Kommunrevisionen i Åstorp ÅSTORPS KOMMUN RAPPORT FRÅN BOKSLUTSGRANSKNINGEN 2005

Transkript

1 ÅSTORPS KOMMUN RAPPORT FRÅN BOKSLUTSGRANSKNINGEN 2005 Bengt Sebring, ordf. Tord Sturesson, 1:e v ordf. Stig Andersson, 2:e v ordf. Nils Persson Ulf Persson APRIL 2006 Sida: 1

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning Inledning Kommentarer till resultaträkningen Övergripande finansiell analys Budgetutfall och prognosträffsäkerhet Kommentarer till balansräkningen Anläggningar Kortfristiga placeringar Periodiseringskontroll Summering av avvikelser Övriga iakttagelser i samband med granskningen Ekonomihandbok Årsredovisning Uppföljning av rapport över granskningen av årsredovisningen Förvaltningsberättelse Resultaträkning och balansräkning Finansieringsanalys Sammanställd redovisning Nämndskommentarer Redovisning av mål och måluppfyllelse enligt nya regler i KL Inledning Budget Finansiella mål Avstämning av balanskravet mm Verksamhetsmål Revisorernas sammanfattande bedömning...12 APRIL 2006 Sida: 2

3 Sammanfattning Resultatet av granskningen av årsbokslut och årsredovisning för 2005 redovisas i denna rapport. De väsentligaste synpunkterna sammanfattas i punktform nedan. Det redovisade resultatet för kommunen uppgår till 16,2 Mkr (21,0 Mkr för koncernen). I balanskravsutredning sker återställande av föregående års underskott (-7,2 Mkr) samt avdrag för återläggning av tidigare nedskrivning av kapitalförvaltning med 0,3 Mkr. I balanskravsutredningen görs dessutom reservering för framtida pensionsutbetalningar med 5,0 Mkr samt reservering för resultatet i VA-verksamheten varefter redovisat balanskravsresultat uppgår till 0,6 Mkr. Vid genomgång av anskaffningar som gjorts under året har vi funnit att investeringar som uppgår till mindre än ett prisbasbelopp aktiverats, vilket enligt kommunens interna policy utgör beloppsgränsen för aktivering. En stor del av att få ordning på detta problem är att ombesörja att korrekta bedömningar av investeringsbehov sker vid antagande av investeringsbudget så att man i ett tidigt skede bestämmer om den tänkta utgiften tillhör investeringar eller tillhör driften (exempelvis reinvesteringar av leksaker mm). Avskrivning av aktiverade projekt påbörjas först året efter aktiveringen. Vi anser att avskrivning skall påbörjas fr o m då tillgången tas i bruk. Upparbetad flextid bör betraktas som en löneskuld. Vi rekommenderar, i likhet med föregående år, att kommunen gör en inventering av flextidssaldot och, om beloppet är väsentligt, bokför detta som en skuld. APRIL 2006 Sida: 3

