STYRELSEDAGEN Boden 26 januari 2010

Transkript

1 STYRELSEDAGEN Boden 26 januari 2010 ADVOKAT NORDEKVIST AB Storgatan LULEÅ TEL TELEFAX E-post

2 att förstärka Anställda Delägare Nätverk Mentor Coach Advisory board Skuggstyrelse Adjungerade ledamöter Styrelse

3 I Sverige har lagstiftaren tänkt en STRIKT ROLLFÖRDELNING Den svenska modellen styrs av: Aktiebolagslagen (ABL) Praxis och sedvänjor Lagen om styrelserepresentation för privatanställda Årsredovisningslagen, m.fl. Svensk kod för bolagsstyrning ÄGARE Bolagsstämma Styrelse VD & ledning

4 SVERIGE Är det så strikt? Hur fungerar det i små bolag, familjeägda bolag och i växande bolag? Ägare Bolagsstämma Styrelse Finns det några gränser? STYRELSELEDAMOTEN ÄR EN VIKTIG KOMPETENS FÖR BOLAGET OCH DESS ÄGARE MEN FÖR OMVÄRLDEN EN GARANT FÖR ATT ALLT SKÖTS KORREKT Ledningen Utförare

5 Aktieägare via bolagsstämman Valberedning Styrelse Förvaltning via; - Policy och riktlinjer - Beslut - Kontroll Revisor Granskar - Räkenskaperna - Styrelsens och VDs förvaltning VD Löpande förvaltning

6 1. Styrelsens ansvar Organisationsuppgiften (8 kap ABL) Styrelsen skall se till att bolagets organisation och förvaltning av bolagets angelägenheter är adekvat utformad omfattningen beroende bl.a. av förekomst av VD beroende av långsiktig inriktning med -affärsidé -långsiktiga mål -strategier -affärsplan och budget

7 Bolagsordning/Stadgar Konsortialavtal Ägardirektiv ÄGARE Stämma Arbetsordning för styrelsen Affärsplan Styrelse Revisor VD-avtal VD-instruktion Rapportinstruktion VD

8 Mål Strategier Affärsidé Mål Strategier Vision Affärsidé Mål Strategier Värderingar Vision Affärsidé Mål Strategier Hur tas besluten? Mer och mer blir viktigt. Vad kommer härnäst?

9 DET UTHÅLLIGA SAMHÄLLET Hållbar utveckling Ansvarsfullt företagande CSR Corporate Social Responsibility Miljöansvar Intressentdialog Styrelsefråga idag? I morgon? Hållbarhetsredovisningar - Sustainibility Reports Global Compact (FN) tio principer - rättesnöre Global Reporting Initiative GRI

10 2. Styrelsens ansvar Kontrolluppgiften Styrelsen har ett oeftergivligt ansvar för att kontrollen är effektivt organiserad och håller hög kvalitet Ett särskilt utpekat ansvar! Kapacitet och kompetens att självständigt bedöma kvalitet och tillförlitlighet i företagets rapportering. Ta eget initiativ! - Rapportinstruktioner (frivilligt i föreningen). Reaktivt på antydan till problem - Minst en gång om året, i god tid före bokslutsarbetet, bör styrelsen ha en genomgång med revisorerna

11 VARNINGSKLOCKOR Periodrapporter Nyckeltal Kundförluster Likviditet Krav, tvister, ålägganden Rapporter som ger early warnings måste få ta mer av styrelsens tid mer resurser belysas av extern expertis,

12 FÖLJ UPP INVESTERINGARNA Budget Utfall Budget Accu Utfall Accu Prognos Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 5 Q 6 Vad beror kostnadsökningen på? Varför har projektet blivit försenat? Troligtvis behövs ett nytt styrelsebeslut? Vilken effekt har förseningen och kostnadsökningen fått på resultat och balansräkning?

13 TA MED ICKE FINANSIELLT VD rapport Omvärldsinformation Speciell information Finansiellt Kund Interna Förnyelse Mål & mått Mål & mått Mål & mått Mål & mått Balance scorecard

14 3. Styrelsens ansvar Informationsuppgiften Förmedla korrekt information till alla intressentgrupper Hålla sig själv informerad

15 4. Styrelsens ansvar VD-Uppgiften Styrelsen ansvarar för tillsättande/avsättande av VD VD-instruktioner

16 STYRELSELEDAMOTENS STÄLLNING 1. Ett personligt förtroendeuppdrag Bolagets bästa ska styra uppdraget Tystnadsplikt När som helst möjlighet att avsätta eller avgå Får verkan när anmälan inkommer till Bolagsverket 2. Alla ledamöter = lika ansvar Ett kollektivt beslutande Ett personligt ansvar

17 Styrelseledamoten - SYSSLOMAN? Den som erhållit i uppdrag att agera, rättshandla, för annan, huvudmannen Styrelsen har uppdraget att fatta beslut och vidta åtgärder, att rättshandla, för annans räkning

