lfi_lj STRÄNGNÄS KOMMUN

Transkript

1 lfi_lj STRÄNGNÄS KOMMUN KS/2017: Sida 1 av 14 Bilaga 5:1 Förstudie livsmedelsupphandling 2017 Bakgrund Strängnäs kommun har 32 ooo invånare och köper livsmedel för ca 23 miljoner om året, vilket gör att det är en av de största enskilda inköpskostnadsposterna för kommunen. 30 april 2018 går ramavtalet ut för befintlig leverantör och det innebär att en ny upphandlingsprocess har inletts. En livsmedelsupphandling är en lång och komplicerad process där det krävs att en strategi utformas i tidigt skede för att upphandlingen ska leda till önskat resultat. Rapporten beskriver nuläge samt arbetet som legat till grund för vald strategi. Måltidsservice är organiserat under Teknik- och servicekontoret och ansvarar för övergripande ramavtal för livsmedel i Strängnäs kommun. Ca 7 ooo måltider serveras varje vardag och målgruppen är såväl förskola och skola som äldreomsorg. Inköpen uppgår till drygt 1 ooo ton råvaror årligen, till ett snittpris/kg om 28,07 kr under perioden januari-mars Andelen ekologiska inköp under samma period var 42 %. Verksamheter förutom Måltidsservice som använder sig av nuvarande ramavtal är korttidsboende, LSS-enheter, cafeer, fritids och särskilda boenden. Det finns ca 85 enskilda kundnummer med möjlighet att beställa livsmedel via ramavtalet. Måltidsservice står för ca 83 % av inköpskostnaden och socialkontoret för knappt 12 %. Den övriga inköpskostnaden, ca 5 %, fördelas på exempelvis hemkunskap, kiosk och cafe, fritidsgårdar, personalfika etc. I tidigare livsmedelsupphandling delades artiklarna in i 2 varugrupper, frukt och grönt samt övrigt sortiment, och leverantörerna kunde lämna anbud på en eller båda varugrupperna. Menigo Foodservice AB (Menigo) vann upphandlingen av båda områdena som vid avtalsstart innehöll strax under 1 ooo anbudsartiklar. Utöver detta huvudgrossistavtal gjordes även en upphandling av färskt bröd och konditorivaror, vilket resulterade i ett ramavtal med Tidermans Bageri AB. Denna rapport fokuserar på upphandlingen av huvudgrossist. Nuvarande ramavtal började gälla och innefattar i dagsläget ca anbudsartiklar. Strängnäs kommun Tel kommun@strangnas.se Bankgiro Nygatan 10 Fax

2 STRÄNGNÄS KOMMUN KS/2017: Sida 2 av 14 Bilaga 5:2 Definitioner Snittpris/kg: Baserat på alla inköp genom antal kg för aktuell period. Uppgiften används främst för uppföljning av inköp i kombination med uppgifter om avtalstrohet, ekologiska inköp och matsvinn. Källa: Hantera, DKAB. Ekologiskt: Livsmedel märkta med EU-ekologiskt, KRAV eller MSC. Säsongsanpassat: Att köpa livsmedel då tillgång och kvalitet är som bäst. Tillagningskök: Ett kök där alla måltider lagas från grunden. Mottagningskök: Ett kök där hela eller delar av måltiden kommer färdiglagad från ett tillagningskök. Mål Rapporten beskriver nuläge med strategival för kommande upphandling av livsmedel. Syfte Strängnäs kommun ska ha en genomtänkt strategi för hållbar livsmedelsförsörjning, ur såväl ekologisk som social och ekonomisk synvinkel. Strategin ska ta avstamp i relevanta styrdokument och riktlinjer i kommunen. Frågeställningar Vilken avtalslängd är optimal med utgångspunkt i våra behov? Vilka nyckelkrav behöver vi ställa i upphandlingen för att nå kostnadseffektivitet och uppställda politiska mål? Vilken strategi för tillämpningen av hållbarhetskriterier ska vi välja? Finns anledning att begränsa antalet inköpsenheter och/ eller produktgrupper? Hur bör upphandlingen delas upp för att nå bäst måluppfyllelse? Hur kan en avtalsmodell för samarbete och partnerskap se ut? Kategoriindelning av inköpsenheter Inom Strängnäs kommun finns ett stort antal inköpsenheter med varierande förutsättningar och behov av inköp. För att kunna få till stånd ett avtal som passar våra behov och som samtidigt motsvarar vår ambition att hitta en flexibel samarbetspartner har vi kategoriserat alla inköpsenheter där vi beskriver enheternas förutsättningar och behov. 1: Tillagningskök som självständigt menyplanerar och beställer råvaror. Dessa kök har relativt kort planeringstid och kan hantera förändringar på kort varsel, till exempel erbjudande om överskottsråvaror från leverantör, säsongserbjudanden eller erbjudande om att beställa en viss mängd Strängnäs kommun Tel kommun@strangnas.se Bankgiro Nygatan 10 Fax