4 1. Inledning På uppdrag av kommunrevisionen s kommun har en granskning av årsbokslut och årsredovisning skett. Efter ändringar i kommunallagen ska revisorerna fr o m 2005 även bedöma om resultatet i årsbokslutet är förenligt med de mål som fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning ska biläggas årsbokslutet. Motsvarande gäller för granskning av delårsbokslutet. Granskningsrapport och bedömning avseende delårsrapporten har lämnats separat. Denna rapport behandlar ur revisionssynpunkt väsentliga iakttagelser och belopp. Inga nya rekommendationer har börjat gälla under Kommentarer till resultaträkningen Det redovisade resultatet för kommunen uppgår till 16,2 Mkr (-1,9 Mkr) för Poster som försvårar jämförelse mot andra år är (Mkr) : Återföring av nedskrivning av kapitalplaceringsaktier 0,3 5,3 Realisationsvinster på kapitalplaceringsaktier 6,5 0,9 Realisationsvinster på exploateringsfastigheter 1,6 1,9 Realisationsförlust på aktier och andelar -0,3 0,0 Summa positiv resultatpåverkan 8,1 8,1 2.2 Övergripande finansiell analys Vi har valt att titta på följande nyckeltal: Ökningstakt skatteintäkter 7,6% 0,03% 7,5% Ökningstakt nettokostnader 3,4% 2,4% 8,9% Nettokostn andel av skatteintäkter 100,3 104,3% 101,8% Eget kapital per invånare, kronor Balanskravsresultat, Mkr 0,6-7,2 1,0 Soliditet 21,4% 21,1% 28,7% Av tabellen framgår att ökningstakten för verksamheternas nettokostnader avtagit jämfört med 2003 och att skatteintäkterna ökat mer än nettokostnaderna Eget kapital har justerats för pensionsskuld redovisad som ansvarsförbindelse. Balanskravsresultatet 2005 är positivt. Soliditeten har sjunkit beroende på en väsentligt ökad upplåning, både 2004 (+35 Mkr) och 2005 (+30 Mkr). Nettokostnadernas andel av skatteintäkterna har sjunkit mellan 2004 och 2005 men ligger fortfarande över 100%. Detta betyder att verksamheterna delvis finansieras av finansnettot där bl a reavinster från kapitalförvaltningen bidrar. Målet bör vara att minska relationstalet till ca 98%. APRIL 2006 Sida: 4

5 2.3 Budgetutfall och prognosträffsäkerhet Utfall jämfört mot budget respektive prognos har de senaste åren varit följande (Mkr): Utfall 16,2-1,9 13,5 Budget 0,9 0,1 2,3 Budgetavvikelse 15,3-2,0 11,2 Prognos från 30 juni 0,3-8,4 2,5 Prognosavvikelse 15,9 6,5 8,7 Budget har definierats som ursprunglig budget inkl tilläggsanslag. En tydlig trend framstår enligt ovan, nämligen att utfallet blir bättre än prognos. Den största förklaringen ligger i försiktighet i samband med upprättandet av prognoserna. Resultatprognosen för 2005, som gjordes efter delårsbokslutet , visade på ett resultat på 1,8 Mkr. Utfallet 16,2 Mkr innebär en avvikelse på 15,3 Mkr jämfört med budget och 14,4 Mkr jämfört med prognos. Prognosavvikelsen är huvudsakligen hänförbar till minskade verksamhetskostnader 8 Mkr och förbättrat finansnetto 6 Mkr. Avvikelsen fördelar sig enligt följande (belopp i kkr): Avv. Avv. Budget Utfall/ Utfall/ inkl kb Prognos Utfall budget. prognos Kommunfullmäktige Revision Valnämnd Kommunstyrelse Kommunledningskontor Samhällsbyggnadskontor anslagsfin Samhällsbyggnadskontor affärsdriv Samhällsbyggnadskontor, exploat Byggnadsnämnd Kultur- o fritidsnämnd Barn- och utbildningsnämnd Socialnämnd Vård- och omsorgsnämnd Miljönämnd Räddningstjänst Summa Finansiering Totalt Den största avvikelsen mot budget har liksom både 2003 och 2004 uppstått hos vård- och omsorgsnämnden. Till skillnad mot tidigare år är avvikelsen 2005 positiv vilket innebär att kostnadsökningen avstannat och kostnaderna t o m minskat med nästan 2 Mkr sedan De åtgärder som vidtagits, bl a inrättandet av bemanningscentral, omorganisation inom hemvården mm har successivt inneburit att kostnadsnivån kunnat sänkas. APRIL 2006 Sida: 5

