Granskning av årsbokslut Åstorps kommun R EVISIONSRAPPORT NR 9/2007. Magnus Helmfrid. Bengt Sebring, ordf. Tord Sturesson, 1:e v ordf.

Transkript

1 R EVISIONSRAPPORT NR 9/2007 Granskning av årsbokslut 2007 Åstorps kommun Bengt Sebring, ordf. Tord Sturesson, 1:e v ordf. Mars 2008 Stig Andersson, 2:e v ordf Magnus Helmfrid Nils Persson Daniel Åkeborg Bengt Joehns Karin Hansson Alexander Carlsson

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SAMMANFATTNING INLEDNING RESULTATRÄKNING Resultatanalys...4 Jämförelsestörande poster...5 Övergripande finansiell analys...5 Utfall jämfört mot budget respektive prognos...5 Kommentarer NYHETER FÖR ÅRET NYA REKOMMENDATIONER BALANSRÄKNING Byggnader och mark Maskiner och inventarier Kundfordringar Periodisering av inkomster och utgifter SUMMERING AV PÅTRÄFFADE AVVIKELSER REDOVISNING AV MÅL OCH MÅLUPPFYLLELSE ENLIGT REGLER I KL Inledning Budget Avstämning av balanskravet Finansiella mål Verksamhetsmål SAMMANFATTANDE BEDÖMNING AV OM VERKSAMHETEN BEDRIVITS ENLIGT GOD EKONOMISK HUSHÅLLNING...11 Granskning av årsbokslut 2007, Åstorp 2

3 Sammanfattning De väsentligaste synpunkterna från granskningen av årsbokslut 2007 redovisas nedan. Det redovisade resultatet uppgår till 2,8 Mkr (6,8 Mkr för koncernen) med ett balanskravsresultat på 2,7 Mkr. Vår granskning visar att bokslutet i alla väsentliga delar är korrekt upprättat och visar en rättvisande bild av kommunens ställning och resultat. Vår sammanfattande bedömning efter genomgång av uppföljningen av finansiella mål och verksamhetsmål med avseende på god ekonomisk hushållning är att god ekonomisk hushållning i allt väsentligt får anses ha uppnåtts. Dock saknas kommentarer till hur ej uppfyllda mål skall kunna uppnås framgent. I likhet med tidigare år visar vår kontroll av periodiseringar av fakturor (att intäkter och kostnader redovisas på rätt år) endast små avvikelser. Detta tyder på bra rutiner avseende periodiseringar. Vid genomgång av anskaffningar som gjorts under året har vi funnit att investeringar som uppgår till mindre än ett prisbasbelopp, vilket enligt kommunens interna policy utgör beloppsgränsen för aktivering, har aktiverats. Avskrivning av aktiverade projekt påbörjas först året efter aktiveringen. Vi anser att avskrivning skall påbörjas fr o m då tillgången tas i bruk. Upparbetad flextid bör betraktas som en löneskuld. Vi rekommenderar, i likhet med föregående år, att kommunen gör en inventering av flextidssaldot och, om beloppet är väsentligt, bokför detta som en skuld. Granskning av årsbokslut 2007, Åstorp 3

4 1 Inledning På uppdrag av kommunrevisionen i Åstorps kommun har en granskning av årsbokslut och årsredovisning skett. Efter ändringar i kommunallagen skall revisorerna fr o m 2005 även bedöma om resultatet i årsbokslutet är förenligt med de mål som fullmäktige beslutat. s skriftliga bedömning skall biläggas årsbokslutet. Motsvarande gäller för granskning av delårsbokslutet Granskningsrapport och bedömning avseende delårsrapporten har lämnats separat. Denna rapport behandlar ur revisionssynpunkt väsentliga iakttagelser och belopp. 2 Resultaträkning 2.1 Resultatanalys (Belopp i Mkr) Resultatutfall mot budget och prognos totalt (TB = tilläggsbudget, Bu = budget, Pr = prognos) Verksamhetens nettokostnader Budget Prognos Diff Diff NÄMNDER inkl TB juni ÅR ÅR/Bu ÅR/Pr Kommunfullmäktige -0,6-0,6-0,6 0,0 0,0 Valnämnd 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Revision -0,7-0,7-0,7 0,0 0,0 Kommunstyrelsen -65,6-60,8-62,3 3,3-1,5 Bygg- och miljönämnd -2,6-2,5-2,3 0,3 0,2 Bildningsnämnd -310,0-309,6-315,1-5,1-5,5 Medborgarnämnd -20,0-20,4-20,4-0,4 0,0 Hälso- och omsorgsnämnd -132,7-136,3-141,7-9,0-5,4 Verksamhetens nettokostnader -532,2-530,9-543,1-10,9-12,2 Finansiering 533,8 526,8 545,9 12,1 19,1 Årets resultat 1,6-4,1 2,8 1,2 6,9 Granskning av årsbokslut 2007, Åstorp 4