3 l;jjl STRÄNGNÄS KOMMUN KS/2017: Sida 3 av 14 Bilaga 5:3 grönsaker eller frukt ospecificerat utifrån krav på ekologiskt och eller andra kvalitetskrav. Köken i denna kategori hanterar i princip endast råvaror och i undantagsfall halvfabrikat. Här vill vi att våra samarbetspartners ska hjälpa till att styra våra inköp till bästa tänkbara råvara just nu, utifrån våra krav på kvalitet och pris. Denna kategori står för ca 15 % av inköpsvolymen. 2: Tillagningskök som följer en centralt planerad matsedel med rekommenderade råvaror. Dessa kök har längre planeringstid och kan hantera längre beställningstider. Leverantören rekommenderar bästa råvara just nu, i samråd med mål tidsutvecklare. Denna kategori motsvarar ca 50 % av inköpsvolymen. 3: Mottagningskök som beställer vissa livsmedel direkt från leverantör. Ett begränsat behov av råvaror och produkter finns, produktvalen är i stort sett styrda centralt med ett visst utrymme för leverantören att rekommendera bästa råvara just nu, framför allt inom frukt och grönt. Denna kategori står för ca 20 % av inköpsvol ym en. 4: Enhet som inte är kök, övriga verksamheter som har behov av livsmedelsinköp. Kategorin kan vara till exempel särskilda boenden, gruppbostäder, cafä och kiosk, dagcentraler eller liknande verksamhet. Utbudet kan vara begränsat till ett fåtal utvalda produkter per varugrupp. Denna kategori står för ca 15 % av inköpsvolymen. Styrdokument Nationell livsmedelsstrategi I den nationella livsmedelsstrategi som presenterats tidigare i år framgår att offentlig livsmedelskonsumtion ska vara till 60 % ekologisk år Strategin påvisar också att offentlig sektor bör ställa krav i nivå med svensk djurskyddslagstiftning. Majoritetsförklaring I majoritetsförklaringen framgår att kommunen ska säkerställa möjligheterna till närlagad mat i kommunens verksamheter. Inköpsprocessen ska fortsätta effektiviseras och det ska hushållas med kommunens resurser. Miljöstrategi för Strängnäs kommun Strängnäs kommun ska aktivt arbeta för att bidra till att de nationella miljökvalitetsmålen nås. Strängnäs kommun arbetar med fyra aspekter inom fokusområdet Hållbara måltider: produktion av livsmedel, matsvinn, giftfri miljö och ett socioekonomiskt förhållningssätt. För att minska måltidens klimatpåverkan ska Strängnäs kommun Tel kommun@strangnas.se Bankgiro Nygatan 10 Fax

4 STRÄNGNÄS KOMMUN KS/2017: Sida 4 av 14 Bilaga 5:4 kommunen minska köttkonsumtionen och öka andelen vegetabilier i offentliga måltider. Kommunen arbetar aktivt med att minska matsvinn i olika led i processen. Vi ska öka andelen ekologisk mat vilket bidrar till att minska kemikalieanvändning i livsmedelsproduktionen och främja biologisk mångfald. Strängnäs kommun ska vara ett föredöme för andra i miljöarbetet. Måltidspolicy för Strängnäs kommun Kommunen ska vara ett föredöme inom miljöområdet och genom samarbete med företagare och andra aktörer minska sin klimatpåverkan. Matsedlar ska anpassas efter säsong. Kommunen ska, i samband med livsmedelsupphandling, sträva efter det bästa valet med etisk och miljömässig utgångspunkt. Inköps- och upphandlingspolicy Kommunen ska verka för en långsiktigt hållbar utveckling i samhället genom att upphandla varor[... ] som bidrar till en god livsmiljö och har en begränsad påverkan på klimatet och liten negativ miljöpåverkan. Verksamhetsplan för teknik- och servicekontoret 2017 Andelen inköp av ekologiska varor inom måltidsservice verksamheter ska öka till 45 % 2017 och 50 % år Matsvinnet ska minska. Avfallsplan för Strängnäs kommun Mängden hushållsavfall (kärl- och säckavfall) per invånare ska år 2018 ha minskat med 5 % jämfört med basåret Krav ska ställas på minskade avfallsmängder i samband med inköp och upphandling. Framtidens råvaruförsörjning Strängnäs kommun beskriver ett gemensamt arbetssätt för verksamhetsutveckling i modellen Brobygget. Modellen består av ett antal principer, som vi här använder när vi beskriver vår vision om framtidens råvaruförsörjning. Våga pröva nytt För att nå våra mål med framtidens råvaruförsörjning ser vi nödvändigheten i att sträva mot ett partnerskap anpassat efter våra behov. Idag finns det inga exempel på marknaden för offentliga livsmedelsavtal, där avtalsparterna valt att fokusera på partnerskap fullt ut. Den gängse modellen innebär ofta en inlåsning i detaljerade produktlistor där varje livsmedel ska definieras och avtalas för långa tidsperioder. Detta trots marknadens stora rörlighet i form av varierande tillgång Strängnäs kommun Tel kommun@strangnas.se Bankgiro Nygatan 10 Fax