6 Barn- och utbildningsnämnden har lägre nettokostnader än både budget och prognos, ca 2 Mkr. Avvikelsen beror på ökade intäkter Även socialnämnden klarar sin budget 2005 och uppvisar mycket marginella avvikelser både mot prognos och budget. Kommunledningskontorets budget- och prognosöverskridande uppgår till knappt 2 Mkr, varav huvuddelen avser reserv för avgångsvederlag till förre ekonomichefen. Det förbättrade utfallet inom samhällsbyggnadskontoret affärsdrivande verksamheter (VAverksamheten), beror bl a på ökade intäkter för anslutningsavgifter och besparingar inom underhållsarbeten för VA-nät. Finansiering (innehåller främst statsbidrag och liknande ej förvaltningsspecifika intäkter och kostnader samt finansiella poster) visar en positiv avvikelse på 6,0 Mkr jämfört med prognos och 8,1 Mkr mot budget inkl. kompletteringsbudget. Avvikelsen härrör sig främst till reavinster på försäljning av kapitalplaceringsaktier samt bättre räntenetto. Den genomsnittliga räntekostnaden på lånen har utvecklats positivt och uppgår för 2005 till 1,93%. Enligt kommunens policy löper alla lån med rörlig ränta. 3. Kommentarer till balansräkningen 3.1 Anläggningar Under kommande år bör det centrala anläggningsregistret gås genom av respektive förvaltning för att säkerställa att de maskiner och inventarier som finns med där stämmer med de maskiner och inventarier som kommunen har. Vid genomgång av anskaffningar som gjorts under året har vi funnit investeringar som uppgår till mindre än ett prisbasbelopp aktiverats, vilket enligt kommunens interna policy utgör beloppsgränsen för aktivering. Ett sätt att få ordning på detta är att ombesörja att korrekta bedömningar av investeringsbehov sker vid antagande av investeringsbudget så att man i ett tidigt skede bestämmer om den tänkta utgiften tillhör investeringar eller tillhör driften (exempelvis inköp av leksaker mm). Förbättring har dock skett i förhållande till föregående år och genomgång av investeringsprojekten har skett för att bedöma om aktivering kan ske. Under tidigare år har en utredning om framtida underhålls- och om- och tillbyggnadsåtgärder beträffande ishallen genomförts. Denna utgift har aktiverats och under detta året har avskrivning med 20% genomförts. Ingen ny aktivering av motsvarande utredningar har skett under detta verksamhetsåret. En konsekvent redovisningsmässig hantering av asfalteringsarbeten har i likhet med föregående år skett under Detta innebär att toppbeläggningar har belastat driften. APRIL 2006 Sida: 6

7 Avskrivning av aktiverade projekt påbörjas året efter aktiveringen. Vi anser i likhet med tidigare år att avskrivning skall påbörjas då tillgången tas i bruk. I övrigt bedöms att rimliga avskrivningstider används. I anläggningsredovisningen redovisas även exploateringsprojekt med netto 18,7 Mkr. Förbättring av hanteringen av reavinster på dessa avyttringar har skett då det numera finns klargjort vilka bedömda anskaffningsvärden som finns på fastighetsbeståndet. Under 2006 kommer utredning att ske av vad som finns nedlagt som exploateringsutgifter för att skilja ut gator och mark som skall läggas om till rätt objekttyp. Vid genomgång av genomförda affärer avseende finansiella anläggningstillgångar har vi kunnat konstatera att en fordran på Kommunalförbundet Medelpunkten uppgående tilkl 0,2 Mkr ej redovisats i kommunens bokföring, varför reaförlusten i samband med likvidationen av Medelpunkten AB blivit för stor. 3.2 Kortfristiga placeringar Jämförelse av marknadsvärdet mot anskaffningsvärdet på kortfristiga placeringar har i år föranlett en återföring av tidigare års nedskrivningar med 0,3 Mkr, vilket var kvarstående del av nedskrivningar. Marknadsvärdet för hela portföljen uppgick i bokslutet till 103,6 Mkr (bokfört värde uppgår till 90,0 Mkr). Årets värdepapper har i likhet med föregående år värderats enligt portföljprincipen dvs. som en enda post. Resultatet i värdepappersrörelsen består av dels realiserade vinster och förluster (i förhållande till anskaffningsvärdet), utdelning, ränteintäkter och förvaltningskostnader vilket sammantaget uppgått till 6,5 Mkr, dels återföring av orealiserade förluster (netto) vilka uppgått till 0,3 Mkr. Anskaffningsvärdet i nuvarande portfölj uppgår till 90,0 Mkr, medan ursprunglig portfölj uppgick till 100 Mkr. Marknadsvärdet uppgår per 28 februari 2006 till 108,1 Mkr. Kommunen använder en aktiv förvaltning och ett stort antal affärer genomförs årligen. 3.3 Periodiseringskontroll Periodiseringskontroll har utförts genom att samtliga större leverantörsfakturor under tiden december 2005 till mars 2006 har granskats. Vid vår granskning av fakturor och andra underlag för kontroll av att kostnader och intäkter har redovisats på rätt räkenskapsår, upptäcktes endast smärre felaktigheter. God ordning bedöms i huvudsak finnas i denna rutin. Följande noteringar gjordes: Resor företagna under november och december 2005 har blivit bokförda Beloppet uppgår till drygt 405 kkr. Kommunen har under 2006 erhållit en slutfaktura på vatten och avlopp avseende 2005 från Helsingborgs stad vilken inte har periodiserats, belopp 72 kkr. Kommunen har avslutningsvis kostnadsfört ett arbete under 2006 som dock utförts under Fakturan uppgår till 146 kkr. Övriga noteringar som har gjorts med avseende på periodiseringar: APRIL 2006 Sida: 7

