Protokoll - Styrelsemöte

Transkript

1 Protokoll - Styrelsemöte Mötets öppnande Mötet öppnades av Daniel Ingemarsson Wik. 2 Närvarande Närvarande på mötet är Peter Tjernberg Camilla Neumann Viktor Aspling Daniel Ingemarsson Wik Anna Strandberg 3 Val av justeringspersoner Camilla Neumann och Viktor Aspling väljs till justeringspersoner. 4 Godkännande av föredragningslista Styrelsen godkänner föredragningslistan (enligt bilaga 1) med ändring av: 7 från Årsmöte till Distriktsstämma. 5 Anmälan av justerat protokoll Senaste protokollet från 1 februari saknar en underskrift, vilket åtgärdas i samband med distriktets årliga stämma. 6 Rapporter a. Ekonomisk redogörelse Daniel Ingemarsson Wik rapporterar om det ekonomiska läget enligt bilaga 2 och 3. - Landstingsbidraget kommer komma snart ,58 kr ligger i kassan i nuläget. 7 Distriktsstämma 2017 a. Handlingar Handlingarna är (enligt bilaga 4-5) underskrivna av alla och är ivägskickade. b. Tidsplan - Kl ska mötet påbörjas styrelsen beslutar om träffas kl för förberedelser på Sundsvalls kulturskola. 8 Inkomna skrivelser 1

2 a. Sundsvalls Paradorkester (Bilaga 6) Sundsvalls Paradorkester ansöker om ett bidrag på kr för deltagande på RUM s musikfestival i Västerås. Totalkostnaden kommer vara på cirka kr. Styrelsen beslutar att bevilja Sundsvalls Paradorkester ett bidrag på kronor. Peter Tjernberg deltog inte i beslutet. 9 Nästa möte Nästa möte kommer ske efter distriktsstämman den 11 mars. 10 Övriga frågor Inga övriga frågor. 11 Mötets avslutande Ordförande Daniel Ingemarsson Wik avslutade mötet. Daniel Ingemarsson Wik, mötesordförande Anna Strandberg, mötessekreterare Camilla Neumann, justerare Viktor Aspling, justerare 2

3 Bilagor 1. Föredragningslista 2. Resultatrapport 3. Balansrapport 4. Distriktsstämma 2017 möteshandlingar 5. Revisionsberättelse 6. Bidragsansökan från Sundsvalls Paradorkester 3

4 Föredragningslista - styrelsemöte Mötets öppnande 2. Närvarande 3. Val av justeringspersoner 4. Godkännande av föredragningslista 5. Anmälan av justerat protokoll 6. Rapporter a. Ekonomisk redogörelse 7. Årsmöte a. Handlingar b. Tidsplan 8. Inkomna skrivelser a. Sundsvalls Paradorkester 9. Nästa möte 10. Övriga frågor 11. Mötets avslutande 1

5 RIKSFÖRBUNDET UNGA MUSIKANTER i Västernorrland Räkenskapsår Period Resultatrapport ÅRL Sida 1(1) Utskrivet :43 Senaste vernr A 5 Period Ackumulerat Budget RÖRELSENS INTÄKTER Nettoomsättning 3001 Landstingsbidrag 0,00 0, ,00 Summa nettoomsättning 0,00 0, ,00 SUMMA RÖRELSENS INTÄKTER 0,00 0, ,00 RÖRELSENS KOSTNADER Råvaror och förnödenheter 4001 Avgifter till riksförbundet 0,00 0, , Bidrag till aktiviteter , , , Styrelsekostnader 0,00 0, , Resor och boende , , , Årsmöte 0,00 0,00-500, Kurser och konferenser 0,00 0, , Administrativa avgifter 0,00 0, , Bank- och revisionskostnader -515,00-515, ,00 Summa råvaror och förnödenheter , , ,00 BRUTTOVINST , , ,00 RÖRELSERESULTAT , , ,00 RESULTAT EFTER FINANSIELLA POSTER , , ,00 SUMMA RÖRELSENS KOSTNADER , , ,00 BERÄKNAT RESULTAT , , ,00