5 liiil STRÄNGNÄS KOMMUN KS/2017: Sidas av 14 Bilaga 5:5 på enskilda livsmedel, prisvariation och våra egna behov som varierar över tid. Vi tror att det bästa sättet, rent affärsmässigt, att arbeta med dessa variabler är ett avtal som möjliggör flexibilitet och ständig förnyelse med en väl genomarbetad kravspecifikation. Mål- och resultatorientering Vår vision av ett modernt livsmedelsavtal är ett partneravtal, där vi tillsammans med en eller flera samarbetspartners strävar mot tydliga mål. Målen kan vara formulerade så att både vi och leverantören tjänar på att målen nås. Exempel på mål kan vara minskat svinn, såväl hos oss som hos leverantören, med miljömässiga och ekonomiska vinster som följd. Målet att öka inköpen av ekologiska livsmedel kan bidra till leverantörens egna uppställda mål kring hållbarhet och miljö. Länkande ledarskap och medarbetarnas engagemang Våra livsmedelsavtal ska också röra mer än bara inköp av livsmedel. Vi ser att vårt samarbete kan innehålla tjänster i form av utbildning, inspiration och platsbesök som bidrar till att våra mål kan uppnås. Vi vill formulera vår vision som Framtidens råvaruförsörjning. Strängnäs kommuns och Måltidsservice uppdrag är att laga och servera måltider och flera delar behövs för att vi ska kunna göra det: livsmedel, medarbetarnas kompetens, engagemang och fysiska förutsättningar. Vi vill ha avtal där vår samarbetspartner bidrar med fler delar än endast livsmedelsleveranser. Vi vill vara en attraktiv kund där vi inte enbart betalar för en vara utan även kan bidra med branschspecifik kompetens och tillsammans med leverantörer och partners bygger framtidens livsmedelsupphandling. Vi vill ha en affär som alla parter tjänar på och där vi betalar ett skäligt och ekonomiskt hållbart pris för de varor och tjänster vi köper. Respekt, öppenhet, tydlighet Vår vision bygger på transparens och flexibilitet, i kombination med tydligt definierade behov och prioriteringar. För att lyckas med en sådan modell tror vi på högt ömsesidigt förtroende och en vilja från alla parter att bidra till att uppfylla uppsatta mål. Utveckling Inom ramen för avtalet vill vi ha en dialog som syftar till ständiga förbättringar. Det kan handla om att vår avtalspartner kontinuerligt och aktivt erbjuder varor och produkter som motsvarar våra behov. Genom att gemensamt utveckla produkter och sortiment kan vi bidra till leverantörens utveckling samtidigt som vi får tillgång till livsmedel och produkter som motsvarar våra krav. Medborgarnas behov i centrum - hållbart över tiden Vi vill att framtidens livsmedelsavtal innehåller mer än i förväg definierade produktlistor och detaljerade kravspecifikationer. Vi vill se en rörlighet i avtalet så att vi vid varje tillfälle har möjlighet att handla marknadens bästa produkt till Strängnäs kommun Tel kommun@strangnas.se Bankgiro Nygatan 10 Fax