5 Jämförelsestörande poster Omorganisation - -4,4 Utbildningsvikariat ,6 Periodisering anslutningsavgifter VA -2,4-1,8 Nedskrivning av anläggningstillgångar 0,2-2,9 Förändring pensionsåtagande intjänat före ,4 Reavinst avyttring värdepapper, netto - 19,3 Reavinster försäljning tomtmark/exploateringsfastighe 7,1 8,4 Summa positiv resultatpåverkan 9,4 17,0 Övergripande finansiell analys Ökningstakt skatteintäkter 7,5% 7,3% 7,6% Ökningstakt nettokostnader 9,8% 5,7% 3,4% Nettokostnadernas andel av skatteintäkter 100,6% 98,9% 100,3% Eget kapital per invånare, kronor Balanskravsresultat, Mkr 2,7 0,6 0,6 Soliditet inkl hela pensionsåtagandet 19,4% 23,2% 21,4% Utfall jämfört mot budget respektive prognos Utfall 2,8 38,6 16,2 Budget 1,6 5,8 0,9 Budgetavvikelse 1,2 32,8 15,3 Prognos från 30 juni -4,1 16,7 0,3 Prognosavvikelse 6,9 21,9 15,9 Kommentarer Budget har definierats som ursprunglig budget inkl tilläggsbudget. Avvikelsen mot budget uppgår till +1,2 Mkr. Av avvikelsen svarar skatteintäkterna för +5,7 Mkr, finansnettot -1,4 Mkr medan nämnderna avviker med totalt 3,1 Mkr. Största avvikelserna redovisar hälso- och omsorgsnämnden -9,0 Mkr samt bildningsnämnden -5,1 Mkr. Inom hälso- och omsorgsnämnden är det ökade kostnader för placeringar som medför underskott, totalt 9,9 Mkr. Antal placeringsdygn inom vuxengruppen har ökat med ca 50% och inom barn/unga drygt 70% medan extern psykiatri minskat ca 10% jämfört med föregående år. Totalt har kostnaden ökat ca 4-5 Mkr jämfört med föregående år. Bildningsnämndens underskott hänför sig främst till utökningar inom förskola och skolbarnomsorg samt ökat antal gymnasieelever. Granskning av årsbokslut 2007, Åstorp 5