6 RIKSFÖRBUNDET UNGA MUSIKANTER i Västernorrland Räkenskapsår Period: Balansrapport ÅRL Sida 1(1) Utskrivet :44 Senaste vernr A 5 Ing balans Ing saldo Period Utg balans TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar 1001 Bank , , , ,58 Summa immateriella anläggningstillgångar , , , ,58 Summa anläggningstillgångar , , , ,58 Omsättningstillgångar Summa omsättningstillgångar 0,00 0,00 0,00 0,00 SUMMA TILLGÅNGAR , , , ,58 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER 0,00 0,00 0,00 0,00 BERÄKNAT RESULTAT , , , ,58

7 Distriktsstämma 2017 Västernorrland

8 Välkommen till distriktsstämma! Välkommen till Västernorrlands distriktsstämma 2017 som i år äger rum på Sundsvalls Kulturskola. Vi startar mötet klockan Nedan finns en innehållsförteckning där ni kan se alla handlingar som finns bifogade. Varmt välkomna! Daniel Ingemarsson Wik, distriktsordförande Innehåll Välkommen till distriktsstämma!... 2 Föredragningslista... 3 Verksamhetsberättelse för RUM Västernorrland Bokslut... 6 Revisionsberättelse... 8 Verksamhetsplan för RUM Västernorrland Budget Styrelsens förslag till årsavgifter Styrelsens förlag till ersättningar Förslag till val Sida 2 av 11

9 Föredragningslista 1. Stämmans öppnande 2. Fastställande av röstlängd 3. Fråga om kallelse till stämman skett på rätt sätt 4. Fastställande av föredragningslistan 5. Val av stämmans a. ordförande b. sekreterare c. två justerare, tillika rösträknare 6. Distriktsstyrelsens a. verksamhetsberättelse b. bokslut 7. Revisorernas berättelse 8. Fastställande av resultat- och balansräkning, samt disposition av distriktets resultat 9. Beslut om ansvarsfrihet för distriktsstyrelsen 10. Fastställande av nästföljande verksamhetsårs a. verksamhetsplan b. budget c. årsavgifter d. ersättningar 11. Beslut om antal ledamöter och suppleanter i distriktsstyrelsen 12. Val av a. ordförande b. fyllnadsval av ordinarie ledamot c. ordinarie ledamöter i distriktsstyrelsen d. suppleanter i distriktsstyrelsen e. revisorer samt revisorssuppleanter f. ombud till RUM-stämma g. valberedning 13. Allmän diskussion 14. Mötets avslutande Sida 3 av 11

10 Verksamhetsberättelse för RUM Västernorrland 2016 Styrelse På grund av att ordinarie ledamot Oskar Mårtensson under året flyttat till Canada valdes suppleant Camilla Neumann under året istället in som ordinarie ledamot. Före ändring Ordförande Ledamöter Daniel Ingemarsson Wik Förste vice ordförande Peter Tjernberg Andre vice ordförande Oskar Mårtensson Kassör Viktor Aspling Sekreterare Anna Strandberg Suppleanter Camilla Neumann Efter ändring Ordförande Ledamöter Daniel Ingemarsson Wik Förste vice ordförande Peter Tjernberg Kassör Viktor Aspling Sekreterare Anna Strandberg Ledamot Camilla Neumann Suppleanter - Medlemmar Distriktet har under verksamhetsåret haft 11 lokalföreningar knutna till sig: Härnösands Paradorkester Härnösands Suzukiförening Kulturskolans Stråkorkester Kramfors Musiklinjen Kapellsberg Sundsvalls Kulturskolas Elevförening Sundsvalls Paradorkester Timrå Kulturskolas Ensembler Ånge Musikskolas Elevförening Änget ADLIB Örnsköldsviks Barn- och Ungdomsjazzförening Örnsköldsviks Ungdomssymfoniker Detta är en ökning med en förening, då Örnsköldsviks Barn- och Ungdomsjazzförening bildades under året. Distriktet hade under medlemmar, vilket jämfört med fjolårets medlemmar är en ökning med 133 medlemmar. Verksamhet Distriktet har genom Daniel Ingemarsson Wik (som FS-representant), Anna Strandberg, Camilla Neumann och Peter Tjernberg besökt RUMs vårstämma i Uppsala 16-17/4 och höststämma i Örebro 22-23/10. Sida 4 av 11

