Yttrande gällande Tjänsteplaner 2017 för kommungemensamma interna tjänster

Transkript

1 Yttrande (SD) Kommunstyrelsen Ärende Yttrande gällande Tjänsteplaner 2017 för kommungemensamma interna tjänster Ledningsstabens tjänsteutlåtande är genomarbetat, utförligt och bra skrivet. Många aspekter om bland annat prioriterings- och beslutsordning tas upp grundligt. Sverigedemokraterna tycker att kostnaderna på 689,7 miljoner kr för kommungemensamma interna tjänster är alldeles för höga. Vi anser att kostnaderna inte behöver öka någonting jämfört med de totala kostnaderna på 634,2 miljoner kr för år All kommunalverksamhet ska generera ett mervärde och vi bedömer att den kostnadsökning som föreslås till år 2017 på 55,5 miljoner kr inte genererar tillräckligt mycket mervärde. De kommunala utgifter på 55,5 miljoner kr som sparas in med vårt förslag anser vi gör bäst nytta i äldreomsorgen genom att skapa platser på äldreboenden för alla dessa medel. Det är Kommunstyrelsen som beslutar om kommungemensamma interna tjänster. Eftersom Kommunstyrelsen har ansvaret vore det på sin plats att en förteckning tas fram där det framgår vilken nivå kostnaderna för kommungemensamma interna tjänster har varit hittills under år Dessa nämnda kostnader bör även specificeras på de åtta olika tjänsteområdena. Göteborgs Stads olika verksamheter ska vara öppna, transparenta och möjliga att följa upp och detta anser vi inte att verksamheten med kommungemensamma interna tjänster når upp till för närvarande.

2 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 0014/16 Ledningsstaben Strategisk samordning Stefan Granlund Telefon E-post: Tjänsteplaner 2017 för kommungemensamma interna tjänster Förslag till beslut I kommunstyrelsen 1. Tjänsteplaner inklusive budget 2017 på totalt 689,7 mkr för kommungemensamma interna tjänster, i enlighet med stadsledningskontorets tjänsteutlåtande bilaga 1, fastställs. 2. Uppdraget att ta fram förslag på tjänsteplaner för år 2017 förklaras fullgjort. Sammanfattning Göteborgs Stad arbetar sedan 1 januari 2015 efter "Riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänster". Med begreppet kommungemensam intern tjänst avses tjänster som levereras av Intraservice och som primärt riktar sig till medarbetare och chefer. Tjänsteplaner för kommungemensamma interna tjänster beskriver bland annat de utvecklingsinitiativ som planeras att genomföras under Stadsledningskontoret remitterade ärendet till nämnden för Intraservice i jul 2016 och nämnden för Intraservice återremitterade ärendet till sin förvaltning för komplettering avseende resurser för utveckling och implementering av arbetet med det digitala klassrummet och den digitala skolan samt äldreomsorgen. Nämnden för Intraservice tillstyrkte förslag på tjänsteplaner avseende kommungemensamma interna tjänster, nämndsammanträde Nämnden för Intraservice, , tillstyrkte förslag från den egna förvaltningen att tjänsteplanerna kompletteras med nya tjänster med inriktning mot innovation och förändringsledning för att stödja skola och äldreomsorg i sina digitala utmaningar. I enlighet med riktlinjerna för styrning av kommungemensamma interna tjänster övergår ärendet till kommunstyrelsen för beslut i och med att nämnden för Intraservice kompletterat stadsledningskontorets förslag till tjänsteplaner för kommungemensamma interna tjänster. 1(6)

3 Ekonomiska konsekvenser Kostnaderna för kommungemensammma interna tjänster fördelas till förvaltningar och bolag. Av kostnaderna på 689,7 mkr för år 2017 (634,2 mkr år 2016) är den preliminära fördelningen enligt följande: Stadsdelar 501 mkr 73 % Fackförvaltningar 156 mkr 23 % Bolag 28 mkr 4 % Kommunalförbund 4 mkr 1 % De totala kostnaderna på 689,7 mkr för år 2017 (634,2 mkr år 2016) består av utvecklingsinsatser på 69,7 mkr (48,4 mkr år 2016) och vidmakthållande på 620 mkr (586 mkr år 2016). Ökningen består bland annat av fler antal tjänster och ökad volym. Om nya behov, omprioriteringar eller avvikelser påverkar den totala kostnadsbudgeten återkommer ärendet till kommunstyrelsen i enlighet med riktlinjerna för kommungemensamma interna tjänster. Barnperspektivet Tjänsterna bidrar till att skapa förutsättningar för en likvärdig skola för alla barn och unga. Tjänsterna främjar kommunikation, information och samarbete inom skolan och mellan hem och skola. Vidare kommer satsningen på flera språk underlätta och skapa kvalitet i arbetet med nyanlända. Barn och unga berörs genom t.ex. enkäter till förskola, grundskola och gymnasium samt de IT-stöd som används av elever i skolan. Intraservice installerade under våren programvaran Netclean som kan identifiera anställda inom Göteborgs Stad som söker efter barnpornografiska sidor över internet. Jämställdhetsperspektivet Tjänsterna bidrar till att nå målen om jämlik stad och att stadens verksamheter främjar likabehandling. Kommungemensamma interna tjänster omfattar bl.a. arbetssätt inom HR-området och vidareutveckling av processer för ledning och styrning. Mångfaldsperspektivet Tjänsterna inom HR-området omfattar bland annat workshop för medarbetare om mänskliga rättigheter. Miljöperspektivet Tjänsterna ska utvecklas hållbara ur ekonomisk, social och ekologisk synvinkel. Tjänsterna bidrar bland annat till utfasning av farliga ämnen genom stöd för kemikalieregistering. Omvärldsperspektivet Vid utvecklingen av kommungemensamma interna tjänster har nämnden för Intraservice ansvar för omvärldsbevakning och jämförelser av tjänster med andra. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 2(6)

4 Bilaga 1 Bilaga 2 Tjänsteplaner inklusive budget 2017 för kommungemensamma interna tjänster Svar på remiss från nämnden för Intraservice Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 3(6)

5 Ärendet Tjänsteplaner för kommungemensamma interna tjänster ska tas fram årligen enligt riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänster beslutade av kommunfullmäktige , 25 dnr 0915/13, handling 2014 nr 80. Bakgrund Göteborgs Stad arbetar sedan 1 januari 2015 efter riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänster beslutade av kommunfullmäktige , 25 dnr 0915/13. Enligt riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänst ska fleråriga tjänsteplaner tas fram årligen. Kommungemensamma interna tjänster delas in i tjänsteområden enligt regler för kommungemensamma interna tjänster, dnr 0013/16. För respektive tjänsteområde upprättas en tjänsteplan. Kommunstyrelsen fastställde tjänsteplaner 2016 för kommungemensamma interna tjänster , 589, dnr 0014/15. Definition av kommungemensam intern tjänst Med begreppet kommungemensam intern tjänst avses; enbart tjänster som levereras av Intraservice och som primärt riktar sig till medarbetare och chefer tjänster som fler än en verksamhet har behov av eller att tjänsten är tydligt kommungemensam utifrån ett styrnings- och ledningsperspektiv tjänster som är beslutade av stadsdirektören, på delegation av kommunstyrelsen, efter samråd med förvaltnings- och bolagsledningar. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 4(6)

6 Prioriterings- och beslutsordning Riktlinjerna tydliggör lednings- och styrningsprinciper och definierar aktörer, roller och ansvar samt hur staden prioriterar och fattar beslut gällande de kommungemensamma interna tjänsterna som levereras av Intraservice. Riktlinjernas prioriterings- och beslutsordning kan kortfattat beskrivas på följande sätt; Nämnder och styrelser ansvarar för sin verksamhetsutveckling. Representanter från stadens verksamheter medverkar i forum som kravställare. Forumdeltagarna kravställer och påverkar på så sätt utvecklingen av de kommungemensamma interna tjänsterna (behovsdriven verksamhetsutveckling). Utvecklingsförslagen och dess kostnader sammanställs till fleråriga tjänsteplaner som prioriteras i tjänsteforum som leds av tjänsteansvarig på Intraservice. Tjänsteplanerna prioriteras i prioriteringsforum som leds av direktör med ansvar för att samordna och leda. Tjänsteplanerna lyfts därefter till beslutsforum för en för staden och övergripande prioriteringen. Forumet ska göra en för staden övergripande prioritering av utvecklingsinitiativ och förslag till budget. Förslag på tjänsteplaner remitteras till nämnden för Intraservice för ställningstagande. Beslut fattas av kommunstyrelsen. Tjänsteområden Kommungemensamma interna tjänster delas in i följande åtta tjänsteområden enligt regler för kommungemensamma interna tjänster, dnr 0013/16. E-handel Ekonomi HR IT-tjänster Kommunikation Ledning och styrning Utbildning Vård och omsorg Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 5(6)

7 Tjänsteplaner för kommungemensamma interna tjänster Förslag på tjänsteplaner för kommungemensamma interna tjänster har i enlighet med beslutade prioriterings- och beslutsordning prioriterats i forum för att därefter remitteras till nämnden för Intraservice för ställningstagande. Tyngdpunkten av utvecklingsinitiativen ligger för kommande år inom tjänsteområdena utbildning och vård & omsorg. Nämnden för Intraservice återremitterade ärendet till förvaltningen, , för komplettering avseende resurser för utveckling och implementering av arbetet med det digitala klassrummet och den digitala skolan samt äldreoomsorgen. Nämnden för Intraservice beslutade att tillstyrka förslag på tjänsteplaner inklusive förslag på budget 2017 på totalt 689,7 mkr med en komplettering att inrätta 10 nya tjänster med inriktning mot innovation och förändringsledning för att stödja skola och äldreomsorg i sina digitala utmaningar. Stadsledningskontoret föreslår att budget år 2017 för kommungemensamma interna tjänster fastställs till 689,7 mkr (fg år 634,2 mkr). Stadsledningskontorets bedömning I riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänster betonas bland annat vikten av samverkan för att skapa en bred förankring samt att flera aktörer får sina aspekter belysta. I svar på remiss från nämnden för Intraservice framgår inte att samråd har skett med berörda verksamheter gällande förslag på att inrätta 10 nya tjänster med inriktning mot innovation och förändringsledning för att stödja skola och äldreomsorg i sina digitala utmaningar. I enlighet med riktlinjerna för styrning av kommungemensamma interna tjänster övergår ärendet till kommunstyrelsen för beslut i och med att nämnden för Intraservice kompletterat stadsledningskontorets förslag till tjänsteplaner för kommungemensamma interna tjänster. Samverkan Samverkan har skett med de fackliga organisationerna i stadens centrala samverkansgrupp (CSG) Stadsledningskontoret Stefan Granlund Utvecklingsledare Jonas Kinnander Direktör ledningsstaben Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 6(6)

8 Stadsledningskontoret Bilaga 1- Tjänsteplaner 2017 (-2020) för kommungemensamma interna tjänster Innehåll Budget 2017 Tillägg från nämnden för Intraservice Tjänsteplan E-handel Tjänsteplan Ekonomi Tjänsteplan HR Tjänsteplan IT-tjänster Tjänsteplan Kommunikation Tjänsteplan Ledning och styrning Tjänsteplan Utbildning Tjänsteplan Vård och omsorg

9 dnr 0014/16 Budget kommungemensamma interna tjänster Tjänsteområde Vidmakt hållande Utveckling Vidmakthåll ande TOTAL E-handel Utveckling av uppföljningsmöjligheter av order och faktura i Nekksus 0 Automatiserad användaradministration för Winst e-handel 0 Övergång till 100 elektroniska fakturor 200 Ekonomi Standardisering av processer Utveckling/anpassning pga byte av systemstöd Utbildning och verksamhetsanpassning av utdata 800 HR Kompetensförsörjning - behålla (synliggöra förmåner & adm.löneprocessen) IT-tjänster Förenkling och automatisering av konto- och behörighetshanteringen Vidareutveckling av Masterdata och Verksamhetskatalogen 0 Byte av Officeversion Nya plattformar för samarbete, innehållshantering, ärendehantering 0 Införa fler funktioner i E-tjänsteplattformen 0 Kommunikation Utveckla intranätet Utveckla Goteborg.se Övrig digital extern kommunikation e-samhälle: stadengemensamma e-tjänster 0 Demokrati och delaktighet Utredningar/förstudier 400 Grafisk service 400 Telefoni 0 Ledning och styrning Förstudie/Utred.: Innehålls-/dokum.hantering - Ers. nuvarande systemstöd 500 Stöd för hantering av nämndhandlingar 250 Förstudie: Stöd för Webenkäter 100 Förstudie: Stöd för Processkartläggning/Processutveckling 100 E-arkiv 800 Förstudie: Synpunkts-/avvikelsehantering 250 Ospecificerade utvecklingsuppdrag 0 Utbildning Inkludering 0 Effektiv och kvalitetssäker administration Modern lärmiljö Beredskap för förändrade behov kopplat till sektorns verksamhetsutveckling 0 Service för medborgare, elever/barn och anställda via appar/etjänster 200 Möjliggörare (infrastruktur etc.) 500 Vård och omsorg Appar i verksamhets-systemet Treserva för dokumentation mm Införande av system för bemanning och planering inom utförarledet Införande av rambeslut på IBIC/ÄO-plattformen 0 Strategiomr. Välfärdsteknologi. Ny plattform för digitalt stöd i brukarens hem Journal- samt verksamhetsstöd för hemsjukvård + statistikmodul för HSL-områd Införande av Lag om Valfrihets-system LOV Förstudie utbildning av slutanvändare i tjänsterna i Välfärdsområdet 0 Generell mobilitet. Myndighetsplattform 0 Fördjupat arbete med Nationella strategier och styrdokument 0 Fokusområde Molntjänster 0 TOTALT FÖRÄNDRING MOT FÖREGÅENDE ÅR (vidmakthållande)

10 Stadsledningskontoret Tillägg från nämnden för Intraservice Tjänsteplaner 2017 kompletteras i enlighet med beslut från nämnden för Intraservice med 10 nya tjänster med inriktning mot innovation och förändringsledning för att stödja skola och äldreomsorg i sina digitala utmaningar. Se beslut från nämnden för Intraservice

11 Tjänsteplan E-handel Version 4.0 Datum Version Beskrivning Ändrat av Första utkast Fredric Holm Justerade risker Fredric Holm Justeringar av kostnader efter dialog med intraservice. Fredric Holm Justerat belopp punkt 2 Jenny Johnsén Lagt till användare i förslag 1, nytta Jenny Johnsén Uppdaterad efter bslutsforum Jenny Johnsén

12 Långsiktig inriktning och mål Generera värde till Göteborgs Stad genom fullskalig och enhetlig e-handel i staden för att åstadkomma ökad trygghet, tidsbesparing, förbättrad styrning och uppföljning och på sikt kostnadsbesparingar. Kundnöjdheten med Winst ska förbättras. Öka avtalsutnyttjandet. Enhetlig kanal för samtliga inköp i staden. Andelen E-fakturor ska minst vara 80% (Långsiktigt mål ska justeras efter förändring i lagstiftning). Utvecklingsinsatser Utbildningsområdets utvecklingsinitiativ, tkr Prioritering Summa Utveckling av uppföljningsmöjligheter av order och faktura i Nekksus Automatiserad användaradministration för Winst e-handel genom integration med AD/TDS Övergång till 100% elektroniska leverantörsfakturor Utveckling av uppföljningsmöjligheter av order och faktura i Nekksus 1.1 Mål med utvecklingsinsatsen Vid införandet av Winst e-handel var en av de identifierade nyttorna möjligheterna till en förbättrad styrning och uppföljning, som ett resultat av att all information fanns samlad i ett system. Inom Göteborgs stad finns det idag en kommungemensam tjänst för uppföljning, Nekksus. Genom att integrera information om faktura och order till Nekksus från Winst e-handel ges verksamhetsansvarig bättre förutsättningar för att följa upp sin verksamhet i fler perspektiv än vad som är aktuellt idag. Utvecklingen av Nekksus syftar till att stödja verksamhetsansvarig och lokala administratörer i nuvarande rapportering och nyttovärdering men även att ge bättre möjligheter till egen analys av kostnader som kommer från verksamhetens beställningar och de inkomna fakturorna. Att kombinera information från både order och faktura skapar förutsättningar för mer avancerade analyser vilket är av intresse både lokalt, men även centralt i organisationen. Möjligheten att förbättra uppföljningen kring ramavtalstrohet och avtalsleverantörstrohet ökar. Önskemål om utveckling har kommit från verksamheten där den lokala organisationen önskar att bryta ner nuvarande uppföljning på mer detaljerad nivå. Önskemål finns även från processägare för e-handel att få bättre analysmöjligheter. 1.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Identifierade nyttor för verksamheten är bättre möjlighet till uppföljning med nedbrytning på mer detaljerad nivå, förenklad rapportering och ett verksamhetsanpassat styrverktyg för organisationer Sida 2 (6)

13 anslutna till den kommungemensamma lösningen för Nekksus. Främst kommer insatsen att skapa nytta för verksamhetsansvariga, administratörer och ekonomer i staden. Identifierade nyttor på en övergripande nivå är att verksamheten behöver lägga mindre tid på att sammanställa och analysera nuvarande information. Presentationen skulle möjliggöra ett effektivare beslutsfattande på bättre grund. 1.3 Säkerhetsbehov Hantering av fakturabild utifrån sekretesshantering, vilket redan är på plats för dagens integration mot IDP. 1.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Tidsbesparing i verksamheten i samband med sammanställning av material för rapportering. Rapporter skulle med automatik generera den uppföljningsinformation som idag tas fram manuellt lokalt och centralt. Verksamheten skulle via en pedagogisk presentation, av hur kostnadssidan för verksamheten byggs upp, skapa förutsättningar för ett effektivare beslutsfattande. 1.5 Effekt vid avslag Ingen förändring för verksamheten och ej heller någon förbättring. 1.6 Finansieringsform En första bedömning är att kostnaden för realisering vara 850 tkr, kostnaden fördelas enligt ekonomimodellen för E-handel. Kostnaderna består i utvecklingskostnader som fördelas mellan systemleverantörer Visma Commerce och Hypergene. Internt arbete finansieras inom budgeten för vidmakthållande. Då kostnaden fördelas enligt ekonomimodellen betyder ju fler anslutna organisationer desto lägre kostnad per organisation Sida 3 (6)

14 2. Automatiserad användaradministration för Winst e-handel genom integration med AD/TDS. 2.1 Mål med utvecklingsinsatsen I projektet Skapa förenklad behörighets och kontohantering har Winst e-handel identifierats som en av de kommungemensamma tjänsterna där det finns en potential till en mer styrd hantering. Att införa en integration mellan Winst e-handel och stadens beställningsportal för behörigheter skulle möjliggöra en effektivare och kvalitetssäkrad användaradministration. I Winst sker all användaradministration manuellt av lokala systemadministratörerna. Lokala systemadministratörerna behöver idag få besked om en ny användare ska läggas upp, om användarens behov av särskild behörighet och avslut av en användare. Denna hantering kräver resurser lokalt och innebär också risker. Riskerna består bl.a. i att de lokala administratörerna gör fel då de ger olika typer av behörigheter i Winst eller att behörigheter ej avslutas i tid. Lokal administratör kan även ändra uppgifter hos en användare och genom detta ta över användarens behörigheter. Risken för att administratörer kan ta över användarnas konton och därmed deras attesträtt har även påtalats av Stadsrevisionen vid särskild granskning. Målet med utvecklingsinsatsen är därmed dubbelt då en automatiserad användaradministration både skulle minska det manuella arbetet lokalt samt eliminera identifierade risker. 2.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Identifierade nyttor för verksamheten är att arbetsuppgifter avseende användaradministration skulle flyttas från den lokala verksamheten och till stor del automatiseras. Genom att färre användare skulle få administratörsbehörighet av användaruppgifter skulle risken för felaktiga registreringar minskas och behovet av intern kontroll på lokal nivå minskas. 2.3 Säkerhetsbehov Hanteringen av personuppgifter måste ske i enlighet med PUL. Detta inkluderas i det arbete som genomförs för övrig behörighetsadministration vid anställnings start och avslut. 2.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Effekten är frigjord tid i den lokala verksamheten samt en ökad kvalitet/minskad risk vid registrering av förändringar i behörigheter. Genom att ta fram ett gränssnitt för behörighetsadministration likt Beställningsportalen skulle ansvarig chef vid en styrd dialog registrera vilka behörigheter en användare behöver och ska ha. Genom en integration via AD, skulle sedan uppgifterna i Winst till stor del automatiskt genereras och användaren får korrekt behörighet. 2.5 Effekt vid avslag Ingen förändring för verksamheten och ej heller någon förbättring. Den identifierade risken kvarstår vilket föranleder att de etablerade rutinerna för intern kontroll bibehålles. 2.6 Finansieringsform En justerad bedömning är att kostnaden för realisering vara 660 tkr för tjänsten e-handel, kostnaden fördelas enligt ekonomimodellen för E-handel. Inom tjänsten IT-tjänster drivs den större Sida 4 (6)

15 utvecklingen. Då kostnaden fördelas enligt ekonomimodellen betyder ju fler anslutna organisationer desto lägre kostnad per organisation. 3. Övergång till 100% elektroniska leverantörsfakturor 3.1 Mål med utvecklingsinsatsen Under december 2015 ställde sig Upphandlingsmyndigheten (dnr: UHM/ kapitel 9.9) bakom Ekonomistyrningsverkets lagförslag om att förbjuda andra typer av fakturor än elektroniska fakturor till offentliga Sverige. Förslaget är att lagkravet föreslås gälla från november 2018 med en möjlig dispens till november Liknande lagkrav har redan genomförts i Danmark, Norge och Spanien. Utöver ovan nämnda lagkrav förtydligas också kravet på att införa standarden PEPPOL(europeisk standard). För närvarande hanterar Göteborgs stad drygt pappersfakturor per år i de organisationer som är anslutna till den kommungemensamma tjänsten E-handel. I tjänsten E-handel ingår idag komponenterna skanning och elektroniska fakturor. Intraservice arbetar löpande med att minska antalet pappersfakturor till Göteborgs stad genom att systematiskt bearbeta de större leverantörerna som skickar pappersfakturor till staden. Många leverantörer har idag möjlighet att enkelt skicka elektroniska fakturor via sina ekonomisystem och Göteborgs stad har sedan tidigare en egenhanterad fakturaväxel för elektroniska leverantörsfakturor. En stor andel av de leverantörer som skickar pappersfakturor till Göteborgs stad skickar endast några få fakturor (mindre än 10) per år. Målet med utvecklingsinsatsen är att utvärdera nuvarande fakturaväxel och hur den nya standarden ska införas. Inom utvecklingsinsatsen ingår även att se över möjligheten att erbjuda Göteborgs stads leverantörer en portal för registrering av leverantörsfakturor som alternativ till att skapa en elektronisk faktura i sitt ekonomisystem. Under 2016 har en mindre förstudie initierats för att identifiera möjliga vägar för att uppnå laguppfyllelse. Förstudien kommer utreda om det föreligger visst utvecklingsbehov eller om lösningar finns inom nuvarande tjänster. 3.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Nyttan med utvecklingsinsatsen är främst uppfyllnad av förändrade lagkrav. Identifierade nyttor för verksamheten är effektivare hantering av leverantörsfakturor där manuella arbetsmoment elimineras och tidsåtgången för Göteborgs stad minskas. Genom att få elektroniska fakturor försvinner arbetsmoment för skanning och genom att arbeta med kvalitetssäkring av den elektroniska fakturans innehåll kan flödet i Winst e-handel förbättras. Detta möjliggör också att färre fakturor inkommer med felaktiga/saknade referenser och därmed mindre manuell hantering i anslutna organisationer. 3.3 Säkerhetsbehov Uppfyllande av lagkrav både kring hantering av bokföringsunderlag och allmänna handlingar behöver säkerställas. 3.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Effekten är frigjord tid i den centrala och lokala verksamheten samt en ökad kvalitet på leverantörsfakturor Sida 5 (6)

16 Utifrån ett kostnadsperspektiv så står idag skanning och tillhörande kostnader för elektroniska fakturor för drygt 40 % av tjänstens totala kostnad, där skanning är den största delen. Förbjud mot skannade leverantörsfakturor innebär därmed en sänkt totalkostnad för tjänsten. 3.5 Effekt vid avslag Är inte valbart, då detta kommer att lagstiftas. 3.6 Finansieringsform En initial bedömning är att det kan uppstå vissa kostnader i samband med övergång till endast elektroniska fakturor. En uppskattning av kostnaden har gjorts till 400 tkr som främst avser behov av utveckling av lösning för mindre leverantörer och eventuellt annat konsultstöd. Kostnaderna kostnaden fördelas enligt ekonomimodellen för E-handel. Då kostnaden fördelas enligt ekonomimodellen betyder ju fler anslutna organisationer desto lägre kostnad per organisation. Observera att denna förändring får även effekt på budgeten för vidmakthållande då kostnaderna för skanning förändras Sida 6 (6)

17 Tjänsteplan Ekonomi Version 4.0 Datum Version Beskrivning Ändrat av Utkast 1 sammanställning av beredningsunderlag Sammanlagda beslutade beredningsunderlag Justerat tabell vidmakthållande samt tydliggjort nytt tjänsteutbud moms Justerat tabell vidmakthållande JJ Uppdaterad efter belsutsforum JJ JJ JJ JJ

18 Långsiktig inriktning och mål Utveckla stadens ekonomiska planeringsprocess och systemstöd för denna process Utveckla stadens exploaterings- och investeringsprocess så att ekonomiska vägval och konsekvenser synliggörs och tas fram i god tid. Utveckla stadens redovisningsprocesser så att arbetet utförs effektivt Utveckla stadens utdata så att analysarbetet underlättas/effektiviseras och därmed kan fördjupas Utvecklingsinsatser Ekonomiområdets utvecklingsinitiativ, tkr Prioritering Summa Utvecklingsinitiativ 1 Standardisering av processer Utvecklingsinitiativ 2 Utveckling/anpassning pga byte av systemstöd Utvecklingsinitiativ 3 Utbildning och verksamhetsanpassning av utdata Standardiserade processer 1.1 Mål med utvecklingsinsatsen Ett nytt ekonomisystem har införts i Göteborgs kommun under Ett av målen med det nya systemstödet är att skapa ett koncept som fokuserar på arbetssätt, modeller och metoder för en effektiv ekonomhantering i staden. De tekniska lösningarna är nu på plats, men några funktioner behöver utvecklas för att effektivisera och kvalitetssäkra arbetet enligt det nya konceptet. Det är inte endast den tekniska lösningen som krävs utan även beslut om vägval och styrprinciper i frågorna. Införandeprojektet har under årens lopp talat om att det krävs förändrade arbetssätt, men alltför lite arbete har utförs för att stödja verksamheterna. Ekonomistyrningen i staden behöver, enligt kommunfullmäktiges budget, utvecklas och anpassas till kommande förändringar för att bibehålla en god ekonomisk hushållning. Under 2016 har en förstudie kring redovisnings- och anläggningsreskontraprocesserna genomförts. Ett antal mindre åtgärder kommer att kunna genomföras redan under Under 2017 föreslår tjänsteforum några konkreta åtgärder genomförs för att komma vidare i arbetet med att effektivisera och kvalitetssäkra arbetet i berörda ekonomiprocesser; intäktsprocessen med kundfakturahantering och redovisnings-/bokslutsprocessen. Förstudien har visat att vi behöver göra fördjupad analys av kundreskontrahanteringen. Processerna kring ekonomihanteringen kopplad till ekonomisystemet Unit4 Business world (Agresso) i staden behöver genomlysas ytterligare och standardiseras under Verksamheten efterlyser ökad centralstyrning i arbetssätt och processer. Initialt behöver rutiner och arbetssätt tecknas ned för att vi sedan ska kunna bygga processerna och styra arbetssätt i önskvärd riktning. En del arbete kommer även att behöva fokusera på att öka öppenhet och tillgänglighet mot medborgarna där delar av arbetet sker inom ramen för stadens tjänsteutveckling. De främsta målen med standardiserade processer är att effektivisera arbetet, minska sårbarheten samt att öka kvaliteten på utdata. Samtidigt leder standardiserade processer till att rörligheten för personer som önskar byta verksamhetsområde inom staden underlättas. Under kommande år, , kommer även övriga processer, inköpsprocessen med leverantörsfakturahantering, budgetprocessen Sida 2 (7)

19 och uppföljningsprocessen att behöva kartläggas för att uppnå samma tydlighet och effektivitet inom hela ekonomiområdet. Detta leder till att ekonomiområdet som helhet utvecklas. Utifrån arbetet med kartläggning av ekonomiprocesserna behöver intraservice ta reda på vilka behov av utvecklade tjänster som finns i staden. Kartläggningen kan också komma att visa att visst arbete görs mest effektivt på central nivå. Intraservice behöver utreda både vad som krävs för att svara upp till de behov som finns och arbeta proaktivt med tjänsteutveckling. 1.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Effektiviserade flöden, tydliga rutiner och regler Möjlighet att utveckla standardiserade tjänster Effektiviserade flöden och tydliga regler och rutiner leder till tidsbesparingar, ökad kvalitetssäkring av utdata samt minskad sårbarhet både i den enskilda organisationen men även i staden som helhet. Detta minskar risken för dubbelarbete, onödig administration och känsla av osäkerhet. Insatsen skapar förutsättningar för verksamheten att omfördela sin tid och kompetens till andra önskade områden. Enligt kommunfullmäktiges budget skall den administrativa belastningen i staden minskas, vilket standardiserade processer möjliggör. Som en konsekvens av standardiserade processer kommer ett antal områden att behöva utvecklas under perioden Några troliga utvecklingsområden är: Hantering av interna mellanhavanden, bokslut, moms, interna systematiska kontroller och anläggningsregister/reskontra. Detta möjliggör även för intraservice att utveckla och erbjuda standardiserade tjänster som stödjer verksamheten på ett effektivt sätt och ger samtidigt möjlighet att leva upp till vad användarna efterfrågar. 1.3 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad så ska tillämpliga lagar och styrande dokument tillämpas av verksamheterna. Till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 1.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Standardiserade processer och tydliga regler och rutiner för staden skapar möjligheter till mer ändamålsenlig styrning och uppföljning av den egna verksamheten. Det föreslagna arbetet är ett steg i att standardisera, utveckla och effektivisera processerna kring stadens ekonomiarbete. 1.5 Effekt vid avslag Om insatsen inte genomförs finns risk att gamla, mindre effektiva arbetssätt och processer konserveras. Risken finns även att de möjligheter som nya systemstöd öppnar för inte utnyttjas. I förlängningen kan detta leda till att den administrativa belastningen ökar istället för att minska som målet är. Användarna signalerar att de idag har mycket hög arbetsbelastning. 1.6 Finansieringsform Finansieras som kommungemensam intern tjänst genom befintlig ekonomimodellen. Fördelning av kostnader görs per antal anställda Sida 3 (7)

20 2. Utveckling/anpassning pga byte av systemstöd 2.1 Mål med utvecklingsinsatsen Under ett antal år har projektet att införa nya systemstöd för ekonomiområdet pågått. Stödet för budget, prognos och uppföljning infördes med målet att skapa en mötesplats där chefer på ett enkelt sätt kan få tillgång till information om sin ekonomi, personal och verksamhet. Bytet av ekonomisystem fokuserade på att uppnå samma standard som i det gamla, egenutvecklade, systemstödet. För att fullt ut få nytta av systemens fördelar och lösa en del mindre effektiva arbetssätt behöver vissa mindre utvecklingsåtgärder genomföras. En kartläggning av processerna kring arbetet inom ekonomiområdet påbörjades under Den kommer ge staden möjlighet att hitta de åtgärder som bör genomföras för att staden ska få största möjliga nytta av de införda systemstöden. Utveckling av funktionerna i systemen går hand i hand med utveckling av styrprinciperna i staden. Arbetet behöver genomföras systematiskt under hela perioden Det är viktigt att ha i åtanke att utveckling av systemstöden inte leder till önskad nytta utan att staden även arbetar både med processer, arbetssätt, rutiner och regler. Förstudien som genomförts under våren 2016 har visat att det finns några brister vad gäller svarstider och prestanda i ekonomisystemet, Unit4 Busniess World/Agresso. Det är långa svarstider vid vissa moment både inom anläggningsredovisningen och övrig redovisning. Vissa relationer i systemet fungerar inte optimalt och användarna upplever att det finns buggar i systemet. Under 2017 behöver en fördjupad utredning kring de tekniska möjligheterna att åtgärda detta göras. Resurser för att genomföra åtgärderna behöver avsättas. När åtgärderna är genomförda kommer arbetet att bli mer effektivt. Verksamheten ser då att de kan ha möjlighet att öka kvaliteten och genomföra andra systeminföranden som nu fått stå tillbaka pga tidsbrist. 2.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Tidsbesparingar Bättre utnyttjande av de införda systemen Funktionerna finns idag i systemen men behöver utvecklas för att fungera på ett lämpligt sätt för staden. Några av åtgärderna är mest av effektiviseringskaraktär och för att följa krav från revisionen, medan andra går hand i hand med processarbetet och de intentioner som införandeprojektet hade. Några av de delar som idag går att definiera som utvecklingsområden är: dagrapport och handkassa, konteringsregler, anslutning av nya enheter, informationshantering, integrationsprocesser, prognossimulering. 2.3 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad så ska tillämpliga lagar och styrande dokument tillämpas av verksamheterna. Till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 2.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Utveckling av systemstöden ger förutsättningarna att omfördela tid och kompetens. Tillsammans med kartlagda processer och tydliga regler och rutiner skapas möjligheter i verksamheten till mer ändamålsenlig styrning och uppföljning av den egna verksamheten. Det föreslagna arbetet är en del i att ta tillvara de möjligheter som övergången till standard systemstöd gett staden Sida 4 (7)

21 2.5 Effekt vid avslag Om insatsen inte genomförs kan inte de införda systemen användas inom alla de områden som det finns möjlighet att nyttja dem. Invanda arbetssätt, som kanske inte är dem som staden vill styra mot, kan cementeras. 2.6 Finansieringsform Finansieras som kommungemensam intern tjänst genom befintlig ekonomimodellen. Fördelning av kostnader görs per antal anställda Sida 5 (7)

22 3. Utbildning och anpassning av in och utdata 3.1 Mål med utvecklingsinsatsen Insatsen består av flera delar: skapa manualer anpassade för användarna skapa möjligheter för intraservice att stötta och coacha förvaltningar på plats ute i verksamheten utveckla den befintliga ekonomihandboken så att den blir mer lättillgänglig och anpassad after stadens processer göra vissa anpassningar av systemstöden för ekonomitjänsterna för att underlätta det praktiska arbetet och därmed skapa förutsättningar för att öka nyttan med systemstöden. Den förstudie som genomförts under våren 2016 har visat att verksamheten i många fall känt behov av att skapa sina egna lathundar för hur de ska arbeta i ekonomisystemet Unit4BW/Agresso. De centralt framtagna materialet fyller inte användarnas fulla behov. Att förvaltningarna skapar sina egna lathundar är både ineffektivt och leder till risken att arbetet utförs på olika sätt och till och med på ett icke önskvärt sätt. Förstudien föreslår att intraservice med stöd av representanter från verksamheten tar fram lathundar över de vanligaste frågorna. Effekten av detta blir tidsbesparing frö verksamheten, minskat supportbehov och kvalitetssäkring. Lathundarna behöver placeras lättillgängliga tex i ekonomihandboken. Det finns utrymme att påbörja arbetet redan under Möjligheten för både ekonomer och chefer i staden att söka och hitta korrekt information på ett enkelt sätt efterlyses av verksamheten. Den ekonomihandbok som staden har är svår att söka i, har en del inte mindre tydliga rubriceringar och en struktur som inte riktigt följer arbetsprocesserna. Staden behöver se över sin ekonomihandbok och göra den mer användarvänlig och lättillgänglig. Under 2016 kommer tjänsteforum att arbeta med att bereda frågan om chefernas användning av systemstödet Nekksus/Hypergene. Arbetet kan leda till att några smärre anpassningar i systemet kan behöva göras under Nytta med utvecklingsinsatsen Tidsbesparing Kvalitetssäkring Manualer och anpassad coachning till användarna leder till tidsbesparingar, minskat behov av support och kvalitetssäkring. Idag upplevs arbetsbelastningen kring ekonomisystemet som hög ute i verksamheten. Genom att på ett strukturerat sätt skapa lathundar och ge stöd på plats kan detta minskas relativt fort. Användarna upplever idag ekonomihandboken som svår att hitta i och den används främst av experter inom ekonomiområdet. Utveckling och anpassning av ekonomihandboken ger fler användare möjlighet att hitta relevant information på ett enkelt sätt, vilket leder till tidsbesparingar och minskar känslan av osäkerhet kring om arbetet utförs på det sätt som är önskvärt. 3.3 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad så ska tillämpliga lagar och styrande dokument tillämpas av verksamheterna. Till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet Sida 6 (7)

23 3.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Utveckling av manualer, förenkling av informationssökning och utveckling av samverkansforum ger verksamheten förutsättningar att omfördela tid och resurser, kvalitetssäkring och minskat supportbehov. För att de införda systemstöden ska kunna nyttjas på ett effektivt sätt behöver information och utbildning kring dem utvecklas. 3.5 Effekt vid avslag Om insatsen inte genomförs kan de införda systemen inte användas fullt ut som det var tänkt. Risk finns även att information som underlättar arbetet i verksamheten inte når fram till rätt personer. De tunga och ineffektiva arbetssätt som förekommer idag kommer att fortgå. Personalen har en alltför hög arbetsbelastning och många mår inte bra. 3.6 Finansieringsform Finansieras som kommungemensam intern tjänst genom befintlig ekonomimodellen. Fördelning av kostnader görs per antal anställda Sida 7 (7)

24 Tjänsteplan tjänsteområde HR Version 4.0 Datum Version Beskrivning Ändrat av Version 1.0 till tjänsteforum MO Lagt till om koppling till reglerna efter möte med Stefan G Lagt till kostnader för vidmakthållande Version 2.0 till prioriteringsforum MO Version 3.0 till beslutsforum MJN Version 4.0 efter beslutsforum MO MO MO

25 Långsiktig inriktning och mål HR-arbetet i Göteborgs Stad syftar ytterst till att kompetensförsörja verksamheterna. En förutsättning för detta är att Göteborg Stad upplevs som en attraktiv arbetsgivare. Utifrån gällande lagstiftning samt stadens förhållningssätt ska HR-arbetet bidra till verksamheter som är fria från diskriminering och kränkande särbehandling. HR-arbetet i staden ska bidra till att chefer och medarbetare får goda förutsättningar och en arbetsmiljö så att de kan göra ett bra jobb för boende, besökare och företagare. Nämnden för intraservice har till uppgift att leverera, driva, utveckla och följa upp interna tjänster till stadens förvaltningar, bolag och stiftelser. Göteborgs Stad ska med gemensamma arbetssätt inom HRområdet bedriva ett effektivt HR-arbete, utveckla medarbetar- och ledarskapet samt vara en attraktiv arbetsgivare. Det övergripande målet för tjänsteplan HR är att definiera och utveckla tjänster som bidrar till att kompetensförsörja stadens verksamheter. Dessa tjänster utgår från tre övergripande områden inom arbetet med kompetensförsörjning; attrahera, rekrytera, behålla. Utvecklingsinsatser Tabellen nedan innehåller utvecklingskostnader för initiativ som beskrivs under området kompetensförsörjning behålla. För att hålla ihop arbetet med att utveckla arbetet med löneadministrativa processen utifrån de områdena som förstudien pekar på beräknar intraservice en kostnad på 675 tkr. Kostnad för att utveckla en tjänst för att synliggöra och administrera förmåner enligt förslag till beslut nedan beräknar intraservice till 3000 tkr. 1. Kompetensförsörjning attrahera, rekrytera, behålla 1.1 Mål med utvecklingsinsatsen Staden har behov av tjänster som bidrar till att behålla och utveckla medarbetare. Göteborgs Stad ska genom goda förutsättningar för chefer och medarbetare behålla och utveckla den kompetens som finns i organisationen enligt inriktningen i kommunfullmäktiges budget. Detta perspektiv ska genomsyra all utveckling som intraservice föreslår. Generellt för arbetet med tjänsteplan är att beslut om bolagens användande av de gemensamma IT-system som staden beslutat ska vara kommungemensamma påverkar de framtida tjänsterna inom HR. För de tre genomförda förstudierna finns rapporter som innehåller överväganden och beskrivning av nyttor och föreslagna aktiviteter. - Utveckling av arbetet med löneadministrativa processen Sida 2 (7)

26 Förstudie är genomförd och styrgruppen har godkänt slutrapport och förslag till utveklingsområden att arbeta vidare med. Dessa presenteras kortfattat nedan. Syftet med förstudien var att kartlägga nuläge och säkerställa att förslag på områden att arbeta vidare med utgår från behoven i verksamheterna. Den strategi för arbetet med den löneadministrativa processen som staden beslutade om inför införande av nytt personalsystem stödjer inte det arbetssätt som verksamheterna har idag. Administrativt stöd har utvecklats i verksamheterna för att stötta arbetet med löneadministrativa processen. Intraservice kommer att ta fram ett förslag på strategi för arbetet med den löneadministrativa processen som vägleder stadens arbete framåt. Strategin kommer att fokusera på att förenkla för chefer och medarbetare och administratörers kompetens och uppdrag. Intraservice behöver stärka samarbetet med leverantören av personalsystemet på strategisk, taktisk och operativ nivå. Arbetssättet kring förändringar av personalsystemet behöver omfatta användarinvolvering och effektstyrning. Utvecklingen måste hållas samman och prioriteras gemensamt utifrån vad som skapas mest nytta för de olika målgrupperna. Tjänsteområde HR behöver ökad kunskap om digitalisering och utnyttja dess möjligheter. Sällananvändare använder idag det komplexa personalsystemet men skulle vara behjälpta av enklare gränssnitt. Utvecklingen behöver kopplas till stadens kommunikationsstrategi och målbild för intranätet så att intranätet blir ett verktyg för chefer och medarbetare där de har tillgång till information och tjänster utifrån roll. Verksamheterna efterfrågar mer hjälp av intraservice än vad förvaltningen kan erbjuda. Tjänsteområde HR behöver se över möjlighet att utveckla webbaserade utbildningar och på så sätt frigöra tid för mer nära service till verksamheterna. Utveckling av arbetet med löneadministrativa processen kommer att innebära förändring av tjänsten stöd i arbetet med löneadministration. - Arbetsmiljö och hälsa Tjänsterna bidrar genom att skapa goda förutsättningar och höja kvaliteten i det systematiska arbetsmiljöarbetet genom att intraservice under 2016 utökar med en processledare för arbetsmiljö och hälsa som kommer att arbeta i nära samarbete med arbetsmiljöstrateg på stadsledningskontoret. Ny föreskrift från arbetsmiljöverket organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) gäller från och med 31 mars Staden tar fram handlingsplaner för arbetsmiljö med utgångspunkt i kompetensförsörjningsplanerna, först ut är äldreomsorgen och övriga sektorer inom stadsdelssektorn står på tur. Staden har god kunskap om chefers förutsättningar från arbete med bland annat CHEFiOS som fokuserar på hur arbetet organiseras och hur detta påverkar förutsättningarna att kunna göra ett bra arbete och att skapa en välfungerande verksamhet. Staden behöver stärka arbetet med de strategiska arbetsmiljöfrågorna och förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet. För att möjliggöra detta har stadsledningskontoret tillsatt en arbetsmiljöstrateg och intraservice utökar med en processledare för arbetsmiljö och hälsa som främst genom processgruppen stöttar verksamheterna i arbetet. Utökningen kommer att innebära förändring i tjänsten stöd i arbetet med arbetsmiljö och hälsa. - Synliggöra och administrera förmåner Utveckling ska bidra till att staden synliggör förmåner för blivande och nuvarande medarbetare. Förstudie för hur staden kan synliggöra och administrera förmåner har genomförts. Förstudien utgår från tre alternativ att synliggöra och administrera förmåner. Dessa tre alternativ beskrivs nedan Sida 3 (7)

