Hur ett aktivt styrelsearbete utvecklar mitt företag. - Vilket ansvar har styrelsen? Föreläsare

Transkript

1 Hur ett aktivt styrelsearbete utvecklar mitt företag - Vilket ansvar har styrelsen? Föreläsare Ann Theander Grant Thornton Ulf Yxklinten MAQS Advokatbyrå Jonas Blomqvist MAQS Advokatbyrå 2 Ann Theander Auktoriserad revisor och partner, Grant Thornton Övrigt Auktoriserad revisor sedan 1987 Partner i Grant Thornton Sweden AB Tidigare erfarenhet av seminarier med inriktning mot styrelsearbete i regi av Region Skåne samt fastighetsägarna 3 1

2 Ulf Yxklinten Advokat Maqs advokatbyrå Övrigt Advokat och partner på MAQS advokatbyrå Expertis inom, bolagsrätt (Corporate), obestånd, bank och finansiering och offentlig upphandling 4 Jonas Blomquist Advokat Maqs advokatbyrå Övrigt Advokat och partner MAQS advokatbyrå Expertis inom M&A. Real estate och kommersiella avtal inom en rad olika branschområden. 5 Bilderna hämtas på nätet 6 2

3 Disposition Vilka lagar och regler gäller för styrelsens arbete? Vilka krav ställer aktiebolagslagen på styrelsearbetet? När kan jag bli personligt ansvarig för bolagets förpliktelser? Hur begränsas risken för personligt ansvar? Vad innebär god styrelsesed? 7 Lagar ställer krav på att styrelsearbetet organiseras Aktiebolagslagen Lag om ekonomiska föreningar Stiftelselagen Bostadsrättslagen Samfällighetslagen Ideella föreningar saknar särskild lagstiftning 8 Den rättspolititiska bakgrunden Huvudregeln är den att aktiebolagsformen inte innebär något personligt ansvar. För att aktiebolagets företrädare skall undgå personligt ansvar för bolagets förpliktelser måste de följa inte bara aktiebolagslagen utan en mängd andra lagar och regler. För ett fungerande näringsliv är det väsentligt att det finns verksamma incitament för företagsledningarna att fullgöra sina skyldigheter. Det är därför önskvärt att utkräva ansvar av försumliga företagsledningar. Också behovet av att upprätthålla allmänhetens förtroende för näringslivet talar i den riktningen. (prop. 1997/98:99 s. 187). 3

4 Inte bara aktiebolagslagen ställer krav Årsredovisningslagen Börsregler Bokföringslagen Skatter och avgifter - Skatteförfarandelagen (skatteinbetalningar) - Skattebrottslagen Lag om styrelserepresentation för de privatanställda Arbetsmiljölagen och arbetsrättsliga regler Jämställdhetslagen Personuppgiftslagen Miljölagstiftning Mutlagstiftning 10 Vem styr bolaget? Bolagsstämma styrelse VD Endast bolagsstämman kan besluta om: - val av styrelse och revisor - fastställande av årsredovisning - vinstdisposition - arvode och ersättning till styrelsen - ändring av aktiekapitalet - förvärv av egna aktier - ansvarsfrihet för styrelsen - ändring av bolagsordningen - fusion, delning eller likvidation Inom ramen för verksamhetsbeskrivningen i bolagsordningen kan bolagsstämma besluta om direktiv för styrelsen avseende bolagets verksamhet Vem styr bolaget? Bolagets styrelse har det yttersta ansvaret för styrningen, dvs för bolagets förvaltning i enlighet med bolagsordningen, eventuella ägardirektiv och övriga lagar och regler. Styrelsen kan besluta om allt som inte endast bolagsstämman får besluta om. Styrelsen utser (och entledigar VD) Styrelsen har alltså ansvar för att: - bolagets affärsverksamhet bedrivs affärsmässigt så bra som möjligt i enlighet med bolagsordningen etc. - kontrollera VD - bokföringen och den ekonomiska styrningen inklusive rapportering är ändamålsenlig 4