6 @693 Ifi STRÄNGNÄS KOMMUN KS/201_7=15o-059 S1da 6 av 14 Bilaga 5:6 bäst pris baserat på våra behov. Vår avtalspartner är en nyckelspelare i denna process, som känner våra behov väl och kan bygga en hållbar affär för båda parter. Benchmarking och trender Nationellt kan vi se en ökad trend att dela upp upphandlingar i flera, mindre delar. I den nya versionen av lagen om offentlig upphandling (2016:1145) (LOU) finns en intention att öka möjligheten för mindre leverantörer att delta i offentlig upphandling. Fenomenet samlastningscentraler dit grossister eller producenter levererar sina varor och köparen tar ansvar för att packa om och köra ut varorna till enheterna, blir mer och mer vanligt. En av anledningarna till att flera kommuner valt att arbeta med delade avtal är viljan att öka andelen lokala producenter och leverantörer på avtal. En trend som också märks är gemensamma avtal för flera kommuner, landsting och regioner. Ett exempel på detta är Telge Inköp och Södertörns samordnade varudistribution. På den privata livsmedelsmarknaden syns trenden att beställa hela matkassar med planerade menyer, skräddarsydda efter Olika behov. Fler och fler konsumenter upptäcker lokala bönder som säljer nose-totail-köttlädor och andelsjordbruk dyker upp i allt fler kommuner. En motsvarade modell för offentlig sektor skulle kunna vara att köket beställer säsongsanpassad och ekologisk salladsbuffé per kg, och leverantören plockar ihop veckans utbud av de finaste grönsakerna. Offentliga kunder skulle kunna få tillgång till kött på säsongsbasis, där veckopriser enligt en Offentlig och allmänt accepterad prislista kan styra valet av styckdetalj och djurslag. Privata hushåll äter allt mer lakto-ovovegetarisk mat, och begrepp som flexitarian, veganism, alternativa proteinkällor och rawfood blir allt mer vanliga. Begrepp som också förekommer och växer i det offentliga köket. Vi har haft kontakt med de närliggande kommunerna Enköping, Sigtuna, Eskilstuna, Södertälje och Västerås för att titta på hur de arbetar med livsmedelsupphandling. E n kö p i n g Kommunen har ca invånare och köper livsmedel för ca 20 MSEK. Utöver huvudgrossistavtalet med Martin & Servera Aktiebolag (Martin & Servera) har Enköping separata avtal för mejerivaror, färskt fisk och frukt och grönt. Alla priser är inklusive transporter och man har ingen omlastningscentral. Andel ekologiska inköp ligger idag på 15 %. Snittpris/kg januari-mars 2016: 20,14 kr Strängnäs kommun Tel OO kommun strangnas.se Bankgiro Nygatan 10 Fax

7 STRÄNGNÄS KOMMUN KS/2017= S1da 7 av 14 Bilaga 5:7 Sigtu na Kommunen har ca invånare och köper livsmedel för ca 33 MSEK och man har Menigo som helhetsleverantör. Alla priser är inklusive transporter och man har ingen omlastningscentral. Andel ekologiska inköp ligger idag på ca 37 %. Antal artiklar på prislista ca 920. Snittpris/kg januari-april 2016: 20,21 kr Es ki stu na Kommunen har ca invånare och köper livsmedel för ca 95 MSEK. Från och med 2016 upphandlas livsmedel fördelat på 12 separata leverantörsavtal. Leveranser sker till en samlastnings/omlastningscentral (OLC). Omlastningscentralen har möjliggjort avtal utan lägsta ordervärde. Andel ekologiska inköp ligger idag på ca 52 %. Antal artiklar på prislista ca Eskilstuna har de senaste två åren haft avtal med hög prisnivå vilket är en av anledningarna till att man inte förlängt det grossistavtal man hade Som prisdrivande faktorer nämns höga krav på återkoppling från leverantör till beställare, att prislistan innehåller många KRAV-märkta artiklar samt att man ställt krav på 50 % hållbarhetstid kvar vid leverans. Eskilstuna använder sig inte av Hantera eller något liknande system för inköpsanalys och kan inte ta fram ett snittpris/ kg. Eskilstuna har en ambition att öka andelen lokalt viltkött och undersöker vidare hur detta ska kunna ingå i avtalsstrukturen. Södertälje Kommunen har ca invånare och köper livsmedel för ca 60 MSEK. Utöver huvudgrossistavtalet med Martin & Servera så har man separata avtal för mejerivaror, färskt fisk, bröd, ekologisk glass, viltkött och frukt och grönt. Sedan hösten 2015 ingår kommunen i Södertörns samordnade varudistribution. Andel ekologiska inköp ligger idag på ca 55 %. Antal artiklar på prislista ca Snittpris/ kg januariapril 2016: 24,06 kr Västerås Kommunen har ca innevånare och köper ca ton livsmedel årligen, till ett värde av ca 91 miljoner. Huvudgrossistavtalet har kommunen med Martin & Servera, och utöver det finns avtal med Arla samt Mälardalens Frukt och grönt. Andelen ekologiska inköp uppgick 2016 till 48 %. Avtalslistan uppgår hos huvudgrossisten till ca 750 artiklar, samt för övriga leverantörer ca 470 stycken. Snittpris/kg januari-april 2016: 25,26 kr Strängnäs kommun Tel kommun@strangnas.se Bankgiro Nygatan 10 Fax