6 Nettokostnaderna har ökat mer än föregående år och mer än budget. Skatteintäktsökningen understiger nettokostnadsökningen innebärande att verksamheterna åter är beroende av ett positivt finansnetto. Vid beräkning av eget kapital per invånare har pensionsskuld redovisad som ansvarsförbindelse inkluderats. Under 2007 har eget kapital per invånare minskat, trots ett positivt resultat, pga ny beräkningsmodell bl a innebärande ändrade livslängdsantaganden. Balanskravsresultatet 2007 är positivt liksom Totalt sett är utfallet 6,9 Mkr bättre än prognos. Nämnderna avviker däremot med -12,2 Mkr mot prognosen och avvikelsen återfinnes främst inom hälso- och omsorgsnämnden och bildningsnämnden. 3 Nyheter för året nya rekommendationer Enligt ny rekommendation från Rådet för Kommunal Redovisning, RKR, 2007 skall prognosen för skatteavräkningen numera göras utifrån SKL:s prognos och inte Ekonomistyrningsverkets. Åstorps kommun använde redan tidigare SKL:s prognos för skatteavräkningen. Från 2007 gäller ny lag om vattentjänster. Däri anges att separat balans- och resultaträkning skall upprättas för VA-verksamheten. I en under slutet av 2007 upprättad vägledning har branschföreningen Svenskt Vatten tolkat vissa redovisningskonsekvenser av den nya lagen. Därvid tolkar man att anläggningsavgifter visserligen skall redovisas som intäkt, men skall till den del den inte motsvaras av löpande driftkostnad för installation under året periodiseras till att matcha de avskrivningar av de anläggningar som de finansierar. Detta utgörs huvudsakligen av servisanläggningar som skrivs av på 50 år. Det skall samtidigt noteras att Svenskt Vatten inte kan anses vara normgivare ur redovisningssynpunkt. Dock har flera personer knutna till Rådet för kommunal redovisning deltagit i utredningen. Åstorp har tidigare intäktsfört anläggningsavgifterna direkt. Fr o m 2007 periodiseras 75% av intäkten över 50 år medan 25% anses utgöra ersättning för arbete i samband med inkoppling och därmed intäktsförs direkt. För att säkerställa att inte skattekollektivet subventionerar taxekollektivet skall fördelningsgrund av gemensamma kostnader redovisas i den särskilda handlingen med balans- och resultaträkning som skall kunna begäras av VA-abonnent. Någon separat balans- och resultaträkning för VA-verksamheten har ej tagits fram. 4 Balansräkning 4.1 Byggnader och mark Vid genomgång av anskaffningar som gjorts under året har vi i likhet med tidigare funnit investeringar (drygt 400 kkr) som uppgår till mindre än ett prisbasbelopp aktiverats, vilket enligt kommunens interna policy utgör beloppsgränsen för aktivering. Ett sätt att få ordning på detta är att ombesörja att korrekta bedömningar av investeringsbehov sker vid antagande av investeringsbudget så att man i ett tidigt skede bestämmer om den tänkta utgiften tillhör investeringar eller tillhör driften. Granskning av årsbokslut 2007, Åstorp 6

7 Vid genomgången av årets anskaffningar noterades att kommunen kostnadsfört mark om 250 kkr samt nedgrävning av VA-ledningar om 473 kkr. Kommunen köper tjänster (kartor, adressättning, mäter in vatten& avlopp) av Metria. Under 2007 har tjänster om 1,1 Mkr köpts in. Vid diskussion med ansvarig framkommer att en del av denna kostnad borde aktiveras och ingå i projektredovisningen (exploateringsverksamheten). Exempelvis har inte leverantörens kostnader avseende detaljplanen tillhörande Björnås medtagits. Effekten blir att realisationsresultatet ej blir korrekt. Dessutom ligger ju kommunens kostnader till grund för det pris som åsätts vid kommande försäljning. Vi rekommenderar att kommunen under 2008 inrättar rutiner som innebär att arbeten tillhörande projekt skall hänföras dessa. Arbeten tillhörande projekt som förkastas skall fortsatt i räkenskaperna hanteras som en kostnad. Avskrivning av aktiverade projekt påbörjas året efter aktiveringen. Vi anser i likhet med tidigare år att avskrivning skall påbörjas då tillgången tas i bruk. I övrigt bedöms att rimliga avskrivningstider används. Kommunen kostnadsför inköp av datorer. Investeringsvolymen bedöms av oss som väsentlig. Enligt policyn torde dessa inköp aktiveras och skrivas av. Om datorer skall behandlas särskilt bör detta framgå av policyn. 4.2 Maskiner och inventarier Föregående år rekommenderade vi att respektive förvaltning under 2007 skulle gå igenom det centrala anläggningsregistret för att säkerställa att de maskiner och inventarier som finns med där stämmer med de maskiner och inventarier som kommunen har. Vi noterar att någon genomgång ej skett. Således kvarstår vår rekommendation. Vid genomgång av anskaffningar som gjorts under året har vi i likhet med tidigare funnit investeringar som uppgår till mindre än ett prisbasbelopp aktiverats, vilket enligt kommunens interna policy utgör beloppsgränsen för aktivering. Ett sätt att få ordning på detta är att ombesörja att korrekta bedömningar av investeringsbehov sker vid antagande av investeringsbudget så att man i ett tidigt skede bestämmer om den tänkta utgiften tillhör investeringar eller tillhör driften. 4.3 Kundfordringar Kundfordringarna uppgår per till kkr (6 597). Under 2007 har 636 kkr (73) reserverats som osäkra kundfordringar. Totalt förfallna fordringar per bokslutsdagen uppgår till tkr varav 788 tkr förfallit till betalning för mer än 90 dagar sedan. Reserveringen motsvarar 80 % av de förfallna fakturorna äldre än 90 dagar. Det sker en individuell bedömning av varje förfallen fordran för att avgöra om fordran är osäker eller inte. Kommunen bör överväga att införa en rutin där t.ex. samtliga fordringar äldre än 6 månader reserveras som osäkra. Granskning av årsbokslut 2007, Åstorp 7