8 Upparbetad flextid bör betraktas som en löneskuld. Vi rekommenderar att kommunen gör en inventering av flextidssaldot och, om beloppet är väsentligt, bokför detta som en skuld. 3.4 Summering av avvikelser Inga väsentliga avvikelser att rapportera har konstaterats vid granskningen. 4. Övriga iakttagelser i samband med granskningen 4.1 Ekonomihandbok Arbetet med att ta fram en ny ekonomihandbok påbörjades under Ingen uppdatering har skett under 2005 vad gäller textdelarna. Vi vill betona vikten av att ekonomihandboken fortlöpande uppdateras samt att den görs tillgänglig och känd i kommunen för att kunna uppfylla det syfte den har. Ekonomihandboken borde enligt vår mening kompletteras med regler om intern kontroll som beskriver förvaltningarnas interna kontrollsystem. Ekonomihandboken har ej antagits av kommunfullmäktige. De i ekonomihandboken intagna redovisningsanvisningarna är dock antagna genom delegation. 5. Årsredovisning 5.1 Uppföljning av rapport över granskningen av årsredovisningen 2004 Från föregående års granskningsrapport har vi valt att följa upp följande synpunkter: Vi saknar någon form av information om befolkningsstruktur inom Åstorps kommun, det finns endast uppgift om förändring av antalet invånare och mycket kortfattat om uppgift om exempelvis åldersfördelning eller dylikt finns med. Vidare saknar vi en omvärldsanalys. Kommentar Ett arbete med en genomgripande förändring av utformningen av årsredovisningen har inletts Syftet har varit att skapa en mer lättläst årsredovisning. Förvaltningsberättelsen har kortats ner och innehåller i princip enbart ekonomisk information. Information om verksamheten är helt koncentrerad till nämndernas verksamhetsberättelser. Utvecklingsarbetet kommer att fortsätta 2006 och bör kompletteras med t ex övergripande verksamhetsinformation i förvaltningsberättelsen, analyser och jämförelsetal, beskrivning av mål och måluppfyllelse mm. Felaktig hantering av försäljning/utrangering av maskiner och inventarier. Kommentar Korrekt hantering har skett av årets försäljning. Avskrivning av investeringar påbörjas först året efter aktiveringen. Vi anser att avskrivning skall påbörjas fr o m då tillgången tas i bruk. Kommentar Avskrivningar sker fortfarande med eftersläp. APRIL 2006 Sida: 8