8 STRÄNGNÄS KOMMUN KS/2017uso059 Slda 8 av 14 Bilaga 5:8 Tabell 1. Nyckeltal per kommun Kommun OLC Ekologiskt % Snittpris/kg Antal avtalsartiklar Strängnäs Nej 42 22, Enköping Nej 15 20,141 - Sigtuna Nej 37 20,21 92o Eskilstuna Ja Södertälje Ja 55 24, Västerås Nej 48 25, En jämförelse har gjorts mellan några likvärdiga, vanligt förekommande livsmedel hos de Olika kommunerna. Livsmedlen har valts ut genom att jämföra de Olika kommunernas 40 mest inköpta artiklar. Prisjämförelsen är gjord innan den senaste prisjusteringen i början av Tabell 2. Prisjänyförelse per kommun Strängnäs Sigtuna Enköping Västerås Uppsala2 Mellanmjölk Eko 6*1L 7,04 7,6 6,57-6,74 Hokifile Msc U Sk Bfr 47,11 41,83-53,38 47,66 Nötfärs 10 % Krav 71,23 79,31-77,9 80,55 Sejryggfile Msc 63,94 72,73 53,18 45,61 Maskinbrygg Eko 47,37 58,5 42,88 Krav Banan 14,05 15, ,58 15,78 Krav Potatis Tv 10 12,17 13,06 8,62 13,96 Standardmjölk 3 % 8,53 6,94 6,8 Eko 6*1L Findus 29,28 23,26 Tunnpannkaka Enkel Eko 27,95 22,29 Ris Parboiled Krav 18,09 15,15 18,95 Chicky Wok Strimlor 66,06 40,44 51,16 Gouda 28 % Skivad 31,09 107,57 38,15 31,86 15g/66skiv Rapsolja Eko 27,90 29,13 29,03 Det är svårt att se tydliga mönster i ovanstående tabeller. Det bör poängteras att mätetalen, särskilt snittpris / kg, är ganska trubbiga verktyg och att det i tabell 2 inte tas hänsyn till när kommunerna genomfört sina upphandlingar, vilket kan påverka priserna såtillvida att de generellt är högre i slutet av en längre avtalsperiod. Man kan hur som helst inte utläsa att det rent prismässigt skulle 1 Pris för Q1 2016, övriga kommuners pris är inkl april. 2 Uppsala figurerar endast i denna prisjämförelse och inte i övrig benchmarking. Strängnäs kommun Tel kommun@strangnas.se Bankgiro Nygatan 10 Fax OO

9 @697 16i STRÄNGNÄS KOMMUN KS/201_7:15o-os9 Sida 9 av 14 Bilaga 5:9 medföra någon fördel att vara en stor beställare, och därmed ger undersökningen inga belägg för att det i fråga om upphandling av livsmedelsgrossist skulle löna sig att gå samman med andra organisationer för att nå volymfördelar. Marknadsläge leverantörer Konkurrensen för fullsortimentsgrossister 'är fortfarande låg och de dominerande aktörerna är Martin & Servera och Menigo. Svensk Cater AB arbetar Olika beroende på region, men är en potentiell anbudsgivare. Största andelen av deras kunder är privata restauranger men de har även avtal med kommuner och landsting. Gunnar Dafgårds Aktiebolag har under några år inte agerat som fullsortimentsgrossist men kommer nu att satsa igen men med en mindre bredd av artiklar jämfört med t.ex. Menigo och Martin & Servera. Inför kommande upphandling Målet med Strängnäs kommuns kommande Iivsmedelsupphandling är ett avtal med en samarbetspartner mer än med en motpart. Vi vill att våra behov ska styra och att relationen med leverantörer och grossister präglas av en gemensam strävan mot gemensamma mål och ständiga förbättringar. Vi vill verka för transparens i affären, i allt från våra priser till leverantörens priser från underleverantörer. Vår utgångspunkt är att alla partners som berörs av avtalet ska göra en god affär och att avtalet ska leda till ökad måluppfyllelse både för oss och för våra partners. Det traditionella sättet att upphandla livsmedel på i Sverige är med hjälp av ett mycket detaljerat förfrågningsunderlag där varje enskilt livsmedel är specificerati ett antal parametrar såsom kvalitet, pris, produktionsmetod, förpackning etc. Även om ambitionen från början har varit en partnermodell så har bedömningen gjorts att den traditionella metoden inte kan frångås i denna upphandling bl.a. med hänsyn till svårigheterna att ha kontroll över avtalspriser och genomföra en effektiv konkurrensutsättning utan en s.k. varukorg. Det har även utretts om det går att tillämpa en s.k. mäklarmodell där leverantören väljer varor från ett antal underleverantörer. Dock anses inte livsmedelsbranschen vara mogen för denna konstruktion och det saknas också rättspraxis även inom området konsultmäklartjänster, där mäklarmodellen är relativt vanlig. Området kommer att bevakas och utredas vidare inför framtida upphandlingar. Prioriterade kriterier I enlighet med de mål som Strängnäs kommun har kopplat till måltider och livsmedel är följande kriterier prioriterade i upphandling av livsmedel: E kol og is kt Strängnäs kommun ska uppnå 50 % ekologiska livsmedel år För att detta mål ska kunna uppnås måste vi ha tillgång till ett större antal ekologiska produkter och råvaror inom alla varugrupper, fördelat över året. Alla livsmedel Strängnäs kommun Tel kommun strangnas.se Bankgiro Nygatan 10 Fax