27 1. Staden upphandlar och köper en förmånsportal som finns på marknaden som synliggöra och administrerar förmåner. 2. Intraservice synliggör förmåner på stadens webbsida och förvaltningarna administrerar förmåner även i fortsättningen. 3. Intraservice synliggör förmåner på stadens webbsida och administrerar helheten eller delar av förmånerna. Utifrån hela stadenperspektivet finns politiska beslut att förhålla sig till; staden ska likställa förmåner, stadsledningskontoret har i uppdrag att utveckla och anpassa kostnadsneutrala personalförmåner samt stadsledningskontoret har i uppdrag att säkerställa att de stadengemensamma personalförmånerna presenteras och administreras på ett användarvänligt och effektivt sätt för både arbetsgivare och medarbetare. Kommunfullmäktiges beslut att stadens bolag ska använda kommungemensamma ITsystem påverkar också förstudiens resultat. Utifrån kommunfullmäktiges beslut om att bolagen ska använda kommungemensamma IT-system pågår en kartläggning som genomförs av intraservice och Stadshus AB. Detta beslut skulle kunna påverka staden i riktning mot en gemensam IT-miljö och då även gemensamt intranät och personalsystem. Nuläget är att förmånserbjudandena i staden är olika. Staden har olika kollektivavtal som medför förmåner och flera personalsystem vilket påverkar möjligheterna att kravställa vid en eventuell upphandling eftersom behoven och förutsättningarna är så divergerande att det kan vara till nackdel utifrån ett hela staden-perspektiv. Intraservice ser en problematik i att ta med samtliga förmåner som erbjuds idag i en och samma kravställan om staden skulle upphandla och köpa en förmånsportal eftersom staden då får ta höjd för att fler förmåner erbjuds i några av bolagen och detta påverkar kostnadsbilden. Förutsättningarna vid en upphandling måste vara fastställt när det gäller vilka som ska vara med, om det ska vara tvingande för bolagen och hur finansiering ska ske. När det finns ett likställt förmånserbjudande för staden finns det bättre förutsättningar för en stadengemensam lösning att synliggöra och administrera förmåner. Likställan av förmåner gäller även mellan stadens förvaltningar. Det är nu svårt att förutse när staden kommer att ha ett gemensamt utgångsläge vad gäller förmåner utifrån stadsledningskontorets uppdrag att utveckla och anpassa kostnadsneutrala förmåner. Tidplanen för och innehållet i gemensamma förmåner påverkar på vilket sätt synliggörande och administration av förmåner kan ske. Varje tillägg av nya förmåner oavsett om de är kostnadsneutrala eller inte kommer innebära ytterligare behov av samlad information, i vissa fall systemutveckling i personalsystemet och administration. Detta gäller oavsett om staden väljer att upphandla och köpa en förmånsportal som finns på marknaden eller väljer att synliggöra förmåner på stadens intranät och själv stå för administrationen. Resultatet av den genomförda kostnads- och nyttoanalysen visar på att de monetära nyttorna inte är större än kostnaderna för något av alternativen. Kostnads- och nyttoanalysen är en del av förstudierapporten som finns att tillgå. Staden behöver oavsett vilket lösning som prioriteras ha en samlad bild av förmånerna för medarbetaren. Slutsats av arbetet är att det finns behov av att synliggöra och förenkla administrationen och därigenom nyttjandet för medarbetarna. En samordning i staden skulle innebära en effektivisering av det som är gemensamt Sida 4 (7)

28 Det finns ett behov av att se över den samlade kommunikationen med medarbetare som idag inom HR utförs genom flera kanaler. Att kommunicera förmåner tillsammans med annan information utifrån medarbetarens anställning stödjer stadens kommunikationsstrategi och målbild för intranätet. Intraservice arbetar parallellt med att se på möjligheterna som personalsystemets nya gränssnitt som innebär en väg in för medarbetaren där trafiken styrs till stadens intranät. Tekniken innebär lättillänglig information till medarbetaren. Under förstudiens gång har intraservice gjort bedömningen att det inte skulle vara till nytta för staden att administrera förmånerna på samma sätt som idag genom att flytta arbetsuppgifterna till intraservice. Staden behöver istället förenkla administrationen genom att arbeta annorlunda med exempelvis beställningsformulär. Intraservice föreslår utifrån nuläget för förmånerna staden har idag med koppling till uppdragen att likställa, ta fram kostnadsneutrala förmåner och bolagens eventuella användande av stadens kommungemensamma IT-system och ovanstående resonemang att synliggöra förmåner på intranätet och att förenkla administrationen enligt alternativ 3. Detta alternativ skulle innebära att staden utvecklar gemensamma sidor på intranätet och att respektive förvaltning eller bolag sedan kan komplettera med lokal information. Möjliggörare som single sign-on och nytt gränssnitt för personalsystemet och utveckling av formulär för enklare beställning behöver utnyttjas till fullo. Intraservice föresår vidare att staden gemensamt köper friskvårdsadministration gemensamt. Detta utvecklingsarbete skulle kunna innebära en ny tjänst, alternativt en större förändring av befintlig tjänst. När staden arbetat med uppdragen att likställa förmåner, tagit fram kostnadsneutrala förmåner så att staden vet vad det skulle kunna innebära och bolagen tagit beslut om användande kan frågan tas upp på nytt och nytta och kostnad med köpt förmånsportal ställas mot att intraservice synliggör förmåner på intranätet och förenklar administrationen för staden. Perspektivet kring kommunikationsstrategi och målbild för intranätet behöver tas i beaktande även då. - IT-stöd för formella kompetenser Intraservice har genomfört en förstudie som beskriver hur förvaltningar och bolag arbetar med hantering av formella kompetenser samt vilka behov som finns av IT-stöd som stödjer arbetet. Förstudien har haft avgränsningen sektor utbildning, fackförvaltningar och bolag. Utifrån förstudiens resultat förordar intraservice att tjänsteområde utbildning tar upp frågan utifrån sektorns specifika behov och att staden inte går vidare i detta läge med fackförvaltningar och bolag. Förutsättningar som övergripande plan för arbete med kompetensförsörjning på lång sikt och samordning för bolagen samt beslut utifrån kommunfullmäktiges beslut om att bolag ska använda kommungemensamma it-system behöver tydliggöras innan fortsatt arbete med it-stöd för kompetens kan återupptas. Hela utbildningssektorn, flera fackförvaltningar och bolag har behov av att få stöd att hantera formell kompetens. För flera fackförvaltningar är behovet att hantera formella kompetenser som en del i hela kompetensförsörjningen. Behovet ser olika ut beroende på om en tjänst ska stötta stadenövergripande nivå, förvaltningar/bolagsnivå eller enhetsnivå. Oavsett vilken nivå ett eventuellt framtida IT-stöd ska stötta behöver det vara uttalat för vem det är till samt vilken målgrupp som ska använda IT-stödet. Det är av vikt att IT-stödet integreras med andra IT-stöd så att kvalitetssäkrad information minskar den manuella hanteringen. Inom utbildningssektorn finns lagkrav på att ha koll på legitimation och behörigheter kopplat till eleverna. Det är viktigt att behörigheterna kan kopplas till undervisningsplaneringen. Rektorer uttrycker en oro över ytterligare IT-stöd att arbeta i. En eventuell framtida tjänst behöver utgå från Sida 5 (7)

29 vilka målgrupper som ska arbeta i den och förståelse för att chef, medarbetare och administratör (specialist) har olika behov är avgörande. Legitimation och behörighet behöver arbetas med i en helhet tillsammans med undervisningsplanering och ekonomi. Utifrån förstudien rekommenderar intraservice att tjänsteområde utbildning ser över möjligheten att få in arbetet med legitimation och behörighet i redan befintligt IT-stöd alternativt ta med i upphandling av nytt elevadministrativt IT-stöd. Det är av vikt att en framtida tjänst innehåller utveckling av arbetssätt, utbildning, support och integrationer som ett komplement till IT-stöd. För fackförvaltningarna utgör formella kompetenser endast en del av arbetet med kompetensförsörjningen. Upplevelsen är att en potentiell tjänst som enbart fokuserar på formella kompetenser inte skapar tillräckligt värde. Kompetensförsörjningen styrs av verksamhetens mål och innefattar även koppling till individuella utvecklingsplaner för varje en skild medarbetare och hur bemanning av verksamheterna kan ske utifrån andrag kompetenser än formella. En lösning som endast stödjer administration av formell kompetens täcker inte hela behovet. Arbetet behöver sättas in i helheten kring kompetensförsörjning och det är av vikt att staden tar fram en långsiktig plan för arbetet med kompetensförsörjning som staden kan hänga upp det fortsatta arbetet på. Intraservice förordar utifrån ovanstående resonemang att staden avvaktar övergripande plan för kompetensförsörjning i staden innan beslut om vidare åtgärd tas. De bolag som varit med i förstudien hanterar formella kompetenser idag och har behov av IT-stöd för arbetet. Utifrån kommunfullmäktiges beslut att stadens bolag ska använda kommungemensamma ITsystem pågår en förstudie som intraservice och Stadshus AB genomför. Innan staden väljer att gå vidare i frågan med en eventuell tjänst bör hänsyn tas till förstudiens resultat. Vissa av stadens bolag använder idag tjänster från intraservice och finns i stadens IT-miljö medan andra är längre ifrån. Ett beslut om hur stadens bolag ska närma sig stadens tjänster är avgörande för fortsatt arbete. Förstudien förslår att de bolag som har behov av att hantera formell kompetens samordnar sig för att se över gemensamma behov och hur en eventuell tjänst med IT-stöd som en del skulle kunna se ut för att möta deras behov. Intraservice förslår utifrån ovanstående resonemang att staden avvaktar resultat av förstudien utifrån kommunfullmäktiges beslut och beslut om bolagens användande av kommungemensamma interna tjänster. 1.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Tjänster som bidrar till att staden behåller och utvecklar medarbetare genom att hen utvecklas internt eller byter genom intern rörlighet är avgörande för att staden ska kunna ha den kompetens som krävs i verksamheterna. För verksamheterna är nyttan att erfarna medarbetare stannar i verksamheten och att mindre tid läggs på rekrytering och introduktion. Tydlig kommunikation om stadens meningsfulla jobb, karriär- och utvecklingsmöjligheter, samt förmåner bidrar till att staden ses som en attraktiv arbetsgivare. Förenklad administration av förmånerna underlättar för medarbetare och chefer. 1.3 Säkerhetsbehov Staden ska hantera personuppgifter på korrekt sätt. Krav att hantera medarbetare som har skyddad identitet. 1.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Effekter av tjänster är att mer tid kan läggas på kärnverksamheten då chefer inte behöver rekrytera i så hög omfattning och medarbetare med erfarenhet kommer i större utsträckning finnas i verksamheterna Sida 6 (7)

30 1.5 Effekt vid avslag I det fall staden väljer att inte arbeta med att utveckla tjänster som bidrar till att behålla kompetens i verksamheterna skulle detta kunna leda till ytterligare svårigheter med att kompetensförsörja stadens verksamheter. 1.6 Finansieringsform Insatsen finansieras av förvaltningar och bolag som använder HR-tjänsterna. Utvecklingskostnader kommer att sökas från stadens personal- och kompetensförsörjningsanslag under förutsättning att det är möjligt även år Sida 7 (7)

31 Övergripande tjänsteplan IT-tjänster Datum Version Beskrivning Ändrat av Lars Sandin Efter prioforum Lars Sandin Lars Sandin Efter tjänsteforum Lars Sandin Till prioforum Lars Sandin Tagen i prioforum Lars Sandin Efter beslutsforum Lars sandin Version 4.0 Inledning... 2 Långsiktig inriktning och mål... 2 Förändring i finansieringsmodellen... 3 Prioritering... 3 Utvecklingsinitiativen... 3

32 1. Utvecklingsinsatser inom IT-säkerhet: - Förenkling och automatisering av konto- och behörighetshanteringen - Meta-data-kataloger för medborgare och externa partners/utförare. - Arbete med sektorsspecifika federationslösningar Vidareutveckling av Masterdata och Verksamhetskatalogen Nya plattformar för samarbete, innehållshantering, ärendehantering Införa fler funktioner i E-tjänsteplattformen Högre tjänstenivå på LAN, inkluderar utökat stöd för tekniska nät Byte av Officeversion Plattform för mobilt/aktivitetsbaserat arbetssätt IT-tjänster Inledning Detta dokument beskriver den utveckling som påverkar och påverkas av andra tjänster eller program. I de detaljerade tjänsteplanerna för områdena ligger även utveckling som är en förädling av tjänsten och inte kräver extra finansiering. Långsiktig inriktning och mål IT-tjänster är idag de komponenter/tjänster som möjliggör övriga kommungemensamma eller förvaltningsunika tjänster. De kan användas både som tjänst och komponent. Från 2016 består de av följande tjänsteområden. Varje område innehåller sedan flera tjänster. IT-kommunikation Systemdrift IT-säkerhet Kvalitetssäkrad information IT-Plattformar IT-verktyg Generellt för IT-tjänster är att de skall leverera de egenskaper som möjliggör för andra tjänster att effektivt leverera verksamhetsnytta. Därför skall IT-tjänsters egenskaper vara väl beskrivna, priserna enkla att förstå och nyttjandet skall vara enkelt att följa upp. Men det är de tjänster som nyttjar ITtjänster som säkerställer nyttohemtagningen. Utveckling av tjänsterna styrs som andra tjänster av Tjänsteansvarig, tjänsteansvariga för övriga tjänster och de forum som är knutna till IT-tjänster. Dessutom påverkar program för e-samhället utvecklingen. Under planperioden (ev före) kommer tjänsterna förändras för att bättre möta upp till stadens behov. Finansieringsmodellen kommer även att ses över Sida 2 (10)

33 Förändring i finansieringsmodellen Tjänsterna IT-arbetsplats, WAN, LAN och datalagring är till största del förmedling av kostnader från underleverantörer. Kostnaderna har under de ökat med 17-39% och volymökningen har varit mellan 22-86%. Intraservice kan inte styra dessa kostnader utan det är helt upp till förvaltningar och bolag att beställa den volym och kvalitet som de anser vara till mest nytta för dem. Med bakgrund av detta är införande av en ren prislista bäst för dessa tjänster. Benchmarking av tjänsterna blir dessutom enklare. Ev över och underskott regleras i nästa års prislista. En viss procent av enhetskostnaden kan användas för förädling av tjänsten. Detta styrs av forum. Prioritering IT-tjänster prioriteras både av andra tjänster, e-samhälle och forum eftersom de påverkar och är beroende av ITtjänster. Beroenden visas i bilaga. Utvecklingsinitiativen Utvecklingsinsatserna 2017 är beräknade till tkr. I förslag till handlingsplan för e-samhälle finns ytterligare förslag på tkr som är viktiga för samtliga utvecklingsinitiativ (även andra tjänsteområden). Om handlingsplanens beslut förändras kommer det att påverka möjligheterna att leverera enligt tjänsteplanerna. Initiativen är inriktade på att underlätta för: Utbildning Vård och omsorg. Bättre samarbete med medborgare Intranät och ärendehantering Stadsutveckling IT-tjänsters utvecklingsinitiativ, tkr Prioritering Summa Förenkling och automatisering av konto- och behörighetshanteringen Byte av Officeversion Vidmakthållande kostnader N/A Sida 3 (10)

34 1. Utvecklingsinsatser inom IT-säkerhet: - Förenkling och automatisering av konto- och behörighetshanteringen - Meta-data-kataloger för medborgare och externa partners/utförare. - Arbete med sektorsspecifika federationslösningar Mål med utvecklingsinsatserna Under 2017 kommer tjänsteområdet Generell IT-säkerhet utvecklingsmässigt fokusera på fortsatt arbete med förenkling och automatisering av konto- och behörighetshanteringen. Utifrån preliminär planering kommer vi under 2017 att fokusera på rollbaserad behörighetshantering för primärt sektor välfärd och sektor utbildning. Rent konkret innebär det att vi ska arbeta med att skapa upp och/eller ta bort behörigheter för anställda inom de prioriterade sektorerna utifrån information från HR-system mm som kan ge oss underlag i form av kvalitetssäkrad master-data om medarbetarnas roller/arbetsuppgifter. Utifrån det kan behörigheter skapas/tas bort i relation till rolluppsättningar som har definierats av verksamheten. Parallellt med det arbetet kommer vi även arbeta vidare med att skapa den översiktsbild av en medarbetares behörigheter som behövs för att kunna besvara frågan vilka behörigheter en viss medarbetare har. Rent tekniskt hanteras det genom att system efter system kopplas till det nav för behörighetshantering som införs under Medborgare och externa partners som återkommande använder stadens olika system och resurser, exempelvis i form av e-tjänster förväntas idag registrera sig eller ange olika typer av uppgifter, exempelvis kontaktuppgifter, gång efter gång. En meta-datakatalog där den typen av uppgifter kan sparas för att återanvändas gång efter gång skulle sannolikt upplevas som en stor förenkling och förbättring. Utifrån sektorsspecifika behov av samarbete mellan olika organisationer finns det ibland federationslösningar som kan användas för att lösa frågor avseende autentisering och/eller behörighetshantering. Exempel på sådana är Skolfederationen och SAMBI för utbildning respektive välfärd. Den nationella HSA-katalogen används också mer och mer för att hantera behörighetstilldelning. För att möta behov och utveckling inom stadens olika sektorer behöver vi inom systemansvarsområdet arbeta med den här typen av frågor, och kunna vara ett stöd vid införanden etc. För att uppfylla PUL behöver man kopplat till en sådan har meta-datahantering även kunna hantera samtyckesgodkännande Nytta med utvecklingsinsatsen Nyttorna med utvecklingsinsatsen är flera. Automatiserad kontohantering i de kommungemensamma systemen leder till minskat arbete såväl för verksamheten själv, som idag antingen beställer och/eller manuellt lägger upp och tar bort konton och behörigheter i de här systemen Sida 4 (10)

35 En rollbaserad behörighetshantering leder till enklare beställningsförfarande för behörigheter där man fortsatt inte har en helt automatiserad process. Det innebär också att det finns bättre underlag för att göra behörighetsrevision gentemot, och revisioner kan fokusera på de användare som avviker från de definierade rollerna. Automatiserade rutiner kan även ge nyttor genom att det ökar sannolikheten för att relevanta behörigheter finns på plats när medarbetare börjar, och det hjälper till att säkerställa att behörigheter tas bort när medarbetare slutar. Allt det är rutiner som idag sköts helt manuellt, och ofta utan systemstöd Säkerhetsbehov Rollbaserad automatiserad behörighetshantering ger stora säkerhetsvinster just genom att många manuella moment kan elimineras och i system kan exempelvis behörighetsborttag mm styras utifrån verksamhetsregler, vilket kan öka regelefterlevnad kring korrekt hanterade behörigheter i informationssystem. Det behöver dock kontinuerligt göras säkerhetsavvägningar om vilka steg i behörighetshanteringsprocessen som ska automatiseras Effekter samt hur dessa kan uppnås Mindre tid behöver användas till att hantera behörigheter. Tiden från det att medarbetare börjar eller slutar till dess att behörigheter är på plats respektive är borttagna kan kortas. De beställningar som fortsatt hanteras manuellt blir lättare att beställa rätt, då definierade rolluppsättningar finns på plats för flera verksamhetsroller Effekt vid avslag Fortsatt manuellt arbete med upplägg och borttag av konton och behörigheter resulterar i dagens situation kvarstår Finansieringsform OBS! Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan Vidareutveckling av Masterdata och Verksamhetskatalogen Mål med utvecklingsinsatsen Det finns ett stort behov av en sammanhållen och enhetlig information med hög kvalité i staden. För att stödja detta skall verksamhetskatalogen innehålla grundläggande kvalitetssäkrad data som möjliggör sammanställande av information till stadens övriga system. Det är av stor vikt i staden att vi får en väl utvecklad masterdata strategi. Ett flertal av andra utvecklingsinsatser blir annars av sämre kvalitet Nytta med utvecklingsinsatsen Effekthemtagningen kommer då att i första hand ske i stadens verksamheter genom korrekt hantering av personinformation vilket innebär minskad administration för HR (personec, västfolket), för Sida 5 (10)

36 telefoniadministratörer (beställningar), för konsument och medborgarservice (Person, organisation och tjänst) samt dito för medarbetare i staden Säkerhetsbehov Utvecklingsinsatsen behövs för att minska säkerhetsriskerna i andra system Effekter samt hur dessa kan uppnås Då Verksamhetskatalogen kan meddela andra system och personer förändringar som rör person och organisation, är alla som behöver enhetlig, kvalitetssäkrad information intressenter: Välfärd: HR: Nationella initiativen, NPÖ, Nationell Patientöversikt, kräver korrekt information från HSA (Hälso- och Sjukvårdens Adressregister) som försörjs från Verksamhetskatalogen. Lokala system har behov av korrekta personuppgifter. Personec lämnar information om gällande anställningar. Förenkling av nyanställning och avslut med behörighetshantering. Kommunikation: Ekonomi: Konsument och medborgarservice får rätt information om person, funktion och organisation för att kunna ge rätt medborgarservice. Kvalitetssäkrat telefonisystem. Serviceguiden innehålla rätt information och vara placerad på rätt plats. 1 Nya ekonomisystemet gemensam hantering av organisationsdata. Gemensam hantering av attestinformation. Utbildning: IT-infra Licenser: Information från skol- och hälsovårdsystem behöver en plats där den kan synkas mot andra system för att göra den möjlig att använda för delningstal. Skapa rollbaserade behörigheter för att stödja medarbetare. Fortsatt utveckling av säkra system. Upphörande av konton och behörigheter. Kontaktinformation till beställningsportal och Service Now. Gemensam information för stadens lokaler tillsammans med exempelvis tillgänglighet, finns idag i serviceguiden (enhetskatalogen). Inventering med person, licens, maskin, leasing mm. Livscykelhantering. 1 För en mer detaljerad beskrivning av Serviceguiden (Enhetskatalogen), se bilaga Sida 6 (10)

37 2.1.5 Effekt vid avslag Mindre säkerhet i verksamhetstjänsterna och ökade driftkostnader för att balansera detta Finansieringsform Aktiviteter som utvecklingsinsatsen är beroende av Andra tjänster/aktiviteter som är beroende av denna utveckling Finansieringsform 3. Nya plattformar för samarbete, innehållshantering, ärendehantering 3.1 Mål med utvecklingsinsatsen 3.2 Nytta med utvecklingsinsatsen 3.3 Säkerhetsbehov 3.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås 3.5 Effekt vid avslag 4. Införa fler funktioner i E-tjänsteplattformen. 4.1 Mål med utvecklingsinsatsen 4.2 Nytta med utvecklingsinsatsen 4.3 Säkerhetsbehov 4.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås 4.5 Effekt vid avslag Sida 7 (10)

38 5. Högre tjänstenivå på LAN, inkluderar utökat stöd för tekniska nät 5.1 Mål med utvecklingsinsatsen Ge verksamheterna ett stabilt och säkert stöd när kraven på trådlösa och tekniska nät ökar. 5.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Krav och användande av trådlöst nät har ökat kraftigt och kontinuerligt sedan införandet Det finns inga tecken på att kurvan kommer att planas ut, snarare visar trenden på en ännu snabbare utvecklingstakt. En högre tjänstenivå på LAN är en grundförutsättning för leveranser inom bl.a. e-samhälle, tekniska nät och välfärdsteknologi. En högre tjänstenivå ger också möjlighet att leva upp till verksamhetens förändrade kravbild. De flesta av funktioner inom tjänsten LAN är beroende av stadsnätsanslutning som tillhandahålls inom tjänsten WAN. Tjänsten WAN har i dagsläget har en högre tjänstenivå och genom att höja tjänstenivån på LAN uppnås en större transparens och samstämmighet inom leveranserna, vilket förväntas leda till en förbättrad användarupplevelse. 5.3 Säkerhetsbehov Verksamhetens krisberedskap behöver inte förändras/anpassas i och med förslaget. 5.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Möjliga effekter är att verksamheten kommer att kunna utföra sitt uppdrag bättre och enklare. Riskerna med ett genomförande bedöms som mycket små. 5.5 Effekt vid avslag Möjliga effekter vid avslag är att verksamheterna inte kommer att kunna utföra sitt uppdrag och att målen inom området e-samhälle inte kommer att uppnås. 5.6 Finansieringsform 6. Byte av Officeversion 6.1 Mål med utvecklingsinsatsen Sida 8 (10)

39 Byta ut dagens version av Office mot en som fungerar i en ny samarbetsplattform. I samverkan med flera andra aktörer inom staden införa nytt office paket som väl fungerar ihop med samarbetsplattform, innehållshantering, res-fria möten för att bli ett värdeskapande stöd för verksamheterna. 6.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Dagens Office 2007 slutar supporteras i oktober Det finns idag mer än installationer. Ett byte av Office-verktyg skall genomföras innan dess. De problem som kan inträffa i staden om Office fungerar dåligt påverkar verksamheterna mycket. Ex. Om varje användare har 1 timmars problem per år kostar det arbetstimmar. Det motsvarar ca 7 Mkr i uteblivit arbete. Arbetet skall synkroniseras med e-samhället där behovet av väl fungerande samarbetsplattformar och innehållshantering poängteras. 6.3 Säkerhetsbehov Enligt de informationssäkerhetsklassningar som genomförs 6.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Inga störningar i verksamheten samt att mobilt7aktivitetsbaserat arbetssätt kan genomföras som ett väl etablerqt stöd till verksamheterna. 6.5 Effekt vid avslag Om varje användare missar 1 timme blir det 7 Mkr i borttappad tid. Missas 10 timmar per år motsvarar det 70 Mkr. Satsningar på mobilt och aktivitetsbaserat arbetssätt blir svårare att genomföra och nyttorna färre. 6.6 Finansieringsform Fram till 2010 hade staden ett serviceavtal som möjliggjorde uppgradering. Detta togs bort av besparingsskäl. Utredningsarbetet är mycket omfattande och kommer att medföra ökande kostnader. Det är viktigt att nyttohemtagningsunderlaget är tydligt. 7. Plattform för mobilt/aktivitetsbaserat arbetssätt. 7.1 Mål med utvecklingsinsatsen Utveckla ett arbetssätt för mobila/aktivitetsbaserade arbetsplatser. Kravställa de nödvändiga programvaror som behövs för arbetssättet samt se på nyttoeffekter. Är en förutsättning för ett flertal behov från e-samhället, Attraktiv hemtjänst och LOV 7.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Att medarbetare inom staden har tillgång till rätt information i rätt tid och på rätt plats på ett säkert sätt på en enhet som passar ändamålet. > 7.3 Säkerhetsbehov Att tillhandahålla säkra och rätt enheter samt anpassade applikationer som är avsedda för ett aktivitetsbaserat- och mobilt arbetssätt Sida 9 (10)

40 7.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Att som medarbetare i staden få säker tillgång att nyttja information där man befinner sig, på en enhet/dator som är lämplig för arbetsuppgiften. Detta ger möjlighet att fullt ut arbeta på andra platser än kontoret utan att för den saken skull äventyra säkerheten med att information hamna i orätta händer. 7.5 Effekt vid avslag Effekten blir att medarbetaren i staden inte får möjlighet att arbeta lika effektivt som digitaliseringen möjliggör 7.6 Finansieringsform Ingår i ny prismodell Sida 10 (10)

41 Tjänsteplan Kommunikation Version 4.0 Datum Version Beskrivning Ändrat av Utkast baserad på tjänsteplan , antagna regler för kommungemensamma tjänster 2016, samt diskussioner i tjänsteforum jan-mars Kompletteringar Demokrati och delaktighet e-samhälle Kompletteringar kring Grafisk service Laine Västrik L. Västrik Anna Holmberg Björk, L. Västrik Justeringar p g a LOV Monica Aasland, L. Västrik Kompletteringar ang. Grafisk service Kompletteringar/justeringar efter tjänsteforum 20/ Borttag av personalkostnad för utvecklingsledare demokrati efter prioriteringsforum Anna Holmberg Björk, Helena Mehner, Maria Holmgren, Ann Flyning, L Västrik L. Västrik

42 Minskad utv.budget för Intranätet (samverkansfunktioner). Behoven kan lösas under Utvecklingsaktivitet integrera Chatt i ramverket är struken. Genomförs under Version 4.0 efter beslut i Beslutsforum L.Västrik/H Mehner L.Västrik Sida 2 (21)

43 Långsiktig inriktning och mål Staden ska utveckla en lättillgänglig, enkel och effektiv extern och intern service som underlättar vardagen för boende, besökare och företagare samt för chefer och medarbetare. Staden ska ha en stark och modern profil i kommunikationsfrågor för att tydliggöra för boende, besökare och företagare vad staden erbjuder och utveckla demokratin. Genom digitalisering kan stadens tjänster effektiviseras och göras lättillgängliga för de olika målgrupperna. Den utvecklade servicen ska bidra till att boende, besökare och företagare blir nöjda och även till ökad kvalitet och effektivitet i våra verksamheter. Anställda ska uppfatta staden som en attraktiv arbetsplats. Detta tjänsteområde utgår från av Kommunfullmäktige fattade beslut för program för medborgarservice, program för e-samhälle, förslag till program för intern service och program för kommunikation. Utvecklingsinsatser Tjänsteplan beskriver, på en övergripande nivå, prioriterade utvecklingsområden inom tjänsteområde kommunikation, kopplat till en indikativ budget (bilaga Beredningsunderlag budget tjänsteplan kommunikation ). Tjänsteforum har prioriterat bland föreslagna aktiviteter inom tjänsteplanens utvecklingsområden. Flera föreslagna aktiviteter får påverkan på enskilda verksamheter och det behöver tydliggöras och kommuniceras. Eventuella kostnader som uppstår i verksamheten på grund av införandet måste respektive verksamhet ta om hand i ordinarie budgetprocess. Omprioriteringar mellan utvecklingsområden och aktiviteter kan bli nödvändiga under kommande år Sida 3 (21)

44 Flera utvecklingsinsatser är beroende av att utvecklingsinitiativ inom tjänsteområde IT-tjänst kommer att genomföras. Vidmakthållande Ökade personalkostnader inom vidmakthållande beror på att en person från Konsumentoch medborgarservice kommer att ingå i Grafiska gruppen på intraservice och två personer med strategisk respektive operativ videokompetens behöver nyanställas beräknas en av tjänsterna bli till hälften intäktsfinansierad. 2019: Licenskostnader för analysverktyg för sociala medier Förklaring till ökat vidmakthållande på grund av utvecklingsinitiativ 2017: Övrig digital extern kommunikation: Stadsutvecklingswebb: förvaltningskostnad för underhåll och drift och specialiststöd, vilket är tjänster hos leverantören. Licenskostnader för Episerver: E-samhälle: stadengemensamma e-tjänster: Program- och licenskostnader för jämföratjänst och Göteborgsapp Demokrati och delaktighet: Program och licenskostnader för samlad webbsida för demokrati och delaktighet, e-förslag och valapplikation till ungdomsfullmäktige Sida 4 (21)

45 Grafisk service: Videoplattform/bildarkiv: Videoplattform: Nyanställning av två personer video- och bildstrateg/filmare. Övrigt: Plattformkostnad, teknisk utrustning mm: Övriga vidmakthållandeökningar : 2017: Generell indexuppräkning Kostnader för installation av nät inomhustäckning telefoni Ökade kostnader för supportärenden telefoni Förvaltningsgemensamma kostnader för telefoni från och med 2017 Ny kommungemensam intern tjänst demokrati och delaktighet. Förvaltningsgemensamma overheadkostnader, t ex stabsfunktion, nämnd mm. Kostnader för två årsarbetare, kommunikationsstrateg och informationsarkitket. Tjänsteplan kommunikation 2016 Ny kommungemensam intern tjänst: Grafisk service, förvaltningsgemensamma overheadkostnader : Generell indexuppräkning Sida 5 (21)

46 1. Intern kommunikation Området intern kommunikation omfattar tjänster för stadens gemensamma interna digitala kommunikationskanaler, t ex intranätet. Utvecklingsområdet och föreslagna aktiviteter är ett viktigt led i att nå målen för intern kommunikation i Program för Kommunikation i Göteborgs Stad och i att uppfylla det politiska uppdraget från kommunfullmäktige, som handlar om att förstärka internkommunikationen. 1.1 Intranätet Utvecklingsinsatser som föreslagits för år 2017: Stöd för beställning av tjänster och behörigheter Samarbetsfunktioner på intranätet Portal för åtkomst till rätt information till rätt roll Integrerade tjänster och verktyg Under åren kommer fortsatt utveckling av funktionerna ovan behöva genomföras. Dessutom kommer intranätet att behöva fortsatt nyutveckling. Behov som idag inte går att förutse kommer att tydliggöras under kommande år Sida 6 (21)

47 1.2 Mål för utveckling av intranätet Målet med insatserna för att utveckla intranätet verkar mot målen för intern kommunikation i Program för Kommunikation i Göteborgs Stad. De interna kommunikationsmålen handlar om att skapa förståelse bland medarbetare för hur de kan bidra till stadens och verksamhetens mål men också att de känner delaktighet, engagemang och samhörighet på sitt arbete. Intranätet ska utgöra en viktig del i arbetet, som ett internt nav för kommunikation. Det finns även ett politiskt uppdrag från kommunfullmäktige att förstärka internkommunikationen. Som ett led i detta har det genomförts en analys av ledningskommunikationen i staden och utvecklingen av intranätet pekas tydligt ut som en framgångsfaktor där samarbetsytor och möjlighet att dela information och samverka är en viktig beståndsdel. Målet är även att stadens medarbetare på ett enkelt sätt, via stadens gemensamma intranät, skall få tillgång till den information som hen behöver i sin yrkesroll. Startsidan på stadens intranät ska vara anpassad utifrån roll och det ska vara möjligt att beställa de tjänster och de behörigheter som hen behöver i sin yrkesroll. Det skall också vara möjligt att samverka och samarbeta över verksamhetsgränserna. Ett välutvecklat, effektivt och intuitivt stöd för detta sparar mycket tid och minskar irritationen vad gäller it-administration, bland chefer och medarbetare. Ett intranät som har möjlighet att vara rollbaserat ökar attraktiviteten och incitamentet för medarbetare att använda sig av intranätet. Även detta är en förutsättning för att intranätet ska fungera som en effektiv intern kanal. Utvecklingsinsatsen bidrar också till en enkel och effektiv intern service som underlättar vardagen för chefer och medarbetare. Denna service ska bidra till högre kvalitet och effektivitet i våra kärnverksamheter. Resultatet av insatsen är ett intranät som är överskådligt och lätt att använda, samtidigt som det är mer relevant och därmed mer hjälpsamt för användare. Angelägenheten bedöms som mycket hög och vid ett införande kommer stödet att ha potential medverka till en bättre arbetssituation för stadens medarbetare. Intranätet har potential att vara fullständigt avgörande i ett utvecklat arbetssätt kring intern kommunikation i staden. Utvecklingsinsatsen är ett generellt behov i staden men det har speciellt påtalats från e-samhälle PO Utbildning och tjänsteområde HR, Ekonomi, Ledning och Styrning och i Program för intern service - utveckling av service och tjänsteutbud. 1.3 Nytta för utvecklingsområdet Nyttan av den föreslagna insatsen bedöms vara mycket hög. Den kan bidra till ökad effektivitet, mer tid över för kärnverksamheten och minskad irritationen bland chefer och medarbetare. Vilket i förlängningen bidra till att medarbetare inte byter jobb i så hög utsträckning och att Göteborgs Stad upplevs som en attraktivare arbetsgivare. Om både medarbetare, chefer och ekonomer på ett enkelt sätt finner den information som de i första hand behöver kan tid frigöras till andra uppgifter. Om cheferna på ett enkelt sätt kan få en överblick över sin ekonomi ökar möjligheten för dem att tydligare ta ansvaret, utan att behöva förlita sig i lika hög grad på sin ekonom. En startsida som är anpassad utifrån roll gör även att rörligheten inom staden underlättas, eftersom sidan är mer knuten till roll än till vilken förvaltning/bolag individen arbetar på. Alla har med andra Sida 7 (21)

48 ord lätt att känna igen sig och hitta även på en ny arbetsplats inom staden. Insatsen gynnar samverkan över organisatoriska och geografiska verksamhetsgränser. Det blir också enklare att samverka, hitta kontaktuppgifter och delta i gemensamma projekt. Man kan dela skrivbord och dokument. Det finns funktioner för chatt och det finns en gemensam kalender mm vilket sparar mycket tid och underlättar samarbete. Allt detta sammantaget bidrar också till att göra intranätet till en attraktiv och väl fungerande intern kanal. 1.4 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad så ska tillämpliga lagar och styrande dokument tillämpas av verksamheterna. Till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL, Riktlinjer för informationssäkerhet och de lagar som styr specifika verksamhetsområden till exempel Patientdatalagen och Riktlinjer för informationssäkerhet. 1.5 Effekter samt hur dessa kan uppnås Önskade effekter Medarbetarna har förståelse för hur de kan bidra till stadens och verksamhetens mål och intranätet utgår ifrån individens roll i staden Intranätet skapar förutsättningar till delaktighet, engagemang och samhörighet Intranätet erbjuder samarbetsytor och möjlighet att dela information Intranätet ökar tillgången på information och är överskådligt och användarvänligt Intranätet bidrar till högre kvalitet och effektivitet i våra kärnverksamheter Hur effekterna ska uppnås Startsidan på stadens intranät ska vara anpassad utifrån respektive roll. Intranätet ska vara rollbaserat. Skapa möjligheter att samverka och samarbeta över verksamhetsgränserna Säkerställa att intranätet är ett välutvecklat, effektivt och intuitivt stöd Öka attraktiviteten och incitamentet för medarbetare att använda sig av intranätet Ett hinder vid utveckling och införande kan vara att befattningsbeskrivningar och rollhantering saknas eller är otydliga. Det blir därmed otydligt vilka tjänster och vilka behörigheter som hör till en viss befattning. Risk: Staden har en mix av utförare i form av lokalt/centralt/upphandlat utförande. Vilket innebär att återkopplingen till beställaren måste säkras i ett flertal olika tekniska flöden. Risken och kostnaden beror på omfattningen av projektet och varierar till exempel beroende på vilken tjänst som beställs. 1.6 Effekt vid avslag Om inte detta initiativ utförs finns det risk att intranätet inte hänger ihop allteftersom mer information och fler tjänster läggs till. Användare kommer troligen då att uppleva att det är svårt att hitta på intranätet och undvika att gå in där. Då uteblir nyttan med tjänsterna som man lagt där Sida 8 (21)

49 1.7 Finansieringsform Finansiering sker från stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel. 2. Extern kommunikation Området extern kommunikation omfattar tjänster för digital extern kommunikation, telefoni, chatt/forum och ärendehantering. Utvecklingsområdet och föreslagna aktiviteter bidrar till måluppfyllelse inom program för utveckling av Göteborgs stad medborgarservice och kommunikationsprogram Mål extern och intern kommunikation 2.1 Digital extern kommunikation Tjänsten levererar digitala lösningar för stadens externa digitala kanaler där t ex Goteborg.se, Stadsutveckling, Vårt Göteborg och sociala medier ingår. Lagen om valfrihetssystem (LOV) kan eventuellt komma att innebära att Goteborg.se behöver anpassas. En förstudie som tydliggör krav med mera genomförs under Utvecklingsinsatser som föreslagits för år 2017 är: Utveckling av Digitala Vårt Göteborg Stadsutveckling 2.0 Mobilanpassning av Goteborg.se Verksamhetskatalog och kontaktuppgifter på webben Eventuella anpassningar av Goteborg.se på grund av LOV Sida 9 (21)

50 Utvecklingsinsatser som planeras för omfattar t ex fortsatt mobilanpassning av Goteborg.se, verksamhetskatalog och kontaktuppgifter på webben, eventuella anpassningar på grund av LOV, utveckling av enhetssida och stadens kalendarium, arkitekturprojekt externa digitala kanaler baserat på förstudie 2017 o 2018, en utvecklad företagswebb i syfte att tillgängliggöra stadens serviceutbud för företagare, baserat på en förstudie 2017 o 2018 och införande av analysverktyg för sociala medier Mål för utveckling av digital extern kommunikation Göteborgs Stads externa kommunikation syftar till att skapa kännedom om stadens arbete. Vi ska bli bättre på att berätta vad staden gör och varför. Kommunikationen ska samtidigt tydligt signalera att vi är en stad, Göteborgs Stad. Det ska vara lättare för boende, besökare och näringsliv att ta del av de tjänster och den service som våra verksamheter erbjuder och förstå inom vilka områden de kan vara med och påverka. Vi ska också berätta på vilket sätt vår organisation, med stadsdelar, fackförvaltningar och bolag, på olika sätt bidrar till Göteborg som en attraktiv stad att bo och verka i, besöka och återvända till. Kommunikationen ska bidra till att boende, besökare och näringsliv: - känner till vad staden gör och varför och hur de kan ta del av de tjänster och den service som staden erbjuder - förstå när och hur de kan vara med och påverka - upplever stadens kommunikation som aktiv, öppen, trovärdig och tillgänglig Stadens officiella webbplats, Goteborg.se, behöver kontinuerligt utvecklas för att möta behov från boende, besökare och näringsliv. Goteborg.se är även servicevägledarnas viktigaste informationskälla i sitt uppdrag att svara på de frågor som kommer in till Göteborgs Stads kontaktcenter. Under genomfördes flera utvecklingsinsatser, t ex enhetssida 2.0 där omkring av Göteborgs Stads enheter fick nya förbättrade webbplatser och verktyg sett till mobilanpassning, tillgänglighet, struktur, navigering, publicering och förvaltning. Dock fanns en rad aktiviteter som inte hanns med under arbetets gång och som skulle behöva utvecklas för att boende, besökare, företagare och stadens medarbetare ska kunna få full utväxling av lösningen. Under utvecklades ett kalendarium som presenterar stadens alla aktiviteter. Dock fanns en rad aktiviteter som inte hanns med under arbetets gång och som skulle behöva utvecklas under kommande år för att boende, besökare, företagare och stadens medarbetare ska kunna få full utväxling av lösningen pågår ett arbete med att mobilanpassa övriga delar av goteborg.se. Som en del i det arbetet utvecklas och förändras bland annat webbplatsens navigering och goteborg.se anpassas till stadens Sida 10 (21)

