Bredband i Kinnared Projektplan Kinnared Fiber Ekonomisk Förening, Kinnared, Ulricehamns kommun Datum: Version: Kommentar: Reviderad av:

Transkript

1 Bredband i Kinnared Projektplan Kinnared Fiber Ekonomisk Förening, Kinnared, Ulricehamns kommun Datum: Version: Kommentar: Reviderad av: 1 Kinnared Fiber Eknomisk Förening Organisationsnummer: c/o Mikael Zsiga Hössna Kinnared ULRICEHAMN

2 Kinnareds Fiber Ekonomisk Förening PROJEKTPLAN 2 (15) Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 3 2 Bakgrund, syfte och mål Bakgrundsbeskrivning Syfte Mål Avgräsning 3 3 Kravspecifikation Produktkrav Projektkrav Förutsättningar 5 4 Leverans och utförande 5 5 Nulägesanalys och intressenter SWOT-analys Intressentanalys Kärnintressenter Primärintressenter Sekundärintressenter 8 6 Tidsplan och aktiviteter Beslutspunkter Milstolpar Tidsplan 9 7 Organisation och bemanning Roller, ansvar och befogenheter Beställare Bidragsgivare Projektledare Mottagare Projektgrupp Referensgrupp Bemanningsplan Projektledare Biträdande projektledare 11 8 Budget 11 9 Kommunkation och kvalitetssäkring Riskanalys och riskhanteringsplan 13 Bilaga 1. Tidsplan Bilaga 2. Budget Bilaga 3. Kommunikationsplan Bilaga 4-7. Karta, grov projektering

3 Kinnareds Fiber Ekonomisk Förening PROJEKTPLAN 3 (15) 1 Sammanfattning Projektet Bredband i Kinnared syftar till Kinnaredsborna skall kunna bo och verka med stabil och snabb datakommunikation. Målet med projektet är att Kinnaredsborna erbjudas möjligheter att ansluta till ett högkvalitativt bredband för data- och telekommunikation. 2 Bakgrund, syfte och mål 2.1 Bakgrundsbeskrivning Kinnared är en by som ligger cirka 10 km öster om Ulricehamn. I byn finns det 33 bostadshus, åtta fritidshus, en föreningsbyggnad och två kommersiella byggnader (lager). Byn har strax över 30 åretruntboende hushåll. I ca 15 hushåll bedrivs näringsverksamhet som har anknytning till bostaden. I dagsläget finns viss bredbandsinfrastruktur i området. Uppkoppling till datanätet kan erhållas via telefonmodem, adsl och mobilt bredband. Med adsl-uppkoppling kan en hastighet på 6-8 Mbit/s erhållas. Mobilt bredband kan erhållas upp till 32 Mbit/s i Teliasoneras nät (Turbo 3G+). 2.2 Syfte Syftet med projektet är att bidra till att befolkningen i Kinnared skall kunna bo och verka i ett samhälle som är beroende av stabil och snabb datakommunikation. 2.3 Mål Målet med projektet är att Kinnaredsborna erbjudas möjlighet att ansluta till ett högkvalitativt bredband för data- och telekommunkation. Detta mål uppnås genom utbyggnaden av ett fiberoptiskt nät till vilket samtliga bostadshus, fritidshus och näringsverksamheter kan anslutas. 2.4 Avgränsning Kinnared begränsas i norr av nuvarande riksväg 40 och i söder av det sista bostadshuset strax söder om den gamla järnvägsbanken (se fig 1). Drift och underhåll av det ubyggda nätet övertas av den löpande förvaltningen i Kinnared Fiber Ekonomisk Förening (KFEF).

4 Kinnareds Fiber Ekonomisk Förening PROJEKTPLAN 4 (15) Överföringspunkt/ anslutningspunkt Ungefärligt läge fiberkabel för Telia Sonera AB Figur 1. Karta över Kinnared. 3 Kravspecifikation 3.1 Produktkrav Följande produktkrav gäller för projektet: Ett öppet fiberoptiskt nät skall anläggas för Kinnared. 100 % av alla bostadshus, fritidshus, föreningslokaler och näringsverksamheter skall erbjudas anslutning till det fiberoptioska nätet.