10 (ag STRÄNGNÄS KOMMUN Bilaga 5:10 KS/2917= a. Sida 10 av 14 måste inte finnas tillgängliga under hela året men ska finnas då säsongen tillåter. Prioriterade varugrupper är de där chansen är störst att hitta svenska ekologiska produkter, som till exempel mejeri, Obehandlat kött, spannmål, potatis och rotfrukter. Prioriterat är också livsmedel där ekologisk produktion gör stor nytta på produktionsplatsen, som till exempel bananer och kaffe. För animaliska livsmedel ska KRAV prioriteras framför EU-ekologiskt om möjligt, då kriterierna för KRAV gällande djurskydd och social hållbarhet är högre. För fisk gäller att Strängnäs kommun aldrig ska ha på anbud, eller erbjudas, fisk eller fiskprodukter som upptas på WWF:s F iskguiden som rödmärkta arter. När Fiskguiden uppdateras ska våra avtal uppdateras i enlighet med den. Dj u rs kydd I måltidspolicyn och i miljöstrategin framgår att Strängnäs kommun upphandlar livsmedel utifrån etiska aspekter. Därför ska animaliska livsmedel och produkter på anbud uppfylla kraven för svensk lagstiftning, vilken är ett av världens mest ambitiösa regelverk för djurhantering och djurproduktion. Genom att öka antalet KRAVmärkta och/eller svenska animaliska livsmedel på anbud kan vi också höja ambitionen kring djurskydd i kommunens livsmedelsavtal. Uppföljning av krav på djurskydd ska ske genom tredjepartsvalidering och stickprov på produktionsplatsen under avtalsperioden. Tra n s p o rter Upphandlingsmyndigheten har förslag på krav för upphandling av transporter. Interna styrdokument som t.ex. fordonspolicy och miljöstrategi vägleder till vilken nivå på kraven som ska ställas i underlaget. I övrigt så handlar det om att tillsammans med den blivande leverantören Optimera rutterna och planera så mycket det går för att fylla bilarna. Närproducerade livsmedel Strängnäs kommun har inga uttalade mål för närproducerade eller lokala livsmedel. Det finns därmed inte heller någon definition av närproducerat. Med tanke på målsättningen i miljöpolicyn att vara ett föredöme för andrai miljöarbetet är det befogat att även titta på produktionsplats för de livsmedel vi köper. Att handla vissa livsmedel lokalt kan vara ett sätt att öka dialogen med lokala matproducenter och lantbrukare och påverka utvecklingen i positiv riktning mot mer hållbara lantbruk i Strängnäs och Mälardalen. Att handla närproducerat kan också främja den lokala arbetsmarknaden och bidra till näringslivsutveckling för den lokala och regionala gröna näringen. Varugrupper som skulle vara möjliga att delvis upphandla lokalt är nöt, gris Och viltkött, korv, dryckesmjölk, ev. enskilda spannmålsprodukter och bröd. På grund av en hög prisnivå och mindre volymer, är närproducerade avtal möjliga till mindre del. Strängnäs kommun Tel kommun strangnas.se Bankgiro Nygatan 10 Fax