8 4.4 Periodisering av inkomster och utgifter Vid vår granskning av fakturor för kontroll av att kostnader och intäkter har redovisats på rätt räkenskapsår upptäcktes endast ett fåtal felaktigheter uppgående till mindre belopp. Upparbetad flextid bör betraktas som en löneskuld. Vi rekommenderar att kommunen gör en inventering av flextidssaldot och, om beloppet är väsentligt, bokför detta som en skuld. 5 Summering av påträffade avvikelser Följande väsentliga avvikelser från god redovisningssed har påträffats vid granskningen (belopp i Mkr): Aktiverade investeringar < ett basbelopp -0,4-0,2 Kostnadsförda investeringar 0,7 - Ej aktiverade kostnader för detaljplaner mm 0,6 - Ej periodiserade kostnader -0,3 - Omorganisation - 4,4 Utbildningsvikariat - 1,6 Osäkra kundfordringar -0,1-0,4 Summa konstaterade avvikelser 0,5 5,4 Påträffade avvikelser är relativt små och bedöms därför ej ha en väsentlig betydelse för resultat 2007 eller ställningen per Redovisning av mål och måluppfyllelse enligt regler i KL 6.1 Inledning Enligt kommunallagen (med följdändringar i kommunala redovisningslagen) skall revisorerna bedöma om resultatet i delårsrapporten och årsbokslutet är förenligt med de mål som fullmäktige beslutat. s skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Granskningsrapport och bedömning avseende delårsrapporten har lämnats separat. Ändringar i lagstiftningen fokuserar på god ekonomisk hushållning och på att öka långsiktigheten i den ekonomiskall och verksamhetsmässiga planeringen. Lagen ställer därför krav på att budgeten skall innehålla finansiella mål samt mål och riktlinjer för verksamheten, kopplade till begreppet god ekonomisk hushållning. Lagstiftningen har överlåtit till varje kommun att själv (lämpligen i ett särskilt avsnitt i budgeten) beskriva hur begreppet god ekonomisk hushållning skall tolkas för den egna kommunen och att i samband härmed ange vilka finansiella mål samt övergripande mål och riktlinjer för verksamheten som fullmäktige anser skall följas upp. Granskning av årsbokslut 2007, Åstorp 8

9 De finansiella målen får anses ange de ekonomiskall ramarna för verksamheten medan verksamhetsmålen avser kvalitén och inriktningen. Genom en ny bestämmelse 4 kap 5 i kommunala redovisningslagen införs ett krav på att förvaltningsberättelsen skall innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. Att uppföljningen skall göras i förvaltningsberättelsen klarlägger att det är kommunstyrelsen som ansvarar för uppföljningen och utvärderingen härav och att det är detta som revisorerna skall yttra sig över. Således räcker det inte att hänvisa till uppföljning i nämndsrapporterna. Dessa får anses vara ett underlag för kommunstyrelsens övergripande bedömning. Denna uppföljning kan anses vara ett led i kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Det nya uppdraget att bedöma resultatet i delårsrapporten och årsredovisningen innebär att revisorerna fått en kompletterande roll i processen att säkerställa att god ekonomisk hushållning uppnås. Uppdraget har syftet att vid årsbokslutet bedöma om ett balanserat resultat har nåtts, bedöma om de av fullmäktige antagna finansiella målen uppnåtts, samt bedöma om verksamheten drivits så att fullmäktiges beslutade mål och inriktningar för verksamheten har uppnåtts 6.2 Budget 2007 I budgeten för 2007 har fullmäktige en inledande skrivning som utifrån en vision för Åstorps kommun angett ett antal strategier för att nå visionen. Fullmäktige anger vad som skall betraktas som god ekonomisk hushållning för Åstorps kommun. Inom Åstorps kommun tolkar vi det så, att vi genom förnuftig hantering av våra gemensamma medel skall utveckla vår verksamhet på ett sådant sätt att vi över tid kan ge medborgarna den service som de behöver, utan att försvara kommunens ekonomi och finansiella ställning. Tre finansiell mål anges avseende resultat, låneskuld och investeringar. Vad gäller verksamhetsmål anges: För att uppnå målet om god ekonomisk hushållning skall de fastställda inriktningarna för förvaltningarna uppnås inom de ramar som respektive förvaltning tilldelats. Bärighet skall finnas på kommunens gemensamma vision och strategier. Några specifika verksamhetsmål, kopplade till god ekonomisk hushållning, fastställs dock inte av fullmäktige i budgeten för I budgeten har dock angetts inriktningsmål, effektmål och miljömål för de olika verksamheterna. Dessa behandlas inte här efter som de inte ligger på revisorerna att yttra sig över enligt kommunallagens bestämmelser. Granskning av årsbokslut 2007, Åstorp 9