18 ORDFÖRANDENS STÄLLNING Samma ställning och ansvar som övriga ledamöter Därutöver enligt lag: Huvudansvar för att styrelsearbetet utförs ansvarsfullt Bevaka ansvaret enligt lag; upprätta arbetsordning, rapportinstruktion Tillse att sammanträde hålls vid behov Skriva under/justera styrelseprotokoll Utslagsröst Praktiskt behov: Leda och organisera styrelsearbetet Företagets högste representant mot omvärlden Bollplank, coach till VD På delegation från styrelsen agera

19 TVÅ TYPER AV ANSVARSFÖRHÅLLANDEN Ansvar mot Bolaget Ansvarmot annanänbolaget ( tredje man )

20 ANSVARET ENLIGT 29 KAP. ABL STYRELSE OCH VD FULLGÖRANDE AV UPPDRAGET UPPSÅT - OAKTSAMHET ÖVERTRÄDELSE AV ABL, ÅRL ELLER BOLAGSORDNING MOT BOLAGET MOT ÄGARE ELLER ANNAN TREDJE MAN

21 Fallet med kapitalförvaltningen X var ledamot i styrelsen för Byggbolaget YAB som gjort betydande förtjänster. Enligt bolagsordningen skulle verksamheten avse utförande av byggnads- och anläggningsentreprenader. Vinsterna var nu mycket betydande och styrelsen inledde en omfattande förvaltning av värdepapper, köp och försäljning av aktier, optioner mm. Till viss del finansierades detta med lånade medel. Betydande förluster uppkom och vinsterna försvann och bankens lån kunde inte regleras. Bolaget försattes i konkurs. Leverantörer av varor och tjänster till Bolaget hävdade att deras förluster i konkursen ska ersättas av styrelsen som bedrivit verksamhet utanför den verksamhetsinriktning som angetts i bolagsordningen. Styrelsens ledamöter är ansvariga för betalningen av dessa leverantörers anspråk eftersom obestånd och konkurs uppkom i anledning av verksamhet som ej framgick av bolagsordningen.

22 Fallet med verksamhetsförsäljningen Bolaget X ägdes av två delägare varav en ägde mer än 50 % och hade majoritet i styrelsen. Minoritetsägaren lämnade styrelsen. Styrelsen beslöt därefter sälja bolagets verksamhet till majoritetsägarens eget dotterbolag samt att Bolaget X därefter inte skulle bedriva verksamhet. Också firmanamnet överfördes. Minoritetsägaren stämde styrelsens ledamöter och yrkade skadestånd med påstående att beslutet stred mot den aktiebolagsrättsliga likabehandlingsprincipen och mot styrelsen behörighet då beslut av detta slag (att avveckla verksamheten) måste fattas av bolagsstämma samt att priset var felaktigt. Styrelsen dömdes att betala skadestånd. Beslut av denna karaktär ska tas på bolagsstämma.

23 Fallet med Bankens lån baserat på årsredovisningen Bolaget styrelse avgav en årsredovisning som inte på korrekt sätt redovisade värdet på Bolagets tillgångar. En bank lämnade, baserat på årsredovisningen, ett lån till Bolaget. Bolaget försattes i konkurs och banken förlorade sin fordran. Styrelsens ledamöter kan göras ansvariga för betalningen av lånet om de varit oaktsamma vid upprättandet av årsredovisningen.

24 Aktsamhet? Begär; ordentliga underlag för beslut analys av olika alternativ bedömning mot bolagsordningen och likabehandlingsprincipen och att åtgärden ger Bolaget en vinst ekonomisk redovisning som är begriplig att du ska förstå

25 Några tänkbara invändningar? 1. Jag var bara suppleant 2. Jag reserverade mig mot beslutet 3. Jag deltog inte vid styrelsemötet 4. Moderbolagets styrelse hade beslutat 5. Jag fick inget arvode 6. Jag var de anställdas styrelserepresentant 7. Jag var inte tillräckligt kunnig för att förstå 8. Vi hade delat upp ansvaret så att ansvaret för ekonomi inte låg på mig

26 BRISTTÄCKNINGSANSVAR Risken uppkommer vid Värdeöverföringar Koncernbidrag och andra tillskott, Lån till aktieägare eller annan som vid lånetillfället inte är betalningsduglig, Felprissättning vid köp/försäljningar av egendom/tjänster, Återbetalning av villkorade aktieägartillskott Vederlagsfri borgen/pantsättning för annans skuld Bolagets disponibla egna kapital ska beaktas och kan göra överföringen giltig Mottagare av Värdeöverföring i strid med ABL, ska återbära beloppet till bolaget Om brist uppkommer vid återbäring är styrelsen ersättningsskyldig Tio års preskription Dokumentera dessa transaktioner och dess värde!