51 digitala grafiska profil. Även här finns ett behov av fortsatt utveckling 2017 och framåt. Lagen om valfrihetssystem (LOV) kan eventuellt komma att innebära att Goteborg.se behöver anpassas. En förstudie som tydliggör krav med mera genomförs under Under 2016 ska en stadsutvecklingswebb lanseras. Målet med den nya webbplatsen är att vi på ett enhetligt och sammanhållet sätt kan presentera hur staden kommer att utvecklas framöver. Samtliga beskrivna behov kommer inte att kunna mötas i steg 1 under 2016 utan fortsatt utveckling behövs under kommande år. Vidare behövs en analys av vad boende, besökare och företagare vill kunna hitta för information på webbplatsen. Införandet av en ny stadsutvecklingswebb innebär att staden kommer att införa ett nytt publiceringsverktyg. Kontaktuppgifter är ett av det mest efterfrågade innehållet på goteborg.se. Det finns ett stort behov av att effektivisera hanteringen och kvalitetssäkra kontaktuppgifterna; exempelvis genom att koppla samman uppgifterna i telefonisystemet med uppgifterna i serviceguiden/enhetskatalogen som visas upp på goteborg.se. Det är även nödvändigt att kunna koppla information till andra tjänster, såsom karta och tillgänglighetsdatabas. Vartgoteborg.se är stadens officiella nyhetskanal. Sajten är sedan ett par år i starkt behov av modernisering då den idag inte uppfyller de funktionella krav som ställs. Dagens Notes-lösning har nått vägs ände och går inte vidareutveckla och modernisera för att fylla nya krav på funktionalitet för bland annat visning av videoklipp. Kommunikation med olika intressenter sker i allt högre grad via sociala medier. I takt med att staden blir aktiv i fler kanaler kommer vi att behöva verktyg som är skräddarsydda för att hantera multipla sociala kanaler samtidigt, både redaktionellt och strategiskt. Det behövs verktyg för snabb överblick, analys och uppföljning av stort antal sociala kanaler och konton, samt agerande över flera kanaler samtidigt i realtid. Utvecklingsinsatserna inom utvecklingsområdet är efterfrågade och bedöms som mycket angelägna Nytta för utvecklingsområdet Nyttan bedöms som mycket hög för olika intressenter, såväl för boende, besökare, näringslivet som stadens medarbetare. De föreslagna utvecklingsinsatserna har potential att generera olika typer av nytta. Några exempel anges nedan: Högre kvalitet av kontaktuppgifter i webb och i e-tjänster Effektivare hantering av information då denna underhålls på ett ställe Stadens digitala kommunikation möter användarnas behov och förväntningar på ett bättre sätt Högre kvalitet på information avlastar arbetet med att hantera fel Förbättrade möjligheter att använda kalendariet i uppföljningssammanhang Effektivare flöde och hantering av kalendarieinformation Mobilanpassning av Goteborg.se gör det enklare för boende, besökare och företagare att hitta och ta del av innehållet Exempel på invånar- och verksamhetsnytta vid utveckling av Stadsutveckling 2.0: Enklare att se och förstå stadens långsiktiga vision gällande stadsutveckling Förbättrad möjlighet att påverka och ställa frågor kring stadsutveckling Sida 11 (21)

52 En naturlig och gemensam plats att presentera allt som rör stadsutveckling Ökade möjligheter att presentera stadsutvecklingsprojekt i ett sammanhang och på ett positivt sätt Exempel på invånar- och verksamhetsnytta vid utveckling av enhetssida: Kunna skapa kalendarieaktiviteter på ett ställe som sedan visas upp både på enhetssidan och i det centrala kalendariet Kontaktuppgifter på enhetssidan. Besökaren behöver inte hoppa mellan enhetssidan och enhetskatalogen Lättare att hitta avvikande öppettider och annan tillfällig viktig information Kunna skicka in synpunkter via ett formulär på enhetssidan På ett strukturerat sätt kunna visa länkar till enhetens sociala medier på enhetssidan Central redigering för att på så sätt slippa göra förändringar manuellt på hundratals enhetssidor Nyhetsflöde införs på enhetssidor Göteborgs Stads digitala nyhetstidning vartgoteborg.se är hela stadens digitala nyhetskanal en kanal med stor nytta för förvaltningar och bolag, med möjlighet att snabbt nå ut till boende, besökare och företag. För att vartgoteborg.se fortsatt ska uppfattas som en modern, uppdaterad och trovärdig kanal är det dags att byta till en modernare plattform med fler tekniska möjligheter Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad ska tillämpliga lagar och styrande dokument tillämpas av verksamheterna, till exempel PUL, Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, och Riktlinjer för informationssäkerhet. Verksamhetskatalogen måste kunna avskilja skyddade kontaktuppgifter, t ex till skyddade boenden mm Effekter samt hur dessa kan uppnås Några exempel på effekter som föreslagna utvecklingsaktiviteter kan generera: Höjt förtroende för staden och ökad nöjdhet samt användbarhet med högre service och korrekt information. För verksamheten finns betydande effektiviseringsmöjligheter med utvecklingsarbetet. En mätbar skillnad i tidsåtgång förutses då uppgifter inte behöver hanteras manuellt på många ställen. Dessutom möjliggörs en bättre kvalitetskontroll av innehållet i den externa digitala kommunikationen. En attraktiv och funktionell samlad webbplats för stadsutveckling bidrar till att boende, besökare och företagare får större insyn och bättre möjlighet att påverka stadens utveckling. Stadens möjligheter att kunna kommunicera och förankra en samlad bild av stadens utveckling ökar. Vårt Göteborg kan fortsätta vara en snabb, effektiv och trovärdig kanal för nyhetsförmedling från Göteborgs Stads förvaltningar och bolag. Boende, besökare och företagare har större kunskap om hur staden utvecklas vilket i sin förlängning kan leda till större acceptans Effekt vid avslag Staden går miste om att kunna skapa mycket nytta för verksamheterna och för dem vi är till för. I förlängningen kan det innebära att verksamheterna väljer andra, dyrare och i vissa fall sämre externa lösningar, för att kunna tillgodose såväl de externa målgruppernas som de egna behoven Sida 12 (21)

53 2.1.6 Finansieringsform Finansiering sker via stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel. 2.2 Telefoni Tjänsten består av växel, svarsgrupper, kontaktcenterlösning, abonnemang och mobildata. Göteborgs Stad har behov av kostnadseffektiv och tillgänglig telefoniservice och kommunikation till boende, besökare, näringsliv och medarbetare. Tekniken ska vara anpassad efter olika behov och lätt tillgänglig. Avtalen med nuvarande leverantörer löper ut under åren De har olika förlängningstider men omställningsmedel behöver reserveras inför ett ev byte av operatörstjänster, kontaktcenterlösning eller växellösning Mål för telefonitjänsten Målsättning för telefonitjänsten är att vara kostnadseffektiv och tillgänglig för alla förvaltningar och bolag. Den ska bidra till att boende, besökare och företagare kan nå stadens funktioner på ett sätt som motsvarar deras behov, och den ska bidra till öka tillgängligheten till stadens verksamheter Nytta för utvecklingsområdet Telefonitjänsten underlättar ett mobilt arbetssätt och den ger också tillgång till funktioner och information där man är, genom erbjuda tjänster som är anpassade för verksamheten. Telefoniavtalen (2015) innebär minskade kostnader för staden och minskad administration samt färre manuella arbetsuppgifter, då fler tjänster ingår i stadens nya avtal. En automatiserad faktureringsprocess, från beställning i winst till automatkontering och attest i ekonomisystemet, ger stora administrativa besparingar både centralt och lokalt. 2.3 Ärendehantering Ett system för ärenden från boende, besökare och näringsliv till stadens verksamheter inom och mellan en eller flera förvaltningar och/eller bolag Mål för utveckling av ärendehantering Stadens kontaktcenter ska ha ett ändamålsenligt system för ärenden från boende, besökare och näringsliv. Ärenden ska kunna hanteras inom och mellan en eller flera förvaltningar och/eller bolag. Samlad, uppdaterad information angående ett ärende, kunna delges kunderna Sida 13 (21)

54 Utrednings- och utvecklingsinsatser kommer att samordnas med och finansieras inom tjänsteområde ledning och styrning, som hanterar behov kring ärendehantering från stadens övriga verksamheter. 3. E-samhälle: Tjänsten tillhandahåller funktionalitet för att producera extern och intern digital service i form av stadengemensamma e-tjänster. Utvecklingsområdet och föreslagna aktiviteter bidrar till måluppfyllelse inom program för utveckling av Göteborgs stad medborgarservice. Det är även ett prioriterat område i Sveriges Kommuner och Landstings Handlingsplan för e-samhället. 3.1 Stadengemensamma e-tjänster Digitaliseringen av samhället har de senaste decennierna varit snabb och haft stor betydelse för samhällsutvecklingen. Med bra e-tjänster och ökad öppenhet kan privatpersoner och företag ta ansvar och kontroll över sin vardag på ett nytt sätt, och själva bidra till utvecklingen. Det är angeläget för staden att ta vara på det förändringstryck som digitaliseringen ger och dra nytta av möjligheterna bland annat för att klara framtida finansiering och tillmötesgå människors förväntningar. Att kunna förenkla vardagen för alla genom att erbjuda en samlad digital överblick med bland annat bokningar, ansökningar, kontaktuppgifter, fullmakter med mera är en prioriterad fråga. Utvecklingsinsatser som föreslagits, för åren , för att utveckla stadengemensamma e- tjänster är: Matsedel på webben Göteborgskartan, eller "min karta Beräkna tjänster Boka tjänster Meddelandetjänst Anmäla verktyg 3.2 Mål för utveckling av stadengemensamma e-tjänster Den övergripande målsättningen är alltså att bidra till en enklare vardag för privatpersoner och företag genom att skapa en smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet. Även en högre kvalitet och effektivitet i verksamheten eftersträvas. Matsedel på webben är även en mycket efterfrågad funktion och information. Behovet finns hos flera grupper, till exempel elever, brukare och anhöriga, skolor och äldreboenden Sida 14 (21)

55 Under 2016 utvecklar KoM en Jämföratjänst och den s k Göteborgsappen vilket medför ökade licenskostnader för kommande år. 3.3 Nytta för utvecklingsområdet Kommunen erbjuder bättre service, minskad byråkrati och minskad risk för fel vid kontakter med kommunen vilket ger boende, besökare och företagare större möjlighet att förenkla sin vardag. Nyttan bedöms som mycket hög för olika intressenter, såväl för boende, besökare, näringslivet som stadens medarbetare. Det handlar till exempel om: Förbättrade funktioner och gränssnitt för medborgare att hitta och boka aktiviteter Öppna datatjänster för utökat utbud av aktiviteter Självservice vid andra måltidsrelaterade tjänster, t ex beställningar Ökad kvalitet i matsedelsinformation t ex näringsinnehåll Minskad innehållshantering då matsedelsinformation hanteras på ett ställe 3.4 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad ska tillämpliga lagar och styrande dokument tillämpas av verksamheterna. Till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL, Riktlinjer för informationssäkerhet och de lagar som styr specifika verksamhetsområden. 3.5 Effekter samt hur dessa kan uppnås Staden blir öppnare och tillgängligare. Förtroendet för staden och intresset för Goteborg.se kan öka. Förutsättningarna ökar för att alla skall kunna ta del av stadens tjänster, oavsett tid på dygnet. Effektiva e-tjänster bidrar till minskat uppgiftslämnande. Ökad tillgång till aktiviteter genom ökad spridning och större utbud. 3.6 Effekt vid avslag Förtroendet för Goteborg.se som en av stadens digitala arenor minskar. Det gäller särskilt ungdomarna som idag har helt andra krav än tidigare generationer. 3.7 Finansieringsform Finansiering sker från stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel. 4. Demokrati och delaktighet Området omfattar tjänster som stödjer utveckling av e-demokratin. En webbsida för e-demokratitjänster planeras, där till exempel valapplikation till ungdomsfullmäktige och andra digitala tjänster för demokrati och delaktighet finns samlade. KF har tagit beslut och e-demokrati lyfts fram inom programområde demokrati och delaktighet i handlingsplan för e-samhället. Insatserna bidrar till att uppfylla mål i Göteborgs stads budget. Utvecklingsområdet som helhet bedöms som mycket angeläget Sida 15 (21)

56 Utvecklingsinsatser som föreslagits för år 2017 är: Webbsida för delaktighet Valapplikation till ungdomsfullmäktige För planeras en fortsatt utveckling inom området. Det handlar om att vidareutveckla stadens webbsida för demokrati och delaktighet och att utveckla/tillgängliggöra fler tjänster inom området e-demokrati och delaktighet, samt att tillgängliggöra service och tjänster på andra språk än svenska, som lättläst text och med teckenspråksfilm. Förslaget innebär att två förstudier; Diarium på webben och Språk på internet, finansieras via handlingsplan för e-samhälle Mål för utvecklingsområdet KF har tagit beslut om att utarbeta en webbsida för delaktighet, inflytande och e-förslag som ger en samlad service på området. Medborgaren ska på ett ställe samlat kunna hitta information kring demokrati, kontakter med förtroendevalda och också aktivt kunna påverka, till exempel i form av att lämna förslag till politiker via webben, ett så kallat e-förslag. I Göteborgs stads budget framgår att Staden ska sträva efter att alla invånare ska få sina mänskliga rättigheter tillgodosedda. Arbetet ska fokusera såväl på staden som arbetsplats som på mötet med invånare. Det handlar också om att möjliggöra deltagande i de politiska processerna i större utsträckning. och Göteborgarnas möjligheter till delaktighet och inflytande ska öka. Stadens arbete ska inriktas på att möjliggöra deltagande och inflytande för grupper som vanligtvis inte är aktiva i beslutsprocesser. Den övergripande målsättningen är att fördjupa demokratin och bidra till ett socialt hållbart samhälle. Syftet är att vitalisera demokratin genom att göra det möjligt för människor att bli mer delaktiga i det politiska arbetet. Den digitala tekniken gör att medborgarna kan vara med och påverka innan politikerna fattar besluten. Även valet till ungdomsfullmäktige, som sker elektroniskt varje höst, bidrar till en öppnare kommun och till att fördjupa demokratin. Sedan 2015 är valapplikationen en kommungemensam intern tjänst. Målet är att på sikt utveckla ett modernare gränssnitt och göra applikationen oberoende av Notesdatabaser. Även en enklare och tydligare förvaltning eftersträvas Sida 16 (21)

57 4.2 Nytta för utvecklingsområdet Förbättrad service och tillgänglighet inom området demokrati ger boende, besökare och företagare större möjlighet att påverka, ökar möjligheten till dialog och ger ett mer inkluderande bemötande. Valapplikationen bidrar till att ungdomar får en inblick i och förståelse för hur allmänna val och en demokrati fungerar. Den bidrar även till en öppnare kommun och till att fördjupa demokratin. 4.3 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad ska tillämpliga lagar och styrande dokument tillämpas av verksamheterna. Till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL, Riktlinjer för informationssäkerhet och de lagar som styr specifika verksamhetsområden. 4.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Ökad tillgänglighet, ökat förtroende, ökad kännedom om staden och hur den styrs och hur hen kan påverka. Att ta emot inkommande e-förslag, moderera, hantera, ta fram regelverk för det nya systemet, samordnat och likvärdigt sätt för alla verksamheter i staden att hantera demokratifrågorna på. Information finns samlad på ett sådant sätt att det blir enklare att påverka och aktivt delta i den demokratiska processen. Information, dialogforum och digitala demokrativerktyg samlat på ett och samma ställe skapar förutsättningar för ökad demokratisk delaktighet. En modern valapplikation kan bidra till ett ökat intresse för politik och ett ökat valdeltagande bland ungdomar i valet till ungdomsfullmäktige. 4.5 Effekt vid avslag Beslut är redan taget av kommunfullmäktige att utvecklingen ska genomföras. KF har beslutat att uppdra åt KS att utforma samlad information på webben för delaktighet och inflytande. Den digitala arenan för påverkan är stor i sociala medier och landets kommuner har hela tiden varit långt efter i utvecklingen, vilket i sin tur påverkat förtroendet och delaktigheten. Det gäller särskilt ungdomarna som idag har helt andra krav än tidigare generationer. 4.6 Finansieringsform Finansiering sker från stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel eller via program för e- samhälle Sida 17 (21)

58 5. Grafisk service Grafisk service är en ny kommungemensam intern tjänst från och med Tjänsten omfattar utveckling och förvaltning av Göteborgs Stads grafiska profil, förvaltning och administration kring utlåning av standardmaterial för utställningar och mässor och av containrar som Göteborgs Stad köpt in. Tjänsten omfattar även administration av konton och operativt stöd kring användandet av stadens bildarkiv och videoplattform samt bokning av annonsering på annonstavlor i Göteborg. Utvecklingsområdet och föreslagna aktiviteter bidrar till måluppfyllelse inom program för utveckling av Göteborgs stad medborgarservice och kommunikationsprogram Mål extern och intern kommunikation. Utvecklingsinsatser som föreslagits för år 2017 är: - Utveckling av stadens bildarkiv - Införande av videotjänst Satsning på bilden som kommunikationsmedel leder till utvecklingsbehov av bildarkivets tekniska plattform samt behov av att anställa två personer med strategisk respektive operativ videokompetens. Den sistnämnda tjänsten blir till hälften intäktsfinansierad från och med Mål för utveckling av grafisk service: Systemet som hanterar stadens bildarkiv behöver utvecklas. Alla medarbetare i staden som på något sätt hanterar bilder behöver få ett mer effektivt och tidsbesparande stöd för hantering, sökning och åtkomst av bilder. Videoplattformen är ett helt nytt verktyg, som kräver ordentlig implementering i staden för att det ska bli det stöd i den visuella kommunikationen som är tänkt. Stadens webbkanaler/videoplattformen behöver utvecklas för att på ett enhetligt sätt, som följer stadens grafiska profil, publicera video. Det behövs en videostrateg på heltid för att starta filmprojekt, utbilda och ge stöd samt en videofotograf för att producera film åt och med verksamheterna. 5.2 Nytta för utvecklingsområdet Det blir enklare för verksamheterna att arbeta med både foto och video, samtidigt som den visuella kommunikationen hålls ihop för staden. Samordning av arbetet är avgörande för att det exempelvis ska Sida 18 (21)

59 bidra till att ett normkritiskt förhållningssätt genomsyrar stadens verksamheter; just på det området är bildens och filmens genomslagskraft särskilt stor. 5.3 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad ska tillämpliga lagar och styrande dokument tillämpas av verksamheterna, till exempel PUL, Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, och Riktlinjer för informationssäkerhet. 5.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Genom en satsning på att utveckla stadens bildarkiv samt stödet för arbete med videoplattformen, behöver verksamheterna inte bygga upp egen kompetens och egna tekniska lösningar på området. Kostnaden för bilder, bildhantering och video hålls därmed nere, samtidigt som kvaliteten ökar i samordnad kommunikation med boende, besökare och företagare. 5.5 Effekt vid avslag Görs ingen satsning på arbetet med foto och video, fortsätter staden att halka efter på detta område, i en omvärld där bilden som uttrycksmedel betyder mer än någonsin. Verksamheterna kommer då att försöka hitta egna lösningar, som sammanlagt skapar högre kostnader men ger sämre kvalitet i kommunikationen med boende, besökare och företagare. 5.6 Finansieringsform Finansiering sker från stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel. 6. Utredningar/förstudier Det finns behov av ett flertal utredningar/förstudier under år Några utredningar/förstudier går idag att förutse, andra inte. Under 2017 behöver behov, krav, nyttor, teknikval mm tydliggöras för hur stadens serviceutbud för företagare bättre kan tillgängliggöras. Det kan handla om webbtjänster och lansering av en mängd nationella e-tjänster i en företagswebb samt en genomlysning av identifieringstjänster för företagare. Under året behöver även en gemensam drift och kodbas för stadenkanaler utredas. Enligt Göteborgs Stads digitala kanalstrategi har vi två huvudsakliga kanalkategorier; stadenprofilerade kanaler och särprofilerade kanaler. De särprofilerade kanalerna använder egna driftslösningar och egna grafiska profiler. Många vinster finns att hämta om vi centraliserar funktioner och ramverk, och för att se hur detta bäst kan genomföras behövs en förstudie med ett konkret lösningsförslag. Det finns beredningsunderlag framtagna för de identifierade utredningsbehoven. Beredningsunderlagen innehåller mål, nyttor, effekter, säkerhetsbehov etc för respektive utredning/förstudie Sida 19 (21)

60 Utredningar/förstudier bidrar till måluppfyllelse inom program för utveckling av Göteborgs stad medborgarservice och program för e-samhället, stadens Program för kommunikation och till allmän måluppfyllelse för tjänsteområde kommunikation Utredningar eller förstudier som föreslagits för år 2017 är: FöretagsWebb Arkitekturprojekt för externa digitala kanaler Utredningar eller förstudier som föreslagits för år är: Fortsättning på förstudie angående FöretagsWebb under 2018 Fortsättning på förstudie angående Arkitekturprojekt för externa digitala kanaler under 2018 Goteborg.se-Sökmotoroptimering 2019 Ospecificerade utredningar Mål för utvecklingsområdet Det ska finnas resurser för att genomföra olika typer utredningar och förstudier under år inom tjänsteområde kommunikation. För förstudien FöretagsWebb är några av målen: Målgruppsanalys av företagare Behovsanalys Kartläggning/översyn av stadens information och webbtjänster till målgruppen Analys av hur staden kan samverka med SKL/verksamt.se i syfte att lansera nationella e-tjänster riktade till företagare Genomlysning av identifieringstjänster för företagare För förstudien Arkitekturprojekt för externa digitala kanaler är några av målen: Förslag på gemensam arkitektur, drift och kodbas för samtliga stadenkanaler. Förslag på gemensamma mallar och ett arbetssätt Förslag på hur plattformen kan uppdateras flexibelt och snabbt Utreda hur vi genom en gemensam arkitektur kan förenkla, korta ledtider och sänka kostnader för stadens verksamheter 6.2 Nytta för utvecklingsområdet För att verklig nytta skall genereras av utvecklingsinsatser behöver flödet behov > krav > nytta > tjänsteframtagning > tjänsteleverans tydliggöras. Vi utgår från användar-/behovsdriven utveckling och det är tjänster och inte system vi bör fokusera på. System, människor och processer är delar i det vi ska Sida 20 (21)

61 leverera. För att utvecklingsinitiativ ska ge önskad effekt behöver vi förstå vad behovet är och hur effekten skall uppstå. Det är därför av stor vikt att utredningar/förstudier utgår ifrån användares behov och den nytta den tänkta tjänsten kan leverera. Utvecklingsområdet ger en större flexibilitet och möjligheterna att i framtiden genomföra utredningar/förstudier ökar om det finns resurser avsatta. Resurser som inte redan idag är låsta till en viss utredning eller en viss förstudie. Nyttor för respektive förstudie finns beskrivna i beredningsunderlag. 6.3 Säkerhetsbehov Går ej att bedöma 6.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Fler utredningar och förstudier kan genomföras under år Behov som idag inte kan förutses, kan tillfredsställas. 6.5 Effekt vid avslag Om inga medel finns för ospecificerade utredningar/förstudier låser vi oss långt i förväg vid vad som skall utredas och vilka förstudier som skall genomföras under perioden Tre behov har lyfts fram men fler kan tillkomma och behoven kan komma att omprioriteras av forum. Vi riskerar att göra fel prioriteringar om utredningar och förstudier saknas. 6.6 Finansieringsform Finansiering sker från stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel Sida 21 (21)

62 Tjänsteplan Ledning & Styrning Version 4.0 Datum Version Beskrivning Ändrat av Till tjänsteforum Pär E Mindre komplettering av text i avsnitt 2 och 7 Pär E Till prioriteringsforum Pär E Tabell felaktig sid 3, korrigerad Pär E Ändring tabell sid 4 Pär E Ändringar efter möte i prioforum Utvecklingsbudget för e-arkiv minskas för 2017 och tas tillsvidare bort för resten av planperioden. Budget för vidmakthållande stryks tillsvidare. Pär E Prioforumets yttranden infogade Pär E Uppdaterad efter beslutsforum Jenny J

63 Långsiktig inriktning och mål Tjänsteområdet ska bidra till att stötta stadens chefer, på alla nivåer, i arbetet med att styra och leda verksamheten. De kommungemensamma styrnings- och ledningsprocesser som omfattas av området är: - Planerings- och uppföljningsprocessen - Intern styrning och kontroll - Politisk ärendeprocess - Diarieföring och arkivering - Systematisk kvalitetsledning och utveckling Ledord för långsiktig inriktning och mål: - Förenkla, förtydliga och tillgängliggöra ordning och reda och bättre beslutsunderlag - Att processerna stödjer att vi kan möta stadens utmaningar - Sammanhang och beroenden - Stärka kundorientering Utvecklingsinsatser Ledning & styrning utvecklingsinitiativ, tkr Prioritering Summa Förstudie/Utredning: Innehålls-/dokumenthantering - Ersättning nuvarande systemstöd Stöd för hantering av nämndhandlingar Förstudie: Stöd för Webenkäter Förstudie: Stöd för Processkartläggning/Processutveckling E-arkiv Förstudie: Synpunkts-/avvikelsehantering Ospecificerade utvecklingsuppdrag Prioriteringsforumets överväganden och yttranden: Ledningssystem Överväganden: Prioforum ser att frågan om en kanal(portal, ingång) för information om ledning och styrning är angelägen. Att föra samman befintlig information, styrande dokument och verktyg till chefer (enligt en rollbaserad princip) är efterfrågat. Däremot ställer man sig tveksam till att initiera ett separat utvecklingsarbete för att åstadkomma detta; det mest prioriterade är att istället att gå i takt mellan olika tjänsteområden och att Intraservice tar en aktiv roll i att bevaka att befintliga kanalers syfte och informationsinnehåll värnas och att stävja tillväxten av nya överlappande kanaler. Yttrande: Prioriteras ej, däremot vill prioforum göra medskick till beslutsforum att frågan måste samordnas över tjänsteområdesgränser och att Intraservice behöver ta en aktiv roll att bevaka/driva frågan att information, varav lednings- och styrningsinformation är en kategori, tillgängliggörs på ett för användarna så sammanhållet sätt som möjligt Sida 2 (13)

64 Kemikalieregistrering Övervägande: Prioforum ställer sig bakom att staden har gemensam tjänst för detta men ifrågasätter att tjänster/it-stöd lyfts in för gemensam finansiering från att tidigare ha ägts av förvaltningar och utvecklats inom ramen för ordinarie uppdrag och ekonomi. Yttrande: Nomineras som tjänst under förutsättning att: - fördelningen/debiteringen av kostnader blir strikt användningsbaserad där bolag och förvaltningar med liten eller ingen användning bär en mycket liten del av kostnaden. Webenkäter Synpunktshantering Processkartläggning Stöd för innehålls- dokumenthantering Papperslös hantering av nämndhandlingar Yttrande: Ges samtliga hög prioritet Övrigt Yttrande: Prioriteringsforumet anser vidare att en summa bör finnas för ospecificerade utvecklingsuppdrag, vilket tagits med i budgetberedningsunderlaget Ställningstagande tjänsteplan Birgitta rapporterar att SDD-gruppen har reagerat på den för samtliga tjänsteområden sammantagna budgeten för vidmakthållande. SDD har sedan i februari signalerat till Intraservice direktör att man vill se en rationalisering av vidmakthållandet. SDD-gruppen har nu kommit överens om ett gemensamt ställningstagande att återremittera samtliga tjänsteplaner till Intraservice. Agneta understryker att frågan om e-arkiv är viktig för SBK. Den bedöms medföra stora effektiviseringar i verksamheten. Hon tar med sig frågan om kostnaden för e-arkiv 2017 till forum för fackförvaltningarna för avstämning. Utlåtande: Representanterna från SDD kan inte ställa sig bakom förslaget eftersom man vill invänta en genomgång och bedömning av helheten den x juni, men har i sak inte synpunkter på utvecklingsinitiativen. E-arkiv bedöms som ett särskilt viktigt initiativ för staden men kostnaden på 5 mkr 2017 ifrågasätts - i synnerhet innan slutsatserna från förstudien har kunnat bedömas Sida 3 (13)

65 1. Nominering av ny tjänst: Stöd för kemikalieregistrering Se separat nomineringsunderlag för ytterligare information 1.1 Mål med utvecklingsinsatsen En kommungemensam tjänst som stödjer arbetet med registrering av kemiska produkter underlättar arbetet och ger bra förutsättningar att nå delmålen i det lokala miljökvalitetsmålet Giftfri miljö. Tjänstebeskrivning - Tjänsten erbjuder en plattform för att dokumentera, styra, följa upp och rapportera kemikalieanvändningen inom respektive verksamhet, utveckling av tjänsten - Tjänsten omfattar vidmakthållande av berört IT-stöd - Tjänsten omfattar stöd i arbetet med införande av IT-stödet hos förvaltning eller bolag såsom att genomföra visningar av systemet eller anordna utbildningstillfällen - Tjänsten omfattar användaradministration, användarsupport, registrering av säkerhetsdatablad, uppdatering av inlagda säkerhetsdatablad, inläggning av nya datablad samt uppdatering av begränsningslistor - Kontakt med användarna i staden; information om uppdateringar, anordna användarträffar etc - Marknadsföring av tjänsten - Framtagande av underlag för uppföljning av kemikalieplanen till användarna - Registrering av kemiska produkter på ramavtal - Avtalspart gentemot leverantören Utifrån miljöförvaltningens roll i arbetet med kemikalieplanen bör en del av dessa punkter utföras i samarbete med miljöförvaltningen, exempelvis att driva utveckling av systemet. 1.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Tjänsten är till nytta för förvaltningar och bolag i arbetet med att kartlägga användningen av kemiska produkter. Den underlättar dokumentation, styrning och rapportering av arbetet med att systematiskt minska förvaltningarnas/bolagens användning av farliga ämnen. Minskar den tid som verksamheterna själva behöver lägga på att upprätta rutiner och processer för att registrera kemikalier och underhålla en kemikalieförteckning Alla verksamheter kan dra nyttan av varandras arbete i den gemensamma strukturen och informationsmängden kring kemikaliearbetet. Leder till minskat arbete Genom ett systematiskt arbete och samlad bild kan volymprodukter identifieras och deras eventuella skadliga effekter enkelt överblickas. Detta leder till att staden kan ta ett samlat grepp i nya upphandlingar för att se till att mindre skadliga kemikalier blir tillgängliga för verksamheten och att miljövänliga alternativ används. För staden finns också en nytta i att verksamheterna använder en gemensam tjänst, att koppling mot andra kommungemensamma tjänster upprättas en gång och kommer alla till nytta Underlättar för verksamheterna att ta fram underlag som används för att rapportera måluppföljning mot Göteborgs stads Kemikalieplan och KF's Miljöprogram för Göteborgs stad 1.3 Säkerhetsbehov Sveriges miljölagstiftning (Miljöbalken) Arbetsmiljölagen Göteborgs Stads Miljöprogram Sida 4 (13)

66 1.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Kemiska produkter kommer att finnas registrerade i stadens gemensamma databas och användarna behöver lägga mindre tid på att skaffa och registrera nya säkerhetsdatablad Det kommer att finnas en gemensam systematisk struktur i kemikaliearbetet i Göteborgs Stad Det blir möjligt att identifiera volymprodukter i Göteborgs Stad och därmed kunna prioritera arbetet med exempelvis substitution samt kravställande i upphandling där det gör mest nytta. Det blir möjligt att göra jämförelser mellan förvaltningar för att minska användningen av antalet olika kemiska produkter som används i staden samt hitta alternativ för substitution av de farligaste ämnena 1.5 Effekt vid avslag Ovan nämnda effekter kommer inte att uppnås. Mer tid får läggas på arbetet med registrering av kemikalier. Arbetet med att minska mängden av farliga ämnen som hanteras i staden försvåras. Risk finns att förvaltningar och bolag skaffar andra lösningar vilket gör arbetet i staden spretigt, ger färre samordningsvinster och gör rapporteringen gällande åtgärderna i kemikalieplanen svårare. 1.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen. Fördelningen mellan olika förvaltningar/bolag ska baseras på omfattningen av kemikalieanvändningen och nyttan man har av tjänsten i sitt grunduppdrag. Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan Förstudie: Utveckling av stöd för Innehålls-/dokumenthantering 2.1 Mål med utvecklingsinsatsen Stadens hantering av innehåll (se definition nedan) härstammar från mitten av 90-talet. Den befintliga tjänsten, LIS, är ineffektiv och behöver utvecklas, förändras och moderniseras. Det är mycket svårt att hitta information om man inte vet exakt var den finns. Väl fungerande sökfunktioner saknas. När dokument finns, men återsökningen inte fungerar, så skapas nya. Detta leder till dubbellagring och osäkerhet kring vilka dokument som gäller. Med innehåll menas alla typer av informationsbärare. Det kan vara filer, olika typer av dokument, innehåll på webbsidor, i diarier och verksamhetssystem samt olika metadata, det vill säga information om själva innehållet. Andra delar i behovsbilden: Leverantörerna av nuvarande systemstöd satsar inte längre på dessa och förmågan att leverera hög kvalitet och förnyelse sviktar Ett stort antal kommuner har under lång tid samarbetat kring plattformen för dokument- och ärendehantering men fler och fler lämnar nu detta till förmån för andra lösningar. Detta leder till att det ekonomiska underlaget för vidareutveckling och förnyelse minskar Stadens kostnader för underhåll/support av nuvarande systemstöd och hanteringen i samband med uppgraderingar är betydande Målet med denna aktivitet är att, i samarbete med andra initiativ runt innehållshantering och gemensam informationsförsörjning, utreda omfattningen av arbetet med och konsekvenser av en ersättning av nuvarande Sida 5 (13)

67 systemstöd. Det långsiktiga målet är att, mot bakgrund av ovanstående, införa stöd för dokument- /ärendehantering som bättre tillgodoser verksamhetens behov. Innan förstudier/utredningar genomförts är det inte möjligt att uppskatta kostnader men införandet av ny plattform för innehålls-/dokumenthantering i Göteborgs Stad är ett mycket omfattande arbete som sannolikt tar flera år. Detta initiativ har beroenden till, och bör samordnas med, utvecklingsförslag inom tjänsteområde Kommunikation, Programmet för intern service och Programmet för e-samhälle. 2.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Exempel: Som chef vill jag få stöd för mitt ansvar att hantera organisationens information på ett sätt som tillgodoser lagens och stadens krav. För mig som medarbetare ska det vara lätt att veta var jag ska spara information så jag kan hitta igen den när jag behöver. Som medarbetare vill jag kunna nå mitt innehåll oberoende av tid, plats och verktyg. Som kommunikatör vill jag ha kontroll på version och status på information som ska publiceras i olika kanaler (goteborg.se/intranätet) Som nämndsekreterare vill jag vara säker på att det är rätt version av dokument som jag publicerar för politiker och att den information runt nämndens möten som jag publicerar via Nämndhandlingar är korrekt klassad. 2.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 2.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Se ovan under nytta 2.5 Effekt vid avslag 2.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan Förbättrat stöd för papperslös hantering av handlingar 3.1 Mål med utvecklingsinsatsen "Handlingar" är en del i den befintliga tjänsten Ärendeprocessen som är ett stöd i den politiska ärendeprocessen. Den medger papperslös hantering av nämndhandlingar. Mötesdeltagarna får ut mötesmaterial elektroniskt i sina läsplattor, smarta mobiltelefoner och datorer. Det här initiativet handlar om att tillföra ytterligare funktionalitet till tjänsten. Under 2016 kommer utökad funktionalitet som dokumentsignering (t ex protokoll) vilket är nödvändigt för en helt digitaliserad process av hanteringen av handlingarna. Insatsen medför också visst arbete med införande samt utbildningsinsatser. Den utökade funktionaliteten kommer att medföra något högre licenskostnader. Eventuellt kan vidareutveckling av det här slaget hanteras inom budget Sida 6 (13)

68 för vidmakthållande, men då behöver den utökas. Om möjligt är det önskvärt att införa denna funktionalitet redan under 2016, förutsatt att den kan hanteras inom befintlig budget. Målet med denna aktivitet är att tillföra ovan beskriven funktionalitet till tjänsten Handlingar inom Ärendeprocessen och därigenom förbättra möjligheterna till snabb, enkel, kostnadseffektiv och miljöbesparande hantering av handlingar. En viktig beståndsdel i tjänsten Ärendeprocessen är LIS så detta initiativ bör samordnas med utvecklingsförslag 2 i tjänsteplanen. 3.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Nämndsekreterarens arbete vid publicering av handlingar på goteborg.se är idag en omständlig och tidskrävande procedur. Denna utveckling innebär förenkling av arbetet och stor tidsbesparing. Dokumentsignering är en förutsättning för att hanteringen av handlingar ska kunna bli helt digitaliserad. För närvarande måste de handlingar som ska undertecknas (t ex protokoll) först skrivas ut, undertecknas av berörda personer samt på nytt skannas för att slutligen kunna arkiveras. Det är en omständlig procedur som helt kan elimineras och detta sparar tid, pengar och miljö. 3.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 3.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Se ovan under nytta 3.5 Effekt vid avslag 3.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan Förstudie: Stöd för enkäthantering 4.1 Mål med utvecklingsinsatsen I budget för 2016 finns målet att Göteborgarnas möjligheter till inflytande och delaktighet ska öka. I ett systematiskt kvalitetsarbete finns behov av att ta reda på vad kunder, brukare osv tycker och de kommungemensamma enkäter som genomförs av externa undersökningsföretag fyller inte hela det behovet. Inom tjänsten enkätsamordning har nuvarande systemstöd för webenkäter brister, både vad gäller funktion, användarvänlighet, informationssäkerhet och det stöd vi kan påräkna från leverantören. Det är nödvändigt att göra en ny, korrekt kravställning av ett nytt systemstöd. En utredning/förstudie bör göras för att klarlägga behovsbild och krav med målet att på sikt införa stöd för ändamålsenlig och effektiv enkäthantering. 4.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Sida 7 (13)

69 I ett systematiskt kvalitetsarbete behövs olika metoder att ta reda på vad våra kunder, brukare osv tycker och ett funktionellt, användarvänligt och informationssäkert stöd för webenkäter är ett nödvänligt hjälpmedel i detta. 4.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 4.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Ett lättanvänt, effektivt, tillgängligt stöd för kund-/brukar-/medarbetarundersökningar förbättrar möjligheterna att ta in synpunkter och ger möjlighet att ta fram bättre beslutsunderlag. 4.5 Effekt vid avslag 4.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan Förstudie: Stöd för processkartläggning/-processutveckling 5.1 Mål med utvecklingsinsatsen Under 2011 beslutade direktörerna i stadsdelsförvaltningarna, Utbildningsförvaltningen och Social resursförvaltning att finansiera ett arbetssätt för gemensam processutveckling. Ett antal områden identifierades som utvecklas gemensamt för att staden ska kunna erbjuda en mer likvärdig service och uppnå en ökad effektivitet, kvalitet och rättssäkerhet. Detta innebär att det skapas en samordning över staden där det är prioriterat och till nytta för boende, besökare och företag. Stadsdelsförvaltningarna, utbildningsförvaltningen och social resursförvaltning arbetar gemensamt med processer inom välfärd, utbildning samt kultur och fritid. Några exempel är: vård- och omsorgsprocessen, hälsooch sjukvårdsprocessen, stödprocesser för elevhälsa och administrativa processer för förskola och kulturskola. När en process är beslutad ska den implementeras och gälla för samtliga berörda verksamhetsområden. Det finns för närvarande ingen kommungemensam tjänst till stöd för processkartläggning. Utöver ovan nämnda behov finns ytterligare önskemål, t ex integration med IT-stöd inom befintliga kommungemensamma tjänster. Nuvarande systemstöd är inte upphandlat och ingen kravställning utifrån stadens samlade behov har gjorts. En kartläggning är således gjord, åtminstone inom vissa verksamheter i staden. Denna behöver kompletteras och en utredning/förstudie bör genomföras för att klarlägga behoven och vilka krav som bör ställas på en kommungemensam tjänst till stöd för processkartläggning/processutveckling. På sikt är målet med arbetet att ta fram och nominera en kommungemensam tjänst till stöd för processkartläggning/processutveckling. Detta utvecklingsförslag samordnas med initiativet Gemensamma ärendeprocesser inom programmet för e- samhälle. 5.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Gemensam processutveckling är nödvändig för att staden ska kunna erbjuda en mer likvärdig service och uppnå ökad effektivitet, kvalitet och rättssäkerhet. Det innebär att det skapas en samordning över staden där det är prioriterat och till nytta för boende, besökare och företag Sida 8 (13)

70 5.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 5.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Se ovan under nytta. 5.5 Effekt vid avslag 5.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan E-arkiv Se bilaga Direktiv e-arkiv för mer information 6.1 Mål med utvecklingsinsatsen I rapport från 2008 Rapport angående elektroniska arkiv från Riksarkivets ges följande definition på begreppet E-arkiv: Elektroniskt arkiv (e-arkiv) utgörs av myndigheters elektroniska handlingar oavsett format med tillhörande dokumentation, som anses arkiverade i enlighet med arkivförordningen eller Riksarkivets föreskriver. E-arkiv är en tjänst för elektroniskt bevarande och hantering av digital information. I e-arkivet är informationen frikopplad de system, i vilka den skapats. Innehåller funktioner för inleverans, arkivering, lagring, gallring, administration, återsökning och utlämnande. Säkerställer upprätthållande av autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet hos de allmänna handlingarna. E-arkivets funktioner säkrar handlingarna från informationsförluster genom validering och kontinuerliga kontroller och tester. Målet med denna utvecklingsinsats bör vara att ta fram en kommungemensam tjänst för informationsförvaltning som på ett kostnadseffektivt och säkert sätt tillgängliggör och bevarar digital information för stadens verksamheter, medborgare och näringsliv. En strategi för elektroniskt bevarande måste utgå från den struktur som skapas vid kartläggningen av verksamhetens processer och de handlingstyper och handlingar som uppstår i processerna. Vid hantering av elektroniska handlingar krävs att man redan från början värderar vilken information som ska gallras respektive bevaras, med utgångspunkt i verksamhetens processer. Detta utvecklingsförslag har samband med initiativen 2. Innehålls-/dokumenthantering förbättrat stöd, 5. Stöd för processkartläggning/ processutveckling och 7. Gemensamma ärendeprocesser i denna tjänsteplan och bör samordnas med dessa. Under 2015 finns medel för att ta fram projektdirektiv för arbetet under Under 2016 finns 2 Mkr för genomförande av fördjupad förstudie för kartläggning av behov och krav samt för att ta fram projektplan och detaljerad budget. Efter detta vidtar förberedelser för upphandling, upphandling och successivt införande. Införande av e-arkiv är en process som erfarenhetsmässigt tar flera år Sida 9 (13)

