att gränsdragningen mellan kommunstyrelsens utskott och beredningarnas roll i styrningen uppfattas som tydlig. Flera intervjuade uppger att utskotten är dialog- och beredningsorgan medan beredningarna arbetar på uppdrag av kommunfullmäktige. Vår bedömning är att tidigare rekommendation kring detta inte kvarstår. Av uppföljningen framgår dock att kommunstyrelsen inte vidtagit tillräckliga åtgärder för att hantera de två övriga rekommendationerna i granskningen. Mot bakgrund av detta är vår bedömning att kommunstyrelsen bör tillse att de två kvarstående rekommendationerna från 2015 års granskning avseende bredningarnas roll i styrkedjan åtgärdas Identifierade förbättringsområden och rekommendationer Under granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Kommunstyrelsen bör tydliggöra arbets- och ansvarsfördelningen avseende hur kommunfullmäktiges beslutade planer och program ska genomföras och följas upp. Kommunstyrelsen bör skapa ett strukturerat arbetssätt för att genomföra och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program. Kommunstyrelsen bör tillse att de två kvarstående rekommendationerna från 2015 års granskning avseende beredningarnas roll i styrkedjan åtgärdas. Göteborg den 10 oktober 2018 Emma Bergstrand Verksamhetsrevisor Ludwig Reismer Certifierad kommunal yrkesrevisor Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare 16 Sida 106 av 173

97 Bilaga 1: Bakgrund Enligt kommunallagen ska kommunfullmäktige besluta i ärenden av principiell beskaffenhet och ärenden av större vikt för kommunen. Detta kan till exempel avse mål och riktlinjer för verksamheten. Kommunfullmäktige antar planer, program och strategier som beskriver hur den kommunala verksamheten ska genomföras och utvecklas. De senaste åren har kommunfullmäktige till exempel antagit en reviderad näringslivstrategi, bostadsförsörjningsprogram, biblioteksplan, strategi för integrerat samhälle, dagvattenstrategi, klimatanpassningsplan och markpolicy. För att säkerställa att kommunfullmäktiges beslutade planer och program genomförs är det av stor vikt att besluten verkställs samt att det sker en återkommande uppföljning av besluten. Av kommunstyrelsens reglemente framgår att kommunstyrelsen särskilt ska följa upp visionen, kommunfullmäktiges framtidsbilder, beredningsrapporter, kommunfullmäktiges kvalitetskrav samt mål för verksamheten, god ekonomisk hushållning och ekonomin i övrigt. I kommunstyrelsens kontrollplan 2017 finns en risk att politiska beslut och andra uppdrag inte verkställs på grund av avsaknad av och brister i rutiner och ansvarsfördelning. I delårsuppföljningen av kontrollplanen framgår att förvaltningen identifierat att en av anledningarna till att politiska beslut inte verkställs är att berörda tjänstepersoner inte får kännedom om besluten. Med anledning av risken framgår i delårsuppföljningen att det utarbetats en rutin som innebär att det i tjänsteskrivelsen ska framgå vilka personer som ska få ta del av beslutet. Inom ramen för en av kommunrevisionens dialoger under 2017 framkom att kommunfullmäktiges beslutade naturvårdsprogram inte följts upp då det inte anses vara en prioriterad fråga. Vidare framkom i kommunrevisionens dialoger med beredningarna under 2017 att det inte är tydligt vad som sker med beredningsrapporterna när dessa avlämnats till kommunfullmäktige. Kommunrevisionen genomförde under 2015 en granskning av beredningarnas roll i styrkedjan. Syftet med granskningen var att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt arbetsformer för att genomföra, följa upp och återrapportera kommunfullmäktiges beslut utifrån beredningarnas förslag. Granskningen visade att de uppdrag som kommunfullmäktige riktar till kommunstyrelsen mot bakgrund av beredningarnas förslag sällan beaktas vid verksamhetsplaneringen. Detta innebar att uppdragen hamnade utanför den ordinarie styrkedjan och inte prioriterades av förvaltningen. Kommunrevisionen har mot bakgrund av ovanstående samt sin risk- och väsentlighetsanalys beslutat att det är väsentligt att bedöma om det finns tillfredställande arbetsformer för att verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslutade planer och program. Kommunrevisionen har även bedömt det som angeläget att genomföra en uppföljning av granskningen avseende beredningarnas roll i styrkedjan. I God revisionssed framgår de grunder som revisorerna använder när de bedömer ansvarstagande i styrelser och nämnder. Ansvarsgrunder som är aktuella i denna granskning är bland annat risken för bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll. 17 Sida 107 av 173