27 Fallet med den sålda fastigheten För nio år sedan var X ledamot i styrelsen för Bolaget YAB. Vid ett styrelsemöte beslöts att YAB skulle sälja Bolagets fastighet till dess ägare Y för att frigöra kapital då bolagets verksamhet medfört att dessa egna kapital endast motsvarade aktiekapitalets storlek. Köpeskillingen bestämdes till 10 milj kr. Nu hävdar en ny ägare av YAB att försäljningen skedde till underpris och åberopar värderingsutlåtanden som utvisar att fastighetens verkliga värde vid överlåtelsen översteg köpeskillingen med 5 milj kr. Eftersom den tidigare ägaren Y inte kan ersätta YAB för mellanskillnaden begär man att styrelsen solidariskt skall utge ersättning till YAB med 5 milj kr. Styrelsens ledamöter är ansvariga för mellanskillnaden eftersom de överlåtit egendomen till underpris. (Motsvarande situation kan uppkomma efter t.ex. en konkurs)

28 STRAFF-SANKTION - låneförbudet 21 kap ABL (i sammandrag) Aktiebolag får inte lämna penninglån till eller ställa säkerhet för aktieägare, styrelseledamot eller VD i bolaget (och vissa närstående till dessa) eller annat bolag i samma koncern. Undantag finns bl a för: Koncernbolag Lån av mindre omfattning i vissa fall, t ex lån till anställda som äger aktier. Affärsmässigt betingade lån. Aktiebolag får inte lämna lån eller ställa säkerhet om syftet är att låntagaren eller honom närstående fysisk eller juridisk person skall förvärva aktier i bolaget eller annat bolag i samma koncern (dock numera möjligt sälja ett dotterbolag på kredit ). Anlita alltid kompetens för bedömning

29 ANSVAR FÖR SKATTER 12 kap 6 8 Skattebetalningslagen Företrädare för juridisk person som inte gör skatteavdrag eller underlåter att inbetala skatt, kan vara solidariskt ansvariga med Bolaget för skatten. (Företrädare; ej definierat, men i praktiken ofta aktieägare/person med bestämmande inflytande) Uppsåt eller grov oaktsamhet Åtgärder; Arbetsordningen ska innehålla instruktion att rapportera Vid dålig likviditet = Likviditetsuppföljning varje vecka? Likviditetsprognoser? Utdrag ur skattekontot varje månad Anlita advokat eller revisor Beslut om åtgärd, likvidation, ackord, betalningsinställelse, konkurs

30 KONTROLLBALANSRÄKNING (KBR) Styrelsen ska genast upprätta och låta bolagets revisor granska en kontrollbalansräkning när; det finns skäl att anta att bolagets egna kapital understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet Bolaget saknar utmätningsbara tillgångar vid utmätningsförrättning Personligt solidariskt ansvar med Bolaget för de förpliktelser som uppkommer efter underlåtelse att iaktta reglerna

31 EK = 1/2 AK? Kontroll BR1 Bolagsstämma 1 ( fortsatt drift) Kontroll BR2 Bolagsstämma 2 Om kontroll BR2 inte visar att EK=AK, då beslut om likvidation - Eller fortsatt drift med personligt ansvar! (inom 8 månader efter Bolagsstämma 1)

32 andra åtgärder Ansökan om likvidation Betalningsinställelse Företagsrekonstruktion Ackord Konkurs

33 STYRELSENS ÅTGÄRDER Lägesanalys Juridiskt kunnande Branschkunnande Kapital Framtidstro Motivera organisationen Ta initiativ och var aktiv Säg som det är till t.ex. personal, kreditgivare Ta fram förslag Fokusera Besluta Agera snabbt Observera VD / Ledning

34 Förutsättningar för ett bra styrelsearbete Bra sammansatt styrelse Viktigast Effektiva arbetsformer Arbeta med rätt frågor

35 Hur ska en styrelse vara sammansatt? Kompetens och mångfald är nyckelord Styrelsearbete är ett lagarbete - lita på och respektera varandra Egenskaper Strukturerad Analytisk Kreativ Lyssnande Fokuserad Verbal Social Kravprofil upprättas Kvalifikationer Kompetens Utbildning Erfarenhet och bakgrund Förmåga omsätta Nätverk Ålder Kön Etnicitet Specialist/generalist Branschkännedom Funktionskännedom

36 INNAN DU ÅTAR DIG ETT STYRELSEUPPDRAG - FUNDERA ÖVER FÖLJANDE: Kompetens (Har jag tillräcklig erfarenhet av bransch och kunskap om företaget eller kan jag skaffa mig det. Låt bolaget motivera varför de vill ha dig med.) Integritet ( Är jag tillräckligt objektiv i förhållande till bolaget och dess ledning för att sköta uppdraget enligt god styrelsesed.) Oberoende (Är jag tillräckligt oberoende i förhållande till kunder, leverantörer, finansiärer och övriga intressenter för att sköta uppdraget.) Kapacitet (Har jag tillräckligt med tid för att sköta uppdraget enligt god styrelsesed.)