11 % STRÄNGNÄS KOMMUN KS/2017= Sida 11 av 14 a! Bilaga 5:11 Det finns planer på projekt med lokal anknytning under kommande avtalsperiod avseende köp/leverans av dricksmjölk och charkprodukteri samband med utbildningsinsatser och studiebesök. Syftet är att stärka utvalda enheters kompetens om livsmedelsproduktion och jord till bord. I upphandlingen kommer säkerställas att det finns flexibilitet i den utsträckning som är nödvändig för att dessa projekt ska kunna genomföras. En grundprincip är att livsmedel inte ska transporteras längre än nödvändigt, med hänsyn tagen till såväl miljö, kvalitet och pris. Viktigt att ta med i den analysen är att transport av livsmedel står för en liten del av miljöpåverkan. Störst inverkan på miljön har val av råvara samt produktionsmetod. Strängnäs kommun ska vara en aktiv aktör i olika sammanhang kopplade till livsmedelsinköp och -upphandling, såsom SLV (Statens livsmedelsverk), Kost och Näring-'$, Stolt mat i Sörmland4, Fyra Mälarstäder5 och Matlustö. Säsongsanpassat En faktor som ska genomsyra alla våra inköp, året runt, är säsongsanpassning. Genom att efterfråga och bli erbjuden livsmedel vid rätt säsong, ökar möjligheten att få ett bra pris, att kvaliteten på det enskilda livsmedlet är hög och att tillgången finns. När det gäller ekologiska livsmedel är säsongsvariationerna större än för konventionellt producerade livsmedel, och det är viktigt att vi har samarbetspartners som ständigt hjälper oss att styra våra inköp mot de livsmedel som just nu är i säsong. Utbudet av säsongsbetonade livsmedel kan och ska därför variera under året. Livsmedel med säsongsvarierande utbud är till exempel färsk fisk, kött, färsk frukt och grönt. Motverka svinndrivande inköp Livsmedel som oväntat och i perioder finns i överskott hos leverantören är intressant för oss och vi vill ha en ständig dialog kring vilka livsmedel som finns tillgängliga på marknaden och hos den enskilda leverantören. Det gör att vi vid varje enskilt tillfälle kan göra den bästa affären både för oss och för leverantören. Vi har mål om att minska svinnet i vår egen verksamhet och vi vill gärna medverka till att minska svinnet i livsmedelskedjan innan vår egen verksamhet. Detta kan vi göra genom att styra våra inköp mot leverantörens överskott, när så är möjligt. 3 Branschorganisation för kostchefer och kostekonomer i Sverige, en förening inom Ledarna. 4 Nätverk för mataktörer i Sörmland inom så väl privat som Offentlig sektor. 5 Samarbetsnätverk mellan kommunerna Strängnäs, Eskilstuna, Enköping och Västerås. 6 EU-projekt med syfte att främja en hållbar och lönsam livsmedelsnäringi Stockholmsregionen, med fokus på små och medelstora företag. Strängnäs kommun Tel kommun@strangnas.se Bankgiro Nygatan 10 Fax

12 se STRÄNGNÄS KOMMUN Eli! KS/2017= Sida 12 av 14 Bilaga 5:12 Ersättningsvaror I ett avtal med leverantörer som strävar tillsammans med oss mot uppställda mål, är det inget problem att avtalsvaror och beställda varor ibland byts ut. Både Vi och leverantören måste ha en hög grad av flexibilitet om Vi gemensamt ska kunna nå våra mål. Kriterierna för hur varor kan bytas ut måste däremot vara mycket tydliga och väl definierade i avtal. De värden som prioriterats vid val av det ursprungliga livsmedlet, ska även vara uppfyllda hos ersättningsvaran. Förpackningar För att vi ska kunna tillgodogöra oss de livsmedel vi köper är det viktigt att de kan levereras i de kvantiteter och förpackningsmodeller vi kan hantera i våra kök. Även här vill vi åstadkomma dialog och flexibilitet. En mindre leverantör kanske inte klarar att leverera hela volymen eller den förpackningsstorlek som önskas. Vi behöver ställa specifika krav på förpackningsstorlekar för att kunna jämföra anbuden, men vill även kunna vara flexibla och öppna för diskussioner om hur vi kan få tillgång till ett livsmedel som motsvarar våra krav men har alternativa förpackningar. Att begränsa mängden emballage är en annan aspekt som bör beaktas. P ri svä rd h et Som offentlig verksamhet har vi ett absolut krav på att hushålla med skattemedel och att till bästa pris upphandla det vi behöver för att uppnå verksamhetens mål. Målet om bästa pris ska alltid viktas mot de kvalitetskrav vi ställt upp. Kostnadseffektivitet ska i första hand uppnås genom val av enskilda livsmedel, menyplanering, motverka matsvinn och genom att minska köttkonsumtionen till förmån för vegetabilier och baljväxter. Krav på enskilda ingredienser i sammansatta produkter Produkter som innehåller palmolja ska väljas bort så ofta det går. Palmolja är en problematisk råvara främst av miljöskäl och inköp bör begränsas. Genom att välja råvaror framför hel och halvfabrikat i så hög utsträckning som möjligt minskas inköpen av produkter innehållande palmolja. När det gäller produkter som buljong, matfett och bakverk ska innehållet av palmolja begränsas i så stor utsträckning som möjligt. Sylt och marmelad ska innehålla socker som sötningsmedel och inte glukossirap eller syntetiska sötningsmedel. Vi bevakar marknaden löpande samt ny forskning på området. Strängnäs kommun Tel kommun@strangnas.se Bankgiro Nygatan 10 Fax