71 6.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Effektivare Information kan och ska återanvändas Återsökning och hämtning på ett ställe Självbetjäning Billigare Staden kan minska kostnaderna för informationshantering Samordnad gallring System kan avvecklas Säkrare Bevarande och långtidslagring i digital form säkras Gemensam metadata Informationen kan inte förändras 6.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 6.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Ett e-arkiv ger organisationen bättre möjlighet att möta kravet på öppenhet. Ett e-arkiv ger möjlighet att uppfylla offentlighetslagstiftningen. Ett e-arkiv ger ett effektivt stöd för att elektroniskt kunna lagra och återsöka alla de tusentals handlingar och ärenden som årligen hanteras. Med ett e-arkiv bevaras handlingar elektroniskt på ett säkert och långsiktigt sätt. Med digitaliserade flöden och elektronisk lagring kan lokalutrymmen minskas och de manuella insatserna kan effektiviseras betydligt. E-arkivet bidrar till en mer transparent organisation och fungerar som basen i verksamhetens informationshantering. Med e-arkiv ges förutsättningar för bättre service, tillgänglighet och verksamhetsutveckling. 6.5 Effekt vid avslag 6.6 Finansieringsform Programmet för e-samhälle och/eller ekonomimodellen. De uppskattade utvecklingskostnaderna för avser avser avrop på SKL:s ramavtal E-arkiv, alternativt ramavtal Informationsförsörjning 2014 med en grundinstallation. De är högst preliminära och bygger på information från nämnda ramavtal samt uppgifter från Stockholms Stad m fl. Anslutningar/integrationer av verksamhetssystem sker successivt under lång tid och hanteras i separata projekt som kan variera mycket i omfattning beroende på komplexitet. Ambitionen är att hålla nere kostnaderna initialt och skapa förutsättningar för ett stegvis införande och lärande och att kunna erbjuda service till verksamheterna. En viktig bit i den förstudie som genomförs under 2016 är att ta fram en så korrekt kostnadsuppskattning som möjligt, både för investering och för framtida införandeprojekt. Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan Sida 10 (13)

72 7. E-samhälle: Gemensamma ärendeprocesser Se bilaga Direktiv gemensam ärendeprocess för mer information 7.1 Mål med utvecklingsinsatsen I stadens verksamhet finns flera olika ärendehanteringsprocesser; politisk, myndighetsutövande, medborgares ärenden, synpunktshantering, intern ärendehantering mellan förvaltningar och bolag i staden. Gemensamma principer för ärendehantering, där fokus inte ligger på systemnivå utan handlar om hur informationsutbytet ska ske, bidrar till rättssäkerhet och möjliggör effektivisering av verksamheten. Denna insats syftar till att ta fram en samordnad och digital ärendehantering i staden genom införande av gemensamma arbetssätt och gemensamt systemstöd med fokus på verksamhetens behov. Införande av gemensamma arbetssätt och effektivare ärendehantering handlar inte om att göra alla processer gemensamma. En del i projektet är därför också att definiera vilka processer som kan vara gemensamma. Standarder för gemensamma arbetssätt skapar synergier och effektiviseringar i hur ärenden hanteras i staden Ramverk för enhetlig processframtagning och definition av gemensamma processer ger mer enhetlig och effektiv hantering Gemensamt systemstöd, baserat på gemensamma arbetssätt i enlighet med verksamhetens behov, förenklar, digitaliserar och effektiviserar ärendehanteringen i staden, från registrering till e-arkivering Budget för förstudie, 200 tkr, finns i handlingsplanen för e-samhället Syftet med den är att klarlägga uppdraget och ta fram direktiv för kommande fortsatt arbete kring gemensamma ärendeprocesser. Detta utvecklingsförslag samordnas med initiativen Stöd för processkartläggning resp Utveckling av stöd för Innehålls-/dokumenthantering i denna tjänsteplan. 7.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Medborgarnytta Snabbare handläggning genom effektivare arbetssätt och system Enkelt att följa sitt ärende och enhetlig hantering oavsett förvaltning eller bolag Säkrare hantering till följd av mindre manuellt arbete Verksamhetsnytta Förbättrad tillgänglighet till information ökar effektiviteten och kvaliteten i hantering och beslut Effektivare intern samverkan Kostnadsbesparing till följd av lägre kostnader för systemunderhåll Medarbetarnytta Förenklad hantering av ärenden och dokumentation Förenklad och gemensam tillgång till information Gemensamt språk och förhållningssätt inom Staden Minskat dubbelarbete för administration ger mer tid över för kärnverksamhet 7.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 7.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås En enklare vardag för boende, besökare och företag Direkt påverkan genom att den person som tar kontakt med staden på ett enkelt sätt kan följa sitt ärende Öppen förvaltning, innovation och delaktighet Direkt påverkan genom förutsättningar för öppenhet och delaktighet blir bättre Sida 11 (13)

73 Stadens e-förvaltning och att arbeta mer effektivt Direkt påverkan då stadens medarbetare på ett effektivt sätt kan hantera olika typer av ärenden inom sin egen organisation, genom samverkan med andra delar av stadens verksamheter i de ärenden som berör flera områden. 7.5 Effekt vid avslag 7.6 Finansieringsform Programmet för e-samhälle och/eller ekonomimodellen. Arbete pågår med att klarlägga uppdraget och ta fram direktiv för det kommande förstudiearbetet. Innan dess är det inte meningsfullt med uppskattningar av kostnader för utvecklings- och införandeprojekt, varför utvecklingskostnader för inte specificerats. Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan Förstudie: Synpunkts-/avvikelsehantering 8.1 Mål med utvecklingsinsatsen I budget för 2016 finns målet att Göteborgarnas möjligheter till inflytande och delaktighet ska öka. Synpunktshantering är en viktig del i ett systematiskt kvalitetsarbete och i dialogen med medborgarna. En central del i ett systematiskt kvalitetsarbete och i medborgardialogen är att ta reda på vad kunder/brukare tycker om den service staden levererar. Enkäter och opinionsundersökningar är en del i detta, en annan del är att samla in och ta hand om synpunkter och avvikelser såsom förslag, uppslag, idéer, klagomål och felanmälningar. En effektiv hantering av synpunkter ökar inflytandet, delaktigheten och dialogen och ger möjlighet att snabbt åtgärda fel och brister. Det ger också bra beslutsunderlag till förändringar och prioriteringar. För att det ska vara möjligt måste informationen kunna sammanställas och analyseras. Initialt handlar behovet inom detta område om att få en samlad överblick, en nulägesanalys. - Vilka tjänster/verktyg har vi idag? - Hur rapporteras synpunkter/avvikelser in, hur tar vi hand om dem? (de flesta synpunkter kommer in i mötet med medborgare) - Hur kan vi följa upp dessa på ett mer effektivt sätt? - Hur kan vi omsätta dessa i ett systematiskt kvalitetsarbete? 8.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Vi vill bli bättre på att ge service av hög kvalitet. Därför vill vi ha en bra dialog med medborgare och synpunkter på vår verksamhet är viktiga, såväl positiva som negativa. 8.3 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad ska tillämpliga lagar och styrande dokument beaktas. 8.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Ger oss möjlighet att ge god kvalitet i stadens service och att bli ännu bättre på det vi gör Sida 12 (13)

74 8.5 Effekt vid avslag Möjligheten till ett systematiskt kvalitetsarbete och förbättring av stadens service försämras 8.6 Finansieringsform En samlad synpunktshantering är till nytta för samtliga verksamheter i staden, förvaltningar och bolag och kostnaden bör nycklas ut till samtliga i ekonomimodellen. Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan Ospecificerade utvecklingsuppdrag Sida 13 (13)

75 Tjänsteplan Utbildning Version 4 Datum Version Beskrivning Ändrat av Priomodell borttagen, ekonomitabell tillagd Bilaga med aktiviteter i esamhället borttagen Ylva Bergstedt Omarbetat hela dokumentet Ylva Bergstedt Lagt till vidmakthållande Ylva Bergstedt Kompletterat med stycke under utvecklingsinsatser Borttag av fokusområde Beredskap för förändrade behov kopplat till sektorns verksamhetsutveckling. Lyfts in i effektiv och kvalitetssäker administration samt modern lärmiljö. Ylva Bergstedt Ylva Bergstedt Inga ändringar efter Tjänsteforum Ylva Bergstedt Minskad budget 20% Ylva Bergstedt Borttag av vidmakthållandesiffror Ylva Bergstedt

76 Långsiktig inriktning och mål Vi väcker lust att lära Vi ger barn och unga kunskap och förmåga att påverka samhället Vi ger barn och unga möjlighet att förverkliga drömmar Sektor utbildnings arbete utgår från de skyldigheter kommunen har enligt skollag och förordningar, till exempel att säkerställa kvaliteten i den pedagogiska verksamheten, myndighetsutövning såsom skolpliktsbevakning och behov av att registrera och följa upp platser inom förskola, förskoleklass, fritidshem, grundskola och kulturskola. Tjänsteområdet stödjer sektor utbildning med ändamålsenliga och kostnadseffektiva tjänster. Utvecklingen av tjänsterna ska, där det är möjligt, utgå från beslutade processer och fokusområden. Utvecklingsinsatser Tjänsteområdet består av tjänsterna pedagogiskt IT-stöd, administrativt IT-stöd, IT-stöd för elevhälsa och måltid. Då utvecklingsbehoven inom området ofta skär genom eller påverkar flera tjänster grupperas de i fokusområden. Denna tjänsteplan beskriver utvecklingsinsatser utifrån dessa fokusområden. Den mest omfattande utvecklingsinsatsen i denna tjänsteplan utgörs av upphandling och införande av nytt administrativt IT-stöd för förskole- och skolverksamheten. Insatsen ligger under fokusområde effektiv och kvalitetssäker administration. Ett förslag på nationell strategi för digitalisering av skolan är framtagen av Statens skolverk på uppdrag av regeringen. Beslut om strategin väntas under sommaren Sektor utbildning gör under 2016 en konsekvensanalys och behov av förändrade eller nya tjänster kopplat till strategin tas omhand i tjänsteplan, fokusområde modern lärmiljö. Om en utvecklingsinsats medför påverkan på verksamheten eller någon av verksamhetens processer kommer det tydliggöras och kommuniceras. Eventuella kostnader som uppstår i verksamheten på grund av detta är inte inräknade i tjänsteplanens budget utan respektive verksamhet måste ta hand om kostnaderna i ordinarie budgetprocess Sida 2 (7)

77 Uppskattade utvecklingskostnader 1. Fokusområde: Inkludering 1.1 Mål med utvecklingsinsatsen Det övergripande målet med utvecklingsinsatsen är att tjänsterna inom skolområdet ska stödja kärnverksamhetens processer och arbete kring inkludering. Detta innebär att samtliga elever, i så stor utsträckning som möjligt, ska få stöd utifrån sina individuella behov. Vidare ska kommunikation, information och samarbete kunna ske på flera språk. 1.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Utvecklingsinsatsen skapar förutsättningar för en likvärdig skola för alla barn och unga. Den främjar kommunikation, information och samarbete inom skolan och mellan hem och skola. Vidare kommer satsningen på flera språk underlätta och skapa kvalitet i arbetet med nyanlända. 1.3 Säkerhetsbehov Stadens verksamheter ska hantera information och individers personuppgifter på ett korrekt sätt utifrån tillämpliga lagar och styrande dokument. Här gäller till exempel offentlighets- och sekretesslagen, PUL samt riktlinjer för informationssäkerhet. Krav finns på att hantera elever som har skyddad identitet. 1.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Bättre samverkan mellan hem och skola genom att kommunikation, information och samarbete kan ske på olika språk och/eller med stöd av uppläsningstjänst. Stadens verksamheter får stöd i inkluderingsarbetet genom att varje specifik tjänst anpassas utifrån behov kopplat till kärnverksamhetens processarbete och gällande lagkrav. 1.5 Effekt vid avslag Då skolorna tar emot ett stort antal nyanlända barn och elever behöver språkstödet i de olika tjänsterna utvecklas. Om detta inte görs kommer arbetet med att skapa en likvärdig skola för alla barn och unga försvåras. Vidare kommer behovet av tolktjänster öka, vilket medför ökade kostnader. 1.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen, kostnaden fördelas till berörda förvaltningar Sida 3 (7)

78 2. Fokusområde: Effektiv och kvalitetssäker administration 2.1 Mål med utvecklingsinsatsen Det övergripande målet med utvecklingsinsatsen är att tjänsterna inom skolområdet bidrar till modern service, lättillgänglighet och inflytande för medborgarna samt stödjer en likvärdig, rättssäker och effektiv hantering av de administrativa processerna. 2.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Utvecklingsinsatsen gör tjänsteområdets olika verksamheter mer tillgängliga och transparenta för medborgarna. Den bidrar till kostnadseffektivitet och kvalitet i det dagliga arbetet samtidigt som arbetsmiljön för rektorer, förskolechefer, administratörer, måltidspersonal och pedagoger förbättras. Vidare ger den stöd till verksamheterna i deras uppföljning och verksamhetsplanering. 2.3 Säkerhetsbehov Stadens verksamheter ska hantera information och individers personuppgifter på ett korrekt sätt utifrån tillämpliga lagar och styrande dokument. Här gäller till exempel offentlighets- och sekretesslagen, PUL samt riktlinjer för informationssäkerhet. Krav finns på att hantera elever som har skyddad identitet. 2.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Genom att medborgarna använder e-tjänster via personlig inloggning får de insyn och möjlighet till påverkan i olika ärenden. Kvalitetssäkrad och samordnad statistik på olika nivåer skapar underlag för planering och uppföljning av verksamheten. Digitaliseringen av rutinuppgifter och manuell pappershantering bidar till ökad kvalitet och rättssäkerhet samt minskar arbetsbördan för personalen. 2.5 Effekt vid avslag Insatsen är nödvändig för att möta det moderna samhällets förväntningar. Insyn och möjlighet till påverkan för vårdnadshavare försvåras. Den bibehållna manuella pappershanteringen bidrar till ökad arbetsbelastning, är kostnadsdrivande och kan medföra kvalitetsbrister. Framförallt mot bakgrund av den rådande befolkningsutvecklingen och expansionen av förskole-, skol och kulturskoleplatser. 2.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen, kostnaden fördelas till berörda förvaltningar. 3. Fokusområde: Modern lärmiljö 3.1 Mål med utvecklingsinsatsen Det övergripande målet med utvecklingsinsatsen är en samordnad modern lärmiljö som genomsyras av likvärdighet, tillgänglighet och bidrar till elevernas/barnens utveckling. En lärmiljö som kontinuerligt utvärderas och utvecklas för att kunna erbjuda pedagogiska och administrativa verktyg och stöd utifrån verksamhetens och de lärandes behov. En lärmiljö som följer förändringar i omvärlden Sida 4 (7)

79 3.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Utvecklingsinsatsen syftar till att skapa ett modernt, kvalitativt och effektivt stöd i verksamhetens pedagogiska aktiviteter. Sektorn får stöd i att uppfylla sina skyldigheter enligt skollag och förordningar. Uppföljning, planering och styrning av verksamheten underlättas. Vidare främjas nya arbetssätt och möjlighet ges till variation och lärande utifrån olika lärstilar. Förutsättningar för samverkan mellan hem, skola och omvärld skapas. 3.3 Säkerhetsbehov Stadens verksamheter (elever, personal, vårdnadshavare) ska hantera information och individers personuppgifter på ett korrekt sätt utifrån tillämpliga lagar och styrande dokument. Här gäller till exempel offentlighets- och sekretesslagen, PUL samt riktlinjer för informationssäkerhet. Krav finns på att hantera elever som har skyddad identitet. 3.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Sektorn får ändamålsenligt stöd genom att tjänsten anpassas utifrån behov kopplat till sektorns verksamhetsutveckling, förändringar i styrande dokument och lagkrav. Målstyrning, dokumentation och uppföljning av barns, elevers och studerandes lärande underlättas och kvalitetssäkras genom ändamålsenliga digitala verktyg. Lättillgängliga och användarvänliga samarbetsverktyg möjliggör samverkan inom skolan samt med aktörer utanför skolan, vilket tillför ny kunskap och variation i lärandet. En modern lärmiljö som utvecklas över tid skapar förutsättningar för individanpassat lärande och ökad metodisk mångfald. Vidare ger den förutsättningar för att utveckla demokratiska förhållningssätt samt förmåga att kritiskt granska och etiskt värdera information och innehåll. Samlad statistik ger sektorn stöd i sin uppföljning, planering och styrning av verksamheten. 3.5 Effekt vid avslag Utvecklingen av en samordnad modern lärmiljö är en förutsättning för att på ett kvalitativt, effektivt och rättssäkert sätt bedriva, följa upp och utveckla den pedagogiska verksamheten utifrån lagkrav och styrande dokument. Om utvecklingsinsatsen inte görs kommer verksamheten börja använda alternativa digitala verktyg, med stora säkerhetsmässiga risker som följd. 3.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen, kostnaden fördelas till berörda förvaltningar. 4. Fokusområde: Service för medborgare, elever/barn och anställda via mobilanpassade webbsidor/etjänster 4.1 Mål med utvecklingsinsatsen Göteborg ska vara en kommun i framkant som erbjuder modern service för medborgare, elever/barn och anställda. Målet är att öka mobiliteten och tillgängliggöra verksamheten via etjänster och appar eller mobilanpassade webbsidor där det är lämpligt Sida 5 (7)

80 4.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Utvecklingsinsatsen effektiviserar, förenklar och kvalitetssäkrar registrering, planering och uppföljning inom sektorns olika verksamhetsområden. Vidare bidrar den till förbättrad kommunikation och information mellan medborgare, elever/barn och anställda. 4.3 Säkerhetsbehov Stadens verksamheter ska hantera information och individers personuppgifter på ett korrekt sätt utifrån tillämpliga lagar och styrande dokument. Här gäller till exempel offentlighets- och sekretesslagen, PUL samt riktlinjer för informationssäkerhet och mobila lösningar. Krav finns på att hantera personer som har skyddad identitet. 4.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Modern, mer tillgänglig och inkluderande service för medborgare, elever/barn och anställda genom att områdets tjänster kan användas i olika mobila enheter. Enklare och effektivare registrering, planering och uppföljning genom att information kan läggas in i verksamhetssystemen via appar och mobilanpassade webblösningar. 4.5 Effekt vid avslag Insatsen är nödvändig för att möta det moderna samhällets förväntningar. Servicen för medborgare, elever/barn och anställda försämras. Bibehållen manuell pappershantering och registrering via administrativ dator i verksamhetssystemen bidrar till ökad arbetsbelastning, är kostnadsdrivande och kan medföra kvalitetsbrister. 4.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen, kostnaden fördelas till berörda förvaltningar. 5. Fokusområde: Möjliggörare (infrastruktur etc.) 5.1 Mål med utvecklingsinsatsen Det övergripande målet med utvecklingsinsatsen är att möjliggöra andra utvecklingsinsatser inom tjänsteområdet. säkerställa åtgärder kring infrastrukturella behov som uppstår i verksamheten eller i samband med annan utvecklingsinsats genomförande. 5.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Utvecklingsinsatsen möjliggör andra utvecklingsinsatser inom tjänsteområdet. Vidare bidrar den till bättre tillgänglighet samt säkrare, effektivare och enklare administration av konton och behörigheter. 5.3 Säkerhetsbehov Stadens verksamheter ska hantera information och individers personuppgifter på ett korrekt sätt utifrån tillämpliga lagar och styrande dokument. Här gäller till exempel offentlighets- och sekretesslagen, PUL samt riktlinjer för informationssäkerhet och mobila lösningar. Krav finns på att hantera personer som har skyddad identitet Sida 6 (7)

81 5.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Säkrare och enklare tillgång till skolans verktyg och nät för externa användare (exempelvis VFUstudenter och vikarier) genom automatiserad hantering av konton. Säker användning av tjänsterna genom rätt inloggning. Effektiva och kvalitetssäkrade informationsflöden mellan tjänsteområdets olika tjänster genom utvecklade och stabila integrationer. 5.5 Effekt vid avslag Insatser inom detta fokusområde är i många fall nödvändiga möjliggörare för andra utvecklingsinitiativ. Ett avslag skulle innebära att berörda utvecklingsinitiativ inte kan genomföras. 5.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen, kostnaden fördelas till berörda förvaltningar Sida 7 (7)

82 Tjänsteplan Vård och Omsorg Version 4 Datum Version Beskrivning Ändrat av Utkast baserad på tjänsteplan , antagna regler för kommungemensamma tjänster 2016, samt diskussioner i tjänsteforum jan-mars Version beslutad av tjänsteforum att skickas vidare till prioriteringsforum Version till prioriteringsforum, inga ändringar från Justering av utvecklingskostnader 2017 efter beslutsforum Kostnader för vidmakthållande har lyfts ur dokumentet. Eva-Maria Hermansson Eva-Maria Hermansson Kicki Färnlöf Kicki Färnlöf

83 Långsiktig inriktning och mål Vård och Omsorg som ger förutsättningar för ett självständigt liv genom service, vård och omsorg med rätt kvalitet Kommunerna står inför uppgiften att utveckla sin vård och omsorg samt service för att anpassa den till medborgarnas krav på ökad insyn, delaktighet, medskapande och större inslag av valmöjligheter. Kommunernas vård och omsorgstjänster ska också fungera tillsammans med landstingens, myndigheters och privata vårdgivares tjänster. Omfattningen av IT-användning och antalet IT-användare ökar. Nya användargrupper finns inom Vård och Omsorgssektorns utförardelar samt genom en ökad delaktighet från brukare och anhöriga. På sikt kommer alla anställda, medborgare och enskilda brukare ha tillgång till någon form av IT-stöd vilket innebär ökade krav på samordning och integration. Möjliggörare för utveckling Möjligheterna med den digitala utvecklingen skall ses och tillvaratas främst utifrån den enskilde brukarens perspektiv. Skall vara ett verktyg för effektivisering, och ur organisationens perspektiv, ett medel för att få personalresurserna att räcka till för en snabbt växande brukargrupp. Skall ha ett medarbetarperspektiv som ger möjlighet att professionellt verka i en modern miljö och är en viktig förutsättning för ett innovativt klimat. Framgångsfaktorer för hög kvalitet i samverkan med andra huvudmän och intressenter utanför den egna organisationen har i stora delar sin grund i användningen av modern digital teknik. Strategiska utvecklingsområden för digitalisering inom Vård och Omsorgsområdet Vård och Omsorgsområdets utveckling mot målet En Vård och Omsorg som ger service, vård och omsorg med rätt kvalitet och förutsättningar för ett självständigt liv. kan uttryckas i tre grundläggande områden för den digitala utvecklingen: tillgänglighet och service trygghet och säkerhet kommunikation och samverkan För att stödja dessa strategiska områden krävs såväl olika digitala lösningar såsom e-tjänster, system och appar men också infrastrukturlösningar för att hantera information på ett effektivt och säkert sätt och för att möjliggöra ett mobilt arbetssätt. Detta förutsätter verksamhetssystem med breda möjligheter till digitalisering och utveckling av nya tjänster för både personal, brukare och deras anhöriga. Ytterst skall den digitala utvecklingen stödja verksamhetens krav på rättsäkerhet, likvärdighet, individens oberoende, självständighet, inflytande och medskapande samt kostnadseffektivitet Sida 2 (17)

84 Utvecklingsinsatser Utvecklingsinsatserna inom tjänsteområde Vård och Omsorg bygger på ovan långsiktiga inriktning och mål samt stadens egna styrande dokument och processer. Stadens egna styrande dokument och processer med påverkan på Tjänsteplanens initiativ är i huvudsak följande: KF budget Program för e-samhället handlingsplanerna Utvecklingsplan Vård och Omsorg Handlingsplan för e-hälsa Processarbetet i Vård och Omsorg Program för Attraktiv hemtjänst Program för medborgarservice (KOM) Stadsrevisionens rapporter Riktlinjer för styrning av kommungemensamma tjänster Regelverk Vård och Omsorg (utifrån Riktlinjerna) Vid utarbetande av tjänsteplanen har hänsyn tagits till samtliga ovan faktorer. Vidare har ett antal förutsättningar för arbetet beaktats. Dessa är följande: Tjänsteplanen är i samtliga sina delar, utom två, en fortsättning på initiativen i tjänsteplanen för 2016 och Samtliga initiativ kategoriseras som nyutveckling Initiativen är indelade i fokusområden för att samla ihop och konsolidera samt för att bättre spegla Stadens programarbete Sida 3 (17)

85 Initiativen kan bestå av projekt, uppdrag eller aktiviteter Följer Stadens budgetprocess Vissa osäkerheter finns finansiering av program, m m För samtliga initiativ gäller också att de säkerhetsbehov som sekretessen i Socialtjänstlagen samt Hälso- och sjukvårdslagen skall följas. Utöver dessa har till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Förvaltningslagen, Personuppgiftslagen, Patientdatalagen, Arkivlagen, m fl påverkan på områdets behov av säkerhet och sekretess. Lokalt påverkar också Stadens riktlinjer för informationssäkerhet. Sekretess och personlig integritet är fundamentala och helt avgörande när det gäller tjänsteområde Vård och Omsorg och beaktas alltid inom både nyutveckling och vidmakthållande av områdets tjänster. Vidmakthållande Förändringarna i vidmakthållande för område vård och omsorg beror på flera faktorer. Framför allt att det tillkommer två helt nya system i området. Dessa är Planering och uppföljning samt nytt system för hälsa och sjukvård, ViGo. Beträffande Treserva tillkommer kostnader i form av nya moduler och tjänster. Dessa är bl a IBIC/ÄO, avvikelsehantering, nationella söksystem, stöd för mobila arbetssätt, e-tjänster, ny plattform för statistik och utdata, samt förändringar och anpassningar av systemet för bl a flyktingmottagande. Även nya avtal med Diosentic (Dioevidence statistiksystem) samt Swedbank (kontantkort) påverkar budgeten för vidmakthållande. Det uppstår även puckelkostnader vid införandet av ViGo. Denna uppstår eftersom dubbeldrift med det gamla systemet Medidoc är nödvändigt för att säkra en stabil avveckling och slutavställning samt utveckling av en historikmodul för redan befintligt data. Även licenser samt nyttjanderätter för e-learningsystem inom området tillkommer under perioden och påverkar budgeten för vidmakthållande. 1. Fokusområde Mobilitet/Goda arbetsplatser 1.1 Mål med utvecklingsinsatserna inom fokusområdet Goda arbetsplatser är ett av programmet för Attraktiv Hemtjänsts prioriterade strategiområden. Det handlar om att ge den personal som arbetar mobilt i utförarledet de verktyg och de resurser som de behöver för att utföra sitt uppdrag på ett kvalitetssäkrat sätt. Detta skall komma både brukaren och den anställde tillgodo. Ett sätt att nå det målet är att införa möjlighet för dessa stora personalgrupper att arbeta mobilt. Arbetets karaktär för dessa grupper handlar i sitt grunduppdrag om hembesök för att ge stöd och hjälp åt dem som har fått bistånd beviljat för detta. Dvs arbetet är till sin karaktär helt mobilt. Det skall därför finnas mobil möjlighet att både dokumentera, signera samt skicka meddelanden utifrån de kommungemensamma verksamhetssystemen Sida 4 (17)

86 Under planperioden kommer även generella stöd för mobilitet att införas. Det innebär i första hand att personalgrupper inom myndighetsutövningen också kan arbeta mobilt. Stora grupper inom myndighetsutövningen arbetar i hög utsträckning med hembesök i utredningsfaserna och behöver i det arbetet ett mobilt stöd för handläggningen. 1.2 Nytta med utvecklingsinsatserna För de personalgrupper som har ett mobilt arbetssätt bedöms nyttan av att införa mobila verktyg vara av allra största vikt och en förutsättning för att nå målen inom strategiområde Goda arbetsplatser inom programmet för Attraktiv Hemtjänst. Men även personalgrupper inom handläggning och beslut kommer att i ökande utsträckning behöva generella stöd för mobila arbetssätt och införande av sådana finns därför med under planperioden. 1.3 Säkerhetsbehov För samtliga initiativ gäller att de säkerhetsbehov som sekretessen i Socialtjänstlagen samt Hälso- och sjukvårdslagen kräver skall följas. Utöver dessa har till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Förvaltningslagen, Personuppgiftslagen, Patientdatalagen, Arkivlagen, m fl påverkan på områdets behov av säkerhet och sekretess. Lokalt påverkar också Stadens riktlinjer för informationssäkerhet. 1.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås På en övergripande nivå handlar det om följande resultat som stöd till processerna: Ökad Tillgänglighet och Service Ökad Trygghet och Säkerhet Förbättrad Kommunikation och Samverkan Detta kan i sin tur brytas ner till effekter inom: Rättssäkerhet Likvärdighet Individens oberoende och självständighet Individens inflytande och medskapande Goda arbetsplatser Kostnadseffektivitet Om initiativet inte skulle komma till stånd kan det antas att de positiva effekter verksamheterna förväntar sig av införandet av mobila arbetssätt enligt ovan inte kan komma att uppnås. 1.5 Effekt vid avslag Pågående. Startat 2014 och i Tjänsteplan för Men om pågående arbete stoppas så kan Mobila arbetssätt inte införas inom Vård och Omsorgsområdet och målen för Attraktiv Hemtjänst, Sida 5 (17)

87 strategiområde Goda arbetsplatser, kan inte nås. Inte heller kan den personal som arbetar mobilt inom myndighetsutövningen få de digitala verktyg de behöver. 1.6 Finansieringsform Finansiering sker via stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel. 2. Fokusområde E-tjänster 2.1 Mål med utvecklingsinsatsen Den digitala tekniken utvecklas snabbt och får stora genomslag inom alla samhällsområden. Utvecklingen påverkar stadens boende, besökare och företag och förändrar deras krav och förväntningar på stadens Vård och Omsorg och service. Den digitala utvecklingen får samtidigt allt större genomslag i stadens verksamheter där man vill jobba effektivare och smartare med hjälp av digital teknik. Göteborgs stad har därför antagit en gemensam målsättning att uppfattas som en enkel, öppen och effektiv kommun dit det är naturligt att vända sig via digitala kanaler. 2.2 Nytta med utvecklingsinsatsen För att göteborgarna skall kunna ansöka om bistånd enligt SoL och HSL via digitala kanaler är det nödvändigt att utveckla ett antal e-tjänster för att stötta i det digitaliseringsarbetet. I första hand handlar det om att utveckla e-tjänster för de områden där de största volymerna av ansökningar om bistånd finns. Det innebär att fokus kommer att ligga på ansökan om hemtjänst, ansökan om försörjningsstöd samt möjlighet att se sitt pågående ärende via en e-tjänst. Under planperioden kan även andra områden inom Vård och Omsorg komma ifråga för utveckling av e-tjänster. Dessa e-tjänster kommer att tillsammans erbjuda göteborgaren ett digitalt paket där det blir möjligt att ansöka, följa sitt ärende och slutligen även få del av antingen dokumentation i utförandet eller digital avisering (SMS) av utbetalt bistånd/försörjningsstöd. Tillsammans kommer dessa digitala paket att erbjuda göteborgarna en helt ny möjlighet till delaktighet och samverkan med stadens socialtjänst där målet är individens inflytande och medskapande och på så vis också en ökad egenmakt. Det kan också förväntas att handläggningen av de digitalt inkomna ärendena går snabbare och blir korrektare genom att processen startas av e-tjänsten i respektive verksamhetssystem. Detta kan frigöra tid för handläggarna och ge dem utrymme för ökad tid till brukarkontakt. 2.3 Säkerhetsbehov För samtliga initiativ gäller att de säkerhetsbehov som sekretessen i Socialtjänstlagen samt Hälso- och sjukvårdslagen skall följas. Utöver dessa har till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Sida 6 (17)

88 Förvaltningslagen, Personuppgiftslagen, Patientdatalagen, Arkivlagen, m fl påverkan på områdets behov av säkerhet och sekretess. Lokalt påverkar också Stadens riktlinjer för informationssäkerhet. 2.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås På en övergripande nivå handlar det om följande resultat som stöd till processerna: Ökad Tillgänglighet och Service Ökad Trygghet och Säkerhet Förbättrad Kommunikation och Samverkan Detta kan i sin tur brytas ner till effekter inom: Rättssäkerhet Likvärdighet Individens oberoende och självständighet Individens inflytande och medskapande Goda arbetsplatser Kostnadseffektivitet Om initiativet inte skulle komma till stånd kan det antas att de positiva effekter verksamheterna förväntar sig av införandet av e-tjänster enligt ovan inte kan komma att uppnås. 2.5 Effekt vid avslag Pågående. Startat 2014 och i tjänsteplan för Men om pågående arbete stoppas så kan E- tjänster inom Vård och Omsorgsområdet inte införas och målen för Programmet för E-samhället kan inte nås. Inte heller kan målen i KS uppdrag till KoM, om att utöka antalet e-tjänster för göteborgarna, uppnås. 2.6 Finansieringsform Finansiering sker via Program för e-samhället eller, om sådan finansiering uteblir, via stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel. 3. Fokusområde Attraktiv Hemtjänst 3.1 Mål med utvecklingsinsatsen I mars 2014 fattade Göteborgs Stads kommunstyrelse beslut om en mål- och strategiplan för att utveckla och förbättra hemtjänsten. Genom utvecklingsarbetet, som kallas Attraktiv Hemtjänst, ska brukarna kunna förfoga över sin beviljade hemtjänsttid samtidigt som det ska bli mer attraktivt att arbeta inom hemtjänsten. Därför utvecklar Göteborgs Stad bland annat ett nytt arbetssätt för att bedöma och följa upp behov, kompetensutveckling, karriärvägar, tjänster via Vård och Omsorgsteknologi, IT-stöd och mobilt arbetssätt för medarbetare inom hemtjänsten Sida 7 (17)

89 För att kunna uppfylla målen inom attraktiv hemtjänst behövs stöd av nya digitala tjänster. Därför finns tre initiativ med i tjänsteplanen. Dessa är följande: Införande av system för planering och uppföljning Införande av rambeslut på IBIC/ÄO-plattformem i Treserva Vård och Omsorgsteknologi införande av plattform för nya digitala verktyg till stöd och hjälp i brukarens hem Fortsatt införande av IBIC/FH m fl. 3.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Samtliga utvecklingsinsatser är led samt verktyg i måluppfyllelsen i Programmet för Attraktiv Hemtjänst. De övergripande målen i programmet är följande: Inflytandet och självbestämmandet för brukarna ska öka Majoriteten av medarbetarna inom hemtjänsten ska uppfatta yrket attraktivt Utvecklingsinsatserna är en viktig förutsättning för att de politiska målen inom programmet för Attraktiv hemtjänst skall kunna uppnås. 3.3 Säkerhetsbehov För samtliga initiativ gäller att de säkerhetsbehov som sekretessen i Socialtjänstlagen samt Hälso- och sjukvårdslagen skall följas. Utöver dessa har till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Förvaltningslagen, Personuppgiftslagen, Patientdatalagen, Arkivlagen, m fl påverkan på områdets behov av säkerhet och sekretess. Lokalt påverkar också Stadens riktlinjer för informationssäkerhet. 3.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås På en övergripande nivå handlar det om följande resultat som stöd till processerna: Ökad Tillgänglighet och Service Ökad Trygghet och Säkerhet Förbättrad Kommunikation och Samverkan Detta kan i sin tur brytas ner till effekter inom: Rättssäkerhet Likvärdighet Individens oberoende och självständighet Individens inflytande och medskapande Goda arbetsplatser Kostnadseffektivitet Om initiativet inte skulle komma till stånd kan det antas att de positiva effekter verksamheterna förväntar sig av införandet av ovan utvecklingsinsatser inte kan komma att uppnås Sida 8 (17)

90 3.5 Effekt vid avslag Pågående. Startat 2014 och i tjänsteplan för Men om pågående arbete stoppas, så kan de politiska målen för programmet för Attraktiv hemtjänst inte uppnås. De positiva och förväntade effekterna för brukare och verksamhet kan därmed heller inte uppnås. 3.6 Finansieringsform Finansiering sker via stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel. 4. Fokusområde Kommunal hälso- och sjukvård 4.1 Mål med utvecklingsinsatsen Styrgruppen för projekt inom GIV (Gemensamma IT-stöd för Vård och Omsorgens processer) har beslutat att Göteborgs stad ska genomföra upphandling samt införande av ett nytt verksamhetssystem för Hälso- och sjukvårdsområdet. Detta då Stadens nuvarande system för hälso-och sjukvård är föråldrat och inte längre stöds eller utvecklas hos leverantören. Införandet innebär att ett nytt journal- samt verksamhetssystem för hemsjukvården införs, vilket ersätter Medidoc, samt en statistikmodul för HSL-området införs i Stadens verksamheter. Införandet följer processarbetet inom Vård och Omsorgsområdet. 4.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Utgångspunkt för de verksamhetsmål som införandet av ett nytt verksamhetssystem för hälso- och sjukvård ska stödja är den övergripande vision och målbild som beskrivs i En stad för alla. Det innebär att Införande av gemensamma IT-stöd ger förutsättningar för ökad rättssäkerhet och likvärdighet, stödjer fastställda och enhetliga arbetssätt, samt bidrar till utveckling av Vård och Omsorgsområdet. Utöver denna målbild ska projektet bygga på den nationella IT-strategins vision: Med hjälp av ändamålsenliga IT-stöd får alla patienter god och säker vård och bra service. Vårdpersonalen kan ägna mer tid åt patienterna och anpassa vården till varje patients behov. IT används som ett strategiskt verktyg i alla delar av vården och de samlade vårdresurserna utnyttjas på ett mer effektivt sätt. 4.3 Säkerhetsbehov För samtliga initiativ gäller att de säkerhetsbehov som sekretessen i Socialtjänstlagen samt Hälso- och sjukvårdslagen skall följas. Utöver dessa har till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Förvaltningslagen, Personuppgiftslagen, Patientdatalagen, Arkivlagen, m fl påverkan på områdets behov av säkerhet och sekretess. Lokalt påverkar också Stadens riktlinjer för informationssäkerhet. 4.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Sida 9 (17)

91 På en övergripande nivå handlar det om följande resultat som stöd till processerna: Ökad Tillgänglighet och Service Ökad Trygghet och Säkerhet Förbättrad Kommunikation och Samverkan Detta kan i sin tur brytas ner till effekter inom: Rättssäkerhet Likvärdighet Individens oberoende och självständighet Individens inflytande och medskapande Goda arbetsplatser Kostnadseffektivitet Om initiativet inte skulle komma till stånd kan det antas att de positiva effekter verksamheterna förväntar sig av införandet av ovan utvecklingsinsatser inte kan komma att uppnås. 4.5 Effekt vid avslag Pågående. Startat 2012 och i tjänsteplan för Men om pågående arbete stoppas, så kan målen för byte av verksamhetssystem för hälso- och sjukvårdsområdet inte uppnås. De positiva och förväntade effekterna för brukare och verksamhet kan därmed heller inte uppnås. 4.6 Finansieringsform Finansiering sker via stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel. 5. Fokusområde Lag Om Valfrihet 5.1 Mål med utvecklingsinsatsen Kommunfullmäktige beslöt vid sitt sammanträde den att Stadsledningskontoret får i uppdrag att vidta åtgärder för att införa Lag Om Valfrihet med början inom hemtjänsten. Beslutet skall innebära att brukaren får rätt att själv välja leverantör av hemtjänstinsatserna. I yrkandet som bifölls av KF står följande: Valfrihet innebär både att kunna välja en annan aktör än kommunen liksom att kunna välja bort eller till en utförare. På motsvarande sätt ska rätten att inte behöva göra val finnas. För att ge förutsättningar för verklig valfrihet menar vi att Lagen om valfrihet, LOV:en ska införas. Vi föreslår därför ett uppdrag som syftar till att åtgärder vidtas så att LOV:en kan införas med början inom hemtjänsten. Då Göteborgs stad inte tidigare haft externa utförare som ett val inom hemtjänsten är heller inte Stadens digitaliserade tjänster eller system anpassade till detta. För att möjliggöra ett införande av Lag Sida 10 (17)

92 Om Valfrihet måste den befintliga systemsituationen analyseras och troligen förändras och anpassas. Det kan på goda grunder antas att externa utförare inom hemtjänsten kommer att ställa nya krav på stadens verktyg och tjänster lika väl som Staden i vissa fall troligen måste kunna integrera externa utförares system i de egna verktygen. Detta innebär ett omfattande analys, förberedelse- samt utvecklingsarbete kring de kommungemensamma systemen i Vård och Omsorgsområdet. 5.2 Nytta med utvecklingsinsatsen För att möjliggöra ett framgångsrikt införande av LOV, måste ett omfattande analys, förberedelsesamt utvecklingsarbete göras kring de kommungemensamma systemen i Vård och Omsorgsområdet. 5.3 Säkerhetsbehov För samtliga initiativ gäller att de säkerhetsbehov som sekretessen i Socialtjänstlagen samt Hälso- och sjukvårdslagen skall följas. Utöver dessa har till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Förvaltningslagen, Personuppgiftslagen, Patientdatalagen, Arkivlagen, m fl påverkan på områdets behov av säkerhet och sekretess. Lokalt påverkar också Stadens riktlinjer för informationssäkerhet. 5.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Det får antas att ett införande av LOV också skall harmonisera med de generella effekterna som förväntas inom hela Vård och Omsorgsområdet. På en övergripande nivå handlar det därför om följande resultat som stöd till processerna: Ökad Tillgänglighet och Service Ökad Trygghet och Säkerhet Förbättrad Kommunikation och Samverkan Detta kan i sin tur brytas ner till effekter inom: Rättssäkerhet Likvärdighet Individens oberoende och självständighet Individens inflytande och medskapande Goda arbetsplatser Kostnadseffektivitet Om initiativet inte skulle komma till stånd kan det antas att de positiva effekter som förväntas kring ett införande av LOV inte kan komma att uppnås. 5.5 Effekt vid avslag Införandet av LOV är beslutat av KF den Som en konsekvens härav måste de kommungemensamma tjänsterna/systemen anpassas till detta beslut. Om initiativet avslås kan det innebära ett avgörande hinder för införandet av LOV Sida 11 (17)

93 5.6 Finansieringsform Finansiering sker via stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel. 6. Fokusområde Utbildning av slutanvändare 6.1 Mål med utvecklingsinsatsen Göteborgs Stad använder sig av två modeller när det gäller att utbilda slutanvändare i nya kommungemensamma IT-stöd. Även vid fördjupnings- eller repetitionsutbildningar i verktygen används dessa två modeller. Kort innebär de att antingen utbildas lala resurser i IT-stödet för att därefter utbilda sina kolleger lokalt, s k train the trainer-utbildningar, eller så utbildas alla slutanvändare av Intraservice systemförvaltare eller annan personal som arbetar med det aktuella systemet som huvudsaklig syssla. Det har visat sig vid de stora utbildningsinsatserna, bl a inom programområdet GIV, att verksamheterna föredrar utbildningar som hanteras av Intraservice i hela kedjan ut till aktuell slutanvändare. Man pekar på att systemförståelsen blir bättre, avvikelserna färre, att processerna kan följas på bättre sätt, samt att antalet rapporterade supportärenden till Intraservice minskar. Avsikten med initiativet är därför att utreda konsekvenserna av att erbjuda alla utbildningar som utbildningar till slutanvändare. 6.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Om alla utbildningar i de kommungemensamma systemen inom Vård och Omsorgsområdet kan erbjudas som utbildning till slutanvändare är förhoppningen att systemförståelsen blir bättre, avvikelserna färre, att processerna kan följas på bättre sätt, samt att antalet rapporterade supportärenden till Intraservice minskar. I förlängningen skulle detta för verksamheternas del innebära att man får en ytterligare kvalitetssäkrad process och handläggning i de kommungemensamma systemen och att följsamheten mot lagar och regelverk kan öka. För Intraservice del skulle detta innebära att antalet enkla supportärenden minskar och att tid istället kan läggas på att bistå verksamheterna med utredning av mera komplexa frågor samt att tid kan läggas på att utveckla de kommungemensamma systemen i tätare dialog med både leverantörer samt lokala verksamhetsresurser. 6.3 Säkerhetsbehov För samtliga initiativ gäller att de säkerhetsbehov som sekretessen i Socialtjänstlagen samt Hälso- och sjukvårdslagen skall följas. Utöver dessa har till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Förvaltningslagen, Personuppgiftslagen, Patientdatalagen, Arkivlagen, m fl påverkan på områdets behov av säkerhet och sekretess. Lokalt påverkar också Stadens riktlinjer för informationssäkerhet Sida 12 (17)