98 Bilaga 2: Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Nedan beskrivs de revisionskriterier som är aktuella i denna granskning. Kommunallagen Enligt kommunallagen ansvarar kommunfullmäktige för att fatta beslut i ärenden av principiell beskaffenhet eller av större vikt för kommunen. Detta innebär enligt lagen att kommunfullmäktige ska fatta beslut om bland annat mål och riktlinjer för verksamheten. I förarbeten till kommunallagen specificeras att detta till exempel kan avse beslut om verksamhetsinriktningar på olika områden. Vidare ska kommunstyrelsen enligt kommunallagen tillse att kommunfullmäktiges beslut verkställs. Bestämmelsen innebär att det är kommunstyrelsen som är ansvarig att verkställa kommunfullmäktiges beslut om ansvaret för genomförandet inte ålagts en annan nämnd. Reglemente för kommunstyrelsen Av kommunstyrelsens reglemente framgå att kommunstyrelsen ska verkställa och följa upp kommunfullmäktiges beslut. Vidare är kommunstyrelsen ansvarig för styrning, ledning och uppföljning av den kommunala verksamheten. 18 Sida 108 av 173

99 Bilaga 3: Källförteckning Intervjuer Gruppintervju med sektorchefer för sektor stöd och omsorg samt sektor samhällsbyggnad, Gruppintervju med administrativa chefer vid sektor stöd och omsorg samt sektor samhällsbyggnad samt verksamhetsutvecklare vid sektor lärande, Intervju med sektorchef för sektor lärande, Intervju med utvecklings- och hållbarhetschef, Intervju med kommundirektör, Gruppintervju med kommunfullmäktiges presidium, Telefonintervju med kommunstyrelsens ordförande, Gruppintervju med kommunstyrelsens förste och andre vice ordförande, Dokumentation Bredbandsstrategi. Budget Delårsrapport Energiplan. Klimatanpassningsplan. Kommunfullmäktiges protokoll för 2017 samt januari-september Kommunstyrelsens protokoll för 2017 samt januari-september Kontrollplan Reglemente för kommunfullmäktiges beredningar. Reglemente för kommunstyrelsen. Sektorplan 2018 för sektor samhällsbyggnad. Uppföljning av beredningsrapporter, hösten Uppföljning av beredningsrapporter, våren Verksamhetsberättelse Verksamhetsplan Visionsrapport 2016 och fördjupad visionsrapport Sida 109 av 173

100 Sida 110 av 173

101 Sida 111 av 173

102 Uppföljning av beredningsrapporter 2018 KS Sida 112 av 173

103 PROTOKOLL Mötesdatum Kommunstyrelsen 381 Uppföljning av kommunstyrelsens arbete att verkställa beredningsrapporter 2018 KS Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att notera informationen. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta ändra kommunfullmäktiges beslut om rutin för uppföljning av antagna beredningsrapporter, från två gånger per år till en gång per år. Sammanfattning Kommunfullmäktige har beslutat att kommunstyrelsen två gånger per år ska följa upp arbetet med att verkställa kommunfullmäktiges antagna beredningsrapporter. Förvaltningen har följt upp samtliga aktiva beredningsrapporter som har antagits av kommunfullmäktige. En generell slutsats av uppföljningen är att arbetet med att verkställa beredningsrapporterna varierar. Vissa beredningsrapporter har lett till direkta åtgärder och insatser, medan andra rapporter inte har arbetats vidare med i samma utsträckning. Delar av det som beredningarna har föreslagit ligger dock nära det ordinarie arbete som förvaltningen bedriver. De flesta beredningsrapporter följs inte upp direkt genom särskilda uppföljningar men däremot ligger många mål och uppdrag i beredningsrapporterna i linje med verksamhetsplan och budget. Förvaltningen bedömer att rutinen om att följa upp arbetet med kommunstyrelsens arbete att verkställa antagna beredningsrapporter två gånger per år bör ändras till en gång per år. Detta till följd av att uppföljningarna ska delas upp i en uppföljningsdel och en analysdel vilket ger en mer djuplodande uppföljning som bättre fyller syftet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om uppföljning av beredningsrapporter 2018 Rapport om uppföljning av kommunstyrelsens arbete med att verkställa beredningsrapporter 2018 Beslutet skickas till Maria Egerlund Fletcher, tf administrativ chef Kim Erefalk, utveckling- och hållbarhetschef Lisa Bomble, verksamhetsutvecklare Viktoria Esko, verksamhetsutvecklare Lennart Karlsson, verksamhetsutvecklare Signatur justerare Utdragsbestyrkande Sida Sida 1131 av 173 2