10 6.3 Avstämning av balanskravet Enligt avstämning av balanskravet mot helårsresultatet på sidan 12 i årsredovisningen görs avdrag för reavinster, återföring av nedskrivning av kapitalförvaltning samt VAverksamhetens negativa resultat varefter det officiella balanskravsresultatet, som uppgår till 2,7 Mkr, erhålls. Detta motsvarar ca 1,0 % av skatteintäkterna netto. Bedömning Vi konstaterar att balanskravet har uppfyllts för Finansiella mål Åstorps kommun har i budgeten 2007 fastställt finansiella mål vilka följs upp i förvaltningsberättelsen. Följande finansiella mål har angetts: Resultat lägst 30 Mkr över en femårsperiod för Åstorps kommunkoncern. Inget enskilt år skall visa negativt resultat. Låneskuld koncernens anläggningslån skall inte överstiga 20 kkr/invånare. Amortering skall ske med 100 Mkr under en tioårsperiod. Investeringar kommunens investeringar exkl affärs- och exploateringsverksamheterna skall inte överskrida amorteringarna. Bedömning I årsredovisningen konstateras att målen för låneskuld och investeringar ej uppnåtts medan resultatmålet är uppnått. Kommentarer saknas till hur ej uppfyllda mål skall kunna uppnås framgent. 6.5 Verksamhetsmål För att, i väntan på fullmäktiges eget arbete med målformulering, styra verksamheten och hitta väsentliga övergripande mål att följa upp har ett antal mål tagits fram av kommunchefen, chefsekonomen, förvaltningschef och nämndsordförande för respektive verksamhet. Dessa följs upp och presenteras för kommunstyrelsen per april, juni, september och december. Av ca 3 5 mål per verksamhet har gruppen utifrån varje verksamhet valt ut ett mål som det mest övergripande som också skall presenteras för fullmäktige. Bedömning Vår granskning av uppföljningen av verksamhetsmål ger inte anledning till anmärkning häremot. Av 16 uppställda mål har ca hälften av verksamhetsmålen uppnåtts. Man måste inse att utvecklingen av en väl fungerande målstyrning är en process som kommer att ta tid innan man funnit väl fungerande former. I budgeten 2008 har fullmäktige fastställt ett antal verksamhetsmål för uppföljning. Därvid uppnås lagens tanke med att fullmäktige fastställer finansiella mål samt mål och inriktningar för verksamheten, kopplade till begreppet godekonomisk hushållning, utifrån den innebörd som fullmäktige tolkat för den egna kommunen. Därmed kan upp- Granskning av årsbokslut 2007, Åstorp 10

11 draget tydliggöras för dels kommunstyrelsens uppföljning och utvärdering och dels revisorernas bedömning härav tillbaka till fullmäktige. För att underlätta bedömningen bör redan i budgeten definieras t ex andelen mål som skall vara uppfyllda för att god ekonomisk hushållning skall anses vara uppnådd. 7 Sammanfattande bedömning av om verksamheten bedrivits enligt god ekonomisk hushållning Efter granskningen av årsredovisningen för 2007 är det revisionens uppfattning att samtliga av kommunfullmäktige antagna finansiella mål för 2007 ej har uppfyllts, att det lagstadgade balanskravet har uppfyllts att de i förvaltningsberättelsen uppföljda målen för verksamheten har uppnåtts till ca 50%, att efter en samlad bedömning kan verksamheten anses ha bedrivits enligt god ekonomisk hushållning, att bokslutet och årsredovisningen i alla väsentliga delar är korrekt upprättat och visar en rättvisande bild av kommunens ställning och resultat. Granskning av årsbokslut 2007, Åstorp 11