94 6.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås På en övergripande nivå handlar det om följande resultat som stöd till processerna: Ökad Tillgänglighet och Service Ökad Trygghet och Säkerhet Förbättrad Kommunikation och Samverkan Detta kan i sin tur brytas ner till effekter inom: Rättssäkerhet Likvärdighet Individens oberoende och självständighet Individens inflytande och medskapande Goda arbetsplatser Kostnadseffektivitet Om initiativet inte skulle komma till stånd kan det antas att de positiva effekter verksamheterna kan förvänta sig av införandet av ovan utvecklingsinsatser inte kan komma att uppnås. 6.5 Effekt vid avslag Då verksamheterna uttryckt ett stort behov av utökad utbildning av slutanvändare i de kommungemensamma systemen i Vård och Omsorgsområdet kan ett avslag innebära att detta behov inte kan tillgodoses. Vidare att effektiviseringar och kvalitetsökningar i Intraservice support till verksamheterna inte kan genomföras. 6.6 Finansieringsform Finansiering sker via stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel. 7. Fokusområde Fördjupat arbete med Nationella strategier och styrdokument 7.1 Mål med utvecklingsinsatsen Nationell ehälsa strategin för framtidens vård och omsorg. ehälsa etablerades av Socialstyrelsen 2010 och syftar till att säkerställa rätt information till rätt person i rätt tid för medarbetare inom hälsooch sjukvården samt vård och omsorg och samtidigt möjliggöra delaktighet i vården för invånaren. ehälsa skapar förutsättningar för effektiv och kvalitetssäker vård och omsorg. ehälsa är ett samlingsnamn på insatser, verktyg och processer som skapar nytta för invånare, personal och beslutsfattare. Målsättningen med strategin är att skapa konkret nytta för invånare, medarbetare och beslutsfattare Sida 13 (17)

95 Den nationella strategin och tillhörande handlingsplan bygger på tanken att en etablerad IT-samverkan skall finnas mellan kommunerna med länet/regionen som bas. ehälsa syftar till att : Invånarnas insyn, delaktighet och tillgänglighet till socialtjänsten ska öka Medarbetarna ska få tillgång till säker och relevant information i det dagliga arbetet Beslutsfattarna ska få ett heltäckande, aktuellt och pålitligt underlag för styrning, uppföljning och löpande förbättringsarbete Verksamheten ska kunna effektiviseras Bättre förutsättningar ska ges för forskning och utveckling av nya metoder och rutiner Nationell ehälsa har förflyttat fokus från teknikutveckling till process- och kvalitetsutveckling. Avsikten är att stödja, engagera och motivera invånare och ge stöd till verksamhet och beslutsfattare. 7.2 Nytta med utvecklingsinsatsen ehälsa är ett område som knyter ihop olika kompetenser, bland annat medicin och vårdvetenskap, medicinsk informatik och teknik, kognitionspsykologi och beteendevetenskap, sociologi, ekonomi, etik och juridik. ehälsa förutsätter att olika typer av tekniksystem kan kommunicera med varandra och att användarna vet hur tekniken fungerar. Information ska kunna delas mellan behöriga användare över yrkesgränser, verksamhetsgränser och kommungränser. Framtidens vård och omsorg kommer alltmer att ske i samverkan mellan kommuner, landsting och privata vårdaktörer. Tillsammans driver man den tekniska utvecklingen för att möta morgondagens behov och efterfrågan på användarvänliga, tillgängliga och säkra ehälsotjänster. Konkret avseende tjänsterna inom vård och Omsorg innebär ovan att Staden använder sig av klassifikationer som ICF, KSI och KVÅ och nationell informationsstruktur, de nationella tjänsteplattformarna, samt de nationella kvalitetsregistren. Även metodstöd är en viktig del av detta. 7.3 Säkerhetsbehov För samtliga initiativ gäller att de säkerhetsbehov som sekretessen i Socialtjänstlagen samt Hälso- och sjukvårdslagen skall följas. Utöver dessa har till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Förvaltningslagen, Personuppgiftslagen, Patientdatalagen, Arkivlagen, m fl påverkan på områdets behov av säkerhet och sekretess. Lokalt påverkar också Stadens riktlinjer för informationssäkerhet. 7.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås På en övergripande nivå handlar det om följande resultat som stöd till processerna: Ökad Tillgänglighet och Service Ökad Trygghet och Säkerhet Förbättrad Kommunikation och Samverkan Detta kan i sin tur brytas ner till effekter inom: Rättssäkerhet Sida 14 (17)

96 Likvärdighet Individens oberoende och självständighet Individens inflytande och medskapande Goda arbetsplatser Kostnadseffektivitet Om initiativet inte skulle komma till stånd kan det antas att de positiva effekter verksamheterna kan förvänta sig av införandet av ovan utvecklingsinsatser inte kan komma att uppnås. 7.5 Effekt vid avslag Eftersom Stadens satsning på ehälsa även är en satsning som syftar till ett ökat samarbete mellan och inom regioner, landsting, kommuner, privata och ideella utförare kan det antas att de önskade effekter detta ger uteblir vid ett avslag. Det är även ett uttalat mål från regeringen att sådana samarbeten utökas och fördjupas och inte heller detta mål kan uppnås vid uteblivet arbete. Konkret innebär det även att satsningar på kvalitetsregister, digitala nationella plattformar, t ex NPÖ, inte kan genomföras. 7.6 Finansieringsform Finansiering sker via stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel. 8. Fokusområde Molntjänster 8.1 Mål med utvecklingsinsatsen Molntjänster är idag ett samlande namn för system och tjänster som är tillgängliga via Internet. Detta innebär funktioner som traditionellt sköts på egna datorer, men som genom molnet sköts av någon annan. Det kan till exempel handla om tillämpningsprogram, serverprogram och lagring av data. Det finns många olika typer av molntjänster. Vanligen behöver användaren inte särskilt kraftfulla datorer eller annan programvara än operativsystem, webbläsare och en uppsättning program som körs via webbläsaren. Om all datahantering sker inom ramen för molntjänsten behöver användaren alltså inte underhålla andra tillämpningsprogram eller serverdatorer. Också till exempel säkerhetskopiering sker normalt inom ramen för tjänsten. Därmed är det meningen att kunden skall kunna avstå från egen specialiserad IT-drift. Dock kan resurser behövas för att bedöma behoven av, kostnaderna för och kvaliteten på molntjänsten, för underhållet av de personliga datorerna och för att underhålla brandväggar och annan infrastruktur för åtkomsten till molntjänsten. Leverantörerna av de stora verksamhetssystemen inom Vård och Omsorg har inom sina strategiska planer en övergång från leveranser av server/klient-baserade tjänster med egen drift hos kunden till molntjänster. 8.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Eftersom molntjänster är möjligheten att hantera program, datalagring, kapacitet och processorkraft på en extern resurs innebär det att behovet av en egen intern driftmiljö för en tjänst minskas eller försvinner. Det är därför i främsta ledet ett sätt för användare/kunder att slippa investera i egen it Sida 15 (17)

97 utrustning för dyra lösningar och istället hyra in sig på företag specialiserade på just det specifika området. En annan viktig aspekt på molntjänsternas fördelar är den tillgänglighet som det innebär att slippa hålla datalagring och filer hostade på en enskild plats. Via molntjänstenfår du enkelt access till ditt material vart du än befinner dig, med endast kravet en dator/uppkoppling. Detta innebär stora fördelar framför allt för de mobila arbetssätten. När det gäller Vård och Omsorg innebär implementeringen av mobila arbetssätt inom allt fler personalgrupper att de stora verksamhetssystemen blir möjliga att nå oavsett var man befinner sig fysiskt. Molntjänster erbjuder många fördelar, men är även förknippat med risker.för att minska hotbilderna kan molnintressenter investera kraftigt i riskbedömning. Man kan ställa krav på hur systemet krypterar kommunikation och data, att betrodda etablerade lösningar används och att efterlevnaden kontrolleras av en betrodd part. 8.3 Effekter samt hur dessa kan uppnås På en övergripande nivå handlar det om följande resultat som stöd till processerna: Ökad Tillgänglighet och Service Ökad Trygghet och Säkerhet Förbättrad Kommunikation och Samverkan Detta kan i sin tur brytas ner till effekter inom: Rättssäkerhet Likvärdighet Individens oberoende och självständighet Individens inflytande och medskapande Goda arbetsplatser Kostnadseffektivitet Om initiativet inte skulle komma till stånd kan det antas att de positiva effekter verksamheterna kan förvänta sig av införandet av ovan utvecklingsinsatser inte kan komma att uppnås. 8.4 Effekt vid avslag Eftersom alltfler leverantörer av tjänster inom området Vård och Omsorg satsar på att tillhandahålla sina systemlösningar som molntjänster behöver Staden överväga en övergång till dessa strategier. Det kan antas att flera av de tjänster som finns inom området inom en femårsperiod har övergått till distribution via molnet. Redan idag finns också flera av de nationella tjänsterna som renodlade molnlösningar Sida 16 (17)

98 Leverantören av Stadens stora verksamhetssystem för socialtjänstprocessen har också aviserat en utveckling mot molntjänst. Det skulle innebära en möjlighet att avveckla den egna tekniska driftsmiljön och att en utökad satsning på mobila arbetssätt blir möjlig. Sannolikt innebär detta också en kostnadseffektivisering samt en ökad nytta i verksamheten. Vid ett avslag på initiativet blir ovan scenarior inte möjliga att genomföra. De verksamhetsnyttor samt tekniska effektiviseringar som förutsätter molntjänster blir därför inte möjliga att uppnå. 8.5 Finansieringsform Finansiering sker via stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel Sida 17 (17)

99 Stadsledningskontoret Bilaga 2 - Svar på remiss från nämnden för Intraservice Innehåll Protokollsutdrag Tjänsteutlåtande svar på återremiss budget kommungemensamma interna tjänster Bilaga 1 till TU - Förslag budget 2017 vidmakthållande och utveckling för kommungemensamma interna tjänster Bilaga 2 till TU - Kostnad per tjänstområde och tjänst Bilaga 3 till TU - Kostnad per förvaltning och bolag Bilaga 4 till TU - Förteckning utvecklingsinitiativ Bilaga 5 till TU - Fördjupad beskrivning av finansiering utveckling inom utbildning och vård & omsorg Bilaga 6 till TU: Tjänsteplan E-handel Tjänsteplan Ekonomi Tjänsteplan HR Tjänsteplan IT-tjänster Tjänsteplan Kommunikation Tjänsteplan Ledning och styrning Tjänsteplan Utbildning Tjänsteplan Vård och omsorg Bilaga 7 till TU - Påverkans- och omvärldsfaktorer avseende digitalisering av skola samt vård och omsorg

100 Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum Svar på återremiss om budget kommungemensamma interna tjänster , 0409/16 Förvaltningen har upprättat ett tjänsteutlåtande i rubricerat ärende. Ekonomichef Ken Gunnesson gör en presentation av budget för kommungemensamma interna tjänster. Nämnden har en aktiv dialog kring nyttoaspekten på de tjänster som levereras samt politikens möjligheter att styra. Ordförande ber förvaltningschefen att initiera förslag till projekt inom skola samt vård och omsorg med en digitalisering av tjänster. Ordförande framför att nämnden för intraservice måste ta initiativ till dialog med nämnder och styrelser kring tjänster. Beslut 1. Nämnden för intraservice tillstyrker förslag på budget 2017 för kommungemensamma interna tjänster på totalt 689,7 mkr omfattande både kostnader för vidmakthållande och prioriterade utvecklingsinitiativ samt tjänsteplaner för kommungemensamma interna tjänster Nämnden för intraservice tillstyrker förslaget om inrättandet av 10 nya tjänster med inriktning mot innovation och förändringsledning för att stödja skola och äldreomsorg i sina digitala utmaningar 3. Nämnden för intraservice ger förvaltningschefen i uppdrag att återkomma med en sammanställning över nyttan och kostnader för genomförda aktiviteter inom projektet för e-samhälle 4. Nämnden för intraservice ger förvaltningschefen i uppdrag att återkomma med förslag på digitaliseringsprojekt inom skola samt vård och omsorg Vid protokollet Eva-Karin Larsson Ordförande Tord Karlsson Justerare Fredrik Lindqvist 1(1)

101 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 0409/16 Intraservice Ken Gunnesson Telefon E-post: Svar på återremiss budget kommungemensamma interna tjänster Förslag till beslut 1. Nämnden för intraservice tillstyrker förslag på budget 2017 för kommungemensamma interna tjänster på totalt 689,7 mkr omfattande både kostnader för vidmakthållande och prioriterade utvecklingsinitiativ samt tjänsteplaner för kommungemensamma interna tjänster Nämnden för intraservice tillstyrker förslaget om inrättandet av 10 nya tjänster med inriktning mot innovation och förändringsledning för att stödja skola och äldreomsorg i sina digitala utmaningar. Sammanfattning Göteborgs Stad arbetar from 1 januari 2015 efter nya "Riktlinjer för kommungemensamma interna tjänster". Till framlagda ekonomiska budgetramar finns också fastlagda tjänsteplaner som bland annat beskriver de utvecklingsinitiativ som skall genomföras under Tyngdpunkten av utvecklingsinitiativen ligger inom utbildning samt vård och omsorg vilket är i linje med inriktningen i fullmäktiges budget. Nämnden för intraservice återremitterade ärendet kring budget avseende kommungemensamma interna tjänster till förvaltningschefen för en komplettering av bilaga 5 avseende resurser för utveckling och implementering av arbetet med det digitala klassrummet och den digitala skolan samt äldreomsorgen. Ekonomiska konsekvenser De samlade prioriterade utvecklingsinitiativen uppgår till 69,7 mkr (48,2 mkr 2016) och vidmakthållandet för kommungemensamma interna tjänster 620 mkr (593,5 mkr 2016). Det är en sammanlagd ökning mot 2016 med 48 mkr. Ökningen avseende vidmakthållande på 26,5 mkr (4,4 procent) mot 2016 består till stor del av index samt nya tjänster som tas i bruk under Hela budgetarbetet har präglats av att hålla nere kostnadsökningar och arbeta fram effektiviseringar. Trots det blev utgångspunkten för vidmakthållandet en ökning på 48,3 mkr. Förvaltningen har därefter lyckats arbeta fram ett förslag till kostnadsanpassningar netto på ca 18 mkr för 2017 som nu skall effektueras för att beslutad ram av beslutsforum 23 juni på 620 mkr skall vara möjlig. Budgetläget är således att det nu fortfarande fattas åtgärder på nästan 4 mkr som måste arbetas vidare med under hösten då beslutsforum endast godkände en ökning på 26,5 mkr istället för 30,3 mkr som förvaltningen ser ett behov av när vi effektuerat vårt åtgärdspaket. Den ekonomiska konsekvensen på helår för de 10 nya tjänsterna som skall arbeta med innovation och förändringsledning för att stödja skola och äldreomsorg i sina digitala utmaningar beräknas uppgå till cirka tkr. Då dessa medel inte finns avsatta i budgeten behöver fortsatt arbete göras under hösten för att arbeta in dessa 1(4)

102 kostnader i befintlig kostnadsram. Är detta inte möjligt till sin helhet kommer ökad utdebitering av vara tvungen till berörda förvaltningar såsom stadsdelar, socialresursförvaltningen samt utbildningsförvaltningen. Som framgår av bilaga Förslag budget 2017 vidmakthållande och utveckling för kommungemensamma interna tjänster är det stadsdelarna som får bära den största delen av kostnadsökningarna. Det beror främst på att en stor del av de utvecklingsinitiativ som nu pågår är inom vård och omsorg samt utbildning och är i enlighet med intentionerna i fullmäktiges budget. När det gäller utvecklingsinitiativen inom IT-tjänster så bygger tjänsteplanen på att delar av dessa skulle finansierats via e-samhälle (ca 14 mkr). Då det nu i budget endast är avsatt 4 mkr för att avsluta pågående aktiviteter inom e-samhälle så behöver fortsatt arbete under hösten för att hitta finansiering eller prioritering bland upptagna utvecklingsinitiativ inom IT-tjänster. Dessa är viktiga då de många gånger är möjliggörare för andra initiativ inom andra tjänsteområden. Samtidigt pågår nu parallellt ett arbete med att byte till Office 365 (se särskilt TU). Utifrån vad detta beslut ger så kan det påverka den totala kostnadsramen för kommungemensamma interna tjänster samt kostnad för enskild tjänst då det idag är delar för Officelicenser etc som inte debiteras via modellen eller där Office 365 kommer att ersätta andra tjänster inom de kommungemensamma tjänsterna. Barnperspektivet Inom tjänsteområde utbildning är bland annat det övergripande målet med utvecklingsinsatsen att tjänsterna inom skolområdet ska stödja kärnverksamhetens processer och arbete kring inkludering. Detta innebär att samtliga elever, i så stor utsträckning som möjligt, ska få stöd utifrån sina individuella behov. Vidare ska kommunikation, information och samarbete kunna ske på flera språk. Utvecklingsinsatsen skapar förutsättningar för en likvärdig skola för alla barn och unga. Den främjar kommunikation, information och samarbete inom skolan och mellan hem och skola. Vidare kommer satsningen på flera språk underlätta och skapa kvalitet i arbetet med nyanlända. Samverkan Samverkan har skett med de fackliga organisationerna i förvaltningens samverkansgrupp (FSG) Samverkan har skett med de fackliga organisationerna i stadens centrala samverkansgrupp (CSG) Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsen Bilagor 1. Budget 2017 vidmakthållande och utvecklingsinitiativ 2. Kostnad 2017 per förvaltning och bolag 3. Sammanställning budget vidmakthållande 2017 per tjänst 4. Sammanställning utvecklingsinitiativ Finansiering av utvecklingsinitiativ inom utbildning och vård och omsorg Tjänsteplaner för tjänsteområdena, e-handel, ekonomi, HR, Kommunikation, IT-tjänster, ledning och styrning, utbildning samt vård och omsorg Göteborgs Stad Intraservice, tjänsteutlåtande 2(4)

103 7. Påverkans- och omvärldsfaktorer avseende digitalisering av skola samt vård och omsorg Bakgrund Nämnden för intraservice återremitterade ärendet kring budget avseende kommungemensamma interna tjänster till förvaltningschefen för en komplettering av bilaga 5 avseende resurser för utveckling och implementering av arbetet med det digitala klassrummet och den digitala skolan samt äldreomsorgen. Förvaltningen har nu tagit fram ett förslag som kompletterar tidigare framlagd budget på nämnden den 23 augusti Förvaltningens överväganden Den tekniska utvecklingen öppnar många dörrar för innovation och nytänkande inom den kommunala sektorn. Två områden där den digitala utvecklingen går fort är skolan och äldreomsorgen. Staden ska vara i framkant när det gäller att ta tillvara de möjligheter tekniken skapar. För att lyckas behövs mer än IT-lösningar. Intraservice ska kunna erbjuda verksamheterna stöd med hur de ska kunna få full utväxling på de digitala satsningar som görs i staden. Intraservice kan stödja verksamheterna i staden och facilitera hur den digitala utvecklingen kan ske. För att kunna göra det krävs ett antal medarbetare med speciell kompetens inom förändringsledning och innovation. En permanent utvecklingsgrupp kan svara för kontinuiteten i arbetet med att stödja verksamheterna att uppfylla sina strategiska mål och att få verksamheterna att nå en ökad digitaliserad utveckling. Arbetet bör ha en inriktning mot innovation och förändringsledning. Vi rekommenderar att gruppen består av ca tio personer med uppdrag att arbeta stödjande och innovativt. Gruppen får också i uppdrag att beskriva hur samverkan med andra digitala initiativ i staden bäst kan ske. Förvaltningen föreslår att det inrättas 10 tjänster med inriktning mot innovation och förändringsledning för att stödja skola och äldreomsorg i sina digitala utmaningar. Detta är ett långsiktigt arbete och beräknas kosta tkr per år. För att inte belasta förvaltningarna med denna kostnad skall intraservice försöka att arbeta in kostnaden i befintlig budgetram. Om detta inte visar sig möjlig fullt ut så kan det bli aktuellt att debitera ut denna kostnad via riktlinjerna för kommungemensamma interna tjänster och då fördelas efter samma fördelningsnycklar som övriga tjänster inom vård och omsorgsområdet samt utbildningsområdet. Fördelning av kostnaderna kommer då att belasta de tio stadsdelarna samt social resurs och utbildningsförvaltningen. Göteborgs Stad intraservice Nisse Waldefeldt Förvaltningschef Ken Gunnesson Ekonomichef Göteborgs Stad Intraservice, tjänsteutlåtande 3(4)

104 , tjänsteutlåtande 4(4)

105 Förslag budget 2017 vidmakthållande och utveckling för kommungemensamma interna tjänster Kostnad för budget 2017 Förslaget för budget 2017 för kommungemensamma interna tjänster är fastställd av beslutsforumet den 23 juni Budgeten 2017 uppgår till totalt tkr med en fördelning av vidmakthålla på tkr och utveckling på tkr. Enligt riktlinjer för kommungemensamma interna tjänster kommer detta att fastställas av nämnden för intraservice i augusti Därför är detta ett förslag till budget. Det kan också likt tidigare år bli så att det fram till prognos 0 (budget) kan ske förändringar mellan de olika tjänsterna när detaljbudgeten är satt och beroende på volymförändringar. Det samlade kostnadsförslaget fördelat per grupp framgår i tabellen nedan. Kostnaden per förvaltning och bolag avseende den samlade kostnaden för vidmakthålla och utveckling framgår i bilaga 1. Förslag budget 2017 Prognos 0 (budget) 2016 Prognos Budget 2017 Vidmakthålla och utveckling tkr tkr tkr Stadsdelsförvaltningar Fackförvaltningar Bolag Kommunalförbund Totalt: Tjänster och utveckling 2017 I budget 2017 har det tillkommit ett antal tjänster för vidmakthålla. Det har även varit en del namnbyten i samband med att regler för kommungemensamma regler har uppdateras. I de fall det har varit ett namnbyte framgår det tidigare namnet inom parantes. I följande tabell framgår kostnad för vidmakthålla och utveckling fördelat per tjänstområde. I bilaga 2 framgår kostnaden för samtliga tjänster och utveckling samt kommentar för ett antal tjänster.

106 Prognos 0 Prognos 1 Budget Förslag budget Tjänstområde tkr tkr tkr Vidmakthålla E-handel Ekonomi HR IT-tjänster Kommunikation Ledning och styrning Utbildning Vård och omsorg Summa vidmakthålla Utveckling E-handel Ekonomi HR IT-tjänster Kommunikation Ledning och styrning Utbildning Vård och omsorg Summa utveckling Reglering TOTALT I bilaga 3 framgår kostnaden för respektive utvecklingsinitiativ. En mer fördjupad verbal beskrivning av utvecklingsinitiativen finns att ta del av i respektive tjänsteplan. Fördjupad beskrivning av finansiering utveckling inom utbildning och vård & omsorg Under 2016 har debiteringen av den totala utvecklingsbudgeten för utbildning samt vård & omsorg skett i tre olika delar. En del har fakturerats från SLK via processtyrning, en del från intraservice avseende attraktiv hemtjänst och en tredje del inom ramen för kommungemensamma interna tjänster. Detta har upplevts som otydligt varför det från 2017 kommer att ske en samlad fakturering för alla de utvecklingsinitiativ som finns inom ramen för respektive tjänsteplan. I bilaga 4 framgår den totala kostnaden för utvecklingsinitiativen inom utbildning och vård & omsorg 2016 och 2017 oberoende av finansieringsform Göteborgs stad Intraservice Ken Gunnesson Ekonomichef Mikael Fredriksson Controller

107 Bilagor 1. Kostnad per tjänstområde och tjänst för vidmakthålla och utvecklingsinitiativ 2. Kostnad per förvaltning och bolag vidmakthålla och utvecklingsinitiativ 3. Förteckning utvecklingsinitiativ 4. Fördjupad beskrivning av finansiering utveckling inom utbildning och vård & omsorg

108 Förslag budget 2017 Prognos 0 (budget) 2016 Prognos Budget 2017 Tjänst/utveckling tkr tkr tkr Kommentar Bilaga 2 - Kostnad per tjänstområde och tjänst Utvecklingsinitiativ - Övergång till 100% elektroniska leverantörsfakturor Summa: E-handel (utveckling) Beställning E-handel (Beställning Winst) Leverantörfakturahantering och reskontra (E-handel Winst) Fakturahantering Mottagning elektroniska leverantörsfakturor - bolag (fakturahantering) Motsvarar tjänst Fakturahantering 2016 Mottagning elektroniska leverantörsfakturor (fakturahantering) Motsvarar tjänst Fakturahantering 2016 Skanning pappersfakturor från leverantör - bolag (fakturahantering) Motsvarar tjänst Fakturahantering 2016 Skanning pappersfakturor från leverantör (fakturahantering) Motsvarar tjänst Fakturahantering 2016 Summa: E-handel (vidmakthålla) Samlade utvecklingsinitiativ Ekonomi Samlade utvecklingsinitiativ Ekonomi Summa: Ekonomi (utveckling) Budget, prognos och analys (Hypergene/Nekksus) Inkassointäkter Kundreskontraprocessen (kundfakturahantering) Momsexpertis Ny tjänst 2017 Redovisning, Drift (UBW/Agresso) Redovisning, Investering (UBW/Agresso) Redovisning, licens large (UBW/Agresso) Redovisning, licens medium (UBW/Agresso) Redovisning, licens small Unit4 (UBW/Agresso) Sammanställd koncernredovisning (Cognos) Summa: Ekonomi (vidmakthålla) Samlade utvecklingsinitiativ HR Utvecklingsinitiativ - Kompetensförsörjning, behålla - synliggöra förmåner & adm. löneprocessen Summa: HR (utveckling)

109 Förslag budget 2017 Prognos 0 (budget) 2016 Prognos Budget 2017 Tjänst/utveckling tkr tkr tkr Kommentar HR-system Lönehantering Summa: HR (vidmakthålla) Utvecklingsinitiativ Konto/behörighetshantering Utvecklingsintiativ Tekniska nät Utvecklingsinitiativ - Byte av Officeversion Utvecklingsinitiativ - Förenkling och automatisering av konto- och behörighetshanteringen Summa: IT-tjänster (utveckling) Befolkningsregister Datalagring Domino E-post E-tjänsteplattform Överförd från kommunikation till IT-tjänster 2017 Fjärråtkomst Generell IT-säkerhet IT-arbetsplats Licensadministration Licenser IBM Lokala nät/lan Serverplattform Stadsnätet WAN Systemintegration Telefoni Överförd till IT-tjänster till Kommunikation 2017 Webbapplikationsplattform Överförd från kommunikation till IT-tjänster 2017 Verksamhetskatalog Videokonferens Överförd från kommunikation till IT-tjänster 2017 Summa: IT-tjänster (vidmakthålla) Utvecklingsinitiativ Valapp - Ungdom KF Utvecklingsinitiativ Webbplats för stadsutveckling Utvecklingsinitiatv Förstudier Samlade utvecklingsinitiativ Kommunikation Summa: Kommunikation (utveckling)

110 Förslag budget 2017 Prognos 0 (budget) 2016 Prognos Budget 2017 Tjänst/utveckling tkr tkr tkr Kommentar Demokrati och delaktighet: E-demokrati tjänster Ny tjänst 2017 Demokrati och delaktighet: Valapplikation till ungdomsfullmäktige Ny tjänst 2017 Digital extern kommunikation Goteborg.se (Goteborg.se) Namnbyte Digital extern kommunikation: Stadsutveckling Ny tjänst 2017 Digital extern kommunikation: Särprofilerad webbplats (Särprofilerad webbplats) Namnbyte Digital intern kommunikation: Intranät (Intranät) Namnbyte E-samhälle: stadengemensamma e-tjänster Ny tjänst 2017 E-tjänsteplattform Överförd från kommunikation till IT-tjänster 2017 Extern kommunikation:telefoni Överförd till IT-tjänster till Kommunikation 2017 Grafisk service: Bildarkiv (Bildarkivet) Namnbyte Grafisk service: Videoplattform Ny tjänst 2017 Grafisk service: Övriga kommungemensamma tjänster Ny tjänst 2017 Webbapplikationsplattform Överförd från kommunikation till IT-tjänster 2017 Videokonferens Överförd från kommunikation till IT-tjänster 2017 Summa: Kommunikation (vidmakthålla) Samlade utvecklingsinitiativ Ledning och styrning avseende förstudier Utvecklingsinitiativ Först./Utred.: Innehålls-/dokumenthant. - Ersättning nuvarande systemstöd Utvecklingsinitiativ: E-arkiv Utvecklingsinitiativ: Stöd för hantering av nämndhandlingar Summa: Ledning och styrning (utveckling) Kemikalieregistering Ny tjänst 2017 Kvalitetsarbete och verksamhetsutveckling (Kvalitetsredovisning) Namnbyte Ledning i samverkan (Ärendehantering) Namnbyte Planering och uppföljning (Rappet) Namnbyte Summa: Ledning och styrning (vidmakthålla)

111 Förslag budget 2017 Prognos 0 (budget) 2016 Prognos Budget 2017 Tjänst/utveckling tkr tkr tkr Kommentar Samlade utvecklingsinitiativ SDF och UBF Utbildning Samlade utvecklingsinitiativ SDF Utbilding Samlade utvecklingsinitiativ pedagogiskt IT-stöd, elevhälsa och måltid Utvecklingsinitiativ Effektiv och kvalitetssäker upphandling nytt administration IT-stöd Summa: Utbildning (utveckling) Administrativt IT-stöd (Procapita) Namnbyte Elevhälsans IT-stöd (Elevhälsa) Namnbyte Måltid Pedagogiskt IT-stöd (Skolapplikationer) Namnbyte Summa: Utbildning (vidmakthålla) Samlade utvecklingsinitiativ Vård och omsorg Samlade utvecklingsinitiativ Vård och omsorg Summa: Vård och omsorg (utveckling) KLARA/SVPL Tillhör tjänst Hälsa och sjukvård 2017 MediDoc Tillhör tjänst Hälsa och sjukvård 2017 Hälsa och sjukvård Boendeportalen Tillhör tjänst Vård och omsorg 2017 Dioevidence Tillhör tjänst Vård och omsorg 2017 Försörjningskort Tillhör tjänst Vård och omsorg 2017 MTP Tillhör tjänst Vård och omsorg 2017 Treserva Tillhör tjänst Vård och omsorg 2017 Vård och omsorg Summa: Vård och omsorg (vidmakthålla) Reglering TOTALT

112 Förslag budget 2017 Prognos 0 (budget) 2016 Bilaga 1 - Kostnad per förvaltning och bolag Prognos Budget 2017 Förvaltning/bolag tkr tkr tkr N131 Angered N132 Östra Göteborg N133 Örgryte-Härlanda N134 Centrum N135 Majorna-Linné N136 Askim-Frölunda-Högsbo N137 Västra Göteborg N138 Västra Hisingen N139 Lundby N140 Norra Hisingen Stadsdelsförvaltningar (SDF) I060 Intraservice N010 Stadsledningskontoret N020 Revisorskollegiet N025 Arkivnämnden N043 Konsument och medborgarservice N130 Social resursförvaltning N152 Valnämnden N191 Överförmyndarnämnden N200 Fastighetskontoret N230 Lokalnämnden N300 Stadsbyggnadskontoret N392 Park- och Naturförvaltn N393 Idrotts- och Föreningsförv N400 Trafikkontoret N444 Färdtjänsten N560 Kretslopp och Vatten N610 Utbildningsförvaltningen N625 Arbetsmarknad och vuxenutbildning N690 Kulturnämnden N800 Miljöförvaltningen N900 Finansförvaltningen Fackförvaltningar

113 Förslag budget 2017 Prognos 0 (budget) 2016 Prognos Budget 2017 Förvaltning/bolag tkr tkr tkr B100 Stadshus AB B110 Göteborg Energi AB B111 Göteborg Energi Nät AB B115 Göteborg Energi GothNet AB B150 Göteborgs Spårvägar AB B245 Göteborgs Gatu AB B250 Liseberg AB B300 Göteborgs Stadsteater AB B331 Älvstranden Utveckling AB B350 Got Event AB B380 BRG Business Region GBG AB B400 Förvaltnings AB Framtiden B410 Bostads AB Poseidon B420 Familjebostäder i Gbg AB B430 Göteborgs stads Bostads AB B433 Förvaltnings AB Göteborgslokaler B440 Göteborgs Egnahems AB B450 Gbgs stads Parkerings AB B475 Gårdstensbostäder AB B500 Göteborgs Hamn AB B600 HIGAB B680 Försäkrings AB Göta Lejon B705 Kommunleasing i GBG B712 GBG:s Stads Upphandlings AB B720 GRYAAB AB B725 Boplats Göteborg AB B730 Renova AB B770 Grefab B832 Störningsjouren i Göteborg AB B860 Göteborg & CO Bolag K171 Räddningstjänsten Storgöteborg K920 Samordningsförbundet Gbg - Hisingen Kommunalförbund Totalt:

114 Bilaga 3 - Förteckning utvecklingsinitiativ UTVECKLINGSINITIATIV KOMMUNGEMENSAMMA INTERNA TJÄNSTER 2017 (fakturerade via riktlinjerna för kommungemensamma interna tjänster) Tjänsteområde (tkr) E-handel Övergång till 100% elektroniska leverantörsfakturor 200 Ekonomi Standardisering av processer Utveckling/anpassning pga byte av systemstöd Utbildning och verksamhetsanpassning av utdata 800 HR Kompetensförsörjning - behålla (synliggöra förmåner & adm.löneprocessen) IT-tjänster Förenkling och automatisering av konto- och behörighetshanteringen Byte av Officeversion Kommunikation Utveckla intranätet Utveckla Goteborg.se Övrig digital extern kommunikation Demokrati och delaktighet Utredningar/förstudier 400 Grafisk service 400 Ledning och styrning Först./Utred.: Innehålls-/dokumenthant. - Ersättning nuvarande systemstöd 500 Stöd för hantering av nämndhandlingar 250 Förstudie: Stöd för Webenkäter 100 e-arkiv 800 Förstudie: Stöd för Processkartläggning/Processutveckling 100 Förstudie: Synpunkts-/avvikelsehantering 250 Utbildning* Effektiv och kvalitetssäker administration Modern lärmiljö Service för medborgare, elever/barn och anställda via appar/etjänster 200 Möjliggörare (infrastruktur etc.) 500 Vård och omsorg* Appar i Treserva för dokumentation, signeringslistor, meddelandehantering Införande av system för bemanning och planering inom utförarledet Strategiomr. Välfärdstekn. plattform för digitalt stöd & hjälp i brukarens hem Journal- samt verksamhetsstöd för hemsjukvård + statistikmodul för HSL-området Införande av Lag om Valfrihets-system LOV -inom utförarledet i Göteborgs stad TOTALT * Avseende utbildning och vård & omsorg 2016 har dessutom tkr fakturerats från SLK inom ramen för processtyrning samt fakturering från intraservice tkr inom ramen för attraktiv hemtjänst (totalt tkr). Se bilaga Fördjupad beskrivning av finansiering utveckling inom utbildning och vård & omsorg.

115 Bilaga 4 - Fördjupad beskrivning av finansiering utveckling inom utbildning och vård & omsorg UTVECKLINGSINITIATIV TOTALT UTBILDNING SAMT VÅRD & OMSORG SAMT (fakturering via riktlinjerna, processtyrning samt attraktiv hemtjänst) Tjänsteområde Utbildning* IT-stöd elevhälsa Pedagogiskt IT-stöd Måltid 870 Gemensamt tjänsteområde utbildning Effektiv och kvalitetssäker administration Modern lärmiljö Service för medborgare, elever/barn och anställda via appar/etjänster 200 Möjliggörare (infrastruktur etc.) 500 Vård och omsorg* Införande av rambeslut på IBIC/ÄO-plattformen 750 Mobilitet Treserva Samordnad vårdplanering (Klara/SVPL) Införande av system för bemanning och planering inom utförarledet Strategiomr. Välfärdstekn. plattform för digitalt stöd & hjälp i brukarens hem Journal- samt verksamhetsstöd för hemsjukvård + statistikmodul för HSL-området Appar i Treserva för dokumentation, signeringslistor, meddelandehantering Införande av Lag om Valfrihets-system LOV -inom utförarledet i Göteborgs stad TOTALT Under 2017 utgörs de totala utvecklingsinitiativen tkr mot tkr för Under 2016 har fakturering skett i tre delar; tkr har fakturerats från SLK inom ramen för processtyrning, tkr från intraservice avseende insatser attraktiv hemtjänst samt tkr inom ramen för riktlinjerna för kommungemensamma tjänster. Under 2017 kommer alla utvecklingsinitiativ att faktureras via riktlinjerna varför separata fakturor avseende utvecklingsinitiativ inte ska komma från SLK (processtyrning ) samt intraservice attraktiv hemtjänst då dessa nu ingår i riktlinjernas fakturering.