9 Upparbetad flextid bör betraktas som en löneskuld. Vi rekommenderar att kommunen gör en inventering av flextidssaldot och, om beloppet är väsentligt, bokför detta som en skuld. Kommentar Inga åtgärder har vidtagits under Förvaltningsberättelse I Lag om kommunal redovisning 4 kap. anges vad som skall ingå i förvaltningsberättelsen. Förvaltningsberättelsen skall innehålla en översikt över utvecklingen av kommunens verksamhet. Upplysningar skall även lämnas om 1. sådana förhållanden som inte skall redovisas i balansräkningen eller resultaträkningen men som är viktiga för bedömningen av kommunens resultat eller ställning, 2. sådana händelser av väsentlig betydelse för kommunen som har inträffat under räkenskapsåret eller efter dess slut, 3. kommunens förväntade utveckling, 4. väsentliga personalförhållanden, 5. andra förhållanden som är av betydelse för styrningen och uppföljningen av den kommunala verksamheten. Dessutom skall förvaltningsberättelsen innehålla en samlad redovisning av kommunens investeringsverksamhet, en redovisning av utfall i f h t budget samt en balanskravsutredning. Förvaltningsberättelsen för Åstorps kommun innehåller enligt vår bedömning inte till alla delar dessa uppgifter. Vissa delar framgår i andra delar av årsredovisningen. Redovisning och uppföljning av finansiella mål görs i förvaltningsberättelsen (se avsnitt 6 nedan). 5.3 Resultaträkning och balansräkning Resultat- och balansräkningarna följer den uppställning som framgår av Lag om kommunal redovisning 5 kap. 5.4 Finansieringsanalys Ny rekommendation om upprättande av finansieringsanalys har börjat gälla fr o m Den nya strukturen är klarare och bör öka förståelsen av vad inkomsterna kommer ifrån och vart utgifterna går. Kassaflödesanalysen har ej upprättats helt i enlighet med den nya rekommendationen. Kassaflödesanalys har även upprättats för koncernen. Krav på detta föreligger inte, men ger en mer komplett bild av kommunkoncernen. 5.5 Sammanställd redovisning I kommunkoncernen ingår det helägda dotterbolaget Björnekulla Fastigheter AB med dess dotterbolag Kvidingebyggen AB, Björnekulla Bostads AB samt Björnekulla IT AB. Arbete med att ta fram ytterligare förbättrade rutiner för avstämning av mellanhavanden inom de i koncernen ingående kommunala bolagen pågår. APRIL 2006 Sida: 9

10 Vid upprättande av den sammanställda redovisningen är det väsentligt att tillse att förändringen i eget kapital motsvaras av årets resultat. Ev avvikelser från detta bör redovisas i not, med en förklaring till vad förändringen avser. Kommunen har lämnat en förklaring till denna avvikelse i text om förändrade redovisningsprinciper vilket synes vara acceptabelt. 5.5 Nämndskommentarer Redogörelsen för verksamheternas måluppfyllelse kan utvecklas ytterligare där en koppling görs till de av fullmäktige antagna målen. Målen bör anges och måluppfyllelsen kommenteras. En enhetligare struktur bör eftersträvas i uppföljningarna. 6. Redovisning av mål och måluppfyllelse enligt nya regler i KL 6.1 Inledning Enligt ändringar i kommunallagen ska revisorerna från innevarande år bedöma om resultatet i delårsrapporten och årsbokslutet är förenligt med de mål som fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning ska biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Granskningsrapport och bedömning avseende delårsrapporten har lämnats separat. Ändringar i lagstiftningen fokuserar på god ekonomisk hushållning och på att öka långsiktigheten i den ekonomiska och verksamhetsmässiga planeringen. Lagen ställer därför krav på att budgeten ska innehålla finansiella mål samt mål och riktlinjer för verksamheten. Det nya uppdraget att bedöma resultatet i delårsrapporten och årsredovisningen innebär att revisorerna fått en kompletterande roll i processen att säkerställa att god ekonomisk hushållning uppnås. En förutsättning för att revisorerna skall kunna göra en bedömning är att kommunfullmäktige i budget/planer har fastställt mål och riktlinjer som är av betydelse för god ekonomisk hushållning samt att uppföljning av dessa mål har skett. 6.2 Budget 2005 De nya kraven, att fullmäktige ska ange mål och riktlinjer för verksamheten samt finansiella mål som skall följas upp i delårsrapport och årsredovisning, slår igenom vid olika tidpunkter. Det beror på när budgetbehandlingen för 2005 ägde rum. De nya reglerna gäller om budgeten behandlades eller senare. Revisorerna har att bedöma delårsrapporten och årsredovisningen redan 2005, oavsett när fullmäktige hanterade budgeten. I Åstorps kommun antog fullmäktige budgeten i november Det betyder att de nya reglerna om antagande av mål och redovisning av uppfyllelse härav inte är obligatoriska under APRIL 2006 Sida: 10