11 Distriktsstyrelsen har under verksamhetsåret 2016 haft 5 protokollförda möten varav merparten, på grund av den nuvarande styrelsens geografiska spridning, skett online. Alla styrelsens mötesprotokoll publiceras löpande på Styrelsen har under året beslutat om resebidrag och kursbidrag till enskilda medlemmar och föreningar, se bokslutet. Daniel Ingemarsson Wik, ordförande Peter Tjernberg, förste vice ordförande Viktor Aspling, kassör Anna Strandberg, sekreterare Camilla Neumann, ledamot Sida 5 av 11

12 Bokslut för RUM Västernorrland 2016 Resultaträkning Intäkter Landstingsbidrag ,00 kr ,00 kr Summa intäkter ,00 kr ,00 kr Kostnader Avgifter riksförbundet ,00 kr ,00 kr Bidrag till aktiviteter ,00 kr ,00 kr Styrelsekostnader 0,00 kr 3 950,00 kr Resor och boende 8 626,61 kr 7 008,00 kr Årsmöte 420,00 kr 0,00 kr Kurser och konferenser ,00 kr 2 752,00 kr Administrativa avgifter 185,00 kr 977,00 kr Revision/Bank 5 509,00 kr 9 256,00 kr Övrigt 0,00 kr 0,00 kr Summa kostnader ,61 kr ,00 kr Årets resultat ,61 kr ,00 kr Balansräkning Tillgångar Likvida medel ,58 kr ,19 kr Summa tillgångar ,58 kr ,19 kr Skulder och eget kapital Ing eget kapital ,19 kr ,19 kr Årets resultat ,61 kr ,00 kr Utg eget kapital ,58 kr ,19 kr Skulder 0,00 kr 0,00 kr Uppslupna skulder 0,00 kr 0,00 kr Summa skulder 0,00 kr 0,00 kr S:a skulder o eget kap ,58 kr ,19 kr Sundsvall den 5 mars 2017 Sida 6 av 11

13 Daniel Ingemarsson Wik, ordförande Peter Tjernberg, förste vice ordförande Viktor Aspling, kassör Anna Strandberg, sekreterare Camilla Neumann, ledamot Åke Lundgren, godkänd revisor Ekoni Revision AB Kjell Nord, revisor Sida 7 av 11

14 Revisionsberättelse Sida 8 av 11

15 Verksamhetsplan för RUM Västernorrland 2017 RUM Västernorrland vill bedriva verksamhet som stimulerar ungdomars kulturella och sociala utveckling genom att möjliggöra ett aktivt musiksamarbete inom länet. Målet är att de aktiviteter som RUM Västernorrland erbjuder ska nå medlemmar från hela länet. Vi vill även i år fortsätta regionala samarbeten med våra norrländska vänner, vilket gör det möjligt att delta i nya spännande kurser i hela Norrland. Planerade aktiviteter Representanter från styrelsen kommer att delta vid årets kommande nationella möten tillsammans med resten av RUMs distrikt och deras representanter. Distriktet kommer i år tillsammans med Sundsvalls Paradorkester skicka en buss ner till Västerås och MusikRUM maj Vi kommer också att delta vid regionkonferensen i Norrland som i år ska hållas i Västerbottens distrikt. Styrelsen kommer också under året, i nära samarbete med förbundet och RUMs andra distrikt i region Norrland, arbeta fram en plan för att i slutet av året kunna söka landstingets projektbidrag till, och sedan under höstlovsveckan 2018 anordna, ett orkesterledarsymposium i Sundsvall, tänkt att motsvara det blåsledarsymposium som tidigare anordnats av förbundet, men omfatta en bredare front av musiklärare. Styrelsens arbete: Styrelsen vill under kommande verksamhetsår konkretisera distriktets verksamhet. Med detta innebär att styrelsen vill ha så stor representation som möjligt bland sina medlemmar, men också att arbetet struktureras upp mer ordentligt. Vi har kommit långt på denna punkt, men mer finns att göra. Under kommande år kommer vi att ha en VardagsRUMs-kurs för alla nya i distriktsstyrelsen och intresserade från medlemsföreningarnas styrelser. Medlemsföreningar som finns representerade på årsmötet kommer som vanligt att kunna söka ekonomiskt stöd från distriktet via distriktsstyrelsen där målet är att de gemensamma tillgångarna sprids så bra som möjligt mellan såväl föreningarna som de olika verksamhetsområdena. Styrelsen via Daniel Ingemarsson Wik, ordförande Sida 9 av 11