116 Tjänsteplan E-handel Version 4.0 Datum Version Beskrivning Ändrat av Första utkast Fredric Holm Justerade risker Fredric Holm Justeringar av kostnader efter dialog med intraservice. Fredric Holm Justerat belopp punkt 2 Jenny Johnsén Lagt till användare i förslag 1, nytta Jenny Johnsén Uppdaterad efter bslutsforum Jenny Johnsén

117 Långsiktig inriktning och mål Generera värde till Göteborgs Stad genom fullskalig och enhetlig e-handel i staden för att åstadkomma ökad trygghet, tidsbesparing, förbättrad styrning och uppföljning och på sikt kostnadsbesparingar. Kundnöjdheten med Winst ska förbättras. Öka avtalsutnyttjandet. Enhetlig kanal för samtliga inköp i staden. Andelen E-fakturor ska minst vara 80% (Långsiktigt mål ska justeras efter förändring i lagstiftning). Utvecklingsinsatser Utbildningsområdets utvecklingsinitiativ, tkr Prioritering Summa Utveckling av uppföljningsmöjligheter av order och faktura i Nekksus Automatiserad användaradministration för Winst e-handel genom integration med AD/TDS Övergång till 100% elektroniska leverantörsfakturor Utveckling av uppföljningsmöjligheter av order och faktura i Nekksus 1.1 Mål med utvecklingsinsatsen Vid införandet av Winst e-handel var en av de identifierade nyttorna möjligheterna till en förbättrad styrning och uppföljning, som ett resultat av att all information fanns samlad i ett system. Inom Göteborgs stad finns det idag en kommungemensam tjänst för uppföljning, Nekksus. Genom att integrera information om faktura och order till Nekksus från Winst e-handel ges verksamhetsansvarig bättre förutsättningar för att följa upp sin verksamhet i fler perspektiv än vad som är aktuellt idag. Utvecklingen av Nekksus syftar till att stödja verksamhetsansvarig och lokala administratörer i nuvarande rapportering och nyttovärdering men även att ge bättre möjligheter till egen analys av kostnader som kommer från verksamhetens beställningar och de inkomna fakturorna. Att kombinera information från både order och faktura skapar förutsättningar för mer avancerade analyser vilket är av intresse både lokalt, men även centralt i organisationen. Möjligheten att förbättra uppföljningen kring ramavtalstrohet och avtalsleverantörstrohet ökar. Önskemål om utveckling har kommit från verksamheten där den lokala organisationen önskar att bryta ner nuvarande uppföljning på mer detaljerad nivå. Önskemål finns även från processägare för e-handel att få bättre analysmöjligheter. 1.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Identifierade nyttor för verksamheten är bättre möjlighet till uppföljning med nedbrytning på mer detaljerad nivå, förenklad rapportering och ett verksamhetsanpassat styrverktyg för organisationer Sida 2 (6)

118 anslutna till den kommungemensamma lösningen för Nekksus. Främst kommer insatsen att skapa nytta för verksamhetsansvariga, administratörer och ekonomer i staden. Identifierade nyttor på en övergripande nivå är att verksamheten behöver lägga mindre tid på att sammanställa och analysera nuvarande information. Presentationen skulle möjliggöra ett effektivare beslutsfattande på bättre grund. 1.3 Säkerhetsbehov Hantering av fakturabild utifrån sekretesshantering, vilket redan är på plats för dagens integration mot IDP. 1.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Tidsbesparing i verksamheten i samband med sammanställning av material för rapportering. Rapporter skulle med automatik generera den uppföljningsinformation som idag tas fram manuellt lokalt och centralt. Verksamheten skulle via en pedagogisk presentation, av hur kostnadssidan för verksamheten byggs upp, skapa förutsättningar för ett effektivare beslutsfattande. 1.5 Effekt vid avslag Ingen förändring för verksamheten och ej heller någon förbättring. 1.6 Finansieringsform En första bedömning är att kostnaden för realisering vara 850 tkr, kostnaden fördelas enligt ekonomimodellen för E-handel. Kostnaderna består i utvecklingskostnader som fördelas mellan systemleverantörer Visma Commerce och Hypergene. Internt arbete finansieras inom budgeten för vidmakthållande. Då kostnaden fördelas enligt ekonomimodellen betyder ju fler anslutna organisationer desto lägre kostnad per organisation Sida 3 (6)

119 2. Automatiserad användaradministration för Winst e-handel genom integration med AD/TDS. 2.1 Mål med utvecklingsinsatsen I projektet Skapa förenklad behörighets och kontohantering har Winst e-handel identifierats som en av de kommungemensamma tjänsterna där det finns en potential till en mer styrd hantering. Att införa en integration mellan Winst e-handel och stadens beställningsportal för behörigheter skulle möjliggöra en effektivare och kvalitetssäkrad användaradministration. I Winst sker all användaradministration manuellt av lokala systemadministratörerna. Lokala systemadministratörerna behöver idag få besked om en ny användare ska läggas upp, om användarens behov av särskild behörighet och avslut av en användare. Denna hantering kräver resurser lokalt och innebär också risker. Riskerna består bl.a. i att de lokala administratörerna gör fel då de ger olika typer av behörigheter i Winst eller att behörigheter ej avslutas i tid. Lokal administratör kan även ändra uppgifter hos en användare och genom detta ta över användarens behörigheter. Risken för att administratörer kan ta över användarnas konton och därmed deras attesträtt har även påtalats av Stadsrevisionen vid särskild granskning. Målet med utvecklingsinsatsen är därmed dubbelt då en automatiserad användaradministration både skulle minska det manuella arbetet lokalt samt eliminera identifierade risker. 2.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Identifierade nyttor för verksamheten är att arbetsuppgifter avseende användaradministration skulle flyttas från den lokala verksamheten och till stor del automatiseras. Genom att färre användare skulle få administratörsbehörighet av användaruppgifter skulle risken för felaktiga registreringar minskas och behovet av intern kontroll på lokal nivå minskas. 2.3 Säkerhetsbehov Hanteringen av personuppgifter måste ske i enlighet med PUL. Detta inkluderas i det arbete som genomförs för övrig behörighetsadministration vid anställnings start och avslut. 2.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Effekten är frigjord tid i den lokala verksamheten samt en ökad kvalitet/minskad risk vid registrering av förändringar i behörigheter. Genom att ta fram ett gränssnitt för behörighetsadministration likt Beställningsportalen skulle ansvarig chef vid en styrd dialog registrera vilka behörigheter en användare behöver och ska ha. Genom en integration via AD, skulle sedan uppgifterna i Winst till stor del automatiskt genereras och användaren får korrekt behörighet. 2.5 Effekt vid avslag Ingen förändring för verksamheten och ej heller någon förbättring. Den identifierade risken kvarstår vilket föranleder att de etablerade rutinerna för intern kontroll bibehålles. 2.6 Finansieringsform En justerad bedömning är att kostnaden för realisering vara 660 tkr för tjänsten e-handel, kostnaden fördelas enligt ekonomimodellen för E-handel. Inom tjänsten IT-tjänster drivs den större Sida 4 (6)

120 utvecklingen. Då kostnaden fördelas enligt ekonomimodellen betyder ju fler anslutna organisationer desto lägre kostnad per organisation. 3. Övergång till 100% elektroniska leverantörsfakturor 3.1 Mål med utvecklingsinsatsen Under december 2015 ställde sig Upphandlingsmyndigheten (dnr: UHM/ kapitel 9.9) bakom Ekonomistyrningsverkets lagförslag om att förbjuda andra typer av fakturor än elektroniska fakturor till offentliga Sverige. Förslaget är att lagkravet föreslås gälla från november 2018 med en möjlig dispens till november Liknande lagkrav har redan genomförts i Danmark, Norge och Spanien. Utöver ovan nämnda lagkrav förtydligas också kravet på att införa standarden PEPPOL(europeisk standard). För närvarande hanterar Göteborgs stad drygt pappersfakturor per år i de organisationer som är anslutna till den kommungemensamma tjänsten E-handel. I tjänsten E-handel ingår idag komponenterna skanning och elektroniska fakturor. Intraservice arbetar löpande med att minska antalet pappersfakturor till Göteborgs stad genom att systematiskt bearbeta de större leverantörerna som skickar pappersfakturor till staden. Många leverantörer har idag möjlighet att enkelt skicka elektroniska fakturor via sina ekonomisystem och Göteborgs stad har sedan tidigare en egenhanterad fakturaväxel för elektroniska leverantörsfakturor. En stor andel av de leverantörer som skickar pappersfakturor till Göteborgs stad skickar endast några få fakturor (mindre än 10) per år. Målet med utvecklingsinsatsen är att utvärdera nuvarande fakturaväxel och hur den nya standarden ska införas. Inom utvecklingsinsatsen ingår även att se över möjligheten att erbjuda Göteborgs stads leverantörer en portal för registrering av leverantörsfakturor som alternativ till att skapa en elektronisk faktura i sitt ekonomisystem. Under 2016 har en mindre förstudie initierats för att identifiera möjliga vägar för att uppnå laguppfyllelse. Förstudien kommer utreda om det föreligger visst utvecklingsbehov eller om lösningar finns inom nuvarande tjänster. 3.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Nyttan med utvecklingsinsatsen är främst uppfyllnad av förändrade lagkrav. Identifierade nyttor för verksamheten är effektivare hantering av leverantörsfakturor där manuella arbetsmoment elimineras och tidsåtgången för Göteborgs stad minskas. Genom att få elektroniska fakturor försvinner arbetsmoment för skanning och genom att arbeta med kvalitetssäkring av den elektroniska fakturans innehåll kan flödet i Winst e-handel förbättras. Detta möjliggör också att färre fakturor inkommer med felaktiga/saknade referenser och därmed mindre manuell hantering i anslutna organisationer. 3.3 Säkerhetsbehov Uppfyllande av lagkrav både kring hantering av bokföringsunderlag och allmänna handlingar behöver säkerställas. 3.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Effekten är frigjord tid i den centrala och lokala verksamheten samt en ökad kvalitet på leverantörsfakturor Sida 5 (6)

121 Utifrån ett kostnadsperspektiv så står idag skanning och tillhörande kostnader för elektroniska fakturor för drygt 40 % av tjänstens totala kostnad, där skanning är den största delen. Förbjud mot skannade leverantörsfakturor innebär därmed en sänkt totalkostnad för tjänsten. 3.5 Effekt vid avslag Är inte valbart, då detta kommer att lagstiftas. 3.6 Finansieringsform En initial bedömning är att det kan uppstå vissa kostnader i samband med övergång till endast elektroniska fakturor. En uppskattning av kostnaden har gjorts till 400 tkr som främst avser behov av utveckling av lösning för mindre leverantörer och eventuellt annat konsultstöd. Kostnaderna kostnaden fördelas enligt ekonomimodellen för E-handel. Då kostnaden fördelas enligt ekonomimodellen betyder ju fler anslutna organisationer desto lägre kostnad per organisation. Observera att denna förändring får även effekt på budgeten för vidmakthållande då kostnaderna för skanning förändras Sida 6 (6)

122 Tjänsteplan Ekonomi Version 4.0 Datum Version Beskrivning Ändrat av Utkast 1 sammanställning av beredningsunderlag Sammanlagda beslutade beredningsunderlag Justerat tabell vidmakthållande samt tydliggjort nytt tjänsteutbud moms Justerat tabell vidmakthållande JJ Uppdaterad efter belsutsforum JJ JJ JJ JJ

123 Långsiktig inriktning och mål Utveckla stadens ekonomiska planeringsprocess och systemstöd för denna process Utveckla stadens exploaterings- och investeringsprocess så att ekonomiska vägval och konsekvenser synliggörs och tas fram i god tid. Utveckla stadens redovisningsprocesser så att arbetet utförs effektivt Utveckla stadens utdata så att analysarbetet underlättas/effektiviseras och därmed kan fördjupas Utvecklingsinsatser Ekonomiområdets utvecklingsinitiativ, tkr Prioritering Summa Utvecklingsinitiativ 1 Standardisering av processer Utvecklingsinitiativ 2 Utveckling/anpassning pga byte av systemstöd Utvecklingsinitiativ 3 Utbildning och verksamhetsanpassning av utdata Standardiserade processer 1.1 Mål med utvecklingsinsatsen Ett nytt ekonomisystem har införts i Göteborgs kommun under Ett av målen med det nya systemstödet är att skapa ett koncept som fokuserar på arbetssätt, modeller och metoder för en effektiv ekonomhantering i staden. De tekniska lösningarna är nu på plats, men några funktioner behöver utvecklas för att effektivisera och kvalitetssäkra arbetet enligt det nya konceptet. Det är inte endast den tekniska lösningen som krävs utan även beslut om vägval och styrprinciper i frågorna. Införandeprojektet har under årens lopp talat om att det krävs förändrade arbetssätt, men alltför lite arbete har utförs för att stödja verksamheterna. Ekonomistyrningen i staden behöver, enligt kommunfullmäktiges budget, utvecklas och anpassas till kommande förändringar för att bibehålla en god ekonomisk hushållning. Under 2016 har en förstudie kring redovisnings- och anläggningsreskontraprocesserna genomförts. Ett antal mindre åtgärder kommer att kunna genomföras redan under Under 2017 föreslår tjänsteforum några konkreta åtgärder genomförs för att komma vidare i arbetet med att effektivisera och kvalitetssäkra arbetet i berörda ekonomiprocesser; intäktsprocessen med kundfakturahantering och redovisnings-/bokslutsprocessen. Förstudien har visat att vi behöver göra fördjupad analys av kundreskontrahanteringen. Processerna kring ekonomihanteringen kopplad till ekonomisystemet Unit4 Business world (Agresso) i staden behöver genomlysas ytterligare och standardiseras under Verksamheten efterlyser ökad centralstyrning i arbetssätt och processer. Initialt behöver rutiner och arbetssätt tecknas ned för att vi sedan ska kunna bygga processerna och styra arbetssätt i önskvärd riktning. En del arbete kommer även att behöva fokusera på att öka öppenhet och tillgänglighet mot medborgarna där delar av arbetet sker inom ramen för stadens tjänsteutveckling. De främsta målen med standardiserade processer är att effektivisera arbetet, minska sårbarheten samt att öka kvaliteten på utdata. Samtidigt leder standardiserade processer till att rörligheten för personer som önskar byta verksamhetsområde inom staden underlättas. Under kommande år, , kommer även övriga processer, inköpsprocessen med leverantörsfakturahantering, budgetprocessen Sida 2 (7)

124 och uppföljningsprocessen att behöva kartläggas för att uppnå samma tydlighet och effektivitet inom hela ekonomiområdet. Detta leder till att ekonomiområdet som helhet utvecklas. Utifrån arbetet med kartläggning av ekonomiprocesserna behöver intraservice ta reda på vilka behov av utvecklade tjänster som finns i staden. Kartläggningen kan också komma att visa att visst arbete görs mest effektivt på central nivå. Intraservice behöver utreda både vad som krävs för att svara upp till de behov som finns och arbeta proaktivt med tjänsteutveckling. 1.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Effektiviserade flöden, tydliga rutiner och regler Möjlighet att utveckla standardiserade tjänster Effektiviserade flöden och tydliga regler och rutiner leder till tidsbesparingar, ökad kvalitetssäkring av utdata samt minskad sårbarhet både i den enskilda organisationen men även i staden som helhet. Detta minskar risken för dubbelarbete, onödig administration och känsla av osäkerhet. Insatsen skapar förutsättningar för verksamheten att omfördela sin tid och kompetens till andra önskade områden. Enligt kommunfullmäktiges budget skall den administrativa belastningen i staden minskas, vilket standardiserade processer möjliggör. Som en konsekvens av standardiserade processer kommer ett antal områden att behöva utvecklas under perioden Några troliga utvecklingsområden är: Hantering av interna mellanhavanden, bokslut, moms, interna systematiska kontroller och anläggningsregister/reskontra. Detta möjliggör även för intraservice att utveckla och erbjuda standardiserade tjänster som stödjer verksamheten på ett effektivt sätt och ger samtidigt möjlighet att leva upp till vad användarna efterfrågar. 1.3 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad så ska tillämpliga lagar och styrande dokument tillämpas av verksamheterna. Till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 1.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Standardiserade processer och tydliga regler och rutiner för staden skapar möjligheter till mer ändamålsenlig styrning och uppföljning av den egna verksamheten. Det föreslagna arbetet är ett steg i att standardisera, utveckla och effektivisera processerna kring stadens ekonomiarbete. 1.5 Effekt vid avslag Om insatsen inte genomförs finns risk att gamla, mindre effektiva arbetssätt och processer konserveras. Risken finns även att de möjligheter som nya systemstöd öppnar för inte utnyttjas. I förlängningen kan detta leda till att den administrativa belastningen ökar istället för att minska som målet är. Användarna signalerar att de idag har mycket hög arbetsbelastning. 1.6 Finansieringsform Finansieras som kommungemensam intern tjänst genom befintlig ekonomimodellen. Fördelning av kostnader görs per antal anställda Sida 3 (7)

125 2. Utveckling/anpassning pga byte av systemstöd 2.1 Mål med utvecklingsinsatsen Under ett antal år har projektet att införa nya systemstöd för ekonomiområdet pågått. Stödet för budget, prognos och uppföljning infördes med målet att skapa en mötesplats där chefer på ett enkelt sätt kan få tillgång till information om sin ekonomi, personal och verksamhet. Bytet av ekonomisystem fokuserade på att uppnå samma standard som i det gamla, egenutvecklade, systemstödet. För att fullt ut få nytta av systemens fördelar och lösa en del mindre effektiva arbetssätt behöver vissa mindre utvecklingsåtgärder genomföras. En kartläggning av processerna kring arbetet inom ekonomiområdet påbörjades under Den kommer ge staden möjlighet att hitta de åtgärder som bör genomföras för att staden ska få största möjliga nytta av de införda systemstöden. Utveckling av funktionerna i systemen går hand i hand med utveckling av styrprinciperna i staden. Arbetet behöver genomföras systematiskt under hela perioden Det är viktigt att ha i åtanke att utveckling av systemstöden inte leder till önskad nytta utan att staden även arbetar både med processer, arbetssätt, rutiner och regler. Förstudien som genomförts under våren 2016 har visat att det finns några brister vad gäller svarstider och prestanda i ekonomisystemet, Unit4 Busniess World/Agresso. Det är långa svarstider vid vissa moment både inom anläggningsredovisningen och övrig redovisning. Vissa relationer i systemet fungerar inte optimalt och användarna upplever att det finns buggar i systemet. Under 2017 behöver en fördjupad utredning kring de tekniska möjligheterna att åtgärda detta göras. Resurser för att genomföra åtgärderna behöver avsättas. När åtgärderna är genomförda kommer arbetet att bli mer effektivt. Verksamheten ser då att de kan ha möjlighet att öka kvaliteten och genomföra andra systeminföranden som nu fått stå tillbaka pga tidsbrist. 2.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Tidsbesparingar Bättre utnyttjande av de införda systemen Funktionerna finns idag i systemen men behöver utvecklas för att fungera på ett lämpligt sätt för staden. Några av åtgärderna är mest av effektiviseringskaraktär och för att följa krav från revisionen, medan andra går hand i hand med processarbetet och de intentioner som införandeprojektet hade. Några av de delar som idag går att definiera som utvecklingsområden är: dagrapport och handkassa, konteringsregler, anslutning av nya enheter, informationshantering, integrationsprocesser, prognossimulering. 2.3 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad så ska tillämpliga lagar och styrande dokument tillämpas av verksamheterna. Till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 2.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Utveckling av systemstöden ger förutsättningarna att omfördela tid och kompetens. Tillsammans med kartlagda processer och tydliga regler och rutiner skapas möjligheter i verksamheten till mer ändamålsenlig styrning och uppföljning av den egna verksamheten. Det föreslagna arbetet är en del i att ta tillvara de möjligheter som övergången till standard systemstöd gett staden Sida 4 (7)

126 2.5 Effekt vid avslag Om insatsen inte genomförs kan inte de införda systemen användas inom alla de områden som det finns möjlighet att nyttja dem. Invanda arbetssätt, som kanske inte är dem som staden vill styra mot, kan cementeras. 2.6 Finansieringsform Finansieras som kommungemensam intern tjänst genom befintlig ekonomimodellen. Fördelning av kostnader görs per antal anställda Sida 5 (7)

127 3. Utbildning och anpassning av in och utdata 3.1 Mål med utvecklingsinsatsen Insatsen består av flera delar: skapa manualer anpassade för användarna skapa möjligheter för intraservice att stötta och coacha förvaltningar på plats ute i verksamheten utveckla den befintliga ekonomihandboken så att den blir mer lättillgänglig och anpassad after stadens processer göra vissa anpassningar av systemstöden för ekonomitjänsterna för att underlätta det praktiska arbetet och därmed skapa förutsättningar för att öka nyttan med systemstöden. Den förstudie som genomförts under våren 2016 har visat att verksamheten i många fall känt behov av att skapa sina egna lathundar för hur de ska arbeta i ekonomisystemet Unit4BW/Agresso. De centralt framtagna materialet fyller inte användarnas fulla behov. Att förvaltningarna skapar sina egna lathundar är både ineffektivt och leder till risken att arbetet utförs på olika sätt och till och med på ett icke önskvärt sätt. Förstudien föreslår att intraservice med stöd av representanter från verksamheten tar fram lathundar över de vanligaste frågorna. Effekten av detta blir tidsbesparing frö verksamheten, minskat supportbehov och kvalitetssäkring. Lathundarna behöver placeras lättillgängliga tex i ekonomihandboken. Det finns utrymme att påbörja arbetet redan under Möjligheten för både ekonomer och chefer i staden att söka och hitta korrekt information på ett enkelt sätt efterlyses av verksamheten. Den ekonomihandbok som staden har är svår att söka i, har en del inte mindre tydliga rubriceringar och en struktur som inte riktigt följer arbetsprocesserna. Staden behöver se över sin ekonomihandbok och göra den mer användarvänlig och lättillgänglig. Under 2016 kommer tjänsteforum att arbeta med att bereda frågan om chefernas användning av systemstödet Nekksus/Hypergene. Arbetet kan leda till att några smärre anpassningar i systemet kan behöva göras under Nytta med utvecklingsinsatsen Tidsbesparing Kvalitetssäkring Manualer och anpassad coachning till användarna leder till tidsbesparingar, minskat behov av support och kvalitetssäkring. Idag upplevs arbetsbelastningen kring ekonomisystemet som hög ute i verksamheten. Genom att på ett strukturerat sätt skapa lathundar och ge stöd på plats kan detta minskas relativt fort. Användarna upplever idag ekonomihandboken som svår att hitta i och den används främst av experter inom ekonomiområdet. Utveckling och anpassning av ekonomihandboken ger fler användare möjlighet att hitta relevant information på ett enkelt sätt, vilket leder till tidsbesparingar och minskar känslan av osäkerhet kring om arbetet utförs på det sätt som är önskvärt. 3.3 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad så ska tillämpliga lagar och styrande dokument tillämpas av verksamheterna. Till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet Sida 6 (7)

128 3.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Utveckling av manualer, förenkling av informationssökning och utveckling av samverkansforum ger verksamheten förutsättningar att omfördela tid och resurser, kvalitetssäkring och minskat supportbehov. För att de införda systemstöden ska kunna nyttjas på ett effektivt sätt behöver information och utbildning kring dem utvecklas. 3.5 Effekt vid avslag Om insatsen inte genomförs kan de införda systemen inte användas fullt ut som det var tänkt. Risk finns även att information som underlättar arbetet i verksamheten inte når fram till rätt personer. De tunga och ineffektiva arbetssätt som förekommer idag kommer att fortgå. Personalen har en alltför hög arbetsbelastning och många mår inte bra. 3.6 Finansieringsform Finansieras som kommungemensam intern tjänst genom befintlig ekonomimodellen. Fördelning av kostnader görs per antal anställda Sida 7 (7)

129 Tjänsteplan tjänsteområde HR Version 4.0 Datum Version Beskrivning Ändrat av Version 1.0 till tjänsteforum MO Lagt till om koppling till reglerna efter möte med Stefan G Lagt till kostnader för vidmakthållande Version 2.0 till prioriteringsforum MO Version 3.0 till beslutsforum MJN Version 4.0 efter beslutsforum MO MO MO

130 Långsiktig inriktning och mål HR-arbetet i Göteborgs Stad syftar ytterst till att kompetensförsörja verksamheterna. En förutsättning för detta är att Göteborg Stad upplevs som en attraktiv arbetsgivare. Utifrån gällande lagstiftning samt stadens förhållningssätt ska HR-arbetet bidra till verksamheter som är fria från diskriminering och kränkande särbehandling. HR-arbetet i staden ska bidra till att chefer och medarbetare får goda förutsättningar och en arbetsmiljö så att de kan göra ett bra jobb för boende, besökare och företagare. Nämnden för intraservice har till uppgift att leverera, driva, utveckla och följa upp interna tjänster till stadens förvaltningar, bolag och stiftelser. Göteborgs Stad ska med gemensamma arbetssätt inom HRområdet bedriva ett effektivt HR-arbete, utveckla medarbetar- och ledarskapet samt vara en attraktiv arbetsgivare. Det övergripande målet för tjänsteplan HR är att definiera och utveckla tjänster som bidrar till att kompetensförsörja stadens verksamheter. Dessa tjänster utgår från tre övergripande områden inom arbetet med kompetensförsörjning; attrahera, rekrytera, behålla. Utvecklingsinsatser Tabellen nedan innehåller utvecklingskostnader för initiativ som beskrivs under området kompetensförsörjning behålla. För att hålla ihop arbetet med att utveckla arbetet med löneadministrativa processen utifrån de områdena som förstudien pekar på beräknar intraservice en kostnad på 675 tkr. Kostnad för att utveckla en tjänst för att synliggöra och administrera förmåner enligt förslag till beslut nedan beräknar intraservice till 3000 tkr. 1. Kompetensförsörjning attrahera, rekrytera, behålla 1.1 Mål med utvecklingsinsatsen Staden har behov av tjänster som bidrar till att behålla och utveckla medarbetare. Göteborgs Stad ska genom goda förutsättningar för chefer och medarbetare behålla och utveckla den kompetens som finns i organisationen enligt inriktningen i kommunfullmäktiges budget. Detta perspektiv ska genomsyra all utveckling som intraservice föreslår. Generellt för arbetet med tjänsteplan är att beslut om bolagens användande av de gemensamma IT-system som staden beslutat ska vara kommungemensamma påverkar de framtida tjänsterna inom HR. För de tre genomförda förstudierna finns rapporter som innehåller överväganden och beskrivning av nyttor och föreslagna aktiviteter. - Utveckling av arbetet med löneadministrativa processen Sida 2 (7)

131 Förstudie är genomförd och styrgruppen har godkänt slutrapport och förslag till utveklingsområden att arbeta vidare med. Dessa presenteras kortfattat nedan. Syftet med förstudien var att kartlägga nuläge och säkerställa att förslag på områden att arbeta vidare med utgår från behoven i verksamheterna. Den strategi för arbetet med den löneadministrativa processen som staden beslutade om inför införande av nytt personalsystem stödjer inte det arbetssätt som verksamheterna har idag. Administrativt stöd har utvecklats i verksamheterna för att stötta arbetet med löneadministrativa processen. Intraservice kommer att ta fram ett förslag på strategi för arbetet med den löneadministrativa processen som vägleder stadens arbete framåt. Strategin kommer att fokusera på att förenkla för chefer och medarbetare och administratörers kompetens och uppdrag. Intraservice behöver stärka samarbetet med leverantören av personalsystemet på strategisk, taktisk och operativ nivå. Arbetssättet kring förändringar av personalsystemet behöver omfatta användarinvolvering och effektstyrning. Utvecklingen måste hållas samman och prioriteras gemensamt utifrån vad som skapas mest nytta för de olika målgrupperna. Tjänsteområde HR behöver ökad kunskap om digitalisering och utnyttja dess möjligheter. Sällananvändare använder idag det komplexa personalsystemet men skulle vara behjälpta av enklare gränssnitt. Utvecklingen behöver kopplas till stadens kommunikationsstrategi och målbild för intranätet så att intranätet blir ett verktyg för chefer och medarbetare där de har tillgång till information och tjänster utifrån roll. Verksamheterna efterfrågar mer hjälp av intraservice än vad förvaltningen kan erbjuda. Tjänsteområde HR behöver se över möjlighet att utveckla webbaserade utbildningar och på så sätt frigöra tid för mer nära service till verksamheterna. Utveckling av arbetet med löneadministrativa processen kommer att innebära förändring av tjänsten stöd i arbetet med löneadministration. - Arbetsmiljö och hälsa Tjänsterna bidrar genom att skapa goda förutsättningar och höja kvaliteten i det systematiska arbetsmiljöarbetet genom att intraservice under 2016 utökar med en processledare för arbetsmiljö och hälsa som kommer att arbeta i nära samarbete med arbetsmiljöstrateg på stadsledningskontoret. Ny föreskrift från arbetsmiljöverket organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) gäller från och med 31 mars Staden tar fram handlingsplaner för arbetsmiljö med utgångspunkt i kompetensförsörjningsplanerna, först ut är äldreomsorgen och övriga sektorer inom stadsdelssektorn står på tur. Staden har god kunskap om chefers förutsättningar från arbete med bland annat CHEFiOS som fokuserar på hur arbetet organiseras och hur detta påverkar förutsättningarna att kunna göra ett bra arbete och att skapa en välfungerande verksamhet. Staden behöver stärka arbetet med de strategiska arbetsmiljöfrågorna och förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet. För att möjliggöra detta har stadsledningskontoret tillsatt en arbetsmiljöstrateg och intraservice utökar med en processledare för arbetsmiljö och hälsa som främst genom processgruppen stöttar verksamheterna i arbetet. Utökningen kommer att innebära förändring i tjänsten stöd i arbetet med arbetsmiljö och hälsa. - Synliggöra och administrera förmåner Utveckling ska bidra till att staden synliggör förmåner för blivande och nuvarande medarbetare. Förstudie för hur staden kan synliggöra och administrera förmåner har genomförts. Förstudien utgår från tre alternativ att synliggöra och administrera förmåner. Dessa tre alternativ beskrivs nedan Sida 3 (7)

132 1. Staden upphandlar och köper en förmånsportal som finns på marknaden som synliggöra och administrerar förmåner. 2. Intraservice synliggör förmåner på stadens webbsida och förvaltningarna administrerar förmåner även i fortsättningen. 3. Intraservice synliggör förmåner på stadens webbsida och administrerar helheten eller delar av förmånerna. Utifrån hela stadenperspektivet finns politiska beslut att förhålla sig till; staden ska likställa förmåner, stadsledningskontoret har i uppdrag att utveckla och anpassa kostnadsneutrala personalförmåner samt stadsledningskontoret har i uppdrag att säkerställa att de stadengemensamma personalförmånerna presenteras och administreras på ett användarvänligt och effektivt sätt för både arbetsgivare och medarbetare. Kommunfullmäktiges beslut att stadens bolag ska använda kommungemensamma ITsystem påverkar också förstudiens resultat. Utifrån kommunfullmäktiges beslut om att bolagen ska använda kommungemensamma IT-system pågår en kartläggning som genomförs av intraservice och Stadshus AB. Detta beslut skulle kunna påverka staden i riktning mot en gemensam IT-miljö och då även gemensamt intranät och personalsystem. Nuläget är att förmånserbjudandena i staden är olika. Staden har olika kollektivavtal som medför förmåner och flera personalsystem vilket påverkar möjligheterna att kravställa vid en eventuell upphandling eftersom behoven och förutsättningarna är så divergerande att det kan vara till nackdel utifrån ett hela staden-perspektiv. Intraservice ser en problematik i att ta med samtliga förmåner som erbjuds idag i en och samma kravställan om staden skulle upphandla och köpa en förmånsportal eftersom staden då får ta höjd för att fler förmåner erbjuds i några av bolagen och detta påverkar kostnadsbilden. Förutsättningarna vid en upphandling måste vara fastställt när det gäller vilka som ska vara med, om det ska vara tvingande för bolagen och hur finansiering ska ske. När det finns ett likställt förmånserbjudande för staden finns det bättre förutsättningar för en stadengemensam lösning att synliggöra och administrera förmåner. Likställan av förmåner gäller även mellan stadens förvaltningar. Det är nu svårt att förutse när staden kommer att ha ett gemensamt utgångsläge vad gäller förmåner utifrån stadsledningskontorets uppdrag att utveckla och anpassa kostnadsneutrala förmåner. Tidplanen för och innehållet i gemensamma förmåner påverkar på vilket sätt synliggörande och administration av förmåner kan ske. Varje tillägg av nya förmåner oavsett om de är kostnadsneutrala eller inte kommer innebära ytterligare behov av samlad information, i vissa fall systemutveckling i personalsystemet och administration. Detta gäller oavsett om staden väljer att upphandla och köpa en förmånsportal som finns på marknaden eller väljer att synliggöra förmåner på stadens intranät och själv stå för administrationen. Resultatet av den genomförda kostnads- och nyttoanalysen visar på att de monetära nyttorna inte är större än kostnaderna för något av alternativen. Kostnads- och nyttoanalysen är en del av förstudierapporten som finns att tillgå. Staden behöver oavsett vilket lösning som prioriteras ha en samlad bild av förmånerna för medarbetaren. Slutsats av arbetet är att det finns behov av att synliggöra och förenkla administrationen och därigenom nyttjandet för medarbetarna. En samordning i staden skulle innebära en effektivisering av det som är gemensamt Sida 4 (7)

133 Det finns ett behov av att se över den samlade kommunikationen med medarbetare som idag inom HR utförs genom flera kanaler. Att kommunicera förmåner tillsammans med annan information utifrån medarbetarens anställning stödjer stadens kommunikationsstrategi och målbild för intranätet. Intraservice arbetar parallellt med att se på möjligheterna som personalsystemets nya gränssnitt som innebär en väg in för medarbetaren där trafiken styrs till stadens intranät. Tekniken innebär lättillänglig information till medarbetaren. Under förstudiens gång har intraservice gjort bedömningen att det inte skulle vara till nytta för staden att administrera förmånerna på samma sätt som idag genom att flytta arbetsuppgifterna till intraservice. Staden behöver istället förenkla administrationen genom att arbeta annorlunda med exempelvis beställningsformulär. Intraservice föreslår utifrån nuläget för förmånerna staden har idag med koppling till uppdragen att likställa, ta fram kostnadsneutrala förmåner och bolagens eventuella användande av stadens kommungemensamma IT-system och ovanstående resonemang att synliggöra förmåner på intranätet och att förenkla administrationen enligt alternativ 3. Detta alternativ skulle innebära att staden utvecklar gemensamma sidor på intranätet och att respektive förvaltning eller bolag sedan kan komplettera med lokal information. Möjliggörare som single sign-on och nytt gränssnitt för personalsystemet och utveckling av formulär för enklare beställning behöver utnyttjas till fullo. Intraservice föresår vidare att staden gemensamt köper friskvårdsadministration gemensamt. Detta utvecklingsarbete skulle kunna innebära en ny tjänst, alternativt en större förändring av befintlig tjänst. När staden arbetat med uppdragen att likställa förmåner, tagit fram kostnadsneutrala förmåner så att staden vet vad det skulle kunna innebära och bolagen tagit beslut om användande kan frågan tas upp på nytt och nytta och kostnad med köpt förmånsportal ställas mot att intraservice synliggör förmåner på intranätet och förenklar administrationen för staden. Perspektivet kring kommunikationsstrategi och målbild för intranätet behöver tas i beaktande även då. - IT-stöd för formella kompetenser Intraservice har genomfört en förstudie som beskriver hur förvaltningar och bolag arbetar med hantering av formella kompetenser samt vilka behov som finns av IT-stöd som stödjer arbetet. Förstudien har haft avgränsningen sektor utbildning, fackförvaltningar och bolag. Utifrån förstudiens resultat förordar intraservice att tjänsteområde utbildning tar upp frågan utifrån sektorns specifika behov och att staden inte går vidare i detta läge med fackförvaltningar och bolag. Förutsättningar som övergripande plan för arbete med kompetensförsörjning på lång sikt och samordning för bolagen samt beslut utifrån kommunfullmäktiges beslut om att bolag ska använda kommungemensamma it-system behöver tydliggöras innan fortsatt arbete med it-stöd för kompetens kan återupptas. Hela utbildningssektorn, flera fackförvaltningar och bolag har behov av att få stöd att hantera formell kompetens. För flera fackförvaltningar är behovet att hantera formella kompetenser som en del i hela kompetensförsörjningen. Behovet ser olika ut beroende på om en tjänst ska stötta stadenövergripande nivå, förvaltningar/bolagsnivå eller enhetsnivå. Oavsett vilken nivå ett eventuellt framtida IT-stöd ska stötta behöver det vara uttalat för vem det är till samt vilken målgrupp som ska använda IT-stödet. Det är av vikt att IT-stödet integreras med andra IT-stöd så att kvalitetssäkrad information minskar den manuella hanteringen. Inom utbildningssektorn finns lagkrav på att ha koll på legitimation och behörigheter kopplat till eleverna. Det är viktigt att behörigheterna kan kopplas till undervisningsplaneringen. Rektorer uttrycker en oro över ytterligare IT-stöd att arbeta i. En eventuell framtida tjänst behöver utgå från Sida 5 (7)

134 vilka målgrupper som ska arbeta i den och förståelse för att chef, medarbetare och administratör (specialist) har olika behov är avgörande. Legitimation och behörighet behöver arbetas med i en helhet tillsammans med undervisningsplanering och ekonomi. Utifrån förstudien rekommenderar intraservice att tjänsteområde utbildning ser över möjligheten att få in arbetet med legitimation och behörighet i redan befintligt IT-stöd alternativt ta med i upphandling av nytt elevadministrativt IT-stöd. Det är av vikt att en framtida tjänst innehåller utveckling av arbetssätt, utbildning, support och integrationer som ett komplement till IT-stöd. För fackförvaltningarna utgör formella kompetenser endast en del av arbetet med kompetensförsörjningen. Upplevelsen är att en potentiell tjänst som enbart fokuserar på formella kompetenser inte skapar tillräckligt värde. Kompetensförsörjningen styrs av verksamhetens mål och innefattar även koppling till individuella utvecklingsplaner för varje en skild medarbetare och hur bemanning av verksamheterna kan ske utifrån andrag kompetenser än formella. En lösning som endast stödjer administration av formell kompetens täcker inte hela behovet. Arbetet behöver sättas in i helheten kring kompetensförsörjning och det är av vikt att staden tar fram en långsiktig plan för arbetet med kompetensförsörjning som staden kan hänga upp det fortsatta arbetet på. Intraservice förordar utifrån ovanstående resonemang att staden avvaktar övergripande plan för kompetensförsörjning i staden innan beslut om vidare åtgärd tas. De bolag som varit med i förstudien hanterar formella kompetenser idag och har behov av IT-stöd för arbetet. Utifrån kommunfullmäktiges beslut att stadens bolag ska använda kommungemensamma ITsystem pågår en förstudie som intraservice och Stadshus AB genomför. Innan staden väljer att gå vidare i frågan med en eventuell tjänst bör hänsyn tas till förstudiens resultat. Vissa av stadens bolag använder idag tjänster från intraservice och finns i stadens IT-miljö medan andra är längre ifrån. Ett beslut om hur stadens bolag ska närma sig stadens tjänster är avgörande för fortsatt arbete. Förstudien förslår att de bolag som har behov av att hantera formell kompetens samordnar sig för att se över gemensamma behov och hur en eventuell tjänst med IT-stöd som en del skulle kunna se ut för att möta deras behov. Intraservice förslår utifrån ovanstående resonemang att staden avvaktar resultat av förstudien utifrån kommunfullmäktiges beslut och beslut om bolagens användande av kommungemensamma interna tjänster. 1.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Tjänster som bidrar till att staden behåller och utvecklar medarbetare genom att hen utvecklas internt eller byter genom intern rörlighet är avgörande för att staden ska kunna ha den kompetens som krävs i verksamheterna. För verksamheterna är nyttan att erfarna medarbetare stannar i verksamheten och att mindre tid läggs på rekrytering och introduktion. Tydlig kommunikation om stadens meningsfulla jobb, karriär- och utvecklingsmöjligheter, samt förmåner bidrar till att staden ses som en attraktiv arbetsgivare. Förenklad administration av förmånerna underlättar för medarbetare och chefer. 1.3 Säkerhetsbehov Staden ska hantera personuppgifter på korrekt sätt. Krav att hantera medarbetare som har skyddad identitet. 1.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Effekter av tjänster är att mer tid kan läggas på kärnverksamheten då chefer inte behöver rekrytera i så hög omfattning och medarbetare med erfarenhet kommer i större utsträckning finnas i verksamheterna Sida 6 (7)

135 1.5 Effekt vid avslag I det fall staden väljer att inte arbeta med att utveckla tjänster som bidrar till att behålla kompetens i verksamheterna skulle detta kunna leda till ytterligare svårigheter med att kompetensförsörja stadens verksamheter. 1.6 Finansieringsform Insatsen finansieras av förvaltningar och bolag som använder HR-tjänsterna. Utvecklingskostnader kommer att sökas från stadens personal- och kompetensförsörjningsanslag under förutsättning att det är möjligt även år Sida 7 (7)

136 Övergripande tjänsteplan IT-tjänster Datum Version Beskrivning Ändrat av Lars Sandin Efter prioforum Lars Sandin Lars Sandin Efter tjänsteforum Lars Sandin Till prioforum Lars Sandin Tagen i prioforum Lars Sandin Efter beslutsforum Lars sandin Version 4.0 Inledning... 2 Långsiktig inriktning och mål... 2 Förändring i finansieringsmodellen... 3 Prioritering... 3 Utvecklingsinitiativen... 3

137 1. Utvecklingsinsatser inom IT-säkerhet: - Förenkling och automatisering av konto- och behörighetshanteringen - Meta-data-kataloger för medborgare och externa partners/utförare. - Arbete med sektorsspecifika federationslösningar Vidareutveckling av Masterdata och Verksamhetskatalogen Nya plattformar för samarbete, innehållshantering, ärendehantering Införa fler funktioner i E-tjänsteplattformen Högre tjänstenivå på LAN, inkluderar utökat stöd för tekniska nät Byte av Officeversion Plattform för mobilt/aktivitetsbaserat arbetssätt IT-tjänster Inledning Detta dokument beskriver den utveckling som påverkar och påverkas av andra tjänster eller program. I de detaljerade tjänsteplanerna för områdena ligger även utveckling som är en förädling av tjänsten och inte kräver extra finansiering. Långsiktig inriktning och mål IT-tjänster är idag de komponenter/tjänster som möjliggör övriga kommungemensamma eller förvaltningsunika tjänster. De kan användas både som tjänst och komponent. Från 2016 består de av följande tjänsteområden. Varje område innehåller sedan flera tjänster. IT-kommunikation Systemdrift IT-säkerhet Kvalitetssäkrad information IT-Plattformar IT-verktyg Generellt för IT-tjänster är att de skall leverera de egenskaper som möjliggör för andra tjänster att effektivt leverera verksamhetsnytta. Därför skall IT-tjänsters egenskaper vara väl beskrivna, priserna enkla att förstå och nyttjandet skall vara enkelt att följa upp. Men det är de tjänster som nyttjar ITtjänster som säkerställer nyttohemtagningen. Utveckling av tjänsterna styrs som andra tjänster av Tjänsteansvarig, tjänsteansvariga för övriga tjänster och de forum som är knutna till IT-tjänster. Dessutom påverkar program för e-samhället utvecklingen. Under planperioden (ev före) kommer tjänsterna förändras för att bättre möta upp till stadens behov. Finansieringsmodellen kommer även att ses över Sida 2 (10)

138 Förändring i finansieringsmodellen Tjänsterna IT-arbetsplats, WAN, LAN och datalagring är till största del förmedling av kostnader från underleverantörer. Kostnaderna har under de ökat med 17-39% och volymökningen har varit mellan 22-86%. Intraservice kan inte styra dessa kostnader utan det är helt upp till förvaltningar och bolag att beställa den volym och kvalitet som de anser vara till mest nytta för dem. Med bakgrund av detta är införande av en ren prislista bäst för dessa tjänster. Benchmarking av tjänsterna blir dessutom enklare. Ev över och underskott regleras i nästa års prislista. En viss procent av enhetskostnaden kan användas för förädling av tjänsten. Detta styrs av forum. Prioritering IT-tjänster prioriteras både av andra tjänster, e-samhälle och forum eftersom de påverkar och är beroende av ITtjänster. Beroenden visas i bilaga. Utvecklingsinitiativen Utvecklingsinsatserna 2017 är beräknade till tkr. I förslag till handlingsplan för e-samhälle finns ytterligare förslag på tkr som är viktiga för samtliga utvecklingsinitiativ (även andra tjänsteområden). Om handlingsplanens beslut förändras kommer det att påverka möjligheterna att leverera enligt tjänsteplanerna. Initiativen är inriktade på att underlätta för: Utbildning Vård och omsorg. Bättre samarbete med medborgare Intranät och ärendehantering Stadsutveckling IT-tjänsters utvecklingsinitiativ, tkr Prioritering Summa Förenkling och automatisering av konto- och behörighetshanteringen Byte av Officeversion Vidmakthållande kostnader N/A Sida 3 (10)

139 1. Utvecklingsinsatser inom IT-säkerhet: - Förenkling och automatisering av konto- och behörighetshanteringen - Meta-data-kataloger för medborgare och externa partners/utförare. - Arbete med sektorsspecifika federationslösningar Mål med utvecklingsinsatserna Under 2017 kommer tjänsteområdet Generell IT-säkerhet utvecklingsmässigt fokusera på fortsatt arbete med förenkling och automatisering av konto- och behörighetshanteringen. Utifrån preliminär planering kommer vi under 2017 att fokusera på rollbaserad behörighetshantering för primärt sektor välfärd och sektor utbildning. Rent konkret innebär det att vi ska arbeta med att skapa upp och/eller ta bort behörigheter för anställda inom de prioriterade sektorerna utifrån information från HR-system mm som kan ge oss underlag i form av kvalitetssäkrad master-data om medarbetarnas roller/arbetsuppgifter. Utifrån det kan behörigheter skapas/tas bort i relation till rolluppsättningar som har definierats av verksamheten. Parallellt med det arbetet kommer vi även arbeta vidare med att skapa den översiktsbild av en medarbetares behörigheter som behövs för att kunna besvara frågan vilka behörigheter en viss medarbetare har. Rent tekniskt hanteras det genom att system efter system kopplas till det nav för behörighetshantering som införs under Medborgare och externa partners som återkommande använder stadens olika system och resurser, exempelvis i form av e-tjänster förväntas idag registrera sig eller ange olika typer av uppgifter, exempelvis kontaktuppgifter, gång efter gång. En meta-datakatalog där den typen av uppgifter kan sparas för att återanvändas gång efter gång skulle sannolikt upplevas som en stor förenkling och förbättring. Utifrån sektorsspecifika behov av samarbete mellan olika organisationer finns det ibland federationslösningar som kan användas för att lösa frågor avseende autentisering och/eller behörighetshantering. Exempel på sådana är Skolfederationen och SAMBI för utbildning respektive välfärd. Den nationella HSA-katalogen används också mer och mer för att hantera behörighetstilldelning. För att möta behov och utveckling inom stadens olika sektorer behöver vi inom systemansvarsområdet arbeta med den här typen av frågor, och kunna vara ett stöd vid införanden etc. För att uppfylla PUL behöver man kopplat till en sådan har meta-datahantering även kunna hantera samtyckesgodkännande Nytta med utvecklingsinsatsen Nyttorna med utvecklingsinsatsen är flera. Automatiserad kontohantering i de kommungemensamma systemen leder till minskat arbete såväl för verksamheten själv, som idag antingen beställer och/eller manuellt lägger upp och tar bort konton och behörigheter i de här systemen Sida 4 (10)

140 En rollbaserad behörighetshantering leder till enklare beställningsförfarande för behörigheter där man fortsatt inte har en helt automatiserad process. Det innebär också att det finns bättre underlag för att göra behörighetsrevision gentemot, och revisioner kan fokusera på de användare som avviker från de definierade rollerna. Automatiserade rutiner kan även ge nyttor genom att det ökar sannolikheten för att relevanta behörigheter finns på plats när medarbetare börjar, och det hjälper till att säkerställa att behörigheter tas bort när medarbetare slutar. Allt det är rutiner som idag sköts helt manuellt, och ofta utan systemstöd Säkerhetsbehov Rollbaserad automatiserad behörighetshantering ger stora säkerhetsvinster just genom att många manuella moment kan elimineras och i system kan exempelvis behörighetsborttag mm styras utifrån verksamhetsregler, vilket kan öka regelefterlevnad kring korrekt hanterade behörigheter i informationssystem. Det behöver dock kontinuerligt göras säkerhetsavvägningar om vilka steg i behörighetshanteringsprocessen som ska automatiseras Effekter samt hur dessa kan uppnås Mindre tid behöver användas till att hantera behörigheter. Tiden från det att medarbetare börjar eller slutar till dess att behörigheter är på plats respektive är borttagna kan kortas. De beställningar som fortsatt hanteras manuellt blir lättare att beställa rätt, då definierade rolluppsättningar finns på plats för flera verksamhetsroller Effekt vid avslag Fortsatt manuellt arbete med upplägg och borttag av konton och behörigheter resulterar i dagens situation kvarstår Finansieringsform OBS! Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan Vidareutveckling av Masterdata och Verksamhetskatalogen Mål med utvecklingsinsatsen Det finns ett stort behov av en sammanhållen och enhetlig information med hög kvalité i staden. För att stödja detta skall verksamhetskatalogen innehålla grundläggande kvalitetssäkrad data som möjliggör sammanställande av information till stadens övriga system. Det är av stor vikt i staden att vi får en väl utvecklad masterdata strategi. Ett flertal av andra utvecklingsinsatser blir annars av sämre kvalitet Nytta med utvecklingsinsatsen Effekthemtagningen kommer då att i första hand ske i stadens verksamheter genom korrekt hantering av personinformation vilket innebär minskad administration för HR (personec, västfolket), för Sida 5 (10)