5 Vem styr bolaget? VD ansvarar för den löpande förvaltningen i enlighet med styrelsens riktlinjer och anvisningar Det finns visst utrymme (och en motsvarande skyldighet) för VD att vidta åtgärder av oväntad och brådskande karaktär och som inte ligger inom ramen för den löpande förvaltningen om det behövs för att tillvarata bolagets intresse. VD skall så snart som möjligt informera styrelsen. En viktig fråga är hur operativt inriktad en styrelse kan/skall vara. Klart är att styrelsen inte får vara så operativ att den genom sina beslut och instruktioner har tagit ifrån VD sin ställning som självständig person som ansvarig för den löpande driften. Vem styr bolaget? Shadow directors? Högsta domstolen har slagit fast att: den som framstår som den i själva verket bestämmande i bolaget utan att formellt ingå i ett sådan bolagsorgan som avses i 15 kap. 1-3 (motsvarar 29 kap. 1-3 ABL idag) bör jämställas med en sådan person med organställning. (NJA 1997 s.418) Den som bestämmer i ett bolag är alltså ansvarig även om hon/han inte är aktieägare eller har utsetts till styrelseledamot eller VD. Disposition Vilka lagar och regler gäller för styrelsens arbete? Vilka krav ställer aktiebolagslagen på styrelsearbetet? När kan jag bli personligt ansvarig för bolagets förpliktelser? Hur begränsas risken för personligt ansvar? Vad innebär god styrelsesed? 15 5

6 Aktiebolagslagen och styrelsens uppgifter Bolagets organisation och förvaltningen av dess angelägenheter Fortlöpande bedöma bolagets (koncernens om bolaget är moderbolag) ekonomiska situation Uppdaterade och periodiserade rapporter månadsvis Likviditetsprognoser Orderläge Väsentliga avtal Se till att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt Upprätta instruktioner för den ekonomiska rapporteringen Upprätta en arbetsordning Upprätta en VD-instruktion Övriga dokument som t.ex. jämställdhetsplan, it-policy inklusive hantering av 3:e mansuppgifter, anti-korruptionspolicy 16 Styrelsens uppgifter forts. Ändamålsenlig sammansättning av personal Tillstånds- och licensfrågor Datasäkerhet Fysisk säkerhet Försäkringsskydd Avtal och villkor IP-skydd Policies Om vissa uppgifter delegeras till en eller flera av styrelsens ledamöter eller till andra, skall styrelsen handla med omsorg och fortlöpande kontrollera om delegationen kan upprätthållas. Och förstås: ha möten när det behövs och föra protokoll. 17 Disposition Vilka lagar och regler gäller för styrelsens arbete? Vilka krav ställer aktiebolagslagen på styrelsearbetet? När kan jag bli personligt ansvarig för bolagets förpliktelser? Hur begränsas risken för personligt ansvar? Vad innebär god styrelsesed? 18 6

7 Styrelsens ansvar- principer Styrelsen har enligt ABL ersättningsansvar gentemot aktieägarna, bolaget och utomstående vid överträdelse av ABL, bolagsordningen eller årsredovisningslagen Styrelseledamöterna har en vård-, lojalitets och tystnadsplikt och ansvarar gentemot bolaget och aktieägarna för brott mot någon av dessa plikter Styrelsen har också enligt skatteförfarandelagen ett ansvar att bolagets skatter betalas i rätt tid Styrelseledamöterna har ett straffrättsligt ansvar enligt ABL och BrB samt enligt speciallagstiftningen, t.ex. miljöbalken Var och en av styrelsens ledamöter har ett personligt ansvar för sitt styrelsearbete och de beslut som fattas men även för de som inte fattats. Också vid delegation av uppgifter inom styrelsen behåller ledamöterna sitt ansvar men det kan reduceras ( till noll) om delegationen skett på ett omdömesgillt sätt. Den som anförtrotts den delegerade uppgiften får ett ansvar som balanserar styrelsens minskade ansvar. 19 Företagaransvaret Företagsledningen bär som huvudregel ansvaret, dvs styrelse och eventuell VD Ansvaret avser framförallt ansvar gentemot myndigheter avseende regelefterlevnad och vissa regelbrott är också straffsanktionerade Arbetsmiljöbrott, brott enligt Miljöbalken, brott mot Tullagen och vållande till annans död enligt Brottsbalken Branschspecifika regler och föreskrifter 20 Suppleants ansvar Huvudregeln är den att suppleant endast ansvarar för det som suppleanten faktiskt gjort. Men tänk på att om suppleant alltid deltar och yttrar sig på möten kan det bli fråga som svårare gränsdragningar. 21 7