16 Budget Budget 2016 Utfall 2016 Förslag 2017 Intäkter Landstingsbidrag ,00 kr ,00 kr ,00 kr Summa intäkter ,00 kr ,00 kr ,00 kr Kostnader Avgifter riksförbundet ,00 kr ,00 kr ,00 kr Bidrag till aktiviteter ,00 kr ,00 kr ,00 kr Styrelsekostnader 4 000,00 kr 0,00 kr 4 000,00 kr Resor och boende 5 000,00 kr 8 626,61 kr 8 000,00 kr Årsmöte 2 000,00 kr 420,00 kr 500,00 kr Kurser och konferenser ,00 kr ,00 kr ,00 kr Administrativa avgifter 4 000,00 kr 185,00 kr 4 000,00 kr Revision/Bank 8 000,00 kr 5 509,00 kr 7 000,00 kr Övrigt 0,00 kr 0,00 kr 0,00 kr Summa kostnader ,00 kr ,61 kr ,00 kr Resultat ,00 kr ,61 kr ,00 kr Sida 10 av 11

17 Styrelsens förslag till årsavgifter Styrelsen föreslår inga årsavgifter för våra medlemsföreningar. Styrelsens förlag till ersättningar Styrelsen föreslår att inga ersättningar ska utgå till de förtroendevalda utöver de faktiska kostnaderna för mat och logi vid uppdrag av RUM. Förslag till val Då föregående distriktsstämma inte utsåg någon valberedning, har styrelsen själva lagt fram ett underlag till distriktsstämman, men ser gärna att fler kandidater från de olika medlemsföreningarna väljs in. Ordförande En ordförande för en tid av 2 år ska väljas. Sittande ordförande Daniel Ingemarsson Wik ställer upp för omval. Fyllnadsval av ordinarie ledamot Då en ledamot uttryckt vilja att under 2017 endast inneha en roll som suppleant i styrelsen behövs ett fyllnadsval av en ledamot. Här föreslås omval av Camilla Neumann, vars mandattid nu löper ut. Ordinarie ledamöter i distriktsstyrelsen Anna Strandberg har ett år kvar på sin mandatperiod. Stämman ska välja ett jämnt antal ledamöter. Här föreslås omval av Peter Tjernberg samt nyval av Samuel Sandelius, Sundsvalls Kulturskolas Elevförening. Sittande styrelse ser gärna att ett jämnt antal personer till väljs in om det är stämmans önskan. Suppleanter i distriktsstyrelsen Styrelsen föreslår Viktor Aspling till suppleant. Revisorer samt revisorssuppleanter Styrelsen föreslår val av en auktoriserad revisionsbyrå som själva ansvarar för att fixa en ersättare om så behövs, samt omval av revisor Kjell Nord med en suppleant som väljs av stämman. Sida 11 av 11

18 Sida 1 av 1 Följande handlingar har undertecknats den 8 mars 2017 Distriktsstämma 2017 rev.pdf ( byte) SHA-512: 5cc6ad6602c899bd0d450b3ed46739f2f88bb 8a1db8a80bef8595e9f7d54cf3af7b88abf3d1cf0864b3 feb123520e4a d0b604bf55b1afa2cb580648a2 Handlingarna är undertecknade av Daniel Ingemarsson Vik daniel@rum.se Undertecknat med e-legitimation(mobilt BankID) :09:57 (CET) Peter Tjernberg peter.tjernberg@skola.sundsvall.se Undertecknat med e-legitimation(mobilt BankID) :18:46 (CET) Viktor Aspling gardane.va@gmail.com Undertecknat med e-legitimation(mobilt BankID) :36:21 (CET) Anna Strandberg tjibis@outlook.com Undertecknat med e-legitimation(mobilt BankID) :47:21 (CET) Camilla Neumann musik.tjej@hotmail.com Undertecknat med e-legitimation(mobilt BankID) :12:33 (CET) Undertecknandet intygas av Assently Distriktsstämma 2017 Verifiera äktheten och integriteten av detta kvitto genom att skanna QR-koden till vänster. Du kan också göra det genom att besöka SHA-512: a1ac3f330df64bcb8369d38e7101d65d135d48e07b e3c2a43cba af28eb6aa9bd68a96d11c12d4ad98f7c816d3649b30c8c890c235d83d8fbc0f338fc1 Om detta kvitto Dokumentet är undertecknat via Assently. En underskrift med e-legitimation utgör en avancerad elektronisk signatur enligt 2 i Signaturlagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer och är likställd med en fysisk underskrift. Flera lagar är anpassade med skrivningar som möjliggör användning, till exempel Konsumentkreditlagen och Aktiebolagslagen. Undantagna avtalsområden är Lagfarter och Testamenten. Trust Combinator AB, Mäster Samuelsgatan 21, Stockholm