141 telefoniadministratörer (beställningar), för konsument och medborgarservice (Person, organisation och tjänst) samt dito för medarbetare i staden Säkerhetsbehov Utvecklingsinsatsen behövs för att minska säkerhetsriskerna i andra system Effekter samt hur dessa kan uppnås Då Verksamhetskatalogen kan meddela andra system och personer förändringar som rör person och organisation, är alla som behöver enhetlig, kvalitetssäkrad information intressenter: Välfärd: HR: Nationella initiativen, NPÖ, Nationell Patientöversikt, kräver korrekt information från HSA (Hälso- och Sjukvårdens Adressregister) som försörjs från Verksamhetskatalogen. Lokala system har behov av korrekta personuppgifter. Personec lämnar information om gällande anställningar. Förenkling av nyanställning och avslut med behörighetshantering. Kommunikation: Konsument och medborgarservice får rätt information om person, funktion och organisation för att kunna ge rätt medborgarservice. Kvalitetssäkrat telefonisystem. Serviceguiden innehålla rätt information och vara placerad på rätt plats. 1 Ekonomi: Nya ekonomisystemet gemensam hantering av organisationsdata. Gemensam hantering av attestinformation. Utbildning: Information från skol- och hälsovårdsystem behöver en plats där den kan synkas mot andra system för att göra den möjlig att använda för delningstal. IT-infra Skapa rollbaserade behörigheter för att stödja medarbetare. Fortsatt utveckling av säkra system. Upphörande av konton och behörigheter. Kontaktinformation till beställningsportal och Service Now. Gemensam information för stadens lokaler tillsammans med exempelvis tillgänglighet, finns idag i serviceguiden (enhetskatalogen). Licenser: Inventering med person, licens, maskin, leasing mm. Livscykelhantering. 1 För en mer detaljerad beskrivning av Serviceguiden (Enhetskatalogen), se bilaga Sida 6 (10)

142 2.1.5 Effekt vid avslag Mindre säkerhet i verksamhetstjänsterna och ökade driftkostnader för att balansera detta Finansieringsform Aktiviteter som utvecklingsinsatsen är beroende av Andra tjänster/aktiviteter som är beroende av denna utveckling Finansieringsform 3. Nya plattformar för samarbete, innehållshantering, ärendehantering 3.1 Mål med utvecklingsinsatsen 3.2 Nytta med utvecklingsinsatsen 3.3 Säkerhetsbehov 3.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås 3.5 Effekt vid avslag 4. Införa fler funktioner i E-tjänsteplattformen. 4.1 Mål med utvecklingsinsatsen 4.2 Nytta med utvecklingsinsatsen 4.3 Säkerhetsbehov 4.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås 4.5 Effekt vid avslag Sida 7 (10)

143 5. Högre tjänstenivå på LAN, inkluderar utökat stöd för tekniska nät 5.1 Mål med utvecklingsinsatsen Ge verksamheterna ett stabilt och säkert stöd när kraven på trådlösa och tekniska nät ökar. 5.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Krav och användande av trådlöst nät har ökat kraftigt och kontinuerligt sedan införandet Det finns inga tecken på att kurvan kommer att planas ut, snarare visar trenden på en ännu snabbare utvecklingstakt. En högre tjänstenivå på LAN är en grundförutsättning för leveranser inom bl.a. e-samhälle, tekniska nät och välfärdsteknologi. En högre tjänstenivå ger också möjlighet att leva upp till verksamhetens förändrade kravbild. De flesta av funktioner inom tjänsten LAN är beroende av stadsnätsanslutning som tillhandahålls inom tjänsten WAN. Tjänsten WAN har i dagsläget har en högre tjänstenivå och genom att höja tjänstenivån på LAN uppnås en större transparens och samstämmighet inom leveranserna, vilket förväntas leda till en förbättrad användarupplevelse. 5.3 Säkerhetsbehov Verksamhetens krisberedskap behöver inte förändras/anpassas i och med förslaget. 5.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Möjliga effekter är att verksamheten kommer att kunna utföra sitt uppdrag bättre och enklare. Riskerna med ett genomförande bedöms som mycket små. 5.5 Effekt vid avslag Möjliga effekter vid avslag är att verksamheterna inte kommer att kunna utföra sitt uppdrag och att målen inom området e-samhälle inte kommer att uppnås. 5.6 Finansieringsform 6. Byte av Officeversion 6.1 Mål med utvecklingsinsatsen Sida 8 (10)

144 Byta ut dagens version av Office mot en som fungerar i en ny samarbetsplattform. I samverkan med flera andra aktörer inom staden införa nytt office paket som väl fungerar ihop med samarbetsplattform, innehållshantering, res-fria möten för att bli ett värdeskapande stöd för verksamheterna. 6.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Dagens Office 2007 slutar supporteras i oktober Det finns idag mer än installationer. Ett byte av Office-verktyg skall genomföras innan dess. De problem som kan inträffa i staden om Office fungerar dåligt påverkar verksamheterna mycket. Ex. Om varje användare har 1 timmars problem per år kostar det arbetstimmar. Det motsvarar ca 7 Mkr i uteblivit arbete. Arbetet skall synkroniseras med e-samhället där behovet av väl fungerande samarbetsplattformar och innehållshantering poängteras. 6.3 Säkerhetsbehov Enligt de informationssäkerhetsklassningar som genomförs 6.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Inga störningar i verksamheten samt att mobilt7aktivitetsbaserat arbetssätt kan genomföras som ett väl etablerqt stöd till verksamheterna. 6.5 Effekt vid avslag Om varje användare missar 1 timme blir det 7 Mkr i borttappad tid. Missas 10 timmar per år motsvarar det 70 Mkr. Satsningar på mobilt och aktivitetsbaserat arbetssätt blir svårare att genomföra och nyttorna färre. 6.6 Finansieringsform Fram till 2010 hade staden ett serviceavtal som möjliggjorde uppgradering. Detta togs bort av besparingsskäl. Utredningsarbetet är mycket omfattande och kommer att medföra ökande kostnader. Det är viktigt att nyttohemtagningsunderlaget är tydligt. 7. Plattform för mobilt/aktivitetsbaserat arbetssätt. 7.1 Mål med utvecklingsinsatsen Utveckla ett arbetssätt för mobila/aktivitetsbaserade arbetsplatser. Kravställa de nödvändiga programvaror som behövs för arbetssättet samt se på nyttoeffekter. Är en förutsättning för ett flertal behov från e-samhället, Attraktiv hemtjänst och LOV 7.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Att medarbetare inom staden har tillgång till rätt information i rätt tid och på rätt plats på ett säkert sätt på en enhet som passar ändamålet. > 7.3 Säkerhetsbehov Att tillhandahålla säkra och rätt enheter samt anpassade applikationer som är avsedda för ett aktivitetsbaserat- och mobilt arbetssätt Sida 9 (10)

145 7.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Att som medarbetare i staden få säker tillgång att nyttja information där man befinner sig, på en enhet/dator som är lämplig för arbetsuppgiften. Detta ger möjlighet att fullt ut arbeta på andra platser än kontoret utan att för den saken skull äventyra säkerheten med att information hamna i orätta händer. 7.5 Effekt vid avslag Effekten blir att medarbetaren i staden inte får möjlighet att arbeta lika effektivt som digitaliseringen möjliggör 7.6 Finansieringsform Ingår i ny prismodell Sida 10 (10)

146 Tjänsteplan Kommunikation Version 4.0 Datum Version Beskrivning Ändrat av Utkast baserad på tjänsteplan , antagna regler för kommungemensamma tjänster 2016, samt diskussioner i tjänsteforum jan-mars Kompletteringar Demokrati och delaktighet e-samhälle Kompletteringar kring Grafisk service Laine Västrik L. Västrik Anna Holmberg Björk, L. Västrik Justeringar p g a LOV Monica Aasland, L. Västrik Kompletteringar ang. Grafisk service Kompletteringar/justeringar efter tjänsteforum 20/ Borttag av personalkostnad för utvecklingsledare demokrati efter prioriteringsforum Anna Holmberg Björk, Helena Mehner, Maria Holmgren, Ann Flyning, L Västrik L. Västrik

147 Minskad utv.budget för Intranätet (samverkansfunktioner). Behoven kan lösas under Utvecklingsaktivitet integrera Chatt i ramverket är struken. Genomförs under Version 4.0 efter beslut i Beslutsforum L.Västrik/H Mehner L.Västrik Sida 2 (21)

148 Långsiktig inriktning och mål Staden ska utveckla en lättillgänglig, enkel och effektiv extern och intern service som underlättar vardagen för boende, besökare och företagare samt för chefer och medarbetare. Staden ska ha en stark och modern profil i kommunikationsfrågor för att tydliggöra för boende, besökare och företagare vad staden erbjuder och utveckla demokratin. Genom digitalisering kan stadens tjänster effektiviseras och göras lättillgängliga för de olika målgrupperna. Den utvecklade servicen ska bidra till att boende, besökare och företagare blir nöjda och även till ökad kvalitet och effektivitet i våra verksamheter. Anställda ska uppfatta staden som en attraktiv arbetsplats. Detta tjänsteområde utgår från av Kommunfullmäktige fattade beslut för program för medborgarservice, program för e-samhälle, förslag till program för intern service och program för kommunikation. Utvecklingsinsatser Tjänsteplan beskriver, på en övergripande nivå, prioriterade utvecklingsområden inom tjänsteområde kommunikation, kopplat till en indikativ budget (bilaga Beredningsunderlag budget tjänsteplan kommunikation ). Tjänsteforum har prioriterat bland föreslagna aktiviteter inom tjänsteplanens utvecklingsområden. Flera föreslagna aktiviteter får påverkan på enskilda verksamheter och det behöver tydliggöras och kommuniceras. Eventuella kostnader som uppstår i verksamheten på grund av införandet måste respektive verksamhet ta om hand i ordinarie budgetprocess. Omprioriteringar mellan utvecklingsområden och aktiviteter kan bli nödvändiga under kommande år Sida 3 (21)

149 Flera utvecklingsinsatser är beroende av att utvecklingsinitiativ inom tjänsteområde IT-tjänst kommer att genomföras. Vidmakthållande Ökade personalkostnader inom vidmakthållande beror på att en person från Konsumentoch medborgarservice kommer att ingå i Grafiska gruppen på intraservice och två personer med strategisk respektive operativ videokompetens behöver nyanställas beräknas en av tjänsterna bli till hälften intäktsfinansierad. 2019: Licenskostnader för analysverktyg för sociala medier Förklaring till ökat vidmakthållande på grund av utvecklingsinitiativ 2017: Övrig digital extern kommunikation: Stadsutvecklingswebb: förvaltningskostnad för underhåll och drift och specialiststöd, vilket är tjänster hos leverantören. Licenskostnader för Episerver: E-samhälle: stadengemensamma e-tjänster: Program- och licenskostnader för jämföratjänst och Göteborgsapp Demokrati och delaktighet: Program och licenskostnader för samlad webbsida för demokrati och delaktighet, e-förslag och valapplikation till ungdomsfullmäktige Sida 4 (21)

150 Grafisk service: Videoplattform/bildarkiv: Videoplattform: Nyanställning av två personer video- och bildstrateg/filmare. Övrigt: Plattformkostnad, teknisk utrustning mm: Övriga vidmakthållandeökningar : 2017: Generell indexuppräkning Kostnader för installation av nät inomhustäckning telefoni Ökade kostnader för supportärenden telefoni Förvaltningsgemensamma kostnader för telefoni från och med 2017 Ny kommungemensam intern tjänst demokrati och delaktighet. Förvaltningsgemensamma overheadkostnader, t ex stabsfunktion, nämnd mm. Kostnader för två årsarbetare, kommunikationsstrateg och informationsarkitket. Tjänsteplan kommunikation 2016 Ny kommungemensam intern tjänst: Grafisk service, förvaltningsgemensamma overheadkostnader : Generell indexuppräkning Sida 5 (21)

151 1. Intern kommunikation Området intern kommunikation omfattar tjänster för stadens gemensamma interna digitala kommunikationskanaler, t ex intranätet. Utvecklingsområdet och föreslagna aktiviteter är ett viktigt led i att nå målen för intern kommunikation i Program för Kommunikation i Göteborgs Stad och i att uppfylla det politiska uppdraget från kommunfullmäktige, som handlar om att förstärka internkommunikationen. 1.1 Intranätet Utvecklingsinsatser som föreslagits för år 2017: Stöd för beställning av tjänster och behörigheter Samarbetsfunktioner på intranätet Portal för åtkomst till rätt information till rätt roll Integrerade tjänster och verktyg Under åren kommer fortsatt utveckling av funktionerna ovan behöva genomföras. Dessutom kommer intranätet att behöva fortsatt nyutveckling. Behov som idag inte går att förutse kommer att tydliggöras under kommande år Sida 6 (21)

152 1.2 Mål för utveckling av intranätet Målet med insatserna för att utveckla intranätet verkar mot målen för intern kommunikation i Program för Kommunikation i Göteborgs Stad. De interna kommunikationsmålen handlar om att skapa förståelse bland medarbetare för hur de kan bidra till stadens och verksamhetens mål men också att de känner delaktighet, engagemang och samhörighet på sitt arbete. Intranätet ska utgöra en viktig del i arbetet, som ett internt nav för kommunikation. Det finns även ett politiskt uppdrag från kommunfullmäktige att förstärka internkommunikationen. Som ett led i detta har det genomförts en analys av ledningskommunikationen i staden och utvecklingen av intranätet pekas tydligt ut som en framgångsfaktor där samarbetsytor och möjlighet att dela information och samverka är en viktig beståndsdel. Målet är även att stadens medarbetare på ett enkelt sätt, via stadens gemensamma intranät, skall få tillgång till den information som hen behöver i sin yrkesroll. Startsidan på stadens intranät ska vara anpassad utifrån roll och det ska vara möjligt att beställa de tjänster och de behörigheter som hen behöver i sin yrkesroll. Det skall också vara möjligt att samverka och samarbeta över verksamhetsgränserna. Ett välutvecklat, effektivt och intuitivt stöd för detta sparar mycket tid och minskar irritationen vad gäller it-administration, bland chefer och medarbetare. Ett intranät som har möjlighet att vara rollbaserat ökar attraktiviteten och incitamentet för medarbetare att använda sig av intranätet. Även detta är en förutsättning för att intranätet ska fungera som en effektiv intern kanal. Utvecklingsinsatsen bidrar också till en enkel och effektiv intern service som underlättar vardagen för chefer och medarbetare. Denna service ska bidra till högre kvalitet och effektivitet i våra kärnverksamheter. Resultatet av insatsen är ett intranät som är överskådligt och lätt att använda, samtidigt som det är mer relevant och därmed mer hjälpsamt för användare. Angelägenheten bedöms som mycket hög och vid ett införande kommer stödet att ha potential medverka till en bättre arbetssituation för stadens medarbetare. Intranätet har potential att vara fullständigt avgörande i ett utvecklat arbetssätt kring intern kommunikation i staden. Utvecklingsinsatsen är ett generellt behov i staden men det har speciellt påtalats från e-samhälle PO Utbildning och tjänsteområde HR, Ekonomi, Ledning och Styrning och i Program för intern service - utveckling av service och tjänsteutbud. 1.3 Nytta för utvecklingsområdet Nyttan av den föreslagna insatsen bedöms vara mycket hög. Den kan bidra till ökad effektivitet, mer tid över för kärnverksamheten och minskad irritationen bland chefer och medarbetare. Vilket i förlängningen bidra till att medarbetare inte byter jobb i så hög utsträckning och att Göteborgs Stad upplevs som en attraktivare arbetsgivare. Om både medarbetare, chefer och ekonomer på ett enkelt sätt finner den information som de i första hand behöver kan tid frigöras till andra uppgifter. Om cheferna på ett enkelt sätt kan få en överblick över sin ekonomi ökar möjligheten för dem att tydligare ta ansvaret, utan att behöva förlita sig i lika hög grad på sin ekonom. En startsida som är anpassad utifrån roll gör även att rörligheten inom staden underlättas, eftersom sidan är mer knuten till roll än till vilken förvaltning/bolag individen arbetar på. Alla har med andra Sida 7 (21)

153 ord lätt att känna igen sig och hitta även på en ny arbetsplats inom staden. Insatsen gynnar samverkan över organisatoriska och geografiska verksamhetsgränser. Det blir också enklare att samverka, hitta kontaktuppgifter och delta i gemensamma projekt. Man kan dela skrivbord och dokument. Det finns funktioner för chatt och det finns en gemensam kalender mm vilket sparar mycket tid och underlättar samarbete. Allt detta sammantaget bidrar också till att göra intranätet till en attraktiv och väl fungerande intern kanal. 1.4 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad så ska tillämpliga lagar och styrande dokument tillämpas av verksamheterna. Till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL, Riktlinjer för informationssäkerhet och de lagar som styr specifika verksamhetsområden till exempel Patientdatalagen och Riktlinjer för informationssäkerhet. 1.5 Effekter samt hur dessa kan uppnås Önskade effekter Medarbetarna har förståelse för hur de kan bidra till stadens och verksamhetens mål och intranätet utgår ifrån individens roll i staden Intranätet skapar förutsättningar till delaktighet, engagemang och samhörighet Intranätet erbjuder samarbetsytor och möjlighet att dela information Intranätet ökar tillgången på information och är överskådligt och användarvänligt Intranätet bidrar till högre kvalitet och effektivitet i våra kärnverksamheter Hur effekterna ska uppnås Startsidan på stadens intranät ska vara anpassad utifrån respektive roll. Intranätet ska vara rollbaserat. Skapa möjligheter att samverka och samarbeta över verksamhetsgränserna Säkerställa att intranätet är ett välutvecklat, effektivt och intuitivt stöd Öka attraktiviteten och incitamentet för medarbetare att använda sig av intranätet Ett hinder vid utveckling och införande kan vara att befattningsbeskrivningar och rollhantering saknas eller är otydliga. Det blir därmed otydligt vilka tjänster och vilka behörigheter som hör till en viss befattning. Risk: Staden har en mix av utförare i form av lokalt/centralt/upphandlat utförande. Vilket innebär att återkopplingen till beställaren måste säkras i ett flertal olika tekniska flöden. Risken och kostnaden beror på omfattningen av projektet och varierar till exempel beroende på vilken tjänst som beställs. 1.6 Effekt vid avslag Om inte detta initiativ utförs finns det risk att intranätet inte hänger ihop allteftersom mer information och fler tjänster läggs till. Användare kommer troligen då att uppleva att det är svårt att hitta på intranätet och undvika att gå in där. Då uteblir nyttan med tjänsterna som man lagt där Sida 8 (21)

154 1.7 Finansieringsform Finansiering sker från stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel. 2. Extern kommunikation Området extern kommunikation omfattar tjänster för digital extern kommunikation, telefoni, chatt/forum och ärendehantering. Utvecklingsområdet och föreslagna aktiviteter bidrar till måluppfyllelse inom program för utveckling av Göteborgs stad medborgarservice och kommunikationsprogram Mål extern och intern kommunikation 2.1 Digital extern kommunikation Tjänsten levererar digitala lösningar för stadens externa digitala kanaler där t ex Goteborg.se, Stadsutveckling, Vårt Göteborg och sociala medier ingår. Lagen om valfrihetssystem (LOV) kan eventuellt komma att innebära att Goteborg.se behöver anpassas. En förstudie som tydliggör krav med mera genomförs under Utvecklingsinsatser som föreslagits för år 2017 är: Utveckling av Digitala Vårt Göteborg Stadsutveckling 2.0 Mobilanpassning av Goteborg.se Verksamhetskatalog och kontaktuppgifter på webben Eventuella anpassningar av Goteborg.se på grund av LOV Sida 9 (21)

155 Utvecklingsinsatser som planeras för omfattar t ex fortsatt mobilanpassning av Goteborg.se, verksamhetskatalog och kontaktuppgifter på webben, eventuella anpassningar på grund av LOV, utveckling av enhetssida och stadens kalendarium, arkitekturprojekt externa digitala kanaler baserat på förstudie 2017 o 2018, en utvecklad företagswebb i syfte att tillgängliggöra stadens serviceutbud för företagare, baserat på en förstudie 2017 o 2018 och införande av analysverktyg för sociala medier Mål för utveckling av digital extern kommunikation Göteborgs Stads externa kommunikation syftar till att skapa kännedom om stadens arbete. Vi ska bli bättre på att berätta vad staden gör och varför. Kommunikationen ska samtidigt tydligt signalera att vi är en stad, Göteborgs Stad. Det ska vara lättare för boende, besökare och näringsliv att ta del av de tjänster och den service som våra verksamheter erbjuder och förstå inom vilka områden de kan vara med och påverka. Vi ska också berätta på vilket sätt vår organisation, med stadsdelar, fackförvaltningar och bolag, på olika sätt bidrar till Göteborg som en attraktiv stad att bo och verka i, besöka och återvända till. Kommunikationen ska bidra till att boende, besökare och näringsliv: - känner till vad staden gör och varför och hur de kan ta del av de tjänster och den service som staden erbjuder - förstå när och hur de kan vara med och påverka - upplever stadens kommunikation som aktiv, öppen, trovärdig och tillgänglig Stadens officiella webbplats, Goteborg.se, behöver kontinuerligt utvecklas för att möta behov från boende, besökare och näringsliv. Goteborg.se är även servicevägledarnas viktigaste informationskälla i sitt uppdrag att svara på de frågor som kommer in till Göteborgs Stads kontaktcenter. Under genomfördes flera utvecklingsinsatser, t ex enhetssida 2.0 där omkring av Göteborgs Stads enheter fick nya förbättrade webbplatser och verktyg sett till mobilanpassning, tillgänglighet, struktur, navigering, publicering och förvaltning. Dock fanns en rad aktiviteter som inte hanns med under arbetets gång och som skulle behöva utvecklas för att boende, besökare, företagare och stadens medarbetare ska kunna få full utväxling av lösningen. Under utvecklades ett kalendarium som presenterar stadens alla aktiviteter. Dock fanns en rad aktiviteter som inte hanns med under arbetets gång och som skulle behöva utvecklas under kommande år för att boende, besökare, företagare och stadens medarbetare ska kunna få full utväxling av lösningen pågår ett arbete med att mobilanpassa övriga delar av goteborg.se. Som en del i det arbetet utvecklas och förändras bland annat webbplatsens navigering och goteborg.se anpassas till stadens Sida 10 (21)

156 digitala grafiska profil. Även här finns ett behov av fortsatt utveckling 2017 och framåt. Lagen om valfrihetssystem (LOV) kan eventuellt komma att innebära att Goteborg.se behöver anpassas. En förstudie som tydliggör krav med mera genomförs under Under 2016 ska en stadsutvecklingswebb lanseras. Målet med den nya webbplatsen är att vi på ett enhetligt och sammanhållet sätt kan presentera hur staden kommer att utvecklas framöver. Samtliga beskrivna behov kommer inte att kunna mötas i steg 1 under 2016 utan fortsatt utveckling behövs under kommande år. Vidare behövs en analys av vad boende, besökare och företagare vill kunna hitta för information på webbplatsen. Införandet av en ny stadsutvecklingswebb innebär att staden kommer att införa ett nytt publiceringsverktyg. Kontaktuppgifter är ett av det mest efterfrågade innehållet på goteborg.se. Det finns ett stort behov av att effektivisera hanteringen och kvalitetssäkra kontaktuppgifterna; exempelvis genom att koppla samman uppgifterna i telefonisystemet med uppgifterna i serviceguiden/enhetskatalogen som visas upp på goteborg.se. Det är även nödvändigt att kunna koppla information till andra tjänster, såsom karta och tillgänglighetsdatabas. Vartgoteborg.se är stadens officiella nyhetskanal. Sajten är sedan ett par år i starkt behov av modernisering då den idag inte uppfyller de funktionella krav som ställs. Dagens Notes-lösning har nått vägs ände och går inte vidareutveckla och modernisera för att fylla nya krav på funktionalitet för bland annat visning av videoklipp. Kommunikation med olika intressenter sker i allt högre grad via sociala medier. I takt med att staden blir aktiv i fler kanaler kommer vi att behöva verktyg som är skräddarsydda för att hantera multipla sociala kanaler samtidigt, både redaktionellt och strategiskt. Det behövs verktyg för snabb överblick, analys och uppföljning av stort antal sociala kanaler och konton, samt agerande över flera kanaler samtidigt i realtid. Utvecklingsinsatserna inom utvecklingsområdet är efterfrågade och bedöms som mycket angelägna Nytta för utvecklingsområdet Nyttan bedöms som mycket hög för olika intressenter, såväl för boende, besökare, näringslivet som stadens medarbetare. De föreslagna utvecklingsinsatserna har potential att generera olika typer av nytta. Några exempel anges nedan: Högre kvalitet av kontaktuppgifter i webb och i e-tjänster Effektivare hantering av information då denna underhålls på ett ställe Stadens digitala kommunikation möter användarnas behov och förväntningar på ett bättre sätt Högre kvalitet på information avlastar arbetet med att hantera fel Förbättrade möjligheter att använda kalendariet i uppföljningssammanhang Effektivare flöde och hantering av kalendarieinformation Mobilanpassning av Goteborg.se gör det enklare för boende, besökare och företagare att hitta och ta del av innehållet Exempel på invånar- och verksamhetsnytta vid utveckling av Stadsutveckling 2.0: Enklare att se och förstå stadens långsiktiga vision gällande stadsutveckling Förbättrad möjlighet att påverka och ställa frågor kring stadsutveckling Sida 11 (21)

157 En naturlig och gemensam plats att presentera allt som rör stadsutveckling Ökade möjligheter att presentera stadsutvecklingsprojekt i ett sammanhang och på ett positivt sätt Exempel på invånar- och verksamhetsnytta vid utveckling av enhetssida: Kunna skapa kalendarieaktiviteter på ett ställe som sedan visas upp både på enhetssidan och i det centrala kalendariet Kontaktuppgifter på enhetssidan. Besökaren behöver inte hoppa mellan enhetssidan och enhetskatalogen Lättare att hitta avvikande öppettider och annan tillfällig viktig information Kunna skicka in synpunkter via ett formulär på enhetssidan På ett strukturerat sätt kunna visa länkar till enhetens sociala medier på enhetssidan Central redigering för att på så sätt slippa göra förändringar manuellt på hundratals enhetssidor Nyhetsflöde införs på enhetssidor Göteborgs Stads digitala nyhetstidning vartgoteborg.se är hela stadens digitala nyhetskanal en kanal med stor nytta för förvaltningar och bolag, med möjlighet att snabbt nå ut till boende, besökare och företag. För att vartgoteborg.se fortsatt ska uppfattas som en modern, uppdaterad och trovärdig kanal är det dags att byta till en modernare plattform med fler tekniska möjligheter Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad ska tillämpliga lagar och styrande dokument tillämpas av verksamheterna, till exempel PUL, Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, och Riktlinjer för informationssäkerhet. Verksamhetskatalogen måste kunna avskilja skyddade kontaktuppgifter, t ex till skyddade boenden mm Effekter samt hur dessa kan uppnås Några exempel på effekter som föreslagna utvecklingsaktiviteter kan generera: Höjt förtroende för staden och ökad nöjdhet samt användbarhet med högre service och korrekt information. För verksamheten finns betydande effektiviseringsmöjligheter med utvecklingsarbetet. En mätbar skillnad i tidsåtgång förutses då uppgifter inte behöver hanteras manuellt på många ställen. Dessutom möjliggörs en bättre kvalitetskontroll av innehållet i den externa digitala kommunikationen. En attraktiv och funktionell samlad webbplats för stadsutveckling bidrar till att boende, besökare och företagare får större insyn och bättre möjlighet att påverka stadens utveckling. Stadens möjligheter att kunna kommunicera och förankra en samlad bild av stadens utveckling ökar. Vårt Göteborg kan fortsätta vara en snabb, effektiv och trovärdig kanal för nyhetsförmedling från Göteborgs Stads förvaltningar och bolag. Boende, besökare och företagare har större kunskap om hur staden utvecklas vilket i sin förlängning kan leda till större acceptans Effekt vid avslag Staden går miste om att kunna skapa mycket nytta för verksamheterna och för dem vi är till för. I förlängningen kan det innebära att verksamheterna väljer andra, dyrare och i vissa fall sämre externa lösningar, för att kunna tillgodose såväl de externa målgruppernas som de egna behoven Sida 12 (21)

158 2.1.6 Finansieringsform Finansiering sker via stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel. 2.2 Telefoni Tjänsten består av växel, svarsgrupper, kontaktcenterlösning, abonnemang och mobildata. Göteborgs Stad har behov av kostnadseffektiv och tillgänglig telefoniservice och kommunikation till boende, besökare, näringsliv och medarbetare. Tekniken ska vara anpassad efter olika behov och lätt tillgänglig. Avtalen med nuvarande leverantörer löper ut under åren De har olika förlängningstider men omställningsmedel behöver reserveras inför ett ev byte av operatörstjänster, kontaktcenterlösning eller växellösning Mål för telefonitjänsten Målsättning för telefonitjänsten är att vara kostnadseffektiv och tillgänglig för alla förvaltningar och bolag. Den ska bidra till att boende, besökare och företagare kan nå stadens funktioner på ett sätt som motsvarar deras behov, och den ska bidra till öka tillgängligheten till stadens verksamheter Nytta för utvecklingsområdet Telefonitjänsten underlättar ett mobilt arbetssätt och den ger också tillgång till funktioner och information där man är, genom erbjuda tjänster som är anpassade för verksamheten. Telefoniavtalen (2015) innebär minskade kostnader för staden och minskad administration samt färre manuella arbetsuppgifter, då fler tjänster ingår i stadens nya avtal. En automatiserad faktureringsprocess, från beställning i winst till automatkontering och attest i ekonomisystemet, ger stora administrativa besparingar både centralt och lokalt. 2.3 Ärendehantering Ett system för ärenden från boende, besökare och näringsliv till stadens verksamheter inom och mellan en eller flera förvaltningar och/eller bolag Mål för utveckling av ärendehantering Stadens kontaktcenter ska ha ett ändamålsenligt system för ärenden från boende, besökare och näringsliv. Ärenden ska kunna hanteras inom och mellan en eller flera förvaltningar och/eller bolag. Samlad, uppdaterad information angående ett ärende, kunna delges kunderna Sida 13 (21)

159 Utrednings- och utvecklingsinsatser kommer att samordnas med och finansieras inom tjänsteområde ledning och styrning, som hanterar behov kring ärendehantering från stadens övriga verksamheter. 3. E-samhälle: Tjänsten tillhandahåller funktionalitet för att producera extern och intern digital service i form av stadengemensamma e-tjänster. Utvecklingsområdet och föreslagna aktiviteter bidrar till måluppfyllelse inom program för utveckling av Göteborgs stad medborgarservice. Det är även ett prioriterat område i Sveriges Kommuner och Landstings Handlingsplan för e-samhället. 3.1 Stadengemensamma e-tjänster Digitaliseringen av samhället har de senaste decennierna varit snabb och haft stor betydelse för samhällsutvecklingen. Med bra e-tjänster och ökad öppenhet kan privatpersoner och företag ta ansvar och kontroll över sin vardag på ett nytt sätt, och själva bidra till utvecklingen. Det är angeläget för staden att ta vara på det förändringstryck som digitaliseringen ger och dra nytta av möjligheterna bland annat för att klara framtida finansiering och tillmötesgå människors förväntningar. Att kunna förenkla vardagen för alla genom att erbjuda en samlad digital överblick med bland annat bokningar, ansökningar, kontaktuppgifter, fullmakter med mera är en prioriterad fråga. Utvecklingsinsatser som föreslagits, för åren , för att utveckla stadengemensamma e- tjänster är: Matsedel på webben Göteborgskartan, eller "min karta Beräkna tjänster Boka tjänster Meddelandetjänst Anmäla verktyg 3.2 Mål för utveckling av stadengemensamma e-tjänster Den övergripande målsättningen är alltså att bidra till en enklare vardag för privatpersoner och företag genom att skapa en smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet. Även en högre kvalitet och effektivitet i verksamheten eftersträvas. Matsedel på webben är även en mycket efterfrågad funktion och information. Behovet finns hos flera grupper, till exempel elever, brukare och anhöriga, skolor och äldreboenden Sida 14 (21)

160 Under 2016 utvecklar KoM en Jämföratjänst och den s k Göteborgsappen vilket medför ökade licenskostnader för kommande år. 3.3 Nytta för utvecklingsområdet Kommunen erbjuder bättre service, minskad byråkrati och minskad risk för fel vid kontakter med kommunen vilket ger boende, besökare och företagare större möjlighet att förenkla sin vardag. Nyttan bedöms som mycket hög för olika intressenter, såväl för boende, besökare, näringslivet som stadens medarbetare. Det handlar till exempel om: Förbättrade funktioner och gränssnitt för medborgare att hitta och boka aktiviteter Öppna datatjänster för utökat utbud av aktiviteter Självservice vid andra måltidsrelaterade tjänster, t ex beställningar Ökad kvalitet i matsedelsinformation t ex näringsinnehåll Minskad innehållshantering då matsedelsinformation hanteras på ett ställe 3.4 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad ska tillämpliga lagar och styrande dokument tillämpas av verksamheterna. Till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL, Riktlinjer för informationssäkerhet och de lagar som styr specifika verksamhetsområden. 3.5 Effekter samt hur dessa kan uppnås Staden blir öppnare och tillgängligare. Förtroendet för staden och intresset för Goteborg.se kan öka. Förutsättningarna ökar för att alla skall kunna ta del av stadens tjänster, oavsett tid på dygnet. Effektiva e-tjänster bidrar till minskat uppgiftslämnande. Ökad tillgång till aktiviteter genom ökad spridning och större utbud. 3.6 Effekt vid avslag Förtroendet för Goteborg.se som en av stadens digitala arenor minskar. Det gäller särskilt ungdomarna som idag har helt andra krav än tidigare generationer. 3.7 Finansieringsform Finansiering sker från stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel. 4. Demokrati och delaktighet Området omfattar tjänster som stödjer utveckling av e-demokratin. En webbsida för e-demokratitjänster planeras, där till exempel valapplikation till ungdomsfullmäktige och andra digitala tjänster för demokrati och delaktighet finns samlade. KF har tagit beslut och e-demokrati lyfts fram inom programområde demokrati och delaktighet i handlingsplan för e-samhället. Insatserna bidrar till att uppfylla mål i Göteborgs stads budget. Utvecklingsområdet som helhet bedöms som mycket angeläget Sida 15 (21)

161 Utvecklingsinsatser som föreslagits för år 2017 är: Webbsida för delaktighet Valapplikation till ungdomsfullmäktige För planeras en fortsatt utveckling inom området. Det handlar om att vidareutveckla stadens webbsida för demokrati och delaktighet och att utveckla/tillgängliggöra fler tjänster inom området e-demokrati och delaktighet, samt att tillgängliggöra service och tjänster på andra språk än svenska, som lättläst text och med teckenspråksfilm. Förslaget innebär att två förstudier; Diarium på webben och Språk på internet, finansieras via handlingsplan för e-samhälle Mål för utvecklingsområdet KF har tagit beslut om att utarbeta en webbsida för delaktighet, inflytande och e-förslag som ger en samlad service på området. Medborgaren ska på ett ställe samlat kunna hitta information kring demokrati, kontakter med förtroendevalda och också aktivt kunna påverka, till exempel i form av att lämna förslag till politiker via webben, ett så kallat e-förslag. I Göteborgs stads budget framgår att Staden ska sträva efter att alla invånare ska få sina mänskliga rättigheter tillgodosedda. Arbetet ska fokusera såväl på staden som arbetsplats som på mötet med invånare. Det handlar också om att möjliggöra deltagande i de politiska processerna i större utsträckning. och Göteborgarnas möjligheter till delaktighet och inflytande ska öka. Stadens arbete ska inriktas på att möjliggöra deltagande och inflytande för grupper som vanligtvis inte är aktiva i beslutsprocesser. Den övergripande målsättningen är att fördjupa demokratin och bidra till ett socialt hållbart samhälle. Syftet är att vitalisera demokratin genom att göra det möjligt för människor att bli mer delaktiga i det politiska arbetet. Den digitala tekniken gör att medborgarna kan vara med och påverka innan politikerna fattar besluten. Även valet till ungdomsfullmäktige, som sker elektroniskt varje höst, bidrar till en öppnare kommun och till att fördjupa demokratin. Sedan 2015 är valapplikationen en kommungemensam intern tjänst. Målet är att på sikt utveckla ett modernare gränssnitt och göra applikationen oberoende av Notesdatabaser. Även en enklare och tydligare förvaltning eftersträvas Sida 16 (21)

162 4.2 Nytta för utvecklingsområdet Förbättrad service och tillgänglighet inom området demokrati ger boende, besökare och företagare större möjlighet att påverka, ökar möjligheten till dialog och ger ett mer inkluderande bemötande. Valapplikationen bidrar till att ungdomar får en inblick i och förståelse för hur allmänna val och en demokrati fungerar. Den bidrar även till en öppnare kommun och till att fördjupa demokratin. 4.3 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad ska tillämpliga lagar och styrande dokument tillämpas av verksamheterna. Till exempel Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL, Riktlinjer för informationssäkerhet och de lagar som styr specifika verksamhetsområden. 4.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Ökad tillgänglighet, ökat förtroende, ökad kännedom om staden och hur den styrs och hur hen kan påverka. Att ta emot inkommande e-förslag, moderera, hantera, ta fram regelverk för det nya systemet, samordnat och likvärdigt sätt för alla verksamheter i staden att hantera demokratifrågorna på. Information finns samlad på ett sådant sätt att det blir enklare att påverka och aktivt delta i den demokratiska processen. Information, dialogforum och digitala demokrativerktyg samlat på ett och samma ställe skapar förutsättningar för ökad demokratisk delaktighet. En modern valapplikation kan bidra till ett ökat intresse för politik och ett ökat valdeltagande bland ungdomar i valet till ungdomsfullmäktige. 4.5 Effekt vid avslag Beslut är redan taget av kommunfullmäktige att utvecklingen ska genomföras. KF har beslutat att uppdra åt KS att utforma samlad information på webben för delaktighet och inflytande. Den digitala arenan för påverkan är stor i sociala medier och landets kommuner har hela tiden varit långt efter i utvecklingen, vilket i sin tur påverkat förtroendet och delaktigheten. Det gäller särskilt ungdomarna som idag har helt andra krav än tidigare generationer. 4.6 Finansieringsform Finansiering sker från stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel eller via program för e- samhälle Sida 17 (21)

163 5. Grafisk service Grafisk service är en ny kommungemensam intern tjänst från och med Tjänsten omfattar utveckling och förvaltning av Göteborgs Stads grafiska profil, förvaltning och administration kring utlåning av standardmaterial för utställningar och mässor och av containrar som Göteborgs Stad köpt in. Tjänsten omfattar även administration av konton och operativt stöd kring användandet av stadens bildarkiv och videoplattform samt bokning av annonsering på annonstavlor i Göteborg. Utvecklingsområdet och föreslagna aktiviteter bidrar till måluppfyllelse inom program för utveckling av Göteborgs stad medborgarservice och kommunikationsprogram Mål extern och intern kommunikation. Utvecklingsinsatser som föreslagits för år 2017 är: - Utveckling av stadens bildarkiv - Införande av videotjänst Satsning på bilden som kommunikationsmedel leder till utvecklingsbehov av bildarkivets tekniska plattform samt behov av att anställa två personer med strategisk respektive operativ videokompetens. Den sistnämnda tjänsten blir till hälften intäktsfinansierad från och med Mål för utveckling av grafisk service: Systemet som hanterar stadens bildarkiv behöver utvecklas. Alla medarbetare i staden som på något sätt hanterar bilder behöver få ett mer effektivt och tidsbesparande stöd för hantering, sökning och åtkomst av bilder. Videoplattformen är ett helt nytt verktyg, som kräver ordentlig implementering i staden för att det ska bli det stöd i den visuella kommunikationen som är tänkt. Stadens webbkanaler/videoplattformen behöver utvecklas för att på ett enhetligt sätt, som följer stadens grafiska profil, publicera video. Det behövs en videostrateg på heltid för att starta filmprojekt, utbilda och ge stöd samt en videofotograf för att producera film åt och med verksamheterna. 5.2 Nytta för utvecklingsområdet Det blir enklare för verksamheterna att arbeta med både foto och video, samtidigt som den visuella kommunikationen hålls ihop för staden. Samordning av arbetet är avgörande för att det exempelvis ska Sida 18 (21)

164 bidra till att ett normkritiskt förhållningssätt genomsyrar stadens verksamheter; just på det området är bildens och filmens genomslagskraft särskilt stor. 5.3 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad ska tillämpliga lagar och styrande dokument tillämpas av verksamheterna, till exempel PUL, Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, och Riktlinjer för informationssäkerhet. 5.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Genom en satsning på att utveckla stadens bildarkiv samt stödet för arbete med videoplattformen, behöver verksamheterna inte bygga upp egen kompetens och egna tekniska lösningar på området. Kostnaden för bilder, bildhantering och video hålls därmed nere, samtidigt som kvaliteten ökar i samordnad kommunikation med boende, besökare och företagare. 5.5 Effekt vid avslag Görs ingen satsning på arbetet med foto och video, fortsätter staden att halka efter på detta område, i en omvärld där bilden som uttrycksmedel betyder mer än någonsin. Verksamheterna kommer då att försöka hitta egna lösningar, som sammanlagt skapar högre kostnader men ger sämre kvalitet i kommunikationen med boende, besökare och företagare. 5.6 Finansieringsform Finansiering sker från stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel. 6. Utredningar/förstudier Det finns behov av ett flertal utredningar/förstudier under år Några utredningar/förstudier går idag att förutse, andra inte. Under 2017 behöver behov, krav, nyttor, teknikval mm tydliggöras för hur stadens serviceutbud för företagare bättre kan tillgängliggöras. Det kan handla om webbtjänster och lansering av en mängd nationella e-tjänster i en företagswebb samt en genomlysning av identifieringstjänster för företagare. Under året behöver även en gemensam drift och kodbas för stadenkanaler utredas. Enligt Göteborgs Stads digitala kanalstrategi har vi två huvudsakliga kanalkategorier; stadenprofilerade kanaler och särprofilerade kanaler. De särprofilerade kanalerna använder egna driftslösningar och egna grafiska profiler. Många vinster finns att hämta om vi centraliserar funktioner och ramverk, och för att se hur detta bäst kan genomföras behövs en förstudie med ett konkret lösningsförslag. Det finns beredningsunderlag framtagna för de identifierade utredningsbehoven. Beredningsunderlagen innehåller mål, nyttor, effekter, säkerhetsbehov etc för respektive utredning/förstudie Sida 19 (21)