8 Delegation möjlig? Och varför? Delegation är möjlig men inte av allt ansvar Delegation inom styrelsen innebär fortfarande solidariskt ansvar. Uppgiften att ha koll på bolagets eget kapital kan inte delegeras. Delegation till person utanför styrelsen. Delegera inte för att undgå ansvar utan för att verksamheten skall bli bättre genom att ansvar placeras hos de personer som har faktisk möjlighet att påverka och kontrollera Om inte ansvar delegeras svarar styrelsen full ut 22 När skall kontrollbalansräkning upprättas? Skyldighet att upprätta kontrollbalansräkning har två syften, dels som kontrollinstrument och beslutsunderlag för aktieägarna och styrelse-ledamöterna, dels för att skydda bolagets borgenärer. Kontrollbalansräkning skall upprättas när det finns skäl för styrelsen att anta att bolagets egna kapital understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet. När är när? Kontrollbalansräkning skall upprättas genast. Den tid som styrelsen har på sig innan kontrollbalansräkningen senast skall vara upprättad får bedömas från fall till fall. Det bör inte i något fall bli fråga om mer än högst någon eller ett par månader från det att det finns skäl att anta. 23 Förutsättningar för ansvar Prövningen av frågan om huruvida en styrelseledamot har ådragit sig personligt betalningsansvar skall ske i två led. 1. Första ledet tar sikte på frågan om det föreligger objektiva förutsättningar för ett personligt betalningsansvar. En sådan förutsättning är att bolagets eget kapital faktiskt understeg den kritiska gränsen. En annan förutsättning är att styrelsen underlåtit att på rätt sätt och i rätt tid upprätta en kontrollbalansräkning trots att det fanns skäl att anta att bolagets egna kapital understeg den kritiska gränsen. 2. Det andra ledet tar sikte på frågan om en enskild styrelseledamot varit försumlig. Styrelseledamöternas medansvar är ett så kallat presumtionsansvar. Detta innebär att det ankommer på den som anspråket riktas mot att visa att han eller hon inte varit försumlig. 24 8

9 Förutsättningar för ansvar forts. Vid bedömningen av om en styrelseledamot varit försumlig finns det endast i undantagsfall utrymme för att ta hänsyn till sådana faktorer som den information som styrelseledamotenfått och hans eller hennesuppgifter i styrelsen. Det får nämligen i princip förutsättas att varje styrelseledamot har sådan kompetens att han eller hon kan bedöma om bolagets ekonomiska ställning har försämrats så mycket att den kritiska gränsen är nådd. Varje styrelseledamot får vidare, oavsett arbetsfördelningen inom styrelsen, anses ansvarig för att styrelseuppdragets elementärauppgifter fullgörs. 25 Styrelsens aktivitetsplikt Styrelsen har en aktivitetsplikt. Under förutsättning att styrelsen fullgjort sin aktivitetsplikt genom att vidtaga rätt åtgärd vid rätt tidpunkt enligt 25 kap ABL uppkommer inget personligt betalningsansvar. 26 När blir styrelsen ansvarig? 1. Styrelsen underlåtit att genast upprätta och låta revisorn granska KBR 1, eller 2. inte sammankallat till 1:a kontrollstämman, eller 3. inte ingett ansökan om likvidation trots att - andra kontrollstämman inte hållits inom rätt tid, eller - den KBR2 som lagts fram på stämman inte granskats av revisor, eller - KBR2 inte utvisar att eget kapital är lika med aktiekapitalet. 27 9

10 Avgående ledamöter m.fl. Avgående styrelseledamöter: om skyldigheter enligt 25 kap ABL har inträtt skall styrelseledamoten försöka tillse att åtgärder enligt 25 kap vidtas eller åtminstone påbörjas innan han eller hon avgår från styrelsen. Tillträdande styrelseledamöter: tillerkänns möjligen viss tid för att sätta sig in i bolagets förhållanden. Suppleanter: som deltagit och tjänstgjort som styrelseledamöter i styrelsearbete har samma ansvar som övriga styrelsen. Arbetstagarrepresentanter 28 Ansvar för andra personer Även VD och andra personer i verkställande position i bolaget kan bli personligt betalningsskyldiga för bolagets förpliktelser vid kapitalbrist under förutsättning att de känner till kapitalbristen men ändå väljer att fortsätta verksamheten. 29 Schematisk bild När det finns skäl att anta att egna kapitalet understiger hälften av aktiekapitalet SKALL KBR1 upprättas genast och revisorsgranskas. Egna kapitalet = ½ av det registrerade aktiekapitalet eller högre. Egna kapitalet < ½ av det registrerade aktiekapitalet. Snarast möjligt skall styrelsen kalla till bolagsstämma (kontrollstämma 1). Beslut om likvidation eller konkurs. Beslut om fortsatt verksamhet. KBR2 tas fram och bolagsstämma (kontrollstämma 2) hålls inom 8 månader från kontrollstämma 1. Egna kapitalet = det registrerade aktiekapitalet eller högre. Likvidation inom två veckor