5 Kinnareds Fiber Ekonomisk Förening PROJEKTPLAN 5 (15) 100 % av alla bostadshus, föreningslokaler och näringsverksamheter skall förses med en avlämningspunkt till det fiberoptiska nätet vid tomtgräns dock minst 30 meter från byggnaden. 3.2 Projektkrav Projektet skall så långt som möjligt utföras i egen regi med undantag av detaljprojektering och produktion. Resurser skall köpas för de sistnämnda insatserna. Projektet skall inledas under våren 2013 och vara avslutat senast våren Följande prioritering gäller för projektets styrparameterar: - 50 % resurser - 35 % kvalitet - 15 % tid Det viktigaste är allts att de resurser som ställs till projektets förfogande räcker för genomförande av projektet. 3.3 Förutsättningar För att produktionen skall kunna genomföras krävs följande: - att bidrag erhålls från länsstyrelsen, PTS eller kommunen i sådan omfattning att kostnaden för en anslutning till det fiberoptiska nätet understiger kr per hushåll (40 anslutningar), - att 75 % av de åretruntboende hushållen tecknar avtal om anslutning innan produktion upphandlas och - att egna arbetsinsatser kan genomföras som bidrar till att produktionskostnaden kan hållas nere på ett sådant sätt att ovanstående finansieringsbehov minskar. 4 Leverans och utförande Projektet skall överlämna slutprodukten till beställaren efter det att produktionen av det optiska fibrenätet har slutbesiktigats och eventuella anmärkningar har åtgärdats och godkänts. Leveransgodkännande skall lämnas om: - Produkten är färdigställd enligt kravspecifikationen. - Införande genomfört genom att produkten är satt i drift och överlämnad till beställarens förvaltningsorganisation.

6 Kinnareds Fiber Ekonomisk Förening PROJEKTPLAN 6 (15) - Samtliga kostnader är bokförda och godkända. 5 Nulägesanalys och intressenter 5.1 SWOT-analys Kartläggning av yttre och inre förutsättningar som kan komma att påverka genomförandet har gjorts genom en så kallad SWOT-analys. Resultatet framgår nedan i tabell 1 och 2. Inom projektet och den genomförande organisationen Utanför projektet och den genomförande organisationen Faktorer som kan underlätta för projektet Styrkor (Strengths): S1 Projektledare med erfarenhet av flera projekt. S2 KFEF bildad med hög kompetens i styrelsen. S3 Ej bråttom. S4 Ekonomisk medvetenhet. Möjligheter (Opportunities): O1 Händiga och driftiga Kinnaredsbor. O2 Begränsad geografi med samhörighetskänsla. O3 Vissa investeringar redan gjorda som underlättar genomförandet. O4 Arne Anderssons Stiftelse för Samhället Kinnareds Väl. O5 Intresse från kommunen. O6. Intresse befintliga nätägare. Tabell 1. SWOT-analys för projeket Bredband i Kinnared Faktorer som kan försvåra för projektet Svagheter (Weaknesses): W1 Projekgrupp med brist på tid för projektet. W2 Projektledare dålig på att delegera. W3 Oklar tidsplan. Hot (Threaths): T1 Litet intresse att ansluta p.g.a. bristande betalningsvilja. T2 Beroende av bidrag för finansiering. T3 Bristande engagemang hos boende. T4 Andra tekniska lösningar (3G & 4G).