104 PROTOKOLL Mötesdatum Kommunstyrelsen Signatur justerare Utdragsbestyrkande Sida Sida 1142 av 173 2

105 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (4) Datum Dnr KS Patrik Mentzer Patrik.Mentzer@lerum.se Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse om uppföljning av beredningsrapporter 2018 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att notera informationen. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta ändra kommunfullmäktiges beslut om rutin för uppföljning av antagna beredningsrapporter, från två gånger per år till en gång per år. Sammanfattning Kommunfullmäktige har beslutat att kommunstyrelsen två gånger per år ska följa upp arbetet med att verkställa kommunfullmäktiges antagna beredningsrapporter. Förvaltningen har följt upp samtliga aktiva beredningsrapporter som har antagits av kommunfullmäktige. En generell slutsats av uppföljningen är att arbetet med att verkställa beredningsrapporterna varierar. Vissa beredningsrapporter har lett till direkta åtgärder och insatser, medan andra rapporter inte har arbetats vidare med i samma utsträckning. Delar av det som beredningarna har föreslagit ligger dock nära det ordinarie arbete som förvaltningen bedriver. De flesta beredningsrapporter följs inte upp direkt genom särskilda uppföljningar men däremot ligger många mål och uppdrag i beredningsrapporterna i linje med verksamhetsplan och budget. Förvaltningen bedömer att rutinen om att följa upp arbetet med kommunstyrelsens arbete att verkställa antagna beredningsrapporter två gånger per år bör ändras till en gång per år. Detta till följd av att uppföljningarna ska delas upp i en nulägesrapport och en analysdel vilket ger en mer fördjupad uppföljning som bättre fyller syftet. Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr Lerums kommun Bagges torg (vx) Pg Lerum (fax) kommun@lerum.se Bg Sida 115 av 173

106 TJÄNSTESKRIVELSE 2 (4) Datum Dnr KS Bakgrund På uppdrag av kommunfullmäktige arbetar beredningarna med långsiktiga mål, strategier och uppföljning. Beredningarnas uppgift är att undersöka medborgarnas behov och önskemål vad gäller kommunens verksamhet. Beredningarna ska arbeta med alla medborgares perspektiv och inte enbart för dem som använder kommunens service och tjänster. Kommunfullmäktige fattar årligen beslut som är direkt aktiverande för kommunstyrelsen och ett exempel på ett sådant beslut är beredningsförslag. För att säkerställa måluppfyllelsen och öka transparensen gentemot fullmäktiges ledamöter beslutade kommunfullmäktige den 24 oktober 2013 att kommunstyrelsen två gånger per år ska redovisa en uppföljning av verkställandet av de kommunfullmäktige bifallna beredningsförslagen. Ekonomi Förvaltningen bedömer att ärendet i sig inte har någon ekonomisk påverkan. Däremot noterar förvaltningen att en förutsättning för att vissa beredningsrapporter ska kunna förverkligas är att ekonomiska medel avsätts. Jämställdhet Berör ärendet kvinnor, män, flickor eller pojkar? Ja Synliggör ärendet kvinnor, män, flickor och pojkar? Nej Kan ärendet få olika effekter för kvinnor och män, flickor och pojkar? Nej Hur påverkar ärendet kommunens jämställdhetsmål? Påverkar inte målen Förvaltningen bedömer inte att uppföljningen i sig inte har några särskilda effekter på jämställdhetsmålen. Däremot bedöms arbete i enlighet med några av de uppföljda beredningsrapporterna kunna främja målen. Bedömning Uppföljningen visar på ett varierande verkställande av beredningsrapporterna. Vissa beredningsrapporter har lett till ett flertal åtgärder och insatser medan andra rapporter inte har arbetats med sedan föregående uppföljning. Nedan framgår i korthet vad förvaltningen har gjort sedan föregående uppföljning med vissa av de rapporter som har antagits: Sida 116 av 173

107 TJÄNSTESKRIVELSE 3 (4) Datum Dnr KS Klimatstrategi för Lerums kommun Arbetet med att byta ut kommunens fordonsflotta till en fossilfri fortsätter. Laddinfrastrukturen för allmänheten har byggts ut. Inköp görs från och med 2018 utifrån WWF s köttgiude. Vision för ett framtida Gråbo Sveriges första hållbara tätort Under 2018 har en rapport tagits fram med tre scenarier för hur arbetet med Pilot Gråbo ska fortsätta. Bredbandsstrategin Det samarbetsavtalsförslag om samfinansiering som slöts under 2017 har underkänts (april 2018) i sin nuvarande form. Nu pågår ett intensivt arbete för att undersöka lämpligast väg framåt för att verkställa kommunfullmäktiges uppdrag. Strategier för att stärka psykisk hälsa hos unga Arbete bedrivs förvaltningsövergripande för att utveckla uppdraget Hållbar samverkan för god hälsa hos barn och unga. En projektplan har tagits fram och förankrats med en styrgrupp. Bevarandet av kulturarvet i Lerums kommun I det pågående arbetet med ny översiktsplan finns detta perspektiv med i de direktiv som styr arbetet. Tidplan Kommunstyrelsen, Kommunfullmäktige, Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse om uppföljningen av beredningsrapporter, Rapport om uppföljning av kommunstyrelsens arbete med att verkställa uppföljning av beredningsrapporter, KS Beslutet ska skickas till Maria Egerlund Fletcher, tf administrativ chef Kim Erefalk, utveckling- och hållbarhetschef Lisa Bomble, verksamhetsutvecklare Sida 117 av 173

108 TJÄNSTESKRIVELSE 4 (4) Datum Dnr KS Viktoria Esko, verksamhetsutvecklare Lennart Karlsson, verksamhetsutvecklare Stab och utveckling Kim Erefalk Utvecklings- och hållbarhetschef [*Namn ansvarig chef/handläggare]. [*Titel] Sida 118 av 173

109 Uppföljning av kommunstyrelsens arbete med att verkställa beredningsrapporter Patrik Mentzer Sida 119 av 173