13 W STRÄNGNÄS KOM M UN KS/20_17= ! _ S1da 13 av 14 Slutsatser och inriktningar Frågeställningar:. Vilken avtalslängd är optimal med utgångspunkt i våra behov? Det är viktigt att avtalslängden bidrar till en prisutveckling som är acceptabel för båda avtalsparter. En lång avtalstid verkar för en trygg och långsiktig relation, men innebär samtidigt en risk för prisstegring och sämre möjligheter att ändra inriktning och detaljer i avtalet. Huvudregeln för ett ramavtals längd är att det inte får vara längre än 4 år. Relativt vanligt är att priserna i huvudgrossistavtal stegras efter ca två år. En initial avtalstid om två år med förlängningsoption på år bedöms därför vara fördelaktig. Bilaga 5:13. Vilka nyckelkrav behöver vi ställa i upphandlingen för att nå kostnadseffektivitet och uppställda politiska mål? De krav som blir viktigast att tillgodose i kommande avtal beskrivs under rubriken Prioriterade kriterier.. Vilken strategi för tillämpningen av hållbarhetskriterier ska vi välja? Upphandlingsmyndigheten har utarbetat s.k. hållbarhetskriterier som stöd för upphandlande myndigheter i upphandling av livsmedel och andra områden. Inriktningen är att ställa omfattande krav på hållbarhet i Olika former och den bästa metoden bedöms vara att ställa många krav på artikelnivå snarare än övergripande krav. Relevanta hållbarhetskriterier väljs ut för varje enskild position och justeras och kompletteras vid behov av upphandlingens arbetsgrupp. ' Finns anledning att begränsa antalet inköpsenheter och/eller produktgrupper? Att begränsa antalet inköpsställen kan bidra till att öka kostnadseffektiviteten och göra ramavtalet mer attraktivt för båda parter. Det är också viktigt att begränsa antalet avtalade produkter så att vi uppnår bäst pris på de största volymvarorna. Därför är fokus för kommande avtal, rena råvaror till god kvalitet och bra pris. För de enheter inom kommunen som har andra behov, såsom helfabrikat, cafésortiment, snacks, godis och drycker, utreds huruvida ett separat avtal för detta vara framgångsrikt.. Hur bör upphandlingen delas upp för att nå bäst måluppfyllelse? Upphandlingen av huvudgrossistavtal kommer inte att omfatta alla produktgrupper inom livsmedelssegmentet. Färskt bröd och konditorivaror Strängnäs kommun Tel kommun@strangnas.se Bankgiro Nygatan 10 Fax

14 STRÄNGNÄS KOMMUN KS/2917z Sida 14 av 14 Bilaga 5:14 kommer som tidigare att upphandlas separat, och andra områden som inte ingår är kolsyrade drycker och färsk fisk. Utöver detta bedöms det finnas potentiella ekonomiska fördelar med att dela in huvudgrossistupphandlingen i Olika delar på så sätt att en anbudsgivare kan bli leverantör av enbart frukt och grönt eller mejeriprodukter till de större enheterna. Det har också utretts om det är möjligt att istället dela upp inköpsenheternai Olika kategorier enligt beskrivning under rubriken Kategoriindelning av inköpsenheter. Den typen av uppdelning skulle kunna möjliggöra Olika grader av flexibilitet i avtalet kopplat till leveranstider, beställningsvaror, antal artiklar i avtal och så vidare. Konceptet har inte bedömts vara genomförbart i nuläget, men kan utredas vidare och eventuellt bli aktuellti framtida upphandlingar.. Hur kan en avtalsmodell för samarbete och partnerskap se ut? Vi har utrett flera potentiella metoder för den kommande upphandlingen och försökt att inte låsa in oss vid traditionella varuupphandlingar. Det verkar dock som att det i dagsläget inte finns några realistiska och fördelaktiga alternativ till förfarandet med en varukorg med detaljkrav pä artikelnivå och en traditionell prissättningsmodell. Alla försök till nyskapande behöver dock inte ske i upphandlingsfasen. Ett ökat fokus på samarbete och partnerskap, uppföljning, dialog och flexibilitet kan åstadkommas under gällande avtalsperiod, inom ramarna för vad lagen tillåter. Viljeyttringar och ett antal mindre ingripande kravi förfrågningsunderlaget kan bana väg för detta. (fa/&&)? Ling/% Karin Lundell Mältidschef Mats Lange Upphandlare Strängnäs kommun Tel kommun@strangnas.se Bankgiro Nygatan 10 Fax

15 Bilaga 5:15