7 Kinnareds Fiber Ekonomisk Förening PROJEKTPLAN 7 (15) Fördelar = Styrkor + Möjligheter Försvar = Styrkor + Hot Sårbarhet = Svagheter + Hot Frestelser = Svagheter + Möjligheter S3 + O3 S2+O1+ O2+O4 S4+O3+ O4+O6 S2 + T1 + T2 S3 + T1 + T2 W1 + W2 +T1 + T3 Slutsatser & åtgärder Hanteras i: Vissa arbeten är redan gjorda som gör att Budget produktionstiden blir kortare. Tidsplan En stark gemenskap och organisation finns i Kinnared som kan mobiliseras för att uppnå resultat. Hårt arbete för att finna finansiering måste prioriteras. Genom informationsinsatser från ekonomiska föreningen kan förståelse och högre acceptans uppnås hos Kinnaredsborna. Det finns tid till information och bearbetning av Kinnaredsborna. Intensivare arbete i projektgruppen och i ekonomiska föreningen så att fler blir engagerade i arbetet. Kommunikationsplan Tidsplanen Tidsplan Budget Tidsplan Kommunikationsplan Tidsplan Kommunikationsplan Organisation Riskanalys Tidsplan W3 + T2 Tiden går för att bidrag tagit slut. Budgeten Riskanalys Tidsplan W2 + O5 Skapa fler kontaktytor i projektgruppen med kommunen och andra intressenter. Tabell 2. Slutsatser och åtgärder från SWOT-analys i projekt Bredband i Kinnared. 5.2 Intressentanalys Kärnintressenter Kärnintressenterna i projekter är beställaren,projektgruppen och bidragsgivare. Riskanalysen Beställarens existens är beroende av projektets genomförande. Genom beställarens styrelse och dess årsmöte avgörs om projektet skall drivas vidare eller ej. Projektgruppens påverkas i princip på samma sätt. Projektgruppen är dessutom en förutsättning för att projektet drivs framåt och når resultat. Bidragsgivarna har ett intresse av att bra projekt genomförs. Genom att tilldela bidrag och ange villkor för dessa bidrag påverkas projektets inriktning och genomförande Primärintressenter Primärintressenter i projektet är Kinnaredsborna och ägare av befintligt fasta dataoch telenät.

8 Kinnareds Fiber Ekonomisk Förening PROJEKTPLAN 8 (15) Kinnaredsbornas intresse av projektet är avgörande för om det kommer till något genomförande eller ej. Utan ett tillräckligt stort intresse uppfylls inte kravspecifikationen. Projektet ger förhoppningsvis kinnaredsborna en möjlighet att erhålla en efterfrågad kvalitet i sitt boende. Ägarna av befintliga fasta data- och telenät har ett intresse av att knyta fler abonnenter till sitt nät. Nätägarna föreskriver genom tekniska krav hur projektets optiska fibernät får anslutas. Nätägare i anslutningspunkten är Ulricehamns Energi AB och Telia Sonera AB. Ett visst intresse kan även finnas för Telia Sonera AB att ta del av projektets nät för att skapa ett eget säkrare nät Sekundärintressenter Sekundärintressenter i projektet är framtida leverenatörer av bredbandstjänster, Ulricehamns kommun och ägare av mobila nät. Bredbandsnätet grävs ner i mark som ägs av olika fastighetsägare. Dessa måste vara beredda att upplåta marken med ledningsrätt till projektet. I ett öppet nät kan olika leverantörer konkurrera om de anslutna användarna i Kinnared. Genom erbjudanden påverkar de kinnaredsbornas intresse att köpa en anslutning till nätet. Ulricehamns kommun har ett intresse av en ökad utbyggnad av bredband på landsbygden. Bredbandsutbyggnaden kan förhoppningsvis bidra till en fortsatt utveckling av landsbygdboendet. 6 Tidsplan och aktiviteter 6.1 Beslutspunkter I tidsplanen (se nedan bil. 1) återges de förutbestämda tillfällen där beställaren (och bidragsgivare) fattar beslut om projektets framtid. Nedan i tabell 3 finns en sammanställning.