19 Revisionsberättelse Till distriktsstämman i Västernorrlandsdistriktet av Riksförbundet Unga Musikanter Org.nr Rapport om årsbokslutet Vi har utfört en revision av årsbokslutet för Västernorrlandsdistriktet av Riksförbundet Unga Musikanter för räkenskapsåret Styrelsens ansvar för årsbokslutet Det är styrelsen som har ansvaret för att upprätta ett årsbokslut som ger en rättvisande bild enligt bokföringslagen och för den interna kontroll som styrelsen bedömer är nödvändig för att upprätta ett årsbokslut som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller på fel. Revisorns ansvar Vårt ansvar är att uttala oss om årsbokslutet på grundval av vår revision. Vi har utfört revisionen enligt International Standards on Auditing och god revisionssed i Sverige. Dessa standarder kräver att vi följer yrkesetiska krav samt planerar och utför revisionen för att uppnå rimlig säkerhet att årsbokslutet inte innehåller väsentliga felaktigheter. En revision innefattar att genom olika åtgärder inhämta revisionsbevis om belopp och annan information i årsbokslutet. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska utföras, bland annat genom att bedöma riskerna för väsentliga felaktigheter i årsbokslutet, vare sig dessa beror på oegentligheter eller på fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av den interna kontrollen som är relevanta för hur förbundet upprättar årsbokslutet för att ge en rättvisande bild i syfte att utforma granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna, men inte i syfte att göra ett uttalande om effektiviteten i förbundets interna kontroll. En revision innefattar också en utvärdering av ändamålsenligheten i de redovisningsprinciper som har använts och av rimligheten i styrelsens uppskattningar i bokslutet, liksom en utvärdering av den övergripande presentationen i årsbokslutet. Vi anser att de revisionsbevis vi har inhämtat är tillräckliga och ändamålsenliga som grund för vårt uttalanden. Uttalanden Enligt vår uppfattning har årsbokslutet upprättats i enlighet med bokföringslagen och ger en i alla väsentliga avseenden rättvisande bild av förbundets finansiella ställning per den och av dess finansiella resultat för året enligt bokföringslagen.

20 Rapport om andra krav enligt lagar och andra författningar Utöver vår revision av årsbokslut har vi även utfört en revision styrelsens förvaltning för Västernorrlandsdistriktet av Riksförbundet Unga Musikanter för räkenskapsåret Styrelsens ansvar Det är styrelsen som har ansvaret för förvaltningen. Revisorns ansvar Vårt ansvar är att med rimlig säkerhet uttala oss om förvaltningen på grundval av vår revision. Vi har utfört revisionen enligt god revisionssed i Sverige. Som underlag för vårt uttalande har vi utöver vår revision av årsbokslutet granskat väsentliga beslut, åtgärder och förhållanden i förbundet för att kunna bedöma om någon styrelseledamot är ersättningsskyldig mot förbundet eller om det finns skäl för entledigande. Vi anser att de revisionsbevis vi har inhämtat är tillräckliga och ändamålsenliga som grund för vårt uttalanden. Uttalanden Vi tillstyrker att distriktsstämman beviljar styrelsens ledamöter ansvarsfrihet för räkenskapsåret. Sundsvall den 5 mars 2017 Åke Lundgren Godkänd revisor Ekoni Revision AB Kjell Nord Revisor

21 Sundsvall Ansökan om bidrag till RUM Västernorrland för Sundsvalls Paradorkester och deras deltagande i MusikRUM Västerås 2017, 12-14/5. Ca 48 deltagare kommer i år att representera Sundsvall och Kulturskolan vid årets MusikRUM. Kostnaden är 900:- /person i kostnad på platsen samt busskostnaden ca 30000:- Totalkostnaden för resan blir ca 80000:- Vi ansöker om 10000:- För Sundsvalls Paradorkester, Peter Tjernberg