165 Utredningar/förstudier bidrar till måluppfyllelse inom program för utveckling av Göteborgs stad medborgarservice och program för e-samhället, stadens Program för kommunikation och till allmän måluppfyllelse för tjänsteområde kommunikation Utredningar eller förstudier som föreslagits för år 2017 är: FöretagsWebb Arkitekturprojekt för externa digitala kanaler Utredningar eller förstudier som föreslagits för år är: Fortsättning på förstudie angående FöretagsWebb under 2018 Fortsättning på förstudie angående Arkitekturprojekt för externa digitala kanaler under 2018 Goteborg.se-Sökmotoroptimering 2019 Ospecificerade utredningar Mål för utvecklingsområdet Det ska finnas resurser för att genomföra olika typer utredningar och förstudier under år inom tjänsteområde kommunikation. För förstudien FöretagsWebb är några av målen: Målgruppsanalys av företagare Behovsanalys Kartläggning/översyn av stadens information och webbtjänster till målgruppen Analys av hur staden kan samverka med SKL/verksamt.se i syfte att lansera nationella e-tjänster riktade till företagare Genomlysning av identifieringstjänster för företagare För förstudien Arkitekturprojekt för externa digitala kanaler är några av målen: Förslag på gemensam arkitektur, drift och kodbas för samtliga stadenkanaler. Förslag på gemensamma mallar och ett arbetssätt Förslag på hur plattformen kan uppdateras flexibelt och snabbt Utreda hur vi genom en gemensam arkitektur kan förenkla, korta ledtider och sänka kostnader för stadens verksamheter 6.2 Nytta för utvecklingsområdet För att verklig nytta skall genereras av utvecklingsinsatser behöver flödet behov > krav > nytta > tjänsteframtagning > tjänsteleverans tydliggöras. Vi utgår från användar-/behovsdriven utveckling och det är tjänster och inte system vi bör fokusera på. System, människor och processer är delar i det vi ska Sida 20 (21)

166 leverera. För att utvecklingsinitiativ ska ge önskad effekt behöver vi förstå vad behovet är och hur effekten skall uppstå. Det är därför av stor vikt att utredningar/förstudier utgår ifrån användares behov och den nytta den tänkta tjänsten kan leverera. Utvecklingsområdet ger en större flexibilitet och möjligheterna att i framtiden genomföra utredningar/förstudier ökar om det finns resurser avsatta. Resurser som inte redan idag är låsta till en viss utredning eller en viss förstudie. Nyttor för respektive förstudie finns beskrivna i beredningsunderlag. 6.3 Säkerhetsbehov Går ej att bedöma 6.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Fler utredningar och förstudier kan genomföras under år Behov som idag inte kan förutses, kan tillfredsställas. 6.5 Effekt vid avslag Om inga medel finns för ospecificerade utredningar/förstudier låser vi oss långt i förväg vid vad som skall utredas och vilka förstudier som skall genomföras under perioden Tre behov har lyfts fram men fler kan tillkomma och behoven kan komma att omprioriteras av forum. Vi riskerar att göra fel prioriteringar om utredningar och förstudier saknas. 6.6 Finansieringsform Finansiering sker från stadens verksamheter enligt beslutad fördelningsnyckel Sida 21 (21)

167 Tjänsteplan Ledning & Styrning Version 4.0 Datum Version Beskrivning Ändrat av Till tjänsteforum Pär E Mindre komplettering av text i avsnitt 2 och 7 Pär E Till prioriteringsforum Pär E Tabell felaktig sid 3, korrigerad Pär E Ändring tabell sid 4 Pär E Ändringar efter möte i prioforum Utvecklingsbudget för e-arkiv minskas för 2017 och tas tillsvidare bort för resten av planperioden. Budget för vidmakthållande stryks tillsvidare. Pär E Prioforumets yttranden infogade Pär E Uppdaterad efter beslutsforum Jenny J

168 Långsiktig inriktning och mål Tjänsteområdet ska bidra till att stötta stadens chefer, på alla nivåer, i arbetet med att styra och leda verksamheten. De kommungemensamma styrnings- och ledningsprocesser som omfattas av området är: - Planerings- och uppföljningsprocessen - Intern styrning och kontroll - Politisk ärendeprocess - Diarieföring och arkivering - Systematisk kvalitetsledning och utveckling Ledord för långsiktig inriktning och mål: - Förenkla, förtydliga och tillgängliggöra ordning och reda och bättre beslutsunderlag - Att processerna stödjer att vi kan möta stadens utmaningar - Sammanhang och beroenden - Stärka kundorientering Utvecklingsinsatser Ledning & styrning utvecklingsinitiativ, tkr Prioritering Summa Förstudie/Utredning: Innehålls-/dokumenthantering - Ersättning nuvarande systemstöd Stöd för hantering av nämndhandlingar Förstudie: Stöd för Webenkäter Förstudie: Stöd för Processkartläggning/Processutveckling E-arkiv Förstudie: Synpunkts-/avvikelsehantering Ospecificerade utvecklingsuppdrag Prioriteringsforumets överväganden och yttranden: Ledningssystem Överväganden: Prioforum ser att frågan om en kanal(portal, ingång) för information om ledning och styrning är angelägen. Att föra samman befintlig information, styrande dokument och verktyg till chefer (enligt en rollbaserad princip) är efterfrågat. Däremot ställer man sig tveksam till att initiera ett separat utvecklingsarbete för att åstadkomma detta; det mest prioriterade är att istället att gå i takt mellan olika tjänsteområden och att Intraservice tar en aktiv roll i att bevaka att befintliga kanalers syfte och informationsinnehåll värnas och att stävja tillväxten av nya överlappande kanaler. Yttrande: Prioriteras ej, däremot vill prioforum göra medskick till beslutsforum att frågan måste samordnas över tjänsteområdesgränser och att Intraservice behöver ta en aktiv roll att bevaka/driva frågan att information, varav lednings- och styrningsinformation är en kategori, tillgängliggörs på ett för användarna så sammanhållet sätt som möjligt Sida 2 (13)

169 Kemikalieregistrering Övervägande: Prioforum ställer sig bakom att staden har gemensam tjänst för detta men ifrågasätter att tjänster/it-stöd lyfts in för gemensam finansiering från att tidigare ha ägts av förvaltningar och utvecklats inom ramen för ordinarie uppdrag och ekonomi. Yttrande: Nomineras som tjänst under förutsättning att: - fördelningen/debiteringen av kostnader blir strikt användningsbaserad där bolag och förvaltningar med liten eller ingen användning bär en mycket liten del av kostnaden. Webenkäter Synpunktshantering Processkartläggning Stöd för innehålls- dokumenthantering Papperslös hantering av nämndhandlingar Yttrande: Ges samtliga hög prioritet Övrigt Yttrande: Prioriteringsforumet anser vidare att en summa bör finnas för ospecificerade utvecklingsuppdrag, vilket tagits med i budgetberedningsunderlaget Ställningstagande tjänsteplan Birgitta rapporterar att SDD-gruppen har reagerat på den för samtliga tjänsteområden sammantagna budgeten för vidmakthållande. SDD har sedan i februari signalerat till Intraservice direktör att man vill se en rationalisering av vidmakthållandet. SDD-gruppen har nu kommit överens om ett gemensamt ställningstagande att återremittera samtliga tjänsteplaner till Intraservice. Agneta understryker att frågan om e-arkiv är viktig för SBK. Den bedöms medföra stora effektiviseringar i verksamheten. Hon tar med sig frågan om kostnaden för e-arkiv 2017 till forum för fackförvaltningarna för avstämning. Utlåtande: Representanterna från SDD kan inte ställa sig bakom förslaget eftersom man vill invänta en genomgång och bedömning av helheten den x juni, men har i sak inte synpunkter på utvecklingsinitiativen. E-arkiv bedöms som ett särskilt viktigt initiativ för staden men kostnaden på 5 mkr 2017 ifrågasätts - i synnerhet innan slutsatserna från förstudien har kunnat bedömas Sida 3 (13)

170 1. Nominering av ny tjänst: Stöd för kemikalieregistrering Se separat nomineringsunderlag för ytterligare information 1.1 Mål med utvecklingsinsatsen En kommungemensam tjänst som stödjer arbetet med registrering av kemiska produkter underlättar arbetet och ger bra förutsättningar att nå delmålen i det lokala miljökvalitetsmålet Giftfri miljö. Tjänstebeskrivning - Tjänsten erbjuder en plattform för att dokumentera, styra, följa upp och rapportera kemikalieanvändningen inom respektive verksamhet, utveckling av tjänsten - Tjänsten omfattar vidmakthållande av berört IT-stöd - Tjänsten omfattar stöd i arbetet med införande av IT-stödet hos förvaltning eller bolag såsom att genomföra visningar av systemet eller anordna utbildningstillfällen - Tjänsten omfattar användaradministration, användarsupport, registrering av säkerhetsdatablad, uppdatering av inlagda säkerhetsdatablad, inläggning av nya datablad samt uppdatering av begränsningslistor - Kontakt med användarna i staden; information om uppdateringar, anordna användarträffar etc - Marknadsföring av tjänsten - Framtagande av underlag för uppföljning av kemikalieplanen till användarna - Registrering av kemiska produkter på ramavtal - Avtalspart gentemot leverantören Utifrån miljöförvaltningens roll i arbetet med kemikalieplanen bör en del av dessa punkter utföras i samarbete med miljöförvaltningen, exempelvis att driva utveckling av systemet. 1.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Tjänsten är till nytta för förvaltningar och bolag i arbetet med att kartlägga användningen av kemiska produkter. Den underlättar dokumentation, styrning och rapportering av arbetet med att systematiskt minska förvaltningarnas/bolagens användning av farliga ämnen. Minskar den tid som verksamheterna själva behöver lägga på att upprätta rutiner och processer för att registrera kemikalier och underhålla en kemikalieförteckning Alla verksamheter kan dra nyttan av varandras arbete i den gemensamma strukturen och informationsmängden kring kemikaliearbetet. Leder till minskat arbete Genom ett systematiskt arbete och samlad bild kan volymprodukter identifieras och deras eventuella skadliga effekter enkelt överblickas. Detta leder till att staden kan ta ett samlat grepp i nya upphandlingar för att se till att mindre skadliga kemikalier blir tillgängliga för verksamheten och att miljövänliga alternativ används. För staden finns också en nytta i att verksamheterna använder en gemensam tjänst, att koppling mot andra kommungemensamma tjänster upprättas en gång och kommer alla till nytta Underlättar för verksamheterna att ta fram underlag som används för att rapportera måluppföljning mot Göteborgs stads Kemikalieplan och KF's Miljöprogram för Göteborgs stad 1.3 Säkerhetsbehov Sveriges miljölagstiftning (Miljöbalken) Arbetsmiljölagen Göteborgs Stads Miljöprogram Sida 4 (13)

171 1.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Kemiska produkter kommer att finnas registrerade i stadens gemensamma databas och användarna behöver lägga mindre tid på att skaffa och registrera nya säkerhetsdatablad Det kommer att finnas en gemensam systematisk struktur i kemikaliearbetet i Göteborgs Stad Det blir möjligt att identifiera volymprodukter i Göteborgs Stad och därmed kunna prioritera arbetet med exempelvis substitution samt kravställande i upphandling där det gör mest nytta. Det blir möjligt att göra jämförelser mellan förvaltningar för att minska användningen av antalet olika kemiska produkter som används i staden samt hitta alternativ för substitution av de farligaste ämnena 1.5 Effekt vid avslag Ovan nämnda effekter kommer inte att uppnås. Mer tid får läggas på arbetet med registrering av kemikalier. Arbetet med att minska mängden av farliga ämnen som hanteras i staden försvåras. Risk finns att förvaltningar och bolag skaffar andra lösningar vilket gör arbetet i staden spretigt, ger färre samordningsvinster och gör rapporteringen gällande åtgärderna i kemikalieplanen svårare. 1.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen. Fördelningen mellan olika förvaltningar/bolag ska baseras på omfattningen av kemikalieanvändningen och nyttan man har av tjänsten i sitt grunduppdrag. Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan Förstudie: Utveckling av stöd för Innehålls-/dokumenthantering 2.1 Mål med utvecklingsinsatsen Stadens hantering av innehåll (se definition nedan) härstammar från mitten av 90-talet. Den befintliga tjänsten, LIS, är ineffektiv och behöver utvecklas, förändras och moderniseras. Det är mycket svårt att hitta information om man inte vet exakt var den finns. Väl fungerande sökfunktioner saknas. När dokument finns, men återsökningen inte fungerar, så skapas nya. Detta leder till dubbellagring och osäkerhet kring vilka dokument som gäller. Med innehåll menas alla typer av informationsbärare. Det kan vara filer, olika typer av dokument, innehåll på webbsidor, i diarier och verksamhetssystem samt olika metadata, det vill säga information om själva innehållet. Andra delar i behovsbilden: Leverantörerna av nuvarande systemstöd satsar inte längre på dessa och förmågan att leverera hög kvalitet och förnyelse sviktar Ett stort antal kommuner har under lång tid samarbetat kring plattformen för dokument- och ärendehantering men fler och fler lämnar nu detta till förmån för andra lösningar. Detta leder till att det ekonomiska underlaget för vidareutveckling och förnyelse minskar Stadens kostnader för underhåll/support av nuvarande systemstöd och hanteringen i samband med uppgraderingar är betydande Målet med denna aktivitet är att, i samarbete med andra initiativ runt innehållshantering och gemensam informationsförsörjning, utreda omfattningen av arbetet med och konsekvenser av en ersättning av nuvarande Sida 5 (13)

172 systemstöd. Det långsiktiga målet är att, mot bakgrund av ovanstående, införa stöd för dokument- /ärendehantering som bättre tillgodoser verksamhetens behov. Innan förstudier/utredningar genomförts är det inte möjligt att uppskatta kostnader men införandet av ny plattform för innehålls-/dokumenthantering i Göteborgs Stad är ett mycket omfattande arbete som sannolikt tar flera år. Detta initiativ har beroenden till, och bör samordnas med, utvecklingsförslag inom tjänsteområde Kommunikation, Programmet för intern service och Programmet för e-samhälle. 2.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Exempel: Som chef vill jag få stöd för mitt ansvar att hantera organisationens information på ett sätt som tillgodoser lagens och stadens krav. För mig som medarbetare ska det vara lätt att veta var jag ska spara information så jag kan hitta igen den när jag behöver. Som medarbetare vill jag kunna nå mitt innehåll oberoende av tid, plats och verktyg. Som kommunikatör vill jag ha kontroll på version och status på information som ska publiceras i olika kanaler (goteborg.se/intranätet) Som nämndsekreterare vill jag vara säker på att det är rätt version av dokument som jag publicerar för politiker och att den information runt nämndens möten som jag publicerar via Nämndhandlingar är korrekt klassad. 2.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 2.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Se ovan under nytta 2.5 Effekt vid avslag 2.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan Förbättrat stöd för papperslös hantering av handlingar 3.1 Mål med utvecklingsinsatsen "Handlingar" är en del i den befintliga tjänsten Ärendeprocessen som är ett stöd i den politiska ärendeprocessen. Den medger papperslös hantering av nämndhandlingar. Mötesdeltagarna får ut mötesmaterial elektroniskt i sina läsplattor, smarta mobiltelefoner och datorer. Det här initiativet handlar om att tillföra ytterligare funktionalitet till tjänsten. Under 2016 kommer utökad funktionalitet som dokumentsignering (t ex protokoll) vilket är nödvändigt för en helt digitaliserad process av hanteringen av handlingarna. Insatsen medför också visst arbete med införande samt utbildningsinsatser. Den utökade funktionaliteten kommer att medföra något högre licenskostnader. Eventuellt kan vidareutveckling av det här slaget hanteras inom budget Sida 6 (13)

173 för vidmakthållande, men då behöver den utökas. Om möjligt är det önskvärt att införa denna funktionalitet redan under 2016, förutsatt att den kan hanteras inom befintlig budget. Målet med denna aktivitet är att tillföra ovan beskriven funktionalitet till tjänsten Handlingar inom Ärendeprocessen och därigenom förbättra möjligheterna till snabb, enkel, kostnadseffektiv och miljöbesparande hantering av handlingar. En viktig beståndsdel i tjänsten Ärendeprocessen är LIS så detta initiativ bör samordnas med utvecklingsförslag 2 i tjänsteplanen. 3.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Nämndsekreterarens arbete vid publicering av handlingar på goteborg.se är idag en omständlig och tidskrävande procedur. Denna utveckling innebär förenkling av arbetet och stor tidsbesparing. Dokumentsignering är en förutsättning för att hanteringen av handlingar ska kunna bli helt digitaliserad. För närvarande måste de handlingar som ska undertecknas (t ex protokoll) först skrivas ut, undertecknas av berörda personer samt på nytt skannas för att slutligen kunna arkiveras. Det är en omständlig procedur som helt kan elimineras och detta sparar tid, pengar och miljö. 3.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 3.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Se ovan under nytta 3.5 Effekt vid avslag 3.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan Förstudie: Stöd för enkäthantering 4.1 Mål med utvecklingsinsatsen I budget för 2016 finns målet att Göteborgarnas möjligheter till inflytande och delaktighet ska öka. I ett systematiskt kvalitetsarbete finns behov av att ta reda på vad kunder, brukare osv tycker och de kommungemensamma enkäter som genomförs av externa undersökningsföretag fyller inte hela det behovet. Inom tjänsten enkätsamordning har nuvarande systemstöd för webenkäter brister, både vad gäller funktion, användarvänlighet, informationssäkerhet och det stöd vi kan påräkna från leverantören. Det är nödvändigt att göra en ny, korrekt kravställning av ett nytt systemstöd. En utredning/förstudie bör göras för att klarlägga behovsbild och krav med målet att på sikt införa stöd för ändamålsenlig och effektiv enkäthantering. 4.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Sida 7 (13)

174 I ett systematiskt kvalitetsarbete behövs olika metoder att ta reda på vad våra kunder, brukare osv tycker och ett funktionellt, användarvänligt och informationssäkert stöd för webenkäter är ett nödvänligt hjälpmedel i detta. 4.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 4.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Ett lättanvänt, effektivt, tillgängligt stöd för kund-/brukar-/medarbetarundersökningar förbättrar möjligheterna att ta in synpunkter och ger möjlighet att ta fram bättre beslutsunderlag. 4.5 Effekt vid avslag 4.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan Förstudie: Stöd för processkartläggning/-processutveckling 5.1 Mål med utvecklingsinsatsen Under 2011 beslutade direktörerna i stadsdelsförvaltningarna, Utbildningsförvaltningen och Social resursförvaltning att finansiera ett arbetssätt för gemensam processutveckling. Ett antal områden identifierades som utvecklas gemensamt för att staden ska kunna erbjuda en mer likvärdig service och uppnå en ökad effektivitet, kvalitet och rättssäkerhet. Detta innebär att det skapas en samordning över staden där det är prioriterat och till nytta för boende, besökare och företag. Stadsdelsförvaltningarna, utbildningsförvaltningen och social resursförvaltning arbetar gemensamt med processer inom välfärd, utbildning samt kultur och fritid. Några exempel är: vård- och omsorgsprocessen, hälsooch sjukvårdsprocessen, stödprocesser för elevhälsa och administrativa processer för förskola och kulturskola. När en process är beslutad ska den implementeras och gälla för samtliga berörda verksamhetsområden. Det finns för närvarande ingen kommungemensam tjänst till stöd för processkartläggning. Utöver ovan nämnda behov finns ytterligare önskemål, t ex integration med IT-stöd inom befintliga kommungemensamma tjänster. Nuvarande systemstöd är inte upphandlat och ingen kravställning utifrån stadens samlade behov har gjorts. En kartläggning är således gjord, åtminstone inom vissa verksamheter i staden. Denna behöver kompletteras och en utredning/förstudie bör genomföras för att klarlägga behoven och vilka krav som bör ställas på en kommungemensam tjänst till stöd för processkartläggning/processutveckling. På sikt är målet med arbetet att ta fram och nominera en kommungemensam tjänst till stöd för processkartläggning/processutveckling. Detta utvecklingsförslag samordnas med initiativet Gemensamma ärendeprocesser inom programmet för e- samhälle. 5.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Gemensam processutveckling är nödvändig för att staden ska kunna erbjuda en mer likvärdig service och uppnå ökad effektivitet, kvalitet och rättssäkerhet. Det innebär att det skapas en samordning över staden där det är prioriterat och till nytta för boende, besökare och företag Sida 8 (13)

175 5.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 5.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Se ovan under nytta. 5.5 Effekt vid avslag 5.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan E-arkiv Se bilaga Direktiv e-arkiv för mer information 6.1 Mål med utvecklingsinsatsen I rapport från 2008 Rapport angående elektroniska arkiv från Riksarkivets ges följande definition på begreppet E-arkiv: Elektroniskt arkiv (e-arkiv) utgörs av myndigheters elektroniska handlingar oavsett format med tillhörande dokumentation, som anses arkiverade i enlighet med arkivförordningen eller Riksarkivets föreskriver. E-arkiv är en tjänst för elektroniskt bevarande och hantering av digital information. I e-arkivet är informationen frikopplad de system, i vilka den skapats. Innehåller funktioner för inleverans, arkivering, lagring, gallring, administration, återsökning och utlämnande. Säkerställer upprätthållande av autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet hos de allmänna handlingarna. E-arkivets funktioner säkrar handlingarna från informationsförluster genom validering och kontinuerliga kontroller och tester. Målet med denna utvecklingsinsats bör vara att ta fram en kommungemensam tjänst för informationsförvaltning som på ett kostnadseffektivt och säkert sätt tillgängliggör och bevarar digital information för stadens verksamheter, medborgare och näringsliv. En strategi för elektroniskt bevarande måste utgå från den struktur som skapas vid kartläggningen av verksamhetens processer och de handlingstyper och handlingar som uppstår i processerna. Vid hantering av elektroniska handlingar krävs att man redan från början värderar vilken information som ska gallras respektive bevaras, med utgångspunkt i verksamhetens processer. Detta utvecklingsförslag har samband med initiativen 2. Innehålls-/dokumenthantering förbättrat stöd, 5. Stöd för processkartläggning/ processutveckling och 7. Gemensamma ärendeprocesser i denna tjänsteplan och bör samordnas med dessa. Under 2015 finns medel för att ta fram projektdirektiv för arbetet under Under 2016 finns 2 Mkr för genomförande av fördjupad förstudie för kartläggning av behov och krav samt för att ta fram projektplan och detaljerad budget. Efter detta vidtar förberedelser för upphandling, upphandling och successivt införande. Införande av e-arkiv är en process som erfarenhetsmässigt tar flera år Sida 9 (13)

176 6.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Effektivare Billigare Säkrare Information kan och ska återanvändas Återsökning och hämtning på ett ställe Självbetjäning Staden kan minska kostnaderna för informationshantering Samordnad gallring System kan avvecklas Bevarande och långtidslagring i digital form säkras Gemensam metadata Informationen kan inte förändras 6.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 6.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Ett e-arkiv ger organisationen bättre möjlighet att möta kravet på öppenhet. Ett e-arkiv ger möjlighet att uppfylla offentlighetslagstiftningen. Ett e-arkiv ger ett effektivt stöd för att elektroniskt kunna lagra och återsöka alla de tusentals handlingar och ärenden som årligen hanteras. Med ett e-arkiv bevaras handlingar elektroniskt på ett säkert och långsiktigt sätt. Med digitaliserade flöden och elektronisk lagring kan lokalutrymmen minskas och de manuella insatserna kan effektiviseras betydligt. E-arkivet bidrar till en mer transparent organisation och fungerar som basen i verksamhetens informationshantering. Med e-arkiv ges förutsättningar för bättre service, tillgänglighet och verksamhetsutveckling. 6.5 Effekt vid avslag 6.6 Finansieringsform Programmet för e-samhälle och/eller ekonomimodellen. De uppskattade utvecklingskostnaderna för avser avser avrop på SKL:s ramavtal E-arkiv, alternativt ramavtal Informationsförsörjning 2014 med en grundinstallation. De är högst preliminära och bygger på information från nämnda ramavtal samt uppgifter från Stockholms Stad m fl. Anslutningar/integrationer av verksamhetssystem sker successivt under lång tid och hanteras i separata projekt som kan variera mycket i omfattning beroende på komplexitet. Ambitionen är att hålla nere kostnaderna initialt och skapa förutsättningar för ett stegvis införande och lärande och att kunna erbjuda service till verksamheterna. En viktig bit i den förstudie som genomförs under 2016 är att ta fram en så korrekt kostnadsuppskattning som möjligt, både för investering och för framtida införandeprojekt. Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan Sida 10 (13)

177 7. E-samhälle: Gemensamma ärendeprocesser Se bilaga Direktiv gemensam ärendeprocess för mer information 7.1 Mål med utvecklingsinsatsen I stadens verksamhet finns flera olika ärendehanteringsprocesser; politisk, myndighetsutövande, medborgares ärenden, synpunktshantering, intern ärendehantering mellan förvaltningar och bolag i staden. Gemensamma principer för ärendehantering, där fokus inte ligger på systemnivå utan handlar om hur informationsutbytet ska ske, bidrar till rättssäkerhet och möjliggör effektivisering av verksamheten. Denna insats syftar till att ta fram en samordnad och digital ärendehantering i staden genom införande av gemensamma arbetssätt och gemensamt systemstöd med fokus på verksamhetens behov. Införande av gemensamma arbetssätt och effektivare ärendehantering handlar inte om att göra alla processer gemensamma. En del i projektet är därför också att definiera vilka processer som kan vara gemensamma. Standarder för gemensamma arbetssätt skapar synergier och effektiviseringar i hur ärenden hanteras i staden Ramverk för enhetlig processframtagning och definition av gemensamma processer ger mer enhetlig och effektiv hantering Gemensamt systemstöd, baserat på gemensamma arbetssätt i enlighet med verksamhetens behov, förenklar, digitaliserar och effektiviserar ärendehanteringen i staden, från registrering till e-arkivering Budget för förstudie, 200 tkr, finns i handlingsplanen för e-samhället Syftet med den är att klarlägga uppdraget och ta fram direktiv för kommande fortsatt arbete kring gemensamma ärendeprocesser. Detta utvecklingsförslag samordnas med initiativen Stöd för processkartläggning resp Utveckling av stöd för Innehålls-/dokumenthantering i denna tjänsteplan. 7.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Medborgarnytta Snabbare handläggning genom effektivare arbetssätt och system Enkelt att följa sitt ärende och enhetlig hantering oavsett förvaltning eller bolag Säkrare hantering till följd av mindre manuellt arbete Verksamhetsnytta Förbättrad tillgänglighet till information ökar effektiviteten och kvaliteten i hantering och beslut Effektivare intern samverkan Kostnadsbesparing till följd av lägre kostnader för systemunderhåll Medarbetarnytta Förenklad hantering av ärenden och dokumentation Förenklad och gemensam tillgång till information Gemensamt språk och förhållningssätt inom Staden Minskat dubbelarbete för administration ger mer tid över för kärnverksamhet 7.3 Säkerhetsbehov Information som är känslig eller säkerhetsklassad ska hanteras i enlighet med tillämpliga lagar och styrande dokument. Ex. Offentlighet- och sekretesslagen, Upphovsrättslagen, PUL och Riktlinjer för informationssäkerhet. 7.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås En enklare vardag för boende, besökare och företag Direkt påverkan genom att den person som tar kontakt med staden på ett enkelt sätt kan följa sitt ärende Öppen förvaltning, innovation och delaktighet Direkt påverkan genom förutsättningar för öppenhet och delaktighet blir bättre Sida 11 (13)

178 Stadens e-förvaltning och att arbeta mer effektivt Direkt påverkan då stadens medarbetare på ett effektivt sätt kan hantera olika typer av ärenden inom sin egen organisation, genom samverkan med andra delar av stadens verksamheter i de ärenden som berör flera områden. 7.5 Effekt vid avslag 7.6 Finansieringsform Programmet för e-samhälle och/eller ekonomimodellen. Arbete pågår med att klarlägga uppdraget och ta fram direktiv för det kommande förstudiearbetet. Innan dess är det inte meningsfullt med uppskattningar av kostnader för utvecklings- och införandeprojekt, varför utvecklingskostnader för inte specificerats. Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan Förstudie: Synpunkts-/avvikelsehantering 8.1 Mål med utvecklingsinsatsen I budget för 2016 finns målet att Göteborgarnas möjligheter till inflytande och delaktighet ska öka. Synpunktshantering är en viktig del i ett systematiskt kvalitetsarbete och i dialogen med medborgarna. En central del i ett systematiskt kvalitetsarbete och i medborgardialogen är att ta reda på vad kunder/brukare tycker om den service staden levererar. Enkäter och opinionsundersökningar är en del i detta, en annan del är att samla in och ta hand om synpunkter och avvikelser såsom förslag, uppslag, idéer, klagomål och felanmälningar. En effektiv hantering av synpunkter ökar inflytandet, delaktigheten och dialogen och ger möjlighet att snabbt åtgärda fel och brister. Det ger också bra beslutsunderlag till förändringar och prioriteringar. För att det ska vara möjligt måste informationen kunna sammanställas och analyseras. Initialt handlar behovet inom detta område om att få en samlad överblick, en nulägesanalys. - Vilka tjänster/verktyg har vi idag? - Hur rapporteras synpunkter/avvikelser in, hur tar vi hand om dem? (de flesta synpunkter kommer in i mötet med medborgare) - Hur kan vi följa upp dessa på ett mer effektivt sätt? - Hur kan vi omsätta dessa i ett systematiskt kvalitetsarbete? 8.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Vi vill bli bättre på att ge service av hög kvalitet. Därför vill vi ha en bra dialog med medborgare och synpunkter på vår verksamhet är viktiga, såväl positiva som negativa. 8.3 Säkerhetsbehov Om information är känslig eller säkerhetsklassad ska tillämpliga lagar och styrande dokument beaktas. 8.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Ger oss möjlighet att ge god kvalitet i stadens service och att bli ännu bättre på det vi gör Sida 12 (13)

179 8.5 Effekt vid avslag Möjligheten till ett systematiskt kvalitetsarbete och förbättring av stadens service försämras 8.6 Finansieringsform En samlad synpunktshantering är till nytta för samtliga verksamheter i staden, förvaltningar och bolag och kostnaden bör nycklas ut till samtliga i ekonomimodellen. Kostnadsinformation uppges i excel bilaga: Beredningsunderlag Budget tjänsteplan Ospecificerade utvecklingsuppdrag Sida 13 (13)

180 Tjänsteplan Utbildning Version 4 Datum Version Beskrivning Ändrat av Priomodell borttagen, ekonomitabell tillagd Bilaga med aktiviteter i esamhället borttagen Ylva Bergstedt Omarbetat hela dokumentet Ylva Bergstedt Lagt till vidmakthållande Ylva Bergstedt Kompletterat med stycke under utvecklingsinsatser Borttag av fokusområde Beredskap för förändrade behov kopplat till sektorns verksamhetsutveckling. Lyfts in i effektiv och kvalitetssäker administration samt modern lärmiljö. Ylva Bergstedt Ylva Bergstedt Inga ändringar efter Tjänsteforum Ylva Bergstedt Minskad budget 20% Ylva Bergstedt Borttag av vidmakthållandesiffror Ylva Bergstedt

181 Långsiktig inriktning och mål Vi väcker lust att lära Vi ger barn och unga kunskap och förmåga att påverka samhället Vi ger barn och unga möjlighet att förverkliga drömmar Sektor utbildnings arbete utgår från de skyldigheter kommunen har enligt skollag och förordningar, till exempel att säkerställa kvaliteten i den pedagogiska verksamheten, myndighetsutövning såsom skolpliktsbevakning och behov av att registrera och följa upp platser inom förskola, förskoleklass, fritidshem, grundskola och kulturskola. Tjänsteområdet stödjer sektor utbildning med ändamålsenliga och kostnadseffektiva tjänster. Utvecklingen av tjänsterna ska, där det är möjligt, utgå från beslutade processer och fokusområden. Utvecklingsinsatser Tjänsteområdet består av tjänsterna pedagogiskt IT-stöd, administrativt IT-stöd, IT-stöd för elevhälsa och måltid. Då utvecklingsbehoven inom området ofta skär genom eller påverkar flera tjänster grupperas de i fokusområden. Denna tjänsteplan beskriver utvecklingsinsatser utifrån dessa fokusområden. Den mest omfattande utvecklingsinsatsen i denna tjänsteplan utgörs av upphandling och införande av nytt administrativt IT-stöd för förskole- och skolverksamheten. Insatsen ligger under fokusområde effektiv och kvalitetssäker administration. Ett förslag på nationell strategi för digitalisering av skolan är framtagen av Statens skolverk på uppdrag av regeringen. Beslut om strategin väntas under sommaren Sektor utbildning gör under 2016 en konsekvensanalys och behov av förändrade eller nya tjänster kopplat till strategin tas omhand i tjänsteplan, fokusområde modern lärmiljö. Om en utvecklingsinsats medför påverkan på verksamheten eller någon av verksamhetens processer kommer det tydliggöras och kommuniceras. Eventuella kostnader som uppstår i verksamheten på grund av detta är inte inräknade i tjänsteplanens budget utan respektive verksamhet måste ta hand om kostnaderna i ordinarie budgetprocess Sida 2 (7)

182 Uppskattade utvecklingskostnader 1. Fokusområde: Inkludering 1.1 Mål med utvecklingsinsatsen Det övergripande målet med utvecklingsinsatsen är att tjänsterna inom skolområdet ska stödja kärnverksamhetens processer och arbete kring inkludering. Detta innebär att samtliga elever, i så stor utsträckning som möjligt, ska få stöd utifrån sina individuella behov. Vidare ska kommunikation, information och samarbete kunna ske på flera språk. 1.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Utvecklingsinsatsen skapar förutsättningar för en likvärdig skola för alla barn och unga. Den främjar kommunikation, information och samarbete inom skolan och mellan hem och skola. Vidare kommer satsningen på flera språk underlätta och skapa kvalitet i arbetet med nyanlända. 1.3 Säkerhetsbehov Stadens verksamheter ska hantera information och individers personuppgifter på ett korrekt sätt utifrån tillämpliga lagar och styrande dokument. Här gäller till exempel offentlighets- och sekretesslagen, PUL samt riktlinjer för informationssäkerhet. Krav finns på att hantera elever som har skyddad identitet. 1.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Bättre samverkan mellan hem och skola genom att kommunikation, information och samarbete kan ske på olika språk och/eller med stöd av uppläsningstjänst. Stadens verksamheter får stöd i inkluderingsarbetet genom att varje specifik tjänst anpassas utifrån behov kopplat till kärnverksamhetens processarbete och gällande lagkrav. 1.5 Effekt vid avslag Då skolorna tar emot ett stort antal nyanlända barn och elever behöver språkstödet i de olika tjänsterna utvecklas. Om detta inte görs kommer arbetet med att skapa en likvärdig skola för alla barn och unga försvåras. Vidare kommer behovet av tolktjänster öka, vilket medför ökade kostnader. 1.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen, kostnaden fördelas till berörda förvaltningar Sida 3 (7)

183 2. Fokusområde: Effektiv och kvalitetssäker administration 2.1 Mål med utvecklingsinsatsen Det övergripande målet med utvecklingsinsatsen är att tjänsterna inom skolområdet bidrar till modern service, lättillgänglighet och inflytande för medborgarna samt stödjer en likvärdig, rättssäker och effektiv hantering av de administrativa processerna. 2.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Utvecklingsinsatsen gör tjänsteområdets olika verksamheter mer tillgängliga och transparenta för medborgarna. Den bidrar till kostnadseffektivitet och kvalitet i det dagliga arbetet samtidigt som arbetsmiljön för rektorer, förskolechefer, administratörer, måltidspersonal och pedagoger förbättras. Vidare ger den stöd till verksamheterna i deras uppföljning och verksamhetsplanering. 2.3 Säkerhetsbehov Stadens verksamheter ska hantera information och individers personuppgifter på ett korrekt sätt utifrån tillämpliga lagar och styrande dokument. Här gäller till exempel offentlighets- och sekretesslagen, PUL samt riktlinjer för informationssäkerhet. Krav finns på att hantera elever som har skyddad identitet. 2.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Genom att medborgarna använder e-tjänster via personlig inloggning får de insyn och möjlighet till påverkan i olika ärenden. Kvalitetssäkrad och samordnad statistik på olika nivåer skapar underlag för planering och uppföljning av verksamheten. Digitaliseringen av rutinuppgifter och manuell pappershantering bidar till ökad kvalitet och rättssäkerhet samt minskar arbetsbördan för personalen. 2.5 Effekt vid avslag Insatsen är nödvändig för att möta det moderna samhällets förväntningar. Insyn och möjlighet till påverkan för vårdnadshavare försvåras. Den bibehållna manuella pappershanteringen bidrar till ökad arbetsbelastning, är kostnadsdrivande och kan medföra kvalitetsbrister. Framförallt mot bakgrund av den rådande befolkningsutvecklingen och expansionen av förskole-, skol och kulturskoleplatser. 2.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen, kostnaden fördelas till berörda förvaltningar. 3. Fokusområde: Modern lärmiljö 3.1 Mål med utvecklingsinsatsen Det övergripande målet med utvecklingsinsatsen är en samordnad modern lärmiljö som genomsyras av likvärdighet, tillgänglighet och bidrar till elevernas/barnens utveckling. En lärmiljö som kontinuerligt utvärderas och utvecklas för att kunna erbjuda pedagogiska och administrativa verktyg och stöd utifrån verksamhetens och de lärandes behov. En lärmiljö som följer förändringar i omvärlden Sida 4 (7)

184 3.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Utvecklingsinsatsen syftar till att skapa ett modernt, kvalitativt och effektivt stöd i verksamhetens pedagogiska aktiviteter. Sektorn får stöd i att uppfylla sina skyldigheter enligt skollag och förordningar. Uppföljning, planering och styrning av verksamheten underlättas. Vidare främjas nya arbetssätt och möjlighet ges till variation och lärande utifrån olika lärstilar. Förutsättningar för samverkan mellan hem, skola och omvärld skapas. 3.3 Säkerhetsbehov Stadens verksamheter (elever, personal, vårdnadshavare) ska hantera information och individers personuppgifter på ett korrekt sätt utifrån tillämpliga lagar och styrande dokument. Här gäller till exempel offentlighets- och sekretesslagen, PUL samt riktlinjer för informationssäkerhet. Krav finns på att hantera elever som har skyddad identitet. 3.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Sektorn får ändamålsenligt stöd genom att tjänsten anpassas utifrån behov kopplat till sektorns verksamhetsutveckling, förändringar i styrande dokument och lagkrav. Målstyrning, dokumentation och uppföljning av barns, elevers och studerandes lärande underlättas och kvalitetssäkras genom ändamålsenliga digitala verktyg. Lättillgängliga och användarvänliga samarbetsverktyg möjliggör samverkan inom skolan samt med aktörer utanför skolan, vilket tillför ny kunskap och variation i lärandet. En modern lärmiljö som utvecklas över tid skapar förutsättningar för individanpassat lärande och ökad metodisk mångfald. Vidare ger den förutsättningar för att utveckla demokratiska förhållningssätt samt förmåga att kritiskt granska och etiskt värdera information och innehåll. Samlad statistik ger sektorn stöd i sin uppföljning, planering och styrning av verksamheten. 3.5 Effekt vid avslag Utvecklingen av en samordnad modern lärmiljö är en förutsättning för att på ett kvalitativt, effektivt och rättssäkert sätt bedriva, följa upp och utveckla den pedagogiska verksamheten utifrån lagkrav och styrande dokument. Om utvecklingsinsatsen inte görs kommer verksamheten börja använda alternativa digitala verktyg, med stora säkerhetsmässiga risker som följd. 3.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen, kostnaden fördelas till berörda förvaltningar. 4. Fokusområde: Service för medborgare, elever/barn och anställda via mobilanpassade webbsidor/etjänster 4.1 Mål med utvecklingsinsatsen Göteborg ska vara en kommun i framkant som erbjuder modern service för medborgare, elever/barn och anställda. Målet är att öka mobiliteten och tillgängliggöra verksamheten via etjänster och appar eller mobilanpassade webbsidor där det är lämpligt Sida 5 (7)

185 4.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Utvecklingsinsatsen effektiviserar, förenklar och kvalitetssäkrar registrering, planering och uppföljning inom sektorns olika verksamhetsområden. Vidare bidrar den till förbättrad kommunikation och information mellan medborgare, elever/barn och anställda. 4.3 Säkerhetsbehov Stadens verksamheter ska hantera information och individers personuppgifter på ett korrekt sätt utifrån tillämpliga lagar och styrande dokument. Här gäller till exempel offentlighets- och sekretesslagen, PUL samt riktlinjer för informationssäkerhet och mobila lösningar. Krav finns på att hantera personer som har skyddad identitet. 4.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Modern, mer tillgänglig och inkluderande service för medborgare, elever/barn och anställda genom att områdets tjänster kan användas i olika mobila enheter. Enklare och effektivare registrering, planering och uppföljning genom att information kan läggas in i verksamhetssystemen via appar och mobilanpassade webblösningar. 4.5 Effekt vid avslag Insatsen är nödvändig för att möta det moderna samhällets förväntningar. Servicen för medborgare, elever/barn och anställda försämras. Bibehållen manuell pappershantering och registrering via administrativ dator i verksamhetssystemen bidrar till ökad arbetsbelastning, är kostnadsdrivande och kan medföra kvalitetsbrister. 4.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen, kostnaden fördelas till berörda förvaltningar. 5. Fokusområde: Möjliggörare (infrastruktur etc.) 5.1 Mål med utvecklingsinsatsen Det övergripande målet med utvecklingsinsatsen är att möjliggöra andra utvecklingsinsatser inom tjänsteområdet. säkerställa åtgärder kring infrastrukturella behov som uppstår i verksamheten eller i samband med annan utvecklingsinsats genomförande. 5.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Utvecklingsinsatsen möjliggör andra utvecklingsinsatser inom tjänsteområdet. Vidare bidrar den till bättre tillgänglighet samt säkrare, effektivare och enklare administration av konton och behörigheter. 5.3 Säkerhetsbehov Stadens verksamheter ska hantera information och individers personuppgifter på ett korrekt sätt utifrån tillämpliga lagar och styrande dokument. Här gäller till exempel offentlighets- och sekretesslagen, PUL samt riktlinjer för informationssäkerhet och mobila lösningar. Krav finns på att hantera personer som har skyddad identitet Sida 6 (7)

186 5.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Säkrare och enklare tillgång till skolans verktyg och nät för externa användare (exempelvis VFUstudenter och vikarier) genom automatiserad hantering av konton. Säker användning av tjänsterna genom rätt inloggning. Effektiva och kvalitetssäkrade informationsflöden mellan tjänsteområdets olika tjänster genom utvecklade och stabila integrationer. 5.5 Effekt vid avslag Insatser inom detta fokusområde är i många fall nödvändiga möjliggörare för andra utvecklingsinitiativ. Ett avslag skulle innebära att berörda utvecklingsinitiativ inte kan genomföras. 5.6 Finansieringsform Finansieras genom ekonomimodellen, kostnaden fördelas till berörda förvaltningar Sida 7 (7)

187 Tjänsteplan Vård och Omsorg Version 4 Datum Version Beskrivning Ändrat av Utkast baserad på tjänsteplan , antagna regler för kommungemensamma tjänster 2016, samt diskussioner i tjänsteforum jan-mars Version beslutad av tjänsteforum att skickas vidare till prioriteringsforum Version till prioriteringsforum, inga ändringar från Justering av utvecklingskostnader 2017 efter beslutsforum Kostnader för vidmakthållande har lyfts ur dokumentet. Eva-Maria Hermansson Eva-Maria Hermansson Kicki Färnlöf Kicki Färnlöf