9 Kinnareds Fiber Ekonomisk Förening PROJEKTPLAN 9 (15) Tidpunkt Aktör Beslut 2013, februari (v 309) KFEF, styrelsen Godkänna projektplan och ansökan till länsstyrelsen 2013, maj (v 320) KFEF, årsmöte Riktlinjer för verksamhetsåret Delegera åt styrelsen att styra projektet. 2013, oktober (v 343) KFEF, styrelsen Godkänna att arbetet med att inhämta avtal upplåtelser ledningsrätt inleds. 2014, mars (v 413) Länsstyrelsen Godkänna ansökan bidrag till projektet. 2014, april (v 416) KFEF, årsmöte Godkänna budget för genomförande av projektering, lantmäteriförrättning och produktion. 2014, maj (v 420) KFEF, styrelsen Godkänna kontraktering av projektör. 2014, juli (v 429) KFEF, styrelsen Godkänna kontraktering av entreprenör och ansökan om lantmäteriförrättning. 2014, oktober (v 442) KFEF, årsmöte (extra) Godkännande av leveransgodkännande. Tabell 3. Beslutspunkter. 6.2 Milstolpar I tidsplanen (se nedan bil. 1) återges projektets milstolpar. Nedan i tabell 4 finns en sammanställning. Tidpunkt Skede Aktivitet Betydelse 2014, april (v 416) Samråd Kampanjarbete Kampanjarbete avslutat. 2014, juni (v 424) Projektering Projektering Projektering avslutad. 2014, september (v 439) Markåtkomst Lantmäteriförrättning Förrättning avslutad. 2014, september (v 439) Produktion Produktion Produktion avslutad. 2014, oktober (v 442) Överlämnande Överlämnande Leverans klar. 2014, november (v 445) Avsluta Avsluta Projektet avslutat. Tabell 4. Milstolpar. 6.3 Tidsplan Projektets tidsplan återges i bilaga 1. Projektet inleds i mars 2013 och avslutas i november Organisation och bemanning 7.1 Roller, ansvar och befogenheter Beställare Beställare är Kinnared Fiber Ekonomisk Förening (org.nr ). Föreningen är ytterst ansvariga för projektet.

10 Kinnareds Fiber Ekonomisk Förening PROJEKTPLAN 10 (15) Föreningen avgör genom sitt årsmöte om projektet skall gå vidare i genomförandefasen med projektering, lantmäteriförrättning och produktion. Vidare avgör årsmötet om projektet skall anses avslutat genom att besluta om leveransgodkännande Styrgrupp Föreningens styrelse har redan beslutat att gå genomföra planeringsfasen och avgör även om projektet skall gå in i genomförandefasen. Styrelse fungerar även som projektets styrgrupp. Styrgruppen leder projektets löpande arbete genom avstämningar Bidragsgivare Bidragsgivare är länsstyrelsen och PTS. Bidragsgivarna beslut avgör om projektets kostnadsplan är realiserbar Projektledare Projektledare leder projektgruppen och referensgruppen Mottagare Mottagare är Kinnared Fiber Ekonomisk Förening (org.nr ) Projektgrupp Projektgruppen består av projektledare, biträdande projektledare och projektekonom. Projektgruppen beslutar om projektets genomförande inom anvisad budget- och tidsram Referensgrupp Referensgruppen består av projektgruppen och följande inbjudna deltagare: - Bengt-Göran Andersson, Ulricehamns Energi AB, bredbandsutbyggnad - Företrädare för Coompanion, rådgivning till ekonomiska föreningar - Niklas Nilsson, Kinnaredsbo, yrkesverksam förare tunga maskiner (bl.a. grävmaskin) - Sven Axelsson, Kinnaredsbo, erfaren byggledare

11 Kinnareds Fiber Ekonomisk Förening PROJEKTPLAN 11 (15) 7.2 Bemanningsplan Projektledare Projektledare är Mikael Zsiga ( ) Biträdande projektledare Biträdande projektledare är Ola Hallin ( ) Projektekonom Projektekonom är Bo Hallin ( ) Informatör Informatör är Sara Molin ( ). 8 Budget Projektets budget återges i bilaga 2. Några kommentare följer här nedan. 8.1 Kostnader Projektets sammanlagda kostnader bedöms uppgå till cirka kr Löner Projektets kostnader för löner till egen personal kommer att uppgå till 0 kr. Orsaken är att personal i styrgrupp, projektgrupp och referensgrupp förutsätts ställa upp ideellt. Projektgruppen och styrgruppen kommer att lägga upp emot 460 timmar på arbetet med leda, utföra och avsluta projektet Indirekta kostnader Projektets kostnader för indirekta kostnader kommer att uppgå till 0 kr. Orsaken är att projektet har fri tillgång till lokal. Bokföring sker i ideell regi. Datorer, kontorsmaskiner m.m. används fritt hos medlemmarna i projektgruppen. Det enda som kan tänkas tillkomma är eventuell försäkring vid i produktionsfasen. Kostnad för eventuell sådan finns dock med i investering under byggherrekostnader Investeringar Projektets kostnader för investering bedöms uppgå till cirka kr. Investeringen består i produktion av bredbandsanläggningen. I budgeten ingår såväl