11 6.3 Finansiella mål Även om reglerna inte gäller för 2005 har Åstorps kommun ändå fastställt ekonomiska mål i budgeten 2005 och i flerårsplanen : Där anges ett antal finansiella mål, exempelvis ska ökningen av det egna kapitalet uppgå till minst en procent av verksamhetens nettokostnader under planperioden. Detta skulle innebära att en ökning av eget kapital på 14,9 Mkr behöver uppnås. Eftersom resultatet uppgår till 16,2 Mkr har detta mål uppnåtts. Bedömning Bedömning av måluppfyllelse har ej gjorts. 6.4 Avstämning av balanskravet mm I årsredovisningen görs en balanskravsutredning varvid framgår att balanskravsresultatet till 3,6 Mkr. Följande avstämning av balanskravet görs (Mkr) Helårsresultatet uppgår till 16,2 - Föregående års underskott -7,2 - Återföring av nedskrivning kapitalplaceringsaktier -0,3 - Öronmärkning av överskott för framtida pensioner -5,0 - Resultatreservering, VA-verksamheten -3,1 Officiellt balanskravsresultat 0,6 Bedömning Revisionen konstaterar att balanskravet har uppfyllts för Dock kan noteras att justering för realisationsvinster på försäljning av anläggningstillgångar i likhet med tidigare år ej beaktas. Årets reavinster uppgår till 0,1 Mkr. 6.5 Verksamhetsmål Då budget för 2005 är antagen före , ställer lagen inga särskilda krav på uppföljning av verksamhetsmål i årsbokslut under innevarande verksamhetsår. Nästa år kommer det att vara ett krav att presentera uppföljning av målen samt en bedömning av hur långt man kommit gällande måluppfyllelse. Bedömning Kommunen skall, enligt den nya lagen, i delårsrapporten och årsredovisningen redovisa och följa upp de av fullmäktige beslutade målen med avseende på god ekonomisk hushållning. Detta gäller enligt lagen både finansiella mål samt mål och inriktning för verksamheten. Denna uppföljning skall sedan bedömas av revisorerna. Det är inte lagstiftarens mening att revisorerna skall bedöma alla de mål som finns i budgeten. I stället anges i skrivningar att det avser mål och inriktningar med övergripande betydelse för god ekonomisk hushållning som enligt lagens krav skall följas upp och bedömas. För att detta uppdrag skall kunna utföras krävs att fullmäktige preciserar vilka finansiella mål och verksamhetsmål, som enligt lagens krav anses vara av övergripande betydelse för god ekonomisk hushållning, och som är de som skall följas upp och sedan bedömas av revisorerna. APRIL 2006 Sida: 11

12 En frågeställning som uppkommit är att avgöra vilka mål fullmäktige har beslutat om. Gäller det bara de som finns i det övergripande kommunstyrkortet eller gäller det även nämndernas mål, vilka tagits in i den budget som fullmäktige antagit? Här får den allmänna praxisutvecklingen på området följas under året. Vi poängterar ännu en gång att eftersom Åstorps kommun antog budgeten för 2005 före den 1 december 2004 är inte lagens bestämmelser angående mål och utvärdering av måluppfyllelse obligatorisk förrän för delårsrapporten och årsredovisningen för I den mån fullmäktige ändå fastställt mål under 2005 skall revisorerna ändå göra en bedömning härav. 7. Revisorernas sammanfattande bedömning Efter granskningen av årsredovisningen för 2005 är det revisionens uppfattning att det lagstadgade balanskravet har uppfyllts att bokslutet och årsredovisningen i alla väsentliga delar är korrekt upprättat och visar en rättvisande bild av kommunens ställning och resultat. APRIL 2006 Sida: 12