11 Årsredovisningslagen Skyldighet att registrera antagen årsredovisning Förseningsavgift - 7 månader efter räkenskapsårets utgång Likvidationsgrund - 11 månader efter räkenskapsårets utgång Personligt betalningsansvar för styrelse och vd - 15 månader efter räkenskapsårets utgång 31 Värdeöverföring och vinstutdelning Värdeöverföring (borgenärsskyddsreglerna) Vinstutdelning Förvärv av egna aktier Minskning av aktiekapitalet för återbetalning till aktieägarna Annan affärshändelse som medför att bolagets förmögenhet minskar och inte har ren affärsmässig karaktär för bolaget 32 Bristtäckningsansvar Om det finns brist vid återbäring svarar bolagsfunktionär vid oaktsamhet och annan medhjälpare vid grov oaktsamhet (ABL 17:7) 33 11

12 Skadeståndsansvar enligt aktiebolagslagen Styrelseledamot som uppsåtligen eller av grov oaktsamhet skadar bolaget, aktieägare eller annan Utdömt ansvar kan jämkas mellan de ansvariga 34 Ansvarfrihet vad innebär det? Huvudregeln är att beviljad ansvarsfrihet gäller omedelbart i och med beslutet samt att beslutet inte kan ändras Däremot kan beslut att inte bevilja ansvarsfrihet ändras Beslut om ansvarsfrihet binder inte tredje man Även om ansvarsfrihet beslutats kan bolaget väcka talan om: - det inte lämnats i väsentliga avseenden riktiga och fullständiga uppgifter till bolagsstämman -Skadeståndstalan som grundas på att brott begåtts 35 Straffansvar för styrelseledamot Brott mot borgenärer (11 kap BrB) Straffansvar i ABL (30 kap ABL) brott mot låneförbudet föra aktiebok privat bolag får inte sprida sina aktier genom annonsering kallelse, beredningsansvar och rätt att delta i styrelsemöte Bokförings-/Skattebrott Annan lagstiftning ex. miljöbrott, PUL jämställdhetsplan och arbetsmiljöplan (vite) 36 12

13 Sammanfattning av ansvarsområden Kapitalbrist kontrollbalansräkningen Företrädaransvar skatteförfarandelagen/årl Försiktighetsregeln vinstutdelning/värdeöverföring Bristtäckningsansvar vinstutdelning/värdeöverföring Aktiebolagslagen skadestånds respektive straffansvar Lika behandling brott mot borgenärer 37 Disposition Vilka lagar och regler gäller för styrelsens arbete? Vilka krav ställer aktiebolagslagen på styrelsearbetet? När kan jag bli personligt ansvarig för bolagets förpliktelser? Hur begränsas risken för personligt ansvar? Vad innebär god styrelsesed? 38 Minska risken för personligt ansvar Kontrollera löpande att formalia enligt bolagsordning och lagar och regler följs Säkerställa att nödvändiga instruktioner upprättas Säkerställ att styrelsens mötesplan för planerade möten och innehåll beaktar verksamhetens situation och behov Medverka ej till att fatta beslut på basis av bristfälliga underlag reservera dig om nödvändigt! Styrelseförsäkring? Reservation i protokoll Svag likviditet? bevaka att skatter och avgifter inbetalas 39 13

14 Disposition Vilka lagar och regler gäller för styrelsens arbete? Vilka krav ställer aktiebolagslagen på styrelsearbetet? När kan jag bli personligt ansvarig för bolagets förpliktelser? Hur begränsas risken för personligt ansvar? Vad innebär god styrelsesed? 40 Har god sed någon betydelse för ansvarfrågan? Nej! Men indirekt kan arbetssättet påverkas positivt så att ansvarssituationer undviks. 41 Sammanfattning Ordentliga beslutsunderlag Var noga med protokollen Ha koll på lagar och formalia Att inte veta eller kunna är inget försvar Ställ krav på andra ledamöter och vd Ifrågasätt och fatta inte beslut som du inte förstår Fungerande och tillförlitlig ekonomisk rapportering Göre en genomgång av bolagets verksamhet en gång per år och stäm av avtal, försäkringar mm och gör en riskanalys 42 14

15 Erfarenheter från styrelsearbete i ägarledda företag? Disposition 11 november Hur jobbar andra ägarledda företags styrelser? Vilken är styrelsens roll i den strategiska utvecklingen? Hur upplever en extern styrelseledamot sin roll i ett ägarlett företag? 43 15