12 Kinnareds Fiber Ekonomisk Förening PROJEKTPLAN 12 (15) arbets- som materialkostnader. Ett påslag har även gjorts med tio procent för oförutsett. Projektet utgår från att bygga ut anslutningar till samtliga möjliga deltagare även om inte alla ansluter sig från början. Karta över grov projektering av investeringen bifogas (se bil. 4-7) Övriga kostnader Projektets övriga kostnader bedöms uppgå till kr. Det är kostnader för markåtkomst (ledningsförrättning), projektering och byggherrekostnader. De två sistnämnda har bestämts genom procentsats av produktionskostnaden (5 respektive 2,5 %). Även här har ett påslag gjorts med tio procent för oförutsett. 8.2 Finansiering Projektets sammanlagda finans bedöms uppgå till cirka kr Projektstöd Projektstöd till projektet bedöms uppgå till cirka kr. Bidrag från landsbygdsprogrammet/kanalisationsstöd kommer att sökas hos länsstyrelsen Privat finansiering Privat finansiering av projektet bedöms uppgå till cirka kr. Kinnared Fiber Ekonomisk Förening föreslås söka bidrag från Arne Anderssons Stiftelse för samhället Kinnareds väl. I budgeten har ett bidrag på kr per anslutning antagits Intäkter i projektet Intäkter i projektet har bedömts uppgå till cirka kr. Telia Sonera AB har enligt uppgift från Ulricehamns Energi AB ett intresse av att skapa en länk mellan telestationen i Hössna (överlämningspunkten/anslutningspunkten) och en fiberoptokabel som ligger i den gamla järnvägsbanken i södra delen av Kinnared Deltagaravgifter Deltagaravgifter i projektet har bedömts uppgå till cirka kr. Förhoppningsvis kan prjektet övertyga så pass många i Kinnared att 30 detagaravgifter á kr kan inkasseras från början. De so inte ansluter sig från början kommer att ges möjlighet att ansluta sig senare dock till en betydligt högre avgift. Utöver deltagaravgiften kommer det att krävas att Kinnaredsborna efterskänker ersättning från projektet för arbetsinsatser i produktionen av

13 Kinnareds Fiber Ekonomisk Förening PROJEKTPLAN 13 (15) bredbandsanläggningen. Värdet på desa arbetsinsatser har uppskattats till kr och motsvarar cirka 700 m grävning Övriga offentlig medfinansiering Övriga offentlig medfinansiering har bedömts uppgå till criak kr. Ansökan om medfinansiering kommer att sökas hos PTS (Post- och telestyrelsen). Förhoppningen är att PTS ger ett bidrag som motsvarar länsstyrelsens projektstöd. Resterande del ( kr) erhålls förhoppningsvis i form av EU-stöd för genomförande av ledningsförrättning. 9 Kommunkation och kvalitetssäkring 9.1 Rapport och dokumentation I projektet förekommande rapporter och dokumentation återges i tabell 5. Dokument Ansvarig Uppföljning Avrapportering Godkännande Projektplan projektledaren månad vid lägesrapport styrgruppen Tidplan projektledaren månad vid lägesrapport styrgruppen Budget projektekonom månad vid lägesrapport styrgruppen Kommunikationsplan Informatören månad vid möte projektgruppen projektgruppen Lägesrapport projektledaren enligt tidplan enligt tidplan styrgruppen Leveransgodkännnande projektgruppen enligt tidplan enligt tidplan årsmöte KFEF Slutrapport projektledaren enligt tidplan enligt tidplan styrgruppen Protokoll från biträdande < 7 dgr efter vid nästa möte projektgruppen projektgrupp projektledare möte Minnesanteckning fördelas i < 7 dgr efter vid nästa möte referensgruppen referensgrupp Protokoll uppdragsgenomgång/ projekteringsmöte Protokoll uppdragsgenomgång/ byggmöte projektgruppen fördelas i projektgruppen fördelas i projektgruppen Tabell 5. Rapporter och dokumentation i projektet. 9.2 Informationsplan möte < 3 dgr efter möte < 3 dgr efter möte vid nästa möte vid nästa möte projekteringsmöte byggmöte En kommunikationsplan skall upprättas och biläggas projektplanen. Syftet med kommunikationsplanen är att säkerställa att rätt målgrupp får rätt information i rätt tid och på rätt sätt. Kommunikationsplanen skall vara uppbyggd enligt tabell 6. Vem Varför Vad När Hur Ansvarig Tabell 6. Innehåll i kommunikationsplan.

14 Kinnareds Fiber Ekonomisk Förening PROJEKTPLAN 14 (15) 9.3 Kvalitetsplan Projektgruppen skall i samband med sina möten stämma av projektets styrparametrar (resurser, kvalitet & tid) efterlevs. Reslutatet skall dokumenteras i den lägesrapport som skall lämnas till styrgruppen i enlighet med tidplanen. Den kvalitet som presteras i produktionsfasen avgörs till stor del även av de krav som ställs från den som äger nätet vid anslutningspunkten (Ulricehamns Energi AB och TeliaSonera AB). Inom det egna nätet kommer rekommenderade krav från Ulricehamns Energi AB att följas Ändringshantering Med ändringshantering avses även avvikelsehantering Ändringar i projektet hanteras först i projektgruppen. Finner projektgruppen att föreslagen ändring inte påverkar styrparametrarna kan beslut tas. Uppdatering görs av de dokument som påverkas. Finner däremot projektgruppen at föreslagen ändring påverkar styrparametrarna förs frågan vidare till styrgruppen. Styrgruppen beslutar om ändring skall godkännas eller ej. Godkänd ändring dokumenteras genom uppdatering av de dokument som påverkas. Ändring/avvikelse skall alltid rapporteras i lägesrapporten. 10 Riskanalys och riskhanteringsplan Projektets risker har inventerats i projektgruppen och återges nedan i tabell 7. Varje risk har fått ett riskvärde enligt den så kallade miniriskmetoden. Nr Risk Sannolikhet (1 S 5) Konsekvens (1 K 5) 1 Orken tryter hos projektgruppen Beslut dröjer om projektstöd Ointresse att köpa anslutning. Andra lösningar För hög egen insats Bristande engagemang hos boende Kvalitetsbrister i eget arbete Svårt att erhålla frivillig upplåtelse mark Trafikverket tillåter inte genomtryckning Tillståndskrav från Länsstyrelsen Lantmäteriförrättning drar ut på tiden Tabell 7. Riskanalys, sammanställning över risker, miniriskmetoden. Riskvärde (R = S x K)

15 Kinnareds Fiber Ekonomisk Förening PROJEKTPLAN 15 (15) De risker med riskvärden större eller lika med åtta behandlas i riskhanteringsplanen (se tab. 8). Riskerna rangordnas med början med den som har högst riskvärde. Nr Risker med högt riskvärde Åtgärd Ansvar 3 Ointresse att köpa anslutning. Bättre redovisning av fördelar och Projektgruppen Andra lösningar. nackdelar med fiberoptiskt nät och andra möjliga bredbandslösningar. Bred informationsinsats till Kinnaredsborna. 4 För hög egen insats. Tydligt beslutsunderlag för varje Projektgruppen Kinnaredsbo. Fortsatt budgetarbete. 5 Bristande engagemang hos Information. Öka förståelsen för vad ett Projektgruppen boende. fiberoptiskt nät kan erbjuda. 6 Kvalitetsbrister i eget arbete. Om egna arbetsinsatser skall utföras måste de gnomföras på ett kontrollerat sätt. Bra handledning och noggrann besiktning. Projektgruppen 7 Svårt att erhålla frivillig upplåtelse mark. 1 Orken tryter hos projektgruppen. Genom informationsinsatser bör alla kinnaredsbor först varför mark måste upplåtas till ledningar. Fler måste engageras i arbetet med bredbandsprojektet. Det gäller att få ökad förståelse. Informationsinsatser. Tabell 7. Riskhanteringsplan. Risker med riskvärden större eller lika med åtta. Projektgruppen Projektgruppen